El control y los sistemas de informacin.

Tipos de control
No puede haber planificacin ni control si no se dispone de la informacin necesaria en tiempo
y en forma . Es por ese motivo que las propuestas de modernizacin estatal siempre incluyen el
uso de tcnicas y mtodos para procesar informacin en tiempo real. En general se busca
articular las herramientas informticas con la obtencin de datos primarios y la estructura
organizacional.
Como una primera aproximacin a los sistemas de informacin, plantearemos una
diferenciacin entre los sistemas necesarios para la gestin operativa (sistemas
transaccionales) y los sistemas que brindan informacin para planificar, tomar decisiones y
controlar. Los comentarios que siguen se centrarn en estos ltimos.
Hay varias maneras de nombrar a los sistemas de informacin: sistema de informacin
organizacional, sistema de informacin y decisin, sistema de informacin de gestin, sistema
de procesamiento de datos. En general, cabe decir que, ante el volumen y complejidad de los
datos a procesar, es indispensable la incorporacin de herramientas informticas. Pero, en
contra de una generalizada creencia, un sistema de informacin orientado hacia la
planificacin, la decisin ejecutiva y el control no es simplemente un conjunto de computadoras.
Es un sistema de funciones y relaciones que vincula las herramientas informticas, la
organizacin, el personal capacitado, la comunidad a la que se sirve y la conduccin del
gobierno local. Tcnicamente, lo esencial de ese sistema es la informacin, registrada,
procesada y comunicada mediante computadoras, programas informticos y tcnicos idneos.
El objetivo de toda informacin es describir y explicar situaciones reales mediante datos
cuantitativos y cualitativos, numricos, grficos, conceptuales, relacionales, para direccionar la
accin poltica en el marco de un contexto dinmico. Con respecto a la planificacin y la toma
de decisiones, la informacin cumple las siguientes funciones:
Reduce el nivel de incertidumbre.
Permite prever la aparicin de problemas o desviaciones.
Disminuye el tiempo de reaccin ante nuevas situaciones.
Eleva el nivel de racionalidad de las decisiones.
Optimiza la eficacia y eficiencia de las acciones.
En un sistema de informacin, las diversas reas de la organizacin procesan y suministran en
forma sistemtica y homognea la informacin propia, compatible con la informacin del resto.
El sistema vincula todos los datos y los pone a disposicin de los usuarios / productores de
informacin. Es fundamental esa sistematizacin, para asegurar la conectividad tcnica
(protocolos de comunicacin, soft de soporte, medios magnticos, etc.) y la conectividad
funcional (que datos almacenar y que caractersticas deben tener).
Esa informacin debe fluir a travs de una red o malla, con mltiples posibilidades de relacin,
en una comunicacin multidireccional, con variados niveles de acceso y jerarquas de usuarios.
Tambin deben establecerse relaciones con otras organizaciones, para recibir y dar
informacin.
Una buena base para los sistemas de informacin en el mbito de la administracin pblica son
los sistemas de informacin geogrfica (SIG), que son bases de datos relativos al territorio y su
dinmica, con reglas para su procesamiento y precisas geo-referencias. Sobre esa base, ms
los datos que genera la organizacin, se pueden elaborar indicadores de gestin, as como
informacin sociodemogrfica, econmica y de infraestructura. En el caso de una gestin

municipal, por ejemplo, se pueden distinguir dos tipos de informacin: sobre la ciudad y sobre
la gestin. En un apretado resumen, la informacin procesada disponible suele referirse a los
siguientes aspectos:
Informacin sobre la ciudad:
Econmica: Precios, actividad econmica, recaudacin, presin tributaria, poder adquisitivo,
ocupacin, desocupacin, subocupacin, etc.
Hbitat: Infraestructura, estructura vial, equipamiento social, desarrollo territorial, uso del suelo,
transito y transporte, medio ambiente; demografa, vivienda, villas de emergencia, estado
sanitario, pobreza, encuesta de hogares, seguridad.
Informacin sobre la gestin:
General: Recursos humanos, materiales y financieros.
Sectorial: De cada una de las reas de la organizacin.
Desarrollo urbano: Obras viales, sealizacin, iluminacin, cloacas, gas, espacios verdes,
arquitectura, planeamiento urbano.
Salud: Atencin primaria, unidades primarias, unidades de mayor complejidad, servicio
odontolgico, control alimentario, bromatolgico y ambiental.
Educacin, cultura y turismo: Educacin, actividad cultural, turismo, espectculos pblicos.
Administracin general: Personal, imprenta, apoyo de gestin, Registro Civil, Cementerios.
Desarrollo social y participacin vecinal: Guarderas, atencin materno-infantil, hogares de
ancianos, centros vecinales, centros de la tercera edad, deportes, recreacin.
Medio ambiente: Polucin y contaminacin del aire, preservacin del suelo, residuos txicos y
contaminantes, sistema hidrolgico, tratamiento de residuos.
La implantacin de un sistema integrado de informacin, con frecuencia plantea
inconvenientes, tales como: Reticencia a compartir informacin -Desparejo nivel de
sistematizacin -Carcter poltico de la organizacin -Modalidades de la toma de decisiones
-Variedad y dispersin de nomenclaturas y unidades -Hbitos de planificacin subjetiva
-Escepticismo ante la complejidad del sistema propuesto.
Para implantarlo con xito hay que definir primero los objetivos del sistema y el nivel de detalle
con que trabajar. Es importante aprovechar toda la informacin ya existente, sistematizada o
no. Finalmente, hay que buscar que los sistemas entreguen resultados prcticos y tangibles.
Guillermo Inchauspe concluye afirmando que este tipo de desarrollos tiene caractersticas
tcnico-polticas, donde es necesario combinar los conocimientos y metodologas especficas
del desarrollo de sistemas informticos con una cuota importante de gerenciamiento, que
garanticen la efectiva y eficiente instalacin y puesta en marcha.
Los diversos tipos de control suelen definirse tomando como criterio de diferenciacin el
momento de la actividad general en que el control se realiza. Desde ese punto de vista se
habla de:
Control preliminar: Este tipo de control trata de prevenir la ocurrencia de problemas durante la
posterior ejecucin de las actividades. Es una verificacin de los atributos, cantidades y
disponibilidad de recursos necesarios, en relacin con los niveles de actividad previstos. Las

