Actividad Semana 3

Presentada por Juan de Jesus Montenegro Susa

Fecha 12 de Diciembre de 2015
Descripcin:
Al revisar la Norma de Calidad NTC GP 1000 se encuentra en algunas partes la
expresin la entidad debe. Entendindose esta expresin como un requisito
mandatorio que la entidad est obligada a cumplir, independientemente de la
forma en que lo ejecute. As mismo, se entiende que la Gestin Documental es el
soporte bsico del Sistema de Gestin de Calidad, siendo determinada la
documentacin en funcin del tipo de entidad, su tamao y otros factores, pero
constituyndose
Tambin en una garanta de la gestin que ser revisada peridicamente por los
auditores de calidad.
Teniendo en cuenta este enunciado el aprendiz deber:
a) Elegir dos (2) de los requisitos establecidos en la Norma y elaborar un escrito
explicando Claramente cmo cumple su entidad con estos requisitos.
REQUISITO:

4.1 Requisitos
Generales

7.4
Adquisicin
de Bienes y
Servicios

LA ENTIDAD DEBE:

CUMPLIMIENTO :

La entidad debe establecer, documentar,

implementar y mantener un Sistema de
Gestin de la Calidad y mejorar
continuamente su eficacia, eficiencia y
efectividad, de acuerdo con los requisitos
de esta norma; este Sistema incluye de
manera integral todos los procesos de la
entidad que le permiten cumplir su funcin

En cuanto al debido control de documentos y

registros, la entidad le da cumplimiento en su
Sistema de Gestin de la Calidad a la Ley 594
del 2000 (Ley General de Archivos) y a los
requerimientos normativos que expide el
Archivo General de la Nacin.
El proceso de Gestin Documental en la entidad
est bajo responsabilidad de la Subdireccin
Administrativa y Financiera, en coordinacin
con la dependencia de Archivo y
Correspondencia.
La Secretaria Distrital del Gobierno cuenta con
los procedimientos de contratacin ajustados a la
normatividad vigente que garantizan el
suministro de bienes y servicios conforme a lo
establecido.

La entidad debe asegurarse que los

productos y/o servicios que adquiere
cumplan con los requisitos estipulados en el
pliego de condiciones y en la ley.

As mismo, se relaciona en el Manual de

Contratacin de la entidad todos los
requerimientos, procesos, procedimientos y
dems informacin necesaria para realizar esta
actividad dentro de la entidad

b) Averiguar en su entidad cules son los documentos que soportan el Sistema de

Gestin de Calidad
SGC y realizar un escrito en el que se haga alusin a cada uno de ellos y se
describan los temas
Abordados en los mismos,
La entidad debe:
4. SISTEMA DE
GESTIN
DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS
GENERALES

a) identificar los procesos

que le permiten cumplir la
misin que se le ha
asignado.
b) determinar la secuencia
e interaccin de estos
procesos,
c) determinar los criterios y
mtodos necesarios para
asegurarse de que tanto la
operacin como
el control de estos procesos
sean eficaces y eficientes,
d)
asegurarse
de
la
disponibilidad de recursos e
informacin necesarios para
apoyar la operacin y el
seguimiento
de
estos
procesos,
e) realizar el seguimiento, la
medicin y el anlisis
de estos procesos,
f) implementar las acciones
necesarias para
alcanzar los resultados
planificados y la mejora
continua de estos procesos,
e
g) identificar y disear, con
la participacin de
todos
los
servidores
pblicos y/o particulares
que
ejercen
funciones
pblicas, los puntos de

Existen
identificados
de
manera preliminar
los procesos de la
Secretara y estn
clasificados en
Estratgicos,
misionales,
de
apoyo
y
de
evaluacin.
No
obstante, stos no
se
han
documentado,
divulgado ni estn
interiorizados
La Secretaria
tiene adoptado el
manual
de
procesos y
Procedimientos,
pero no se ajusta a
los requerimientos
de la norma.
No se cuenta con
una definicin de
riesgos
por
procesos

