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CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
Noticias y novedades.
Unidad 7. Estilos
7.1. Introduccin
7.2. Aplicar y quitar estilos
7.3. Apariencia de los estilos
7.4. Crear, modificar y borrar estilos
Utilizar un estilo en varios documentos
Propiedades de los estilos
7.5. Preferencias entre estilos
7.6. Ver los formatos aplicados del documento
Unidad 9. Impresin
Unidad
Unidad
10. Tablas
11.1. Introduccin
11.2. Tipos de archivos
11.3. Insertar imgenes en lnea
11.4. Insertar imgenes desde archivo
11.5. Insertar captura de pantalla
11.6. Manipular imgenes
11.7. Insertar formas y dibujar
11.8. Manipular formas
11.9. Insertar grficos de Excel
11.10. Insertar vdeo
Unidad
13.1. Introduccin
13.2. Elementos que se guardan en una
plantilla
13.3. La plantilla por defecto
13.4. Utilizacin de las plantillas de Word
13.5. Trabajar con el documento creado
13.6. Modificar plantillas
13.7. Crear plantillas a partir de documentos
Word
Unidad
12.1. Introduccin
12.2. Crear un organigrama
12.3. Modificar el diseo
12.4. Modificar el aspecto del diagrama
12.5. Tamao y organizacin
16.1. Introduccin
16.2. Botones del documento maestro
16.3. Crear un documento maestro
16.4. Manipulando documentos maestros
Unidad
Unidad
15. Esquemas
15.1. Introduccin
15.2. Conceptos previos
15.3. Crear un esquema
15.4. Pestaa de Esquema
15.5. Modificar niveles de esquema
15.6. Desplazar, expandir y contraer texto
Unidad
Unidad
13. Plantillas
ndices
17.1. Introduccin
17.2. Conceptos bsicos
17.3. Tabla de contenido
17.4. Actualizar la TDC
17.5. Insertar marcas de ndice
17.6. Insertar ndice
17.7. Tablas de ilustraciones y otras
Unidad
notas al pie
18.1. Introduccin
18.2. Conceptos bsicos
18.3. Insertar marcadores
18.4. Referencias cruzadas
Ref. cruzadas con numeraciones
18.5. Notas al pie y notas al final
Unidad
19.1. Introduccin
19.2. Aadir contrasea al documento
19.3. Restricciones de formato y edicin
19.4. La firma digital
19.5. Otras opciones de seguridad
19.6. Gestin de derechos de informacin (IRM)
Unidad
21.1. Introduccin
21.2. La pestaa Revisar
21.3. Herramienta de resaltado
21.4. Comentarios
Modificar el autor de los comentarios
Modificar la apariencia de los comentarios
21.5. Control de cambios
21.6. Comparar cambios sobre un documento
21.7. Formularios
21.8. Propiedades comunes de los controles
21.9. Controles de contenido
21.10. Proteger formularios
Unidad
20. Macros
20.1. Introduccin
20.2. Macros de Word
20.3. Crear macros con la grabadora
20.4. Insertar la macro en la barra de acceso
rpido
El entorno del editor Visual basic
20.5. Ejecutar y eliminar macros
Unidad
19. Seguridad
22.1. Introduccin
22.2. OneDrive
22.3. OneDrive como servicio
Cuenta correo Microsoft
Dentro de OneDrive
22.4. OneDrive como aplicacin
OneDrive frente a servicios similares
22.5. Compartir documentos Word usando
OneDrive
Preparar un documento para compartir
22.6. Compartir: Correo electrnico
22.7. Compartir: Presentar en lnea
22.8. Compartir: Publicar en blog
22.9. Compartir vnculos y redes sociales
22.10. Guardar en SharePoint
Unidad
Unidad
24.1. Introduccin
24.2. Crear un blog
24.3. Enlazar el blog con Word
24.4. Entorno de Word para la edicin de blogs
24.5. Publicar una entrada
24.6. Modificar una entrada existente
24.7. Administrar cuentas
24.8. Organizar entradas en categoras
Unidad
25.1. Introduccin
25.2. Entrar a Word Online
25.3. Usar Word Online
25.4. Funciones
25.5. Compartir documentos
25.6. Comparacin con Google Drive
25.7. Word App . La aplicacin para dispositivos
mviles
25.8. Instalacin
25.9. Edicin
25.10. Abrir y Guardar
25.11. Compartir
25.12. Tabletas
Ejercicios propuestos
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
1. Mi primer documento
2. El entorno de Word 2016
3. Edicin bsica
4. Guardar y abrir documentos
5. Ortografa y gramtica
6. Formato del documento
7. Estilos
8. Diseo de pgina
9. Impresin
10. Tablas
11. Imgenes y grficos
12. Organigramas y diagramas
13. Plantillas
14. Combinar correspondencia
15. Esquemas
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
buscar comandos y ejecutarlos desde ah mismo. Su principal utilidad es que nos ahorra el tiempo
de buscar en qu pestaa est cada comando. Al escribir una palabra o comando, nos muestra los
comandos ms frecuentes relacionados con esa palabra. Por ejemplo, si no recordamos cmo dar
estilos a una tabla, basta escribir "tabla" en la caja de
y aparecer un
Al hacer clic en Estilos de tabla podremos dar estilo a la tabla desde ah mismo. Si no aparece
el comando que buscamos podemos hacer clic en los dos ltimos elementos del desplegable para
obtener ms ayuda.
En el punto Ayuda de la siguiente unidad explicaremos este comando con ms detalle.
- Compartir es ms fcil que nunca. Ahora con el botn
se pueden compartir
documentos con otros usuarios y todos podrn editarlo en tiempo real, es decir, de forma
simultnea. Las modificaciones que van realizando los dems usuarios son etiquetadas con una
banderita
del
color
asignado
al
usuario,
todo
de
forma
casi
instantnea.
En la unidad 22 lo veremos con todo detalle.
- Con Word Online slo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para
acceder a una versin reducida de Word de forma gratuita. Podrs crear y modificar documentos
de Word desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar
Word. Lo veremos con detalle en la unidad 25.
- Word App. Ya est disponible la versin de Word para telfonos mviles con sistemas Android
e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Word App se pueden crear y modificar documentos
de Word en el telfono mvil. Es totalmente gratuita, slo hay que disponer de una cuenta de correo
de Microsoft que tambin es gratuita. Lo veremos con detalle en la unidad 25.
- Bsqueda inteligente. Directamente desde Word se pueden realizar bsquedas con la
tecnologa de Bing. Basta seleccionar una palabra y con el botn derecho elegir Bsqueda
inteligente, se abrir un panel con definiciones de la Wikipedia y otras pginas web con informacin
relacionada.
- Ecuaciones de lpiz. Ahora se pueden escribir ecuaciones matemticas directamente sobre
las pantallas tctiles. Word las transformar en texto. Basta ir al panel Insertar --> Ecuacin ->Ecuacin de lpiz.
- Historial de versiones mejorado. Desde Archivo -> Historial se puede ver el historial
completo.
- Se ha mejorado el formato de Formas. Ahora al insertar formas desde la galera se puede
elegir entre una serie de rellenos preestablecidos y tambin los colores del tema.
en Windows 10 (o en Windows 7
)se despliega un
La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la opcin Todas las
aplicaciones que al desplegarse mostrar una lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador. Normalmente los programas estn ordenados alfabticamente. Buscamos en la
letra W y veremos lo que buscamos: Word 2016.
Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2016, haz doble clic sobre l para iniciar el
programa.
Y si no dispones de acceso directo, pero quieres crear uno en Windows 10, localiza el programa
Word en el men Inicio como acabamos de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic y arrstralo al
Escritorio, de esta forma se crear un acceso directo.
Tambin es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro,
memoria externa o incluso de internet, el programa se arranca automticamente para permitirte
visualizarlo.
En el siguiente avanzado puedes conocer otras formas de iniciar Word . No es necesario que las
uses todas, pero es interesante conocerlas para elegir la que ms te guste.
Es conveniente que vayas poniendo en prctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso.
Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word.
Si no sabes cmo alternar rpidamente entre distintas ventanas o cmo asignar media ventana a
cada programa, aqu te lo explicamos Compaginar dos ventanas .
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escritorio.
Este acceso directo funciona como una llamada al programa en su lugar de origen. Puedes
cambiarlo de lugar para disponer de l all donde te parezca, no tiene por qu estar necesariamente
en el escritorio, como veremos a continuacin.
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Para quitar este acceso basta hacer clic con el botn derecho sobre el icono en la barra de taeas
y elegir Desanclar este programa de la barra de tareas.
Ms usadas
Otra forma de arrancar Word es utilizable cuando hayas arrancado frecuentemente Word 2016,
ya que en ese caso, al hacer clic en el botn de Inicio
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Al ejecutar este comando se abrir el explorador de archivos mostrando la carpeta Inicio, aunque
vemos en nombre en espaol la ruta real tiene el nombre en ingls, por ejemplo en nuestro caso la
ruta es esta: C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\StartUp.
Ahora slo queda copiar en esa carpeta el acceso directo de Word 2016, para localizarlo hacer
lo mismo que hemos hecho anteriormente para abrir esta ventana
Ahora hay que copiar el acceso directo para arrancar Word 2016 en la carpeta Inicio que ya
tenamos abierta.
De esta forma, la prxima vez que se arranque Windows 10, se abrir Word 2016.
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Alternar ventanas
Presionando las teclas ALT+TABULADOR (la tecla tabulador est a la izquierda, encima de la
tecla para bloquear las maysculas). Si mantienes estas teclas pulsadas vers un listado de los
programas abiertos. Simplemente debers mantener ALT pulsado y hacer una pulsacin sobre la
tecla TABULADOR para ir recorriendo las ventanas de la lista. Cuando est marcada la que quieres
utilizar, suelta las teclas.
Haciendo clic en el botn que corresponde al programa, en la barra de tareas que hay en la
parte inferior de la pantalla.
Organizar ventanas
En algunas ocasiones puede ser interesante tener las dos ventanas a la vez en la misma pantalla.
Sobre todo si tu monitor es grande (17" o ms) puedes seguir el mtodo que se explica a
continuacin para conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con
Word 2016.
1. Abrir las dos sesiones, la del curso y la de Word 2016.
2. Para Windows 10, basta colocar las dos ventanas en un mismo escritorio (podemos tener
varios escritorios) slo esas dos ventanas, no ms, y arrastrar una ventana hasta el borde
derecho o izquierdo de la pantalla, (hasta que el ratn toque el borde de la pantalla) en ese
momento, de forma automtica la ventana se adaptar a la mitad de la pantalla. Al hacer clic
sobre la otra pantalla, ocupar la otra mitad de la pantalla.
3. Para versiones de Windows anteriores, colocar el cursor en la barra de tareas de Windows (en
la parte inferior de la pantalla) y pulsar con el botn secundario del ratn, entonces aparecer
el men contextual.
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En las imgenes puedes apreciar el resultado. Elige la forma de organizacin que ms cmoda
te resulte. Nuestro consejo es que, para trabajar ms cmodamente en Word utilices la
organizacin horizontal o apilada, que permite visualizar mejor las herramientas de la cinta de
opciones. Si tienes una pantalla grande panormica seguramente te convendr ms la organizacin
vertical o paralela.
Ten en cuenta que la ventana se dividir en tantas partes como ventanas haya abiertas y no
minimizadas, de modo que te recomendamos que minimices todas las ventanas si ests utilizando
ms programas adems de Word y este curso, para luego restaurar estas dos y que sean stas las
que se organicen.
Aunque veas ambas ventanas al mismo nivel, recuerda que slo habr una ventana activa. Fjate
en la barra de ttulo para identificarla, ya que las acciones que realices se efectuarn sobre sta.
Si quieres que la ventana activa sea la otra, simplemente haz clic sobre cualquier parte de ella.
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En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas.
En el centro de la parte superior encontramos, la barra del ttulo. En ella aparece el nombre del
documento sobre el que estamos trabajando. Al lado aparece el nombre del programa, Word, en
este caso porque estamos en la versin Word de escritorio, pero podra aparecer Guardado en
OneDrive si
estamos
en
la
versin
gratuita
de
Word
Online
en
la
Web.
Al abrir un documento en blanco Word 2016 le asigna el nombre Documento1. Cuando guardemos
el documento le cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los
pequeos errores y cmo desplazarte por el documento.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de lnea se realizan
automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de lnea de forma
explcita, debers utilizar la tecla INTRO (tambin se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de
una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo suele
ser una flecha con la forma que indica que baja la lnea y se sita al principio de la siguiente (a la
izquierda).
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de insercin, porque all donde est situada es donde se introducir el texto que teclees.
Observars que va avanzando segn vas escribiendo.
No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn.
- El puntero tiene esta forma
- esta otra
cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos
viendo ms adelante.
Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de
direccin del teclado, mueves el punto de insercin. Al hacer clic, colocas el punto de insercin en
el lugar donde estaba el puntero.
Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en ordenador tiene la
ventaja de facilitar su correccin. Para borrar texto disponemos de la tecla RETROCESO. Esta
tecla suele encontrarse justo encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga
hacia la izquierda.
- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez
para que retroceda una posicin borrando la ltima letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada,
seguir borrando letra tras letra hasta que la sueltes, as que utilzala con cierto cuidado para
controlar su efecto.
- Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito unas cuantas letras
ms. En ese caso no sera bueno que borraras toda la frase por un error que est al principio de
la misma. Lo normal es que desplaces el punto de insercin hasta el error y una vez te hayas
situado, utilices el RETROCESO.
El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del
teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la tecla INTRO.
- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de l, lo mejor es hacer clic
tras la letra que queremos borrar.
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Es importante que lo hagas de esta forma por cuestin de tiempo. Dejar el teclado para coger el
ratn y hacer clic supone una prdida de tiempo, por lo que slo utilizaremos el ratn en los casos
en que el desplazamiento con teclado nos vaya a costar ms.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto
de insercin.
Aqu debes elegir en qu unidad guardas el archivo, para guardarlo en el disco duro de tu
ordenador selecciona Este PC (ms adelante veremos las otras opciones) y en la parte derecha
aparecern las carpetas usadas recientemente. Por ejemplo, en la imagen anterior
aparece Hoy con la carpeta PruebasWord2016. Si no quieres utilizar una de esas carpetas que se
muestran pulsa el botn Examinar para que se abra un cuadro de dilogo como el siguiente.
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Por defecto, abre la carpeta Documentos. Para guardar un documento debes indicar el nombre
con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que ests guardando y la carpeta que lo
contendr
- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone informe.docx.
- El tipo del documento para los documentos Word ser Documento de Word(*.docx), que ya
viene escrito por defecto.
- Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. Por defecto normalmente
se guardarn en la carpeta Documentos. Pero siempre podrs elegir otra carpeta.
Una vez hayas definido los tres aspectos, debers hacer clic en el botn Guardar. En ese
momento, la barra de ttulo indicar el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1.
En la Unidad 4 veremos con ms profundidad todo lo referente a guardar documentos.
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hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos
preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S. Al cerrar el documento veremos
cmo este desaparece de la pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue
abierto, permitindonos crear un nuevo documento o abrir uno existente.
Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicacin Word, lo veremos ms adelante.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Crear y
guardar documento
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2. Haz clic en la lnea que habr aparecido con la aplicacin Word 2016. Esto har que se
arranque el programa.
En Windows 7 utiliza uno de los mtodos que hemos visto para arrancar Word 2016, por ejemplo,
haz doble clic en el icono del escritorio, si lo hay.
Escribir
Una vez iniciado Word, el programa abre una pantalla donde debes hacer clic en Documento
en blanco, automticamente se abre documento en blanco y le asigna el nombre Documento 1.
Ahora copia el texto que ves a continuacin y sigue las instrucciones para corregir los errores
que contiene.
Este es el texto completo que debers teclear, pero no lo hagas an, hazlo siguiendo los pasos
que se detallan a continuacin.
Al asomat la cabeza, qued deslunbrado. Mir hacia abajo, hacia la penumbra de donde l
surga. Entre sus botas de goma negra, brillantes, vio el rostro de su compaero mal
afeitado, prematuramente viejo.
1. Empieza a escribir el texto Al asomat, pulsa la tecla RETROCESO para borrar la letra "t" y
escribe la letra "r"
2. Escribe la cabeza, qued deslunbrado. Pulsa la tecla en forma de flecha para mover el punto
de insercin hacia la izquierda hasta que quede entre las letras "u" y "n" de la
palabra deslunbrado. Ahora pulsa la tecla SUPR y se borrar la letra "n", escribe la letra "m".
3. Pulsa la tecla FIN y el cursor ir al final de la palabra deslumbrado, contina escribiendo y
observa como salta de lnea automticamente cuando llegues al final de la lnea, observa
como no corta la ltima palabra, sino que la pasa a la lnea siguiente. Escribe Mir hacia
abajo, hacia la penumbra de donde el surga. Entre sus botas de goma negra, brillantes,
vio el rostro de su compaero mal afeitado, prematuramente viejo.
4. Ahora vamos a usar el ratn para desplazar el punto de insercin. Haz clic con el ratn justo
detrs de la letra "e" donde dice "el surga". Observa cmo el punto de insercin se coloca
en esa posicin. Ahora borra la letra "e" con la tecla Retroceso y escrbela con tilde: "".
Guardar documento
1. Hacer clic en el botn Guardar
abrir la ventana siguiente
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2.
Pulsa en Examinar y se abrir Guardar como para que demos un nombre y una
localizacin al documento.
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nada, de esa forma sobrescribir el texto, porque este dato es el que est seleccionado
cuando se abre el cuadro de dilogo. El nombre que le daremos es Deslumbrado. Si
colocas el cursor en el recuadro tendrs que borrar manualmente la sugerencia.
Adems del nombre, es importantsimo saber la localizacin del archivo, es decir, dnde lo
estamos guardando. Se trata de la carpeta que se encuentra abierta en el momento en que
guardamos. La que suele mostrarse de forma predeterminada como sugerencia
es Documentos y es esa la que escogeremos.
4. Haz clic en el botn Guardar
. Observa como ahora ya aparece en la barra de
ttulo, en la cabecera del documento, el nombre que le has dado al documento.
Cerrar documento
Como hemos terminado de trabajar con el documento, lo cerramos desde el botn
,y
luego hacer clic en Cerrar Si no has tocado nada del texto despus de haber guardado se cerrar,
si lo has hecho se mostrar un mensaje preguntando si deseas conservar las modificaciones
realizadas.
Ahora puedes cerrar Word desde el botn de la esquina superior
derecha
23
y seleccionar la opcin Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecer una
Para abrir un documento de los que se muestran en la columna Recientes basta con hacer clic
sobre l.
Si el documento que queremos abrir no se encuentra en esa lista hacer clic en Este PC y se
abrir una ventana como la que ves a continuacin.
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Aqu podremos hacer clic en una de las carpetas que se muestran o hacer doble clic en el
botn Este PC, en ambos casos se abrir una ventana como la siguiente
Para abrir un archivo de los que aparecen en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic
sobre l (quedar marcado de color azul) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida
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y hemos de hacer
doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas) que contienen.
cerramos un documento, es decir, que tambin nos preguntar si conservar los cambios no
guardados.
Las teclas rpidas para cerrar la aplicacin son ALT+F4.
Aunque la forma ms normal de cerrar el programa es la misma que con la mayora de
ventanas
en
Windows,
desde
el
aspa
de
la
esquina
superior
derecha
del
programa.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Abrir y
cerrar documentos
26
el
27
a) Escribir un documento.
Abre un documento en blanco y escribe el siguiente texto: Microsoft Word es un programa de
edicin de textos que me permite crear cualquier tipo de escrito. Con l es muy sencillo dar
una apariencia profesional a un documento.
Luego, modifica el texto "es un programa de edicin de textos" por "es un editor de texto".
Recuerda utilizar las distintas formas de mover el punto de insercin, con el ratn y con las flechas
del teclado.
Por ltimo, convierte el punto y seguido en un punto y aparte de forma que cada frase quede en
una lnea distinta.
b) Guardar un documento.
Guarda el documento anterior con el nombre apuntes. Es recomendable que a lo largo del curso
utilices siempre la misma carpeta para guardar los ejercicios, por ejemplo, en Documentos.
Cierra el documento, pero no cierres Word.
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a) Escribir un documento.
Abre Word haciendo doble clic en su icono del escritorio o bien desde Inicio > Todas las
aplicaciones > Word 2016. Se mostrar una pantalla donde debes hacer clic en Documento en
blanco, se abrir un documento donde debers escribir el texto: Microsoft Word es un programa
de edicin de textos que me permite crear cualquier tipo de escrito. Con l es muy sencillo
dar una apariencia profesional a un documento.
Para modificar el texto "es un programa de edicin de textos" por "es un editor de texto",
coloca el punto de insercin tras la palara textos haciendo clic despus de la s. Pulsa la tecla
RETROCESO para eliminar el texto letra a letra hasta que ests situado tras la palabra un. Cuidado
de no dejar pulsada la tecla mucho tiempo, se borrar rpidamente una tras otra. Escribe "editor
de texto", asegurndote de que dejas los espacios adecuados entre las palabras nuevas y las que
ya existan.
Para convertir el punto y seguido en un punto y aparte, haz clic tras el punto y pulsa la
tecla INTRO (la tecla grande situada justo debajo de RETROCESO).
b) Guardar un documento.
Para guardar el documento hacemos clic en el botn de la barra superior
. Se abrir una
ventana, selecciona Este PC y pulsa el botn Examinar, se abrir una ventana con el nombre de
archivo seleccionado en azul. Teclea directamente la palabra apuntes sin hacer clic en el cuadro.
Como la palabra estaba seleccionada se ha sobreescrito directamente. Luego explora las carpetas
hasta situarte en la que desees utilizar para guardar tus ejercicios del curso. Por fin, pulsa el
botn Guardar de la zona inferior del cuadro. El cuadro se cerrar y observars que el nuevo
nombre de archivo se lee en la barra de ttulo superior (Apuntes.docx - Microsoft Word).
Para cerrar el documento sin cerrar Word haz clic en Archivo > Cerrar.
29
Antes de cerrar, como hay cambios sin guardar, el programa te preguntar qu deseas
hacer: Guardar, No guardar o Cancelar el cierre y seguir trabajando. Escoge Guardar.
Si no te han quedado totalmente claros estos procedimientos, repite el ejercicio tantas veces
como sea necesario para adquirir soltura. A lo largo del curso debers ir trabajando con archivos y
saber crearlos, guardarlos, recuperarlos (abrirlos) y cerrarlos es la base imprescindible.
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La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para cambiar las
herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del curso
como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando
con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar
estos trminos.
Comentemos, a grandes rasgos, las caractersticas de cada elemento.
31
las
opciones
que
ms
frecuentemente
contiene,
se
utilizan.
Los
botones
son Guardar, Deshacer (para deshacer la ltima accin realizada) y Rehacer (para recuperar la
accin que hemos deshecho) y Abrir. El ltimo botn abre el desplegable para personalizar los
botones que aparecen en esta barra, visita el siguiente avanzado donde se explica cmo
hacerlo Personalizar la barra de acceso rpido ms adelante.
2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento
abierto que se est visualizando, adems del nombre del programa.
3 y 4. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una
franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se
organiza en pestaas que engloban categoras lgicas, por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada
pestaa hay una cinta de opciones diferente. Las veremos en detalle ms adelante.
5. Los botones para cambiar la presentacin de la cinta de opciones, minimizar, maximizar y
cerrar.
6. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del contenido que no cabe en la
ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical y otra de forma horizontal. En la
imagen slo se ve la vertical.
7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor
detalle o ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao
real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo.
32
8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizar la hoja del documento. Por
defecto se suele mostrar en Vista de impresin. Esto significa que veremos el formato de la hoja
tal cual se imprimir. Otros modos son para leer y para diseo web.
9. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de
pginas y palabras, o el idioma en que se est redactando. Podremos modificar esta informacin
si hacemos clic sobre ella, ya que, realmente, son botones.
Si quieres saber algo ms sobre las barras y botones, visita el siguiente tema bsico sobre las
barras de Word
33
Haz clic en Ms comandos para aadir otros. Se abrir un cuadro de dilogo que veremos a
continuacin.
34
En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te interese y
pulsa Agregar. Aparecer entonces en el listado de la derecha que indica los comandos que hay
actualmente en la barra.
35
El nuevo botn siempre se colocar en ltima posicin, lo que supone que en la barra estar a
la derecha del resto. Con los botones de subir y bajar nivel
Slo hay que hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para quitar botones:
- Selecciona el botn en el listado de la derecha y pulsa el botn Quitar.
- O bien, pulsa el botn
quitars
el
botn
seleccionado,
que
dejars
la
barra
con
los
botones
36
Las barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en
ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional, por
ejemplo,Documento2, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.
La barra de herramientas de acceso
rpido
La barra de estado nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los
botones de visualizacin del documento.
En ella encontramos tambin una barra de Vistas para cambiar la forma en que se presenta el
documento (equivalente a las opciones de la pestaa Vista).
Y una barra de Zoom, que permite verla ms grande o ms pequea (acercar y alejar).
Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho del documento de
forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer
clic en los tringulos.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
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39
6. Por ltimo, pulsa el botn Cerrar. Si no has realizado ninguna modificacin sobre el
documento
tras
haberlo
guardado,
Word
se
cerrar.
En caso contrario se mostrar un mensaje que preguntar si guardar los ltimos cambios
realizados, debers responder si Guardar o No guardar para continuar con el cierre. En este
caso en concreto haz clic en Cancelar para cancelar el cierre y seguir con los ejercicios (o
bien cierra y vuelve a abrir si quieres probarlo).
Ejercicio 4: Vistas
En este ejercicio veremos cmo cambiar de vista.
40
1. Observa los botones de vista que hay junto al zoom, en la zona inferior derecha. Lo normal es
que est activada Diseo de impresin.
2. Activa el siguiente botn, Modo de lectura. Para salir de l debers pulsar Cerrar, arriba a la
derecha. Word volver a mostrar el documento en la vista de impresin.
3. Ahora activa el siguiente, Diseo web. Los bordes de final de pgina ya no se muestran, sino
que el texto se muestra sobre un lienzo infinito. Cambia el zoom al mnimo (10%) para ver
cmo, a pesar de que el texto se ha reducido, el espacio de trabajo sigue ocupando toda la
ventana. Luego, recupralo al 100%.
4. Vuelve a activar la vista Diseo de impresin.
5. Cierra Word.
41
Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente",
que consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el
usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la
ficha Herramientas de tabla no estar visible de entrada, nicamente se mostrar si insertamos
una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.
42
sta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el
men Archivo >Opciones > Personalizar Cinta de opciones, o pulsando con el botn derecho
sobre la cinta de opciones y eligiendo Personalizar Cinta de opciones. Si quieres ver con detalle
cmo hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalizacin de la cinta de opciones. Adems,
si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que tambin te interese
aprender cmo exportar e importar la personalizacin del entorno.
En las ltimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa,
pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros con fondo gris en
lugar de negro, por ejemplo, el 2 de la imagen que corresponde al comando Deshacer.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de
ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn
de
la zona derecha superior que abrir la ventana que se muestra a continuacin, con tres opciones.
43
Ocultar automticamente la cinta de opciones. Mostrar slo las pestaas. Mostrar pestaas y
comandos.
Modo Mouse/Modo Toque.
Con la aparicin de pantallas tctiles los botones pueden quedar demasiado juntos para tocarlos
con el dodo, por esto ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse y el nuevo modo
Toque. En este avanzado puedes ver como activarlo. Modo Mouse/Tctil.
- Aadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como a las de herramientas.
- Crear una nueva pestaa personalizada, que abra una ficha con los botones que ms utilizamos.
- Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).
Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de
Opciones. Tambin haciendo clic con el botn derecho sobre una pestaa y eligiendo la
opcin Personalizar cinta de Opciones en el men contextual.
Se abre una ventana como la siguiente:
44
en
ninguna
ficha,
macros,
la
ficha
de
Archivo,
entre
otros.
- Personalizar la cinta de opciones: Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales
o las de herramientas.
Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarn, en funcin de lo que
hayamos seleccionado en los desplegables explicados.
Los distintos botones nos permiten realizar las acciones.
- Nueva pestaa permite crear una ficha personalizada, al mismo nivel
que Inicio, Insertar, Frmulas, Datos, etc.
- Nuevo grupo permite crear una seccin dentro de la ficha ya existente (ya sea estndar o
personalizada). Por ejemplo, en la ficha Inicio podramos crear un grupo
llamado Documento que incluyera los botones Guardar y Cerrar, as no necesitaramos cambiar
a la ficha Archivo cada vez que guardamos.
- Cambiar nombre sirve para modificar el nombre de una ficha o grupo. Para hacerlo, tendremos
que seleccionar el elemento y luego pulsar el botn. Se abrir un cuadro de dilogo donde
deberemos indicar el nuevo nombre.
- Restablecer permite recuperar el aspecto estndar de Word, sin mostrar las personalizaciones
realizadas.
- Los botones en forma de flechas arriba y abajo sirven para ordenar las pestaas.
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45
Simplemente seleccionamos una ficha y la vamos subiendo o bajando hasta la posicin que
queremos que ocupe.
- Los botones Agregar o Quitar sirven para incluir o eliminar un botn (o comando) de las fichas.
A continuacin, veremos cmo utilizar estos elementos.
En nuestro caso, hemos creado el grupo aulaClic en la ficha principal Inicio. Lo hemos situado
arriba de todo, por lo que aparece en primer lugar, a la izquierda. Dentro, hemos incluido los
comandos Hipernculo y Agrandar fuente, que se encuentran en la lista de comandos
disponibles Comandos ms utilizados.
46
Luego,
pulsamos Cambiar
nombre... y
le
indicamos
el
nombre
oportuno,
por
ejemplo, Personalizada.
3. Automticamente se crear un grupo dentro de ella, ya que las fichas deben tener como
mnimo un grupo que sirva de contenedor para los comandos.
4. Ya podras pulsar Aceptar y la ficha estara ah, vaca. Pero obviamente sto no sirve de nada,
as que lo lgico sera ir aadiendo los grupos y los comandos como hemos visto en el apartado
anterior, sobre la nueva barra que hemos creado.
47
Elegimos
el
botn Importar
exportar y
seleccionamos Exportar
todas
las
Luego, para importarlo, pulsaremos Este mismo botn y escogeremos la opcin Importar
archivo de personalizacin.
Si vamos a importar en un equipo ajeno nuestra personalizacin, es interesante que guardemos
la del usuario propietario antes.
Para devolver el programa a su aspecto original y eliminar todas las personalizaciones,
deberemos pulsar el botn Restablecer.
Las opciones para importar y exportar la cinta tambin estn disponibles para la barra de
herramientas de acceso rpido, en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso
rpido> Ms comandos. Recuerda que esta barra es la que se encuentra en la zona superior
izquierda.
48
En el modo MOUSE la cinta de opciones y los comandos estn diseados para aprovechar
mejor el espacio, son ms pequeos y caben ms comandos en la cinta de opciones.
En el modo TOQUE los comandos son ms grandes y hay ms espacio entre ellos lo que
facilita su uso en dispositivos tctiles.
Una forma sencilla y rpida de poder cambiar de un modo a otro se consigue aadiendo la
opcin Modo mouse/tctil a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para ello despliega la lista de opciones de la barra haciendo clic en el ltimo botn y selecciona
la opcin Modo mouse/tctil:
49
Como puedes ver en la imagen puesta a continuacin, en la barra se ha aadido un nuevo botn
que te permite seleccionar el modo que quieras de forma cmoda y rpida.
Para quitar el botn de la barra solo tienes que volver a abrir el men de la barra de herramientas
y hacer clic sobre la opcin para deseleccionarla.
50
Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con
agrupaciones. Estn situadas en forma de men vertical. Esta pestaa equivala al botn Office en
la versin Word 2007, y en versiones anteriores era el men Archivo.
La principal caracterstica de la ficha Archivo es que para cada comando de la parte izquierda
aparecen unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada una de estas opciones aparecen
otras opciones ms en la parte derecha de la pantalla. Por ejemplo, en la imagen vemos como el
comando Abrir genera las opciones Recientes, OneDrive, ... y al seleccionar Recientes aparece
una lista con varios documentos recientes.
OneDrive es como un disco duro virtual en Internet que veremos con detalle en la unidad 22, por
el hecho de tener de una cuenta de correo de Microsoft (outlook, hotmail, ...) ya disponemos de
espacio en OneDrive para guardar documentos.
51
ficha Archivo.
Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Cinta de
opciones y ficha Archivo
52
53
Qu desea hacer?.
Si
botn
con
la
ayuda
contextual
no
tenemos
suficiente,
podemos
hacer
clic
en
el
o duda. Por ejemplo, si escribimos "tabla" veremos que nos ofrece un cuadro desplegable con las
opciones que muestra la siguiente imagen.
Esta caja sirve para ir a buscar ayuda en Word, pero adems, es capaz de ejecutar el
comando que estbamos buscando. Por ejemplo, en este caso, podemos insertar una tabla en el
documento, con el comando Agregar tabla, si queremos ejecutarlo en ese instante, tambin
podremos Obtenga ayuda sobre "tabla", que nos llevar a la clsica ayuda de Word, o Bsqueda
inteligente de tabla, que busca en internet todo lo relacionado con esa palabra mediante el
buscador Microsoft Bing.
Si colocamos el cursor en Agregar tabla aparecer una cuadrcula para elegir cuantas filas y
columnas queremos que tenga la tabla que se va a insertar en ese momento.
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54
exista en las versiones anteriores. Aparecer la ventana de la Ayuda con los resultados para la
palabra "tabla", como muestra la siguiente imagen.
55
A esta ventana de ayuda tambin se puede acceder pulsando la tecla F1, en ese caso, no habr
ninguna palabra en la caja de bsqueda, y se mostrarn las categoras de la ayuda. Como vemos
en la siguiente imagen.
caso
bsqueda
slo
podrs
obtener
ayuda
bsica
escribiendo
en
el
cuadro
de
56
Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Ayuda
de Word
57
58
59
barra de herramientas de acceso rpido: pequea barra superior izquierda con las acciones
ms frecuentes: guardar, deshacer, rehacer y personalizar.
barra de estado: barra inferior izquierda que muestra en qu pgina estamos situados y el
nmero de palabras del documento, as como su idioma.
barra de ttulo: barra superior donde se encuentra el nombre del documento y del programa
y algunos botones de utilizacin de la ventana: minimizar, maximizar y cerrar.
cinta: banda sobre la cual se encuentran los botones y herramientas que permiten trabajar
con Word. Se sita en la zona superior y est organizada en fichas que se van intercambiando
a travs de unas pequeas pestaas.
zoom: pequea barra situada en la zona inferior derecha, donde encontramos el porcentaje
del zoom del documento (siendo 100% su tamao real) y una pequea barra deslizante para
modificarlo.
el
desplegable
que
ejecutarn
los
60
4. Si estos comandos no solucionan lo que buscbamos, podemos hacer clic en Obtenga ayuda
sobre "Guardar..." que har que se abra la ventana de la Ayuda clsica de Word con los
temas encontrados referentes a la palabra buscada.
5. Por ltimo, podemos usar la opcin Bsqueda inteligente en "Guardar ..." que buscar en
Internet mediante el buscador de Microsoft Bing.
61
De este modo, si pulsas Ttulo 1 y a continuacin escribes algo, se considerar que el texto
introducido es un ttulo. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo.
Al pulsar INTRO, Word asumir que quieres cambiar de elemento y pasar al formato Normal.
Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Ttulo 2 (que supone un nivel
ms bajo en la jerarqua estructural) para incluir un subttulo.
Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como prrafo, debers elegir el
estilo Prrafo.
Veremos en detalle los estilos ms adelante.
Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro
de unos mrgenes y pasa a la lnea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene
saber que, si algn momento quieres realizar un salto de lnea de forma voluntaria, lo puedes
hacer con la combinacin de teclas MAYS+INTRO.
62
A primera vista el resultado ser el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es as.
Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de lnea, sino la intencin de empezar un
nuevo prrafo. En tus inicios esto carecer de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo
a dar formato estableciendo una distancia entre prrafos concreta o utilizando la sangra, s que
puede afectar al resultado final.
Los saltos de pgina se insertan automticamente cuando llegamos al margen inferior de
una pgina y seguimos escribiendo. Tambin se pueden insertar de forma manual si queremos
pasar a la pgina siguiente, aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaa Insertar >
grupo Pginas > opcin Salto de pgina.
La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques
mediante saltos de lnea o mediante prrafos. La encontrars en la pestaa Inicio > grupo Prrafo.
Tiene el siguiente aspecto:
en la imagen.
En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYS+INTRO para realizar
un salto de lnea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos
pulsando INTRO para empezar un prrafo nuevo.
Fjate que, adems de los saltos de lnea y los cambios de prrafos tambin se muestran otros
smbolos como un punto medio que seala que hay un espacio separando las palabras, o una
marca de salto de pgina.
Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botn
Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que estn inicindose en la utilizacin
de Word es saber cmo afrontar las acciones que Word realiza sin previo aviso ni autorizacin. Por
ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria y empiezas un prrafo con el asterisco (*) y a
continuacin un espacio y texto:
Word automticamente dar por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que ests
utilizando el asterisco como vieta.
63
Esto tiene varias implicaciones. El asterisco ser substituido por un punto y el texto tendr una
tabulacin, por lo que no estar al mismo nivel que el resto.
En estos casos, deberemos pulsar el pequeo icono flotante en forma de rayo que aparece junto
al texto. Al hacerlo se desplegar un men que nos permitir deshacer la accin de Word si va en
contra de nuestros intereses.
Pero Word no sirve nicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografas,
logotipos, tablas, grficos y muchos otros objetos que enriquecern el documento. Cmo hacerlo
lo iremos viendo a lo largo del curso.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Introduccin de datos
64
65
66
hemos pulsado INTRO y cundo MAYS+INTRO. Luego, desactiva la opcin de nuevo para
volver a ocultarlos.
