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El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para
plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el
personal. Es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto
de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el
Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos
considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada organigrama y la
descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suelen incluir en la
descripcin de cada puesto el perfl y los indicadores de evaluacin.
Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las
certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario
minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe cuidar el
proceso de su elaboracin.
OBJETIVO:
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
Cartula de identificacin
ndice
Captulo I
Captulo II
Base legal
Captulo III
Captulo IV
Captulo V
Captulo VI
1. CARTULA DE IDENTIFICACIN
2. NDICE
Describe la relacin clasificada de captulos que contiene el manual, sealando su respectiva ubicacin
por el nmero de pgina.
3. OBJETIVO DEL MANUAL
Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a travs de la aplicacin del contenido del manual
4. ALCANCE
Se define el campo de aplicacin del MOF.
5. BASE LEGAL
Se sealan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestin referidos a la organizacin.
6. CRITERIOS DEL DISEO
Se describir en forma resumida los criterios de la administracin y de las normas sobre modernizacin del
estado que son aplicables en la elaboracin de MOF, cmo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de
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mando, sistematizacin, especializacin, integracin, interrelacin de los cargos y de sus funciones con
los procedimientos y criterios de medicin y evaluacin.
7. ESTRUCTURA ORGNICA Y ORGANIGRAMAS ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
Se describe la conformacin de la unidad orgnica del segundo nivel organizacional segn el ROF
aprobado, que debe ser acompaado de un organigrama de tipo estructural, que lo represente
grficamente, considerando el nivel de direccin del cual depende y las unidades orgnicas hasta el
tercer nivel organizacional sobre las que tiene mando o direccin, a efectos de tener una visin general
sobre la ubicacin del rgano dentro de la estructura general de la entidad. Tambin se podr incluir un
organigrama de tipo funcional donde se podrn graficar los equipos de trabajo que siempre son de
naturaleza temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo permanente
8. CUADRO ORGNICO DE CARGOS
Trascripcin del CAP aprobado y vigente de la unidad orgnica de segundo nivel organizacional o del
tercer nivel que depende directamente del rgano de direccin de la entidad indicando el cdigo, la
denominacin del cargo, y los cargos de cada unidad orgnica que conforma el citado rgano.
Las entidades debern tomar en cuenta los siguientes criterios para la elaboracin del MOF:
El MOF ser elaborado en forma independiente en las unidades orgnicas del segundo nivel
organizacional de las entidades.
En la redaccin de las funciones de los cargos o puestos de trabajo se deben tener en cuenta lo
siguiente
La accin a realizar debe ser expresada en verbo infinitivo, al inicio de cada funcin, a
continuacin debe indicarse el asunto sobre el que trata la accin, de ser necesario para una mejor
comprensin de la funcin, el mbito formal del asunto y por ltimo el propsito, fin u objeto de la
funcin.
UTILIDADES:
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Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el ROF.
Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad orgnica de
segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u
rgano de nivel equivalente.
LIMITACIONES:
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN:
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1.
PLANEAMIENTO
2.
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las
actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
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Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos
especiales o dudosos la entrevista.
3.
ESTUDIO Y ANLISIS
Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas que
integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego
detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se debern
emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.
5.
REVISIN Y APROBACIN
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita
para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de Racionalizacin, se
formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en
vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.
6.
PRESENTACIN E IMPRESIN
DIFUSIN
ACTUALIZACIN
4. RELACIN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIN El MOF se elabora a partir del cuadro
para asignacin de personal (CAP) y delreglamento de organizacin y funciones (ROE).
POR QU ES IMPORTANTE EL MOF?
El MOF es importante porque: