SYSTEME DE PLANIFICATION DE PROJET EN LIGNE (OPS)

Mise jour le 26 dcembre 2013

http://ops.unocha.org

Table des matires

1.

QUEST-CE-QUE OPS ?
1.1 QUI PEUT ACCEDER A OPS?
1.2 QUE POUVEZ-VOUS FAIRE DANS OPS ?
2. COMMENT ACCEDER / SENREGISTRER SUR OPS ?
2.1 COMMENT SELECTIONNER VOTRE ROLE SUR OPS
3. PROCESSUS DAPPEL ET OPS
4. COMMENT TELECHARGER / REVOIR UN PROJET
4.1 REMPLIR LE FORMULAIRE DE PROJET EN LIGNE
4.1.1
LES ORGANISATIONS SOUMISSIONNAIRES
4.1.2
BENEFICIAIRES
4.1.3
LIEUX ET TABLEAUX FINANCIERS FTS
4.1.4
DUREE DU PROJET
5. TABLEAUX RECAPITULATIFS DE PROJETS
6. REVISER UN PROJET APRES LE LANCEMENT DUN APPEL
6.1 LA FONCTIONNALITE REJET DANS UNE REVEISON DE PROJET
7. SUPRRIMER UN PROJET APRES LE LANCEMENT DUN APPEL
8. GENDER MARKER
9. AUTRES DOMAINES DE PROJETS
10. QUESTIONS ET REPONSES
PROJECT SHEET TEMPLATE GUIDE

3
3
3
4
6
7
9
14
14
14
14
15
16
16
16
17
17
18
21

1. QUEST-CE-QUE OPS ?
Le systme en ligne de planification de projet (OPS) est une base de donnes virtuelle qui
permet aux Agences des Nations Unies et aux ONG participant aux processus de planification
inter-agences (plans de rponse stratgiques ou plans daction durgence) de tlcharger
directement leurs projets et requtes financires pour examen lors de la phase de planification
et de les mettre jour au cours de lanne. La base de donnes a t labore pour faciliter
lchange dinformation et le processus de rvision pour les acteurs humanitaires.
OPS est le rfrentiel central pour les projets de plan d'intervention et de plan d'action. Il est
gr par la Section CHAP de OCHA Genve et elle est relie la base de donnes et au site
du Service du Suivi Financier (FTS) qui fait le suivi des demandes de financement et de l'tat
de financement des projets dans les plans inter-agences.
1.1

QUI PEUT ACCEDER A OPS?

Les agences des Nations Unies et les ONG qui souhaitent soumettre des projets un appel
ou mettre jour un projet au cours de l'anne d'appel peuvent accder la base de donnes
travers la cration dun compte. Toutefois, avant de tlcharger les projets, les organisations
qui ne sont pas familires au processus de planification stratgique devraient tre en contact
avec le bureau d'OCHA ou avec les coordinateurs de cluster au niveau du terrain. Pour
accder OPS aller sur : http://ops.unocha.org/
1.2

QUE POUVEZ-VOUS FAIRE DANS OPS ?

Les entreprises peuvent tlcharger les projets, les modifier si ncessaire soit sur le
terrain ou du sige, et les mettre jour tout moment pendant l'anne.
Tous les utilisateurs peuvent voir les projets des autres, mais uniquement modifier les
projets de leur propre organisation.
Les coordonnateurs de cluster peuvent examiner les projets de leur cluster et cliquez
sur le bouton d'approbation pour signaler que le projet a t accept pour inclusion dans
le plan d'intervention.
Voir/imprimer le rsum et les listes PDF dtailles des projets par cluster, organisation,
emplacement, priorit, ou genre.
Voir/imprimer les versions PDF et Word des fiches compltes de projet (seul, groupe de
projets slectionns, ou tous les projets)
Voir/imprimer sur format Excel toutes les informations (sur champs de donnes) lies
aux projets.
Voir/imprimer sur format Excel les zones gographiques dtailles pour faciliter
lanalyse de qui fait quoi et o.