4. Es probable que tu currculum no ocupe toda la pgina, pero no importa. Vamos a ir a la pgina
siguiente para redactar una carta de presentacin. Para ello necesitaremos realizar un salto
de pgina. Haz clic en la pestaa Insertar y sitate en el grupo Pginas. All, haz clic en la
opcin Salto de pgina. Word situar el punto de insercin al principio de la pgina 2 y vers
que en la barra de estado superior indica que nos encontramos en la Pgina: 2 de 2.
5. Redacta una pequea carta de presentacin que introduzca tu currculum.
67
El botn Ecuacin nos permitir acceder a una herramienta especfica que facilita la insercin
de ecuaciones. Si deseas aprender cmo introducir ecuaciones y frmulas en el siguiente
avanzado te explicamos cmo utilizar el editor. Insertar ecuaciones.
Desde el botn Smbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como smbolos
monetarios, el smbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el que necesitas en el
submen que se despliega, haz clic en Ms smbolos.... Se abrir una ventana como la siguiente:
68
El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un smbolo, o seleccionarlo y pulsar
el botn Insertar, se incluir en el documento all donde est situado el punto de insercin. La
ventana no se cerrar hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitir insertar
varios smbolos sin tener que abrir cada vez la ventana.
Los smbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrs cambiar la
fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable
Subconjunto el tipo de smbolo que buscamos, para filtrar el resultado.
Un truco: Si un smbolo lo utilizas con regularidad, seleccinalo y observa las teclas que lo
insertan automticamente en la zona inferior. As no tendrs que recurrir cada vez al cuadro de
dilogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el smbolo del euro (), las teclas
son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinacin, la puedes cambiar por otra desde el
botn Teclas....
Word dispone de un editor de ecuaciones que nos ayuda a introducir ecuaciones y frmulas
matemticas.
Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaa Insertar > grupo Smbolos >
opcin Ecuacin.
Al hacer clic en el botn Ecuacin, se muestra una pestaa nueva: Herramientas de
ecuacin > Diseo de ecuaciones. sta pestaa contiene una serie de herramientas tiles que se
organizan en los grupos Herramientas, Smbolos y Estructuras.
69
Pero el aspecto final lo apreciars si haces clic en cualquier zona del documento que no sea la
ecuacin:
Si en un momento dado necesitas cambiarla, simplemente haz clic sobre ella y aparecer de
nuevo el cuadro de edicin y la ficha de Diseo.
70
Un prrafo arriba
Un prrafo abajo
CTRL + AvPg.
CTRL + RePg.
CTRL + Inicio
CTRL + Fin
Nota: En
los
teclados
en
ingls
las
teclas
tienen
otros
longitud
de
barra de
desplazamiento
vertical representa
la
longitud
del
71
documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto
de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una
pantalla hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo
movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de
la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente.
-
Mediante
parte
las
flechas.
superior/inferior
Si
hacemos clic
en
la
flecha o
tringulo
de
la
pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de
desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos
seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble
flecha
superior/inferior
En este tema bsico, puedes ver cmo utilizar la rueda del ratn para moverse a travs del
documento. Desplazamiento con la rueda del ratn .
Panel de navegacin.
En la barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el nmero de
pgina, se abre un panel de Navegacin similar a la que puedes ver en esta imagen.
72
Ir a.
Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incmodo realizar el desplazamiento de
las formas que hemos visto. Imagina que ests trabajando con un documento de 350 pginas y
quieres ir a la pgina 170. Sera una prdida de tiempo ir pgina a pgina. En esas ocasiones
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73
debemos utilizar la opcin Ir a. La encontraremos en la pestaa Inicio > grupo Edicin >
men Buscar.
A la izquierda puedes seleccionar dnde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opcin
ms habitual es Pgina, aunque tambin podras, por ejemplo, elegir un Ttulo (definido como tal),
un Comentario, etc.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Desplazarse por el
documento
Abre Word. Despliega la ficha Archivo > Abrir y en Reciente escoge el documento Currculum
vitae, que realizamos en el ejercicio anterior. Trabajaremos con este archivo.
modificar
los
estilos Ttulo
2,
es
decir,
los
apartados Datos
74
75
3.4. Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle
a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto
seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado
(normalmente en azul o negro).
Un carcter a la derecha
Un carcter a la izquierda
Palabra a la derecha
Palabra a la izquierda
Mays. + Fin
Mays. + Inicio
76
Mays. + AvPg
Mays. + RePg
Ctrl + E
Opcin Seleccionar.
En la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Seleccionar, podrs desplegar un men que te
permitir, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.
3.5. Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin
seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar
Un carcter a la izquierda
Retroceso (BackSpace)
Ctrl + Retroceso
Un carcter a la derecha
Supr
Ctrl + Supr
Un truco: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para
seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra
seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.
77
de la barra de acceso
rpido.
Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL+Z.
Las ltimas acciones realizadas.
Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer
con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias
acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres
acciones.
La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer,
por ejemplo, Escritura "la", Escritura "el", Negrita.
Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer
78
Repetir formato.
Cuando el botn Rehacer no est activo, en su lugar aparece el botn Repetir formato
que
permite repetir la ltima accin de formato realizada. Por ejemplo, si seleccionamos una palabra y
le cambiamos el tamao de fuente a 14, bastar con seleccionar otra palabra y pulsar este botn
para cambiarle el tamao a 14. Este botn es til si tenemos que aplicar una accin a varias
palabras distribuidas por distintas partes del texto.
o cortar
,.
Mediante ratn:
Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men
contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.
79
Con el teclado:
Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con MAY+Ctrl+flechas,
seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl+V.
Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta
que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las
personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz.
Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos
de los ltimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar
una de ellas. Si quieres ver ms sobre el manejo del portapapeles, puedes verlo aqu El
Portapapeles
80
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Copiar y pegar
81
Cmo se usa?
El portapapeles est siempre activo, pero no tiene sentido verlo en pantalla cuando slo
queremos pegar o copiar el ltimo elemento.
Podemos hacerlo visible en cualquier momento activando el panel Portapapeles de Office, para
ello ir a la pestaa Inicio, y hacer clic en el botn inferior derecho del grupo Portapapeles, segn
se ve en la figura.
82
El
portapapeles
se
muestra
en
el
panel
como
puedes
ver
en
la
imagen.
Pegar
La principal funcin del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el documento.
Podemos copiar un elemento concreto haciendo clic sobre l, o copiar todos los elementos
pinchando en el icono Pegar todo. Si utilizamos el icono Pegar de la barra estndar o la
combinacin de teclas CTRL+V, se pegar el ltimo elemento del portapapeles.
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83
Vaciarlo
Pinchar en el icono Borrar todo
Si queremos borrar un slo elemento, colocar el cursor sobre dicho elemento y aparecer una
pequea flecha, al hacer clic sobre ella aparecern las opciones Pegar y Eliminar (como puedes
ver en la imagen) para borrar el elemento seleccionar Eliminar.
Estructura
El portapapeles tiene una estructura que recuerda a una 'pila' con capacidad 24. Es como
cuando dejamos libros, uno encima de otro.
Cuando hacemos Copiar aadimos un elemento que pasar a ser el ltimo de la pila, y cuando
hacemos Pegar sacamos de la pila el ltimo que se apil.
Si queremos aadir ms elementos cuando est llena, deberemos eliminar el primero de la pila.
Cuando hagamos Copiar la vigsimo tercera vez Word 2016 nos preguntar si queremos borrar lo
que copiamos en primer lugar.
Lo que diferencia al portapapeles de una pila en sentido estricto, es que aqu existe la posibilidad
de sacar elementos del medio de la pila, (haciendo doble clic sobre ellos) y que cada vez que
hacemosPegar no se elimina el ltimo elemento de la pila, slo se pega en el documento.
Ms cosas
1. Se puede distinguir el origen de los elementos que hay en el portapapeles porque tienen
diferentes iconos, los elementos copiados desde Word2016 tienen un icono con una letra W,
84
85
que
est
en
otro
documento
en
otra
fuente,
como
internet.
86
de modo que, si pulsas Pegar de nuevo, se pegar otra vez. Cierra el panel con su aspa en la
esquina superior derecha.
7. Cierra el documento sin guardar los cambios.
87
se
despliega
una
lista
con
las
opciones
que
puedes
ver
en
esta
imagen.
88
En ella te permite elegir cmo pegar el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podras
convertir un texto que hayas copiado en formato HTML a formato RTF o viceversa.
Esta ventana ser diferente segn el objeto que vayamos a copiar, texto, imagen, etc.
Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripcin de la accin que realizar cada tipo
de pegado, simplemente seleccionndolo en la lista superior.
3.9. Buscar
Mediante el botn Buscar
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Buscar o con la
combinacin de teclas CTRL+B.
por un documento. Este funcionamiento es algo distinto del que estaba vigente en anteriores
versiones de Word.
En el cuadro de bsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el trmino que
queremos localizar y pulsar INTRO.
Ten muy presente que Word buscar por defecto en todo el documento, excepto si hay una
seleccin realizada. Si hay texto seleccionado buscar nicamente en la seleccin.
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89
Tambin es importante que tengas en cuenta que la bsqueda por defecto no es sensible a
maysculas y minsculas. Es decir, que, si buscas el trmino apartado, tambin considerar como
resultado vlido Apartado. Si quieres que tu bsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y
como lo has escrito en la caja de bsqueda, debers introducir el trmino entre comillas,
as: "apartado". En el ejemplo de la imagen no obtendramos resultados, puesto que las 4
coincidencias estn escritas con A mayscula.
En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarn los trminos encontrados
con un fondo amarillo. Adems, Word nos situar en la pgina y posicin donde se encuentre la
primera coincidencia. Lo distinguirs porque la palabra, adems de encontrarse con fondo amarillo,
tendr el fondo de seleccin azul. Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.
Puedes colocarte fcilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel
de Navegacin del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de
una coincidencia a otra, en orden de aparicin.
La mayora de veces ser suficiente con esta bsqueda, pero si necesitas refinarla dispones de
ms opciones de bsqueda que puedes consultar en el siguiente avanzado:
90
las
teclas CTRL+B,
pero
sus
opciones
son
algo
limitadas.
Si queremos acceder a otras opciones, debemos desplegar el men de la pequea flecha triangular
que hay situada junto a la lupa de bsqueda.
91
Este cuadro te puede ayudar a aprender a utilizar comodines en tus bsquedas. Pulsando
el botn Ms, adems de las opciones que hemos visto en el apartado anterior, encontrars el
botn Especial. Si activas la casilla de verificacin Usar caracteres comodn y a continuacin
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92
pulsas Especial, vers que se despliega un men con la lista de los comodines disponibles. Por
ejemplo, el comodn ? sustituye a cualquier carcter; el comodn * sustituye a cualquier conjunto
de caracteres, etc.
Un consejo: Practica con los comodines con esta pequea ayuda, y cuando ya los controles y
te sepas de memoria los ms frecuentes, deja activada la casilla Usar caracteres comodn y de
esta forma podrs trabajar con comodines directamente en el panel, sin tener que pararte a abrir el
cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Si no tienes activa la casilla Usar comodines puedes utilizar igualmente el botn Especial. En
tal caso, el men que desplegar no mostrar comodines, sino teclas que simbolizan caracteres
especiales u objetos, como saltos de lnea, grficos o prrafos. Al utilizarlos, se insertar su
correspondiente smbolo en la caja de bsqueda.
Por ejemplo, imagina que quieres buscar la palabra Hola, pero slo si se encuentra tras una
tabulacin. Para hacerlo, simplemente deberas pulsar el botn Especial y seleccionar la
opcin Marca de tabulacin, se introducira el texto ^t en la caja de bsqueda y a continuacin
deberas escribir Hola. El resultado sera la bsqueda de ^tHola.
Si queremos que tambin intervengan caractersticas de formato en la bsqueda utilizaremos
el botn Formato. Por ejemplo, podemos buscar una palabra slo cuando est en negrita.
Desde este cuadro de bsqueda tienes acceso directo a la opcin Reemplazar, simplemente
haciendo clic en su pestaa. De esta forma podrs proceder a substituir los trminos que hayan
coincidido con una bsqueda ya realizada. Sus opciones son bsicamente las mismas que ya
hemos visto.
93
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Reemplazar, o con la
combinacin de teclas CTRL+L.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Buscar y
reemplazar
94
Abre Word. Trabajaremos con el documento en blanco que se muestra. Copia y pega en l el
texto siguiente:
Me llamo Mara y soy de Valencia. Estoy siguiendo el curso de Word para aprender a sacar
partido a mi ordenador y progresar en el mbito laboral. Conocer este programa me ayudar a
redactar documentos con mayor eficacia.
Fdo.
Mara (Valencia).
Recuerda que para copiarlo debes seleccionarlo aqu y pulsar CTRL+C y luego, en Word, pulsar
CTRL+V.
95
Modo lectura. Esta vista permite visualizar la pgina de una forma muy limpia, con pocos
elementos para facilitar la lectura. En esta vista no se ven los los encabezados y pies de pgina. Si
el espacio de la pantalla lo permite, muestra dos pginas por pantalla.
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96
Podemos ver algunas diferencias respecto al modo impresin de la imagen anterior, aqu, en
modo lectura, no se ve el encabezado Parque Natural S. Bicuerca y el cuadro de texto con fondo
azul, se ve con menor tamao. El tamao de letra es mayor.
2. En la parte izquierda y derecha tiene unas flechas para retroceder y avanzar pgina.
3. En la parte inferior la barra de estado cambia el diseo como muestra la siguiente imagen.
97
Tiene un botn blanco que permite desplazarse rpidamente por todo el documento y en la barra
de estado desaparecen las indicaciones del idioma y del nmero de palabras.
Cuando cerramos un documento en modo lectura y lo volvemos a abrir ms tarde, Word nos
muestra un aviso por si queremos volver al punto exacto donde dejamos el documento.
Basta con hacer clic en este aviso para ir al punto donde habamos dejado la lectura la ltima
Si no haces clic en el
aviso, este desaparece al poco tiempo. Este aviso tambin aparece en las otras vistas.
Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vera si lo
publicramos en un navegador web, como Chrome, Internet Explorer o Firefox .
Respecto a los modos anteriores, en este modo no se ve el encabezado Parque Natural S.
Bicuerca y el cuadro de texto con fondo azul, se ve ajustado a la izquierda, en lugar de ajustado
al centro. Los mrgenes de la pgina son ms pequeos.
98
Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarqua de los apartados que conforman
el documento. Profundizaremos en esta vista a lo largo del curso.
Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la
lectura en pantalla. Se muestra con la misma longitud de lnea que en la versin impresa, pero
elimina elementos como grficos, encabezados o pies de pgina.
El botn Cambiar ventanas despliega un men con el nombre de cada uno de los
documentos abiertos, permitindonos elegir cul queremos ver en primer plano.
99
Al pulsar el botn Organizar todo se situar un documento sobre el otro, permitindote ver
los dos de forma simultnea. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra
de ttulo ms coloreada. En el ejemplo de la imagen, la inferior.
Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del
rea de la ventana.
Podemos variar el tamao y la posicin de cada ventana a nuestro gusto:
- Para modificar el tamao hay que situar el cursor en el borde de la ventana y arrastrarlo cuando
tome forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e inferior alterarn la altura, los bordes
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100
De esta forma, por ejemplo, podemos visualizar a la vez la primera y ltima pgina del
documento. Cada una de las divisiones tendr su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las
herramientas de la cinta en cambio son comunes para ambas y los cambios se aplicarn all donde
se encuentre el punto de insercin o la seleccin.
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101
Cuando hayamos incluido una divisin, el botn se convertir en Quitar divisin y al pulsarlo de
nuevo la podremos eliminar.
102
La pgina 2 contendr:
103
Utiliza las barras de desplazamiento para pasar de una pgina a otra y, en caso de necesidad,
desplzate por el documento como hemos visto a lo largo del tema.
Para finalizar, guarda el documento con el nombre Fiesta.
Ejercicio 3: Deshacer
Deshaz la ltima accin, de forma que vuelva a llamarse Mara.
Ejercicio 4: Desplazarse
Incluye el nombre Mara Fernndez en la lista de personas que participan en el regalo comn,
en la pgina 2.
104
2. Localiza los estilos de la ficha Inicio y pulsa sobre el estilo Ttulo 1. Teclea Invitados a la
fiesta: y pulsa la tecla INTRO.
Recuerda que si cometes algn error durante la introduccin del texto en el ejercicio, puedes
borrar con las teclas RETROCESO y SUPRIMIR una vez situado el punto de insercin junto
al error.
3. El punto de insercin estar en la lnea superior y el estilo seleccionado en la cinta
ser Normal. Selecciona Ttulo 2 y teclea Compaeros de clase. Pulsa INTRO.
4. Escribe Teresa y pulsa MAYS+INTRO para realizar un salto de lnea simple, ya que el resto
de elementos que vamos a introducir formarn parte del mismo prrafo.
5. Repite la operacin con Ana, Paula, Carlos y Sebastin.
6. Escribe Pablo, que es el ltimo nombre, pero esta vez pulsa INTRO para indicar que finalizas
el bloque y que vas a insertar un prrafo nuevo. O, en este caso, un ttulo.
7. Selecciona Ttulo 2 y teclea Compaeros de trabajo. Pulsa INTRO.
8. Escribe Marcos y pulsa MAYS+INTRO. Haz lo mismo con Patricia.
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105
19. Utiliza las barras de desplazamiento para pasar de una pgina a otra y ver el resultado.
20. Pulsa Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido o bien en la ficha Archivo.
En el cuadro de dilogo, indica el nombre Fiesta y gurdalo en la carpeta donde tengas el
resto de ejercicios que has ido creando.
Ejercicio 3: Deshacer
Para deshacer el reemplazo, pulsa las teclas CTRL+Z o la flecha deshacer de la barra de
herramientas de acceso rpido.
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Ejercicio 4: Desplazarse
Para incluir a Mara Fernndez en la lista de personas que participan en el regalo comn nos
situamos en este apartado.
Hay muchas formas de hacer esto, lo ms sencillo sera desplazarse con CTRL+FIN, porque ya
sabemos que queremos ir al final del documento. Sin embargo, no siempre sabremos en qu
pgina est un determinado apartado, as que para practicar nos desplazaremos mediante
el Panel de navegacin.
1. En la pestaa Vista, activa la casilla Panel de navegacin.
Debera mostrarse un ndice con los ttulos de cada apartado. Si no es as, asegrate de que
ests situada en la primera de las tres solapas que hay dentro del panel. Se encuentran justo
bajo el cuadro de bsqueda del mismo.
2. Haz clic en el ttulo Participan en regalo comn:. Automticamente nos mostrar ese
apartado y situar el punto de insercin al principio del ttulo.
3. Haz clic justo despus del nombre Gloria o bien pulsa CTRL+FIN.
4. Pulsa INTRO e introduce el nombre Mara Fernndez.
107
- Al utilizar el comando Guardar como, Word que te permite elegir el dispositivo donde vas a
guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En
definitiva, si el documento ya haba sido guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones
realizadas en l en un archivo diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia
modificada por separado.
La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar como es la siguiente.
En esta pantalla se puede elegir la ubicacin (dispositivo) y la carpeta donde vamos a guardar
el archivo.
El dispositivo ms utilizado es nuestro propio ordenador, es decir, la opcin Este PC. Tambin
podemos elegir otras ubicaciones como OneDrive. Si hacemos clic en Agregar un sitio nos
mostrar otra pantalla para elegir entre SharePoint y OneDrive. Tambin podemos elegir otras
ubicaciones en la web.
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108
Una vez elegida la ubicacin podemos elegir una carpeta dentro de esa ubicacin. Podemos
hacer clic en una de las carpetas que se nos muestran en la parte derecha de la pantalla o podemos
buscar otra carpeta haciendo clic en Examinar. En ambos casos se abrir un cuadro de dilogo
similar al que ves a continuacin
dilogo, simplemente se guardarn los cambios. A excepcin de un documento que nunca ha sido
guardado, en ese caso s que se abrir el cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin
que quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u otra. Aun as,
aunque la esttica y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo
debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo
Veamos cmo elegir estos parmetros:
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109
Dnde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta
en que estamos situados, en este caso Documentos. Ten en cuenta que, para guardar el archivo
en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la primera vez que guardamos un
documento y cuando pulsamos el botn Examinar la carpeta que se muestre sea la que est
destinada por defecto a guardar los documentos. Para ver cmo cambiar esa carpeta
predeterminada, visita este tema avanzado. Cambiar carpeta predeterminada al guardar
La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un sistema Windows 10.
Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las
subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la
tecla RETROCESO para volver al nivel superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la imagen Este
equipo > Documentos. Para ello, deberas pulsar la flecha negra que separa cada nivel de
carpetas y elegir en el submen en cul te quieres situar.
Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar
el archivo.
Puedes ver con ms detalle cmo funcionan las unidades, carpetas y archivos en Windows,
y cmo se organiza su estructura en el siguiente bsico: Estructura de archivos .
110
Para
cambiar la
carpeta
predeterminada que
aparece
al pulsar Examinar, en el
comando Guardar como... debemos ir a la pestaa Archivo, y hacer clic en el botn Opciones.
Se abrir un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos la categora Guardar, donde
aparecern las opciones a modificar.
Aqu debemos seleccionar la carpeta que queremos que aparezca de forma predeterminada
cuando pulsemos Guardar. Lo haremos cambiando la Ubicacin predeterminada de archivos
locales, desde su correspondiente botn Examinar situado a su derecha.
Se abrir el cuadro de dilogo Cambiar posicin. Sitate dentro de la carpeta que quieras utilizar
para guardar la mayora de documentos y pulsa Aceptar.
111
112
conceptos.
Unidad fsica. Son componentes fsicos que tienen la capacidad de almacenar informacin.
Algunos ejemplos son: el disco duro del ordenador, un DVD, una memoria USB, una tarjeta SD,
etc.
Unidad lgica. El sistema de archivos no puede referirse a las unidades fsicas como tal sino
que lo hace a travs de una unidad lgica. Podemos simplificar diciendo que una unidad lgica es
el nombre con el que Windows se refiere a las unidades fsicas.
Las unidades lgicas se nombran con letras maysculas seguidas de dos puntos. As la unidad
fsica disquete se corresponde con la unidad lgica A:, si hubiera otra unidad de disquetes sera la
unidad B:, el primer disco duro sera la unidad lgica C:, la unidad D: ser el siguiente disco duro o
el DVD, ... y as sucesivamente.
Puede darse el caso que una sola unidad fsica contenga dos unidades lgicas, por ejemplo, un
slo disco duro puede estar formateado en dos particiones con lo cual tendremos dos unidades
lgicas, por ejemplo, C: y D: que residen en el mismo disco.
Por otra parte, si nuestro equipo est en red, es posible que tengamos acceso a unidades que
no estn directamente conectadas a nuestro equipo. En este caso la unidad est conectada a otro
equipo y es un cable de red el que nos permite mantener la comunicacin con ella.
113
Archivos. Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos
caractersticas fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre.
Tipos de Archivos (extensiones). Hay diferentes tipos de archivos segn la clase de datos
que contienen, por ejemplo, hay archivos de imgenes, archivos de programas, archivos de
documentos Word, etc. Para distinguir el tipo de datos que contienen, a los archivos se les asigna
un tipo de archivo o documento.
Antes de Windows95 los nombres de archivos estaban compuestos por el nombre y el tipo (o
extensin) separados por un punto, por ejemplo: carta.docx, programa.exe,... Actualmente ya
no es necesario incluir en el nombre la extensin, aunque internamente sigue existiendo.
Cuando trabajamos en Word los archivos son de tipo Documento de Word (.docx) y por defecto
siempre se crean de este tipo, salvo que explcitamente nosotros digamos lo contrario en el
momento de guardar el documento. Por lo tanto, el tipo de archivo viene definido por el
programa que se ha utilizado para crearlo y, cuando el programa permite guardar en distintos
tipos, el usuario podr elegir cul utilizar.
La funcin del tipo de archivo es la de indicar al sistema con qu programa se abre e
interpreta el documento. Por lo tanto, si creas un documento con la intencin de compartirlo con
terceras personas, lo ideal es que lo guardes con el formato de un programa que sepas que van a
poseer.
Por defecto, no se muestra el tipo de archivo, pero es muy fcil hacer que se muestren. Por
ejemplo, en Windows 10. Abre el explorador de archivos y pulsa el icono que muestra la flecha de
la siguiente imagen:
114
Se abrir la cinta con las propiedades, desde la pestaa Vista, marca la casilla Extensiones de
nombre de archivo.
115
Nombres de archivos. El nombre puede tener hasta 255 caracteres, puede contener letras,
nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &, pero hay
un grupo de caracteres especiales que estn prohibidos ( ", ? , , \, >, <, | ).
Carpetas. Para organizar los archivos dentro del disco se utilizan las carpetas (tambin
llamadas directorios). Podemos crear varias carpetas dentro de otra carpeta. De esta forma una
carpeta puede contener archivos y otras carpetas. Los nombres de las carpetas siguen las mismas
reglas que los nombres de los archivos.
Estructura de archivos
La organizacin de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de archivos de
Windows. Se puede decir que es una estructura arborescente porque se parece a un rbol invertido.
El tronco sera la unidad lgica, las ramas las carpetas y las hojas los archivos. Cada rbol tiene
un slo tronco del que salen varias ramas, de las que a su vez salen otras ramas y al final de las
ramas estn las hojas.
Lo nico que rompe la analoga es que las ramas iniciales de los rboles no tienen hojas, mientras
que cualquier carpeta puede contener archivos, adems de otras carpetas.
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116
En la imagen estamos situados en la carpeta Ejemplos del curso, que a su vez posee dentro
las
carpetas Curso
Excel y Curso
Word y
un
listado
de
documentos
Word: Lorem
117
El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras
del contenido del documento.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta,
aparece un cuadro de dilogo avisndonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan
tres opciones:
118
Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.
Guardar y sincronizar
Si el documento est guardado en OneDrive, el icono Guardar tendr esta forma
que nos
indica que al guardar se sincronizar con OneDrive. Es decir, que los cambios realizados en el
archivo estn disponibles para cualquiera que acceda a l desde otra ubicacin a travs de
OneDrive.
Herramientas.
Junto al botn Guardar encontrars la opcin Herramientas. Si haces clic en ella, vers que se
abre un men que te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad
de red en vez de en tu equipo. Tambin puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones
generales, Opciones Web y Comprimir imgenes.
La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo tambin puede
variar de las imgenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versin de
Windows, sino que es algo fcilmente personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir seleccionar cmo
visualizar los elementos. Dependiendo de tu versin de Windows, las vistas disponibles sern unas
u otras, pero las opciones son muy similares:
119
A la izquierda, las vistas en Windows Vista, en el centro en Windows 7, y a la derecha, las vistas
en Windows 10.
La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los
archivos (como su fecha de creacin o modificacin, etc.) y adems te permite ordenar los archivos
por cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en
el cuadro de dilogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que
ms te guste.
Ahora para Guardar como hay que realizar tres clics, como mnimo, mientras que en la versin
de Word 2010, se poda hacer con un slo clic. Aunque, como ya hemos dicho, pulsando F12 se
abre cuadro de dilogo directamente.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Guardar
documento
120
121
En ese caso y tambin si utilizamos el comando Abrir de la pestaa Archivo, veremos una
pantalla similar a esta.
Desde aqu podemos abrir uno de los documentos recientes haciendo clic en la lista de la parte
derecha. Si el documento que queremos abrir no aparece entre los documentos recientes haremos
clic en una de les opciones de la parte central, OneDrive, Equipo, ...
Para buscar en nuestro disco duro pulsaremos en Este PC y se abrir una pantalla similar a la
que hemos visto para Guardar, desde ella elegiremos la carpeta donde queremos buscar y se
abrir un cuadro de dilogo similar al siguiente.
122
Tambin podemos abrir este cuadro de dilogo desde el documento pulsando CTRL+F12 sin
pasar por la pantalla anterior.
Si el documento que queremos abrir est en la lista que se nos muestra basta hacer doble
clic sobre l para abrirlo, en otro caso seguiremos buscando en las carpetas.
Bsqueda del archivo dentro de una carpeta.
Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. El cuadro Nombre y el desplegable
de tipo de archivo nos ayudan a encontrar el archivo que queremos abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo.
De modo que el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la bsqueda en la carpeta en
que estemos situados. Si escribimos v, se desplegar una lista con los archivos que empiecen
por v que te permitir hacer clic en l directamente. sto es til en carpetas que contienen gran
cantidad de archivos.
Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del
archivo y hacer clic en el botn Abrir.
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123
Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn unas dentro de otras,
en orden jerrquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro
de Documentos, debers situarte en la carpeta padre Documentos y utilizar el cuadro de
bsqueda, ya que este incluye las subcarpetas en su mbito de bsqueda.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Abrir documento
124
125
126
5. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento Probando cmo guardar. En el
men contextual, selecciona Restaurar.
6. Cierra la ventana para observar el Escritorio. En l debe estar nicamente este archivo y no
el modificado.
7. Seleccinalo y haz clic en SUPR de nuevo para borrarlo. Y confirma la accin.
127
stas lneas son nicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se
imprimirn.
128
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botn
derecho del ratn. Entonces aparecer el men contextual que nos permitir elegir una de las
palabras sugeridas.
Ortografa. En este caso, para el error jugete nos ofrece este men contextual.
Vemos que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete, jubete y juguetee.
Deberemos hacer clic sobre la que nos interese. Esta es la forma bsica de corregir nuestros
documentos.
Adems
de
las
palabras
sugeridas,
en
el
men
contextual
encontramos
129
Vemos que ofrece la opcin Omitir una vez , con el significado que ya hemos visto, y la
opcin Gramtica ... que abre el panel de gramtica que veremos a continuacin.
Tener activada la opcin de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos
extensos, la carga del documento resulte lenta. Esto se debe a que, al abrir el archivo, se revisar
automticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o
para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesar tener activa la
correccin. En ese caso, te recomendamos que la desactives. Puedes ver cmo se hace en este
bsico Desactivar la revisin automtica
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Revisar ortografa
durante la redaccin
130
Debemos dejar sin marcar las casillas Revisar ortografa mientras escribe y Marcar errores
gramaticales mientras escribe.
131
132
Panel ortografa.
133
En la parte superior del panel vemos el ttulo del panel: Gramtica. A continuacin, aparece la
palabra causante del error, en nuestro ejemplo, jugete.
En la siguiente lnea vemos los botones Omitir, Omitir todo y Agregar (al diccionario). El
significado es el mismo que hemos visto en el men contextual.
Debajo tenemos una zona que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha
encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se
encontrar la palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.
Para cambiar la palabra errnea por la sugerida nicamente debemos cerciorarnos de que est
seleccionada
la
que
deseamos
aplicar
pulsar
uno
de
los
dos
botones
siguientes Cambiar o Cambiar todo. La mayora de veces la primera opcin ser la correcta, de
modo que ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.
Cambiar. Cambia slo el error en la posicin del documento que estamos viendo, es decir,
corrige el error una vez.
Cambiar todo. Cambia el error a lo largo de todo el documento que estamos viendo, es decir,
corrige el error todas las veces que se haya producido.
Ms abajo aparece el icono de un altavoz, al pulsarlo se oye una voz pronunciando la palabra.
A continuacin, vemos definiciones de la palabra tomadas de la pgina
web http://spanish.definitions.net/
En la parte inferior nos informa del idioma que se est utilizando en la correccin, en este caso,
el espaol (Espaa). Lo podemos cambiar haciendo clic en el tringulo de la derecha.
Hay ms elementos configurables en la revisin ortogrfica y gramatical que puedes cambiar
desde botn Archivo > Opciones y all seleccionar el apartado Revisin. Por ejemplo, cmo
desactivar la opcin de revisar mientras escribes que ya vimos en un tema bsico. Si quieres
ver ms opciones de configuracin visita el siguiente avanzado. Opciones de ortografa
Si quieres aprender ms sobre cmo Agregar al diccionario palabras que sueles utilizar y que
el corrector detecta como errores, visita el siguiente avanzado Gestionar diccionarios
personalizados
Y si quieres puedes ver ejemplos de diferentes tipos de errores ortogrficos aqu Ejemplos de
errores ortogrficos
134
Panel Gramtica.
Este panel tiene las mismas opciones que hemos visto en el men contextual,
podremos Omitir o Cambiar, en la parte inferior del panel hay una explicacin sobre por qu
Word lo ha considerado un error.
Si quieres puedes ver ejemplos de diferentes tipos de errores gramaticales
Una vez finaliza la revisin de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el
siguiente:
135
136
137
Omitir archivos y direcciones de Internet. Si marcamos esta casilla no dar error en los
nombres de archivos (cuenta4.exe), ni en las direcciones de internet (http://www.aulaclic.com),
ni en las direcciones de correo electrnico (ejemplo@aulaclic.com).
Marcar palabras repetidas. Cuando repita una palabra a continuacin de otra, Word marcar
el error.
Exigir maysculas acentuadas en francs. Obligar a escribir textos con letras maysculas
acentuados en francs.
Sugerir slo del diccionario principal. Si est marcada, slo consultar el diccionario
principal para ofrecer sugerencias. Si no est marcada utilizar todos los diccionarios disponibles.
Diccionarios personalizados. Word permite crear diccionarios con las palabras que nosotros
decidamos. En un tema avanzado que encontrars en esta unidad lo explicamos con ms detalle.
Revisar ortografa mientras escribe. Activa la revisin ortogrfica de modo permanente,
cuando cometamos un posible error lo subrayar en rojo ondulado.
Marcar errores gramaticales mientras escribe. Activa la revisin gramatical de modo
permanente, cuando cometamos un posible error lo subrayar en verde ondulado.
Palabras que se confunden frecuentemente. Permite corregir palabras parecidas que se
confunden al escribirlas.
Revisar gramtica con ortografa. Si est marcada, permite la revisin permanente de
gramtica y ortografa en el texto.
Estadsticas de legibilidad. Si la activamos mostrar un resumen al finalizar la revisin, que
detallar el nivel de lectura del documento. Se mostrar una ventana con los totales de caracteres,
palabras, oraciones y prrafos, as como el promedio de caracteres por palabra, palabras por
oracin y oraciones por prrafo.
Excepciones para: Aqu podemos elegir entre las opciones que aparecen en el desplegable.
Es decir, entre Todos los documentos nuevos o uno de los documentos recientes del
desplegable. Lo que elijamos aqu se ver afectado por la siguiente casilla.
Ocultar errores de ortografa slo en este documento. Esta casilla afectar al documento
seleccionado en la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado
rojo en las palabras errneas.
Ocultar errores de gramtica slo en este documento. Esta casilla afectar al documento
seleccionado en la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado
azul en las palabras errneas.
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138
Word dispone de ciertos diccionarios los distintos idiomas. Pero, en ocasiones, es posible que
nos interese tener un diccionario personalizado con determinada jerga especfica que no suele
venir contemplada en diccionarios ordinarios. Para ello disponemos de un diccionario
llamado CUSTOM.DIC.
Recuerda el cuadro de dilogo con el que trabajamos cuando estamos corrigiendo un texto.
Imagina que una palabra aparece marcada como error, pero la utilizas muy frecuentemente (por
ejemplo, el nombre de tu empresa). Decides incluirla en el diccionario para que no vuelva a
considerarse errnea en ningn documento. Lo nico que deberas hacer es pulsar el
botn Agregar al diccionario y la palabra pasara a considerarse correcta. Lo que realmente ha
sucedido es que se ha incluido en el diccionario CUSTOM.DIC. De esta forma, no se compromete
la integridad del diccionario empleado, sea de la lengua que sea.
Utilizarlo resulta de lo ms cmodo y sencillo.
Pero, como siempre, podemos sacarle ms jugo a esta herramienta si profundizamos un poco
ms. En algunos casos ser absurdo e innecesario, pero en otros puede resultar muy prctico.
Ahora imagina que varias personas utilizan el mismo equipo. Cada uno tiene una
especializacin o jerga, por ejemplo, un abogado y un mdico. No sera til que cada uno
pudiese crear su propio diccionario?
Hacerlo es muy sencillo, accedemos botn Archivo > Opciones y all seleccionar el
apartado Revisin. Ah debemos pulsar el botn Diccionarios personalizados. Se abrir un
nuevo cuadro de dilogo donde podremos crear un nuevo diccionario fcilmente, desde el
139
botn Agregar. Lo nico que necesitaremos hacer es indicar el nombre con que se guardar.
Observars que aparece en el listado. Podrs pulsar Cambiar predeterminado para que todas
las palabras que guardas cuando las decides Agregar al diccionario, se incluyan directamente en
el que prefieras.
Adems, es posible indicar a Word en qu idioma est. Lo haremos seleccionando el diccionario
y escogindolo del desplegable inferior. De esta forma podramos distinguir por ejemplo dos
diccionarios de medicina, uno en ingls y uno en espaol.
La ventaja de todo esto es que permite una mayor flexibilidad al usuario en la gestin de sus
diccionarios, pudiendo utilizar uno u otro en funcin del tipo de documento. Adems, al tratarse de
archivos independientes de tipo .DIC, es posible copiar un diccionario para disponer de l desde
cualquier equipo. El campo Ruta de acceso del archivo indica en qu carpeta se guarda el
archivo.
140
Vamos a ver un ejemplo de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la ortografa.
En el caso de la imagen superior hemos escrito "bacalado" en lugar de bacalao, aunque Word
detecta el error, la primera sugerencia que nos ofrece, "bacalada", no es la mejor, por lo tanto,
debemos seleccionar la segunda sugerencia, "bacalao", y pulsar Cambiar. O ms rpido, hacer
doble clic en la segunda sugerencia.
Hay otro error detectado al escribir "pilpul" en lugar de "pilpil", en este caso Word nos ofrecer
la sugerencia correcta para corregir el error.
141
Vamos a ver algunos casos tpicos de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la
gramtica.
En el caso de la imagen siguiente vemos que no hay concordancia entre el sujeto
(jugadores) y el verbo (dispuso). Esto es frecuente cuando modificamos una frase ya escrita.
Por ejemplo, en principio decidimos escribir "la seleccin" pero al final optamos por "los
jugadores" y olvidamos revisar el resto de la oracin.
