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Qu es gestionar la comunicacin?
3.
Los destinatarios
4.
5.
Planificacin
6.
7.
Herramientas de Gestin
8.
Bibliografa Consultada
El presento trabajo tiene una finalidad prctica: constituirse como material de consulta
rpida para todos aquellos que busquen mejorar la comunicacin interna en las
organizaciones donde se desempean. Se trata de organizar una Gestin en la
Comunicacin Interna y darle el valor que se merece.
Introduccin
Comunicar puertas adentro es desarrollar en las relaciones de trabajo un ambiente de
sinceridad, de escucha y de circulacin de la informacin. Para ello, primeramente,
resulta importante implementar diagnsticos y planificaciones participativas. Si no se
estimula la habilidad de la escucha al otro, no hay feedback y se pierde el sentido. Como
dira Prieto Castillo (1999) , se produce la "entropia comunicacional". Si no se sabe
escuchar, se corre el riesgo de comunicar muy bien la informacin que no le interesa a
No hay que olvidar que la Comunicacin Interna de toda organizacin esta inmersa en
la Cultura Organizacional. Es decir, por el conjunto de valores, referencias, hbitos,
ritos, signos etc. Que fundamentan la concepcin que la organizacin tiene de s misma.
Esta cultura se debe tomar como punto de partida y marco para la implementacin de una
gestin ya que condiciona la comunicacin.
Los destinatarios
Cuando se habla de "Pblico Interno" , se lo remite solamente al personal de una
organizacin dada. Pero tambin es importante considerar en la estrategia a todos aquellos
pblicos cercanos como los proveedores o familiares del personal que indirectamente
comparten la cotidianeidad de la institucin y se pueden identificar con ella.
En este aspecto, vale la pena apuntar que la comunicacin externa tambin tiene su relacin
con la interna. Todo lo que se comunica hacia fuera, a travs de los medios de
comunicacin, tambin repercute en el pblico interno. Si diseamos una campaa
de publicidad insitucional, en contradiccin con los mensajes que circulan puertas adentro
se pueden producir focos deconflictos importantes.
Participacin: la piedra angular
La participacin, tan temida por algunas organizaciones, resulta fundamental y no se
reduce solamente a saber lo que ocurre. Es necesario la previsin de espacios emergentes de
comunicacin que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la
creacin de valores en las organizaciones, sentimientos de pertenencia y valoracin del
integrante como recurso humano. En otras palabras, se trata de involucrar en lugar de
convencer e imponer , de fomentar la toma de decisiones a partir de la experiencia de sus
propios integrantes, de favorecer la integracin entre los objetivos institucionales y los
individuales, de contar con el personal como recurso estratgico, como Cliente Interno
(como les gusta diferenciar en el marketinginstitucional de vanguardia) y no solamente
como un eslabn en la cadena de montaje.
Las instancias de participacin se distinguen en tres niveles que suponen grados distintos
de compromisos:
Informacin: Contar con informacin sobre la organizacin permite a cada integrante
saber dnde esta parado.
Opinin: para facilitar la incorporacin de la experiencia de los integrantes de la
organizacin. A esto algunos autores lo denominan "activo intangible". Todo ello en pos
del desarrollo institucional. La opinin presupone el conocimiento de la informacin. Se
trata de sumar puntos de vistas, de identificar problemas que otros no observaron.
Toma de Decisiones: vinculada con el desarrollo de la autonoma necesaria en cada rea.
Es el nivel superior de la participacin y presupone los dos niveles anteriores.
Diagnostico y planificacin:
De acuerdo al aspecto que nos convoca, se privilegiar el anlisis de la comunicacin
interna:
Este propone:
- Identificar a los actores responsables de las tareas de comunicacin institucional
- Reconocer la percepcin que los actores tienen de su propia tarea, su imagen de la
institucin, su percepcin de otros miembros de la organizacin y sus interlocutores
- Identificar y analizar las relaciones entre los grupos de la organizacin
- Analizar el contenido y la forma de los mensajes
- Evaluar los flujos y recursos comunicacionales
En tanto y en cuanto el diagnstico es una forma de construir el proceso participativo de la
organizacin, es conveniente que lo realice un grupo y no una sola persona ya que la
complejidad de miradas lo hacen ms enriquecedor. En palabras de Pichn Riviere, "a
mayor heterogeneidad, mayor productividad".
Definir los pasos a seguir:
1. Pre diagnstico: Evaluar la viabilidad y la factibilidad del diagnstico. Estn dadas
las condiciones polticas y materiales para iniciar un proceso de diagnostico?
2.
Metas y resultados esperados: las metas son la expresin cuantitativa del logro de
los objetivos especficos de la planificacin. Los resultados esperados son la
explicitacin de los servicios y/o productos que se espera generar a partir de las
actividades previstas en la programacin.
3.
4.
5.
6.
7.
Evaluacin:
Evaluacin continua: observa la ejecucin del proceso. Sirve para detectar las
dificultades e introducir los mecanismos de correccin.
