Manual Del Usuario

MANUAL DEL USUARIO
CUENTAS MEDICAS
Versin 4.1
Bogot D.C., Diciembre 2006
TABLA DE CONTENIDO
1
Adm Cuentas ................................................................................... 5

1.1
Pasar Orden Auditoria Presencial A Urgencias ................................. 5
2
Radicacin....................................................................................... 7
2.1
Radicacin: ............................................................................... 7
2.2
Mantenimiento Radicacin ......................................................... 11
2.3
Devolver Radicacin.................................................................. 12
2.4
Anular Radicacin ..................................................................... 14
2.5
Estado Radicacin..................................................................... 15
2.6
Reporte Radicaciones por Fecha de Proceso.................................. 16
2.7
Reporte Radicaciones por Fecha de Radicacin.............................. 17
3
Registro ........................................................................................ 18
3.1
Registro .................................................................................. 18
3.1.1
Adicin de Items por Autorizacin ......................................... 20
3.1.2
Generacin de Informe Preliminar ......................................... 21
3.1.3
Adicin de un Item ............................................................. 21
3.1.4
Eliminacin de un Item........................................................ 22
3.1.5
Edicin de un Item ............................................................. 22
3.1.6
Aceptacin de Cuenta ......................................................... 23
3.2
Aplicar Descuento..................................................................... 24
3.3
4
Auditoria Cuentas Mdicas ............................................................... 26
4.1
Revisin de Inconsistencias (Por Evento) ..................................... 26
4.1.1
Adicin de un tem.............................................................. 29
4.1.2
Eliminacin de un Item........................................................ 29
4.1.3
Edicin de un Item ............................................................. 30
4.1.4
Visualizacin de Items......................................................... 31
4.1.5
Generacin Informe Preliminar ............................................. 31
4.1.6
Aceptacin de Cuenta (Auditoria Medica) ............................... 32
4.1.7
Aceptacin de Cuenta (Financiera) ........................................ 32
4.2
Revisin de Inconsistencias (Por Capitacin) ................................ 33
4.2.1
Generacin Informe Preliminar
...................... 35
4.2.2
Aceptacin de Cuenta (Financiera) ........................................ 35
4.3
Retornar Radicacin De Auditoria Medica A Auditoria Tcnica .......... 36
4.4
Retornar Radicacin a Registro ................................................... 36
4.5
Devolver Radicacin.................................................................. 37
4.6
Estado De Radicacin ................................................................ 37
4.7
Informes de Auditoria ............................................................... 39
4.7.1
Anlisis de Cuenta .............................................................. 39
4.7.2
Anlisis de Cuenta por tem ................................................. 40
4.7.3
Nota Dbito ....................................................................... 41
4.7.4
Nota Crdito ...................................................................... 42
4.7.5
Consolidado de Cuenta ........................................................ 43
Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas
4.7.6
Cuentas con Glosa Pendiente por IPS .................................... 44
Financiera ..................................................................................... 47
5.1
Financiera ............................................................................... 47
5.1.1
Generacin Informe Preliminar ............................................. 48
5.1.2
Aceptacin de Cuenta (Lista para Pago) ................................. 48
5.2
Retornar Radicacin a Revisin de Inconsistencias ........................ 49
5.3
Retornar Radicacin a Financiera ................................................ 50
5.4
Cuentas Listas para Pago........................................................... 51
5.5
5.6
Informes de Financiera.............................................................. 52
5.6.1
Anlisis de Cuenta .............................................................. 52
5.6.2
Anlisis de Cuenta por tem ................................................. 53
5.6.3
Nota Dbito ....................................................................... 54
6
Seguimiento a Glosas...................................................................... 56
6.1
Respuesta a Glosas.................................................................. 56
6.2
Actualizacin Radicacin Respuesta de Glosas .............................. 59
6.3
Auditoria Respuesta de Glosas.................................................... 60
6.4
Anular Respuesta de Glosas ....................................................... 62
6.5
Retornar Respuesta de Glosas a Auditoria .................................... 63
6.6
Conciliacin de Glosas ............................................................... 63
6.6.1
Conciliacin de Glosas ......................................................... 64
6.6.2
Informes de Conciliacin de Glosas ....................................... 67
6.7
6.8
Informes de Seguimiento a Glosas .............................................. 67
7
Interfase Contable .......................................................................... 69
7.1
Interfase Contable .................................................................... 69
7.2
Reporte Ultima Interfase ........................................................... 70
7.3
Retornar Radicacin FACTURA a Listo para Pago ........................... 71
7.4
Retornar Radicacin RESPUESTA A GLOSA a Listo para Pago .......... 72
7.5
8
Carga de RIPS ............................................................................... 74
9
Medicamentos................................................................................ 78
10
Alto Costo .................................................................................. 79
10.1 Aseguradoras........................................................................... 79
10.2 Plizas de Reaseguramiento ....................................................... 82
10.3 Convenios por Pliza ................................................................. 84
10.4 Afiliados / Patologa .................................................................. 85
10.5 Recobro Facturas...................................................................... 89
10.6 Registro Manual de Cuenta ........................................................ 91
10.7 Registro Pagos Aseguradora....................................................... 91
10.8 Radicacin Glosas..................................................................... 93
10.9 Registro Respuesta a Glosas ...................................................... 94
10.10 Seguimiento Respuesta a Glosas ............................................. 95
10.11 Generacin de Informes ......................................................... 97
11
Recobros.................................................................................... 98
11.1 Facturas por Afiliado ................................................................. 98
5
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8
11.9
Recobro de Facturas ................................................................. 99

Registro Manual de Cuentas ..................................................... 100
Registro de Pagos................................................................... 101
Radicacin Glosas................................................................... 102
Registro Respuesta a Glosas .................................................... 102
Conciliacin de Recobros ......................................................... 103
Interfase Contable para Conciliaciones....................................... 106
Reportes ............................................................................... 106
CUENTAS MEDICAS
El mdulo de CUENTAS MEDICAS permite realizar la radicacin,
auditoria mdica, seguimiento a glosas, conciliacin glosas y
emisin de orden de pago de las facturas o cuentas de cobro
presentadas por las diferentes Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud.
1 Adm Cuentas
El mdulo de Administracin de Cuentas Medicas nos permite manejar los
diferentes controles que se manejan en cuentas medicas, como es el pasara
una orden de auditoria presencia a urgencias.
1.1 Pasar Orden Auditoria Presencial A Urgencias

El mdulo nos permite pasar una orden de auditoria presencia a una orden de
urgencias.
Los componentes de esta pantalla son:

: Nmero de la Orden de Autorizacin.
: Botn que nos permite generar los datos de la Orden.
: Botn que nos permite ir a la pagina de
administracin de Cuentas Medicas.
Para ver los datos de la orden de auditoria, se debe ingresar el nmero de la

orden y oprimir el botn
Si la orden no existe, el sistema genera el siguiente mensaje :
Si la Orden existe se genera la siguiente pantalla:
En esta pantalla se muestra los datos de la orden de auditoria, para poder

pasar a orden de urgencias, se debe oprimir el botn
Si no se encontr ningn problema el sistema genera el mensaje:
Para regresar a la pantalla de Pasar Orden de Auditoria Presencial A Urgencias,

se debe oprimir el botn
administracin
de
cuentas
medicas,
se
; para ir a la pagina de
debe
oprimir
el
botn
2 Radicacin
Este mdulo permite radicar manualmente una cuenta, actualizar la misma,
devolver y anular una radicacin y ver el estado de un radicado, manejando el
valor facturado total y por cada IPS.
Para entrar al proceso de radicacin es necesario seleccionar el mdulo
CUENTAS MEDICAS del marco izquierdo y el sistema muestra una ventana
que se llama CUENTAS MEDICAS RADICACIN.
En esta ventana el sistema nos muestra siete opciones a las que tenemos
acceso en este mdulo, las cuales son:
2.1 Radicacin:
La opcin de RADICACION permite registrar una cuenta de cobro entregada
por uno de los proveedores de servicios (IPS) contratados para que sea
auditada y posteriormente cancelada.
El sistema a cada cuenta registrada le genera un nmero de consecutivo de
radicado, el cual le permitir a los usuarios hacerle un seguimiento a la cuenta.
En la ventana de RADICACION CUENTA se debe digitar la informacin