Las dos sugerencias son correctas, pero en nuestro caso la segunda sugerencia es la adecuada,
por lo tanto deberamos seleccionarla y pulsar el botn Cambiar.
Otro error frecuente es la inconcordancia del gnero. En el ejemplo vemos que se ha escrito
"la calor", cuando realmente es una palabra masculina. Observa que la correccin tiene en cuenta
el contexto y propone "del" y no nicamente cambiar "la" por "el". La sugerencia ofrecida es
correcta, por lo tanto deberamos pulsar el botn Cambiar.
142
Esta vez el corrector gramatical ha detectado que existe una oracin interrogativa a la que le
falta un signo. En este caso, Word es capaz de saber en qu momento empieza la interrogacin y
ofrece la sugerencia correcta. En otros casos ms complejos, puede detectar que falta un signo de
interrogacin, pero no es capaz de saber el lugar correcto por lo tanto, la forma de solucionar ese
error sera incluir el signo de interrogacin directamente en el documento.
143
En este caso no ha encontrado correcto que despus de dos puntos aparezca un subrayado
en lugar de un espacio, sin embargo, en el contexto de este documento no se puede considerar
que eso sea un error. Podramos omitir cada uno de los errores pulsando Omitir.
144
, en el grupo Revisin.
4. Se abrir un cuadro de dilogo que mostrar el primer error. Nos sugiere cambiar a por ha. La
sugerencia es adecuada, por lo que pulsaremos el botn Cambiar. Si no sucede as,
comprueba que el idioma seleccionado en el cuadro sea Espaol. En nuestro caso utilizamos
el alfabeto internacional, pero puedes seleccionar el que creas ms adecuado.
5. Automticamente se muestra el siguiente error. Nos sugiere cambiar tramba por tranva. De
nuevo la aceptaremos pulsando Cambiar.
6. Luego veremos que, en el siguiente error, vadana, se muestran varias sugerencias.
Seleccionamos la primera y pulsamos Cambiar.
7. Por ltimo, cambiaremos tambin trambiarios por tranviarios.
8. Word
mostrar
un
mensaje
indicando
que
ha
finalizado
la
revisin.
En nuestro caso no hemos necesitado omitir ningn error y todas las primeras sugerencias
han sido vlidas. Sin embargo, no es recomendable utilizar la opcin Cambiar todo. Mirar
cada caso uno a uno nos garantizar que Word no cambie el sentido a nuestro texto sin que
nos demos cuenta.
9. Guardamos los cambios pulsando las teclas CTRL+G y cerramos el documento.
145
5.3. Autocorreccin
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y nos
ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiar automticamente por u once. O bien,
si detecta que empiezas una frase con minscula, la cambiar por mayscula.
Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas:
- Por una parte es una forma cmoda de automatizar la correccin en errores que solemos cometer
frecuentemente.
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiar automticamente una
palabra sin que nos demos cuenta y es posible que no nos interese en algn caso en concreto. Por
eso no recomendamos automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no
tengamos apenas control de lo que estemos escribiendo.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal
es mirar la pantalla a la vez que escribimos para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado.
Si te falta prctica para ello, es posible que te interese desactivar esta opcin de correccin.
Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorreccin segn nuestros intereses. Para hacerlo:
1. Elegir la pestaa Archivo > Opciones.
2. Aparecer un cuadro de dilogo. All seleccionar en el men de la izquierda, Revisin.
3. Hacer clic en el botn Opciones de Autocorreccin....
Aparecer un cuadro de dilogo como este, vamos a ver las posibilidades ms interesantes.
146
Corregir DOs MAysculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos
maysculas seguidas al principio de una palabra Word sustituir la segunda mayscula por una
minscula.
Por ejemplo: Corregir DOs MAysculas SEguidas se corregira a: Corregir Dos Maysculas
Seguidas.
Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la primera letra
despus de un signo de puntuacin que indique el final de una oracin, como por ejemplo un punto,
un final de interrogacin, etc.
Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace
que empiece por mayscula.
Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de los das de la
semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYS. Cuando encuentra una palabra con la primera
letra en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por la primera en mayscula y las
siguientes en minsculas y desactiva el bloqueo de maysculas.
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147
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la
columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores
como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, si la palabra cuanto va detrs de una exclamacin
va siempre con tilde.
Si queremos podemos Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones.
- Para reemplazar algn trmino por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el
listado y pulsar Agregar.
- Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.
Por ejemplo, podramos agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace
por Organizacin de las Naciones Unidas.
Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite especificar unas
excepciones a algunas opciones de Autocorreccin.
148
Pueden resultar muy tiles, especialmente si disponemos de conexin a internet, ya que en tal
caso tambin podremos consultar contenidos de la red directamente en Word.
Para aprender ms sobre cmo utilizar estas funciones visita el siguiente avanzado. Traduccin
y sinnimos
panel
de Referencia,
que
podemos
mostrar
desde
la
grupo Idioma > Traducir, es precisamente esto. Una pantalla para poder traducir, buscar
sinnimos y un listado de servicios de referencia.
Observa el ejemplo de las siguientes imgenes, donde hemos realizado una bsqueda de la
palabra aprender tanto en un diccionario de sinnimos en espaol como en un traductor espaolingls.
149
En ambos casos la bsqueda se realizar despus de pulsar el botn verde con forma de flecha,
salvo que hayamos seleccionado la palabra previamente.
150
Diccionario de sinnimos
Word da especial importancia a los diccionarios de sinnimos, por ser una herramienta de
frecuente consulta. Por eso facilita un botn de Sinnimos
encarga de abrir el panel de Sinnimos. Este panel es similar a la opcin de Sinnimos del panel
de Referencia pero incluye tambin la definicin de la palabra.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Sinnimos
151
Atajo de teclado
Si esto ya nos ahorrar mucho tiempo de hojear libros y pasar pginas, an podemos utilizar esta
herramienta de forma ms rpida. La mayora de veces las palabras que buscaremos en los libros
de referencia son palabras que hemos utilizado en nuestro documento. De modo que una forma
muy sencilla de ver informacin sobre ellas es utilizar un atajo de teclado. Para ello, debemos
mantener pulsada la tecla ALT y hacer clic en la palabra en cuestin. Se abrir el panel y se realizar
la bsqueda automticamente. Ten presente que el libro o el sitio de referencia que se utilizar ser
el ltimo que hubisemos seleccionado.
Men contextual
Algunas personas se sienten ms cmodas trabajando con el men contextual. Si es tu caso
ests de enhorabuena, porque al hacer clic sobre una palabra con el botn derecho del ratn vers
Por ltimo, Traducir abrir el panel de Referencia para mostrar el resultado de la traduccin.
Opciones de configuracin
Y ahora que ya sabes cmo utilizar las referencias perfectamente, slo queda mencionar
sus opciones de configuracin. En la parte inferior del panel Referencia encontrars algunos
enlaces que te permiten:
152
y acceder a las Opciones de referencia, donde podrs realizar estas mismas dos acciones y
adems decidir qu libros y sitios quieres que aparezcan en la lista de seleccin de fuentes.
Por ejemplo, pudiendo incorporar nuevos diccionarios de sinnimos en otros idiomas que en
principio estn ocultos.
Diccionario
El panel de Diccionario se abre desde la pestaa Revisar > grupo Revisin > Definir. Es el
icono azul de la lupa. O tambin pulsando Ctrl + F7.
153
Como puede verse, el panel proporciona una definicin amplia de la palabra que tenamos
seleccionada al llamar al panel.
Es posible que la primera vez que se utilice este panel no est instalado ningn diccionario y
aparezca una pantalla como la siguiente.
154
Basta hacer clic en el botn Descargar para instalar el diccionario de forma gratuita a travs de
internet.
Recorriendo una a una las palabras subrayadas y haciendo clic con el botn derecho del ratn
sobre ellas para escoger la palabra sugerida en el men contextual. O bien omitir la correccin.
155
Adems, veremos cmo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetacin del documento y
cmo copiar el formato de un texto a otro.
156
Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones
(observa que puedes ver ms bajando la barra de desplazamiento).
Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos,
y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay a la derecha del botn Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este
modo, podramos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero aadirle la
combinacin de colores del tema Faceta, la combinacin de fuentes del tema Orgnico y los
efectos del tema Circuito. Con esta mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos
conservar para futuros proyectos pulsando el botn Guardar tema actual....
Y por qu debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de especificarlos
nosotros?
La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar al completo el tema,
157
si quieres ver cmo hacerlo te recomendamos que visites el siguiente avanzado Crear un tema
personalizado
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Aplicar un tema
158
159
En ella se mostrarn los colores del tema que hemos elegido al principio. en nuestro caso el
tema Office. Lo nico que deberemos hacer es ir cambiando cada uno de los colores para definir
cul utilizar en cada caso. En la zona de la derecha iremos viendo una vista previa del resultado.
Al finalizar, le damos un Nombre desde la caja de la zona inferior y pulsamos Guardar. De este
modo, crearemos una nueva paleta de colores que se incluir en el listado, dentro de la categora
Personalizados que antes no exista. Los colores personalizados se pueden, en caso de que
queramos realizar alguna modificacin, editar. Tambin se pueden eliminar y Agregar a la barra
de herramientas de acceso rpido. Lo haremos desde su men contextual, haciendo clic con el
botn derecho del ratn sobre ellos y eligiendo la opcin correspondiente. Los colores de office en
cambio no pueden sufrir alteraciones ni se podrn eliminar.
Ten en cuenta que la paleta de colores personalizada se guarda como entidad propia y no como
parte de un tema en concreto. Esto implica que podras utilizar la misma en varios temas
personalizados en que los colores seran los mismos, pero las fuentes y los efectos no, por ejemplo.
160
161
6.2. La portada
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada: proyectos,
memorndums, informes... Word 2016 facilita mucho esta tarea, ya que pone a nuestra disposicin
una serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaa Insertar > grupo Pginas >
opcin Portada.
Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de ellos se insertar una nueva
pgina al principio del documento con el aspecto elegido.
La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el ttulo,
el subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre
corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra un cuadro de edicin, donde hay
que indicar el nuevo texto.
162
Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el
tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto variar ligeramente para adaptarse a los
colores y fuentes del tema en cuestin y as dar un aspecto al conjunto ms homogneo.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Crear una portada
163
Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las pginas a la
vez:
Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por
ejemplo Confidencial, No copiar, Borrador, Ejemplo y Urgente. Al hacer clic se desplegar el men
siguiente que te permitir elegir el que quieras del listado:
164
Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar marca de agua.
Si lo que quieres es personalizarla porque ningn texto se adapta a tus necesidades o quieres
que la marca de agua sea una imagen (por ejemplo el logo de tu empresa), en este avanzado
explicamos cmo hacerlo Marca de agua personalizada
165
En la pestaa Diseo > grupo Fondo de pginas > opcin Marca de agua se despliega un
men donde elegir una de las marcas disponibles. Pero para crear una personalizada que se adapte
a nuestras necesidades particulares, elegimos la opcin Marcas de agua personalizadas... en
este mismo men. Se abrir un cuadro de dilogo como el que sigue.
Por defecto est marcada la opcin Sin marca de agua, pero si marcas una de las otras dos
(Marca de agua de imagen o Marca de agua de texto) se activarn sus correspondientes
opciones y podrs modificarlas.
Para aplicar una marca de agua que conste de una imagen, hay que pulsar el botn Seleccionar
imagen.... Se abrir un cuadro de dilogo que permite elegir la ubicacin y el archivo en concreto.
Una vez seleccionada, pulsamos Insertar y el cuadro se cerrar, mostrando la ruta de la imagen
elegida junto al botn (como se aprecia en la imagen de ejemplo).
166
Desplegando la lista Escala podrs elegir entre el tamao original. En la imagen anterior est
en Automtico, que es la opcin por defecto. De esta forma, la imagen tratar de ocupar casi
aproximadamente un tercio del tamao del folio. Pero puedes cambiar su tamao a 100% para que
se muestre en el tamao original, o bien escalarlo con los valores 500%, 200%, 150% o 50%.
Cuando hayas acabado, pulsa Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo conservando los
cambios.
El texto, bien eligiendo uno de los textos predefinidos de Word en el desplegable, bien
escribiendo uno propio directamente en la caja.
167
El tamao que, en vez de ser relativo como en el caso de la imagen, ser absoluto, como
cualquier tamao de fuente (en puntos).
Al igual que en el caso de la marca de agua de imagen, puedes ir aplicando los cambios para ver
el resultado y Aceptar cuando por fin hayas terminado de editarla.
Es interesante aplicar un texto de prueba sobre la marca de agua (sea del tipo que sea) para ver
el resultado final real. Por ejemplo, en nuestro caso quiz sera recomendable utilizar un color ms
suave:
168
Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de colores.
Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el que quieres en la
paleta, pulsa Ms colores.... Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no sean
simplemente de un color, sino que utilicen degradados, texturas y tramas. Para aprender cmo
hacerlo puedes visitar el siguiente avanzado Degradados, texturas y tramas
Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:
169
3. Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se
muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su
lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin tendrn:
todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...
Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar
las tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un
color muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Cambiar el fondo
de pgina
170
El cuadro de dilogo Efectos de relleno est compuesto por tres pestaas que nos permiten
crear efectos distintos como degradados, texturas o tramas, en vez de utilizar un color slido. El
funcionamiento siempre es el mismo: elegir las preferencias, visualizar el cuadro de muestra para
ver si nos gusta el resultado y pulsar Aceptar para guardar los cambios.
Este cuadro se puede utilizar, por ejemplo, para que las pginas tengan cierto fondo, en vez del
color blanco que viene por defecto. Podemos abrirlo desde la pestaa Diseo > grupo Fondo de
pgina > opcin Color de pgina > opcin del men Efectos de relleno....
Estas son las pestaas Degradado, Textura y Trama que vamos a ver en este avanzado:
171
172
Degradado
La primera pestaa que nos encontramos es la de Degradado.
En ella podemos elegir qu colores queremos degradar:
- Un color: te permite escoger un color y luego desplazar una barra para indicar qu grado de
claridad o oscuridad aplicar de ese mismo tono para generar el contraste del degradado. En la
prctica observars que lo que haces es mezclarlo con un color ms bien negro, blanco o similar
al elegido.
- Dos colores: Elegir dos colores, que se mezclarn con un efecto degradado.
- Preestablecer: Muestra una lista desplegable que te permite elegir entre algunos diseos
preestablecidos por Word.
Textura
La textura es una imagen que simula la textura de un determinado material o superficie: madera,
metal, corcho, piedra, pergamino... sta pequea imagen se aplica de forma repetitiva para crear
un efecto completo.
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173
Para el caso particular de fondo de pgina no te lo aconsejamos, ya que contiene colores muy
vivos y el texto sobre l apenas sera visible. A menos, claro, que vayas a introducir el texto dentro
de objetos o tablas de un color listo.
Las texturas no son modificables, pero puedes utilizar el botn Otra textura..., que abre un
cuadro de dilogo que te permite explorar en tu ordenador otras imgenes de texturas que puedas
tener.
Trama
Una trama es un motivo o serie de formas simples y repetitivasr. Puedes escoger el color del
primer plano y del fondo, para personalizarlas.
174
175
176
6.4. La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las
letras, nmeros y signos de puntuacin que se escriben como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a travs de los
temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y
precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.
En versiones ms antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para
formatear todo el texto. Esto supona mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado profesional.
Afortunadamente con la posterior aparicin de herramientas tiles que facilitan el trabajo, como los
estilos y los temas, stas se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos ms
concretos.
Podemos modificar la fuente desde la pestaa Inicio > grupo Fuente.
177
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma
que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas
las fuentes. Esto es as para que el listado resulte ms prctico y, si ests utilizando una fuente la
encuentres fcilmente entre las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha
para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el
botn central para movernos ms rpidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.
Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo
directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un
cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree que
buscas, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la
que te interesa.
Tamao de la fuente
178
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en
el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados
son 10 y 12 puntos.
Junto al desplegable de tamao de fuente veremos dos botones en forma de A
que
tambin nos permiten seleccionar el tamao de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno
de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamao, y el que apunta
hacia abajo lo disminuye.
Efectos bsicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
la
imagen
se
pueden
activar
varios
la
vez: Ejemplo.
Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los caracteres.
Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una lnea simple bajo el texto. Si pulsas la pequea
flecha triangular de su derecha se despliega un men que te permite cambiar el estilo de la lnea,
pudiendo elegir entre lneas onduladas, discontinuas, dobles, gruesas, etc.
-
texto.
-
Superndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamao del texto y lo sita ms arriba que el resto
del texto.
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179
Subndice y superndice son los nicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque,
obviamente, el texto se posiciona arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la
ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de dilogo Fuente.
Tambin puedes especificar qu fuente quieres que se utilice de forma predeterminada en todos
los nuevos documentos que crees. Para saber ms visita el siguiente avanzado: Cuadro Fuente y
caractersticas OpenType
En la pestaa Inicio > grupo Fuente encontramos las opciones ms comunes para la
modificacin de las fuentes de nuestro documento. Pero podemos ver todas las opciones posibles
si accedemos al cuadro de dilogo Fuente. Para hacerlo hay que pulsar en la parte inferior
derecha del grupo.
180
Fuente
La mayora de opciones son las que se encuentran en la cinta: tipografa y tamao de la fuente,
efectos bsicos, color de la fuente, estilos de subrayado...
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181
Versales: Convierte todo el texto a maysculas, con el matiz de que las letras que realmente
eran maysculas en el formato original sern ligeramente ms grandes que el resto.
Avanzado
Si hacemos clic en la pestaa Avanzado podremos cambiar el espacio entre caracteres y
configurar las caractersticas OpenType.
182
Caractersticas OpenType.
Anteriormente Microsoft utilizaba en gran parte tipografas de tipo TrueType (un formato creado
por Apple y Microsoft). Ms adelante, la compaa la mejor, junto con Adobe, creando el
tipoOpenType. Casi todas las fuentes que utilices en Office sern de este ltimo tipo. La forma de
distinguirlas es observar el icono que hay dibujado a la izquierda de cada una de las tipografas en
la cinta de opciones.
El tipo de fuente tiene que ver con la forma en que se ha realizado e instalado. Las distintas
formas de desarrollo influyen en las caractersticas de las mismas, por ejemplo, les permite tamaos
mayores de fuente sin distorsionar su forma.
No vamos a entrar en detalle sobre el asunto. Simplemente esperamos que ya no te suele a
chino esto de Caractersticas de OpenType. Se trata de caractersticas que son posibles gracias al
desarrollo de este tipo de tipografas y que dan un mayor control sobre el texto ahora que este
formato est bastante extendido.
Las opciones de esta seccin bsicamente te permiten crear una caligrafa propia,
personalizando una existente. Este apartado se introdujo en Word 2010, vamos sus opciones con
ms profundidad:
183
- Debes tener en cuenta que estas caractersticas no estn todas disponibles para todas las
fuentes. Las fuentes pueden ser desarrolladas por diseadores independientes o empresas (si es
que instalas alguna extra) o venir incluidas en el sistema operativo, etc. Te recomendamos que
utilices las fuentes de la coleccin ClearType de Microsoft
(Calibri, Cambria, Candara, Consolas, ConstantiaCorbel Gabriola) para probar, ya que son
compatibles con la mayora de caractersticas (de hecho llevan de forma predeterminada alguna
de ellas). Si utilizas Windows 10 tambin puedes probar con la fuente Gabriola.
- Formatos de nmeros.
* Predeterminado: El establecido por defecto en la fuente.
* Alineacin: Todos los nmeros tienen la misma altura y no se muestran en una posicin ms
baja que el resto del texto.
* Estilo antiguo: Los nmeros no tienen la misma altura, ni se sitan en la misma posicin, sino
que pueden estar ms o menos altos que la lnea de texto.
Un ejemplo de la misma tipografa (Gabriola) con ambos formatos de nmero:
184
- Los conjuntos estilsticos permiten, dentro de una misma fuente, utilizar diferentes estilos que
hayan sido incluidos por el diseador. Esto implica que, dependiendo de qu fuente utilicemos,
podremos elegir un nico estilo, dos, veinte o los que haya incluidos. El desplegable muestra los
valores del 1 al 20.
Un ejemplo de la misma tipografa (Gabriola) con los estilos 1, 2, 3 y 4.
185
la
minsculas...
opcin Cambiar
maysculas
Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas.
Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando MAYS+F3, las
palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: maysculas,
minsculas y tipo oracin.
que tambin se
pueden aplicar a la vez. Estn en la pestaa Inicio > grupo Fuente y desde el men contextual.
Color de fuente: Es el color del texto. La lnea que se dibuja bajo la letra A del icono es
el color que hay seleccionado actualmente. Tambin dispone de una paleta de colores que se
muestra al pulsar su correspondiente flecha.
186
Desde la opcin Degradado puedes desplegar un submen que permite dar cierto efecto
degradado al texto. El degradado tendr en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de forma
independiente.
Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botn el cursor cambiar y tomar la
forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo
que resaltaramos sobre una hoja de papel con un rotulador.
Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la paleta de colores
disponibles.
Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para dejar el texto
resaltado, pero dejar de utilizar el lpiz especial y recuperar el formato normal del cursor,
pulsa Detener resaltado.
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187
Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un men con 20 formatos
prediseados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color distinto al fondo, y
dems efectos.
Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opcin Borrar efectos de texto.
Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo debajo para crear un
efecto personalizado. Si quieres ver en detalle cmo hacerlo, visita el siguiente avanzado Efecto
de texto personalizado
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Color y efectos de
texto
188
Muchas herramientas permiten elegir un color de una paleta. Para simplificar, Word muestra una
paleta reducida, pero podemos acceder a una mayor variedad cromtica si pulsamos la opcin Ms
colores.... Por ejemplo, en la pestaa Inicio > grupo Fuente > opcin Color de fuente.
En principio veremos la pestaa de colores Estndar:
Al hacer clic sobre un color, se mostrar en la previsualizacin inferior, en la mitad superior del
cuadro (Nuevo). De esta forma puedes compararlo con el que hay aplicado actualmente (Actual),
justo debajo.
Aunque tambin podemos acceder a la pestaa Personalizado para disponer de ms
opciones.
189
Esta paleta es ms completa. Permite elegir un color y luego ajustar el tono deseado desde
la barra que hay justo a la derecha.
Si queremos utilizar un color en concreto no es factible seleccionarlo de la paleta de muestra. Lo
ms apropiado es establecer el valor exacto del mismo. El modelo de color utilizado por defecto es
la especificacin RGB, aunque se puede cambiar a HSL.
En el caso de utilizar RGB, deberemos especificar el nivel de rojo, verde y azul. Si utilizamos
HSL deberemos especificar el nivel de matiz, saturacin y luminosidad.
Tambin, como en el caso anterior, dispondremos de una vista previa.
190
Si has utilizado Word antes, vers que los efectos causan un resultado similar a WordArt, solo
que en este caso no creamos un objeto de tipo dibujo, sino que simplemente aplicamos sombras,
relieves y bordes al propio texto.
Hemos visto que en la cinta podemos establecer un efecto para el texto. Pero si lo que queremos
es crear uno personalizado, podemos acceder a la ventana Formato de efectos de texto:
1. Abrimos el cuadro de dilogo Fuente, desde la esquina de su grupo, en la pestaa Inicio:
Permite elegir el aspecto que queremos modificar del texto: Relleno de texto o Contorno de
texto. Si hacemos clic en la letra A de la parte superior derecha accedemos a ms opciones:
191
192
193
Para un relleno slido, nicamente elige el color y si quieres que tenga cierta transparencia
indica el grado de la misma.
Para un relleno degradado, debers elegir el color y tipo, la direccin de entre las del men y
su ngulo.
La mayora de selectores ya los conoces: mens, listas desplegables o barras deslizadoras.
Vamos a comentar el selector de Puntos de degradado, por ser algo diferente a lo que nos
solemos encontrar.
El degradado es una mezcla paulatina de dos o ms colores. Por lo tanto, esta barra nos permite
elegir en qu punto se introduce un color en la mezcla.
Desde los botones situados a la derecha de la barra puedes Agregar un delimitador nuevo
o Quitar el delimitador que est seleccionado. Tambin puedes deslizarlos a otra posicin,
arrastrndolos.
Al situar el cursor sobre uno de los limitadores, aparece un recuadro de ayuda (tooltip) que te
indica las caractersticas generales del mismo. Si haces clic en l, vers estas mismas
caractersticas plasmadas en las herramientas inferiores de color, posicin, brillo y transparencia.
Por tanto, las herramientas inferiores se modifican para cada uno de los delimitadores.
194
No explicaremos las opciones de contorno de texto, porque son idnticas. La nica diferencia
es que afectan a la lnea de contorno del texto en vez de a su relleno.
Formato 3D
El formato 3D te permite darle cierta perspectiva y profundidad al texto. Y las herramientas de
superficie te ayudarn a conseguir un bonito acabado.
195
En este ejercicio practicaremos cmo cambiar el color y cmo aplicarle efectos al texto.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Las opciones que utilizaremos estn en la pestaa Inicio, grupo Fuente.
3. Selecciona el ttulo de la portada Primeros pasos en Word, haz clic en la
herramienta Efectos de texto
4. Haz doble clic sobre la palabra Word en la primera lnea del texto para seleccionarla.
5. A continuacin, localiza la herramienta Color de fuente
y haz clic en su pequea flecha
para desplegar la paleta de colores. Escoge un color haciendo clic en l y observa cmo se
modifica el texto.
6. Luego, localiza la frase que hay bajo el ttulo aprenderemos a crear y guardar nuestro
primer documento, y seleccinala.
7. Haz clic en la herramienta Color de resaltado.
8. Guarda los cambios antes de cerrar.
196
6.7. WordArt
Con las opciones anteriores seramos perfectamente capaces de crear un rtulo vistoso en
nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rtulos de forma
sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaa Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botn WordArt.
Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos hacer es hacer
clic sobre la que ms nos guste.
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaa Inicio para cambiar
aspectos como la fuente, el tamao, el color o los estilos, tal y como lo haras con cualquier otro
texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn a medio camino
de ser imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las
Herramientas de dibujo, con una pestaa de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el
197
corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt
seguir las reglas de alineacin de los grficos.
En la parte izquierda hay un ancla que sirve para mover el texto de sitio, en la parte superior
central est el icono para girar y en la parte derecha el icono para alinearlo con el texto que lo
rodea.
Alineacin.
Estos son los botones
Izquierda
Centrada
Derecha
Justificada
198
Sangra.
Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda.
Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones
de la pestaa
Inicio en el grupo Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se
puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras opciones de
la pestaa Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los prrafos, y el espacio que
separa las lneas o interlineado. Formato del prrafo
Relacin entre saltos de pgina y prrafos.
Como sabes, al llegar al final de la pgina se produce un salto de pgina. Esto no supone ningn
problema, pero es posible que en un momento dado no quieras que un prrafo quede dividido en
dos pginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el
cuadro de dilogo Prrafo > pestaa Lneas y saltos de pgina. Tambin hay otras opciones
relacionadas con este tema que puedes ver aqu. Formato del prrafo
En el apartado, Lneas
y saltos de pgina.
En ocasiones nos interesar que Word divida una palabra en dos lneas, o bien que dos palabras
no sean separadas en distintas lneas. Por ello, haremos una especial mencin las funciones de
guin y espacio de no separacin en el siguiente avanzado. Guin y espacio de no
separacin
Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Alineacin y
sangra del prrafo
199
Cmo se usa?
Al mover el cursor por una pgina de Word, en Vista Diseo, vemos que Este toma diferentes
formas. Es debido a la funcin que te permite escribir libremente o escribir "al vuelo".
Las formas del cursor simbolizan el tipo de alineacin de prrafo que adquirira el texto si fuese
insertado en el lugar sealado. Tambin se crear una sangra automticamente, a la altura de
donde hayamos situado el punto de insercin haciendo doble clic.
Al colocar el cursor junto al margen izquierdo aparece un pequeo prrafo alineado a la
izquierda.
derecha.
Esta funcin es til, por ejemplo, cuando creamos una pgina de ttulo para un trabajo. Podemos
escribir al principio de la pgina el lugar y la fecha, en el centro el propio ttulo del trabajo y al final
de la pgina el autor del trabajo. Todo en los lugares exactos, sin tener que ir insertando lneas en
blanco ni cambiar el tipo de alineacin desde la cinta.
200
Sangra y espacio
Al hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Prrafo, veremos la pestaa Sangra y
espacio. En ella encontramos las opciones para configurar la Alineacin, el Espaciado o
el Interlineado, entre otras. El Nivel de esquema lo veremos ms adelante.
Alineacin.
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201
En este campo tenemos un botn para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineacin
disponibles. Izquierda, centrada, derecha y justificada.
Truco: Si despus de alinear justificado un prrafo, a la ltima lnea del prrafo le falta un poco
para llegar hasta el final de la lnea, colocar el cursor al final de esa lnea y pulsar MAYS + INTRO,
esto har que la lnea se reparta homogneamente para que llegue hasta el final, con lo cual el
prrafo quedar perfectamente justificado.
Sangra.
Podemos fijar los centmetros que queremos que se desplace el prrafo tanto a la izquierda como
a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecho.
Tambin podemos indicar uno de los dos tipos de sangra Especial disponibles en la ventana
que se despliega al hacer clic en el botn de la derecha.
Primera lnea: desplaza la primera lnea del prrafo un poco a la derecha.
Francesa: desplaza todas las lneas del prrafo hacia la derecha excepto la primera lnea.
Espaciado.
Aqu podemos fijar el espacio vertical que quedar entre el prrafo que hemos seleccionado y el
prrafo anterior y posterior.
Interlineado.
El interlineado es el espacio vertical que separa las lneas, podemos modificarlo mediante la
ventana de Interlineado que nos ofrece las siguientes posibilidades:
Sencillo, es el establecido por defecto.
1,5 lneas.
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Si activamos esta casilla impediremos que por un salto de pgina automtico quede la ltima
lnea de un prrafo en la primera lnea de una pgina (lnea viuda). Tambin evitaremos que quede
la primera lnea de un prrafo como ltima lnea de una pgina (lnea hurfana).
Conservar con el siguiente.
Activando esta casilla impediremos que el prrafo seleccionado y el siguiente sean separados
por un salto de pgina.
Conservar lneas juntas.
Al activar esta casilla impediremos que un salto de pgina reparta entre dos pginas el prrafo
seleccionado.
Salto de pgina anterior.
Si activamos esta casilla se insertar un salto de pgina delante del prrafo seleccionado, por lo
que el prrafo seleccionado ser el primer prrafo de la pgina.
Suprimir nmeros de lnea.
Esta casilla activada evitar que aparezcan los nmeros de lnea, si los hubiere, al lado del
prrafo seleccionado.
No dividir con guiones.
As evitaremos que, en el prrafo seleccionado, las palabras sean divididas con guiones al final
de la lnea, si es que esta opcin se encuentra activada.
204
Por defecto, cuando escribimos en Word el texto se autoajusta y hace saltos de lnea para
evitar que una palabra quede dividida. Para que se utilicen los guiones de separacin nos
situaremos en la pestaa Formato , grupo Configurar pgina y cambiaremos la opcin Guiones.
Por defecto est activa la opcin Ninguno, que hace que la ltima palabra de la lnea no se
separe con guiones.
Aqu puedes ver un ejemplo del resultado si seleccionamos Ninguno, Automtico y Manual:
En el ltimo caso, en Manual, vemos que aparece un cuadro de dilogo que nos permite indicar
cmo se divide correctamente la palabra, aunque lo normal es que el sistema lo haga bien.
Ten presente que los guiones se aplicarn a todo el documento. Si quieres que slo se aplique
a una parte del mismo tendrs que utilizar el modo Manual con el texto a modificar previamente
seleccionado.
Si, por el contrario, lo que queremos es conseguir que dos palabras no se separen en
distintas lneas, por la razn que sea, lo que haremos ser pulsar la combinacin de
teclas CTRL + MAYS +ESPACIO, en vez de separarlas con un espacio simplemente. Si ya estaban
escritas debers borrar el espaciado e insertarlo de la forma descrita.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
205
Como las tres palabras son ahora inseparables, y no caben en el espacio de la lnea superior, se
sitan juntas en la inferior.
Podras pensar que, visto lo visto, insertando un salto de lnea con la tecla INTRO se obtendra el
mismo resultado. Y as sera, al menos en apariencia. Pero de esta forma, al autoajustarse
automticamente, no habr ningn salto de lnea si modificamos el texto posteriormente.
206
207
Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma
automtica.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entender que
quieres introducir una lista de vietas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o nmeros tambin crear una
lista, en este caso numrica.
Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a continuacin de la
tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estn en la misma vieta, debers separarlos por un
salto de lnea, pulsando MAYS+INTRO en vez de INTRO.
El resultado ser el siguiente:
Si quieres que un elemento de la lista numrica no empiece por 1 o no siga la secuencia, utiliza
la opcin Establecer valor de numeracin del submen que despliega su correspondiente flecha.
Una vez hemos completado la lista y queremos continuar con un prrafo normal, hay que
pulsar de nuevo la tecla INTRO despus del ltimo elemento, es decir, hay que pulsar dos veces la
teclaINTRO.
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Una caracterstica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar alfabticamente.
Lo haremos seleccionndolos y pulsando el botn Ordenar
pestaa Inicio, junto a los botones de lista. En el cuadro de dilogo lo nico que debemos hacer es
escoger si queremos una ordenacin ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar el botn Aumentar sangra antes de introducir un nuevo elemento indicamos que este
est un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas
multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de vietas como numricas.
Tambin encontrars la opcin Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de
lista
Para elegir el estilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha triangular
situada a la derecha de cada uno de los botones.
209
210
Podrs escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequea muestra del
men que se despliega. Tambin puedes crear un estilo de lista personalizado pulsando Definir
nueva vieta, Definir nuevo formato de nmero o Definir nueva lista multinivel.
Si no queremos que se creen lista de forma automtica podemos hacerlo desde Archivo
Opciones Revisin Opciones de autocorreccin
Listas automticas con vietas y Listas automticas con nmeros.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Listas
211
212
13. Haz clic en una de las vietas en forma de crculo negro. Observars que se seleccionan en
color gris todas las vietas del mismo nivel.
14. Haz clic sobre la pequea flecha triangular de la herramienta Vietas para desplegar su men.
En l debes seleccionar otro estilo de vieta distinto. Te proponemos, por ejemplo, el quinto
en la Biblioteca de vietas. Se trata de uno coloreado.
15. Selecciona ahora una de las vietas del subnivel para seleccionarlas todas y repite la
operacin, pero esta vez selecciona la vieta en forma de cuadrado negro. El resultado ser
el siguiente:
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6.10. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla
de tabulacin TAB, como ves en esta imagen.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones.
Word 2016 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems, podemos definir la alineacin para cada
tabulacin.
Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que
las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin
repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes ir a la pestaa Vista >
grupo Mostar > opcin Regla.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la
tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente
diferentes iconos que corresponden a las siguientes
alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangra de
primera lnea y sangra francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la
tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada.
Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.
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215
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Texto tabulado
. Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a
sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer
clic
sobre
la
palabra
de
la
cual
queremos
copiar
el
formato,
hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de
copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez
el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar
sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carcter como el formato prrafo.
216
Desde la pestaa Inicio > grupo Prrafo, iniciamos el cuadro de dilogo Prrafo. Se pueden
establecer las tabulaciones desde el botnTabulaciones que se encuentra en la parte inferior
izquierda. Tambin se pueden aplicar tabulaciones desde la regla horizontal.
Para establecer las tabulaciones se teclea la posicin en cm. en el campo Posicin, a
continuacin, hacer clic en el tipo de alineacin deseada, luego podemos elegir un tipo de relleno
con el que se rellenarn los espacios en blanco a la izquierda de la tabulacin y por ultimo pulsar
el botnFijar, esto har que la tabulacin que acabamos de crear aparezca en la lista de
tabulaciones.
Si queremos eliminar una tabulacin debemos seleccionarla, haciendo clic en la lista y pulsar el
botn Eliminar. Tambin tenemos un botn para eliminar todas las tabulaciones del prrafo en que
nos encontramos. Una vez tengamos todas las tabulaciones preparadas pulsaremos el
botnAceptar y volveremos a nuestro documento donde veremos en la regla horizontal los iconos
de las tabulaciones que acabamos de fijar.
Para modificar cualquier tabulacin se puede utilizar esta ventana o la regla horizontal,
independientemente de la forma en la que se cre la tabulacin.
Por ltimo, en esta ventana podemos variar la distancia a la que se colocan las tabulaciones
predeterminadas, que es de 1,25 cm. basta con escribir otro nmero en la ventana.
217
En este ejercicio practicaremos cmo crear columnas de texto con distintas alineaciones gracias
a la tabulacin.
1. Abre Word. Trabajaremos sobre el documento en blanco.
2. Crearemos las tabulaciones y luego ya introduciremos el texto. Lo primero pues ser
asegurarnos de que estamos mostrando las reglas. Si no se muestra la regla, recuerda que
para activarla debes ir a la pestaa Vista > grupo Mostrar > opcin Regla.
3. En el cuadro que hay sobre la regla vertical izquierda es donde definimos el tipo de tabulacin.
Haz clic sobre l y observa cmo va cambiando el tipo. Djalo en Tabulacin izquierda. Si
no tienes claro cul es, deja el cursor sobre ella unos segundos y un globo informativo te dar
su nombre, como siempre.
4. Haz clic en el nmero 1 de la regla horizontal superior. Quedar una pequea marca con la
forma de la tabulacin izquierda.
5. Haz clic de nuevo en el cuadro para cambiar el tipo de tabulacin. Esta vez
utilizaremos Centrar tabulacin.
