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INFORME FINAL
ASESOR ESAP:
DINA ORTEGA SUESCN
ASESOR ENTIDAD:
(Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot)
CAROLINA RAMIREZ MOSQUERA
TABLA DE CONTENIDO
PG.
Introduccin
9
9
9
3. Marco Conceptual
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10
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4. Metodologa
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19
19
19
19
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26
32
32
41
41
Conclusiones
69
Bibliografa
74
ANEXOS
PG.
71
73
TABLA DE CUADROS
PG.
CUADRO N 1. FORTALEZAS
21
CUADRO N 2. DEBILIDADES
22
CUADRO N 3. OPORTUNIDADES
23
CUADRO N 4. AMENAZAS
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INTRODUCCION
2 2
3. MARCO CONCEPTUAL
https://www.acueducto.com.co/quienesomos
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VISIN
Empresa de todos, con agua para siempre.
https://www.acueducto.com.co/quienesomos
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MISIN
Somos una empresa pblica, comprometida con nuestros usuarios y la
sociedad, dedicada a la gestin integral del agua con responsabilidad social
y empresarial.
VALORES CORPORATIVOS
Vocacin del servicio.
Transparencia.
Respeto.
Responsabilidad.
Excelencia en la gestin5.
Historia
La tarea no ha sido fcil y sin embargo se han creado varias de las ms grandes
obras de ingeniera del pas, entre ellas, el embalse de San Rafael, la planta de
tratamiento Francisco Wiesner, las plantas de tratamiento El Dorado y Tibitoc, la
planta de tratamiento de aguas residuales PTAR Salitre, el Centro de Control, la
presa seca Cantarrana y el Interceptor Fucha Tunjuelo6.
Con la llegada del agua potable erradicaron epidemias y mejoraron los niveles de
salud de los bogotanos7.
1600
La importancia del agua en el devenir de la humanidad explica el estrecho vnculo
que tiene con el desarrollo de la cultura. En tiempo prehispnico la Sabana de
Bogot ofreca un paisaje donde se destacaban gran cantidad de lagunas y ros,
donde los Muiscas, moradores originarios de la regin, celebraban sus ritos ms
sagrados. El precioso lquido se encontraba tan ligado a sus vidas que era
considerado una deidad llamada SIE.
La abundancia de agua encontrada por los conquistadores en la sabana se
convirti en factor determinante para la fundacin del casero de Teusaquillo,
antiguo nombre de Santa Fe de Bogot. La ciudad se localiz entre los ros San
Francisco y San Agustn de los cuales tomaban lquido sus moradores
transportndola en Mcuras hasta las viviendas.
Acueducto de Agua Vieja:
En 1584 el Cabildo orden la construccin de la primera fuente de la Bogot
colonial, el Mono de la Pila, cuyas aguas eran conducidas hasta all desde el ro
San Agustn. La caera que transportaba el agua atravesaba una arboleda de
laureles por lo que se llam el acueducto de Los Laureles. Durante los siguientes
cien aos se construyeron ms fuentes de agua igualmente rudimentarias
1700
Acueducto de Agua Nueva:
El 30 de Mayo de 1757 se inaugur el acueducto de Agua Nueva que se
constituy en la obra ms importante de este perodo. Conduca las aguas del ro
San Francisco a la ciudad y en esta poca se construyeron ms caos para
transportar agua a toda la ciudad8.
Alcantarillado Colonial:
En cuanto a la disposicin de las aguas servidas (aguas negras), durante el
perodo colonial, la seccin transversal de las calles y carreras tenan la forma de
batea o artesa, con la parte ms honda en el centro por donde corra un cao
6
https://www.acueducto.com.co/ nuestrahistoria
https://www.acueducto.com.co/ nuestrahistoria
8
https://www.acueducto.com.co/ nuestrahistoria
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revestido por lajas de piedra. Los habitantes arrojaban las aguas residuales y las
basuras en este cao que corra por toda la ciudad, y la lluvia era la encargada de
limpiar el primitivo drenaje que desembocaba en los mismos ros, aguas abajo o
en los pantanos al occidente de la ciudad
1800
Acueducto Privado:
En 1886 el municipio concedi a Ramn B. Jimeno y a Antonio Martnez de la
Cuadra la exclusividad para establecer, usar y explotar los acueductos de Bogot
y Chapinero por un perodo de setenta aos. Dentro de este sistema se inaugur
en 1888 el primer acueducto con tubera de hierro de la ciudad.
1900
Acueducto Municipal:
Pero el sistema privado tampoco fue la respuesta a las necesidades del servicio
de la ciudad, por esto en el ao de 1914 el Acueducto regres a la municipalidad y
empezaron una serie de obras para solucionar el problema de abastecimiento que
vena sufriendo la ciudad. Se construyeron tanques en las zonas altas de la ciudad
y se renovaron tuberas. En 1920 se inici la desinfeccin del agua por medio del
Cloro y a finales de esta dcada se constituy una nueva empresa con el Tranva
y el Acueducto.
La nueva empresa tena una junta directiva nombrada por perodos de siete aos,
compuesta por tres delegados de los bancos prestamistas y dos delegados del
Concejo. Se construyeron albercas o cajas desarenadoras en la parte alta de la
ciudad. En 1933 se iniciaron las obras para la construccin del embalse de La
Regadera y la Planta de tratamiento de Vitelma junto con los embalses de Chisac
y los Tunjos, y la Planta de tratamiento de San Diego9.
