Inventarios y Costo de ventas.

INTRODUCCION
El Boletn C-4, Inventarios vigente desde el 1 de enero de 1974. Acepta el costeo directo como
un sistema de valuacin de inventarios; tambin estableca las normas particulares relativas a
inventarios de entidades industriales y comerciales.
Razones para su emisin
Considerando el objetivo de:
CONVERGENCIA

con las NIIF del International Accounting Standards Board (IASB), el CINIF consider
conveniente sustituir el Boletn C - 4 con la

NIF C - 4
En donde se adoptan las normas establecidas en la actual Norma Internacional de Contabilidad
(NIC) 2, Inventarios.
Normas de valuacin
El costo de los inventarios se modificara sobre la base del Costo o valor de mercado , el que
sea menor
NIF C 4
Valor Neto de Realizacin
En vigor para ejercicios que se inicien a partir del 1 de enero de 2011.
La NIF C-4, deja sin efecto el Boletn C-4.
OBJETIVO
Establecer las normas de valuacin, presentacin y revelacin para el reconocimiento inicial y
posterior de los inventarios en el estado de posicin financiera de una entidad econmica.
Reconocimiento contable del importe de costo que debe reconocerse como un activo y diferirse
como tal hasta el momento en que se vendan.
Por lo tanto, tambin establece las normas relativas para la valuacin de los inventarios y su
subsecuente reconocimiento en resultados.
ALCANCE
Aplicable a todas las entidades que emitan estados financieros en los trminos establecidos en
la NIF A - 3, Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros.
EXCEPCIONES DE APLICACIN
Debe aplicarse a todos los inventarios, excepto a aqullos conformados por:

a) desde el punto de vista del constructor, las obras en proceso, resultantes de

contratos
de construccin,
incluyendo los contratos de servicios directamente
relacionados con ellos (ver normas relativas a contratos de construccin y de fabricacin de
ciertos bienes de capital);
b) los instrumentos financieros (vase la norma relativa a instrumentos financieros
derivados y operaciones de cobertura); y
c) los activos biolgicos relativos a actividades agrcolas y los productos agrcolas
hasta el punto (momento) de su cosecha (vase la norma relativa a agricultura)
No es aplicable a la valuacin de inventarios mantenidos por:
a) Productores de productos agrcolas y forestales, productos agrcolas despus de su
cosecha y minerales y productos minerales
b) Intermediarios que comercializan bienes genricos (commodities) que valen sus inventarios
a valor razonable deducido de los costos a incurrir para venderlos.
Reconocimiento
Norma General
Los inventarios deben valuarse a:
COSTO O VALOR NETO DE REALIZACIN, el menor.
COSTO DE COMPRA
El COSTO de COMPRA de artculos en inventario debe incluir el precio de compra erogado
en la adquisicin, los derechos de importacin y otros impuestos (diferentes a aqullos que
posteriormente la entidad recupera de las autoridades impositivas), los costos de transporte,
almacenaje, manejo, seguros y todos los otros costos y gastos directamente atribuibles a la
adquisicin de artculos terminados, materiales y servicios.
Los descuentos, bonificaciones y rebajas sobre compras y cualesquiera otras partidas
similares deben restarse al determinar el costo de compra.
COSTO DE PRODUCCION
El costo de produccin (de fabricacin o de transformacin) representa el importe de los distintos
elementos del costo que se originan para dejar un artculo disponible para su venta o para ser
usado en un posterior proceso de fabricacin.

ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCION

El costo de produccin incluye los costos relacionados directamente con las unidades producidas,
tales como materia prima y/o materiales directos y mano de obra directa.
Tambin comprende los gastos indirectos de produccin, fijos y variables, que se incurren para
producir los artculos terminados, hasta ponerlos en condiciones de venta.
COSTO DE PRODUCCION, MATERIA PRIMA Y MATERIALES DIRECTOS

