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Apresentao ..........................................................................................................................
03
II
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III
06
06
1.1 Objetivo......................................................................................................
1.2 Responsabilidade
06
1.3 Insumos
06
07
1.5 Orientaes
09
09
10
11
2.2 Responsabilidade
13
2.3 Insumos
13
16
2.5 Orientaes
16
IV
17
17
17
17
18
18
15
18
18
24
2.2 Responsabilidade
26
2.3 Insumos
28
31
2.5 Orientaes
2.5.1 Reunio de abertura
2.5.2 Entrevista com o principal executivo e seu corpo decisrio maior
2.6 Reunies intermedirias entre a Banca de Examinadores
2.7 Ao encerramento da visita:
2.8 Recomendaes aos Examinadores
3. Elaborao do Relatrio de Avaliao da Gesto
3.1 Objetivo
3.2 Responsabilidade
3.3 Insumos
3.4 Produto Esperado
3.5 Atividades do Examinador Snior
3.6 Atividades do Examinador
3.7 Atividades do Examinador Relator
3.8 Observaes
31
Apresentao
O objetivo do presente documento orientar os membros da Banca Examinadora do
Prmio Nacional da Gesto Pblica PQGF, ciclo 2005.
Os membros da Banca Examinadora devem us-lo como ferramenta instrucional e de
apoio a todas as atividades a serem desenvolvidas durante o processo de avaliao das
Candidatas. Ele apresenta a descrio de todas as etapas e os procedimentos para a
execuo da avaliao, e exemplos para auxiliar a boa compreenso das exigncias do
instrumento. Nele voc encontrar o cronograma das atividades previstas, bem como as
responsabilidades atribudas a cada um dos atores que atuam em todo o processo.
Alm das Orientaes, o Examinador dever proceder atenta leitura do documento
Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica, editado pela Direo do Programa
Nacional de Gesto Pblica Desburocratizao - GESPBLICA.
A Gerncia do Prmio Nacional da Gesto Pblica agradece a todos que enviaram
sugestes de melhoria, e em particular aos membros do Comit Conceitual e de Processo
e do Comit de Educao, Capacitao e Desenvolvimento do Prmio Nacional da
Gesto Pblica que participaram ativamente da reviso do documento.
Examinador
Designado para atuar nas etapas II e III
EXS
Examinador Snior
Designado para atuar nas etapas II, III e IV
IA
OM
PF
Ponto Forte
PQSP
PV
Ponto de Verificao
Questo pontual a ser observada em visita s instalaes decorrentes dos
TPVs. So gerados nas etapas I e II.
RA
RG
TPV
Alnea
Banca
Examinadora do PQGF
Compem-se de Examinadores Sniores e Examinadores
Critrio
Etapa 0
Etapa I
Etapa II
Etapa III
Etapa IV
Software
Relatrio da Gesto;
Software Sideral;
pontuao global.
1.5 Orientaes
1.5.1 Anlise do Relatrio da Gesto da Candidata
O candidato a examinador recebe da Gerncia do PQGF sua designao para a Banca
acompanhada do Relatrio da Gesto - RG a ser analisado lacrado num envelope. Se
houver conflito de interesse ele deve devolver imediatamente todo o material para a
Gerncia do PQGF, informado o fato pelo telefone. A Declarao de Voluntariado e o
Termo de Recebimento do Relatrio da Gesto pelos Examinadores devem ser
assinados e enviados pelo Fax Gerncia do PQGF.
