En la Gaceta del da de ayer, se public la Directriz 1-2010 de la Direccin Nacional de Notariado, la cual consiste en

Instructivo para la entrega de expedientes de actividad judicial no contenciosa tramitados en sede notarial en el Archivo
Judicial. Este instructivo sustituye el que se haba emitido en mayo de 2009, bajo el nmero de Directriz 1-2009.
De un estudio comparativo entre los dos textos, encontramos que aparte de una presentacin ms ordenada de los aspectos
a tomar en cuenta en la conformacin de expedientes, son pocos los cambios de fondo o adiciones presentes en el nuevo
Instructivo respecto de su antecesor.
Resumimos a continuacin algunos de dichos cambios:
El ndice que se incorpora al expediente, inmediatamente despus de la cartula ya no requiere foliarse.
Se aclara que no deben incorporarse al expediente, copias simples de un mismo documento.
En lo que se refiere a documentos certificados por algunas instituciones, se advierte la importancia de foliar tanto la
certificacin como la boleta de timbres.
En casos de reapertura de expedientes ya entregados al Archivo Judicial, el interesado deber hacer la solicitud del
expediente a la DNN, la cual se encargar de conseguirlo y ponerlo a disposicin a partir del viernes de la semana de la
solicitud. El notario contar con un plazo de quince das para retirar el expediente, en caso de no hacerlo en ese plazo, se
enviar al Archivo Judicial, debiendo plantearse entonces otra gestin.
Se establece un plazo mximo de 9 meses para que los notarios puedan mantener en su poder los expedientes requeridos
al Archivo Judicial. De necesitar un plazo mayor, debern hacer la gestin respectiva ante la DNN.
Finalmente, se modifica un poco el formato o machote que se acompaa a la Directriz, de una cartula de expediente.

INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE EXPEDIENTES DE

ACTIVIDAD JUDICIAL NO CONTENCIOSA TRAMITADOS EN SEDE
NOTARIAL, EN EL ARCHIVO JUDICIAL
Directriz No. 01 del 17 de mayo del 2010
Publicado en La Gaceta No. 213 del 03 de noviembre del 2010
JUSTICIA Y PAZ
DIRECCIN NACIONAL DE NOTARIADO
DIRECTRIZ No. 01-2010
Consejo Superior Notarial de la Direccin Nacional de Notariado.- San Jos, a
las trece horas diez minutos del diecisiete de mayo de dos mil diez.
Por disposicin expresa del artculo 131 del Cdigo Notarial, los notarios
pblicos deben entregar al Archivo Judicial para su custodia definitiva, los
expedientes de procesos de actividad judicial no contenciosa una vez
concluidos. Para tal efecto, se han utilizado diversas formas, por ello, a fin de
unificar dicha entrega, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 22
aparte i) del referido Cdigo, el Consejo Superior Notarial de la Direccin

Nacional de Notariado, en coordinacin con la Jefatura del Archivo Judicial, con

la finalidad de unificar dicho trmite, emite la presente directriz, en la cual se
adjunta para facilidad del notario, ejemplos sobre la confeccin de la cartula,
el ndice de actuaciones y el formato a utilizar cuando se autoriza a un tercero
para entregar el expediente, dicha directriz se denomina:
INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE EXPEDIENTES DE ACTIVIDAD JUDICIAL
NO CONTENCIOSA TRAMITADOS EN SEDE NOTARIAL, EN EL ARCHIVO
JUDICIAL
Este Instructivo se ajusta a la normativa contenida en el Cdigo Notarial para
la actividad no contenciosa, as como los pronunciamientos emitidos con
anterioridad por la Direccin Nacional de Notariado y las disposiciones internas
del Archivo Judicial.
SOBRE LA CARTULA Y LA CONTRATAPA
Tanto la cartula como la contratapa deben confeccionarse en cartulina gruesa
tamao legal. La informacin a consignar debe hacerse directamente en la
superficie de la cartula y ser la siguiente:
a) Nmero de expediente (4 dgitos) Ejemplo: 0001, 0002...
b) Ao de inicio (4 dgitos) Ejemplo: 2008, 2009...
c) Tipo de proceso que se tramita.
d) Nombre completo del Notario.
e) Nmero de carn.
f) Nombre completo de los solicitantes. En el caso de sucesorios, debe
indicarse el nombre del causante, interesados, legatarios, herederos y
cesionarios.
g) Fecha de inicio.
h) Fecha de conclusin.
i) Reserva de espacio en la parte inferior, para consignar por parte del Archivo
Judicial el nmero de remesa y archivo. Ver ejemplo de cartula.
La numeracin continua, indicada en el punto a), est dispuesta por el artculo
131 del Cdigo Notarial.
RESPECTO AL NDICE
Despus de la cartula se incorporar el NDICE el cual no requerir foliarse;