Materia prima y/o materiales directos costos de compra de la materia prima y/o materiales ms
todos los gastos incurridos en colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricacin,
tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importacin, seguros, acarreos, etctera.
Materiales directos - incluyen artculos como: refacciones para mantenimiento, empaques y
envases de mercancas.
Mano de obra directa
Debe reconocerse el importe incurrido por el trabajo utilizado directamente en la produccin;
Gastos indirectos de produccin
Tambin se denominados Gastos de produccin, deben reconocerse en este elemento del costo
todos los costos y gastos que se incurren en la produccin pero que por su naturaleza no son
aplicables directamente a sta.
Los gastos indirectos de produccin normalmente se clasifican en material indirecto, mano de
obra indirecta y gastos indirectos y a su vez en fijos y variables.
Gastos indirectos fijos de produccin
Aqullos que permanecen relativamente constantes, independientemente del volumen de
produccin, tales como la depreciacin o arrendamiento, el mantenimiento de los edificios en los
que se ubican la maquinaria y el equipo de produccin y los costos de administracin de la
planta.
Gastos indirectos variables de produccin
Son aqullos que varan en proporcin con el volumen de produccin tales como los materiales
indirectos y la mano de obra indirecta.
Aqullos que varan en proporcin con el volumen de produccin tales como los materiales
indirectos y la mano de obra indirecta.
Gastos indirectos fijos de produccin
La asignacin de los gastos indirectos fijos a los costos de produccin debe hacerse con base en
la capacidad normal de produccin de las instalaciones.
La capacidad normal de produccin es el promedio que se espera lograr en condiciones normales
durante un nmero de perodos o temporadas.
a) gastos de administracin que no contribuyen a poner los inventarios en su condicin actual; y
b) gastos de venta.
RUBROS DE INVENTARIOS
Materias primas y materiales.
Las materias primas y los materiales son artculos que se transforman para elaborar bienes de
consumo u otros artculos que se convertirn en productos terminados o en componentes de
productos de una entidad manufacturera.
Produccin en proceso

Por la naturaleza continua del proceso de fabricacin y la necesidad de preparar informacin a

ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y, por tanto, los artculos
que an no estn terminados constituyen el inventario de produccin en proceso y deben
valuarse en proporcin a los diferentes grados de avance que se tenga en cada uno de los
elementos que forman su costo.
Artculos terminados
Este rubro comprende aquellos artculos destinados a su venta dentro del curso normal de las
operaciones de la entidad y el importe reconocido debe ser el costo de produccin tratndose de
industrias y el costo de compra si se trata de comercios.
Artculos entregados y/o recibidos en consignacin y/o en demostracin
Las materias primas, materiales, artculos terminados y en proceso entregados a terceros en
consignacin y/o en demostracin o a vistas para su proceso y/o venta deben formar parte de los
inventarios al costo que les corresponda, pues su venta an no se ha efectuado, ya que los
riesgos y beneficios an no se han transferido. Los artculos recibidos en consignacin y/o en
demostracin no deben reconocerse en el estado de posicin financiera.

Inventarios (mercancas) en trnsito

Los artculos que se adquieren y se trasladan por cualquier medio de las instalaciones del
proveedor a las de la entidad adquirente, a partir del momento en que se transfieren a sta los
beneficios y riesgos inherentes a ellos deben reconocerse en el rubro de inventarios en trnsito,
como parte de los inventarios.
Los inventarios en trnsito pueden ser artculos terminados y/o en proceso, materias primas,
materiales, etctera. Los gastos de compra y traslado, incluyendo en su caso, gastos aduanales
deben acumularse a los costos aqu reconocidos.
Mtodos de valuacin de inventarios
Aspectos generales
La determinacin del costo de los inventarios debe hacerse sobre la base de alguno de los
siguientes mtodos de valuacin: costo de adquisicin, costo estndar o mtodo de detallistas;
en el caso del mtodo de costo estndar, siempre y cuando los resultados de su aplicacin se
aproximen al costo real
Costo de adquisicin
Es el importe pagado de efectivo o equivalentes por un activo o servicio al momento de su
adquisicin.
Costo estndar
El costo estndar se determina anticipadamente y en esta determinacin se toman en
consideracin los niveles normales de utilizacin de materia prima, materiales, mano de obra y
gastos de fabricacin y la eficiencia y la utilizacin de la capacidad de produccin instalada.
Las cuotas de costo estndar se revisan peridicamente, y deben ajustarse a la luz de las
circunstancias actuales.

