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(4 puntos)
La compaa tiene una flota de 55 camiones y se dedica a la prestacin de servicios de
transporte. Los clientes llaman por telfono y solicitan los servicios. La telefonista
transfiere las llamadas a la seccin Despacho en donde un asistente anota en un
cuaderno los pedidos de servicios; este coordina con el jefe de flota y se organizan los
turnos de manejo. Los choferes toman los camiones que se estn disponibles y con una
copia de cuaderno de pedido, salen a la direccin del cliente a prestar el servicio. Al
trmino de la semana, los choferes entregan al jefe de flota una lista de clientes
atendidos indicando las horas consumidas y gastos de gasolina. El jefe determina el
valor de la factura multiplicando las horas por las tarifas vigentes (varan de acuerdo al
tamao del camin) y la enva al departamento de facturacin, quienes emiten las
facturas respectivas y las envan a los clientes por correo. Al trmino del mes, el
asistente de facturacin lleva fsicamente las copias de las facturas al sub-contador,
quien prepara los asientos de diario y confecciona el registro de ventas. Los asientos
son posteados en el mayor general.
Riesgos
a) Posibilidad de error en
captura de pedidos. No
hay elementos de
control para esto (i.e.
tickets pre-numerados,
etc)
b) No se indica como y
cuando se coordina con
el jefe de flota.
c) no se indica como el
jefe de flota organiza los
turnos.
Control
a) Debe existir una
herramienta de toma de
pedidos. Puede ser
automtica, tracking de
llamadas y tener un calls
log. b) Debe de haber
una supervisin del
proceso de captura de
llamadas antes de pasar
al siguiente paso (ir a
jefe de flota)
c) los turnos deben se
organizados en base a
ciertos parmetros
(priorizacin de pedidos,
urgencias, pedidos
overnight, etc.) los que
sern atados a las
tarifas.
a) Sistema de pedidos
(llamadas) debe estar
atado a la emisin de
tickets de servicio,
pedido, salen a la
direccin del cliente a
prestar el servicio
de cuaderno)
b) Riesgo de no
atencin a clientes
por errores en
direcciones, fechas,
etc.
Al trmino de la semana,
los choferes entregan al
jefe de flota una lista de
clientes atendidos
indicando las horas
consumidas y gastos de
gasolina.
Traslado de facturas en
fsico lleva a riesgo de
prdida de facturas con
el consiguiente
problema interno y ante
SUNAT.
sido asentadas en el
registro de ventas.
Luego se emitir un
resumen de ventas del
mes y se enva a
contabilidad para hacer
el asiento de diario y
posteo al mayor general.