Alcantarillado de la Repblica:
A finales del siglo pasado la responsabilidad de construir alcantarillado fue
asumida por el municipio y se prohibieron las acequias que corran a cielo abierto
por las calles.
En la segunda dcada del siglo XX se orden cubrir los lechos de los ros San
Francisco y San Agustn constituyndose en la obra precursora para el
alcantarillado moderno. Con las ideas renovadoras de la planificacin urbana, las
cuales se impulsaron en 1948, se dise el Plan Piloto de Desarrollo Urbano en
donde se dio inicio al estudio de los colectores troncales y canales para el drenaje
adecuado del rea urbana.
1950
9 9
https://www.acueducto.com.co/nuestrahistoria
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4. METODOLOGIA
19
15
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Matriz DOFA
Cuadro No 1
FORTEZAS
Control y seguimiento a los tiempos de ejecucin
de los procesos y plan de Contratacin de la
Empresa a travs de la Herramienta SAP
Estandarizacin de precios unitarios para la
elaboracin de presupuestos oficiales en
contratos de Obra Civil a Ejecutar por la
2
Empresa, mediante el la implementacin del
Sistema de Avalu de Infraestructura (SAI) en
SAP
1
21
Cuadro No 2
DEBILIDADES
22
Cuadro No 3
OPORTUNIDADES
23
Cuadro No 4
AMENAZAS
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Fuente: Plan General Estratgico: 2008-2012 Con P.I.E. firme en la gestin. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot.
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El futuro hay que imaginarlo, pero construyndolo. Por ello, las organizaciones
estn obligadas permanentemente y proactivamente a repensar sus estrategias
frente a las nuevas circunstancias de su entorno.
En esta etapa es de vital importancia el trabajo en equipo y por ello se adopt una
metodologa participativa de tal manera que el direccionamiento estratgico del
Acueducto sea el resultado de un proceso de reflexin y construccin colectiva,
por todo el equipo Gerencial, enriquecido con las experiencias y el conocimiento
real de los problemas y soluciones de profesionales y trabajadores de todos los
niveles organizacionales.
Con los resultados de los tres talleres a principios del 2008, se realiz una primera
versin del Plan General Estratgico e Indicadores en conjunto con el equipo
consultor, Gerencia General y Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control,
insumo para convocar a un cuarto taller a las personas anclas y al equipo
gerencial.
En el cuarto taller, los participantes nuevamente organizados por perspectivas,
tuvieron la oportunidad de validar el proyecto preliminar y presentarlo en plenaria
para conocimiento y aporte de los dems equipos.
16
17
Plan General Estratgico: 2008-2012 Con P.I.E. firme en la gestin. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot.
Plan General Estratgico: 2008-2012 Con P.I.E. firme en la gestin. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot.
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Son tcticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar
las amenazas del entorno. La Direccin de Contratacin que enfrenta muchas
amenazas externas y debilidades internas de hecho podra estar en una situacin
muy precaria.
Cuadro No 8
Acciones estrategias FO
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Cuadro No 9
MATRIZ IDENTIFICACION DE RIESGOS
No
Riesgo Actual
(2009-2012)
Dependencia Causas
Falta de materias primas G. Jurdica - Dir. 1. Fallas detectadas en la planificacin institucional de 1. Revisin y ajuste de los tiempos de ejecucin 1. Definir procedimiento integrado de planificacin con las reas de 1. Certificacin y mejoramiento continuo del
del trmite de contratacin para cada tipo de Presupuesto, Almacn, Contratacin y Planeamiento.
proceso de contratacin y compras.
claves
para
el Compras y las compras
invitacin para optimizar los mismos.
tratamiento de agua o de Contratacin.
1.1. No se realiza verificacin de las necesidades
2. Implementar herramientas de apoyo para el proceso de planificacin 2. Acuerdo de Gestin 2010
contratos vitales para el
desarrollo de las Gerencia de planificadas respecto al inventario de materiales en 2. Sostenibilidad de la certificacin obtenida tales como: mecanismos de consulta de inventarios en lnea de
para el proceso de Contratacin y Compras a materiales crticos en forma adecuada, definicin y manejo de stocks 3. Oportunidades de mejora establecidas.
operaciones de la Planeamiento almacn
travs de la medicin y anlisis de indicadores mnimos para materiales crticos y definicin de la logstica a aplicar
empresa en forma
Direccin de 1.2. No se tienen definidos stocks mnimos para los de gestin. (Acuerdos de Gestin)
para la entrega oportuna de materiales crticos (MRP)
oportuna.
Activos Fijos materiales crticos de la operacin de la Empresa
3. Definir el proyecto de calificacin de 3. Especializar a los planificadores de la empresa, para mejorar los datos
Direccin de 1.3. No se tienen definidos los criterios de oportunidad proveedores
de planificacin en cuanto a materiales, cantidades requeridas y fechas
Presupuestos para el reaprovisionamiento de los materiales crticos
de inicio para la ejecucin de proyectos.
2. Demora en el trmite de una solicitud de contratacin
hasta obtener un contrato.