Ambito de divulgacin: son las novedades y elementos que buscan captar a las personas,
convenrserlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la organizacin. Los
boletines, las publicaciones, son algunos de los elementos que se pueden implementar.
Ambito de formacin y socializacin: tiene por meta reforzar en forma explcita la
cultura institucional. En este marco se insertan las actividades de capacitacin, las
actividades recreativas y las celebraciones.
Ambito de participacin: es la participacin destinada a que cada uno se exprese, darle
la palabra y ofrecerle el reconocimiento. Puede incluirse el trabajo en equipo, el
reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las propuestas.
Un Plan incluye en s mismo para comunicar la visin, los objetivos, los valores de la
organizacin. Para su desarrollo y ejecucin previamente se necesita contar con la decisin
poltica de la mxima autoridad sino quedar en un cajn y el esfuerzo habr sido en vano.
Declogo de atributos para una Gestin en Comunicacin, segn Norberto Chavez:
Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organizacin.
Sinergia: apoyo recproco entre mensajes. Uno corrobora al otro. Una sinergia clsica se da
entre la publicidad y la prensa de una empresa.
Sntesis: concentracin y especificidad. La comunicacin eficaz tiene alto grado de
concentracin y especificidad. Concentracin en contenido y especificidad en contenido y
en oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significacin.
Dinamicidad: Evolucin adaptativa permanente. La comunicacin debe estar adaptndose
permanentemente sin perder el estilo.
Herramientas de Gestin
Es importante la generacin de distintos Soportes de Comunicacin Interna para que sea
ms rica la comunicacin. Los mismos pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales
etc. Las Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (NTIC) abren el abanico de
posibilidades e integran distintas modalidades generando soportes Multimedia e
Hipermedia. El desarrollo de este ltimo tema merece captulo aparte.
Carta al Personal:
Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir informacin importante
tales como resultados, cambios en la organizacin, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su
llegada y el impacto que provoca el remitente. Por ello, se aconseja no realizarlas en forma
mltiple con un destinatario comn sino personalizada.
Carteleras:
Cuadernillo de Bienvenida:
Cualquier persona que ingresa a una Institucin nueva necesita saber a dnde se ha
incorporado. Para ello algunas organizaciones disean este material que tentativamente
puede incluir: una sntesis histrica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes,
etc.
Manuales de estilo:
Folletos:
Sobre temas particulares como las coberturas de las ART o Qu hacer frente a un accidente
laboral? se pueden disear sencillos y prcticos trpticos para el personal en el contexto de
campaas de concientizacin inerna.
Publicacin Institucional:
Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella
confluyen informaciones de diferentes reas. As, se produce una comunicacin ascendente,
descendente y lateral. Adems, la identificacin de los integrantes con su contenido
conlleva, por lado, la valoracin como persona y , por otro, un sentimiento de pertenencia.
Estas publicaciones se adecuan a los hbitos de lectura de cada cual y crea una cita
peridica entre la redaccin y el personal.
Reuniones:
Las reuniones son un espacio de comunicacin para: informar, capacitar, reflexionar, tomar
decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes
con la debida antelacin.
Es una lnea telefnica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias,
temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organizacin y
es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes sern
revisados por el responsable y a los pocos das se deben contestar los mensajes.
Buzn de Comunicaciones:
Permiten que todos los integrantes de la organizacin se expresen con libertad y puedan
hacer conocer a los niveles superiores de la organizacin su planteo. No deben tenerse en
cuenta los mensajes annimos.
Medios electrnicos
E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusin, facilidad de fijacin del
destinatario.
Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rpido e instantneo. Slo
se necesita colocar las computadoras en red.
Listas de distribucin y foros de discusin por internet: puede servir para motivar a los
integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas
pertinentes seran institucionales.
En la pgina web institucional se puede prever un rea restringida slo para los integrantes
de la institucin e implementar los foros.
Evaluar:
Autores: Roco Blay Arrez, Mara Teresa Benlloch Osuna, Guillermo Sanahuja Peris
Localizacin: Doxa Comunicacin: revista interdisciplinar de estudios de
comunicacin y ciencias sociales, ISSN 1696-019X, N. 18, 2014, pgs. 55-82
Idioma: espaol
Resumen
Esta investigacin tiene como objeto conocer la prctica de la funcin de la
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1.
Resumen
2.
Introduccin
3.
4.
5.
6.
7.
A modo de cierre
8.
Bibliografa
Resumen
Reflexiones acerca de la comunicacin en los proyectos socioculturales como eje transversal
en todo el proceso del proyecto para facilitar de toma de decisiones, las relaciones con
las instituciones y las relaciones interpersonales de los involucrados en el proyecto
Palabras clave: proyectos socioculturales diagnstico-comunidad actores-estrategias
Introduccin
La dcada de los noventa signific cambios sustanciales en la sociedad cubana y como parte
de ellos, el trabajo comunitario adquiri una dimensin particular, porque propiciaba la
participacin social y la autogestin como vas para la solucin de problemas puntuales en
el mbito local y a los que el Estado no poda ofrecer una atencin inmediata.