correspondiente a los datos de la factura o cuenta de cobro segn sea el caso,
se encuentran integrados a este men los siguiente campos y botones:
Radicacin
Campo que asignar automticamente el sistema a cada factura cuenta de
cobro.
Fecha Rad
Da (dd), mes (mm) y ao (aaaa), en que se efecta el proceso de radicacin
de la cuenta.
Nmero Documento
Corresponde al Nmero con el cual se identifica la Factura Cuenta de cobro.
Tipo Cuenta
Permite seleccionar el tipo de documento, que puede ser: Factura Cuenta de
Cobro.
Departamento
Es el departamento de la (IPS) que presenta la factura o cuenta de cobro.
Ciudad
Es el ciudad de la (IPS) que presenta la factura o cuenta de cobro.
Proveedor Contrato
Entidad prestadora de servicios (IPS) que presenta la factura o cuenta de
cobro, en esta lista desplegable solo estarn las IPS que correspondan al
departamento y ciudad seleccionadas anteriormente.
Fecha Cuenta
Da (dd), mes (mm) y ao (aaaa), de expedicin por parte de la Entidad
Prestadora de servicios (IPS) de la Factura Cuenta de Cobro.
Valor Cuenta $
Valor total de los servicios facturados, (se deben omitir puntos comas).
Valor Copago $
Valor total del copago de la factura si aplica, (se deben omitir puntos
comas).
Valor Descuento $
Valor total de descuento en la factura si aplica, (se deben omitir puntos
comas).
Valor IVA $
Valor total del IVA de la factura del prestador (IPS) si aplica, (se deben omitir
puntos comas).
El botn RADICAR realiza el proceso de radicacin, si la cuenta a radicar ha
sido anteriormente radicada y se encuentra activa, el sistema generar un
mensaje indicando esta novedad e indicndonos el nmero de radicado con el
que la cuenta fue registrada; y no se podr radicar.
Si el proceso de radicacin fue exitoso el sistema indica la informacin con la

que fue radicada la cuenta .
Para regresar a la ventana CUENTAS MEDICAS RADICACIN haga

click en el botn MENU RADICACION.
El sistema NO PERMITE LA DUPLICIDAD de facturas cuentas

de cobro, para tal caso el sistema le informar de la
existencia de un documento que tiene los mismos datos de
radicacin (proveedor, nmero documento).
IMPORTANTE
El sistema cuenta con un parmetro de control que no permite realizar el

proceso de radicacin en el sistema despus de un tiempo lmite de haber
recibido la cuenta, dicho parmetro es manejado por el administrador del
sistema y se debe ajustar a los requerimientos de la entidad.
Este proceso acta tanto en la radicacin
mantenimiento de la misma.
de la cuenta como en el
2.2 Mantenimiento Radicacin

La opcin de Mantenimiento Radicacin, le permite al usuario actualizar
corregir, sin cambiar el nmero de radicacin, los datos ingresados
errneamente al sistema como son: Fecha Radicacin, Nmero Documento,
Tipo Cuenta, Tipo contrato, Proveedor, Fecha Cuenta, Valor Cuenta, Valor
Copago, Valor Descuento y Valor IVA. Para inicial el proceso se debe ingresar
el nmero de radicado y despus oprimir el botn
La consulta mostrara una pantalla de datos; el proceso de actualizacin o

correccin de una cuenta es muy sencillo, primero se debe identificar el dato
que se va ha modificar, luego se cambia por el valor deseado y se da click en
.
el botn
El mantenimiento de una cuenta se puede realizar

solamente si esta se encuentra en estado de
REGISTRO.
Para regresar a la ventana CUENTAS MEDICAS RADICACIN haga

click en el botn
2.3 Devolver Radicacin

La opcin Devolver Radicacin, se debe utilizar cuando el usuario considera
que deba devolver la radicacin puede ser por varias razones, faltan soportes,
existen muchas inconsistencias en la cuenta etc.
Para devolver una cuenta lo primero que solicita el sistema es el nmero de la
radicacin que se quiere devolver.
Si no existe la radicacin en el sistema se desplegar una ventana indicndolo.
De lo contrario el proceso continua desplegando la siguiente pantalla.
Ac tiene la posibilidad de agregar un comentario u observacin sobre el

porque de la devolucin de la cuenta.
Seleccionando el botn DEVOLVER el sistema genera una ventana de
confirmacin del proceso de devolucin de la cuenta, si selecciona Yes
continua el proceso de contrario el proceso queda cancelado.
Cuando se DEVUELVE una cuenta el sistema cambia el estado

de la radicacin y elimina todos los registros anexos a la
misma.
Solamente se pueden devolver las cuentas que tengan el
estado en REGISTRO.
2.4 Anular Radicacin

La opcin Anular Radicacin, se debe utilizar cuando el usuario considera
que deba anular la radicacin puede ser por varias razones, faltan soportes,
existen muchas inconsistencias en la cuenta etc.
Para anular una cuenta lo primero que solicita el sistema es el nmero de la
radicacin que se quiere anular.
De lo contrario el proceso contina desplegando la siguiente pantalla.
Ac tiene la posibilidad de agregar un comentario u observacin sobre el

porque de la anulacin de la cuenta.
Seleccionando el botn ANULAR el sistema genera una ventana de
confirmacin del proceso de anulacin de la cuenta, si selecciona Yes continua
el proceso de contrario el proceso queda cancelado.
Cuando se ANULA una cuenta el sistema cambia el

estado de la radicacin y elimina todos los registros
anexos a la misma.
Solamente se pueden anular las cuentas que tengan
el estado en REGISTRO.
2.5 Estado Radicacin

Con esta opcin se puede conocer el estado de una cuenta.
Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el nmero de

radicacin asignado. Si existe la radicacin el sistema nos muestra el
respectivo estado de la radicacin.
Para
consultar
el
estado
de
una
nueva
cuenta
seleccione
el
botn
.
Para
volver
al
men
principal
seleccione
el
botn
2.6 Reporte Radicaciones por Fecha de Proceso

Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron ingresadas al
sistema en un periodo determinado. Para generarlo se debe seleccionar la
fecha inicial y la fecha final del periodo.
Si dentro del periodo seleccionado se encuentran registro se desplegar la

respectiva informacin. De lo contrario no se mostrar ningn registro.
El botn
Radicacin.
, retorna al men principal del mdulo de
2.7 Reporte Radicaciones por Fecha de Radicacin

Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron radicadas en un
periodo determinado. Para generarlo se debe seleccionar la fecha inicial y la
fecha final del periodo.
Si dentro del periodo seleccionado se encuentran registro se desplegar la

respectiva informacin. De lo contrario no se mostrar ningn registro.
El botn
Radicacin.
, retorna al men principal del mdulo de
3 Registro
Por medio de esta opcin se pueden consultar, registrar o modificar los tems
que hacen parte de una cuenta (factura).
3.1 Registro
Para ingresar a una cuenta previamente radicada, seleccione del men
principal de Registro el tem Registro. Digite el nmero de radicacin, haga
click en el botn Consultar (la tecla ENTER o INTRO cumple la misma
funcin).
Si el nmero de radicacin digitado no existe en el sistema se generar la
siguiente ventana de error:
Igualmente puede encontrar la radicacin deseada entrando por el LINK

RADICACIONES POR IPS. Una vez haya entrado por esta opcin se
desplegar la pantalla con las radicaciones respectivas, para la IPS
seleccionada. Seleccione la que desea registrar en el sistema y haga click
sobre el nmero de radicacin para entrar a la pantalla principal de Registro.
LINK RADICACIONES POR IPS
Si el nmero de radicacin digitado existe el sistema generar la Ventana de

Registro.
La Ventana de Registro cuenta con las siguientes opciones e informacin que

permiten realizar un registro completo de la cuenta:
Informacin bsica de la cuenta
Informacin de la Cuenta
El sistema permite visualizar los datos bsicos de la cuenta, como son:
radicacin, afiliado, identificacin del afiliado, IPS, nmero, tipo, fecha y valor
del documento de cobro.
3.1.1 Adicin de Items por Autorizacin
Permite registrar uno o varios tems a partir de una autorizacin realizada por
el sistema. Cuando se selecciona este botn el sistema en la ventana de
registro de autorizacin solicita el nmero de autorizacin dado por el sistema
o el manual, adems se deben diligenciar los datos de fecha de prestacin,
factura y mbito de atencin.
Con el botn BUSCAR el sistema realiza la seleccin de los registros de la

autorizacin especificada, el botn CANCELAR cancela el proceso y retorna a
la Ventana de Registro.
Si existen registros de servicios prestados con la autorizacin dada el sistema
adiciona estos datos como tems de la cuenta.
3.1.2 Generacin de Informe Preliminar

Este botn permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta,
el cual presenta el estado actual para cada uno de los tems registrados.
Para retornar a la ventana de Registro debe hacer click en los botones >> o
<< ubicados en la parte superior e inferior del informe.
3.1.3 Adicin de un Item

Cuando se requiere ingresar un nuevo tem a la cuenta se debe diligenciar en
la Ventana de Registro el Registro de Factura, en el cual el sistema genera
automticamente el nmero del nuevo tem y solicita los datos para el nuevo
tem.
Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea adicionar el tem se
debe hacer click en el botn REG>>.
3.1.4 Eliminacin de un Item
Este botn permite eliminar uno o varios tems (registros) de la cuenta; por
defecto este botn siempre esta inactivo, para activarlo se debe seleccionar el
tem a borrar haciendo click en la Casillas de Seleccin de Borrado que se
encuentra al lado izquierdo del indicador de tem para cada uno de los
registros de la cuenta.
Casillas de
Seleccin
de borrado
La informacin
recuperable.
eliminada
por
el
botn
Borrar
no
es
3.1.5 Edicin de un Item