6. Haz clic en el nmero 5 de la regla superior. Tambin quedar marcado.
7. Repite la operacin con la Tabulacin derecha en el nmero 9.
8. Ahora, selecciona en el cuadro la Barra de tabulaciones e insrtala en el nmero 10.
9. Por ltimo, crea una Tabulacin decimal en el nmero 13.
El resultado que observars en la regla es el siguiente:
10. Haz clic en la hoja para empezar a introducir el texto.
11. Escribe Precios de ctricos y pulsa INTRO.
12. Pulsa la tecla TABULADOR (TAB) y escribe Ctricos.
13. Pulsa TAB y escribe Tipo.
14. Pulsa TAB y escribe Orgen.
15. Pulsa TAB y escribe /Kg.
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218
34. En la ficha Inicio, grupo Prrafo dispones del botn Mostrar todo . Recuerda que con l
puedes ver las marcas y smbolos de formato. Al trabajar con tabulaciones puede resultar
muy til, para ver dnde hemos introducido una. El mismo documento con esta herramienta
activada se vera as:
219
Las flechas hacia la derecha representan las tabulaciones. Si en algn momento no te sale
bien puedes confirmar que has realizado correctamente las tabulaciones de esta forma.
35. Guarda el documento con el nombre Precios y cirralo.
220
Ejercicio 1: Receta
Abre el archivo Plato de la semana de los ejercicios del curso y dale formato para que quede
como el siguiente, o al menos lo ms parecido posible:
El tema empleado en el ejemplo es Office, y los ttulos se han formateado con sus estilos
predefinidos.
221
Utilizar las tabulaciones para que, en los ejemplos y ejercicios del texto donde hay un SELECT
y un FROM, aparezcan cada uno en una lnea, pero a la misma altura, en columna. Observa
un
ejemplo:
Observa que, en el caso en que Ejemplo: est en la misma lnea que SELECT, hacemos un
retorno de carro para separarlo en distintas lneas.
Utilizar las tabulaciones para organizar bien la tabla de verdad, de forma que los valores AND,
TRUE, FALSE y NULL queden bien alineados.
Dar estilo de lista de vietas al texto Una constante, Una funcin de agrupacin, Una
columna de agrupacin y Una expresin basada en las anteriores. Se encuentran en el
apartado Determinacin de los valores mnimos y mximos, al final de la pgina 3.
Los ejercicios de la ltima pgina estn mal numerados, por haber sido numerados a mano y
posteriormente modificados. Cambia la numeracin por una lista numerada.
Adems, los ejercicios no presentan una homogeneidad. Los ejercicios de consultas simples
se resuelven tras el enunciado, y los ejercicios multitabla y de sumatorias separan enunciados
y soluciones en dos bloques distintos. Modifica los ejercicios de consultas simples para que
sigan el mismo patrn.
Modificar la fuente de todo el texto por una que te guste ms. Por ejemplo, Calibri.
Ejercicio 1: Receta
Para formatear el archivo Plato de la semana:
222
Esta
16. Ahora vamos a cambiar el tipo de fuente y algunos detalles de estilos bsicos. Pulsa CTRL+E
para seleccionar todo el texto.
17. Cambia la fuente por otra que te guste ms. Nosotros hemos aplicado una High Tower Text y
hemos utilizado posteriormente los botones para aumentar el tamao
. Al utilizar estos
botones en vez de indicar un valor absoluto en el listado de tamaos de fuente, evitamos que
el texto y los ttulos tengan el mismo tamao. Conseguimos conservar su proporcin.
18. Selecciona el texto Comensales: 4 personas y luego haz clic en la herramienta Negrita de
la ficha Inicio, grupo Fuente. O bien pulsa CTRL+N.
19. Sin perder la seleccin, despliega la paleta de colores del grupo Fuente y cambia el color del
texto a verde oscuro (Verde oliva, nfasis 3, Claro 25%).
20. Pulsa CTRL+G o Guardar para conservar los cambios.
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223
224
una fila que no corresponda (que no empiece por SELECT), puedes seleccionar el nmero y
pulsar SUPR para eliminarlo.
12. Pulsa CTRL+E para seleccionar todo el texto. En la ficha Inicio, grupo Fuente, selecciona el
tipo de fuente Calibri.
13. Pulsa CTRL+G o Guardar para conservar los cambios.
14. Cierra el documento.
225
Unidad 7. Estilos
7.1. Introduccin
Los estilos sirven para para dar formato al texto ms fcilmente. Al aplicar un estilo podemos
dar varios formatos a la vez co un slo clic. Por ejemplo, un estilo puede incluir caractersticas del
formato fuente (negrita, tipo, color y tamao fuente, ...) y tambin del formato prrafo (alineacin,
sangra, ...). Word ya tiene predefinidos unos estilos que nos sern suficientes en muchos casos,
pero tambin podemos definir nuestros propios estilos personalizados.
La otra funcin de los estilos es indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el mismo
(o cul es su naturaleza). Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no
son simples formas de diferenciar uno de otro, sino que denotan una jerarqua. El Ttulo 1 ser el
ttulo principal, y el Ttulo 2 ser un ttulo situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iramos
desencaminados si decimos que los estilos ayudan a definir la estructura del documento.
Los estilos estn disponibles desde dos sitios, la cinta de opciones y el panel de estilos:
En la pestaa Inicio > grupo Estilos de la cinta de opciones .
La principal diferencia con el grupo Estilos de la cinta de opciones, es que podemos elegir entre
mostrar o no mostrar una vista previa de su formato mediante la casilla inferior Mostrar vista
previa.
226
Otra diferencia es que podemos elegir qu estilos se muestran (recomendados, en uso, todos,
...) desde el enlace Opciones...
Iremos viendo ms opciones del panel de estilos a lo largo del tema.
227
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podras seleccionarlo y aplicar el primer
estilo llamado Normal. Pero, en ocasiones, dependiendo de los formatos manuales que hayas
especificado, al aplicar el estilo Normal, no desaparecen. En ese caso, hay que seleccionar el texto
en cuestin, y pulsar en el icono borrar formato
Tambin dispones de la opcin Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente
igual.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Aplicar estilos
228
Desde la pestaa Diseo puedes acceder a un Conjunto de estilos integrados. Al hacer clic
en un conjunto de estilos cambian las propiedades de fuente y prrafo de todo el documento. No
se puede aplicar slo a una seleccin del texto.
Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos guardarlos todos juntos
como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botn
229
Aparecer un cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato como el siguiente.
230
Aqu podremos personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamao de fuente, negrita,
cursiva, subrayado, color, alineacin, interlineado, sangra, bordes... La vista previa y el cuadro de
resumen de las caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una idea del resultado final.
Observa como en el campo Estilo basado en aparece Ttulo 1.
Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea. Para
remediarlo, existen varios sistemas, que puedes ver en el siguiente avanzado Utilizar un estilo en
varios documentos
Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de dilogo como son los cuadros Tipo
estilo, Estilo del prrafo siguiente, etc., visita este tema avanzado sobre las Propiedades de los
estilos Propiedades de los estilos
habamos visto hasta ahora en el curso, por lo tanto, te recomendamos practicar primero los
conceptos sencillos antes de empezar con los conceptos avanzados.
231
De esta forma, el estilo estar disponible en los nuevos documentos que se creen a partir de ella,
aunque no en los que hayan sido creados con anterioridad.
donde podremos eliminar, crear y modificar estilos, entre otras funciones. La que nos interesa en
este caso es Importar o exportar... as que pulsaremos este botn, que se encuentra en la parte
inferior de la ventana.
Se cerrar la ventana Administrar estilos y se abrir el cuadro de dilogo Organizador. Lo
nico que deberemos hacer es seleccionar en el cuadro de la izquierda el estilo que nos interesa y
pulsar el botn Copiar. Vers que aparece en el cuadro de la derecha, que es el que corresponde
a Normal.dotm, es decir, la plantilla sobre la que se crean los nuevos documentos.
232
Fjate que, una vez hayas copiado el estilo, podrs gestionar el que tienes en el documento y el
que est en la plantilla general de forma independiente. Por ejemplo, podrs eliminarlo del
documento original y dejarlo nicamente en la plantilla, o viceversa. Tambin podrs darle un
nombre distinto en la plantilla al que tena originalmente.
Al crear y modificar estilos tenemos que rellenar un cuadro de dilogo con algunos cuadros y
casillas de verificacin que conviene explicar con un poco de detalle. Es lo que vamos a hacer en
este tema avanzado.
233
234
Conocer estas cuestiones nos puede ayudar a sacar ms provecho de los estilos.
- Tipo de estilo.
- Estilo basado en.
- Estilo del prrafo siguiente.
- Agregar a la galera de estilos.
- Actualizar automticamente.
Tipo de estilo.
El cuadro Tipo de estilo admite cinco valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y
caracter), Tabla y Lista.
235
El estilo de prrafo, puede contener todas las caractersticas del estilo carcter y adems
tambin caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El smbolo
lo
identifica.
236
lo identifica.
El estilo de lista, se aplica a las listas y puede contener las caractersticas que ves en la
imagen siguiente, como el cuadro "Empezar en" donde se indica el nmero o letra en que
empezar la lista, fuente, estilo, sangras, etc.
237
El estilo de tabla, se aplica a las tablas y puede contener prcticamente todas las
caractersticas del estilo carcter y adems tambin caractersticas de las tablas como tipo de
bordes, etc. El tipo tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrcula, como
puedes ver en la imagen.
Estilo basado en
Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l. De esta forma el estilo tomar
las caractersticas definidas para el estilo en el que nos basamos, ms la nueva que aadamos al
definirlo.
Esta posibilidad es muy til ya que facilita definir varios estilos que se diferencian en pocos
detalles, ahorrndonos trabajo.
Segn el tipo de estilo sea prrafo, carcter o tabla aparecern unos estilos u otros en el cuadro
despegable "Estilo basado en".
238
Actualizar automticamente.
Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifica manualmente. Adems
aplica la modificacin a todos los prrafos del documento actual que tengan ese estilo.
239
Tambin es posible crear un nuevo estilo sin basarse en uno existente. Para ello basta dar
el formato deseado al texto, seleccionarlo y desde la pestaa Estilos desplegarla con el botn
Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo nico que debemos hacer es hacer clic
con el botn derecho del ratn sobre l en la cinta y seleccionar la opcin Modificar....
Pero tambin podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el cursor sobre el
nombre del estilo sin hacer clic. Veremos que aparece un tringulo en el lateral derecho. Hacemos
clic en l para desplegar el men de opciones de estilo, entre las que se encuentra Modificar....
240
En ambos casos se abrir la ventana Modificar estilo que es igual a la que vimos
anteriormente Crear nuevo estilo a partir del formato.
Un truco interesante que puede resultar muy til es aplicar una Lista multinivel al estilo Ttulo
1. Con esta sencilla modificacin, se aplicar el formato de numeracin correcto a los subapartados
de forma automtica, como Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo 4, etc. As, conseguiremos que los distintos
apartados y subapartados que se van creando se numeren automticamente. Para ello, desde la
ventana Modificar estilo, pulsar el botn Formato, elegir Numeracin y escoger uno de los tipos
de listas numeradas existentes.
Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuviese utilizndolo
quedar sin formato.
Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el tringulo de la derecha del
estilo en cuestin. Se desplegar el men con la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen.
Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto
con Word.
Tambin es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes hacerlo desde el
panel como se ha explicado. Si eliges la opcin Quitar de la galera de estilos rpidos desde el
men contextual de un estilo de la cinta no lo estars eliminando realmente. Simplemente estars
quitando el acceso directo a l de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestin no perder el
formato.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Crear un estilo
241
242
permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.
243
Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos apartados los estilos y formatos
en funcin de su naturaleza.
Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado de aulaClic azul y
adems del formato de prrafo que consiste en una alineacin centrada. Pero no slo esto, sino
que tambin se nos indica que, en el texto seleccionado, hay una caracterstica de formato de nivel
de texto que tampoco formaban parte del propio estilo: cursiva.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que tiene cada cuadro a su
derecha
Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos estn aplicados, deberemos
pulsar el botn Mostrar Formato
se abrir un nuevo panel que, no slo indicar explcitamente los formatos aplicados de forma
manual, sino tambin los que formen parte del propio estilo.
El ejemplo que veamos cambiar para mostrar lo siguiente:
244
Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestin, acompaada de un
conjunto de especificaciones de Fuente, Prrafo e incluso Seccin. Es decir, que situamos el
elemento en un contexto y pasamos por alto cmo fue aplicado cada formato, dando ms
importancia a ver qu formato es exactamente el que hemos aplicado.
Si nos interesa saber qu formatos forman parte del estilo y cules no, es decir, su origen,
deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de estilo, tal y como muestra la imagen. As
vemos que en el formato Fuente Desde el estilo aulaClic azul se han aplicado unas
caractersticas, y adems, de modo directo, tambin se ha aplicado Cursiva.
245
Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es que podremos cambiar
las caractersticas de una forma sencilla. Si hacemos clic sobre el
enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo de prrafo, Alineacin, Mrgenes o cualquiera de sus
caractersticas, se abrir directamente el cuadro de dilogo donde se edita, de forma que no ser
necesario conocer a fondo dnde se encuentra cada una de las herramientas de Word para poder
modificar un formato ya aplicado, por ejemplo, por otra persona en el documento.
Adems, desde aqu podremos a acceder a una opcin muy interesante: comparar el formato
de dos textos.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra seleccin. Los detalles se ocultarn y
deberemos seleccionar otro texto. Ser entonces cuando, en el listado de caractersticas, veremos
que nicamente aparecen las diferencias entre uno y otro.
246
aplicar
estilos
los
ttulos
para
obtener
la
siguiente
estructura:
Recuerda que el primer nivel son estilos Ttulo 1 y el segundo nivel Ttulo 2.
2. Aplica el estilo nfasis al texto:
o
Mostrar todos los datos de la tabla oficinas. y Obtener todos los datos de oficinas
y el importe de ventas por encima o debajo del objetivo. Del apartado Utilizacin
del *.
247
3. Aplica una lista multinivel a uno de los ttulos. Observars que se numeran automticamente,
creando
el
siguiente
efecto:
248
Luego, modifica el estilo para que, adems de la negrita, el color de la fuente sea verde.
Observa cmo se ha aplicado la modificacin a todos los textos del documento que tenan este
estilo. Esta es la ventaja de los estilos, poder cambiar radicalmente el aspecto del documento,
conservando la coherencia y la homogeneidad sin apenas esfuerzo.
249
En ocasiones, los ttulos terminan en punto o dos puntos, etc. Elimina este tipo de caracteres
para lograr el resultado mostrado.
2. Luego, localiza las frases:
o
Mostrar todos los datos de la tabla oficinas. y Obtener todos los datos de
oficinas y el importe de ventas por encima o debajo del objetivo. Del
apartado Utilizacin del *.
Una forma sencilla de hacerlo es mostrar el panel Navegacin desde la
ficha Vista. Aunque te adelantamos que estn al principio del documento, as que
no te resultar difcil localizarlas.
250
En la carpeta de ejercicios del curso dispones del archivo Curso bases de datos 2, que es el
resultado final despus de haber modificado el formato en el tema anterior y los estilos en este.
As, si algn apartado te ha supuesto cierta dificultad, puedes ver el resultado final y observar sus
sangras, tabulaciones y estilos para entenderlo mejor.
4. En la ventana para la creacin de estilos nuevos, escribe Resaltado propio como Nombre.
251
6. Activa la Negrita y luego pulsa el botn Aceptar. Asegrate que el tamao de letra es igual
que en el texto, es decir 11.
7. Selecciona el texto que queremos resaltar y pulsa sobre el estilo para aplicarlo. Repite la
operacin todos los textos indicados.
252
8. Despliega el men de opciones del estilo que acabas de crear y pulsa Modificar.
9. En la ventana donde se define el estilo, despliega la paleta de colores que hay junto al efecto
subrayado y escoge el color verde. Pulsa Aceptar.
10. Observa el resultado y cierra el panel de estilos.
11. Cierra el documento guardando los cambios.
253
Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impresin. Al
hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que
254
en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la
opcin Ms tamaos de papel.
255
En la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los centmetros deseados en
cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Tambin el de Encuadernacin, que es
un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.
- Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para
aplicar el margen de encuadernacin.
- Orientacin. Indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual)
o horizontal (tambin llamada apaisada).
- Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias
opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al
establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en
qu consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo
de la pgina.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
256
257
Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen
superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que
identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar
hasta la nueva posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen
izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.
258
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y un rectngulo gris
indicndonos en que encabezado estamos, en este caso "Encabezado en primera pgina". Encima
de la lnea podemos escribir el texto del encabezado, por ejemplo "Curso de Base de Datos".
259
escoger distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya
que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor del documento o la fecha.
La
opcin
de Elementos
rpidos tambin
est
disponible
directamente
en
la
pies de pgina porque es una herramienta muy til en este tipo de ocasiones. De hecho, el
elemento Autotexto es uno de los que ms se prestan a la personalizacin para mejorar la
comodidad de la redaccin en Word. As que probablemente lo utilizars ms a menudo desde la
pestaa Insertar directamente. Con l podemos insertar rpidamente prrafos completos y dems
contenido que solemos repetir constantemente con un slo clic, como cabeceras o despedidas en
las cartas. Para aprender ms sobre el Autotexto puedes leer el siguiente avanzado. Bloques de
creacin: El Autotexto
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imgenes en lnea. Se abrir una ventana para que elijas
entre Imgenes
prediseadas
de
Office.com o Bsqueda
de
imgenes
en
Bing.
Si
260
Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione. Si no sabes lo
que es la fecha del sistema, visita el siguiente bsico. Fecha del sistema
Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada, por ejemplo, para cuando la primera
pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con
el nmero de la pgina.
Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado
y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo, para imprimir el nmero de pgina
se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear
encabezado de pgina
261
Crear autotexto
Con la instalacin de Word vienen incluidos un par de ejemplos de autotexto, pero lo interesante
de esta opcin es obviamente crear nuestros contenidos personalizados.
1. Para hacerlo, redactamos el contenido normalmente y lo seleccionamos. En el ejemplo vamos
a
crearlo
con
un
texto
y
una
imagen.
escogemos Guardar
262
Se abrir una ventana donde veremos el listado de todos los bloques de creacin, incluidos los
que existen de forma predeterminada.
263
Se incluyen columnas con las propiedades que hemos visto en el apartado anterior: su tipo,
categora, la plantilla en que se han guardado, su descripcin, etc.
Para modificarlas seleccionamos un elemento y hacemos clic en Editar propiedades. Lo
haremos desde un cuadro de dilogo idntico al que acabamos de ver.
En caso de que hubiese contenido seleccionado en el documento, podramos utilizar el
botn Insertar para incluirlo en el organizador como un elemento rpido ms.
Y si lo que queremos hacer es eliminarlo, lo seleccionaremos en el listado y
pulsaremos Eliminar.
En la zona derecha veremos una vista previa del elemento seleccionado que nos ayudar a saber
si estamos trabajando con el elemento adecuado en todo momento.
Practcalo
Te recomendamos que pruebes a crear un autotexto en un documento en blanco. No ser
necesario que modifiques ninguna propiedad, simplemente fjate en el nombre para saber
identificarlo y gurdalo. Abre el organizador para comprobar que aparece en la lista y cierra el
documento sin guardar los cambios.
Aunque no hayas guardado nada, el elemento se ha incluido en la plantilla base, as que lo
interesante sera que lo comprobaras: Crea un nuevo documento vaco. Vers que, a pesar de no
264
haber
guardado
los
cambios
encuentras
el
autotexto
265
En general, podrs modificar el meridiano o zona horaria por el cual nos guiamos, adems de
la fecha y la hora.
266
En este ejercicio practicaremos cmo aplicar un encabezado de pgina a cada una de las hojas
de nuestro documento.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Sitate en la pgina 2. Asegrate de que el punto de insercin est en ella y que no ests
simplemente visualizndola.
3. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en la herramienta Encabezado. En el men que se
muestra, escoge la primera opcin, que es el encabezado en blanco.
4. En la zona superior de la hoja aparecer un cuadro para introducir el texto en l.
Escribe www.aulaclic.es y escoge en la ficha Inicio la alineacin centrada (o pulsa CTRL+T).
5. Pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina de la ficha Diseo de la cinta.
6. Sitate en la pgina 1, que corresponde a la portada del documento y observa que no
contiene encabezado. Luego, ve bajando pgina por pgina (por ejemplo, con CTRL+Av
Pag) para observar que el resto s que tienen.
Al haber insertado una portada con las herramientas de Word (en anteriores ejercicios lo
hicimos de esa forma), el sistema sabe que hay que tratar esta pgina de un modo especial.
Esa es la razn por la cual no se inserta el encabezado en ella.
7. Cierra el documento guardando los cambios.
267
Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos
deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y
eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.
cinta:
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica
268
En la seccin pgina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por
ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin
pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos.
Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que
estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal.
Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del
nmero de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.
Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos
predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas:
1. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin).
2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del
captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando
un formato.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Numerar las
pginas
269
Aplicar un encabezado diferente para cada seccin, que se puede corresponder con los temas
o captulos.
Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos columnas en la mitad restante.
Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o
captulos.
270
Para incluir un salto de seccin en el documento, nos situamos en la ficha Formato >
grupo Configurar pgina > desplegamos el men Saltos y escogemos cualquiera de las opciones
de la categora Saltos de seccin. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.
que dice
271
1. Desde la pestaa Inicio > grupo Prrafo, activar las marcas de prrafo . De esta forma
veremos donde est exactamente el salto de seccin, como puedes ver en la siguiente imagen.
272
273
3. En Insertar > Encabezado y pie de pgina, haz clic en el botn Encabezado. En el men
debers escoger Puzzle (pgina impar).
4. El texto Curso de SQL aparecer directamente en el encabezado como el ttulo, ya que es el
que empleamos en la portada. Junto a l, veremos la numeracin de las pginas.
Observa la cinta. Se mostrar la ficha Diseo de las Herramientas para encabezado y pie
de pgina. En ella debes asegurarte de que est marcada la opcin Primera pgina
diferente. Esto es lo que evitar que el encabezado se muestre en la portada.
5. Marca la opcin Pginas pares e impares diferentes. Mueve la barra de desplazamiento
vertical para comprobar que el encabezado se ha aplicado a una pgina s, y otra no,
alternativamente.
6. Ahora, sitate en una de las pginas que tienen el encabezado en blanco. En la ficha Diseo,
pulsa Encabezado y selecciona Puzzle (pgina par) en el men. El resultado ser similar al
que obtenamos con las otras pginas. La diferencia es que la alineacin de sus elementos es
a la izquierda en vez de a la derecha.
7. Pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en la ficha Diseo.
8. Pulsa CTRL+G para guardar.
la
compaa
sea aulaClic y
el
4. Si la opcin Pginas pares e impares diferentes sigue marcada, observars que el pie slo se
aplica a la mitad de pginas. Desmrcala y observa lo que sucede: esta opcin afecta tanto al
pie como al encabezado, por lo tanto, al desmarcarla, perderemos el formato de alineacin
alternativa en el encabezado. La solucin ser dejar la opcin marcada.
5. Por lo tanto, para lograr el efecto deseado (que todas las pginas tengan el mismo pie, sin
modificar el encabezado), deberemos situarnos en una pgina con pie en blanco y repetir la
operacin. Es decir, insertar el mismo estilo de pie (Puzzle (pgina impar)).
6. El nombre de la compaa es comn al documento, por lo tanto pondr directamente aulaClic,
que es el valor que establecimos en el pie anterior. Sin embargo, el texto que va incluido a
mano sin ningn tipo de delimitacin (Confidencial) ser necesario volver a cambiarlo
por Ejercicio del curso de Word.
7. Pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en la ficha Diseo.
8. Pulsa CTRL+G para guardar.
9. Comprueba que el resultado es el que se solicitaba en el enunciado y cierra el documento.
274
Unidad 9. Impresin
9.1. Antes de imprimir
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si
est todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresin. En la
pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de impresin, o bien deberemos comprobar que
en la barra de estado est marcada esta opcin
Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes,
encabezados y pies de pgina, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de Word 2007 es posible que eches de menos la Vista
preliminar. En Word 2010, 2013 y 2016 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la
pestaa Vista las opciones ms interesantes, que son las de Zoom:
El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa
completamente. Lo mismo sucede con Dos pginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 pginas que
tiene el documento?
Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.
275
Haremos clic en el botn con forma de monitor y se desplegar un submen donde podremos
seleccionar cuntas pginas queremos ver y cmo debern estar organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 6 pginas, as que
hemos decidido mostrar 2 filas con 3 columnas cada una. Seleccionamos las pginas del modo en
que queremos. Justo bajo el men indicar que vamos a mostrar 2x 3 pginas.
En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar veremos el resultado
real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una pgina
contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal sera intentar ajustar el texto de forma que quepa
en la anterior, y as ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los
grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante ser que volvamos a la
vista que normalmente utilizamos para trabajar.
- La opcin Ancho de pgina ajusta la pgina al ancho de la ventana de Word.
- La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual sea el tamao de la ventana
de Word.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Vista previa a la
impresin
276
En este ejercicio practicaremos cmo modificar el zoom para echar un vistazo al aspecto
general del documento antes de imprimirlo.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Haz clic en la pestaa Vista y luego en la herramienta Zoom.
3. Activa la opcin Varias pginas.
4. Haz clic en el botn que hay justo debajo, con una pantalla dibujada. Se desplegar un men
que representa las hojas del documento. En principio se muestran dos filas de cuatro pginas
cada una.
5. Sita el cursor en la tercera pgina de la segunda fila, pero sin hacer clic. Observars cmo
se seleccionan 4 de ellas y se muestra el texto 2x2 pginas. Ahora, haz clic en la pgina que
estabas apuntado y arrastra el cursor hacia abajo. Vers que aparecen nuevas pginas.
6. Suelta el ratn en la pgina que hay justo debajo de la que habas hecho clic, de modo que el
texto que se presente sea 3x2 pginas. Observa en la ventana la vista previa y pulsa Aceptar.
7. Vemos las pginas en vertical, en tres filas de dos pginas cada una. Repetiremos la
operacin para verlas en horizontal.
8. Pulsamos el botn de Zoom de nuevo para modificar la forma de visualizar Varias pginas.
9. Esta vez nos situamos en la primera pgina de la fila, de forma que veremos seleccionadas
las 4 en un 1x4. Como nuestro documento tiene cinco pginas, hacemos clic y arrastramos un
poco el cursor a la izquierda. Aparecer una nueva. Soltamos el clic para dejarlo en 1x5
pginas. Luego, hacemos clic en Aceptar.
10. Word har lo necesario para mostrar estas cinco pginas en una nica fila, pero dependiendo
del tamao de la pantalla es posible que no quepan. En tal caso, podremos ajustar en zoom
desde la barra inferior de la ventana para ajustar las pginas.
11. Ahora, en la pestaa Inicio, grupo Zoom, pulsa el botn Dos pginas. Se vern
considerablemente ms grandes que en la vista anterior.
12. Vamos a modificar algunos detalles en la pgina 2 (la primera tras la portada) que no nos
gustara imprimir, ya que, en realidad, el hecho de utilizar estas vistas y zooms sirven
precisamente para eso, para detectar posibles cambios de ltima hora. Haz clic en ella y pulsa
el botn 100% en la cinta.
13. Selecciona el primer prrafo, que introduce la unidad.
14. En l vemos texto coloreado y texto resaltado, vamos a eliminarlo. Haz clic en la
pestaa Inicio y despliega la paleta de Color de fuente. Selecciona Automtico. As,
quitamos otros posibles colores.
15. El prrafo sigue seleccionado. Despliega la paleta de colores de la herramienta de Resaltado
de texto que hay justo al lado del color de fuente. Selecciona Sin color.
16. Ahora, vamos a cambiar la alineacin del primer ttulo de apartado, ya que en el documento el
resto estn alineados a la izquierda y este rompe la coherencia esttica. Haz clic sobre l y
pulsaAlinear texto a la izquierda o las teclas CTRL+Q.
17. Ya tenemos el documento listo para imprimir. Cirralo guardando los cambios.
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277
9.2. Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaa Archivo y
seleccionar Imprimir. En la pantalla vers las opciones de impresin, tal y como se muestra en la
siguiente imagen.
A la derecha podrs ver una vista previa del documento tal y como se imprimir. Si te gusta el
resultado ser suficiente con pulsar el botn Imprimir y ya dispondrs de tu copia impresa. Eso es
todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuracin que nos
ayudarn a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del
tema.
278
Utilizando
las
flechas
inferiores
escribiendo
el
nmero
de
la
pgina
visualizar.
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista
previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la pgina. Lo
haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botn de la derecha permite
ajustar la pgina para que se vea entera con un slo clic.
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuracin
de la impresin, que nos permitirn:
- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces cada
pgina, por ejemplo: 1,1,1
2,2,2
3,3,3
1,2,3,4
1,2,3,4
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Ventana de
impresin
279
280
Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y Diseo. No vamos a verlas
con detalle porque son opciones que ya hemos ido viendo en la unidad de Formato de la pgina,
pero s vamos a mencionar las opciones que pueden resultar ms interesantes.
Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar configuraciones en la
impresin de un nico documento.
281
Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 pginas y en horizontal el resto. En
versiones anteriores de Word habras tenido que realizar dos impresiones distintas, una de las
pginas 1 a 5 y otra de las dems. Pero ahora ya no es necesario. Si ests situado en la pgina 6
en la vista previa en el momento en que accedes al cuadro de dilogo, podrs cambiar la orientacin
y escoger la opcin De aqu en adelante en el desplegable Aplicar a.
Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o cualquier otra opcin configurable
en el cuadro de dilogo.
Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros (mrgenes, orientacin, tipo
de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botn Establecer como predeterminado tras haber
configurado la impresin. De esta forma se imprimir siempre as por defecto.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Configurar
impresin
282
Como puedes ver hay varias opciones que puedes activar: Imprimir colores e imgenes de
fondo, Imprimir propiedades del documento, Imprimir texto oculto, ...
Desde la ventana de Configuracin de pgina que hemos visto en el apartado anterior tambin
podemos acceder a estas Opciones de impresin. Lo haremos desde la pestaa Papel, pulsando
su correspondiente botn.
283
En este ejercicio practicaremos cmo configurar las pginas que pensamos imprimir y
cmo lanzar la impresin.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Haz clic en la pestaa Archivo y luego en la opcin Imprimir. O bien pulsa CTRL+P.
3. En este ejercicio nos centraremos en la zona de la izquierda, que contiene las herramientas
de configuracin.
4. Haz clic en el cuadro de texto Pginas: y observa que la opcin superior es Imprimir todas
las pginas. Escribe 1 en l y apreciars que la opcin cambia automticamente
por Impresin personalizada.
5. Ahora cambia la orientacin a Orientacin horizontal. Notars el cambio en la vista previa
de la derecha.
6. Por ltimo, cambia el margen desplegando el correspondiente men y seleccionando la
opcin Mrgenes estrechos.
7. Pulsa el enlace inferior Configurar pgina y observa el cuadro de dilogo que se muestra,
donde deben estar especificados los mismos valores que acabamos de seleccionar.
Pulsa Aceptar.
8. Ya hemos configurado la impresin. Ahora, observa en la zona superior el
apartado Impresora y fjate en el nombre de la impresora seleccionada. Si no se trata de la
que deseas utilizar para imprimir en este ejercicio, haz clic para desplegar la lista de
impresoras y selecciona otra.
Nota: Si no tienes ninguna impresora instalada o no quieres gastar papel y tinta,
selecciona Microsoft XPS Documento Writer.
9. Vamos a lanzar la impresin. Arriba, indica que deseas imprimir 2 Copias, asegrate de que
la impresora est conectada y pulsa el botn Imprimir.
Nota: Si escogiste la impresora en XPS se abrir un cuadro de dilogo donde elegir la
carpeta y el nombre del nuevo archivo.
10. El resultado ser la impresin de la portada en horizontal. Dos copias de ella. Cierra el
documento sin guardar lo cambios.
284
9.6. La impresora
La impresora es uno de los perifricos ms utilizados del ordenador.
Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la
mayora utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la
nueva impresora nada ms conectarla al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada
para instalarla. Esto es especialmente aplicable en sistemas operativos ms actuales como
Windows 7, Windows 8 y Windows 10, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no
vamos a entrar en detalle sobre cmo instalar la impresora de forma manual, ya que con la
tecnologa actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema
operativo a otro.
Actualmente la mayora de impresoras disponen de la opcin de conectarla por Wifi, de forma
que no necesitas ni siquiera conectarlas a un ordenador, y puedes imprimir desde cualquier
ordenador conectado a la misma red de Wifi, incluso desde un smartphone. La instalacin de este
tipo de impresoras es muy sencilla, ellas solas detectan las redes Wifi disponibles y solo hay que
darles la clave para acceder a la red que nos interese.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresin, podemos seleccionar la impresora de
entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo concepto: la impresora
virtual.
La impresora virtual es una impresora que realmente no existe fsicamente. Es una especie de
"engao" al sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de
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285
enviar la informacin que se imprime a la bandeja de impresin, lo que hace es imprimirlo como
un archivo. Es decir, que aparecer un cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el
archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen en PDF, por ejemplo, si tenemos instalado el
programa Adobe Acrobat veremos en la lista de impresoras Adobe PDF. Para obtener una imagen
jpeg, gif, png, ... al instalar el programa Snagit proporciona una impresora virtual.
Tambin podemos guardar un documento Word en formato PDF desde Guardar como
... eligiendo el tipo PDF, lo que equivale a imprimirlo en una impresora virtual.
Siempre disponemos de la impresora virtual que incluye Windows, llamada Microsoft XPS
Document Writer, que imprime un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es
interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que
tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en realidad slo tienes una. Ahora
ya conoces el motivo.
Adems, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu ordenador la
utilices para realizar pruebas de impresin o los ejercicios. As no gastars tinta ni papel.
286
Tres copias de la pgina 2, donde se encuentra el listado de personas que quieren participar
en el regalo comn. As, dejaremos una copia en clase, otra en el trabajo y otra en el gimnasio,
que son los orgenes principales de invitados. De esta forma si alguien desea participar y no
se ve reflejado en la lista, podr apuntarse directamente. Al final de la semana recogeremos
las hojas modificadas.
287
288
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada cuadrado representa
una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear en naranja la seleccin que realicemos. Al
hacer clic confirmamos que la seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En
el ejemplo de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.
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289
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que
permite especificar el nmero de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de lpiz y
simplemente iremos dibujando las lneas que la formarn. Esta opcin es ms lenta, pero puede
resultar muy til para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo
veremos que disponemos de una pestaa de Herramientas de tabla. En su pestaa Diseo > grupo
Bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarn a dar el diseo deseado a la tabla.
Podemos elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomar forma de pluma para que
modifiquemos el diseo de los bordes de la tabla.
Si queremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaa de Herramientas de
tabla > Presentacin > grupo Dibujar, y a continuacin pulsar sobre Dibujar tabla
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiar el dibujo del cursor
y nos permitir eliminar cualquier lnea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear tabla
290
En este ejercicio practicaremos cmo crear una tabla para el seguimiento de nuestra evolucin
en el curso.
1. Abre Word. Partiremos del documento en blanco que se muestra al iniciar.
2. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en la herramienta Tabla.
3. En el men, selecciona Insertar tabla.
4. Indica 3 en Nmero de columnas y 25 en Nmero de filas y pulsa Aceptar. Se crear una
nueva tabla en el documento y el punto de insercin se situar en la primera.
5. Escribe Temas.
6. Pulsa la flecha hacia la derecha del teclado para pasar a la siguiente celda y escribe Nota.
7. Pulsa la flecha hacia la derecha de nuevo y escribe Comentarios.
8. Haz clic en Guardar y llmalo Notas Curso Word.
9. Cirralo.
291
Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo
definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el resultado final, si lo deseas, con las
herramientas de Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a distintas opciones
que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no
encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van
alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Aplicar estilo a
tabla
292
293
Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno
o Alrededor) y una Alineacin (Izquierda, Centro o Derecha).
Mover libremente una tabla:
294
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder
moverla. Al pasar el ratn sobre la superficie de la tabla, veremos que aparece un icono
en la
MAYS + TAB
TAB
flecha arriba
flecha abajo
Al principio de la fila
Alt + Inicio
Al final de la fila
Alt + Fin
Al principio de la columna
Alt + RePg
Al final de la columna
Alt + AvPg
Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.
295
Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando
el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorear.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se
colorear.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble
clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Al colocar el cursor al principio de la fila aparece un crculo con un signo mas dentro, si hacemos
clic, se insertar una fila en blanco en esa posicin.
296
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una
tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al
borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.
Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde la cinta. Modificar tabla desde la
cinta
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Desplazamiento
en tablas
Y si lo que queremos es insertar una celda, debemos hacer clic en el botn de la esquina inferior
derecha. Se abrir otra ventana para que decidamos cmo se desplazan las otras celdas afectadas.
Eliminar.
La opcin Eliminar se encuentra en el mismo grupo, justo al lado. Al hacer clic sobre ella se
desplegar una lista donde podremos elegir qu elemento eliminar (columna, fila, tabla o celda).
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
297
En el caso de eliminar celdas, como siempre, se mostrar la ventana anterior para decidir el tipo
de desplazamiento.
Seleccionar.
Si nos situamos en el grupo Tabla y hacemos clic en el botn Seleccionar, podremos seleccionar
fcilmente la celda, columna o fila donde se encuentre el punto de insercin, o bien la tabla
completa.
Todos estos comandos tambin aparecen en el men contextual de la tabla. Ten en cuenta
que al hacer clic con el botn derecho del ratn cambiars el punto de insercin, as que deberas
hacerlo sobre la celda en cuestin que te interese utilizar como referencia a la hora de seleccionar,
insertar o eliminar.
298
299
Temas
1. Mi primer documento
2. El entorno de Word
3. Edicin bsica
4. Guardar y abrir documentos
5. Ortografa y gramtica
6. Formato del documento
7. Estilos
8. Diseo de pgina
9. Impresin
10. Tablas
11. Imgenes y grficos
12. Organigramas y diagramas
13. Plantillas
14. Combinar correspondencia
15. Esquemas
16. Documentos maestros
17. Tablas de contenidos
18. Marcas, referencias
cruzadas
19. Seguridad
20. Macros
21. Compartir documentos
22. Word e internet
23. Pginas web con Word
24. Publicar en un blog
5. Tras escribir el ltimo ttulo, haz clic con la tecla flecha derecha para posicionarte en la celda
contigua, que corresponder con la ltima fila de la segunda columna.
