GUIA PARA LA IMPLEMENTACION

DE UN SISTEMA ISO 9001 + 14001

Diciembre 2000

CONTENIDO

Pgina

1.- CARTA GANTT PARA LA IMPLEMENTACION

PASO 1.- Capacitacin de gerentes y jefes de Departamento/Area sobre el sistema ISO 9001 + 14001

PASO 3.- Planificacin del desarrollo de la documentacin del sistema.-

19

PASO 4 .- Desarrollo y aplicacin de la documentacin

40

PASO 5.- Capacitacin de Auditores Internos.-

44

PASO 6.-. Auditoras internas y acciones correctivas / preventivas

45

2.- DATOS DE REFERENCIA PARA ESTIMAR RECURSOS EN LAS ETAPAS

DOCUMENTACION, IMPLEMENTACION Y AUDITORIAS INTERNAS.-

DE DESARROLLO DE

3.- PROBLEMAS /BARRERAS PRINCIPALES EN LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ISO 9000 +14001

INTEC - CHILE

48
51

GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ISO 9000+14001

1.- CARTA GANTT PARA LA IMPLEMENTACION
La implementacin de un sistema ISO 9001 + 14001, contempla los pasos que se muestran en la siguiente Carta Gantt de Figura 1.- :

FIG. 1.Paso
N
1
2
3

CARTA GANTT PARA LA IMPLEMENTACIN DE LAS ISO 9000 + 14001

MES

Descripcin

MES
8

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Capacitacin de gerentes y jefes de Departamento

sobre el sistema ISO 9000 + 14001
Evaluacin de la situacin inicial de la empresa

Planificacin del desarrollo de la documentacin para

el sistema
Desarrollo y aplicacin de la documentacin

Capacitacin de auditores internos

Auditoras internas y acciones correctivas y

preventivas

INTEC - CHILE

23

24

PASO 1.- Capacitacin de gerentes y jefes de Departamento/Area sobre el sistema ISO 9001 + 14001
En este paso se realiza un Curso de capacitacin sobre:
- Los requerimientos (clusulas) de las normas ISO 9001 e ISO 14001. Tablas 1.1 y 1.2 (Ver documentos en Power Point sobre las Normas
ISO 9000 : WebTransparenciaISO9000Primera parte.ppt, WebTransparenciaISO9000Segunda parte.ppt , WebTransparenciaISO9000Tercera
parte.ppt y sobre las Normas ISO 14001 : WebISO14001.ppt)
-

Los 20 elementos de un sistema integrado ISO 9001+14001 y sus requisitos en base a las clusulas de las ISO 9001 y 14001. En la Figura
1.1 se muestran aquellos elementos que estn relacionados con la operacin de los Departamentos /Areas de la empresa y aquellos otros
elementos que intervienen en la operacin y control del sistema SIG. ( Sistema Integrado de Gestin )

El cumplimiento de los requisitos de un sistema integrado ISO 9001 + 14001 mediante el desarrollo y aplicacin de su documentacin.
( Ver tabla 1.3, dnde aparecen los 20 elementos del sistema ISO 9001 + 14001 junto a los procedimientos, instrucciones de trabajo y
formularios de tipo genrico que se disponen para el desarrollo de la documentacin : WebprocedimientosRev1.doc)

El Mejoramiento Contnuo en base a los 20 elementos del sistema ISO 9000 + 14001.
( Ver Figura 1.2.- La Rueda del Mejoramiento Continuo de Deming : ruedamejcont.ppt y ANEXO 1.1 .- sobre el Mejoramiento continuo).

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TABLA 1.1.- REQUERIMIENTOS Y ALCANCE DE LAS NORMAS ISO9001, ISO-9002 E ISO-9003, EN SU VERSION DEL AO 1994.
TITULO DE LOS REQUERIMIENTOS

CLAUSULAS
ISO 9001

REQUERIMIENTOS
DE LAS NORMAS
ISO-9001-9002-9003

Responsabilidades gerenciales
Sistema de calidad
Revisin de contrato
Control del Diseo
Control de Documentos
Adquisiciones
Productos suministrados por el comprador
Identificacin y seguimiento del Producto
Control de Proceso
Inspeccin y Ensayos
Equipos de Inspeccin, Medicin y Ensayo
Estado de Inspeccin y Ensayo
Control de Producto no Conforme
Acciones Correctivas y Preventivas
Manipulacin, Almacenamiento, Envasado y Despacho
Registros de Calidad
Auditoras Internas de Calidad
Entrenamiento y Capacitacin
Servicios
Tcnicas Estadsticas

INTEC - CHILE

4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
4.17
4.18
4.19
4.20

ISO 9002 ISO 9003

4.1
4.2
4.3
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
4.17
4.18
4.19
4.20

4.1
4.2
4.5
4.6
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
4.17
4.18
4.20

TABLA 1.2.- REQUERIMIENTOS Y ALCANCE DE LA NORMA NCh- ISO 14001 OF 1997

TITULO DE LOS REQUERIMIENTOS

REQUERIMIENTOS
DE LA NORMA
ISO 14001

CLAUSULA

Requisitos generales
Poltica ambiental
Planificacin
Implementacin y operacin
Estructura y responsabilidad
Capacitacin, entrenamiento, conocimiento y competencia
Comunicacin
Documentacin del sistema de gestin ambiental
Control de documentos
Control de operaciones
Preparacin y respuesta ante situaciones de emergencia
Verificacin y accin correctiva
Monitoreo y medicin
No conformidad y acciones correctivas y preventivas
Registros
Auditoras ambientales
Revisin de gerencia

INTEC - CHILE

4.1
4.2
4.3
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
4.5
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.5.4
4.6

FIGURA 1.1 .ELEMENTO

EL SISTEMA ISO 9001 + 14001 y LA EMPRESA

3

Ventas

CONTROL DEL SIG

Ttulo
del elemento.ELEMENTOS
PARA LAS FUNCIONES
Clusulas de las ISO, en negro ISO 9000, en verde ISO 14001

Revisin del Contrato.-

4.3 + 4.4.6 + 4.4.7+ 4.5.1

Responsabilidades
Gerenciales.4.1 + 4.2 + 4.4.1 +
4.4.3 + 4.6

Si
Se necesita Diseo?

Ingeniera

Control del Diseo.4.4 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

No

Sistema de Gestin.4.2 + 4.3 + 4.4.4

Adquisiciones
Produccin

Control de Calidad

Adquisiciones.- 4.6 * 4.4.6 +4.4.7 + 4.5.1

Producto suministrado por el cliente.- 4.7 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

Identificacin del producto.- 4.8 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

9
20

Control del Proceso.- 4.9 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

Tcnicas Estadsticas.- 4.20

10
11

Inspeccin y Ensayos.- 4.10

Control del Equipo de Medicin y Ensayos.- 4.11 + 4.4.7 + 4.5.1

12

Estado de Inspeccin y Ensayos.- 4.12

4.5 + 4.4.5

14

Accin Correctiva y
Preventiva
4.14 + 4.5.2

16

Control de Registros.4.16 + 4.5.3

No
Producto Conforme?

