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1. INTRODUO
A busca pelo controle do tempo fundamental face s necessidades geradas pela
competitividade, sendo preciso aprender a administr-lo para, com isso, distribuir
adequadamente as atividades.
A administrao do tempo se constitui por um conjunto de atitudes que influenciam o
comportamento das pessoas, sendo explorada por vrios autores e apresentadas de diversas
formas, porm, com uma nica finalidade: proporcionar o aumento na qualidade de vida.
No incomum verificar que presses constantes tanto no mbito pessoal quanto no
profissional afastam as pessoas dos seus objetivos, deixando-as sem a real noo do tempo
gasto, gerando a sensao de que o tempo est passando rpido demais.
Mesmo em total escurido, a maioria das pessoas conserva a noo do espao. Mas,
mesmo com as luzes acesas, poucas horas em uma sala fechada bastam para que as
pessoas no consigam estimar quanto tempo se passou. provvel que elas
subestimem ou superestimem grosseiramente o tempo que passaram na sala.
(DRUCKER, 2001, p. 100)
Simples aes, como atender um telefonema, responder a uma mensagem via celular
ou e-mail, ou mesmo interrupes feitas por algum que entra na sala de trabalho no
significam apenas perda de tempo em minutos ou segundos, mas a concentrao e o foco
ficam comprometidos colocando em risco o resultado do trabalho.
Interrupes desnecessrias e tempo de recuperao (o tempo para voltar a se
concentrar e ser produtivo na atividade) consomem mais ou menos 28% do dia do
trabalhador do conhecimento. (SPIRA; FEINBUCH 2005 apud WILLI, 2010, p. 76)
Trabalhadores levam em mdia 15 minutos para retornarem as tarefas mentais
srias, como escrever de relatrios ou cdigo de computador, depois de responderem
um e-mail ou mensagem instantnea que chegou. Eles se distraram para responder
outras mensagens ou consultaram notcias, sites de esportes ou entretenimento.
(LOHR, 2007 apud WILLI, 2010, p. 76)
Quando trabalhadores fazem malabarismo com interrupes por e-mail e o resto de
seus trabalhos, seus QIs caram chocantes 10 pontos o equivalente a perder uma
noite de sono. (MACKLEM, 2006 apud WILLI, 2010, p. 76)
Gerenciar duas tarefas mentais de uma s vez reduz o poder do crebro para cada
uma das tarefas. Os recursos disponveis para processar estmulo visual caram 29%
se a pessoa estivesse tentando ouvir ao mesmo tempo. A atividade cerebral para
ouvir caiu 53% se a pessoa estivesse tentando processar estmulos visuais ao mesmo
tempo. (SHELLENBARGER, 2003 apud WILLI, 2010, p. 76)
outros.
Proporcionam prazer ao serem executadas.
Trazem algum tipo de resultado positivo a curto, mdio ou longo prazo.
Em geral, so espontneas. (BARBOSA, 2011, p. 50)
IMPORTANTE
Uma pesquisa realizada pelo mesmo autor entre brasileiros do sexo feminino e
masculino revelou que apenas 30% dos brasileiros dedica seu tempo s atividades
importantes. Os dados da pesquisa apontaram que as pessoas tendem a canalizar o seu tempo
na esfera do circunstancial e urgente, desperdiando-o, portanto, com atividades que no iro
proporcionar prazer.
J Covey (2004), defende uma matriz de gerenciamento do tempo baseada em dois
fatores: urgentes e importantes. Para o autor, urgente significa que a atividade exige nossa
ateno imediata. agora! As coisas urgentes se impem aos indivduos. J a importante
tem a ver com resultados. Se algo importante, contribui para nossa misso, nossos valores e
metas prioritrias.
O autor divide sua matriz em quadrantes I, II, III e IV, atribuindo ao quadrante I o
gerenciamento de crises, ao quadrante II o gerenciamento pessoal eficaz, quadrante III e IV a
vida basicamente descompromissada. Segundo Covey (2004, p. 199) Isso se chama Princpio
de Pareto 80% dos resultados se originam em 20 % das atividades [...].
