15 Ideas Microsoft Project

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15 Ideas Microsoft Project

Siguiendo con nuestro trabajo en la Comunidad Todo sobre
Microsoft Project y Visio, presentamos 15 Ideas sobre Microsoft
Project.

Estas Ideas las podrs visualizar en nuestro canal de YouTube, en

la serie de 15 videos Ideas Microsoft Project.
En este documento tendrs disponibles los 15 pdfs de las ideas.
Espero que te resulten tiles nuestras Ideas.

Vicente Rubio Peinado

vicente.rubio@aicomplutense.com

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Idea Project - 01

Campos principales de un proyecto

Cuando gestionamos un proyecto hay muchsimos campos disponibles, pero la

base est en cinco: Comienzo, Fin, Duracin, Trabajo y Costo.
Comienzo se utiliza para indicar la fecha de comienzo de una tarea o proyecto.
Fin se utiliza para indicar la fecha de finalizacin de una tarea o proyecto.

Duracin se utiliza para indicar el tiempo laboral, que transcurre desde la fecha de
comienzo hasta la fecha de finalizacin, de una tarea o proyecto.
Trabajo se utiliza para indicar el tiempo que los recursos invierten en una tarea o proyecto.

Costo se utiliza para indicar el dinero que cuesta un recurso, tarea o proyecto.
El tiempo en Project se puede medir en Minutos, Horas, Das, Semanas o Meses.

Por defecto, se utilizan Das como unidad de medida para la Duracin.

Por defecto, se utilizan Horas como unidad de medida para el Trabajo.
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Idea Project - 02

Tipo de recurso

Cuando gestionamos los recursos de un proyecto, tenemos que indicar de qu

tipo son, hay tres tipos disponibles: Trabajo, Material y Costo.
Tipo Trabajo se utiliza para personas y maquinaria, en las que nos interesa tener un
control del tiempo trabajado.
Ejemplos: un tcnico o una maquina de una fbrica.

Tipo Material se utiliza para los suministros consumibles, en los que nos interesa saber el
nmero de unidades.
Ejemplos: un ordenador o unos lapiceros.
Tipo Costo se utiliza para costos independientes, que tenemos que asignar a las tareas.
Ejemplos: una comida en un restaurante o un pasaje de avin.
A los recursos de Tipo Trabajo, se les tiene que asociar una Capacidad Mxima.
A los recursos de Tipo Trabajo y Tipo Material, se les puede asociar un Costo, antes de
hacer la asignacin a la tarea. Pero a los recursos de Tipo Costo, se les tiene que
asociar el Costo, despus de hacer la asignacin a la tarea.
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Idea Project - 03

Sobreasignacin

Cuando asignamos un recurso (de Tipo Trabajo) a una tarea, si el sumatorio de

las Unidades (en un mismo periodo de tiempo) de todas las tareas, en las que
est ese recurso asignado, sobrepasa su Capacidad Mxima, entonces habr
Sobreasignacin.
Unidades se utiliza para indicar la asignacin (de la Jornada Laboral) de un recurso a
una tarea.
Capacidad Mxima se utiliza para indicar la disponibilidad (de la Jornada Laboral) de un
recurso en un Proyecto o en una Cartera de Proyectos..
La Sobreasignacin es un Aviso, NO un Problema
Por defecto, la Jornada Laboral est configurada a 8 hora por da.
Por defecto, se utiliza % de 0 a 100 para expresar la Unidades.
Por defecto, se utiliza % de 0 a 100 para expresar la Capacidad Mxima.
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Idea Project - 04

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Programacin manual y automtica

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Idea Project - 05

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Dependencias entre tareas

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Idea Project - 06

Costo de un proyecto

El Costo de un proyecto se calcula con el sumatorio del Costo de sus tareas.

El Costo de una tarea se calcula en base a las siguientes variables:

Costo fijo de la tarea es el gasto de la tarea, no relacionado con los recursos.

