UNIVERSIDAD LATINA DE COSTA RICA, SEDE HEREDIA

FACULTAD DE INGENIERIA

PROYECTO PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA EN

INGENIERIA ELECTROMECANICA

TEMA
AUDITORIA AL AREA DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA
TROPIPLANTAS S.A
ELABORADO POR
MARIA FERNANDA CHAVES BEJARANO

SETIEMBRE, 2016

TRIBUNAL EXAMINADOR
Esta tesis fue aprobada por el Tribunal Examinador de la carrera de CONTADURIA
PUBLICA, requisito para optar por el grado LICENCIATURA

Licda. Jency Saavedra Castillo

Tutor

Lic. Fabin Barboza Vargas

Lector

Licda. Ruth Gonzlez Bordas

Lector

VERIFICACION DEL TRIBUNAL EXAMINADOR

NOMBRE
CARRERA

DE

DIRECTOR

DE

FIRMA

FECHA
Sello de la Escuela

DECLARACIN JURADA

Yo, Mara Fernanda Chaves Bejarano, estudiante de la Universidad Latina de Costa Rica,
declaro bajo fe de juramento y consciente de las responsabilidades penales de este acto, que
soy Autora Intelectual del Proyecto de Grado Titulado:
Auditora al rea de Inventarios en la Empresa TROPIPLANTAS S.A
Por lo que libero a la Universidad de cualquier responsabilidad en caso de que mi declaracin
sea falsa.

Es todo, firmo en Gupiles, a los 16 das del mes de Agosto del ao 2016.

____________________________________
Firma

Mara Fernanda Chaves Bejarano

Nombre sustentante

1-1443-0113
Cdula sustentante

AGRADECIMIENTO
Gracias Dios porque tu bondad y tu amor es infinito , me permites sonrer ante todos
mis logros porque has estado presente en todo momento , cuando caigo y me pones a prueba,
aprendiendo de mis errores, a mejorar da a da como ser humano y a crecer de diversas
maneras.
Este proyecto de graduacin ha sido una gran bendicin en todo sentido y te lo
agradezco padre Daniel Gerardo Chaves Murillo, no cesan mis ganas de decir que es gracias a
ti que esta meta est cumplida, gracias por el apoyo incondicional brindado, por ensearme
que el estudio es de gran importancia en nuestra vida, que todo lo que queramos realizar
debemos de hacerlo con esfuerzo y dedicacin para as alcanzar las metas propuestas.
Gracias a mi madre Ana Lidieth Bejarano Rodrguez, por cada da hacerme ver las
cosas diferentes, a confiar en Dios y en mi misma, por su paciencia y docilidad cuando
necesite su apoyo para cuidar a mi hija mientras dedicaba tiempo a la realizacin de este
proyecto.
Gracias a mi esposo Randall Guerrero Huertas porque la ayuda que me ha brindado es
sumamente importante, estuviste a mi lado, inclusive en los momentos y situaciones ms
tormentosas, siempre ayudndome, s que no fue sencillo para ti tener que hacer en varias
ocasiones doble papel en el hogar, pero siempre estuviste motivndome y dndome palabras
de aliento para culminar con xito este proyecto, siempre te lo voy agradecer mi amor.
Gracias a mi hija por ser mi principal motor de vivir, luchar y seguir adelante porque
con sus risas y travesuras pude desahogarme en varias ocasiones liberndome el estrs que
me ocasion la realizacin de este proyecto, descubriendo que todo lo que haca era por ella y
tena que culminar con xito lo que haba empezado.

Gracias a cada profesor que tuve la oportunidad de conocer y transmitirme sus

valiosos conocimientos.
Gracias a la Tutora Jency Saavedra Castillo por todas las orientaciones y asesoras
brindadas durante la realizacin de este proyecto.

DEDICATORIA
Posiblemente ahorita no entiendas mis palabras, pero para cuando seas capaz, quiero
que te des cuenta lo que significas para m, tu eres la razn por la que tome la decisin de
superarme y esforzarme por el presente y el maana, eres mi principal motivacin hija ma,
por eso te dedico este logro, porque tuviste que soportar la ausencia de mamita en diversas
ocasiones, sin poder entender a su corta edad porque prefera estar frente a la pantalla de la
computadora y no extenderte los brazos para chinearte y jugar contigo, sin embargo cuando
tena la oportunidad s que disfrutbamos juntas cada momento en los que su sonrisa me
llenaba de nimo y fuerzas para continuar cuando ya mi paciencia se agotaba. Gracias mi
amada hija eres mi princesa y orgullo cada da.
Zurianna Yarleth Guerrero Chaves

Han pasado muchos aos desde que nac, desde ese momento e incluso antes de eso ya
estabas buscando maneras de ofrecerme lo mejor, trabajaste duro y sin importar si llegabas
cansado de tu trabajo, siempre tenas tiempo para ofrecerme, las ayudas que me has brindado
han formado bases de gran importancia y ahora soy consciente de eso.
Gracias padre Daniel Chaves Murillo

RESUMEN EJECUTIVO
La Empresa TROPIPLANTAS S.A es una empresa de capital nacional, domiciliada
en la provincia de Limn desde el ao 1996, ubicada en el distrito de Roxana del cantn de
Pococ, Vertiente Atlntica de Costa Rica. TROPIPLANTAS S.A es una empresa dedicada a
la exportacin y comercializacin de plantas ornamentales y follajes tropicales en el mercado
Europeo y Americano, especializndose principalmente en las familias de las Sansevierias,
Cordelynes, Crotons, Marguinata y Scheffleras. Cuenta con una trayectoria respaldada por
ms de quince aos de experiencia.
Es una empresa familiar establecida por un nico dueo y su administracin se
caracteriza como una pequea y mediana empresa (PYMES).
Considerando los aspectos anteriores, se establece como objetivo principal de este
proyecto: Realizar una Auditora al rea de Inventarios en su Proceso y Control Interno. Esto
por cuanto, la empresa TROPIPLANTAS S.A nunca ha realizado una auditora en sus
actividades operacionales.
En el desarrollo de la auditora se utilizaron herramientas y tcnicas para la
recoleccin de informacin que form la base para el anlisis y brindar recomendaciones a
travs de propuestas concretas de mejora.
Los resultados evidenciaron la necesidad de cambiar el sistema informtico (software)
actual y establecer procedimientos de control interno escritos en el rea de inventarios y de
compras, ya que la empresa presentaba deficiencias muy evidentes en estas reas tan
importantes. As mismo, se rescataron algunos hallazgos que pueden ser mejorados los cuales
se presentan en las recomendaciones.

ndice General
TRIBUNAL EXAMINADOR........................................................................................................ii
VERIFICACION DEL TRIBUNAL EXAMINADOR.................................................................ii
DECLARACIN JURADA..........................................................................................................iii
AGRADECIMIENTO..................................................................................................................iv
DEDICATORIA...........................................................................................................................vi
RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................vii
CAPTULO I................................................................................................................................. 1
GENERALIDADES DEL PROYECTO..........................................................................................1
1.1.

Introduccin.......................................................................................................................2

1.2.

Antecedentes del problema en estudio..................................................................................3

1.3. Justificacin........................................................................................................................... 4
1.4.

Planteamiento del problema................................................................................................4

1.5.

Objetivos........................................................................................................................... 5

1.5.1 Objetivo General..............................................................................................................5

1.5.2 Objetivo Especficos..........................................................................................................5
1.5.3 Preguntas generadoras...........................................................................................................5
1.6.

Alcance............................................................................................................................. 6

1.7

Limitaciones......................................................................................................................6

CAPTULO II............................................................................................................................... 7
MARCO....................................................................................................................................... 7
CONTEXTUAL Y TEORICO........................................................................................................7
2.1 Marco Situacional....................................................................................................................8
2.1.1 Resea histrica................................................................................................................8
2.1.2

Organigrama...............................................................................................................9

2.1.3

Misin.......................................................................................................................11

2.1.4

Visin.......................................................................................................................12

2.1.5 Logo de la empresa TROPIPLANTAS S.A........................................................................12

2.1.6

Actividades Productivas.............................................................................................12

2.1.7

Zona de especializacin.............................................................................................13

2.1.8

Flujograma del proceso general.................................................................................15

2.2 Anlisis Situacional................................................................................................................16

2.2.1 Anlisis Interno................................................................................................................16
2.2.1.1
2.2.2

Proceso................................................................................................................16
Anlisis de Inventarios...............................................................................................19

2.2.3Anlisis FODA.................................................................................................................25
8

2.2 Base terica........................................................................................................................... 26

2.2.1 Auditora........................................................................................................................26
2.2.1.1 Objetivo...................................................................................................................27
2.2.1.2 Alcance de la Auditora.............................................................................................28
2.2.1.3 Tipos de Auditora.....................................................................................................28
2.2.1.4 Clasificacin de Auditora.........................................................................................30
2.2.1.5 Clases de Riesgos de Auditora...................................................................................31
2.2.2 Control Interno...............................................................................................................33
2.2.2.1 Objetivos del Control Interno....................................................................................34
2.2.2.2 Enfoque del Control Interno.......................................................................................35
2.2.3 Inventarios......................................................................................................................35
2.2.3.1 Clasificacin de los Inventarios.................................................................................38
2.2.3.2 Sistemas de Control de Inventarios............................................................................42
2.2.3.3 Mtodos de Valuacin de Inventarios.........................................................................43
2.2.3.4 Control Interno de los Inventarios............................................................................50
2.2.3.5 Pruebas de cumplimiento para verificacin del control interno en el rea de inventarios
........................................................................................................................................... 54
2.2.3.6 Pruebas sustantivas para verificacin del control interno en el rea de inventarios........55
2.2.3.7

Custodia de los Materiales.....................................................................................59

2.2.3.8

Tiempo de Almacenamiento...................................................................................59

2.2.3.9 Manejo del inventario de productos qumicos en una empresa ornamental..................60

CAPITULO III DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL....................................................66
3.1 Instrumentos a utilizar............................................................................................................67
3.1.1 Instrumentos y tcnicas utilizados en la recoleccin de datos..............................................67
3.1.2 Enfoque y Tipo de Investigacin......................................................................................68
3.1.2.1 Enfoque de la Investigacin...........................................................................................68
3.1.2.2 Tipo de la Investigacin................................................................................................69
3.1.3 Sujetos y Fuentes de Informacin.....................................................................................70
3.1.4

Poblacin..................................................................................................................72

3.1.5 Tipo de Muestra y Muestreo.............................................................................................73

3.1.6 Definicin, Concepto, Instrumental y Operacional de Variables..........................................74
3.2 Anlisis de Resultados............................................................................................................75
3.2.1 Evaluacin de Control Interno al Proceso de Inventarios.....................................................77
3.2.1 Evaluacin de Control Interno al Proceso de Cuentas por Pagar..........................................82
3.2.3. Evaluacion de Control Interno al Proceso de Compras......................................................86
3.2.4

Inventarios del Sistema Fitotec Versus Inventario Fsico..............................................90

9

Fuente: Anexo N. 17

Inventario Fsico....................................................................................91

3.3 Principales hallazgos..............................................................................................................91

3.3.1

Hallazgos positivos...................................................................................................92

3.3.2

Hallazgos negativos..................................................................................................92

CAPITULO IV PROPUESTA PARA EL CAMBIO................................................................95

4.1 Introduccin a la Propuesta de Cambio....................................................................................96
4.2 Objetivo general y especfico de la propuesta...........................................................................97
4.2.1 Objetivo general..............................................................................................................97
4.2.2

Objetivos especficos.................................................................................................97

4.3

Descripcin del Escenario deseado....................................................................................98

4.4

Plan para el cambio..........................................................................................................99

4.4.1 Procedimiento de inventarios...........................................................................................99

4.4.2

Procedimiento de compras:......................................................................................104

4.5 Presupuesto de cambio.........................................................................................................108

4.6 Valoracin del plan de cambio...............................................................................................114
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...............................................116
1.1

Conclusiones...............................................................................................................117

5.2 Recomendaciones.............................................................................................................120
BIBLIOGRAFIA................................................................................................................123
ANEXOS.................................................................................................................................. 125
Anexo N.1

Entrada de la empresa.......................................................................................126

Anexo N. 2

Planta..............................................................................................................127

Anexo N.3

Cajones para la exportacin..............................................................................128

Anexo N.4

Cmara de enfriamiento....................................................................................129

Anexo N.5

Transportes de productos qumicos y materiales.................................................130

Anexo N.6

Cuarto de inspeccin del MAG..........................................................................131

Anexo N.7

Bodega de cartn y camas.................................................................................132

Anexo N.8

Bodega de Madera............................................................................................133

Anexo N.9

Bodega de qumicos.........................................................................................134

Anexo N.10

rea de hidratacin de la planta.........................................................................135

Anexo N. 11

rea de lavado.............................................................................................136

Anexo N.12

rea de seleccin.............................................................................................137

Anexo N. 13

Faja de empaque...........................................................................................138

Anexo N. 14

Cuestionario de Control Interno de Inventarios...............................................139

Anexo N.15

Cuestionario de Control Interno Cuentas por Pagar............................................140

Anexo N.16

Cuestionario de Control Interno de Compras...................................................141

10

Anexo N. 17

Inventario Fsico...........................................................................................142

ndice de Figuras
Figura 1. Organigrama de la empresa TROPIPLANTAS S.A....................................................9
Figura 2. Logo de la empresa TROPIPLANTAS S.A..............................................................12
Figura 3. Clientes de Amrica y Europa...................................................................................13
Figura 4. Proveedores de Regin Huetar norte y sur................................................................14
Figura 5. Mapa de ubicacin de la empresa TROPIPLANTAS S.A........................................14
Figura 6 Flujograma del proceso de empaque..........................................................................15
Figura 7. Control interno de inventarios aplicado a Gerencia..................................................78
Figura 8. Control interno de inventarios aplicado a Direccin Administrativa........................79
Figura 9. Control interno de inventarios aplicado al Contador.................................................79
Figura 10. Control interno de inventarios aplicado al Administrador de finca.........................80
Figura 11. Control interno de inventarios aplicado al Encargado de Produccin.....................81
Figura 12. Control interno de cuentas por pagar aplicado a la Gerencia..................................82
Figura 13. Control interno de cuentas por pagar aplicado a la Direccin Administrativa........83
Figura 14. Control interno de cuentas por pagar aplicado al Contador....................................84
Figura 15. Control interno de cuentas por pagar aplicado al Administrador de finca..............84
Figura 16. Control interno de cuentas por pagar aplicado al Encargado de Produccin..........85
Figura 17. Control interno de compras aplicado a la Gerencia.................................................87
Figura 18. Control interno de compras aplicado a la Direccin Administrativa......................87
Figura 19. Control interno de compras aplicado al Contador...................................................88
Figura 20. Control interno de compras aplicado al Administrador de finca.............................89
Figura 21. Control interno de compras aplicado al Encargado de Produccin.........................89
Figura 22. Inventario comparativo............................................................................................91
Figura 23. Formulario Orden de compra................................................................................102
Figura 24. Nota de debito........................................................................................................103
Figura 25. Formulario Entrada de materiales.........................................................................104
Figura 26. Formulario solicitud de materiales........................................................................108
Figura 27. Men principal sistema Fitotec.............................................................................109
Figura 28. Cotizacin Software Sague 50...............................................................................110
Figura 29. Men principal Software Sague 50........................................................................111
Figura 30. Control de compras Software Sague 50................................................................112
Figura 31. Control de inventario Software Sague 50..............................................................113

ndice de Tablas
11

Tabla 1. Mecanismos de entrega Recepcin de mercaderas.........................................................21

Tabla 2. Procesos de Recepcin....................................................................................................23
Tabla 3. Anlisis FODA...............................................................................................................25
Tabla 4. Variables, Conceptual, Instrumental y Operacional............................................................74
Tabla 5. Indicadores.....................................................................................................................76
Tabla 6. Cuestionario de Control Interno de Inventarios..................................................................77
Tabla 7. Cuestionario de Control Interno de Cuentas por Pagar.......................................................82
Tabla 8. Cuestionario de Control Interno de Compras....................................................................86
Tabla 9. Resumen de Resultados..................................................................................................90
Tabla 10. Comparativo Inventario Sistema Versus Fsico...............................................................90

12

CAPTULO I
GENERALIDADES DEL PROYECTO

1.1. Introduccin
El presente proyecto pretende desarrollar una auditora en el rea de inventarios de la
empresa TROPIPLANTAS S.A, organizacin que desarrolla operaciones en la provincia de
Limn desde el ao 1996, actualmente se encuentra ubicada en el distrito de Roxana del
cantn de Pococ. Sus actividades operacionales consisten en la produccin agrcola de
plantas ornamentales, flores y follajes tropicales destinados para la exportacin al mercado
Americano y Europa, una menor parte de la produccin se destina a mercado local.
Por ser tan demandante la actividad agrcola en insumos y materiales, el crecimiento de
la empresa ha sido significativo en los ltimos diez aos, por tanto se hace necesario realizar
una auditora en el rea de inventarios.

