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UNIVERSIDAD AUTNOMA DE

TAMAULIPAS
Facultad de Comercio y Administracin Victoria

Maestra: Sandra Georgina Rincn Tuexi.

NDICE
6.1 Concepto, naturaleza y propsito.

6.2 Proceso de control.


6.3 Tipos de control.

6.4 Caractersticas de controles efectivos.


6.5 Herramientas del control.
6.6 Aplicacin del control en reas funcionales.

CONCEPTO:
Es el proceso de monitoreo,
comparacin y correccin del desempeo
laboral.
Es la medicin de lo logrado en relacin con el
estndar y la correccin de las desviaciones,
para asegurar la obtencin de los objetivos de
acuerdo con el plan.

IMPORTANCIA DEL CONTROL


Ayuda a los gerentes a saber si se estn cumpliendo
las metas organizacionales, y de no ser as, las
razones por las que no se estn cumpliendo.

Por el otorgamiento de facultades de decisin a los


empleados.

Establece medidas para corregir las actividades, de tal


forma que se alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo: cosas, personas y actos.

Importancia del control

Determina y analiza las causas que pueden originar


desviaciones, para erradicarlas de forma permanente.

Proporciona informacin acerca de la aplicacin de


planes y sirve como fundamento al reiniciar el proceso
de planeacin.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicacin influye en la racionalizacin de la


administracin y en el logro de la productividad.

PLANEACIN
Misin
Visin

CONTROL

Estrategias

ORGANIZACIN

Objetivos

Estructura
Niveles

Estndares

Descentralizacin

Medidas

Departamentos

Comparacin
Acciones
DIRECCIN
Motivacin

INTEGRACIN
PERSONAL

Comunicacin

Administracin de
los Recursos
Humanos

Comportamiento
individual y de grupo

Seleccin,
Capacitacin

Liderazgo

PASO 1:

PASO 2:
Comparacin del
desempeo real contra
el estndar

METAS Y OBJETIVOS
Organizacionales
Divisionales
Departamentales
Individuales

PASO 3:
Toma de acciones
administrativas

Proceso de control

Para determinar lo que es un desempeo real, un gerente


primero debe obtener informacin al respecto.

Cmo medimos?
Los cuatro enfoques que los gerentes utilizan para medir
y reportar el desempeo real son las observaciones
personales, reportes estadsticos, reportes orales y
reportes escritos.

Qu medimos?
Lo que se mide es probablemente ms importante para el
proceso de control que la forma en que se miden.
Por qu?
Porque seleccionar criterios equivocados puede crear
serios problemas. Adems, lo que se mide determina lo
que los empleados harn.

Proceso de control

Observaciones
Personales

Reportes Estadsticos

Reportes orales

Reportes escritos

Obtienen informacin de
primera mano
La informacin no se filtra
Cobertura intensiva de las
actividades laborales

Sujetas a sesgos
personales
Consumen mucho tiempo
Molestas

Fciles de visualizar
Efectivos para mostrar las
relaciones

Proporcionan
informacin limitada
Ignoran los factores
subjetivos

Forma rpida de obtener


informacin
Permite la
retroalimentacin verbal y
no verbal.

La informacin se filtra
La informacin no se
puede documentar

Integrales
Formales
Fciles de archivar y
recuperar

Toma ms tiempo
prepararlos

Proceso de control

Determina la variacin entre el desempeo real


y un estndar.
Se puede esperar alguna variacin en el
desempeo en todas las actividades, es
necesario determinar un rango de variacin
aceptable. Las desviaciones fuera de este
rango, requieren atencin.

Proceso de control

Proceso de control

Los gerentes pueden elegir de entre tres


cursos de accin posibles:
-Hacer nada
-Corregir el desempeo real
-Revisar el estndar.

Proceso de control

Hacer nada.
Corregir el desempeo real.

Una decisin que debe tomar un gerente es la de


tomar una accin correctiva inmediata, la cual corrige
los problemas en el momento para que el desempeo
retome su curso, o utilizar una accin correctiva
bsica, la cual analiza cmo y por qu se desva el
desempeo antes de corregir la fuente de desviacin.

Revisar el estndar.