La complejidad de las condiciones conllev la bsqueda de vas que permitan la bsqueda
de alternativas para el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y de sus
escenarios vivenciales A partir de esta situacin los proyectos socioculturales ocuparon un
espacio importante en las posibilidades de cambio en las comunidades
La comunidad paso a ser el principal escenario para realizar diferentes experiencias que al
generar propuestas, estaban encaminadas hacia la defensa de los
valores y principios del sistema social cubano.
La gestin de proyectos socioculturales es una de las alternativas para satisfacer
necesidades, y lograr dinamizar y materializar los procesos de transformacin que apuntan
al desarrollo ciudadano en los diferentes espacios de convivencia
Los proyectos sociales y culturales se caracterizan, por tener a la comunidad como espacio
donde se encuentran las unidades sociales con ciertas caractersticas entre las que se
destacan: su organizacin, un lugar establecido, todos los elementos de la vida social y sus
instituciones, jerarquas e intereses, as como manifestaciones de la conciencia social, entre
las que se sealan el sentido de pertenencia y el de comunin.
Los proyectos socioculturales son entendidos como un conjunto de acciones planificadas
que involucran y articulan a personas interesadas en provocar cambios o transformaciones
en su realidad y en sus modos de actuacin.
La forma en que son planificados e implementados algunos de los proyectos nos remite a
una propuesta metodolgica conocida como gestin de proyectos que se orienta hacia la
solucin de problemas concretos y que contribuyen al desarrollo humano Esta propuesta se
caracteriza por estimular procesos participativos con una concepcin dialctica e integral,
al tiempo que privilegia la construccin colectiva del conocimiento, el trabajo articulado y
grupal; ubica a los actores involucrados como sujetos de su propia
transformacin potencia y desarrolla capacidades; prioriza varias dimensiones como: la
educativa comunicativa,ambiental,economico-financiera, investigativa, tica, esttica,
artstica directiva, humanista y de gnero.
Los proyectos se nutren de procesos endgenos; es decir, que nacen de la propia
comunidad, adems contribuyen al fortalecimiento de redes sociales y al establecimiento de
relaciones entre las instituciones y organizaciones que estn presentes en la comunidad y
fuera de ella.
Todo esto hace que las personas cambien, desarrollen capacidades y habilidades que les
permiten gestionar soluciones a sus problemas y con ello hacer sostenibles sus proyectos en
la base y como parte de estos procesos se encuentra la comunicacin como elemento clave,
no slo porque es imprescindible la relacin interpersonal, sino porque se trabaja en grupo.
A modo de cierre
La comunicacin debe reconocerse como una dimensin importante en el desarrollo de un
proyecto sociocultural y como un elemento que ayuda a tener una visin ms integral de la
transformacin de lo que se pretende cambiar.
La dimensin comunicativa, constituye la base de importantes procesos que garantizan
el xito del proyecto como son: la articulacin de actores, la participacin, la capacitacin,
la integracin y fortalecimiento del grupo gestor, el conocimiento y difusin de informacin
sobre el proyecto y la relacin proyecto- comunidad.
La estrategia de comunicacin forma parte de un conjunto de estrategias que marchan
paralelas al proyecto. Sin embargo, una estrategia comunicativa diseada con un sentido
integrador puede llegar a convertirse en un sistema de comunicacin que acompaa y
facilita el desarrollo del proyecto y su xito
Bibliografa
Colectivo de Autores de CIERI: Compilacin Bibliogrfica sobre gestin de proyecto.
Ciudad de La Habana, Cuba, 2000
Colectivo de autores: Gestin de Proyectos Gua para actores.ACPA Ciudad de La Habana,
Cuba, 2005
Carranza Martnez, Julia La gestin de proyectos socioculturales Seleccin de lecturas
Coleccin Punto de partida. Centro Nacional de Superacin Para la Cultura, Cuba, 2010.
Cohen, E y R Franco El lenguaje de los proyectos, Mxico, 2000.
Kapln, Mario: "El comunicador popular". Editorial Beln, Quito, 1985.
Linares Fleites, Cecilia; Sonia Correa Cajigal y Pedro E. Moras Puig: "La participacin.
Solucin o problema?". Centro de Investigacin y Desarrollo de la Cultura Cubana Juan
Marinello, Cuba, 1996.
Marchoni, Marco: "Comunidad participacin y desarrollo". Editorial Popular, Espaa,
1999.
Moreno Aragn, Jorge .Gestin de proyectos sociales y culturales Universidad de La
Habana, Cuba, 1999.
Roncal Preteli, Odar: "El papel de la comunicacin en proyectos de desarrollo local",
en: Revista Pobreza urbana y desarrollo. Ao 6. No.13, diciembre, 1996.
__________________: "Trabajo Comunitario. Seleccin de lecturas". Asociacin de
Pedagogos de Cuba. CIE Graciela Bustillos, Cuba, 1999.
Autor:
Lic. Santa Muguercia Ortiz
Esp. Juana Irene Horman Fure.
