Servicio de Gestin Econmica

Flujogramas de los Procesos Clave

FLUJOGRAMAS
DE LOS
PROCESOS CLAVE
Servicio de Gestin
Econmica

Servicio de Gestin Econmica

Flujogramas de los Procesos Clave

Elaboracin del Presupuesto
Servicio de Gestin Econmica

Preparacin escenario
presupuestario

Gerencia
----------------Peticin informacin a
unidades sobre normativa
Propuestas de
financiacin de las
unidades

Datos de personal (cap. 1)

Gastos fijos (cap.2)
Asignacin presupuesto
por unidades
Normativa para actualizar
Datos acadmicos para
Dptos. Y Centros

Borrador

Presupuesto
final

Previsin ingresos generales

Previsin ingresos finalistas
Revisin interna de normativa

Elaboracin borrador
presupuesto

Gerencia

Elaboracin documento
final presupuestario

Informe favorable
Consejo de Gobierno

Aprobacin
Consejo Social

Envo a BOJA

Publicacin en WEB

Carga presupuesto en
sistema informtico
-------------Retencin presupuesto finalista

Envo a Intervencin General

Junta de Andaluca

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Flujogramas de los Procesos Clave

Gestin de Ingresos (a)
Servicio de Gestin Econmica
Ingreso en cuenta
bancaria

Boletas
Bancarias

Solicitud de
Certificados de
ingreso

Cartas de
pago

TPV

Solicitud de
factura o abono
Listado de
movimientos
banco

Recepcin de
cheques /pagars
Recepcin y
comprobaci
n de los
requisitos

Recepcin y
comprobaci
n de los
requisitos

Boleta

Grabacin de
la factura en
Sorolla

Casacin de
justificantes
de ingreso y
movimientos
en cuenta

Fichero
del banco

Subtotales
por aplicacin
econmica

Subtotales
por aplicacin
econmica

Generacin
de remesa en
UXXI
acadmico

Envio a la
unidad
responsable
para su
identificacin

Envio a los
interesados
y/o unidades
gestoras
Identificacin
de los
ingresos de
contrado
previo

Base de datos
de SOROLLA
UNIVERSITAS
XXI
ECONMICO

Envo a
Cajamar
Generacin
de remesa en
UXXI
acadmico

Factura o
Abono

Envio a los
interesados
y/o unidades
gestoras

Cargo en cuenta
Devoluciones de
remesas de
domiciliaciones

Fichero
del banco

Captura de
boletas banca
electronica

Ingreso
mediante
banca
electrnica

Emisin del
certificado

Generacin de
remesa de
domiciliaciones
En UXXI
acadmico

Exportacin
cuentas a
excel

Identificacin
del cheque y
la factura
asociada

Comprobacin
del ingreso en
SOROLLA y
EXCEL

Ingreso en cuenta
bancaria por Cartas
de Pago (codigo de
barras)

Asignacin de
la aplicacin
econmica y
tipo de
ingreso

Envo a
ARATIES para
su reclamacin
a los alumnos

Base de
datos de
EXCEL
Subtotales
por aplicacin
econmica
Envo de
informacin a
los gestores
de Centros de
Gasto

Envo de listados de
inscritos a peticin de
los responsables de
Centros de Gasto

Actualizacin
de la base de
datos de
Deudores

Grabacin/
cobro de
ingresos/
factura en
SOROLLA

Envo a la
firma

Conciliacin de
saldos en cuentas y
SOROLLA

Envo al
banco para su
pago

Archivo de
ingresos y
documentacin
de soporte

Relacin de
transferencias

Generacin
de la
propuesta de
pago

Grabacin de
DI y PMP en
SOROLLA

Envo a la
firma

DI y PMP

Archivo
PMPs y
documentacin de
soporte

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Gestin de Ingresos (b)
Servicio de Gestin Econmica
Solicitud de devolucin de
precios pblicos