en ste se indicar cada actuacin y otros documentos, con el folio en el cual

se encuentra. Ver ejemplo de ndice en anexo.
SOBRE LA FOLIATURA
Cada hoja o pgina que
certificaciones, deben llevar
respectivo y el sello blanco
copias simples de un mismo

se incorpore al expediente, sean originales o

en la esquina superior derecha, el nmero de folio
del notario. No deben incorporarse al expediente
documento.

RESPECTO A LA CONFORMACIN DEL EXPEDIENTE

Los folios que van integrndose al expediente, deben colocarse entre la
cartula y la contratapa; se sujetarn con un amarre o cosido, similar al
utilizado en los expedientes judiciales, NO DEBEN UTILIZARSE PRENSAS,
GRAPAS O GOMA.
Al disponer el artculo 130 del Cdigo Notarial, que en este tipo de procesos,
las actuaciones notariales son extraprotocolares, el notario deber utilizar su
papel de seguridad; salvo que se trate de documentos privados que se le
presentan al notario.
En caso de que no poder agregar al expediente, el original de un documento,
se adjuntar copia certificada de ste, con indicacin del motivo que impide
contar con el original.
DOCUMENTOS CERTIFICADOS: Cuando se trate de documentos certificados
por alguna institucin, estos se deben coser al expediente, previo a ello, debe
adherirse con goma, al reverso del documento o en el extremo superior
izquierdo, la boleta con los timbres, a fin que no se desprenda y evitar su
extravo. Se debe foliar la certificacin y la boleta con los timbres.
ENTREGA DEL EXPEDIENTE
Concluido el proceso, el notario entregar DE INMEDIATO, ya sea
personalmente o por medio de tercero autorizado, EL EXPEDIENTE ORIGINAL
al Archivo Judicial; incluso si le hubiere sobrevenido una suspensin o cese
forzoso o, si existen documentos inscribibles. Lo anterior, sin perjuicio de que
deban inscribirse bienes muebles o inmuebles y el notario estime que en un
tiempo prudencial operar la inscripcin, retrase la entrega, adjunte copia
certificada del documento inscrito y en ese momento deposite el expediente.
NO PROCEDER EL ENVO POR CORREO O ENCOMIENDA. El Archivo Judicial
acusar recibo del expediente. Ver ejemplo de autorizacin en anexo.
SOLICITUD DE
REAPERTURA

