LA FUNCION DE ABASTECIMIENTO EN LA EMPRESA

Tema N 01

LA FUNCION LOGISTICA O ABASTECIMIENTO

Es el conjunto de actividades tcnico administrativas cuya misin consiste en asegurar a la empresa, las
materias primas. materiales y suministros que garanticen su instalacin, operacin y desarrollo en las mejores
condiciones de calidad, cantidad, precio y oportunidad.
Est actividad se da inicio con la identificacin de las necesidades de las diferentes dependencias y
principalmente del rea de produccin y concluye con una evaluacin del grado de atencin y satisfaccin de
tales necesidades.
Por lo que se requiere polticas adecuadas y una organizacin y administracin del abastecimiento que
combine la gestin moderna, la tecnologa de la informacin y la orientacin hacia el cliente.
No solo es necesario cubrir los requerimientos de las lneas de produccin y operacin sino mantenerse atentos
al comportamiento del entorno externo (factores externos a la empresa), que hoy en da obligan a considerarlos
dentro del muy empleado Plan Estratgico y a gestionar la informacin relevante en forma adecuada para que
permita emplearla en la obtencin de soluciones eficientes.
Cuanto mayor sea el tamao de la empresa, su rea de produccin u operacin y la diversificacin de sus
productos o servicios mayores sern los requerimientos de planificacin y organizacin de las actividades de
abastecimiento, por lo que estas condiciones obligaran igualmente a la seleccin, desarrollo y especializacin
del personal que integra el departamento o la unidad de abastecimiento.

Naturaleza de la Funcin
El Abastecimiento es considerado normalmente como una funcin de apoyo o servicio, en la medida en que su
accin esta encaminada a satisfacer las necesidades de los diversos sub sistemas de la empresa, hay que
considerar que el hecho de ser una funcin de apoyo no quiere decir que se trate de una funcin secundaria;
el abastecimiento requiere la aplicacin de la Investigacin y Desarrollo as como las dems funciones
empresariales, de investigacin en materia de nuevos productos y materiales que el mercado ofrece y de
desarrollo que su incorporacin pueda representar innovaciones en los productos de nuestra empresa
aportando valor agregado.
Finalidad y Objetivos
La finalidad del abastecimiento es la de garantizar el aprovisionamiento de materias, materiales, suministros y
servicios que la empresa requiere para su optimo desenvolvimiento y desarrollo implicando necesariamente el
logro de objetivos en trminos de calidad, cantidad, precio, oportunidad y servicio; con una gestin balanceada,
eficaz y eficiente del flujo de materiales. Estos objetivos no son independientes, todos se interrelacionan, son
dependientes unos de otros.
La Calidad Requerida
La calidad de un producto es el resultado de la calidad de sus elementos componentes, calidad de diseo y la
forma como se construye, calidad de fabricacin. El objetivo calidad se asegura en primer lugar definiendo o
identificando las caractersticas tcnicas de sus componentes, especificaciones tcnicas. Tamao, espesor,
dureza, viscosidad, flexibilidad, brillo, son entre otros los elementos que deben especificarse. Para tener los
insumos requeridos se necesita una seleccin adecuada de la fuente de abastecimiento, proveedores, los que
nos proveern de informacin referente a muestras o catlogos de fabricacin y si el caso lo requiriese se
proceder a efectuar pruebas, muestreos, anlisis de laboratorio o pruebas de resistencia. etc.
Desde el punto de vista econmico, insumos de menor calidad a los requerimientos, generan dificultades en
la produccin, desperdicios, mayor atencin y trabajo, roturas, reprocesamiento, etc.. que elevan los costos de
fabricacin mas all de los limites establecidos.

La calidad e insumos que se seleccionan esta con frecuencia condicionada por su precio en el mercado. La
disponibilidad permanente de los insumos, tambin es otro factor ya que no podemos ofrecer hoy un producto
de una calidad y maana el mismo producto pero de menor calidad: la calidad no tiene precio ni se puede
sacrificar por el precio. Alcanzar este objetivo es de suma importancia, el usuario es el mejor medio de
publicidad de un producto o servicio: un cliente satisfecho nos trae nuevos clientes.
La Cantidad especificada
Asegurar la cantidad es un segundo objetivo y este est influenciado por una serie de factores como el precio,
periodo de vida del producto, la obsolescencia, la merma, el robo, etc.
Es indudable que al efectuar el clculo de cantidades por adquirir, deben considerarse mrgenes de exceso,
cada sector tiene posiblemente una media estimada y cada rea de la empresa tambin habr estimado su
margen de exceso controlable sin embargo este debe manejarse en forma equilibrada buscando satisfacer las
necesidades de las reas intervinientes.
Se presenta una condicin opuesta: los proveedores son muy entusiastas, quieren vendernos todo y los
compradores en otros casos queremos solo lo necesario.
Consideremos tambin otros factores, como por ejemplo, los consumos de tal manera que podamos
establecer la cantidad econmica a comprar. Consideremos que en toda fabricacin hay costos fijos y costos
variables: cuando encargamos cien mil latas para envasar conservas, existe un costo fijo determinado por los
diseos, fabricacin del molde, pruebas, preparacin del horno, etc. que deben aplicarse a esos cien mil, diez
o veinte mil latas adicionales tendran slo costos variables.
Estn los casos en que hay que reponer solo el stock de aquellos productos de consumo constante, mantener
el nivel de existencias, es posible que algunas veces se incurra en errores, cuando los saldos de almacn y el
programa de compras no ha sido auditado adecuadamente y se generan des balances en proceso o en
existencias que interrumpen el proceso de produccin: la reposicin puede ser mas eficiente.
El precio tambin influye a la cantidad: los proveedores suelen ofertar precios unitarios interesantes a
condicin de compras en determinados volmenes que en muchos casos, son tan atractivos que no hacen salir
del Programa de adquisiciones; en otros casos, los precios responden a ofertas de insumos que no renen los
requisitos de calidad exigidos por lo que son muy ventajosos.
El espacio disponible para almacenamiento, el tiempo de entrega, entre otros factores tambin influirn en la
cantidad.
El Mejor Precio
Hablamos del precio mas econmico, es decir el mas bajo que nos sea posible conseguir sin renunciar a los
requerimientos de calidad establecidos, a las condiciones de cantidad fijadas incluyendo lo, periodos de tiempo
de entrega determinados y claro est que las condiciones de pago estn dentro de nuestro margen de manejo.
Cuando negociamos precios, tambin debemos tratar las condiciones de pago, plazos, intereses, descuentos y
otros. Los descuentos sern un anzuelo que nos lancen los proveedores, estos los darn por pronto pago, por
compras en volmenes importantes, por estandarizacin de modelos, etc. por lo que las operaciones
comerciales no son slo problemas de ida sino tambin y en mucho, problemas de vuelta, compradores y
vendedores.
El tipo de moneda pactado en los precios, sea dlar americano, franco francs, marco alemn o yen japons y
su dureza tendrn efectos sobre el precio real a cambio en nuestra moneda, por lo que es necesario en las
circunstancias actuales llevar un permanente control del cambio de precios de los insumos en el mercado, los
cambios de precios vuelven incontrolables los costos. Un estudio de las proyecciones de precios durante
determinados periodos puede contribuir a una decisin sobre si conviene comprar anticipadamente o cada vez
que se necesite. Los riesgos asociados a compras con moneda extranjera se pueden reflejar en los costos ya
que una deuda en moneda extranjera puede incrementarse fuertemente por efectos de una devaluacin
importante de nuestra moneda.

Asumamos tambin que cuando se adquiere un producto no solo es el precio por lo que pagamos por el,
nuestro costo, sino que el costo final del material o del equipo o maquinaria. incluir, entre otros rubros costos
de embalaje, transporte, seguros, manipuleo, etc. incrementen sensiblemente el precio, al punto que lo
dupliquen o tripliquen. Tratndose de bienes duraderos, maquinarias o equipos, hay que tomar en cuenta el
consumo de energa y los repuestos y mantenimiento necesarios para el funcionamiento ptimo.
Indudablemente que el costo del producto debe ser compatible con su precio de venta. Mantener niveles
econmicos de costos, no slo es signo de eficiencia, sino que lleva a la Empresa a una mejor posicin
competitiva. Indudablemente que el costo del producto debe ser compatible con su precio de venta, el
mantener niveles econmicos de costos, no slo es signo de eficiencia, sino que lleva a la Empresa a una
mejor posicin competitiva.
En el Tiempo preciso
Las mercaderas las queremos hoy, no maana ni ayer, recibir las mercaderas compradas en su oportunidad
es lo ideal; el tiempo oportuno tambin est referido al momento en que hay que comprar. Comprar en forma
tarda implica gastos adicionales, pago de sobreprecio, etc. la anticipacin a circunstancias de escasez puede
significar conseguir mejores precios; inclusive para lograr sobre stocks para especular, de esta forma se
protege la empresa de las fluctuaciones.
Por lo que envos anticipados por parte de los proveedores puede comprometer pagos anticipados que no
estaban previstos en nuestro
presupuesto de efectivo
y comprometer igualmente espacios de
almacenamiento no considerados; recepcionar las mercaderas despus de la fecha prevista ocasionar
paralizaciones en las lneas de produccin con un incremento de los costos, e inclusive la acumulacin de
productos en proceso.
Bajo el supuesto que toda compra se realiza de acuerdo a un programa, las entregas deberan efectuarse
dentro de los plazos previstos en el mismo.
Lo que nos permita dar un mejor Servicio a nuestros clientes
Si la organizacin est orientada hacia el cliente, sea externo o interno y que nuestra actividades solo buscan
su satisfaccin, entonces como compradores somos clientes a veces muy importantes para algunos
proveedores por las compras en grandes volmenes y por eso, somos merecedores de la debida atencin
sobre todo en condiciones especiales.
De igual forma requerimos que el proveedor no sea un simple vendedor, sino se integre como eslabn a
nuestra empresa, que haga investigacin y desarrollo de productos que nos permita incorporar insumos cada
da de mejor calidad, que absuelva nuestras dudas y que nos apoye en nuestra propia investigacin y
desarrollo.
Adquirir bienes duraderos que tengan un buen servicio de mantenimiento y repuestos, as como asesora
tcnica eficientes sern los proveedores que buscamos.

IMPORTANCIA DE LA FUNCION LOGISTICA

La importancia de la funcin de abastecimientos, entonces est dada por:

Aportar en forma efectiva a la consecucin, mantenimiento y mejoramiento de adecuados niveles de costos
de produccin y operacin.
Contribuir a hacer mas eficientes y eficaces las adquisiciones de las diversas dependencias.
Otorgar informacin actualizada, pormenorizada y procesada adecuadamente del mercado y orientada a
Mejorar la posicin de la Empresa frente a la competencia.
El abastecimiento compromete un elevado porcentaje de recursos financieros del negocio.
Fortalecer el objetivo de rentabilidad de la empresa generando utilidades a travs de objetivos de economa
y productividad.
Su misin es mantener una organizacin satisfecha en sus necesidades de bienes y servicios.

2 FACTORES EXTERNOS QUE AFECTAN LA GESTION DEL ABASTECIMIENTO

Factores Econmico Financieros
Un mercado recesivo, en el que la demanda se encuentra restringida debido a una escasa capacidad de
compra y que genera que las empresas reduzcan su oferta y que estandaricen sus lneas de produccin y
concentren sus recursos en aquellas lneas mas rentables.
El intercambio comercial con los proveedores tiene condiciones cada vez ms restringidas, como por ejemplo,
el pago anticipado, la firma de letras por el saldo, el otorgamiento de garantas, etc.
Limitaciones en la disponibilidad de recursos financieros, situacin generada por el quiebre de la cadena de
pagos y el cierre de caos de las instituciones financieras que provocan que la propia empresa, por la escasa
liquidez trate de apoyarse en el financiamiento del proveedor, con el correspondiente malestar de los
proveedores y la consiguiente desatencin de nuestros pedidos; otra, las oportunidades de compra nos suelen
encontrar sin dinero.
La toma de decisiones en pocas de crisis tienen jerarquizacin: inversiones, crditos, compras, ventas, etc.
Factores Comerciales
En un mundo globalizado el mercado ya no tiene fronteras; el ser proveedor o ser comprador de cualquier bien
nos obliga a hablar de negocios internacionales y todo la gestin de los participantes que implica este
proceso: bancos, aduanas, agentes, transportes, seguros, etc.; quien no piense en el mercado global no se
est modernizando.
Y en el ambiente domstico, existen pocas empresas en buen estado con las cuales contratar y tener la
seguridad de un aprovisionamiento oportuno; los precios cambian con mucha frecuencia y nadie garantiza el
concepto Validez de la Propuesta; no se encuentra todo lo que se necesita y si se encuentra normalmente es
con sobre costo; las facilidades para el pago son limitadas y el crdito est restringido.
Factores Tecnolgicos
La velocidad del cambio tecnolgico sorprende, cada da aparecen en el mercado nuevos materiales y
productos, slo si la empresa practica una poltica de innovacin agresiva, podr con ciertas limitaciones por
un tiempo importante desempear un papel importante en trminos de eficiencia y eficacia dentro de su
mercado de influencia.
Los pases industrializados abandonan productos y procesos que son transferidos a pases del tercer mundo, lo
que hoy tenemos como producto de ltima generacin maana se convertir en obsoleto, tenemos que
mantenernos actualizados tecnolgicamente hablando.
El ejecutivo a cargo del rea de Abastecimiento debe andar atento a los cambios en la competencia que
involucren cambios importantes en su actuar tanto el rea como en sus productos.
Factores Laborales
El flujo adecuado de materiales y suministros que anteriormente poda ser suspendido en forma sensible por
efectos de un paro o de una huelga del personal de uno o varios proveedores, ya no esta afecto a este
problema o en otras palabras este problema no sensibiliza el flujo; pero una huelga de transportes o de cierre
de carreteras, etc. en un entorno tan movido laboralmente nos obliga a anticiparnos llevando un control de las
fechas de negociacin interinstitucional.
Las bajas remuneraciones e incentivos laborales existentes y la falta de polticas por parte de los empresarios
con respecto a sus trabajadores, generan un alto grado de desmoralizacin que se puede ver reflejada en
daos directos e indirectos a las instalaciones, a los productos, a la imagen institucional; es perentorio que la
encargada de la gestin desarrolle polticas y tome decisiones al respecto promoviendo un clima de cultura
empresarial mas all de la crisis actual.