Con base a lo antes mencionado se pretende establecer procedimientos de control interno

tanto en el almacenamiento como en manejo y despacho para garantizar informacin
fidedigna en los estados financieros.
La exportacin a mercados internacionales exigentes en calidad, requiere la produccin
de plantas ornamentales, flores y follajes tropicales con procesos altamente demandantes de
recursos; no solamente en el proceso productivo sino en el proceso de exportacin para
garantizar la calidad en el producto. Asimismo, los recursos utilizados como refacciones y
suministros para mantenimientos de equipos y maquinaria, se convierte en un inventario
sustantivo de alto valor econmico, los cuales requieren controles similares para garantizar la
eficiencia de la empresa.
La buena administracin de los inventarios es una fortaleza que se debe de tener en las
instituciones, ya que de sta depende el futuro. Todo buen empresario conoce que en una
actividad productiva el xito depende sobremanera de la administracin de los inventarios.
Normalmente, se tienen en la empresa varios tipos de inventarios; tales como, inventario de
materias primas, inventario de producto en proceso, inventario de producto terminado e
inventario de refacciones y suministros. El valor de estos rubros en los estados financieros de
una organizacin representa la materialidad ms importante en el capital de trabajo por lo que
su control debe ser muy exhaustivo. El proyecto pretende desarrollar pruebas de
cumplimiento y sustantivas para diagnosticar el control interno en el rea de inventarios, de
acuerdo con las debilidades establecer propuestas concretas que ayuden a la empresa a
mejorar su operacin y eficiencia en el control de sus activos.

1.2. Antecedentes del problema en estudio

La organizacin TROPIPLANTAS S.A es una empresa familiar con un solo propietario,
su estructura administrativa es pequea, integrada por un Gerente propietario, un
Administrador, un Encargado de mercadeo, un Oficinista bodeguero, y la subcontratacin de
la contabilidad por servicios de terceros, es decir; el recurso humano es escaso para controlar
eficientemente todas sus actividades tanto productivas como administrativas. Adems, el
personal disponible no cuenta con una formacin acadmica suficiente para garantizar un
adecuado control, sin embargo, el personal tiene una experiencia emprica importante en la
actividad agrcola y de exportacin.
El propietario Gerente Rolando Chaves Jimnez, ve la necesidad de aplicar un proceso
de auditora a las existencias de los inventarios mencionados en prrafos anteriores y revisar
su control interno; dado que la administracin durante muchos aos no ha podido enfatizar
sus controles en esa rea de la produccin. Por lo tanto no existen estudios previos que
muestren resultados del control de los inventarios en la empresa.

1.3. Justificacin
La empresa TROPIPLANTAS S.A dedicada a la exportacin de plantas tropicales y
follajes, nunca ha realizado un proceso de auditora externa en el rea de inventarios, por lo
que el Ingeniero Rolando Chaves Jimnez propietario de la empresa ha visto la necesidad de
realizar una auditora de inventarios.
El potencial relevante del desarrollo del proyecto es contribuir con una empresa
PYME del sector agrcola a mejorar sus actividades de control en el manejo de sus recursos
materiales, por medio de la realizacin de una auditora de control interno en el rea de
inventarios.

1.4.

Planteamiento del problema

Debido a que los inventarios es el rubro ms importante dentro de los activos en una

empresa exportadora como lo es TROPIPLANTAS S.A, empresa agrcola que maneja un

inventario variado de materias primas, producto en proceso, producto terminado, as como
refacciones y suministros, es la razn por la cual las entidades agrcolas dedican mucho
tiempo en implementar controles eficientes y eficaces en el rea de inventarios.
Dado la anterior este proyecto plantea las siguientes interrogantes:

La Administracin de inventarios es eficiente y eficaz en la empresa TROPIPLANTAS S.A.?

El control en sistema versus el control fsico del inventario, refleja informacin fidedigna en

la empresa TROPIPLANTAS S.A.?

El sistema de inventarios que utilizan actualmente la empresa es funcional para la toma de
decisiones?

1.5.

Objetivos

1.5.1 Objetivo General

Realizar una auditora de control interno al rea de inventarios de la Empresa
TROPIPLANTAS S.A.

1.5.2 Objetivo Especficos

Identificar los puntos crticos del control interno.

5

Valorar el control interno en el almacenaje, manejo, despacho y contabilizacin de los

inventarios dentro de la empresa.
Proponer recomendaciones pertinentes a los posibles puntos crticos del control
interno.

1.5.3 Preguntas generadoras

Cmo identificar los puntos crticos del control interno?

Cmo
valorar el control interno en el almacenaje, manejo, despacho y

contabilizacin de los inventarios dentro de la empresa?

Cmo proponer recomendaciones pertinentes a los posibles puntos crticos del
control interno?

1.6.

Alcance
Este proyecto pretende dar solucin a travs de recomendaciones y propuestas a la

empresa TROPIPLANTAS S.A para mejorar la administracin de los inventarios y su

contabilizacin; para que sirva de apoyo al propietario gerente Ingeniero Rolando Chaves
Jimnez, para tomar decisiones correctivas que permitan mejorar el control interno de los
inventarios de la empresa, ya que la misma no ha sido auditada y tiene veinte aos que inici
sus operaciones en el pas.
Se realizar entrevistas al Propietario Gerente, Direccin Administrativa, Contador,
Administrador de fincas, Encargado de Produccin. Evaluando adems, el rea de inventario
y sus procesos de control interno.

1.7

Limitaciones

No existen estudios previos.

No existen procedimientos y polticas escritos referente a control de inventarios.
La disposicin por parte del personal para brindar informacin.

CAPTULO II
MARCO
CONTEXTUAL Y TEORICO

2.1 Marco Situacional

2.1.1 Resea histrica
TROPIPLANTAS S.A es una empresa dedicada a la produccin, comercializacin y
exportacin de plantas ornamentales, ubicada en Punta de Riel, Distrito Roxana del Cantn de
Pococ, fundada en 1996. Inici sus operaciones hace veinte aos con la siembra de sus
primeras cuatro hectreas alcanzando un desarrollo de cincuenta y dos hectreas cultivadas y
setenta y dos hectreas netas de tierra disponible.
La empresa se inici con capital propio de la familia y posterior apalancamiento
bancario, particularmente con los bancos; HSBC centralizando posteriormente sus lneas de
crdito con el Banco Popular y de Desarrollo Comunal.

En los ltimos diez aos la empresa ha tenido un crecimiento exitoso, por lo que el
Ingeniero Rolando Chaves Jimnez, Presidente de TROPIPLANTAS S.A, decide que la
empresa invierta en acciones de un nuevo proyecto bananero BANARICA S.A, ubicado en la
provincia de Limn, diversificando su capital.
En la actualidad TROPIPLANTAS S.A gestiona trasladar todas sus operaciones
financieras al Banco Popular y Desarrollo Comunal.
Cabe destacar que TROPIPLANTAS S.A, genera un nmero importante de empleos
directos e indirectos, 40-50 familias durante todo el ao brindando una contribucin
socioeconmica importante a la comunidad de Punta de Riel de Roxana, Pococ, Limn.
La empresa inicia operaciones utilizando un grupo de plantas consideradas como muy
activas en el mercado Americano, por ser altamente demandada por los clientes. Las familias
de las plantas son: los Crotons, Sansevieras, Cordylines y Marginatas. Posteriormente se crece
en el campo de la familia Scheffleras . Con el pasar del tiempo se da un crecimiento mayor en
el campo de las Marginatas por una fuerte tendencia de incremento de consumo del mercado
Americano y Europeo; debido a la recesin econmica en mercado Americano y habiendo ya
crecido significativamente en el campo de las Marginatas, la empresa se expande al mercado
Europeo, como una medida para evitar una baja en sus exportaciones. Inicia sus exportaciones
con uno de los clientes ms grandes de Europa y posteriormente se abre paso con un segundo
cliente, tambin de los ms grandes en el mercado Europeo. As como con otros clientes
pequeos.

2.1.2 Organigrama

Figura 1. Organigrama de la empresa TROPIPLANTAS S.A

Presidente

Rolando Chaves Jimnez

Tesorera

Ileana Chinchilla Blanco (Esposa)

Gerencia General

10

Rolando Chaves Jimnez (Ingeniero Agrnomo, Universidad de Costa Rica 1981, 15

aos de experiencia en produccin, finanzas y administracin en TROPIPLANTAS
S.A).

Contabilidad (Externa)

Yensi Valerio Ziga (Licenciado en Contadura Pblica, 14 aos como contador de

TROPIPLANTAS S.A).

Asesor Tcnico Produccin (Externo)

Ingeniero Agrnomo Jos Franco Arboine (Visita peridicamente la finca para darle
seguimiento a los programas de produccin, control de plagas y enfermedades y programas de
fertilizacin) ms de 20 aos de experiencia en asesora de proyectos ornamentales.

Direccin Administrativa

Gabriela Gonzlez Arias (Licenciada en Contadura Pblica Universidad de Costa

Rica 2011 , 9 aos de experiencia en TROPIPLANTAS S.A, Control de Oficina, Planillas,
Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Logstica de Exportaciones, Enlace con la
Contabilidad Externa).

Supervisor Agrcola

Oscar Gonzlez Ramrez (Auditor, Supervisor Agrcola, Encargado de Control de

Plagas y Enfermedades, Prcticas Agrcolas (Control de Malezas, Drenajes, Control de
Nematodos, Programas de Fertilizacin) 10 aos de experiencia en produccin de
ornamentales.

11

Administracin Produccin y Empaque

Antonio Sand Suazo (Bachiller en Educacin Media, 12 aos de experiencia

produccin y empaque en TROPIPLANTAS S.A).

Direccin de Ventas

Ileana Chinchilla Blanco (Ingeniera Industrial, Universidad de Costa Rica 1985, 15

aos de experiencia en produccin, exportacin y ventas en TROPIPLANTAS S.A).

2.1.3 Misin
Ser lderes en la produccin y exportacin de plantas ornamentales en un ambiente
sostenible, garantizando a nuestros clientes un excelente servicio y un producto dentro de los
mximos estndares de calidad.

2.1.4 Visin
Mantenernos como una empresa lder en produccin con calidad, sostenibilidad
ambiental, responsabilidad social, operando siempre con mrgenes razonables de rentabilidad,
actualizando constantemente la oferta de productos acorde a las necesidades del mercado.

2.1.5 Logo de la empresa TROPIPLANTAS S.A

12

Figura 2. Logo de la empresa TROPIPLANTAS S.A

2.1.6 Actividades Productivas

TROPIPLANTAS S.A es una empresa dedicada a la exportacin y distribucin de plantas
ornamentales y follajes, cuenta con una trayectoria respaldada por quince aos de experiencia, con
crecimiento en el mercado Americano 30% , Europeo 57% y recientemente incursionando un
13% en el mercado Asitico.

Las principales familias son las Marginatas, Crotons, Sansevieras, Sheffleras y

Cordylines, dentro de estas familias se encuentra alrededor de veinticinco variedades de
plantas. As mismo se dedica a la comercializacin de otro grupo de plantas no producidas en
la finca dentro de las que se destacan las palmeras Palmceas de diferentes variedades.
Esta empresa tambin comercializan plantas de productores de la regin Atlntica y
Norte, esta comercializacin representa un 20% de la produccin.

2.1.7 Zona de especializacin

El territorio de accin laboral abarca Amrica y Europa en cuanto a clientes y regin
Huetar Norte y regin Huetar Sur en cuanto a proveedores.

Clientes: Amrica y Europa

13

Figura 3. Clientes de Amrica y Europa

Figura 4. Proveedores de Regin Huetar Norte y Sur

14

Figura 5. Mapa de ubicacin de la empresa TROPIPLANTAS S.A

2.1.8 Flujograma del proceso general

15

A continuacin se describe la secuencia de pasos para el empaque general de plantas

ornamentales, tips y plantas madres.

Plantas Ornamentales

Recibo

Agua

Hidratacin

Seleccin
Agroqumico

Cuadro o dipping

Agua
Sistema de Tratamiento para Aguas Residuales
Manila (para guindar)
Secado
(o) Aire
Cajas de Cartn

Control de Calidad y Empaque

Cajones

Etiquetas de Logo de la Empresa

Otros materiales (plstico, goma, grapas)

Almacena- miento

Despacho

Figura 6 Flujograma del proceso de empaque

2.2 Anlisis Situacional

2.2.1 Anlisis Interno

16

El anlisis interno es el estudio de los factores claves que en su momento han

condicionado el desempeo pasado, la evaluacin de este desempeo y la identificacin de las
fortalezas y debilidades que presenta la organizacin en su funcionamiento y operacin en
relacin con la misin.
Este anlisis comprende aspectos tales como: productos, marco legal, recurso humano,
competencia, funcin financiera y administrativa.
Las fortalezas (factores internos positivos) son fuerzas impulsoras que contribuyen
positivamente a la gestin de la empresa, y las debilidades (factores internos negativos), son
fuerzas obstaculizantes o problemas que impiden el adecuado desempeo.

2.2.1.1

Proceso
Productos
TROPIPLANTAS S.A, a travs del tiempo ha entregado productos y servicios de

calidad, lo que le ha permitido ser competitiva y reconocida en los mercados tanto Americano
como Europeo.
La empresa ha segmentado su mercado en base a estudios formales y visitas al exterior
a los clientes, lo que ha permitido conocer la demanda y ha facilitado encontrar clientes tanto
en mercados internacionales como nacionales, con el objeto de satisfacer las necesidades y
requerimientos del cliente.

Marco Legal
En Costa Rica el Cdigo de Comercio en el captulo III regula la constitucin de

sociedades y en el captulo VII detalla las regulaciones de las sociedades annimas, figura
jurdica que tiene la TROPIPLANTAS S.A como empresa.
17

La legislacin faculta a la TROPIPLANTAS S.A para realizar los actos comerciales

que desarrolla en nuestro pas desde el ao 1996.

Funcin Recurso Humano

El tipo de liderazgo empleado en la empresa es democrtico, pues las decisiones son
tomadas por el Gerente General de la empresa, pero existe participacin de empleados de
experiencia, al mismo tiempo se delegan tareas y responsabilidades a sus empleados y verifica
su cumplimiento.
En la entidad los empleados se encuentran motivados por las buenas relaciones
interpersonales entre gerencia y empleados, los beneficios que reciben y las actividades de
integracin que se realizan.
Adems existe una comunicacin mixta, es decir, se maneja en forma abierta en la
estructura organizacional tanto vertical y horizontal, esto lo realizan con el fin de que la
informacin llegue a todos los niveles y as sean mejores las relaciones humanas y se motive
la lealtad en las operaciones.
Mantiene un control concurrente sobre las operaciones y posterior sobre los resultados
de las mismas, esto se realiza con el fin de saber si el trabajo lo est haciendo de forma
correcta y cuando se termina se analiza si se alcanzaron los objetivos operativos, en s
consiste en una revisin de cada uno de los pasos, por una persona especfica, la cual
supervisa que estn correctos; generalmente lo realiza el Administrador de finca.

Competencia
La compaa ha realizado investigaciones, que le permita tener un conocimiento claro
de cmo est la competencia y las estrategias que debe adoptar para optimizar de manera
eficiente los recursos que se posee.

18

Actualmente la empresa tiene establecido una planificacin estratgica y los procesos

que se deben seguir para que la empresa sea competitiva.

Funcin Financiera y Administrativa

La funcin financiera resulta esencial para el xito de la empresa. Hay que invertir en
material y equipo la cantidad ptima de dinero, obtener los prstamos bancarios, proveerse de
suficiente capital fijo (edificios, vehculos, maquinaria y equipo), conceder crditos a clientes
de mucha confianza y mantener las operaciones de la empresa a un nivel rentable con los
fondos y recursos disponibles. Es decir, la liquidez y el equilibrio financiero son necesarios
para sostener a la empresa.
En esta rea se desarrollan las actividades contables, financieras y administrativas de
la empresa, la cual est conformada por el Gerente General, una Direccin Administrativa
Financiero y Contable, quienes se encargan del diseo de las estrategias y objetivos que la
empresa quiere lograr alcanzar en base al desarrollo del plan estratgico.
El Gerente General, tiene la responsabilidad de aprobar el plan estratgico de la
empresa, el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas, de la forma ms consciente y
constante. Se encarga de las relaciones humanas dentro y fuera de la empresa, de captar
nuevos clientes a fin de incrementar las ventas de la empresa, dar a conocer los productos a
travs de la Direccin de Mercadeo, con esto generar confianza para contraer compromisos
con la entidad.
La Direccin Administrativa, Financiero y Contable a travs de la contratacin de
servicios externos se coordina la contabilidad, adems se encarga del registro de las
operaciones contables de la empresa, tambin tiene la responsabilidad de realizar informes de
ventas, cuentas por pagar, inventarios y obligaciones tributarias.

