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eficiencia de tu empresa
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Deja siempre espacios en blanco entre una tarea y otra, de esa manera evitars tener que ir
aplazando todo e ir con prisa. Dependiendo de la actividad hay que dejar un margen de error
mayor o menor. Hay que tener en cuenta que algunas reuniones se pueden alargar durante
mucho rato, mientras actividades rutinarias requieren un margen de error bastante bajo, ya
que son cosas que hacemos sin pensar y siempre a la misma velocidad.
Intenta tener todo al da, es decir, termina cada da lo que tenas planeado, incluso si eso
supone tener que pasar alguna hora extra en la oficina, ya que si no esa tarea pasar a estar
en la lista del da siguiente, y aplazar otra actividad que tenas planeada para ese da, y al
final tendrs que pasarte varias horas extras teniendo que terminar el trabajo que no habas
podido completar esos das. Por eso tambin es importante que tu agenda laboral sea posible
de completar, y que no requiera acabar agotado cada da. Eso slo nos provocar que
dejemos de organizarnos el da por culpa del sobreesfuerzo que nos supone.
Una vez empieces a utilizar la agenda con regularidad, los cambios que se realizan son
obvios, y ya no llegars a casa con la sensacin de que tu da a sido poco productivos. Sabrs
en que habrs hecho en cada momento, y te sentirs bien contigo mismo.
lgo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede ocasionar
problemas desastrosos en elrendimiento profesional de las
personas y, de manera directa, en la productividad de las
empresas. Lo importante de tener un organizador, es delimitar
tiempos y espacios para tus actividades, pero sobre todo, cumplir
con ello.
Cuntos de ustedes podran asegurar que saben manejar su agenda?
Para lograrlo se debe tener una definicin bien estructurada de tus
quehaceres para estar a un paso adelante a las circunstancias: te anticipas
a las reuniones, sabes cules son tus objetivos primordiales del da,
adelantas tareas imprescindibles y respetas tus tiempos libres.
Es decir, saber controlar una agenda e impedir que las
circunstancias controlen tus tiempos y al final de cuenta, tu vida,
posibilita el tan anhelado equilibrio. En ese sentido, Juan Sherwell,
director de la Escuela de Graduados en Alta Direccin
de Empresas Business School del Tecnolgico de Monterrey,
ofrece 10 consejos bsicos para que ejecutivos y altos directivos
puedan tener el control de su vida a travs de su agenda:
1. Organzate
Lo ms importante para tener una agenda bien estructurada es la
organizacin, es necesario aprender a priorizar las actividades de tu
da a da, a saber diferenciar entre aquellas tareas que pueden esperar y
aquellas que es necesario tratarlas al instante, comenta Sherwell. Realiza
una lista de los pendientes a realizar al da siguiente, marca aquellos que se
deben de tratar con urgencia, separa los que puedes realizar en el
transcurso del da y aquellos que puedes realizar si te da tiempo.
EXPRESSAs es cmo los ricos administran su dineroCmo usar
Facebook Workplace en 5 pasos
3. Aprende a delegar
Sabes cunto tiempo te ahorras al delegar tareas a tus
colaboradores? La respuesta es: ms del 30%. Recuerda que ser directivo
no significa que tengas que hacerlo todo, aprende a diferenciar entre tareas
operativas y tareas estratgicas, esto ayuda a saber qu cosas puedes
dejar en manos de tus colaboradores y cules son necesarias para que las
trates de manera personal. Lee:Qu, cmo y cundo delegar?
4. Aprovecha la tecnologa
Organiza tu agenda de manera inteligente, en la actualidad existen
Apps que pueden ayudarte a hacerlo de una manera ms eficiente
y precisa. Sin embargo, cuando hablamos de tecnologa no slo
significa que cuentes con lo ltimo en el mercado, tambin
puedes utilizar herramientas que te permitan acortar tiempos y
espacios.
Ahora ya no es necesario tener reuniones presenciales todos los
das, existen herramientas que pueden evitar traslados y horas
excesivas de trfico. Skype, Facetime y ahora los hangouts, son
herramientas que permiten hablar de manera directa con los
clientes y socios sin tener que ir a un punto de reunin, agrega el
experto del Tecnolgico de Monterrey.