Control de
Documentos .-

Disposicin

13

Control de Producto
No Conforme.-

17

4.13 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

Auditoras Internas.4.17 + 4.5.4

Si
Empaque y Despacho

15

, Manipulacin, Almacenaje, Preservacin, Empaque y Despacho.4.15 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

Servicios Post - Venta

19

Servicios.-INTEC
4.19 + 4.4.6
+4.4.7 + 4.5.1
- CHILE

18

Capacitacin y
Entrenamiento.4.18 + 4.4.2
7

TABLA 1.3.- PROCEDIMIENTOS GENERICOS PARA EL SISTEMA ISO 9001 + 14001

ELEMENTO

REQUISITOS
( Clusulas de las Normas )

1. RESPONSABILIDADES ISO 9001

GERENCIALES
ISO 14001

4.1
4.2 + 4.4.1 + 4.4.3 + 4.6

2. SISTEMA DE GESTIN ISO 9001

ISO 14001

4.2
4.3 + 4.4.4

3. REVISIN DEL
CONTRATO
4. CONTROL DEL
DISEO

ISO 9001
ISO 14001
ISO 9001
ISO 14001

4.3
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
4.4
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

5. CONTROL DE
DOCUMENTOS

ISO 9001
ISO 14001

4.5
4.4.5

6. ADQUISICIONES

ISO 9001
ISO 14001

4.6
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO

DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS
REQUISITOS DEL SISTEMA

PSIG 1.1.- Equipos de Mejora

PSIG 1.2.- Comunicaciones internas
PSIG 1.3.- Comunicaciones externas
PSIG 1.4.- Revisin de gerencia
PSIG 2.1.- Preparacin de la documentacin
ITSIG 2.1.1.- Instrucciones para el formato de los
procedimientos e instrucciones de trabajo
PSIG 2.2.- Planificacin de la calidad
PSIG 2.3.- Planificacin ambiental
PSIG 3.1.- Revisin del contrato

PSIG 4.1.- Control y revisin del diseo

PSIG 4.2.- Solicitud y notificacin de cambios de ingeniera
PSIG 5.1.- Control de documentos y datos externos
PSIG 5.2.- Distribucin y correccin al manual

PSIG 6.1.- Adquisiciones

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TABLA 1.3.- ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001 (continuacin)

ELEMENTO

REQUISITOS
( Clusulas de las Normas )

PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO

DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS
REQUISITOS DEL SISTEMA

7. PRODUCTO
SUMINISTRADO POR
EL CLIENTE
8. IDENTIFICACIN DEL
PRODUCTO
9. CONTROL DEL
PROCESO

ISO 9001
ISO 14001

4.7
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.

PSIG 7.1.- Verificacin y control de productos suministrados

por clientes

ISO 9001
ISO 14001
ISO 9001
ISO 14001

4.8
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
4.9
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

PSIG 8.1.- Identificacin y trazabilidad de los productos

10. INSPECCIONES Y
ENSAYOS

ISO 9001

4.10

11. CONTROL DEL

EQUIPO DE MEDICIN Y
ENSAYO
12. ESTADO DE
INSPECCIONES Y
ENSAYOS
13. CONTROL DE
PRODUCTO NO
CONFORME
14. ACCIN CORRECTIVA
Y PREVENTIVA

ISO 9001
ISO 14001

4.11
4.4.7 + 4.5.1

ISO 9001

4.12

ISO 9001
ISO 14001

4.13
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.

PSIG 13.1.- Revisin y disposicin de producto no conforme

PSIG 13.2.- Informacin de fallas

ISO 9001
ISO 14001

4.14
4.5.2

PSIG 14.1.- Accin correctiva

PSIG 14.2.- Accin preventiva

PSIG 9.1.- Emisin de instrucciones para el control de los

procesos
PSIG 9.2.- Preparacin y respuesta a emergencias
PSIG 9.3.- Mantencin preventiva
PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulacin
PSIG 10.1.- Inspeccin y ensayos en recepcin
PSIG 10.2.- Inspeccin y ensayos en proceso
PSIG 10.3.- Inspeccin y ensayos finales
PSIG 11.1.- Mantencin y calibracin del equipo de
inspeccin y ensayo
--------------------

INTEC - CHILE

TABLA 1.3.- ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001 (continuacin)

ELEMENTO

REQUISITOS
( Clusulas de las Normas )

PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO

DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS
REQUISITOS DEL SISTEMA

15. MANIPULACIN,
ALMACENAJE,
PRESERVACIN,
EMPAQUE Y DESPACHO
16. CONTROL DE
REGISTROS
17. AUDITORAS
INTERNAS
18. CAPACITACIN Y
ENTRENAMIENTO

ISO 9001
ISO 14001

4.15
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.

PSIG 15.1.- Manipulacin, almacenamiento, empacado,

preservacin y despacho

ISO 9001
ISO 14001
ISO 9001
ISO 14001
ISO 9001
ISO 14001

4.16
4.5.3
4.17
4.5.4
4.18
4.4.2

PSIG 16.1.- Sistema de gestin para la mantencin de los

registros del sistema de gestin
PSIG 17.1.- Sistema de auditoras internas

19. SERVICIOS

ISO 9001
ISO 14001

4.19
4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

20. TCNICAS
ESTADSTICAS

ISO 9001

4.20

PSIG 18.1.- Evaluacin y entrega del entrenamiento

ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitacin y
entrenamiento
ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la capacitacin y
entrenamiento
PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente
PSIG 19.2.- Intercambio de informacin de la apertura y
cierre de atencin al cliente
PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes
PSIG 20.1.- Verificacin de la puesta en marcha de los
procesos
PSIG 20.2.- Control estadstico de los procesos
PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso
PSIG 20.4.- Muestreo estadstico

INTEC - CHILE

10

EL Mejoramiento Continuo
con el SISTEMA INTEGRADO
DE GESTION ISO 9000 +
14001
Elementos
planifique
implement

FIGURA 1.2 .-

Elementos
1, 2, 3, 4, 6
7, 8, 9, 10, 11
12, 15, 19
20

Defina y planifique los

procesos que participan
en la produccin de
bienes y servicios
desarrollando su
documentacin

Implemente el sistema
integrado
proporcionando
capacitacin y
entrenamiento

18

SIG ISO 9001

+ ISO 14001

Elementos
14, 5

mejore

Mejoramiento

evale
Control de producto
no conforme
- Revisiones de
gerencia
Auditoras
- Auditoras internas
- Control de registros

Elementos

Acciones correctivas /
preventivas y Control
de
documentos

INTEC - CHILE

1, 13, 16, 17

11

ANEXO 1.1.- SOBRE EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA PRODUCTIVIDAD

En el sistema ISO 9000 + 14001 se ha concebido conseguir el mejoramiento continuo de la productividad mediante la aplicacin del ciclo
propuesto por DEMING, Ver Figura 1.2, que tiene las 4 etapas : PLANIFICAR IMPLEMENTAR- EVALUAR MEJORAR.
En cada etapa se utilizan las clusulas del sistema ISO 9000 + 14001 y los procedimientos correspondientes que se desarrollan para cumplir con
los requisitos de cada clusula.
PLANIFICAR :El sistema dispone de elementos, con requisitos de tipo genrico, cuyo propsito es cumplir con los requerimientos de los
clientes y preservar el medio ambiente en aquellas actividades que la empresa realiza para la produccin de bienes y servicios.
Estos elementos cuando se aplican a la empresa dan lugar al desarrollo de procedimientos e instrucciones de trabajo especficas, que en
definitiva constituyen los planes de calidad y medioambientales para la produccin de los bienes /servicios en conformidad con los requisitos de
calidad de los clientes y la proteccin del medio ambiente.
Los elementos del sistema relacionados con la planificacin, son los siguientes:
Elemento 1 Responsabilidades Gerenciales ( Polticas, Estructura del sistema y Responsabilidades, Comunicaciones)
Elemento 2 Sistema de Integrado de Gestin ( Planificacin calidad y ambiental, Documentacin del sistema)
Elemento 3 - Revisin del contrato
Elemento 4 Control del diseo
Elemento 6 Adquisiciones
Elemento 7 Producto suministrado por el cliente
Elemento 8 Identificacin del producto
Elemento 9 Control del proceso
Elemento 10 Inspeccin y ensayos
Elemento 11 Control del equipo de medicin
Elemento 12 Estado de inspeccin y ensayos
Elemento 13 Control de producto no conforme
Elemento 15 Manipulacin , Almacenaje, Preservacin, Empaque y Despacho
Elemento 19 - Servicios