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No
Riesgo Actual
(2009-2012)
Dependencia Causas
No
Riesgo Actual
(2009-2012)
Dependencia
Causas
1. Variacin en la priorizacin de los procesos del plan 1. Incorporar el indicador de cumplimiento del 1. Fortalecer acciones de compromiso de las reas para superar el 1. Tablero de control corporativo
de compras y contratacin, como consecuencia de plan de contratacin y compras al tablero de rezago del plan de contratacin.
factores externos de obligatorio cumplimiento Control Corporativo para su anlisis en el
2. Actas del Comit Corporativo
(Alcaldes, rganos judiciales, Ley de Garantas, etc.) Comit de Gerencia.
2. Especializar a los formuladores de proyectos de la empresa, para
de factores internos (Cambios de administracin)
mejorar la calidad de la informacin con respecto a la definicin de 3. Recibido de los informes de seguimiento
2. Entregar informes de seguimiento al Plan de cantidades requeridas y fechas de inicio para la ejecucin de proyectos. al Plan de Contratacin y Compras
Direccin de 2. El incumplimiento de las reas para radicar las Contratacin y Compras por parte de la
entregado a las ARS
Presupuesto solicitudes de contratacin en las fechas programadas Direccin de Contratacin y Compras a cada 3. Fijar compromisos con fechas lmites para la radicacin de solicitudes
rea de la empresa, identificando los procesos de contratacin, a travs de reuniones entre la Gerencia de Planeamiento, 4. Acuerdos de Gestin 2010
3. La complejidad en la formulacin de algunos con rezago y con rezago crtico.
la Direccin de Contratacin y Compras y las reas con el fin de cumplir
proyectos y/o sobrecarga de trabajo en algunas reas
con el indicador "Ejecucin del plan de compras y contratacin" incluido 5. Ayudas de memoria
encargadas de formular los proyectos y elaborar 3. Realizar seguimiento por parte de los en los acuerdos de gestin suscritos entre Gerencias y Direcciones.
trminos de referencia.
Ordenadores de Gasto a la ejecucin del plan
de contratacin y compras de sus reas
4. Castigar presupuestalmente a las reas que no ejecuten el
presupuesto en las fechas establecidas
Rezago
en
el Dir. Compras y
cumplimiento del plan de Contratacin
contratacin y compras
Gerencia de
Planeamiento
Elaboracin de trminos
de referencia y de
condiciones y trminos
de invitacin imprecisos,
incompletos
o
inadecuados.
Dir. Compras y 1. Desconocimiento del ARS respecto a las normas y 1. Estandarizar criterios de evaluacin jurdicos, 1. Mantener los controles adoptados, verificando su implementacin 1. Vo Bo y firma por parte de las personas
Contratacin especificaciones tcnicas a aplicar en el proceso financieros, tcnicos y econmicos que impidan mediante auditora internas.
que elaboran y aprueban los trminos de
segn el objeto a contratar.
el direccionamiento de los procesos.
referencia del proceso.
reas de la
2. Realizar mesas de trabajo entre la Direccin de Contratacin y
Empresa que 2. Inclusin del ARS de criterios de evaluacin o 2. Estandarizar los formatos de condiciones y Compras y las reas que originan los procesos para determinar criterios 2. Comunicaciones internas entre las reas
solicitan especificaciones tcnicas que pueden direccionar la trminos de la invitacin por tipo de invitacin y amplios de evaluacin.
(Lotus Notes - Oficios remisorios) a travs
procesos de adjudicacin del proceso.
tipo de contrato.
de las cuales se aclaran los trminos de
contratacin
3. Realizar talleres de contratacin dirigidos a las reas con el fin de referencia y las condiciones y trminos de
3. Inclusin de trminos de referencia como el plazo 3. Someter a discusin las condiciones y socializar los criterios y formatos estandarizados y realizar seguimiento a invitacin.
de ejecucin del contrato, el cual se establece sin trminos de la Invitacin preliminares "Pliegos la implementacin de los mismos.
considerar la complejidad del proyecto y factores en discusin" para procesos que por su
3. Formatos estandarizados de trminos de
externos.
complejidad lo amerite a travs de la pgina
referencia aprobados, divulgados e
web de contratacin"
implementados
3. Inclusin de condiciones confusas e incompletas en
los pliegos que pueden generar diversas
interpretaciones por parte de los proponentes.
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No
Riesgo Actual
(2009-2012)
Dependencia Causas
Interferencia de los Dir. Compras y 1. Filtracin de informacin reservada en la etapa de 1. Polticas adoptadas en la Direccin de 1. Brindar mayor seguridad al equipo evaluador para el control de las
ofertas
Contratacin y Compras tales como
proponentes en la Contratacin evaluacin del proceso de contratacin.
- No permitir la comunicacin verbal entre los
evaluacin de ofertas.
2. Posibles acuerdos entre los proponentes que evaluadores y los proponentes.
2. Adoptar medidas de seguridad para restringir el paso de personal no
participanen unproceso paramanipular la adjudicacin
autorizado a la Direccin de Contratacin y Compras.
2. Incluir en las condiciones y trminos de
de un contrato.
invitacin el sorteo para definir la formula a
VALIDAR CON LOS EVALUADORES
aplicar en la evaluacin econmica, sorteo que
se realiza en la fecha y hora fijadas para el cierre
del proceso.
