LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN

DE DOCUMENTOS

A.

Estructuracin de documentos

B.

Estandarizacin para la elaboracin de documentos.

C.

Partes del Sistema Tcnico y de Gestin.

D.

Elaboracin de procedimientos.

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Bibliografa

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Glosario

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MAPA CONCEPTUAL

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INTRODUCCIN
Los laboratorios de prueba o ensayo interesados en obtener un
reconocimiento como -organismos de evaluacin de la conformidaddeben evidenciar el desarrollo de acciones encaminadas a la
implementacin de un sistema tcnico y de gestin; para ello, deben
documentar los procesos necesarios de conformidad con su naturaleza y
con los requisitos normativos establecidos por ISO/IEC 17025.
De igual manera, se debe tener claridad sobre la estructura documental
necesaria (y su jerarqua), para el desempeo de las actividades en el
laboratorio: manual de calidad, norma fundamental y manual de
procedimientos, entre otros. En tal sentido, la informacin suministrada
por el personal ser de utilidad para la organizacin de la documentacin
del laboratorio de ensayos.
Por ltimo, se hace necesaria la asignacin de un responsable para
garantizar la implementacin y control de los documentos en el
laboratorio.

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Lineamientos para la elaboracin de documentos

A.

Estructuracin de documentos

La estructura documental requerida para la implementacin de un sistema

tcnico y de gestin en laboratorios de ensayo, debe establecerse con
base en directrices de la direccin, y requisitos normativos aplicables.
Una de las metodologas ms utilizadas para la estructuracin de los
documentos en laboratorios de ensayo, consiste en el diseo de pirmides
con niveles que especifican la jerarqua y tipo de documentos a elaborar.
La siguiente figura muestra a manera de ejemplo, un esquema de
estructura piramidal de documentacin en un laboratorio de
ensayo o calibracin:

En un sistema tcnico y de gestin, la documentacin es lo ms visible; en

general, se expresa por niveles, de los cules el nivel que contiene el
manual de procesos y procedimientos del laboratorio, se constituye en el
ms crtico.

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B.

Estandarizacin para la elaboracin de documentos:

La estandarizacin consiste en disear y establecer un documento de

referencia norma fundamental para la elaboracin de los documentos que
se requieren en la implementacin del sistema de gestin tcnica y de
calidad del laboratorio. Dicho documento debe contener como mnimo:
1.
2.
3.
4.

Objetivo
Alcance
Definiciones
Estructura general de la documentacin: en este apartado se explica
brevemente la jerarqua de la documentacin.

5.

Secuencia de pasos para la elaboracin de cada tipo de documento

y su contenido:

a.

Encabezado de los documentos del sistema tcnico y de gestin:

logotipo, nombre del documento, cdigo de identificacin, versin, y
fecha de aprobacin, entre otros.
Pie de pgina: de ser necesario, se debe explicar que informacin
debe ir en el pie de pgina; por ejemplo, control de documentos con
sellos, o referencias bibliogrficas.
Texto: forma de redaccin, tipo y tamao de la fuente a utilizar en
documento y en pie de pgina, espacios, ttulos, codificacin,
mrgenes (conviene hacer un grfico).

b.
c.

Encabezado

Contenido
pie de pgina
Hacer un grfico de una hoja con mrgenes similar al del dibujo

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Lineamientos para la elaboracin de documentos

d.
Control de revisin y aprobacin: indicado al final del documento,
mediante un cuadro que contiene los nombres y cargos de las personas
que lo elaboraron, revisaron y aprobaron. De igual manera, las
modificaciones que se hagan al documento deben quedar registradas en
un cuadro.
e.
Contenido mnimo del documento: de acuerdo con la naturaleza del
laboratorio y el grado de jerarqua establecido, se debe especificar la
informacin mnima que debe contener cada tipo de documento. Se
sugiere elaborar una matriz con esta informacin:

6.
Sistema de codificacin: es el utilizado por el laboratorio; se
recomienda que sea claro y sencillo, es decir, que no genere confusin en
las personas que utilicen la documentacin. Como sugerencia, se pueden
utilizar las iniciales de cada tipo de documento para codificarlos, por
ejemplo:
P:
Pr:
I:
F:

Proceso
Procedimiento
Instructivo
Formato

Despus de cada letra seguir un nmero que obedece a un consecutivo.