INTEC - CHILE

12

IMPLEMENTAR : El sistema tambin dispone de un elemento clave, con su correspondiente procedimiento , para aplicar los planes de
calidad y del medio ambiente anteriormente desarrollados mediante capacitacin y entrenamiento. En esta etapa el objetivo es que las
actividades relacionadas con la produccin de bienes y servicios se hagan cumpliendo lo que se indica en los procedimientos donde se ha
planificado su operacin.
Para la implementacin se considera clave el:
Elemento 18 Capacitacin y entrenamiento
EVALUAR : El sistema requiere de evaluacin para conocer su desempeo. Con ese propsito se dispone de los siguientes elementos y sus
correspondientes procedimientos :
Elemento 1 - Responsabilidades gerenciales ( Revisin de la gerencia )
Elemento 13 Control de Producto no conforme + (GEFA Gestin de fallas)
Elemento 16 Control de registros
Elemento 17 Auditoras internas
MEJORAR : Si en los procesos de evaluacin se detectan no conformidades, el sistema dispone para su mejoramiento de los siguientes
elementos y sus correspondientes procedimientos:
Elemento 5 Control de documentos
Elemento 14 Acciones correctivas y preventivas

INTEC - CHILE

13

PASO 2.- Evaluacin de la situacin inicial de la empresa

En este paso se evala la situacin de la empresa en relacin al cumplimiento de los requisitos del sistema ISO 9000 + 14001.
Para realizar esta evaluacin se dispone de una lista de revisin con preguntas acerca del cumplimiento de los requisitos en cada uno de los 20
elementos del sistema ISO 9000 y 14001. ( Ver WebElemento1.doc a Elemento 20.doc)
Mediante entrevistas a los Gerentes /Jefes de Area de la empresa y visitas a la planta se hacen las preguntas indicadas en las listas de revisin y se
anotan sus respuestas.
Finalizada la revisin, las respuestas al cuestionario son registradas en una Tabla Resumen.
A continuacin, mediante un programa computacional relacionado con la tabla, se procesan los datos y se muestra en un grfico de barras, la
situacin porcentual de cumplimiento de la empresa con relacin a cada elemento del Sistema de Gestin.
En TABLA 2.1 y Figura 2.1 que siguen, se muestra una agenda tpica para la revisin y un grfico de barras con los resultados obtenidos en la
revisin.
Finalmente, se redacta un informe de Situacin Inicial de la empresa. (En Anexo 2.1.- se muestra un ejemplo).

INTEC - CHILE

14

TABLA 2.1.- AGENDA PARA LA

REVISIN DE LA SITUACIN DE LA EMPRESA
Hora
9:00
9:15
9:30

11:30
12:00

12:30

Actividad / Revisin de los elementos del

sistema ISO 9000+14001
Presentacin de los facilitadores de INTEC y
del programa de la revisin
Descripcin de la empresa, sus productos,
estructura y procesos
Gestin Gerencial/
1 Responsabilidades Gerenciales
2 Sistema Integrado de Gestin
5 Control de Documentos
9 Control del Proceso para cumplir con los
objetivos y las metas ambientales
14 Accin Correctiva y Preventiva
17 Auditoras Internas
Recursos Humanos/
18 Capacitacin y Entrenamiento
16 Control de Registros
Ventas/
3 Revisin del Contrato
7 Producto Suministrado por el Cliente
16 Control de Registros
19 Servicios
Adquisiciones/
6 Adquisiciones

Facilitador

Personas que participan

Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez
Gerente General

Gerente General y todos los

gerentes (Jefes) de rea de la
empresa
Facilitadores INTEC

Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez

Gerente General y jefaturas de

apoyo que estime necesarias

Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez
Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez

Gerente (Jefe) Recursos

Humanos

Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez

Gerente (Jefe) de Adquisiciones

Gerente (Jefe) de Ventas

INTEC - CHILE

15

TABLA 2.1.- AGENDA PARA LA

REVISIN DE LA SITUACIN DE LA EMPRESA (Continuacin)
Hora
14:30

16:30

Actividad / Revisin de los elementos del

sistema ISO 9000+14001
Produccin/
4 Control del Diseo
5 Control de Documentos
7 Producto Suministrado por el Cliente
8 Identificacin del Producto
9 Control del Proceso para fabricar el
producto
10 Inspecciones y Ensayos
11 Control del Equipo de Medicin y Ensayos
12 Estado de Inspecciones y Ensayos
13 Control del Producto No Conforme
15 Manipulacin, Almacenaje, Preservacin,
Empaque y Despacho
16 Control de Registros
20 Tcnicas Estadsticas
Visita a Planta/
8 Identificacin del Producto
9 Control del Proceso
10 Inspecciones y Ensayos (Recepcin,
Proceso y Finales)
11 Control del Equipo de Medicin y Ens.
12 Estado de Inspecciones y Ensayos
13 Control de Producto No Conforme
14 Accin Correctiva y Preventiva

Facilitador

Personas que participan

Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez

Gerentes (Jefes) de Ingeniera,

Produccin y Control de
Calidad

Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez

Gerentes (Jefes) de Ingeniera,

Produccin y Control de
Calidad + Personal que realiza
las actividades contempladas en
los elementos del SIG que son
revisados

Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez
Loreto Sotomayor
Michael Fischer
Jos Snchez

-------------------------------

15 Manipulacin, Almacenaje,
Preservacin, Empaque y Despacho
17:30

Revisin de la informacin recogida por parte

de los facilitadores de INTEC

18:00

Presentacin de resultados y definicin del

Organigrama para implementar el Sistema
Integrado de Gestin

Gerente General

INTEC - CHILE

16

Figura 2.1

SITUACION DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION (ISO 9001 +14001)

80%
70%

Po
rce
nta
je
de
Av
an
ce

60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%

10

11

12

13

14

Elementos del SIG

15

16

17

18

19

20

1.- RESPONSABILIDADES
GERENCIALES
2.- SISTEMA DE GESTIN
3.- REVISIN DEL CONTRATO
4.- CONTROL DEL DISEO
5.- CONTROL DE DOCUMENTOS
6.- ADQUISICIONES

.
.
.
.
.
.
.
.

7.- PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE

8.- IDENTIFICACIN DEL PRODUCTO
9.- CONTROL DEL PROCESO
10.- INSPECCIONES Y ENSAYOS
.
11.- CONTROL DEL EQUIPO DE MEDICIN
Y
ENSAYO
12.- ESTADO DE INSPECCIONES Y ENSAYOS
13.- CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

14.- ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA

15.- MANIPULACIN, ALMACENAJE,
PRESERVACIN, EMPAQUE Y DESPACHO
16.- CONTROL DE REGISTROS
17.- AUDITORAS INTERNAS
18.- CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO
19.- SERVICIOS
20.- TCNICAS ESTADSTICAS

INTEC - CHILE

17

ANEXO 2.1.- EJEMPLO DE INFORME SOBRE SITUACIN DE LA EMPRESA RESPECTO A SU

CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE LAS ISO 9000 + 14001.1.- .- Revisin inicial de la situacin de la empresa con respecto al SIG ( Sistema de Gestin Integrado)
Esta revisin fue realizada el 2 de Julio de 1998 . En la Figura N1 que se adjunta se muestran los resultados de la revisin, para cada elemento
del SIG, en % de avance con respecto al cumplimiento requerido por las ISO 9001 + 14001.
En trminos globales:
1.1.- En los elementos que presentan un avance cercano y superior al 50% las prcticas existentes se acercan a lo requerido por el SIG. En esos
elementos se detecta, principalmente, la necesidad de hacer el levantamiento por escrito de las prcticas de la Empresa mediante una
documentacin que cumpla con los requerimientos de las normas ISO 9001 y 14001.
1.2.- En los elementos que se encuentran con un estado de avance evaluado en menos de un 40 % (entre el 6 y el 38%), su situacin se debe a
prcticas que aunque en ocasiones se acercan a lo requerido por el SIG, estas no se aplican en forma sistemtica ni documentada.
En los elementos con 0% de avance, no se han detectado prcticas que cumplan con los requerimientos de las normas ISO 9001 y 14001.
Por tanto, para el conjunto de los elementos, mencionados en este punto 1.2, se detecta la necesidad de desarrollar, documentar e implementar
los procedimientos que permitan cumplir con los requisitos de las normas ISO 9001 y 14001.