36
No
Riesgo Actual
(2009-2012)
Dependencia Causas
Dir. Compras y 1. No se establece detalladamente el anlisis, 1. Las garantas a aplicar segn el tipo de 1. Mantener los controles adoptados, verificando su implementacin 1. Formatos de aprobacin de plizas
Amparar
revisados y aprobados.
inadecuadamente
la Contratacin evaluacin y distribucin de riesgos en los estudios contrato se establecieron a travs de Circular mediante auditora internas
previos.
emitida por la Gerencia General de la Empresa
ejecucin de un contrato
Direccin de
en el ao 2009.
2. La Direccin de Seguros de la Empresa debe ser el rea asesora en
Seguros
materia de garantas contractuales, para tal efecto se gestionara una
sesin de trabajo entre la Direccin de Contratacin y Compras, la
Direccin de Seguros y las reas que originan los procesos.
Incumplimiento
de Dir. Compras y 1. Aceptar solicitudes de aclaracin extemporneas, lo 1. Controlar los tiempos del proceso de 1. Estandarizar la planta de personal de la Direccin de Contratacin y 1. Informe de indicadores del Sistema de
tiempos de gestin de los Contratacin que contribuye en demoras en el proceso de contratacin a travs del indicador de Compras de acuerdo con el resultado obtenido del estudio de cargas de Gestin de la Calidad del proceso de
contratacin
"Cumplimiento de los tiempos del proceso" trabajo liderado por la Gerencia Corporativa de Gestin Humana y contratacin y compras
procesos
de
Administrativa.
contratacin y compras
2. Demora por parte de las reas en el envo de 2. Remitir las solicitudes de aclaracin del
2. Comunicaciones entre la Direccin de
respuestas a las solicitudes de aclaracin presentadas proceso va Lotus Notes a las reas de origen y 2. Implementar controles que aseguren el envo efectivo de los contratos Contratacin y Compras y las reas va lotus
por los posibles oferentes, estas respuestas en recibir respuesta a travs de este medio para al rea solicitante, verificando que toda solicitud de contratacin referentes a los procesos de contratacin.
ocasiones no son lo suficientemente claras o no estn eliminar el envo de oficios
modificacin tenga como respuesta el envo de la documentacin al rea
debidamente soportadas.
para iniciar los contratos, en forma oportuna.
3. Plan de contingencia para atender la alta
3. Establecer solicitudes de contratacin y de
demanda de solicitudes de contratacin.
3. Demora en las respuestas que deben enviar los condiciones y trminos de invitacin estndar 3. Efectuar la devolucin de procesos de las reas que no atiendan en
oferentes a las solicitudes de aclaracin formuladas para agilizar la revisin de los mismos.
forma oportuna las solicitudes de aclaracin de la Direccin
4. Formatos de solicitud de contratacin y de
por parte de los evaluadores o presentacin
condiciones y trminos de invitacin
incompleta de documentos por parte de los oferentes 4. Delegar la revisin de procesos en un 4. Establecer un indicador para el trmite de aprobacin de las plizas a actualizados.
profesional de la Direccin, cuando el volumen travs del cual se controle la entrega y aprobacin de los documentos
4. Receso en las labores de los funcionarios de la de trabajo lo amerite
necesarios para el inicio de la ejecucin de los contratos.
Direccin de Contratacin y Compras contratados a
labor o por prestacin de servicios; lo cual genera 5. Para atender la alta demanda de solicitudes
sobrecarga de trabajo en algunos funcionarios del rea de contratacin en el segundo semestre del ao
por asumir labores de otros puestos de trabajo
se defini un plan de contingencia consistente
en la contratacin de personal por prestacin de
5. Acumulacin de procesos a ser tramitados en el servicios profesionales.
segundo semestre del ao, por la no radicacin
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No
Riesgo Actual
(2009-2012)
Dependencia
Causas
1. La desactualizacin de los estudios puede generar: 1. El manual de contratacin de la Empresa 1. Capacitar a los interventores en el proceso de contratacin y en el de 1. Solicitud de modificacin aprobada por el
ampliaciones del plazo de ejecucin del contrato, establece como poltica que las adiciones interventoria, ilustrando los diferentes procedimientos y formatos Ordenador de Gasto y el interventor del
suspensiones del contrato no satisfaccin de las (modificaciones en valor al contrato) no podrn incluidos en los sistemas de calidad certificados.
contrato
necesidad que se requiere suplir con el objeto del superar el 50% del valor inicial del contrato
contrato
expresado este en SMMLV.
2. Efectuar la devolucin de las solicitudes de modificacin por parte de 2. Manual de contratacin vigente
la Direccin de Contratacin y Compras que presenten inconsistencias en
2. No se revisa detalladamente el contenido tcnico de 2. La solicitud de modificacin es revisada y su elaboracin o en sus soportes
Dir. Compras y los diseos antes de viabilizarlos.
aprobada por el interventor del contrato y el
Contratacin
Ordenador de Gasto del rea que origina esta 3. Ampliar la revisin de presupuesto a las adiciones en valor de
3. Debilidades en la planificacin del proceso de solicitud.
contratos superiores a 400 SMMLV. Esta accin requiere la aprobacin
contratacin y/o de la ejecucin del contrato por parte
de la Gerencia General y la modificacin del Manual de Contratacin
de las ARS
3. Se estn tramitando procesos de contratacin
que incluyen el diseo y la construccin de la
4. La responsabilidad en el proceso de contratacin y obra.
el proceso de interventora est fragmentada
reas
Modificaciones a los
contratos no soportadas Ejecutoras de
contratos
o inadecuadas.