EXPEDIENTE

DE

PROCESO

SUCESORIO

PARA

Cuando se requiera un expediente de proceso sucesorio tramitado en sede

notarial o judicial, para una reapertura y el mismo se encuentre depositado en

el Archivo Judicial, deber solicitarse por escrito a la Direccin Nacional de
Notariado, la cual lo requerir al inicio de cada semana al Archivo Judicial y lo
pondr a disposicin del notario a partir del viernes de la semana en que se
solicit. El notario contar con un plazo de quince das para retirar el
expediente, en caso de no hacerlo en ese plazo, se enviar al Archivo Judicial,
debiendo plantearse entonces otra gestin.
Se advierte a todos los notarios, que el plazo mximo que pueden mantener en
su poder un expediente facilitado por el Archivo Judicial, es de nueve meses;
por lo que, de estimar necesario un plazo mayor, debern gestionar ante la
Direccin Nacional de Notariado, en cuyo caso podr autorizarse por un
perodo igual, situacin que la Direccin comunicar al Archivo Judicial.
Al iniciar la reapertura, el notario incorporar al final del expediente, antes de
la contratapa, otra cartula, en la cual indicar que se trata de una reapertura;
concluido el trmite, entregar el expediente a la Direccin Nacional de
Notariado.
La reapertura deber contener un ndice, que refleje nicamente la descripcin
del contenido de sta, al mismo se le debe de asignar el nmero de folio
consecutivo al ltimo del expediente principal, manteniendo todos los criterios
de confeccin sealados en cuanto al sellado y foliatura explicados en los
apartados de esta directriz.
Cuando se trate de un expediente tramitado en sede judicial, el notario debe
anteponer a la cartula judicial la que conformar en sede notarial, SIN
ELIMINAR la judicial.
CONSULTA DE EXPEDIENTES NOTARIALES:
Cuando un abogado, notario o interesado legtimo, requiera consultar un
expediente notarial concluido, deber hacerlo directamente en las instalaciones
del Archivo Judicial.
SOBRE OTROS PROCESOS TRAMITADOS EN SEDE NOTARIAL
Si el notario que tramit alguno de los procesos autorizados por el Cdigo
Notarial, o bien otro notario designado por todos los interesados, requiera un
expediente depositado en el Archivo Judicial, para subsanar alguna omisin o
error, deber sujetarse al procedimiento indicado lneas antes para la
reapertura.
El expediente que no se ajuste con requisitos que seala este
instructivo, no ser recibido por Archivo Judicial.
Rige: Esta Directriz fue aprobada por el Consejo Superior Notarial, en sesin
19, del 30 de junio de dos mil diez, acuerdo 2010-19-004; empezar a regir a

partir de su publicacin en La Gaceta y deroga la Directriz N 01-2009, de las

once horas diez minutos del ocho de mayo de dos mil nueve, publicada en el
Boletn Judicial N 96, del 20 de mayo de dos mil nueve. Publquese por una
vez.
Lic. Rogelio Fernndez Moreno Dra. Roxana Snchez Boza
Presidente Consejo Secretaria Consejo
Superior Notarial Superior Notarial

EJEMPLO DE NDICE DE ACTUACIONES

-ndice de actuaciones.................................................................
-Solicitud de apertura de Proceso Sucesorio............................ 1
-Inventario de bienes................................................................ 2
-Certificacin de Defuncin...................................................... 3
-Certificacin de matrimonio del causante................................ 4
-Certificaciones de nacimiento................................................ 5-9
-Certificacin de Propiedad Inmueble................................ 10-11
-Copia de cdulas de identidad de solicitantes...................... 12-17
-Acto inicial de apertura del proceso sucesorio.................... 18
-Edicto................................................................................. 19
-Nombramiento del perito..................................................... 20
-Aceptacin del cargo........................................................... 21
-Informe del avalo............................................................ 22-24
-Cancelacin de los honorarios............................................ 25
-Publicacin de edicto............................................................ 26-27
-Declaratoria de herederos.................. 28-29
-Cesin de derechos................................................................. 30-34
-Copia instrumento pblico que adjudica bienes .... 35-36
-Acto dando por finalizado el proceso...... 37
FORMATO PARA QUE EL (LA) NOTARIO (A) AUTORICE A OTRA PERSONA PARA
LA ENTREGA DEL EXPEDIENTE EN EL ARCHIVO JUDICIAL AUTORIZACIN PARA
LA ENTREGA DE EXPEDIENTES NOTARIALES
Yo ______________, notario(a) con carn nmero ___________, autorizo al
(la) seor(a) ______________________, portador(a) de la cdula de
identidad nmero __________, para que en mi nombre entregue el Expediente