Detallistas
Con el mtodo de detallistas, los inventarios se valan a los precios de venta de los artculos que
los integran deducidos del correspondiente margen de utilidad bruta.
Para efectos del mtodo de detallistas, por margen de utilidad bruta debe entenderse el importe
del precio de venta asignado a un artculo disminuido de su costo de adquisicin. El porcentaje
de margen de utilidad bruta se determina dividiendo la utilidad bruta entre el precio de venta.
El mtodo de detallistas se utiliza en entidades que tienen grandes cantidades de artculos con
mrgenes de utilidad bruta semejantes y con una alta rotacin, que hacen imprctico utilizar
otro mtodo.
El importe de los inventarios y el costo de ventas se determinan valuando los artculos en
inventario a su precio de venta menos un porcentaje apropiado de utilidad bruta. El porcentaje
utilizado de margen de utilidad bruta debe considerar, cuando es el caso, que el precio de venta
del inventario ha sido reducido mediante rebajas, bonificaciones y descuentos. Es frecuente que
para cada departamento de una tienda se utilice un porcentaje promedio.
Reconocimiento posterior Frmulas de asignacin del Costo
Aspectos generales
El costo unitario de los inventarios debe asignarse utilizando alguna de las siguientes frmulas:
Costos identificados, Costos promedios y Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS).
Frmulas de asignacin al costo
Una entidad debe utilizar la misma frmula de asignacin del costo para todos los inventarios
con naturaleza y uso similar para ella. Tratndose de inventarios con diferente naturaleza y uso,
la aplicacin de frmulas de asignacin del costo diferentes puede justificarse.
Costos identificados
El costo de los inventarios de partidas que normalmente no son intercambiables entre s y de
artculos o servicios producidos y segregados para proyectos especficos debe asignarse
utilizando la identificacin especfica de sus costos individuales.
La identificacin especfica significa asignar los costos a partidas individuales del inventario. Este
es el tratamiento apropiado para partidas que se segregan para un proyecto especfico, sin
tomar en cuenta si esas partidas fueron compradas o producidas por la entidad. Sin embargo, la
identificacin especfica de los costos es inapropiada cuando en el inventario hay grandes
nmeros de partidas que normalmente son intercambiables entre s, ya que en estas
circunstancias, el procedimiento de seleccionar partidas que permanecern en los inventarios
puede utilizarse para lograr efectos predeterminados en la utilidad o prdida.
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
El manejo fsico de los artculos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se
asigna su costo y para lograr una correcta asignacin bajo la frmula PEPS deben establecerse y
controlarse capas del inventario segn las fechas de adquisicin o produccin de ste.
Prdidas por deterioro
Aspectos generales

