Diferencias entre Personas Naturales obligadas y no

obligadas a llevar contabilidad

Para efectos de las normas que rigen los impuestos nacionales, y en especial para
las que rigen el impuesto sobre la renta y complementarios, es muy importante el
que toda persona natural pueda distinguir entre
si es una persona natural
obligada llevar libros de contabilidad o si es una persona no obligada a llevar
libros de contabilidad.
En efecto, y como lo mostraremos ms adelante, dependiendo de en cual de esas
dos categoras se ubique la persona natural, as ser el tratamiento especial que se
le ha de dar a muchas de los valores que denuncie anualmente en su declaracin de
renta, si est obligado a presentarla
Pero en primer lugar es conveniente que mencionemos cul es el criterio bsico por
el cual una persona natural estara obligada a llevar libros de contabilidad

Quienes sean comerciantes estn obligados a llevar libros

de contabilidad
El criterio bsico para definir si una persona natural est obligada a llevar libros de
contabilidad, es si desarrolla profesionalmente (entindase habitualmente)
alguna actividad econmica que la ley considere mercantil (algunas nombradas en
el art.20 del Cd. de Comercio) y que no est entre las actividades mercantiles
exoneradas y que se mencionan en el art.23 del Cdigo de comercio (entre tales
actividades mercantiles que no obligan a llevar contabilidad figuran el ejercicio de
las profesiones liberales, o las actividades agrcolas y ganaderas primarias)
Cuando la persona desarrolle entones en forma habitual alguna de tales actividades
mercantiles no exoneradas, se convierte en comerciante y por tanto est obligado
a inscribirse en Cmara de comercio y a llevar libros de contabilidad (ver art.10 y
19 del cdigo de comercio).
El problema es que muchos cumplen solo con lo primero (inscribirse en cmara de
comercio), pero no con lo segundo (llevar libros de contabilidad). Y ello se puede
deber a que la misma DIAN, mediante conceptos tributarios (ver concepto 15456
de febrero 20 de 2006), desestimula la tarea de que todos los comerciantes lleven
contabilidad ya que en ellos indica que, solo para fines fiscales y no para los dems
fines tales como mercantiles o laborales, a las personas naturales del rgimen
simplificado del IVA no las considera como obligadas a llevar contabilidad. Que solo
les pedira llevar el libro de operaciones diarias del art.616 del ET (nota: ese
concepto en todo caso no guarda la suficiente equidad tributaria pues a otros
comerciantes con ingresos pequeos, pero que no sean responsables del IVA pues
todo lo que vendan es excluido del IVA, a ellos se entiende que la DIAN s los
obligara a llevar contabilidad; adems, no es conveniente sujetarse solo a lo que
digan los conceptos de la DIAN pues tal entidad cambia a veces radicalmente de
posicin)
En consecuencia, y como muchas personas naturales comerciantes del rgimen
simplificado del IVA solo le tienen miedo a la DIAN, y no a los pleitos mercantiles
con proveedores o trabajadores, y porque adicionalmente hoy da la DIAN no puede
sancionar al que no lleve el libro de operaciones diarios, es por eso que la gran

mayora de tales comerciantes no llevan ningn tipo de contabilidad ni de libro de

operaciones diarias.

Consecuencias de estar o no estar obligado a llevar

contabilidad
Una vez se ha definido que una persona natural estuvo o no obligada a llevar libros
de contabilidad en algn momento dentro del ao fiscal, en ese caso se podran
distinguir las siguientes diferencias bsicas sobre la forma en que se manejaran
ciertas partidas en relacin con su declaracin anual del impuesto de renta (nota: a
partir del ao 2007 y siguientes los obligados a llevar libros de contabilidad ya no
deben aplicar el sistema de ajustes integrales por inflacin fiscales, pues los
mismos fueron eliminados con la ley 1111 de dic de 2006)
Asunto

Para el no comerciante y no
obligado a llevar libros de
contabilidad

Para el que s fue

comerciante y estuvo
obligado a llevar
libros de contabilidad
en algn momento
dentro del ao fiscal
S
(ver
art.2
dec.2649/93)

1.
Debe
llevar
contabilidad
conforme a las
normas
del
dec.2649/93?
2. Como debe
informar
sus
ingresos
y
sus
costos y gastos?

No

Lo debe hacer por el sistema de caja

(es decir, que solo los declara cuando
los
haya
recibido
y/o
pagado
efectivamente ya sea en dinero o en
especie. En todo caso, advirtase
que existen ciertos ingresos, que
aun cuando no los haya recibido
en dinero o en especie en el
mismo 2007, sucede que s los
debe informar en su declaracin
de renta. Tales son : a) Las ventas
de bienes races y b) los dividendos
y/o participaciones en sociedades
annimas o ltdas. cuando las mismas
los distribuyan (ver art.27 ET, literal b
y c)

Lo debe hacer por el

sistema de causacin
(es decir, que aunque no
los hayan recibido y/o
pagado
en
dinero
efectivamente,
o
en
especie, aun as los
debe registrar en los
libros y denunciarlos en
la declaracin de renta
(ver art.27 E.T.)

3. Qu pasa con
el
valor
patrimonial
de
ciertos activos que
se denuncian en al
declaracin, como
los bienes races y
las cuentas por
cobrar?