Profesoras Asistente, de la Carrera de Comunicacin Social de la Universidad Jess
Montan Oropesa, de la Isla de la Juventud. Cuba
Reuniones
El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del
debate y del dilogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la
manera ms adecuada de actualizar y comunicar la informacin del
proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha informacin por
parte de los interesados.
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plan debe contener la siguiente informacin:
Los requisitos de comunicacin de los interesados.
La informacin que se comunicar, incluido el idioma, formato,
contenido y nivel de detalle.
El motivo de distribuir dicha informacin.
El plazo y la frecuencia para distribuir la informacin y para recibir el
acuse de recibo.
La persona responsable de la comunicacin.
La persona responsable de autorizar la comunicacin.
la persona o grupos que recibirn la informacin.
Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin,
tales como memorandos, correo electrnico y/o comunicados de
prensa.
Los recursos asignados para las actividades de comunicacin,
incluidos el tiempo y el presupuesto.
El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la
cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos
incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.
El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las
comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla; un
glosario de la terminologa comn.
Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto,
los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la
lista de informes y los planes de reuniones, etc.
Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas
de una legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las
polticas de la organizacin, etc.
Distribucin de Informacin
Poner la informacin necesaria, disponible a los interesados del
proyecto de una manera oportuna.
Definicin de Procesos
Entradas
Herramientas y Tcnicas
Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Proporciona:
Requisitos de comunicacin.
Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel
de detalle.
Responsable de comunicar.
Persona o grupo receptor.
Mtodos o tecnologa usada.
Frecuencia de la comunicacin.
Mtodo de escalamiento para temas polmicos no resueltos.
Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan.
Glosario de terminologa comn.
Habilidades de comunicacin.
Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin.
Mtodos de distribucin de informacin.
Proceso de lecciones aprendidas.
Lecciones Aprendidas
Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto
identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos tcnicos, de
gestin, y de procesos.
Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a
travs de toda la duracin del proyecto.
Distribucin de Informacin
Son parte de las habilidades generales de gestin y se usan para
intercambiar informacin.
Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas
reciben la informacin correcta en el momento adecuado, tal como ha
sido definido en el plan de gestin de las comunicaciones.
Tambin incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los
interesados.
Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones).
Cambios solicitados.
Documentacin de Lecciones Aprendidas
Causas.
Razonamiento detrs de la accin correctiva.
Herramientas y tcnicas
Como consecuencia de
ruidos en el contexto, una mala codificacin, grandes
distancias entre los miembros del equipo, hostilidad,
lenguajes, culturas, experiencias, niveles de educacin,
etc., el mensaje original puede sufrir cambios o malas
interpretaciones.
Est
os cambios o malas interpretaciones entre emisor y
receptor pueden crear grandes inconvenientes durante
la gestin del Proyecto, por lo que es de suma
importancia una comunicacin efectiva.
Mtodos de comunicacin: Podemos clasificarlos
en Comunicacin interactiva(intercambio
multidireccional), Comunicacin de tipo Push (enviada a
receptores especficos) y Comunicacin de tipo
pull (grandes volmenes de informacin)
Reuniones: Del equipo de Proyecto
Salidas
FUENTES DE INFORMACIN :
PMB OK 5 TH
ED IC I N
DI RE CT OR P ROF ES IO NA L DE PROY EC TO S
AUTOR :
PABLO LLED
GL A DY S G BE GNE DJ I C AS TA O P MP
Interlocutor no vlido.
Falta de claridad.
Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en
cualquier comunicacin siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte
receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una
forma sncrona/simultnea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,) o de
forma asncrona (correos, informes, blogs,) y tenemos que cuidarlas por igual:muchas veces
pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atencin a lo que nos
estn transmitiendo y perdemos informacin valiosa para entender el entorno.
A la hora de poder comunicarnos de forma eficiente tenemos que identificar los tipos de
comunicacin que podemos utilizar, ya que afectar a la forma en que debemos de transmitir el
mensaje (no podemos escribir un correo electrnico como si estuviramos escribiendo un
Whatsapp, o un documento funcional como si estuviramos redactando una novela). Las
formas son tan importantes como el fondo (continente vs. contenido).
Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa, y Horizontal, entre los
compaeros.
especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios. Muchas veces tendemos a usar
un lenguaje que slo entendemos en nuestro mbito de trabajo (ingenieros, ). Tenemos
que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en quien lo emite.
Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensin del
mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro interlocutor ha entendido lo que queremos
transmitir.
Establecer mltiples canales de comunicacin. Tenemos que definir cuales son las
transmitir.
En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atencin al lenguaje corporal
del receptor. Esto nos dar pistas de si la informacin se est recibiendo correctamente.
Reforzar las palabras con acciones. Debemos de evitar actitudes tipo haz lo que
digo, no lo que hago.
Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la comunicacin
31
Albert 15:11 el 16/08/2015Enlace permanente | Responder
Interesante post, ya que la comunicacin es una de las bases de una buena gestin
de proyectos, y su falta uno de los motivos de fracasos. Esto es as porque al final
todo se basa en las personas que forman parte del equipo del proyecto y su
capacidad de trabajar conjuntamente y ordenadamente.