El costo de adquisicin de los inventarios puede no ser recuperable total o parcialmente si se han
convertido en obsoletos debido al lento movimiento, se han daado o si su precio de venta ha
disminuido.
Tambin, el costo de adquisicin de los inventarios puede no ser recuperable si los costos
estimados para terminarlos o los costos estimados para poder realizar la venta se han
incrementado.
La prctica de reconocer los inventarios por debajo de su costo de adquisicin, a su valor neto de
realizacin, es consistente con el punto de vista de que los inventarios no deben reconocerse en
exceso a los importes que se espera realizar en su venta o uso.
Las estimaciones que se hacen del valor neto de realizacin tambin deben tomar en
consideracin el propsito para el que se mantienen los inventarios. Por ejemplo, el valor neto de
realizacin de los inventarios que se mantienen para satisfacer ventas en firme o servicios
contratados se basa en los precios pactados en los contratos. Si los compromisos de venta en
firme son por una cantidad menor a la mantenida en los inventarios, el valor neto de realizacin
del exceso debe determinarse con base en los precios generales de venta.
Por otra parte, el reconocimiento de provisiones por prdidas por deterioro puede ser necesario
como resultado de prdidas derivadas de compromisos de venta en firme en exceso a las
cantidades de inventario que se mantienen o de compromisos de compra en firme. Esas
provisiones deben reconocerse en el periodo en que se determine que se ha incurrido en una
prdida y se tratan en la norma relativa a pasivo, provisiones, activos y pasivos contingentes y
compromisos.
No deben reconocerse prdidas por deterioro por debajo del costo de adquisicin de materias
primas y/o materiales que se mantienen para ser utilizados en la produccin de inventarios, si se
espera que los productos terminados a los cuales ellos se van a incorporar se vendern al costo
o por arriba de ste. Sin embargo, cuando el precio de las materias primas y/o materiales indica
que el costo de los productos terminados exceder a su valor neto de realizacin, esos
materiales deben valuarse a su valor neto de realizacin reconociendo una prdida por deterioro.
En estas circunstancias, el costo de reposicin de las materias primas y/o materiales puede ser la
mejor medida disponible de su valor neto de realizacin.
NORMAS DE PRESENTACION
La presentacin en el estado de posicin financiera de los inventarios neto de las estimaciones
creadas sobre ellos debe hacerse clasificndolos como integrantes de los activos a corto plazo
(circulantes) a menos que, debido a la naturaleza de las operaciones de la entidad, sta tenga en
existencia inventarios que sern vendidos o utilizados despus de doce meses posteriores a la
fecha del estado de posicin financiera o en un plazo que exceda al ciclo normal de operaciones
de la entidad, segn sea el caso.
En el cuerpo del estado de posicin financiera o en las notas a los estados financieros deben
presentarse los diferentes rubros que integran los inventarios y sus correspondientes
estimaciones con el suficiente detalle para mostrar cada rubro de acuerdo con la naturaleza de
sus integrantes. Esos rubros, por ejemplo, pueden ser inventarios de: materias primas y/o
materiales, de produccin en proceso, de artculos terminados, en consignacin y de mercancas
en trnsito. El inventario de las entidades prestadoras de servicios debe presentarse como
inventario de servicios en proceso.
El importe de inventarios reconocido como gasto durante el periodo, denominado generalmente
costo de ventas, comprende los costos previamente incluidos en la valuacin de los artculos que
se han vendido, los gastos indirectos de produccin no asignados a los inventarios y los costos

anormales de produccin. Las circunstancias particulares de cada entidad pueden hacer

necesaria la inclusin en el costo de ventas de otras partidas, tales como los gastos de
distribucin.
NORMAS DE REVELACION
En los estados financieros o en sus notas debe revelarse la siguiente informacin:
a) Las polticas contables adoptadas para la valuacin de los inventarios, as como los
mtodos de valuacin de inventarios y frmulas de asignacin del costo utilizados.
b) La composicin, al cierre del periodo, de los inventarios, neto de sus estimaciones,
mostrando el importe de cada uno de los diferentes rubros que los integran tales como: materias
primas, produccin en proceso, productos terminados, mercancas en trnsito, inventarios
entregados en consignacin y/o en demostracin.
e) El importe de los inventarios reconocido en resultados durante el periodo, cuando:
i. n el costo de ventas se incluyen otros elementos;
ii. Una parte del costo de ventas se incluye como
las operaciones discontinuadas; y

parte de

iii. El estado de resultados se presenta clasificado

conforme a la
naturaleza de los rubros que lo
integran y no se presenta un rubro
de costo de
ventas sino que los elementos que integran a ste
se presentan en diferentes rubros.
h) El importe de cualquier reversin reconocida en el periodo de estimaciones por prdidas por
deterioro de inventarios reconocidas en periodos anteriores;
i) Las circunstancias o eventos que originaron la reversin de prdidas por deterioro
j) Una descripcin de cualquier cambio del mtodo de valuacin de inventarios o frmula de
asignacin de costo de inventarios, las bases que justifican el cambio y los efectos de ste
conforme a la NIF B-1; y

Boletn 5120 Inventarios y Costo de Ventas

Generalidades
El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la
produccin para su posterior venta, tales como materia prima, produccin en proceso, artculos
terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, que se consuman en el ci clo
normal de operaciones. Representa uno de los renglones ms importantes del activo y
determinante del costo de ventas, y por consecuencia de los resultados del ejercicio.
Objetivos de auditoria
Los objetivos de los procedimientos de auditora relativos a inventarios y costo de ventas, son:

Comprobar su existencia fsica

Verificar que sean propiedad de la empresa

Determinar la existencia de gravmenes

Comprobar su adecuada valuacin, tomando en consideracin que no excedan a su valor de

realizacin

Cerciorarse que haya consistencia en la aplicacin de los mtodos de valuacin

Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos efectivamente
realizados durante el periodo y que se haya determinado en forma razonable y consistente
Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