No puede afectar sus cuentas por

cobrar con provisiones de cuentas
incobrables. Pero si puede castigar o
dar de baja, formando un gasto
deducible, las cuentas por cobrar que
demuestre que son incobrables (ver
art.270, 145 y 146 del ET)
En cuanto a sus bienes raices, el valor
patrimonial se determina mediante
tomar el mayor valor entre el costo
fiscal a dic.31 de 2007 y el avalo o
autoavalo catastral del mismo ao

S puede afectar sus

cuentas por cobrar con
provisiones de cuentas
incobrables.
Adems,
puede tambin castigar
o dar de baja, formando
un gasto deducible, las
cuentas por cobrar que
demuestre
que
son
incobrables
(ver
art.270, 145 y 146 del
ET)

Asunto

Para el no comerciante y no
obligado a llevar libros de
contabilidad

4. Puede aplicar
el reajuste fiscal a
sus activos fijos
mencionado en ela
rt.280 del ET?

5. Est sujeto a los

clculos
del
componente
inflacionario con
el
cual
puede
tomarse
como
ingreso
no
gravado
cierta
parte
de
los
ingresos
por
intereses, al igual
que
debe
desconocerse
como gasto no
deducible,
una
parte de los costos
o
gastos por
intereses?
6.
Pueden
registrar el Gasto
depreciacin
sobre sus activos
fijos depreciables?
7. Pueden
uso
de
deducin
inversin

hacer
la
por
en

Para el que s fue

comerciante y estuvo
obligado a llevar
libros de contabilidad
en algn momento
dentro del ao fiscal
2007 (ver art.277 del ET)
En cuanto a sus bienes
races,
el
valor
patrimonial
se
determina
tomando
siempre el costo fiscal a
dic.31 de 2007, por lo
cual no tiene que
hacer comparaciones
entre dicho costo fiscal
el y
el avalo o
autoavalo catastral del
mismo ao 2007 (ver
art.277 del ET)
S puede. Ese reajuste fiscal es Igual situacin.
opcional. Pero si en lugar de aplicar
tal ajuste, decide aplicar el factor de
ajuste contenido en la tabla del art.73
del ET (tabla que para el ao fiscal
2007 fue actualizada con el decreto
4816 de dic de 2006), en ese caso no
puede utilizar al mismo tiempo el
reajuste fiscal
S est sujeto al clculo de dicho
componente inflacionario (ver art.
41 del ET, modificado con el ar.68 de
la ley 1111/06, y el decreto 636 de
marzo de 2008)

No est sujeto a dicho

clculo (ver art. 41 del
ET, modificado con el
ar.68 de la ley 1111/06,
y
el decreto 636 de
marzo de 2008)

No puede, pues no lleva libros; ver S

puede.
Esta
art.141 del ET).
deduccin
solo
est
permitida
a
los
obligados
a
llevar
contabilidad (ver art
141 ET.)
En armona con lo que se dijo en el S pueden, pues como s
punto 6 anterior, es decir, de que llevan
libros
de
estos declarantes no pueden depreciar contabilidad, entonces s
sus activos fijos por no llevar libros de pueden
cumplir
con

Asunto

activos
productores
renta?

Para el no comerciante y no
obligado a llevar libros de
contabilidad

fijos
de

8. Debe presentar
sus declaraciones
tributarias
con
firma de Revisor
Fiscal?

9. Debe presentar
sus declaraciones
tributarias
con
firma
de
Contador?

Para el que s fue

comerciante y estuvo
obligado a llevar
libros de contabilidad
en algn momento
dentro del ao fiscal
contabilidad , y sabiendo que el art.2 todos los requisitos del
del decreto 1766 de 2004 indica que dec.1766 de junio de
el beneficio del art.158-3 del ET solo 2004.
se otorga sobre activos que se
deprecian fiscalmente, debera ser
claro que las personas naturales que
no llevan libros no podran tomarse el
beneficio del art.158-3 (pues incluso
no
podran
hacer
los
clculos
indicados en el ltimo inciso del art.3
del mismo dec.reglamenario 1766 de
2004). Pero la DIAN, en contrava de
ello, s les permite tomarse el
beneficio pues en el formulario 210
para la DR 2007 les dise el rengln
42 para que all informen sobre el
valor de esa deduccin especial.
Nunca
Nunca. La figura de
Revisor Fiscal es solo en
las personas jurdicas
sociedades comerciales
(ver art.203 del Cdigo
de Comercio y art.13
pargrafo 1 y 2 de ley
43/90)
No aplica, pues no lleva libros de Depende de si cumple o
contabilidad
no con los topes de
patrimonio Bruto o de
Ingresos
brutos
que
seala el art.596 del ET.
Por tanto, este tipo de
personas
naturales
obligadas
a
llevar
contabilidad
llevarn
firma de contador en
sus declaraciones de
renta
2007
si
su
patrimonio
bruto
a
dic.31 de 2007, o sus
ingresos
brutos
del
2007, llegaron a superar
los
$2.097.400.000
(100.000
UVT
x
$20.974)

10. Que pasa si No aplica

estando obligado a
llevar contabilidad
no la lleva o la
lleva
pero
en
forma indebida?

Para
efectos
CONTABLES,
va
a
suceder que ante un
pleito
mercantil,
le
pueden probar como
cierto todo lo que se

Asunto

Para el no comerciante y no
obligado a llevar libros de
contabilidad

Para el que s fue

comerciante y estuvo
obligado a llevar
libros de contabilidad
en algn momento
dentro del ao fiscal
argumente en su contra.
Y
para
efectos
FISCALES,
sucedera
que no solo le colocan
una sancin en dinero,
si no que adems le
desconocen todos los
costos y deducciones.
Tambin
le
pueden
cerrar el establecimiento
de
comercio
(ver
art.654, 655 y el 657
literal b), del ET)

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llevar contabilidad
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