2. COMMENT ACCEDER / SENREGISTRER SUR OPS ?

Premire fois sur OPS ?
1. Pour tlcharger, modifier ou grer les
informations dun projet, vous devez
d'abord terminer le processus
d'inscription sur le site OPS. Cliquez sur
Nouvel utilisateur pour dmarrer le
processus.
2. Crez votre compte (indiquez votre
adresse lectronique, crez votre mot de
pass)

I Si vous travaillez pour OCHA et avez dj

un compte sur single sign-on, vous
pouvez accder en utilisant vos identifiant
et mot de passe Webmail.
3. Remplissez votre profil utilisateur en ligne
(contacts, slectionnez votre rle et
votre organisation).

Dj enregistr sur OPS ?

1. Cliquez sur Connexion comme
utilisateur enregistr.
2. Entrez votre adresse lectronique et
votre mot de passe.
3. Si vous avez oubli votre mot de
pass, vous pouvez le rinitialiser en
cliquant sur mot de passe oubli ?
4. Si vous avez besoin dditer ou de
corriger votre profil, cliquez sur diter
profil en haut droite de lcran,
ditez/corrigez et envoyez une
nouvelle demande. Ladministrateur
OPS vous enverra, par mail, un
nouveau lien daccs que vous devez
activer.

4. Envoyer la demande d'accs

l'administrateur de OPS.
5. Dans les 24 heures (jours ouvrables),
l'administrateur vous enverra par mail un
lien d'accs.
6. Vrifiez votre mail et cliquez sur le lien
daccs pour active votre compte.

1) Cliquez sur New User

2) Crez un nouveau compte

Cliquez sur Not yet registered? Create a new account?
Si vous avez dj un compte OCHA sur Single Sign-On account, accdez en utilisant vos
identifiants et mot de passe Webmail.

Si vous avez oubli votre mot de pass, cliquez sur le lien forgot password pour le
rinitialiser.

3) Remplissez votre Profil utilisateur

Remplissez votre profil utilisateur en mettant vos contacts. Indiquez votre numro de
4

tlphone en prcisant lindicateur tlphonique Code international/numro, slectionnez votre

organisation en utilisant le lien de la recherche Click here to search for your organization,
Lisez attentivement et slectionnez le rle appropri que vous devez avoir dans le processus
dappel, slectionnez le pays o vous tes bas et cliquez sur submit.
Vous ne trouvez pas votre
organisation?
Si votre organisation nest pas dj
sur OPS, un message en rouge
apparatre avec le lien inform us.
Remplissez le formulaire en ligne.
Nous mettrons en ligne votre
organisation sur OPS. Une fois que
lorganisation a t enregistre dans
la base de donnes (ce qui peut
prendre jusqu un jour ouvrable)
vous recevrez un message indiquant
que vous pouvez poursuivre votre
inscription sur OPS.

4) Cliquez sur Submit.

5) Si vous demandez un rle autre que UN/NGO charg de programme terrain,
ladministrateur OPS tudiera la demande et la traitera. Une notification vous sera envoye
par mail avec un lien de vrification qui vous permettra daccder et de modifier les droits sur
la base de donnes. Cette opration pourrait prendre un jour ouvrable.
6) Vrifiez votre e-mail et activez le lien daccs reu par mail. Lenregistrement nest
complet quaprs activation du lien.
Votre nom, adresse lectronique, rle et organisation apparatront en haut de la page la fin
du processus denregistrement et de vrification. Pour changer votre profil, cliquez sur Edit
Profile.

2.1

COMMENT SELECTIONNER VOTRE ROLE SUR OPS

Vous appartenez une organisation participant un appel (ONU
ONG) sur le terrain et vous voulez tlcharger un projet OPS

Charg de
programmes terrain
ONU ONG

Chef de Cluster

Vous pouvez voir tous les projets mais vous ne pouvez que
tlcharger ou modifier les projets de votre organisation. Un projet
cr par un charg de programmes terrain va rester en EBAUCHE
jusqu ce que le responsable de cluster certifie quil a t revu et
approuv par le Cluster/secteur.
Vous appartenez une organisation participant un appel
(Nations Unies ou ONG) sur le terrain et vous avez une fonction
de responsable de cluster.
Vous avez le droit de modifier les projets de votre organisation et
ceux des autres.
Vous invitez les collgues revoir les projets proposs pour votre
cluster/groupe et vous allez certifier la validation des projets en
cliquant sur approve pour chaque projet approuv par le
cluster/secteur. Vous pouvez aussi rejeter/restaurer des projets.
(Expliqu un peu plus bas dans le guide.)
Vous tes base au niveau du Sige de votre organisation et avez
une fonction de rvision dans le processus dappel.