De matrcula oficial

Otras devoluciones

Comprobacin datos en
UXXI acadmico

Generacin de remesa
de devoluciones en
UXXI acadmico

Aceptacin de la
Solicitud de devolucin
en UXXI acadmico

Resoluciones de
devolucin de precios
pblicos

Envo a la firma

Resolucin de
denegacin de
devolucin de precios
pblicos

Registro de Salida

Listado de
devoluciones
del mes

Grabacin en Base
de datos propia en
ACCESS

Importes
devueltos por
centro de
gastos

Alta de los terceros en

SOROLLA

Envo a la seccin de
Presupuestos para
minoracin de crditos

Grabacin de
documentos contables
en SOROLLA

DI y PMP

Generacin del
Sealamiento

Sealamiento

Mandamiento a firma

Envo a los interesados

Resolucin

Acuse de recibo

Archivo
en papel y PDF

Envo al banco para su

pago

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Pago Directo de Facturas
Servicio de Gestin Econmica

Relacin
Facturas

Recepcin Factura

Cumple los
requisitos?

NO

Devolucin Unidad
para correccin

Oficio
Devolucin

SI

Proveedor dado
de alta?

NO

Grabacin
datos
Proveedor

SI

Generacin
Propuesta de
Pago

Sealamiento
(Importe total
pago)

Relacin
Transferencias a
Proveedores

Firma
Responsables
------------------Remisin
Entidad Bancaria

Grabacin
Factura

Generacin
Justificante Gasto (JG)
----------------Firma Responsables

Generacin
Documento
Contable ADO

Archivo

Relacin JG

Oficio
Remisin

SOROLLA
Ejecucin Pago

SOROLLA
Conciliacin
Cuentas

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Pago por ACF (a)
Servicio de Gestin Econmica
Registro de
Anticipo de Caja
en base de
datos ACCESS

Solicitud de Anticipo
de Caja

Base de
Datos
ACCESS

Recepcin de la
documentacin
y comprobacin
de los requisitos
Sello de Entrada

Reclamacin de
la
documentacin
justificativa
por email

Actualizacin
base de datos

Documentacin
justificativa

Recepcin de
documentacin
justificativa del
anticipo

Comprobacin
importe
anticipado/
justificado

Importe mayor/
menor/igual

MENOR
Minoracin del
Expediente de
reserva de
crdito

Ampliacin
Anticipo de Caja

IGUAL
Grabacin de
justificantes de
gasto en
SOROLLA

Cobro en el
Anticipo de Caja

Justificacin del
Anticipo de Caja

Anulacin del
Expediente

Cierre del
Anticipo y
archivo de la
documentacin

Archivo
definitivo

Tipo de moneda

EXTRANJERA

EURO

Grabacin de
Expediente de
Reserva de
crdito en
SOROLLA

Grabacin del
Expediente y del
Anticipo de Caja
en SOROLLA

Elaboracin de
orden de
transferencia
para el banco

MAYOR
Ampliacin
Expediente
reserva de
crdito

Comunicacin con los

responsables para
subsanacin de
errores en la
documentacin o falta
de saldo

Orden de
transferencia

Dentro de la UE

Fuera de la UE

Pago mediante
transferencia en
banca
electrnica

Elaboracin de
orden de
transferencia
para el banco

Orden de
transferencia

Traslado al
Banco

Exportacin de la
cuenta a EXCEL
para
comprobacin de
pagos

Comprobacin
de cobros y
pagos

Traslado al
Banco

Grabacin de
gastos swift en su
caso

Asignacin de
Anticipos y
Justificantes de
Gastos

Descarga de
boletas
electrnicas en
PDF

Grabacin datos
del pago en
SOROLLA

Boleta pago

Archivo
documentos
en papel

Anticipo de Caja

Conciliacin Cuentas
Bancarias y saldo
SOROLLA

Envo a
solicitantes por
email

Archivo en
hosting

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Flujogramas de los Procesos Clave