INTEC - CHILE

18

PASO 3.- Planificacin del desarrollo de la documentacin del sistema.El desarrollo de la documentacin contempla la necesidad de las siguientes definiciones:
- Organigrama para el desarrollo de la documentacin y su posterior implementacin asignando a los departamentos de la empresa sus
responsabilidades con respecto a los 20 elementos del sistema integrado de gestin ISO 9000+14001.
- Asignar tareas a los departamentos en base a un conjunto de procedimientos de tipo genrico disponibles para cada elemento del sistema ISO
9000 + 14001.
- Definicin de Responsables para el desarrollo de la documentacin y su implementacin en cada Departamento.
3.1.- .- Organigrama para el desarrollo de la documentacin.
3.1.1.- Empresa con Organigrama de tipo convencional.En la siguiente Figura 3. 1, se muestra un organigrama tpico mediante el cual se muestran los departamentos que participan en el desarrollo de
la documentacin en base a cada uno de los elementos del sistema integrado de gestin.
Adems de los cargos de Gerentes o Jefes de rea que existen en la empresa y de la participacin de un consultor externo que facilite las tareas
del desarrollo de la documentacin , el organigrama muestra la necesidad de contar con 2 cargos adicionales que se consideran imprescindibles,
y de un Consejo del Sistema Integrado de Gestin
A continuacin se describen esas nuevas funciones .
El Representante de gerencia.Ambas Normas las ISO 9000 y 14001 establecen como requisito que la gerencia ejecutiva designe a un miembro de la propia gerencia, quien
independientemente de otras responsabilidades, debe tener autoridad definida para :
a) asegurar que se ha establecido, se ha implementado y se mantiene un sistema de calidad de acuerdo a las Normas ISO 9000 y 14001, e
b) informar sobre el comportamiento del sistema de gestin a la gerencia para efectos de revisin y como base para el mejoramiento del sistema
de gestin

INTEC - CHILE

19

El Gerente o Jefe de Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente ( JACMA).Para el mejoramiento del sistema se presenta la necesidad de contar con una persona que sea independiente de las reas o departamentos de la
empresa, dnde se realizan las actividades relacionadas con la produccin de bienes y servicios, para que se haga cargo de los elementos
relacionados con evaluaciones y acciones correctivas y preventivas y de los que aparecen relacionados con el control de los documentos para
lograr un control centralizado ( Elementos 5, 13, 14, 16 y 17).
El Consejo del Sistema Integrado de Gestin.Para la coordinacin y evaluacin de las tareas y actividades que presenta el desarrollo, implementacin y operacin del Sistema de Gestin se
recomienda que los integrantes del Organigrama de Figura 3.1, constituyan un Consejo de manera que a travs de reuniones perodicas se haga
cargo de la coordinacin y evaluacin del Sistema Integrado de Gestin durante su desarrollo y operacin.

INTEC - CHILE

20

FIGURA 3.1

GERENTE
GENERAL

ORGANIGRAMA DE
RESPONSABILIDADES PARA LA
IMPLEMENTACIN DEL SIG
( SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION )

GERENTE / JEFE
VENTAS

GERENTE / JEFE
ADQUISICIONES

REPRESENTANTE
DE GERENCIA

FACILITADOR
( CONSULTOR)

CONSEJO SIG
Coordinacin y
evaluacinyEvaluaci
evaluacin
n peridica

GERENTE / JEFE
PRODUCCIN

GERENTE / JEFE
INGENIERIA

INTEC - CHILE

GERENTE / JEFE
RECURSOS
HUMANOS
:

GERENTE / JEFE
CALIDAD Y MEDIO
AMBIENTE
:

21

3.1.2.- Empresa organizada en forma diferente o con Departamentos que tienen otros nombres
En estos casos se procede a registrar la organizacin que realmente tiene la empresa.
Departamentos/ Funciones
de la empresa

Eliminar

Representante de Gerencia
Ventas
Adquisiciones
Produccin
Ingeniera
Recursos Humanos
Jefe de la Calidad y Medio Ambiente

Aadir

INTEC - CHILE

22

3.2 .- Asignacin de los elementos del Sistema integrado de gestin a los departamentos/funciones existentes en la empresa
A continuacin se procede a distribuir la responsabilidad principal de los elementos del SIG entre las reas /departamentos de la empresa , segn
los objetivos de cada uno de los elementos del sistema ( Ver Figura 1.1 y Anexo 1 sobre el mejoramiento contnuo).
En el ejemplo que sigue haremos esa asignacin considerando una empresa organizada segn la Figura 3.1
Representante de
gerencia
Elementos del SIG, no asignados

Elementos del SIG, asignados

1.- Responsabilidades gerenciales
2.- Sistema Integrado de Gestin

MOVER

INTEC - CHILE

3.- Revisin del contrato

4.- Control del diseo
5.- Control de documentos
6.- Adquisiciones
7.- Producto suministrado por el cliente
8.- Identificacin del producto
9.-Control del proceso
10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de medicin
12.-Estado de inspeccin y ensayos
13.- Control de producto no conforme
14.- Accin correctiva y preventiva
15.- Manipulacin, almacenaje,
preservacin , empaque y despacho
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas
18.- Capacitacin y entrenamiento
19.- Servicios
20.Tcnicas estadsticas
Elementos
del SIG, no asignados

23

Elementos del SIG, no

asignados

Ventas
Elementos del SIG, asignados
3.- Revisin del contrato
19.- Servicios

MOVER

INTEC - CHILE

4.- Control del diseo

5.- Control de documentos
6.- Adquisiciones
7.- Producto suministrado por el
cliente
8.- Identificacin del producto
9.-Control del proceso
10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de
medicin
12.-Estado de inspeccin y ensayos
13.- Control de producto no
conforme
14.- Accin correctiva y preventiva
15.- Manipulacin, almacenaje,
preservacin , empaque y despacho
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas
18.- Capacitacin y entrenamiento
20.- Tcnicas estadsticas

24

Adquisiciones
Produccin
Elementos del SIG,
asignados
6.- Adquisiciones
7.- Producto suministrado por el
cliente

Elementos del SIG, no

asignados
MOVER

INTEC - CHILE

4.- Control del diseo

5.- Control de documentos
8.- Identificacin del producto
9.-Control del proceso
10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de
medicin
12.-Estado de inspeccin y ensayos
13.- Control de producto no
conforme
14.- Accin correctiva y preventiva
15.- Manipulacin, almacenaje,
preservacin , empaque y despacho
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas
18.- Capacitacin y entrenamiento
20.- Tcnicas estadsticas

25

Elementos del SIG, no

asignados

Elementos del SIG,

asignados
8.- Identificacin del producto
9.-Control del proceso
15.- Manipulacin, almacenaje,
preservacin , empaque y
despacho
20.- Tcnicas estadsticas

MOVER

INTEC - CHILE

4.- Control del diseo

5.- Control de documentos
10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de
medicin
12.-Estado de inspeccin y
ensayos
13.- Control de producto no
conforme
14.- Accin correctiva y
preventiva
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas
18.- Capacitacin y
entrenamiento