Siges Agences
ONU et ONG

Coordonnateur
Rsident /
Humanitaire ONU
Staff terrain OCHA
OCHA Desk Officer
au Sige
OCHA Genve /
Section CAP

Vous pouvez voir tous les projets mais vous pouvez juste
tlcharger les projets de votre organisation. Vous pouvez modifier
les projets quand ils sont encore en Ebauche ou quand ils sont en
statut de rvision au niveau du Sige. Vous pouvez
rejeter/restaurer des projets.
Si vous tlchargez un nouveau projet en EBAUCHE au moment
de la phase de rvision par le Sige, vous devez alerter le Sige
de OCHA et la section CAP par e-mail afin de faire valider le projet
par le responsable de cluster et le Coordonnateur Humanitaire.
Vous pourrez modifier tous les projets et les rejeter si ncessaire.
Vous navez pas une fonctionnalit spcifique pour valider les
projets.
.
Vous tes ladministrateur au niveau terrain. Vous pouvez voir et
modifier tous les projets, tlcharger les projets au nom des autres
organisations et valider/rejeter/restaurer les projets au nom du
Responsable de cluster.
Vous avez une fonction de rvision aprs la phase rvision par les
siges avec des droits de modification sur tous les projets.
Administrateurs de base de donnes avec des droits de
modification sur tous les projets et une fonction de suppression.

3. PROCESSUS DAPPEL ET OPS

Les flches en haut de la page dappel indiquent les diffrentes phases du processus. Les
phases dtermineront galement laccs la modification des projets.
Champs soumission: les agences des Nations Unies et les ONG tlchargent leurs projets.
Les projets tlchargs sont en statut dbauche. Les organisations sur le terrain ou au Sige
participant lappel ont des droits de modification sur les bauches de projets. Ceci permettra
aux utilisateurs de la mme organisation mais tant dans des endroits diffrents de travailler
sur le mme projet.
Cluster: Les coordonnateurs de cluster sur le terrain invitent leurs collgues au processus de
rvision, revoient tous les projets proposs, et peuvent cliquer sur approve ou reject pour
chaque projet. Le coordonnateur de cluster doit cliquer sur approve by cluster pour tout
projet inclure dans le plan.
Un projet en statut approuv ou rejet ne peut tre chang que par lorganisation
soumissionnaire. Seul le responsable de cluster peut rouvrir le projet en statut bauche en
cliquant sur edit aprs validation du cluster ou en cliquant sur Restore aprs un rejet.
Coordonnateur Humanitaire : Tous les projets doivent tre en statut valid par le cluster.
Lorganisation soumissionnaire ne peut les modifier au moment de leur rvision par le HC. Si
le HC demande des ajustements, le responsable de cluster au niveau terrain doit ouvrir ces
projets en statut bauche draft en cliquant sur edit after cluster approval et doit insrer
les changements ou demander lorganisation concerne de faire les changements requis.
Les responsables de cluster ne doivent pas modifier les autres projets sans permission mais
aprs que les modifications soient acceptes par lorganisation soumissionnaire.
Note : Aprs la rvision par le HC, les projets sont considrs comme finaliss. Les
utilisateurs sur le terrain pourront voir les projets mais ne pourront plus effectuer des
7

