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No es posible plantear una divisin de categoras uniforme por cuanto adems de las categoras planteadas por la
Ley Marco del Empleo Pblico est el personal contratado bajo la modalidad CAS.
21
Cuadro 6
Smbolos ASME utilizados para el Registro Tipo de Actividad
Tipo de Actividad
De Operacin: son las actividades de creacin, cambio o adicin de algn
elemento en el procedimiento. Son las actividades ms relevantes del
mismo. Ejemplo: orientar a un administrado, consultar una base de datos o
firmar un documento.
Smbolo
Cuadro 7
Calificacin del Valor de la Actividad
22
Tipo de Valor
VA = valor
aadido.
Control = si es
una actividad de
verificacin y/o
revisin.
SVA = sin valor
aadido.
Descripcin de la Actividad
Actividad cuya realizacin contribuye al resultado final del procedimiento.
Por ejemplo: firmar un expediente, confirmar que los documentos
requeridos estn completos, orientar a la ciudadana respecto de los
pasos a seguir.
Actividad cuya realizacin permite el control del procedimiento,
garantizando su calidad. Por ejemplo: revisar un expediente para
garantizar que est completo antes que se produzca la siguiente actividad.
Se debe estar atento pues en general, en muchas entidades, se detectan
actividades de control repetidas.
Actividad cuya realizacin no genera valor al procedimiento. Por ejemplo:
poner VB a un expediente, que ya tiene un VB de otro funcionario
autorizado, es una actividad SVA (sin valor aadido).
23
Figura 1
Tabla ASME-VM Caso Licencia de Funcionamiento para bodega de menos de 100 m2.
Paso
Contador de Recursos
Actividad
rea
Recursos Humanos
Tiempo
minutos
Tipo de actividad
Identificador de Recursos
Recursos identificables
Recursos no identificables
Vigilante
Tcnico I
Tcnico II
Papel bond A4
Folder manila
Movilidad
Bolgrafo
Reparacin de PCs
PCs
Operacin
Revisin
Traslado
Espera
Tipo de valor
Archivo
VA
Control
SVA
Energa elctrica
Vigilancia
Mesa de partes
Mesa de partes
4 Revisar requisitos
Mesa de partes
5 Recepcionar expediente
Mesa de partes
Mesa de partes
Mesa de partes
Mesa de partes
60
Mesa de partes
10 Recepcionar expediente
Rentas
11 Registrar en cuaderno
Rentas
Rentas
Rentas
30
14 Revisar expediente
Rentas
15 Emitir provedo
Rentas
Rentas
17 Recepcionar expediente
Catastro
Catastro
19 Inspeccionar establecimiento
Catastro
20
Catastro
10
10
21 Recepcionar informe
Rentas
22 Registrar informe
Rentas
Rentas
Rentas
30
25 Revisar informe
Rentas
Rentas
27 Informar al usuario
Rentas
Rentas
29 Recepcionar dinero
Caja
30 Contar dinero
Caja
Rentas
32 Elaborar licencia
Rentas
Rentas
Rentas
35 Recepcionar licencia
Alcalda
Alcalda
300
37 Firmar
Alcalda
Alcalda
39 Recepcionar licencias
Rentas
Rentas
TOTAL
539
19
16
23
26
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
24
Cuadro 8
Smbolos que se utilizan en un Diagrama de Bloques
Uso del smbolo
Smbolo
Se utiliza para ilustrar una decisin, la misma que puede llevar el flujo en dos
direcciones diferentes.
Se utiliza para mostrar el flujo lgico del procedimiento.
Objetivo: identificar el conjunto de normas que rigen el procedimiento actual, para analizar
cules deben modificarse o derogarse.
Esta fase se puede desarrollar de manera paralela a la anterior. La idea es identificar el
conjunto de normas que rigen la forma como actualmente se realiza el procedimiento, as
como los requisitos solicitados. Realizar esta labor es importante por cuanto la normativa debe
adecuarse al procedimiento simplificado, debiendo en el rediseo del mismo sealar con
claridad qu normas deben modificarse o derogarse.
Esta informacin puede encontrarse en el TUPA, en el Reglamento de Organizacin y
Funciones, en el Manual de Organizacin y Funciones, en el Manual de Procedimientos, en
Ordenanzas, Decretos de Alcalda, Directivas Internas, Memorndum o similares.