Costo de los recursos asignados a esa tarea.

El Costo de un recurso se calcula en base a las siguiente variables:

Tasa estndar es el costo por trabajo normal, que no sean horas extras, realizado
por el recurso.
Tasa hora extra es el costo por trabajo de horas extras, realizadas por el recurso.
Costo/Uso del recurso es el costo que se acumula cada vez que se usa el recurso.

El Costo de un proyecto se puede visualizar en la Tarea resumen del proyecto.

El Costo fijo de la tarea se puede asignar en la Tabla Costo del Diagrama de Gantt.
El Costo de un recurso se puede asignar en la Tabla Entrada de la Hoja de recursos.
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Idea Project - 07

Trabajo actual, previsto y real

La Tabla de trabajo del Diagrama de Gantt se utiliza para realizar el seguimiento del
trabajo, dndonos informacin sobre las siguientes variables:
Trabajo actual es la cantidad de tiempo programado, para los recursos asignados.
Trabajo previsto es la cantidad de tiempo que se plane y se guard en la lnea base.
Variacin de trabajo es la diferencia entre Trabajo previsto y Trabajo actual.
Trabajo real es la cantidad de trabajo realizada por los recursos asignados.
Trabajo restante es la cantidad de trabajo que falta por realizar.

Para entender bien la diferencia entre Actual, Previsto y Real, recuerda las siguientes
preguntas:
Actual Qu decimos que vamos a hacer?
Previsto Qu dijimos que bamos a hacer?
Real Qu hemos hecho?

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Idea Project - 08

Costo actual, previsto y real

La Tabla de costo del Diagrama de Gantt se utiliza para realizar el seguimiento del
costo, dndonos informacin sobre las siguientes variables:
Costo fijo es la cantidad de dinero programado, no relacionado con los recursos.
Costo total es la suma del Costo fijo y Costo programado de los recursos asignados.
Costo previsto es la cantidad de dinero que se plane y se guard en la lnea base.
Variacin de costo es la diferencia entre Costo previsto y Costo total.
Costo real es la cantidad de dinero gastado.
Costo restante es la cantidad de dinero que falta por gastar.

Para entender bien la diferencia entre Actual, Previsto y Real, recuerda las siguientes
preguntas:
Actual (Total) Qu decimos que nos va a costar?
Previsto Qu dijimos que nos iba a costar?
Real Qu nos ha costado?
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Idea Project - 09

Fecha actual, prevista y real

La Tabla de variacin del Diagrama de Gantt se utiliza para realizar el seguimiento de

las fechas de comienzo y fin, dndonos informacin sobre las siguientes variables:
Comienzo actual es la fecha programada para el comienzo.
Fin actual es la fecha programada para el fin.
Comienzo previsto es la fecha que se plane para el comienzo y se guard en la lnea
base.
Fin previsto es la fecha que se plane para el fin y se guard en la lnea base.
Variacin de comienzo es la diferencia entre Comienzo previsto y Comienzo actual.
Variacin de fin es la diferencia entre Fin previsto y Fin actual

Para entender bien la diferencia entre Actual, Previsto y Real, recuerda las siguientes
preguntas:
Actual Qu fecha decimos para el comienzo o fin?
Previsto (Lnea base) Qu fecha dijimos para el comienzo o fin?
Real Qu fecha ha sido el comienzo o fin?
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Idea Project - 10

Vistas de tareas

Las Vistas de tareas estn en la Cinta Vista de Microsoft Project.