Esta opcin permite editar los datos registrados a un tem , los cuales pueden
ser consultados o modificados.
Link de
Edicin de
Item
Para seleccionar un tem a editar se debe hacer click en el Link de edicin

de Item, con lo cual el sistema genera la ventana de edicin del tem
seleccionado. Este link de edicin est ubicado en la columna Item.
Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea actualizar el tem se
debe hacer click en el botn MODIF >>, si desea cancelar la edicin debe
hacer click en el botn CANCELAR.
3.1.6 Aceptacin de Cuenta
Cuando se han registrado los tems que hacen parte de la cuenta,

seleccionando el botn REVISAR INC la cuenta queda lista para ser auditada
por los usuarios de Revisin de Inconsistencias.
La cuenta que pasa a REVISIN DE INCONSISTENCIAS no puede volver a
ser consultada en REGISTRO, si es necesario debe usar la opcin Cambiar
Estado de Radicacin para pasarla al estado REGISTRO.
3.2 Aplicar Descuento

Este men nos permite aplicar descuento alas facturas radicadas.
El proceso comienza indicando a que IPS se le va a realizar el descuento; para

esto a hay que seleccionar la IPS en la lista desplegable de IPS a consultar.
para realizar el descuento sede indicar el porcentaje de descuento en la casilla

de aplicar descuento por, para actualizar los datos se debe oprimir el botn
.
Para
regresar
la
pantalla
de
registro,
se
debe
oprimir
el
botn


Para
consultar
el
estado
de
una
nueva
cuenta
seleccione
el
botn
.
Para
volver
al
men
principal
seleccione
el
botn
4 Auditoria Cuentas Mdicas

Este mdulo permite realizar la AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS por
capitacin o por evento, el cual est conformado por las opciones de: Revisin
de inconsistencias, Retornar Radicacin a Registro, Estado de radicacin e
Informes de Auditoria.
4.1 Revisin de Inconsistencias (Por Evento)

Con esta opcin se realiza la Auditoria de las cuentas mdicas por evento. Al
seleccionar esta opcin el sistema solicita el nmero de radicacin asignado a
la cuenta a auditar y muestra un consolidado de IPS con el nmero de facturas
radicadas, si existe la radicacin se genera la ventana de auditoria, de lo
contrario se generar una ventana de error en registro.
Link Radicaciones por IPS

seleccionada. Seleccione la que desea auditar en el sistema y haga click sobre
el nmero de radicacin para entrar a la pantalla principal de Revisin de
Inconsistencias. (Ver Numeral 3.1)
Cuando el sistema pasa del estado de REGISTRO al estado de AUDITORIA DE
CUENTA se genera una anlisis automtico de la cuenta. El sistema audita los
siguientes parmetros:
Afiliado en Base de Datos (G1-automtica)

Servicio incorporado al Plan de Beneficios (G2-automtica)
Servicio contratado con la IPS (G3-automtica)

Doble cobro de procedimiento (G4-automtica)
Mayor valor facturado (G5-automtica)
Menor valor facturado (G6-automtica)
Soportes (G7-manual)
Pertinencia del servicio (G10-manual)
Autorizacin del servicio (G11-manual)
Utilizacin mxima (G12-manual)
Copagos (G14-manual)
Otras glosas (G *)
Al analizar cada uno de los tems que hacen parte de la cuenta el sistema
para cada uno de los parmetros a auditar genera un visto bueno o una
inconsistencia denominada GLOSA. Existen Glosas Automticas que
solamente se pueden levantar por el anlisis que realiza el sistema y Glosas
Manuales las cuales el auditor las puede activar o desactivar de acuerdo a la
evaluacin a la cuenta.
Para cada uno de los tems de la cuenta, adems de la informacin de glosas el
sistema presenta la siguiente informacin:
Cdigo y descripcin del servicio

Indicador (grupo) del servicio
Diagnstico
Valor a pagar
Valor unitario
Cantidad
Valor cobrado
mbito de atencin
Documento del afiliado
Nombre del afiliado
Factura
Fecha de prestacin
Soportes
La Ventana de Auditoria cuenta con las siguientes opciones e informacin que

permiten realizar una auditoria completa y eficiente de la cuenta :
Informacin Bsica de la Cuenta
Valores

del documento de cobro. Adems aparecen los datos de valores que contienen
el valor de la suma de los registros de la cuenta, el valor de las glosas y el
valor a pagar.
4.1.1 Adicin de un tem
Cuando se requiere ingresar un nuevo tem a la cuenta se debe utilizar este

botn, el sistema en la ventana de Revisin de Inconsistencias genera
automticamente el nmero del nuevo tem y solicita los datos para el registro.
Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea adicionar el tem se
debe hacer click en el botn REG >>, si desea cancelar la adicin debe hacer
click en el botn CANCELAR.
4.1.2 Eliminacin de un Item
Este botn permite eliminar uno o varios tems (registros) de la cuenta; por
defecto este botn siempre esta inactivo, para activarlo se debe seleccionar el
tem a borrar haciendo click en la Casillas de Seleccin de Borrado que se
encuentra al lado izquierdo del indicador de tem para cada uno de los
registros de la cuenta.
Casillas de
Seleccin
de borrado
La informacin
recuperable.
eliminada
por
el
botn
Borrar
no
es
4.1.3 Edicin de un Item

Esta opcin permite editar los datos registrados a un tem, los cuales pueden
ser consultados o modificados.
Link de
Edicin de
Item
Para seleccionar un tem a editar se debe hacer click en el Link de edicin

de Item, con lo cual el sistema genera la ventana de edicin del tem
seleccionado. Este link de edicin est ubicado en la columna Item.
debe hacer click en el botn MODIF >>, si desea cancelar la edicin debe
hacer click en el botn CANCELAR.
Con esta opcin se puede marcar el tem editado como un registro de recobro
para los siguientes conceptos: Alto Costo, IPS Capitada, FOSYGA y Direccin
Local de Salud. . Una vez se han diligenciado estos datos se debe dar click
sobre el botn RECOB>>.
Cuando se modifica algn dato en el tem editado diferente a
Observacin el sistema ANALIZA nuevamente la cuenta,
por lo tanto las glosas manuales que se han agregado al
tem se desactivaran.
4.1.4 Visualizacin de Items
Los botones VTI y VSG permiten visualizar los tems de la cuenta;

seleccionando VTI se visualizan todos los registros de la cuenta, seleccionando
VSG se visualizan solamente los tems que tienen glosas. Cuando se carga la
ventana de Auditoria el sistema por defecto activa la opcin VTI.
4.1.5 Generacin Informe Preliminar

el cual presenta el estado actual para cada uno de los tems de la cuenta.
Para retornar a la ventana de Auditoria debe hacer click en los botones >> o
4.1.6 Aceptacin de Cuenta (Auditoria Medica)
Cuando se ha auditado por completo la cuenta a nivel tcnico seleccionando el

botn AUD MEDICA se dejar la cuenta lista para ser revisada por la Auditoria
Mdica.
4.1.7 Aceptacin de Cuenta (Financiera)
Cuando se ha auditado por completo la cuenta, seleccionando el botn

FINANCIERA se dejar la cuenta lista para ser revisada por Financiera.
4.2 Revisin de Inconsistencias (Por Capitacin)

Con esta opcin se realiza la Auditoria de las cuentas mdicas por capitacin.
Al seleccionar esta opcin el sistema solicita el nmero de radicacin asignado
a la cuenta a auditar, si existe la radicacin se genera la ventana de auditoria,
de lo contrario se generar una ventana de error en registro.
Link Radicaciones por IPS

seleccionada. Seleccione la que desea auditar en el sistema y haga click sobre
el nmero de radicacin para entrar a la pantalla principal de Revisin de

Inconsistencias. (Ver Numeral 3.1)
Cuando el sistema pasa del estado de REGISTRO al estado de AUDITORIA DE
CUENTA se genera una anlisis automtico de la cuenta. El sistema audita los
siguientes parmetros:
Afiliado en Base de Datos (G1-automtica)

Servicio incorporado al Plan de Beneficios (G2-automtica)
Servicio contratado con la IPS (G3-automtica)
Con este botn se puede relacionar las Ordenes de UPC que tiene una cuenta
mdica. Al relacionar las Ordenes puede escoger mas de una.
Para seleccionar una Orden de UPC haga doble click sobre la orden deseada.
Si desea retornar a la cuenta haga click sobre el botn <<RETORNAR.

el cual presenta el estado actual para cada uno de los tems de la cuenta.
4.2.2 Aceptacin de Cuenta (Financiera)

FINANCIERA se dejar la cuenta lista para ser revisada por Financiera.
4.3 Retornar Radicacin De Auditoria Medica A Auditoria Tcnica

Con esta opcin el usuario puede cambiar el estado de una cuenta. Siempre el
cambio de estado se hace al estado anterior al que se encuentra actualmente
la cuenta. Para este caso la cuenta cambia de estado Auditoria Mdica a
estado de Auditoria Tcnica.
4.4 Retornar Radicacin a Registro

la cuenta. Para este caso la cuenta cambia de estado Revisin de
Inconsistencias a estado de Registro.
Digite el nmero de radicacin a cambiar de estado. Si la radicacin no se

encuentra en estado Revisin de Inconsistencias, el sistema muestra un
mensaje indicando el estado actual de la cuenta:
Para cambiar el estado de la cuenta haga click en el botn

