1.

Perbedaan Antara Siklus Penggajian dan Personalia dengan Siklus Siklus Lainnya
Perbedaan antara siklus penggajian dan personalia dengan siklus lainnya pada
umumnya meliputi :
Dalam penggajian hanya terdapat satu golongan transaksi. Kebanyakan siklus

mengandung lebih dari satu golongan transaksi.

Transaksi biasanya jauh lebih signifikan daripada saldo akun neraca yang

bersangkutan.
Pengendalian internal atas penggajian pada umumnya efektif pada hampir semua
perusahaan, bahkan pada perusahaan kecil sekalipun.

Dalam pengauditan penggajian, auditor biasanya menekankan pada pengujian

pengendalian, pengujian subtantif golongan transaksi, dan prosedur analitis. Pengujian
rinci saldo yang berkaitan dengan penggajian biasanya hanya memerlukan waktu
beberapa menit saja.
2. Akun Akun dan Transaksi Transaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Tujuan keseluruhan pengauditan atas siklus penggajian dan personalia adalah
untuk menilai apakah saldo saldo akun yang dipengaruhi oleh siklus ini telah ditetapkan
secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku. Akun akun yang
umumnya terdapat dalam siklus penggajian dan personalia dapat dilihat pada gambar
dibawah.
Dimana dalam gambar menggunakan akun T untuk menggambarkan aliran
informasi melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sistem
pada umumnya, akun upah dan gaji hanya digunakan pada akhir periode akuntansi.
Selama periode berjalan, akun beban didebet pada saat upah dan gaji sesungguhnya
dibayar, bukan ketika beban gaji terjadi. Utang yang berkaitan dengan gaji dan upah
dicatat melalui jurnal pernyesuaian pada akhir periode untuk semua yang telah menjadi
beban tapi belum dibayar.

Gambar Akun Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia

Utang upah, gaji, bonus, dan komisi

Pembayaran

Saldo awal
Gaji, Upah, dsb
Saldo Akhir

Kas di Bank
langsung

Biaya

tenaga

kerja

Pembayaran gaji
Pembayaran pajak
PPh karyawan
Utang PPh Karyawan dan potongan lainnya
Pembayaran
Saldo awal
Potongan PPh
Saldo akhir
Utang Beban PPh Karyawan
Pembayaran
Saldo Awal
Beban PPh
Karyawan
Saldo Akhir
Beban PPh
Karyawan

3. Fungsi fungsi bisnis dalam siklus dan dokumen serta Catatan yang bersangkutan
Siklus Penggajian dan Personalia diawali dengan pengangkatan karyawan/pegawai
dan diakhiri dengan pembayaran imbalan atas jasa yang telah mereka lakukan dan
pembayaran kewajiban pajak penghasilan karyawan yang telah dipotong kepada
pemerintah dan institusi lain serta utang biaya tenaga kerja dan utang PPH karyawan.
a. Bagian SDM

Bagian sumber daya manusia (SDM) adalah bagian yang secara independen
mewawancara dan mengangkat personil yang memenuhi syarat sesuai dengan
kebutuhan entitas. Bagian ini juga merupakan sumber independen catatan untuk
memeriksa secara internal informasi gaji dan upah, termasuk tambahan tambahan,
dan penghapusan dari daftar gaji, serta perubahan gaji/upah dan potongan potongan.
- Catatan kepegawaian adalah catatan yang meliputi data seperti tanggal
pengangkatan, data pribadi pegawai/karyawan, tingkat gaji/upah, potongan
-

potongan wajib, evaluasi kinerja, dan pemberhentian sebagai pegawai.