Factores de Mercado
La demanda interna decreciente, la oferta externa creciente y de mejor calidad, la aplicacin de tecnologa a
nuevos productos que entregan mayor valor agregado al cliente, clientes cada vez mas informados por lo tanto
mas exigentes, conglomerados de mercado selectivos, y otros factores del marketing afectan tambin la
logstica.
Factores de Gestin
El objetivo de rentabilidad de la gerencia conlleva a tomar decisiones que puedan afectar otras reas y su
desempeo, una de ellas es la Logstica: reducir los stocks al mnimo necesario, reducir los espacios de
almacn, racionalizar los recursos destinados a esta rea, la orientacin hacia nuevos conceptos Just at Time
por ejemplo, van a influir en el funcionamiento del rea.

Tema N 2 LA FUNCION DE COMPRAS COMO UNA SUB FUNCION DE LA LOGSTICA

1. LA ORGANIZACION DE LAS COMPRAS.
Como toda funcin su operatividad eficaz y eficiente se basa en una buena organizacin, por lo que es
necesario precisar los objetivos y polticas del rea de Compras, es decir, establecer que se quiere, en que
niveles y dentro de que parmetros.
Es necesario definir la estructura organizativa y representarla grficamente por medio de un organigrama de
tal forma que conozcamos como se organiza la empresa, que unidades la integran y como se interrelacionan:
subordinacin y coordinacin; y como la dependencia de abastecimiento se ubica dentro de esta. Dems est
indicar que esta organizacin se subordinar a los intereses empresariales a su organizacin corporativa y su
capacidad de respuesta al entorno cambiante.
Como se indic la Logstica es un rgano de apoyo que puede funcionar como parte de otra rea funcional, por
ejemplo Produccin puede contener el rea de Logstica sin que esta pierda su esencia: en cualquiera de las
formas que se organice la empresa y como ubique al rea de Logstica sus principios y objetivos se
mantendrn transversalmente.
Determinar los procedimientos de trabajo ser el siguiente paso, de tal manera que los cargos y las funciones
de estos se hagan en una forma definida, racionalizada y eficiente; como quedan definidas las funciones que
integran los diferentes cargos a cada empleado se le permite conocer que es lo que le corresponde hacer y por
que, promoviendo la iniciativa del personal, empleando tcnicas de motivacin y autoestima y con un
concepto de calidad total la accin del conjunto humano que labora en esta rea funcional de la empresa
estar articulada y debidamente integrada a efectos de asegurar su eficiencia y eficacia y su contribucin a los
objetivos empresariales. El contar con una buena organizacin propender a asegurar un flujo optimo de
materiales.

2. ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS EN EL AREA DE COMPRAS

Las polticas son instrumentos de gestin que comprenden normas, reglas, principios directrices que se
establecen previamente con la finalidad de establecer un marco de la accin administrativa, estableciendo los
limites dentro de los cuales se desempearan la jefatura y el personal del rea.
Como instrumentos propenden a la consecucin de los objetivos organizacionales, reducen los mrgenes de
confusin al delimitar mbitos de accin, clarificar, uniformar y orientar la accin administrativa, cada
integrante del rea tendr claramente definidos los lmites del ejercicio de sus funciones.
Por lo que establecer adecuadas y claras polticas de abastecimiento contribuir al xito de la funcin,
promover un funcionamiento armonioso y una integracin satisfactoria. Las polticas deber abarcar por lo
tanto los aspectos de calidad, cantidad, precios de adquisicin, tiempos o plazos de entregas, formas de pago
y otros.

3. EL CONTROL DE LAS COMPRAS

El rea de compras tiene la autoridad y responsabilidad de las adquisiciones, por lo que ninguna otra rea
debiera asumir estas funciones .
En el marco establecido por las polticas de la empresa con referencia al rea, existen muchas formas de
efectuar el control de las compras, por ejemplo de acuerdo al tipo de productos que emplee, utilice y/o
consuma la empresa:
El control de las compras tomando como base el establecimiento de necesidades previstas, traducida en
una Programacin Racional del Abastecimiento de la empresa.

 El control de la compras, tomando como base el establecimiento de lotes de compras en cantidades fijas
en fechas variables i cantidades variables en fechas fijas. Puntos de reposicin, stocks mximos, tiempo
de reaprovisionamiento.
La aplicacin del MRP, Planificacin de Requerimientos de la Materiales, en el que uno de sus vrtices
es tener un control de stocks adecuado pero en funcin al pull del mercado.
El Just at Time como instrumento de mejoramiento y reduccin de desperdicios con efectos directos en
las economas y productividad de la organizacin logstica.
El control de las compras puede efectuarse por lo tanto de diferentes formas y aplicando diferentes
instrumentos. El empleo de indicadores de desempeo es otro medio por el cual no solo se puede controlar
sino tambin gestionar y evaluar los rendimientos, efectuar mejoras y eliminar procesos improductivos del
rea: por ejemplo la eficiencia de las compras, la contribucin al valor agregado total, la productividad del
rea, etc.; unos de los instrumentos indicadores mas empleados son:

Productividad del presupuesto de compras

Economas comprobadas por los precios que adquiere

Economas por volmenes

Economas comprobadas por sustituciones, equivalentes o reemplazos.

Perdidas y errores por deficiencias en el proceso de las compras.

Costo de retrasos en la recepcin e internamiento de materiales adquirido.

Rendimientos de los gastos de transporte, fletes, seguros, embalajes, etc.

Cualquier tipo de control que se ejerza sobre las compras debe estar orientado a mejorar los niveles de
rendimiento y corregir las posibles desviaciones que se pueda observar en el desarrollo del proceso de
compras.

4. INSTRUMENTOS DE GESTIN: EL MANUAL DE COMPRAS.

Los conceptos acadmicos establecen que es un documento tcnico administrativo que comprende:

Una seccin destinada a mostrar en forma descriptiva y grfica, como esta estructurada la organizacin
de la dependencia de abastecimiento, cuantas unidades tiene, en que niveles se distribuye, cual es el
titulo del cargo de cada unidad y como se interrelacionan.

Una segunda seccin en la que se establecen las funciones de cada cargo, de tal manera que cada
empleado y cada jefe sepa de manera clara y precisa cual es el mbito de su responsabilidad.

La tercera seccin involucra los diversos procedimientos de trabajo, a travs de los cuales se ejercitan
las funciones, tambin suelen incorporarse instrucciones especiales de uso en los casos de manejo de
maquinas y equipos.

Finalmente, una cuarta seccin aborda las normas y polticas de abastecimiento, que son disposiciones
que regulan la accin del personal de abastecimiento, estableciendo los limites de desempeo y
compromisos por adquirir.

El manual de compras debe ser claro, sencillo, coherente y lo mas preciso y detallado posible; su importancia
radica en que define las acciones que debe ejecutar el personal, evitando la duplicidad de esfuerzos.
La decisin de comprar o dejar de comprar compromete al rea dentro del marco de sus funciones y objetivos;
pero por encima bajo responsabilidad existen niveles que pueden intervenir en estas decisiones, un
funcionamiento con autonoma permitir un funcionamiento mas ptimo.

5.

EL RECURSO HUMANO DEL REA DE COMPRAS

No solo es necesario establecer una organizacin, definir su estructura, establecer sus funciones, los
procedimientos y las normas; sino es imprescindible contar con el Recurso humano idneo, es decir los
individuos que cuenten con el perfil requerido para cada cargo del rea, bajo el principio de que el hombre se
hace al puesto. Esto se lograr primero por el diseo de perfil por cargo y luego por el proceso de
reclutamiento, seleccionando, integrando, entrenando, y capacitando a los individuos y en tercer lugar con un
proceso de evaluacin constantemente con el fin de conocer su verdadero nivel de desempeo y
comportamiento tico.
Algunos rasgos del Perfil del Comprador son:
Proactivo y dinmico
Capacidad de interrelacin con aptitudes para la negociacin
Habilidad para el calculo, con mente analtica
Un investigador permanente desarrollando su iniciativa
Aptitud para proyectar y programar
tica personal con una slida escala de valores.
Conocimientos Tcnicos y capacidad de aprendizaje
El decir que un buen vendedor puede ser un buen comprador a pesar que representan a actividades de la
funcin comercial no necesariamente es cierto; ambas son posiciones opuestas en cuanto a su conceptos
bsicos, una persona que desempeo el papel de comprador no le ser fcil convertirse en vendedor.
Las compras estn referidas a productos o lneas de productos, materiales o suministros, por lo que es
importante que el individuo prospecto tenga los conocimientos tcnicos y/o experiencia en el sector al cual se
sirva.
El comprador debe conocer a profundidad los procesos industriales de la empresa, tambin en la medida de los
posible los de sus proveedores, con el fin de conocer sus posibilidades y limitaciones, orientando en forma
adecuada sus ordenes de compra a clientes que respondan tambin a un perfil que entre muchos aspectos
considere la capacidad de pago, la imagen comercial, la rotacin de compra, etc.

6. LA JEFATURA DE COMPRAS
Tiene como Misin el planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la funcin de compras
en la empresa, encargndose de proveer a esta de los materiales, insumos y suministros necesarios en
condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y precio; recurriendo como apoyo a las reas interesadas cuando
sea el caso.
Funciones
Normar y conducir el proceso de adquisiciones.
Formular el presupuesto anual de adquisiciones.
Elaborar los programas de adquisiciones en coordinacin con los usuarios finales
Investigar e identificar fuentes alternativas de aprovisionamiento; hacer investigacin y desarrollo de
productos a travs de indagaciones sobre nuevos productos que aparecen en el mercado.

 Seleccionar los proveedores y evaluar su desempeo para efectuar el mantenimiento del registro
Negociar con proveedores, cantidad, calidad, oportunidad, precios y condiciones generales
Colocar las ordenes de compra y efectuar el seguimiento de los pedidos hasta su puesta en almacn
Evaluar el cumplimiento de los trminos de la operacin, cantidad y calidad entregada, precios y
oportunidad etc.
Hacer anlisis de costos y precios formulando los cuadros comparativos de cotizacin.
Evaluar el desempeo del personal de su rea
Promover la iniciativa como fuente de creatividad del personal del rea
Manejar una data actualizada e instrumentada tecnolgicamente de los diferentes rubros de gestin del
rea, archivos y bases de datos.
Movilizar materiales excedentes (vender retacera, saldos, etc).

Tema N 03

SISTEMAS Y METODOS DE COMPRA

CONSIDERACIONES EN LA GESTION DE COMPRAS

La funcin de compras como una funcin necesaria en el desenvolvimiento de las actividades de las empresas
est ntimamente relacionada con las dems funciones:

Relaciones con la Funcin de Produccin

Las empresas industriales como comerciales y an las de servicios requieren de una serie de elementos
materiales para su normal desenvolvimiento, por ello los programas de compras debe tener coherencia
entre las cantidades, calidad y tiempo de entrega con los requerimientos de produccin; las
necesidades y sus caractersticas tcnicas, de materiales en este caso son definidas por el rea de
produccin y la responsabilidad del rea de compras se circunscribe a satisfacer estas condiciones.