O examinador deve ler todo o RG com muita ateno ressaltando os pontos importantes
1.5. 2 Diretrizes (orientaes especficas)
nenhuma experincia vivenciada com a candidata deve influenciar a anlise. Caso haja
algum tipo de conflito de interesse, que possa impactar a imparcialidade da anlise, o
Examinador deve comunicar imediatamente Gerncia do PQGF;
a anlise do Relatrio da Gesto realizada individualmente, sem contato entre os
Examinadores, inclusive com o Examinador Snior;
ter sempre em mente que mesmo o Relatrio da Gesto sendo dividido por Critrios, o
Examinador deve enxergar a candidata como um todo (sinergia) para elaborar a anlise
individual;
sempre tendo em mente o perfil da candidata, iniciar a anlise efetuando a leitura de todo
o Relatrio da Gesto, assinalando os aspectos considerados relevantes;
o Examinador deve ter em mente os propsitos globais de cada Critrio;
todas as informaes contidas no Relatrio da Gesto devem ser verificadas quanto
sua consistncia, ou seja, necessrio que o Examinador esteja atento ao cruzamento
das informaes contidas dentro do relato de cada um dos Critrios;
instalar o software Sideral conforme instrues especficas da pgina _____ para dar
incio ao registro de sua avaliao
registrar os comentrios conforme a extenso das exigncias de cada item do
Instrumento de Avaliao e do relato do RG da candidata. Escolher a sinalizao e o fator
de pontuao. Opcionalmente, marcar o comentrio para Verificao em Visita (VV)
(Sideral/Etapa I/Examinador (EX)/2 -Produo de Comentrios e Pontuao Individual do
REX)
enviar, aps a conferncia do seu trabalho, ao Examinador Snior o Relatrio de
Avaliao Individual at o prazo para concluso da avaliao individual; (Sideral/Etapa
I/Examinador (EX)/3 -Gravao de dados para EXSR agregar REXs)
A definio dos comentrios de Pontos Fortes e Oportunidades para Melhoria deve ser
feita a cada alnea (ex: 1.1a, 1.1b, 1.1c,...). Para tanto, existem algumas consideraes
importantes para orientarem a formulao de comentrios:
Deve ser observado ainda na redao dos comentrios
comentar cada item utilizando a linguagem da Candidata, sem referncia desnecessria
ao Relatrio da Gesto ou Candidata, Empresa ou Organizao;
registrar de 04 (quatro) a 10 (dez) comentrios por item de Mtodo e Aplicao, contendo
as observaes mais importantes para a Candidata, relativos aos pontos fortes e s
oportunidades para melhoria;
inspirar-se no Perfil da Organizao para determinar os Pontos Fortes e Oportunidades
para Melhoria, tendo em conta que uma prtica de gesto, ou mesmo um resultado, que
comum para uma categoria de organizao, pode ser surpreendente para outra.
os comentrios devem ser teis e relevantes para a realimentao da Candidata quanto
sua gesto. Frases sem contedo ou simples repeties de frases contidas nos
Critrios devero ser desconsideradas;
escrever os comentrios, de forma concisa e clara, utilizando sucesso de perodos no
extensos, com a devida correo lingstica e gramatical (concordncia, regncia, crase,
pontuao, ortografia, etc); utilizar frases com sujeito e predicado em ordem direta;
b) Itens de Resultado
Para item de resultado, comentar o nvel de desempenho e a tendncia, verificando o
relacionamento do resultado com as prticas de gesto apresentadas nos itens de
mtodo/ aplicao.
Descrever de forma resumida o resultado alcanado, comentando os nveis de
desempenho superiores aos referenciais comparativos adequados e/ou tendncias
favorveis.
No comentar explicaes dos resultados por serem apenas subsdios para facilitar a
avaliao por parte do Examinador.
Reconhecimentos externos e premiaes recebidas pela Organizao podem ser
comentadas, desde que relevantes. Verifique com as informaes do Perfil da Candidata.
b.1) Deve-se atribuir sinalizao (+)
Resultados relevantes com tendncias favorveis, ainda que com nveis de desempenho
inferiores aos referenciais comparativos adequados ou sem comparaes.
Resultados relevantes com nveis de desempenho superiores ou equivalentes aos
referenciais comparativos adequados, ainda que no apresentem tendncias ou
apresentem tendncias adversas.
Exemplo:
(7.1 A) Os resultados do indicador - Clientes Externos Atendidos (Fig. 7.1-11), apresentam
tendncia favorvel no perodo considerado (1998 - 2004). (Relevncia, Tendncia)
b.2) Deve-se atribuir sinalizao (++)
Resultados relevantes com tendncias favorveis e com nveis de desempenho
superiores ou equivalentes aos referenciais comparativos adequados.