Control interno
Ejemplos de los controles internos clave:
a) Autorizacin del mtodo de valuacin seleccionado por la empresa.
b) Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro,
c) Registro oportuno de la inversin en inventarios y del pasivo correspondiente.
d) Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso, su facturacin, incluyendo la
contabilizacin del costo de ventas
e) Registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores
f) Comparacin peridica de los registros auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor
g) Control de las devoluciones
h) Custodia fsica adecuada de los inventarios
i) Inventarios fsicos.
j) Sistema de informacin de cifras actualizadas

Importancia relativa y riesgo de auditora

En la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de
auditora, en las reas de inventarios y costo de ventas, el auditor debe considerar entre
otros elementos, la importancia relativa de estos renglones en relacin a los estados financieros en su conjunto, as como los riesgos de auditora.
La planeacin de las pruebas de auditora en las reas de inventarios y costo de ventas
debe incluir el anlisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinacin
del riesgo de auditora.
Procedimientos recomendados
Planeacin
De acuerdo con el Boletn 3040 "Planeacin y supervisin del trabajo de auditora", el
auditor deber efectuar una planeacin adecuada para alcanzar totalmente sus objetivos en
la forma ms eficiente posible, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y
riesgo de auditora.

Tcnicas de revisin analtica

Para conocer la importancia de la relacin de inventarios y costo de ventas dentro de la
estructura financiera, el auditor deber aplicar, entre otras, las siguientes tcnicas:
Comparacin de cifras a costos histricos y actualizados con las de ejercicios anteriores,
tomando como referencia los ndices de inflacin generales y/o especficos, fluctuaciones en
precios, cambiarias, etc.
Anlisis de razones financieras como costo de ventas a ventas, rotacin de inventarios, etc.,
determinadas sobre cifras tanto histricas como actualizadas.
Estudio y evaluacin preliminar del control interno
Llevar a cabo el estudio y evaluacin preliminar del control interno contable existente y la
localizacin de controles clave para el manejo de los inventarios y costo de ventas, incluyendo su
actualizacin.
Pruebas de cumplimiento

Desarrollar pruebas de cumplimiento que proporcionen el grado de seguridad razonable de que

los procedimientos de control interno, en los que se deposita confianza, existen y se aplican eficazmente.
1) Observacin, dando seguimiento al flujo de desarrollo de los procedimientos ejecutados en
la realizacin de las principales transacciones, como: recepcin de inventarios, su proceso,
traspasos entre las reas de produccin, adecuada custodia, correcto y oportuno embarque,
etc., constatando la adecuada segregacin de funciones, asignacin de responsabilidades y
autoridad, existencia de formas, registros y archivos.
2) Revisin selectiva de compras, inspeccionando la documentacin soporte, la adecuada
autorizacin y registro oportuno en libros y auxiliares.
3) Revisin de la adecuada determinacin de costos unitarios de produccin
4) Comprobacin de movimiento internos y a otros almacenes
5) Pruebas de embarques, comprobando el costo de ventas y la facturacin respectiva
6) Comprobar sistemas y mtodos de valuacin
Pruebas sustantivas
Como resultado de la planeacin que incluy, entre otros aspectos, el estudio y evaluacin
del control interno, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento y considerando
nuevamente factores de importancia relativa y riesgo de auditora, el auditor deber establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas con el alcance y oportunidad que considere
necesarios en las circunstancias.
Propiedad
El auditor deber comprobar que los inventarios presentados en los estados financieros son
propiedad de la empresa, mediante la inspeccin de la documentacin comprobatoria
correspondiente.
Existencia e integridad

Evaluacin de la planeacin de la toma fsica de inventarios.

Cerciorarse de que haya una planeacin adecuada para la toma de los inventarios fsicos,
la cual est debidamente documentada en instructivos y que sean del conocimiento
oportuno de los participantes.
Observacin del inventario fsico
Considerar la deteccin de partidas de inventarios que hayan perdido su valor por deterioro
fsico, lento movimiento, etc.
Revisin del corte de operaciones
Determinar adecuada relacin entre el inventario fsico y el inventario segn libros.

