AUDITORIAS

ISO 19011 - Guidelines for quality and / or environmental

management systems auditing
FORMADOR:

CARLOS GOMES

ISO 19011
ESTABELECE PRINCPIOS PARA:

GESTO DE PROGRAMAS DE AUDITORIAS;

CONDUO DE AUDITORIAS;

COMPETNCIAS DOS AUDITORES;

APLICA-SE:

A AUDITORIAS A TODOS OS SISTEMAS DE GESTO.

A OUTROS TIPOS DE AUDITORIAS, DESDE QUE SALVAGUARDADA A
COMPETNCIA NECESSRIA NA EQUIPA AUDITORA;

A AUDITORIAS INTERNAS (1 PARTE) E A AUDITORIAS EXTERNAS (2
E 3 PARTES)

ISO 19011
PRINCPIOS DE AUDITORIA:

Conduta tica: base do profissionalismo - confiana,
integridade, confidencialidade e descrio

Apresentao Franca: obrigao de relatos verdadeiros
e rigorosos

Rigor Profissional Adequado: o uso de aplicao e
diligncia na auditoria

Independncia: a base da imparcialidade da auditoria e
da objectividade das concluses

AUDITORIA
Processo sistemtico, independente e documentado para obter evidncias
de auditoria e respectiva avaliao objectiva com vista a determinar em que
medida os critrios da auditoria so satisfeitos.

PROCESSO
Conjunto de actividades inter-relacionadas e inter actuantes que transformam entradas e
sadas (input em output).

EVIDNCIAS DE AUDITORIA

Registos, afirmaes factuais ou outra informao, que sejam verificveis e relevante
para os critrios da auditoria.

CRITRIOS DA AUDITORIA
Conjunto de polticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referncia (com as quais
as evidncias de auditorias so comparadas).

EVIDNCIA OBJECTIVA

DADOS QUE SUPORTAM A EXISTNCIA OU A VERACIDADE
DE ALGO

As evidncias objectivas podem ser quantitativas ou qualitativas e podem ser obtidas

atravs da observao, medio, ensaio ou outros meios.


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TIPOS DE AUDITORIAS

AUDITORIAS INTERNAS (1 PARTE)

AUDITORIAS EXTERNAS
Cliente/ Fornecedor (2 parte)

Entidade Independente (3 parte)

AUDITORIAS INTERNAS (1 PARTE)

AUDITORIAS INTERNAS
Auditorias normalmente realizadas no mbito de um programa
implementado dentro da organizao, a que podem pertencer os
auditores (1 parte).
So auditorias por, ou a solicitao de, a prpria organizao.
Constituem uma base para uma auto- declarao de conformidade.

AUDITORIAS EXTERNAS (2 PARTE)

AUDITORIAS EXTERNAS POR UM CLIENTE A UM
FORNECEDOR
Pressupem a existncia de um contrato e de bens que esto a ser,
ou viro a ser fornecidos, sendo normalmente sustentadas por uma
base pr ou ps contratual.

AUDITORIAS EXTERNAS (3 PARTE)

AUDITORIAS EXTERNAS REALIZADAS POR UMA TERCEIRA
ENTIDADE INDEPENDENTE
Auditorias para efeitos de registo e certificao de conformidade de
acordo com as normas de referncia:

NP EN ISO 9001
NP EN ISO 14001
OHSAS 18001 ou NP 4397
SA 8000

AUDITORIAS DE CONCESSO

Auditoria realizada para efeitos de certificao na

sequncia da anlise do processo de candidatura.

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AUDITORIAS DE ACOMPANHAMENTO

Auditoria realizada para efeitos de manuteno /

acompanhamento da certificao (Regra geral, a
periodicidade anual)

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AUDITORIAS DE SEGUIMENTO

Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os

resultados de medidas correctivas decorrentes de no
conformidades verificadas em auditorias anteriores.

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AUDITORIAS DE RENOVAO

Auditoria realizada para efeitos de renovao da certificao.

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MBITO DA AUDITORIA

AUDITORIAS AO SISTEMA
Permite a avaliao de cada requisito quanto sua
adequabilidade, eficcia e aplicao.

14

MBITO DA AUDITORIA

AUDITORIAS AO PROCESSO
Tm como funo a avaliao da eficcia dos elementos do
processo, quanto ao conhecimento, cumprimento e adequabilidade.

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MBITO DA AUDITORIA

AUDITORIAS AO PRODUTO OU SERVIO
Permite efectuar a avaliao quantitativa da conformidade de um
produto ou servio com as caractersiticas que lhe so exigidas.

Especificao
Tcnica

.
.

16

MBITO DA AUDITORIA

AUDITORIAS DOCUMENTAIS
Tm como funo a avaliao da documentao de suporte ao
sistema existente.

