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Tema:
Polticas sobre los activos fijos de la
empresa macrodistribuciones
Integrantes:
Daniel Lpez
Jos Luis Bonifaz Bonifaz
Erika Loaiza
Patricia Guamn
Edwin hipo
Jessica cujano
Vernica cabrera
Adonis pulgar
Semestre:
3ro B
Docente:
Ms. Mario Delgado
Fecha:
02/08/2016
ALCANCE
Esta poltica abarcar la contabilidad de las propiedades, planta y equipo, as como, a
las propiedades de inversin cuyo valor razonable no se pueda establecer sin un costo o
esfuerzo desproporcionado; y que por lo tanto no irn dentro de las propiedades de
inversin, sino que se incorporarn en esta poltica, como propiedad planta y equipo.
RECONOCIMIENTO
Con base en lo establecido en el prrafo 17.4 de la NIIF para PYMES; la entidad
aplicar los siguientes criterios (a) y (b) de reconocimiento (incorporacin en los
estados financieros) para determinar si se reconoce (Incorpora) o no un elemento de
propiedades, planta o equipo.
Tipo de Activo
Equipo de
Mtodo de
Vida til
Valor de
Valor
Depreciacin
en Aos
Desmantelamiento
Residual
15
Lnea Recta
Computacin
y
Comunicacin
Muebles y
Enseres
Lnea Recta
Construccione
Lnea Recta
10% de su
100
sy
adquisicin
edificaciones.
Flota y equipo
valor de
Lnea recta
de transporte
1% de su
15
valor de
adquisicin
MEDICIN INICIAL
La Empresa Macro Distribuidora registrar las partidas de propiedades, planta y equipo
por su costo en el momento del reconocimiento inicial (adquisicin o incorporacin del
elemento en los estados financieros).
MEDICIN POSTERIOR
La Empresa Macro Distribuidora medir todas las partidas de propiedades, planta y
equipo, despus de su reconocimiento inicial (despus de adquirirlas) al costo menos la
depreciacin acumulada y cualquier prdida por deterioro del valor acumulado.
La entidad reconocer las cuantas o valores econmicos del mantenimiento (diario o
mensual), de una partida de propiedad, planta y equipo, en los resultados del periodo en
el que incurra en dichos costos.
DEPRECIACIN
La depreciacin es la distribucin sistemtica del importe depreciable de un activo a lo
largo de su vida til. La Empresa Macro Distribuidora, seleccionar un mtodo de
depreciacin que refleje el patrn con base en el cual se espera consumir los beneficios
econmicos futuros del activo. Los mtodos posibles de depreciacin incluyen el
mtodo lineal, el mtodo de depreciacin decreciente y los mtodos basados en el uso.
El importe depreciable de un activo equivale al costo del activo menos el valor residual.
El valor residual es el importe estimado que una entidad podra obtener en el momento
presente por la disposicin de un activo, despus de deducir los costos de disposicin
estimados, si el activo hubiera alcanzado ya la antigedad y las dems condiciones
esperadas al trmino de su vida til.
El cargo por depreciacin para cada periodo se reconocer en el resultado, a menos que
otra poltica basada en la NIIF para PYMES o en las normas que le adicionen,
modifiquen o sustituyan; requiera que el cargo por depreciacin se reconozca como
parte del costo de un activo.
Los valores residuales y la vida til estimada de las propiedades planta y equipo se
debern revisar peridicamente para determinar que el mtodo y periodo de
depreciacin corresponden a los beneficios econmicos que de estas propiedades se ha
previsto.
Los factores detallados a continuacin podran indicar que ha cambiado el valor residual
o la vida til de un activo desde la fecha sobre la que se informa, anual ms reciente, a
saber:
Un cambio en el uso del activo,
Un desgaste significativo inesperado,
Avances tecnolgicos y
Cambios en los precios de mercado
La depreciacin de un activo comenzar cuando est disponible para su uso, esto es,
cuando se encuentre en la ubicacin y en las condiciones necesarias para operar de la
forma prevista por la administracin. La depreciacin de un activo cesa cuando se da de
baja en cuentas.