26

Ingeniera
Elementos del SIG, no
asignados

Elementos del SIG,

asignados
4.- Control del diseo

MOVER

INTEC - CHILE

5.- Control de documentos

10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de
medicin
12.-Estado de inspeccin y ensayos
13.- Control de producto no
conforme
14.- Accin correctiva y preventiva
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas
18.- Capacitacin y entrenamiento

27

INTEC - CHILE

28

Recursos Humanos
Elementos del SIG, no
asignados

Elementos del SIG,

asignados
18.- Capacitacin y
entrenamiento

MOVER

INTEC - CHILE

5.- Control de documentos

10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de
medicin
12.-Estado de inspeccin y
ensayos
13.- Control de producto no
conforme
14.- Accin correctiva y
preventiva
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas

29

Aseguramiento de la Calidad
y del Medio Ambiente

Elementos del SIG, no asignados

Elementos del SIG, asignados

5.- Control de documentos
10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de medicin
12.-Estado de inspeccin y ensayos
13.- Control de producto no conforme
14.- Accin correctiva y preventiva
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas

MOVER

INTEC - CHILE

30

GERENTE

Terminada la asignacin de los elementos del SIG a las Areas/Departamentos

de la industria la organizacin queda entonces segn la
GENERAL
siguiente Figura 3.2.FIGURAELEMENTOS Y
RESPONSABILIDADES
PARA
3.2
REPRESENTANT
FACILITADOR
LAIMPLEMENTACIN DEL
E DE GERENCIA
SIG
( SISTEMA INTEGRADO
DE
GESTION
)

GERENTE /
JEFE
VENTAS
ELEMENTOS :
3.- Revisin
del
contrat
o
19.Servicios

ELEMENTOS
:1.Responsabilidade
gerencial
s
2.- es
Sistema
integrado
gesti de
n

GERENTE /
JEFE
ADQUISICIONES

GERENTE /
JEFE
PRODUCCIN

ELEMENTOS :
6.Adquisiciones
7.Producto
suministrado
por
el
client
e

ELEMENTOS :
8.Identificacin
del
producto
9.- Control
del
proces
o
15.Manipulacin,
almacenaj
e,
preservaci
n,
empaque
y
despach
o
20.Tcnicas
estadstic
as

( CONSULTOR)

CONSEJO SIG
Coordinacin y
evaluacinyEvalua
evaluacin
cin peridica

GERENTE /
JEFE
INGENIERIA
ELEMENTOS :
4.- Control del
diseo

INTEC - CHILE

GERENTE /
JEFE
RECURSOS
HUMANOS

GERENTE /
JEFE
CALIDAD
Y MEDIO
AMBIENTE
ELEMENTOS :
5.- Control
documento
de
10.- Inspeccin
s
y
ensayo
s

ELEMENTOS :
18.- Capacitacin
y
entrenamient
o
11.- Control del
31
de
medicin y
equipo
ensayos
12.Estadoy
inspeccin
registro
17.Auditoras
internas
de
preventiv
ensayos
s
13.producto
14.16.Accin
Control
no
interna
a

3.3.- Asignar tareas a los departamentos en base a procedimientos de tipo genrico disponibles para cada elemento del sistema SIG.
Terminada la asignacin de los elementos del SIG a las reas/ departamentos de la empresa , se contina con la determinacin de los
procedimientos que cada rea / departamento tendr que desarrollar para cumplir con los requisitos establecidos por las Normas ISO 9000 +
14001 en cada elemento del sistema SIG. Para la asignacin de estas tareas se utiliza la informacin detallada en la TABLA 3.3.1. A
continuacin , a manera de ejemplo se realiza esta asignacin de tareas para el Representante de gerencia , al cual se la han asignado ( Ver punto
3.2 anterior) los elementos 1 y 2 del sistema. En base a la Tabla 3.3.1. el Representante de gerencia queda con los procedimientos que se detallan
en la Tabla 3.3.2
TABLA 3.3.2.- ELEMENTOS Y
PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS AL
REPRESENTANTE DE GERENCIA
Elementos asignados
1.- Responsabilidades gerenciales
2.- Sistema de gestin

TABLA 3.3.1.- ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001) Y

SUS PROCEDIMIENTOS GENERICOS
ELEMENTO
1. RESPONSABILIDADE
S GERENCIALES
2. SISTEMA DE
GESTIN
3. REVISIN DEL
CONTRATO
4. CONTROL DEL
DISEO
5. CONTROL DE
DOCUMENTOS
6. ADQUISICIONES
7. PRODUCTO
SUMINISTRADO POR
EL CLIENTE

PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO

DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS
REQUISITOS DEL SISTEMA SIG

PSIG 3.1.- Revisin del contrato

MOVER

PSIG 4.1.- Control y revisin del diseo

PSIG 4.2.- Solicitud y notificacin de cambios de ingeniera
PSIG 5.1.- Control de documentos y datos externos
PSIG 5.2.- Distribucin y correccin al manual
PSIG 6.1.- Adquisiciones
PSIG 7.1.- Verificacin y control de productos suministrados
por clientes

INTEC - CHILE

Procedimientos asignados
PSIG 1.1.- Equipos de Mejora
PSIG 1.2.- Comunicaciones internas
PSIG 1.3.- Comunicaciones externas
PSIG 1.4.- Revisin de gerencia
PSIG 2.1.- Preparacin de la documentacin
ITSIG 2.1.1.- Instrucciones para el formato de los
procedimientos e instrucciones de trabajo
PSIG 2.2.- Planificacin de la calidad
PSIG 2.3.- Planificacin ambiental

32

TABLA 3.3.1.- (Continuacin)

ELEMENTO

PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO

DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS
DEL SISTEMA SIG

8. IDENTIFICACIN DEL PSIG 8.1.- Identificacin y trazabilidad de los productos

PRODUCTO
9. CONTROL DEL
PSIG 9.1.- Emisin de instrucciones para el control de los
PROCESO
procesos
PSIG 9.2.- Preparacin y respuesta a emergencias
PSIG 9.3.- Mantencin preventiva
PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulacin
10. INSPECCIONES Y
PSIG 10.1.- Inspeccin y ensayos en recepcin
ENSAYOS
PSIG 10.2.- Inspeccin y ensayos en proceso
PSIG 10.3.- Inspeccin y ensayos finales
11. CONTROL DEL
PSIG 11.1.- Mantencin y calibracin del equipo de
EQUIPO DE MEDICIN Y
inspeccin y ensayo
ENSAYO
12. ESTADO DE
-------------------INSPECCIONES Y
ENSAYOS
13. CONTROL DE
PSIG 13.1.- Revisin y disposicin de producto no conforme
PRODUCTO NO
PSIG 13.2.- Informacin de fallas
CONFORME
14. ACCIN CORRECTIVA PSIG 14.1.- Accin correctiva
Y PREVENTIVA
PSIG 14.2.- Accin preventiva
15. MANIPULACIN,
PSIG 15.1.- Manipulacin, almacenamiento, empacado,
ALMACENAJE,
preservacin y despacho
PRESERVACIN,
EMPAQUE Y DESPACHO
16. CONTROL DE
PSIG 16.1.- Sistema de gestin para la mantencin de los