Para retornar al men de Auditoria haga click en el botn
.
.
4.5 Devolver Radicacin

Con esta opcin se puede devolver una radicacin que se encuentra en estado
de Registro. Los tems asociados a esta cuenta sern eliminados.
Para mostrar los datos de la radicacin, es necesario oprimir el botn

.
Para regresar a la pantalla de auditoria de cuentas medicas, se debe oprimir el
botn
4.6 Estado De Radicacin
Con esta opcin se puede conocer el estado de una cuenta. Para conocer el
estado de una cuenta el sistema solicita el nmero de radicacin asignado. Si
existe la radicacin el sistema nos muestra el respectivo estado de la
radicacin.
Adems en el tem procesos se muestra la informacin de que usuario ha

cambiado el estado de la cuenta y en que fecha, para cada uno de los
diferentes procesos involucrados en la auditoria de cuentas.
Para
consultar
el
estado
de
una
nueva
cuenta
seleccione
el
botn
.
Para
volver
al
men
principal
seleccione
el
botn
4.7 Informes de Auditoria

Con esta opcin se puede acceder a varios tipos de informes referentes a una
cuenta registrada en el sistema.
4.7.1 Anlisis de Cuenta

Digite el nmero de radicacin a consultar y haga click en el botn
Consultar.
Si el nmero de radicacin existe se presenta la siguiente informacin de la

cuenta:
Para retornar al men principal de Informes Auditoria seleccione el botn

o el botn >> que aparece en la parte superior e
inferior izquierda del informe.
4.7.2 Anlisis de Cuenta por tem

Consultar.

cuenta mostrando el detalle por tem:

4.7.3 Nota Dbito

Digite el nmero de radicacin y/o de la nota dbito a consultar y haga click
en el botn Consultar.

cuenta mostrando el detalle de la nota dbito:

4.7.4 Nota Crdito

Digite el nmero de radicacin de Respuesta a Glosa, el nmero de radicacin
de la nota crdito a consultar y haga click en el botn Consultar.

cuenta mostrando el detalle de la nota crdito:

4.7.5 Consolidado de Cuenta

Consultar.

cuenta mostrando el consolidado:

4.7.6 Cuentas con Glosa Pendiente por IPS
El informe muestra por IPS el nmero total de radicaciones que tienen glosas
pendientes.
Nmero total de Radicaciones
Para ver el detalle de las radicaciones con glosas debe hacer click sobre el
nmero total de radicaciones.
Para ver el consolidado de la cuenta debe hacer click sobre el nmero de

radicacin.
Para ver el detalle de seguimiento a glosas haga click en el botn >> que
aparece en la parte inferior izquierda del informe.

5 Financiera
Este mdulo permite realizar la AUDITORIA DE CUENTAS por parte de
Financiera, el cual est conformado por las opciones de: Financiera, Retornar
Radicacin a Revisin de Inconsistencias, Retornar Radicacin a Financiera,
Estado de Radicacin e Informes de Financiera.
5.1 Financiera
Con esta opcin se realiza la Auditoria de la cuenta mdica por parte de
Financiera. Al seleccionar esta opcin el sistema solicita el nmero de
radicacin asignado a la cuenta a auditar y muestra un consolidado por IPS con
el nmero de facturas en estado financiera.
Digite el nmero de radicacin, haga click en el botn Consultar (la tecla

ENTER o INTRO cumple la misma funcin).
La Ventana de Financiera cuenta con las siguientes opciones e informacin que
permiten realizar una auditoria completa y eficiente de la cuenta :
Informacin Bsica de la Cuenta
Valores

del documento de cobro. Adems aparecen los datos de valores que contienen
el valor de la suma de los registros de la cuenta, el valor de las glosas y el
valor a pagar.
Este botn permite generar un informe preliminar de la cuenta, el cual

presenta el detalle de glosas de la cuenta.
5.1.2 Aceptacin de Cuenta (Lista para Pago)

ACEPTAR CUENTA se deja la cuenta lista para pago y se genera la respectiva
nota dbito.
En este mdulo la informacin est slo disponible para

consulta y ningn tem de la cuenta puede ser modificado.
5.2 Retornar Radicacin a Revisin de Inconsistencias

la cuenta. Para este caso puede cambiar una cuenta de estado Financiera a
Revisin de Inconsistencias.
encuentra en estado Financiera, el sistema muestra un mensaje indicando el
estado actual de la cuenta:
Para cambiar el estado de la cuenta haga click en el botn << RETORNAR.

Para retornar al men de Financiera haga click en el botn Men
Financiera.
5.3 Retornar Radicacin a Financiera

la cuenta. Para este caso puede cambiar una cuenta de estado Lista para
Pago a Financiera.

encuentra en estado Lista para Pago, el sistema muestra un mensaje
indicando el estado actual de la cuenta:

Para retornar al men de Financiera haga click en el botn
.
.
5.4 Cuentas Listas para Pago

Con esta opcin se pueden conocer las cuentas que se encuentran actualmente
como Listas para pago.
Para ver del detalle de la Factura presione el LINK de la Columna


Para regresar a la pantalla de estado de radicacin, se debe presionar el botn

.
Para regresar a la pantalla de cuentas medicas financiera, se debe presionar
el botn
5.6 Informes de Financiera

Con esta opcin se puede acceder a varios tipos de informes referentes a una
cuenta registrada en el sistema.
5.6.1 Anlisis de Cuenta

. Si el nmero de radicacin existe se presenta la siguiente
informacin de la cuenta:
Para retornar al men principal de Informes Financiera seleccione el botn

o el botn >> que aparece en la parte superior e inferior
izquierda del informe.
5.6.2 Anlisis de Cuenta por tem

. Si el nmero de radicacin existe se presenta la siguiente
informacin de la cuenta mostrando el detalle por tem:

5.6.3 Nota Dbito

.
cuenta mostrando la nota dbito correspondiente:
Para retornar al men principal de Informes Financiera seleccione el botn

6 Seguimiento a Glosas
Este mdulo permite realizar el seguimiento a las Glosas, y contiene las
siguientes opciones: Respuesta a Glosas, Actualizacin Radicacin Respuesta a
Glosas, Auditoria Respuesta de Glosas, Anular Respuesta a Glosas, Conciliacin
Glosas, Estado de Radicacin e Informes de Respuesta a Glosas.
6.1 Respuesta a Glosas
Digite el nmero de la Radicacin y haga click en el botn Consultar (la

tecla ENTER INTRO cumple la misma funcin). En este escenario pueden
ocurrir cuatro eventos.
a. Si el nmero de radicacin digitado NO existe en la base de datos, el
sistema inmediatamente muestra un mensaje informando que la radicacin no
esta registrada.
b. Si el nmero de radicacin digitado existe en la base de datos, pero se

encuentra en algn estado diferente a LISTA PARA PAGO el sistema
inmediatamente muestra la siguiente pantalla informando el estado actual de
la radicacin:
c. Si el nmero de radicacin digitado existe en la base de datos, pero esa

radicacin no presenta glosas el sistema inmediatamente muestra la siguiente
pantalla informndolo:
Para retornar a la pantalla anterior haga click sobre el botn << RETORNAR.
Si desea volver a la pantalla principal de Seguimiento a Glosas, haga click
sobre el botn MENU SEGUIMIENTO GLOSAS.
d. Si el nmero de radicacin digitado existe en la base de datos y la cuenta
presenta glosas el sistema inmediatamente muestra la siguiente pantalla, para
realizar la respectiva Radicacin de Respuesta a Glosas:
En la pantalla de RADICACION RESPUESTA A GLOSAS se debe digitar la

informacin correspondiente a los datos de la respuesta a las glosas de una
cuenta; se encuentran integrados a este men los siguiente campos y botones:
Radicacin
Campo que asignar automticamente el sistema a cada Respuesta de Glosa.
Fecha Rad
Da (dd), mes (mm) y ao (aaaa), en que se efecta el proceso de radicacin
de la Respuesta de Glosa.
Nmero Documento
Corresponde al Nmero con el cual se identifica la Respuesta de Glosa.
Valor Cuenta $
Valor total de los servicios facturados, (se deben omitir puntos comas).
Fecha Cuenta
Da (dd), mes (mm) y ao (aaaa), de expedicin por parte de la Entidad
Prestadora de servicios (IPS) de la Factura Cuenta de Cobro.
debe hacer click en el botn RADICAR RG. Si desea cancelar la accin debe
hacer click en el botn MENU SEGUIMIENTO GLOSAS, para retornar a la
pantalla principal de Seguimiento a Glosas.
Al radicar la respuesta a glosas se desplegar la siguiente pantalla, mostrando
los datos digitados. El nmero de Radicacin de Repuesta de Glosas el sistema
lo asigna automticamente.
6.2 Actualizacin Radicacin Respuesta de Glosas
Digite el nmero de la Radicacin de Respuesta a Glosas y haga click en el

botn Consultar (la tecla ENTER INTRO cumple la misma funcin). En este
escenario pueden ocurrir tres eventos.
a. Si el nmero de radicacin de respuesta a glosas digitado no existe en la
base de datos, el sistema inmediatamente muestra el siguiente mensaje:
b. Si el nmero de radicacin de respuesta a glosas digitado existe en la base

