ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Actividad 3

Maria Cohen Alvarez

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2016

INTRODUCCION

En este trabajo miraremos la importancia de las comunicaciones oficiales en las

entidades pblicas y privadas, as como tambin el proceso que se lleva a cabo desde
el momento en que se reciben los documentos hasta que se envan a su destino final.
Este proceso cumple funciones especiales para el manejo de documentos como: la
recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las
solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Por lo tanto, cada una de
las funciones existentes dentro del proceso de recepcin y envo de los documentos,
controlan tanto las comunicaciones producidas, como las recibidas, de manera facil y
oportuna, siendo esto parte integral del proceso de Gestin Documental.

TALLER ACTIVIDAD 3
Actividades de
Teorizacin)

apropiacin

del

conocimiento

(Conceptualizacin

Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el

material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:
- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida
en esta actividad.

Reflexin realizada acerca del video acuerdo 060

Mencione 5 ideas por cada una de las lecturas realizadas en la actividad

contextualizacin

Informacin recopilada de la empresa que podra ser su lugar de trabajo o

una empresa cercana que tuviera acceso o conociera.

Los aportes realizados en el foro

- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un

documento?
RECEPCIN: se trata de recibir las comunicaciones internas y externas
(solicitudes, derechos de peticin, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos,
publicidad).

Es el proceso que se hace en las entidades cuando ingresan en sus sistemas

manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del
trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
DISTRIBUCIN: Es donde se enva y controla oportunamente el trmite de las
comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y
externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administracin en salud.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa?

La comunicacin es externa.
En todas las empresas siempre hay comunicaciones internas y externas, al
momento de recibirlas hay q clasificarlas.
Las comunicaciones internas van dirigidas al cliente interno, es decir, al trabajador.
Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su
equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el
cambio es cada vez ms rpido.
Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior con clientes, intermediarios,
proveedores, competencia, medios de comunicacin y pblico en general es tan
vital para la organizacin como la comunicacin interna
- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su
destino?
Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le
corresponde a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos.
La elaboracin.
Es la parte fundamental de la gestin, pues en l se definen los parmetros y
especificaciones que determinan el carcter administrativo y su destinacin.

Firma
La firma es importante e indispensable en un documento ya que es el smbolo,
dibujo, escrito o grfico que impone la validez de su contenido, adems de
identificar al responsable de su expedicin
Se debe tener en cuenta que el documento debe ser elaborado con los ms
mnimos detalles, ya que adems de que la norma indica los parmetros para su
elaboracin, su ciclo vital muestra el proceso que debe seguir secuencialmente
para alcanzar el objetivo para el cual ha sido diseado. Es decir que, adems de
contener un encabezado, un contenido y una despedida, tambin debe reflejar al
final de ste al responsable de su origen con la firma. Posterior a ello, s debe
trasladarse a la unidad de correspondencia donde efectan la verificacin de
datos, la numeracin, fechado, registro, separacin y luego su envo al destino
final.

Reflexin de video
En el video acuerdo 060, nos muestra una idea clara de cmo debe ser el manejo
de los documentos en las entidades pblicas y privadas desde la recepcin,
radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin de los documentos.
De igual manera como es una oficina de archivo y todas las caractersticas que
se encuentran.

Aportes del foro

Teniendo en cuenta la temtica del cuarto contenido de estudio, responda de
forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a.

Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones

internas y externas?
Las comunicaciones son muy importantes para una empresa, ya que estas nos
podemos enterar de lo que est pasando con las empresas hay muchos tipos de
empresas u organizaciones.
Comunicacin interna
La comunicacin interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al
trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de
motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial
donde el cambio es cada vez ms rpido.

Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de
la empresa, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los
empleados, la direccin y los diferentes departamentos de la empresa son algunos
de los objetivos que persigue la comunicacin interna. (Estilosorganizados.net)
Comunicacin externa
No existe una buena comunicacin externa sin no hay buena poltica de
comunicacin interna; dos caras de una misma moneda que se mantienen unidas
en su planteamiento terico pero que en la prctica de la empresa existe una
disociacin.
a) Comunicacin externa operativa. La que se realiza para el desenvolvimiento
diario de la actividad empresarial, se efecta con todos los pblicos externos de la
compaa: clientes, proveedores, competidores, administracin pblica, etc.
b) Comunicacin externa estratgica. Su finalidad es mantenerse al tanto de los
posibles datos de la competencia, la evolucin de las variables econmicas, los
cambios en la legislacin laboral, etc., que pueden ser relevantes para la posicin
competitiva de la empresa.
c) Comunicacin externa de notoriedad. Es mostrar a la empresa como una
institucin que informa dando a conocer sus productos, mejorar su imagen, etc.
Las formas de darlo a conocer seran mediante la publicidad, promocin,
donaciones, patrocinios, etc.
Por estas razones la clasificacin de las comunicaciones es de mucha importancia
para el buen funcionamiento de las empresas, para saber exactamente lo que
tienen y lo que comunican.
La clasificacin nos permite:

Verificar que tipo de comunicacin se est recibiendo, que puede ser de

tipo oficial o de tipo personal.

Realizar el proceso de atencin y trmite acorde a la comunicacin.

Generar orden al interior de la empresa

Crear coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.

Formar una mejor imagen de la organizacin.

Interactuar con otras entidades.

Llevar un control integral de todos los procesos que se llevan en la

empresa.

Un posicionamiento en el mercado.
B.
En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas
sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que no se
cumplan en la empresa que seleccion.
En la empresa que escog cumplen todos los aspectos respecto a la ley,
organizacin de los documentos en tablas, series, lo nico en que fallan son los
tiempos, ponen a esperar mucho a las personas con cierta documentacin,

Esos servicios se pueden mejorar y as sera mejor y ms rpida la realizacin de

procesos.

Informacin recopilada de la empresa que podra ser su lugar de trabajo o

una empresa cercana que tuviera acceso o conociera.
En mi lugar de trabajo se cumplen todo los aspectos de documentacin tanto
interna como externa, se determinan
tiempos de respuesta a todas las
comunicaciones, se guardan muy bien los documentos para que no se deterioren
y se hacen todos los procedimientos de acuerdo al video del acuerdo 060.