Valuacin
Pruebas de valuacin del inventario y del costo de ventas.
Con base en el conocimiento del sistema de costos y m todos de valuacin y de las pruebas que
se efectuaron de los mismos, el auditor debe satisfacerse de que los inventarios estn valuados
de acuerdo con las NIF aplicados consistentemente, incluyendo la actualizacin de inventarios y
del costo de ventas.
Revisin de mercancas en trnsito.
a) Examinar la documentacin que compruebe la propiedad del bien (contrato de compra-venta,
pedido, factura, etc.), y su registro en el periodo correspondiente.
b) Verificar, en su caso, la recepcin posterior de los inventarios en trnsito.

Verificacin de anticipos a proveedores.

a) Inspeccionar la documentacin comprobatoria, incluyendo los recibos de pago, contratos,

convenios, etc., observando si las condiciones de la operacin contienen restricciones o
compromisos.
b) Verificar la posterior recepcin de los inventarios.

Verificacin de las estimaciones por prdidas de valor en inventarios.

Las siguientes condiciones, entre otras, pueden ser indicativas de que se puede sufrir una
prdida por baja de valor de los inventarios:
a) Mal estado fsico.
b) Obsolescencia por cambios o avances tecnolgicos, cambios de moda y estacionales y, en
general, por baja demanda en o mercado.
c) Limitacin para su reposicin por cambios en las condiciones de mercado, reglamentaciones
gubernamentales, cierre o apertura de fronteras, etc.
d) Lento movimiento o exceso en existencia
Declaraciones
Obtencin de declaraciones de la administracin.
Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la administracin se indiquen los aspectos
relevantes a inventarios y costo de ventas, tales como mtodos usados, consistencia en su
aplicacin, prdidas por baja de valor, existencias de gravmenes y otras restricciones,
compromisos, etctera.

Presentacin y revelacin
Cerciorarse de que existe revelacin adecuada en los estados financieros.
Comprobar que en los estados financieros o en sus notas, se revele lo siguiente:
a)

Principales grupos que integran los inventarios.

b) Mtodos seguidos para la valuacin de los inventarios y del costo de ventas, tanto a
costos histricos como su actualizacin, as como, en su caso, divulgacin y justificacin de
los cambios en los mtodos.
CONTROL INTERNO
El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo corriente,
no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ah la
importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema de control interno para este
rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de

inventarios

Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos

Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas

Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios

Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

METODO DE CONTROL DE INVENTARIOS

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control empieza a ejercerse
con antelacin a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningn criterio, nunca se
podr controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como
Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando
acumulacin excesiva.
La auditora, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del
control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema
se utilice.

Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.

Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados,

especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El sistema debe proveer
control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias,
tanto en cantidad como en precios.

Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al almacn, informes

de recepcin para las mercancas compradas e informes de produccin para las
fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del almacn nicamente si estn
respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente
autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado.

Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros fsicos
o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacn
debidamente autorizado.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de

tener dinero restringido en artculos innecesarios.

Proteger los inventarios con una pliza de seguro.

Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad

material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante o deterioros por
negligencia.

Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la
persona que entrega y por la que recibe.

Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de su artculo para

poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del almacn, sin
perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo, pueda soportar la buena

marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en una
poca determinada, se aumente la cantidad mxima.

Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los
inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de existencias,
cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacn. Este le devolver
una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la
cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta
forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.

Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en que

llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los casos,
y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de mercancas. Este
departamento comprobara si los datos suministrados en el informe estn de acuerdo con
la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dar su aprobacin
a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual aadir al importe de la
factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por
artculo.

Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del almacn debe
ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn nicamente si estn
respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han
de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado.

INVENTARIO FISICO
Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la existencia de
los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es
una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia
anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.
IMPORTANCIA
1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias del sistema y las
existencias fsicas (cantidad real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores
monetarios.
3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos
de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en
el libro de inventario, conforme a la legislacin.

2. El inventario significa la suma de aquellos artculos tangibles de propiedad personal

los cuales estn disponibles para la venta en una operacin ordinaria comercial y estn
en un proceso de produccin para tales ventas. As como estarn disponibles para
el consumo corriente en la produccin de bienes y servicios disponibles para la venta.