6. Luego pulsa las teclas ALT+RePag. El punto de insercin se colocar al principio de la
columna.
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300
7. Pulsa la flecha abajo para situarte en la segunda celda de la columna Notas. Escribe 10.
8. Haz clic sobre la primera columna de la tabla. Vers que el cursor toma la forma de una flecha
oscura apuntando hacia abajo y que se selecciona toda la columna.
9. En la pestaa Inicio, cambia la alineacin de toda la columna a Centrar. O bien pulsa
CTRL+T.
10. Como los ttulos ocupan casi todo el ancho de columna, apenas notars la diferencia de
alineacin. Sita el cursor en el borde que separa la primera celda (de texto Temas) de la
segunda (de texto Nota). Haz clic y arrastra hacia la derecha para aumentar el ancho de la
primera columna y disminuir, a su vez, el de la segunda. Con que quepa la palabra Nota en el
encabezado ser suficiente, ya que los valores de esta columna sern como mximo de dos
dgitos. Es posible que algunos temas antes ocuparan dos lneas en la celda, porque el ancho
era insuficiente. Ahora los ttulos caben perfectamente en una sola.
11. Selecciona la celda que contiene la nota 10, haciendo clic en ella cerca de su borde izquierdo.
Luego, pulsa SUPR para eliminar el texto.
12. Cierra el documento guardando los cambios.
Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaa Presentacin > grupo Combinar.
- El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda seleccionada en la tabla.
Esto es as, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cules queremos combinar.
- Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas secciones dividir la celda
seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una divisin en dos columnas y una fila, pero
perfectamente podramos haber realizado una divisin horizontal en dos filas y una columna.
- Por ltimo, Dividir tabla separar la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla
aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de insercin.
301
- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las
combinaciones de alineacin horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e
inferior). Lo nico que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera
aplicar la alineacin estn seleccionadas con anterioridad.
Adems de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imgenes, fotografas o
formas. stas tambin se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se hara si
estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imgenes y
grficos donde se explica cmo trabajar con estos objetos.
- Con el botn Direccin del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la
direccin que sealen las flechas, que por defecto ser horizontal hacia la derecha (direccin de
lectura occidental). Las posibilidades son tres:
- Por ltimo, comentar que desde el botn Mrgenes de celda podremos asignar un margen fijo
a las celdas de toda la tabla, as como definir el espaciado entre celdas. Si no tienes muy clara la
diferencia entre ambos conceptos, aqu te los explicamos Margen y espacio entre celdas
302
- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el
borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamao deseado. El nico inconveniente es que esto lo
haramos totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es
modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las
flechas
referencia el tamao total de la tabla y lo dividen por el nmero de filas o columnas (segn el tipo
de distribucin que utilicemos). De esta forma conseguimos una distribucin uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar tambin puede ser muy til, especialmente la opcin de ajustar el
tamao al contenido de la celda.
Margen: Distancia entre los bordes de una celda y su contenido. Se puede especificar de
forma individual el margen superior, inferior, izquierdo y derecho.
Por ejemplo, en la siguiente imagen hemos especificado un margen superior e izquierdo
de 0,5cm y un margen inferior y derecho de 0cm.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
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Espacio entre celdas: Distancia entre una celda y otra. Slo admite un nico valor en
centmetros. Por defecto no tiene, es decir, es 0cm.
Observa la tabla anterior con un espacio entre celdas de 0,5cm.
Las
herramientas
que
veremos
continuacin
se
encuentran
en
la
Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar sus datos. No
importa si los datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la herramienta es vlida para todos
ellos. Adems, podremos escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.
304
. De esta
305
Tambin es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos contenidos en una
tabla a texto.
Si quieres ver cmo convertir texto en tablas y viceversa, en este tema avanzado lo
explicamos Convertir texto en tabla y viceversa
Frmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numricos es muy frecuente el uso de filas o
columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automtica, a travs de una
frmula. Lo nico que deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que
contenga el resultado y pulsar el botn
Se abrir una ventana donde podremos configurar algunos parmetros. Por defecto se utilizar
la SUMA, pero en el desplegable Pegar funcin podremos elegir otras frmulas, al igual que
tambin podremos elegir qu formato utilizar para mostrar el resultado.
Para practicar algunas de estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a
paso: Ordenar datos de una tabla
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
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307
en cuenta el texto inicial, pero si detectamos algn error podremos corregirlo. Por ejemplo, si el
texto estuviese separado, no por tabulaciones, sino por prrafos o cualquier otro carcter.
Tambin podremos configurar el autoajuste. Nosotros lo hemos cambiado para que se ajuste al
contenido.
Una vez aceptemos el cuadro de dilogo se realizar la conversin y pasaremos a ver el
resultado en nuestro documento. En general, siempre que los datos iniciales tengan alguna
estructura los resultados que se obtienen son bastante buenos.
En nuestro caso elegir Tabulaciones devolvera la tabla a su aspecto original, as que vamos a
escoger Puntos y comas para que veas el resultado:
308
Si escogemos Marcas de prrafo el resultado ser un dato por lnea, como ves a continuacin.
309
sera que fuese 1 - 2 - 3... pero al interpretar el contenido de las celdas como texto, primero
sita los ttulos empezando con 1, luego por 2, etc. Vamos a solucionar este problema.
7. Abre de nuevo la ventana de ordenacin y fjate en el desplegable Tipo, cuyo valor es Texto.
Cmbialo por Numrico y pulsa Aceptar.
8. Ahora Word interpreta que se trata de una numeracin y ordena correctamente los temas.
Observa que siempre que se realizan modificaciones se mantiene la coherencia de las filas, y
se reordenan tambin el resto de columnas.
9. Cierra el documento guardando los cambios.
En este conjunto de ejercicios trabajaremos sobre el archivo Notas Curso Word, que creamos
en anteriores ejercicios.
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Ejercicio 4: Datos
Inserta una nueva fila al final de la tabla y escribe en la primera columna Media de los
resultados y en la segunda inserta una frmula que calcule el promedio de todos los valores. No
olvides indicar a Word que la tabla dispone de una fila de totales.
Guarda los cambios del documento.
Para ir directamente al ltimo tema y escribir el comentario: Estupendo! pulsa las teclas
ALT+AvPag. El punto de insercin se mover automticamente a la ltima fila.
Luego, pulsa ALT+RePag para volver a subir pulsa una vez la FLECHA ABAJO para pasar del
encabezado al contenido. Utiliza las teclas RETROCESO y SUPR para borrar el texto.
Pulsa Guardar para conservar los cambios.
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Ejercicio 4: Datos
1. Haz clic en la ltima fila que corresponde al tema 24.
2. En la pestaa Presentacin, grupo Filas y columnas, pulsa el botn Insertar debajo.
3. Aparecer una nueva fila. Ve a la ficha Diseo y marca la opcin Fila de totales, para indicar
que la tabla contiene una fila de totales.
4. En la ltima fila, vaca, escribe en la primera columna Media de los resultados.
5. Haz clic en la segunda columna o pulsa la tecla FLECHA DERECHA. Selecciona la
ficha Presentacin y, en el grupo Datos, pulsa el botn Frmula.
6. En la ventana se mostrar la frmula =SUM(ABOVE) que corresponde a sumar todos los
valores de la columna. Escribimos a continuacin /24 para que divida el resultado entre los 24
temas que tenemos y pulsamos Aceptar. La media ser 8,25.
7. Pulsa Guardar para conservar los cambios.
312
- Imgenes. Inserta una imagen o foto guardada en el disco. Pueden ser imgenes fotogrficas
procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks,
PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, GIF o PNG. Sobre estas imgenes se pueden realizar
algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo, pero no se pueden desagrupar en los
elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una
posicin, pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos,
pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo
de imgenes no vectoriales.
- Imgenes en lnea. Se abrir una ventana para que puedas buscar imgenes desde el
navegador web: Bsqueda de imgenes de Bing. Si tienes OneDrive tambin aparecer como
una opcin ms para buscar en tus carpetas de OneDrive. Tambin veremos unos botones para
buscar en Facebook y Flickr. Para todas estas opciones es necesario estar conectado a Internet.
En esta versin ha desaparecido la opcin Imgenes prediseadas de Office.com que exista en
Word 2013.
Podemos encontrar imgenes que estn construidas utilizando vectores,
llamadas Redimensionables por Microsoft, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas
sin perder resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir
cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que estn basadas en una fotografa). Tambin
hay imgenes fotogrficas no vectoriales.
Si buscamos imgenes con Bing podremos encontrar diferentes clases de imgenes.
313
- Formas. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. Estos grficos tambin son
vectoriales.
- SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
- Grfico. Representacin de datos en forma grfica.
- Captura. Son trozos de la pantalla capturadas por el usuario.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que
vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las
pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una
componente grfica atractiva. A lo largo de esta unidad iremos ampliando estos conceptos.
314
315
Aparecern una serie de imgenes, en principio, se muestran imgenes con licencia Creative
Commons que permiten usarlas segn cada tipo de licencia. Normalmente para usos no
comerciales. Tambin se puede quitar ese filtro y buscar entre todas las imgenes de la web,
pulsando en el botn Mostar todos los resultados web.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer dobe clic sobre ella, o hacer clic para
seleccionarla y luego pulsar Insertar. Esta ltima forma tiene la ventaja que podremos ver el
tamao de la imagen en la parte inferior izquierda antes de pulsar. La imagen se descargar de
Intenet.
Aunque se pueden buscar imgenes desde el cuadro de bsqueda no hay disponible una
bsqueda por categoras. Hasta el ao 2015 se poda ir a la web de Office.com donde haba
disponible una bsqueda de imgens por categoras y otras opciones de bsqueda. Actualmente
en el ao 2016, ya no existe esa galera de imgenes de Office.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar imagen
en lnea
OneDrive
Si tenemos una cuenta en OneDrive podemos buscar imgenes que se encuentren en las
carpetas de OneDrive desde aqu.
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6. Haz clic en uno de los crculos de las esquinas y arrastra para reducir el tamao hasta los 3
cm. de lado, aproximadamente.
7. Cierra el documento guardando los cambios.
317
grupo Ilustraciones, se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir
un documento Word, y que ya conocemos.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la
imagen se copiar en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que
cuando se realice un cambio en la imagen original quede automticamente actualizada en el
documento de Word. Para ello, deberemos pulsar la pequea flecha en forma de tringulo que hay
en el lateral del botn Insertar y seleccionar la opcin Vincular al archivo.
318
Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar, tenemos que
hacer clic con el botn derecho del ratn en ella y elegir la opcin Guardar imagen como... del
men contextual. En la ventana que se mostrar, escoge dnde guardarla y con qu nombre.
Dependiendo de tu navegador, puede que esta opcin se llame de forma ligeramente distinta.
Tambin existe la opcin Copiar que copia la imagen en el portapapeles y luego slo hay que
hacer Pegar desde Word.
Por otro lado, cuando utilizamos un buscador (Google, Bing,...) por defecto busca en la Web todo
tipo de documentos, pero tenemos la posibilidad de marcar Imgenes en la barra superior para
que slo busque imgenes.
Antes de usar una imagen obtenida de la web debes comprobar los derechos de autor a los que
est sometida.
Incluir imgenes desde otros programas
Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro programa,
como Paint o Photoshop, la podremos Pegar en Word.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar imagen
desde archivo
319
Al hacer clic sobre Captura, se despliega un men que permite escoger qu pantalla queremos
capturar.
Se muestran cada una de las ventanas abiertas no minimizadas. Basta hacer clic sobre una de
ellas para que se copie en el documento de Word.
Tambin dispone de la opcin Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida
en Windows. Te permite escoger con qu zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Despus de pulsar sobre Recorte de pantalla dispones de tres segundos para colocarte en la
pantalla que desees, suponiendo que tienes varias abiertas, a continuacin, basta mover el cursor
para capturar la zona de la pantalla elegida.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no aparece en la
captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin
preocuparnos por que Word nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la
imagen para cambiarle el tamao y otras propiedades.
320
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar captura
de pantalla
321
Tamao
Los cuadraditos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden
arrastrar para modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadraditos situados
entre cada una de las esquinas sirven para modificar nicamente la altura o la anchura,
dependiendo de cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato. Lo haremos estableciendo la
altura y la anchura en centmetros.
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con slo una parte de
la imagen, tambin lo podremos hacer desde aqu con la herramientaRecortar. Al hacer clic sobre
ella se dibujar un borde negro que rodea la imagen. Lo nico que debemos hacer es acercar el
cursor al borde y hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al
hacer clic fuera de la imagen se aplicar el recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la
zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Estilos de imagen
322
iconos de los estilos. Con los botones Contorno de imagen, Efectos de la imagen y Diseo de
imagen podremos crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
Ajustar
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en ocasiones con
unos pequeos retoques ser suficiente. Veamos las herramientas disponibles en grupo Ajustar.
Con Quitar fondo podemos dejar transparente el fondo de fotografas, vemos unas herramientas
que nos ayudarn a seleccionar el fondo, tal y como muestra la siguiente imagen.
Inicialmente Word detectar el fondo a eliminar con un color morado, podemos refinar esta
seleccin haciendo clic en el botn Marcar las reas para mantener y Marcar las reas para
quitar.
323
Con estos botones podemos lograr buenos resultados, pero esta herramienta trabaja
correctamente cuando la imagen tiene un fondo bien definido, en otro caso la herramienta no puede
eliminarlo con precisin.
En el caso de las fotografas las Correcciones nos permiten ajustar
la nitidez, brillo y contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos
valores, Word lo que hace es mostrar un conjunto de pre visualizaciones entre las que elegiremos
cul nos gusta ms.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturacin y tono, as como la opcin
de colorear la imagen, tambin con el mismo sistema de previsualizacin.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrs de
unas Opciones que abren un cuadro de dilogo donde podrs hacerlo.
Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se suelen
aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden resultar
tiles para dar un efecto curioso a una imagen de portada, por ejemplo.
Organizar
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos permiten posicionar,
voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.
- Posicin ajusta la imagen respecto a la pgina. En cambio, Ajustar texto: Ajusta la imagen
respecto del texto que la rodea.
324
- Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.
No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre dispondremos de las
opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamao para devolver a la imagen su
aspecto original, desde el grupo Ajustar.
325
de imagen
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Manipular
imgenes
326
4. Vuelve a intentar arrastrar la imagen hacia el margen derecho. Ahora el sistema s que nos
permite moverla libremente por el documento. El resultado deber ser similar al que se aprecia
en la imagen:
327
328
porque permite insertar texto en su interior. Sola utilizarse para incorporar texto en otra forma,
crendolo sobre ella y agrupando despus los objetos. Esto ya no es realmente necesario, porque
en las ltimas versiones de Word es posible incorporar texto en cualquier forma, simplemente
haciendo clic con el botn derecho y elegir Agregar texto.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
329
Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector ortogrfico. Si lo
recuerdas, esto no ocurra as con otras herramientas como WordArt.
La ltima opcin, Nuevo lienzo de dibujo requiere una explicacin previa. Normalmente, al crear
una forma, est se incrusta en el texto del documento, y el texto se puede ajustar a su alrededor.
Esto funciona bien para una forma, pero si queremos hacer un dibujo complejo con varias formas
es ms til disponerlas todas dentro de un contenedor. Eso es precisamente lo que hace Nuevo
lienzo de dibujo, crea un espacio rectangular para dibujar formas dentro de l y poder tratarlo como
un conjunto.
Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado
de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYS mientras se arrastra desde una de
las esquinas.
330
Para girar el grfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el crculo que vemos en la parte
superior central de la imagen. Moveremos el ratn y apreciaremos con una figura semitransparente
cmo quedar. Soltaremos el clic cuando est en la posicin deseada.
Adems, algunos grficos tambin tienen un crculo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar
la forma del grfico. En este ejemplo un tringulo issceles se ha convertido en escaleno.
El icono
Formato
Desde la pestaa Formato podemos modificar aspectos estticos como el color de su contorno
o relleno, sombra o aadir efectos 3D. Adems de la mayora de opciones de organizacin y ajuste
de tamao que ya hemos visto anteriormente.
331
Para abrir el panel de Formato de forma hay que hacer clic en el botn de la esquina inferior
derecha del grupo Estilos de forma.
Desde el grupo Organizar tenemos opciones que son especialmente tiles cuando trabajamos
con ms de una forma a la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una
nica imagen, alinearlas o definir cul estar encima de cul con las herramientas Traer al
frente y Enviar al fondo.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso:
Insertar y manipular
formas
332
4. Arrastra el punto de la esquina para ajustar el tamao y que quede ms o menos como en la
imagen.
5. En Formato > Organizar, pulsa Enviar a atrs.
6. En esta misma ficha, escoge otro estilo rpido. Te proponemos que escojas Relleno
coloreado - Prpura, nfasis $4 u otro similar.
7. Mueve ligeramente el tringulo para ajustar los picos del logo en sus lados. En la imagen
vers el resultado:
8. Pulsa la tecla CTRL y haz clic en ambos objetos: la forma y la imagen prediseada. Ambos
quedarn seleccionados.
9. En la ficha Formato, pulsa la opcin Agrupar. Ahora, ambos objetos son uno slo y por lo
tanto se ha perdido la posicin que habamos establecido para la imagen y se ha reajustado
la tabla que est junto a ella.
10. Selecciona la figura que es la combinacin de ambas y arrastra su esquina para reducir un
poco su tamao. Observars que no conserva la proporcin como suceda en las imgenes.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
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Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida.
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Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo
el estilo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e
introducir nuevos datos y nombres para las series y categoras. Nos desplazaremos a travs de las
celdas de la hoja de clculo igual que lo hacamos en las tablas de Word. El grfico se dibujar
automticamente a partir de los datos introducidos.
que
aparece en la pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico. Desde la pestaa Formato que
hemos ido viendo a lo largo del tema podremos establecer el estilo y visualizacin del grfico tanto
globalmente como de cada uno de sus componentes. Tambin aparece la pestaa Diseo desde
la que podrs indicar muchos de las opciones de presentacin del grfico, como estilos de diseo,
cambiar colores, etc.
336
Podemos buscar vdeos con el buscador de Microsoft, Bing, buscar un vdeo de YouTube o
insertar el cdigo que se encuentra en los sitios web. Una vez seleccionado un vdeo basta pulsar
el botn Insertar para poner el vdeo en el documento.
Una vez insertado el vdeo se puede mover y redimensionar como cualquier imagen. Para
reproducir el vdeo basta pulsar el botn Play que aparece en el centro del vdeo. En la siguiente
imagen puedes ver el aspecto de un vdeo insertado en un documento Word.
337
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Se trata de una imagen prediseada que puedes encontrar buscando por el concepto Fiesta.
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No hemos utilizado la opcin Posicin para mover la imagen, sino que hemos jugado con
el Ajuste de texto y la hemos desplazado a mano.
Utiliza los estilos y las correcciones para darle el aspecto que presenta.
340
Una imagen de toda la ventana de Word en el apartado El primer texto, tras el texto Al
arrancar Word 2013 aparece una pantalla inicial como esta. El resultado ser:
Una imagen de la pestaa Archivo en el apartado Cerrar documento, tras el texto Para
cerrar un documento hacer clic en la pestaa
La misma imagen tambin estar en el apartado Abrir un documento, tras el texto Para ello
hacer clic en la pestaa.
341
Consideraciones:
El marco es un borde de pgina que se aplicara a todas las pginas, si hubiese ms de una.
Hay cuatro imgenes prediseadas, que podrs encontrar buscando por los trminos Fiesta.
342
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Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una
organizacin jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre
s, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los
pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo, los pasos a seguir para poner en
marcha un DVD.
348
Crear organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.
- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres
insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.
Nos dibuja un organigrama bsico de varios niveles similar al que puedes ver en la siguiente
figura.
349
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que
deseemos, o utilizar el panel de texto que aparece en la siguiente imagen y que explicaremos ms
adelante.
Agregar formas
Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando
sobre el tringulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar,
dependiendo en qu nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo, en el primer nivel
como es nico no puede tener compaero de trabajo.
350
Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo, B y C
son subordinados de A.
Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo, B es compaero de C y viceversa.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo, A1 es
asistente de A.
El botn Diseo
Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que
vemos en la imagen.
351
Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del
recuadro del organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Cambiar el orden de los elementos.
Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de
derecha a izquierda.
352
Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:
Cambiar el diseo.
Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de
nuestro diagrama por uno de su misma categora con un solo clic. Lo haremos desde la
pestaa Diseo > grupo Diseos:
Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente. Tambin
podemos seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico
SmartArt, que hemos visto anteriormente.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no
sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ella. Lo que se tomar
en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.
El Panel de texto.
Con este botn podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro
diagrama.
Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando
este panel.
353
Para eliminar elemento, sitate en el lugar que quieras borrar y pulsa RETROCESO.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear un
organigrama
354
355
356
Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo
relacionado con cmo hacerlo. Con un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas
y grficos muy vistosos.
En primer lugar, seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo.
SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes
estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se
encuentran en la seccin Estilos SmartArt:
357
Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello,
simplemente despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste.
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar
la previsualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin.
Estos colores estn clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es
que en un mismo documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir
un aspecto ms homogneo.
Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.
La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido.
Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan.
Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho, hay algunos
que tienen un nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de
Word, los grficos 3D tienen una calidad muy buena.
Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes
selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratn vers la previsualizacin en tu grfico.
358
de la
359
Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros
diagramas. Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos prestablecidos por Word
desplegando los estilos de forma. Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.
Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la previsualizacin en
el diagrama del documento.
Este tipo de estilos rpidos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico. Para
modificar aspectos relativos al grfico completo utilizaremos los desplegables de Relleno de
forma, Contorno de forma y Efectos de formas.
Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos
diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que, en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el
fondo sea una imagen, un degradado o una textura. Seleccionando la opcin Sin relleno, el
elemento tendr un fondo transparente y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese algn
elemento detrs (texto, imgenes, tablas) seran visibles a travs de l.
360
Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendr el
todo el diagrama o parte de l. Adems de poder elegir su color tambin podremos modificar
su grosor y el tipo de lnea (slida, a rayas, punteada...). Observa que hay un desplegable
dedicado a cmo se mostrarn las flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.
Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a
la visualizacin del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan.
361
Desde aqu se pueden modificar todas las caractersticas del formato del grfico.
Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el
grfico y seleccionando Formato de forma.
Tamao. Las opciones del grupo Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas puedes
establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del
grfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
362
haciendo clic y arrastrando. El resultado que lograramos as no sera tan exacto, pero es mucho
ms visual.
Organizar. El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto
del documento. Como observars, son las mismas opciones que se utilizan para trabajar con los
grficos e imgenes, que ya vimos en su correspondiente tema. Posicin te permite seleccionar la
ubicacin exacta del grfico dentro de la pgina. Y en Ajuste de texto establecer cmo se
comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto que lo rodea.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Formato de un
diagrama
363
364
9. Muestra la ficha Diseo. En ella, pulsa Cambiar colores y escoge el primer diseo de la
seccin nfasis 3. Ahora, los elementos y las flechas que los separan sern verdes, en vez
de azules.
10. Volvamos a la ficha Formato. Puesto que los elementos del proceso se distinguan en la
receta en dos grupos: Preparar los ingredientes y Coccin, representaremos esta diferencia
coloreando el fondo de los elementos de cada proceso de forma distinta.
11. Selecciona los primeros cuatro elementos haciendo clic en ellos mientras pulsas la tecla CTRL.
12. En el grupo Estilos de forma, selecciona la herramienta Relleno de forma y escoge un color
morado claro.
13. Selecciona los otros dos elementos restantes, de la misma forma. Esta vez su Relleno de
forma ser naranja claro.
El resultado final ser el siguiente:
365
366
o desde el Panel
4. Cambia los colores y el estilo del diagrama para que se parezca ms al de la imagen. Lo
haremos desde la ficha Diseo.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
367
368
369
a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la
plantilla con la nueva preferencia.
Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dotm abrindola normalmente desde Word,
como un documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es
sencillo.
En
al
final
de
todo
el
botn Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en l se abrir una ventana donde est la ruta
de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Podemos copiar la ruta y luego
lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de
averiguar. Por ejemplo: C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Modificar la
plantilla por defecto
370
Vamos a modificar Normal.dotm de forma que los nuevos documentos que creemos estn
personalizados.
1. Abre Word de forma que se muestre un documento en blanco.
2. En la ficha Archivo, selecciona Opciones.
3. Se abrir un cuadro de dilogo con las opciones de Word. Sitate en la categora Avanzadas.
4. Baja la barra de desplazamiento hasta que visualices el final del contenido de dicha categora.
Ah, pulsa el botn Ubicaciones de archivos....
5. Localiza las Plantillas personales y observa la ruta. Es probable que se vea acotada por unos
puntos suspensivos. Para averiguar la ruta completa, selecciona Plantillas personales y
pulsa el botn Modificar.
6. Se abrir un cuadro de dilogo muy similar al de Abrir o Guardar archivos. Lo que haremos
ser copiarnos la ruta de la barra de direcciones superior.
Para ello, hacemos clic en la zona vaca de la barra.
Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las teclas
CTRL+C para copiarla.
Luego, pulsamos Cancelar en el cuadro de dilogo.
7. Ya sabemos dnde se guarda la plantilla y tenemos dicha ruta copiada en el portapapeles.
Ahora, cerramos el cuadro de Ubicacin de archivos y pulsamos Cancelar en la ventana
de Opciones.
8. En la ficha Archivo, seleccionamos Abrir.
9. En el cuadro de dilogo Abrir, borramos la ruta de la barra de direcciones superior, haciendo
clic sobre el espacio vaco y pulsando SUPR. Luego, pulsamos CTRL+V para pegar la ruta
que
habamos
copiado
anteriormente
y
pulsamos
la
tecla
INTRO.
Una alternativa a este proceso es situar el punto de insercin en la caja Nombre de archivo y
pulsar CTRL+V seguido de INTRO. El resultado ser el mismo: se muestra el contenido de la
carpeta donde se guardan las plantillas y veremos en ella Normal.dot.
10. Selecciona Normal.dotm haciendo clic en ella y pulsa el botn Abrir.
11. Se abrir una nueva ventana de Word con la plantilla base abierta. En principio, su aspecto es
igual que el de un documento en blanco.
12. Hacemos clic en Insertar > Encabezado > En blanco (el primer encabezado de la lista). En
la zona para Escribir texto, escribimos www.aulaclic.es y pulsamos Guardar o CTRL+G.
13. Cierra todos los documentos, y sal de Word.
14. Vuelve a abrirlo. Crea un documento en blanco Documento1, despus de iniciar Word, y vers
cmo contendr el encabezado que se ha creado en la plantilla. Al igual que hemos realizado
este cambio, podramos haber realizado cualquier otro: la fuente, el color de fondo, un
membrete, una marca de agua, etc.
371
Vamos a deshacer este cambio, para que los nuevos documentos no tengan este encabezado.
Es decir, vamos a devolverlo a la normalidad.
1. En Archivo > Reciente, localiza la plantilla Normal.dotm y haz clic en ella para abrirla.
2. Una vez abierta, haz doble clic sobre el encabezado para entrar en modo edicin. Se
mostrarn en la cinta las Herramientas para encabezado y pie de pgina.
3. En la ficha Diseo, grupo Encabezado y pie de pgina, pulsa sobre Encabezado y
selecciona la opcin Quitar encabezado.
4. Luego, pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en esa misma ficha.
5. Guarda los cambios y cierra la plantilla.
6. En Archivo > Nuevo, crea un nuevo Documento en blanco. El encabezado ya no se aprecia.
7. Cierra el documento.
372
- Plantillas prediseadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla, dentro de
la seccin DESTACADA, por ejemplo, Espaciado simple. Como veremos ms adelante, nosotros
tambin podemos crear plantillas, si ya hemos creado alguna aparecer al hacer clic en la
373
seccin PERSONAL. En cualquier caso, para usar una plantilla basta hacer clic sobre una de ellas
y luego pulsar Crear.
Una vez has utilizado el cuadro de bsqueda, en la parte derecha aparece una lista
de categoras relacionadas con la bsqueda. Puedes hacer clic en una categora para buscar
plantillas dentro de la misma.
El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y
pulsar el botn Crear que aparecer debajo junto a la previsualizacin.
374
375
Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debera,
en principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currculum
funcional. En l distinguimos varios elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas
al hacer clic sobre ellos, como es el caso de la Correo electrnico. Al hacer clic sobre el
texto [Correo electrnico] ha pasado a mostrarse dentro de un fondo gris etiquetado, en modo
edicin, para permitirnos cambiar el texto. Hay otros elementos como OBJETIVO que no deben
cambiarse.
Una vez rellenada la informacin, guardaremos el documento normalmente, dndole nombre. La
plantilla no se ver afectada.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Utilizar plantillas
376
377
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las
plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la
pestaa Archivo > Nuevo, y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elegido currculum
ejecutivo. Luego, hacemos clic en el botn Crear, igual que si fusemos a crear un documento.
Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que
queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el
nombre JUAN LPEZ, y rellenar los campos correo electrnico, direccin postal y telfono. As ya
no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla
modificada, para ello hacemos clic en Guardar como y nos aparecer un cuadro de dilogo,
en Tipo de archivo aparecer Documento de Word, pero nosotros debemos cambiarlo a Plantilla
de Word (*.dotx), como puedes ver en la siguiente imagen.
378
379
380
5. Selecciona y borra tu nombre, ciudad y forma de contacto, dejando intactos, esto s, los
textos que los preceden.
6. Elimina de igual forma el texto que hay dentro de cada uno de los otros apartados,
seleccionndolo y pulsando INTRO, para dejar un espacio entre cada uno de los ttulos.
7. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre la imagen y selecciona la opcin Cambiar
imagen.
8. Se abrir el cuadro de dilogo que permite escoger la imagen sustituta. Selecciona la
imagen foto-tipo.gif y pulsa el botn Insertar.
9. Vers que los efectos que se haban aplicado a la foto anterior se mantienen en esta. El
resultado hasta el momento ser similar al siguiente:
381
Crea una plantilla a partir de un documento en blanco. Se llamar Autorizacin paterna y tendr
el siguiente aspecto:
Gurdala en el lugar adecuado para que sea visible desde la seccin PERSONAL.
Ten en cuenta que:
Las lneas de espacio para rellenar datos son el carcter barra baja _
382
4. Baja la barra de desplazamiento hasta que visualices el final del contenido de dicha categora.
Ah, pulsa el botn Ubicaciones de archivos....
5. Haz clic sobre Plantillas personales y pulsa el botn Modificar.
6. Se abrir un cuadro de dilogo muy similar al de Abrir o Guardar archivos. Lo que haremos
ser copiarnos la ruta de la barra de direcciones superior.
Para ello, hacemos clic en la zona vaca de la barra.
Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las teclas
CTRL+C para copiarla.
Luego, pulsamos Cancelar en el cuadro de dilogo.
7. Ya sabemos dnde se guarda la plantilla y tenemos dicha ruta copiada en el portapapeles.
Ahora, cerramos el cuadro de Ubicacin de archivos y pulsamos Cancelar en la ventana
de Opciones.
8. Haz clic en Guardar.
9. En el cuadro de dilogo Guardar como, haz clic en la caja Nombre de archivo y pulsa
CTRL+V seguido de INTRO. Esto har que se abra la carpeta de destino adecuado donde
guardar la plantilla.
10. Una vez situados en la carpeta, escribe Autorizacin paterna en el cuadro Nombre.
11. En el listado de Tipo de archivo, selecciona Plantilla de Word (*.dotx) y pulsa el
botn Guardar.
12. Comprueba que has realizado bien el proceso de guardado, desde Archivo > Nuevo > en la
seccin PERSONAL. Deber aparecer Autorizacin paterna en el cuadro de dilogo, con
sus correspondientes opciones para crear documentos a partir de ella.
13. Ahora ya podemos dedicarnos a crear el contenido de la propia plantilla. Para ello, volvemos
a la ficha Inicio y redactamos el texto. Puedes optar por copiar y pegar el texto siguiente:
MODELO
DE
AUTORIZACIN
PATERNA
14
AOS)
en
mi
condicin
D./D_____________________________
por
de
la
padre/madre/tutor/tutora
presente
AUTORIZO
hijo/hija/pupilo/pupila
de
mi
a:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
____
En
_____________________,
__
de
____________
de
_____.
Fdo:
Adjunto copia de mi DNI/pasaporte en vigor.
383
384
385
de
la
pestaa Correspondencia el
men Iniciar
combinacin
de
correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.
386
En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una
explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos
utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
387
Si
seleccionamos
la
opcin Utilizar
una
lista
existente aparece
la
opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen
de datos.
- Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar
de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella
y elegir la carpeta.
-
Si
seleccionamos
la
opcin Escribir
una
lista
nueva en
lugar
de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los
valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro
de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los
datos:
El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos. Por
ejemplo, en la imagen podramos tomar la base de datos Access contactos-accdb.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la
opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin.
Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes
desplegar el men para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
388
veremos ms adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar
ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos
seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos,
etc.
En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es
que estn todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar
su casilla haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras
ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos
haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en
la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic
en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
389
Podemos
insertar
un Bloque
de
de
saludo..., Franqueo
390
En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos
viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar, hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos aparecer un cuadro de dilogo para permitirnos elegir combinar
todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un
documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar
correspondencia
391
392
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el
panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar
los botones de la pestaa Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
Resaltar
campos
de
combinacin.
Permite resaltar
los
campos
393
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento con botones para avanzar y retroceder
por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu
parte en la creacin de la carta.
de la
botn
. Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o
394
La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar
los campos de son del origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic
sobre el icono
395
vemos en la imagen.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si
ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el
registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio
del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro
de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Opciones de la
cinta Correspondencia
396
En
este
ejercicio
aprenderemos
sacar
partido
de
las
herramientas
de
la
ficha Correspondencia.
1. Abre el archivo Invitacin. Se mostrar un aviso como el siguiente:
En l se nos informa de que abrir el archivo conlleva la ejecucin de una consulta sobre la
base de datos. Este aviso se muestra por razones de seguridad, si estamos seguros de la
procedencia y fiabilidad del archivo (como es este caso) pulsamos S.
2. Haz clic en la pestaa Correspondencia.
3. Observa el grupo Escribir e insertar campos. En l apreciars herramientas para incluir un
bloque de direcciones, una lnea de saludo o cualquier campo de la tabla enlazada. Pulsa el
botn Resaltar campos de combinacin. El nombre se resalta con un fondo gris. Desactiva
la opcin para devolverlo a la normalidad.
4. Ahora, nos centraremos en el grupo Vista previa de resultados. El botn con este mismo
nombre debe estar activado para que, al ir pulsando adelante y atrs, se vaya apreciando
cmo cambia el nombre del invitado.
5. Tambin disponemos, en este grupo, de la herramienta Comprobacin automtica de
errores. Al hacer clic sobre ella se muestra una ventana con varias opciones.
397
398
icono
se
abre
el
cuadro
de
dilogo Destinatarios
de
combinar
correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos
que se van a utilizar.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el
documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar
un documento (carta, mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar
qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos
que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla
haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros
a la vez.
399
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos
en la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin
podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que
nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo
que te explicamos en el siguiente apartado.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Editar
destinatarios
400
nuevo
la
lista
de
destinatarios,
pero
en
vez
de Mari
10. Vamos a practicar cmo dar de alta nuevos registros y cmo eliminarlos. Vuelve a seleccionar
la base y a pulsar el botn Edicin....
11. Pulsa el botn Nueva entrada. En la lista veremos un registro en blanco. En cada columna
iremos introduciendo los datos:
Nombre: Bruno
Apellidos: Castaero
Categora: Trabajo
Direccin: Vallehermoso, 2
Telfono: 352418792
email: 352418792@aulaclic.es
12. Pulsa Aceptar y acepta los cambios. Vuelve a Aceptar la otra ventana.
13. En la ficha Correspondencia, grupo Vista previa de resultados, utilizamos los botones de
navegacin entre los registros hasta comprobar que Bruno dispone de invitacin.
14. Volvemos a pulsar Editar lista de destinatarios. Porque, en realidad, Bruno es un contacto
del trabajo, as que no pinta nada en la fiesta de fin de curso. Sera suficiente con desactivar
su casilla para que no se genere su invitacin, sin embargo, vamos a ver cmo eliminarlo.
15. Selecciona contactos.accdb y pulsa Edicin....
401
16. En la lista de la ventana Modificar origen de datos, haz clic sobre el registro que hemos
introducido y pulsa el botn Eliminar entrada. Confirma la accin y acepta el cuadro de
dilogo.
17. Comprueba que ya no aparece en la lista de destinatarios.
18. Cierra el documento, guardando los cambios.
En
la
clic
en
En
el
cuadro
de
. La
402
En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros
del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias.
Cada lnea es una condicin.
Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparacin a
realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se
compruebe si el valor est o no vaco. Por ejemplo, si no queremos combinar los clientes sin
direccin,
est
vaco.
Veremos
que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no
tendra sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: Categora es igual a Clase,
de esta forma slo apareceran combinados los clientes de Clase.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones
compuestas, como, por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes
de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya
no se muestra negra, sino azulada.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Filtrar
destinatarios
403
Al combinar una tabla de datos con un documento puede que estemos combinando cientos o
miles de registros. Nos resultar ms fcil trabajar con ellos si ocultamos aquellos que no nos
interesen. En este ejercicio aprenderemos a filtrar los destinatarios de la correspondencia
combinada.
1. Abre el archivo Invitacin, y pulsa S si se muestra el mensaje de seguridad.
2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia,
haz clic sobre la herramienta Editar lista de destinatarios. Se abrir la ventana con la lista
de contactos de la base de datos.
3. Observamos que hay muchas personas que, aunque hemos desmarcado sus
correspondientes casillas por no ser relevantes para las invitaciones, siguen mostrndose
listadas. Se trata de personas que no vamos a invitar por ser contactos de otros mbitos:
trabajo, familia, etc. Vamos a filtrar para que se muestren slo los contactos de Clase. Haz
clic sobre la pequea flecha situada en el encabezado Categora.
