AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU

INFORME DE PRCTICA MODULAR III

SECRETARIADO EJECUTIVO

600 horas

ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC

Jossi Emeli Alva Fajardo

Nuevo Chimbote, 22 octubre del 2016

SECRETARIADO EJECUTIVO

DEDICATORIA
Quiero dedicarle este trabajo
A Dios que me ha dado la vida y fortaleza
para terminar este proyecto.

A mis Padres por estar ah presentes; en

especial a mi madre por su ayuda y constante cooperacin.

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NDICE
DEDICATORIA

INTRODUCCIN

I.

INFORMACIN DE LA EMPRESA

1.1. Razn Social de la Empresa o Institucin

1.2. Actividad comercial

1.3. Misin y visin

1.4. Objetivos

1.5. Principios

1.6. Valores

1.7. Organigrama

1.8. Estructura organizacional y funciones por departamento

RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES

2.1. Funciones Permanentes

RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES CONCEPTUALES

10

3.1. Funciones Conceptuales

10

IV.

LOGROS

10

V.

DIFICULTADES

11

II.

III.

CONCLUSIONES

12

RECOMIENDACIONES

13

ANEXOS

14

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INTRODUCCIN
El presente informe se realiz con la finalidad de cumplir con las normas vigentes
para el proceso de titulacin, se presenta el informe de prcticas pre
profesionales en el cual se detalla las actividades necesarias en el centro de
prcticas y que me ha permitido consolidar mi formacin como futura Secretaria
Ejecutiva.

Las practicas pre profesionales es de suma importancia en la formacin de los

profesionales que se desempearan en el mercado laboral tanto a nivel local,
regional o nacional ya que en la actualidad la tecnologa y los diferentes procesos
que se realizan en las empresas pblicas y privadas se desarrollan con celeridad
y es necesario que la futura Secretaria Ejecutiva conozca y aplique estas
tecnologas.

En el presente informe se dar a conocer detalladamente las actividades

realizadas en la empresa ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC durante el
periodo de ejecucin.

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I. INFORMACIN DE LA EMPRESA.1.1. Razn Social de la Empresa o Institucin:

ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC
1.2. Actividad comercial:
ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC tiene como campo de accin la
comercializacin de Sistemas de Seguridad Electrnicos, con medios
tecnolgicos como Sistemas de Alarma Circuito Cerrado de Televisin
(CCTV), Cercos Elctricos, Rastreo Satelital GPS, Intercomunicadores,
Automatizacin de Puertas y Portones y prximamente expandir una
gama de productos a sistemas destinados al control perimetral,
sistemas contraincendios y el control de acceso.
1.3. Misin y Visin.
ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC es una empresa con amplio
conocimiento en Sistemas de Seguridad Electrnicos con soluciones
integrales, cuyos sistemas estn especialmente diseados para
adaptarse a la necesidad de cada cliente, brindando atencin
personalizada.
-

Misin:
Proporcionar a sus clientes la ms alta calidad en servicios en
Sistemas de Seguridad Electrnicos con soluciones integrales, con
personal eficiente y constante innovacin tecnolgica, permitiendo
la tranquilidad, satisfaccin y confianza del cliente.

Visin:
Posicionarse como la empresa lder en Sistemas de Seguridad
Electrnicos con Soluciones Integrales, expandiendo su presencia
a nivel nacional y garantizando un excelente desempeo en
operaciones de seguridad con eficiencia, disciplina y honestidad a
completa satisfaccin del cliente.

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1.4. Objetivos.
ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC tiene como objetivo la seguridad,
garantizando la proteccin de las personas, bienes y patrimonio, en
todo momento y en el lugar que el cliente lo solicite. Contamos para ello
con personal capacitado y entrenado; as tambin con equipos acorde
a las particularidades de cada servicio o requerimiento.

1.5. Principios.
- Servicio eficaz y eficiente para tranquilidad de los clientes y superar
sus expectativas.
- Responsabilidad y alto espritu de colaboracin con nuestros
clientes, trabajadores, comunidades y medio ambiente.
-

Trabajo digno en el que cada integrante de nuestro equipo desarrolla

sus capacidades sintindose satisfecho de desenvolverse en un
ambiente grato y seguro para alcanzar sus metas y las de sus
familiares.

Personalizar la experiencia de cada cliente y aplicarlo en la empresa.

1.6. Valores.

tica.
Responsabilidad.
Honestidad.
Respeto.
Eficacia.
Puntualidad.
Solidaridad.
Compromiso.

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1.7. Organigrama.

GERENTE GENERAL

GERENTE
COMERCIAL

ADMINISTRACIN

REA DE VENTAS

LOGSTICA

REA DE SOPORTE
TCNICO

REA DE
OPERACIONES

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1.8.

Estructura organizacional y funciones por departamento.

GERENTE GENERAL

ADMINISTRACIN

Planear, organizar, dirigir, coordinar y

controlar las actividades operativas y
administrativas.

Representar legalmente a
la empresa

LOGSTICA

Control de inventario, almacenamiento y

despacho.

REA DE VENTAS

Publicidad, atencin al cliente, asesora a

clientes.

REA DE
OPERACIONES

Central de monitoreo 24 horas sistemas

alarmas y sistema rastreo GPS.

REA DE SOPORTE
TCNICO

Servicio de instalaciones de sistemas de

seguridad, mantenimientos preventivos y/o
correctivos.