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AUDITOR / EQUIPA AUDITORA

AUDITOR
Pessoa com competncia para realizar auditorias.

EQUIPA AUDITORA
Um ou mais auditores que realizam uma auditoria, apoiados por
peritos tcnicos.

PERITOS TCNICOS
Pessoas que proporcionam conhecimentos especficos ou
especialidade equipa auditora.

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REQUISITOS DO AUDITOR

Ter formao especializada no domnio das normas de
referncia;

Ter conhecimentos dos requisitos, processos,
procedimentos aplicveis, legislao e outros documentos
como critrios de auditoria;

Capacidade de aplicar princpios e tcnicas de auditoria;

Capacidade de planear e conduzir a auditoria de forma
eficaz;

Capacidade de discernir o que crtico, do que menor
ou apenas ocasional;

Capacidade de observao objectiva e imparcial;
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REQUISITOS DO AUDITOR

Capacidade de anlise da informao recolhida;

Manter confidencialidade e segurana da informao;

Capacidade de comunicao oral e escrita.

Manter independncia relativamente s reas auditadas;

Possuir conhecimentos na rea a auditar;

Ser cooperante em todos os assuntos relacionados com a
auditoria;

Actuar com descrio, ser preciso e objectivo;

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REQUISITOS DO AUDITOR

Garantir um contexto favorvel comunicao

M COMUNICAO
MAU CONHECIMENTO DOS FACTOS
M ANLISE
MS CONCLUSES
M AUDITORIA

MAU AUDITOR
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CARACTERISTICAS POSITIVAS DO AUDITOR

Sistemtico

Tenaz

Directo

Analtico

Rpido

Perceptivo

Flexvel

Honesto

Amistoso

Observador

Assertivo

Auto-Confiante

Objectivo

Paciente

Persistente

tico

Esprito Aberto

Diplomata

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CARACTERISTICAS NEGATIVAS DO AUDITOR

Confrontativo

Desonesto

Desorganizado

Insensvel

Nervoso

Passivo

Condescendente

Arrogante

Crdulo

Argumentador

Agressivo

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RESPONSABILIDADES DO AUDITOR

Identificar e analisar os documentos normativos e/ou
outros aplicveis;

Compilar e analisar informaes sobre a rea a auditar;

Analisar os procedimentos aplicveis;

Preparar listas de verificao;

Conduzir a auditoria de acordo com o planeado;

Confirmar a adequao e suficincia das evidncias da
auditoria para suportar as constataes e concluses da
auditoria;

Preparar o relatrio da auditoria
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REQUISITOS DO COORDENADOR

Possuir qualidades de liderana;

Capacidade de facilitar a eficaz e eficiente conduo de
auditorias;

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RESPONSABILIDADES DO COORDENADOR

Estabelecer o ritmo da auditoria;

Coordenar o processo da auditoria;

Ter capacidade de se adaptar rapidamente s alteraes de
planeamento;

Informar e orientar a equipa auditora;

Representar a equipa auditora nos contactos com o auditado;

Evitar e resolver conflitos;

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Comportamento do Auditado, em
Auditoria

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Comportamento em Auditoria
O auditado DEVE:

Responder, exclusivamente ao que lhe perguntado.

Nem mais! Nem menos!

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Comportamento em Auditoria

O auditado NO DEVE:

Provocar o auditor!

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Comportamento em Auditoria
O auditado DEVE:

Ser Colaborante!

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Comportamento em Auditoria
O auditado NO DEVE:

Escolher o que deve ser auditado!

31

Comportamento em Auditoria
O auditado DEVE:

Responder sem evasivas!

32

Comportamento em Auditoria
O auditado NO DEVE:

Fazer manobras de diverso, para passar

tempo!

33

Comportamento em Auditoria
O auditado DEVE:

Responder, frontalmente; sem medo!

34

Comportamento em Auditoria
O auditado NO DEVE:

Responder sem ter percebido, completamente, a

pergunta!

35

Comportamento em Auditoria
O auditado DEVE:

Mostrar interesse pela auditoria !

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Comportamento em Auditoria
O auditado NO DEVE:

Estar/ser distrado enquanto est a ser auditado !

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Comportamento em Auditoria
O auditado DEVE:

Ser pontual !

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Comportamento em Auditoria
O auditado NO DEVE:

Deixar transparecer que a SHST , para si, mais

uma actividade e no uma actividade normal
do seu dia-a-dia !

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COMPORTAMENTO DO AUDITADO (resumo)

DEVE
Garantir os meios necessrios para a realizao da auditoria (ex.
Espao fsico, disponibilidade das pessoas)
Reconhecer a necessidade de existirem procedimentos escritos que
regulem a sua actividade e evidncias do seu cumprimento.
Fornecer todas as informaes solicitadas.
Garantir o conhecimento, acesso e treino dos seus colaboradores a
toda a documentao de suporte actividade.
Transmitir interesse e importncia auditoria e aos seus efeitos de
melhoria contnua.