1

4
5

Diagrama de Gantt
Gantt de seguimiento

Uso de tareas

Diagrama de red

Asignacin de recursos
Calendario
Diagrama de Gantt
Diagrama de red
Diagrama de red descriptivo
Diagrama de relaciones
Entrada de tarea
Escala de tiempo
Formulario de recursos

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Calendario

Escala de tiempo
Formulario de tareas
Hoja de tareas

Grfico de recursos
Hoja de recursos
Hoja de tareas
Informe de barras
Informe de fechas de hitos
Informe de hitos
Organizador de equipo
Uso de recursos
Uso de tareas

Formulario de tareas
Formulario Detalles de tarea
Formulario Nombre de recurso
Formulario Nombre de tarea
Gantt con escala de tiempo
Gantt de redistribucin
Gantt de seguimiento
Gantt de varias lneas base
Gantt detallado

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Idea Project - 11

Vistas de recursos

Las Vistas de recursos estn en la Cinta Vista de Microsoft Project.

1

2
3

Organizador de equipo

Hoja de recursos

Uso de recursos

Formulario de recursos
Grfico de recursos

Asignacin de recursos
Calendario
Diagrama de Gantt
Diagrama de red
Diagrama de red descriptivo
Diagrama de relaciones
Entrada de tarea
Escala de tiempo
Formulario de recursos

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Formulario de tareas
Formulario Detalles de tarea
Formulario Nombre de recurso
Formulario Nombre de tarea
Gantt con escala de tiempo
Gantt de redistribucin
Gantt de seguimiento
Gantt de varias lneas base
Gantt detallado

Grfico de recursos
Hoja de recursos
Hoja de tareas
Informe de barras
Informe de fechas de hitos
Informe de hitos
Organizador de equipo
Uso de recursos
Uso de tareas

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Idea Project - 12

Opciones de Datos en la vista

Las opciones de Datos estn en la Cinta Vista de Microsoft Project.

1

Ordenar

Resalta

Esquema

Filtro

Tablas

Agrupa por

Para qu se utiliza cada opcin de Datos en la vista?

Ordenar para organizar los elementos en la vista.
Esquema para especificar el nivel de esquema que se debe utilizar en la vista.
Tablas para cambiar la visualizacin de diferentes datos en la vista.
Resalta para resaltar elementos en la vista segn los criterios seleccionados.
Filtro para filtrar elementos en la vista segn los criterios seleccionados.
Agrupa por para agrupar elementos en la vista segn los criterios seleccionados.

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14

Idea Project - 13

Estilos de barra

Los Estilos de barra estn en la Cinta Formato de Microsoft Project.

1

3
4

Formato

Resaltar Ruta de acceso a la tarea

Tareas crticas

Demora

Lnea base

Tareas retrasadas

Atraso

Para qu se utiliza cada opcin de Estilos de barra?

Formato para dar formato a las barras o crear un estilo de barras.
Tareas crticas para mostrar las tareas crticas en color rojo.
Demora para mostrar una lnea con el margen de demora.
Tareas retrasadas para mostrar las tareas retrasadas en color negro.
Resaltar Ruta de acceso a la tarea para resaltar las tareas vinculadas.
Lnea base para mostrar barras con las diferentes Lneas base.
Atraso para mostrar lneas de retraso respecto a las diferentes Lneas base.
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15

Idea Project - 14

Ver los informes

Para Ver los Informes en la Cinta Crear un Informe de Microsoft Project.

Project nos ofrece 16
informes, aparte de los
de Introduccin y los que
personalicemos.
Informes de Panel
Evolucin
Informacin general de costos
Informacin general del proyecto
Informacin general del trabajo
Prximas tareas

Informes de Costes
Flujo de caja
Costos de tareas
Valor acumulado
Sobrecostos
Costos de recursos

Informes de Recursos
Recursos sobreasignados
Visin general de los recursos

Informes en Curso
Hitos
Tareas crticas
Tareas pospuestas
Tareas retrasadas

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16

Idea Project - 15

Crear Nuevo Informe

Un Nuevo Informe se crea en la Cinta Crear un Informe de Microsoft Project.

Elegir:

En blanco
Grfico
Tabla
Comparacin

Ponemos
nombre al
informe y en la
Cinta de Diseo
elegimos lo que
queremos ir
haciendo.

La informacin que queremos ver en el informe, la vamos seleccionado de la Lista de Campos.

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