Formulir potongan wajib adalah formulir yang digunakan untuk memotong gaji

atau upah yang bersifat wajib

Surat Keputusan Penetapan Gaji/Upah adalah surat yang digunakan untuk

menetapkan tingkat upah atau gaji sesuai dengan peraturan yang berlaku.
b. Pencatatan Waktu Kerja dan Membuat Daftar Gaji/Upah
Penggunaan catatan waktu kerja dan pembuatan daftar gaji/upah sangat penting
dalam pengauditan penggajian karena keduanya berhubungan langsung dengan biaya
tenaga kerja untuk setiap periode. Pengendalian yang memadai diperlukan untuk
mencegah kesalahan penyajian dalam aktivitas yang terdiri dari pencatatan waktu
kerja, Iktisar dan perhitungan pendapatan kotor, potongan, dan pendapatan bersih,
pembayaran gaji/upah, serta pencatatan gaji/upah.
- Catatan waktu kerja adalah dokumen yang menunjukkan waktu kerja pegawai
sejak mulai hingga akhir bekerja setiap hari serta jumlah total jam kerja seorang
-

pegawai.
Kartu waktu perjob adalah formulir yang menunjukkan untuk job mana seorang

pegawai bekerja pada suatu periode waktu tertentu.

File transaksi penggajian adalah file yang diproses dengan computer ini
mencangkup seluruh transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi

untuk suatu periode tertentu.

Jurnal penggajian atau daftar adalah sebuah laporan yang dibuat dari file transaksi
penggajian dan biasanya mencangkup nama, tanggal, jumlah pendapatan kotor
dan pendapatan bersih, jumlah potongan potongan, dan klasifikasi akun untuk

setiap transaksi.
Master file penggajian adalah file computer yang digunakan untuk mencatat
transaksi penggajian untuk setiap pegawai dan menyelenggarakan total upah yang

dibayarkan pegawai sampai saat ini dalam suatu tahun tertentu.

c. Pembayaran Gaji/Upah

Persetujuan dan pendistribusian gaji/upah harus diawasi secara seksama untuk

menghindari

terjadinya

kecurangan.

Untuk

meningkatkan

pengawasan,

pendistribusian gaji/upah biasanya diproses secara terpisah dari pembayaran

pembayaran lainnya.
- Pembayaran gaji/upah diberikan kepada pegawai sebagai kompensasi atas jasa
-

yang telah mereka berikan kepada perusahaan.

Rekonsiliasi akun bank penggajian secara independen penting dilakukan untuk
semua akun kas di bank, termasuk akun bank yang disediakan khusus untuk
membayar gaji/upah pegawai, untuk mendeteksi kemungkinan adanya kesalahan

atau kecurangan.
d. Pembuatan bukti potong PPH dan Pembayaran pajak
Undang undang pajak penghasilan mewajibkan perusahaan selaku wajib potong
atas penghasilan karyawan untuk melakukan pemotongan dan membayarkannya ke
kas negara secara tepat waktu.
- Bukti pemotongan PPH Pasal 21, sesuai dengan ketentuan undang undang yaitu
-

perusahaan berkewajiban untuk memotong pajak penghasilan karyawannya.

Surat setoran pajak adalah hasil pemotongan pajak penghasilan karyawan bulanan
selanjutnya disetorkan ke kantor pajak dengan disertai surat setoran pajak (SSP)
selambat lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya.

4. Metodologi Untuk Perancangan Pengujian Pengendalian dan Pengujian Subtantif

Transaksi
Prosedur prosedur pengujian pengendalian dan pengujian subtantif golongan transaksi
merupakan cara teramat penting untuk memeriksa saldo akun- akun dalam siklus
penggajian dan personalia. Meskipun pengujian pengendalian dan subtantif golongan
transaksi merupakan prosedur teramat penting dalam pengujian penggajian, namun
pengujian ini biasanya tidak dilakukan secara luas. Banyak audit hanya memiliki resiko
minimal untuk terjadinya kesalahan penyajian material, walaupun penggajian sering
merupakan bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga hal penyebab hal tersebut :
-

Karyawan pada umumnya akan protes kepada manajemen apabila dibayar tidak

sesuai dengan jumlah yang seharusnya.

Semua transaksi penggajian biasanya seragam dan tidak rumit.