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COMPORTAMENTO DO AUDITADO (resumo)

NO DEVE
Falar muito, sem dizer nada, apenas para passar o tempo
Escolher o que deve ser auditado
Provocar o auditor
Alegar que no est preparado ou que desconhece a documentao
que lhe diz respeito
Chegar tarde

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COMPORTAMENTO AUDITADOR - AUDITADO

COOPERAO ENTRE AMBOS, DADO O OBJECTIVO SER
COMUM;

ESPRITO DE ENTRE-AJUDA, EVITANDO COMENTAR OU
CRITICAR SITUAES QUE POSSAM ACONTECER DURANTE A
AUDITORIA;

O DILOGO DEVER SER CLARO, PERMITINDO SEMPRE A
RESPOSTA DO AUDITADO, DEVENDO O AUDITOR UTILIZAR
PERGUNTAS, TAIS COMO:
Mostre-me por favor
Posso ver
Desculpe mas no compreendo...
Importa-se de explicar novamente
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ACTIVIDADES PRVIAS REALIZAO DAS

AUDITORIAS (requisitos para a realizao de auditorias)

Seleco da equipa auditora;

Definio dos Objectivos, mbito e Critrios de Auditoria;

Confirmao de que existe informao apropriada e suficiente para
realizar a auditoria dentro do mbito acordado;

Confirmao de que existem recursos adequados para suportar o
processo de auditoria;

Confirmao de que existe a adequada cooperao por parte do
auditado;

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FASES DE UMA AUDITORIA

PREPARAO

REALIZAO

ELABORAO DO
RELATRIO
APRESENTAO DOS
RESULTADOS

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PREPARAO DE UMA AUDITORIA

ESTA FASE COMPREENDE:
Confirmao do Objectivo e mbito da auditoria
Identificao e anlise dos documentos de referncia (ex.: normas,
legislao, Procedimentos) actividade
Anlise da informao relacionada com o processo (ex.: histrico de
auditorias, alteraes recentes)
Definio do Plano Detalhado da Auditoria (quando necessrio)
Atribuio de tarefas equipa auditora
Elaborao das Listas de Verificao (Check Lists)

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PREPARAO DE UMA AUDITORIA

Anlise da documentao do sistema e determinao da

sua conformidade, tal como est documentado, com os
critrios de auditoria. A documentao facultada pode incluir
documentos e registos relevantes, como sejam relatrios de
auditorias anteriores.

Se uma auditoria anterior revelou alguma no conformidade

com os requisitos, o estado actual dever ser verificado, bem
como que aces foram desenvolvidas para a sua melhoria.

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CONTEDO DO PLANO DETALHADO DA AUDITORIA

O mbito e objectivos da auditoria;

Os critrios da auditoria (identificao dos documentos de
referncia);

As datas e locais onde ser realizada a auditoria;

A identificao das reas da empresa a auditar;

O itinerrio da auditoria (sequncia dos processos / sectores a
auditar, durao das entrevistas, incluindo reunies.

A identificao dos membros da equipa auditora.

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ELABORAO DE UMA LISTA DE VERIFICAO

1. Analisar o fluxograma do processo a auditar
2. Escolher a primeira actividade
3. Desenvolver questes sim/no relacionadas com mtodos /
recursos / factores externos que afectem essa aco

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LISTA DE VERIFICAO (Check List)

PARA O AUDITOR TEM COMO OBJECTIVO SERVIR COMO:
um indicador de EVIDNCIAS OBJECTIVAS;
um auxiliador de memria;
um facilitador de continuidade;
um meio de colecta e agrupamento de informaes;
um auxiliar para elaborao do relatrio final.

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REALIZAO DE UMA AUDITORIA

ESTA FASE COMPREENDE:
Reunio Abertura (o formalismo desta reunio depende do mbito da
auditoria, do nmero de reas auditadas envolvidas e da Equipa
Auditora)
Recolha e Verificao da Informao / Evidncias Objectivas, atravs
de:
Realizao de entrevistas
Observao das actividades
Anlise dos registos e documentos
- Comunicao durante a auditoria
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REUNIO DE ABERTURA

Apresentar a equipa auditora;

Explicar os objectivos da auditoria;

Explicar a metodologia da auditoria;

Confirmar o mbito;

Confirmar canais de comunicao

Confirmar o plano da auditoria;

Esclarecer qualquer questo ao auditado;

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RECOLHA E VERIFICAO DA INFORMAO

Durante as entrevistas a Equipa Auditora deve :

Constatar no terreno a aplicao efectiva dos procedimentos;

Analisar as prticas e registos (atravs de amostragem adequada);

Procurar evidncias objectivas para resposta s questes
assinaladas na lista de verificao;

Registar a informao recolhida na lista de verificao;

Dar a conhecer rea auditada as constataes detectadas;

Esclarecer eventuais dvidas que surjam.

