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MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS

INTRODUCCIN
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados
en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el
problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de
escasez, que le asegurarn la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y
alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los inventarios.
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas
de bienes y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario
por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener
el control oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo
contable un estado confiable de la situacin econmica de la misma.
El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente
dentro del proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relacin principal con los costos y las finanzas
respondern que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de
material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compaas
dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el
lado de los activos en el Balance General.
Los inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos cantidades
mejor (la conclusin correcta por razones equivocadas y una forma extraa de
tratar un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de
produccin tienen una miopa similar; por lo general creen que mientras mas
mejor.
INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa
para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin
primero, antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben
aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el
balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En
el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas
disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas
vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o

servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,


adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados
o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el
corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la
mercanca vendida se convertir en efectivo dentro de un determinado periodo
de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las
mercancas de una empresa comercial, y los productos terminados de un
fabricante), los artculos en proceso de produccin y los artculos que sern
consumidos directa o indirectamente en la produccin. Esta definicin de los
inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciacin, o los
artculos que al usarse sern as clasificados.
Objetivos
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa,
colocndolos a disposicin en el momento indicado para as evitar aumentos
de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer correctamente las
necesidades reales de la empresa a las cuales debe permanecer
constantemente adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser
atentamente controlada y vigilada.
CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS
Para poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener
bien claro lo que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo
mayor en los balances de una empresa; as tambin los gastos por inventarios,
llamados costos de mercancas vendidas, son usualmente los gastos mayores
en el estado de resultado. A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta
de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que da origen a todas las
restantes operaciones, necesitan de una constante informacin resumida y
analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de
cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las
cuentas podemos mencionar las siguientes:

Inventario (inicial): El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de


mercancas en la fecha que comenz el periodo contable. Esta cuenta se abre
cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo
contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y
Prdidas directamente.
Compras: En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante
el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que
forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en
esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos,
Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance
general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra: Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que
es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la
empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir
la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.
Gastos de compras: Los gastos ocasionados por las compras de mercancas
deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un
saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con este fin.
Devoluciones en ventas: La cual est creada para reflejar las devoluciones
realizadas por los clientes a la empresa.
Mercancas en trnsito: En algunas oportunidades, especialmente si la empresa
realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos
desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por
mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o
cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en
Trnsito.
Mercancas en consignacin: Por otro lado tenemos la cuenta llamada
Mercanca en Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las
mercancas que han sido adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la
cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est
en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
Inventario (final): El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar del periodo
contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su
correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las
compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas
Brutas en Ventas de ese perodo.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un


departamento de compras, que deber gestionar las compras de los
inventarios siguiendo el proceso de compras.
Ahora bien los inventarios tienen como funciones el aadir una flexibilidad de
operacin que de otra manera no existira. En lo que es fabricacin, los
inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que
cada parte individual se lleve de maquina en maquina y que estas se preparen
para producir una sola parte. Es por eso que los inventarios tienen como
funciones la eliminacin de irregularidades en la oferta, la compra o produccin
en lotes o tandas, permitir a la organizacin manejar materiales perecederos y
el almacenamiento de mano de obra.
ADMINSTRACION DE INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin
del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la
empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados
(utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer su
situacin financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha
situacin.
Finalidad de la Administracin de Inventarios
La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de
inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los
pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores
importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la
administracin de inventario:
1.
Minimizacin de la inversin en inventarios: El inventario mnimo es
cero, la empresa podr no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no
resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto que debe
satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas de produccin. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener
un milln invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese
capital a su costo actual as como pagar los sueldos de los empleados y las
cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de financiamiento
del inventario ser de $100.000 al ao y la empresa tendr que soportar los
costos inherentes al almacenamiento del inventario.
2.
Afrontando la demanda: Si la finalidad de la administracin de inventario
fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la
empresa almacenara cantidades excesivamente grandes del producto y as no
incluira en los costos asociados con una alta satisfaccin ni la perdida de un
cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios
estticos paralizando un capital que se podra emplear con provecho. La
empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos de la

opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el


costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
Importancia: La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro
aspectos bsicos:
1.

Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.

2.

En que momento deberan ordenarse o producirse el inventario.

3.

Que artculos del inventario merecen una atencin especial.

4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del
inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega
pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las
cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que
esperar hasta que termine el proceso de produccin.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la
demanda del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa no
solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera,
si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad
en el proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los
aumentos de precios y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio
mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una
continuacin normal de las operaciones y una buena destreza de inventario.
La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de
produccin ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar
como empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de
produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos
que aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo
una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo
el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su
xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la administracin de
inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la
categora adecuada.
3.

Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.

4.

Mantener un nivel adecuado de inventario.

5.

Satisfacer rpidamente la demanda.

6.

Recurrir a la informtica.

Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de


inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no
generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario
mantener algn tipo de inventario porque:
1.

La demanda no se puede pronosticar con certeza.

2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera


que se pueda vender.
Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los
inventarios insuficientes, porque los clientes podran dirigirse a los
competidores si los productos no estn disponibles cuando los demandan y de
esta manera se pierde el negocio. La administracin de inventario requiere de
una coordinacin entre los departamentos de ventas, compras, produccin y
finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar al fracaso financiero.
La meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios
necesarios para sostener las operaciones en el ms bajo costo posible. En tal
sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de
inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y
que posteriormente, en que punto se podran minimizar estos costos.
Caractersticas y Anlisis del Inventario: Es necesario realizar un anlisis de las
partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las
etapas que se presentaran en el proceso de produccin, las comunes o las que
se presenta en su mayora son:

Materia Prima

Productos en proceso

Productos terminados

Suministros, repuestos

En caso de materia prima: esta es importada o nacional; si es local existen


problemas de abastecimiento; si es importada el tiempo de aprovisionamiento;
la obsolescencia de los inventarios; tanto por nueva tecnologa como por
desgaste tiempo de rotacin; tienen seguro contra incontinencias; deber
realizarse la inspeccin visual de dicha mercadera; se debe saber la forma de
contabilizacin de los inventarios, correcta valorizacin de la moneda
empleada para su contabilizacin.
Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con quienes
se abastecen; que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor
calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en
procesos y productos terminados; cual es la rotacin de los inventarios fijada o

determinada; reas involucradas en la administracin ya sea el Gerente de


Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se
realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada;
tecnologa empleada; naturaleza y liquidez de los inventarios; caractersticas y
naturaleza del producto; caractersticas del mercado; canales de distribucin;
analizar la evolucin y la tendencia.

Cmo controlar el inventario de licores y bebidas alcohlicas ?


1.- Hacer una lista inicial de las bebidas con alcohol, aqu incluiremos todas
aquellas bebidas ms populares, o ms consumidas por el pblico que
frecuenta tu local. Conforme vayas conociendo tu clientela podrs ir
adquiriendo nuevos tipos de licores o marcas. Esta lista es bueno estructurarla
de acuerdo a categoras, marcas, tamaos, etc.

2.- Contactar con empresas de bebidas alcohlicas locales para informarte de


precios, condiciones de crdito, descuentos por pronto pago, descuentos por
volumen, promociones, posible aportacin de material promocional por parte
de las marcas. De esta forma podrs conseguir las mejores condiciones
posibles.
Herramientas de control de inventario

Software de control de inventarios, hay una gran variedad, lo ms


especializados te indicarn las cantidades a pedir de cada licor de
acuerdo los parmetros que establezcas de puntos de re-orden, niveles
mximos , niveles de compra y venta, entre otros.
Hoja de clculo, donde lleves el control manualmente, partiendo de un
inventario inicial, compras segn marca/licor y valor del mismo para ti.
Luego comparando estas cifras con tus ventas puedes detectar si tienes
algn problema en la administracin de compras de tu bar.

Sistema manual, llevando algn registro tipo tarjetas de inventario, dnde se


anotan las compras y las salidas de almacn.

Revisar las existencias iniciales para fijar el punto de partida de tu


control, aqu debes incluir las botellas y barriles tanto en almacn como
las que se encuentran ya abiertas o colocadas en el bar.
Anotar cada una de las compras y/o salidas de almacn de botellas.
Indcale al personal que cuando tomen una botella del almacn lo
registren en un libro que a ese efecto tengas, esto te ayudar a controlar
mejor el inventario.
Hacer una revisin semanalmente, no puedes correr el riesgo de
quedarte sin inventario, ni debes comprar en exceso. Adems es una

buena forma de revisar lo que ha entrado en almacn, y si hay un error


en la compra debes solucionarlo en ese momento.

Al final del mes (o el trmino de tiempo que consideres adecuado) debes hacer
un inventario fsico de las bebidas alcohlicas disponibles en el almacn y en el
bar. Calcula la diferencia entre estas cantidades y las indicadas en el
inventario inicial. En este punto, para cada lnea de tu inventario debes aplicar
la siguiente frmula: Inventario inicial + Botellas compradas Botellas sacadas
del almacn = Inventario fina
Si existen diferencias sustanciales entre el inventario fsico y el que segn tus
registros debera haber, analiza las posibles causas de esta diferencia:

Robo
Roturas
Errores de registro
Bebidas no facturadas
Personal mal entrenado (desperdicio)