changements sur OPS jusquaprs la publication du plan de rponse. Il est quand mme
important de noter que laccs OPS nest jamais restreint et toute organisation peut
tlcharger des projets tout moment du processus. Mais le processus a des dlais stricts et
un projet tlcharg aprs les dlais (chaque projet a une date de cration au bas du
formulaire en ligne) ne sera pas inclus dans le document final. Il est possible que les
coordonnateurs de cluster acceptent un projet bien aprs.
Conformment au standard IASC, les Agences ONU et ONG bases au niveau des Siges
auront une priode de rvision durant laquelle des changements mineurs pourront tre faits
avant la publication.
Siges des Agences: Quand les projets sont en phase de rvision par les Siges des
Agences ONU, seuls les utilisateurs avec un profil de agencies/NGOs HQs auront le droit de
modifier leurs projets.
En gnral, aucun changement majeur nest attendu ce stade du processus. Si une
organisation a besoin de rajouter un projet durant cette phase ou de modifier de faon
significative un projet (budget ou contenu) ; le HC doit tre de nouveau consult (souvent via
le responsable de cluster ou le point focal OCHA). Un nouveau projet tlcharg la phase de
rvision du Sige sera en statut draft et naura pas besoin de la validation du responsable
de cluster et sera revu par le HC pour inclusion dans le plan.
Rvision Final du HC: Seul le Coordonnateur Humanitaire est capable de modifier et de
valider les projets ce stade. Les Agences ONU et ONG sur le terrain et au Sige pourront
voir les projets mais ne pourront pas les modifier avant publication du plan.
Publication du CAP: Les projets sont publis en ligne travers FTS. Les utilisateurs publics
pourront la demande tlcharger les feuilles individuelles de projets ou une compilation de
projets, y compris des tableaux financiers. Les feuilles de projet peuvent tre accessibles ou
tlchargs en cliquant le code du projet en bleu sur le tableau E de FTS.

4. COMMENT TELECHARGER / REVOIR UN PROJET

Slectionnez votre plan sur la liste (assurez-vous de choisir la bonne anne). Cliquez sur
view pour accder au nouveau formulaire du projet ou projets existants.
Pour vous familiariser avec la base de donnes vous pouvez ouvrir lappel Test 2014 (TEST
APPEAL 2014). Cest un espace o vous pourrez tester le formulaire de soumission de projet.
Aucune donne tlcharge sur cet espace ne sera rendu public.

Pour crer un nouveau projet ou pour trouver un projet existant :

Cliquez ici pour
seulement voir les
projets de votre
organisation

Cliquez ici pour voir tous

les projets de ce plan.

Cliquez ici pour crer un nouveau projet

Projet original en
BLANC: Le projet na pas
t chang depuis la
finalisation du plan
Pour trouver un projet
spcifique, vous pouvez filtrer
par code de projet,
organisation, titre, secteur,
montant ou statut

Projet en rvision en
BLEU: Le projet est en
cours de rvision.

Projet revu en ORANGE:

Le projet a t officiellement
revu aprs la finalisation du
plan.

Cliquez sur [Edit] pour accder au

formulaire complet du projet.

La liste de projets montre galement :

a)
Montant total de la requte initiale en dollar amricain dun projet la date du
lancement de lappel.
b)
Montant total de requte en cours : montre en dollar amricain le montant de lappel
en cours. Si le budget du projet a t rvis aprs le lancement de lappel, le montant va
9

diffrer de la requte initiale.

c)
Montant total de la requte en rvision : montre en dollar amricain toute rvision de
budget en cours dtude par le coordonnateur du secteur/cluster, le Coordonnateur
humanitaire /Rsident des Nations Unies.
d)
Statut du projet initial: indique les diffrentes phases dun projet dans le processus.
(bauche, validation par le cluster, rejet, revue finale par les siges des agences, le HC,
phase de la rvision finale du CAP, publication du CAP)
e)
Statut rvision du projet : indique les diffrentes phases dune rvision de projet
propos dans le processus (Ebauche, validation par le cluster, rejet, rvision finale par les
Siges des Agences, les HC, Phase de la rvision finale du CAP, Publication CAP)
4.1

REMPLIR LE FORMULAIRE DE PROJET EN LIGNE

Quand vous cliquez sur create a new project, le systme ouvrira une premire page dun
formulaire de projet. Les deux pages de ce formulaire doivent tre remplies. Les champs avec
un astrix rouge doivent imprativement tre remplis. Le projet ne sera pas enregistr tant que
tous ces champs ne seront pas remplis.
Ds que vous aurez fini de remplir le formulaire de projet, cliquez sur save and stay, le projet
sera enregistr et longlet Activity Details sera activ comme indiqu ci-dessous.