(Interventores)
10
11
1. Todos los documentos contractuales no reposan en 1. Controlar la respuesta a los requerimientos 1. Mantener los controles adoptados, verificando su implementacin 1. Registros en el "Cuadro de seguimiento a
el archivo de la Direccin de Contratacin y Compras mediante "Cuadro de seguimiento a solicitudes" mediante auditora internas
solicitudes"
debido a que las reas no remiten oportunamente las y la medicin del indicador de "Oportunidad de
actas y documentos generados en la ejecucin de los solicitudes de informacin a Entes de Control" 2. Definir un procedimiento integrado para la "Atencin a Solicitudes de 2. Informe de indicadores del Sistema de
contratos.
Informacin y Entes de Control" con el propsito de mejorar la gestin Gestin de la Calidad del proceso de
2. Revisin de las respuestas a los por procesos entre la Oficina de Control Interno y Gestin, Asistencia de contratacin y compras
2. No existe un adecuado direccionamiento para la requerimientos de los Entes de Control partes Gerencia y la Direccin de Contratacin y Compras"
emisin de una respuesta a un requerimiento, estos interesadas por parte del Lder de Contratacin
pueden ser contestados por diferentes reas en forma y Compras, Gerente Jurdico y Asistencia de
contradictoria, debido a que la informacin contractual Gerencia
no se encuentra centralizada.
3. Creacin, aprobacin y divulgacin de la
Circular de la Gerencia General sobre la
obligacin del interventor en el envo de los
documentos de ejecucin contractual a la
Direccin de Contratacin y Compras
4. Migracin de la informacin contractual en el
sistema SAP, para facilitar su consulta y atender
requerimientos en forma gil
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No
Riesgo Actual
(2009-2012)
Perdida de
documentales
12
Dependencia
piezas Dir. Compras y 1. Falta de polticas al interior de la empresa para 1. La Direccin de Contratacin y Compras 1. Determinar a nivel de empresa la responsabilidad en la administracin 1. Registros en los formatos:
Contratacin definir la responsabilidad en la custodia de la estableci los siguientes controles:
de los archivos fsicos de la empresa
informacin; actualmente existen dos reas
3GD052501 Hoja de Control de Registros
Direccin de encargadas de esta funcin (Contratacin y Compras y - Control de registros correspondientes a los 2. Desarrollar el proyecto de digitalizacin de expedientes contractuales 3GD050504 Afuera de Ofertas
Servicios las reas) con polticas no unificadas
procesos de contratacin: cada funcionario de la bajo custodia de la Direccin de Contratacin y Compras
3GM10200508 "Cuadro de Cierre"
Administrativos
Direccin de Contratacin y Compras registra la
3GD052505 Afuera
2. Falta de concientizacin por parte de los entrega de documentos mediante los formatos 3. Implementar campaas publicitarias a travs de las cuales se
coordinadores de calidad, interventores y ordenadores establecidos para el control de registros, sensibilice a todo el personal de la Empresa sobre el cuidado de los
de pago en el manejo de documentos contractuales. ejemplo formato 3GD052501 Hoja de Control documentos a su cargo y se divulgue el "Reglamento del archivo"
de Registros.
3. Falta de controles en el prstamo de expedientes
4. Disear, implementar una base de datos a travs de la cual se controle
- Recepcin de ofertas: El Gestionador el prstamo de documentos
4. Poca capacidad en el archivo de la Direccin de Documental controla documentos en la
Contratacin y Compras para custodiar toda la recepcin de ofertas y cierre de la invitacin
informacin generada en la ejecucin del contrato.
(proceso GM1020 Invitacin abierta) utilizando
los formatos 3GD050504 Afuera de Ofertas y
3GM10200508 ""Cuadro de Cierre
13
Causas
39
40
para
los
formatos
del
proceso
de
Identificacin de riesgos
Objetivos
Hacer un inventario de todos los eventos potenciales, estn o no bajo el control de
la Entidad y que ponen en riesgo el logro de los Objetivos.
Identificar las causas y efectos de su ocurrencia.
Hacer la clasificacin de cada riesgo identificado, segn sean laborales, operativos,
financieros, legales, tecnolgicos y naturales/otros18.
Definicin
El Decreto 1599 de 2005 lo define como: Elemento de Control, que posibilita
conocer los eventos potenciales, estn o no bajo el control de la Entidad Pblica,
que ponen en riesgo el logro de su Misin, estableciendo los agentes
generadores19 o causas y los efectos de su ocurrencia.
Herramienta
Formato 3CG101001-01 Contempla 14 columnas con la siguiente informacin:
Item, Objetivo estratgico, Nivel, Macroproceso/proceso, Gerencia, Dependencia,
18
Gua de diligenciamiento para los formatos del proceso de administracin de riesgos. Procedimiento: Administracin de
Riesgos Empresariales.2008
19
dem pg.19
41
Cdigo del riesgo, Causas, Nombre del Riesgo, Descripcin del riesgo, Efectos,
Tipo de riesgo, Clasificacin del riesgo y Definir si el riesgo identificado es
estratgico o no (informacin que es relevante para identificar los riesgos
corporativos).