La depreciacin no cesar cuando el activo est sin utilizar o se haya retirado del uso
activo, a menos que se encuentre depreciado por completo. Sin embargo, si se utilizan
mtodos de depreciacin en funcin del uso, el cargo por depreciacin podra ser nulo
cuando no tenga lugar ninguna actividad de produccin.
VIDA TIL
Para determinar la vida til de un activo, la Empresa Macro Distribuidora deber
considerar todos los factores siguientes:
d) Los lmites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como
las fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados.
DETERIORO
En cada fecha sobre la que se informa; la Empresa Macro Distribuidora evaluar si sus
activos clasificados como propiedades, planta y equipos se han visto deteriorados. De
ser as; la entidad reconocer, medir y revelar dicho deterioro; con base en lo
establecido en la NIIF
BAJA EN CUENTAS
REVELACIONES
La Empresa Macro Distribuidora revelar para cada categora de elementos de
propiedad, planta y equipo, la siguiente informacin:
e) Una conciliacin entre los importes en libros al principio y al final del periodo
sobre el que se informa, que muestre por separado:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
La depreciacin.
Otros cambios.
ADQUISICION DE ACTIVOS
Esta funcin debe estar centralizada en la Unidad de Compras y Suministros quien debe
cumplir con los requisitos y niveles de autorizacin establecidos en el reglamento y ser
responsable de hacer cumplir la poltica institucional de adquisicin de bienes acorde a
las polticas de calidad, servicio al cliente por parte del proveedor, y condiciones
econmicas de pago. Igualmente, esta rea tendr la responsabilidad de decepcionar
el(los) bien(es), del cual deber enviar un documento con las caractersticas del mismo a
la Gerencia Administrativa quien en conjunto con el responsable de ingreso de datos en
el rea de contabilidad se encarguen del respectivo ingreso de la informacin al sistema.
RESPONSABILIDADES
1. Usuario
Todo usuario es responsable del buen uso y manejo de activos fijos a su
cargo, as como hacer cumplir la poltica de activos fijos.
Utilizar de manera responsable, para los usos y propsitos de trabajo, los
activos fijos ubicados en las reas comunes de la institucin.
Recibir los activos fijos, firmar la tarjeta de responsabilidad y conservar
una copia de la misma, la cual debe ser presentada cuando as se
requiera.
Dar aviso de cualquier modificacin o traslado en los activos fijos al
Departamento de Servicios Generales, en los casos de Equipo de
Computo se notificara al Departamento de Tecnologa
Informar al Departamento de Servicios Generales o Departamento de
Tecnologa sobre el deterioro de un activo para determinar si procede
cambio o reparacin.
Al momento de baja o traslado de puesto de trabajo debe de entregar los
activos fijos en buen estado, segn tarjeta de responsabilidad, al personal
de Departamento de Servicios Generales.
5. Departamento de Tecnologa
Custodiar el equipo de cmputo en stock y en reparacin.
Informar a los Departamentos de Servicios Generales y Contabilidad y
Finanzas por medio de ticket u otro medio ingresado por el usuario de
cualquier movimiento o retiro de Equipo de Cmputo, para que se
realicen los cambios correspondientes en la tarjeta de responsabilidad.
Gestionar el mantenimiento preventivo y reparaciones necesarias del
Equipo de Cmputo.
Coordinar la baja anual de equipo de cmputo que se considere obsoleto,
para su uso dentro de MACRO DISTRIBUCIONES, contando con el
diagnostico correspondiente.
Es responsable de resguardar y brindar a los usuarios que soliciten
equipo mvil de cmputo, para uso en actividades de la institucin.
1. CONTENIDO DE LA POLITICA
1.1. Normas Generales
a)
la toma de inventarios.
d)
va
correo
electrnico
al
Departamento
de
Todos los movimientos por altas de activos fijos deben ser previamente autorizados por
el Jefe inmediato, y evaluado por el Departamento de Servicos Generales y el
Departamento de Tecnologa (nicamente en los casos de Equipo de Computo), luego
de pasar la evaluacin, se gestionara la compra por medio de solicitud de pedido al
Departamento de Compras donde llevar las especificaciones de usuario responsable,
cdigo, clase de activo, quien realizar el proceso correspondiente de acuerdo a la
poltica de compras.