19

2.2.2 Anlisis de Inventarios

En el pasado las empresas tenan polticas de almacenamiento excesivo de inventarios,
producto de lo difcil que eran los medios de comunicacin y transporte terrestre, los caminos
y carreteras eran el condicionante especialmente para una empresa agrcola como
TROPIPLANTAS S.A.
El mejoramiento hoy da de los medios de comunicacin y transporte, sumado al
crecimiento de proveedores de insumos y materiales en el cantn de Pococ motiv la
optimizacin del capital de trabajo en TROPIPLANTAS S.A, actualmente utiliza la poltica
de inventarios justo a tiempo.
La poltica justo a tiempo consiste en mantener cantidades de inventario muy cercanas
a cero, pero se ha requerido la concatenacin perfecta de todos los procesos asociados a la
logstica y al aprovisionamiento.
Sin embargo, los empresarios en general, incluyendo la empresa TROPIPLANTAS
S.A han tenido que buscar herramientas para la administracin de inventarios, que les permita
manejarlos desde diversos ngulos, y estar preparados para reconsiderar en cualquier
momento su uso; siendo conscientes de que se est en una realidad, donde lo nico constante
es el cambio y que si no se es consecuente la probabilidad de dejar de ser competitivo y salir
del mercado es muy amplia.
En realidad, la ltima palabra sobre este tema an no est dicha, y en las decisiones
administrativas el criterio de los expertos es muy importante, pero es evidente que un buen
manejo de los instrumentos cuantitativos, facilita de manera considerable la gestin y
contribuyen a disminuir los costos que en muchas ocasiones no son bajos, lo que obviamente
mejorar la rentabilidad de la empresa TROPIPLANTAS S.A.
20

La administracin de inventario se encuentra entre las funciones ms importantes de la

administracin de operaciones de la empresa, porque los inventarios requieren gran cantidad
de recursos de capital y porque afecta la entrega del producto al cliente.
El inventario es una variable clave en muchas actividades productivas y especialmente
en la exportacin de plantas ornamentales, que necesita de una adecuada administracin para
responder con eficiencia a las variaciones de los volmenes de exportacin. Pero tiene sus
costos, el espacio que ocupan los insumos o productos, los seguros, el deterioro y
obsolescencia de los materiales. Por cierto que tambin hay un costo de no tener existencias,
determinado por la necesidad de recurrir a una reposicin o el derivado de una venta o cliente
perdido; de ah que TROPIPLANTAS S.A realiza la previsin de dichos eventos.
El proceso de inventarios se completa determinando aspectos como la confianza que
merecen los proveedores; las caractersticas del mercado, la rotacin de los inventarios, el
inventario ptimo para las diferentes pocas del ao.

Tabla 1. Mecanismos de entrega Recepcin de mercaderas

TROPIPLANTAS S.A
Departamento Produccin
Procedimiento: Solicitud de Compra de Materiales, insumos y Refacciones
21

Responsable

Supervisor
Agrcola

Asistente de
Bodega

Supervisor
Agricola

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

N
Procedimiento
.
Revisa las existencias de productos y evala la necesidad de la
1
compra.

Si no es necesaria la compra, vuelve hacer la evaluacin la

prxima semana.

Si es necesaria la compra, ordena a su asistente que

elabore la solicitud de compra respectiva.

Elabora solicitud de compra pre numerada en original y

copia.

Traslada la solicitud de compra al Supervisor Agrcola para

que la revise y autorice.

Recibe la solicitud de compra y la revisa.

Si no est correcta, la regresa al asistente de bodega para que

sea corregida.

Si est correcta la autoriza y firma.

Traslada la solicitud de compra al Administrador de finca

para aprobacin

22

TROPIPLANTAS S.A

Departamento Produccin
Procedimiento: Solicitud de Compra de Materiales, insumos y Refacciones
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable

N
.

Procedimiento

Administrador
de finca

10

Traslada la solicitud de compra a la Direccin

Administrativa
y entrega la original y archiva la copia.

Direccin
Administrativa

11

Recibe, revisa y aprueba la solicitud de compra.

12

Si no est de acuerdo, anota en la misma los motivos del

rechazo y la devuelve al Administrador de finca

Administrador
de finca

Gerencia

13

Si est de acuerdo, la traslada al Administrador de finca

para que solicite las cotizaciones correspondientes.

14

Recibe la solicitud de compra y procede a requerir un

mnimo tres cotizaciones.

15

Recibe las cotizaciones y las traslada a la gerencia,

adjuntas a la solicitud de compra.

16

Recibe las cotizaciones y elije la ms conveniente.

17

18

Administrador
de finca

19

20
21

Si no existe ninguna cotizacin favorable, ordena a su

Administrador de finca que solicite tres cotizaciones
ms.
Si existe una cotizacin conveniente, la traslada a su
Administrador de finca con la solicitud de compra,
para que emita la orden de compra.
Emite la orden de compra adjuntando la cotizacin.
Hace el pedido al proveedor, envindole una copia de
la orden de compra.
Informa al Supervisin Agrcola que ya hizo el pedido y
archiva los documentos.

Fuente: Elaborado por: Autora

22

Tabla 2. Procesos de Recepcin

TROPIPLANTAS S.A

Departamento Produccin
Procedimiento: Recepcin de Materiales y Repuestos

Responsable
Asistente de
Bodega

Supervisor
Agrcola

Asistente de
bodega

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Procedimiento

N
.

Llega el proveedor a las instalaciones de la empresa para

entregar los materiales solicitados.

Recibe materiales, verifica que sean los solicitados de

acuerdo a la orden de compra.

Cuenta fsicamente el material entregado por el proveedor, y

revisa que estn completos y no se encuentren daados.

Ingresa el material al rea de Trnsito para la revisin del

Supervisor Agrcola.

Proceso de Inspeccin de Entrada por parte del Supervisor

Agrcola.

Si no est de acuerdo, los devuelve al proveedor.

Si est de acuerdo, procede a verificar los datos de la factura

(cantidad, descripcin de los productos, direccin y nombre
correcto de la empresa)

Si no son correctos los datos de la factura, la devuelve al

proveedor para que la corrija.

Si estn correctos los datos y los productos son los

solicitados, firma de recibido la factura original del
proveedor.

10

Ingresa a la bodega el material aprobado.

11

Identifica los cdigos de los materiales y los acomoda en el

lugar que les corresponde dentro de la bodega.

12

Registra el ingreso de los productos en el Krdex.

13

Imprime la constancia de ingreso al inventario, adjunta

copia de la factura del proveedor y de la orden de compra.

23

TROPIPLANTAS S.A

Departamento Produccin
Procedimiento: Recepcin de Materiales y Repuestos

Responsible

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

N.
Procedimiento

Supervisor Agrcola

Asistente de Bodega

14

Recibe los documentos y revisa la constancia de

Ingreso al inventario.

15

Si no est correcto el ingreso al inventario, devuelve la

constancia al asistente para que la corrija.

16

Si esta correcto el ingreso, lo autoriza y firma.

17

Traslada los documentos a su asistente

18

Recibe los documentos, saca un juego de copias y los

archiva.

19
Administrador de
Finca

20

Traslada constancia de ingreso original, con la copia

de la factura y de la orden de compra al
Administrador de finca.
Recibe los documentos, los traslada a contabilidad
para el registro contable y los archiva.

Fuente: Elaborado por Autora

24

2.2.3Anlisis FODA

Tabla 3. Anlisis FODA

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

- Sistema de

-Mantener la cuarta

-Nuevos clientes en

-Nuevos entrantes

Europa,

en la actividad en

especficamente para

Centro

Amrica,

Holanda disminuye

pases

como

esa dependencia en

Honduras

un 40%

Guatemala

aproximadamente.

principalmente,

-En el mercado

incursionaran

americano el plazo

este tipo de cultivo

de pago es entre 60 a

lo

90 das.

competencia

-En el mercado

Costa Rica.

Informacin

posicin en productos

(FITO TEC) para

el desarrollo
controlado de la
produccin.

de exportacin del
sector agrcola.
-Ampliar su

-Pgina de
Internet.
-Disposicin para
incorporar

conocimiento y
contacto con agentes
del rea de plantas

nuevas
tecnologas de
produccin.
-La eficiencia en

ornamentales.
-Potencializar la
productividad

la comunicacin
con sus clientes.
-Lealtad de la
cartera de

cual

en
es
para

europeo el plazo de
pago es entre 30 o
35 das.

mediante la
incorporacin de
nuevas plantas y la

clientes.
-Ofrece 5
familias de
plantas.

aplicacin de nuevas
tecnologas
-La globalizacin.

-Equipo
operativo
excelente.
-Ubicada

- Expandirse al
mercado Asitico.
-Personal capacitado y

geogrficamente
y clima favorable
para la

la mano de obra
especializada.

produccin.
Fuente: Elaborado por Autora

25

2.2 Base terica

2.2.1 Auditora
Segn Alvin A. Arens decimoprimera edicin (Auditora un enfoque integral) define
el concepto de auditora como la acumulacin y evaluacin de la evidencia basada en
informacin para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la
informacin y los criterios establecidos. La auditora

debe realizarla una persona

independiente y competente.
Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin y evidencia
aplicada a la empresa. Es el examen realizado por el personal calificado e independiente de
acuerdo a las Normas de Contabilidad, con el fin de esperar una opinin que muestre lo
acontecido en el negocio, requisito fundamental es la independencia.
Se define tambin la auditora como un proceso sistemtico, que consiste en obtener y
evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de
carcter econmico- administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia
entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a
las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes de
conformidad con normas y procedimientos tcnicos. Es una revisin analtica hecha por un
Contador Pblico y Auditor, del control interno y registros de una contabilidad de una
empresa mercantil u otra unidad econmica, que precede a la expresin de su opinin
acerca de la correccin de los estados financieros.

26

2.2.1.1 Objetivo
El objeto de la auditora es reducir el riesgo de informacin, lo cual disminuye el
costo de obtener capital. Asimismo, este consiste en proporcionar los elementos tcnicos
que puedan ser utilizados por el auditor para obtener la informacin y comprobacin
necesaria que fundamente su opinin profesional sobre los aspectos de una entidad sujetos
a un examen. Consiste en apoyar a los miembros de la organizacin en relacin al
desempeo de sus actividades, para ello la auditora les proporciona anlisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesora y toda aquella informacin relacionada con todas las actividades
revisadas por el auditor; tambin se encarga de promocionar un control efectivo o un
mecanismo de prevencin a un costo considerado como razonable.
El servicio de auditora constituye un apoyo a todos los miembros de la organizacin,
ya que durante el desempeo de su trabajo sus propios conocimientos, experiencia y
formacin acadmica y profesional, le permite estar en condicin de externar opiniones,
posturas y procedimientos en beneficio de la organizacin. La auditora deber de
proporcionar anlisis y las evaluaciones que se revisaron; adems apoya a niveles directivos
y gerenciales.

27

2.2.1.2 Alcance de la Auditora

El alcance de la auditora deber de cubrir el examen y evaluacin de la adecuacin y
eficiencia del sistema de control interno con respecto a la organizacin y calidad de
ejecucin que se tendr en relacin al desempeo de las responsabilidades que le fueron
asignadas.
El alcance tambin es conocido como objetivo. El objetivo de los procedimientos de
auditora es la conjugacin de elementos tcnicos cuya aplicacin le servir al auditor de
gua u orientacin sistemtica y ordenada para poder reunir elementos informativos que, al
ser examinados, le proporcionarn bases para poder rendir su informe o emitir su opinin.
El alcance es de vital importancia desde la apertura de la auditora, ya que esto
especificar, el tiempo que durar la auditora, la profundidad y la cantidad de personal
requerido.

2.2.1.3 Tipos de Auditora

Auditora Operacional
Una auditora operacional evala la eficiencia y eficacia de cualquier parte de los
procedimientos y mtodos de operacin de una organizacin. Cuando se completa una
auditora operacional, por lo general, la administracin espera recomendaciones para
mejorar sus operaciones. En una organizacin, el auditor puede evaluar la relevancia y
suficiencia de la informacin que utiliza la administracin cuando toma decisiones para

28

adquirir nuevos activos fijos. En otra, el auditor puede evaluar la eficiencia del flujo de
informacin en el proceso de ventas. La eficiencia y eficacia de operaciones son ms
difciles de evaluar de forma objetiva que el cumplimiento o la presentacin de estados
financieros de acuerdo con los Generally Accepted Accounting Principles (GAAP).
Adems, la determinacin de criterios para evaluar la informacin en una auditora
operacional es una tarea muy subjetiva. En este sentido, la auditora operacional es ms
como consultora administrativa que lo que en general es considerada como auditora.

Auditora de Cumplimiento
Una auditora de cumplimiento se realiza para determinar si la entidad auditada
aplica correctamente los procedimientos, reglas o reglamentos especficos que una
autoridad superior ha establecido. Una auditora de cumplimiento de un negocio privado
puede incluir:
Determinar si el personal contable aplica los procedimientos que prescribi el

contralor de la compaa.
Revisar promedios de sueldos para que cumplan con la legislacin laboral.
Revisar los acuerdos contractuales con los banqueros y otros prestamistas para
asegurarse de que la compaa cumple con los requerimientos legales.

Auditora de Estados Financieros

Una auditora de estados financieros se lleva a cabo para determinar si stos en
general (la informacin que se est verificando) han sido elaborados de acuerdo con el
criterio establecidos, aunque tambin es comn realizar auditoras de estados financieros
preparados utilizando la base de efectivo o alguna otra base de contabilidad adecuada para
la organizacin, el auditor debe realizar las pruebas requeridas para determinar si los
estados contienen errores importantes u otras declaraciones errneas. A medida que el nivel
de complejidad de los negocios aumenta, ya no es suficiente que los auditores se enfoquen
29

slo en las transacciones contables. Una visin integrada de la auditora considera tanto el
riesgo de errores y los controles de operacin pensados para prevenir errores. Cada vez ms
este enfoque integrado incorpora una perspectiva estratgica de la entidad empresarial.

2.2.1.4 Clasificacin de Auditora

Existen dos tipos de clasificacin de la auditora, externa e interna; en ambas se
establece una necesidad de coordinacin. El auditor externo empieza su labor a partir de los
resultados finales, mientras que el auditor interno primero revisa las actividades bsicas de
una organizacin con miras a futuro.
Bsicamente, el auditor externo deber expresar una opinin sobre la racionabilidad
de la situacin de la organizacin; este auditor estar ms orientado hacia los resultados
finales, mientras que el auditor interno, se enfocar hacia la efectividad de la
administracin as como los grados de contribucin y bienestar para la organizacin.
De esta forma, a pesar de que ambos tipos de auditora utilizan la misma fuente de
informacin, tendrn prioridades diferentes, secuencias diferentes y objetivos diferentes.
Un inters comn que comparten es el relacionado con el control interno, ya que el auditor
interno por ser el que se encarga de la vigilancia del cumplimiento de los objetivos persigue
el control interno instaurado en la organizacin.
Finalmente, es preciso mencionar que si el servicio de auditora es proporcionado por
una firma de consultora autorizada que cuente con un equipo multidisciplinario de
auditores, ellos podrn prestar el servicio tanto de auditora interna como externa, ya que
30

los conocimientos y especializaciones con las que cuentan les permiten distinguir a la
perfeccin la operacin de la empresa, para obtener un dictamen adecuado a las
necesidades operativas de la empresa auditada.

2.2.1.5 Clases de Riesgos de Auditora

Riesgo Inherente
Es la susceptibilidad de un saldo de cuenta o clase de transacciones a una
representacin errnea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o en el
agregado cuando se acumule con representaciones errneas en otros saldos o clases,
suponiendo que no hubiera un control interno relacionado.
En trminos prcticos, el riesgo inherente es la susceptibilidad que por naturaleza,
toda partida contable tiene de estar registrada, valuada, presentada o revelada en forma
errnea. Las estimaciones y las provisiones son dos de las partidas que suelen presentan
mayor riesgo inherente, en vista de que en ambos casos los montos contabilizados por una
entidad se basan, fundamentalmente, en suposiciones, juicios, proyecciones, experiencia y
clculos aritmticos hechos por la administracin de la entidad auditada, razn por la cual
la evidencia de auditora en estos casos es ms persuasiva que conclusiva. Generalmente, se
reconoce que la administracin de la entidad auditada es la responsable de disear e
implementar los mecanismos necesarios para reducir los posibles efectos que pueda traer
este tipo de riesgo sobre los estados financieros.

Riesgo de Control
31

Es el riesgo de que una representacin errnea que pudiera ocurrir en una aseveracin
y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando se acumula con
representaciones errneas en otros saldos o clases, no se prevenga o detecte y corrija
oportunamente por el control interno de la entidad.
En la prctica, el riesgo de control es la probabilidad de que los sistemas de control
interno y control contable, diseados e implementados por la administracin de una
entidad, sean incapaces de prevenir, o en su defecto de detectar y corregir, errores de
importancia relativa en las cifras de sus estados financieros. Por lo anterior, resulta de sumo
inters para el auditor independiente evaluar el diseo (si es adecuado) y la operacin de los
controles establecidos por una entidad, con el fin de poder valorar, de forma precisa, los
niveles de riesgo de control a que debe hacer frente durante el desarrollo de su auditora.
Como el diseo e implementacin de los sistemas de control interno y de control contable
son responsabilidad de la administracin de toda entidad, la responsabilidad de minimizar
los efectos del riesgo de control recae sobre sta ltima.

Riesgo de Deteccin
Es el riesgo de que un auditor no detecte una representacin errnea que exista en una
aseveracin y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando se
acumula con otras representaciones errneas.