INTEC - CHILE

33

REGISTROS

registros del sistema de gestin

TABLA 3.1.- (Continuacin) ELEMENTOS DEL SISTEMA

ISO 9001 + 1400 Y SUS PROCEDIMIENTOS GENERICOS
ELEMENTO

17. AUDITORAS
INTERNAS
18. CAPACITACIN Y
ENTRENAMIENTO

19. SERVICIOS

20. TCNICAS
ESTADSTICAS

PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO

DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS
DEL SISTEMA SIG

PSIG 17.1.- Sistema de auditoras internas

PSIG 18.1.- Evaluacin y entrega del entrenamiento
ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitacin y
entrenamiento
ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la capacitacin y
entrenamiento
PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente
PSIG 19.2.- Intercambio de informacin de la apertura y
cierre de atencin al cliente
PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes
PSIG 20.1.- Verificacin de la puesta en marcha de los
procesos
PSIG 20.2.- Control estadstico de los procesos
PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso
PSIG 20.4.- Muestreo estadstico

INTEC - CHILE

34

En las siguientes Tablas, se muestra el resultado de la asignacin de los procedimientos asignados al resto de las reas/ departamentos de la
empresa con el Organigrama de la Figura 3.1
TABLA 3.3.3.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A
VENTAS
Elementos asignados
3.- Revisin del contrato
19.- Servicios

Procedimientos asignados
PSIG 3.1.- Revisin del contrato
PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente
PSIG 19.2.- Intercambio de informacin de la apertura y cierre de atencin al cliente
PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes

TABLA 3.3.4.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A

ADQUISICIONES
Elementos asignados
6.- Adquisiciones
7.- Producto suministrado por el cliente

Procedimientos asignados
PSIG 6.1.- Adquisiciones

INTEC - CHILE

35

PSIG 7.1.- Verificacin y control de productos suministrados por clientes

TABLA 3.3.5.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A

PRODUCCION
Elementos asignados
8.- Identificacin del producto
9.-Control del proceso
15.- Manipulacin, almacenaje, preservacin , empaque y despacho
20.- Tcnicas estadsticas

Procedimientos asignados
PSIG 8.1.- Identificacin y trazabilidad de los productos
PSIG 9.1.- Emisin de instrucciones para el control de los procesos
PSIG 9.2.- Preparacin y respuesta a emergencias
PSIG 9.3.- Mantencin preventiva
PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulacin
PSIG 15.1.- Manipulacin, almacenamiento, empacado, preservacin y despacho
PSIG 20.1.- Verificacin de la puesta en marcha de los procesos
PSIG 20.2.- Control estadstico de los procesos
PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso
PSIG 20.4.- Muestreo estadstico

INTEC - CHILE

36

TABLA 3.3.6.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A

INGENIERIA
Elementos asignados
4.- Control del diseo

Procedimientos asignados
PSIG 4.1.- Control y revisin del diseo
PSIG 4.2.- Solicitud y notificacin de cambios de ingeniera

TABLA 3.3.7.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A

RECURSOS HUMANOS
Elementos asignados
18.- Capacitacin y entrenamiento

Procedimientos asignados
PSIG 18.1.- Evaluacin y entrega del entrenamiento
ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitacin y entrenamiento
ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la capacitacin y entrenamiento

INTEC - CHILE

37

TABLA 3.3.8.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A

CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
Elementos asignados
5.- Control de documentos
10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de medicin
12.-Estado de inspeccin y ensayos
13.- Control de producto no conforme
14.- Accin correctiva y preventiva
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas

Procedimientos asignados
PSIG 5.1.- Control de documentos y datos externos
PSIG 5.2.- Distribucin y correccin al manual
PSIG 10.1.- Inspeccin y ensayos en recepcin
PSIG 10.2.- Inspeccin y ensayos en proceso
PSIG 10.3.- Inspeccin y ensayos finales
PSIG 11.1.- Mantencin y calibracin del equipo de inspeccin y ensayo
PSIG 13.1.- Revisin y disposicin de producto no conforme
PSIG 13.2.- Informacin de fallas
PSIG 14.1.- Accin correctiva
PSIG 14.2.- Accin preventiva
PSIG 16.1.- Sistema de gestin para la mantencin de los registros del sistema de gestin
PSIG 17.1.- Sistema de auditoras internas

INTEC - CHILE

38

En la Figura 3.3, que sigue se presenta el resumen de los Procedimientos asignados a las Areas/ Departamentos para
GERENTE
el desarrollo de la Documentacin.
GENERAL

FIGURA
3.3PROCEDIMIENTOS

Y
RESPONSABILIDADES
PARA
LAIMPLEMENTACIN DEL
SIG
( SISTEMA INTEGRADO
DE
GESTION
)

REPRESENTANT
E DE GERENCIA

FACILITADOR
( CONSULTOR)

CONSEJO SIG
Coordinacin y
evaluacinyEvalua
evaluacin
cin peridica

Procedimientos
asignados al
Representante de
gerencia
Ver Tabla 3.3.2

GERENTE /
JEFE
VENTAS

GERENTE /
ADQUISICIONES
JEFE

GERENTE /
JEFE
PRODUCCIN

GERENTE /
JEFE
INGENIERIA

GERENTE /
JEFE
CALIDAD
Y MEDIO
AMBIENTE
GERENTE /
JEFE
RECURSOS
HUMANOS

Procedimientos
asignados a
Ventas
Ver Tabla 3.3.3

Procedimientos
asignados a
Adquisiciones
Ver Tabla 3.3.4

Procedimientos
asignados a
Produccin
Ver Tabla 3.3.5

Procedimientos
asignados a
Ingeniera
Ver Tabla 3.3.6

INTEC - CHILE

Procedimientos
asignados a
Recursos Humanos
Ver Tabla 3.3.7

Procedimientos
asignados a Calidad
y Medio Ambiente
Ver Tabla 3.3.8

39

3.4.- Definicin de Responsables por departamento y asignacin de claves para su acceso a la documentacin en desarrollo
Terminada la asignacin de tareas para cada departamento, se deber nombrar al responsable del desarrollo de la documentacin en cada uno de
los departamentos de la empresa. Se recomienda que este sea el Gerente o Jefe del departamento.
Para controlar que el trabajo del responsable del departamento no sea alterado por otras personas, sin su conocimiento y aprobacin, , cada
responsable tendr un password nico para acceder a los archivos de trabajo donde se guardan los documentos en desarrollo.
Ver en Figura 3.4, un ejemplo para la asignacin de responsabilidad y clave para el JACMA
Figura 3.4.Responsables de departamento
Representante de Gerencia
Calidad y Medio Ambiente
Ventas
Adquisiciones
Produccin
Ingeniera
Recursos Humanos

Nombre

JACMA

Password

XXXXX

ELEMENTOS ASIGNADOS
5.- Control de documentos
10.- Inspeccin y ensayos
11.- Control del equipo de medicin
12.-Estado de inspeccin y ensayos
13.- Control de producto no conforme
14.- Accin correctiva y preventiva
16.- Control de registros
17.- Auditoras internas

INTEC - CHILE

40

PASO 4 .- Desarrollo y aplicacin de la documentacin

4.1.- Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.
4.1.1.- Elementos de apoyo
Para el desarrollo de la documentacin de cada mdulo estn disponibles los ejemplos de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.
Ellos incluyen un formato sobre el cul se los modifica, adaptndolos a la situacin y requerimientos de cada empresa.
Los programas requeridos para este trabajo son:
Para el texto escrito : Microsoft Word
Para los diagramas de flujo : Chartist 1.9. Este programa se puede bajar desde Internet, desde las siguientes direcciones:

NOVAGRAPH
http://www.novagraph.com
Germany
ftp://ftp.uni-mainz.de/pub/pc/mirrors/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip
Japan
ftp://ftp.crl.go.jp/pub/pc/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip
United Kingdom (Great Britain)
ftp://src.doc.ic.ac.uk/pub/packages/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip
Nota.- EL software es entregado en forma comprimida. Para su descompresin es necesario tener un descompresor de archivos ZIP
para WINDOWS, el cual puede tambin bajarse desde INTERNET con la siguiente direccin:
web:http://www.winzip.com/winzip/
4.1.2.- Instrucciones para el desarrollo de la documentacin.1.- Acceda al archivo de tareas.
2.- Seleccione el documento sobre el cual necesita trabajar.