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Lineamientos para la elaboracin de documentos

7.
Tipo de documentos: de acuerdo con la naturaleza del laboratorio de
ensayo se establecern los documentos tipo; a continuacin se presenta
un ejemplo de estructura documental:
a.
Manual de calidad
b.
Manual de procesos y procedimientos: procesos, procedimientos,
instructivos y formatos generados.
8.
Pasos para emitir un documento: siempre que se genere la
necesidad de crear un documento, se recomienda evaluar la pertinencia de
ste; para ello, se debe tener una lista de chequeo previa con el fin de
llevar a cabo un diagnstico. Una vez realizado, se debe verificar la
viabilidad de emisin del nuevo documento y establecer su jerarqua
dentro del sistema tcnico y de gestin; por ltimo, se asignan los
responsables y los recursos necesarios para su ejecucin.

Principios para la elaboracin de un documento:

Redaccin: se deben usar palabras y frases simples, y estructuras

sencillas, evitar oraciones o frases complejas que confundan a las
personas encargadas de la elaboracin de documentos; para ello, se
recomienda utilizar un lenguaje cotidiano, sin que esto signifique olvidar
conceptos tcnicos que hacen parte del da a da en el laboratorio.

Presentacin: el documento se debe organizar de manera

estructurada, siguiendo pautas de calidad establecidas por el
laboratorio y la norma fundamental, como documento de referencia
para su elaboracin.

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Lineamientos para la elaboracin de documentos

Contenido: debe ir de acuerdo con las pautas establecidas para la

elaboracin de documentos.

Codificacin: todos los documentos del sistema tcnico y de

gestin, deben estar codificados con base en la jerarqua establecida
por el laboratorio.
C.

Partes del Sistema tcnico y de gestin:

Para implementar la documentacin en un laboratorio de ensayos, se

debe considerar el manual de calidad, el manual de procesos y
procedimientos, y dems documentos requeridos.
1.

Manual de calidad:

Este documento que describe el sistema tcnico y de gestin del

laboratorio, contiene la misin, la visin, y una declaracin de la poltica
y objetivos de calidad del laboratorio; de igual manera, contiene
enunciados sobre cmo se implementan los requisitos de la norma
ISO/IEC 17025. Dentro de la funciones del manual de calidad se
encuentra la de proporcionar indicaciones para la verificacin por parte
de asesores o auditores, del grado de cumplimiento de los requisitos
documentales establecidos para la acreditacin del laboratorio.
a.

Contenido de un Manual de calidad:

Pgina con el ttulo
Contenido

Prembulo:
Es una breve seccin en donde se menciona el objetivo del manual y
aspectos relevantes del sistema de gestin del laboratorio.

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Circulacin:
En esta parte se hace un listado de las copias controladas del manual de
calidad y de los responsables de las mismas; es importante mencionar
la forma como se identificaran las copias controladas (por ejemplo un
sello o impresin en un papel diferente).
Introduccin:
En esta, se hace una descripcin del laboratorio de ensayos, incluyendo
sus servicios y ubicacin.
Poltica de calidad del laboratorio.
Alcance del sistema de calidad:
Este alcance est relacionado con los servicios o ensayos que se
pretenden acreditar; es importante detallarlo ya que en ocasiones no
todos los servicios prestados por el laboratorio cumplen con los
requisitos de acreditacin.
Captulos:
consideran una descripcin de cada
documentacin propia del sistema.

proceso

remiten

la

Estructura del manual de calidad:

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2.