Exemplo:
(7.1 A) Os resultados do indicador - Fidelidade de Grandes Clientes (Fig. 7.1-10),
apresentam tendncia favorvel no perodo considerado (1998 - 2004), e nvel de
desempenho equivalente ao referencial comparativo pertinente, situando-se em 100% nas
trs ultimas medies. (Relevncia, Desempenho, Tendncia)
No comentar explicaes dos resultados, por serem apenas subsdios para facilitar a
avaliao por parte do Examinador.
b.1) Deve-se atribuir sinalizao ()
situao 1- Resultados relevantes com nveis de desempenho inferiores aos referenciais
comparativos adequados ou sem comparaes, ainda que com tendncias favorveis.
deve-se ter cuidados para no elaborar perodos muito curtos (telegrficos) ou muito
extensos.
2. Anlise de Consenso
2.1 Objetivo
O objetivo desta etapa a elaborao do Relatrio de Avaliao do Consenso de modo a
fornecer aos membros da Banca de Juizes elementos para a seleo de candidatas que
devem ser visitadas. As candidatas no habilitadas para a Etapa II - Visita s Instalaes,
recebero os Relatrio de Avaliao do Consenso.
2.2 Responsabilidade
Examinador Snior e Examinadores
2.3 Insumos
Relatrio da Gesto;
Software SIDERAL;
pontuao global.
Relatrio da reunio
apresentar aos demais Examinadores suas concluses que devero ser discutidas e
definidas por consenso pelo grupo de Examinadores.
consolidar as 5 melhores prticas escolhidas por consenso.
receber o Relatrio de Avaliao completo aps a reunio de consenso (Sideral/Etapa
I/Examinador (EX)/11 -Recebimento de RA completo do EXSR ou EXRL)
2.8 Atividades do Examinador Relator
as atividades so as mesmas do Examinador descritas acima
registrar, juntamente com o Examinador Snior as Pontuaes Individuais revistas,
Relato da reunio de consenso, Concluses por Critrio e Concluso Geral (Sideral/Etapa
I/Examinador Relator (EXRL)/11 -Registro de Pontuao e Discusso de Consenso)
integrar, conforme orientaes do Examinador Snior, os dados de consenso e produzir o
Relatrio de Avaliao de Consenso e enviar para o Examinador Snior (Sideral/Etapa
I/Examinador Relator (EXRL)/12 -Gravao de dados para EXSR integrar dados do
Consenso)
receber os dados do Examinador Snior para elaborao do Relatrio de Avaliao de
Consenso (Sideral/Etapa I/Examinador Relator (EXRL)/13 -Recebimento de dados do
EXSR para produo de RA)
integrar os dados de consenso, produzir o Relatrio de Avaliao de Consenso, conforme
orientao do Examinador Snior (EXRL)/14 -Produo de RA)
enviar para o Examinador Snior (Sideral/Etapa I/Examinador Relator (EXRL)/15
-Gravao de dados para EXSR integrar RA)
receber o Relatrio de Avaliao completo (Sideral/Etapa I/Examinador Relator (EXRL)/16
-Recebimento de RA completo do EXSR)
2.9 Diretrizes para a Reunio de Consenso
A preocupao principal na conduo da reunio de consenso deve ser a pontuao de
consenso. A discusso para obteno do consenso obrigatria e deve ser relatada
para os itens com amplitude, entre a maior e a menor pontuao dos Examinadores,
acima de 20 pontos percentuais e para itens com pontuaes de Examinadores em faixas
de pontuao diferentes.
O Examinador Snior inicia a reunio de consenso solicitando que cada examinador se
pronuncie quanto eventuais reconsideraes sobre pontuaes individuais e as razes
para isto. Estas pontuaes pr-consenso sero registradas pelo examinador snior no
Sideral.
Como o processo de discusso para obteno de consenso pode se tornar desgastante e
cansativo. Deve ser comeado pelos itens de maior disparidade de pontuao.
Recomenda-se que a reunio de consenso seja feita em at 8 horas. O Examinador
Snior deve indicar um Examinador Relator para auxili-lo na redao final e reviso do
Relatrio da Avaliao de Consenso.
O Examinador Snior consolidar os registros do consenso no Sideral.