de datos pero se encuentra en un estado diferente a REGISTRO REC GLOSA
(estado 7), el sistema inmediatamente muestra el siguiente mensaje y no deja
actualizar ningn campo de la radicacin:
c. Si el nmero de radicacin de respuesta a glosas digitado existe en la base

de datos y se encuentra en estado REGISTRO REC GLOSA (estado 7), el
sistema inmediatamente muestra la siguiente pantalla:
Realice los cambios respectivos para radicacin de respuesta a glosas y haga

click en el botn ACTUALIZAR RG para la actualizacin.
Para volver al men principal haga click en el botn MENU SEGUIMIENTO
GLOSAS.
6.3 Auditoria Respuesta de Glosas
Digite el nmero de la Radicacin de Respuesta a Glosas y haga click en el

botn Consultar (la tecla ENTER INTRO cumple la misma funcin). En este
escenario pueden ocurrir dos eventos.
a. Si el nmero de radicacin de respuesta a glosas digitado no existe en la
base de datos, el sistema inmediatamente muestra el siguiente mensaje:
b. Si el nmero de radicacin de respuesta a glosas digitado existe en la base

de datos, el sistema inmediatamente muestra la pantalla para la Auditoria.
EDICIN DE ITEMS
CHEQUEO DE GLOSAS
Para editar un tem seleccione el deseado de los LINKS de EDICIN DE

ITEMS.
Realice los cambios necesarios y presione el botn MODIF >>.

Para ver el Anlisis previo presione el botn VER ANLISIS.
Para aceptar la radicacin de Respuesta a Glosas presione el botn ACEPTAR

RP GLOSA.
6.4 Anular Respuesta de Glosas
Este mdulo permite realizar la anulacin de las radicaciones de Respuesta a

Glosas registradas en el sistema.
Complete el motivo de la Anulacin y presione el botn ANULAR.
6.5 Retornar Respuesta de Glosas a Auditoria

Este mdulo permite retornar una radicacin de Repuesta a Glosas a Auditoria.
Presione el botn RETORNAR para ejecutar el proceso de retorno de la

radicacin.
6.6 Conciliacin de Glosas

Este mdulo permite realizar la conciliacin con una IPS de las cuentas con
glosas pendientes por pagar.
Al hacer click en esta opcin el sistema muestra la ventana

CONCILIACION DE GLOSAS, la cual presenta el siguiente men.
6.6.1 Conciliacin de Glosas
Descripcin de campos:
SELECCIONE FECHA DE CORTE >>
Fecha en la cual se va a realizar el corte para hacer
la conciliacin de glosas.
REPRESENTANTE DE LA IPS >>
Persona asignada por la IPS para la conciliacin.
REPRESENTANTE DE LA ARS >>
Persona asignada por la Administradora para la
conciliacin.
MUNICIPIO DE CONCILIACION >>
Municipio donde se encuentra ubicada la IPS con la
que se va ha conciliar.
Lista desplegable en la cual se debe seleccionar
la IPS con la cual se va a realizar la conciliacin de cuentas.
SELECCIONE LA IPS A CONCILIAR >>
Al seleccionar la IPS el sistema despliega una pantalla en la cual de muestra

todas las facturas con glosas pendientes y con el pago consolidado de la IPS.
DETALLE GLOSAS PENDIENTES FACTURA
VALOR A PAGAR
VALOR ACEPTADO
En esta pantalla el usuario puede registrar cuanto paga de la glosado y cuando

acepta de pagar la IPS.
Al dar click en la casilla VALOR A PAGAR el usuario registra que la entidad
pagara todo lo que esta pendiente de esa glosa.
Al dar click en la casilla VALOR ACEPTADO el usuario registra que la IPS
acepta la glosa en su totalidad.
Al dar click en la casilla DETALLE GLOSAS PENDIENTES FACTURA el
sistema muestra una pantalla en la cual el usuario puede registrar el valor a
pagar y el valor aceptado para cada uno de los tems glosados.
VALOR A PAGAR
VALOR ACEPTADO
El usuario debe digitar en el cuadro de texto VALOR A PAGAR el valor que la

entidad se comprometi a pagar, el sistema de manera automtica coloca en el
cuadro de texto VALOR ACEPTADO por la IPS.
Con el botn RETORNAR el sistema nos retorna a la pantalla CONCILIACIN
DE GLOSAS, actualizando los totales valor a pagar y valor aceptado de la
cuenta.
En el cuadro RESUMEN CONCILIACIN al hacer click en el botn

sistema a por la IPS.
el
RESUMEN
CONCILIACION
Al hacer click en el botn CONCILIACIN el sistema genera el ACTA DE

SANEAMIENTO DE GLOSAS , la cual puede ser impresa (con el icono de
impresin en la parte inferior izquierda). Si se desea ver el detallado por cada
factura se debe hacer click en el botn [>>].
6.6.2 Informes de Conciliacin de Glosas
Estos informes nos muestran las conciliaciones registradas en el sistema.

Con esta opcin se puede conocer el estado de una cuenta. Para conocer el
estado de una cuenta el sistema solicita el nmero de radicacin asignado. Si
existe la radicacin el sistema nos muestra el respectivo estado de la
radicacin.
6.8 Informes de Seguimiento a Glosas

Con esta opcin se puede visualizar diferentes instancias del proceso de
seguimiento a glosas.
7 Interfase Contable
El Mdulo de Interfase Contable est conformado por las opciones de:
Interfase Contable, Reporte ltima Interfase, Retornar Radicacin a Listo para
Pago y Estado de Radicacin.
7.1 Interfase Contable

Esta opcin realiza la consolidacin de las cuentas mdicas que estn listas
para pago y genera la interfase (archivos planos) para contabilidad. Al
seleccionar esta opcin el sistema genera la ventana de interfase contable en
la cual se digitan los parmetros que permiten hacer la seleccin de las
cuentas a consolidar; la seleccin de las cuentas se puede realizar por los
siguientes parmetros de seleccin:
NITS, el cual selecciona las cuentas que pertenecen al rango de NITS de

IPS especificado.
Documento de cobro, el cual selecciona las cuentas que pertenecen al

rango de facturas especificado.
Fecha Contable, el cual selecciona las cuentas que cumplen con la fecha
de vencimiento de la cuenta a partir de la fecha de radicacin.
Los parmetros de seleccin se pueden combinar para que la seleccin de las

cuentas a consolidar sea ms especifica.
Una vez se han seleccionado los parmetros de seleccin de las cuentas se
para generar los archivos
debe hacer click en el botn

de interfase contable.
El sistema selecciona con los parmetros de seleccin definidos las cuentas que
cumplen y va relacionando las radicaciones (cuentas) que consolid, con el
botn REPORTE se puede obtener el Reporte de la consolidacin, adems en
el directorio XXX, quedan los 3 archivos planos (documento.txt, concepto.txt y
cuota.txt) del proceso de consolidacin realizado.
Para generar el Reporte de consolidacin del proceso de Interfase Contable

haga clic sobre el botn
7.2 Reporte Ultima Interfase

Esta opcin permite generar el Reporte de consolidacin del ultimo proceso de
Interfase Contable generado.
7.3 Retornar Radicacin FACTURA a Listo para Pago

la cuenta. Para este caso puede cambiar una cuenta de estado Consolidado
Pago a Lista para Pago.

encuentra en estado Consolidado Pago, el sistema muestra un mensaje
indicando el estado actual de la cuenta:

Para retornar al men de Interfase Contable haga click en el botn

.
7.4 Retornar Radicacin RESPUESTA A GLOSA a Listo para

Pago
Con esta opcin el usuario puede cambiar el estado de una radicacin de
Respuesta a Glosa a la opcin Lista para Pago.
Digite el nmero de radicacin de respuesta a glosa a cambiar de estado. Si la

radicacin no se encuentra en estado funcional del proceso el sistema muestra
un mensaje indicando el estado actual de la cuenta:
Para retornar al men de Interfase Contable haga click en el botn

.