5. Aprende a decir NO
La vida social de un directivo casi siempre est saturada, sin embargo,
tambin es bueno aprender a priorizar estas reuniones. Aclarar cundo es
importante asistir y en qu momento decir NO, agilizar tus tiempos en la
agenda y as podrs contar con espacios que te permitan realizar tareas
trascendentes. Evita atender personas no agendadas, esto quita mucho
tiempo y te distrae de tus tareas ms importantes.
agendan.
Conoces otros puntos que podran ayudar a hacer de tu
agenda algo exitoso? Cmo organizas tu agenda?
Para saber ms:
Claves para administrar tu tiempo en la oficina
Encuentra tiempo para pensar y reflexionar
Claves de descanso para "empresarios brbaros"
Cmo llevar una agenda de manera organizada y eficiente
Llevar una agenda mejora nuestra eficiencia en la organizacin del trabajo y en nuestra gestin
del tiempo pero, como todo, tiene tambin sus secretos. Que son estos:
Autor: Marta Moron
Una agenda es muy til para tener anotadas todas las cosas que debes hacer durante
el da, de manera que ya no dependes de tu memoria para realizar todo lo que tienes
que cumplir.
Tambin, sirve para recordarte cosas importantes que debes hacer un da en particular,
durante la semana, el mes o el ao.
Te ayuda a administrar mejor tu tiempo, para que as puedas hacer ms de lo que
prefieras.
Y sirve para muchas cosas ms que tu creatividad le puede dar.
En este artculo, te voy a explicar cmo organizar tu agenda diaria y te dar algunos
consejos para que lo hagas de la mejor manera.
Es simple en realidad.
Lo Principal
Ten un horario semanal. Con este, tu trabajo ya se hace mucho ms fcil dado que
ya sabes las principales cosas que debes realizar diariamente para el cumplimiento de
tus metas.
Un Ejemplo
Puede ser ms o menos as:
7:30 pm 9:30 pm: Cosas del trabajo, tiempo para aprender, estudios, hobbie,
etc.
S bastante creativo a la hora de hacer tu horario para que el tiempo te alcance para
hacer lo que desees.
Consejos
Prioriza
o
Si no cumples
o
Enfcate
o
Est cientficamente comprobado que los exitosos actan utilizando una frecuencia
cerebral distinta a la de la gente promedio. Es por ello que logran sus xitos.
Te interesa saber cmo lograr estas frecuencias cerebrales en tu vida?
Entrate AQU: http://elcaminomedio.com/programacion-cerebral/
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Dwight Eisenhower, expresidente de los Estados Unidos, fue una de las personas
ms productivas que uno se pueda imaginar.
Mira su Biografa si tienes dudas.
Lo que hizo para poder organizarse de la mejor manera y poder atender a todas
aquellas cuestiones importantes que requeran de su atencin, fue crear los cuadrantes
del tiempo.
Ms conocidos como La Caja de Eisenhower.
Ejemplos:
o
Examen maana.
Competencia maana.
etc.
Ejemplos:
o
Hacer ejercicio.
Comer sano.
etc.
Tareas que se pueden y deben delegar (que la hagan otros por ti) para tener
ms tiempo y as enfocarse en lo verdaderamente importante.
Ejemplos:
o
Presin de tus amigos para que hagas algo que no es tan importante.
etc.
Ejemplos:
o
Pasar el rato igual que siempre con tu pareja, cuando hay problemas sin
resolver entre ustedes.
Distraerse al hacer ejercicios hablando con los dems en las redes, por el
celular.
etc.
Estos cuatro cuadrantes fueron los que utilizaba Eisenhower para cumplir con todo
aquello importante que deba hacer.
Aplicar esta estrategia de productividad y organizacin en tu vida puede ayudarte
muchsimo para lograr aquellas cosas que siempre posponas y que queras cumplir
algn da.
Puede ayudarte a cumplir tus sueos y a llegar a donde quieres llegar antes de lo que
esperas.
Crea tus planificaciones, horarios y tus agendas utilizando y respetando estos
cuadrantes y avanzars mucho ms de lo que lo has hecho antes.
Cuando elabores
peridicamente.
tu agenda
diaria, recuerda
que
debes
aplicar
descansos
No somos robots.
Debemos despejarnos y relajarnos para recuperar energas y volver a lo nuestro.
Esto debes calificarlo en Importante/No urgente.
Puedes hacer tus cosas prioritariamente y descansar utilizando ciertos periodos de
tiempo
Cmo?
Trabaja 50 minutos y descansa 10.
o