Notarial nmero ___, ao___, asunto________, partes _______, el cual

consta de _______ folios, y se encuentra debidamente sellado y foliado.
______________________ ___________________
NOTARIO (A) AUTORIZADO (A)
San Jos, 14 de octubre del 2010.- Dr. Carlos Manuel Rodrguez Jimnez,
Director Ejecutivo.- 1 vez.- O.C. N 11-0006.- Solicitud N 43201.- C-233450.(IN2010088187).

INSTRUCTIVO ANTERIOR
DIRECTRIZ N 01-2009

DIRECCIN NACIONAL DE NOTARIADO. San Jos, a las once horas diez

minutos del ocho de mayo de abril de dos mil nueve.
Actualmente los notarios pblicos entregan al Archivo Judicial para su custodia,
los expedientes de procesos de actividad judicial no contenciosa utilizando para
tal efecto, diversas formas, por ello, esta Direccin en coordinacin con la
Jefatura del Archivo Judicial, emite la presente directriz, con ejemplos sobre la
confeccin de la cartula, el ndice de actuaciones y el formato a utilizar cuando
se autoriza a un tercero para entregar el expediente.
INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE EXPEDIENTES NOTARIALES
EN EL ARCHIVO JUDICIAL
Este Instructivo se ajusta a lo dispuesto por el Cdigo Notarial para la actividad
no contenciosa, los pronunciamientos de la Direccin Nacional de Notariado y las
disposiciones internas del Archivo Judicial.
LA CARTULA Y CONTRATAPA: Deben confeccionarse en cartulina gruesa, la
informacin que debe contener la cartula debe estar impresa y ser la siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

Nmero de expediente (4 dgitos) Ejemplo: 0001, 0002...

Ao de inicio (4 dgitos) Ejemplo: 2008, 2009...
Tipo de proceso que se tramita
Nombre completo del Notario.
Nmero de carn
Nombre completo del(de la) causante y de los solicitantes
Fecha de inicio
Fecha de conclusin
Reserva de espacio en la parte inferior, para consignar el nmero de
remesa y archivo. Ver ejemplo de cartula.

EL NDICE: Despus de la cartula se incorporar el NDICE como primer folio;

en ste se indicar cada actuacin, con el folio en el cual se encuentra. Ver
ejemplo de ndice en anexo.
LA FOLIATURA: Cada hoja o pgina que vayan conformando el expediente, ya
sean originales, certificaciones o copias simples, deben llevar en la esquina
superior derecha, el sello blanco del notario y el nmero respectivo de foliatura.

LA CONFORMACIN DEL EXPEDIENTE:

Los folios que forman el expediente deben colocarse entre la cartula y la
contratapa; se sujetarn con un amarre o cosido similar a los expedientes
judiciales, NO DEBEN UTILIZARSE PRENSAS, GRAPAS O GOMA.
Al tratarse de actuaciones notariales fuera del protocolo, el notario deber
utilizar su papel de seguridad; salvo que se trate de documentos privados.
En caso de que no se pudiera agregar al expediente, el original de un
documento, se adjuntar copia certificada de ste, con indicacin del
motivo que impide contar con el original. Cuando se trate de documentos
certificados por alguna institucin, se recomienda adherir con goma al
reverso del mismo o en el extremo izquierdo la boleta de timbres, a fin de
que no se desprenda y pueda perderse.
Concluido el proceso, el notario entregar
DE INMEDIATO, ya sea
personalmente o por medio de tercero autorizado, EL EXPEDIENTE
ORIGINAL al Archivo Judicial; incluso si le hubiere sobrevenido una
suspensin o cese forzoso o, si existen documentos inscribibles. Lo
anterior, sin perjuicio de que si el notario estima que en un tiempo
prudencial operar la inscripcin, retrase la entrega, adjunte copia
certificada del documento inscrito y en ese momento deposite el
expediente. NO PROCEDER EL ENVO POR CORREO O ENCOMIENDA.
El Archivo Judicial acusar recibo del expediente. En caso de que deban
inscribirse bienes muebles o inmuebles. Ver ejemplo de autorizacin en
anexo.
REAPERTURA: Cuando se requiera un expediente de jurisdiccin voluntaria
tramitado en sede notarial y depositado en el Archivo Judicial para una
reapertura, el mismo deber solicitarse por escrito a la Direccin Nacional de
Notariado, quien lo requerir al Archivo Judicial y una vez recibido lo comunicar
al notario para su retiro. Al iniciar el proceso, el notario insertar al final antes