8 Carga de RIPS
Este mdulo permite cargar al sistema la informacin de las cuentas mdicas
entregadas por la red de prestadoras (IPS) contratadas. El sistema realiza las
siguientes actividades: carga los archivos RIPS, valida los archivos RIPS, carga
la informacin de los archivos RIPS en la base de datos del sistema y radica las
facturas que se encuentran en los archivos para su respectiva auditoria. En
esta ventana se debe seleccionar la IPS a la cual se va a cargar los archivos y
digitar el nombre del archivo de control. Para realizar la carga haga click en
el botn
se realiza la carga de los archivos RIPS.
Para la carga de los archivos estos deben ser ubicados en el directorio virtual
c:\integra_ars\carga_rips\, en este directorio es donde el sistema realiza la
respectiva bsqueda de los archivos. Cuando se realiza la carga es posible que
se generen los siguientes errores en el proceso de carga del archivo de control:
No existe el archivo seleccionado

Falta archivo de datos
Verifique cdigo MINSALUD
Ya se cargaron RIPS para ese archivo de control
Para cada uno de estas inconsistencias el sistema genera un mensaje y no

permite continuar con el proceso de carga hasta que no sea solucionado.
Cuando la carga del archivo de control es exitosa el sistema activa el botn

con el cual se puede iniciar el proceso de carga y validacin de los
se cancela el proceso y se
archivos RIPS. Al seleccionar el botn
regresa a la ventana de Carga de RIPS.
El proceso de carga y validacin de los archivos RIPS se realiza en el siguiente
orden: Transacciones, Descripcin agrupada de servicios, Usuarios, Consulta,
Procedimientos, Urgencias, Hospitalizacin, Recin nacidos, Otros servicios y
Medicamentos; para cada una de estos archivos se genera una pantalla
indicando el proceso realizado, al finalizar cada carga aparecen los botones
RETORNAR y CONTINUAR con los que se puede cancelar el proceso o continuar
con la carga del siguiente archivo.
El proceso de carga y validacin de archivos RIPS finaliza cuando el sistema

llega a la Ventana de Aceptar Proceso, en la cual se relacionan las
inconsistencias presentadas por cada uno de los archivos de datos cargados y
las facturas que van a ser cargadas. Adems el sistema presenta las opciones
de carga de los RIPS a la base de datos.
La relacin de las inconsistencias presentadas se hacen indicando el archivo, el

registro y la causa de la inconsistencia; cuando no existen inconsistencias en la
carga
de
los
archivos
se
genera
el
mensaje
NO
EXISTEN
INCONSISTENCIAS.
Numero Cuenta de Cobro
Seleccionando este botn la informacin de los archivos RIPS es cargada en la

base de datos del sistema y estar disponible para actividades de estadstica, y
adems se generar un proceso de radicado y registro de cuentas, que podrn
ser auditadas por el mdulo de CUENTAS MEDICAS. Las facturas quedarn
radicas una a una.

base de datos del sistema y estar disponible para actividades de estadstica, y
adems se generar un proceso de radicado y registro de cuentas, que podrn
ser auditadas por el mdulo de CUENTAS MEDICAS. Para poder habilitar y
utilizar este botn es necesario colocar el nmero de la cuenta de cobro en el
cuadro de texto Numero Cuenta de Cobro. Las facturas sern radicadas a
modo consolidado en una cuenta de cobro.

base de datos del sistema y estar disponible para actividades de estadstica.
Seleccionando este botn el proceso de carga de RIPS queda cancelado,

posteriormente puede volverse a cargar dichos archivos.
9 Medicamentos
Este mdulo permite cargar al sistema la informacin de las Facturas de
Medicamentos. El sistema realiza las siguientes actividades: carga los archivos
de Medicamentos, valida los archivos, carga la informacin de los archivos de
Medicamentos en la base de datos del sistema y radica las facturas que se
encuentran en los archivos para su respectiva auditoria. En esta ventana se
debe seleccionar la IPS a la cual se va a cargar los archivos y digitar el nombre
del archivo de control. Para realizar la carga haga click en el botn
se realiza la carga de las Facturas de Medicamentos.
10 Alto Costo
El mdulo alto costo contiene los mdulos que permiten realizar los procesos
relativos al control, seguimiento y cobro de los eventos que se causen a partir
de la atencin a un afiliado.
En sta pantalla se observan las diferentes opciones que hacen parte del
proceso de recobro de alto costo.
Componentes de la pantalla de informacin:
10.1 Aseguradoras
En este mdulo se registran las empresas aseguradoras con las cuales se
establecer o se tiene establecido un contrato de reaseguro. En esta pantalla
se cargan los datos bsicos correspondientes a la empresa que prestar sus
servicios de seguros, sobre las plizas que se llegarn a suscribir entre las dos
partes.
La pantalla esta compuesta de dos partes a razn: Datos Aseguradora y Grilla
de Aseguradoras existentes.

: Datos bsicos correspondientes a la informacin
distintiva de una empresa que presta el servicio de aseguramiento; a
continuacin se relacionan cada uno de los campos que hacen parte de esta
seccin:
: Nmero de identificacin interno, el cual es nico y representativo para
todos los procesos en donde intervenga este registro.
: Nmero de identificacin tributario asignado por DIAN.
: Digito de control asignado por la cmara de comercio para
identificar la validez del Nit.
: Descripcin o razn social que tiene asignada la empresa ante la
DIAN.
empresa.
: Nombres y Apellidos del representante legal de la
: Nombres y Apellidos del funcionario con el que se estableci o

establece el contacto con esa empresa.
: Ubicacin geogrfica dentro de un departamento y ciudad en donde
se encuentra el establecimiento.
: Lista desplegable con informacin de los departamentos en los
cuales se encuentre ubicada la empresa.
: Lista desplegable con relacin a las ciudades pertenecientes al

departamento anteriormente seleccionado
: Nmero telefnico para establecer contacto con la empresa
: Nmero del fax para establecer contacto con la empresa
: Direccin de correo electrnico para establecer contacto con la empresa
En la segunda parte de la pantalla encontramos:
Listado (Grilla) General de Empresas aseguradoras registradas en el sistema :
Usted podr seleccionar una de las empresas aseguradoras que ya estn

registradas en el sistema, para lo cual ser necesario realizar clic en el botn
, el cual se encuentra en la esquina superior izquierda de la grilla de
aseguradoras; esta accin visualizar el botn Modificar.
: Botn que realiza la actualizacin en la base de datos, con los
detalles que hayan sido alterados .
: Botn que adiciona en la base de datos, la informacin digitada
en los campos correspondientes a Datos aseguradora
10.2 Plizas de Reaseguramiento
En ste mdulo se crearn y se realizarn las modificaciones que sean

necesarias a una pliza especfica. Las plizas debern ser asignadas a una o
unas aseguradoras y contendrn la informacin necesaria para el debido
control y mantenimiento de cada uno de los procesos en las que ellas
intervienen.
: Ttulo seccin de informacin.
: Numeracin legal y representativa de la pliza.
: Numeracin interna de plizas existentes en el sistema.
: Lista desplegable con las Aseguradoras manejadas por el
sistema.
: Lista desplegable con informacin de los tipos de plizas con los
que se trabaja.
: Fecha en la cual entra en vigencia la pliza en mencin.
: Fecha de caducidad en la pliza en mencin.
: Fecha hasta la cual es posible la presentacin de
reclamos.
: Valor monetario correspondiente al tope deducible de la pliza

en mencin.
: Valor mximo monetario al que puede acceder un afiliado.
:Valor agregado
: Valor a pagar a la aseguradora por cada afiliado incluido en
ella.
pliza.
: Valor mximo al que podrn llegar los costos sobre la
: Valor porcentual mximo al que podr acceder en los

movimientos de recobro.
Cuando se accede a la informacin que esta registrada en el sistema, mediante
, sta solo ser presentada en modo
el cargue de datos utilizando el botn
.
de consulta, slo podr modificar el campo
: Botn que actualiza el registro seleccionado en la base de datos.
: Botn que adiciona en la base de datos, la informacin digitada
en los campos correspondientes a Datos Pliza.
La grilla (Listado General) de Plizas, contendr la informacin bsica en la
identificacin de estas; para obtener la totalidad de la informacin
correspondiente, es necesaria acceder a los datos.
Acceder Datos
10.3 Convenios por Pliza
En ste mdulo se establecern a las plizas, los convenios que sean

determinados a ser cubiertos en determinados contratos.
Para tal efecto es necesarios seleccionar la pliza y el convenio, seguidamente
(individual)
se realizar la asignacin presionando el botn
(masivo). Para realizar la accin contraria cuenta tambin con los botones
Nota: El mantenimiento de convenios se realiza por el mdulo Contratacin,

Adm Convenios.

: Lista desplegable con informacin de las plizas existentes.
: Fecha en la que empieza la Pliza
: Fecha de finalizacin de la Pliza
: Lista desplegable de convenios vigentes.
: Lista desplegable con informacin de los convenios que hacen parte
de la pliza seleccionada.
: Botn que realiza la asignacin de un convenio a una pliza
seleccionada.
: Botn que asigna todos los convenios a una pliza seleccionada.
10.4 Afiliados / Patologa
En el mdulo afiliados por patologa, se podr realizar seguimientos y acciones

a los eventos ocurridos por un o todos los diagnsticos clasificados como alto
costo. Para ello es necesario seleccionar un diagnstico, escoger si superan el
deducible no, la factura de la IPS y el descuento por afiliado. Presione el
botn ver afiliados.
: Lista desplegable con informacin correspondiente a diagnsticos
clasificados como alto costo.
: Botn de accin que activar la visualizacin de Afiliados que
causan eventos por el diagnstico seleccionado o por algn diagnostico, si la
seleccin en la lista desplegable fue
Listado de afiliados con eventos de diagnstico clasificado alto costo.
Para tener la informacin correspondiente a un afiliado y diagnstico

, el cual abrir una pantalla con
especfico, seleccionamos el botn
informacin de facturas por afiliado. Como podemos observar en la siguiente
imagen:
La pantalla esta compuesta de dos partes a razn:

: Ttulo informativo de seccin, en los que estn agrupados los
datos bsicos del afilado.
: Descripcin de nombres y apellidos del afiliado.
: Nmero de identificacin del afiliado.
: Tipo de sexo del afiliado.
: Numeracin interna del afiliado
: Fecha de registro del contrato de afiliacin
: Fecha en la cual desaparece el vinculo de afiliacin
(podra ser nula, debido a que la afiliacin esta vigente).
: Diagnstico clasificado en Alto Costo.
: Botn que permite la visualizacin
correspondientes al afiliado seleccionado.
de
todas
las
facturas
Botn que autoriza la visualizacin de las facturas pendientes,

correspondientes al afiliado seleccionado.
En la segunda parte de la pantalla se observa una grilla correspondiente a las
facturas pendientes a envo a recobro:
:
: Nmero de documento de cobro, presentado por la IPS.