GERENTE COMERCIAL

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II. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES.Durante el periodo de seis meses realizando prcticas pre-profesionales en
la empresa ALERTA SECUTIRY SYSTEMS SAC; en el rea administrativa,
era supervisada por el Sr. Nichael Melquiades Morillo Vega las funciones
asignadas fueron las siguientes:
2.1. Funciones Permanentes:
-

Emisin de boletas y facturas a todos los clientes que mantienen

servicios de monitoreo y rastreo GPS con la empresa los cuales
realizar pagos de forma mensual por dichos servicios, tambin por
ventas de productos y/o servicios. Asimismo se realizaba la
emisin de guas de remisin en caso de ventas a provincias o en
casos de envo de equipos a soporte tcnico a nuestros
proveedores como parte de la garanta del producto.

Realizar cobros a clientes va telefnica, llamar a todos los clientes

que mantenan pendientes de pago con la empresa por servicios o
ventas de equipos, en caso que el cliente no conteste se enviaba
notificaciones va email. En casos el cliente no se presentase a
realizar su cancelacin se le hacia una visita a su local o domicilio
para que haga efectivo su abono.

Envo de estados de cuentas va email a los clientes en provincia,

facturas y boletas pendientes de pago.

Realizar

depsitos de

cheques

y efectivo

en

el

banco

posteriormente adjuntando los Boucher a las facturas de los

clientes.
-

Realizar cronograma de pagos de los clientes.

Control de ingresos y egresos de caja chica.

Gestin y entrega de documentos relacionados a la empresa como

por ejemplo licencias de funcionamiento, autorizacin de anuncios
publicitarios, etc.

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Controlar la asistencia del personal de la empresa, verificando la

hora de ingreso y salida respectivamente firmada.

Elaborar estados de cuentas y cartas de cobros a clientes.

Emitir solicitudes, cartas, memorndums e informes segn lo

requerido por el Gerente.

Clasificar boletas y facturas de compras y ventas para entregar a

la contadora y luego ella nos emita las guas de pago.

Realizar el pago de las guas para las declaraciones mensuales a

SUNAT por parte de la empresa.

Pago semanal al personal tcnico de la empresa.

III. RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES.Durante los seis meses de prcticas pre profesionales en el rea
administrativa, no se realiz funciones eventuales en apoyo a otras reas ya
que nica y exclusivamente tena como funcin realizar las tareas asignadas.

IV. LOGROS.- Durante los seis meses de experiencia en la empresa fortalecieron el

desarrollo de mis competencias acadmicas, por otro lado, dicha
experiencia conform una base importante para mi futuro como
profesional.
- Aprender a realizar el llenado correcto de las boletas, facturas y guas
para los clientes de forma mensual.
- Obtener experiencia en el rea administrativa como gestiones,
cobranzas, elaboracin de cartas y estados de cuentas.
- Elaborar el cronograma de pagos de los clientes que mantienen servicios
con la empresa y cancelan de forma mensual.
- Conocer la clasificacin y orden de las boletas y facturas de compras y
ventas para facilitar la documentacin a la contadora.

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- Aprender a controlar los ingresos y egresos de la empresa, manejo de

caja chica y realizar depsitos en los bancos.
- Tener comunicacin constante con la contadora para realizar los pagos
a SUNAT por las declaraciones mensuales.
- Alcanzar el total de horas requeridas en las prcticas pre profesionales.

V. DIFICULTADES.- La primera dificultad que tena era no conocer los pendientes de pago
de los clientes as como tambin quienes eran los que mantienen
servicios con la empresa.
- Desconocer la elaboracin de los cronogramas de pago de los clientes.
- Al principio no realizaba las coordinaciones con la contadora ya que
desconoca las fechas de las declaraciones de la empresa, ya el Gerente
me indico lo que tena que hacer y las fechas en que deba realizar los
pagos para posteriormente realizarlo sola y de forma mensual.
- No tener conocimiento de que forma la empresa controlaba sus ingresos
y egresos, as como tambin realizar los cuadres de caja chica ya que
en ciertas ocasiones no tenamos desembolso para cubrir pagos.
- Desconocer cmo se realizaba el depsito de en el banco, en el cual
deba llenar un formulario para poder hacer efectiva la operacin a la
cuenta corriente de la empresa.

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CONCLUSIONES
El presente informe fue realizado siguiendo criterios y procedimientos
establecidos por el Instituto para dejar constancia de haber realizado las
practicas pre profesionales, las cuales son de suma importancia para la
obtencin del ttulo profesional tcnico.

La consolidacin de la formacin de los profesionales, se realiza a travs de

la ejecucin de las prcticas, porque les permite contrastar la teora con la
prctica y desarrollar sus habilidades y destrezas en las tareas que
desarrollan en el centro de prcticas.

Que las instituciones nos permitan a los practicantes obtener experiencias

reales acerca del ambiente donde se trabajara y lograr la capacidad para
tener una buena formacin profesional.

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RECOMENDACIONES
-

El Instituto Superior Bitec siga creando convenios con varias empresas para
facilitar las prcticas pre profesionales de los estudiantes.

Las entidades pblicas y privadas de la regin deben apoyar las prcticas de

los estudiantes que se forman para ser profesionales tcnicos, brindndoles
conocimiento y tambin incentivarles de alguna forma, animndoles a que
sean emprendedores.

Asignar docentes supervisores de prcticas para que se hagan las visitas

respectivas y puedan conocer nuestras debilidades en las correspondientes
reas de prcticas y puedan brindar las orientaciones necesarias para el
caso.

Implementar con equipos modernos la sala de cmputo para as brindar

mejor servicios y conocimientos a los estudiantes de todas las carreras.

El Instituto Superior Bitec debe involucrar a sus alumnos egresados en el

desarrollo de cursos de capacitacin, de tal manera podamos seguir
capacitndonos y actualizndonos constantemente ya que hoy en da el
mercado laboral est muy exigente y competitivo a lo que se refiere a
carreras tcnicas.

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ANEXOS

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Sistema Administrativo
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EMISIN DE BOLETAS, FACTURAS Y GUAS

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