Figura 2
Diagrama de Bloques - Caso Licencia de Funcionamiento
Vigilancia
Mesa de partes
Rentas
Catastro
Alcalda
Informar a usuario
requistos y llenado
de formatos
Recepcionar el
expediente
Recepcionar
expediente
Recepcionar licencia
Facilitar formulario
para fotocopias
Registrar en
cuaderno
Registrar
expediente en
cuaderno
Derivar licencia
firmada a rentas
Revisar requisitos
Derivar a Direccin
de Rentas
Inspeccionar el
establecimiento
Recepcionar
expediente
Revisar expediente
Informar a rentas
sobre la inspeccin
Registrar
expediente en
cuaderno
Emitir provedo
Registrar
expediente en hoja
de trmite
Derivar a catastro
para inspeccin
Inicio
Informar sobre la
ubicacin de mesa
de partes
Derivar expediente
a rentas
Adjuntar copia de
boleta de venta a
expediente
Elaborar licencia
Derivar licencia a
Direccin de Rentas
Derivar licencia a
Alcalda para firma
Recepcionar licencia
Entregar licencia a
usuario
Fin
26
Adaptado del Plan Metodolgico para la Simplificacin de Procesos y Procedimientos para el Otorgamiento de
Licencia de Funcionamiento.
27
Cuadro 9
Evaluacin de Equipamiento e Infraestructura
tems
Con respecto a la ciudadana
Existe un rea claramente establecida para atender y orientar a la ciudadana.
Existen sillas para que la ciudadana pueda esperar con comodidad.
Existe la sealtica adecuada para que la ciudadana se oriente al interior de la
municipalidad.
Los siguientes elementos estn publicados :
- Plano de zonificacin
- Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA)
- Formularios que participan en el procedimiento.
- Formularios llenos, que sirvan de ejemplo.
- Diagrama de bloques que indique a la ciudadana el proceso que seguir su
procedimiento.
- Condiciones mnimas de observancia en defensa civil que deben cumplirse.
- Direccin del portal electrnico.
- Telfonos para poder hacer consultas.
- Horario de atencin.
Los siguientes elementos estn publicados en el portal electrnico de la municipalidad:
- Plano de zonificacin.
- Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA).
- Formularios que participan en el procedimiento.
- Formularios llenos (que sirvan de ejemplo).
- Diagrama de bloques que indique a la ciudadana el proceso que seguir su
procedimiento.
- Condiciones mnimas de observancia en defensa civil que deben cumplirse.
- Telfonos para poder hacer consultas.
- Horario de atencin.
Se entregan folletos informativos para orientar a la ciudadana sobre los requisitos,
costos, formatos y plazos del procedimiento.
Existe coincidencia de contenidos entre los folletos informativos, TUPA que usa el
personal y lo publicado en el portal electrnico.
Los folletos incluyen esquemas, fotos o ejemplos para la mejor comprensin de la
ciudadana.
Se entregan los formularios necesarios en forma gratuita.
Se orienta a la ciudadana cuando llena sus formularios.
Con respecto a los funcionarios y servidores pblicos
En las diversas reas en las que se procesa el procedimiento, se cuenta con los tiles de
escritorio requeridos.
Los funcionarios tienen un TUPA a su disposicin para poder consultarlo.
El mobiliario con que cuenta el personal para procesar los procedimientos le permite
realizar su trabajo adecuadamente.
El rea de trabajo del personal tiene la suficiente luz y ventilacin para realizar su
trabajo adecuadamente.
El personal est claramente identificado con su uniforme y un solapn con su nombre.
Las reas y mobiliario tienen una ubicacin que sigue la lgica del procedimiento (similar
a la del diagrama de bloques).
Se cuenta con computadoras e impresoras para facilitar el procesamiento de los
Si
No
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tems
procedimientos.
Se cuenta con un sistema automatizado de procedimiento.
Se cuenta con acceso a Internet.
La ciudadana puede consultar el avance de su procedimiento a travs de Internet.
La ciudadana es notificada por correo electrnico acerca de su procedimiento.
Si
No
Objetivo: identificar los costos directos identificables y los costos directos no identificables del
procedimiento.
El diagnstico de costos se puede realizar a partir de la informacin levantada en la Fase 1
(Caracterizacin del procedimiento) y utilizando la Metodologa de Determinacin de Costos de
los Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en Exclusividad.
En el Anexo 2 se presenta el desarrollo del clculo de costos del procedimiento de Licencia de
funcionamiento para las etapas de diagnstico y de rediseo, para lo cual se ha tomado como
base la Gua metodolgica para la determinacin de costos de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad9.
2.5 Fase 5. Mapeo de las capacidades de los recursos humanos
Objetivo: conocer las capacidades del personal involucrado con el procedimiento para poder
aprovechar sus habilidades en el proceso de simplificacin.