10

Pour finaliser un formulaire de projet, cliquez sur Activity Details comme indiqu
en rouge ci-dessous et ensuite cliquez sur Edit Data - indiqu en vert ci-dessous

La fentre ci-dessous apparatra. Cliquez sur Locations indiqu en rouge pour

rajouter le(s) lieu(x) de vos activits.

Une petite fentre apparatra, vous de choisir le(s) lieu(x) qui convient(nent) pour vos
activits. Cochez le(s) lieu(x) et cliquez sur close

11

Une liste dactivits apparatra ensuite comme indiqu ci-dessous.

Pour passer de la langue franaise la langue anglaise (ou vice versa) cliquez sur une
langue en haut droite de la fentre

Entrez les cibles pour le milieu de lanne et la fin danne pour chaque activit et cliquez
sur save. Cliquez sur Close Window pour sortir de la page et retourner la page
initiale.

12

Cliquez sur Refresh pour voir tous les dtails de votre projet tlcharg.

Vous pouvez aussi tlcharger la page complte de votre projet en cliquant sur les icnes
Word ou PDF en haut droite de la fentre comme indiqu ci-dessous.

13

4.1.1 LES ORGANISATIONS SOUMISSIONNAIRES

Le systme cre automatiquement un projet pour votre organisation. Un projet peut avoir
plusieurs organisations soumissionnaires. Cliquez sur + add appealing agency pour rajouter
des organisations. Chaque organisation devra remplir sparment la case rserve au
budget.
Les responsables de Cluster et le personnel OCHA peuvent tlcharger un projet au nom
dune autre organisation ou peuvent changer le nom dune organisation existante en :
1) Cliquant sur + add appealing agency.
2) Slectionnant la nouvelle organisation soumissionnaire.
3) Si le projet a des dtails sur le budget qui doivent tre transfrs sur la page de la
nouvelle organisation soumissionnaire, assurez-vous de copier et de coller linformation
sur la case rserve au budget. Si vous ne le faites pas toutes les informations relatives
au budget seront perdues.
Cliquez sur remove ( ct de lancienne organisation qui doit tre supprime).

Consult the blue

information icons for
further information. .

A red asterisk
indicates a
mandatory field!

4.1.2 BENEFICIAIRES
Dsagrgez les femmes, enfants, et autres groupes partout o il est possible de le faire.
Utilisez le champ de description des bnficiaires si vous voulez prsenter une donne dans
une petite narrative.

4.1.3 LIEUX ET TABLEAUX FINANCIERS FTS

Le champ lieu ne permet pas de slectionner plusieurs lieux, nanmoins il donne des
informations gographiques utiles qui peuvent tre transfr sur FTS. Si votre projet couvre
plusieurs zones, slectionnez les options multiple locations sur le menu. Des dtails
pourront alors tre fournis dans les champs gographiques avancs.
4.1.4 DUREE DU PROJET
Entrez la date de dbut et de fin du projet. Notez que la dure du projet peut excder un an,
cependant les fonds demands doivent juste couvrir les besoins sur un an (sauf en cas de
plan daction durgence pour une crise soudaine ou un plan qui commence aprs le 1er
janvier).

14

5. TABLEAUX RECAPITULATIFS DE PROJETS

Les tableaux rcapitulatifs de projets donnent un aperu de toutes les requtes du plan, et les
rsums par cluster et par organisation. Ils permettent de faire un suivi des rvisions
effectues pour un projet.

a) Le Total Original est le montant initial du plan au moment de son lancement (souvent vers
fin novembre ou dbut dcembre). Il correspond la premire colonne des tableaux FTS
(original requirements).
b) Le Total Approved Request est le montant demand actuellement par le plan. Il
correspond la seconde colonne des tableaux FTS (revised requirements).
c) le Running Total Request est ce que le plan demanderait si toutes les rvisions sont
acceptes et valides.
.