Relaciones con la Funcin Financiera

La funcin financiera establece la disponibilidad de recursos necesarios para hacer frente a los
compromisos que se adquirirn por compra;, un programa de adquisiciones debidamente establecido y
coordinado con el rea en mencin permitir que se entreguen los fondos en el momento adecuado. La
previsin del programa de compras, compromete en gran medida la disponibilidad econmica de la
empresa, algunas veces el mayor porcentaje, econmicamente hablando, de los activos de la empresa
se encontrarn en los almacenes, en los inventarios o en remesas en trnsito.

Relaciones con la Funcin de Almacenes

Recordemos que la sub funcin de compras es parte de la Logstica de la cual tambin es parte los
Almacenes. Algunas veces es frecuente que en las Empresas industriales las compras se generan en el
almacn como consecuencia del control de inventarios, control de stocks, el anlisis de puntos de
reposicin o stocks mximos y mnimos, o cualquier otra tcnica que origine la necesidades
indirectamente en el almacn y no en los usuarios finales.
Conceptos como estandarizacin, normalizacin u otros encontraran su fuente de origen en el almacn y
trasladarn sus aprendizajes, propuestas e inquietudes al rea de compras para su efectivizacin.

Relaciones con la Funcin de Comercializacin

Compras abastece de los materiales necesarios para la produccin y la funcin de comercializacin
permitir a partir de la lectura del mercado proponer se realicen modificaciones y/o cambios en nuestros
productos desde el punto de vista de sus componentes, materiales, insumos, suministros, envases y
embalajes, procurando un producto a entera satisfaccin del cliente y alcanzando sus especificaciones
de diseo y de uso.

EL SISTEMA DE INFORMACIN Y LAS COMPRAS COMO UN SISTEMA.

Se define a la Logstica como el conjunto de procesos de naturaleza tcnico administrativa encargada de hacer
llegar hasta los usuarios las necesidades de bienes y servicios en orden de previsiones de cantidad, calidad,
tiempo y disponibilidad econmica, en la que se han previsto y desarrollado procesos tcnicos para su
ejecucin, lo que lo convierte en un sistema. Todo proceso tiene asociado un flujo de informacin, que por su
importancia dentro del abastecimiento de una empresa se puede tornar en el Sistema de Informacin Logstico,
definindolo como al conjunto interrelacionado de instrumentos tendientes a las recopilacin, clasificacin,

procesamiento, anlisis e interpretacin de datos que sirve de instrumento fuente para la provisin o suministro
de recursos materiales y/o servicios.
Por medio de un buen sistema de informacin la funcin de compras en la empresa se podr llevar a cabo en
forma eficaz permitiendo:

Establecer medidas de comportamiento de los proveedores actuales

Localizar y seleccionar las mejores fuentes de suministro y/o servicios que se necesiten.

Estar suficientemente informado en cuanto a la oferta, demanda y precio de los bienes y/o servicio
necesarios.
Conocer al detalle las operaciones que se llevan a cabo en la Empresa, procurando que los materiales o
servicios sean los requeridos.

Cuantificar monetaria y en especie los requerimientos de las diversas reas de la empresa.

El manejo de esta informacin permitir:

Procesar los formatos necesarios del proceso de compras: solicitudes de compra o requisiciones, las
cotizaciones y el cuadro comparativo de cotizaciones, los presupuestos de adquisiciones, las ordenes de
compra, etc.
Determinar y/o otorgar la buena pro, emitiendo, la orden de compra a los proveedores favorecidos de
acuerdo a las solicitudes de cotizacin o licitacin ms conveniente.
Mantener un registro de rdenes de compra emitidas y un archivo o registro de documentos de
internamiento en almacn.
Confeccionar cualquier tipo de informe que permita visualizar la organizacin y administracin del
departamento de compras, tanto para el nivel de operaciones como para el nivel de direccin..

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS.
El procedimiento de compras establece el orden lgico, racional en el que se deber realizar las funciones que
se deben ejecutar, su secuencia y el cundo y quienes son los responsables de ello.
El sistema de compras se inicia en el Departamento de compras que viabiliza el procedimiento operativo, otros
rganos del sistema son los departamentos usuarios, almacenes, finanzas y contabilidad.
Los Departamentos usuarios son los que dan el origen de la Compra ante una necesidad prevista o imprevista;
las necesidades pueden clasificarse en compras normales, compra de riesgo, compras de urgencia, compras
de urgencia inmediata.
El proceso se compondr de los siguientes pasos:
Se hace el pedido o requisicin especificando cdigo, descripcin de la mercadera, cantidad,
oportunidad y lugar de entrega.
El Departamento de Compras recepciona el pedido y confronta la solicitud con el presupuesto y
programa de compras para constatar si se encuentra dentro de la asignacin total presupuestaria del
periodo corriente para el departamento que hace la solicitud.
Se procede luego a la revisin de las especificaciones tcnicas y principales caractersticas de la
mercanca.

 En almacn se verifican los saldos de existencias verificando si existen saldos de ese bien y si no
hubiere solicitan cotizaciones a diferentes proveedores.
Al pedir las cotizaciones de precios se debe tomar en cuenta la calidad del producto y el tiempo de
entrega, partiendo de los datos reunidos y analizados, el comprador elige al proveedor y procede a emitir
la orden de compra.
La orden de Compra se entregar al proveedor con copias al Departamento que origin el pedido a
almacn y a Contabilidad para proveer el pago.
Recepcin registrar el ingreso de los materiales solicitados y notificar a almacenes su recepcin y
estado. Asimismo entregar el material en el punto adecuado de la fabrica para su almacenamiento o
empleo.
Complementan estos puntos el envo de la factura a Contabilidad que se coteja con el pedido de
compras y el informe de recepcin y aceptacin de mercancas
El pago al proveedor, de acuerdo a las condiciones previamente establecidas, puede hacerlo el propio
departamento de Compras o Contabilidad previo envo de la documentacin necesaria.

METODOLOGIAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS.

Las compras pueden clasificarse segn sus cantidades:
Compras en grandes volmenes para especulacin o stock.
De acuerdo a las estipulaciones establecidas en el programa de Produccin y sujeto a los planes de
produccin.
Lotes pequeos para consumo
De abastecimiento continuo
Compras en grandes volmenes para especulacin o Stock
Estas compras estn relacionadas especficamente con la especulacin o la reserva previendo escasez, no
est asociada con el proceso productivo de la Empresa. Compramos en grandes volmenes cuando los precios
son bajos para revender a mayor precio o mantener un buen stock, o tambin cuando estimamos la
probabilidad de que se genere escasez, en este caso algunas veces no se tiene en consideracin el precio.
Este tipo de compras tienen algunas caractersticas a considerar:
Requiere de desembolsos apreciables que pueden inmovilizarse por un tiempo superior a la
duracin de un periodo de produccin normal, capital que posiblemente estar destinado para
otras adquisiciones.
No tiene fundamento en el proceso de produccin de la Empresa. La decisin est a cargo de la
alta direccin y muchas veces puede excluir definitivamente al rea de compras.
Implica mayores costos de almacenamiento ya que requiere mayores espacios en almacn, en
algunos casos alquilando locales ajenos, contratando mas personal para su manipulacin.
Implica un riesgo mayor que el normal al basarse en la tendencia del precio en el mercado o
estimaciones probabilsticas de la ocurrencia de hechos futuros.
De acuerdo a las estipulaciones establecidas en el programa de Produccin

Estas compras se hacen de acuerdo al desarrollo de los planes de produccin y se caracteriza por:
Se aplican a artculos de consumo regular.
Se basan en el control de existencias de almacn o en experiencias del pasado.
Lotes pequeos para consumo
Estas se efectan cuando el producto es necesario. A veces estas compras dependen del hecho de que la
Empresa produce segn pedidos o en lotes de importancia limitada.
Aligera el almacn permitiendo mayor espacio para almacenaje de otros productos.
Se reduce la ocurrencia del fenmeno prdidas y mermas.
Compras de abastecimiento continuo
Son las compras que pueden preverse haciendo un pequeo anlisis de las estadsticas de los consumos
donde se observa la frecuencia del uso de algunos productos.
Estas compras deben realizarse siguiendo los procedimientos previstos.
Su finalidad es contar con el artculo en el momento preciso.
Debe sujetarse al programa de produccin.

NORMAS TECNICAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS

Al analizar la finalidad que tienen compras dentro de una entidad se puede establecer que existen cuatro
aspectos bsicos que rigen las adquisiciones y son:
Calidad.
Cantidad
Momento oportuno de Compra
El Mejor Precio
La Calidad
La Calidad est determinada por el grado de logro de las especificaciones tcnicas de los artculos que se
adquieren, por lo que:
La Calidad debe Definirse, el comprador debe establecer en forma detallada y pormenorizada las
propiedades y especificaciones que tendrn los materiales, tanto cuantitativa como cualitativamente
y como resultado de la medicin de las diferentes propiedades fsicas o qumicas.
La Calidad no se mide por el Precio, la sentencia que dice que a mejor precio se obtiene mejor
calidad, en las compras debe tenerse presente que los precios varan de una fuente de adquisicin
a otra, en artculos idnticos y an de inferior calidad.
La Calidad debe ser la Conveniente, no siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o
en otras palabras que la calidad conveniente no ser siempre la mejor, debe indicarse en las
especificaciones al solicitar un material la calidad mnima aceptable, ya que debemos relacionar
este aspecto con el precio de costo inicialmente y luego con el costo de venta.

 La Calidad debe estar siempre Disponible, obtener un artculo de gran calidad una vez y
posteriormente no encontrarlo es el concepto opuesto al de disponibilidad, se refiere a que la
calidad de material puede ser adquirido con facilidad a un precio adecuado, en un plazo razonable
y en varias fuentes de suministro.
Para determinar la calidad que debe exigirse a los proveedores, es imprescindible que compras
disponga de las especificaciones necesarias para saber exactamente lo que se necesita de
manera que se obtengan artculos capaces de ser sometidos a inspecciones y pruebas que
determinen si corresponden a la calidad deseada. El comprador asume la responsabilidad de la
compra. Por lo que est en la obligacin de asegurarse de lo que se desea y al serle proporcionado
debe poderlo comprobar.
CANTIDAD
La Cantidad de bienes a adquirir esta asociada a conceptos como: las necesidades de consumo, las ventajas
econmicas, la seguridad de su almacenamiento.
Es un deber del comprador el estar seguro de que la cantidad que se adquiere es la correcta, para ello debe
estar capacitado para compatibilizar conceptos como si la cantidad que le solicitan responde al
consumo y al mismo tiempo poder establecer la cantidad econmica de compra.
La responsabilidad radica en poner a disposicin de los usuarios las cantidades que satisfagan sus necesidades
y para ello debe equilibrar los tres aspectos importantes al hacer una adquisicin indicados
inicialmente.
La normas que sobre cantidad se establezcan, debern equilibrar los siguientes criterios:
La Cantidad debe basarse en el control de Existencias
Para los artculos de consumo constante que se mantienen en el almacn las cantidades a pedir, deben
estar basadas en el consumo que de ellos se haga. Por consiguiente, en la entidad debe
establecerse un control de existencias que facilite la obtencin de datos necesarios para la
determinacin de la cantidad a pedir y que evite los caprichos o preferencias de los Usuarios.
La Cantidad debe estar respaldada.
Toda requisicin que reciba Compras por determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo
en cuanto se refiere a su determinacin. En el caso de artculos de stock, ya hemos manifestado
que dicho respaldo ser el control por primera vez o de adquisicin espordica. Este respaldo
consiste en la indicacin concreta del uso que se le va a dar o del programa a ejecutar de manera
que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad.
La Cantidad no debe ser Influenciada por el Precio
Se conoce que a mayor cantidad en la adquisicin ser menor el precio unitario de compra, sin
embargo, no por ello se comprarn grandes cantidades. La obtencin de un buen precio obliga a
analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso
contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirir la
cantidad prevista.
Las fluctuaciones de los precios en el mercado debern ser tenida en cuenta por el comprador para
establecer su Poltica de compras, estas podran constituirse en: para artculo cuyo precio varan
muy poco, comprar de acuerdo a las necesidades; para artculos de mucha variacin en el precio
comprar cuando baja, teniendo en cuenta las necesidades de los periodos en que sube.
La Cantidad que se determine debe tener en cuenta el tiempo de demora en la entrega.
El tiempo que se demora en la entrega y en que se contar con el material, desde los trmites iniciales
hasta su disponibilidad en el almacn es un factor que hay que tener en cuenta, si se quiere
mantener la continuidad del servicio a los usuarios.

 El Transporte a elegir en Funcin de la Cantidad que se adquiera.

