PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin obtenida
por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditora aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y
conclusiones contenidas en el informe correspondiente.
OBJETIVOS
Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:
-

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades

realizados por el auditor.
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
Proporcionar la base para la rendicin de informes.
Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.
Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo
se efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems
normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas
revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS
Los papeles de trabajo debern:
-

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber

relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.
Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes
que sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten
en el informe de auditora.
Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten
dudar de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir los
siguientes requisitos:

A. Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para

sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditora.
B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y confiable; es
decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y caractersticas
de las materias examinadas.
C. Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y
patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.
D. Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones y
recomendaciones de la auditora.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia de
trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean utilizados
indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern archivarlos en un
sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.
La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern proceder
los auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el uso y consulta
de los papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los
auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.
Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y archivados, se
formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en compiladores tamao
carta.
Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems papeles de
trabajo.
Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un perodo de cinco
aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica, Documentacin y Archivo con
excepcin de aquellos que, por no haberse solventado alguna recomendacin, permanezcan
en la oficina del Auditor Especial y/o en la Direccin de Auditora correspondiente, quienes
sern responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo

permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A continuacin,
se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los
documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin, normatividad
jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal, actas y documentos
de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin, debidamente actualizada,
servir como instrumento de referencia y consulta en varias auditoras.
La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la auditora,
cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin, funciones,
marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)
El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar una
auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integracin
deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y Actualizacin del
Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una de las reas
correspondientes.

Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la
auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora;
del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos, operaciones,
tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los
procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y
del informe de auditora en que se incluyan las recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo a la
Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas,
subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.
1. Cdulas sumarias o de resumen
En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o

estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo
anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes
que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento, antes de concluir
con la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo).
2. Cdula Analtica
Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o
movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin obtenida,
las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.
Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita
detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella
se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin.
Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones
necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando
las cifras y datos asentados en la cdula sumaria.
En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de
algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte de
razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por
ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del costobeneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.
Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por las
observaciones.
3. Cdulas Subanalticas
Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en
valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las
cuentas de inversin.
4. Cdula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisin, se
resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el nmero de
cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.
5. Cdula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se
presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los procedimientos de
auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de
las posibles acciones por emprender.

6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, ser
necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de comentarios y
despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de Observaciones).

FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las necesidades de
la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se
pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la
informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.
A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su
cometido:
a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que
el lector pueda formarse una opinin.
b)

De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y sencilla.

c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y

sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y
subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.
e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA

Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.
1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los
siguientes datos:
a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los
papeles de trabajo.
b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y
nombre del ente fiscalizador.
c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)
d) Tipo de cdula.

e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su contenido y

del alcance de la prueba.
f) Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o
rbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.
g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de
que durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por el

auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes
elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.
b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente
fiscalizador.
c) Referencias.
d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
f) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los
controles establecidos por el ente auditado.
g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de
los hechos e irregularidades detectados.
h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cdulas relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan
principalmente los siguientes datos:
a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula,
para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.
b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para
ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.
d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de
informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA

A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa,
algunas reglas o principios que servirn de gua general para su diseo y elaboracin.
1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados.
2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a
revisin.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.
5. Anotar los datos en forma de columna.
6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los
contenidos en la misma cdula como con los asentados en otras.
9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn, y los correctos
se escribirn en la parte inmediata superior.
10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en limpio; por eso
siempre es necesario trabajar con limpieza y precisin.
11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos fuente.
12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA

Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfa-numrico, que
permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lgica y directa para facilitar su
identificacin, localizacin y consulta.
Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora se utilizan a manera de
.cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podr vincular la informacin contenida en
dos o ms cdulas.
Los ndices persiguen los siguientes propsitos:

. Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y

permiten ir de lo general a lo particular.
. Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar especfico a cada cdula se
elimina el riesgo de que sta se elabore nuevamente.
. Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.
. Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en cdulas especficas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisin.
NDICES DE AUDITORA
A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin, con carcter
enunciativo, ms no limitativo; as, cuando se requiera un ndice que no est incluido en este
manual, se podr utilizar en el entendido de que su significado se explicar en el documento
correspondiente:
Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los captulos de la
clasificacin presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo sistema de
construccin, se pueden elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas analticas que
muestren un contenido ms detallado.

NDICE

CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.)

ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100

Sumaria de conclusiones.

200

Sumaria de ingresos.

300

Sumaria de costo de ventas.

400

Sumaria de gastos.

500

Activo.

600

Pasivo.

700

Capital contable.

800

Cuenta de orden.

900

Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.

