CMO REDACTAR UNA MINUTA DE REUNIN?

Al momento de su redaccin, ser necesario tener en cuenta que la minuta debe ser:
Especfica. Se deben evitar abstracciones y generalidades. Para ello, ser necesario
especificar todo lo que de lugar a confusiones, como: marcas de equipos, tipos de
recursos, fechas y nombres de personas responsables.
Concisa. La informacin debe ser, preferentemente, breve y puntual. Si bien
corresponde abarcar todo lo que se haya planteado en la reunin (de forma resumida),
se debern excluir detalles innecesarios, particularmente aquellas discusiones que no
llevan a ninguna parte. La excepcin es para los casos de reuniones financieras, en
donde es muy usual incluir ciertos aspectos que pudieran ser catalogados de
irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la mxima de es mejor
que sobren a que falten por cuestiones de seguridad.
Objetiva. Es necesario eliminar toda subjetividad que denote opiniones, sentimientos,
etc., y que pueda alterar la posterior interpretacin de la reunin.
MODELO DE MINUTA DE REUNIN
Una reunin bien organizada necesita una agenda bien escrita. No permitas que tu
reunin se convierta en el esfuerzo ineficaz y excesivamente largo en el que muchas
reuniones parecen terminar. Al apegarte a una agenda detallada pero a la vez flexible
podrs mantener una reunin simplificada y concentrada, asegurndote de cumplir
todos los objetivos establecidos en la menor cantidad de tiempo posible. Ya sea que
quieras redactar tu propia agenda, que utilices una plantilla o que aproveches al
mximo una que ya tengas, lee los pasos a continuacin para saber cmo hacerlo
correctamente!
Comienza dndole un ttulo a tu agenda. Desde la literatura ms hermosa hasta la
hoja de clculo ms sosa, casi todos los documentos importantes necesitan un ttulo y
las agendas para reuniones no son la excepcin. El ttulo que pongas debe decirle al
lector dos cosas: en primer lugar, que se trata de una agenda y, en segundo, el tema
del que tratar la reunin. Cuando hayas tomado una decisin, coloca el ttulo en la
parte superior del documento en blanco. No necesita ser algo florido o complicado, ya
que en el contexto de negocios, los ttulos simples y directos generalmente son los
mejores.
Resiste la tentacin de utilizar tipos de fuentes ostentosas o grandes en el ttulo. En la
mayora de los casos, ser mejor utilizar una fuente simple y seria como Times New
Roman o Calibri y hacer que el ttulo tenga el mismo tamao que el resto del texto en
el documento (o ligeramente ms grande). Recuerda que el objetivo del ttulo es
informarles a los lectores de lo que vern, no necesariamente entretenerlos o
distraerlos.

ncluye informacin relacionada con quin?, dnde? y cundo?

en el encabezado. A un lado, despus del ttulo, las agendas para reuniones
suelen tener un encabezado que puede variar en los detalles segn el nivel de
formalidad que fomenta tu lugar de trabajo. Por lo general, dicho encabezado
se ubica a una lnea por debajo del ttulo. Normalmente aqu se incluye
informacin objetiva y breve acerca de la reunin que no est relacionada con

el tema en discusin. Esto tiene como finalidad informarles a las personas que
no estn en la reunin cundo y dnde se llev a cabo, y quines estuvieron
presentes. A continuacin se menciona algunas de las cosas que podras
incluir; independientemente de la informacin que elijas, asegrate de etiquetar
con claridad cada detalle (colocar en negrita la etiqueta de texto funciona muy
bien en este caso):

Fecha y hora. Puedes agruparlas juntas o darle a cada una su propia

seccin separada.

Lugar. Si tu empresa tiene mltiples sucursales, tal vez quieras escribir

la direccin. Si solo tiene un lugar, tal vez debas escribir el nombre de la sala
en la que se llevar a cabo la reunin (p.ej., Sala de conferencias #3).

Asistentes. Por lo general, los cargos profesionales son opcionales.

Personajes especiales que estarn presentes. Podra tratarse de

invitados especiales, de oradores o dirigentes.

LOGO DE LA ORGANIZACIN

Minuta de reunin
Fecha:
Lugar:
Ttulo:

Nombre y apellido
Juan Prez
Carlos Gonzales
Mara Ramrez
Pedro Martnez

Tema
Anlisis de la situacin
actual de seguridad
informtica
Anlisis de posibles
soluciones para falla 1
Anlisis de posibles
soluciones para falla 2

INFORMACIN GENERAL
Hora:
Moderador:
Objetivo:
PARTICIPANTES
Cargo
Gerente de Sistemas
Jefe de Seguridad Informtica
Especialista en Seguridad Informtica
Especialista en seguridad Informtica

Referencia
JP
Ausente con aviso
MR
PR

SNTESIS DE TEMAS TRATADOS

Situacin / Pasos a seguir
Responsables
Se observaron las siguientes
fallas: 1. 2.
Se decidi comprar el parche
de seguridad XX
Se decidi hacer una
investigacin ms exhaustiva
de posibles causas y
soluciones

PR
MR - PR

Fecha
13 de Mayo de
2010
20 de Mayo de
2010

NOTAS
Hasta tanto no est controlado el problema de seguridad en falla 2, se proceder a aislar (previo
back up) las mquinas afectadas y estudiar el desarrollo del virus
TEMAS PENDIENTES
Prxima reunin:

21 de Mayo de 2010
Pedro Martnez
Especialista en Seguridad Informtica
Empresa

LOGO DE LA ORGANIZACIN

Minuta de reunin
Datos de la reunin
Fecha:
...
Lugar:
........................................................
Objetivo/s:
..
Reunin convocada por:
.

Participantes
Nombre y apellido

Cargo

Referencia

Temas tratados
1

Tema 1
Detalle del
tema..
....
.....

Tema 2
Detalle del
tema..
....
.....

Compromisos asumidos
Descripcin

Responsable

Temas pendientes
1

Tema 1
Detalle del
tema..
....
.....

Tema 2
Detalle del
tema..
....
.....

Prxima Reunin:

CARTA MODELO PARA SOLICITUD DE DEVOLUCIN DE APORTES

Bogot, D.C.

Doctora
LUZ MARINA AGUDELO VIEDA
Subdirectora de Gestin Financiera
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL
Calle 43 No. 57-14 CAN
Bogot, D.C.

ASUNTO: SOLICITUD DEVOLUCIN DE APORTES.

Respetada Doctora:

Con la presente nos permitimos solicitar la devolucin de aportes realizados por nuestra
entidad... (Justificacin para solicitar la devolucin).

Esta es la primera y nica vez que hacemos solicitud de la devolucin de estos aportes
especficos.

Anexamos copia de los aportes solicitados en devolucin, en los que se evidencia el pago
realizado al Ministerio de Educacin Nacional.

El valor total solicitado en devolucin es de $

Anexamos
certificacin
consta el nmero de la
entidad

Atentamente,

(Representante Legal)
(Entidad)

- Anexo copia de aportes al MEN

bancaria original, donde

cuenta a nombre de nuestra