Un aspecto que nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a adquirir es tener en cuenta que los
medios de transportes establecen cantidades y volmenes mnimos al fijar sus precios, por lo que
es lgico que para determinar el medio y la va a utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artculo
que est solicitando.
La Cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible.
El espacio, los instrumentos de manipulacin, los costos de mantenimiento y conservacin, as como el rea
de que se dispone en el almacn y el costo de dicho espacio influyen sobre la cantidad a pedir y sobre el
mtodo a adoptar en la adquisicin. El comprador deber tener este aspecto presente para no abarrotar los
almacenes y tendr que estudiar y llevar adelante la solucin adecuada antes de formular sus pedidos.
MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR
La combinacin de criterios tcnicos respecto a el volumen de consumo, el tiempo de demora en la entrega, el
medio de transporte a emplear, la cantidad por adquirir y la distancia del proveedor definirn el momento en el
que hay que comprar.
Una lectura respecto al entorno externo empresarial nos dar informacin valida respecto a limitaciones macro
posibles a presentarse para l atencin de nuestros pedidos; asumiendo esta premisa podemos decir a este
respecto que la norma a tener presente es: el momento en que hay que comprar depende de un buen sistema
de control de existencias, ya que sta es la nica manera de poderse dar cuenta del movimiento de nuestro
stock y nos ayudara a establecer el punto de pedido indispensable que nos alerte para solicitar el material.
PRECIO MAS CONVENIENTE
Este factor llama generalmente la atencin de los dirigentes porque trata del desembolso de dinero por lo que
debe tenerse en consideracin:
El Precio de Adquisicin es un Elemento de la Venta
Gran parte del precio de venta de un artculo esta formado por el de compra o costo de compra, por lo
tanto, para lograr vender a precios de competencia en el mercado hay que adquirir a precios que le
permitan a la compaa competir cuando proponga su producto a los consumidores.
El Precio debe buscarse en razn de la Calidad y la Cantidad.
Hay que tener en cuenta que no se trata de buscar lo ms barato, sino el mas bajo precio que se pueda
pagar por un artculo que tenga la calidad mnima requerida y en la cantidad necesaria, para ello los
compradores deben explorar y analizar el mercado hasta obtener dicho precio.
El Precio no es solamente el valor de Compra.
El valor de compra o cantidad que se paga por un artculo no es el nico factor que forma parte del
costo de compra. Hay que tener presente otros factores como el transporte, embalaje, recepcin,
almacenamiento, etc., y recordar que todo ello son salidas de dinero efectivo y que inciden sobre los
artculos que se adquieren. Hay que analizar estos aspectos para obtener el menor valor de compra.

Tema N 04 ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION DE ALMACENES

FUNCIONES DEL ALMACEN
Las funciones generales de todo almacn son:
Recepcin
Almacenamiento
Distribucin
Control.
Enseguida pasaremos a describir cada una de las funciones que desarrolla el Almacn.
Recepcin.
Es la unidad encargada de la recepcin y verificacin de la mercadera que trae el proveedor a la oficina de
Compras.
Se encarga de planear y coordinar las actividades de transporte y equipos, as como el personal necesario que
facilite el manipuleo y transporte de la mercadera en la recepcin. Las etapas de trabajo de recepcin son las
siguientes:
a) Descarga: Se encarga de realizar el traslado de los bienes desde el medio de transporte en que llegan
hasta la zona de control en recepcin.
b) Desembalaje: Se refiere a retirar los bienes del medio de embalaje en que llegan para efectuar las
verificaciones del caso.
c) Inspeccin y Verificacin: Primero se verifica si los artculos son los solicitados segn la orden de
compra y si concuerdan con las especificaciones segn la orden de compra y la gua de remisin del
proveedor.
Luego, si es necesario, se solicita opiniones de los tcnicos y/o Usuarios para garantizar la calidad de los
bienes.
Finalmente se rechazan los materiales que no satisfacen el control de la verificacin.
d) Ingreso de las mercaderas a los depsitos: Realizado el control y verificacin se autoriza el ingreso
de los bienes a los almacenes, firmando y sellando la gua de remisin del proveedor as como la
constancia de la entrega / recepcin.
Realizado el ingreso o internamiento se pone la mercadera a disposicin del clasificador para su posterior
ubicacin.
Finalmente se elabora los partes de ingreso para el respectivo control contable y/o kardex de almacn.
Almacenamiento y Mantenimiento.
Es la funcin de ubicar a los bienes segn su cdigo de ubicacin y proporcionarles las condiciones necesarias
para su conservacin en buenas condiciones hasta su utilizacin futura.
Debe emplear los mejores mtodos y equipos para manipular los materiales dentro del almacn.
Debe implementar los ambientes necesarios segn el tipo de bien a guardar, considerando factores como
temperatura, humedad, ventilacin, etc.

Debe implementar las medidas de seguridad tales como avisos, seales o ambientes especiales para prevenir
al personal que manipula estos materiales.
Debe dotar de los equipos de seguridad al Almacn (contra incendios por ejemplo) as como los elementos de
proteccin al trabajador (guantes, cascos, respiradores, etc.)
Distribucin.
Es la funcin encargada de suministrar los materiales al usuario o consumidor.
Debe tener como constancia de entrega un documento llamado VALE DE SALIDA que servir para el control
contable y del propio almacn acerca de la rotacin de los materiales.
Debe normalizar las entregas segn las medidas y unidades establecidas en el catlogo de bienes.
Esta funcin debe ser encomendada a personas responsables y tcnicas, conocedoras del tipo de mercadera
que se utiliza, para que presten un buen servicio y mantengan buenas relaciones con los usuarios de las
dems secciones de la empresa o clientes.
Debe realizar el embalaje para el despacho al exterior, as como elaborar las respectivas guas de remisin y el
reconocimiento, segn sea el caso.
Control.
Es la funcin que tiene por misin mantener la informacin precisa acerca del stock con que cuenta el almacn
en un determinado momento.
Tiene como fuentes de informacin a los Partes de Ingreso en el caso de la distribucin o despacho.
Registra en la Tarjeta Kardex todos los movimientos realizados pudiendo dar la informacin respectiva de
cualquier tem del almacn.
Debe controlar continuamente el nivel de stock de cada artculo para hacer la requisicin respectiva en caso se
llegue al stock mnimo o punto de pedido, siendo sta su mayor responsabilidad cuando no existe una
programacin del abastecimiento.

ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL ALMACEN.

Todo almacn, cualesquiera sea su tipo, sea general o de productos en proceso, o de productos terminados y,
cualesquiera sea su magnitud, pequea, mediana o gran empresa desarrolla las actividades de recepcin,
almacenamiento, distribucin y control. Dentro de este proceso desarrollaremos la Estructura funcional del
Almacn.
El Almacn, como todo rgano dentro de una Empresa, tiene ciertos principios que lo rigen.
Organizacin: partiremos de un organigrama bsico

Jefe de rea

Secretaria

Recepcin

Almacenamiento

Distribucin

Control

Establecidas las unidades orgnicas de un Almacn debemos asignar a cada unidad funciones especficas.
As, la Jefatura del Almacn tendr a su cargo el vigilar la ejecucin de todas las funciones delegadas,
relacionadas con los servicios de Recepcin, Almacenamiento y Distribucin de las mercaderas incluidos los
registros de Control y la tramitacin documentara.
Responsabilidad: Las responsabilidades de cada una de las personas asignadas a alguna unidad del servicio
deben ser dadas en forma clara e inteligible, con el fin de evitar discusiones, faltas de interpretacin y prdida
de eficiencia.
Se debe dar a conocer el esquema de funciones que integre todas las del servicio mostrando la posicin y
responsabilidades y deberes de cada uno de ellos.
Autoridad: Esta debe dar a conocer en relacin a la responsabilidad correspondiente, a las unidades orgnicas
y personas que efectan el servicio pero slo en la medida en que los procedimientos y el control no resulten
afectados.
Supervisin: Debe haber constante supervisin de cada una de las actividades del Almacn.
Instrucciones y Comunicaciones: Todas las instrucciones e informaciones deberan pasar por las conductas
naturales de la organizacin, de manera que se establezca una debida coordinacin y sincronizacin en las
actividades del Almacn.
Asignacin y utilizacin del personal del Almacn: Otro de los principios a observarse para una buena
organizacin funcional del Almacn es la asignacin de personal y su rotacin en distintas secciones y
unidades. Esto es recomendable con el fin de tener informado al personal de las distintas fases del servicio de
almacn y tener mayor flexibilidad para los casos de aglomeracin, ausentismo o para buscar un mximo
aprovechamiento de las cualidades personales.
CLASIFICACION Y CODIFICACION DE MATERIALES
La clasificacin nos indica la necesidad de agrupar los materiales atendiendo criterios de semejanza y/o
naturaleza. Esto permite la mejor organizacin de un almacn y adems el manejo de informacin oportuna,
porque a simple vista se puede notar el ahorro de tiempo para la obtencin de informacin correcta.
La clasificacin decamos atiende criterios de naturaleza y/o semejanza. Pero, los criterios de semejanza son
arbitrarios. Por lo tanto, los que ms nos interesan son los criterios de naturaleza.
Los criterios de naturaleza parten por lo general de un grupo genrico al que se le denomina clase, al
segundo grupo en jerarqua que es la sub-clase y,, finalmente, un grupo sub divisionario que llamaremos
grupo con esto queremos decir que los objetos, sujetos a clasificacin, pertenecen a un grupo luego a una
sub clase y por ltimo a una clase determinada.

La codificacin, ntimamente ligada a la Clasificacin, expresa la naturaleza de un objeto por medio de

caracteres numricos o alfa numricos. Esto quiere decir que a los trminos clase, sub clase y grupo, se
asignar un nmero o letra, o quiz los dos para representarlos.
Por ejemplo, tenemos los tres primeros caracteres de un cdigo: 123 donde:
El nmero
El nmero
El nmero

1
2
3

indicarla clase
indicarala sub-clase
indicargrupo

As, si tenemos una Distribuidora de materiales de construccin y como ejemplo pongamos un tipo de ladrillo:
1 indicar la clase
2 indicar Sub-clase
3 indicar grupo

Materiales de construccin
Ladrillos
Hueco

Otro ejemplo podra ser la arena, el cdigo sera:

1 indicar la clase
2 indicar Sub-clase
3 indicar Grupo

Materiales de Construccin
Agregados
Arena fina.

El cdigo puede ser completado con otros caracteres que el usuario agregar segn sus necesidades: por
ejemplo la procedencia. A los tres dgitos anteriores les podramos agregar las letras: N o I, las que
indicarn, segn sea el caso, que el artculo es Nacional o importado respectivamente.
As para el ejemplo anterior, el cdigo sera:
123
123

N
I

si es nacional o
si es importado.

Ahora bien, si una empresa maneja un gran nmero de tems tendr que agregar nuevos dgitos a los cdigos
segn la ubicacin de los artculos.
Por ejemplo, una Compaa Manufacturera que cuenta con 80,000 tems distribuidos en 2 almacenes, con un
nmero bastante grande de estantes y que estos estantes estn divididos en filas y columnas; con estos datos
el cdigo del primer ejemplo quedara:
Cdigo

123N29A2
1
2
3
N

2
9

donde:

indicar la clase Materiales de Construccin

indicar Sub-clase Ladrillos
indicar el Grupo Hueco
indicar procedencia Nacional
indicar el almacn No. 2
indicar el Estante No. 9
A2
indicar la fila A, columna 2 de ese estante.

TEMA N 5 PLANEAMIENTO FISICO DEL ALMACEN

CARACTERISTICAS TECNICAS DE LOS LOCALES PARA ALMACENAMIENTO.
Entendemos por caractersticas tcnicas de almacenamiento al conjunto de propiedades de un local, orientadas
al almacenamiento de un artculo en el lugar donde puede ser racionalmente conservado y protegido para su
utilizacin posterior, mediante procedimientos tcnicos que permitan su entrega al usuario en las mejores
condiciones de calidad, cantidad y oportunidad.
De lo anterior se infiere que es necesario, para los fines del almacenamiento, el contar con un espacio
apropiado al cual le daremos el nombre de Local de almacn
El Local de almacn:
Debe tener caractersticas especiales que estn determinadas principalmente por la calidad y cantidad de
artculos que en ellos se van a guardar.
Ubicacin de Local del almacn
Habindose establecido previamente la necesidad de los almacenes, como una de las acciones a cumplir para
lograr un abastecimiento eficaz, es importante sealar que son mucho los factores que se deben tener en
cuenta para determinar su ubicacin fsica en el mbito general de la empresa o institucin. Es recomendable
hacer un estudio para cada caso teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
rea requerida, seguridad, facilidad de recepcin para los artculos entregados por los proveedores,
caractersticas de los artculos, facilidad de utilizacin para los usuarios.
rea Requerida
Al calcular el espacio que requiere un almacn no solamente se tendr en cuenta las necesidades presentes de
la organizacin, sino tambin las proyecciones de un futuro crecimiento
Seguridad.
La seguridad de los artculos que se guardan en un almacn, esencialmente est dada en aspectos: uno
referido a la proteccin, relacionada con los agentes atmosfricos que los afecten en merma o deterioro como
puede ser el clima, la lluvia, el calor, etc, el segundo a la proteccin de accidentes o siniestros y, el tercero a la
accin que el elemento humano puede ejercer sobre ellos, tales como sustracciones, sabotajes o deterioros
accidentales.
Facilidad de Recepcin
Al determinar la ubicacin del local de almacn, es necesario considerar la facilidad que se debe dar a los
proveedores para que puedan entregar sus artculos.
Esta facilidad consiste en la no interferencia con las tareas y otras que ejecuta la organizacin.
Caractersticas de los Artculos
Por la naturaleza propia de los bienes ser necesario tener presente el peligro que representan para el personal
que labora en los almacenes la comunidad y la organizacin.
Facilidad de utilizacin para los Usuarios.
En la ubicacin del local de almacn, se tendr en cuenta la facilidad, cercana o fluidez de trnsito, para que
las unidades que se abastecen del almacn, puedan llegar en forma cmoda, rpida y segura.