Documentar
los
procesos, es decir
elaborar
las
caracterizaciones
que permitan
descripcin en

su

detalle de insumos,
proveedores,
salidas,
clientes,
beneficiarios o
usuarios, recursos,
actividades,
Responsables,
entre otros.
Ajustar y/o levantar
los
procedimientos que
operatividad los
procesos de
Secretaria

la

Establecer los
indicadores que
permiten verificar el
desempeo
de los procesos y
de la gestin en
general.
Identificar
riesgos de la

los

Secretaria y de los
procesos en

GESTIN DOCUMENTAL
La
documentacin
del
sistema de gestin de la
control sobre los riesgos de
mayor probabilidad
de
ocurrencia
o
que
generan un impacto
considerable
en
la
satisfaccin de necesidades
y expectativas de calidad de
los clientes, en las
materias y funciones que le
competen a cada
Entidad.
En los casos en que la
entidad opte por entregar a
terceros cualquier proceso
que afecte la conformidad
del producto y/o servicio
con los requisitos, la
entidad debe asegurarse de
Controlar tales procesos. La
responsabilidad
sobre el control de los
procesos entregados
a terceros debe estar
identificada dentro del
Sistema de gestin de la
calidad.
calidad debe incluir:
a)
declaraciones
documentadas
de
una
poltica de la calidad y de
objetivos de la calidad,
b) un manual de la calidad,
c)
los
procedimientos
documentados requeridos
en esta Norma,
d)
los
documentos
requeridos por la entidad
para el cumplimiento de sus
objetivos institucionales
y
que
le
permitan
asegurarse de la eficaz
planificacin, operacin y
control de sus

particular

procesos, y
e) los registros requeridos
por esta Norma

La documentacin del No se tienen los

sistema de gestin de la documentos
calidad debe incluir:
requeridos por la
a)
declaraciones norma, excepto
documentadas de una
poltica
los
procedimientos
de la calidad y de que se
objetivos de la calidad,
estn levantando
b) un manual de la y que fueron
calidad,
mencionados en
c) los procedimientos el numeral
documentados requeridos
anterior.
en esta Norma,
No existen
d)
los
documentos documentados los
requeridos por la entidad
para
procedimientos
requeridos por la
el cumplimiento de sus norma
objetivos institucionales y
que
le
permitan No existen
asegurarse de la eficaz
registros
planificacin, operacin y requeridos por
control de sus procesos, y la norma
La Secretara si
e) los registros requeridos cuenta con un
por esta Norma La manual
entidad debe establecer y
mantener un
de la calidad
manual de la calidad

GESTIN
DOCUMENTAL

MANUAL
CALIDAD

La entidad debe
establecer y mantener un
manual de la calidad

La Secretara si
cuenta con un
manual

Elaborar
los
documentos
requeridos por la
norma e
identificar
los
registros para
evidenciar
adecuacin,

la

eficiencia
y
eficacia del SGC
Identificar
los
procedimientos
requeridos por la
norma,
documentarlos y
estandarizarlos
Revisar
los
procedimientos,
documentos
registros
existentes

para ajustarlos de
acuerdo con los
requisitos
norma

de

de la calidad

Control
documentos

de Los
documentos
requeridos por el sistema
de gestin de la calidad
deben controlarse.
Debe establecerse un
procedimiento
documentado que defina
los controles necesarios
para:
a)
aprobar
los
documentos en cuanto a
su adecuacin antes de su
emisin;
b) revisar y actualizar los
documentos cuando sea
necesario y aprobarlos
nuevamente;
c) asegurarse de que se
identifican los cambios y
el estado de revisin
actual de los documentos;
d) asegurarse de que las
versiones pertinentes
de
los
documentos
aplicables se encuentran
disponibles en los puntos
de uso;
e) asegurarse de que los
documentos
permanecen

legibles

La Secretaria no Elaborar
el
cuenta con un
procedimiento
para
procedimiento
preliminar para el manejo y control
de
los
manejo y control documentos y
de documentos
adoptarlo

fcilmente identificables;
f) asegurarse de que se
identifican los
documentos de origen
externo y se controla su
distribucin, y
g) prevenir el uso no
intencionado
de
documentos
obsoletos, y aplicarles
una identificacin
adecuada en el caso de
que se mantengan por

Control de
registros

cualquier razn.
Los
registros
deben No existen
los permanecer legibles,
tablas
de
retencin
Fcilmente identificables
y recuperables.
documental TRD,
para el manejo
Debe establecerse un
procedimiento
de
la
documentado para definir documentacin
los controles
que se
necesarios
para
la
identificacin, el
Genera en cada
dependencia.
almacenamiento,
la
proteccin,
la
recuperacin,
el tiempo de retencin y
la disposicin de los
registros, acorde con las
disposiciones legales
Vigentes sobre la materia.

Elaborar las
TRD de acuerdo
con
normatividad
vigente y
establecer
registros
por el SGC

la

los

Las entidades deben

identificar e implementar
las disposiciones legales
que les sean aplicables
sobre el control de los
Registros (por ejemplo la
Ley 594 de 2000).

RESPONSABILID
AD DE
LA DIRECCIN

se cuenta con un Elaborar y/o

COMPROMISO DE LA marco
adoptar los actos
DIRECCIN
estratgico Plan administrativos
La alta direccin debe Estratgicode conformacin
proporcionar evidencia de que seala la
su compromiso con el importancia de
del Comit y de
desarrollo e
los grupos de
implementacin
del Cliente,
sistema de gestin de la beneficiario
o Trabajo.
calidad, as como con la usuario.
mejora continua de su
eficacia, eficiencia y existe el comit
efectividad
de control interno
se cuenta con un marco y
estratgico

Plan
Estratgicode calidad
que seala la importancia
de

existe
la
conformacin de
Cliente, beneficiario o
usuario.
los grupos de
trabajo para la
existe el comit de
control interno y
Implementacin
de calidad
del MECI y SGC.
existe la conformacin
de
Los grupos de trabajo
para la implementacin
del MECI y SGC.
Elaborar y/o adoptar los
actos
administrativos
de

ENFOQUE
CLIENTE

conformacin
del Comit y de los
grupos de
Trabajo.
La alta direccin debe
AL asegurarse de que los
requisitos del cliente se
determinan
y se cumplen con el
propsito de aumentar la
satisfaccin del
Cliente.

se
tienen Definir
identificados los requisitos
clientes,
manera clara
usuarios
beneficiarios,

los
de

o y explicita para
cada cliente o
usuario
con el fin de
asegurar
su
satisfaccin y

POLTICA DE LA
CALIDAD

poder aumentarla
se cuenta con La Secretaria,
La alta direccin debe una poltica de
est en proceso
asegurarse de que la
de
poltica de la calidad:
Calidad
planificar el SGC
5.4 PLANIFICACIN
se han definido
objetivos frente al
definir
los
5.4.1 Objetivos de la
objetivos
que
calidad
Sistema
de sean
calidad.
La alta direccin debe
asegurarse de que
La Secretaria,
los objetivos de la est en proceso de
calidad,
incluidos
aquellos
planificar el SGC
necesarios para cumplir
los requisitos para el
producto y/o servicio
(vase el numeral 7.1,
literal a), se establecen en
las funciones y niveles
Pertinentes dentro de la

entidad. Los objetivos de

la calidad deben ser
mensurables y coherentes
Con la poltica de la
calidad.
5.4.2 Planificacin del
sistema de gestin de la
calidad
La alta direccin debe
asegurarse de que:
a) la planificacin del
sistema de gestin de
la calidad se realiza con
el fin de cumplir los
requisitos citados en el
numeral 4.1, as como los
objetivos de la calidad, y
b) se mantiene la
integridad del sistema de
gestin de la calidad
cuando se planifican e
Implementan cambios en
ste.