Toda venta de activos fijos menor o igual a 500.00 debe ser autorizada por el Jefe del
Departamento de Servicios Generales y/o la Gerencia Administrativa-Financiera,
cuando su valor sea mayor debe ser autorizado por Gerencia Administrativa-Financiera
y/o Contralora, el Departamento de Contabilidad y Finanzas determinar su valor en
libros para saber si en la venta existe ganancia o prdida y poder determinar el impuesto
correspondiente.
7. FALTAS Y SANCIONES
El usuario que realice movimientos de activos fijos que no cuenten con
autorizacin del Gerente o Jefe de area y no haya notificado a los Departamentos
de Servicios Generales y/o Tecnologa, ser objeto de llamada de atencin
escrita y ser responsable del valor econmico del bien en caso no se encuentre
fsicamente el activo bajo su responsabilidad.
Cuando se retiren activos fijos de las instalaciones sin autorizacin previa, ser
considerado como una falta grave, lo cual es motivo de sancin y pago del uso o
valor de los activos en caso sean extraviados o robados, segn sea considerado
por la administracin.
Cuando los activos fijos por negligencia o deliberado descuido sufran prdida o
deterioro ser considerado como una falta grave, lo cual es motivo de sancin y
pago del costo de reposicin del activo, sustitucin por un bien nuevo de iguales
o mejores caractersticas, o el costo de reparacin segn sea el caso.
En los casos de equipo electrnico es terminantemente prohibido el cambio,
sustraccin o utilizacin de las partes sin previa autorizacin y visto bueno del
Departamento de Tecnologa. El incumplimiento es considerado una falta grave.
La falta grave ser documentada por escrito, como una llamada de atencin, con
copia al expediente personal.
Al momento de realizar inventario de los activos fijos que estn bajo
responsabilidad del usuario el que no se encuentre fsicamente deber de
justificar el motivo del faltante, y si no hay justificacin alguna es considerada
una falta grave, lo cual es motivo de sancin y pago del valor del activo fijo.
Alcance
Aplica para todos los activos fijos adquiridos en la organizacin, as como para todos
los colaboradores que deben participar en la adquisicin, administracin y custodia de
los activos fijos. Su vigencia ser a partir de la fecha de publicacin, razn por la cual
los procedimientos existentes debern ser revisados y ajustados a los lineamientos dados
por la presente poltica.
El modelo deber ser revisado y ajustado a las necesidades de cada compaa.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS
FIJOS
Se propone que la responsabilidad del manejo fsico de activos fijos est centralizada en
la Gerencia Administrativa a travs de un Coordinador de Activos Fijos, que responda
por la ejecucin y coordinacin de todas las actividades referentes a la operacin de las
polticas que se proponen en este manual y aplicativo de control con que actualmente se
manejan los activos de La Universidad. As mismo, las reas deben asumir la
responsabilidad directa del manejo y control fsico para apoyar los requerimientos de
control exigidos por la Gerencia Administrativa en cuanto a movimientos,
transferencias, salidas y reingresos por reparaciones, mantenimiento y dems
situaciones que se puedan presentar.
INVENTARIOS
1. Codificar o etiquetar los activos fijos.
2.
3.
inmuebles.
tiene
un
conjunto
de
activos
movilizados
cuyos
DEFINICIONES
Para efectos de esta poltica se define:
.1 Activo Fijo Se considera Activo Fijo el bien mueble: a. Cuya vida til es mayor a
un ao.
b. No est destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de
la Universidad. c. Se usa con la intencin de emplearlo en forma permanente en la
prestacin de servicios o en el desarrollo de labores de la Universidad. d. Cuyo valor de
adquisicin, donacin o construccin sea superior 10.000. Los activos fijos con un valor
inferior al establecido, se registraran como activos fijos menores para efectos contables.