You can filter the tables by selecting either ALL Projects in this
appeal, or Project Under revision only. You can also choose to
view only projects in a specific project status.
Remember to click Refresh summary overview once you have
selected your filtering criteria, in order to refresh the tables.

15

6. REVISER UN PROJET APRES LE LANCEMENT DUN APPEL

Aprs le lancement de tous les plans, les organisations qui ont proposes des projets verront
une fonctionnalit revise apparatre en haut de chaque formulaire de projet sur OPS.

Cliquez sur sur revise, pour commencer la rvision dun projet. Le systme cre une copie
(un formulaire avec un fond bleu) du projet original. Lorganisation soumissions peut alors
insrer les changements (budget et texte). Seule lagence soumissionnaire peut entamer la
rvision dun projet alors quun responsable de cluster ne peut pas le faire au nom dune autre
organisation.
Le rsum du budget du projet initial (premire case) ne pourra pas tre modifi. Insr les
modifications concernant le budget sur la version rvise du rsum du budget (deuxime
case). Toutes les rvisions et nouveaux projets rajouts aprs le lancement sont considrs
comme rviss "revised/current requirements" et doivent apparatre le rsum du budget
rvis.
Enregistrez le projet ensuite insrer vos modifications. Le projet en rvision (copie bleue) sera
enregistr comme une bauche draft.
Un projet en rvision devra suivre les mmes tapes quun projet soumis durant la phase
initiale du plan. La copie bleue rvise du projet doit tre approuve par le responsable de
cluster, le RC/HC est revue par le Sige de lorganisation soumissionnaire, si possible.
Une fois que ces tapes sont finalises, la section CAP de OCHA peut prendre toutes les
mesures ncessaires pour sassurer que le nouveau projet est rajout ou quil remplace le
projet initial.
Officiellement les projets rviss deviennent orange et apparatront sous le statut Published
by CAP.
Au cours du processus de validation du projet rvis, la version publique du projet sur FTS
reste celui accepte par le plan.
6.1

LA FONCTIONNALITE REJET DANS UNE REVEISON DE PROJET

Aprs la publication du plan, le bouton reject ne peut pas tre utilis pour supprimer un
projet du plan. Quand un projet en rvision est rejet, la rvision propose est rejete. Mais, le
projet initial va rester dans le plan. En dautres termes, une copie bleue rejete ne supprime
pas automatiquement un projet initial. Nanmoins, la rvision du projet est rejete. Pour
supprimer/annuler un projet aprs la finalisation du plan, rfrez-vous aux procdures cidessous.
7. SUPRRIMER UN PROJET APRES LE LANCEMENT DUN APPEL
Si une organisation dsire annuler/supprimer un projet du plan, il y a deux options :
a) Si le projet na pas encore reu de financement enregistr sur FTS : lorganisation
soumissionnaire doit initialiser la requte rvise 0; ensuite ajouter sur le titre du projet
(annul) et ajouter la phrase suivante sur la partie budget : le projet a t annul.
b) Si le projet a reu des financements : Les requtes rvises doivent tre ajustes aux
16

financements en cours enregistrs sur FTS.

Vous pouvez vrifier le financement de votre projet sur OPS, en cliquant sur le lien donn
juste aprs la case budget.

8. GENDER MARKER

Chaque organisation doit slectionner un code genre. Tous les codes seront revus et ajusts si
ncessaire au cours de la phase de rvision du cluster. Pour plus dinformations, contactez le
point focal OCHA ou le responsable du Cluster.
9. AUTRES DOMAINES DE PROJETS

Certains plans peuvent avoir des fonctionnalits pour enregistrer des informations spcifiques
un pays. Lexemple ci-dessus montre deux champs customiss pour ce plan. Cette section
ne sera pas affiche si elle nest pas utilise dans un pays particulier.