RESPONSABILID
AD,

Existe
una Elaborar
y
5.5.1 Responsabilidad y descripcin de
adoptar el acto
autoridad
AUTORIDAD Y
responsabilidades administrativo del
La alta direccin debe y autoridad
Comit de control
COMUNICACIN asegurarse de que las

responsabilidades
autoridades
definidas y

en el manual de interno
y funciones y
calidad
estn
Competencias.

de

Son comunicadas dentro est definido el

de la entidad.
Comit de
5.5.2 Representante de la Control Interno y
direccin
de Calidad, ni el
La alta direccin debe Representante por
designar un miembro
la Direccin.
de la direccin quien, con
independencia
de
responsabilidades,
tener la

otras
debe

responsabilidad
y
autoridad para asegurarse
de
que
se
establecen,
implementan y mantienen
los

Elaborar y adoptar el
acto
administrativo del Comit
de control

Comunicacin
interna

interno y de calidad
La alta direccin debe La Secretaria
Revisar
la
asegurarse de que se
tiene establecidos eficacia de los
procesos
establecen los procesos diferentes
de comunicacin
Comits
y de comunicacin
reuniones
para ajustarlos

apropiados dentro de la
entidad y de que la
peridicas pero no de ser necesarios
se tratan los
y/o establecer
comunicacin se efecta
considerando la eficacia
Puntos
nuevos canales
especficos de la
Del sistema de gestin de Norma.
la calidad.

La alta direccin debe, a

REVISION POR intervalos planificados,
LA DIRECCIN
revisar el sistema de
gestin de la calidad de la

No se ha A pesar de no
realizado revisin requerirse un
por la
procedimiento
direccin
para la revisin

entidad, para asegurarse

de su conveniencia,

por la direccin,
se recomienda

adecuacin,
eficacia,
eficiencia y efectividad

elaborar uno que

contenga la

Continuas. La revisin
debe realizarse por lo

frecuencia
de
estas revisiones y

menos una vez al ao, e

incluir la evaluacin de

la agenda que
seale los datos
de

las
oportunidades de mejora
y la necesidad de
efectuar cambios en el
sistema de gestin de la
calidad, incluidos la
poltica de la calidad y los
Objetivos de la calidad.

Entrada y
salida de
mismas.

de
las

 No se ha realizado
revisin por la
direccin

A pesar de no requerirse
un
procedimiento
revisin

para

la

por la direccin,
recomienda

se

elaborar
uno
contenga la
frecuencia
revisiones y

de

que

estas

la agenda que seale los

datos de

GESTIN
LOS
RECURSOS

Entrada y de salida de las

mismas.
DE GESTIN DE LOS
La Secretaria,
tiene adoptado
RECURSOS
el manual de
funciones y
La
entidad
debe
determinar
y competencias en
proporcionar los
el que se definen
recursos necesarios para los
perfiles
la operacin de los
requeridos para
cada
procesos
cargo
Los servidores pblicos
y/o particulares

Verificar
la
existencia de
modificaciones al
Manual de
Funciones
competencias.

Articulado con el
plan de
capacitacin,
realizar
evaluaciones

que ejercen funciones

pblicas que realicen

del impacto de la
capacitacin y/o
formacin

INFRAESTRUCT
URA

Revisar, ajustar
La Secretaria y formalizar el
La
entidad
debe cuenta con plan plan
determinar, proporcionar de
y
de compras
compras
mantener
la preliminar y est
infraestructura necesaria en el
para
proceso
de
lograr la
suministrar
espacios
conformidad con los
requisitos del producto
de
trabajo,
equipos, muebles,
y/o servicio
fotocopia,
y
La Secretaria cuenta con elementos
en
plan de
general
compras preliminar y est requeridos para la
en el
realizacin del
proceso de suministrar
espacios
de
trabajo,
muebles,

equipos,

fotocopia, y elementos en
general

requeridos
para
realizacin del

AMBIENTE
TRABAJO

DE

la

La Secretaria
AMBIENTE
DE est en proceso
TRABAJO La entidad
debe
determinar
y de elaborar el
gestionar el
plan de bienestar

Revisar, ajustar
y adoptar el plan
de
bienestar
social
y
el
programa

ambiente
de
trabajo social
y
el
necesario para lograr la
programa de salud de
salud
ocupacional
conformidad con los ocupacional
requisitos del producto
y/o servicio.