: Instituto Prestador de Servicios que presto los servicios y realiza el
cobro.
: Nmero consecutivo asignado al momento de recibir los documentos
correspondientes a un recobro.
: Indicador realizacin de proceso auditor.
: Valor monetario por el cual se realizar el recobro.
: Indicador de la pliza a la que hace referencia.
: Fecha de inicio de la pliza.
: Fecha de finalizacin de la pliza.
: Botn que permite la visualizacin detallada de facturas.
A continuacin se observa la pantalla correspondiente a Detalle de Factura.
En esta pantalla se observan los diferentes tems que conforman el documento

contable, adems de los campos ya relacionados anteriormente de la seccin
, se encuentran :
: Correspondiente a la fecha de afiliacin y registro como afiliado
de alto costo.
Social.
:Fecha de afiliacin al Sistema General de Seguridad
: Cantidad monetaria por la cual se enva el proceso de

cobro.
: Seccin correspondiente al documento contable Factura.
: Monto mximo por el cual se podr causar un evento.
: Instituto Prestador de Servicios que presto los servicios y realiza el
cobro.
recobro.
: Indicador en el cual se observa si una factura a sido enviado o no a
: Indicador que denota que se ha realizado la respectiva auditoria

sobre el documento; cuando ste indicador se encuentra en estado
desactivado
, se podr realizar correcciones dentro de la grilla, en el
tem que seleccione:
Al haber realizado modificacin sobre los datos que fueron presentados, se
deber proceder con el proceso de actualizacin en la base de datos, esto ser
ejecutado por el botn
aceptados.
; solo hasta ese momento los datos sern
: Fecha en la cual fue auditada la factura.

: Seccin correspondiente a detalles de
servicios por los cuales se esta presentado la factura, la casilla
podr ser modificado solo cuando la casilla de verificacin de auditoria no este
activa.
: Valor monetario que totaliza los valores individuales de la grilla
de servicios.
: Botn que activa la visualizacin de todos los tems de servicios,

que hacen parte de la factura.
: Botn que activa la visualizacin de los tems de servicios,
pendientes por recobro.
: Descripcin del servio prestado.

: Fecha de la prestacin del servicio
: Valor monetario correspondiente al servicio.
: Valor monetario pagado a la IPS

: Indicador que advierte si se recobra o no este tem.
: Valor econmico por el cual se presentar el recobro.
10.5 Recobro Facturas
Seleccin de diagnsticos Alto Costo
El Mdulo Recobro Facturas, permite la visualizacin individual o general por

diagnsticos de las facturas que estn auditadas y las cuales se envan al
proceso de recobro a la entidad aseguradora.
En La grilla correspondiente a facturas para enviar al proceso de recobro se
podr observar los siguientes campos:
Indicador de Recobro
: Indicador de recobro, en el cual se marcan las facturas que sern

enviadas al proceso.
: Seleccin de factura para ser visualizada totalmente, es de anotar que los
campos slo estarn en modo de consulta y no podrn ser modificados.
: Botn de proceso y marcacin de facturas seleccionadas para ser

envidas al proceso de recobro. Cuando la accin se ha realizado aparecer el
mensaje correspondiente al estado resultado del mismo.
10.6 Registro Manual de Cuenta
Seleccione los campos Radicacin, Factura, Dcto Afiliado y la Pliza Reaseguro

y presione el botn VER FACTURAS.
: Seleccin de factura para ser visualizada totalmente y podrn ser

modificados. Realice los cambios pertinentes y presione el botn
ACTUALIZAR.
10.7 Registro Pagos Aseguradora
En ste mdulo se registrarn los pagos realizados por la Empresa

Aseguradora, sobre las cuentas de cobro que se han enviado con anterioridad.
: Seccin correspondiente a la informacin de la respuesta
entregada por la administradora, sobre un recobro realizado.
: Lista desplegable con los diagnsticos seleccionados como alto costo.

: Lista desplegable de afiliados que tienen registrados alto costo por la
patologa considerada alto costo.
: Lista desplegable de Documento contable a la cual hace referencia la
cuenta de cobro presentada a la Aseguradora.
: Lista desplegable
servicios.
de Instituto Prestador de Servicios que presto los
: Valor monetario por el cual se envo la cuenta de cobro.

: Numeracin interna de consecutivo de envos.
: Fecha en la cual se realiz el envo.
: Cantidad monetaria por el cual se descuenta un valor sobre el
recobro.
: Cantidad monetaria que entregar la aseguradora, por concepto de los
tems presentados en la factura seleccionada.
: Numeracin legal correspondiente al siniestro o documento con el
cual la aseguradora hace el pago.
: Botn que realiza la adicin o correccin de una respuesta
entregada por la aseguradora, sobre un recobro realizado.
: Botn que permite el ingreso a la pantalla correspondiente a
Radicacin Glosas; al ingresar por sta opcin los datos que fueron cargados
durante
esta
pantalla,
sern
cargados
en
la
siguiente
10.8 Radicacin Glosas
En el mdulo Glosas, se realizarn los registros correspondiente a los

descuentos liquidados por la aseguradora, en los servicios que sealaron no
validos a aceptar en la cuenta de cobro enviada.
: Lista desplegable de documentos contables con caracterstica
patolgica seleccionada; se deber seleccionar una de ellas de la cual se
realizarn las glosas presentadas por la Aseguradora.
: Lista desplegable, que visualiza el Instituto Prestador de Servicios que
realiz los servicios.
: Lista desplegable con los tems enviados en el proceso de recobro.
: Cantidad monetaria por el cual se envo la cuenta de cobro.
: Fecha en la cual se realiz el recobro.
: Lista desplegable, correspondiente a los tipos de glosas existentes
definidos.
: Diferencia entre el valor del recobro y valores de glosa.
: Valor monetaria por el cual se efecta el descuento.
: Botn que adiciona o registra los cambios visuales a la base de

datos; cuando realiza la actualizacin se ejecutar un mensaje de estado del
proceso.
10.9 Registro Respuesta a Glosas
En sta pantalla se registrarn las respuestas que se efectuarn a las glosas

generadas por la Aseguradora. Para ello se deber seleccionar cada uno de los
.
campos solicitados en la seccin correspondiente a
patolgica seleccionada; se deber seleccionar un de ellas de la cual se
: Nmero descriptivo de la glosa
: Cantidad monetaria por la cual se realiza la glosa.

: Fecha en la cual se realiz la glosa
: Fecha en la cual se esta estableciendo una respuesta sobre la glosa
seleccionada.
: Valor por el cual se est estableciendo la respuesta sobre la glosa
presentada por la aseguradora.
10.10 Seguimiento Respuesta a Glosas
En ste mdulo se realiza auditoria a las respuestas que se han enviado a la

Aseguradora sobre una glosa establecida, las respuestas procuran recuperar
valores que en primera instancia fueron rechazados. Para realizar dicho
proceso es necesario llenar la siguiente informacin:
patolgica seleccionada; se deber seleccionar un de ellas de la cual se
Inmediatamente al seleccionar el servicio, si se han realizado respuestas a la

glosa por ste concepto, visualizar la informacin correspondiente a dichos
procesos.
es necesario presionar
Para acceder a los datos

el botn
digitada.
, el cual actualizar los campos con la informacin anteriormente
: Cantidad monetaria por la cual se realiza la glosa.