Para ayudar al director del proyecto a conseguir una buena comunicacin (fcil y
organizada), existen herramientas especficas. Adjunto un enlace a un post que
muestra las caractersticas de estas herramientas, su uso dentro del proyecto, y
algunas de las disponibles.
http://www.recursosenprojectmanagement.com/herramientas-decolaboracion/
http://www.recursosenprojectmanagement.com/herramientas-decolaboracion/
Entre los factores que afectan el proceso planificar la gestin de las comunicaciones, se
encuentra: la estructura de la organizacin.
Activos de los procesos de la organizacin
Aqu se encuentran entre otros: las lecciones aprendidas y la informacin histrica puesto
que pueden proporcionar conocimiento respecto a las decisiones tomadas en asuntos de
comunicacin como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos
similares anteriores. Se pueden utilizar como informacin orientativa para planificar las
actividades de comunicacin del proyecto en curso.
Herramientas y tcnicas
Anlisis de Requisitos de Comunicacin
El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las necesidades de informacin de
los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de
la informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin.
Tecnologa de la Comunicacin
Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del
proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede
utilizar como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves
hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales
extensos que se pueden consultar en lnea.
Modelos de Comunicacin
Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio
de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas
de un mismo proyecto.
Mtodos de Comunicacin
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la
informacin entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden
clasificarse en:
Comunicacin interactiva
Reuniones
El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo
con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de actualizar y
comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha
informacin por parte de los interesados.
Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plann debe contener la siguiente informacin:
Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del
proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede
utilizar como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves
hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales
extensos que se pueden consultar en lnea.
Modelos de Comunicacin
Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio
de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas
de un mismo proyecto.
Mtodos de Comunicacin
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la
informacin entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden
clasificarse en:
Comunicacin interactiva
Reuniones
El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo
con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de actualizar y
comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha
informacin por parte de los interesados.
Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plann debe contener la siguiente informacin:
Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del
proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede
utilizar como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves
hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales
extensos que se pueden consultar en lnea.
Modelos de Comunicacin
Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio
de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas
de un mismo proyecto.
Mtodos de Comunicacin
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la
informacin entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden
clasificarse en:
Comunicacin interactiva
Reuniones
El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo
con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de actualizar y
comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha
informacin por parte de los interesados.
Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plann debe contener la siguiente informacin:
As, la comunicacin puede ser una herramienta estratgica no solo para el proyecto y comunicacin
externa sino tambin para la comunicacin interna y la mejora.
proyectos
de
vendedores
externos.
El objetivo de un modelo de comunicacin debe ser:
Proporcionar
comunicacin
precisa
y
concisa
Involucrar a todos los stakeholders necesarios y mantener contacto regularmente para mantener
transparencia
durante
todas
las
transacciones.
Tener canales claros de comunicacin con roles y responsabilidades bien definidas.
Facilitar revisiones y retroalimentacin de las entregas de proyectos y el rendimiento del proyecto ya sea
interna
o
externamente.
Aclarar
dudas,
superar
desafos
y
prevenir
riesgos
que
afecten
al
proyecto
Crear
una
relacin
de
confianza
entre
las
partes.
Entrenar, motivar y asesorar los equipos del proyecto.
El propsito de este artculo es proporcionar informacin sobre que debera de contemplar un
Administrador de Proyectos en sus modelos de comunicacin, ms all de un mero reporte del progreso
del proyecto. Las siguientes secciones cubren algunos de los puntos que un Administrador de Proyectos
debe tener en mente mientras idea su estrategia de comunicacin.
Un buen modelo de comunicacin empieza por el principio
Los Administradores deberan darse cuenta de que la comunicacin trasciende durante todo el ciclo de
vida del proyecto. Un modelo de comunicacin debera ser desarrollado en una etapa temprana del
proyecto, debera ser implementado en su totalidad y el plan debera mantener a
los stakeholders informados en contacto en intervalos bien definidos. El plan de comunicacin debe ser
construido basado en los requerimientos del proyecto y su ejecucin. Los administradores pueden tomar
ventaja del histrico de informacin, normas, plantillas, etc. y adaptarlos como los requerimientos del
proyecto actual lo requieran. Todos los roles necesarios y las responsabilidades deben estar claramente
definidos al igual que quin tiene que comunicar qu, cundo, cmo y dnde. Se debern definir canales
apropiados de escalamiento. La periodicidad de la informacin debe ser determinada, considerando los
requerimientos de todos los stakeholders del proyecto. Los Administradores de proyectos deberan
identificar los componentes del modelo de comunicacin, nodos de comunicacin, construir y revisar los
planes de comunicacin, reconocer donde est fallando el modelo de comunicacin, reconocer la
necesidad de diferentes estilos de comunicacin de losstakeholders y peridicamente evaluar la
efectividad de el plan de comunicacin. La flexibilidad debe incluirse como parte del plan de comunicacin
para cumplir con los requerimientos cambiantes del proyecto.