32

Tal y como se desprende de la anterior definicin, el riesgo de deteccin es

responsabilidad directa del auditor independiente y consiste, fundamentalmente, en la
posibilidad de que ste cometa errores a lo largo del desarrollo de la auditora de los estados
financieros de una entidad, los cuales lo conduzcan a emitir una opinin equivocada. Desde
el punto de vista tcnico, el riesgo de deteccin se deriva de dos factores, a saber:

Riesgo de muestreo: Es el riesgo de que transacciones o saldos que contienen

representaciones errneas de importancia relativa no sean seleccionados como parte de las
muestras que el auditor independiente utiliza para el desarrollo de sus procedimientos de

auditora.
Riesgos no asociados con el muestreo: Representan el riesgo de que un auditor
independiente no sea capaz de detectar representaciones errneas de importancia relativa,
producto de su falta de pericia, conocimiento, experiencia, diligencia y cuidado profesional
en diseo y desarrollo de sus procedimientos de auditora.

2.2.2 Control Interno

La Norma Internacional de Auditora # 315 (NIA 315) Entendimiento de la Entidad y
su entorno y Evaluacin de los Riesgos de Representacin Errnea de Importancia
Relativa, en su prrafo 42 define El Control Interno es el proceso diseado y efectuado por
los encargados del gobierno corporativo, la administracin y otro personal, para
proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad, respecto de
la confiabilidad de la informacin financiera, efectividad y eficiencia de las operaciones y
cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables.
33

2.2.2.1 Objetivos del Control Interno

Entre los ms importantes estn:

Comprobar la veracidad del informe y de los estados financieros, as como de cualquier

otro dato contable.

Prevencin de fraudes y, en caso de que sucedan descubrirlos y determinar su monto.
Localizacin de errores y promover la uniformidad y la correccin al registrar las

operaciones.
Estimular la eficiencia del personal mediante la vigilancia que se ejerce a travs de los

informes de contabilidad relativos.

Salvaguardar los bienes de la empresa y obtener un control efectivo sobre todos los
aspectos del negocio.

2.2.2.2 Enfoque del Control Interno

Enfoque Administrativo
Involucra el plan general de organizacin, sistemas, procedimientos, mtodos
utilizados en el negocio para obtener resultados eficientes, efectivos y econmicos.

Enfoque Contable

34

Plan general que permite definir polticas, procedimientos, mtodos y, sistemas que
regulan y reflejan en forma ptima la informacin financiera.

2.2.3 Inventarios
Las Normas Internacionales de Informacin Financiera, emitidas por el Consejo de
Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), describen lo que es considerado un activo
de la empresa Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos
pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios econmicos.
En ese sentido, los inventarios son considerados como activos de la entidad, pues la
norma contina afirmando Usualmente, una entidad emplea sus activos para producir
bienes o servicios capaces de satisfacer deseos o necesidades de los clientes. Puesto que
estos bienes o servicios satisfacen tales deseos o necesidades, los clientes estn dispuestos a
pagar por ellos y, por tanto, a contribuir a los flujos de efectivo de la empresa.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus Balances Generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
Estado de Resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta
su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una
constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura
de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas
cuentas podemos nombrarlas siguientes:
35

Inventario (inicial): Representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que

comenz el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el
Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento
hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por
Ganancias y Prdidas directamente.

Compras: En la cuenta compras se incluyen las mercancas compradas durante el perodo

contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del
objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de
Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo
deudor, no entra en el Balance General de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas
o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra: Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda
aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque
esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.

Gastos de compras: Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben
dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras, esta cuenta tiene un saldo deudor y no
entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y
que fueron compradas con este fin.

36

Devoluciones en ventas: La cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por
los clientes a la empresa.

Mercancas en trnsito: En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza

compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o
adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa
compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, an no han sido
recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la
cuenta: Mercancas en Trnsito.

Mercancas en consignacin: Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en

Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido
adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de
propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se
hayan vendido.

Inventario (final): El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo contable y

corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente
valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del
perodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo. El control
interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras,
que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

37

2.2.3.1 Clasificacin de los Inventarios

Se sabe de antemano que toda entidad manufacturera y de servicios cuenta en un

momento dado con inventarios que dependiendo de su naturaleza llegan a ser clasificados.
Los ms mencionados son los inventarios de materia prima y de productos terminados que
se pueden relacionar con el solo hecho de escucharlos, pero existen otras clasificaciones de
inventarios, de acuerdo al enfoque que se le d.

A continuacin se describen algunas de las principales clasificaciones de los

inventarios:

De acuerdo a su estado o utilizacin dentro del proceso productivo

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varan ampliamente
entre los distintos grupos de industrias. Por ello, generalmente el rubro de inventarios de
una empresa industrial est compuesto por una gran variedad de artculos, y se han
clasificado de acuerdo a su estado o utilizacin dentro del proceso productivo,
distinguindose los siguientes:

Inventarios de Materia Prima

Inventarios de Produccin en Proceso

Inventarios de Productos Terminados

Inventarios de Materiales y Suministros

38

Inventario de Materias Primas

En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos y materiales, los que
sern sometidos a un proceso para obtener al final un artculo terminado o acabado. A los
materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se les considera "materia
prima", ya que su uso se hace en cantidades lo suficientemente importantes del producto
acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de
fabricacin que al final se convertir en un producto terminado.

En otras palabras, puede decirse que inventario de materia prima es el conjunto de

bienes que posee la empresa para ser transformados en bienes o productos terminados
capaces de ser vendidos, y por lo tanto, este rubro estar representado por las existencias
de los insumos bsicos de materiales que habr que incorporar al proceso de fabricacin de
una compaa.

Inventario de Productos en Proceso

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o elementos que

se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les
aplic la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un

39

momento determinado. Est constituido por aquellos artculos que se encuentran en fase
de elaboracin, que han sufrido ciertas transformaciones pero que an no estn listos.
Conforman un sub-ensamble o componente de un producto terminado pero, mientras no
concluya su proceso de fabricacin, han de ser inventariados como en proceso. Una de las
caractersticas del inventario de produccin en proceso es que su valor va en aumento a
medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia
prima bruta para transformarse en producto terminado como consecuencia del proceso de
produccin.

Inventario de Productos Terminados

Es el conjunto de bienes o productos que despus de haber sido elaborados se

encuentran disponibles para la venta. Estn integrados por aquellos artculos que han sido
transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por
haber alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de
inventario se encuentran an en los almacenes, es decir, los que todava no han sido
vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las
ventas y su nivel est dado por la demanda.

Inventario de Materiales y Suministros

El inventario de materiales y suministros se encuentra integrado por el conjunto de

materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un

40

ejemplo para la industria de la serigrafa son las sedas, utilizadas para la impresin, sin ser
transformadas o formar parte ntegra del producto terminado.

De acuerdo a la cantidad de existencias que posea

En la actualidad para el mundo financiero es muy importante determinar cul es la

cantidad ms ptima para invertir en un inventario, para el gerente de produccin su inters
ser el contar con la materia prima necesaria para la produccin en el momento en que sta
va a ser procesada; mientras que para los agentes de venta se mostrarn interesados en
saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier
eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa. En funcin a esta necesidad,
los inventarios pueden dividirse en inventario mximo e inventario mnimo.

Inventario Mximo: Debido al enfoque de control de existencias empleado, existe el

riesgo que el inventario pueda llegar a ser demasiado alto para algunos artculos. Por lo
tanto se establece un control de inventario mximo, fijando el lmite de existencias
permitidas, sin caer en excesos. Es el inventario que representa el mximo de existencia que
una empresa debe poseer para evitar altos costos de mantenimiento, almacenamiento y
control.

Inventario Mnimo: Es el inventario que representa la cantidad mnima del inventario que
debe poseerse en el almacn, para no incurrir en atrasos a la produccin por la escasez de
un material determinado.

41

2.2.3.2 Sistemas de Control de Inventarios

Sistema de Inventario Perpetuo

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para
cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible
todo el tiempo. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de
control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados.

Sistema de Inventario Peridico

Sistema de control caracterizado por no llevar registro permanente de las cantidades
que integran el inventario y, cuando es necesario saber las existencias, se determina por
medio de recuentos fsicos de los productos. Este mtodo no requiere de un registro al da
de los cambios en los inventarios; en lugar de ello, los costos se registran por
clasificaciones naturales, tales como compras de materiales, fletes de entrada y descuentos
sobre compras.
Los costos del material utilizado o los costos de las mercancas vendidas no pueden
calcularse con exactitud sino hasta que los inventarios finales, determinados por recuento
fsico, se deduzcan de la suma del inventario inicial, las compras y otros costos de
operacin. Cuando se establece este sistema se hace necesaria la prctica constante de

42

tomas fsicas de inventarios e imperativamente otro tipo de medidas de control interno, con
la finalidad de evitar deterioros, obsolescencias, prdidas, robos, etc.

2.2.3.3 Mtodos de Valuacin de Inventarios

Uno de los problemas ms interesantes y ampliamente discutidos en la contabilidad
es la valuacin del inventario. An aquellos ejecutivos que tienen poco conocimiento de
contabilidad se interesan en varios mtodos de valuacin de inventarios, debido a que la
valoracin del inventario puede tener un efecto significativo en el reporte del ingreso neto.
Los inventarios deben ser medidos al costo o al valor neto realizable, segn cual sea
menor.
Ciertamente, la base primaria de valuacin de los inventarios es el costo. En el costo
debe incluirse todos los desembolsos de adquisicin, de conversin y otros desembolsos
directos e indirectos en que incurra para llevar un artculo a su condicin de disponibilidad.
Sin embargo, los precios de muchas clases de mercancas estn sujetos a cambios
frecuentes. Cuando lotes idnticos de mercanca se compran en varias fechas durante el
ao, cada lote puede adquirirse a precios diferentes. Es entonces cuando surge la pregunta
A qu costo debo de registrar las existencias de mi inventario? Cul debe ser el costo de
lo consumido o vendido? Hay varios supuestos aceptables en este punto, se consideran
cuatro de los ms comunes. Cada supuesto en cuanto al costo de las unidades en inventario
final conlleva a mtodos diferentes de valuacin del inventario y a cantidades diferentes en
los estados financieros. Los cuatro supuestos (mtodos de valoracin del inventario) se
conocen como:
43

Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)

ltimas entradas, primeras salidas (UEPS)
Promedio ponderado o promedio mvil
Identificacin especfica
Aunque cada uno de estos cuatro mtodos produce una respuesta diferente en cuanto
a costo de mercancas vendidas y costo del inventario final, la valuacin del inventario en
cada caso es conocido como "costo". En otras palabras, estos mtodos representan
definiciones alternativas del costo de inventario.

Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

El mtodo de primeras en entrar primeras en salir, el cual es conocido como FIFO
(first in first out), est basado en la presuncin de que los productos en inventario que
fueron comprados o producidos antes, sern vendidos en primer lugar y, consecuentemente,
que los productos que queden en el inventario final sern los producidos o comprados ms
recientemente.
El mtodo PEPS para determinacin del costo de inventario, puede ser adoptado por
cualquier empresa, sin importar que las mercancas vendidas realmente correspondan a las
ventas de las mercancas ms antiguas en reserva o no. Para el mtodo de primeras en
entrar, primeras en salir, puede argumentarse que la valuacin del inventario refleja los
costos recientes y es, por tanto, un valor real a la luz de las condiciones que permanecen a
la fecha del Balance General.

Ventajas del Mtodo PEPS

44

Algunas de las principales ventajas de utilizar este mtodo son:

La valuacin del inventario en el Balance General es una aproximacin de los costos de

reposicin, y algunas veces podra ser idntica.

El costo de produccin es una razonable representacin del costo especfico de las

unidades que salieron.

En tiempos de relativa estabilidad econmica, el mtodo PEPS funciona bien para aplicar
satisfactoriamente el flujo de los costos contra los ingresos que le son relativos.

Desventajas del Mtodo PEPS

Por otra parte, las desventajas de la utilizacin del mtodo de primeras entradas,
primeras salidas son:

En perodos de inflacin el mtodo PEPS no logra equilibrar los ingresos con los costos

correspondientes, porque subestima el costo de las mercaderas vendidas.

Conduce a producir ganancias en papel o nominales, que no son un reflejo verdadero de
los resultados de la operacin. A esto puede aadirse pago excesivo de impuestos, y
posibles declaraciones improcedentes de dividendos.

ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

El mtodo de ltimas en entrar, primeras en salir, comnmente conocido como UEPS
o LIFO por sus siglas en ingls (last in - firstout), es uno de los mtodos ms interesantes
en la valuacin de inventarios. El nombre de este mtodo sugiere que los productos en
inventario que fueron comprados o producidos en ltimo lugar, sern vendidos primero y,
45

consecuentemente, que los productos que queden en el inventario final sern los producidos
o comprados en primer lugar.
Aunque esta situacin no est de acuerdo con el movimiento fsico de la mercanca en
la mayora de empresas, hay un argumento lgico fuerte para sustentar este mtodo de
ltimas en entrar, primeras en salir. Para propsito de determinacin de ingresos, el flujo de
costos puede ser ms significativo que el flujo fsico de mercanca. Quienes usan el mtodo
UEPS afirman que la determinacin del ingreso estara basada en condiciones de mercado
corriente. Por tanto, los ingresos por ventas corrientes seran comparados con el costo
corriente de la mercanca vendida. Bajo el mtodo UEPS, el costo de mercancas vendidas
es relativamente corriente porque ellas se derivan de la mayora de compras recientes. Bajo
el mtodo PEPS, por otro lado, el costo de mercancas vendidas se basa en los costos "ms
antiguos".

Ventajas del Mtodo UEPS

Las empresas que optan por utilizar el mtodo UEPS lo hacen para aprovechar sus
ventajas, entre las cuales se encuentran:

En perodos de alza en los precios, las ganancias de inventario se incluyen como una
porcin del costo de lo vendido; y por lo tanto se eliminan de la ganancia imponible. Esta
posicin asegura la disponibilidad de los fondos adicionales que se han generado por el
aumento en los precios de venta, principalmente para la reposicin de los artculos

vendidos.
La eliminacin de ganancias sobreestimadas produce un inmediato ahorro en impuestos.

46

La reduccin en la obligacin del pago de impuestos, disminuye la demanda de los fondos

de efectivo.
Los resultados econmicos de la operacin del negocio se reflejan ms razonablemente en
los estados financieros.

Desventajas del Mtodo UEPS

Este mtodo posee algunas desventajas en su aplicacin, las cuales son:

El deseado equilibrio de los costos contra los ingresos corrientes no se da en pocas

cuando el inventario puede bajar a niveles inferiores a los existentes cuando el mtodo se
adopt. En tales circunstancias, parte del inventario valuado a precios bajos de perodos
anteriores, ser vendido. Esto producira una ganancia superior a la normal y generar una
sustancial obligacin del pago de impuesto. Sin embargo, con polticas adecuadas en las

compras, este inconveniente puede ser evitado.

El Balance General muestra el inventario reflejando precios de la fecha de la adopcin del
mtodo, y de esta manera la valuacin del inventario est continuamente fuera de poca. De
esta circunstancia, el financiamiento para capital de trabajo que puede obtener la empresa,
en los Bancos del sistema por medio de los Bonos de Prenda que emiten los Almacenes
Generales de Depsito por mercaderas ofrecidas en garanta, se vera mermado pues los

inventarios estarn valuados conservadoramente.

El valor del inventario solamente cambiar si hay un cambio en la cantidad fsica, esto es

como consecuencia de incrementar o reducir la cantidad de unidades en existencia.

En el ao de cambio a UEPS, probablemente las ganancias que se reporten aparecern
reducidas respecto del ao anterior. Tal situacin puede que desoriente a los usuarios. Sin

47

embargo el efecto siempre estar revelado en las notas a los estados financieros a donde

puede recurrirse para la aclaracin pertinente.

Para llevar el mtodo UEPS se requiere un trabajo de oficina que implica una serie de
clculos que deben hacerse con mucho cuidado. A este respecto es importante notar que el
mtodo UEPS puede aplicarse nicamente a los inventarios ms importantes, es decir

representativos, de la empresa.
En la Bolsa de Valores, existe la posibilidad de que las reducidas ganancias que pudieran
llegar a reportarse, hagan perder valor de mercado a las acciones de las empresas que usan
el mtodo UEPS.

Mtodo de Identificacin Especfica

El mtodo de identificacin especfica es el mtodo ms ajustable a los inventarios de
precios altos o artculos de escaso volumen. Si cada artculo en el inventario es diferente a
otro, como en el caso de pinturas valiosas, joyas finas, reliquias, etc., el mtodo
lgicamente aplicable es el de identificacin especfica.
Este tipo de inventario presenta problemas muy diferentes al inventario compuesto
por cantidades grandes de artculos parecidos o idnticos. El mtodo de identificacin
especfica tiene un recurso intuitivo debido a que este asigna el costo de la compra real a las
unidades especficas compradas. Para propsitos de toma de decisiones; sin embargo, esta
aproximacin no siempre proporciona la informacin. El mtodo de identificacin
especfica es ms ajustable porque puede dar resultados ms significativos en la compra y
venta de tales artculos de alto precio como lanchas, automviles y joyera. El mtodo de
los minoristas se usa a menudo, en el sector comercial al por menor, para la medicin de

48

inventarios, cuando hay un gran nmero de artculos que rotan velozmente, que tienen
mrgenes similares y para los cuales es impracticable usar otros sistemas de clculo de
costos. En este sistema, el costo de los inventarios se determina deduciendo, del precio de
venta del artculo en cuestin, un porcentaje apropiado de margen bruto.