tcnicas de control habituales en este tipo de control son: el proceso de seleccin (por ejemplo,
la seleccin de candidatos para un puesto, a fin de prever su buen desempeo futuro); la
inspeccin de materias primas y materiales necesarios (por ejemplo, la verificacin de
existencias y de calidad de los elementos para una campaa de vacunacin); el presupuesto
de capital (para saber, por ejemplo, cuanto dinero exigir la ejecucin de un proyecto y cada
una de sus etapas o fases); y el presupuesto financiero (por ejemplo, para asegurar que las
fuentes de financiacin y el flujo de fondos acompaarn a la ejecucin fsica de las
actividades).
Control concurrente: Este tipo de control se realiza en paralelo con la ejecucin de las
actividades y tiene por objeto la deteccin temprana de posibles desviaciones, y la verificacin
de la correcta ejecucin de las mediciones de desempeo, con miras al control de resultados.
Tambin se incluye en este tipo de control la supervisin directa de la gerencia mediante
observacin personal y ocasionales intervenciones y directivas dadas en cada caso.
El control de resultados: Es el ms habitual, o por lo menos el que ms se asocia con la idea
general de la funcin de control. Se realiza una vez finalizada la actividad (por ejemplo, al
terminar la ejecucin de un proyecto) o al cabo de un determinado perodo de tiempo (por
ejemplo, los balances o inventarios anuales). Son datos definitivos, que nos informan sobre la
medida en que se alcanzaron los objetivos del proyecto o del perodo que abarca el ejercicio.
Este ltimo caso permite tambin medir la evolucin en perodos sucesivos. Es un
procesamiento de datos histricos, cuya finalidad ltima es corregir el futuro.
Las tcnicas ms usuales en este tipo de control son los presupuestos, los costes estndar, los
estados financieros, el control de calidad de los productos terminados, la evaluacin del
desempeo de los empleados, etc. En el caso de los servicios, pblicos o privados, debido a su
carcter intangible, es frecuente acudir como fuente de informacin a las encuestas de
satisfaccin de los clientes o ciudadanos.
En todo proceso administrativo , hay que hacer de los datos la base de las decisiones y las
acciones. Hay que discutir las cuestiones a partir de datos, de hechos. Usar ndices numricos
permite, en muchos casos, comprender la situacin actual, basar los planes de futuro, medir los
avances, determinar las prioridades, solicitar los medios necesarios, determinar a priori las
consecuencias probables de los cambios, comparar resultados, informar a los interesados,
reconocer los mritos y apoyar el compromiso de los empleados y directivos.
Los datos recogidos no deben ser necesariamente muchos, sino significativos; registrados y
usados correctamente, mediante muestreos aleatorios y mtodos de anlisis estadstico. No se
deben distorsionar los resultados, ni complicar las cosas, ni buscar ms o menos datos que los
necesarios, ni dejar de tener en cuenta los diferentes contextos de la informacin.
La informacin sobre resultados debe ser fcil de ver, con indicadores visibles y simples, que
prcticamente cualquier persona pueda entender. Aunque los aspectos organizacionales y
humanos suelen ser lo que ms llama la atencin, no debe descuidarse la importancia de la
tecnologa, del uso del control estadstico de procesos, etc.
Tienen particular importancia los ciclos de regulacin y control, para el mantenimiento de los
procesos en su correcto funcionamiento; para la mejora de los procesos (ms simples, ms
baratos, ms rpidos, ms seguros); y para las acciones correctivas cuando sean necesarias.