Tcnica
Trabajo en equipo con base sesiones de discusin tcnica con expertos en las
reas de inters. La recomendacin es que el Director design a un equipo de 3 o
ms funcionarios, donde uno de ellos ser el lder. Recordando que la informacin
consignada en los formatos ser producto del consenso.
Instrucciones especficas
Entre las herramientas existentes para la Identificacin de Riesgos, se recomienda
consultar las siguientes:
20
21
dem pg.19
dem pg.19
43
Gerencia Columna E
Dependencia Columna F
dem pg.19
dem pg.19
44
Riesgos Columna J
Corresponde al nombre del posible evento potencial este o no bajo el control
del responsable del proceso y que pone en riesgo el cumplimiento de sus
objetivos. Para facilitar esta labor, se recomienda revisar el Anexo B: Glosario
de riesgos.
Descripcin Columna K
Se refiere a las caractersticas generales o las formas en que se observa o
manifiesta el riesgo identificado.
Efectos Columna L
Son las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre
los objetivos de la entidad; generalmente, se dan sobre
las personas o los bienes materiales o inmateriales con
incidencias importantes tales como: daos fsicos y
fallecimientos, sanciones, prdidas econmicas, de
informacin, de bienes, de imagen, de credibilidad y de
confianza, interrupcin del servicio y dao ambiental.
Para el caso del Acueducto, la metodologa contempla
tres categoras a saber: Imagen, Econmicos y
Operacional.
Un riesgo puede tener ms de un efecto, luego se debe seleccionar los efectos
que se consideren aplican a cada riesgo identificado. En el formato se deben
ubicar los efectos de mayor a menor, segn su grado de importancia.
45
Definiciones:
Imagen: Debido a la materializacin del riesgo, se podra afectar la
credibilidad y buen nombre de la Entidad.
Econmicos: Debido a la materializacin del riesgo, se podra generar
prdidas que afectan los resultados de la gestin financiera, ya sea a
travs de mayores costos en sus operaciones, reduccin de sus ingresos o
mala inversin en sus excedentes financieros.
24
dem pg.19
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Riesgo legal: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los
requisitos legales, contractuales, de tica pblica y en general con sus compromisos
ante la comunidad.
25
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dem pg.19
dem pg.19
47
Herramienta
48
Tcnica
Trabajo en equipo con base en sesiones de discusin tcnica con expertos en las
reas de inters. Recordando que la informacin consignada en los formatos ser
producto del consenso.
Descripcin del formato
27
su
dem pg.19
49
Dependencia Columna D
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Cdigo del Riesgo Columna E
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Riesgo Columna F
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Anlisis de las variables impacto y probabilidad de ocurrencia en un
escenario sin controles:
Impacto sin control Columnas G, H, I
El impacto se define como el efecto que puede tener el riesgo en el momento
de presentarse. Para la calificacin del impacto, la metodologa establece una
escala con niveles que van de insignificante a catastrfico en la medida en que
mayor sea su repercusin sobre el rea o proceso afectado en el momento en
que el riesgo se materializa. Para su calificacin se determin una escala que
va de 4 a 20, siendo 4 insignificante y 20 catastrfico. Ver cuadro No. 128.
Para ubicar un riesgo en un determinado nivel se adoptaron tres criterios:
imagen Institucional, econmico y operacional, los cuales corresponden a los
mismos efectos explicados en el tem A, columna L.
Regla para calificar el impacto:
Para calificar el impacto de cada riesgo es necesario tener en cuenta los
efectos registrados en la etapa de identificacin y los criterios establecidos en
el cuadro No. 1. En el caso de existir varios efectos y cada uno presenta un
nivel diferente, entonces se recomienda adoptar el efecto que mayor
importancia tenga para asignarle el valor segn escala (4 a 20).
De acuerdo al anlisis que el equipo de trabajo realice a cada Riesgo, se
puede determinar si ste presenta los tres efectos, dos o uno solo.
Cuadro No. 1
Criterios de calificacin del impacto
28
dem pg.19
50
29
30
dem pg.19
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51
Para la calificacin de la variable impacto con control, se debe tener en cuenta los
resultados generados en la hoja de trabajo Calificacin controles. Estos resultados
deben ser analizados en su conjunto para cada riesgo y luego determinar si con su
aplicacin generan una reduccin en el impacto o no.
Cabe la pena recalcar que los controles que se analizan para determinar la reduccin
en el impacto son los catalogados como de PROTECCION y los CORRECTIVOS
nicamente, los de prevencin y deteccin actan solo para la variable de probabilidad
de ocurrencia.
Tcnica
Trabajo en equipo con base en sesiones de discusin tcnica con expertos en las
reas de inters. Recordando que la informacin consignada en los formatos ser
producto del consenso.
Descripcin del formato
A continuacin se describen cada uno de los campos definidos para la calificacin
de los controles.
tem Columna A
Consecutivo numrico
Macroproceso / Proceso Columna B
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Gerencia Columna C
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Dependencia Columna D
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
31
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53
diligenciamiento es automtico.