4. En el men que se muestra, selecciona Clase.
404
6. A la izquierda, veremos la opcin Y que nos permitir aadir condiciones de filtrado. Haz clic
en el desplegable y selecciona O, de forma que se muestren los resultados que coincidan bien
con un criterio o bien con el otro.
7. La siguiente condicin de filtrado ser:
Campo: Direccin
Comparacin: Contiene (no vamos a utilizar Es igual a porque en la direccin tambin se
incluye el nmero del portal)
Comparar con: Menor
De esta forma aparecern tanto los contactos de clase como los de la calle Menor, que es la
calle donde se encuentra el centro educativo.
8. Acepta el cuadro de dilogo y comprueba el resultado. Adems de los compaeros de clase,
se muestran dos compaeros de trabajo. Marcos vive en la calle Menor, pero Beln vive en
la calle Menorquina, que tambin aparece por contener la palabra Menor en ella.
De este ejemplo deducimos que, por ms que afinemos las condiciones de filtrado, es
importante revisar el resultado para evitar comportamientos inesperados. En este caso en
concreto, desmarcamos el registro que corresponde a Beln y pulsamos Aceptar.
405
dentro
de
la
dentro
de
la
misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del
cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el
botn Editar lista de destinatarios y desde ah ya podemos seleccionar Ordenar....
Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los
registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por Apellidos y dentro de un
mismo Apellido por Nombre.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
406
Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar
campos....
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar
Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de
datos con el que se corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar,
Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos
que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
407
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar
los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de
registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el ltimo.
Por
ejemplo,
del
segundo
al
quinto
partir
del
segundo
(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar al
imprimir
408
409
de Imprimir
documentos,
la
opcin Enviar
mensajes
de
correo
electrnico permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico.
Con la amplia utilizacin del correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho
trabajo.
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu
grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos
completar los parmetros del mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del
destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje,
puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo
electrnico compatible con MAPI como, por ejemplo, Microsoft Outlook 2016, ya que se iniciar
para poder realizar el envo de correos.
410
Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o
crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo
anteriormente con el ejemplo de las cartas.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la posicin
del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra
la vista previa del resultado. Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la
bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.
411
412
Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los lmites de las
etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas
de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para
distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer
es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si
se desea, por ejemplo, incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista
de contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia >
grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.
En realidad, ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan
en distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn
en forma de
agenda que permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la
orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre
podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo,
lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir.
413
Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es
necesario descargar un programa de franqueo electrnico, aunque slo est disponible en
determinados pases. Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal
operacin.
414
En este ejercicio consultaremos el archivo Fiesta que creaste en ejercicios anteriores. Como
recordars, en ella haba un listado de invitados a una fiesta y tambin un listado de quienes
estaban interesados en participar en el regalo comn.
Utiliza lo aprendido sobre combinar correspondencia para enviar un correo electrnico a todos
los
invitados.
Los
datos
de
los
invitados
los
encontrars
en
la
base
de
Access contactos.accdb con la que ya has trabajado en los ejercicios paso a paso del tema.
Recuerda que la base est disponible en la carpeta de ejercicios del curso.
Debers seleccionar aquellos contactos que figuren en el listado del archivo Fiesta y elaborar un
correo donde les recordars la fecha, hora y lugar de la misma. A aquellos que hayan solicitado
colaborar con el regalo, les informars del importe a abonar.
El resultado deber ser similar al que se presenta en las siguientes imgenes.
Los invitados confirmados que no participan en el regalo recibirn un correo electrnico como
este:
415
Crear y enviar un correo para todos los contactos de la base que aparezcan en el
listado Fiesta.
Crear otro correo (basado en el anterior) para los invitados que participan en el regalo.
Ten presente que el texto del saludo es una Lnea de saludo que hemos personalizado.
en
3. Haz clic en Correspondencia > Iniciar combinacin de correspondencia > Paso a paso
por el asistente para combinar correspondencia.
4. En el panel, marca Mensajes de correo electrnico y pulsa Siguiente.
5. En el paso 2, deja marcado Utilizar el documento actual, es decir, el documento nuevo que
acabamos de crear, y pulsa Siguiente.
6. En el paso 3 la opcin adecuada ser Utilizar una lista existente. Haz clic en Examinar.
7. En la ventana, localiza, selecciona y abre el archivo contactos.accdb de la carpeta ejercicios
del curso.
8. Se mostrar el listado con los datos de los contactos. De momento pulsa Aceptar para cerrar
la ventana, luego nos preocuparemos de seleccionar slo a los asistentes a la fiesta.
9. Pulsa Siguiente en el panel. Vamos a redactar el mensaje.
10. En el panel, haz clic sobre el enlace Lnea de saludo.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
416
11. El tono de nuestro correo ser informal, de modo que, en la ventana que se muestra para
configurar el saludo, borra el texto Querido y escribe Hola. Observa la vista previa en el
cuadro inferior, el nombre queda pegado al saludo, de modo que despus del Hola debers
insertar un espacio en blanco.
12. Ahora cambiaremos la forma de dirigirnos al invitado. En el desplegable donde se muestra el
texto de ejemplo Javier Saavedra hijo, selecciona Javier. De esta forma slo emplearemos
el nombre de pila. Confirma que ahora la vista previa muestra el texto Hola Teresa: y
pulsa Aceptar.
13. En el documento se insertar el texto <<Lnea de saludo>> a continuacin pulsa INTRO para
hacer un salto de lnea e iniciar el texto del mensaje, que ser:
Recuerda que la fiesta de cumpleaos de Lola es este sbado 26 a las 21:00h. Se
celebrar en el local que tenemos alquilado. La direccin exacta es C/Trabajador, n27.
Nos vemos all!
14. Pulsa Siguiente para pasar al paso 5. Observars que la lnea de saludo ha cambiado y que
ahora se muestra el texto final Hola Teresa: Con los botones del panel << y >> podrs ir
movindote entre los correos adelante y atrs.
15. Ahora vamos a consultar la lista de invitados del fichero Fiesta para enviarles el correo
nicamente a ellos. Para ver ambas ventanas a la vez, haz clic en la ficha Vista >
grupo Ventana > herramienta Ver en paralelo. Este paso no es necesario, puedes organizar
tu miso las dos ventanas de Word para ver los dos documentos a la vez.
16. Nos centramos de nuevo en el panel del documento con la correspondencia combinada.
Concretamente en la seccin Realice cambios. Hacemos clic en el enlace Editar lista de
destinatarios.
17. Se abrir la ventana con sus datos. Haz clic en el encabezado Categora para que los
contactos se ordenen segn su origen tal y como estn ordenados en el archivo Fiesta.
18. Desactiva las casillas de aquellos contactos que no figuren en la lista de invitados
confirmados. Es decir, desactiva las casillas de:
- Esther, Carmen, Estefana y Marcos (de la categora Clase)
- Jose y Marta (de la categora Familia)
- Miguel (del Gimnasio)
19. Llegados a este punto, slo se generarn correos para aquellos que confirmaron su asistencia.
Sin embargo, como queremos enviar un correo distinto a quienes van a participar en el regalo,
tambin
los
excluiremos.
Desactiva pues las casillas de Teresa, Carlos, Beln, Mara y Gloria y pulsa Aceptar.
20. Pulsa Siguiente en el panel para ir al ltimo paso.
21. En el apartado Combinar, haz clic sobre el enlace Correo electrnico.
22. En la ventana que se muestra deberemos indicar:
- Para: email (para que el destinatario de cada correo sea la direccin electrnica que le
corresponde en la base de datos)
- Asunto: Cumpleaos Lola
- Formato de correo: HTML (para que el texto del documento se muestre tal cual, con
formato y como cuerpo del mensaje, no como archivo adjunto)
- Enviar a: Todos
Y pulsamos Aceptar.
417
23. Se iniciar el gestor de correos Microsoft Outlook 2016 (u otro, si tenemos otro definido). En
caso de que nunca se haya utilizado te pedir en una serie de pantallas que insertes los datos
de acceso a tu propio correo, porque ser desde l desde donde se enviarn los emails.
418
419
creacin de esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema
previamente debemos asignar los niveles de esquema es las partes adecuadas del documento.
Como iremos viendo a lo largo de esta unidad, los niveles de esquema se pueden asignar
directamente o por medio de los Estilos de Ttulo.
Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica normalmente a un
ttulo. Word tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1, Ttulo 2, ... , Ttulo 9. Cada estilo
tiene sus propias caractersticas de formato (fuente, tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel
de esquema definido. El estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el nivel
de esquema 2, y as sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de ttulo tambin estamos
asignando el nivel de esquema correspondiente.
Tambin es importante no confundir los esquemas con las tablas de contenidos o el mapa del
documento:
Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de esquema a
nuestro documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar a un esquema. Se trata
del Mapa del documento que es un esquema ms rudimentario creado por Word segn unos
criterios internos y que no podemos modificar. Si el documento est bien estructurado Word crear
un Mapa de documento bastante bien definido, pero si el documento no tiene una estructura clara
el mapa de documento creado por Word nos servir ms bien de poco. Lo apreciamos al mostrar
el Panel de navegacin, haciendo clic en sta opcin de la pestaa Vista, y sirve bsicamente
para ayudarnos a desplazarnos por el documento. Ya lo vimos en la unidad 3.
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas similitudes con
un esquema. Una tabla de contenidos es lo que en Espaa solemos llamar un ndice. Una tabla
de contenidos es una lista de los puntos de un documento con el nmero de pgina donde se
encuentra dicho punto. Adems, tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en
cuestin presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la capacidad de
actualizarse de forma automtica. La tabla de contenido se explicar con profundidad en la Unidad
17.
420
de la pestaa de la
siguiente forma:
- Despus de escribir un ttulo pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el siguiente ttulo con
el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn
,y si queremos subir un nivel pulsamos el botn
de
esquema
hay
que
seleccionar Texto
independiente.
2 - Crear el esquema despus de tener el documento redactado.
Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel
1, nivel 2...). Si no es as tendremos que ver cmo estructurar el documento distinguiendo los puntos
importantes para convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que utilizaremos
nosotros en los ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:
421
a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece Word, Ttulo 1, Ttulo 2... Ttulo
9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con
el nmero del ttulo, es decir el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.
422
423
Si lo hemos hecho bien veremos nicamente los ttulos del documento con la sangra adecuada
a su nivel de esquema.
Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que vemos en la
imagen de abajo.
424
un nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el cursor ) y pulsar este botn pasa a
tener nivel 1.
Este cuadro combinado
nivel 2 al pulsar sobre este botn el texto pasa a tener un nivel de esquema 3.
Con el botn
(Texto independiente) sea cual sea el nivel que tena anteriormente. En realidad, el nivel "Texto
independiente" equivale a no tener ningn nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto
normal.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Establecer
niveles de esquema
425
426
3. Ya tenemos los puntos del documento redactado, ahora hay que crear el esquema
asignndoles los tipos de niveles correspondientes a cada punto. Cambia a vista esquema
desde la pestaa Vista >Esquema.
el
ttulo Anlisis
Matemtico y
esquema
1.
pulsa
sobre
la
herramienta Nivel
de
427
428
En este ejercicio practicaremos con la ficha Esquema para que te familiarices con su uso.
1. Abre el archivo Unidad 1 que se encontraba en la carpeta de los ejercicios del curso y que
has ido modificando a lo largo de los temas.
Como recordars, se trata de un archivo que ya tiene los estilos aplicados. Por lo tanto ya
tiene definida una estructura y el esquema se mostrar sin problemas.
Entendemos que es mejor partir de este punto porque, a lo largo del curso, se ha practicado
bastante cmo aplicar estilos.
2. Cambia a vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.
y luego Contraer
13. Cierra la vista esquema con el botn de la cinta. El punto de insercin se encontrar en el
apartado Cerrar Word, que es el ltimo que hemos manipulado.
14. Cierra el documento, sin guardar los cambios.
429
Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos de la barra que
hemos visto en la pgina anterior y en sta barra tenemos estos dos botones (el botn de
subir
y el botn de bajar
Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edicin bsica (I) es el primer
punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto denominado Desplazarse por
un documento que tendr un nivel inferior al del ttulo principal y Este a su vez tiene tres puntos
en
su
interior
que
son Desplazamientos
cortos
dentro
de
una
misma
En
un
documento
normal
si
queremos
que
el
punto Mediante
las
Barras
de
430
documento, es decir podemos ir introducindonos para ver el contenido del documento desde el
nivel 1 hasta el nivel texto independiente. Veamos un ejemplo:
Este es el nivel mnimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo podemos ver
el ttulo principal del documento.
Si a continuacin pulsamos sobre el botn
conseguimos expandir el documento un nivel ms, es decir tendremos el nivel 2 a la vista tambin.
expandir un nivel ms en el documento, con lo cual tendremos a la vista aquellos ttulos con el nivel
3.
431
Observa que cada ttulo de Nivel 1 contiene dos puntos dedicados a Ejercicios y
a Soluciones de los ejercicios. Su nivel actual es el 2, disminyelo a un Nivel 3.
Muestra ahora hasta el Nivel 3 y utiliza esta vista para devolver a los ejercicios y soluciones
su nivel original, el 2.
432
y Contraer
9. Para mostrar y ocultar el formato de los ttulos, debers activar y desactivar respectivamente
la casilla Mostrar formato de texto.
10. Pulsa el botn Cerrar vista Esquema.
11. Haz clic en Archivo > Cerrar para cerrar el documento. Cuando el cuadro de dilogo pregunte
si desea guardar los cambios, selecciona No guardar.
433
434
435
436
437
Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los captulos ya creados.
- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Ttulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.
- Para insertar el primer subdocumento (Captulo 1) presionamos sobre
Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento
queremos insertar.
438
439
4. En realidad, queremos que todos los elementos sean de Nivel 1. Modificarlos uno a uno sera
costoso, as que pulsa las teclas CTRL+E para seleccionar todo el documento y luego
selecciona el Nivel 1 en la cinta.
5. Ahora ya podemos crear el documento maestro. Pulsa Mostrar documento.
6. Selecciona 1. Mi primer documento y haz clic en Insertar para enlazar el documento con
nuestro archivo Unidad 1.
7. En la ventana Insertar subdocumento, localiza, selecciona y abre Unidad 1. Es posible que se
muestre un cuadro de dilogo preguntndonos si cambiar el nombre de los estilos
coincidentes, en tal caso indicaremos que S a todo.
8. Ahora, el documento maestro presenta el contenido de Unidad 1, rodeado por un borde que
delimita el subdocumento. A continuacin, se muestran el resto de ttulos de unidad.
9. Localiza y selecciona 2.
pestaa Esquema.
El
entorno
de
Word y
pulsa
el
botn
de
la
10. Repite este ltimo paso con el resto de unidades. Para no tener que ir uno por uno, te
recomendamos que los selecciones todos a la vez y luego pulses Crear.
Para seleccionarlos todos haz clic en el signo + que hay junto al ttulo de la unidad 3. Luego,
pulsa MAYS y sin soltar la tecla, haz clic sobre el signo + de la unidad 24. Quedarn
seleccionados todos los ttulos, y ya slo te quedar pulsar el botn.
Word se comportar de una forma inteligente, asignando un subdocumento a cada ttulo en
vez del mismo para todos.
11. Haz clic en Guardar
o pulsa las teclas CTRL+G. Si accedes a la carpeta donde se
encuentra Temario en tu disco duro, podrs comprobar que se han creado los archivos
correspondientes a cada una de las unidades. Se llamarn 2.docx, 3.docx, 4.docx...
hasta 24.docx.
440
Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la
manipulacin con documentos maestros, ahora los veremos con un poco ms en detalle.
Con el botn
en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento
maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los
subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho
documento.
Quitar subdocumento.
Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn
para quitar el
documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa
a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el
subdocumento no se borra fsicamente de nuestro disco duro.
Combinar / dividir subdocumentos.
Combinar.
Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos pequeos en nuestro
documento maestro puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos de poca
extensin para tener menos subdocumentos, pero un poco ms extensos.
441
manteniendo pulsada la tecla MAYS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente
subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono
. Se fusionarn
todos en el mismo subdocumento. Este botn slo estar habilitado si tenemos varios
subdocumentos seleccionados.
Dividir.
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en
varios subdocumentos.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del ttulo del
subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn
442
443
14. Seleccinalo y aplcale un Nivel 1 como al resto de apartados. Luego pulsa Mostrar
documento y haz clic en la herramienta Crear.
15. Guarda los cambios, para que as se guarde en el disco duro el archivo 1.docx que
corresponder con este nuevo subdocumento.
16. Comprueba, en tu equipo, que el archivo Unidad 1 sigue existiendo y que no ha sufrido
ninguna modificacin. Esto es as porque no hemos modificado nada en l cuando ha
permanecido como subdocumento del maestro, y porque, en realidad, Desvincular slo
elimina la relacin entre ambos, no su contenido.
444
Has de entregar un trabajo de clase sobre las clulas. El trabajo lo habis realizado en equipo,
de modo que cada uno ha preparado su parte de forma independiente. Tu tarea consistir en crear
un nico documento, que ser el que se le entregue al profesor, a partir de los archivos de las
aportaciones de todos.
Para realizar este ejercicio te proporcionamos, en la carpeta Clulas de los ejercicios del curso,
los archivos Historia y teora celular, Caractersticas, Estudio de las clulas, La clula
procariota y La clula eucariota, que son las aportaciones de los miembros del equipo.
Crea el documento Clulas - grupo 2, que ser un documento maestro que incluya los cinco
archivos mencionados, en el orden indicado.
445
Se hace seleccionando cada uno de los ttulos y estableciendo el nivel 1, el nivel 2 y el nivel 3
a cada uno de ellos desde la cinta.
10. Activa la casilla Mostrar formato de texto. Observars que el formato se ha homogeneizado,
aplicando el mismo tema a todo el documento. Sin embargo, si abres en tu disco duro los
archivos de forma independiente, observars que en realidad cada uno tiene aplicado un tema
distinto.
11. Desactiva Mostrar formato de texto.
12. Haz clic en la vista Diseo de impresin y sitate en la ficha Formato de la pgina. En ella,
modifica el Tema actual por defecto por otro.
13. Haz clic en Insertar > Encabezado > En blanco y escribe como encabezado Las clulas Biologa Curso 2010-2011. Desde la pestaa Inicio, cambia la alineacin del encabezado a
la derecha y luego haz doble clic fuera de l para salir del modo edicin de encabezado.
14. Haz clic en Insertar > Nmero de pgina > Final de pgina > Nmero sin formato 1.
Luego, haz doble clic fuera de la zona de pie de pgina para continuar editando el documento.
15. Suele ocurrir que la primera pgina del documento maestro est en blanco. Si esto ocurre
sita el punto de insercin en ella y pulsa la tecla SUPR para eliminar cualquier salto de lnea
o de prrafo. De esta forma, la pgina se eliminar.
16. Vuelve a la vista Esquema y pulsa Mostrar documento.
17. Selecciona todo el texto pulsando CTRL+E y luego haz clic en la herramienta Desvincular de
la cinta. Ahora, el documento es independiente de los subdocumentos que haba enlazados.
Nos aseguraremos as de que el profesor no tenga problemas para visualizar el archivo una
vez se lo enviemos por correo electrnico, y tambin evitamos modificar, por error, los
originales.
18. Guarda el documento con el nombre Clulas - grupo 2.
446
El ejercicio est terminado, pero como forma opcional se le poda aadir una portada y una tabla
de contenidos. Nosotros explicaremos cmo hacerlo, por si deseas practicar:
1. Pulsa Insertar > Portada y escoge el diseo que prefieras.
2. Rellena los campos con la informacin del trabajo, teniendo en cuenta que se trata de un
proyecto sobre Las clulas para la materia de Biologa, y que tu equipo es el Grupo 2.
3. Pulsa Insertar > Pgina en blanco. Se insertar tras la portada. Haz clic en ella para situar
ah el punto de insercin.
4. Guarda de nuevo los cambios y cierra el documento.
447
448
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos
a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no
dejan de ser una vista que est slo disponible en la versin digital del documento.
449
Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si nos hemos
creado el estilo miEstilo2. le podemos asignar el Nivel de TDC 2, y mantener o no, los que ya
aparecan a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.
Si no queremos que tenga en cuenta un estilo personalizado al crear la tabla de contenido basta
con dejar a blanco la casilla Nivel de TDC correspondiente.
Generar la tabla de contenido.
Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por
lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar
dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente
una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias,
desplegar el men Tabla de contenido.
450
Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una
tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir,
pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Tabla de contenido
personalizada, donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
451
podemos
seleccionar
entre
varias
opciones
como Mostrar
nmeros
de
pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina
por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina. Si
dejamos marcada esta ltima opcin, desde el documento, bastar pulsar la tecla CRTL y hacer
clic en una lnea para colocarnos en esa parte del documento.
Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto
son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si
queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 4,
Ttulo 5, como se ve en la siguiente imagen.
452
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar
sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de
contenido.
En el men Tabla de contenido, si pulsamos en
Quitar tabla de
contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en
galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al
desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear tabla de contenido.
453
3. Borra los espacios que haya antes de la tabla de contenido con la tecla SUPR de modo que
no quede espacio entre la portada y el ndice.
4. Sita el punto de insercin al final de la tabla de contenido y haz clic en Insertar > Salto de
pgina para que el contenido propiamente dicho empiece en una pgina nueva.
5. Guarda los cambios y cierra el documento.
454
de
las
mayores ventajas de
crear
una
TDC
es
que
podemos actualizarla
- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde
encontraremos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el
dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En l indicaremos si
deseamos actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla.
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De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la
combinacin de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice. Si habamos seleccionado el texto aparecer ya
escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos introducirlo ahora. Este
recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la
entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada
principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el
documento.
Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia
cruzada (se estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas.
Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.
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Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que
deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el
momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as
con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente,
podemos crear el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del
documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un
cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que aparezcan debajo
de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
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Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice.
Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la imagen de abajo.
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Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada
uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar....
barra de ttulo
cambio de lnea
punto de insercin
cursor
borrar texto
Una vez hayas terminado, puedes ocultar los smbolos que se muestran representando los
prrafos, saltos de lnea, etc. Recuerda que puedes hacerlo desde Inicio > Prrafo > Mostrar
todo o con las teclas CTRL+(.
Ahora, vamos a crear el ndice al final del documento:
1. Pulsa CTRL+FIN para situar el punto de insercin al final del documento.
2. En Insertar, haz clic en la herramienta Pgina en blanco. El punto de insercin pasar a
situarse en esta ltima pgina vaca.
3. En la ficha Referencias, grupo ndice, pulsa el botn Insertar ndice.
4. Se abrir la ventana que permite configurar cmo se mostrar el ndice. Dejaremos ms o
menos las opciones por defecto, creando un ndice de dos columnas, con sangra, sin alinear
los nmeros de pgina y sin carcter de relleno. Lo nico que debes cambiar es el formato,
establecindolo a Moderno. Luego, pulsa el botn Aceptar.
El resultado ser el siguiente:
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Ahora ya sabes crear un ndice. Si quieres practicar ms cmo hacerlo, brralo y marca tantos
trminos como desees en el documento. Luego, genera otro ndice nuevo, con el formato que
prefieras.
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Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc., y seleccionar Ttulo, Word lo detecta
automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rtulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser
incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin.
Adems, vemos una serie de botones:
- Nuevo rtulo... Sirve para modificar el Ttulo y el Rtulo de la ilustracin.
- Numeracin... Abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo
de la numeracin de los ttulos.
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- Autottulo... Sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por ejemplo
podemos hacer que se generen automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits
(Bitmap image) que vayamos incluyendo en el documento.
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Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la
tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el
contrario preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.
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En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a
crear (Tabla, ilustracin, Fig, etc.) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la
opcin de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos
seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que
hayamos creado.
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7. Sita el cursor justo antes de la tabla y escribe el ttulo Ilustraciones del documento:
8. Aplcale el estilo Ttulo 1 desde la ficha Inicio.
9. Guarda los cambios y cierra el documento.
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Ejercicio 2: Clulas
En este ejercicio trabajars con el archivo Clulas - grupo 2 que creaste en los ejercicios finales
del tema anterior.
Debers crear una tabla de ilustraciones en la ltima pgina del documento. En una pgina nueva
que no contenga nada ms. El resultado ser similar a este:
Ten presente que las imgenes tienen un pie de imagen escrito. Debers realizar las
modificaciones necesarias para que este pie de foto sea el ttulo de la imagen que se muestre en
la tabla de ilustraciones.
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Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento
que se encuentra en el documento. Por ejemplo, cuando estamos recordando algn concepto
que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin
podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico
dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tienen la ventaja de actualizarse
automticamente, por ejemplo, si el documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina
3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen siguiente vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El
bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada
nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se
encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").
Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suelen utilizarse para aadir informacin o dejar
constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo,
una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se
pondr quin es el autor de esa cita.
En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1,
esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie
referente al superndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo
o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para
aclarar el significado de la palabra AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual,
la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto
y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.
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Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro
documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays +
F5.
Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del
marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra,
seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
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En el desplegable Tipo Elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo apareceran los
marcadores que hayamos creado previamente.
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Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al final.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de
dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento con respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar "ms
atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el
documento.
Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina
con el mismo formato que la indicacin de la nota al pie.
Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla.
Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero debemos crear
los marcadores correspondientes, para el caso de ilustraciones lo vimos con detalle en el tema
anterior, en el punto Tablas de ilustraciones y otras.
De todas formas, vamos a recordarlo brevemente. Para crear el marcador debemos situarnos en
la ecuacin, ilustracin o tabla y luego ir al men Insertar, Referencia, Ttulo... y aparecer un
cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
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Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia Cruzada,
para los tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son:
Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin.
Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero.
Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto.
Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de
donde hayamos situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Tipo Elemento numerado.
Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando
las opciones de Numeracin y Vietas).
Es un poco ms complicado que el resto de los tipo, si quieres ver cmo hacerlo visita nuestro
avanzado Referencias
cruzadas
de
elementos
numerados. Ref.
cruzadas
con
numeraciones
De las diferentes referencias cruzadas que podemos crear, es posible que las referencias
cruzadas a prrafos numerados sean las ms difciles de entender a primera vista.
Por este motivo vamos a verlo mejor con un ejemplo.
Lo haremos en dos pasos, primero vamos a ver como crear un prrafo numerado y luego cmo
establecer una referencia cruzada a l.
Crear prrafos numerados.
Podemos insertar un prrafo numerado antes de redactarlo o bien despus. Nos situamos al
inicio de este y accedemos a la pestaa Insertar y desplegamos la lista Elementos rpidos, all
hacemos clic sobre la opcin Campo.
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En el caso que nos ocupa que es insertar un prrafo numerado debemos seleccionar en
Categoras Numeracin.
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De esta forma tendremos unos prrafos numerados como muestra esta imagen.
Ahora podemos ir al segundo paso, insertar la referencia cruzada, para ello vamos a la
pestaa Insertar y,
dentro
cruzada
del
grupo Vnculos,
hacer
clic
en
el
botn Referencia
el Tipo, Elemento numerado, nos aparece la lista con los prrafos que tenemos numerados, como
muestra la siguiente imagen.
Veamos las distintas opciones que podemos hacer sobre elemento numerado en el
desplegable Referencia a.
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Nmero de pgina. Esta opcin muestra el nmero de pgina donde se encuentra el prrafo.
En nuestro ejemplo se encuentra en la pgina 1.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo numerado. En el ejemplo con el prrafo
seleccionado es i).
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero del prrafo numerado sin mirar el
contexto de donde se encuentra el prrafo. En el ejemplo es i) puesto que no mira el contexto en
el que se encuadra el prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero del prrafo al completo. En el ejemplo es
1)a)i) ya que es el primer prrafo y que est en la primera pgina.
Texto de prrafo. El texto que aparece en el prrafo de la referencia. En el ejemplo nos mostrara
el texto perteneciente al prrafo I) "Una de las ventajas que han aportado...".
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de
donde situemos la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Veamos con el ejemplo de una forma ms sencilla, si la referencia al prrafo i) la hacemos en la
primera lnea del documento al insertar la referencia con la opcin Ms adelante o ms atrs nos
mostrar ms adelante ya que est posteriormente en el documento, pero si la referencia la
insertamos en la ltima lnea del documento nos mostrar ms atrs.
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En este ejercicio aprenderemos a crear notas al pie. Trabajaremos sobre el archivo Clulas grupo 2.
Hemos sealado los lugares donde hay que incluir notas con un pequeo nmero, como el que
resultara si insertramos notas al pie. Sin embargo, estos nmeros son intiles, ya que estn
puestos a mano y no estn relacionados con ninguna nota. Lo que debes hacer es localizarlos en
el texto y borrarlos, sustituyndolos por notas al pie correctas.
Crearemos una como ejemplo. Si deseas seguir practicando repite la operacin con el resto de
palabras marcadas.
1. Al final del primer apartado (Historia y teora celular), borra el nmero 5 y selecciona el
texto siglo XX que hay junto a l.
2. Accede a la pestaa Referencias y abre el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al
final haciendo clic en la pequea flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas
al pie.
3. Selecciona Notas al pie y Final de pgina.
4. En formato de nmero escoge 1,2,3,....
5. Iniciar en: 1
6. Numeracin: Continua.
7. Aplicar cambios a: Texto seleccionado.
8. Haz clic sobre Insertar.
9. Escribe Bechtel, William (2005). Discovering Cell Mechanisms: The Creation of Modern
Cell. Cambridge University Press.
Observa que ahora el texto siglo XX tiene un superndice con nmero 1 y que en el pie de pgina
est el nmero 1 con la nota que hemos escrito. Adems, si sitas el ratn encima del superndice
aparece un bocadillo con esa frase.
No olvides guardar los cambios antes de cerrar.
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2. Ve al final del documento y luego utiliza la opcin Ir a para situarte en la solucin al ejercicio
2.
No es necesario que guardes los cambios.
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Para desplazarte por el documento mediante los marcadores como solicita el ejercicio:
1. Pulsa CTRL+FIN para ir al final del documento.
2. Pulsa CTRL+I para abrir el cuadro de dilogo Ir a. O bien pulsa la opcin
desde Inicio > Buscar.
3. En el cuadro Ir a selecciona Marcador. Luego, en el desplegable selecciona solucion2.
4. Pulsa el botn Ir a y luego Cerrar. Word debera mostrar la solucin al segundo ejercicio del
tema 1.
5. Cierra sin guardar los cambios.
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Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene
completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.
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y elegimos la opcin Cifrar con contrasea. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo desde el que
introduciremos la contrasea.
Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la
contrasea. As el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores
tipogrficos.
Ten en cuenta que si olvidas la contrasea no podrs abrir el documento.
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Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo como acceder a esta misma ventana y
cambiar el valor. Para borrarla, lo nico que haremos ser eliminar la contrasea actual dejando
el cuadro de texto en blanco.
En este ejercicio aprenderemos a proteger un documento de Word, para que nadie pueda abrirlo
si desconoce la contrasea de acceso. Trabajaremos sobre el archivo Currculum Vitae que
creaste y modificaste en ejercicios anteriores, as que brelo.
1. Accede a la pestaa Archivo > Informacin y pulsa el botn Proteger documento.
2. Escoge la opcin Cifrar con contrasea.
3. Se abrir el cuadro de dilogo donde debers introducir la contrasea aulaclic.
4. Pulsa Aceptar.
5. Vuelve a introducir la misma contrasea, aulaclic, y acepta de nuevo.
6. Cierra el documento (Archivo > Cerrar) guardando los cambios.
7. Vuelve a abrirlo haciendo clic en l desde Archivo > Abrir > Documentos Recientes.
8. Una ventana solicitar la contrasea. Escribe una incorrecta, por ejemplo, ac. Un mensaje nos
avisar de que no tenemos permiso para acceder al documento.
9. Vuelve a tratar de abrir el documento, desde Archivo > Abrir > Documentos Recientes,
pero esta vez indica la contrasea correcta aulaclic. El documento se mostrar.
Ahora veremos cmo quitar la contrasea de acceso.
1. Vuelve a la opcin Archivo > Informacin > Proteger documento > Cifrar con contrasea.
2. Borra los puntos que representan la contrasea en la caja de texto y pulsa Aceptar.
3. Cierra el documento (Archivo > Cerrar) guardando los cambios.
4. Vuelve a abrir el documento, desde Archivo > Abrir > Documentos Recientes.
documento se mostrar sin solicitar contrasea de acceso.
El
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Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no
pueden realizar ningn cambio de formato.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar y
seleccionar Restringir edicin.
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Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar una casilla implicara
dejar de permitir la modificacin del estilo en s, es decir, bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.
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Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar qu tipo de edicin permitimos sobre el documento.
Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin.
Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas
opciones en el panel de Restringir formato y edicin.
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En este ejercicio aprenderemos a proteger un documento para que no sea editado por terceras
personas. Es decir, para que puedan abrirlo, pero no modificarlo.
Trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos, as que brelo.
1. En la pestaa Revisar y selecciona Restringir edicin. Se abrir el panel Restringir formato
y edicin.
2. Nos centraremos en el segundo apartado, correspondiente a las Restricciones de edicin.
Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se activa un men
desplegable. En l debers escoger la opcin Sin cambios (slo lectura).
3. Como no vamos a aadir excepciones, pulsa el botn S, aplicar la proteccin, en la parte
inferior del panel.
4. Establece la contrasea que te permitir cancelar la restriccin en cualquier momento.
Ser aulaclic. Debers incluirla en ambas cajas de texto y pulsar Aceptar.
5. Intenta realizar modificaciones en el documento: escribir texto, borrar texto, incluir imgenes,
etc. No podrs, y la mayora de herramientas de la cinta estarn deshabilitadas.
Ahora veremos cmo quitar la proteccin.
1. En el panel, pulsa el botn Suspender la proteccin.
2. Introduce la contrasea, que es aulaclic.
3. Observa que las herramientas de la cinta vuelven a estar activas y que puedes editar el texto.
4. Cierra el panel y cierra el documento, sin guardar los cambios.
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Al hacer clic en ella un cuadro de dilogo nos explica en qu consiste firmar documentos y nos
permite abrir el catlogo de servicios de firmas recomendados por Word, siempre y cuando
dispongamos de internet para conectar con la pgina web correspondiente.
Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad certificadora
como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre o DocuSign. Estas y otras compaa ofrecen
certificados de firmas digitales, para ms informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar
una firma digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite certificar que el
documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el firmante.
No vamos a entrar en detalle, pero en una firma digital existen dos tipos de clave para un mismo
usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de
quien dice ser, y una clave privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que
nicamente debe conocer l.
Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente ser vlida para
identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso que le vas a dar a tu firma digital
puedes utilizar esta alternativa.
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Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se
encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser modificado. En caso de
que sufriese algn tipo de edicin la firma se rompera, pues no sera posible afirmar que el sujeto
que ha realizado los cambios es el mismo que firm el documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el
documento est finalizado, al aadirle la firma, cada persona que lo abra ver que lo hiciste t y no
podr modificarlo sin romper la firma digital.
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Podemos marcar o desmarcar las casillas correspondientes segn nuestros intereses, pero es
recomendable dejar las opciones por defecto si no estamos seguros de lo que significan.
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Lo nico que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si estn
compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de Word, no podremos
modificarlos.
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utilizar estos botones desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y
posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a guardar la macro. Por
defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para
crear todos los nuevos documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones de la macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento
podemos detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra de estado pulsando en el
botn cuadrado.
Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se
transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna accin
que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro
seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de
guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero
es conveniente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a continuacin.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Grabar una macro
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En este ejercicio aprenderemos a grabar una macro. Abre Word. Trabajaremos con un
documento en blanco.
Empezaremos por crear la macro.
1. En la pestaa Vista, despliega el men Macros haciendo clic sobre la flecha negra triangular,
y selecciona la opcin Grabar macro.
2. Se abrir un cuadro para configurar la macro. Llmala encabezado y deja la opcin Guardar
macro en con Todos los documentos (Normal.dotm) seleccionado. As la macro estar
disponible para los nuevos documentos que se creen. Como descripcin escribe el
texto Incluir encabezado corporativo.
3. Pulsa Botn. Su icono tiene un dibujo de un martillo.
4. Se abrir la ventana de Opciones de Word y se mostrar la categora Barra de herramientas
de acceso rpido. En la columna de la izquierda se mostrarn las macros disponibles,
debers seleccionar la nica que hay: Normal.NewMacros.encabezado. Luego, pulsa el
botn Agregar que hay entre las columnas.
5. La macro se incluir en la columna de la derecha. Pulsa el botn Modificar... que hay justo
bajo ella.
6. Escoge el icono que tiene forma de nube (est al final).
7. En el recuadro Nombre para mostrar escribe Encabezado corporativo. Luego,
pulsa Aceptar. Vers que ahora el botn aparece en la columna tal y como lo has definido.
todas las acciones realizadas se guardarn como una macro. Vamos a crear el encabezado.
1. Haciendo clic en Insertar > Encabezado > Editar encabezado creamos el encabezado.
2. Escribe:
www.aulaclic.es.
Cursos de informtica
3. Haz clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.
4. Pulsa
el
botn Detener
grabacin de
la
barra
de
estado
inferior.
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1. Cierra el documento desde Archivo > Cerrar. Escoge la opcin No guardar cuando el
mensaje te pregunte si quieres conservar los cambios.
2. Crea un nuevo documento desde Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
3. Pulsa el icono en forma de nube de la barra de acceso rpido superior. Se crear un
encabezado con el texto, tal y como habamos hecho.
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Se abrir el cuadro de dilogo que vemos en la siguiente imagen, que es el mismo que veramos
si pulsramos la opcin Teclado del cuadro de dilogo Grabar macro que hemos visto
anteriormente.