INTEC - CHILE

41

3.- Guarde el procedimiento genrico en archivo de desarrollo con el nombre del Procedimiento / Instruccin de Trabajo.
4.- Inicie su desarrollo.
5.- Cuando termine la sesin, haga una estimacin de su avance en cuadro resumen de tareas ( Ver Tabla 4.1).
TABLA 4.1
CUADRO RESUMEN DE TAREAS
DEPARTAMENTO :
RESPONSABLE DEL DESARROLLO DE LA DOCUMENTACION
TAREAs:_Procedimiento : Cdigo y Nombre

AVANCE en %

Fecha

.
4.1.3.- Informe sobre el avance de la documentacin
Cuando sea requerido, en base a la informacin registrada y actualizada de TABLA 4.1, se confeccionan grficos de barras para conocer la
situacin de avance del desarrollo de la documentacin :
1.- Avance por encargado departamental
2.- Avance del Proyecto
4.1.3.- Distribucin de la Documentacin terminada .La documentacin terminada es centralizada y entregada por el JACMA en carpetas personales, o enviada via E-mail a cada Gerente /Jefe de
Area, con los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo que deben aplicarse en cada Departamento. Para el registro y control de la
documentacin se debern utilizar los PSIGs 2.1 y 5.1
.

INTEC - CHILE

42

4.2.- Aplicacin de la documentacin

Una vez terminada la documentacin relacionada con un Procedimiento, esta debe implementarse (aplicarse) de acuerdo al siguiente PLAN
TABLA 4.2.PLAN DE IMPLEMENTACION DEL PSIG XY - Ttulo
ACTIVIDAD
QUE SE HACE
QUIEN LA HACE
1
Capacitacin a los usuarios del
Responsable de su
PSIG .
desarrollo
OJO .- Definir todos los usuarios
en base al proceso descrito en el
PSIG
2
Aplicar el PSIG
Gerentes +
usuarios del PSIG
3
Revisin/Evaluacin de la
Auditores internos
implementacin
4
Acciones Correctivas/Preventivas JACMA (Jefe de
sobre las No - Conformidades
Aseguramiento de
la Calidad y del
Medio Ambiente) +
Gerentes
Departamentales

CUANDO
xx/yy/zz

COMO
La capacitacin se hace
utilizando el PSIG, los
documentos de entrada y los de
salida

DONDE
Sala de Reunin

A partir de :
xx/yy/zz
A partir de :
xx/yy/zz
Al trmino de
la actividad 3,
de este plan

Como parte de las actividades de

la empresa
Con listas de chequeo,
Segn procedimiento PSIG 17.1
Segn PSIG 14.1 y PSIG 14.2

En los lugares de
trabajo
En los lugares de
trabajo
En los lugares de
trabajo

4.3.- Desarrollo del Manual.- El manual es un documento que muestra en forma resumida, cmo se cumple con los requisitos de las normas
ISO 9001 + 14001.

INTEC - CHILE

43

El Manual tiene una Seccin 0 (Ver ejemplo en MSGO.doc) , donde se muestra el enunciado que tiene la empresa con respecto a su Misin. Esta
Seccin incluye una descripcin del alcance de las actividades de la empresa (por ejemplo diseo, produccin, servicios, etc) . Tambin es til
proporcionar una breve descripcin de la historia, productos, plantas que tiene, sus ubicaciones, etc..
La Seccin 1(Ver ejemplo en MSG1.doc) contiene los objetivos del Sistema Integrado de Gestin y establece la participacin y compromisos de
la gerencia con su operacin. El desarrollo de su contenido conviene hacerlo al inicio de las tareas de la documentacin ya que esta la Seccin 1
es la gua y orientacin permanentes para la implementacin del Sistema Integrado de Gestin. La responsabilidad del desarrollo de su contenido
es la del gerente general y de sus ejecutivos ( Gerentes de Departamento).
El resto de las Secciones de la 2 a la 20 (Ver ejemplos en MSG2.doc. a MSG20.doc) contienen resumenes de lo que hace la empresa para
cumplir con los restantes 19 elementos del Sistema Integrado de Gestin. Por tanto el desarrollo de su contenido ser posible de realizar a
medida que se vaya terminando la implementacin de los Procedimientos del SIG relacionados con esos elementos y de que se realicen las
correcciones derivadas de su aplicacin.
Instrucciones para la Confeccin del Manual.Secciones 0 y 1.- El Gerente General y los Gerentes Departamentales, redactan en conjunto, el contenido del Documento MSG0.doc.
Secciones 1 a 20 ( Cada Seccin corresponde a un elemento del sistema de gestin).- Cada Gerente Departamental y el JACMA redactan el
contenido de los Documentos MSG1.doc a MSG20.doc que estn bajo su responsabilidad. (Ver asignacin de elementos del SIG en el punto 3.2
de este documento).

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PASO 5.- Capacitacin de Auditores Internos.Con el propsito de cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestin se necesita contar con personal capacitado para realizar las
revisiones a su operacin.
Se recomienda juntar a un grupo de 7 personas, pertenecientes a los diferentes departamentos de manera que las auditoras puedan ser realizadas
por personal independiente de las actividades auditadas.
Para dicho propsito se adjunta el siguiente material de apoyo.
5.1.- Curso Taller de Auditoras. Duracin 4 Horas
Ver Web cursoauditora.doc
5.2.- Listas de Chequeo para verificar el cumplimiento de las actividades de la empresa con los requisitos de las Normas ISO 9000 y 14001
Ver CHECKLISTS Web elemento1.doc a Web elemento20.doc. (Las listas de chequeo permiten la revisin de cada uno de los elementos del
SIG)

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PASO 6.-. Auditoras internas y acciones correctivas / preventivas

6.1 .- Las auditoras internas se realizan en cada Departamento de la empresa, en base a los Procedimientos e Instrucciones de
Trabajo que se han desarrollado para su operacin. La documentacin referida est constituida por los procedimientos
desarrollados por el Departamento asignados en el paso 3.3 anterior, y su extensin a otros departamentos, derivada de las
actividades de interrelacin o interfase.que se han definido en su desarrollo.
Ver ejemplo de procedimientos aplicados en los Departamentos de la Empresa en la siguiente Figura 6.1
Fig. 6.1. DEPARTAMENTOS / AREAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SIG
PSIG N - Ttulo
1.2 Comunicaciones internas
1.3 Comunicaciones externas
1.4 Revisin de gerencia
2.1 Preparacin de documentacin
2.2 Planificacin de calidad
2.3 Planificacin ambiental
3.1 Revisin del contrato para ventas externas
3.2 Revisin del contrato para ventas internas
4.1 Control y revisin del diseo
4.2 Solicitud y cambios de ingeniera
5.1 Control de documentos
5.2 Distribucin y correccin del manual
6.1 Adquisiciones

Repres.Ger./Gerentes.

Ventas Adquis.. Ingeniera Producc..

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DACMA

Bodegas Personal
.