Cdigo del riesgo Columna E
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Riesgo Columna F
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico32.
Descripcin del control Columna H
El control se define como: toda medida diseada para detectar y/o reducir un
riesgo. En esta definicin se utilizan tres conceptos claves: el control como
medida, la necesidad de detectar el riesgo y la necesidad de reducirlo. La
definicin de control como medida permite incluir diferentes mecanismos, que
pueden ir desde la dotacin de un arma a un celador hasta el entrenamiento
en un puesto de trabajo, pasando por la definicin de procedimientos, el
desarrollo de planes de emergencia, la instalacin de una reja de seguridad,
la supervisin de una tarea, etc.33
Teniendo claro el concepto de control, se procede a describir de una forma
breve los controles que existen para mitigar cada uno de los riesgos
identificados. Para los casos donde se presentan ms de seis controles por
riesgo identificado, se sugiere insertar ms filas, teniendo cuidado con los
hipervnculos predeterminados.
Tipo de control Columnas I, J, K, L
dem pg.19
dem pg.19 Administracin de riesgos: Un enfoque empresarial. Rub Consuelo Meja.
54
34
36
55
Cuadro No. 4
Cuadro No. 6
37
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56
Registro Columnas M
Para facilitar el ejercicio de Autocontrol o del que
realiza el Auditor al interior de cada proceso, es
importante identificar de una manera clara y precisa
el nombre y cdigo del registro que se tiene y con el
cual se proporcionar la evidencia de que existe y
se aplica el control para mitigar el riesgo. Ejemplos
de ello, son los formatos diligenciados, actas e
informes de gestin. Recordando que estos
registros deben permanecer legibles, fcilmente
identificables y recuperables, de acuerdo a los
parmetros establecidos en el Sistema de Gestin
de la Calidad.
Calificacin del control. Valor - Columna N
Una vez el equipo de trabajo ha identificado,
descrito y determinado el tipo de control existente
para cada riesgo, el paso siguiente es hacer su
calificacin, para lo cual la metodologa contempla
cuatro niveles que son: nulo (1), bajo (2), medio (3)
y alto (4). En el cuadro No. 6 se hace la descripcin
de cada uno.
Cuadro No. 7
Criterios de calificacin de los controles
Nivel Columna O
No diligenciar. Su descripcin se genera de maneja automtica una vez se
asigna el valor a cada control.
Datos del equipo de trabajo
En la ltima parte del formato hay un espacio destinado para consignar los
nombres y cargos de las personas que participaran en la etapa de anlisis
y validacin del riesgo. Al igual, que el nombre y fecha de quien
consolidar la informacin y dar el visto bueno a la informacin
57
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58
Matriz de severidad.
Grafico No. 1
Ponderacin Columna R
Para construir el ndice de Riesgos Corporativo
que alimentar el Tablero de Control de Riesgos, es
necesario determinar un ponderador para cada
riesgo identificado, valor que va de 1%(0.01) a
100%(1).
40
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60
Objetivos
Definir las medidas de tratamiento a seguir de acuerdo al nivel de riesgo con
controles obtenida en la etapa de anlisis y valoracin.
Elaborar por cada Direccin el Plan de Administracin de Riesgos, estableciendo
las acciones a seguir para la mitigacin, los indicadores, metas, responsables,
fechas y el costeo.
2.
Definiciones
El Decreto 1599 de 2005 la define como Elemento de Control, que permite estructurar
criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de sus riesgos
y sus efectos al interior de la Entidad Pblica41.
3.
Herramienta
41
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61
Tcnica
Trabajo en equipo con base en sesiones de discusin tcnica con expertos en las
reas de inters. Recordando que la informacin consignada en los formatos ser
producto del consenso.
Descripcin del formato
A continuacin se describen cada uno de los campos contenidos en el formato
3CG101004-01, para las Polticas y planes de Administracin de Riesgos. Hoja de
trabajo: formato polticas y planes42.
6.1.4 Mapa de riesgos:
tem Columna A
Consecutivo numrico
Macroproceso / Proceso Columna B
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Gerencia Columna C
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Dependencia Columna D
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Cdigo del Riesgo Columna E
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Riesgo Columna F
No diligenciar. Como producto del formato de identificacin de riesgos su
diligenciamiento es automtico.
Nivel de riesgo con control (NRCC) Columna G
No diligenciar. Como producto del formato de anlisis y valoracin su
diligenciamiento es automtico.
42
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62
Evaluacin Columna H
No diligenciar. Como producto del formato de anlisis y valoracin su
diligenciamiento es automtico.
Medidas de tratamiento Columna I
De acuerdo a la calificacin del riesgo, la evaluacin y
finalmente su ubicacin en la matriz de severidad, se
determina la medida de tratamiento a seguir. La
metodologa establece cinco medidas que son: Evitar
el riesgo (E), Prevenir el riesgo (Pr), Proteger el riesgo
(Pt), Compartir el riesgo (C) y Asumir el riesgo (A), las
cuales se explican a continuacin y se visualizan en el
grafico No. 243.