URGENTE
I
NO URGENTE
II
ATIVIDADES
ATIVIDADES
Crises
Problemas urgentes
NO IMPORTANTE
Preveno, atividades CP
(capacidade de produo)
Desenvolvimento de
relacionamentos
Identificao de novas
oportunidades
Planejamento, recreao
III
IV
ATIVIDADES
ATIVIDADES
Interrupes, telefone
Relatrios e correspondncia
Questes urgentes prximas
Atividades populares
A priorizao das tarefas auxilia na reduo da urgncia, assim tem-se como foco a
mdia prioridade, onde se encontram as atividades importantes.
Em 1980 o acadmico Francesco Cirillo inventou a The Pomodoro Technique,
tcnica cujo objetivo melhorar a produtividade nos estudos, eliminar a ansiedade
relacionada ao tempo e aumentar o foco e a concentrao. O nome foi inspirado em um timer
de cozinha em forma de tomate que era por ele utilizado e a tcnica ldica e modesta. Os
preceitos so simples e no requerem nada alm de papel, caneta e um timer de cozinha. As
regras so:
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Evitar que o urgente seja uma surpesa no uma tarefa muito fcil, pois depende da
intimidade com a situao, sendo que o planejamento a melhor maneira para sua preveno.
Seguem outras dicas para diminuir a esfera da urgncia:
Planeje, planeje, planeje o que voc planeja hoje evita a urgncia de amanh.
Faa previses de coisas que podem se tornar urgentes e, individualmente ou
com sua equipe, aja para reduzir os riscos.
Quando uma urgncia aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas
prticas para evitar que ela aparea de novo nessa esfera.
Se possvel, tente delegar a urgncia a algum que possa ajud-lo.
Aja imediatamente diante da urgncia, no deixe que ela se transforme em uma
catstrofe.
No entre em pnico. Resolva sua urgnciae reveja suas prioridades do dia para
no ficar sobrecarregado. (BARBOSA, 2011, p. 61)
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Nem sempre o que causa prazer a um individuo o mesmo que causa a outros
indivduos, Barbosa (2011) exemplifica isso muito bem quando conta que faz parte de sua
esfera importante cantar dentro do carro. A ele esta atividade causa prazer, mas no significa
que outros indivduos o efeito seja o mesmo.
A esfera importante prima por tudo aquilo que causa satisfao, como estar com os
familiares, cultivar relacionamentos, passear com filhos, estudar, realizar trabalhos
voluntrios e trabalhar. No se pode esquecer que esta esfera deve trazer resultados efeitvos e
alcanar o objetivo traado.
Ao contrrio do que muitos dizem tempo no dinheiro, tempo vida, e a vida no
pode ser poupada ou guardada,
se acreditarmos que tempo dinheiro, podemos concluir que possvel guardar a
vida para aproveitarmos mais tarde. Pessoas que decidem deixar de aproveitar a vida
para acumular bens e usufruir deles depois podem tornar-se viciadas em trabalho.
Constroem um elevado padro de vida e de consumo que no pode mais ser desfeito.
Com base nos resultados da pesquisa, esta postura deve ser reavaliada visto que se
trata da formao de um profissional com uma importante funo nas atividades das empresas
e h uma grande probabilidade de infundir, de maneira inconsciente, sua cultura no
planejamento desordanado das atividades do executivo. Os problemas evidenciados pela
pesquisa indicam claramente que deve haver uma mudana de comportamento dos estudantes,
principalmente no modelo mental sobre a conduo da trade do tempo. Tal alterao tar
melhores resultados ainda na fase acadmica, pois a possibilidade de doutrinar o futuro
profissional frente as responsabilidades impostas pelo programa de atividades do curso, se
torna relativamente menos complicada do que a alterao de atitudes de um profissional em
pleno exerccio da funo.
Em tempo, as ferramentas apresentadas neste estudo se mostraram adequadas
identificao dos problemas e possibilitaram a mensurao das esferas que compem a trade
do tempo. Desta forma foi possvel apresentar o perfil dos futuros profissionais e quais as
premissas para que possa ocorrer o equilbrio na determinao das prioridades das atividades.
5. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
COSTA, Ivair A. Adrenalina Diga no a essa droga. Disponvel
<http://reformadesaude.blogspot.com.br/2006/01/adrenalina-diga-no-essa-droga.html>.
Acesso em: 23 de maio 2012.
em:
em:
Francesco.
THE
POMODORO TECHNIQUE.
http://www.pomodorotechnique.com/ > Acesso em: 08 de maio 2012.
Disponvel
em:
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