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CERTIFICACION DE SISTEMAS DE
GESTION SEGUN NCh2728:2015
1
DA-D45
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OBJETO Y ALCANCE
1.1
El presente documento establece los criterios para los procesos de
certificacin de Sistemas de Gestin de Organismos Tcnicos de Capacitacin, segn
la norma NCh2728:2015. Estos requisitos son complementarios a otras Directrices
ya existentes para la Certificacin de Sistemas, en el Sistema Nacional de
Acreditacin del INN.
1.2
Esta Directriz aplica a los procesos de auditora y certificacin que realizan los
Organismos de Certificacin de Sistemas acreditados, segn la norma
NCh2728:2015.
1.3
Esta Directriz aplica a los procesos de acreditacin de Organismos de
Certificacin de Sistemas, que certifican segn la norma NCh2728:2015
REFERENCIAS
NCh-ISO 17021-2011
NCh-ISO 17021/1:2015
NCh2728:2015
DA-D09
DA-D11
Transferencia de certificados.
DA-D12
DA-D44
DEFINICIONES
3.1
3.2
3.3
Preparado por:
Divisin de Acreditacin
Versin Original:
2016.05.31
Revisado por:
Divisin de Acreditacin
Versin: 01
Aprobado por:
Jefe Divisin Acreditacin
Fecha: 2016.05.31
de
REQUISITOS PARA LA
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3.4
Concesin: Autorizacin para utilizar o liberar un servicio de capacitacin que
no es conforme con los requisitos especificados.
DISPOSICIONES GENERALES
REQUISITOS PARA LA
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4.10 El OTEC podr optar a lo establecido en el numeral 4.9 anterior, mximo dos
veces en su condicin de OTEC registrado en SENCE.
Para los OCS:
4.11 Para la certificacin de sistemas de gestin de OTEC, segn norma
NCh2728:2015, se deben considerar las Directrices ya existentes en materia de
certificacin de sistemas.
4.12 Todos los requisitos, indicados en el punto 1.2 del Alcance y campo de
aplicacin de la norma NCh2728:2015, deben ser auditados sin excepcin. Tambin
se deben considerar en la planificacin de las auditoras, factores tales como: el
nmero de personas del OTEC (incluyendo al personal externo de apoyo y de
relatora), ubicacin geogrfica, actividades ejecutadas dentro del periodo de la
revisin, entre otros.
4.13 Los OCS, debern informar inmediatamente a SENCE respecto de la
cancelacin de los OTEC, una vez concluido el proceso de apelacin, (ver formulario
de notificacin, Anexo A de esta directriz).
4.14 La transferencia de certificados, se debe realizar segn DA-D11. Los OCS
involucrados debern compartir la informacin indicada en los numerales 4.7, 4.8 y
4.9 de esta Directriz, a fin de mantener el historial del OTEC respecto de la
realizacin de las actividades de capacitacin.
4.15 Las auditoras de seguimiento (mantencin), realizadas por los OCS debern,
determinarse segn el numeral 7.1 de la Directriz DA-D12, siendo la duracin mnima
de ellas un (1) da auditor.
4.16 Las auditoras de recertificacin, realizadas por los OCS debern determinarse
segn el numeral 8.1 de la Directriz DA-D12, siendo la duracin mnima de ellas un
(1) da auditor.
4.17 A fin de auditar todos los numerales de la norma NCh2728:2015, los OCS
debern demostrar que los auditores calificados se encuentran entrenados para la
totalidad de los requisitos de la norma NCh2728:2015, en particular para los
numerales 7.3, 7.5.2 y 7.6.
4.18 Los OCS debern observar al menos una actividad de capacitacin completa
impartida por el OTEC, con cdigo o que formen parte de un programa social de
SENCE, durante el ciclo de certificacin.
4.19 Los alcances de certificacin otorgados por los OCS a los OTEC, deben
precisar el rea de capacitacin (ver solicitud de postulacin a SENCE) y el tipo de
capacitacin (presencial, e-learning, entre otros).