de la contratapa otra cartula en la cual indicar que se trata de una reapertura,

concluido el trmite, entregar el expediente en el Archivo Judicial.
Cuando se trate de un expediente tramitado en sede judicial, el notario debe
anteponer a la cartula judicial la que conformar en sede notarial, SIN
ELIMINAR la judicial.
En caso de que un abogado, notario o interesado legtimo, requiera consultar un
expediente notarial concluido, deber hacerlo directamente en las instalaciones
del Archivo Judicial.

EJEMPLO DE CARTULA

NMERO DE EXPEDIENTE (4
DGITOS)
AO DE
INICIO (4 DGITOS)

ASUNTO

NOMBRE COMPLETO DEL

NOTARIO

NMERO DE CARN

SUCESORIO DE:

SOLICITAN EL PROCESO:

FECHA DE INICIO:
__________________________________
FECHA DE CONCLUSIN: _____________________________

REMESA

ARCHIVO

EJEMPLO DE NDICE DE ACTUACIONES

-ndice de actuaciones.................................................................................... 1
-Solicitud de apertura de Proceso Sucesorio................................................... 2
-Inventario de bienes...................................................................................... 3
-Certificacin de Defuncin............................................................................

-Certificacin de matrimonio del causante.....................................................

-Certificaciones de nacimiento........................................................................ 69
-Certificacin de Propiedad Inmueble.............................................................
10-11
-Copia de cdulas de identidad de solicitantes................................................
12-17
-Acto inicial de apertura del proceso sucesorio...............................................

18

-Edicto........................................................................................................... 19
-Nombramiento del perito, aceptacin del cargo.............................................
20-21
-Informe del avalo y cancelacin de los honorarios.......................................
22-25
-Cancelacin y publicacin de edicto.............................................................
26-27
-Declaratoria de herederos....................... ........
28-29
-Cesin de derechos, aceptacin de la cesin realizada y
acuerdos

tomados.......................................

30-34
-Copia instrumento pblico que adjudica bienes ..
35-36

-Acto dando por finalizado el proceso..............

37

FORMATO PARA QUE NOTARIO AUTORICE A OTRA PERSONA PARA LA

ENTREGA DEL EXPEDIENTE

ARCHIVO JUDICIAL
AUTORIZACIN PARA LA ENTREGA
DE EXPEDIENTES NOTARIALES

Yo _______________________, notario(a) con carn nmero ____________, autorizo

al seor(a) ___________________________, portador(a) de la cdula de identidad
nmero _________________, para que en mi nombre entregue el Expediente
Notarial
nmero
____________,
asunto
____________________,
partes
______________________________, el cual consta de _______ folios y se encuentra
debidamente sellado y foliado.

Firmamos de conformidad a las _____horas del _______ del ao _______

________________________________
________________________________
Servidor (a) Archivo Judicial

Autorizado (a)

El expediente que no se ajuste con requisitos que seala este instructivo, no

ser recibido por Archivo Judicial.

Rige: La presente directriz empezar a regir ocho das despus de su publicacin

en el Boletn Judicial. Publquese por una vez.

Lic. Roy Arnoldo Jimnez

Oreamuno
Director