17

10. QUESTIONS ET REPONSES

1) Comment puis-je accder OPS?
Vous avez besoin de vous inscrire en ligne sur http://ops.unocha.org/
Tlcharger le guide utilisateur et suivez les instructions.
2) Je me suis inscrit sur OPS mais je narrive pas y accder, que dois-je faire?
Avant de contacter le service dassistance, assurez-vous que les actions suivantes ont t
prises :
Avez-vous cr votre compte. Remplissez votre profil et cliquez sur submit?
Avez-vous vu le message certifiant que votre message a t bien reu? Si vous avez un rle
autre que charg de programme terrain UN / ONG, avez-vous attend un jour un jour pour
recevoir une confirmation ?
Avez-vous vrifi votre mail et active le lien que vous avez reu par mail?
3) Jai oubli mon mot de pass, ai-je besoin de me rinscrire?
Allez sur OPS en tant que utilisateur enregistr et cliquez sur forgot password ct de la
case mot de passe sur la page de connexion.
4) Je ne trouve pas mon organisation sur la liste des agences.
Cherchez en tapant lacronyme. Si le nom napparat pas, essayez dentrer le nom de
lorganisation en entier.
Si le nom de votre organisation napparat toujours pas, cliquez sur le lien en rouge click here
to inform us. Cela ne compltera pas votre inscription mail permettra aux administrateurs de
vrifier et dajouter votre organisation la recherch. Remplissez le formulaire et plus
dinformations vous seront envoyes par mail.
5) Jai rempli le formulaire avec les informations sur mon organisation mais je ne peux
pas avoir accs la base de donnes.
Vous avez rempli le formulaire mais vous navez pas encore termin linscription. Vous devez
attendre de recevoir le mail confirmant que votre organisation a t insre dans la liste des
agences avant de procder votre enregistrement en ligne.
6) Qui de mon organisation peut sinscrire sur OPS ?
OPS est flexible donc vous de dcider. Vous pouvez avoir une inscription pour votre
organisation avec un mot de passe que vous pouvez partager en interne ou vos collgues
peuvent sinscrire individuellement. Faites juste attention en slectionnant les rles sur votre
profil. Si vous tes sur le terrain cest UN/NGO field programme officer, et si vous tes au
niveau du sige dune organisation, vous devez vous enregistrer en tant que HQs
agencies/NGOs .
7) je ne trouve pas mon projet ou comment savoir que mon projet a t enregistr ?
Cliquez sur view ct du plan o vous avez tlcharg votre projet. Votre projet doit
apparatre sur where you have uploaded your project, Your project should appear in. Vous
pouvez aussi le trouver si vous cliquez sur all projects et si vous cliquez sur project
summary table, sous le nom de votre organisation.
8) Comment puis-je partager mon projet avec mes collgues?
Au cours du processus de planification, vous pouvez demander vos collgues de sinscrire
sur OPS ou vous pouvez tlcharger une version PDF ou Word du projet et de lenvoyer par
mail.
Cliquez sur votre projet et ouvrez le formulaire en ligne, au-dessus vous trouverez des icnes
PDF et Word.
Si vous avez plusieurs projets dans lappel et vous voulez les avoir en format PDF ou Word,
allez sur le tableau rcapitulative des projets, cliquez sur le nom de votre organisation sur la
liste des projets par organisation. Le systme va vous donner une liste de tous les projets.
Tlchargez le format PDF ou Word des fiches de projet sur les icones en haut du tableau.
Quand le processus est termin et le plan publi, vous pouvez trouver les projets sur FTS.
Des tableaux financiers et une impression en fonction de la demande seront disponibles sur la
page FTS de chaque projet.
9) Je ne peux plus modifier mon projet.
Les droits daccs et de modification varient selon les phases du processus. Vrifiez le statut
du projet et les flches en haut de la page du plan. Si le projet a t revu par le responsable
18

du cluster et est en statut approved by cluster lorganisation soumissionnaire ne peut plus le

changer parce que le projet doit tre revu par le coordonnateur Humanitaire. Si le projet en
phase de rvision au niveau du sige, seul le Sige des Agences est en mesure dy accder
par les utilisateurs avec un rle au niveau terrain ne peuvent plus accder. A cette tape,
seule OCHA (Charg de desk New York et la section CAP) peut les modifier.
10) Je ne peux pas enregistrer mon projet.
Quand vous copiez et collez votre information sur le formulaire en ligne de OPS, assurez-vous
de :
- ne pas insrer de virgules dans les champs numriques (budgets et chiffres sur les
bnficiaires)
- ne pas excder le nombre de caractres maximum pour les champs de texte.
- ne pas oublier de remplir les champs obligatoires (Ceux avec des toiles rouges)

19

ASSISTANCE!
Pour une assistance ou report de problmes avec la base de donnes,
Contactez : ocharowca@un.org
Assistance par Skype disponible. Pseudo skype : ROWCA_help

20

PROJECT SHEET TEMPLATE GUIDE

Avec texte explicatif en vert et exemples en bleu
Page 1
Titre du Projet

Soyez concis. Focalisez-vous sur lessence du projet

Si cest un NOUVEAU projet, laissez tel quel, le code
est attribu par OPS
CAP Project Code
Si cest un projet REVU, utilisez le code existant du
projet (voir les tableaux FTS ou OPS)
Nom(s) de(s) Agence(s) soumissionnaire (s) en gras et
majuscule, suivi de lacronyme entre parenthses.
Exemple: WORLD HEALTH ORGANIZATION (WHO)
Appealing Agency(ies)
Sur OPS, utilisez la fonctionnalit de recherch pour
trouver le nom de votre organisation. Le projet peut
avoir plus dune agence participante, mais chacune doit
avoir son propre budget.
Fond demand, par agence: (REVISE ou NOUVEAU MONTANT)
OPS offre seulement 5
Cost A e.g. staff
10,000
lignes budgtaires, pour
Cost B e.g. inputs
30,000
une meilleure gestion de Cost C e.g.
linformation. Si le format Cost De.g.
standard de votre
Cost E e.g. administration 1,000
organisation a plus de 5, TOTAL
41,000
combinez juste les plus
Sur OPS le systme calcule le montant total
petites.
automatiquement
Classification
Choose ONE cluster name from list used in your 2012
Sector
CAP.
Or select the cluster from the OPS drop-down menu
A summary in a sentence or two of what the project
aims to achieve. This should relate directly to one of the
Objective
cluster objectives.
(maximum 2000 characters)
One location selection is possible, for multiple locations
select the option multiple location and provide the
Project Location.
detailed information in the Enhanced Geographical
Location Field at the end of the project form
Beneficiaries
Total
Number
Description
Dsagrgez si possible
1000
Individuals.
femmes, enfants, et
[always
Or
autres groupes du total.
individuals,
200 Children under 5 and
not
mothers, and 1500 IDPs
ou
households] and .
Children
200
Utilisez le champ
Women
100
description si vous voulez
Other
50
community
health
prsenter les donnes
groups
promoters
(specify)
Sur OPS ne mettez de
virgules entre les chiffres!
Implementing Partners

List partners, only in the sense of those whom you will

21

subcontract not those with whom you will coordinate.

(Its assumed youll coordinate laterally with the rest of
the cluster.) e.g. Ministry of Health, Oxfam
From when to when does the project run? Note that a
Project Duration
projects duration can exceed one year. However, funds
(jour/mois/anne):
requested should be the portion needed for 2012 only.
e.g. 01/07/2012 31/12/2012
Needs, Activities and Output Description
Needs
Maximum 4000 characters
Activities or Outputs
Maximum 4000 characters
Indicators and Targets
Maximum 4000 characters
Priority
Choose ONE Priority from list used in your 2012 CAP as
Priority
agreed with your cluster lead
Additional Project Information
Project Contact Name:
Joe Schmoe
Project Contact e-mail: Joe.Schmoe@unxyz.org
Project Contact e-mail: Joe.Schmoe@unxyz.org
Project URL:
Add link to your project homepage if such exists
Agency Project Code:
Add your internal project id/code if such exsists
Page 2

Check the location(s) of your project

Locations
tab

Cliquez sur longlet Locations et indiquez le lieu de votre

Type in your mid- year and end year targets for each location here

22