4.20 El personal entrevistado durante las auditoras por el equipo auditor del OCS,
debe incluir al menos a la alta direccin (Gerente, Director, Rector, Dueo(s)), al
representante de la direccin, relatores y personal de apoyo administrativo.
REQUISITOS PARA LA
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Requisito de la
norma
DIRECTRIZ
NCh2728:2015
0 INTRODUCCION
Primer Prrafo
a. El OTEC puede dar cursos sin cdigo SENCE, sin embargo se
debe dar cumplimiento a los numerales 4.7, 4.8 y 4.9 de esta
Directriz.
b. No se pueden realizar actividades distintas de la capacitacin.
No se permitirn actividades de consultora, anlisis de brechas ni
detecciones de necesidad de capacitacin entre otros.
1 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN
1.2
No se puede excluir ningn requisito de la norma NCh2728:2015,
en particular los numerales 7.3, 7.5.2 y 7.6.
3 TERMINOS Y DEFINICIONES
3.22
El OCS deber verificar que el OTEC cuenta con el giro N 809030
o 809041 otorgado por el Servicio de Impuestos Internos. No se
aceptarn otros giros. Se excluyen de este requisito las
excepciones consideradas en el artculo 12 de la Ley N19518.
3.39
La definicin de revisin se debe considerar como: Actividad
emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia
del tema objeto de la revisin.
3.41
El tiempo de retencin se refiere a la conservacin de los registros
y no a los documentos.
4.2.2 MANUAL DE CALIDAD
4.2.2 a)
El alcance del Sistema de Gestin de la Calidad, debe incluir el
alcance de la certificacin, indicando el rea de capacitacin,
modalidad con que imparte la capacitacin, tipo de cliente que est
orientado y al cual ofrece los servicios el OTEC.
4.2.4
Los tiempos de retencin de los registros deben ser al menos 5
aos, para dar cumplimiento a los requisitos de SENCE.
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.4.1
a. Se entender por planificacin estratgica la estrategia
documentada para implementar, la poltica de la calidad, los
objetivos de la calidad, servicios de capacitacin, participacin en
el mercado, estabilidad financiera y el mejoramiento del
desempeo del OTEC, en un horizonte de 5 aos.
5.5.2
REQUISITOS PARA LA
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Requisito de la
norma
NCh2728:2015
5.5.3
5.6.1
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DIRECTRIZ
b. El representante de la direccin puede ser un miembro externo
del OTEC, pero se considera como personal interno. No puede
pertenecer a ms de dos OTEC, en caso que el representante de la
direccin trabaje en dos OTEC, se debe demostrar que esta
condicin es conocida por ambas OTEC.
El proceso de comunicacin interna debe incluir a todo el personal
tanto interno como externo, as como jornada completa o parcial.
a. La revisin por la direccin, debe ser realizada al menos una
vez, cada doce meses.
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Requisito de la
norma
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DIRECTRIZ
que colabore en el sistema de gestin del OTEC (Representante de
la Direccin, auditores internos-externos), y otro personal
requerido para la contabilidad, facturacin, cobranza, venta entre
otros y considerarlos como personal efectivo para el clculo de
das auditor.
6.3 b)
6.3 c)
6.4
6.5
REQUISITOS PARA LA
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Requisito de la
norma
NCh2728:2015
7.2.3 b)
7.3
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DIRECTRIZ
a. El OTEC deber informar al OCS cualquier cambio, a ms tardar
en 7 das corridos, respecto de la ocurrencia del o los cambio(s).