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Fig. 6.1.- (Continuacin) DEPARTAMENTOS / AREAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SIG

7.1 Control de productos suministrados por clientes
8.1 Identificacin del producto
9.1 Emisin y control de instrucciones de procesos
9.2 Preparacin y respuesta a emergencias
9.3 Mantencin preventiva
10.1 Inspecciones y ensayos en recepcin
10.2 Inspecciones y ensayos en proceso
10.3 Inspecciones y ensayos finales
11.1 Mantencin y calibracin equipo de medicin
13.1 Revisin y disposicin de producto no conforme
13.2 Gestin de fallas - GEFA
14.1 Accin correctiva
14.2 Accin preventiva
15.1 Manipul.,almacenaje,preservacin empaque y
16.1 Sistema para mantencin de registros
17.1 Sistema de auditoras internas
18.1 Evaluacin y entrega de capacitacin/ entrenam.
19.1 Sistema de quejas de clientes
20.1 Control estadstico de procesos
20.2 Muestreo estadstico
Manual

6.2.- Las no conformidades se registran en Informe NXX de la Auditora Interna

6.3.- Se inician las Acciones Correctivas/Preventivas segn los PSIGs 14.1 y 14.2

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6.4.- En las Auditoras Internas que siguen, se verifica que las acciones correctivas emitidas en auditoras anteriores se han ejecutado.. En todas
las acciones correctivas y preventivas que se han dado por terminadas, se revisar tambin, que la documentacin relacionada con el PSIG que ha
sido auditado se ha corregido en conformidad a los resultados de las acciones correctivas.

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2.- DATOS DE REFERENCIA PARA ESTIMAR RECURSOS EN LAS ETAPAS DE DESARROLLO DE DOCUMENTACION,
IMPLEMENTACION Y AUDITORIAS INTERNAS.2.1.- DESARROLLO DE LA DOCUMENTACION
2.1.1.- Recursos principales :
Computador Personal
Microsoft Word para la parte escrita de la documentacin
Procedimientos de tipo genrico ( como ejemplos de lo que se necesita desarrollar)
Chartist 1.9 para los diagramas de flujo. Este programa se puede bajar desde Internet, desde las siguientes direcciones:

NOVAGRAPH
http://www.novagraph.com
Germany
ftp://ftp.uni-mainz.de/pub/pc/mirrors/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip
Japan
ftp://ftp.crl.go.jp/pub/pc/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip
United Kingdom (Great Britain)
ftp://src.doc.ic.ac.uk/pub/packages/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip
Nota.- EL software es entregado en forma comprimida. Para su descompresin es necesario tener un descompresor de archivos ZIP
para WINDOWS, el cual puede tambin bajarse desde INTERNET con la siguiente direccin:
web:http://www.winzip.com/winzip/

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2.1.2.- Tiempo estimado para el desarrollo de un procedimiento (en base a una persona que cuenta con los recursos indicados en punto 2.1.1)
Diagrama de Flujo + Parte Escrita + Revisiones + Terminacin en Limpio = 16 Horas:
2.1.3.- Tiempo estimado para el desarrollo de una instruccin de trabajo (en base a una persona )
Parte escrita + Revisiones + Terminacin en Limpio = 8 Horas
2.2.- IMPLEMENTACION DE LA DOCUMENTACION
2.2.1.- Recursos . Documentacin completa y terminada del procedimiento a implementar
2.2.2.- Tiempo estimado para preparar la implementacin de un procedimiento :
Planificacin : 0,5 Horas x cantidad de responsables involucrados en la implementacin
Ejemplo . Para procedimiento de Revisin del contrato :
Responsables :
Gerente/Jefe Departamento de Ventas
Gerente/Jefe Departamento de Produccin
Planificacin : 0,5 Horas x 2 = 1 Hora

Capacitacin : 3 Horas x cantidad de personas que participan en la capacitacin ( responsable del procedimiento + personal de las reas que
utilizarn el procedimiento)

2.2.3.- Tiempo estimado para la implementacin y presentacin del procedimiento para una auditora interna : 1 mes
2.3.- AUDITORIAS INTERNAS.2.3.1.- Recursos

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Auditores Internos capacitados con un curso de Auditoras Internas.

Los auditores internos disponen de la documentacin del sistema para realizar las auditoras internas en la empresa
Los auditores internos reciben un plan para realizar las auditoras
Los auditores internos disponen de los procedimiento que tienen que ser auditados.

2.3.2.-Tiempos estimados para actividades varias

Confeccionar el programa de una auditora : 1 Hora x Nde auditores que participan en la auditora
Preparacin de la auditora de un procedimiento ( Estudio del procedimiento + Preparacin de la lista de Chequeo ) : 3 Horas x N de
auditores
Auditar un procedimiento : 2 Horas x N de auditores
Confeccionar el Informe : 1 Hora x N de auditores

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3.- PROBLEMAS /BARRERAS PRINCIPALES EN LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ISO 9000 +14001

Falta de tiempo del personal de las empresas para sus tareas relacionadas principalmente con la confeccin de la documentacin
Esto se presenta sobretodo cuando en la empresa el personal ejecutivo es mnimo (Gerentes /Jefes de Area ), se encuentra dedicado a
cumplir mltiples funciones y adems no tienen la posibilidad de delegarlas a un nivel intermedio porque este no existe o est plenamente
ocupado con labores productivas.
Falta de compromiso visible del Gerente General con el desarrollo del sistema ISO 9000+14001
Implementacin de otros Programas y /o Proyectos prioritarios y paralelos a la implementacin de los sistemas ISO 9000 + 14001
Falta de infraestructura computacional para el desarrollo de la documentacin : Disponibilidad de PC y de Programa Chartist 1.9 para
confeccionar los diagramas de flujo de los procedimientos.
Falta de un Jefe de Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente para hacerse cargo de los procedimientos del sistema que no estn
relacionados directamente con las actividades de la empresa que participan en la produccin de los bienes y servicios de la empresa y que
por tanto, no tienen un dueo que asuma la responsabilidad de los elementos del sistema que posibilitan que este sea, revisado, evaluado y
corregido en forma sistemtica.
Cambios repetidos en el personal clave asignado al Proyecto ISO 9000 + 14001. Ejemplos: cambios de Gerentes /Jefes de Area responsables
de la documentacin en las diversas reas de la empresa y cambios del Representante de Gerencia para el Sistema ISO 9000+14001
Problemas en las empresas debido a crsis econmicas nacionales e internacionales.
Sistemas existentes en las empresas que no cumplen con los requisitos de las ISO 9000 + 14001. Su adaptacin o modificacin ocasiona
resistencias y oposiciones a los sistemas que se proponen, retrasando y entorpeciendo el desarrollo de la documentacin.
Sistemas requeridos por las ISO 9000 y 14001 que no existen en las empresas. Su introduccin puede ocasionar la necesidad de recurrir a la
contratacin de personal extra y esto normalmente ocasiona demoras en la empresa para autorizarlas en trminos no slo de cumplimiento
con las normas sino que en razn de beneficios tangibles.
Visualizar las normas ISO 9000 y 14001 slo como una referencia para obtener un certificado, conduce a una desmotivacin del personal y a
considerar que las normas ISO son slo una burocracia. Cada requisito de las ISO 9000 y 14001 debera vincularse con los problemas que
tiene la empresa, mostrando cmo el cumplimiento de los requisitos de las ISO 9000 y 14001 proporciona beneficios tangibles con relacin a
la disminucin de errores, defectos, reprocesos, atrasos, accidentes y economas en el uso de los recursos de las materias primas ,los
insumos y la energa.
La ausencia de reuniones formales de los responsables del desarrollo de la documentacin y de su implementacin, que son los que
constituyen normalmente el Consejo del Sistema Integrado de Gestin ( Ver Organigrama para la implementacin de los sistemas ISO),

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conduce a la ausencia de un trabajo en equipo que se considera esencial para mantener la motivacin y compromiso del personal de toda la
empresa en lograr una implementacin del sistema ISO 9000+14001 que cumpla con las metas y objetivos definidos por la gerencia
La falta de reuniones peridicas para dar a conocer al personal de la empresa sobre su rol en la implementacin del sistema, sobre sus
objetivos y su situacin de avance, ocasiona su desvinculacin con el proyecto al cul terminan por considerar slo como de responsabilidad
de las jefaturas.

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