Manual de procesos y procedimientos:

Documento que contiene las caracterizaciones y procedimientos

necesarios para la implementacin de los procesos que conforman el
sistema tcnico y de gestin del laboratorio; se utiliza para administrar el
manual de calidad del laboratorio. Una vez elaborados los procedimientos,
se ordenan en secuencia con base en lineamientos previamente
establecidos para su numeracin. Se recomienda hacer una introduccin
breve en la cual se explique el propsito del manual y el uso de copias
controladas.
Aunque el contenido del manual depende de las directrices con que se
trabaja en cada laboratorio de ensayo, se sugiere la siguiente estructura:
Objetivo general
Identificacin e integracin de procesos
Relacin de procesos y procedimientos
Descripcin de los procedimientos
Simbologa
Registro de ediciones
Distribucin
Validacin
3.

Documentacin de calidad:

La documentacin se compone de procedimientos, instructivos,

documentos para la planificacin, operacin y control de procesos,
formatos y registros necesarios para el correcto funcionamiento del
sistema tcnico y de gestin; debe estar codificada, de modo que se
identifique a que proceso, procedimiento o instructivo pertenece.
La totalidad de la documentacin se convierte en el manual de procesos y
procedimientos, el cual depende del tamao del laboratorio. Cuando se
trabaja con un laboratorio de ensayo grande o varios laboratorios dentro
de la misma organizacin, se recomienda dividir el manual de
procedimientos por reas o servicios prestados.

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Lineamientos para la elaboracin de documentos

D.

Elaboracin de procedimientos:

El procedimiento es el mtodo de trabajo que establece las diferentes

actividades relacionadas entre s para lograr un objetivo propuesto;
determina la manera como se realizan las actividades para transformar
insumos en productos o servicios. Para ello, se deben identificar tareas,
responsables, y recursos necesarios para el desarrollo de las actividades
propuestas. Todo procedimiento debe cumplir con los siguientes aspectos:
Que
Que
Que
Que
Que
Que

se justifique
tenga antecedentes histricos consolidados
tenga alcance y lmites precisos
contribuyan al desarrollo de un proceso
existan responsables de su ejecucin
identifiquen registros para obtener evidencia de su cumplimiento.

Los procedimientos se constituyen en una parte fundamental del manual

de procesos y procedimientos. La estructura de contenido sugerida para
cada uno de ellos es:
1.

Nombre del procedimiento:

La denominacin del procedimiento debe corresponder al resultado que se

pretende obtener con la implementacin del documento. Por tal motivo, la
primera palabra deber ser un verbo sustantivado seguido del sujeto y el
objeto
Ejemplos:

Calibracin + de pie de rey

Estimacin + de incertidumbre de medicin

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Lineamientos para la elaboracin de documentos

TALLER 1
Establecer la denominacin para dos procedimientos de gestin y un
procedimiento tcnico. Para ello, se sugiere la siguiente estructura
redaccin:

2.

Objetivo:

Debe describir de manera clara el resultado que busca el procedimiento. La

redaccin es la misma que la sugerida para la caracterizacin de procesos:
se empieza con un verbo en infinitivo que implique medicin (es decir que
se pueda controlar), ms el objeto (es decir, que resultados se pretenden),
ms la condicin (es decir; mediante qu acciones o bajo que parmetros
o condiciones se lograr).
Ejemplo:
Estimar incertidumbre de medicin de los ensayos ofrecidos por el
laboratorio de acuerdo con la normativa tcnica
TALLER 2:
Establecer los objetivos de los tres procedimientos del taller 1.

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Lineamientos para la elaboracin de documentos

3.
Alcance:
Permite definir las fronteras internas y externas del procedimiento; indica
recursos, actividades, momentos, y lugares en donde se lleva a cabo el
procedimiento.
4.
Referencias:
Se relacionan documentos internos y externos que soportan el
procedimiento, tales como normas, requisitos del cliente, y legislacin
aplicable.
5.
Responsables:
Se describen las actividades y el personal que interviene total o
parcialmente en el desarrollo del procedimiento
6.
Definiciones:
Se debe incluir el significado de los conceptos que permita la comprensin
de los procedimientos.
7.
Insumos:
Son los documentos, materiales, e informacin, necesarios para el
desarrollo de las actividades descritas en el procedimiento.
8.