REALIZACIN

La entidad debe planificar No se tiene un Elaborar un Plan

y desarrollar los
Plan de Calidad
de calidad

DEL PRODUCTO
O
procesos necesarios para es
decir,
un
la realizacin del
documento que
PRESTACIN
DEL
producto
especifique
los
procesos de
SERVICIO
y/o la prestacin del
servicio.
realizacin
del
7.1
producto, los
PLANIFICACIN
Recursos,
DE
LA
controles, entre
REALIZACIN
otros.
DEL PRODUCTO

O
PRESTACIN
DEL
SERVICIO

PROCESOS
RELACIONADOS
CON EL

Los requisitos Revisar

los
de la mayora
requisitos
relacionados
7.2.1 Determinacin de de clientes y
los requisitos
usuarios estn
con los servicios

CLIENTE
relacionados
con
producto y/o servicio

el determinados en
normatividad de

7.2.2 Revisin de los

requisitos relacionados

Revisar los requisitos

relacionados
con los servicios
DISEO
Y
DESARROLLO
7.3.1 Planificacin del
diseo y desarrollo
7.3.2
Elementos
de
entrada para el diseo y

del
SGC,
es
necesario analizar
en detalle
aplicabilidad
este

desarrollo
7.3.3 Resultados
diseo y desarrollo

En el proceso de
implementacin

del

7.3.4 Revisin del diseo

y desarrollo

numeral de la
norma o definir
su
Exclusin.

7.3.5 Verificacin
diseo y desarrollo

la
de

del

7.3.6 Validacin
diseo y desarrollo

del

7.3.7 Control de los

cambios del diseo y
desarrollo

ADQUISICION
Se observan los
DE BIENES Y DE
criterios de
SERVICIOS
Proceso de adquisicin de
bienes y servicios
compras
definidos,
La
entidad
debe informacin
asegurarse de que el
clara de servicio
producto y/o servicio bienes a comprar
adquirido cumple los
y los criterios de
requisitos especificados evaluacin,
en los pliegos de
seleccin
y
condiciones, trminos de reevaluacin de
referencia o en las
los
Disposiciones aplicables.

Proveedores
de
bienes. Se ajusta

7.4.2 Informacin para la

adquisicin de
a lo establecido
en la Ley 80/93
bienes y servicios
sus
decretos
La informacin descrita reglamentarios
en los pliegos de
Verificar los
condiciones, trminos de registros
referencia o en las
requeridos
disposiciones aplicables por la norma
del producto y/o

servicio por adquirir,

Verificar
registros
requeridos
por la norma

los

debe incluir, cuando sea

7.4.3 Verificacin de los
productos y/o
servicios adquiridos
La
entidad
debe
establecer e implementar
la
inspeccin
u
otras
actividades necesarias
para asegurarse de que el
producto y/o
servicio adquirido cumple
con lo especificado
en
los
pliegos
de
condiciones, trminos de
Referencia o en las
disposiciones aplicables.
PRODUCCIN Y
PRESTACIN
DEL
SERVICIO

7.5.1 Control de
produccin y de la

Se observa la
la trazabilidad a

Revisar
trazabilidad
frente a los

la

travs de la
prestacin del servicio
numeracin de los requisitos de la
norma
La entidad debe planificar expedientes,
y llevar a cabo la
quejas, contratos,
produccin
y
la Convenios entre
prestacin del servicio otros.
bajo

Condiciones controladas.
7.5.2 Validacin de los
procesos de la

produccin y de la
prestacin del servicio
La entidad debe validar
aquellos procesos de
produccin
y
de
prestacin del servicio
donde
los
productos y/o servicios
resultantes no
puedan
verificarse
mediante actividades de
Seguimiento o medicin
posteriores.
7.5.3 Identificacin
trazabilidad

Cuando sea apropiado, la

entidad debe
identificar el producto y/o
servicio por medios
adecuados, a travs de
toda la realizacin del
Producto y/o prestacin
del servicio.
Se observa la
trazabilidad a
travs de la numeracin
de los
expedientes, quejas,

contratos,
Convenios entre otros.