En algunos casos, la varianza puede ser el resultado


de un estndar poco realista, una meta muy baja o
muy alta. En este caso, el estndar, no el desempeo,
necesita una accin correctiva.

Los gerentes pueden implementar controles


antes de que comience una actividad,
durante el tiempo en que se desarrolla una
actividad, y despus de que se ha
completado una actividad.
1.-Control Preventivo
2.-Control Concurrente
3.-Control de Retroalimentacin.

Tipos de control

Insumos

Control
Preventivo
Anticipa los
problemas

Procesos

Control
Concurrente
Corrige los
problemas
cuando
ocurren

Resultados

Control de
Retroalimentacin
Corrige los
problemas
despus de que
ocurren

CONTROL
PREVENTIVO
Previene problemas
porque se d antes de
la actividad real. La
clave para el control
preventivo es tomar
accin administrativa
antes de que el
problema ocurra.

CONTROL
CONCURRENTE

Tipos de control

Se d mientas una
actividad esta en
progreso.
La forma de control
concurrente mejor
conocida es la
supervisin directa. Otro
trmino para esto es
administracin de
corredor, que describe a
un gerente que est en el
rea laboral e interacta
directamente con los
empleados.

Tipos de control

CONTROL DE RETROALIMENTACIN
El control ser despus de
que la actividad sea realizada.
Ventajas:
Proporciona a los gerentes
informacin importante acerca
de que tan efectivos han sido
sus esfuerzos de planeacin.
La retroalimentacin puede
aumentar la motivacin, las
personas desean saber que
tan bien estn trabajando, y la
retroalimentacin proporciona
esa informacin.

REQUISITOS PARA CONTROLES


EFICACES
Los controles deben responder con toda
exactitud a planes y puestos, a cada
administrador en lo individual y a las
necesidades de eficiencia y eficacia.

El proceso bsico y los fundamentos del control son


universales, el sistema real requiere de un diseo
especial.
Accin
Correctiva

Precisin

Criterios
Mltiples
nfasis
en excepciones

Temporizacin

SISTEMA
DE
CONTROL
EFECTIVO

Colocacin
Estratgica

Economa

Flexibilidad
Criterios
Razonables

Comprensin

Caracterstica de controles efectivos

AJUSTE PRECISO DE LOS CONTROLES A


PLANES Y PUESTOS.
Los controles deben reflejar la estructura de la
organizacin, en la que se seala quin es
responsable de la ejecucin de los planes y de
las anomalas en su realizacin. Ajustarse a las
necesidades de la empresa y tipo de actividad
que se desee controlar.

Caracterstica de controles efectivos

AJUSTE PRECISO DE LOS CONTROLES A LOS


ADMINISTRADORES EN LO INDIVIDUAL
Cada administrador lo debe entender,
si no son
comprensibles para un administrador, no tendrn utilidad.

CERTEZA DE QUE LOS CONTROLES SEALAN


EXCEPCIONES EN PUNTOS CRTICOS
Los controles que se concentran en excepciones del
desempeo planeado permiten a los administradores
beneficiarse del principio de la excepcin y detectar reas
que demandan su atencin.
Pequeas desviaciones en ciertas reas pueden ser ms
significativas que grandes excepciones en otras.
El principio de excepcin debe acompaarse en la
prctica con el principio de control de puntos crticos.
Los administradores deben prestar atencin a las cosas
ms importantes.

Caracterstica de controles efectivos

BSQUEDA DE OBJETIVIDAD EN LOS CONTROLES.


Si los controles son subjetivos, la personalidad del
administrador o subordinado puede influir en juicios de
desempeo y restarles precisin a stos.
Se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas.

GARANTA DE FLEXIBILIDAD DE LOS CONTROLES.


Los controles deben ser funcionales ante la posibilidad
de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o
fracasos; por ello, deben ser flexibles.

Caracterstica de controles efectivos

AJUSTE DEL SISTEMA DE CONTROL A LA CULTURA


ORGANIZACIONAL.

Para ser eficaz todo sistema o tcnica de control debe


ajustarse a la cultura de la organizacin.

ECONOMA DE LOS CONTROLES.

Los controles deben justificar su costo.

ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES QUE INDUCEN


ACCIONES CORRECTIVAS.

Un sistema adecuado revela dnde estn ocurriendo fallas


y quin es responsable de ellas, y garantizar la aplicacin
de acciones correctivas.

Caracterstica de controles efectivos

OPORTUNIDAD
El control ser til si proporciona informacin en el
momento adecuado.

ACCESIBILIDAD
Todo control debe establecer medidas sencillas y
fciles de interpretar para facilitar su aplicacin.

UBICACIN ESTRATGICA
Es imposible e incosteable implantar controles para
todas la actividades de la empresa, por lo que es
necesario establecerlos en ciertas reas de acuerdo
con criterios de valor estratgico.

6.5 HERRAMIENTAS DE CONTROL


SISTEMAS DE
INFORMACIN

Contabilidad

Auditoria

Financiera
Administrativa.

Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias,
expedientes, etc.)

TCNICAS DE GRFICAS
DIAGRAMAS
CONTROL

ESTUDIO DE
MTODOS

Proceso, procedimientos,
Gantt, etctera.
Procedimiento, hombremquina, mano izquierda,
mano derecha, etctera)

Tiempos y movimientos
estndares, etctera.
Redes

MTODOS
CUANTITATIVOS

Modelos matemticos
Investigaciones de
operaciones.
Estadstica
Clculos probabilsticos
Programacin dinmica.

Camino crtico
PERT

GRFICA DE GANTT

Red PERT-RUTA CRTICA

Ruta crtica: A - B - C - D - G - H - J - K

Sistemas de informacin.

Comprenden todos aquellos medios a travs de los cuales el administrador se allega de


los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades
de la organizacin.
Los sistemas de informacin que puede utilizar una empresa son mltiples y variables
y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.
Comprenden tcnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos sistemas
computarizados, sistemas mecanizados, archivo, formas y reportes e informes.

Reportes e informes.

Existen mltiples tipos de informes, se pueden clasificar bsicamente en:


a.
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
b.
Reportes de informacin que presentan datos mas extensos a fin que la gerencia
pueda formular planes.

Formas.

Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisin y registro de


datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento.
Las formas facilitan la trasmisin de informacin y sirven para registrar adecuadamente
las operaciones.

Se aplica a cuatro reas bsicas de la empresa, y a cada una


de sus subfunciones, tratndose de un ejemplo de una
empresa manufacturera o industrial.
CONTROL DE PRODUCCIN

La funcin del control en


esta rea busca el
incremento de la eficiencia,
la reduccin de costos y la
uniformidad y mejora de la
calidad del producto. El
control de esta rea
comprende cuatro
funciones.

Ejemplo de las subfunciones


que comprende:

- Control de Calidad
- Control de Inventarios
- Control de Produccin
- Control de Compras

CONTROL DE MERCADOTECNIA
Se refiere a la evaluacin
de la eficacia de las
funciones a travs de las
cuales se hace llegar el
producto al consumidor.
Se efecta mediante el
estudio de informes y
estadsticas en donde se
analizan si las metas
mercadolgicas se han
cumplido o no.

Comprende reas tales


como: ventas, desarrollo
del producto, distribucin,
publicidad y promocin.

CONTROL DE FINANZAS
Proporciona
informacin acerca de
la situacin financiera
de la empresa y del
rendimiento en
trminos monetarios
de los recursos,
departamentos y
actividades que la
integran.

Ejemplo de las
subfunciones que
comprende:
- Control Presupuestal
- Control Contable
- Costos
- Auditoria integral.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS


Su funcin es la
evaluacin de la
efectividad en la
implantacin y
ejecucin de todos los
programas del personal,
y del cumplimiento de
los objetivos de este
departamento; se
realiza bsicamente a
travs de la auditora de
recursos humanos.

Ejemplo de las subfunciones que


comprende:
- Auditoria de recursos humanos
- Evaluacin de la actuacin
- Evaluacin del reclutamiento y de
seleccin
-Evaluacin de capacitacin y
desarrollo.
-Evaluacin de motivacin
-Evaluacin de sueldos y salarios
-Evaluacin sobre higiene y seguridad,
y servicios y prestaciones.

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