1.1.1 Activo Fijo Mueble Bien tangible mvil, usado para el desarrollo de la actividad
econmica de la Universidad, entre otros se encuentran:
a. Equipos de cmputo
b. Maquinaria y equipo c. Equipos de oficina
d. Equipos de laboratorio
e. Equipos de telecomunicaciones
f. Equipos de radio y sonido
g. Vehculos
h. Obras de arte
i. Equipos de proyeccin y filmacin
j. Muebles y enseres
1 Bien fabricado por partes adquiridas independientemente cuyo origen se puede dar por
un proyecto acadmico o de investigacin.
1.2 Caractersticas de los Activos Fijos
1.2.1 Activo Fijo Controlado Bien sobre el cual se realiza seguimiento administrativo
(registro, seguimiento y control) por parte del rea de Gestin de Activos Fijos; para
efectos de seguimiento y control no se tendrn en cuenta muebles y enseres.
1.2.2 Activo Fijo No Controlado Bien que no requiere seguimiento y control. La Unidad
es responsable por su buen uso y cuidado.
1.3 Estado fsico del activo fijo Es la condicin de funcionamiento en la que se
encuentra el activo, la cual se ha definido como adecuado y no adecuado.
1.3.1 Adecuado Activo Fijo que se encuentra en condiciones adecuadas de
funcionamiento. 1.3.2 No adecuado Activo Fijo que presenta problemas o daos, que
impiden su normal funcionamiento.
1.4 Novedades de Activos Fijos
1.4.1 Traslado Cambio de ubicacin o centro de costo que tiene un Activo Fijo. No
incluye el reintegro.
1.4.2 Cambio de responsable Cambio que tiene un activo fijo en cuanto a su responsable
11 Devolucin de un activo fijo al Almacn del Departamento de Adquisiciones y
Suministros. . 1.4.4 Reutilizacin Uso de un activo fijo previamente reintegrado.
2. POLTICAS GENERALES
2.1 Compra de Activos Fijos La compra de Activos Fijos Muebles Controlados, ser
tramitada nicamente por la Direccin Administrativa a travs del Departamento de
Adquisiciones y Suministros y asignar como responsable del bien al funcionario
indicado en la Requisicin de Bienes (CM02);en el caso de requerirse este funcionario
deber tramitar oportunamente la reasignacin de los activos.
2.2 Valor mnimo establecido para registrar Activos Fijos Se registrarn como activos
fijos muebles los bienes cuyo valor de adquisicin, construccin o donacin superen
10.000.
2.3 Identificacin de Activos Fijos Muebles Todos los activos fijos propiedad de la
Universidad sern registrados en el Sistema Administrativo y Financiero y se les
asignar un nmero de identificacin. El nmero de identificacin deber ser adherido
al activo por el Departamento de Adquisiciones y Suministros a ms tardar cinco (5)
das despus de haberse recibido por la Universidad. El Departamento de Adquisiciones
y Suministros emitir el Acta de Entrega de Activos Fijos (AF01) y una vez obtenida la
firma del responsable, la enviar al rea de Gestin de Activos Fijos. El responsable del
activo deber reportar oportunamente al rea de Gestin de Activos Fijos el dao o
prdida del autoadhesivo que contiene el nmero de identificacin, para efectos de su
reposicin. 2.4 Registro y control administrativo de Activos Fijos La Direccin
Administrativa ser la Unidad encargada de identificar, registrar y controlar los Activos
Fijos de la Universidad, mediante su inclusin, a travs del Departamento de
Adquisiciones y Suministros, en la Base de Datos establecida para ello por la
Universidad y su seguimiento administrativo por parte del rea de Gestin de Activos
fijos. Las Unidades debern informar al rea de Gestin de Activos Fijos la existencia
de activos construidos o bienes recibidos en donacin, para que sean incluidos en el
inventario y dentro de la pliza de seguros respectiva. Responsables de Activos Fijos
Los profesores (planta o ctedra), empleados (planta o temporales) y estudiantes
vinculados con la Universidad bajo cualquier modalidad de contratacin, sern
responsables de los activos fijos a su cargo, los cuales le sern entregados con Acta de
Entrega de Activos Fijos (AF01) o Acta de Cierre de Inventario (AF02).