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En este tema bsico puedes consultar el entorno de programacin del editor de Visual Basic
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El lenguaje de programacin que utiliza Word para trabajar con macros es el VBA (Visual Basic
Applications) que como podemos deducir est basado en Visual Basic.
En la imagen de arriba podemos ver la pantalla general del editor de Visual Basic.
El men del editor de Visual Basic
Esta es la barra de men del editor de Visual Basic donde podemos acceder a las diversas
opciones y comandos del propio editor.
La barra de botones
Esta es la barra de botones de visual basic, donde podemos acceder de una manera ms rpida
a las opciones ms comnmente utilizadas, como son la volver a Word, Insertar UserForm, guardar,
etc.
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En la parte izquierda de la pantalla podemos ver el proyecto con sus mdulos y objetos.
En la parte derecha tenemos el espacio dedicado a redactar el cdigo de los
procedimientos/funciones, y en la parte superior existen dos cuadros combinados donde podemos
seleccionar los objetos y las propiedades de ese objeto respectivamente.
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En este ejercicio aprenderemos cmo visualizar el cdigo fuente de una macro. Esto nos
permitira editarla, si disponemos de conocimientos de programacin.
Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el anterior, en que se creaba la
macro sobre la cul trabajaremos. Obviamente deberemos realizarlo en el mismo equipo en que
hicimos el anterior, ya que la macro se guard en la plantilla bsica Normal.
Abre Word para mostrar un documento en blanco.
Primero la abriremos desde la opcin que nos permite modificarla:
1. En la ficha Vista, pulsa el botn Macros o escoge Ver macros en el men.
2. Ah vers la macro encabezado. Asegrate de que est seleccionada y pulsa el
botn Modificar.
3. Se abrir una ventana de Visual con el cdigo que especifica las acciones que realiza la macro.
Observa el cdigo.
4. Cierra la ventana.
Veamos ahora otra forma de abrir el cdigo de una macro:
1. Pulsa ALT+F11. Se abrir la misma ventana.
En este caso se mostrar la macro encabezado, pero eso no tiene por qu ser as siempre,
ya que se mostrar el cdigo de aquello que se haya consultado por ltima vez.
2. Para mostrar la macro adecuada, debers abrirla desde el panel izquierdo.
En este caso, la ruta adecuada ser Normal (el nombre de la plantilla a la que se ha aplicado
la macro) > Mdulos > NewMacros.
3. Cierra la ventana de cdigo.
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Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic sobre l, y si hemos
creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la combinacin de teclas.
Comentamos el resto de botones del dilogo.
Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual Basic.
Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior.
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e
intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.
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Para eliminar una macro, simplemente, hay que seleccionarla y pulsar el botn Eliminar.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Eliminar una macro
Por otro lado, tambin podemos crear macros que se autoejecuten, para ello, al crear la macro
debemos asignarle uno de estros nombres:
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos
la macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
Por ejemplo, si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de
pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.
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1. Pulsa en el botn de la barra de acceso rpido que tiene forma de nube y que ejecutaba la
macro Encabezado corporativo.
2. Un mensaje te informar de que la macro ha sido deshabilitada o eliminada. Pulsa Aceptar.
3. Para eliminar este botn que ha dejado de ser til, haz clic con el botn derecho del ratn
sobre l. Se mostrar un men, donde debers seleccionar la opcin Eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido.
4. El botn ya no est, ya puedes cerrar Word.
515
todas las acciones realizadas se guardarn como una macro. Vamos a crear un nuevo
documento.
1. Haciendo clic en Archivo > Nuevo > Documento en blanco y pulsa Crear.
2. Haz clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.
3. Pulsa el botn Detener grabacin de la barra de estado inferior.
No importa si lo haces en la ventana nueva que se ha abierto al crear un documento o en la
otra, la grabacin se parar igualmente.
La macro ya est grabada. Vamos a comprobar que funciona correctamente.
1. Pulsa sobre el botn
de la barra de acceso rpido. Plsalo varias veces, y observars
como cada vez que lo haces se abre una nueva ventana con un documento nuevo en blanco.
Fjate
que
la
barra
de
ttulo
va
mostrando
nombres
correlativos
(Documento2, Documento3, Documento4, etc.)
2. Cierra todas las ventanas, excepto una, si pretendes seguir con el ejercicio siguiente.
516
4. Se abrir la ventana Personalizar teclado. Pulsa las teclas CTRL+ALT+F y al soltar vers que
aparece la combinacin de teclas escrita en el campo Nueva tecla de mtodo abreviado.
5. Pulsa el botn Asignar y luego pulsa Cerrar. Volvers a apreciar la pgina en blanco. A partir
de ahora y hasta que detengamos la grabacin, todas las acciones realizadas se guardarn
como una macro.
6. Escribe el texto:
Un cordial saludo,
aulaClic
7. Pulsa el botn Detener grabacin de la barra de estado inferior.
La macro ya est grabada. En caso de tener problemas para ejecutarla, por restricciones de
seguridad, a continuacin, te recordamos cmo habilitar las macros (se explic en el tema
anterior de seguridad):
1. Desde Archivo > Opciones > Centro de confianza.
2. Ah debers pulsar el botn Configuracin del centro de confianza....
3. Se mostrar una ventana. Asegrate de estar en la categora Configuracin de macros.
4. En el apartado Configuracin de macros haz clic en Habilitar todas las macros...
5. En el apartado Configuracin de la macro del programador haz clic en la casilla Confiar...
Vamos a eliminar la macro.
1. En la ficha Vista, pulsa el botn Macros o escoge Ver macros en el men.
2. Ah vers la macro despedida. Asegrate de que est seleccionada y pulsa el botn Eliminar.
3. Se abrir un mensaje que te pedir que confirmes la accin. Escoge S.
4. En la lista ya no aparece la macro en cuestin. Si quieres puedes repetir la operacin para la
otra macro.
5. Cierra la ventana.
6. En caso de que hayas eliminado la macro nuevo que se ejecutaba desde el botn
de la
barra de acceso, debers borrarlo. Para ello haz clic con el botn derecho del ratn sobre l.
Se mostrar un men, donde debers seleccionar la opcin Eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido.
517
compartir
con
diversos
usuarios.
Los
diferentes
usuarios
pueden
realizar cambios sobre l y dejar comentarios, que posteriormente se pueden consultar para
saber
quin
coment
modific
el
documento
original.
Tambin
existe
la
herramienta Resaltado que es como si marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo, veremos
cmo manejar diferentes versiones de un mismo documento mediante el control de cambios.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen
las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de documentos.
No te asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los
elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.
Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, una vez
insertado el comentario dibuja un globo o bocadillo
l aparece el texto del comentario, con fondo morado aparece el texto al que se refiere el
comentario.
518
La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que
subrayamos el papel ordinario con un fluorescente.
Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante textos informativos los
diferentes cambios producidos en el documento.
En las imgenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en
el documento:
El primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de resaltar.
Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector
o la persona que ha hecho los comentarios.
519
La pestaa de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de herramienta en los
grupos Comentarios y Cambios, segn muestran las siguientes imgenes:
Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.
520
resaltado.
- Hacer clic otra vez sobre el botn
forma normal.
Quitar efecto resaltado.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar,
pero en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Sin color para que as quite el
resaltado.
Si tenemos varios resaltados en el documento y deseamos eliminarlos todos podemos
presionar Ctrl + E para seleccionar todo el documento antes de hacer clic en Sin color.
Buscar texto resaltado.
Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es
situarnos al inicio del documento y acceder a la pestaa Inicio y desplegar el men del
botn Buscar para seleccionar la opcin Bsqueda avanzada.
Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar y hacer clic en
el
botn Ms que
despliega
ms opciones
de
bsqueda.
Pulsamos
sobre Formato y
seleccionamos Resaltar. Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo
hacemos de forma habitual. Nos ir encontrando los elementos resaltados del documento.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Herramienta de resaltado
521
el
men
del
seleccionar
la
2. Aparece el dilogo Buscar y reemplazar. Haz clic en la pestaa Buscar y luego haz clic en
el botn Ms que despliega ms opciones de bsqueda.
3. Pulsa sobre Formato y selecciona Resaltar.
4. Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma
habitual. Nos ir encontrando los elementos resaltados del documento. Si recuerdas alguna
palabra que hayas resaltado, escrbela en la caja de bsqueda para observar cmo la busca
nicamente entre el texto resaltado.
Por ltimo, quitaremos el resaltado a todo el documento.
1. Pulsa CTRL+E para seleccionar todo el texto.
2. Despliega la paleta de colores de la herramienta Resaltar y escoge la opcin Sin color.
3. Recorre el documento para ver que ya no hay texto resaltado. Si lo quieres puedes repetir la
bsqueda de trminos resaltados que acabas de practicar para comprobar que ya no
encuentra las palabras que introduces.
Cierra el documento sin guardar los cambios.
522
21.4. Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o
apostillar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de
personas que comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento, pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos
expresamente a la hora de lanzar la impresin.
Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
Nos resalta el texto seleccionado en color morado, y aparece una ventana flotante en la parte
derecha del documento donde debemos introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de otra. Por
ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos aparece un globo
en el lateral, si hacemos
clic en el globo veremos una ventana flotante con el texto del comentario y en fondo morado el
texto al que se refiere el comentario, como puedes ver en la siguiente imagen.
523
Y al colocar el cursor encima veremos en fondo morado el texto al que se refiere el comentario,
como puedes ver en la siguiente imagen.
El comentario lo primero que indica es el rtulo Comentarios. A la izquierda aparece el logo del
autor y su nombre (aula Clic) y a continuacin muestra el texto del comentario. En la parte derecha
aparece un tringulo que abre un desplegable con las opciones Mover, Tamao y Cerrar, a la
derecha aparece el aspa X para cerrar el comentario. Si colocamos el cursor encima del comentario
aparece la hora/fecha en que se hizo el comentario y un icono para contestar al comentario.
En otras vistas, como Esquema el texto aparece con fondo morado y para poder ver los
comentarios deberemos hacer clic en el texto morado.
Podemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar,
en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones vertical se vera como vemos en la
siguiente imagen.
524
Podemos modificar el autor de los comentarios, si quieres ver cmo puedes consultar este
tema avanzado. Modificar el autor de los comentarios
Anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.
Siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
Eliminar el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del documento, desde la
opcin que encontraremos desplegando el men haciendo clic en la flecha triangular inferior.
525
Hemos visto que en los comentarios aparecen las iniciales del autor en el globo del comentario
y en la vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Este nombre Word lo
puede tomar de dos sitios: Por defecto, lo toma del usuario de la cuenta de Office con que nos
hemos conectado, pero podemos hacer que lo tome del nombre que pongamos en el
panel Opciones de Word, cmo puedes ver dos imgenes ms abajo.
Para modificar esa identidad debemos acceder a la pestaa Revisar y desplegar el
men Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la esquina, nos aparecer el siguiente cuadro
de dilogo:
Aqu pulsamos el botn Cambiar nombre de usuario y se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
526
Si marcamos la casilla Usar siempre estos valores sin tener en cuenta el inicio de sesin en
Office, usar los valores de los dos cuadros de texto que hay ms arriba, Nombre de usuario y
Iniciales.
Para que los cambios tengan efecto debemos presionar el botn Aceptar. Los comentarios
introducidos antes del cambio no sern modificados, pero los siguientes que introduzcamos
mostrarn la nueva identidad.
Por otro lado, siempre podemos cambiar el nombre de nuestra cuenta de Office haciendo
clic en el tringulo que hay al lado del nombre para que aparezca el siguiente desplegable.
527
Al hacer clic en Cambiar nombre y foto aparece la pantalla para cambiar el perfil de la cuenta.
Esto afecta a todo lo relacionado con la cuenta, correo, OneDrive, etc.
Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una
persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio,
desplegando el men Buscar y seleccionando Ir a., o presionando la combinacin de
teclas Ctrl+I o bien F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la
lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor de entre los
que han aadido comentarios en el documento. Con los botones Anterior y Siguiente del mismo
dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.
528
Podemos modificar el formato por defecto que tienen los comentarios, visita nuestro
avanzado para aprender cmo hacerlo. Modificar la apariencia de los comentarios
Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos marcar o
desmarcar la opcin que pone Comentarios. Ssi la opcin est seleccionada los comentarios
sern visibles de lo contrario no se vern.
avanzadas...,
aparecer
un
cuadro
de
dilogo
donde
veremos
la
Donde podemos escoger entre las distintas opciones del desplegable que vemos en la imagen.
Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.
529
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor
los globos.
Adems de esto, al lanzar la impresin, en el dilogo de Imprimir, seccin Configuracin,
debemos tener la precaucin de tener seleccionada la opcin Imprimir documento con
revisiones.
530
531
532
Los siguientes ejercicios los debers realizar sobre el archivo Curso bases de datos, con el que
hemos ido trabajando a lo largo del curso. Por lo tanto, brelo.
3. Aparece un globo en la parte derecha de la pantalla donde especifica el nombre del usuario
que est escribiendo el comentario. Ah es donde debes escribir el texto del comentario.
Escribe Quitar la palabra ejercicios para que guarde coherencia con los enunciados de
las soluciones de otros temas.
4. Repetimos las acciones para un segundo comentario. Sitate en el ttulo de apartado 2.4
Ejercicios MULTITABLA y seleccinalo.
5. Haz clic en Nuevo comentario
y Comentario anterior
533
3. Con los botones Anterior y Siguiente puedes navegar entre tus comentarios.
El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los
miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones,
modificaciones de formato o texto eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color diferente
a cada miembro del equipo que realice algn cambio, as se les puede identificar fcilmente.
Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones, los cambios de formato
estn especificados pero otras modificaciones no estn tan claras. A continuacin, estudiemos qu
tipo de modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las representa.
Inserciones. Pone el texto de color rojo (o el asignado al revisor) y lo subraya. Por ejemplo, en
Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor, en este caso
color rojo.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
534
Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical gris,
indicando que el documento ha sido editado y modificado.
Esta visualizacin de los cambios puede ser modificada, igual que ya vimos para los comentarios
en el tema avanzado, personalizar los cambios.
535
536
Para
activar
el Control
de
cambios debemos
pulsar
el
botn
de
la
pestaa Revisar en el momento que queramos que se registren los cambios. Otra forma de activar
el control de cambios es pulsando Ctrl+Mays+E. Si lo activamos cada cambio que se efecte en
el documento se almacenar y posteriormente podremos comparar el documento original con el
documento final tras los cambios.
Botones
de
la
pestaa
Revisar
pertenecientes
al
control
de
cambios.
El primer cuadro despegable, Todas las revisiones, sirve para indicar como queremos ver el
documento.
Revisiones simples. Muestra el documento con todas las revisiones mediante unas marcas
verticales a la izquierda informando de los cambios realizados.
Todas las revisiones. Muestra el documento con todas las revisiones especificadas a la
derecha, es la opcin por defecto.
Ninguna revisin. Muestra el documento con todas las revisiones efectuadas, pero sin ninguna
marca que las muestre.
Original. Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones efectuadas.
Una buena opcin es trabajar en vista Revisiones simples porque as evitamos que por cada
cambio que efectuemos aparezca un texto indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar
bastante agobiante tener el documento cargado de textos de revisiones.
Tambin podemos controlar el grado de revisin desde el men Mostrar marcas ya que
podemos elegir lo que queremos ver, basta marcarlo en la lista que se muestra, como se ve en la
imagen siguiente.
537
Como ya vimos para los comentarios, si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una
ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del documento. Podemos elegir entre
formato horizontal o vertical.
propuesto.
- O automticamente
Desplegando la opcin Aceptar encontramos varias opciones:
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
538
De forma similar podemos tenemos varias opciones para rechazar cambios. Desplegando la
opcin Rechazar tenemos las posibilidades que muestra la siguiente imagen.
539
540
Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable tener
guardada una copia de la ltima versin que tuvimos por si algn miembro del equipo realiza algn
cambio sin activar el control de cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior podremos
utilizar la herramienta de comparacin que nos ofrece Word.
Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el control de cambios
debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el documento original.
- Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn Comparar,
541
Si hacemos clic en el botn Ms >> para ver ms opciones nos encontraremos varias opciones,
entre ellas, es muy interesante la que aparece en la parte inferior derecha Mostrar cambios en,
que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.
542
Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios
producidos.
Aparte de estas opciones, tenemos todava otra posibilidad ms de mostrar la comparacin: Si
queremos ver una comparacin en la que aparezcan el documento original, el revisado y el
comparado, debemos abrir el desplegable Comparar, y luego en Mostrar documentos de origen,
elegimos, Mostrar ambos, como muestra la siguiente imagen.
Al hacer clic aparecern los tres documentos, como muestra la siguiente imagen.
Esta visin con los tres documentos permite ver en detalle todos los cambios.
543
544
21.7. Formularios
Los formularios son documentos normales de Word que estn diseados con campos para que
los usuarios los completen con informacin, por ejemplo, un formulario para rellenar los datos
necesarios para contratar un seguro de automvil. Por lo tanto, para crear un formulario partiremos
de un documento de texto, en el que incluiremos cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el
lector del documento podr rellenar los datos que le solicitemos, de forma parecida a como
rellenbamos los documentos basados en plantillas.
Una vez creado el formulario lo podemos guardar como un documento normal o como una
plantilla. Lo ms habitual es protegerlo para que slo se pueda escribir en los campos preparados
para ello y no se pueda alterar el resto del documento. Ms adelante veremos cmo hacerlo.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado
por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten
introducir informacin de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha
de programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la pestaa
Archivo. En la seccin Personalizar cinta de opciones marcaremos la casilla Desarrollador en
el cuadro de la derecha que muestra las fichas disponibles.
545
El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el ttulo Nombre: se
mostrara
La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el Modo
Diseo.
546
Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido
por el texto a rellenar.
Para cambiar este texto debemos pulsar en
y Texto
el usuario podr rellenar. La diferencia entre ambos es que slo el control Texto
enriquecido permite usar y guardar textos con formato.
Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no,
que se puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla INTRO.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se
crear como texto normal y el control desaparecer.
El control Imagen
547
y Cuadro combinado
una serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado
aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el cuadro de lista
aparece ya desplegado y slo permite elegir una opcin entre las existentes.
Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del
control.
El Selector de fecha
548
En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qu formato
queremos que aparezca la fecha.
Primero,
debemos
marcar
la
opcin Restringir
edicin.
Abrimos
as
el
549
De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como
una plantilla, los usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado,
y guardar lo que rellenen como un documento normal.
550
El texto aulaClic tiene aplicado el estilo Ttulo, y adems una alineacin centrada.
Luego hemos introducido dos tablas de una columna y dos filas, que tienen el estilo
rpido Lista clara - nfasis 1.
Si tienes problemas para realizar este documento, debers repasar las unidades relativas al
formato y las tablas de este curso. En la carpeta de ejercicios del curso encontrars el
551
archivo Formulario cursos Office para que puedas realizar el ejercicio a pesar de no conseguir el
resultado indicado.
Creacin del formulario:
1. Para insertar los controles necesitaremos utilizar la ficha Programador de la cinta. Si no se
muestra, haz clic en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y activa la
casilla de la ficha en la columna de la derecha. Luego, pulsa Aceptar.
2. Pon el punto de insercin detrs de Nombre:
3. En la pestaa Desarrollador, grupo Controles, pulsa el icono Texto
detrs de Curso:
2. Pulsa sobre el control de texto del Nombre y borra su contenido. Escribe Introduzca aqu su
nombre.
3. Repite la operacin con el resto de controles. Los textos sern:
email: Escriba su direccin aqu.
Curso: Seleccione un curso.
Pregunta: Escriba aqu su consulta.
552
siguiente:
Nos queda habilitar las restricciones del documento para evitar que las personas que
rellenen el formulario con sus datos modifiquen su diseo y contenido.
1. En la ficha Desarrollador, grupo Proteger, haz clic en Restringir edicin.
2. Se abrir el panel Restringir formato y edicin. Marca la opcin Permitir slo este tipo de
edicin en el documento.
3. En el desplegable elige Rellenando formularios.
4. Pulsa el botn S, aplicar la proteccin. Si est desactivado, asegrate de que has
desactivado el Modo Diseo.
5. Establece la contrasea aulaclic y pulsa Aceptar.
553
Ejercicio 1: Resaltar
Abre el archivo Fiesta que creaste y modificaste en ejercicios anteriores. Debers resaltar
a Teresa, Beln y Gloria en la lista de personas que participan en el regalo en comn de la
pgina 2, para indicar que ya han entregado el dinero.
Supn que la lista fuese muy larga, y quisieras saber si una determinada persona ha pagado.
Realiza una bsqueda en que slo se tengan en cuenta las personas resaltadas para comprobar
si Pablo ha pagado.
No guardes los cambios.
Ejercicio 2: Comentar
Abre el archivo Clulas - grupo 2. Si lo recuerdas, creaste este archivo bajo el supuesto de que
debas entregarlo al profesor como un proyecto escolar. En el tema de seguridad lo protegiste para
que slo se pudiesen realizar comentarios sobre l.
Inserta un comentario en la portada con el texto No habis citado las fuentes, aunque es
evidente que ha sido la Wikipedia.
Si leste el avanzado sobre cmo cambiar el nombre del revisor, haz que el comentario aparezca
bajo el nombre de Profesor.
554
Ejercicio 2: Comentar
1. Abre el archivo Clulas - grupo 2.
2. En caso de que vayas a cambiar el nombre del revisor, deber ser lo primero que hagas. Para
ello, haz clic en la pestaa Revisar y despliega el men Control de cambios, all
seleccionaremos Cambiar nombre de usuario. En la ventana que se muestra,
escribe Profesor como Nombre de usuario y Profe como Iniciales. Luego pulsa el
botn Aceptar.
3. Ya puedes insertar el comentario libremente. Haz clic en la zona vaca de la portada, o
selecciona un elemento de la misma (el ttulo, el nombre del grupo...) por completo.
4. Haz clic en la pestaa Revisar, y en el grupo Comentarios pulsa Nuevo comentario
.
5. El globo del comentario mostrado indicar que el autor es Profe1. Escribe dentro de l el
texto No habis citado las fuentes, aunque es evidente que ha sido la Wikipedia.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
555
556
Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintas
ubicaciones.
Facilita el acceso desde cualquier ubicacin a los documentos, inclusive desde terminales
mviles.
Permite ejecutar programas desde la propia internet, sin instalar nada en nuestro dispositivo.
557
22.2. OneDrive
Desde que Internet se extendi de forma masiva empezaron a surgir un nuevo tipo de programas
conocidos como programas bajo demanda o programas en la nube cuya principal caracterstica
es que no estn instalados en el ordenador del usuario sino en un servidor de Internet, es decir
en "la nube". Para usar este tipo de programas slo necesitamos un navegador web y una conexin
a Internet.
Un ejemplo gratuito de este tipo de programas es Office Online (Word online, Excel online, ...)
que permiten crear documentos de texto, hojas de clculo etc. El elemento inicial de estos
ecosistemas informticos es el correo, Outlook (Hotmail). Es imprescindible tener una cuenta de
correo para tener acceso a todos estos servicios.
El complemento imprescindible para este tipo de aplicaciones que residen en la nube es
poder guardar los archivos tambin en la nube. De ah han surgido servicios como OneDrive de
Microsoft. Aparte de estos programas que trabajan en la nube (Office Online y Word App) OneDrive
tambin se puede utilizar para guardar archivos de Word escritorio.
Tambin existen servicios exclusivamente de almacenamiento en la nube que no llevan
aparejados otros programas, como Dropbox o Box. A estos servicios se les suele llamar discos
duros virtuales o discos duros en la nube.
OneDrive es una buena solucin para compartir archivos entre diferentes dispositivos de
distintos sistemas operativos. Por ejemplo, puedes tomar una foto con tu mvil Android y
envirsela a un amigo que tiene un iPhone, luego puedes abrirla en el PC con Windows de tu casa
y envirsela al ordenador MacBook de un familiar.
Qu es OneDrive?
OneDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft. Desde un
ordenador o desde un dispositivo mvil (telfonos y tablets) se pueden subir archivos a la nube y
luego bajarlos o consultarlos en un dispositivo distinto. Es decir, OneDrive nos permite trabajar con
el mismo archivo desde diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, siempre que estemos
conectados a la red. OneDrive funciona en navegadores desde ordenadores Windows, Apple y
Android. Y tambin desde una aplicacin que podemos instalar en el ordenador y en dispositivos
mviles
558
OneDrive tambin permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio, para cada
archivo podemos dar permiso a los usuarios que deseemos. Se puede dar permiso para que
modifiquen el archivo o slo para que lo lean. Ms adelante ampliaremos este punto.
Para usar OneDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...).
Slo por eso Microsoft pone a disposicin de sus usuarios un espacio de 30 GB (en Febrero de
2015) para usar con OneDrive. Para los usuarios de Microsoft Office 365 este espacio se ampla a
1 TB.
559
560
De todas formas, OneDrive tambin tiene su propia interfaz desde el navegador web para
manejar los archivos. Si vas a almacenar otro tipo de archivos distintos de documentos de Word es
interesante que la conozcas, en este tema bsico te la explicamos brevemente. Dentro de
OneDrive
Sincronizacin.
Por defecto, al abrir OneDrive se sincronizan automticamente los archivos, de esta forma, los
archivos que subas desde un ordenador podrs verlos desde otro ordenador sin hacer nada ms.
Dependiendo de la velocidad de la conexin a Internet y del tamao de los archivos la
sincronizacin puede tardar desde unos segundos a bastantes minutos.
Incluso si ests dentro de OneDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el archivo
desaparecer de tu pantalla de forma automtica,
La empresa Microsoft, al igual que lanza los productos Office de escritorio como Excel, Access o
Word, tambin dispone de otros servicios que se ofrecen de forma gratuita a travs de internet. Un
ejemplo son los servicios Office Online, el programa de mensajera instantnea Skype o el correo
electrnico Outlook, entre otros. El nico requisito es poseer una credencial Microsoft.
Una credencial o cuenta Microsoft no es ms que un correo electrnico proporcionado por
Microsoft, con una clave de acceso. Para conseguirlo, debemos ir a la pgina web de Outlook o
de OneDrive.
561
562
563
Al hacer clic en Ver cuenta o Configurar cuenta vers una pantalla donde puedes rellenar el
resto de tus datos, como muestra la siguiente imagen.
564
Ya hemos dicho que para usar OneDrive desde Word como un disco duro en la nube no es
necesario hacer nada ms, ni siquiera entrar dentro de OneDrive.
Sin embargo, si quieres usar OneDrive para subir archivos distintos de Office dispones de la
interfaz propia de OneDrive.
Par entrar en ella debes ir a la web de OneDrive y dar tu usuario y contrasea. Si ests ya
conectado a Outlook, otra forma de entrar en OneDrive es hacer clic en la flecha que hay junto al
icono de Outlook y se abrir un desplegable donde podrs hacer clic en OneDrive.
Una vez dentro de OneDrive, la pantalla principal tiene el aspecto que puedes ver en la siguiente
imagen.
En la parte central tenemos las carpetas y los archivos que hay en ese momento subidos a la
nube. Puedes ver como hay archivos de varios tipos, de msica, de texto, documentos de excel,
de Word y presentaciones PowerPoint.
565
ordenador a la nube.
Sobre cada archivo se pueden realizar varias acciones, basta seleccionar el archivo para que
aparezcan en la barra superior
(tambin se puede pulsar con el botn derecho sobre el archivo para que aparezca un
desplegable con estas mismas opciones).
- Nuevo. Este comando permite abrir la aplicacin web correspondiente, segn se trate de un
archivo de Word, Excel, PowerPoint o OneNote, ms adelante veremos cmo trabajar con estas
aplicaciones gratuitas en la nube.
- Cargar. Permite subir a la nube archivos de nuestro ordenador.
- Compartir. Podemos compartir el archivo con otros usuarios de OneDrive, podemos dar
permiso slo para leer el archivo, o tambin para escribir sobre l.
- Descargar. Permite bajar de la nube a nuestro ordenador el archivo.
- Mover a . Mueve el archivo seleccionado a otra carpeta.
- Copiar en . Copia el archivo seleccionado a otra carpeta.
- ... . Aqu hay otros comandos como renombrar, ver las propiedades, ...
El botn Nuevo
566
En la columna izquierda de la pantalla principal de OneDrive tenemos los botones para ver
los Archivos,
slo
los
slo
los
archivos Compartidos.
567
Una vez instalada podrs anclarla en el men inicio o en la barra de tareas, como cualquier otra
aplicacin de escritorio de Windows.
En Windows 10 se ve de esta forma
y en Windows 7
de esta otra
Al arrancar OneDrive vers la carpeta de OneDrive como una carpeta ms en el Explorador de
archivos. Puedes copiar, mover, borrar y renombrar archivos normalmente. Lo mejor es que todos
los cambios se sincronizarn de forma automtica cuando haya conexin con Internet.
OneDrive no es el nico servicio existente de estas caractersticas, hay otros muy similares
como GoogleDrive (que apareci antes) y otros que slo ofrecen caractersticas de disco duro
virtual como DropBox. En este tema bsico lo explicamos un poco ms. OneDrive frente a servicios
similares
OneDrive no slo se puede ejecutar en un ordenador personal, tambin tiene versiones
adaptadas a los dispositivos mviles y tablets. Adems, funciona tanto en Windows Phone como
en Android y Apple. En las siguientes unidades lo veremos con detalle.
568
Ya slo quedara pulsar en el botn Desvincular OneDrive, para realizar la desvinculacin. Esto
no supone que se pierdan los archivos de OneDrive, seguirn estando accesibles desde OneDrive
como servicio, en la web onedrive.com, y en otros dispositivos donde est instalado el programa
OneDrive.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Almacenamiento en OneDrive
569
OneDrive es similar a Google Drive, actualmente Google Drive ofrece 15 GB. gratis mientras que
OneDrive da 30 GB. gratis. Google Drive tambin dispone de aplicaciones online gratuitas para
crear documentos de texto, presentaciones, hojas de clculo, formularios y dibujos. Para usar
Google Drive hay que tener una cuenta de correo Gmail.
Hay otros servicios como Dropbox y Box que slo ofrecen almacenamiento, pero no tienen
correo, procesador de texto, hoja de clculo, ni presentaciones. Una ventaja de Dropbox es que es
muy conocido y fcil de utilizar, adems puedes crearte una cuenta con tu actual cuenta de
correo, ya sea esta de Gmail, Outlook, Yahoo, o cualquier otra. Con lo cual es ms fcil compartir
archivos con tus amigos ya que no tienen por qu crearse otra cuenta de correo.
Por ejemplo, si quieres compartir un archivo en OneDrive, todos tus amigos necesitarn estar
dados de alta en una cuenta Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...) mientras que, si lo haces
en Dropbox, pueden darse de alta con cualquier cuenta de correo que estn usando ya.
Apple tambin tiene un sistema de almacenamiento en la nube llamado iCloud con 5 GB. gratis.
Nota: Las cantidades de espacio ofrecido suelen cambiar cada cierto tiempo. Consltalas para
la fecha actual.
570
5. Deja abierto OneDrive y abre Word 2016. Inicia una sesin en Word 2016 con la misma cuenta
que en OneDrive.
6. Abre un documento en blanco en Word escribe Mi primer archivo de Office en internet.
7. Haz clic en Archivo > Guardar.
8. En la parte izquierda aparecer el icono de OneDrive, haz clic sobre l.
9. En la parte derecha se mostrarn las carpetas predefinidas de OneDrive, elige una y da un
nombre al documento. Llmalo Primero y pulsa Guardar. Este archivo no existir en tu equipo,
a partir de ahora estar guardado en internet, para acceder a l desde cualquier lugar, siempre
y cuando dispongas de conexin.
571
Si el documento ya est guardarlo en OneDrive aparece directamente este otro panel para que
invitemos a otra persona:
572
En este panel nos informa que el usuario aulaC ejemplos es el propietario en modo Edicin y
que el usuario aula Clic Puede modificar el documento (es el invitado).
A su vez, al invitado le llegar un email similar al que se muestra a continuacin:
573
Ahora el invitado, si desea modificarlo, puede hacer clic en Modificar documento para que
aparezcan estas dos opciones:
574
En la unidad 25 veremos cmo utilizar Word Online. Ahora usaremos Modificar en Word.
Obviamente, si el invitado no tiene instalado Word, no le aparecer la primera opcin.
Al hacer clic para Modificar en Word aparecen mensajes del navegador (por ejemplo, Chrome)
y del propio Office advirtiendo que el archivo que vamos a abrir puede ser peligroso, si no
conocemos a la persona que nos invita conviene hacer caso a estas advertencias y no abrir el
archivo, ya que cualquiera que conozca nuestra direccin de correo puede invitarnos.
575
Si aceptamos abrir el archivo, se abre una ventana de Word escritorio con un mensaje de
advertencia y un botn Habilitar edicin, en la parte superior, como muestra la siguiente imagen.
Una vez hemos habilitado la edicin, ya podemos modificar el documento compartido. Cuando
guardemos el documento se sincronizar en OneDrive de forma que cuando la persona que nos
invit a compartir lo abra ver nuestras modificaciones.
Para saber si hay otros usuarios autorizados a modificar el documento basta hacer clic en el
botn
documento. Por ejemplo, la imagen siguiente muestra que el usuario aula Clic est editando el
documento y el usuario aulaC Ejemplos es el propietario del documento, pero no lo est editando
en ese momento.
Pero no slo eso, podramos estar modificando el mismo documento dos personas a la vez y
Word se encarga de gestionarlo todo para que nadie borre sin querer lo que ha modificado el otro.
Es decir, es posible modificar simultneamente un documento sin mayores problemas. Vamos a
verlo con ms detalle.
Modificar en tiempo real (simultneamente) un documento por ms de un usuario.
Cuando varios usuarios modifican un mismo documento a la vez aparece una ventana en la parte
derecha avisndolo, como puedes ver en la siguiente imagen
576
Si contestamos que S, a cada usuario se le asigna un color, de forma que podemos ver las
modificaciones que est realizando la otra persona, ya que veremos una pequea bandera con el
color del usuario que las ha realizado.
Si mantenemos el cursor encima de la banderita, aparecer el nombre del usuario que lo ha
modificado.
Es decir, cuando estamos modificando un documento y otro usuario al que hemos invitado, lo
modifica al mismo tiempo, nos va apareciendo el texto que introduce marcado por la banderita de
su color. Dependiendo del ancho de banda de las conexiones a internet, el texto del otro usuario
tardar ms o menos en aparecer. En el caso de conexiones a 300 MB tarda apenas unos
segundos.
Cuando uno de los dos usuarios simultneos guarda o cierra el documento, el otro usuario recibe
un aviso de ello diciendo "El usuario xxx ya no est editando el documento", y puede continuar
modificando l solo el documento que habr incorporado los ltimos cambios realizados por el otro
usuario.
En cualquier momento, haciendo clic en el botn
577
Si al pulsar Guardar, otro usuario lo ha modificado desde que nosotros lo abrimos y esos
cambios no se han hecho visible todava en nuestro documento, nos aparece una ventana
avisndonos, como puedes ver en la siguiente imagen.
Al pulsar Aceptar, se guarda el documento incluyendo los cambios realizados por el otro usuario
y veremos esos cambios con un color de fondo verde claro.
Si, en el caso anterior, en lugar de pulsar en Guardar, pulsamos en Archivo, veremos un
mensaje con fondo amarillo, avisndonos que al guardar se incluirn los cambios realizados por el
otro usuario. Como muestra la siguiente imagen.
En principio, con este sistema no hay problema, el documento siempre conserva los cambios
realizados por los usuarios simultneos y somos conscientes de ello.
Sin embargo, se pueden dar algunas situaciones delicadas cuando dos usuarios intentan
modificar al mismo tiempo, la misma parte del documento. Es decir, hay algunas situaciones que
generan un conflicto.
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578
Dejar de compartir.
Desde OneDrive hay que situarse en el archivo que queremos dejar de compartir, para ello desde
el men lateral de OneDrive podemos ir a la secin Compartido y seleccionar el archivo, entonces,
hacer clic en Puede editar para desplegar las opciones, y elegir Dejar de compartir.
579
Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el documento para
compartir. Puedes aprender cmo en el siguiente avanzado: Preparar un documento para
compartir
580
Antes de compartir un documento con otras personas, es interesante que comprobemos que no
contiene informacin oculta o algn componente no compatible con versiones anteriores, as como
que est realizado siguiendo las recomendaciones de accesibilidad, para las personas que tienen
alguna discapacidad.
Para ello, disponemos de diversas herramientas que nos facilitan el trabajo, realizando estas
comprobaciones de forma automtica. Las encontramos en la pestaa Archivo > Informacin y
pulsamos el botn Comprobar si hay problemas.
Se desplegar un men con tres opciones:
Inspeccionar documento:
Abre un cuadro de dilogo que permite escoger qu caractersticas se inspeccionarn de entre
las
siguientes: Comentarios,
revisiones,
versiones
anotaciones, Propiedades
del
581
582
Desde el botn Seleccionar versiones para mostrar se puede elegir qu versiones queremos
que se comprueben si son compatibles. Existen tres posibilidades: Word 97-200, Word 2007 y
Word 2010. Se pueden marcar todas.
En caso de que haya incompatibilidades, se mostrarn en el resumen. Pulsamos Aceptar.
Para que el documento sea compatible, deberemos pulsar el botn Guardar. Es posible que se
muestre un aviso. En l podremos elegir entre:
- Pulsar Continuar, para que el archivo se convierta a un formato compatible, y se pierda as la
informacin que no se pueda adaptar.
- Pulsar Cancelar. Y guardar una copia del archivo en un formato reciente. De sta forma
dispondrs de una copia compatible pero no perders la original. Para hacerlo, recuerda que debes
ir a Archivo > Guardar como. All escogers el tipo de archivo Libro de Word (.docx). Cuando
abras el nuevo documento se abrir en Modo de compatibilidad, para que lo visualices de la forma
ms fidedigna posible a la copia original.
583
dos
opciones
ms: Obtener
un
vnculo
de
uso
584
Enviar como datos adjuntos, consiste en enviar un correo electrnico con una copia simple
del contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del
mensaje no dispone del programa Word, ni de ningn lector de este tipo de archivos, no podr
leerlo. Aunque lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimtico capaz de
interpretarlo.