CUESTIONARIOS PARA EL CONTROL INTERNO

Para registrar los inventarios:

Qu mtodo utiliza para la valuacin de inventarios?

Qu sistema de cmputo utiliza para registrar los inventarios?

Muestran dichos registros:

Cantidades?

Costo unitario?

Importe total?

Observaciones acerca de obsolescencia, mal estado, etc.?

Las personas que manejan los registros contables:

Son ajenos a los almacenistas?

Tienen acceso a las existencias?

Autorizan movimientos de inventarios?

Garantizan los procedimientos a travs del control numrico o cualquier otro medio, que
todos los movimientos de entrada y salida se registran?

Se enva al departamento de contabilidad en forma directa, copia de los documentos

que originan movimientos contables, para ser resumidos y registrar los totales en las
cuentas de control?

Se ajustan los auxiliares a los resultados de los recuentos fsicos, cuando menos una vez
al ao?

En el caso de diferencias, se investigan por un empleado independiente antes de

proceder a su ajuste?

Estn todos los inventarios bajo la responsabilidad de un solo almacenista?

En el caso de inventarios en consignacin, en poder de maquiladores, propiedad de

terceros, etc. se mantienen bajo un control fsico y contable adecuado?

Estn separadas las funciones del departamento de compras, de las relativas a:

Recepcin?

Embarque?

Control de Inventarios?

Cuentas por pagar?

Las compras se efectan solamente contra requisiciones debidamente aprobadas?

La persona o departamento que hace las compras:

Efecta pedidos para todas las compras?

Solicita cotizacin a varios proveedores?

Deja evidencia de las razones del proveedor seleccionado?

En el departamento de contabilidad, se hacen las siguientes funciones previas al pago,

dejando evidencia de ellas:

Comprobacin de la secuencia numrica de los informes de mercanca recibida?

Comparacin de lo recibido contra el pedido?

Comparacin de lo recibido contra la factura del proveedor?

Revisin de que la factura del proveedor rene los requisitos establecidos por la Ley del
Impuesto sobre la Renta para su deduccin?

Por las devoluciones, se informa oportunamente a los departamentos de contabilidad y

de compras?

Se elabora documentacin comprobatoria desde los pedidos de compra hasta la entrega

de sta, a los departamentos de produccin?

Se practican inventarios fsicos totales cuando menos una vez al ao?

Se controlarn los conteos mediante marbetes, etiquetas, o algn otro medio y hay un
responsable?

Se ha responsabilizado a algn funcionario de que todos los movimientos de inventarios

sean registrados con la fecha que les corresponde?

Se verific si existe mercanca obsoleta que haya sido dada de baja?

Se preparan los listados finales de inventarios con base en los marbetes, hojas de
conteo, etc., por personal independiente al registro y control de los inventarios?

Los costos unitarios base para valuar dichos listados se obtienen de los registros
auxiliares por personal familiarizado con los inventarios y con el sistema de costos?

Se adoptan medidas que permitan asegurar el correcto corte de operaciones y formas

principalmente (ver punto 23 del cuestionario relativo a inventarios fsicos):

Que se haya registrado el pasivo por todas las compras recibidas?

Que todos los embarques anteriores al inventario hayan sido facturados y registrados?

Se investigan a satisfaccin las diferencias de importancia resultantes del inventario

fsico?

Est debidamente integrado y controlado dentro de la contabilidad general el sistema

de costos que tiene implantado la Compaa?

Se determinan los costos unitarios por el departamento de costos, siguiendo el sistema

establecido?

Permite la documentacin de movimientos de materias primas y materiales la correcta

determinacin de su valuacin y la aplicacin que les corresponde?

La mano de obra y los gastos indirectos se identifican y agrupan con suficiente detalle
como para permitir una asignacin de costo por tipo de productos o por unidad de
produccin?

Los gastos indirectos se acumulan por departamento, centro de costos o alguna obra
base que permita una adecuada asignacin o prorrateo a los distintos tipos de productos
y/o etapas del proceso productivo?

Se hace una suma adecuada de las unidades vendidas segn las facturas, que permita
la correcta determinacin mensual del costo de ventas?

Se hace una comparacin mensual entre las unidades embarcadas y las facturadas
(base para el clculo del costo de ventas)?