Transaksi penggajian adalah sesuatu yang menjadi sasaran untuk diaudit oleh
kantor pajak dalam rangka penetapan pajak penghasilan yang benar sehingga
perusahaan cenderung melaporkannya dalam jumlah benar.

a. Memahami pengendalian internal siklus penggajian dan personalia

Pengendalian internal bisa berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan
lain, oleh karena itu auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi
defisiensi signifikan, dan kelemahan material yang terdapat pada organisasi.
Pengendalian yang ingin diandalkan oleh auditor harus diuji melalui pengujian
pengendalian. Pengujian subtantif golongan transaksi bisa berbeda beda tergantung
pada penilaian risiko pengendalian dan pertimbangan audit lainnya. Pengujian
pengendalian dan pengujian subtantif golongan transaksi apabila memungkinkan bisa
dilakukan bersamaan dan dilakukan sepraktis mungkin dengan menggunakan
program audit.
-

Pemisahan tugas yang memadai sangat penting dalam siklus penggajian dan
personalia terutama untuk mencegah terjadinya pembayaran berlebih dan

pembayaran kepada pegawai fiktif.

Pengotorisasian yang tepat, dimana hanya bagian sumber daya manusia yang
berwenang untuk menambah atau mengurangi tenaga kerja dari daftar gaji atau
melakukan perubahan atas tarif gaji/upah, serta menetapkan pemotongan
pemotongan. Jumlah jam kerja setiap pegawai terutama jam kerja lembur harus

mendapat otorisasi dari supervisor.

Dokumen dan catatan yang memadai yaitu dokumen dan catatan yang sesuai
tergantung pada sifat dari sistem penggajian. Catatan waktu kerja diperlukan
untuk pegawai pegawai yang dibayar dengan gaji tetap bulanan. Untuk pegawai
pegawai lain yang dibayar berdasarkan jumlah yang dihasilkan atau dengan

intesif diperlukan catatan yang berbeda.

Pengawasan fisik atas aset dan catatan dimana akses untuk terjadinya check gaji
tidak bertanda tangan harus dicegah. Check harus ditandatangani oleh petugas
yang ditetapkan perusahaan dan gaji harus dibayarkan oleh seseorang yang
independen dari fungsi pembuatan daftar gaji dan fungsi pencatatan waktu.

Pengecekan independen atas pelaksanaan kerja yaitu perhitungan dalam daftar

gaji harus diverifikasi secara independen termasuk dengan melakukan
perbandingan antara batch total dengan laporan ikhtisar.

b. Pemotongan Pajak PPh 21 dan Pembayaran ke Kas Negara

Pada banyak perusahaan, pajak penghasilan karyawan dan pemotongan lain
merupakan pos paling penting karena jumlahnya seringkali material dan adanya
potensi tidak membayar pajak tepat waktu.
- Pemotongan Pajak PPh 21 yaitu sebagai bagian dari pemahaman atas
pengendalian internal, auditor harus memahami bagaimana perusahaan memotong
-

gaji/penghasilan.
Pembayaran Pajak penghasilan karyawan dan potongan lain tepat waktu yaitu
auditor harus melakukan pengujian tentang kepatuhan klien dalam menaati
kewajiban menyetorkan semua pemotongan atas penghasilan kotor karyawan
yang telah dilakukan.

c. Pertimbangan persediaan dan kecurangan penggajian

Auditor sering memperluas prosedur audit atas penggajian, apabila penggajian
mempengaruhi penilaian persediaan secara signifikan atau apabila auditor merasa
khawatir dengan kemungkinan terjadinya kecurangan transaksi penggajian.
- Hubungan antara penggajian dengan penilaian persediaan, Apabila gaji
merupakan bagian yang signifikan dalam persediaan seperti yang sering dijumpai
dalam perusahaan manufaktur atau perusahaan kontruksi, penggolongan akun
penggajian bisa berpengaruh secara material terhadap penilaian aset aset seperti
-

barang dalam proses, barang jadi, dan kontruksi dalam proses.

Pengujian atas tenaga kerja fiktif, pendistribusian gaji/upah kepada pekerja fiktif
sering terjadi sebagai akibat tetap dicantumkannya pegawai yang telah berhenti

dalam daftar gaji.