RACIONALIZACION DEL ESPACIO

En todo almacn, desde el mas pequeo al mas grande, el espacio deber ser adecuadamente utilizado,
tratando de agrupar el mayor numero de artculos en el menor espacio posible.
Deber tenerse muy presente que lo anterior se consigue explicando la conocida frase de un lugar en cada
cosa y cada cosa en su lugar. Es decir que, para que el espacio sea aprovechado, deber mantenerse un
almacn perfectamente racionalizado y en el cual se efecte bsicamente una labor de planeamiento para la
ubicacin de los artculos
Solo mediante la aplicacin constante de estos principios bsicos, lograremos que los almacenes no tengan
una demanda continua de mayor espacio.
Tambin debe ser estudiado en forma oportuna los elementos con que se implementara el almacn en
muebles y equipos, con el fin de construir o adquirir los mas adecuados.
TIPOS DE ALMACEN
De acuerdo a la ubicacin y organizacin que tengan a las caractersticas especiales que presente, los locales
de almacn pueden ser de los siguientes tipos:
Almacenamiento Cerrado
Almacenamiento al aire libre
Almacenamiento den Cobertizo
Almacenamiento Especial
Almacenamiento Cerrado
Son los instalados en recintos cubiertos totalmente, pueden ser habitaciones independientes o en edificios de
preferencia en el primer piso, siendo recomendable cerrado tambin puede estar en ciertos casos dentro de
espacios predeterminados del Almacn, constituidos por. Cuarto de almacn mezanines, cmaras oscuras,
etc.
Cuarto de Almacn:
Es una divisin dentro de un ambiente para ser utilizado en el almacenamiento de un determinado material que
por sus caractersticas requiere un tratamiento especial.
Mezanine:
Son pisos parciales o intermedios sobre el piso principal con la finalidad de ahorrar espacio y destinados para
materiales de poco peso y de fcil maniobrabilidad.
Estas zonas se identificaran con letras dobles asignadas en orden alfabtico. El mezanine que se encuentra
mas cerca del frente del almacn llevar las letra AA siguiendo la codificacin del piso principal.
Si en el piso principal tenemos la siguiente codificacin:
A
A
1
B2

1-B
=
=
=

2
Almacn
Anaquel
Ubicacin en el anaquel

Si esta ubicacin estuviera sobre un mezanine seria AA1 - B2, siendo la segunda A la que indica el mezanine.

Cmaras Oscuras
Es el espacio apropiado con caractersticas especiales de : rea fresca, seca y bien ventilada; de ser posible
con extractores de aire, para proteccin de determinados materiales como por ejemplo los derivados del
caucho; llantas, cmaras empaquetadoras, mangueras, etc. preservndolas en esta forma del calor, humedad,
fuertes corrientes de aire, etc
En estos casos la temperatura debe mantenerse entre 5 y 28 grados centgrados.
De tener ventanas la cmara oscura, estas deben estar cubiertas, cerradas y pintadas de negro, evitndose
as toda filtracin de luz.
Almacenamiento al aire Libre
Son instalaciones al aire libre para materiales que por su naturaleza o constitucin fsica (volumen, peso, etc.)
no es posible ubicarlos dentro de un almacn cerrado.
Para este tipo de almacenamiento, deber tener en cuenta: Proteccin contra todo riesgo; que el material no
este en contacto con el piso natural; y con suficiente circulacin de aire.
Los materiales de poco volumen deben ser embalados de ser posible con cajones con forro interior de cartn y
en ciertos casos embreados o bien utilizando envases de contextura hermtica.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO AL AIRE LIBRE

Tipo mejorado:
rea nivelada y preparada con lozas de cemento o asfalto y otro material adecuado que permita operaciones
eficaces de manejo de materiales.
Tipo no mejorado
rea tambin al aire libre cuya superficie no esta preparada debidamente, siendo mas econmico que el tipo
precedente, teniendo la desventaja de ciertas dificultades para el manejo de materiales, ya que, la superficie
del terreno es tierra afirmada, con cascajo etc.
Algunas consideraciones sobre estos de almacenamiento al Aire Libre
a. Riesgos de almacenamiento
El material apilado esta expuesto a condiciones climticas lo que no ocurre en el almacn cerrado,
generalmente se utiliza para artculos de poco peso y volumen.
Para estos casos, el almacenamiento no debe elevarse a grandes alturas para evitar los efectos de los
temblores, vientos fuertes, etc. que pueden derribarlos.
Se evitar esto atndose en su conjunto, de tal manera que, el peso combinado de sus partes contribuya a que
no pierda o se deteriore la parte superior por accin del viento u otras causas.
b. Tiempo de Almacenamiento
Los materiales almacenados al aire libre, y por el tiempo que permanezcan guardados, pueden dividirse en tres
categoras;
1. Almacenamiento limitado: menos de 6 meses.
2. Almacenamiento de Reserva : entre 6 meses y dos aos
3. Almacenamiento prolongado : mas de dos aos.

c. Identificacin
El mtodo de identificacin es similar al Almacn Cerrado
Almacenamiento en Cobertizo
La estructura fsica de este tipo de almacn se caracteriza por estar constituido por un techo sostenido por
parlantes. Se utiliza para almacenar materiales que requieren el mximo de ventilacin, mas no proteccin
completa contra el clima.
Este tipo de edificaciones, es un termino medio entre el modelo al aire libre y el almacn Cerrado.
Ofrece mayor proteccin a los materiales, que el almacenamiento al aire libre, pero menos que el almacn
cerrado.
Almacenamiento Especial
El almacenamiento de determinados artculos, varia de acuerdo con sus caractersticas, teniendo en cuenta
las condiciones climatolgicas, temperatura, humedad, etc..
Las mercaderas consideradas susceptibles de reacciones peligrosas, debern separarse unas de otras. Por
ejemplo: las propensas a oxidacin deben separarse de las de los materiales combustibles; los artculos cidos
fuertes, debern almacenarse por separado con el objeto de prevenir accidentes de graves consecuencias y
con perdidas del abastecimiento se sobreviene la rotura de los envases por ejemplo: cido muritico.
Merecen especial mencin, el almacenamiento de combustibles, aceites e hidrocarburos en general los
mismos que son necesarios para el aprovisionamiento.

EQUIPOS DE ALMACENAJE
El manejo de los materiales requiere un profundo conocimiento de las operaciones fabriles, equipos y tcnicas
de modo que permita reducir perdidas por deterioros y robos, disminuir adems los accidentes de trabajo y
aumentar el aprovechamiento de la zona de almacenamiento.
Es labor, tanto de los almaceneros como de todos los integrantes del cuerpo de Almacn procurar manipular
los materiales con el mnimo esfuerzo y el menor tiempo posible, determinando as un menor costo.
A continuacin daremos una relacin de algunos de los tipos
almacenamiento:

mas comunes de Equipo, utilizados en

Equipos de Manejo
Elevadores
Montacargas
Teclees (elevadores manuales y/o elctricos)
Aditamentos y accesorios para elevadores
La utilidad y eficacia del elevador, pueden ser aumentadas por medio de accesorios, por ejemplo:
Gra
Tenazas
Sujetadores
Palas
Tolvas
Horquillas mltiples y giratorias
Extensin a horquillas
Escalera de extensin
Bsculas para pesar

Extinguidos
Fangales o reflectores
Carretillas de mano o equipo manual
Muchos almaceneros sienten la necesidad del equipo mecanizado, y aparentemente tienen el concepto de que
todo lo que sea trabajo tiene que hacerse con maquinas y otros almaceneros se limitan nicamente al uso del
equipo manual. Ambos extremos constituyen un errneo y costoso desperdicio.
Muchas de las tareas pueden efectuarse mas rpidamente y con menor esfuerzo usando carretillas manuales
en lugar de equipo mecnica.
Plataformas con ruedas
Gata elevadora manual
Carretilla de mano de una rueda
Carretilla vertical de dos ruedas
Carrito de plataforma
Transportadores.
Los transportadores son mas convenientes para artculos de gran volumen con un flujo relativamente constante
a lo largo de una ruta fija.
Una de las caractersticas de los transportadores que los han convertido en un instrumento muy valioso para
el manejo de materiales es que es relativamente fcil dotarlos de mecanismos automticos para clasificar y
pesar, los que e incluyen frecuentemente en los sistemas de transportes.
Transportadores de banda o fajas transportadoras:
Se componen de una banda sin fin que probablemente es de tipo flexible y pueden usarse para mover grava,
arena, y fajas pequeas
Transportadores de ruedas:
Tambin llamados transportadores de ruedas de patn usados para carga y descarga de camiones
Transportadores de tornillo sin fin:
Se componen de un tubo o canal en el que gira un tornillo de paso muy ancho que empuja los materiales a lo
largo del receptculo, son indicados para transportar granos, cemento,. grava , arena, etc.
Gras
La ventaja principal de las gras es que pueden funcionar en forma completamente independiente del piso del
almacn. Estas se montan en camiones, tractores y aun en carros de rieles las gras tiene la capacidad
exclusiva de levantar y mover las cargas desde arriba, lo que las hace indispensables en ciertas operaciones
de almacenamiento.
Pueden ser:
Apilados
De camin
De tractor.
De monorriel
Pescante
De puente
De caballete
Equipo de Almacenaje

Aunque ordinariamente no se reconoce as, a menudo el equipo de almacenaje es tan importante para el
costo total y para el xito de las operaciones de almacenamiento como el equipo de manejo. A continuacin
daremos una relacin:
Armazones.
Se componen de columnas verticales, brazos para soportar la carga, tirantes horizontales y diagonales. Estos
armazones o estanteras son diseadas para ser ensambladas rpidamente por los almaceneros. Otros
requieren mucho tiempo, esfuerzo y pueden adems necesitar herramientas especiales, as como pericias
mecnicas especializadas.
Los armazones son diversos, por ejemplo:
De paso
De cajones
De flujo continuo
De ruedas, etc.
Camillas:
Se les denomina as a las plataformas elevadas que son usadas para transportar y almacenar artculos. Se
construyen para el apilamiento o almacenamiento vertical de una carga de camilla sobre otra. se clasifican en:
Camilla
Camilla
Camilla
Camilla

de dos caras.
de una cara.
de dos aletas.
de una sola aleta o de estibador.

Equipo Miscelneo
Debemos estar vigilantes en cuanto al desarrollo de nuevos equipos en diferentes actividades para localizar
todo aquello que pueda usarse en almacenamiento.
Trenes de Tractores:
Estos se componen de un tractor motriz y una serie de carros de cuatro ruedas, con equipamientos traseros y
delanteros. Cuando son conectados al tractor, los carros forman un tren semejante a un ferrocarril.
El tren de tractores puede moverse sobre rieles o puede usar ruedas de caucho y moverse libremente en toda
la zona de almacenaje.
Los trenes de tractores son especialmente eficaces en las grandes operaciones de almacenamiento que
incluyen muchas zonas distintas de almacenaje y de surtido de pedidos. Este tiene una capacidad de
transportacin equivalentes a la de varios camiones elevadores lo que permite obtener ahorros significativos .
Tubos Neumticos:
Por regla general no se consideran como parte de almacenamiento. No tienen por objeto mover artculos sino
documentos, los que son igualmente importantes. Una aplicacin apropiada es la transferencia de documentos
de recepcin y de embarque, evitando si recorridos innecesarios y la perdida valiosa de tiempo.
Placas de Muelle:
Existen las mecnicas y las automticas, ambas tienen por objeto constituir un puente desde una zona de
carga a nivel del suelo, a la plataforma del transportador ya sea el furgn o el camin.

PROTECCIN DEL ALMACN.