Interaccin con otros procedimientos:

Indica con que procedimientos se relaciona el documento para su

ejecucin.
TALLER 3:
Con base en los talleres 1 y 2 establezca con que procedimientos
interacta cada uno de los procedimientos sugeridos.

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9.
Desarrollo:
Descripcin de actividades que se ejecutan en el procedimiento, y
responsables de cada una; aqu se debe hacer claridad de las acciones que
se deben realizar en cada actividad, los documentos que se generan y los
recursos que se requieren. La etapa de desarrollo debe responder a:
Qu se hace?
Cmo se hace?
Dnde se hace?
Cundo se hace?
Quin lo hace?
Qu decisiones se toman?
Qu documentos se generan?
Cul es el destino de los documentos o de la informacin que se genera?
TALLER 4:
Seleccione un procedimiento del taller 1 y responda las preguntas dadas en
este numeral.
10. Diagrama de flujo:
Representacin grfica que permite visualizar las actividades del
procedimiento y su interrelacin; se recomienda el uso de diagramas de
flujo.
TALLER 5:
Elabore el diagrama de flujo para el procedimiento seleccionado
en el taller 4.
11. Medicin:
Al implementar un sistema tcnico y de gestin se debe cumplir con el ciclo
PHVA; por tal motivo, los procedimientos tcnicos o de gestin deben
describir la forma de medir y controlar el cumplimiento de las actividades
establecidas en cada uno de ellos.
12. Formatos e instructivos:
Todo procedimiento debe incluir formatos para la verificacin de su correcto
funcionamiento; de ser necesario y de acuerdo con la complejidad del
documento, se deben generar instructivos para su diligenciamiento.
TALLER 6:
Defina los formatos necesarios para la correcta implementacin del
procedimiento seleccionado en el taller 4.

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BIBLIOGRFIA
Frank Voehl, P. J. (1997). ISO 9000 GUIA DE INSTRUMENTACIN.
Mxico: Mc Graw Hill.
Rincon, L. P. (2004). Cmo implementar un sistema de gestin prctico y
eficaz en laboratorios de ensayo y calibracin. Bogot: ICONTEC.
ICONTEC. (26 de 10 de 2005). NORMA TCNICA
NTC-ISO/IEC 17000. BOGOT, COLOMBIA: ICONTEC.
ICONTEC. (22 de 12 de 2005). Norma Tcnica Colombiana
NTC ISO 9000. NTC ISO 9000. BOGOTA, COLOMBIA: ICONTEC

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GLOSARIO
ONAC: Organismo nacional de acreditacin de Colombia.
ENSAYO: determinacin de una o ms caractersticas de acuerdo con un
procedimiento
PROCESO: Conjunto de actividades secuenciales o paralelas que ejecuta
un productor, sobre un insumo, le agrega valor a ste y suministra un
producto o servicio para un cliente externo o interno.
SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactan
POLITICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una
organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por
la alta direccin.
OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado
con la calidad.
CLIENTE: Organizacin o persona que recibe un producto o servicio.
PROVEEDOR: Organizacin o persona que proporciona un producto o
servicio
PARTE INTERESADA: Persona o grupo que tenga un inters en el
desempeo o xito de una organizacin

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OBJETO DE
APRENDIZAJE

LINEAMIENTOS PARA LA
ELABORACIN DE DOCUMENTOS

Desarrollador de contenido
Experto temtico

Maria Cecilia Perez Coy

Asesor Pedaggico

Claudia Milena Hernndez

Rafael Neftal Lizcano Reyes

Productor Multimedia

Carlos Julin Ramrez Bentez

Yesenia Andrea Crdenas R.

Programadores

Roberto Chajin

Lder expertos temticos

25,46
Edwin Lombana Riao

Lder lnea de produccin

Santiago Lozada Garcs

LINEA

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licencia que el trabajo original.

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