: Estado de la respuesta.
: Fecha en la que se realiz la respuesta.
: Valor por el cual se envo la respuesta.
: Valor Por recuperar.
: Fecha en la cual la respuesta elevada, obtiene de la aseguradora,
aceptacin sobre un valor.
: Cantidad monetaria por la cual es aceptada una respuesta enviada.
: Nmero de documento de la aseguradora en el cual elabora un
pago sobre la reclamacin (respuesta)
: Etapa en la que se encuentra la respuesta.
: Botn de actualizacin a
La grilla correspondiente a respuesta a glosas esta compuesta por:

: Nmero de la glosa
: Valor a reclamar sobre la glosa realizada por la aseguradora.
: Fecha en la cual se realiza la respuesta.
enviada.
: Valor aceptado por la aseguradora, con relacin a la respuesta
: Fecha registro de aceptacin por parte de la aseguradora a una

respuesta.
: Nmero documento de la Aseguradora con el cual aceptan una
respuesta.
10.11 Generacin de Informes
En ste mdulo se podrn consulta e imprimir los movimientos realizados en

cada uno de los procesos que hacen parte de los mdulos de alto costo.
Seleccione los parmetros deseados y presione el botn
desplegar el informe.
para
11 Recobros
Este mdulo permite realizar el recobro de facturas pagadas por concepto de:
IPS Capitada, Tutelas, Servicios No POSS.
La pantalla Recobros contiene las opciones de este mdulo.
11.1 Facturas por Afiliado

Esta opcin permite consultar las facturas pagadas que presentan un concepto
de recobro pendiente de recobrar y marcar aquellos items por cada factura que
van a ser recobrados; el men nos permite buscar por Tipo de Recobro, por un
periodo (Fecha Inicial y Fecha Final), por No. de factura y por la el No. De
documento del afiliado.
Facturas Encontradas
Para poder ver el detalle de la factura, se debe dar un click en el botn
En la ventana SERVICIOS PENDIENTES POR RECOBRO >> el sistema presenta por cada
factura los items que tienen pendiente un recobro, para cada item de la factura
seleccionada en la casilla Rec el sistema permite marcar si se debe recobrar
ese item, en la casilla Valor a Recobrar se puede editar y modificar el valor a
recobrar. Con el botn
se actualiza el registro de recobro.
Para retornar al men principal debe dar un click en el botn
11.2 Recobro de Facturas

Este mdulo permite realizar la consolidacin de facturas para su respectivo
Recobro.
Se debe seleccionar en la opcin TIPO el Tipo de Recobro a realizar:

Cuando el Recobro es del tipo IPS CAPITADA en la opcin IPS al seleccionar
Factura el sistema permite filtrar las cuentas a recobrar por la IPS que
factura, y por Recobrar permite filtrar las cuentas a recobrar por la IPS a la
que se le realizar el recobro.
Para
buscar
botn
una
factura
determinada,
se
puede
dar
un
click
en
el
el sistema deja las facturas a Recobrar seleccionadas

Con el botn
como enviadas a recobro.
11.3 Registro Manual de Cuentas

Esta opcin nos permite cargar a la matriz de Recobros la informacin de las
facturas consolidadas que no fueron marcadas como recobro por el auditor de
cuenta mdica.
Para buscar una factura se debe seleccionar en la casilla Radicacin el

numero de radicacin, si se desea hacer una bsqueda mas detallada de los
servicios en la factura se puede en la casilla Factura No. seleccionar el
numero de la subfactura a buscar y en la casilla Dcto.Afiliado el usuario al
que se le prestaron los servicios, para buscar la factura se debe hacer click en
el botn
Si existe la cuenta el sistema muestra los items de la factura y con el botn

se debe ir seleccionando cada uno de los items a recobrar, indicando el Tipo de
Recobro a realizar y el valor del recobro.
11.4 Registro de Pagos

Esta opcin permite registrar los pagos que se realizan a los recobros
realizados.
Para realizar el registro del pago se debe seleccionar el Tipo de Recobro, el
numero de la factura origen y el documento del afiliado.
el sistema despliega una consola

Al seleccionar un registro con el botn
donde se visualiza el Valor cobrado y permite registrar el Valor cancelado y la
Fecha de pago.
actualiza los datos de Valor cancelado y Fecha de pago para el

El botn
registro seleccionado.
11.5 Radicacin Glosas

Esta opcin nos permite registrar las glosas presentadas por las entidades a
las cuales se les realiza el recobros de facturas.
Se debe seleccionar el Tipo de Recobro, el afiliado, la factura origen y el
servicio recobrado.
El sistema solicita registrar la Fecha en que se aplica la glosa, el Motivo de

glosa y el Valor glosado.
11.6 Registro Respuesta a Glosas
Esta opcin nos permite registrar las respuestas a las glosas realizadas a las
glosas presentadas por las entidades a las que se les realiz el recobro.
Se debe seleccionar el Tipo de Recobro, el afiliado, la factura origen y el
servicio recobrado.
El sistema solicita registrar la Fecha en que se realiza la respuesta a glosa, el

Valor de la respuesta y un comentario u observacin a la respuesta.
Para retornar al men principal se debe dar un click en el botn
11.7 Conciliacin de Recobros

Esta opcin nos permite registrar las conciliacin realizadas a aquellas facturas
que han sido recobradas y presentan un valor pendiente a pagar.
El botn
retorna los valores a conciliar por cada uno de las facturas
recobradas que no presentan pago.
permite generar el Resumen de Conciliacin en el cual

El botn
aparece: el total de facturas a recobrar conciliadas, el valor total conciliado, el
valor aceptado por la IPS, el valor aceptado por la entidad y el valor a recobrar
por la entidad y registrar una observacin de ser necesario.
Al seleccionar el botn de Resumen de Conciliacin el sistema verifica que

se hayan registrado los datos obligatorios de conciliacin, de no haberse
diligenciado por completo el sistema coloca un marcador * para indicar cuales
campos hace falta por diligenciar.
Con el botn
el sistema registra la Conciliacin y actualiza el
estado de los valores recobrados en cada una de las facturas conciliadas.
11.8 Interfase Contable para Conciliaciones

Esta opcin permite generar la Interfase Contable con las notas dbito para
cada una de las facturas previamente conciliadas.
Cuando el sistema presenta las facturas que han sido conciliadas, la casilla Int.
permite seleccionar o retirar una conciliacin del proceso de interfase contable.
genera el proceso de Interfase contable para las
El botn
conciliaciones de recobro seleccionadas.
11.9 Reportes
Esta opcin permite generar los informes del proceso de Recobros y de las
Conciliaciones a los Recobros.
Para los informes de Recobros se debe seleccionar el Tipo de Recobro, la fecha
del informe, indicar si el informe se va a generar por Afiliado o por Servicio e
indicar el estado de los recobros a reportar: recobros enviados, recobros
pendientes por enviar y recobros marcados. El sistema permite generar el
detalle de los informes en archivos planos.
El informe generado puede ser impreso o exportado a un archivo con formato:

doc, xls o pdf.
Los informes de Conciliacin se pueden generar por el estado de la

conciliacin: Conciliados, Ejecutados, Pendientes o un consolidado de
conciliaciones. Se debe seleccionar el periodo de conciliaciones para el cual se
desea generar el informe.
El informe generado puede ser impreso o exportado a un archivo con formato:

doc, xls o pdf.

Manual Del Usuario - Grupo Cuentas Medicas - Ver 4.1

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Bogot D.C., Diciembre 2006

Adm Cuentas ................................................................................... 5

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

Recobro de Facturas ................................................................. 99

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

1.1 Pasar Orden Auditoria Presencial A Urgencias

Los componentes de esta pantalla son:

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

Para ver los datos de la orden de auditoria, se debe ingresar el nmero de la

Si la orden no existe, el sistema genera el siguiente mensaje :

Si la Orden existe se genera la siguiente pantalla:

En esta pantalla se muestra los datos de la orden de auditoria, para poder

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

Para regresar a la pantalla de Pasar Orden de Auditoria Presencial A Urgencias,

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

En la ventana de RADICACION CUENTA se debe digitar la informacin

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

Si el proceso de radicacin fue exitoso el sistema indica la informacin con la

Para regresar a la ventana CUENTAS MEDICAS RADICACIN haga

El sistema NO PERMITE LA DUPLICIDAD de facturas cuentas

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

El sistema cuenta con un parmetro de control que no permite realizar el

2.2 Mantenimiento Radicacin

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

La consulta mostrara una pantalla de datos; el proceso de actualizacin o

El mantenimiento de una cuenta se puede realizar

Para regresar a la ventana CUENTAS MEDICAS RADICACIN haga

2.3 Devolver Radicacin

Si no existe la radicacin en el sistema se desplegar una ventana indicndolo.

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

De lo contrario el proceso continua desplegando la siguiente pantalla.

Ac tiene la posibilidad de agregar un comentario u observacin sobre el

Cuando se DEVUELVE una cuenta el sistema cambia el estado

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

2.4 Anular Radicacin

Si no existe la radicacin en el sistema se desplegar una ventana indicndolo.

De lo contrario el proceso contina desplegando la siguiente pantalla.

Ac tiene la posibilidad de agregar un comentario u observacin sobre el

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

Cuando se ANULA una cuenta el sistema cambia el

2.5 Estado Radicacin

Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el nmero de

Si no existe la radicacin en el sistema se desplegar una ventana indicndolo.

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

2.6 Reporte Radicaciones por Fecha de Proceso

Si dentro del periodo seleccionado se encuentran registro se desplegar la

, retorna al men principal del mdulo de

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

2.7 Reporte Radicaciones por Fecha de Radicacin

Si dentro del periodo seleccionado se encuentran registro se desplegar la

, retorna al men principal del mdulo de

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

Igualmente puede encontrar la radicacin deseada entrando por el LINK

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

LINK RADICACIONES POR IPS

Si el nmero de radicacin digitado existe el sistema generar la Ventana de

Manual de Usuario Integr@ARS Versin. 4.1 Captulo 4 - Cuentas Mdicas

La Ventana de Registro cuenta con las siguientes opciones e informacin que

3.1.1 Adicin de Items por Autorizacin

Con el botn BUSCAR el sistema realiza la seleccin de los registros de la