Los ambientes destinados a servir de almacn, se debern rodear de la seguridad y proteccin necesarios para
dar a los materiales que en ellos se depositen el tratamiento adecuado a su conservacin. Los materiales
pueden ser alterados por su propia constitucin, por la accin de los elementos naturales por accin negligente
o premeditada del elemento humano.
En consecuencia, la proteccin del almacn, deber ser enfocada bajo los aspectos de : Proteccin Industrial y
Policial.
La proteccin Industrial, esta referida al tratamiento especial que es necesario para cada articulo almacenado.
Tambin se deben contemplar aspectos de proteccin al personal por los daos que puedan causar a su
integridad fsica el manejo de ciertos materiales nocivos a la salud o que por su peso, forma volumen o
caractersticas fsicas demanden que el personal sea protegido adecuadamente.
Los almacenes tambin deben prestar proteccin a los materiales en el aspecto de los daos que se pueden
producir por los elementos naturales, tales como la lluvia, los rayos, la humedad, el excesivo calor, la luz,
incendios, descomposicin, etc.
La proteccin policial, proteger los materiales almacenados contra robos, hurtos, sabotajes o cualquier otra
accin del elemento humano que los merme o deteriore.
En general la proteccin del almacn
estar orientada a proporcionar a los locales destinados al
almacenamiento, los medios necesarios para resguardar los materiales en ello, depositados de toda accin que
impida su entrega en condiciones inferiores a los cuales han sido recibidos por lo que ser necesario tomar
previsiones contra las siguientes acciones:
Corrosivas.
Roturas.
Perdidas
Incendios, etc.
Corrosivas
El espacio de almacenamiento debe ofrecer la proteccin requerida a los materiales, se debe tener cuidado de
la humedad y cambios de temperatura, porque pueden haber lugares dentro del almacn en que los materiales
se malogran con mayor facilidad y por lo tanto requieren un tratamiento mas cuidadoso en su proteccin.
Roturas.
Dentro de la gran variedad de artculos que se guardan en los almacenes, hay algunos que por sus
caractersticas especiales o embalaje, son susceptibles de roturas o deterioros en su manipuleo, por lo tanto,
debemos darles tratamiento especial roturndolos para su identificacin con las indicaciones FRAGIL o MUY
FRAGIL escritas con un color llamativo.
Perdidas
En todo almacenamiento las sustracciones o perdidas de materiales puede ocurrir, tenemos que poner mayor
celo y cuidado con los de valor tales como. Armas, combustibles, vestuarios, cmaras fotogrficas, etc..
A fin de lograr que la sustraccin o perdida de estos materiales pueda reducirse en un grado mnimo, se tendra
que adoptar las siguientes medidas:
Empleo de personal altamente calificado y responsable.
Proteccin especial de los artculos de alto valor.
Los artculos sueltos no deben almacenarse en envases abiertos sino deben ubicarse dentro de un rea o local
de menudeo de los materiales.
Deben realizarse reuniones peridicas con el personal encaminadas a solicitar la cooperacin del mismo en la
eliminacin de perdidas o sustracciones de cualquier especie.

Incendios

Es fundamental tener en cuenta la proteccin contra incendios y accidentes, mediante la formulacin de un

plan contra incendios y accidentes que puede realizarse con avisos visibles, demostraciones ejercicios
peridicos.
El personal, adquirira plena conciencia de su responsabilidad evitando de esta forma la perdida de materiales
y de vidas a causa de negligencia o descuido.
Economa de Trabajo.
Es necesario aprovechar al mximo la ayuda mecnica con que cuenta una unidad de almacn, economizando
por consiguiente energa y esfuerzo, debindose tomar en cuenta entre otras las siguientes medidas:
Manipulacin
Identificacin
Inspeccin
La Manipulacin
La gran variedad de artculos almacenados requiere el empleo de todos los elementos auxiliares a fin de
aumentar la eficiencia del servicio deduciendo el costo de las operaciones.
Los artculos de gran demanda deben almacenarse en
manipulacin.

ubicaciones de fcil acceso con un mnimo de

El material o los artculos voluminosos y pesados debern guardarse cerca de las puertas o pasillos dejando el
espacio necesario, por ejemplo para que un gra pueda ingresar o salir sin dificultad y con seguridad,
obtenindose as la conduccin rpida del material para las acciones de entrega, embarque, despacho, etc..
Identificacin
Todo articulo deber tener su respectiva tarjeta de identificacin en lugar visible y contener todos los datos
relativos al articulo que identifica.
Esta tarjeta tiene la ventaja
agilidad en la entrega.

de permitir la rpida localizacin del material que e solicita logrando mayor

Las Inspecciones
Los materiales guardados en el almacn requiere una inspeccin peridica a fin de verificar su estado.
Una de las maneras mas simples ser comprobar las especificaciones del fabricante y tener registrado en la
tarjeta de identificacin del bien las fechas de inspeccin y las novedades encontradas.
Ordenamiento
Es bsico para la proteccin de los bienes ordenar y tratar que ea homognea su seleccin procurando que los
artculos similares de igual dimensin, estn siempre juntos a fin de facilitar la ubicacin, localizacin,
inventarios de inspecciones de las existencias, evitando el manejo innecesario y por lo consiguiente el
manipuleo para el re almacenamiento.
Un mal ordenamiento interior, revela negligencia y falta de inters del personal encargado. Por lo tanto, para
una mxima eficiencia los principios del buen ordenamiento debern mantenerse en los almacenes en todo
momento.
Rotacin
Debe partirse del principio del almacn de que todo material que ha ingresado primero debe salir primero.
Utilizando este principio, se evitara que los artculos permanezcan mucho tiempo sin ser entregados al usuario
y/o consumidor, evitando que un articulo permanezca en almacn sin haber rotado.
Se implementara el sistema por medio de:
Cupones

Doble rea.
Sistema a base de cupones
Consiste en utilizar un cupn formado por dos partes iguales y desglosables. Se imprimir en ambas el mismo
numero y la ubicacin del articulo de modo que llegada la mercadera, se le adiciona una parte del cupn y se
guarda la otra parte en un lugar determinado, en orden de llegada y correlativo.
Sistema de Doble rea.
Este sistema comprende la asignacin a cada articulo de una doble rea, de manera que al llegar una remesa
nueva, se instalara o depositara en el espacio libre de ubicacin y no se despachara hasta terminar con la
existencia anterior.

TEMA N 06 CONTROL DE INVENTARIOS

PROBLEMTICA DE LOS STOCKS E INVENTARIOS
Que es un Stock o existencia ?
Se denomina as al conjunto de artculos que se guardan en los almacenes, en espera de ser utilizados o
vendidos y que permiten en forma regular a los consumidores no ser afectados por la discontinuidad en la
fabricacin o por la demora en la entrega por falta de proveedor.

Clases de Stocks.
Stocks Normal
Esta constituido por artculos nuevos de uso constante y cuyo aprovisionamiento es cclico. Permite
determinar el numero de pedidos y la cantidad necesaria en funcin de su consumo anual.
Stock en Transito
El que esta compuesto por artculos de uso espordico o muy variable y que no responden ala produccin
normal de la empresa.
Stock de Proteccin
Comprende aquellos artculos que son de uso espordico, que por su trascendencia es preciso tenerlos para
cubrir ciertas eventualidades.
El caso mas frecuente es el de repuestos importantes de maquinaria de rara utilizacin y difcil adquisicin
inmediata, que es necesario tener disponibles para casos de emergencia.
Stock de sobrante
Es el que consiste en artculos nuevos que han cado en de uso pero que pueden utilizarse en un fin distinto
del original.
Stock de Recuperacin
Compuesto por materiales que todava pueden ser utilizados por lo que no es conveniente deshacerse de
ellos.

CONTROL DE STOCKS - INVENTARIOS

El control de existencias esta estrechamente relacionado con el manejo fsico de los artculos guardados en
almacn.
El control requiere naturalmente un programa racional de compras, que no solo signifique contar con
existencias cuando y donde se las necesite, sino que deje tambin un margen suficiente de tiempo para las
negociaciones que permitan comprar la cantidad correcta al precio justo.
Finalidad del control de inventarios
Al tratar la funcin del Control (administracin) se indicio que consiste en medir el cumplimiento del objetivo y
de los planes que se hayan trazado para alcanzarlos para corregir lo deficiente y lograr lo propuesto.
Dentro de la Administracin de Materiales, se ha considerado que el objetivo de los almacenes consiste en
proporcionar los artculos necesarios, evitando los agotamientos y las sobre existencias. Al tratar de compras,

se indico que su finalidad era efectuar las adquisiciones en la calidad adecuada, en la cantidad necesaria en el
momento oportuno y al precio mas conveniente.
Estos dos objetivos de las dependencias de Logstica pueden desarrollarse y ser alcanzados en la ayuda eficaz
de Control de Inventarios cuya finalidad incide justamente en controlar las existencias de manera de corregir
las acumulaciones o agotamientos de stocks: permitiendo una renovacin adecuada de los inventarios con la
menor inversin posible de dinero.
Organizacin
La organizacin del Control de las Existencias depende del tipo de empresa que lo aplique; por ejemplo, una
gran empresa fabril puede asignar la seccin de control de existencias del departamento de Produccin si los
materiales representan una proporcin elevada de gastos.
Problemas de Existencias
Tanto las existencias excesivas como las insuficientes producen situaciones costosas y algunas veces lo
suficientemente graves para ocasionar situaciones difciles en la empresa.
Las existencias insuficientes pueden detener totalmente las operaciones en la empresa. Las existencias
excesivas pueden ser casi igualmente desastrosas para las utilidades, en especial cuando en el mercado estn
en baja.
El control adecuado de existencias ha de reducir al mnimo los problemas de la direccin en esta fase del
negocio.

FACTORES ELEMENTALES DEL CONTROL

Estos factores consisten en:
Clasificacin
Tamao econmico de pedido
Momento de pedir

: Que controlar?
: Cuanto Pedir?
: Cuando pedir?

Clasificacin : Que Controlar ?

El objeto de las tcnicas de control de inventarios consiste en determinar hacia donde deben dirigirse sus
esfuerzos para que sean mas efectivos.
Si se consideran el inventario bajo los aspectos del numero de artculos diferentes que lo componen y del valor
del stock medio de cada uno de ellos, comprobaremos que el inventario de las empresas se distribuyen por
numero de items y por su valor en intis en la forma que establece la clasificacin ABC de los materiales
(clasificacin por Movimiento y Valor)

Sistema ABC
La experiencia demuestra que la mayora de las empresas se ajustan a la siguiente situacin:
La mayor parte del dinero invertido corresponde a un pequeo numero de artculos diferentes, que por su
consumo y frecuencia de uso merece un control estricto.
La menor parte del dinero invertido corresponde a un gran numero de artculos diferentes, que solo merecen
una simple supervisin.
Ejm.
El siguiente ejemplo es un composicin caracterstica de los stocks de muchas empresas:
En la zona A:

15 % de los artculos representan el 75% de la inversin

En la zona B:
25 % de los artculos representan el 20 % de la inversin
En la zona C:
60 % de los artculos representan el 5 % de la inversin.

Tamao Econmico de pedidos: Cuanto pedir?

La cantidad que e debe pedir constituye uno de los mas importantes problemas logsticos por su consecuencia
en la inversin que la empresa realiza en los inventarios.
El problema radica en definir la cantidad de cada articulo que se va a adquirir de modo que e bajen los costos
de adquisicin y almacenaje lo mas bajo posible.
Hay una formula llamada de la cantidad econmico que permite alcanzar importantes objetivos como:
Reducir al mnimo posible el nivel total de los inventarios
Reducir al mnimo la incidencia de los faltantes,
Reducir los costos de renovacin y posesin.
La formula de la cantidad econmica est dada por la raz cuadrada del doble consumo anual, por el costo de
posesin
matemticamente se expresa : Q =

2AO
CI

donde:

Q = Cantidad Econmica
A = Consumo anual (del articulo en un ao)
O = Costo de renovacin (gastos anuales de las dependencias que intervienen en las compras, dividido entre
el numero de ordenes emitidas en el ao)
C = Costo Unitario (es el precio unitario que se obtiene del proveedor mas los gastos efectuados para poner
el articulo en almacn)
I = Costo de posesin (incluye los gastos de mantenimiento y manejo de las existencias den los almacenes)
La obtencin de los datos necesarios para la aplicacin en la formula se debe coordinar con contabilidad y
conociendo sus valores determinar la cantidad a pedir mediante la formula.
La consecucin de estos objetivos no consiste solo en la aplicacin de una formula, sino tambin en la
experiencia, criterio, conocimiento de la oferta y demanda de los materiales en uso, demoras en el
abastecimiento procedimientos de renovacin de inventarios, etc
Estos son factores decisivos en la compra de materiales. Su aplicacin evita los sobre stocks o agotamientos
de las existencias que producen aumentos innecesarios de inversin.

Momento de Pedir : Cuanto pedir?

Determinar el momento que se deben renovar los inventarios permitir definir la cantidad necesaria para
realizar las operaciones de la empresa sin problemas.
La importancia del momento de Pedir reside en el ahorro o reduccin de costos que pudiera haber por la
compra de determinada cantidad.
Decidir cuando se va a pedir implica conocer el consumo o demanda de los artculos y el tiempo en que se
efecta su renovacin.
Existe una caracterstica de los inventarios que esta estrechamente ligada al MOMENTO DE PEDIR.