Para el diseo de una estrategia eficiente de simplificacin es importante conocer las
capacidades del personal involucrado con el procedimiento10 a fin de poder maximizar sus
habilidades en provecho del objetivo de simplificacin y optimizacin planteado. Asimismo,
contar con informacin sobre las capacidades del personal permitir disear un plan de
capacitacin integral complementario con el fin de reforzar los puntos dbiles e identificar a las
personas que puedan ejercer las funciones de orientadoras o gestoras del procedimiento.
Como siempre habr una resistencia natural a cualquier cambio que se desee implementar,
buscar la participacin de los involucrados permitir conocer no slo sus conocimientos sobre
el tema, sino tambin sus actitudes. Es importante que este levantamiento de informacin no
sea percibido como un mecanismo de auditora, separacin o despido de personal, por lo que
se recomienda partir de reuniones previas a manera de sensibilizacin, en donde se haga
9
Anexo de la Resolucin de Secretaria de Gestin Pblica N 003-2010-PCM-SGP que aprueba la Gua Metodolgica
de Determinacin de Costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad, en
cumplimiento de la Segunda Disposicin Complementaria Final del Decreto Supremo N 064-2010-PCM.
10
Fuente: Mlaga Webb & Asociados Asistencia Tcnica para el Fortalecimiento y Sostenibilidad del Proceso
Simplificado de Acceso al Mercado y la Adecuacin a la Nueva Ley Marco de Licencia de Funcionamiento. Informe
final preparado de actividades desarrolladas en la Municipalidad Distrital de San Juan de Lurigancho elaborado
para PROPOLI.
29
o
o
11
30
Qu presentar?
Diagnstico grfico con la tabla ASME-VM y el Diagrama de Bloques, se
recomienda hacerlo en un papelote grande (tamao A1) para una mejor
comprensin. No es necesario que sea impreso en plotter, es suficiente que sea
dibujado con plumones.
Listado de las normas vigentes que rigen el procedimiento actual.
Diagnstico de equipamiento e infraestructura (mostrar fotos siempre es muy
ilustrativo).
Comparativo de costos entre lo que se est cobrando y el costo real calculado.
Diagnstico de las competencias de los recursos humanos involucrados y plan
de capacitacin propuesto.
Es importante invitar a esta reunin a los funcionarios encargados de las reas donde se ha
realizado el diagnstico, as como a los funcionarios responsables de las reas de apoyo y
asesoramiento, a efectos que stos brinden el apoyo necesario en las siguientes etapas del
proceso.
Figura 3
Presentacin de resultados
Aplicando lo aprendido 1:
Marque a qu fase de la Etapa de Diagnstico corresponde cada una de las siguientes
actividades:
a. Conocer la distribucin y calidad del espacio
fsico, el estado del mobiliario, de los
sistemas elctricos, del cableado y del
sistema sanitario, de las vitrinas informativas
y del rea de espera. As como las TIC.
) Diagnstico legal
31
) Diagnstico de equipamiento e
infraestructura
) Diagnstico de costos
Aplicando lo aprendido 2:
Junto con su equipo de trabajo, elaboren la Tabla ASME y el Diagrama de Bloques para
el procedimiento seleccionado en el Captulo 1.
Reflexionando:
Cul cree que es la principal utilidad de llevar a cabo esta etapa de diagnstico?
Cul es el objetivo
de esta etapa?
Simplificar el
procedimiento lo
ms que le pueda,
con la menor
cantidad de pasos,
recursos y
Cuadro 10
Etapa de Rediseo
Cules son las fases?
Qu resultados se esperan al final de
esta etapa?
1. Anlisis del procedimiento
Se ha analizado el procedimiento y
detectado qu actividades son
innecesarias.
2. Rediseo
Se cuenta con el esbozo del nuevo
procedimiento.
3. Modificacin o elaboracin del
Se cuenta con una norma legal que
32
requisitos, pero
manteniendo la
seguridad y control
necesario, de tal
manera que cumpla
con los objetivos
para el que fue
creado.
7. Presentacin al Comit de
Direccin del Proceso de
Simplificacin
8. Elaboracin de la propuesta
final
Diagrama de Bloques
Es necesaria la participacin de estas reas?
Hay retroceso en el flujo del procedimiento?
El flujo del procedimiento regresa sobre
reas que ya pas?
Se estn repitiendo actividades?
Deben pasar tantas actividades para llenar el
formulario?