Mtodo de Promedio Ponderado

El costo promedio se calcula dividiendo el total del costo de las mercancas
disponibles para la venta por el nmero de unidades disponibles para la venta. Este clculo
da un costo por unidad de promedio ponderado, el cual se aplica a las unidades en el
inventario final.

Ventajas del Mtodo de Promedio Ponderado

Este mtodo presenta las siguientes ventajas:

Su clculo es sencillo ya que se trata del promedio simple o ponderado de los costos de las

mercaderas;
Evita llevar controles de precios por lotes de mercancas, como en el caso de los mtodos

PEPS o UEPS.
Se logra una adecuada asociacin de ingresos con los costos que sirvieron para generarlos

Desventajas del Mtodo de Promedio Ponderado

Sus desventajas son:

49

Puede verse alterado el resultado con costos extremos de los artculos (precios muy altos o

muy bajos).
Solo puede usarse con sistemas de inventarios perpetuos.

2.2.3.4 Control Interno de los Inventarios

El control interno de los inventarios, est vinculado con las actividades de compra,
fabricacin, distribucin, venta y consignacin. Un adecuado control interno exige que los
Inventarios sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados y
contados fsicamente, embarcados y facturados. Lo anterior para lograr la correccin de los
inventarios incluyendo su adecuada valuacin a costos histricos y a su actualizacin.
La revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno deber dirigirse
principalmente a los siguientes aspectos:

Autorizacin del mtodo de valuacin seleccionado por la empresa. En trminos generales,

por su importancia, la autorizacin del mtodo de valuacin de los inventarios y del costo
de ventas a cifras histricas y actualizadas, deber ser otorgada por la direccin de la

empresa.
Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro. La segregacin
de las funciones relativas a inventarios, tales como adquisicin, recepcin, almacenaje y
embarque, evita que un departamento o persona controle todas las fases de una transaccin
o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. La segregacin tambin
propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una
misma transaccin.

50

Registro oportuno de la inversin en inventarios y del pasivo correspondiente. El registro

oportuno de las inversiones en inventarios, incluyendo en su caso, el pago anticipado a los
proveedores y aquellos que estn en trnsito, tienen como objeto asegurar que estn
registrando en su totalidad dichas inversiones y obligaciones dentro del perodo
correspondiente y, a la vez, que la informacin contable coincida con las existencias fsicas.
Control de que todo lo que se embarca se registra y se factura oportunamente en el perodo
que corresponda. El establecimiento de controles en formas pre numeradas, permite la
captacin oportuna, en registros contables, de los embarques y ventas, as como su
correspondiente facturacin, asegurando la correccin de los crditos al rubro de
inventarios por estos conceptos y los movimientos correlativos en las otras cuentas
afectadas por estas transacciones (clientes, ventas, costo de ventas, entre otros).

Control de las devoluciones. La existencia de controles para el manejo de las devoluciones

debe permitir asegurar que las mismas sean procedentes, estn debidamente autorizadas,

valuadas y oportunamente registradas dentro del perodo al que correspondan.

Custodia fsica de los inventarios. Deber existir custodia fsica y acceso restringido a
zonas de almacenaje, produccin y embarques, con el propsito de establecer e identificar

claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo fsico de estos bienes.

Inventarios fsicos. Deber existir una planeacin adecuada de la toma peridica de los
inventarios fsicos, as como de su recopilacin, valuacin y comparacin con los registros
contables, incluyendo la investigacin y ajuste oportuno de las diferencias resultantes, por
la naturaleza de estos bienes, susceptibles de mermas, deterioros, faltantes, entre otros.
Peridicamente (por lo menos una vez cada ejercicio) deber planearse adecuadamente y
llevarse a cabo un conteo de los inventarios, para constatar su existencia; como
consecuencia ser necesario hacer comparaciones contra los auxiliares respectivos, realizar
51

las investigaciones en caso de surgir diferencias substanciales y por ltimo realizar los

ajustes correspondientes.
Procedimientos adecuados para el registro y acumulacin de los elementos del costo. La
contabilidad debe captar correcta y oportunamente la acumulacin de los elementos del
costo de produccin o de adquisicin, para asegurar la correcta valuacin de los inventarios

y la determinacin del costo de ventas del ejercicio.

Registros adecuados para el control de las existencias. El mantenimiento de registros
auxiliares de las existencias, tanto en los almacenes de la empresa como de terceros,
proporcionan un control permanente, y la verificacin mediante recuentos fsicos permite

conocer faltantes, mermas, entre otros.

Registros adecuados para el control de las existencias propiedad de terceros en almacenes
de la empresa. Cuando existen mercancas propiedad de terceros en consignacin, en
custodia, entre otros. Se requiere de controles fsicos, documentales y en registros que
capten oportunamente sus entradas y salidas de almacenes, con el propsito de distinguirlas

de las propias.
Comparacin peridica de la suma de los registros auxiliares con el saldo de la cuenta de
mayor correspondiente. Con el propsito de asegurar la correccin de la cifra total de
inventarios, es necesario verificar peridicamente la igualdad entre el saldo de la cuenta
mayor y la suma de registros auxiliares e investigar y ajustar las diferencias, previa la

correspondiente autorizacin.
Comprobacin de los inventarios fsicos por personal interno independiente. Es
conveniente que personal distinto (por ejemplo: auditora interna) de quien autoriza,
custodia, registra y tenga acceso a los almacenes lleve a cabo comprobaciones de que los
inventarios fsicos han sido efectuados adecuadamente, desde su planeacin hasta el ajuste
en registros contables.

52

Fijacin de mximos y mnimos para el control de existencias. Una adecuada poltica

respecto a mximos y mnimos evita situaciones de inversin en exceso o defecto en los

almacenes; adems de una herramienta de control en ventas y produccin.

Procedimientos para determinar la posible existencia de inventarios excesivos, daados,

obsoletos y de lento movimiento, as como de ajuste de las estimaciones correspondientes.

Adecuada proteccin a la entidad mediante el aseguramiento de los inventarios y el
afianzamiento del personal que los maneja. Un plan de seguros adecuado a las necesidades
del negocio es un complemento imprescindible del control interno, desde el punto de vista
de la proteccin de sus propiedades. Las fianzas de fidelidad adems de permitir recuperar
prdidas, representan un freno psicolgico de actos en contra de los bienes de la empresa.

2.2.3.5 Pruebas de cumplimiento para verificacin del control interno en el rea de

inventarios
En trminos generales, las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el
funcionamiento de los controles internos claves, por tanto, deben disearse en funcin a las
circunstancias particulares de cada entidad.
Algunas de las pruebas de cumplimiento aplicables al rea de inventarios, son las
siguientes:

Observacin, dando seguimiento al flujo de desarrollo de los procedimientos ejecutados en

la realizacin de las principales transacciones tales como: recepcin de inventarios, su
proceso, traspaso entre las reas de produccin, adecuada custodia, correcto y oportuno
embarque, etc., verificando la adecuada segregacin de funciones, asignacin de
responsabilidades y autoridad, existencia de formas, registros y archivos.

53

Revisin selectiva de compras, inspeccionando la documentacin de soporte, su adecuada

autorizacin y registro oportuno en libros y auxiliares.

Revisin de la adecuada determinacin de los costos unitarios de produccin, incluyendo
la aplicacin de los diversos elementos del costo (materias primas, mano de obra y gastos

indirectos).
Comprobacin de movimientos internos y a otros almacenes.
Pruebas de ventas, corroborando el costo y la facturacin.
Comprobar los sistemas y mtodos de valuacin, incluyendo su autorizacin y su
aplicacin consistente.

2.2.3.6 Pruebas sustantivas para verificacin del control interno en el rea de

inventarios
Algunas de las pruebas sustantivas aplicables al rea de inventarios, son las
siguientes:

Propiedad: Se deber comprobar que los inventarios presentados en los estados

financieros son propiedad de la empresa, mediante la inspeccin de la documentacin
comprobatoria correspondiente.

Existencia e integridad: mediante la evaluacin de la planeacin de la toma fsica de

inventarios, verificando que haya una planeacin adecuada para la toma de los inventarios
fsicos, la cual est debidamente documentada con instructivos y que sean del conocimiento
oportuno de los participantes. Esta planeacin debe cubrir los siguientes aspectos:

54

Controles que aseguren la clasificacin adecuada y acomodo fsico anticipado de las

diferentes partidas de inventario, la inclusin de la totalidad de los inventarios propiedad de

la empresa y de aquellas propiedades de terceros bajo su custodia.

Participacin de personal capacitado con conocimiento de las caractersticas de los

inventarios.
Procedimientos para la identificacin de inventarios daados o con indicios de lento

movimiento, obsolescencia.
Medidas para seguir la correccin de los conteos (responsables, supervisin, mesa de

control, pre conteos, segundos conteos, etc.

Controles sobre el corte de formas, incluyendo los marbetes y listas de inventarios.
Medidas para el control de existencias que tengan movimiento durante el inventario fsico.
Identificacin de los inventarios ubicados en distintas sucursales, fbricas, almacenes y en
poder de terceros.

Observacin del inventario fsico: con base en la revisin de la planeacin de la toma del
inventario fsico, se debe determinar las pruebas que se llevaran a cabo con el propsito de
comprobar la correccin del inventario fsico. Estas pruebas se llevaran a cabo, observando
que los procedimientos se estn efectuando conforme a lo planeado.
Cuando por la naturaleza de los productos, no se tenga los conocimientos necesarios para
identificar, contar o determinar las condiciones de las existencias, se deber contratar los
servicios de expertos en la realizacin de las pruebas y obtener confirmaciones por escrito
de ellos. Deber considerarse la deteccin de partidas de inventarios que hayan perdido su
valor por deterioro fsico, lento movimiento, etc.

Revisin del corte de operaciones: determinar la adecuada relacin entre el inventario

fsico y el inventario segn libros, as como la correcta determinacin del costo de ventas,
55

considerando el efecto del corte de los movimientos de mercancas. Al comprobar el corte

de recepcin, se debe verificar que todos los que estn en trnsito hasta la fecha del
inventario, inclusive, han sido considerados en el inventario y que se ha registrado el pasivo
correspondiente. Al verificar el corte de ventas, se debe comprobar que todos los artculos
vendidos hasta la fecha de la toma fsica, inclusive, han quedado excluidos del inventario y
que contablemente, las cuentas de ventas y el costo de ventas han sido afectadas
correctamente dentro del perodo terminado a la fecha del inventario.
Este corte tambin debe incluir lo relativo a movimientos internos entre almacenes,
plantas, departamentos, en consignacin, maquilas, etc. as como las transacciones relativas
a mercancas en trnsito y anticipos a proveedores.
Es indispensable que la revisin del corte de operaciones se efecte en dos etapas:

Tomando nota antes, durante e inmediatamente despus del inventario fsico, de la

documentacin con que se controlan las entradas y salidas de mercancas, asegurndose que
las ltimas entradas y las ltimas salidas se incluyeron y se excluyeron, respectivamente, de

los conteos, tambin se debern considerar los movimientos entre inventarios.

Verificando posteriormente su correcto registr en libros, en el perodo que corresponda.
Comprobacin de existencias en poder de terceros: Verificar la existencia de mercancas
de la empresa en poder de terceros, tales como consignatarios, almacenes de depsito,
maquiladores, etc. mediante recuento fsico, confirmaciones directas y/o examinando la
documentacin de soporte ( certificados de depsito, contratos, entre otros).

Comprobacin de existencias de terceros en poder de la empresa: Obtener confirmacin

de los propietarios de las mercancas que la empresa tenga en su custodia (para maquila, en
comisin, etc.) y/o examinar la documentacin de soporte correspondiente, observando que

56

las existencias de terceros no formen parte fsica y contablemente de las propias de la

empresa.

Comprobacin de la sumarizacin y costeo de los inventarios fsicos: Es necesario

aplicar los siguientes procedimientos con el alcance necesario en las circunstancias.

Verificar el corte de marbetes y/o listados, lo cual implica comparar las unidades segn los

marbetes o listados utilizados, con las relaciones del inventario y viceversa.

Comparar las unidades contadas segn pruebas fsicas de quien revisa, con las relaciones

del inventario.
Verificar que los costos unitarios utilizados coincidan con los registros contables.
Verificar las operaciones aritmticas.
Comparar la suma de las relaciones valuadas con los saldos de las cuentas de mayor,
asegurndose de que se haya investigado, autorizado y registrado los ajustes resultantes de
los inventarios fsicos.

2.2.3.7 Custodia de los Materiales

El acceso y permanencia en las bodegas debe ser restringido. Solamente el personal que
trabaja recibiendo o sacando material puede ingresar a ella bajo la supervisin del

encargado de bodega.
Las bodegas permanecern cerradas con candados cuando no se est laborando.
Identificar con una etiqueta en la parte frontal de cada material: el nombre del material,

nmero actualizado de cdigo y su unidad de medida segn el sistema.

El encargado de bodega ser responsable de recibir los materiales, cerciorndose de que las

cantidades coincidan con el traspaso y que el material no tiene defectos obvios.

Anotar la cantidad recibida y firmar el documento.

2.2.3.8 Tiempo de Almacenamiento

57

Los materiales tienen un perodo de vida limitado. Las cajas de cartn se debilitan con el
tiempo, por la accin de la humedad del ambiente. Por esta razn, es importante que se use
el material que entra primero a la bodega y que no se almacenen cantidades excesivas en las
bodegas de finca.
Para cumplir con el punto anterior, se debe utilizar para el proceso de manejo de los
materiales, la regla de que lo primero en entrar sea lo primero en salir (PEPS).

2.2.3.9 Manejo del inventario de productos qumicos en una empresa ornamental

El manejo de productos qumicos es sumamente delicado, ya que puede provocar
intoxicaciones en el personal que los manipula y tambin puede provocar la contaminacin
de fuentes de agua subterrneas, ros, lagos, etc; con el consiguiente impacto y deterioro del
medio ambiente del lugar.
Entre los cuidados que hay que observar en su manejo, estn los siguientes:

Herramientas, equipo y materiales

No usar ropa personal debajo de su uniforme.
Uniforme de dos piezas, camisa manga larga y pantaln doble ruedo.
Mascarilla con filtros de carbn activado.
Gorra o sombrero.
Guantes de hule.
Botas altas sin agujeros.
Al finalizar la jornada el uniforme de trabajo junto con los equipos de proteccin
personal deben ser lavados en los lugares que la compaa ha dispuesto para este fin.
58

Observaciones generales
nicamente se utilizarn los productos autorizados por la empresa, por lo tanto, no debe
haber en las bodegas otros productos ajenos a lo establecido. Todos deben permanecer bajo

llave.
Las personas de las bodegas deben estar entrenadas en el manejo seguro de plaguicidas,

combate de incendios y qu hacer en caso de emergencia.

Debe existir un botiqun de primeros auxilios con los medicamentos necesarios.
Las tarimas deben ser de materiales impermeables.
Se debe contar con sistemas seguros de transferir producto (bombas u otros equipos).
En la entrada de las bodegas debe haber una lista con los nombres de los productos
almacenados, las existencias, una hoja de seguridad o una ficha con informacin general de

cada producto.
No se debe tener plaguicidas en pequeas cantidades distribuidos en lugares que no sean

exclusivos para tal fin.

No se debe entregar productos el da anterior a la aplicacin para ahorrar tiempo al

siguiente da; puesto que existe el riesgo de robo de producto y mal manejo.
Todas las bodegas deben tener sistemas y procedimientos de seguridad que no permitan

robos, por lo que peridicamente (mnimo cada tres meses) se deben realizar inspecciones.
Se colocarn rtulos de NO FUMAR a la entrada de la bodega y en los pasillos donde
sean claramente visibles. Los rtulos tendrn letras de color rojo, de 4 de alto y 1 de

ancho, sobre fondo de color blanco.

En aquellas bodegas en que su construccin se considere superior a los 300 metros
cuadrados, debern tener una salida de emergencia ubicada en el lado opuesto de la entrada
principal. Sus requisitos sern: materiales resistentes al fuego, abre fcil desde adentro, no

as desde afuera o con candados con llave a la par en una caja.

La distribucin del rea en la bodega debe quedar claramente demarcada, sealando los
pasillos del rea de almacenamiento, esto se hace preferiblemente con pintura color
amarillo Caterpillar, con un ancho de la franja en el suelo de 10 centmetros.
59

La distribucin de la iluminacin artificial estar ubicada encima de los pasillos y no de los

estantes, ya que pierde efectividad.

Todos los espacios destinados a almacenar materiales deben estar claramente identificados

con los rtulos respectivos.

Si se empleara alguna balanza para pesar plaguicidas debe estar rotulada y ser de uso

exclusivo para este fin.

Debe existir un extinguidor tipo A-B-C (la cantidad depender del tamao del local) de por

lo menos 10 kilos (su colocacin depender de la distribucin y tamao del local).

La estantera debe ser de un material impermeable (cemento, plstico u otro) que no
permita que en caso de derrame de algn producto sea absorbido y que por el contrario sea

fcil limpiarlo.
Las bodegas deben tener materiales tales como: aserrn, arena o tierra que sirvan para

recolectar derrames de plaguicidas en caso de emergencia.