Pengujian atas kecurangan dalam jam kerja, kecurangan dalam jam kerja terjadi
apabila seorang pegawai melaporkan waktu kerja yang lebih banyak dari jam atau
hari kerja sesungguhnya. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya audior
mengalami kesulitan untuk mengungkapkan jam kerja yang tidak benar tersebut.

5. Metodologi untuk perancangan pengujian rinci saldo

Dalam 2 tahap pertama pengauditan, auditor menilai risiko pengendalian dan

melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian subtantif golongan transaksi.
Setelah menyelesaikan pengujian pengujian tersebut dan menilai kemungkinan
terjadinya kesalahan penyajian pada akun akun laporan keuangan dalam siklus
penggajian dan personalia, selanjutnya auditor melaksanakan metodologi untuk
perancangan pengujian rinci saldo.
Mengidentifikasi risiko bisnis klien yang mempengaruhi penggajian ( TAHAP I )
Pada kebanyakan perusahaan, pengidentifikasian risiko bisnis klien yang berpengaruh
terhadap penggajian jarang dilakukan. Namun demikian, risiko bisnis klien bisa terjadi
pada perusahaan yang memberi kompensasi yang kompleks pada karyawan

MENETAPKAN MATERIALITAS PELAKSANAAN DAN MENILAI RESIKO INHEREN

( TAHAP I)
Banyak perusahaan memiliki transaksi penggajian dalam jumlah besar bahkan dengan
jumlah rupiah yang besar pula. Namun demikian saldo akun neracanya biasanya tidak signifikan
kecuali untuk biaya tenaga kerja yang telah dibebankan ke persediaan.

MENILAI RISIKO PENGENDALIAN DAN MELAKSANAKAN PENGUJIAN YANG

BERSANGKUTAN (TAHAP I DAN II)
Melaksanakan Prosedur Analitis
Penggunaan prosedur analitis dalam siklus penggajian dan personalia merupakan hal
yang penting, seperti halnya dalam siklus yang lain. Tabel 18-3 melukiskan prosedur analitis
untuk akun-akun neraca dan akun-akun laba-rugi dalam siklus penggajian dan personalia.
Kebanyakan hubungan-hubungan pada kolom pertama bisa diprediksi dan oleh karenanya
bermanfaat untuk mengidentifikasi area-area yang memer- lukan tambahan investigasi.
Prosedur Analitis

Kemungkinan Kesalahan Penyajian

Membandingkan saldo akun beban tenaga Kesalahan penyajian akun beban tenaga kerja
kerja dengan tahun sebelumnya
Membandingkan presentase beban tenaga Kesalahan penyajian beban tenaga kerja
kerja langsung terhadap penjualan dengan langsung dan persediaan
tahun tahun sebelumnya.
Membandingkan persentase beban komisi Kesalahan penyajian beban komisi dan utang
terhadap penjualan dengan tahun tahun beban komisi
sebelumnya
Membandingkan

persentase

beban

pajak Kesalahan beban pajak penghasilan karyawan

penghasilan karyawan terhadap beban gaji dan utang pajak penghasilan karyawan
dan upah dengan tahun tahun sebelumnya.
Membandingkan utang pajak penghasilan Kesalahan penyajian utang pajak penghasilan
karyawan dengan tahun sebelumnya

karyawan dengan beban pajak penghasilan

karyawan.

PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN PENGUJIAN RINCI SALDO UNTUK AKUN

UTANG DAN BEBAN (TAHAP III)
Verifikasi atas akun-akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, sering disebut
utang beban gaji, biasanya bisa dilakukan secara langsung apabila pengendalian internal berjalan
dengan efektif. Apabila auditor merasa puas bahwa transaksi transaksi-transaksi penggajian telah
dicatat dengan benar dalam jurnal penggajian, dan pajak penghasilan karyawan telah dihitung
dan dibayar dengan benar, maka pengujian rinci saldo tidak akan banyak memakan waktu. Ada
dua tujuan utama audit saldo dalam penguian utang-utang yang berkaitan dengan penggajian,
yaitu:
-

Utang beban gaji dan utang-utang lain yang berkaitan dengan penggajian telah

ditetapkan dalam jumlah yang benar (ketelitian)

Transaksi-transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada
periode yang tepat (pisah batas).