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COMUNICAO DURANTE A AUDITORIA

A equipa auditora deve reunir periodicamente para troca de
informao e avaliao do progresso da auditoria;

Quaisquer constataes preocupantes devem ser comunicadas ao
auditado (representante);

Quaisquer alteraes significativas no plano / objectivos da auditoria
devem ser aprovadas pelo auditado (representante);

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ELABORAO DO RELATRIO

ESTA FASE COMPREENDE:
Anlise da informao recolhida durante as entrevistas
Classificao das constataes em No Conformidades ou
Observaes
Registo dos resultados (Pedidos de Aco Correctiva)

Os resultados das auditorias podem indicar

conformidade ou no conformidade e/ou identificar
oportunidades de melhoria
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ELABORAO DO RELATRIO

NO CONFORMIDADE
No satisfao de um requisito especificado
.

CONSTATAO DE UM FACTO QUE NO EST DE ACORDO

COM:
A norma de referncia;
A documentao do sistema.
Requisitos regulamentares, legislativos, contratuais, etc...

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RELATRIO

OBSERVAO
Chamada de ateno a um requisito que pode ser melhorado ou que pode
vir a originar uma no conformidade.
Referncia a boas prticas que podem beneficiar as reas da organizao.

ATENO:
SE No h requisito especificado
ENTO No h no conformidade

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ELABORAO DO RELATRIO

CONTEDO DOS PEDIDOS DE ACO CORRECTIVA
O elemento do Sistema (procedimento, instruo de trabalho, etc) e/ou o
requisito da norma de referncia perante o qual o problema foi
identificado.
A rea / seco da Empresa onde o problema foi detectado
A descrio exacta da evidncia de no conformidade testemunhada
A gravidade do problema / classificao da No conformidade
O nome do Auditor envolvido
A data a que se refere o registo
A data de fecho da No conformidade (auditorias externas)

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ELABORAO DO RELATRIO

O REGISTO DOS PEDIDOS DE ACO CORRECTIVA DEVE,
SUMARIAMENTE:
Descrever a deficincia encontrada;
Apresentar um exemplo da evidencia objectiva;
Referir o requisito especificado.

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ELABORAO DO RELATRIO

OBJECTIVO E MBITO DA AUDITORIA;

IDENTIFICAO DOS AUDITADOS;

IDENTIFICAO DA EQUIPA AUDITORA;

DATA E LOCAIS DE REALIZAO;

NORMA DE REFERNCIA;

CONSTATAES (NO CONFORMIDADES/ OBSERVAES)

APRECIAO GLOBAL/ COMENTRIOS

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APRESENTAO DE RESULTADOS
(REUNIO DE FECHO)

NA REUNIO DE FECHO:
Referir em termos gerais as principais concluses da auditoria, realando
os principais aspectos positivos e negativos;
Ler o Relatrio (Pedidos de Aco Correctiva);
Assegurar que as constataes foram claramente compreendidas e
interpretadas;
Esclarecer eventuais dvidas;

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PS AUDITORIA INTERNA

Definio pela rea auditada da Aco Correctiva para

cada uma das constataes registadas

A Aco Correctiva tem como objectivo eliminar as

causas das No Conformidades de modo a evitar a sua
repetio ou recorrncia

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FASES DE UMA ACO CORRECTIVA

IDENTIFICAO DO PROBLEMA

RESOLUO DO PROBLEMA
IDENTIFICAO DA CAUSA
DO PROBLEMA
RESOLUO DA CAUSA
DO PROBLEMA
VERIFICAO DE QUE AS
SOLUES IMPLEMENTADAS
FORAM EFICAZES

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PS AUDITORIA EXTERNA (3 parte)

COMPREENDE:
Entrega Entidade Certificadora da resposta ao relatrio,
Com indicao: CAUSAS, ACO CORRECTIVA, RESPONSVEIS E
PRAZOS
Anlise das respostas e sua aceitao
Verificao da implementao das aces (prxima auditoria) Encerramento formal da auditoria

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IMPORTNCIA DE UMA AUDITORIA

Auditar uma funo da gesto...

O OBJECTIVO AVALIAR, EM NOME DA GESTO DE TOPO, O NVEL

DE IMPLEMENTAO E EFICCIA DO SISTEMA, NA PERSPECTIVA
DA MELHORIA CONTINUA;

A QUALIFICAO DOS AUDITORES FUNDAMENTAL;

UMA AUDITORIA EFECTUADA TENDO SEMPRE NORMAS/
PROCEDIMENTOS DE REFERNCIA;

NUMA AUDITORIA PROCURAM-SE EVIDNCIAS OBJECTIVAS E NO
INFERNCIAS.

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