Relatrio da Gesto;
Software;
Stio do PQSP
Examinador Snior;
Examinadores;
2.3 Insumos
Cronograma da Visita;
Relatrio da Gesto;
Software;
2.5 Orientaes
2.5.1 Reunio de abertura
O grupo de visita deve ser recebido pelo representante da Candidata e encaminhado
para uma sala, onde se dar a reunio de abertura. A presena do dirigente responsvel
e do corpo gerencial muito importante. Caso possvel, os responsveis pelas reas a
serem visitadas, tambm, devem estar presentes.
Durante a reunio de abertura , devero ser seguidos os seguintes passos, pelo
Examinador Snior:
abrir a reunio e apresentar a equipe de Examinadores. Solicitar a apresentao
dos membros da Candidata presentes;
informar o objetivo da visita, que nica e exclusivamente para esclarecer pontos
duvidosos para acrescentar maior veracidade e preciso ao processo de
avaliao;
confirmar o Cronograma da Visita , sem entrar em detalhes dos assuntos a serem
analisados ou esclarecidos.
parabenizar, em nome da Coordenao Executiva do PQGF e dos membros da
banca, a candidata por ter chegado a fase de visita;
agradecer pelo esforo da candidata em viabilizar o deslocamento dos membros
da banca at a cidade e terem acolhido os membros em local adequado para a
conduo dos trabalhos;
dar abertura aos membros da banca para que se apresentem pessoalmente;
dar abertura para que o principal executivo da candidata, ou algum em sua
representao, possa falar o que achar conveniente que seja dito, cabendo a
banca esperar e escutar detalhadamente o que estes tem a dizer;
Encerrar a reunio de abertura desejando um bom trabalho e uma boa visita a todos e
enfatizar a inteno de cumprir o Cronograma da Visita da maneira mais rigorosa quanto
possvel.
2.5.2 Entrevista com o principal executivo e seu corpo decisrio maior
A primeira atividade deve ser a entrevista com o principal executivo da candidata
juntamente com seu corpo decisrio mais prximo, que tem como objetivo esgotar as
perguntas a serem dirigidas ao mesmo.
recomendado que o Examinador Snior lidere esta entrevista mas que tambm d
oportunidade para que todos possam fazer suas indagaes a partir daquilo que foi
planejado atravs dos PVs.
durante as conversaes;
O Examinador no pode demonstrar falta de interesse nas respostas que ouve, mas sim
tentar entender as respostas do entrevistado. preciso estar atento s respostas para
conduzir a visita ao que se deseja. Quem conduz o dilogo o Examinador, porm devese procurar comunicar o essencial e na linguagem da Candidata.
Na visita, entra-se em contato com vrios representantes da Candidata: o dirigente
responsvel, diretores, gerentes e auxiliares. Isto envolve diferentes contextos scioculturais e o sucesso da visita depende fortemente do grau de empatia (saber se colocar
no lugar do outro) com que o Examinador realiza as entrevistas. Use a linguagem
adequada pessoa que est sendo entrevistada!
Os Examinadores devem buscar respostas e no apenas fazer perguntas. preciso
selecionar as informaes que se deseja e que, muitas vezes, o entrevistado tem
dificuldade em perceber como prticas de gesto ou como resultados importantes, que
no foram descritos no Relatrio da Gesto. Sempre que possvel, solicite as respostas
com exemplos concretos da organizao, grficos e documentos comprobatrios. Devese ter em mente que uma visita no uma auditoria!
Evitar a emisso de parecer a qualquer pessoa entrevistada, sobre as observaes
colhidas na visita, seja sobre a pontuao, seja sobre o desempenho da Candidata; essas
informaes sero enviadas aos Juzes ao trmino da visita.
Quando um ponto j tiver sido esclarecido, deve-se interromper o entrevistado com
educao e cortesia. Qualquer assdio deve ser educadamente contornado, evitando
3.2 Responsabilidade
Examinador Snior;
Examinadores;
3.3 Insumos
Cronograma da Visita;
3.8 Observaes:
Ao trmino da visita, o Examinador Snior encaminha Gerncia do PQGF:
o Relatrio de Avaliao da Gesto (sideral) e as Recomendaes aos Juzes (formulrio
10) e a Justificativa de Alterao de Pontuao aps a Visita caso tenha ocorrido (faz
parte do mesmo documento),;