Cualquier obra de mantenimiento de las bodegas (sobre todo cuando se realizan trabajos
con soldadura) se deben de tomar todas las precauciones para evitar un incendio o

contaminacin.
Ningn producto estar directamente en el suelo, para ello se emplearn tarimas plstica su

otro material impermeable.

El orden y la limpieza deben ser vigilados constantemente.
El almacenamiento de los productos se har de acuerdo a los niveles de toxicidad y su
estado fsico partiendo como regla principal que los ms txicos estarn abajo

Carga y descarga
Todos los productos deben llevar las etiquetas en los envases antes de ser cargados.
Todos los envases deben estar en buenas condiciones, si existe algn dao se debe de

colocar en un barril de recuperacin.

En el momento de acomodar los productos deben estar alejados por lo menos 50

centmetros de las paredes.

Cuando se transporte en vehculos cerrados, stos deben ventilarse antes de ser cargados y
descargados.
60

De ser posible la operacin de carga y descarga debe realizarse con equipo mecnico; esto
evitar que los envases sean golpeados contra el suelo; caso contrario deben haber rampas

fijas o mviles.
El espacio de la carga debe estar limpio, seco y libre de clavos, tornillos u objetos
punzantes que pueden daar los envases.
No se recomienda para un solo individuo levantar cargas de ms de 25 kilos.
Forma de almacenamiento
Hay que tener en consideracin que en el almacenamiento de los recipientes u otro tipo de
empaques se ejerce presin debido al peso cuando se apilan uno encima del otro (en
productos polvosos en empaques tipo bolsa se compacta y luego en el campo hay que
manipularlo mucho para poder aplicarlo); por lo tanto el peso de la carga debe ser

distribuido uniformemente.
La carga ms pesada debe ser colocada debajo de la ms liviana.
Los lquidos no deben ser colocados sobre materiales secos y deben ser colocados con los

tapones hacia arriba.

Coloque arriba los materiales menos peligrosos si los envases tienen peso y resistencia

similar.
Si hay que realizar estibas entre productos coloque materiales no absorbentes separando el

producto, ello ayuda a la estabilidad de las estibas.

Dichos productos se organizarn en los estantes o tarimas (impermeables e incombustibles)
de acuerdo a su accin biocida (herbicida, nematicida, fungicidas y otras), afinidad fsico
qumica de modo que los menos txicos se ubiquen en la parte superior y los ms txicos
en la parte inferior.
Conductas complementarias
Todas las bodegas donde se almacenen plaguicidas deben observar las
consideraciones siguientes:

61

Ubicarse a una distancia de por lo menos 100 metros de cualquier centro habitacional o
centro de reuniones y 200 metros de fuentes de agua (por ser en los trpicos muy difcil de
obtener esta situacin se tendr en cuenta que deber de estar lo ms lejos posible de las

fuentes de agua).
Deber contar con una zona de carga y descarga.
Las paredes deben ser lisas y de un material anticombustible.
Los pisos deben ser lisos con un desnivel de 1%, de material impermeable.
Ducha y lava ojos de emergencia.
Para nuevas construcciones se recomienda que su ubicacin se escoja en funcin de la

direccin predominante de los vientos del lugar.

Los aleros deben ser lo suficientemente largos como para que no permitan el ingreso de la

lluvia a la parte interna de la misma (por lo menos de 1 metro).

Los tendidos elctricos deben estar entubados.
Debe existir un lavamanos o pileta para que la utilicen los usuarios que estn en
contacto con plaguicidas.

62

CAPITULO III DIAGNOSTICO DEL

ESTADO ACTUAL

63

3.1 Instrumentos a utilizar

El presente trabajo pretende realizar una auditora en la empresa TROPIPLANTAS
S.A para evaluar el control interno de los inventarios e identificar los posibles puntos
crticos existentes, este proyecto se desarrolla bajo procedimientos aplicables en la
auditora.
Los procedimientos de auditora son un conjunto de tcnicas, que el auditor emplea
para el examen de una partida o de un conjunto de hechos con la finalidad de recolectar
evidencia relevante, suficiente, confiable y til que nos permitan fundamentar las
opiniones, conclusiones y recomendaciones que se pretende dar a la empresa.

3.1.1 Instrumentos y tcnicas utilizados en la recoleccin de datos

Tcnica de verificacin oral y verbal

Indagacin
Esta herramienta se aplicar de forma verbal con el fin de recolectar informacin
relevante mediante cuestionarios de control interno de inventarios, compras y cuentas por
pagar aplicados a la poblacin compuesta por los funcionarios estratgicos de la empresa.
Cuestionario

64

Los cuestionarios son un conjunto de preguntas tcnicamente estructuradas y

ordenadas, que se presentan escritas e impresas, para ser respondidas igualmente por escrito
por los sujetos de investigacin, estos son los instrumentos ms utilizados en una auditora
para recopilacin de informacin y consideradas como pruebas sustantivas.

Tcnica de verificacin Ocular

Observacin
Es un mtodo bsico de obtener informacin, a travs de un examen ocular se permite
conocer la realidad de la empresa, con esto se tiene una percepcin del objeto como puede
ser un procedimiento, un proceso o cualquier operacin que involucre al personal.
En la auditora para presenciar un procedimiento y conocer a fondo la empresa y el
personal, la herramienta de verificacin ocular es muy aplicada y por lo tanto se
implementa en este proyecto.

3.1.2 Enfoque y Tipo de Investigacin

3.1.2.1 Enfoque de la Investigacin
El estudio est dirigido a obtener y documentar informacin del desarrollo de

una

auditora de inventarios de la Compaa TROPIPLANTAS S.A; para lo cual se realiza un

enfoque de investigacin cualitativa, que enfatiza la postura reflexiva de informacin en un
alcance tipo exploratorio utilizando razonamiento inductivo, que permite determinar la
eficiencia de la administracin de los inventarios de la empresa y los elementos de control
interno.

65

3.1.2.2 Tipo de la Investigacin

Investigacin Exploratoria
La investigacin exploratoria puede ser definida como:
Estudio que se efecta normalmente, cuando el objetivo es examinar un tema o problema
de investigacin poco estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se ha abordado
antes. Es utilizado, cuando la literatura revela solo guas no investigadas o ideas
relacionadas con el problema de estudio y deseamos estudiar temas o reas desde una
nueva perspectiva. (Hernndez, 2003:30).
La razn de seleccionar este tipo de investigacin es por el hecho de que el estudio
requiere de un enfoque de investigacin cualitativa con un alcance tipo exploratorio para
determinar elementos de auditora con respecto a los inventarios y los elementos de control
interno de

la Compaa TROPIPLANTAS S.A; esto por cuanto, no existen estudios

previos con respecto a este tema en la organizacin, ya que nunca se ha realizado una
auditora externa formal en dicha rea.

Investigacin Descriptiva
Por la naturaleza de la investigacin contiene tambin elementos de un alcance tipo
descriptivo en el anlisis de algunos temas.
La investigacin descriptiva puede ser definida como: Una etapa preparatoria del
trabajo cientfico que permite ordenar el resultado de las observaciones de las conductas,
las caractersticas, los factores, los procedimientos y otras variables de fenmenos y

66

hechos. Este tipo de investigacin no tiene hiptesis explcitas". (F. H. de Canales,

1999:53).
Se entiende que los estudios descriptivos son la base y punto inicial de otros tipos de
estudios, y son aquellos que estn dirigidos a determinar " como es " o " como est " la
situacin de las variables que debern estudiarse en una poblacin; la presencia o ausencia
de algo, la frecuencia con que ocurre un fenmeno (prevalencia o incidencia), y en quines,
dnde y cundo se est presentando determinado fenmeno.
La investigacin requiere en algunos casos desarrollar algunos de estos elementos
descriptivamente para establecer el marco de una auditora de inventarios y el control
interno de la empresa.

3.1.3 Sujetos y Fuentes de Informacin

Sujetos
Los sujetos son todas aquellas personas miembros de la institucin que brindaran
informacin para el desarrollo del proyecto
Las posiciones seleccionadas que participaran como sujetos dentro de la investigacin
son:

Gerencia General

Contabilidad (Externa)

Direccin Administrativa

67

Supervisor Agrcola

Administracin Produccin y Empaque

Fuentes de informacin
Las fuentes de informacin a las cuales se dar acceso para el desarrollo de la
investigacin, se clasifican en dos tipos; las fuentes de informacin primaria y las
fuentes de informacin secundaria.

Fuentes primarias
Son fuentes de informacin original, que ha sido publicada en primera instancia.
Para establecer la auditora de inventario de la organizacin y los controles internos,
la principal fuente de informacin primaria es la informacin que se recopila mediante
cuestionarios aplicados a la Gerencia General, Direccin Administrativa, Contabilidad
(Externa), Administracin Produccin y Empaque (Administrador de finca) y Encargado
Agrcola (produccin). Para lo cual, se utilizar como instrumento un cuestionario
estandarizado de preguntas estructuradas para el control del control interno de inventarios,
compras y cuentas por pagar los cuales se adjunta en los anexos.
Esto se determina de esta forma, ya que por conveniencia estas cinco personas son las
ms idneas para conocer a fondo la informacin que se requiere para poder desarrollar el
proceso de auditora.

68

En la investigacin exploratoria se utilizar la observacin como tcnica de

recoleccin de informacin, para lo cual se realizar cuatro visitas de campo a la finca.

Fuentes secundarias
Estn especialmente diseadas para facilitar y maximizar el acceso a fuentes
primarias o a sus contenidos.
Las principales fuentes de informacin secundaria sern los documentos escritos que
tiene la empresa TROPIPLANTAS S.A en sus archivos, entre los ms importantes y que
servirn de base para el desarrollo de algunos temas se encuentran: el perfil de la empresa,
organigrama, controles de inventarios, control administrativo, archivos de compras.

Las fuentes secundarias estarn constituidas por las consultas bibliogrficas de

materiales relevantes a la actividad productiva de plantas ornamentales, auditora y control
interno.
Adems, se realizarn consultas bibliogrficas de temas especficos en el
rea de inventarios, auditora, produccin de plantas de las cuales se hace referencia en la
bibliografa.

3.1.4 Poblacin

69

Es el sector al cual se dirige la investigacin. Es el universo total de individuos que

componen el grupo de inters.
La poblacin est conformada por los empleados de la Empresa TROPIPLANTAS
S.A por ser una estructura organizacional muy sencilla caracterizada por una PYME. La
auditora se enfoca en recopilar datos de toda la poblacin la cual est compuesta por:

Gerencia General

Direccin Administrativa

Contabilidad (Externa)

Administracin Produccin y Empaque ( Administrador de finca)

Encargado Agrcola ( Produccin )

3.1.5 Tipo de Muestra y Muestreo

Muestra
Una muestra es una versin a escala de una poblacin, que debe reflejar cada una de
las caractersticas de la poblacin.
En este proyecto se utiliza una muestra por conveniencia en la cual se seleccion a
cinco personas que forman la poblacin de la empresa.

70

Muestreo
El muestreo es una herramienta de investigacin cientfica, cuya finalidad es
determinar que parte, de la realidad en estudio, debe examinarse con el propsito de obtener
conclusiones sobre la poblacin de inters.
Para obtener la informacin se aplica en el proyecto el muestreo no probabilstico en
la empresa TROPIPLANTAS S.A, y la muestra fue seleccionada por conveniencia como se
indic anteriormente.
Muestreo no Probabilstico: Es la eleccin de los elementos de la muestra sin que
dependa de la probabilidad, sino de causas relacionadas con las caractersticas del
investigador o del que hace la muestra. El procedimiento no es mecnico ni basado en
frmulas de probabilidad sino que depende del proceso de toma de decisiones de una
persona o grupo de personas.

3.1.6 Definicin, Concepto, Instrumental y Operacional de Variables.

Tabla 4. Variables, Conceptual, Instrumental y Operacional

Objetivo especficos

Variables

Conceptual

Instrumental

Operacional

71

Identificar los

Puntos crticos

Se entiende

Debe

Se aplicara

puntos crticos de

del control

por puntos

realizarse

cuestionarios

Control Interno

interno

crticos del

cuestionarios estandarizados

control interno

de control

de control

toda

interno de

interno a seis

deficiencia

inventarios,

reas

dentro del

compras y

funcionales

control interno

cuentas por

estratgicas de

de la empresa.

pagar.

la empresa, las
que indicaran
si se aplica o

Valorar el Control

Control interno

Se entiende

Debe

no.
Se aplicara

Interno en el

del almacenaje,

por control

realizarse

cuestionarios

almacenaje,

manejo, despacho

interno del

cuestionarios estandarizados

manejo, despacho y

y contabilizacin

almacenaje,

de control

de control

contabilizacin de

de los

manejo,

interno de

interno a seis

los inventarios

inventarios.

despacho y

inventarios,

reas

dentro de la

contabilizacin compras y

funcionales

empresa.

de los

cuentas por

estratgicas de

inventarios los

pagar.

la empresa, las

procedimientos

que indicaran

y polticas

si se aplica o

establecidos

no.

por la empresa
para la
administracin,
custodia y
observacin de
los inventarios.

72

Proponer

Recomendaciones

Se entiende

Indagacin,

recomendaciones

a los posibles

por

pertinentes a los

puntos crticos.

recomendacin y

obtenida y

posibles puntos

sugerir

cuestionarios

completar los

crticos del Control

cambios en la

de control

resultados de

Interno.

operacin de la interno.

observacin

Analizar la
informacin

otras fuentes.

empresa.
Fuente: Elaboracin por Autora

3.2 Anlisis de Resultados

En este punto se presentan los resultados obtenidos segn ejecucin de los
instrumentos aplicados que fueron menciones anteriormente.
Debe mencionarse que los cuestionarios fueron aplicados a las cinco personas
estratgicas de la empresa;

Gerencia General, Direccin Administrativa, Contabilidad

(Externa), Administracin Produccin y Empaque (Administrador de finca) Encargado de

Produccin.
Adems, se presenta resultado del levantamiento del inventario fsico de materiales
en comparacin con el sistema Fitotec actualmente en uso.

Tabla 5. Indicadores
TABLA INDICADORES
% DE RESPUESTA
POSITIVA
< = 40%

INDICADOR
MUY DEFICIENTE
73

40% <= 60%

60%<= 80 %
80% < 100%

DEFICIENTE
EFICIENTE
MUY EFICIENTE

Fuente: Elaboracin por Autora

3.2.1 Evaluacin de Control Interno al Proceso de Inventarios

Tabla 6. Cuestionario de Control Interno de Inventarios

74

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Inventarios
Gerencia

57%

43%

NO
SI

Figura 7. Control Interno de Inventarios Aplicado a Gerencia

75

Fuente: Tabla 6. Cuestionario de Control Interno de Inventarios

De acuerdo con el cuestionario aplicado sobre el control interno de inventarios a la

Gerencia, se logra determinar que el 57% de los controles son respondidos de forma
positiva, el restante 43% da como resultado respuestas negativas lo que demuestra que para
el criterio gerencial el control interno de los inventarios es deficiente debido a la falta de
controles en ciertos procesos relacionados con el manejo de las diferencias contra
existencias en sistema.

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Inventarios
Direccin Administrativa

NO

SI

100%

Figura 8. Control Interno de Inventarios Aplicado a Direccin Administrativa

Fuente: Tabla 6. Cuestionario de Control Interno de Inventarios

De acuerdo a las respuestas dadas por la Direccin Administrativa al cuestionario

aplicado se concluye que el control de los inventarios es muy deficiente, ya que el 100% de
las preguntas sobre el manejo de los procesos de inventarios dieron como resultado la no

76

existencia de los mismos por consiguiente se obtiene un 0% de respuestas positivas.

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Inventarios
Contador

NO
SI

100%

Figura 9. Control Interno de Inventarios Aplicado al Contador

Fuente: Tabla 6. Cuestionario de Control Interno de Inventarios

De acuerdo a las respuestas dadas por el Contador de la empresa, se concluye que el

control de los inventarios es muy deficiente, ya que un 100% de los controles presentados
indica que no existen, dando un 0% de respuestas positivas.

77

Figura 10. Control Interno de Inventarios Aplicado al Administrador de Finca

Fuente: Tabla 6. Cuestionario de Control Interno de Inventarios

De acuerdo con el cuestionario aplicado sobre el control interno de inventarios al

Administrador de la finca, se logra determinar que el 43% de los controles, los responde de
forma positiva, lo que demuestra que el control interno de los inventarios es deficiente, ya
que responde en forma negativa el 57% que corresponden a algunos controles faltantes
relacionados con los procesos de utilizacin de formularios para entrada y salida del
inventario.

78

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Inventarios
Encargado Produccin

52%

48%

NO
SI

Figura 11. Control Interno de Inventarios Aplicado al Encargado de Produccin

Fuente: Tabla 6. Cuestionario de Control Interno de Inventarios

De acuerdo con el cuestionario aplicado sobre el control interno de inventarios al

Encargado de Produccin, se logra determinar que el 52% de los controles, los responde de
forma positiva, lo que demuestra que el control interno de los inventarios es deficiente, ya
que responde en forma negativa el 48% que corresponden a algunos controles faltantes
tales como utilizacin de formularios, verificacin de registros, entre otros.