Pago por ACF (b)
Servicio de Gestin Econmica

Solicitud de Bolsa de viaje,

Comisin de Servicios y pagos a
personal externo

Recepcin de la
documentacin y
comprobacin de los
requisitos
Sello de Entrada

Moneda extranjera

Comunicacin con
los responsables
para subsanacin de
errores en la
documentacin o
falta de saldo

Elaboracin de orden
de transferencia para
el banco

Grabacin de
justificantes de gasto
en SOROLLA
Orden de
transferencia

Comprobacin y
revisin de claves,
IPRF, IVA, etc

Pago individual por

banca electrnica

Elaboracin de
relacin de
transferencias

Elaboracin de
Cheque bancario

Relacin de
Transferencias

Recogida del cheque

por el interesado

Elaboracin y firma del

sealamiento

Traslado al Banco

Exportacin de la cuenta
a EXCEL para
comprobacin de pagos

Grabacin de justificantes
de gasto de moneda
extranjera en SOROLLA

Comprobacin de cobros y
pagos

Asignacin de
Anticipos y
Justificantes de
Gastos

Grabacin de gastos
swift en su caso

Archivo
documentos en
papel

Descarga de boletas
electrnicas en PDF

Boleta pago

Envo a solicitantes
por email

Grabacin datos del

pago en SOROLLA

Archivo en
hosting
Conciliacin Cuentas
Bancarias y saldo SOROLLA

Servicio de Gestin Econmica

Flujogramas de los Procesos Clave

Declaraciones Fiscales
Servicio de Gestin Econmica
Calendario Contribuyente
AEAT

Calendario
Fiscal UAL

SOROLLA
------------Consulta datos
declaracin

Cuadre con Mayores

Contables

Clculo importes a
declarar

Cumplimentacin
modelos oficiales

Modelos Fiscales:
111,182,190,216,296,
303,347,349,390

Obtencin NRC

NO

Presentacin Telemtica

Justificante
CSV

Es correcta?

SI
Generacin Documentos
Contables
------------Firma Responsables

Archivo

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Elaboracin de las Cuentas Anuales

Servicio de Gestin Econmica

Tratamiento
datos:
SOROLLA
EXCEL
WORD

Datos Seccines:
- Presupuesto
- Contabilidad
- Tesorera

Revisin proceso
--------------Auditora

Datos:
- Recursos Humanos
- Contratacin
- Unidades de datos

Elaboracin Borrador
Cuentas Anuales

Borrador
Informe de
Auditora

Elaboracin
Documento final
Cuentas Anuales

Gerencia
------------Elaboracin
Presentacin

Cuentas
Anuales

Informe Auditora
definitivo

Informe favorable
Consejo de Gobierno

Aprobacin
Consejo Social

Publicacin en WEB

Envo a:
- Intervencin General
- Dir. Gral. Universidades
- Cmara de Cuentas

Cierre definitivo del Ejercicio

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Flujogramas de los Procesos Clave

Pago Facturas de Contratos
Servicio de Gestin Econmica

Solicitud
Contratacin

Solicitud Retencin de
Crdito

Existe crdito en
el C.G.?

NO

Subsanacin por
Responsable
C.G.

SI

Grabacin
Expediente
Retencin
Crdito

Generacin
Propuesta de
Pago

Sealamiento
(Importe total
pago)

Relacin
Transferencias a
Proveedores

Firma
Responsables
----------------Remisin
Entidad Bancaria

Generacin
Documento
Contable
--------------RC - A - D

Grabacin
factura

Generacin
Justificante Gasto
(JG)
----------------Firma Responsables

Generacin
Documento
Contable O

Archivo

Relacin JG

Oficio
Remisin

SOROLLA
Ejecucin Pago

SOROLLA
Conciliacin
Cuentas

10

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Pago de Nmina General
Servicio de Gestin Econmica

Presupuesto

Reserva de Crdito: CG
111000

Solicitud Reserva
Crdito

Recepcin Nmina
RRHH

Existe crdito?