Kedua tujuan di atas ditujukan untuk memastikan bahwa jumlah yang dilaporkan tidak
kurang saji dan tidak ada kewajiban yang tidak dilaporkan. Dalam uraian berikut, kita akan
membahas bagaimana memeriksa akun- akun kewajiban dalam siklus penggajian dan personalia.

Jumlah-jumlah yang Dipotongkan dari Penghasilan Karyawan

Pajak penghasilan karyawan yang telah dipotong perusahaan dari penghasilan karyawan
tetapi belum disetorkan ke Kantor Pajak dapat diperiksa dengan cara membandingkan antara
jumlah saldo dengan jurnal penggajian, pajak penghasilan karyawan yang dibayar pada periode
berikutnya, dan pengeluaran kas pada periode berikutnya. Potongan- potongan lain seperti
misalnya potongan premi asuransi bisa diperiksa dengan cara yang sama. Apabila pengendalian
internal beroperasi dengan efektif, maka pengujian pisah batas dan ketelitian dapat dilakukan
pada waktu yang sama dengan prosedur-prosedurtersebut.
Utang Beban Gaji dan Upah
Utang beban gaji dan upah timbul apabila upah pegawai untuk jam kerja pada hari-hari
terakhir sebelum penutupan buku belum dibayar perusahaan, sampai periode berikutnya.
Pegawai yang dibayar atas gaji bulanan biasanya telah menerima seluruh gajinya, kecuali untuk
upah atas kerja lembur yang dilakukan pada hari-hari terakhir sebelum penutupan buku, tetapi
kadang-kadang terdapat upah untuk para pekerja yang dibayar atas dasar jam kerja belum
dibayar sampai dengan tanggal neraca.
Pisah batas yang benar dan ketelitian penetapan utang gaji dan upah tergantung pada
kebijakan perusahaan yang harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun. Beberapa
perusahaan menghitung jam sesungguhnya yang merupakan pendapatan karyawan pada periode
ini dan dibayar pada periode berikutnya, sedang perusahaan yang lain menetapkannya dengan
cara diperkirakan. Sebagai contoh penetapan dengan cara diperkirakan, misalnya pembayaran
yang dilakukan pada periode berikutnya terdiri dari 3 hari kerja untuk tahun ini dan 2 hari untuk
tahun berikutnya, maka diperkirakan 60% dari pembayaran kotor yang dilakukan pada periode
berikutnya merupakan utang gaji/upah yang ada pada akhir periode ini.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk menetap- kan utang gaji/upah
dan mengetahui bahwa hal itu konsisten dengan tahun sebelumnya, maka prosedur yang tepat
untuk menguji pisah batas dan ketelitian adalah dengan melakukan perhitungan ulang
(rekalkulasi) atas perhitungan utang yang telah dilakukan Klien. Kemungkinan besar kesalahan
penyajian yang signifikan dalam neraca terjadi sebagai akibat kekeliruan dalam memasukkan
jumlah hari yang seharusnya telah menjadi penghasilan karyawan tetapi belum dibayar.