79

3.2.1 Evaluacin de Control Interno al Proceso de Cuentas por Pagar

Tabla 7. Cuestionario de Control Interno de Cuentas por Pagar

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Cuentas por Pagar
Gerencia

16%

NO
SI

84%

Figura 12. Control Interno de Cuentas por Pagar Aplicado a la Gerencia

Fuente: Tabla 8. Cuestionario de Control Interno de Cuentas por Pagar

De acuerdo con el cuestionario aplicado sobre el control interno de cuentas por pagar
a la Gerencia, se logra determinar que el 84% de los controles, los responde de forma
positiva, lo que se demuestra que el control interno de las cuentas por pagar es muy

80

eficiente, ya que responde en forma negativa solo el 16% al indicar que hacen falta
conciliaciones de las cuentas, falta de autorizacin para realizar ajustes.

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Cuentas por Pagar
Direccin Administrativa

5%

NO
SI

95%
Figura 13. Control Interno de Cuentas por Pagar Aplicado a la Direccin
Administrativa
Fuente: Tabla 9. Cuestionario de Control Interno de Cuentas por Pagar

De acuerdo con el cuestionario aplicado sobre el control interno de cuentas por pagar
a la Direccin Administrativa, se logra determinar que el 95% de los controles, los responde
de forma positiva, lo que se demuestra que el control interno de las cuentas por pagar es
muy eficiente, ya que responde en forma negativa solo el 5% corresponde a que no se
aprovecha el periodo de descuento de los proveedores.

81

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Cuentas por Pagar
Contador

NO
SI
100%

Figura 14. Control Interno de Cuentas por Pagar Aplicado al Contador

Fuente: Tabla 10. Cuestionario de Control Interno de Cuentas por Pagar

De acuerdo con el cuestionario aplicado sobre el control interno de cuentas por pagar
al Contador de la empresa, se logra determinar que el 100% de los controles, los responde
de forma positiva, lo que se demuestra que el control interno de las cuentas por pagar es
muy eficiente.

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Cuentas por Pagar
Administrador Finca

5%

NO
SI

95%

Figura 15. Control Interno de Cuentas por Pagar Aplicado al Administrador de Finca
Fuente: Tabla 11. Cuestionario de Control Interno de Cuentas por Pagar

82

De acuerdo con el cuestionario aplicado sobre el control interno de cuentas por pagar
al Administrador de la finca, se logra determinar que el 95% de los controles, los responde
de forma positiva, lo que se demuestra que el control interno de las cuentas por pagar es
muy eficiente, ya que responde en forma negativa solo el 5% a que no se aprovecha el
periodo de descuento de los proveedores.

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Cuentas por Pagar
Encargado Produccin

NO
SI

100%
Figura 16. Control Interno de Cuentas por Pagar Aplicado al Encargado de
Produccin
Fuente: Tabla 12. Cuestionario de Control Interno de Cuentas por Pagar

De acuerdo con el cuestionario aplicado sobre el control interno de cuentas por pagar
al Encargado de Produccin, se logra determinar que el 100% de los controles, los responde
de forma positiva, lo que se demuestra que el control interno de las cuentas por pagar es
muy eficiente.

83

3.2.3. Evaluacion de Control Interno al Proceso de Compras.

Tabla 13. Cuestionario de Control Interno de Compras

84

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Compras
Gerencia

58%

42%

NO
SI

Figura 17. Control Interno de Compras Aplicado a la Gerencia

Fuente: Tabla 8. Cuestionario de Control Interno de Compras

De acuerdo con el cuestionario aplicado a la Gerencia para evaluar el control interno

de compras, se logra determinar que el 58% de respuestas son positivas y el 42% son
negativas, lo cual demuestra que el control interno es deficiente debido a la falta de
controles en los procesos de copia, numeracin, devoluciones relacionados con las rdenes
de compras.

TROPIPLANTAS S.A
Control Interno Compras
Direccin Administrativa
16%

NO
SI

84%

Figura 18. Control Interno de Compras Aplicado a la Direccin Administrativa

Fuente: Tabla 8. Cuestionario de Control Interno de Compras

85

De acuerdo con el cuestionario aplicado a la Direccin Administrativa para evaluar el

control interno de compras, se logra determinar que el 84% de respuestas son positivas y el
16% son negativas, lo cual demuestra que el control interno es muy eficiente en aspectos
como informes de embarque y pago de facturas.

Figura 19. Control Interno de Compras Aplicado al Contador

Fuente: Tabla 8. Cuestionario de Control Interno de Compras

De acuerdo con el cuestionario aplicado al Contador de la empresa para evaluar el

control interno de compras, se logra determinar que el 53% de las respuestas son positivas y
el 47% son negativas, lo cual demuestra que el control interno es deficiente porque no hay
independencia entre el departamento de compras, recepcin, embarque y contabilidad,
adems la contabilidad no recibe informes de recepcin de mercadera y no comprueba la
secuencia de la numeracin de las rdenes de compra.

86

Figura 20. Control Interno de Compras Aplicado al Administrador de Finca

Fuente: Tabla 8. Cuestionario de Control Interno de Compras

De acuerdo con el cuestionario aplicado al Administrador de finca para evaluar el

control interno de compras, se logra determinar que el 58% de respuestas son positivas y el
42% son negativas lo cual demuestra que el control interno es deficiente porque no hay
independencia entre el departamento de compras, recepcin, embarque y contabilidad,
adems la contabilidad no recibe una copia de la orden de compra ni copia de la orden de
recepcin y tampoco no se comprueba la numeracin de las rdenes de compra en la
contabilidad.

87

Figura 21. Control Interno de Compras Aplicado al Encargado de Produccin

Fuente: Tabla 8. Cuestionario de Control Interno de Compras

De acuerdo con el cuestionario aplicado al Encargado de Produccin para evaluar

el control interno de compras, se logra determinar que el 53% de respuestas son positivas y
el 47% son negativas, lo cual demuestra que el control interno es deficiente con relacin a
la falta de controles en los procesos de copia, numeracin, devoluciones relacionados con
las rdenes de compras.

Tabla 14. Resumen de Resultados

Fuente: Elaboracin por Autora

3.2.4 Inventarios del Sistema Fitotec Versus Inventario Fsico

Tabla 15. Comparativo Inventario Sistema Versus Fsico

TROPIPLANTAS S.A
Mayo 2016
Frecuencia

Porcentaje

35
20
11
66

53%
30%
17%
100%

Alternativa
Diferencias negativas
Diferencias positivas
Sin diferencia
Con movimientos
88

Fuente: Elaboracin por autora, Inventario Fsico Anexo N. 17

Cuando se refiere a diferencias negativas, se entiende que en el inventario fsico

realizado se encontr mayor cantidad de materiales y suministros que los reportados en el
sistema; as mismo las diferencias positivas se entienden como que en el inventario fsico se
encontraron menos cantidades de materiales y suministros que las encontradas en el
sistema. Cuando no existen diferencias consiste en que el inventario fsico de materiales y
suministros encontrados eran igual al reflejado en el sistema Esto aplica para todas las
figuras relacionadas con el comparativo sistema versus inventario fsico.

TROPIPLANTAS S,A
COMPARATIVO INVENTARIO SISTEMA VRS FISICO
MAYO 2016

17%

30%

53%

DIFERENCIAS
NEGATIVAS
DIFERENCIAS
POSITIVAS
SIN DIFERENCIA

Figura 22. Inventario Comparativo

Fuente: Anexo N. 17

Inventario Fsico

En el inventario fsico vs sistema actual llamado Fitotec, se puedo determinar que el

53%de las diferencias son negativas, un 30% de diferencias positivas y solamente un 17%
no existi diferencia alguna; lo que demuestra que el sistema Fitotec es muy deficiente en

89

el control de los inventarios, ya que en un 83% existi diferencias positivas y negativas

con respecto al inventario fsico realizado en la empresa.

3.3 Principales hallazgos

Despus de realizar la aplicacin de los instrumentos y herramientas de auditora, que

permiten evaluar los procedimientos de control interno en los inventarios de la empresa
TROPIPLANTAS S.A, basado en los resultados obtenido de los cuestionarios aplicados se
podr determinar los siguientes hallazgos positivos y negativos.

3.3.1

Hallazgos positivos

Los procedimientos de cuentas por pagar son funcional en la empresa TROPIPLANTAS

S.A.
Existe apertura por parte de la gerencia general para realizar cambios en el sistema de
inventarios, si los resultados de esta auditora no son satisfactorios para la empresa.

El personal est debidamente comprometido con la empresa.

El liderazgo y la toma de decisiones de los niveles directrices permiten que los contratos se

concreten oportunamente.
Existe una persona a cargo de las bodegas, y no tienen ninguna relacin de

consanguinidad con el personal.

Se tiene una persona que recibe los materiales y materias primas cuando ingresa a las
bodegas de materias primas y suministros.

90

Las instalaciones utilizadas para el almacenamiento de los inventarios renen condiciones

adecuadas para el manejo de los mismos.
3.3.2

Hallazgos negativos

No se hacen investigaciones pertinentes a las diferencias entre el recuento fsico y registro

del sistema de inventarios.

No se lleva un control del inventario de desperdicio.
No existe una cobertura adecuada de seguros.
No se dan instrucciones por escrito cada vez que se realizan recuentos fsicos del

inventario.
No se verifican los registros del sistema de inventario contra el fsico.
No existe una persona responsable de mercaderas daadas obsoletas y lento movimiento

entre otras.
No se tiene un control centralizado de las existencias en los inventarios.
No se hacen formularios de salida.
No se concilian las cuentas por pagar con las rdenes de compra.
No se autorizan debidamente los ajustes.
No se hacen copias de las rdenes de compra.
No se comprueba la secuencia de la numeracin por contabilidad.
No se notifica a la contabilidad con respecto a las devoluciones sobre compras.
No se cotejan las facturas con las rdenes de compra ni con los informes de recepcin.
No se elaboran informes de embarques de mercaderas devueltas a proveedores.
No se coteja el informe de embarques con las notas de crdito expedida por los

proveedores.
No se coloca un sello de pago en las facturas para impedir que se paguen dos veces.
El sistema de inventarios Fitotec es muy deficiente; esto quiere decir que no cumple con

las funciones de forma eficiente y eficaz.

El control interno de las cuentas por pagar revela que la empresa TROPIPLANTAS S.A no

estn aprovechando el periodo de descuento de los proveedores.

Las actividades y funciones de cada uno de los empleados se observa que no existe una
buena distribucin y que cada miembro tiene las actividades duplicadas y sobrepasa en
ocasiones la capacidad en cada puesto de trabajo. Entendindose por sobrepasa la

91

capacidad, como que la cantidad de labores asignadas no pueden realizarse durante las
horas ordinarias normalmente legisladas.

92

CAPITULO IV PROPUESTA PARA

EL CAMBIO

4.1 Introduccin a la Propuesta de Cambio

93

Una empresa en crecimiento generalmente enfoca su estrategia en el desarrollo

productivo y deja de lado los controles operativos de sus actividades fomentando el riesgo y
hacindose sensible a prdidas de recursos.
Independiente de su tamao o naturaleza de operacin en todas las compaas deben
de ejecutarse procesos de control interno, con el fin de evitar riesgos, fraudes y proteger los
bienes y recursos de la empresa, el proceso de control interno es fundamental para evaluar
la eficiencia de la compaa.
La naturaleza de las operaciones de la empresa determina el tipo de control interno a
establecer en la misma, ya que algunos controles puede suceder que no se ajusten a los
procesos de la compaa y dejen un vaco que puede ser vulnerable al riesgo.
Un control interno adecuado minimiza el riesgo y le brinda a la empresa alertas del
panorama de la situacin real y futura.
Por tanto la propuesta de este proyecto pretende suministrar una serie de cambio en el
sistema de control de inventarios que actualmente es utilizado por la compaa
TROPIPLANTAS S.A.
Como sugerencia para el cambio se puede mencionar:

Emigrar la informacin de inventarios del sistema actual fitotec al sistema Sage50, ya que
este es ms gil y dinmico, por consiguiente facilitar las operaciones actuales de la
empresa, aumentando la eficiencia y eficacia en muchos procesos relacionados al sistema
de inventarios, permitiendo un mayor control interno.

Promover la implementacin de un procedimiento de control interno para inventarios y un

procedimiento de control interno para compras.

94

El fin de la sugerencia mencionada es ayudar a la empresa a mejorar los procesos de

inventarios y compras para que brinden mayor seguridad en los mismos disminuyendo de
esta forma el riego inherente.

4.2 Objetivo general y especfico de la propuesta

4.2.1 Objetivo general

Realizar propuestas para que la empresa TROPIPLANTAS S.A evalu hacer un cambio de
software, con l fin de que sus procesos de control interno para el manejo de sus
inventarios, as como de las compras a proveedores, sea eficiente y eficaz para el desarrollo
de sus operaciones.

4.2.2

Objetivos especficos

Disear un procedimiento para el control y manejo del inventario de materiales y

suministros.

Disear un procedimiento para el control interno del proceso de compras en la empresa.

Proponer la migracin del Software Fitotec al Software Sage 50 para mejorar el control y
manejo de los inventarios.

95

4.3 Descripcin del Escenario deseado

Para desarrollar este proyecto se han seguido los elementos fundamentales detallados
en captulos anteriores, los mismos describen una serie de caractersticas que constituyen
variables importantes que sern consideradas en el anlisis de las mejoras propuestas.

Toda empresa debe implementar un sistema de control interno, ya que este

comprende el plan de la organizacin, todos los mtodos y procedimientos que se quieren
integrar son efectuados con la funcin de fiscalizar y guardar las existencias de la empresa.
Para cumplir este propsito las empresas requieren sistemas informticos eficientes y
eficaces que garanticen el control y suministro de informacin para toma de decisiones.
Por otra parte, es importante que las instituciones adopten procedimientos de control
interno porque no solo fortalece la estructura de una organizacin, si no que asegura la
confiabilidad de sus procesos, sin dejar de lado que estos procedimientos de control interno
minimizan los riesgos de fraude y traen eficiencia y eficacia a la parte operacional de todas
las reas de una empresa.
El control interno de los inventarios de materiales y refacciones, es un factor crtico
en las empresas donde no existen sistemas y procedimientos eficientes, por tanto

la

empresa TROPIPLANTAS S.A se requiere realizar un cambio del sistema de inventarios,

as como, implementar un procedimiento de control interno para inventario y otro para el
procedimiento de compras.

96

4.4 Plan para el cambio

Tomando como base los objetivos especficos desarrollados en este captulo,
TROPIPLANTAS S.A requieren un cambio en su sistema de control de inventarios y
necesita implementar un procedimiento de control interno en el rea de inventarios, as
como un procedimiento de control interno en el rea de compras.
Lo anterior, se fundamenta en los elementos encontrados en este proyecto como
puntos crticos; ya que la empresa presenta deficiencias muy evidentes en toda la estructura
de control de los inventarios y las compras.

4.4.1 Procedimiento de inventarios

Objetivo

Establecer un procedimiento con las directrices necesarias que permitan optimizar el

manejo de los inventarios y sea utilizado como gua al personal para el desarrollo de los
procesos y funciones en la entidad.

Alcance
Brindarle a la empresa TROPIPLANTAS S.A lineamientos para determinar controles en el
manejo de los inventarios.

Responsabilidad

97

La persona responsable de hacer cumplir estas polticas ser el Administrador de finca y

Supervisor agrcola.

Aspectos Generales
Las existencias de inventarios deben ser controladas permanentemente.
Los inventarios deben ser valuados con el mtodo del costo promedio.
Deben efectuarse peridicamente conteos fsicos totales de las existencias de inventarios,

con el propsito de verificar la exactitud de los registros.

Los inventarios deben salvaguardarse adecuadamente evitando su deterioro o extravo.
Debe existir una adecuada separacin de funciones de recepcin almacenamiento, custodia

y distribucin de los inventarios.

El encargado de las bodegas de inventarios no debe tener acceso a los registros contables.
Todo material que ingrese a las bodegas debe ser revisado y reportado por el encargado de

las mismas.
Todo cambio de bodeguero requerir de la entrega de la bodega por parte del funcionario
saliente al nuevo empleado, debiendo contar con la presencia del Administrador de finca.

Procedimiento
Toda la mercadera que llega a bodega de la empresa debe ser revisada por el encargado de
la misma, contra la respectiva orden de compra (ver formulario Orden de compra), lo cual

debe haber recibido previamente.

El funcionario debe verificar que la cantidad, variedad, y calidad de los bienes recibidos
estn de conformidad con el pedido efectuado en su oportunidad, que los precios de la
factura coincidan con los de la orden de compra y que la mercadera no se encuentre daada

o defectuosa.
Si la cantidad de la mercadera recibida es menor que la solicitada en la orden de compra, y
si la facturacin corresponde a la cantidad recibida, el encargado de la bodega puede
autorizar la recepcin de la misma y tramitar el ingreso de la mercadera faltante con la
misma orden de compra; si el proveedor no tuviese el material entonces adjuntar a la orden
de compra copia del informe de entrega del proveedor.

98

Si por el contrario la mercadera recibida es mayor que la establecida en la orden de

compra. El encargado de la bodega rechazar de inmediato las cantidades adicionales,
elaborando una nota de dbito (ver formulario Nota de dbito ) si la mercadera viene
facturada; excepto que el proveedor deje la mercadera en consignacin mientras se tramita

una nueva orden de compra por las diferencias.