Identificar a todos los stakeholders y comunicar claramente las expectativas
Los Administradores de Proyectos deberan identificar todos los stakeholders y sus necesidades de
comunicacin. Diversos stakeholders estarn involucrados en diferentes etapas del proyecto y sus
expectativas, requerimientos y necesidades varan. Un Administrador de Proyectos debe hacer hincapi
en involucrar a todos los stakeholders para aprovechar la experiencia y especializacin.
Mecanismos estructurados deberan usarse para conocer, priorizar y entregar requerimientos del proyecto
de acuerdo a las expectativas de los stakeholders. Tambin se debera dejar claro que ser entregado en
el proyecto y por que algo no ser entregado.
El administrador de Proyectos debe comunicar de manera clara que se espera de losstakeholders y el
tiempo y ritmo en el que sern requeridos y lo que recibirn a cambio. Cuando se trabaje con proyectos
en Outsourcing, los Administradores de Proyectos del cliente y el proveedor debern determinar las lneas
de comunicacin, roles y responsabilidades; quin comunicar a quin, qu ser entregado. En proyectos
dispersados geogrficamente, se debe tomar en cuenta el ambiente creciente, el cual trae consigo
diferencias lingsticas y culturales, para asegurar que la informacin es comunicada, procesada,
interpretada y absorbida como se esperaba. Si t eres un Administrador de Proyectos del proveedor,
deberas saber con quin trabajar del lado del cliente. Si t eres Administrador de Proyectos del cliente, t
deberas asignar una clara lnea de comando de quin se comunicar con el proveedor, quin pasar las
entradas de informacin, retroalimentacin, revisiones, resultados, etc. Tambin deberas establecer una
clara lnea de comunicacin de cmo el proveedor entreg la informacin y los entregables sern
evaluados y absorbidos de regreso a la organizacin del cliente.
El Outsourcing podra crear resistencia interna y un plan de comunicacin claro deber ser redactado e
implementado por la alta direccin en el cual se definir como los miedos internos de la organizacin
sern apaciguados, como los empleados sern motivados, como deberan de trabajar con el punto de
contacto del cliente y del punto de contacto del proveedor, etc.
Tenga un robusto enfoque a los procesos
La comunicacin del proyecto maneja la entrega y revisin de un conjunto de artefactos del proyecto.
Estos incluyen los entregables del proyecto y los artefactos de comunicacin del proyecto como reportes,
predicciones, retroalimentacin, etc. Procesos robustos debern estar implementados para capturar la
informacin para su futuro uso. Los Administradores de Proyectos deberan determinar la entrega y
documentacin necesaria para una comunicacin exitosa. Las plantillas y normas pueden ser tiles en
ste mbito.
Cuando se trabaje con proveedores, las plantillas que pueden ser entendidas mutuamente debern ser
negociadas, incluyendo el formato, contenido, modo y frecuencia de entrega. Llevar a cabo sesiones de
revisin y el capturar las lecciones aprendidas, deber ser realizado al final de cada etapa o proyecto.
Ningn proyecto est terminado si no se realizan las revisiones/auditorias finales del proyecto y to todas
las lecciones aprendidas deberan ser capturadas en el repositorio de proyectos de la organizacin.
Todos los artefactos del proyecto y la documentacin tambin deberan ser recolectados en los activos del
proceso organizacional para futuras referencias. Los registros positivos se volvern en buenas prcticas y
los resultados negativos pueden servir como elementos de accin para mejorar la eficacia y eficiencia de
la organizacin. Las revisiones finales deberan tambin checar que se ha hecho bien y que podra
haberse hecho bien. Cuando se trabaje con proveedores, el equipo del cliente y el del proveedor deberan
revisar entre ellos en intervalos designados el progreso del proyecto y lecciones aprendidas. La
comunicacin deber vigilar los remedios sugeridos durante tales sesiones y como estn siendo
implementados.
Procedimientos Operativos Estndar los cuales listan las suposiciones que son comnmente entendidas
debern estar disponibles para evitar malos entendidos. Ambas partes deberan entender el lenguaje
puesto que esto ayuda a comprender la manera de tomar decisiones. El proveedor y el cliente deberan
adems proporcionar una perspectiva general de la cultura interna en vez de solo transmitir lo que se va a
realizar. Al exponer la cultura interna, ayudar a que ambas partes entiendan un contexto ms grande en
el que el proyecto se llevar a cabo y el entendimiento mutuo crear una relacin entre las dos partes. Un
error comn es que cuando ya se han identificado las prcticas de comunicacin, rara vez son
incorporadas dentro de los procedimientos de IT. Estas normas deberan de ser discutidas internamente
dentro de la organizacin para hacer de los stakeholders parte integral del proyecto, programa o proceso
de administracin de portafolios. Todos los stakeholders del proyecto deberan estar adecuadamente
educados en estas habilidades importantes.
La consistencia en la comunicacin ser mayor si el equipo se subscribe a formatos predefinidos y
plantillas operacionales. Los estndares deberan estar establecidos para formato, lenguaje,
nomenclatura, procesos de administracin de proyectos y componentes tcnicos. La comunicacin se
vuelve ms desafiante cuando involucra equipos virtuales. Normas especficas de comunicacin y las
herramientas a usar deberan ser claramente identificadas puesto que las dinmicas de grupo juegan un
rol en la comunicacin asncrona entre equipos virtuales.