HT

Hoja de Trabajo

BC

Balanza de Comprobacin

CP

Control Presupuestal

A continuacin se desglosan algunos de los ndices:

200

Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS

201

Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS

201.1
Relacin de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran
registrados en los libros autorizados.
201.2
Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados
en cantidades globales, ya sea por da, por semana o por mes, en libros (registros
econmicos) y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.
As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la auditora de ingresos
de la Dependencia, Entidad o rea revisada, quedarn dentro de la centena 200.

EJEMPLO
Cliente: Renaldo Machine Co.

Cdula: C - 1

rea de Auditoria: Documentos por cobrar al cliente

Preparo: J.B

Fecha del Balance General: 11/30/04

Fecha: 12/23/04

Nombre del
cliente

Tasa de
inters

Fecha de
emisin

Fecha de
vencimiento
x

Valor
nominal
11-30-04
150000.00 p

Inters
devengados
11-30-04
2850.00

Graham
Metal Works
Lpez
Hardware Co
Boise Hinge
Eastam Mig.
Toledo
Fabricators
Manor
Appliance
Commercial
Copper

12%

10/04/04

12/03/04

14%

11/15/04

01/07/05

89000.00 p

519.17

11%
15%
14%

10/09/04
11/10/04
11/20/04

12/08/04
01/02/05
01/12/05

x
x
x

200000.00 p
72000.00 p
125000.00 p

3177.78
600.00
486.11

13%

10/21/04

12/20/04

56000.00 p

808.89

12%

10/30/04

12/29/04

170000.00 p

1756.67

862000.00
f. t/b

10198.62

f. t/b

Aplicacin de los pasos de auditoras realizados.

x valor nominal confirmado, tasa de inters, fechas de emisin y vencimiento de cuentas por
cobrar.
p
Confirmaciones positivas recibidas. Sin excepciones importantes en el valor nominal,
fechas de emisin y vencimiento, tasas de inters e inters devengado (w/p C-2).
@ Clculos de inters verificados. Sin excepciones notorias.
f

Totalizado.

t/b Rastreado y concuerda con la balanza de comprobacin.

Conclusin del auditor: Los saldos de las cuentas por cobrar al 11/30/04 se presenta de
manera objetiva. Se analiz la cobranza de todos los documentos con el contralor. Por nuestra
conversacin, todos se consideran como cobrables. En mi opinin, no es necesaria ninguna
estimacin para perdidas.

PROCEDERA ANTE LOS TRIBUNALES?

Rhonda McMillan estuvo a cargo de la auditoria de Blaine Construction Company en 1999.
Ahora, en 2005, ella est sentada aqu, en un curto lleno de abogados que le estn haciendo
preguntas referentes a la auditoria de 1999. Blaine fue vendida a otra compaa en el ao
2000 a un precio de compra que se bas antes que todo en lo sestados financieros auditados
en 1999, varios de los grandes contratos de construccin mostraban utilidad en 1999 con el
porcentaje del mtodo de terminacin, pero ltimamente ha resultado en grandes prdidas
para el comprador. Debido a que el despacho de Rhonda audito en 1999, los estados
financieros, el comprador est tratando de demostrar que el despacho de Rhonda se equivoc
en su auditoria de los costos e ingreso del contrato.
El abogado del comprador est tomando su declaracin y le est preguntando acerca del
servicio de la auditoria que ella realizo en los contratos. En lo concerniente a los archivos de
auditoria el interrogatorio fue algo as:

ABOGADO: Reconoce este documento, y en caso afirmativo lo podra identificar?

RHONDA: Si, es el resumen de los contratos en progreso a finales de 1999
ABOGADO: Usted preparo este documento?
RHONDA: Creo que el cliente lo preparo, pero yo lo audite. Mis iniciales estn aqu, en la
esquina superior derecha.
ABOGADO: Cuando hizo esta auditoria?
RHONDA: No estoy segura, olvide fecharlo. Pero debi haber sido en la segunda semana de
marzo, porque fue cuando se realiz el trabajo de campo.
ABOGADO: Ahora me gustara que pusiera atencin en este smbolo junto al contrato de
Baldwin. Usted ve donde seala Baldwin, y luego, que significa este tipo de cruz roja, es una
marca?
RHONDA: S
ABOGADA: En la explicacin para este smbolo dice Analizar el estatus del trabajo con Elton
Burgess. El trabajo marcha de acuerdo con lo programado y el cree que la utilidad esperada si
ser ganada Ahora mi pregunta es, seora McMillan, Cul fue exactamente la naturaleza y
el contenido de su pltica con el seor Burgess?
RHONDA: No ms que lo que se indica con ese smbolo no tengo idea. Es decir, todo esto fue
hace 5 aos. Yo solo trabaje 1 ao en este contrato, y ya casi no me acuerdo de nada.