Cada stock se divide en dos segmentos: Uno de trabajo y otro de seguridad.

El de trabajo, que esta en funcin del consumo normal del inventario, que al ser consumido ser reemplazado
por una cantidad igual, la que se consumir y reemplazar sucesivamente.
Suele pasar que e consume el inventario de trabajo y no ha habido de renovacin para evitar este problema se
recurre al stock de seguridad que es el incremento en el pedido de los materiales en unidades que sobrepasan
el consumo previsto. Esto reducir las posibilidades de agotamiento del inventario por efecto de las variaciones
en el consumo o en el tiempo.
Se debe pedir antes de iniciar el consumo del stock de seguridad y antes de que se agote el stock de trabajo.

VENTAJAS DE CONTROL DE STOCK

Favorece las economas en las compras, al determinar cientficamente cuales son las necesidades y el mejor
momento de adquirirlas segn las condiciones del mercado.
Establece los planes para comprar a tiempo por el uso y orientando la decisin respecto a cantidad por medio
de factores tales como el ciclo de Produccin, los precios por cantidad y la tendencia del mercado.
El control de las solicitudes de compras, adquisiciones y salidas de almacn por las fichas de inventarios
actan como seal automtica contra la repeticin de los pedidos de compra.
Facilita el intercambio de materiales entre los distintos departamentos.
Reduce las perdidas de materiales almacenados debido al manejo torpe o sustracciones.
Acorta el tiempo entre la recepcin de las materias primas y la terminacin del producto acabado.
Ayuda a la contabilidad de costos al asignar los costos de los materiales a las solicitudes de compras.
Ayuda a la Direccin a establecer comparaciones de costos entre operaciones y entre periodos de tiempo.
Reduce al mnimo la inversin en existencias al fijar la cantidad mxima de materiales que se han de tener
disponibles
Reduce el numero de variedades de un material determinado mediante sugerencias derivadas del anlisis
critico de materiales y piezas.

Operacin del servicio

ALMACN
KARDEX
Control por tems, el kardex valorado estar bajo
control de nuestra empresa. El Kardex fsico lo controlar el cliente.
INGRESOS.- Control de ingresos de acuerdo a las guas de remisin de nuestros proveedores, previamente
verificados en almacn. (control fsico)
EGRESOS .De acuerdo
descargo del control fsico.

a los resmenes por producto, de venta diaria, el que permitir efectuar el

CONTROL STOCKS
Diariamente nos dar un reporte del total de productos en stocks indicando, cantidad, valor unitario, total.
Consecuentemente se podra efectuar un inventario diario
STOCKS .- descripcin saldo al da, cantidad inicial, cantidad final, repare diario

REPOSICIN DE STOCKS.- Se establece un limite de re compra, denominada stock critico, permite que
diariamente o segn el caso conozcamos que productos llegaron a su limite de existencia, emitiendo una orden
de compra de nuestro proveedor elegido de cartera. Evitara el de abastecimiento.
ANALISIS ITEMS.- Permite analizar cuales son los productos de mayor o menor salida. As evaluaremos que
productos debemos adquirir en mayor cantidad y establecer un periodo definido de compra, a la vez eliminar o
reducir la cantidad de pedido de aquellos productos de menor salida
INVENTARIOS
Listado de emisin mensual o segn necesidad contra el que se efectuara la verificacin del kardex fsico el
que ingresara a contabilidad en la cuenta inventarios (medio ao fin de ao)
COMPRAS .El objeto es definir que hay que comprar ? cuanto hay que comprar ? y a quien comprar?. Esa respuesta se
obtiene del rubro 1.2 control de stock. El rubro1.2.2 responde a la primera pregunta y el rubro 2.1 contento a la
tercera pregunta.
PROVEEDORES .Cuyo objeto es manejar al conjunto de proveedores, conocer cada uno de ellos y evaluar a los de mejores
precios y mejor financiamiento. Se emitir un solo listado mensual que se modificara de acuerdo a sus
variaciones,
CATALOGO DE PROVEEDORES.- Reporte que describir a los proveedores.
PRECIO DE PROVEEDORES .- Obtendremos informacin total del proveedor; su lnea de productos, nivel de
comercializacin y sus precios de ventas.
EMISION ORDEN DE COMPRA .Al momento de efectuar se la reposicin de stock, el (computador en su memoria llamar a todos los
proveedores, evaluara los precios , prontitud en la entrega, su forma de financiacin y emitir la orden de
compra indicando: la cantidad, precio, descripcin y Plazo de entrega (a consideracin). Esta se elevara a
nuestro Cliente para que lo rubrique indicando la conformidad o lo devuelva con sus respectivas
instrucciones.
ACTUALIZACION DE PRECIOS
El proveedor notificara variacin de precios, variacin del catalogo de productos, variacin del sistema de
financiamiento u otros datos, esta informacin se ingresara al computador, el que emitir un nuevo listado de
catalogo de proveedores.
VENTAS .Manejo integral de la operacin de ventas.
LISTA DE PRECIOS
Reporte que integrara todos los productos ofertados por nuestro cliente indicando. Cdigo, descripcin
existencia, precio unitario, otros, la emisin del reporte se efectuara cada semana y se actualizaran los datos.
Existencia, precio.
ACTUALIZACION DEL REGISTRO DE VENTAS .Se emitir al final de cada da una sumatoria total de los productos vendidos, el que generara el asiento que se
inscribir en el registro de ventas (o segn necesidad, la descripcin individual por items) el que a su vez
generara el respectivo asiento contable para el libro diario. Se emitir por: Abono a caja y cuentas por cobrar
(si es que hubiera ventas al crdito), por cargo se efectuara la cuenta mercadera o viceversa para los ingresos
de productos.
CTAS. CTES. CLIENTES
Manejar y controlar las operaciones al crdito de nuestro cliente. Se aperturara un numero de cta. cte. al que
se le colocara limites de venta (opcional), se emitir el consiguiente listado, el que estar en manos del cajero
para su verificacin ante la presentacin del cliente. El reporte de carcter diario permitir efectuar los
respectivos cargos y abonos en su cuenta y poseer un conocimiento real de la situacin de cada cliente.
CARGOS Por cada compra al crdito se efectuara el respectivo cargo que se incrementara a su saldo anterior.

ABONOS Por pago a cta. de su saldo deudor se deducir de su saldo anterior.

SALDOS Al final del da se emitir un listado indicando: ultima operacin, saldo debe o haber y saldo o
disponibilidad de compra.
LISTADO DE VENTAS .Integrando los items 3.3.1 3.3.2 y 3.3.3 se emitir el listado de ventas diarias indicando: tipo de productos
vendidos, cantidad vendida por cada items, total valorizado cantidad vendida al contado, cantidad vendida al
crdito, total vendido en productos y valorizacin de la venta total.

REPORTES DEL SISTEMA

ALMACEN
CONTROL DE STOCKS .- Con la siguiente informacin: Cdigo de producto, nombre del producto, stocks,
anterior (cantidad), ingreso (cantidad), egresos (cantidad), productos en 2stocks critico (reposicin), anlisis
tems (observaciones)
Caractersticas: Original 1 2 copias semanal
INVENTARIOS: Cdigo del producto, Nombre del Producto, Saldo al inventario anterior, Inventario Actual,
Inventario valorizado
Caractersticas: Original 2 copias, emisin segn necesidad
REPOSICION DE STOCKS: Cdigo de Producto, Nombre de producto, Stock actual, Emitir conjuntamente la
orden de compra
Caractersticas: Original 1 copia, emisin de acuerdo a necesidad
COMPRAS PROVEEDORES: Cdigo de proveedor, nombre de proveedor, lnea de productos, precio de
cada uno de sus productos, plazo de entrega, forma de pago, observaciones (stocks)
Caractersticas: Original y 2 copias, emisin mensual y/o por variacin de informacin
ORDEN DE COMPRA .- nico documento de emisin individual: Nombre del proveedor, Direccin y
descripcin, Cdigo y nombre de los artculos solicitados, cantidad a pedir, Precio por unidad y precio total
(bajo confirmacin del proveedor)
Caractersticas: original y 2 copias, emisin de acuerdo necesidad de reposicin, uso de copia para recepcin
de material en almacn.
Diariamente se nos remitir una nota de notificacin, la que servir para efectuar las variaciones de la
informacin del proveedor, entre los cuales estn, disminuir o incrementar la lnea de productos, variacin en
los precios, plazo de entrega, marcas de productos, etc.
VENTAS - LISTA DE PRECIOS: Cdigo de productos, descripcin de productos, cdigo de proveedor
(opcional), precio unitario, precio de venta al publico
Caractersticas: original 2 copias (listado para vendedores de acuerdo a necesidad), emisin de acuerdo a
variacin de informacin
CTAS CTES, CLIENTES: Cdigo Cuenta Corriente, Cliente: nombre, Saldo anterior, Lnea de crdito, 1ra.
Operacin del da, 2da. Operacin del da, 3ra. Operacin del da, Total cargos, Total abono, Nuevo saldo del
da
Caractersticas: original 1 copia (opcional), reporte de emisin diaria, utilizacin para control cajeros
LISTADO VENTAS reporte final diario que permite establecer el total de ventas en detalle efectuadas por
nuestro cliente: Cdigo y descripcin de productos vendido, Cantidad vendida de cada producto, Total vendido:
valorizado, Cantidad vendida al contado importe, Cantidad vendida al crdito importe.
NOTA..- Si el registro de ventas acumula la informacin en forma discriminada por producto, este se anotara
del reporte listado de venta, de la misma forma se podr efectuar un solo registro por el total de ventas
subdividiendo por ventas crdito y ventas contado.

CONTROL CONTABLE
Cada final del da, despus del cierre de operaciones, se alimentara al computador con las respectivas notas
de ventas y su ingreso, as como registro de abonos, en memoria el computador discriminara los ingresos por
las cuenta caja, por compras en efectivo, cuentas por cobrar, por compras al crdito afectando en contra
cuenta la cuenta mercadera, la que indica que en un solo asiento se registrara contablemente todas las
operaciones de venta del da, igual proceso por pago a cuenta, en cuentas corrientes y por devoluciones o
ingresos a almacn.
Esto sugiere que el respectivo asiento se puede efectuar en forma manual y era sustentado por una copia del
listado de ventas diarias.
MODE DE OPERACIN
Al final de cada da el conserje de nuestra oficina pasara por las oficinas de nuestro cliente y recoger los
documentos siguientes: nota de venta: se indicara cdigo del producto, producto, cantidad vendida, valor
unitario, valor total, y forma de pago contado o crdito (por cada venta efectuada en el da)
Nota de abono por pago a cuenta, en cuenta corriente.
Note de ingreso a almacn por productos ingresados al almacn.
Hoja anlisis tems: por depuracin o incrementos de productos.
Nota de modificacin por variaciones en la informacin del proveedor
nota de devolucin a almacn: por productos devueltos
Recabados los documentos sern llevados a nuestro centro de computo, en el cual sern analizados y
procesados y devueltos al siguiente da con los respectivos reportes.
NOTA.- De la correcta informacin, depender la veracidad de los reportes devueltos a usted.
IMPLEMENTACION DEL SITEMA
Sugerimos iniciar un sistema a partir del da 1ro del ao en curso, pudiendo efectuar nivelacin con el ao
anterior (auditoria). La implementacin del sistema tiene una duracin de 45 das.
COSTO DEL SISTEMA
El costo total del sistema, incluyendo su operacin es de 4,000 mensual.
Es por cuenta del cliente la compra de los disquetes necesarios y el papel forma continua que se requiera, as
como el pago de el impuesto general a las ventas de acuerdo a ley. Adicionalmente se asesorara al cliente en
la construccin de sus formularios, as como se absorbern sus consultas organizacionales administrativas, y
legales.