El equipo debera tener la oportunidad de hacer borradores de protocolos que dicten cuando se debe usar
cada herramienta. Cada miembro del equipo debera participar activamente en las juntas de equipo,
cualquiera que sea el formato, tomando responsabilidad de ser escuchado y entendido. Mtodos ya
aceptados para estar en contacto con miembros del equipo durante el ciclo de vida del proyecto son tiles
y pueden servir de puntos de inicio para discutir ideas, temas e informacin. Un calendario de
comunicaciones, tan detallado como el plan de administracin de comunicaciones, debera ser
establecido de forma que sea flexible y pueda ser ajustado en caso de ser necesario a causa de
condiciones dinmicas. Comunicacin ms frecuente podra tener que ser permitida para que los
miembros del equipo se sigan sintiendo conectados.
La atencin a sentimientos, prioridades y percepciones es igual de importante y se vuelve ms desafiante
en un ambiente virtual cuando se transmite informacin. Los procesos de comunicacin y los
procedimientos pueden requerir modificaciones para asegurar cohesin y compromiso entre los miembros
del equipo. Tiempo de sobra y una agenda especfica son necesarios para una participacin completa
durante las juntas. Mtodos son necesarios para revisar la comprensin. El plan debera tambin
especificar quien hablar y cul ser el tiempo lmite para hablar o responder a ideas o hacer
tiva la comunicacin.
Gerencia de Proyectos
Este sitio esta diseado con el propsito de compartir con los alumnos de Gerencia de
Proyectos del rea de Ingeniera de Sistemas de la Universidad Rmulo Gallegos San
Juan de los Morros Estado Gurico. Los documentos que se presentan en cada entrada
son el producto de la investigacion realizada por los estudiantes de diferentes lapsos
academicos, quienes han compilado el materias desde medios impresos y electronicos.
Gracias a todos ellos y sean bienvenidos todos los aportes a este sitio!!
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Elsi Valenzuela
Ingeniero Agroindustrial (UNELLEZ) Magister en Ingenieria Industrial Mencin
Logistica de Operaciones y Gerencia de Proyectos (UC)Doctora en Ciencias de la
Educacion (UNERG) Doctorando en Ciencias Gerenciales (UNEFA) Asignaturas
impartidas: Qumica II y Qumica IV (UCV) Estadstica General y Aplicada (IUTIIUTEPAL-IUTAJS) Fsica I y Mecnica Aplicada (UNERG-IUPSM) Organizacin y
Gestin Empresarial (UNERG) Gerencia de Proyectos (IUTI-IUTEPAL-IUTAJSIUTAR-IUPSM) Tutor de pasantias y trabajo especial de grado desde 1995
(IUTEPAL-IUTAJS-IUTAR-IUPSM)
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mircoles, 6 de agosto de 2008
GESTION DE LA COMUNICACION
Provee un lazo crtico entre las personas y las ideas necesarias para el xito del proyecto, en
donde todas las personas deben estar preparadas para recibir y enviar informacin en el
lenguaje adecuado.
Gerenciar la comunicacin en el proyecto es asegurarse de que la informacin es generada en
el momento, con la calidad y cantidad adecuada y que sigue un proceso consecuente para su
distribucin, almacenamiento y final eliminacin.
El proceso de la comunicacin arranca directamente del nivel gerencia y por tanto debe
garantizar en xito del proceso comunicacional. Esta es la comunicacin formal que sigue los
canales de mando delimitados en la estructura organizativa. Paralelamente se genera una
comunicacin informal entre los diversos individuos entre departamentos.
Planificacin de la Comunicacin
Contempla determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los involucrados en
el proyecto. Quien necesita qu, cuando y cmo se les puede proveer. Implica definir la
tecnologa a utilizar para comunicarse y las restricciones para formular un plan gerencial de
informacin, donde se indica el mtodo de recolectar la informacin, las listas de distribucin de
los distintos reportes que deben circular, los formatos para producir la informacin con la
cantidad y calidad adecuada y el cronograma con que deben ser actualizados.
La planificacin de las comunicaciones es una de sas reas de la gerencia de proyectos a la
que no se le suele dar mucha importancia cuando los proyectos son relativamente pequeos y
manejados dentro del departamento.
Distribucin de la Informacin
Consiste en hacerle llegar la informacin requerida a los miembros del equipo en el momento
adecuado, llevando el record histrico de los sucesos en el proyecto y verificando que todas las
personas involucradas reciban la informacin preparada.
En este punto es fundamental conversar sobre la imperiosa necesidad de que la distribucin de
la informacin debe ser personaliza hacia lo que realmente cada miembro del equipo requiere
recibir.
Reportes de Progreso
Agresor
Bloqueador
Ausente
Monopolizador
Saltador
Abogado del Diablo
Bases para construir un sistema de comunicacin efectiva
Project office: se recomienda buscar un espacio fsico unido donde se ubique al equipo,
para que los puestos de trabajo estn cercanos y puedan interactuar fcilmente.