Solicitud
SGI

NO

Comunicacin
SGI

SI

Generacin
Documento
Contable ADO

Reserva Crdito

Generacin
Propuesta Pago

Comunicacin SGI

PDF Traspaso/
Sealamiento

Firma
Responsables
------------Remisin Entidad
Bancaria

SOROLLA
Ejecucon Pago

SOROLLA
Conciliacin Cuentas

11

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Flujogramas de los Procesos Clave

Pago de Nmina Externa
Servicio de Gestin Econmica

Documentacin

Recepcin
Documentacin
RRHH

Codificacin/
Imputacin
Documentos

Solicitud
SGI

Solicitud Reserva
Crdito

Existe
crdito?

NO

Comunicacin
SGI

SI
Peticin
Transferencias
Seccin
Presupuestos

Reserva Crdito

Reserva Crdito

Comunicacin
SGI

Recepcin
Nmina
RRHH

Generacin
Documento
Contable ADO

Generacin
Propuesta Pago

PDF Traspaso/
Sealamiento

Firma
Responsables
---------------Remisin
Entidad Bancaria

SOROLLA
Ejecucin Pago

SOROLLA
Conciliacin Cuentas

12

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Pago Seguridad Social
Servicio de Gestin Econmica

Reserva Crdito
Captulo1

Recepcin
Habilitacin
documentos S.S. y
TCs

Solicitud Reserva
Crdito SGI

Recepcin Documentacin
Habilitacin - RRHH

Existe
crdito?

NO

Devolucin

SI

Generacin
Documento ADO
Cuota Patronal

Generacin
Documento O
Cuota Obrera

Generacin
Propuesta Pago

PDF
sealamiento
------------Firma Rector y
Gerente

Solicitud a
Presupuestos
traspaso crdito

Reserva
Crdito

Comunicacin
interesados

Envo Entidad
Bancaria y TCs

SOROLLA
Ejecucin Pago

SOROLLA
Conciliacin Cuentas

13

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Flujogramas de los Procesos Clave

Transferencias internas de crdito

Servicio de Gestin Econmica

Solicitud de transferencia
de crdito (PDF)

Archivo de la
solicitud en
HOSTING

NO
Rene los
requisitos?

NO

SI
NO

Realizar la
transferencia cuando
exista crdito?

Comunicacin al
responsable

SI

Existe crdito en
el centro de gasto?

SI

Archivo
temporal
hasta que
exista crdito

NO

Comunicacin al
responsable para
subsanacin de
errores

Elaboracin
documentos
contables
(101/061/060)

Archivo
temporal de
documentos
contables

SI
Comprobar
periodicamente si
existe crdito

Envo a Gerencia
para su aprobacin
por el rgano
competente

Aprobacin por el
Rector

Aprobacin por el
Consejo de
Gobierno

Aprobacin por el
Consejo Social

Archivo
definitivo de los
documentos en
HOSTING

14

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Flujogramas de los Procesos Clave

Reparto de Ingresos
Servicio de Gestin Econmica

Exportacin ingresos
modificados
(SOROLLA)

Contabilizacin
repartos
(SOROLLA)

- Presupuestados
- No presupuestados

Tratamiento
EXCEL

- No repartibles
- Repartibles
- Pendientes cobro

Cuadre diario

(generacin crdito)

Archivo

Firma
Rector y Gerente

15

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Flujogramas de los Procesos Clave

Seguimiento del Presupuesto
Servicio de Gestin Econmica

Presupuesto
(SOROLLA)

Comparacin
Revisin

Repartos y
Modificaciones
(EXCEL)

Cuadre

Clasificacin
Modificaciones de
Crdito

Firma rgano
Competente

Desviaciones
Presupuesto
(EXCEL)

Comprobacin
Final

Tabla de datos
Cuentas Anuales

Cierre Ejercicio

16

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