Una vez verificados los cambios por el OCS, y efectuado el cambio
de certificado, cuando corresponda, el OTEC deber presentar la
solicitud formal de actualizacin a SENCE, a ms tardar 7 das
corridos a partir de la conformidad del OCS, respecto del cambio
informado.
b. Cuando el OTEC actualiza su certificado de recertificacin, este
deber ser presentado con la solicitud de actualizacin en SENCE,
antes del trmino de la vigencia del certificado anterior,
independientemente de la fecha de emisin del nuevo certificado.
a. En el diseo del curso, se debe incluir las metodologas de
entrega de los contenidos para cada tipo de curso, esto es
considerar los instrumentos que permiten transmitir los contenidos
para el cumplimiento de los objetivos del aprendizaje, por ejemplo:
cantidad de horas de prcticas, uso de texto guas,
acompaamiento o tutora.
b. La adaptacin de un curso o la modificacin de ste, se debe
considerar como un nuevo curso por lo tanto se debe aplicar el
numeral 7.3. Esto implica que se debe mantener registros de la
aplicacin de cada una de las etapas del numeral 7.3
7.4
7.5.1
7.5.1 g)
7.5.2 c)
REQUISITOS PARA LA
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Requisito de la
norma
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7.5.2 d)
7.5.3
7.5.4
7.6
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DIRECTRIZ
b. En caso que no se cumpla con el numeral (a.) anterior, se
deber establecer en el procedimiento, que la cotizacin o las
condiciones generales del servicio para el curso registrado en
SENCE, se cuenta con un nico relator y en el caso que la
validacin del proceso
amerite el remplazo del relator, se
suspender la actividad de capacitacin.
El OTEC deber mantener registros de la validacin del proceso de
prestacin del servicio de capacitacin, para cada actividad de
capacitacin realizada.
La trazabilidad del servicio de capacitacin, se debe reflejar en los
registros que administra el OTEC.
El OTEC debe implementar clusulas de confidencialidad respecto
de la propiedad intelectual y datos personales de sus clientes.
a. Este numeral no se puede excluir y el OTEC lo debe
implementar.
b. En caso que las actividades de capacitacin realizadas por el
OTEC, no requieran el uso de instrumentos o equipamientos que
requiera calibracin y/o verificacin, al menos se deber considerar
el software para el control de asistencia (huellero).
8.3
REQUISITOS PARA LA
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Requisito de la
norma
NCh2728:2015
8.5.2 f)
8.5.3 e)
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DIRECTRIZ
disponible, para cualquier auditora o eventual fiscalizacin.
El procedimiento del OTEC debe establecer como etapas
independientes la verificacin de la implementacin de la accin
correctiva, respecto de la verificacin de la eficacia de la accin
correctiva implementada. Para esta ltima, se debe establecer un
tiempo adecuado para verificar la no recurrencia de la no
conformidad detectada.
El procedimiento del OTEC debe establecer como etapas
independientes la verificacin de la implementacin de la accin
preventiva, respecto de la verificacin de la eficacia de la accin
preventiva implementada. Para esta ltima, se debe establecer un
tiempo adecuado para verificar la no ocurrencia de la no
conformidad (potencial no conformidad detectada).
REQUISITOS PARA LA
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ANEXO A
Seor
Xxxx Xxx Xxxxx
Director Nacional
Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo SENCE
Con fecha XX-XX-20XX, informamos a usted que el Organismo de Certificacin de Sistemas, que se individualiza en el
punto N1 de la presente notificacin, ha cancelado la certificacin del Organismo Tcnico de Capacitacin,
individualizado en el punto N 2 sealado, de acuerdo a lo siguiente:
1.
R.U.T.
DIRECCIN COMPLETA
NMERO
CIUDAD
NMERO OFICINA:
TELFONO 1
TELFONO 2
COMUNA
FAX
N DE ACREDITACION INN
2.
R.U.T.
DIRECCIN COMPLETA
NMERO
TELFONO 1
NMERO OFICINA
TELFONO 2
CIUDAD
COMUNA Y REGION:
FAX
REPRESENTANTE LEGAL:
3.
E-MAIL
RUT:
CERTIFICACION NCh2728
N DE REGISTRO
INN
A-
FECHA DE
CANCELACION
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OBSERVACIONES (OPCIONAL)
(*)El suscrito declara, que se han agotado todas las instancias de apelacin de parte del OTEC (Item 2) y esta comunicacin de cancelacin es
irrevocable.
_____________________________
Nombre, firma
Cargo de Responsable OCS
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