Grfico No. 2
Ocurrencia
Alto
4
Medio
3
|
Bajo
2
Muy bajo
1
4
Insignificante
8
Menor
12
Moderado
Impacto
16
Severo
20
Catastrfico
Medidas de tratamiento
Evitar el riesgo (E). Es siempre la primera alternativa a considerar, se
logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales
por mejoramiento, rediseo o eliminacin, resultado de unos adecuados
controles y acciones emprendidas. Un ejemplo de esto puede ser el
desarrollo tecnolgico.
Prevenir el riesgo (Pr). La prevencin trabaja con la anticipacin, es
decir, para prevenir hay que entrever los eventos que puedan suceder en
el futuro y posteriormente establecer polticas, normas, controles y
procedimientos que conduzcan a que el evento no ocurra o disminuya su
probabilidad. Entre las acciones para reducir o controlar la ocurrencia se
43
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63
tienen44:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
Programas de entrenamiento
Inspeccin y procesos de control
Inversin en informacin
Diversificacin
Distribucin de funciones
Auditoria y programas de verificacin de cumplimiento
Condiciones contractuales
Revisin formal de requisitos, especificaciones, diseo,
ingeniera y operaciones
Inversiones y gestin de portafolio
Gestin de proyectos
Mantenimiento preventivo
Aseguramiento de la calidad, gestin y normalizacin
Investigacin y desarrollo, desarrollo tecnolgico
Supervisin
Ensayos
Tcnicas de control
Medicina preventiva
Polticas de seguridad
dem pg.19 .Norma tcnica colombiana NTC 5254: Gestin de Riesgos. Pg. 32
dem pg.19
64
Cuadro No. 9
Lineamientos para el tratamiento de los riesgos
Nota importante:
En la hoja de trabajo denominada Matriz de severidad se puede observar los
resultados de las calificaciones de los riesgos (impacto * probabilidad de
ocurrencia) de manera grfica, en sus dos escenarios, antes y despus de
controles. La matriz se alimenta de manera automtica, una vez se tiene la
informacin de la calificacin de los riesgos.
6.1.5 Plan de administracin de riesgos:
Acciones de control Columna K
Es la descripcin concreta de la accin de control que se va ha llevar a cabo,
para reducir la severidad del riesgo, especialmente si en la evaluacin se tiene
un riesgo Inaceptable e importante. En los dems casos no exime al equipo de
trabajo en pensar en acciones de mejoramiento de los controles.
65
Responsable Columna L
Es el nombre de las personas encargadas de liderar y adelantar las acciones
propuestas.
Costo de las acciones de control (expresados en pesos) Columna M
Determinar para cada riesgo, el costo total en que incurrir la Direccin para la
ejecucin del nuevo control o controles. Valor que debe estar expresado en
pesos.
Si bien en el formato de polticas y plan de administracin de riesgos se
consigna el valor total del costeo de cada accin de control, en el formato
anexo, se registrar el detalle de dicho costeo. Informacin que ser de gran
utilidad para efectos de anlisis y posterior toma de decisiones46.
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47
48
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67
CONSIDERACIONES
68
CONCLUSION
Es por ello que esta Matriz de Riesgo va a servir de base para generar las acciones
preventivas, acciones correctivas y oportunidades de mejora que tengan lugar los
riesgos identificados en el Sistema de Gestin de Calidad.
Se espera que esta Matriz sea incorporada en la prctica gerencial de la Direccin
de Contratacin y Compras, como una poltica de gestin y de control por parte de
todos los funcionarios que participamos en el proceso de Adquisicin de Bienes y
Servicios y que cuente con el respaldo de las dems personas que conforman la
familia Acueducto, tarea que se facilitara con la implementacin de la Matriz aqu
presentada, lo cual permite establecer mecanismo para identificar, analizar, valorar,
y administrar los riesgos a los que constantemente la EAAB- ESP y la Direccin de
Contratacin y Compras est expuesta y poder de esta manera fortalecer el
Sistema de Gestin de la Calidad para lograr el ms alto grado de eficacia y
eficiencia institucional.
Por ltimo cabe destacar que a propsito personal este trabajo contribuy a mi
realizacin y culminacin de la etapa profesional, dejndome una gran experiencia
de trabajo e investigacin concerniente a todo el Tema de Calidad y
consolidndome como Administradora Publica para ejercer este rol en cualquier
circunstancia y tiempo, no obstante el tema de riesgos en la Direccin de
Contratacin y Compras ha sido de gran agrado manejarlo y por ende doy gracias
no solo a mis asesores del trabajo de grado, sino a la Empresa de Acueducto que
ha sido mi verdadera enseanza.
70
ANEXO.1
MATRIZ DOFA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS EN LA DIRECCION DE CONTRATACION Y COMPRAS
DEBILIDADES
FORTEZAS
Control y seguimiento a los tiempos de ejecucin
de los procesos y plan de Contratacin de la
Empresa a travs de la Herramienta SAP
Estandarizacin de precios unitarios para la
elaboracin de presupuestos oficiales en
contratos de Obra Civil a Ejecutar por la
2
Empresa, mediante el la implementacin del
Sistema de Avalu de Infraestructura (SAI) en
SAP
1
ACCIONES ESTRATEGICAS I
OPORTUNIDADES
ACCIONES ESTRATEGICAS II
71
AMENAZAS
72
12
13
73
BIBLIOGRAFIA
CONTROL
INTERNO.
Departamento
74