PROPIEDAD DEL La entidad debe cuidar No se efecta Identificar

de
CLIENTE
los bienes que son
encuestas sobre la manera precisa la
propiedad del cliente atencin prestada aplicacin
de
mientras estn bajo su
en las diferentes
estos numerales
en
control o los est usando Dependencias de
Preservacin del
la Secretaria.
la Secretaria para
implementar
producto y/o servicio
requisitos
La entidad debe preservar
la conformidad

del producto y/o servicio

durante el proceso
interno y
la entrega
previsto

al

destino

7.6 CONTROL DE LOS

DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO Y DE
MEDICIN
La
entidad
debe
determinar el seguimiento
y la medicin por
realizar, y los dispositivos
de
medicin
y
seguimiento necesarios

para
proporcionar la evidencia
de la conformidad
del producto y/o servicio
con los requisitos

MEDICIN,
ANLISIS Y
MEJORA

No se efecta Revisar
y/o
encuestas sobre la establecer
mecanismos
La entidad debe planificar atencin prestada
e implementar los
en las diferentes
de seguimiento
relacionada con la
procesos de seguimiento, Dependencias de
medicin, anlisis y
la Secretaria.
percepcin
del
cliente
Mejora.
8.2 SEGUIMIENTO Y
MEDICIN
8.2.1 Satisfaccin
cliente

del

Como una de las medidas

del desempeo del
sistema de gestin de la
calidad, la entidad
debe
realizar
seguimiento
de
informacin

el
la

relativa a la percepcin
del cliente con
respecto al cumplimiento
de sus requisitos
Por parte de la entidad.

 No se efecta encuestas
sobre la
atencin prestada en las
diferentes
Dependencias
Secretaria.

AUDITORIA
INTERNA

de

la

La entidad debe llevar a

cabo, a intervalos
planificados, auditoras
internas para determinar
si el sistema de gestin de
la
clida es conforme con
las
disposiciones
Planificadas, con los
requisitos de esta norma
y con los requisitos del
sistema de gestin de la
calidad establecidos por
la entidad

Seguimiento y medicin
de los procesos La
entidad debe aplicar un
sistema de
Evaluacin
apropiado
para el seguimiento y,
cuando sea aplicable,
para la medicin de los
procesos del sistema de
gestin de la calidad. Este
sistema debe demostrar la
eficacia, eficiencia y
efectividad.
8.2.4

Seguimiento

No existe un
procedimiento
para la
planificacin y
realizacin de las
AIC

Adoptar
el
procedimiento
para la
realizacin
auditoras
internas
de calidad

de

medicin del producto

y/o
Servicio La entidad debe
medir y hacer un
seguimiento
de
las
caractersticas
del
producto y/o servicio,
para verificar que se
cumplen sus requisitos.
Existe de indicadores
identificando
y
controlando el grado de
avance de los proyectos
de inversin. No obstante,
stos
no
permiten
efectuar
seguimiento
a
los
procesos o conformidad
del producto

DEL PRODUCTO
Y/O SERVICIO NO
CONFORME
La
entidad
debe
asegurarse de que el
producto y/o servicio que
no sea conforme
con los requisitos, se
identifica y controla
para prevenir su uso o
entrega no intencional

NALISI
DATOS

MEJORA

DE

Mejora continua

No existe una
metodologa para
La entidad debe mejorar el mejoramiento
continuamente la
continuoAcciones
eficacia, eficiencia y
efectividad del sistema
correctivas
y
preventivas segn
de gestin de la calidad
mediante el uso
los requisitos de
la NTCGP
de la poltica de la
calidad, los objetivos de
1000:2004.
la calidad, los resultados Se cuenta con
de las auditoras
planes de
internas, el anlisis de mejoramiento
datos, el sistema de
exigidos por la
evaluacin
para Contralora de
seguimiento y medicin,
las acciones correctivas y
preventivas y la
Revisin por la direccin.

No
existe
metodologa para el
mejoramiento
acciones

una

continuo-

correctivas y preventivas
segn
los requisitos
NTCGP

de

la

Formalizar
los
procedimientos,
Acciones
correctivas
preventivas.

1000:2004.
Se cuenta con planes de
mejoramiento
por la

exigidos

Contralora de Bogot