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MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA
DIRECCION
1000-P-DIR-03-V2
Vigencia:
28/10/2015
Documento
controlado
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CONTENIDO
Pg.
1.
OBJETIVO
2.
ALCANCE Y RESPONSABLES
3.
DEFINICIONES
4.
MARCO NORMATIVO
5.
RECURSOS
6.
GENERALIDADES
7.
8.
REGISTROS
9.
PUNTOS DE CONTROL
Elaborado
Revisado
Aprobado
ORIGINAL FIRMADO
ANGIE KATHERINE
VERGARA
Profesional Universitario
Fecha: 16/10/2015
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
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PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA
DIRECCION
1000-P-DIR-03-V2
Vigencia:
28/10/2015
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1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es definir los lineamientos para realizar la revisin
por la direccin a cerca de la adecuacin, pertinencia y estado del sistema de gestin de la
calidad del municipio de Villavicencio.
2. ALCANCE Y RESPONSABLES
Este procedimiento inicia con la solicitud de informacin a los dueos de los procesos y
termina con el planteamiento de acciones de mejora, tiene alcance a todos los procesos
de la Alcalda de Villavicencio, ya que comprende la revisin integral que la Alta Direccin
realiza al desempeo de la entidad integralmente en un periodo anual.
El Alcalde es el responsable de la revisin por la direccin.
El Director de Desarrollo Organizacional y Representante de la Direccin son los
responsables de la preparacin de documentacin necesaria para la ejecucin del
procedimiento.
Los dueos de procesos son los responsables de aportar la informacin requerida la para
la revisin por la direccin.
3. DEFINICIONES
Revisin por la direccin. Actividad de competencia de alta direccin mediante la cual se
revisa de manera integral el desempeo del sistema de gestin.
Alta direccin. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una
entidad.
4. MARCO NORMATIVO
La revisin por la direccin es un requisito establecido de manera explcita en las normas
tcnicas ISO 9001 y NTC GP1000.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA
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5. RECURSOS
La direccin por la direccin requiere la participacin del Sr. Alcalde y los dueos de los
procesos, as como el representante de la direccin ante los sistemas MECI y de gestin
de calidad, y el Director de Desarrollo Organizacional.
El recurso ms importante para la Revisin por la direccin es la informacin veraz,
completa y confiable entregada por los dueos de los procesos. El uso de tecnologa para
la transmisin de los datos (medio magntico o transmisin electrnica) hace parte de los
recursos relevantes para este procedimiento.
6. GENERALIDADES
Los insumos utilizados para la revisin por la direccin comprenden:
1. Desempeo de los procesos, reflejado en la medicin de los indicadores y
cualquier otra forma de seguimiento
2. Resultados de auditoras internas o externas, cuando estas se hayan realizado. Se
consignan en trminos de los hallazgos de las auditorias.
3. Resultado de ejercicios de autoevaluacin institucional o por procesos. La revisin
de actas de autoevaluacin por procesos son la fuente de informacin para este
tem.
4. La voz del cliente reflejada en la gestin de las peticiones, quejas y reclamos, as
como toda la informacin derivada de la relacin con el usuario. La gestin de las
Peticiones, Quejas, Reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD) y la aplicacin
de las encuestas de satisfaccin originan los datos para este punto.
5. La voz del cliente interno. La informacin se origina de los mecanismos dispuestos
por la Direccin de Personal para medir el clima organizacional, recibir peticiones
del cliente interno y gestionarlas.
6. Los cambios significativos de la estructura de la organizacin. Cuando se haya
presentado cambios en la estructura deben tenerse en cuenta durante la Revisin
por la Direccin.
7. Los cambios relevantes del entorno que afecten el cumplimiento de las funciones
de la alcalda.
8. La gestin de las acciones preventivas y correctivas. Cada dueo de proceso debe
gestionar sus propias acciones preventivas y correctivas, cuyo resumen se
presenta por la revisin, por la direccin en trminos de Acciones Preventivas y
Correctivas Cerradas en relacin con las Acciones Preventivas y Correctivas
abiertas en el mismo periodo.
9. La gestin de las recomendaciones para la mejora. Las recomendaciones para la
mejora pueden ser resultado de auditoras internas o externas o de la revisin por
la direccin. Cada dueo de proceso es responsable de su gestin.
10. La gestin de los productos y servicios no conformes. Cada dueo de proceso es
responsable de gestionar y controlar el producto y servicio no conforme. El
resumen de dicha gestin es la fuente de informacin para este tem.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA
DIRECCION
11. Los resultados de revisiones anteriores. Aplica despus de la primera revisin por
la direccin.
Toda esta informacin se origina fundamentalmente en los procesos y el Director de Desarrollo
Organizacional con su equipo de trabajo debe apoyar la recoleccin adecuada de la misma
para alimentar el proceso de revisin por la direccin.
ACTIVIDAD
DETALLE
INICIA
Alcalde
Representante de
la Direccin
Dueos de
procesos
Establecer fecha
para revisin por
la direccin
Presentar
informes
Consolidad
informacin para
la revisin
Revisar informes y
presentar propuestas
de mejora
4
P.C.
RESPONSABLE
Director de
Desarrollo
Organizacional
Comit
Coordinador del
Sistema de
Control Interno.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA
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Enviar a
consejo
de
gobierno
SI
5
Aprobar
por CG
NO
X
Alcalde Consejo
de Gobierno.
Aprobar propuestas
de
Mejoramiento
Alcalde, comit
coordinador del
Sistema de
Control Interno.
Elaborar el plan
de mejoramiento
Representante de
la Direccin ante
MECI Calidad,
Director de
Desarrollo
organizacional
Director de
Desarrollo
organizacional Dueos de
procesos.
Representante de
la Direccin,
Comit
Coordinador,
Sistema de
Control Interno,
Oficina Control
Interno.
Divulgar y ejecutar
plan de mejoramiento
Evaluar el plan de
Mejoramiento
9
Fin
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8. REGISTROS
CDIGO
NOMBRE
ARCHIVO
RESPONSABLE
TIEMPO DE
RETENCIN
DESTINO
FINAL
Gestin Central
1000-F-DIR-03
Anlisis de
los procesos
para informe
de revisin
por la
direccin
1020-F-CIG-18
Plan de
Planes de
Mejoramiento Mejoramiento
Informes de
Gestin
Representante
de la direccin
2 Aos
1 Aos
Seleccin
Representante
de la Direccin
2 Aos
10
Aos
Seleccin
9. PUNTOS DE CONTROL
VERSION
FECHA
02
28/10/2015
01
31/10/2013