War room: puede ser muy til el tener un sitio donde el grupo del proyecto sabe que se
puede reunir, donde las personas puedan buscar la informacin actualizada.
Intranet.
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Etiquetas: GESTION DE LA COMUNICACION
1 comentario:
Albert Garriga Rodriguez dijo...
Interesante post, ya que la comunicacin es una de las bases de una buena
gestin de proyectos, y su falta uno de los motivos de fracasos. Esto es as
porque al final todo se basa en las personas que forman parte del equipo del
proyecto y su capacidad de trabajar conjuntamente y ordenadamente.
Para ayudar al director del proyecto a conseguir una buena comunicacin (fcil
y organizada), existen herramientas especficas. Adjunto un enlace a un post
que muestra las caractersticas de estas herramientas, su uso dentro del
proyecto, y algunas de las disponibles.
http://www.recursosenprojectmanagement.com/herramientas-de-colaboracion/
domingo, agosto 16, 2015 5:42:00 p. m.
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agosto (14)
PMBOK
GESTION DE LOGISTICA
GESTION DE LA COMUNICACION
GESTION DE RIESGOS
GESTION DE COSTOS
ENLACES DE INTERES
BIENVENIDA
OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA
GESTION DE LA PLANIFICACION
GESTION DE ALCANCE
Las comunicaciones en un
proyecto: ideas clave
Gracias a las buenas prcticas y lecciones aprendidas extradas de miles de proyectos y gracias,
tambin, a la literatura sobre direccin de proyectos, existe un acuerdo universal acerca de que una
comunicacin eficaz es un factor crtico de xito en cualquier entorno de proyecto.
Es posible que cuentes con los mejores talentos en tu equipo, con las especificaciones ms
detalladas, y las herramientas ms completas. Sin embargo, a menos que t y tu equipo os
comuniquis con eficacia, el proyecto fallar. Como mnimo, tendrs problemas si no gestionas
adecuadamente las expectativas e intereses de todos los stakeholders (partes interesadas) del
proyecto. Existe a su vez un acuerdo general en la profesin, y recogido en la literatura
especializada, que:
"Un buen Project Manager debe invertir entre el 75% y 90% de su tiempo en actividades de
comunicacin."
En este punto es importante descatar la definicin del PMBOK Guide (Project Management Body of
Knowledge), del Project Management Institute, sobre qu significa en concreto la Gestin de la
Comunicacin en un proyecto: La gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los
procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el
almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean
adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo
comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos
(en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz crea
un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes
entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses
diversos en la ejecucin o resultado del proyecto.
Vemos pues que nos debemos ocupar no slo del flujo de informacin, de quin lo recibe y por qu,
sino delproceso de almacenamiento y archivo. Vemos que son temas muy relacionados tambin
con la Gestin del Conocimiento!
Hay muchos factores que contribuyen a la comunicacin eficaz dentro de un proyecto, y podemos
mencionar los tres principales:
Deseo compartir contigo algunos datos que corroboran la importancia de la gestin de las
comunicaciones en los proyectos:
De acuerdo con una encuesta de Bull Survey de 1998, la causa principal de fracaso de los
proyectos
(57%) era las malas comunicaciones entre las partes interesadas relevantes.
De acuerdo con The Standish Group, una importante institucin de investigacin sobre
tecnologas de informacin, slo el 34% de los proyectos se completan a tiempo y dentro del
presupuesto. Standish Group estima que el 51% incurre en sobre costes o excede sus
cronogramas, mientras que el 15% restante se cancela. Aunque estos resultados muestran una
gran mejora desde su primer estudio en 1994, las tasas son todava alarmantes. En otras
palabras, parece que hay slo una oportunidad en tres de que tu prximo proyecto tenga xito.
Sin embargo, tu prximo proyecto no tiene por qu depender de las probabilidades, si conoces
las causas ms comunes de problemas en los proyectos. Hay consenso en que los factores
principales que pueden hacer fracasar un proyecto son:
1.
2.
Una pobre comunicacin dentro del equipo de proyecto y con los stakeholders
clave;
3.
4.
5.
Como puedes apreciar, las razones 1 a 3 estn relacionadas con cuestiones comunicacionales.
Cmo llevamos a cabo pues unos buenos procesos de comunicacin, dada su importancia? Para ello
me permito darte cuatro ideas clave Debes tener en cuenta:
Que lo ms importante es que todas las comunicaciones deben ser efectivas y precisas.
Tanto
orales
como
escritas,
tanto
informales
como
formales.
Nuestras reuniones, presentaciones e informes de progreso son la clave para ello.
Que debemos tener en cuenta los factores ambientales y los activos de los procesos de la
organizacin: hay que ser conscientes de nuestro entorno, de las polticas que lo rigen, y de su
cultura.
En la prctica, unos aspectos muy importantes y que trataremos en siguientes posts son cmo llevar
a cabo reuniones de proyecto efectivas, cmo realizar presentaciones orales de proyecto, y cmo
elaborar buenos informes de progreso de proyecto. As que continuar!...