Se preparar la nota de dbito en caso de devoluciones por mercadera daada o

defectuosa.
La nota de dbito debe ser firmada por el funcionario encargado de la bodega y firmada

por el Administrador de finca, al proveedor se le entregar una copia.

Para las diferencias de entrada de mercadera en consignacin se elaborar un formulario
de entrada (ver formulario Entrada de materiales) a bodega independiente que indique que
se trata de material en consignacin.

99

Figura 23. Formulario Orden de Compra

Fuente: Elaboracin por Autora

Figura 24. Nota de Dbito

Fuente: Elaboracin por Autora

100

Figura 25. Formulario Entrada de Materiales

Fuente: Elaboracin por Autora

4.4.2 Procedimiento de compras:

Objetivo

Establecer un procedimiento con las directrices necesarias que permitan optimizar el

manejo de las compras y servir como gua al personal en el desarrollo de los procesos y
funciones en la entidad.
101

Alcance
Brindarle a la empresa TROPIPLANTAS S.A lineamientos para determinar controles en la
gestin de las compras.
Responsabilidad

La persona responsable de hacer cumplir estas polticas ser el Administrador de finca.

Aspectos generales
La adquisicin de bienes y servicios deber realizarse por medio de la seccin de compras.
Toda compra que realice TROPIPLANTAS S.A debe ajustarse a lo establecido en el

reglamento de compras.
Las compras debern ser aprobadas por el funcionario que corresponda, dependiendo del

monto de la misma.
Podr efectuarse las compras solamente cuando se cuente con el contenido presupuestario

requerido.
Toda compra debe estar respaldada por una orden de compra, a excepcin de aquellas de

menor cuanta que se efecten por caja chica.

Las rdenes de compra deben ser aprobadas por un funcionario de alto nivel de la empresa.
Debe existir una adecuada segregacin de funciones en la solicitud, autorizacin y

cancelacin de las compras realizadas.

Procedimiento
Implementar la solicitud de bienes y servicios para ser utilizada por cada departamento y
debe llenar el formulario denominado Solicitud de Materiales en original y dos copias
(ver formulario Solicitud de Materiales) del procedimiento de inventarios en el cual se debe
anotar la seccin que solicita, cantidad y descripcin de lo solicitado, uso que se le dar a lo

solicitado y el aprobado del funcionario responsable.

La solicitud de materiales (original y copias) debe enviarse a la seccin de compras, donde
se sella con sello de recibido. En compras se anota en el registro de documentos recibidos,

102

el nmero de solicitud a la fecha de recibido, se enva una copia de solicitud, la unidad

solicitante y el original y otra copia al Administrador de finca.

La unidad solicitante archiva la copia de la solicitud en forma consecutiva, con la cual

controla la duracin de los pedidos hechos a la seccin de compras.

El Administrador de finca revisa la solicitud, le da el visto bueno o la rechaza y la devuelve

a compras.
En caso de rechazo, se le enva la copia de solicitud a la unidad solicitante y el original se

archiva en forma consecutiva por unidad.

El Administrador de finca le da visto bueno a la solicitud, el original de la misma se
archiva en el control de pedidos pendientes y con la copia restante a la seccin de compras
y los funcionarios encargados de cotizar y comprar determinan el monto de la compra, el
cual se consigna en la solicitud y se establece el procedimiento a seguir de acuerdo con los

requisitos establecidos para cada tipo y monto de la compra.

Previo a que se lleve a cabo el procedimiento de compra establecido, la seccin de
compras enva copia de la solicitud de bienes y servicios a la Direccin Administrativa

donde se codifican y verifica el contenido presupuestario de la compra.

Si no existe presupuesto se hace constar en el espacio consignado para ello en la solicitud y
se devuelve a la seccin de compras donde se toma nota y se enva a la unidad solicitante,
si existe presupuesto se anota en el registro que la Direccin Administrativa lleva, a su vez
se le pone el sello de contenido presupuestario a la solicitud de bienes y se devuelve a la
seccin de compras.

103

Figura 26. Formulario Solicitud de Materiales

Fuente: Elaboracin por Autora

104

4.5 Presupuesto de cambio

La empresa TROPIPLANTAS S.A actualmente utiliza un sistema de informacin
llamado Fitotec, se adjunta men principal del mismo:

Figura 27. Men Principal Sistema Fitotec

Este sistema como se indic anteriormente se considera deficiente, por lo cual se

procedi a investigar en el entorno alternativas de software integrados que permitieran
mantener un control interno de los inventarios y de las compras en forma eficiente.
Para dar una solucin viable y eficiente se recomienda el sistema de contabilidad
Sage 50, sistema que funciona en forma integrada y que ya ha sido utilizado por otras
empresas demostrando su facilidad de uso y su excelente control interno.
105

El presupuesto del cambio del software oscila en $ 974.97 ( novecientos setenta y

cuatro dlares con noventa y siete centavos ) el cual corresponde a tres licencias para ser
utilizadas de la siguiente forma: en finca, oficinas centrales en san Jos y el contador.

Figura 28. Cotizacin Software Sage 50

Adicionalmente se invertirn $1000 (mil dlares) en capacitacin, la cual se realizara
mediante alianza con la empresa HACIENDA TRES CEPAS.S.A

del mismo sector

productivo, con las cuales se mantienen buenas relaciones, en dicha empresa se capacitaran
dos empleados de la empresa TROPIPLANTAS S.A en la implementacin y el uso del
software por una semana.
Se adjuntan imgenes del software Sage 50 utilizado por dicha empresa.

106

107

Figura 29. Men Principal Software Sage 50

Figura 30. Control de Compras Software Sage 50

108

Figura 31. Control de Inventario Software Sage 50

109

Dentro de la investigacin externa realizada por la auditora para resolver y dar una
solucin a la problemtica de las deficiencias encontradas en TROPIPLANTAS S.A con
relacin a los inventarios, compras y cuentas por pagar se visitaron empresas del entorno.
En la empresa HACIENDA TRES CEPAS S.A se brind una apertura de parte de la
Gerencia General para que se observara el funcionamiento y los beneficios con que logro
resolver las mismas problemticas en el ao inmediato anterior.
Esta empresa logr integracin completa de la contabilidad con todos sus auxiliares
incluyendo inventarios, cuentas por pagar y compras facilitando de esta manera dichos
procesos con gran xito. Por lo tanto la auditora procede a presentar la propuesta de cambio
mencionada anteriormente para resolver los hallazgos encontrados en la presente auditora.

4.6 Valoracin del plan de cambio

Se adjunta carta de la gerencia haciendo algunas observaciones de la auditora
realizada.

110

111

CAPITULO V CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

112

1.1 Conclusiones
La ejecucin de este proyecto ha permitido extraer una serie de conclusiones de puntos
crticos que demuestran la importancia de la aplicacin de esta auditora, mismas que
fueron obtenidas como resultado del anlisis efectuado en torno al tema, producto del
tratamiento de datos y de las interrogantes planteadas.

El proceso de inventarios con el que trabaja actualmente la empresa TROPIPLANTAS S.A

es catalogado por la Gerencia, Administrador de finca y Encargado de Produccin como
deficiente adems la Direccin administrativa y el Contador lo consideran muy deficiente
debido a que no se lleva un adecuado control de los artculos catalogado como desperdicio,
obsoleto y lento movimiento, tampoco se lleva un control centralizado de las existencias de
inventario, adicional a esto cada vez que se realiza la salida de un material no se utilizan
formularios de salida, dejando en evidencia que no cumple de forma adecuada con los
procesos de control interno del inventario.

La empresa TROPIPLANTAS S.A debe cambiar el sistema (Software) de control de

inventarios actualmente utilizado; esto debido a que el sistema Fitotec fue adquirido hace
muchos aos con una licencia, donde el desarrollador ya no tiene contacto con la empresa y
para efectos de actualizacin en los datos al realizarse la conciliacin sistema versus fisco
genera diferencias significativas en la base de datos.

El procedimiento de inventarios as como procedimiento para compras no existe en

formato escrito en documento o digital en la empresa TROPIPLANTAS S.A.

En base a la investigacin realizada se determin que la empresa no tiene una cobertura de

seguros para los inventarios de materiales y suministros.

113

El procedimiento de compras que utiliza la empresa no cumple con los criterios de control
interno, debido a que tiene deficiencias significativas, entre las que se pueden mencionar;
no se hacen copias de las rdenes de compra, no se cotejan la facturas con las rdenes de
compra ni con los informes de recepcin, la secuencia de la numeracin de los informes de
recepcin no se comprueba por la contabilidad, no se notifica a la contabilidad con respecto
a las devoluciones sobre compras, no se coloca un sello de pago en las facturas para
impedir que se paguen dos veces.

Con respecto al ambiente laboral TROPIPLANTAS S.A es considerada como una empresa
agradable para laborar en gran parte por su ubicacin ya que esta se encuentra en Roxana a
escasos kilmetros del centro de Gupiles, su personal se muestra comprometido con sus
funciones a pesar de que no existe del todo satisfaccin en cuanto a los salarios ya que se
requiere dedicar horas excesivas de trabajo a las establecidas por la ley.

No existe ninguna relacin de consanguinidad entre los funcionarios que laboran para la
empresa; esto porque la gerencia tiene la directriz de no contratar personas en los casos que
existe una relaciona familiar con algn trabajador para evitar que se debilite el control
interno en la jerarqua laboral.

El procedimiento de recibo de materiales en la empresa es realizado de acuerdo a los

lineamientos de control interno establecidos, debido a que se hace una revisin de material
tanto en calidad como en cantidad basado en las rdenes de compra emitidas.

La instalacin con la que dispone la empresa para el almacenamiento y control de

inventario tiene una infraestructura adecuada para mantener los artculos en condiciones
ptimas para su utilizacin.

114

La empresa no aprovecha el periodo de descuento que ofrecen los proveedores; esto debido
a que el capital de trabajo es escaso.

Existe falta de comunicacin de parte de las jefaturas para asignar una labor especial a los
colaboradores cuando se tiene alguna necesidad en la empresa por lo que se genera la
duplicidad de funciones.

5.2 Recomendaciones
Para fortalecer los procesos en el control interno en el rea de inventarios y compras
se recomienda a la Empresa TROPIPLANTAS S.A

Establecer lineamientos que permitan mejorar el control interno de inventarios

considerando el adecuado manejo de los artculos en almacenamiento catalogados como
desperdicio, obsoleto y lento movimiento por medio de la asignacin de un estante
debidamente rotulado segn la categora del artculo.

115

Implementar el sistema de informacin Sage 50, sugerido en el captulo 4 como propuesta

para el cambio para a ayudar a corregir las deficiencias en el control interno de los
inventarios, cuentas por pagar y compras; este software se ajusta a las necesidades y
requerimientos de la empresa que es llevar un correcto manejo de los procesos y
desarrollarlos con eficiencia y eficacia.

Implantar los procedimientos de control interno de inventarios y compras desarrollados en

el captulo 4 como propuesta para el cambio que tiene como fin establecer los lineamientos
necesarios que permitan optimizar el manejo de los artculos y que sea utilizado como gua
al personal para el desarrollo de los procesos y funciones en la entidad.

Toda empresa que maneja artculos en inventarios debe estar preparado para los
imprevistos que pueden dar lugar a enormes prdidas por lo que se sugiere adquirir una
cobertura de seguros contra riesgos

para proteger los inventarios de materiales y

suministros de eventos naturales, robos e incendios.

Implementar los criterios de control interno de compras establecidos en el procedimiento

desarrollado en el captulo 4 como propuesta para corregir las deficiencias significativas
como usar formularios de rdenes de compra prenumeradas con copias para cada
departamento involucrado en el proceso, as como; dar instruccin al encargado de bodega
que verifique la orden de compra con la factura del proveedor y el material recibido. Dar
instruccin a la contabilidad que verifique tanto la secuencia de numeracin de los informes
de recepcin as como las devoluciones sobre compras. Asmismo, al realizar los pagos de
facturas debe adquirirse un sello de pago que permita identificar todas las facturas pagadas.

116

La empresa debe realizar estudios para mejorar el ambiente laboral en lo referente a

lograr que los salarios sean competitivos debe realizar estudios salarios de la competencia o
del sector industrial en la regin de operacin, lo cual brindara mayor satisfaccin a los
empleados si se logran mejoras; adems debe implementar actividades motivacionales y
recreativas

como celebraciones de cumpleaos y das festivos, as como, promover

convivios en lugares recreativos cercanos a la comunidad donde participe el trabajador y su

familia, para compensar el trabajo excesivo que en muchas ocasiones debe realizarse en la
empresa.

Mantener la poltica de contratar el personal sin ninguna relacin de consanguinidad, con

el beneficio que significa no perder control interno en algunas reas estratgicas evitando
posibles acuerdos entre empleados para defalco o robo, as como, posibles acuerdos entre
empleados y proveedores para beneficiarse en forma personal, tambin jefaturas que
beneficien empleados familiares a su cargo.

Mantener la forma del recibo de materiales en la empresa ya que se est recibiendo

adecuadamente y que se complemente con el procedimiento de compras propuesto en el
captulo 4 recomendado en este estudio.

Mantener adecuadas las instalaciones para el almacenamiento de inventarios, ya que

actualmente permanecen en condiciones ptimas; con esto la empresa garantiza la calidad
de la materia prima y ayuda a mantener el control interno al ofrecer las mismas mayor
seguridad.

117

La empresa debe aprovechar el periodo de descuento de los proveedores; para tener un

mejoramiento en la estructura de costos al existir mejores economas. De esta manera, la
empresa mejora su capital de trabajo al reducir los costos de los inventarios y poder
adquirir mayor cantidad de materiales si fuese necesario. El descuento de proveedores
reduce el costo en forma importante si es aprovechado oportunamente, ya que la materia
prima adquirida tendra costos menores para la empresa.

Mejorar la comunicacin de las jefaturas en la distribucin de actividades y funciones

asignadas a los empleados, mediante reuniones peridicas de jefaturas donde se discutan
los planeamientos operativos; esto con el fin de no repetir labores y ahorrar en costos por
prdida de tiempo.

BIBLIOGRAFIA

Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark S. Beasley, (2007). Auditora Un enfoque integral.
Mxico: Pearson Educacin

Barrantes E. Rodrigo (2012) Investigacin: Un Camino al Conocimiento, Un Enfoque

Cualitativo y Cuantitativo. San Jos, Costa Rica. EUNED.

F. H. de Canales y otras. Metodologa de la Investigacin. Manual para el Desarrollo de

Personal de Salud. Organizacin Mundial de la salud. Primera edicin. Editorial Limusa
S.A: Mxico D.F, Mxico. 1986.

118

Fidias G. Arias (2006), El Proyecto de Investigacin, Introduccin a la metodologa

cientfica, (5 ed.) Caracas, Venezuela.

Hernndez Sampieri, Roberto y otros. Metodologa de la Investigacin.

International Federation of Accountants (IFAC). Declaraciones sobre Normas de
Contabilidad NICS Edicin del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, Mxico,
2003.

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD # 2 EXISTENCIAS.

IASBPublicationsDepartment. Publicado en Guatemala por I.G.C.P.A.

NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORA # 315, ENTENDIMIENTO DE LA

ENTIDAD Y SU ENTORNO Y EVALUACIN DE LOS RIESGOS.
DEREPRESENTACIN ERRNEA DE IMPORTANCIA RELATIVA.--Federacin
Internacional de Contadores (IFAC).

NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORA # 330, PROCEDIMIENTOS

DELAUDITOR EN RESPUESTA A LOS RIESGOS EVALUADOS.--Federacin
Internacional de Contadores (IFAC).

Muoz Bonilla, Dinora Nemecia. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO EN EL

REA DE INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA DE UNA INDUSTRIA
DESERIGRAFA. Tesis CPA. Facultad de Ciencias Econmicas. USAC 2,007. 167p.

Soto Ballestero, Moiss-- BANANO, CULTIVO Y COMERCIALIZACIN.Costa

Rica.-Litografa e Imprenta LIL, S.A.--1,992. Segunda edicin. 627p.

119

Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Ciencias Econmicas, Escuela de

Auditora, Contabilidad V, Material de apoyo para el curso de Contabilidad de Costos I,
Tema: Elementos del Costo de Produccin. Guatemala, 2002

ANEXOS
120

Anexo N.1

Entrada de la empresa

121

Anexo N. 2

Planta

122

Anexo N.3

Cajones para la exportacin

123

124

Anexo N.4

Cmara de enfriamiento

125

126

Anexo N.5

Transportes de productos qumicos y materiales

127

Anexo N.6

Cuarto de inspeccin del MAG

128

Anexo N.7

Bodega de cartn y camas

129

Anexo N.8

Bodega de Madera

130

Anexo N.9

Bodega de qumicos

131

Anexo N.10 rea de hidratacin de la planta

132

Anexo N. 11 rea de lavado

133

Anexo N.12 rea de seleccin

134

Anexo N. 13 Faja de empaque

135

136

137

Anexo N. 14 Cuestionario de Control Interno de Inventarios

138

Anexo N.15 Cuestionario de Control Interno Cuentas por Pagar

139

Anexo N.16 Cuestionario de Control Interno de Compras

140

Anexo N. 17 Inventario Fsico

141

CONTINUACION

142

CONTINUACION

143