Elaboracin propia
33
Figura 4
Tabla ASME-VM Caso Licencia de Funcionamiento Actividades que podran eliminarse/modificarse
(Las actividades que estn sombreadas en gris, pueden eliminarse)
Paso
Contador de Recursos
Actividad
rea
Tiempo
minutos
Recursos Humanos
Tipo de actividad
Identificador de Recursos
Recursos identificables
Recursos no identificables
Vigilante
Tcnico I
Tcnico II
Papel bond A4
Folder manila
Movilidad
Bolgrafo
Reparacin de PCs
PCs
Operacin
Revisin
Traslado
Espera
Tipo de valor
Archivo
VA
Control
SVA
Energa elctrica
Vigilancia
Mesa de partes
Mesa de partes
4 Revisar requisitos
Mesa de partes
5 Recepcionar expediente
Mesa de partes
Mesa de partes
Mesa de partes
Mesa de partes
60
Mesa de partes
10 Recepcionar expediente
Rentas
11 Registrar en cuaderno
Rentas
Rentas
Rentas
30
14 Revisar expediente
Rentas
15 Emitir provedo
Rentas
Rentas
17 Recepcionar expediente
Catastro
Catastro
19 Inspeccionar establecimiento
Catastro
20
Catastro
10
10
21 Recepcionar informe
Rentas
22 Registrar informe
Rentas
Rentas
Rentas
30
25 Revisar informe
Rentas
Rentas
27 Informar al usuario
Rentas
Rentas
29 Recepcionar dinero
Caja
30 Contar dinero
Caja
Rentas
32 Elaborar licencia
Rentas
Rentas
Rentas
35 Recepcionar licencia
Alcalda
Alcalda
300
37 Firmar
Alcalda
Alcalda
39 Recepcionar licencias
Rentas
Rentas
TOTAL
539
19
16
23
26
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
36
37
Figura 5
Tabla ASME-VM Caso Licencia de Funcionamiento Procedimiento simplificado
Tabla ASME-VM : Caso Licencia de funcionamiento
Paso
Contador de Recursos
Actividad
rea
Tiempo
minutos
Recursos Humanos
Vigilante
Tcnico I Tcnico II
Tipo de actividad
Identificador de Recursos
Recursos identificables
Recursos no identificables
Papel bond A4
Folder manila
Movilidad
Bolgrafo
Reparacin de PCs
PCs
Operacin Revisin
Traslado
Tipo de valor
Espera
Archivo
VA
Mesa de partes
Mesa de partes
Mesa de partes
Mesa de partes
Mesa de partes
Mesa de partes
Caja
15
8 Llamar al administrado
Caja
9 Recepcionar dinero
Caja
Caja
Caja
Caja
60
13 Recepcionar el expediente
Comercializacin
Comercializacin
Comercializacin
Comercializacin
120
17 Firmar
Comercializacin
Comercializacin
19 Recepcionar el expediente
Mesa de partes
Mesa de partes
239
16
17
Figura 6
Diagrama de Bloques Caso Licencia de Funcionamiento Procedimiento simplificado
Mesa de partes
Caja
Comercializacin
Inicio
Preguntar al usuario
sobre el tipo de
establecimiento
Llamar al
administrado
Recepcionar el
expediente
Observar con el
usuario el plano de
zonificacin
Recepcionar dinero
Imprimir el formato
de Licencia de
Funcionamiento
Llenar el formulario
DJ de Licencia de
Funcionamiento
Anotar el nmero
de bolea o factura
en el formulario
Llenar el formulario
DJ de cumplimiento
de condiciones de
seguridad en DC
Derivar el
expediente a
Comercializacin
Llenar la boleta de
venta o la factura
SVA
TOTAL
Control
Energa elctrica
Trasladar a la
jefatura de
comercializacin
para la firma
Firmar la Licencia de
Funcionamiento
Derivar la Licencia
de Funcionamiento
a Mesa de Partes
Derivar el
expediente a Caja
Recepcionar el
expediente
Entregar la licencia
de funcionamiento
al administrado
Fin
38
Actual
Simplificado
Diferencia
Pasos
40
20
-20
reas
-3
Tiempo
529
239
-290
Vigilante
-1
Tcnico I
19
16
-3
Tcnico II
16
-14
Papel bond
23
-16
Folder manila
-1
Movilidad
-2
Bolgrafo
10
-5
Reparacin PCs
-5
PC
-4
Energa elctrica
-4
VA
26
10
-16
Control
-9
SVA
-2
Objetivo: contar con una norma legal que documente el procedimiento rediseado.
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