Utang Beban Komisi

Konsep yang sama yang digunakan untuk memeriksa utang gaji/upah dapat diterapkan
untuk memeriksa utang beban komisi, tetapi penentuan- nya sering kali lebih sulit karena
perusahaan sering membuat berbagai macam kesepakatan dengan pegawai bagian penjualan dan
pegawai- pegawai lain yang diberi komisi. Sebagai contoh, sebagian pegawai bagian penjualan
menerima komisi setiap bulan tetapi tidak mandapat gaji, dan sebagian pegawai lainnya
menerima gaji bulanan ditambah komisi yang dibayarkan secara kwartalan. Dalam memeriksa
utang beban komisi, pertama-tama auditor harus memahami sifat dari komisi yang tertuang
dalam perjanjian, dan selanjutnya melakukan perhitungan sesuai dengan perjanjian tersebut.
Untuk memeriksa konsistensi, auditor harus membandingkan metoda perhitungan utang beban
komisi dengan tahun sebelumnya.
Utang Bonus
Pada banyak perusahaan, bonus yang pada akhir tahun belum dibayarkan kepada para
staf dan karyawan perusahaan kadang-kadang merupakan pos yang cukup besar sehingga tidak
dicatatnya utang tersebut akan menjadi kesalahan penyajian material. Pemeriksaan utang yang
tidak dicatat biasanya dapat dilakukan dengan membandingkan pada jumlah yang telah
diotorisasi dalam notulen rapat dewan komisaris.
Pengujian Rinci Saldo untuk Akun-akun Beban
Sejumlah akun dalam laporan laba-rugi dipengaruhi oleh transaksi penggajian. Beberapa
yang terpenting adalah gaji dan bonus staf dan pimpinan perusahaan, gaji staf administrasi, gaji
dan komisi pegawai bagian penjualan, dan biaya tenaga kerja langsung. Kadang-kadang biaya
tenaga kerja ini dipecah berdasarkan divisi, produk, atau cabang. Tunjangan-tunjangan seperti
misalnya tunjangan kesehatan bisa juga dimasukkan sebagai beban tenaga kerja.
Kompensasi untuk Para Staf
Auditor lazim melakukan verifikasi apakah total kompensai untuk para staf telah
disetujui oleh dewan komisaris. Verifikasi ini diperlukan karena individu-individu tersebut
berada dalam posisi bisa membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang disetujui dewan

komisaris. Pengujian audit biasanya dilakukan dengan mendapatkan informasi dari notulen rapat
dewan komisaris tentang daftar gaji yang disetujui dan membandingkannya dengan catatan
pendapatan staf yang bersangkutan.
Komisi
Auditor akan dapat memeriksa beban komisi dengan relatif mudah, apabila tarif komisi
ditetapkan sama untuk setiap tipe penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia
dalam catatan akuntansi. Total beban komisi dapat diperiksa dengan mengalikan tarif komisi
untuk setiap tipe penjualan dengan jumlah penjualan pada kategori yang bersangkutan. Apabila
informasi yang diperlukan tidak tersedia, bisa dilakukan pengujian atas pembayaran komisi per
tahun atau per bulan untuk sejumlah pegawai bagian penjualan dan menelusurnya ke total
pembayaran beban komisi.
Beban Pajak Penghasilan Karyawan
Beban pajak penghasilan karyawan selama setahun dapat diuji dengan pertama-tama
merekonsiliasi total beban gaji/upah pada setiap daftar gaji dengan total gaji/upah selama
setahun.Total pajak penghasilan karyawan selanjutnya dihitung ulang dengan mengalikan tarif
pajak dengan pendapatan kena pajak. Perhitungan semacam ini bisa sangat memakan waktu
karena pajak biasanya tidak diterapkan pada seluruh gaji/upah (hanya pada pendapatan kena
pajak saja), dan tarif bisa berubah dalam perjalanan waktu apabila akhir periode akuntansi
perusahaan tidak mengikuti tahun kalender. Pada kebanyakan audit, perhitungan juga bisa
memerlukan biaya yang cukup mahal dan tidak diperlukan, kecuali apabila
Total Gaji/ Upah
Pengujian yang berkaitan erat dengan pengujian atas pajak penghasilan karyawan adalah
merekonsiliasi total beban gaji/upah di buku besar dengan pajak penghasilan karyawan yang
dibayar ke kas negara.
Tenaga Kerja Kontrak
Untuk mengurangi beban tenaga kerja, banyak perusahaan mengadakan kontrak dengan
organisasi dari luar untuk menyediakan tenaga kerja yang diperlukan perusahaan.
Tujuan Penyajian dan Pengungkapan

Ketentuan tentang pengungkapan untuk transaksi dan saldo saldo akun dalam siklus
penggajian dan personalia tidak terlalu banyak. Namun demikian sejumlah transaksi yang
kompleks seperti misalnya tentang opsi saham dan program kompensasi untuk para eksekutif
kadang -kadang memerlukan pengungkapan berupa catatan kaki,