Enviar un vnculo, lo que enva no es una copia, sino un enlace a travs del correo electrnico.
Sera ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin
acabar generando varias versiones del mismo. Para poder usar esta opcin debemos guardar
previamente el documento en una ubicacin compartida, por ejemplo, OneDrive.
Enviar como PDF, es una opcin similar a la primera, se trata de enviar adjunta la informacin,
solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato ms comn para enviar
informacin que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es
que el receptor no necesitar tener Office para poder leer el documento. El lector de PDF es
gratuito.
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585
Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero no es estndar,
ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no
sean Windows pueden tener ms dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax
online, o dispongamos de programa emulador de fax, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente
botn.
Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el envo ordenando
al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que ser necesario tener una
cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.
586
Bsicamente, una presentacin la lnea consiste en enviar un vnculo para que los usuarios a
los que se lo enviemos puedan abrirlo en un navegador web y seguir la presentacin del documento
durante el tiempo que dure esta. Durante la presentacin los espectadores pueden enviar notas al
propietario. Tambin pueden dejar que sea el propietario el que vaya desplazando el documento
para que todos tengan la misma visin en cada instante.
El propietario puede permitir a los espectadores remotos descargar el documento,
marcando la casilla correspondiente.
Cuando el propietario del documento decida acabar con la presentacin pulsar un
botn Finalizar y el documento desaparecer de los navegadores de los espectadores.
Aunque se llama presentacin, y est especialmente pensada para presentaciones de
PowerPoint, tambin puede hacerse para un documento de Word.
587
aparecen
dos
opciones
ms: Enviar
como
datos
Con la opcin Enviar como datos adjuntos aparece el siguiente panel con dos opciones.
588
Si elegimos la primera opcin Enviar una copia, se abrir la pestaa Mensaje para que
enviemos el documento Word como un archivo Adjunto, como puedes ver en la siguiente imagen.
Slo habr que rellenar el campo Para... con la direccin electrnica de la persona a quien se lo
enviamos, en el campo Adjunto ya se habr incluido el archivo. Por supuesto, tambin puedes
rellenar el campo del cuerpo del mensaje.
Si elegimos la segunda opcin Enviar un PDF, se abrir igualmente la pestaa Mensaje para
que enviemos el documento Word en versin PDF como un archivo Adjunto, como puedes ver en
la siguiente imagen. En el campo Adjunto ya se habr incluido el archivo en PDF.
Con la opcin Obtener un vnculo para compartir podemos obtener un vnculo para
colocarlo en una pgina web y que cualquier persona que acceda a esa pgina pueda ver el
documento de Word. De esta forma podemos compartir el documento con un gran nmero de
personas sin necesidad de conocer su correo electrnico. Podemos elegir entre crear un vnculo
de visualizacin que slo permite leer Vnculo de slo vista , o un vnculo de edicin que permite
modificar el documento Editar vnculo.
589
Para crear el vnculo hay que hacer clic en uno de los dos botones y aparecer el vnculo con
un botn Copiar al lado, como puedes ver en la siguiente imagen.
Ya slo quedar pegar el vnculo en la pgina web o lugar que deseemos, por ejemplo en las
redes sociales.
Podemos hacer que el vnculo deje de funcionar en cualquier momento, pulsando el botn
derecho y eligiendo Deshabilitar vnculo, como se ve en la siguiente imagen.
590
Slo tienes que hacer clic en el icono de la red social que desees (Facebook, Twitter,) y se abrir
la ventana para que des tu usuario en la red social.
591
clic
en
el
botn Nuevo de
la
barra
superior
elige Carpeta
3. Se abrir un cuadro de dilogo, escribe el nombre de la capeta fotos y pulsa el botn Crear.
4. Se crear la carpeta fotos, haz clic sobre ella para entrar.
5. Ahora pulsa el botn Cargar
se abrirn dos opciones, elige Archivo, y se abrir
el navegador de archivos de Windows. Busca el archivo foto.jpg que encontrars en la carpeta
de ejercicios del curso, u otra foto que tengas en tu ordenador.
6. Abre el documento Primero, que creaste en el ejercicio paso a paso de esta unidad, bscalo
en tu OneDrive.
7. Pulsa Ctrl + Fin para ir al final del documento.
8. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en Imgenes en lnea.
9. Aparecer un cuadro de dilogo para que busques en Bing o en OneDrive, haz clic en el
botn Examinar que aparece al lado de One Drive
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592
593
Si la pgina est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento
normal, a travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en el
men contextual, elegir Abrir con > Word.
Puede ocurrir que Word no pueda abrir la pgina HTML por algn problema con el
contenido. Por ejemplo, como se ve en la siguiente imagen, si usa DTD. En estos casos
hay que eliminar la instruccin que impide el acceso.
594
Para trabajar con una pgina web, disponemos de la vista Diseo Web, en la barra de vistas o
en la pestaa Vistas.
A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos acostumbrados para
el resto de documentos.
Luego veremos que, por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todos los
formatos de Word, y al guardarla, se modificarn.
595
Texto.
Es el texto que contiene el hipervnculo, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya
aparecer en este campo o escribirlo. En el caso de crear un enlace a partir de una imagen,
deberemos seleccionarla antes de hacer clic en el botn de hipervnculo, y veremos que el texto
que se muestra es <Seleccin del documento>.
Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:
1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin
completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo,
http://www.aulaclic.es/index.htm .
Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web, por
ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta indicar la
primera parte de la direccin (http://www.aulaclic.es)
Si
la
pgina
estuviese
en
otro
directorio
habra
que
indicarlo,
por
ejemplo, Word2016/tema_14_word.htm.
2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo
nos lleve a un lugar en el mismo documento donde nos encontramos. Previamente deberemos
haber insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace
colocndose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde la pestaa Insertar,
596
seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de dilogo donde escribiremos el nombre del
marcador. Veremos ms detalladamente el uso de marcadores.
3.- Crear nuevo documento. El hipervnculo nos llevar al documento que vamos a crear en
este momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el
campo Nombre
del
nuevo
documento.
En
el
documento
original
se
rellenar
el
campo Direccin con el nombre de este nuevo documento, y se cerrar el cuadro de dilogo.
4.- Direccin de correo electrnico. En el campo Direccin escribiremos una direccin de
correo, como por ejemplo mailto:webmaster@aulaclic.com. Al hacer clic en el hipervnculo se
abrir el programa de correo del navegador (por ejemplo, Outlook Express) ya preparado para
enviar el correo a esta direccin.
En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.
Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que introduzcamos el
texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hipervnculo y lo mantenga
un cierto tiempo aparecer un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido
Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del hipervnculo. Slo
funcionan con IE 4.0 o superior.
Si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a un archivo, con este botn podemos
elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando utilizamos
el comando Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos la
pgina a la que queremos que nos lleve el hipervnculo que estamos insertando. La direccin (URL)
de la pgina que estemos visitando se copiar en el campo Direccin.
Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que tenemos
seleccionada (si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en
una ventana como esta para que el marcador se aada a la direccin de la pgina. Cuando el
usuario pulse en el hipervnculo, el navegador se colocar en la posicin de la pgina en la que se
insert el marcador.
597
Marco de destino... Una pgina web puede estar dividida en marcos o frames, aqu podemos
elegir en qu marco queremos que se abra la pgina apuntada por el hipervnculo. Al hacer clic en
este botn se abrir un cuadro de dilogo como el que ves aqu para que selecciones el marco de
destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.
Nota: Por defecto, si escribimos una direccin, como por ejemplo www.aulaClic.es, Word
genera automticamente un hipervnculo a esa direccin.
Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hipervnculo y pulsar el botn derecho del ratn
aparece la ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de
dilogo Insertar Hipervnculo, que acabamos de ver, donde podemos modificar todas las
caractersticas del hipervnculo.
598
599
La opcin Pgina web, filtrada, nos dar el mismo resultado que el tipo Pgina web, pero aade
menos cdigo a la pgina generada por lo que a menudo se prefiere esta opcin.
Si en la pgina hay elementos especiales como imgenes, estas se guardan cada una en un
archivo y estos archivos especiales en una carpeta con el mismo nombre que la pgina web.
Si elegimos pgina Web de un slo archivo, se genera un nico archivo que lleva incorporadas
las imgenes, de la misma forma que en el .doc tenemos las imgenes incrustadas dentro del
documento, en un archivo .htm las imgenes estarn incrustadas en el documento.
Al elegir cualquiera de estos tres tipos de archivo, aparece una caja de texto donde se especifica
el Ttulo de la pgina. Para cambiarlo debemos hacer clic en el botn Cambiar ttulo.
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600
Este ttulo no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando
guardamos nuestro archivo. Aqu nos referimos al propio ttulo de la pgina Web, que est definido
por la etiqueta <title>. Este ttulo es el que se ver en la barra de ttulo del navegador y en lista
de Favoritos, cuando se guarde nuestra pgina en Favoritos, y tambin el ttulo que se suele ver
cuando un buscador lista nuestra pgina.
Nota: Del mismo modo, podemos guardar una pgina Web en un formato de documento de
Word, escogiendo el tipo adecuado.
601
Si es un documento corto y sencillo, sin mucho formato aplicado, podemos copiar el texto desde
el documento de Word y pegarlo en un documento HTML en blanco, abierto desde el editor de
pginas web, teniendo activa la vista Diseo en Dreamweaver.
Si el documento contiene muchos elementos de formato que queremos conservar, podemos
hacerlo en dos pasos, primero guardaremos el documento Word como pgina web, y luego
abriremos ese documento html desde el editor de pginas web para retocarlo, si fuese necesario.
Concretamente el editor Dreamweaver tiene un comando especfico para este caso, se trata del
comando Limpiar HTML de Word, como puedes ver en la siguiente imagen.
Al guardar un documento Word como pgina web desde el propio Word, se genera mucho cdigo
en el documento resultante que puede hacerlo dificil de tratar desde Dreamweaver, en ese caso el
comando Limpiar HTML de Word puede resultar muy til, ya que simplifica el cdigo HTML.
Para practicar lo visto hasta ahora realiza los ejercicios Crear una pgina web y Convertir
documento maestro a web
602
En este ejercicio aprenderemos a crear una pgina web a partir de un documento de Word.
Tambin veremos cmo incluir hipervnculos, ya que son un recurso imprescindible en cualquier
pgina.
1. Abre el documento Unidad, con el que hemos ido trabajando a lo largo del curso.
2. Selecciona el encabezado Unidad 1. Mi primer documento.
3. Haz clic en la ficha Insertar, grupo Vnculos, y pulsa Hipervnculo.
4. En la ventana que se muestra, asegrate de que est marcada la opcin Archivo o pgina
web existente de la botonera de la izquierda.
5. En el cuadro de texto inferior llamado Direccin es donde debers escribir la ruta de la pgina
que quieras enlazar. En nuestro caso escribimos http://www.aulaclic.es/word-2016 que
enlazar con el curso de Word de la web de aulaclic.
6. Luego, pulsamos Aceptar.
7. Al situar el cursor sobre el ttulo del apartado, un pequeo globo informativo nos indicar que
pulsando la tecla CTRL y haciendo clic sobre l se seguir el enlace. Hzlo para comprobar
que funciona correctamente. Recuerda que si no dispones de conexin a internet en ese
momento se mostrar un mensaje de error.
8. Ahora, guardaremos el resultado como una pgina web, en vez de sobreescribir el archivo de
Word docx existente. Para ello, haz clic en Archivo > Guardar como.
9. Cambia el tipo de archivo a Pgina web. Observa que justo sobre el botn Guardar se
muestra el ttulo de la pgina. Por defecto ser el texto que se estableci con el estilo Ttulo o
el que indicamos en la portada. Podramos modificarlo desde el botn Cambiar ttulo. En esta
ocasin no lo haremos.
10. Pulsa el botn Guardar. Si existe alguna incompatibilidad de formato que Word no pueda
pasar a formato HTML propio de las pginas web, nos informar en un mensaje. Deberemos
considerar si son incompatibilidades relevantes o no. En nuestro caso slo nos informa de que
no podr adaptar los estilos subrayados, pero eso no es de demasiada trascendencia, as que
pulsa Continuar.
11. Observa cmo Word adapta algunos contenidos al formato web. Por ejemplo, en caso de tener
varias pginas numeradas, los nmeros de pgina desaparecen puesto que slo tenemos una
pgina web.
12. Slo nos queda comprobar que el enlace que hemos creado en este ejercicio funciona
correctamente. Haz CTRL+clic sobre el ttulo Unidad 1. Mi primer documento. La pgina de
aulaclic se abrir en el navegador.
13. Cierra el documento.
603
604
Si tuvieras que redactar las pginas web desde cero entonces sera ms recomendable utilizar
un programa especfico de diseo de pgina web.
605
606
607
608
En primer lugar nos presenta unos temas de diseo, podemos elegir uno ahora o hacerlo ms
tarde, luego nos pregunta por el nombre que queremos ponerle al blog (o si tenemos ya un dominio
de internet). El nombre no debe de existir, debe ser nico en el mundo. Observa que junto a l se
dibujar un aspa de color rojo si el nombre no es vlido y un tick de color verde si lo es. Prueba
nombres hasta conseguir una direccin vlida y recuerda que debe ser sencilla de recordar y debe
dar una idea clara del contenido del blog. De esta forma conseguirs ms lectores.
Si quieres tener una direccin propia, sin que aparezca "wordpress" puedes solicitar un dominio
propio por una cantidad al ao (18 $ para los acabados en .com)
A continuacin,
debes elegir la
versin gratis o
una
de
pago, y veremos un
609
Se te solicita el nombre para el blog, que constituir la direccin URL de acceso al mismo y los
datos de identificacin para tu posterior acceso.
Por ltimo, ten presente que el hecho de hacer clic en Crear mi cuenta, es decir, el hecho de
completar el proceso de registro implica que aceptas las condiciones de uso del blog. Las puedes
leer si sigues el enlace situado justo encima. Esto es algo que siempre se solicita cuando utilizamos
un servicio online. No quiere decir que no sea gratuito, simplemente son los trminos legales en los
que se basa el servicio, que impiden que los usuarios puedan hacer un uso indebido del espacio.
Una vez enviado, debers comprobar el correo electrnico que has indicado. All habrs recibido
un mensaje de activacin de WordPress. Se trata de una medida de seguridad que trata de evitar
que se d de alta el servicio con datos falsos o bajo la identidad de otra persona. Lo nico que
debemos hacer es hacer clic en el enlace que se encuentra en el interior del mensaje. El blog ya
est activo y se ha abierto su pgina. Desde ah podrs decidir si quieres ver el blog tal y como lo
vera un lector, o acceder a tu cuenta para empezar a configurarlo.
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
610
No entraremos en detalles sobre cmo personalizar el blog, porque no es el tema que nos ocupa.
Es suficiente con que sepas que al introducir tus datos de acceso como propietario del blog tendrs
a tu disposicin un panel de control con muchas opciones de personalizacin para cambiar
radicalmente el aspecto del mismo, as como para publicar contenidos.
Es posible que de forma predeterminada el panel de control se muestre en tu idioma. Si no es
as y deseas cambiarlo para trabajar ms cmodamente debers ir a Configuracin y desde ah
podrs establecer el Idioma.
611
612
Este ser el momento de indicar la direccin, el usuario y la contrasea del blog. Es decir, los
datos que habas indicado previamente en el formulario a la hora de registrar el blog. Lo ms
importante en esta pantalla es no borrar la coletilla final /xmlpc.php de la direccin.
As, si la url de nuestro blog es, por ejemplo, http://aulaclicblog.wordpress.com, en el
campo Direccin URL de entrada en el blog, debe
quedar http://aulaclicblog.wordpress.com/xmlrpc.php
Si todo es correcto, aparecer la confirmacin.
Tras aceptar es posible que se muestre una advertencia de seguridad. Indicaremos que
deseamos continuar. Si no consigues conectar asegrate de que has introducido correctamente los
datos y que no tienes ningn Firewall activado que impida la conexin.
Ya estamos listos para publicar!
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Desde la ficha Insertar podremos incluir en nuestra entrada tablas, imgenes, grficos,
organigramas, vnculos o rtulos de WordArt.
La ficha Complementos est indicada para publicar en sitios como Contribute, que no vamos
a ver en este curso.
Por lo dems trabajaremos normalmente, utilizando las herramientas de la cinta para dar el
formato deseado e incorporar los elementos que queramos.
Una vez tengamos nuestra entrada lista, deberemos pulsar el botn Publicar del grupo Blog.
Automticamente Word realizar la conexin y, tras unos segundos, la publicacin estar
disponible para nuestros lectores. En Word apreciaremos un pequeo aviso en la zona superior del
texto que nos proporcionar informacin sobre la fecha y hora de la ltima publicacin.
Para comprobar que realmente se ha publicado, haremos clic en la opcin Pgina principal.
Esta opcin abre nuestro blog en un navegador. Al tratarse de la ltima entrada publicada, la
veremos inmediatamente tal y como la vern nuestros lectores.
Publicar el contenido no es igual que guardarlo. En ningn momento se est almacenando nada
en nuestro equipo. Llegados a este punto es necesario entender el concepto de trabajar en la nube,
es decir, online. Al publicar contenidos lo estaremos haciendo directamente en internet. Implica que
CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT
615
se insertar directamente en el blog a la vista de todos. Esto genera una duda, y si quiero escribir
una entrada, pero an no est lista para su publicacin?
Para esos casos disponemos de la opcin Publicar como borrador que encontramos haciendo
clic en la pequea flecha triangular del botn Publicar. La entrada en este caso se guardar en
internet, en el servidor de nuestro proveedor de blogs (en nuestro caso WordPress). La diferencia
ser que no se publicar y por lo tanto no estar a la vista de los lectores. Simplemente se
almacenar para poder seguir trabajando con ella ms adelante.
Pulsar el botn Publicar y aparecer una lnea indicando la fecha de publicacin en el
documento Word.
en el blog:
616
Para practicar este punto realiza el ejercicio Publica en tu blog con Word
617
En
este
ejercicio
aprenderemos
a crear
un
blog y enlazarlo
con
Word para
618
4. Accede a tu blog haciendo clic en el botn Pgina principal de la cinta. La entrada aparecer
publicada.
5. Vuelve a Word y realiza una pequea modificacin. Escribe a continuacin As seguro que lo
actualizo con frecuencia!
6. Vuelve a pulsar el botn Publicar y luego pulsa Pgina principal para comprobar que no se
ha insertado como una entrada nueva, sino que se ha modificado la existente.
7. Cierra el documento de Word sin guardar los cambios, ya que la informacin realmente se
almacena en internet y guardar el documento implicara, nicamente, conservar una copia de
la publicacin en formato Word.
Si seleccionamos una y pulsamos Aceptar se abrir una nueva ventana de Word con esa
entrada para que trabajemos con ella.
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Si hacemos clic en el botn Administrar cuentas podremos aadir, modificar o quitar blogs. Eso
s, deberemos Establecer como predeterminado slo uno de ellos.
Recuerda que este panel sirve para administrar el acceso desde Word a tus cuentas. En ningn
caso eliminar un blog de esta lista implicar eliminar realmente el blog. Cualquier cambio que se
desee efectuar en la cuenta, por ejemplo, modificar la contrasea, deber hacerse desde el panel
de control del blog directamente, y no desde Word.
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Al hacer clic en el icono de Word aparecer una imagen para que des tu cuenta o te registres, si
todava no la tienes.
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Si no tienes cuenta debers hacer clic en Regstrese para obtener una cuenta, en el primer
tema bsico de la unidad 22 ya vimos cmo registrarse. Si tienes cuenta haz clic en Iniciar sesin
con una cuenta de Microsoft y despus de dar tu usuario y contrasea aparecer una pantalla
similar a la que ves a continuacin.
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En la parte izquierda aparecern tus documentos recientes y en la parte derecha las plantillas
recientes y para abrir un documento en blanco.
Tambin puedes abrir Word Online desde dentro de cualquier otra de las aplicaciones de Office
Online (OneDrive, Outlook, Excel Online, ...), basta pulsar el botn
que encontrars en la
parte superior, se abrir una ventana con todas las aplicaciones de Office Online, tal y como
muestra la siguiente imagen, al pulsarlo desde OneDrive.
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Como ves se ejecuta dentro del navegador, en este caso Chrome, pero tambin funciona con
otros navegadores (Firefox, Internet Explorer, Edge, ...)
El diseo de la pantalla de la versin Online es prcticamente idntico a la versin de escritorio,
salvo por el hecho de que incluye menos funciones.
El tipo de documento es el mismo (.docx), por lo que podemos abrir un documento en ambas
versiones.
Al Guardar como un documento podemos elegir entre guardarlo en OneDrive, o Descargar una
copia en nuestro ordenador (en diferentes formatos) como muestra la siguiente pantalla.
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Observa que en la ltima lnea nos avisa que en Word Online no hay botn Guardar porque se
guarda automticamente cada vez que lo modificamos.
El hecho de ejecutarse en la nube tiene varias ventajas y algunos inconvenientes. Algunas
ventajas ya las hemos citado, se puede ejecutar desde cualquier navegador web conectado a
internet y no hay que instalar nada en tu ordenador. Otras ventajas son que no hay que preocuparse
de actualizar el programa, ni de que se infecte con virus. Tampoco gastaremos espacio de nuestro
disco duro para almacenar el programa y los archivos. Tambin es muy fcil compartir documentos
con otros usuarios.
Una desventaja de la versin Online es la dependencia de la velocidad de la conexin. Con
velocidades de conexin altas no hay ningn problema ya que Word Online responde rpidamente.
Pero cuando la velocidad es baja puede haber algn problema ya que cada accin que realizamos
la estamos enviando a travs de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de
espera. Aparte de la velocidad de nuestra conexin, tambin interviene la disponibilidad del servidor
de Microsoft, si este responde lentamente, de poco servir que nuestra conexin sea rpida.
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Por ello, si en el ordenador tienes instalado Word 2016, es mejor que las grandes modificaciones
las realices desde ah, y no desde la versin online. Al visualizar un archivo que est online, en
OneDrive, tienes la opcin de Abrir en Word. De forma que editars el archivo en local (en tu
ordenador), pero los cambios se guardarn en la versin online (en internet) y estarn disponibles
en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.
Incluso si no disponemos de ordenador, tambin podemos acceder a una versin para telfonos
inteligentes (smartphones) como veremos en este tema con las aplicaciones de Office para mviles
(Word App,)
Otra desventaja es la menor cantidad de herramientas disponibles. La versin online de
office no est pensada para sustituir a la aplicacin de escritorio, sino para complementarla.
El hecho de que nuestros datos tengan que pasar por el servidor de Microsoft crea cierta
incertidumbre sobre la privacidad. Qu garanta tenemos que nadie ver nuestros archivos?
25.4. Funciones
Hemos dicho que Word Online no tiene todas las funciones de Word escritorio pero las
funciones ms habituales si estn incluidas. Para la mayora de los documentos tendremos
suficiente con lo que nos ofrece Word Online. Podemos cambiar el formato del texto incluyendo,
negrita, cursiva, cambiar el color, el tamao, el tipo de letra, alinear los prrafos, sangras, vietas,
insertar imgenes, tablas, vnculos, encabezados, saltos de pginas, numerar pginas, cambiar
mrgenes, revisar ortografa, ...
Sin embargo, no podremos abrir documentos con formato de pgina web (html), ni texto
enriquecido (RTF), tampoco podremos abrir documentos cifrados con contrasea, ni crear nuevos
estilos, la funcin Reemplazar no est disponible, no se pueden modificar los temas, ni los fondos
de pgina, se puede revisar la ortografa pero no la gramtica, no se pueden usar diccionarios
personalizados, las correcciones automticas se pueden deshacer pero no se pueden personalizar,
y algunas opciones avanzadas de las tablas y las imgenes no estn disponibles en Word Online.
Las formas, grficos, cajas de texto, Smart Art, Word Art se pueden visualizar y borrar, pero no
modificar, ni insertar. Algo parecido ocurre con las tablas de contenido, los ndices, notas al pie y
bibliografia. En Word Online no se pueden ejecutar documentos con macros.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Editar en Word Online
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No slo podemos usar Word desde el navegador web con Word Online, ahora tambin est
disponible la app Word para telfonos mviles con Windows Phone, Android o iOS.
Hasta 2015 exista una sola aplicacin Office Mobile para telfonos mviles, ahora, en la versin
de Office 2016, hay seis apps independientes que se pueden instalar por separado, Word, Excel,
PowerPoint, Outlook, OneDrive y OneNote. Todas estas aplicaciones se pueden instalar en los
dispositivos mviles (telfonos mviles y tabletas) de forma gratuita.
Las nuevas versiones de 2016 han sufrido cambios importantes, tienen ms funciones y son ms
fciles de manejar.
Ahora ya se pueden instalar gratis tambin en tabletas de menos de 10,1". Para tabletas a partir
de 10,1" se requiere comprar Office 365, y tambin hay que pagar para poder usar todas las
funciones en los telfonos mviles. No obstante, la versin gratuita de Word App 2016 tiene
suficientes funciones para editar sin problemas la mayor parte de los documentos.
25.8. Instalacin
Para descargar Word App 2016 de forma gratuita hay que ir a la tienda correspondiente al
sistema operativo de cada mvil (smartphone). Por ejemplo, para Android, Google Play, para Apple,
iTunes y para Windows Phone, tienda Windows.
Vamos a ver el proceso de instalacin para Android. Entramos en Google Play y buscamos
Microsoft Word, veremos una lista con aplicaciones, enseguida identificaremos la que buscamos
por el logo de Word,
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Pulsamos el botn Instalar y se descargar e instalar la aplicacin. Veremos una pantalla que
nos dir "Configurando para el primer uso". Luego aparecer la siguiente pantalla.
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Aqu nos presenta tres opciones, la primera Iniciar sesin, la usaremos en el caso de que ya
dispongamos de una cuenta de correo de Microsoft, (outlook, hotmail, ...), la segunda
opcin, Registrarse de forma gratuita, la usaremos si no tenemos cuenta de Microsoft, en pocos
pasos podremos crear una cuenta de correo gratuita, la tercera opcin es Omitir.
A continuacin nos pedir el usuario y la contrasea.
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Las siguientes veces que entremos en la aplicacin veremos una lista con los archivos que
hayamos creado, que tendr un aspecto similar al que muestra la siguiente imagen.
25.9. Edicin
Escribir documentos en un telfono tiene cierta dificultad debido al tamao de la pantalla, y al
uso de un teclado virtual, pero despus de un tiempo uno acaba acostumbrndose y realmente es
til en ciertas ocasiones. Por ejemplo, para revisar un documento mientras esperamos el tren, el
autobs o el avin. En estos casos viene muy bien poder corregir pequeos errores. Tambin es
til para empezar a redactar un documento y acabarlo ms tarde en el ordenador, dndole un
formato ms elaborado.
Actualmente la mayora de los mviles tienen un sistema de reconocimiento de voz que
funciona muy bien. Podemos usarlo para dictar el texto en lugar de escribirlo. Para dictar solo hay
que tocar el icono del micrfono
mviles Android).
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Word App tiene un sistema de correccin de errores bastante completo. Los errores
ortogrficos claros los corrige de forma automtica. Por ejemplo, si escribimos "leon", sin acento
(tilde) corrige a"len". Otro ejemplo es que la primera letra de una frase la pone en maysculas.
Adems, cuando hay un error que no puede corregir lo subraya en rojo, si tocamos esa palabra
nos ofrece varias posibilidades, como puedes ver en la siguiente imagen para la palabra "word".
Como "word" es una palabra que no existe en espaol la detecta como un error, en este caso
podemos hacer tres cosas, si tocamos en el botn Word corregir "word" por "Word", si tocamos
en +word, lo dejar tal cual est, "word", y lo aadir al diccionario para no volver a considerarlo
error a partir de ese momento, si tocamos Ignorarlo todo, no har nada, dejar la palabra "word",
y acabar de revisar el resto del documento.
Tambin son ya habituales en los mviles los sistemas predictivos que muestran las palabras
que se parecen a las letras que estamos escribiendo, por ejemplo, si escribimos "murci" nos
ofrecer Murcia y murcilago, de forma que podemos ahorrarnos escribir muchas letras si
queramos escribir "murcilago", ya que slo tendremos que tocar ese botn.
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Una vez hemos introducido el texto podemos pasar a darle forma para que quede mejor, para
ello, primero, debemos seleccionar una parte del texto. Al tocar una palabra con una pulsacin
Podemos cambiar el tipo y el tamao de la fuente (tipo de letra), poner en negrita, cursiva,
subrayado, tachar, resaltar, cambiar el color de la fuente y borrar formato. Si desplazamos la
pantalla hacia abajo aparecern ms opciones: vietas, numeracin, sangra, estilos, etc.
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Que nos permite insertar tablas, imgenes, formas, cuadros de texto, comentarios, encabezados
y pies de pginas, etc.
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Otra opcin que aparece al pulsar en Inicio es Formato que nos permite establecer mrgenes,
orientacin, tamao, columnas, saltos de pgina, ...
Una opcin ms que aparece al pulsar en Inicio es Revisar que nos permite corregir la
ortografa, contar palabras, etc.
diferentes formas, por ejemplo, en la siguiente pantalla vemos que si buscamos "es" marcando la
casillaCoincidir maysculas y minsculas, y desmarcando Coincidir palabras, encuentra lo que
vemos marcado en amarillo, pero no encuentra "Es fcil ..." porque est en mayscula.
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Si marcsemos la casilla Coincidir palabras, slo encontrara " ...pero es ms ..." porque es una
palabra completa, no una parte de la palabra como en "escribir".
Como estamos viendo Word App para dispositivos mviles tiene bastantes funciones para editar,
dar formato, corregir, insertar diversos elementos y buscar. Sin embargo, no todas las funciones
que aparecen estn disponibles para la versin gratuita. Aunque la mayora de las que hemos visto
si lo estn, hay algunas que slo estn activadas para versiones de pago mediante una suscripcin
a Office 365.
Al tocar en una de estas funciones, por ejemplo, insertar salto de pgina, aparecer una pantalla
como esta:
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Como se puede ver, en lugar de insertar un salto de pgina, nos aparece un mensaje avisando
que esta caracterstica es de Office 365, y que hay que comprar una suscripcin. Si pulsamos en
el botn Obtener informacin nos llevar a una web de Microsoft donde podremos comprar una
suscripcin a Office 365 desde 7 al mes. Incluyendo Word de escritorio, Word Online desde un
navegador web y Word App para mviles. Office 365 tambin incluye Excel, PowerPoint, Outlook y
OneNote.
Tambin podremos utilizar la versin de prueba durante un mes de forma gratuita, sin embargo,
es obligatorio dar los datos de pago para activarla, aunque no te cobrarn nada si solicitas la baja
antes del mes de prueba.
Por otro lado, en esta versin de Word para dispositivos mviles que estamos viendo, hay
algunos elementos que pudieron ser insertados, previamente, en el documento desde Word
escritorio y que no pueden modificarse desde Word App. Por ejemplo, Smart Art, Word Art, tablas
de contenido, los ndices, bibliografa, y algunas ms, aunque se pueden visualizar no pueden
modificarse. Tampoco se pueden ejecutar documentos con macros.
, se ajusta el tamao
al ancho de la pantalla, si no lo pulsamos, se ver la letra muy pequea porque se ajusta al ancho
del documento. Dado el pequeo tamao de la pantalla de un telfono mvil este botn viene
bastante bien para poder leer mejor el texto.
, que contiene
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La opcin Nuevo crea un documento nuevo que puede ser un documento en blanco, o basado
en alguna de las plantillas que nos ofrecer Word.
Si desde el men tocamos en Abrir, veremos la siguiente pantalla.
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Desde Word App podemos abrir y guardar archivos desde varios lugares o ubicaciones, como se
ve en la imagen anterior.
1. La forma ms usual de guardar es OneDrive, que es la denominacin que Microsoft ha dado
a su sistema de almacenamiento en la nube (en servidores de internet). La principal ventaja de
usar OneDrive es que podremos abrir los documentos desde cualquier dispositivo conectado a
internet, independientemente del lugar donde nos encontremos. OneDrive es similar a un
administrador de archivos, podemos crear carpetas y guardar otros tipos de archivos, aparte de
documentos de Word, como fotos, vdeos, etc. Actualmente, Microsoft regala 15 GB de espacio en
OneDrive.
2. Otra forma de abrir y guardar archivos es en Este dispositivo. Es decir, utilizar el propio
telfono o tableta para guardar los archivos. Nos aparecer una lista con las carpetas del dispositivo
para que elijamos la que queramos utilizar, como se ve en la siguiente imagen. Obviamente, lo que
guardemos aqu slo podremos usarlo desde este mismo dispositivo.
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3. Otra forma de abrir y guardar archivos es Agregar un sitio, que nos permite agregar ms
sitios de OneDrive, SharePoint, y tambin del servicio de almacenamiento Dropbox.
5. La ltima forma de abrir y guardar archivos es Examinar, que nos permitir tomar archivos de
otros servicios de almacenamiento. Por ejemplo, Google Drive que es el equivalente a
OneDrive por parte de Google, u otras aplicaciones que tengamos instaladas en nuestro
dispositivo. Al tocar en Examinar se abrir una pantalla similar a esta (si usamos Google
Drive).
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Guardar los archivos en la nube tiene grandes ventajas pero a veces la sincronizacin puede
fallar, puede que borremos un archivo desde un dispositivo, por ejemplo, el ordenador, y ese
archivo siga apareciendo en la lista de archivos de otro dispositivo, por ejemplo, el mvil, debido a
que la lista de archivos no se ha actualizado. En ese caso, al tocar sobre el archivo borrado aparece
un mensaje No se puede abrir el archivo, como vemos en la siguiente imagen.
Para estos casos, vendra bien un botn para actualizar la lista de archivos. Seguramente estos
pequeos inconvenientes se irn corrigiendo en futuras versiones.
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25.11. Compartir
Otra de las grandes ventajas de usar aplicaciones que usan sistemas de almacenamiento en la
nube, como Word App, es que es muy fcil compartir archivos. Si desde el men tocamos
enCompartir, veremos una pantalla que nos preguntar cmo queremos compartir:
Si optamos por compartir un vnculo, a la otra persona le llega un vnculo en un email, WhatsApp,
Google+, mensaje, etc. y esa persona tendr que elegir con qu aplicacin abre el vnculo
(OneDrive, GoogleDrive, ...), mientras que si elegimos compartir cmo datos adjuntos le llegar un
email con un archivo adjunto a su correo (Gmail, Outlook, ...)
Tanto en un caso como en otro, Word tambin nos preguntar si queremos que esa persona
pueda modificar el archivo o slo verlo.
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En Word App, compartir archivos no incluye la edicin simultnea, es decir, editar el mismo
documento por dos usuarios distintos al mismo tiempo. Algo que s puede hacerse desde la versin
Word Online para navegadores web. Aqu, el documento compartido ha de ser modificado por un
usuario, guardado, y luego, modificado por otro usuario.
Si se modifica un documento por dos usuarios a la vez, a la hora de guardarlo surge un conflicto:
si se guardan los cambios del usuario A, los cambios del usuario B se perdern, y viceversa. Por
esto, Word nos avisa con un mensaje como el que muestra la siguiente imagen.
En este caso debemos optar por una de las tres opciones. Guardar una copia, guarda el
documento con otro nombre para salvar nuestros cambios, Descartar cambios, deshace los
cambios que hemos hecho, y Descartar, cancela el comando Guardar. En ninguna de las tres
opciones se borran los cambios realizados por el otro usuario. La solucin menos mala al conflicto
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puede ser guardar una copia, que el otro usuario guarde su versin, abrirla nosotros con sus
cambios incorporados, y aadir nuestros cambios que habamos guardado en la copia.
25.12. Tabletas
Aunque en telfonos mviles Word App 2016 funciona bien, donde se le puede sacar ms partido
en tabletas con pantallas ms grandes.
Al instalar la aplicacin en una tableta la interfaz cambia para adaptarse a una pantalla ms
grande. Aparece una barra de men con las opciones ms habituales en una segunda fila. Por
ejemplo, para el men Inicio se ven los comandos de edicin ms habituales, negrita, cursiva, etc.,
como puedes ver en la siguiente imagen tomada de un tablet Nexus 10, en orientacin vertical:
Hay un botn en la esquina inferior derecha para seleccionar el modo escritorio que hace que
no aparezca el teclado virtual y que es til cuando tenemos un teclado fsico conectado a la tableta.
El modo vista lectura permite leer un documento con el estilo de un ebook, desplazando las
pginas de izquierda a derecha y viceversa. Adems, tiene botones para aumentar el tamao del
texto y cambiar el color de fondo.
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en
OneDrive.
Hazlo
desde
Word
Online
desde
el
navegador,
entrando
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7. Ahora abre Word escritorio. Desde Archivo > Reciente, localiza el fichero Primero.docx y
brelo. Si no aparce bscalo en OneDrive. En el documento abierto se muestra el texto que
acabamos de escribir desde el navegador.
8. Selecciona aulaClic y aplica negrita. Luego, pulsa el botn Guardar o las teclas CTRL+G.
9. Si dispones de un dispositivo mvil, instala la aplicacin Microsoft Word, que encontrars en
la tienda de aplicaciones.
10. Abre la aplicacin y entra con tu cuenta de Microsoft (Hotmail, Outlook, ...) Si no aparece el
documento Primero.docx entre los archivos recientes, pulsa Abrir y busca en OneDrive el
documentoPrimero.docx y brelo.
11. Comprueba cmo tiene el texto aulaClic en negrita, colcate en el final de documento y
escribe el texto, Modificado desde mi mvil, pulsa el icono Guardar y sal de la aplicacin.
12. De la forma que acabamos de ver, abre el documento desde Word escritorio y desde Word
Online y comprueba que el archivo tambin se ha actualizado de este modo.
Lo importante de este ejercicio es que comprendas que un mismo documento guardado en
OneDrive puedes modificarlo desde Word escritorio, Word Online y Word App sin ningn problema.
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