Tema N 07

AUDITORIA INTERNA

HERRAMIENTA CLAVE EN UN AMBIENTE DE CAMBIOS

Actualmente, los cambios y requerimientos inmediatos que demanda la actividad empresarial
conllevan a que la alta Gerencia de las compaas se vea en la necesidad de tomar acciones de una manera
constante y rpida para lo cual se requiere de un rea especifica que les ayude a avanzar con estos cambios
sin afectar dramticamente las operaciones de la empresa.
Los constantes cambios que experimente las empresa, tales como fusiones, escisiones,
consolidaciones, globalizacin y nuevas tecnologas, entre otros, las afectan tanto interna como externamente,
por lo cual toda organizacin debe de estar preparada para adecuarse a estos cambios de la manera mas
rpida y eficiente. En este sentido, la funcin de auditoria interna, herramienta clave para la administracin del
riesgo y del mejoramiento, continuo de los procesos de negocios, debe estar diseada de manera tal que
contribuya a lograr dicha adaptacin.
Sin embargo para que la funcin de auditoria interna constituya una herramienta de apoyo para la
consecucin de los objetivos de las organizaciones, es necesario efectuar una evaluacin estratgica del
impacto de los cambios en estas con la finalidad de identificar las reas o unidades estratgicas de mayor
riesgo, concentrando en ellas los recursos de la organizacin para minimizar el efecto que se generara en los
resultados de las operaciones. De otro lado, esta evaluacin debe ser complementada con una oportuna
deteccin de las posibles debilidades, para lo cual se debe de contar con un mecanismo de control, que de
manera independiente, brinde las recomendaciones necesarias con un criterio imparcial que otorgue valor
agregado a las actividades de negocio, colabore en disminuir los riesgos en dichas reas y en la reduccin de
costos mediante la aplicacin de las mejores practicas operativas.
En este sentido, el rea de auditoria interna, debe buscar que los objetivos de la organizacin, los
riesgos relacionados a estos y los controles diseados a su monitores, estn alineados para que los trabajos a
ser realizados por esta rea guarden consistencia con la misin y visin de las empresas, permitiendo que
estas concentren sus esfuerzos en sus objetivos finales tales como el maximizar sus beneficios, prestar los
servicios de la manera mas eficiente y consolidar la imagen de la empresa.
Finalmente, consideramos que la funcin de auditoria interna debe plantear claramente en el mbito
interno sus objetivos y la forma de llegar a ellos, con la finalidad de ser considerada un lder dentro de la
organizacin, asegurando la confiabilidad de la informacin a la alta Gerencia para un adecuada y oportuna
toma de decisiones que conlleve al logro de los objetivos de la organizacin.

INFORMACIN COMPLEMENTARIA SOBRE ALGUNAS TECNICAS BASADAS EN LA

GESTION DE MATERIALES
CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios se ocupa de problemas bsicos: cuando ordenar y cuanto ordenar. Un control de
inventarios efectivo lograra lo siguiente.

Asegurar que se dispongan de bienes materiales suficientes

Identificar el exceso de productos as como los artculos con una rotacin rpida o lenta
Proporcionar a la administracin informes exactos, concisos a tiempo
Incurrir en el menor costo posible al cumplir con las tres tareas anteriores.

Un sistema de control de inventarios completo incluye mucha mas que un simple modelo de inventarios. Un
sistema de este tipo debe incluir las seis reas siguientes.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Desarrollo de pronostico de demanda, manejo de los errores de pronsticos

Seleccin de modelos de inventarios.
Medicin de los costos de inventarios (almacenamiento, faltantes, ordenes)
Mtodos para registrar y llevar cuenta de los artculos
Mtodos para recibir, manejar, almacenar y dar salida a los artculos
Procedimiento de informacin para comunicar excepciones
Sistema de Inventarios

Sistema
Perpetuo

Sistema de dos
Depsitos

Sistema
Peridico

Sistema
Reabastecimiento
Opcional

Sistema Requerimiento de materiales

TIPOS DE SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS

Aunque es difcil clasificar los sistemas de control de inventarios de una manera clara y sin ambigedades.
SISTEMAS DE TAMAO DE ORDEN FIJO (Basados en la cantidad) Cantidad ordenada fija, periodo de
revisin variable por lo general se aplica a artculos terminados.
SISTEMA DE INTERVALO DE ORDEN FIJO (Basados en el tiempo) Periodos de revisin fijos, cantidad de
ordenar variables por lo general se aplica a productos terminados.
SISTEMAS DE CANTIDAD A ORDENAR DERIVADA (Basada en la produccin) La cantidad a ordenar es
variable, el periodo de revisin puede ser fijo o variable. Se aplica a materiales o componentes que se
usan para producir un articulo final.
Los sistemas basados en la cantidad se verifican de manera continua con cada demanda para determinar si
debe colocarse una orden. Los sistemas basados en el tiempo utilizan la cuenta peridica de lo almacenado

(por ejemplo en das preestablecidos para revisin) en los sistemas basados en la produccin se hacen
pedidos nicamente siguiendo los programas de produccin planeados.
Presentacin de los cinco sistemas de control de inventarios
SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO (CONTINUO)
Con este sistema que el inventario baja al punto de reorden o mas se coloca un pedido por una cantidad
ordenada (EQQ)

B
A

INVENTARIO DE SEGURIDAD

0
D

FG

HI

Las ventajas de este sistema son las siguientes.

1.
2.
3.
4.
5.

Tamao de la orden significativo y eficiente

Inventario de seguridad necesario solo para los periodos de entrega
Relativamente poca sensibilidad a los cambios en el pronostico y los parmetros
Menos atencin a los artculos de baja rotacin
Excelentes para artculo de alto costo

Las desventajas del sistema son los siguientes:

1. Si los administradores no dedican tiempo al estudio de los niveles de inventario de los artculos individuales,
las cantidades a ordenar tienden a quedar establecidas por los encargos.
2. Los puntos de reorden las cantidades a ordenar y los inventarios de seguridad pueden no estudiarse de
nuevo ni modificarse durante aos.
3. Los retrasos en iniciar las transacciones pueden hacer que el sistema sea ineficiente.
4. Los errores de los encargados al realizar las transacciones pueden anular la validez del sistema.
5. Un gran numero de ordenes independientes pueden dar por resultado altos costos y fletes.
6. Deben abandonarse pedidos grandes y combinados, por los que con frecuencia se obtienen ganancias de
los proveedores.
SISTEMA DE INVENTARIOS DE DOS DEPOSITOS
Es una versin simplificada del sistema perpetuo y tiene la siguientes ventajas

1. Se reduce el papeleo en forma considerable

2. No lleva registro de cada transaccin.
1. El punto de reorden se determina por observacin visual

SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO

En este sistema a diferencia del sistema perpetuo, se verifica las posiciones del inventario solo a intervalos
especficos.

Cantidad de orden = E - nivel de inventario en el periodo de revisin

B
0

FG

H Y

J K

Sus ventajas son:

1) Es posible que se obtenga una relacin en los costos de ordenar debido a que los artculos se procesan en
una sola orden
2) El inventario de seguridad adicional hace que este sistema sea mas costoso que el perpetuo a menos que
las ventajas de los descuentos y los menores costos de transporte compensen los costos de mantener los
artculos.
SISTEMAS DE INVETARIO DE REABASTECIMIENTO OPCIONAL
El sistema tambin se conoce como el sistema min-max es un hbrido entre el sistema perpetuo y el peridico
tambin se llama sistema (s,S) ( en la notacin que aqu se usa B=s,E=S)

D
C
B
A
INVENTARIO DE SEGURIDAD

H Y

J K L M

N P Q

Este sistema se revisan los niveles de inventario ha intervalos regulares, pero no se hacen pedidos hasta que
el nivel baja a un punto de reorden predeterminado.
El sistema de reabastecimiento opcional se define por tres parmetros: Longitud del periodo de revisin (t) el
nivel mximo de inventario (e) y el punto de reorden (b) las ventajas de este sistema son las siguientes:
1) Los pedidos se pueden hacer por cantidades eficientes reduciendo con ello los costos de ordenar (se
colocan menos ordenes pero mas grandes)
2) Incorpora las mejores caractersticas de los sistemas perpetuos y peridicos
Las desventajas son que los inventarios de seguridad son altos ya que deben satisfacer las fluctuaciones de la
demanda durante los periodos mas un tiempo de entrega.

SISTEMAS DE INVENTARIOS DE

PLANEACION DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES (MRP).

Este sistema funciona de atrs para adelante a partir de las fechas de terminacin de los productos finales o
de los ensambles mayores para determinar las fechas o las cantidades de los componentes y materiales que
deben ordenarse. El sistema es adecuado cuando a) se conoce de antemano la demanda especifica de un
articulo y b) la demanda de cierto articulo depende de manera predecible de la demanda de otros artculos.
EL ANALISIS ABC
Debido a que puede haber cierto de miles de transacciones e inventarios cada ao, an en empresas
medianas, es poco econmico o quizs improductivo aplicar un sistema detallado de control de inventario a
todos los artculos que se almacenan. El anlisis ABC ayuda a clasificar los artculos en tres categoras: AB y
C, en donde a representa artculos de alto valor, B artculos de valor medio y C los de valor bajo.
De esta manera se puede llevar un estricto control de inventario sobre los artculos A, un control moderado
sobre los artculos B y poco control sobre los artculos C. As el Anlisis ABC separa esos pocos vitales de los
muchos tribales. En la figura se muestra un anlisis ABC comn. Los artculos A representan entre el 15 y 20
% del total de artculos, mientras que significan entre el 75 y el 80 % del valor total del inventario Los artculos

B significan entre el 10 y el 15 % del valor del inventario y representan de 20 a 25 % de los artculos. Los
artculos C tienen un valor del 5 al 10 % del valor total pero suman entre el 60 a 65 % del numero de artculos,
debe observarse que el anlisis ABC es solo una clasificacin arbitraria, se puede hacer mas grupos o
divisiones.

Problemas para obtener un articulo

(tiempo
de
entrega
largos
e
impredecibles)
Posibilidades de robo
Dificultades para obtener pronsticos
(grandes cambios en la demanda)
Vida corta en almacn (debido a
deterioro y obsolescencia)
Requerimientos de espacio de almacn
muy grandes (muy engorroso)
Operaciones de articulo es:
100

20

40

60

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PLANEACION DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES (MRP)

El MRP es una tcnica de planeacin y control administrativo. Su funcin de procesamiento inicial es trabajar
de atrs para adelante a partir de las cantidades planeadas y de las fechas de terminacin para los productos
finales, dentro un programa maestro de produccin para determinar que y cuando deben ordenarse los
componentes individuales. Algunas veces se hace referencia al MRP como la planeacin de requerimientos
por etapas, porque por etapas implica trabajar con los requerimientos hacia atrs basndose en los
tiempos de entrega de cada articulo.
El MRP trabaja con los tres datos siguientes:
1. La demanda de los artculos terminados (un articulo terminado puede ser producto final, producto modular o
un ensamble mayor) se programa para cierto numero de periodos y se registra en un programa maestro de
produccin
2. Los registros de la lista de materiales que tambin se conocen como registros de estructura del producto
contiene la lista de materiales para el producto final en niveles que representan la forma en que de hecho se
producen.
3. Los registros de estado de estado del inventario son la tercera fuente de datos para el MRP.
Contiene los ltimos saldos de artculos en e inventario , los pedidos por surtir, los tamaos de lotes los
tiempos de entrega y los inventarios de seguridad. El MRP produce una relacin de ordenes planeadas para
que se pueda preparar las ordenes de compra, los ordenes de trabajo y los avisos de reprogramacin. El MRP
es una herramienta de planeacin y programacin excelentes que puede evitar faltantes y sobrantes al
predecirlos. Intenta minimizar los costos de la inversin en inventario. Mantiene las ordenes actualizadas.
ADMINISTRACION DE MATERIALES
La Administracin de materiales abarca mas que el control de inventarios o el MRP. La administracin de
materiales se ocupa de controlar el tipo de cantidad la localizacin, el movimiento y los tiempos de los bienes
que las industrias usan en el producto y esto incluye especficamente el manejo de materiales. La
administracin de materiales se compone de todas las funciones relacionadas con los materiales, tales como

compras, transportes, logstica control de produccin inventarios y a veces hasta la claridad. La complejidad de
los productos y los procesos actuales necesitan una tcnica formal como la de administracin de materiales
ayuda a integrar las funciones de compra, almacenaje, manufactura, en la instalacin de abastecimiento y en
los almacenes de distribucin. El amplio horizonte de la administracin de materiales para mejorar la
productividad total en las plantas de manufacturas, en la instalacin de abastecimientos y en los almacenes de
distribucin. El amplio horizonte de la administracin de materiales ayuda a integrar las funciones de compra,
almacenaje, manufacturas, y distribucin mediante sistemas de informacin controlados por computadora. La
complejidad del proceso de materiales en una empresa depende del tipo de producto los niveles de calidad y
confiabilidad demandados el porcentaje del producto que se obtiene de los proveedores, las capacidades de
almacn para componentes comprados y fabricados, para subensambles y productos terminados, del nivel de
conocimientos de los usuarios del sistema de administracin de materiales.
Actividades primordiales que implica:
Seleccin de los componentes y subemsambles que deben comprar fuera
Determinacin de las capacidades de produccin y abastecimiento de las instalaciones internas y de las
fuentes externas para cumplir con los requerimientos especficos.
Coordinacin de abastecimientos de componentes y subensambles a tiempo
planeacin y control del movimiento de toda materia prima, trabajos en procesos y productos terminados.
CONTROL DE CALIDAD
El control de calidad se ocupa del diseo medicin y control de la calidad de la materia prima los componentes,
los subensambles y los productos o servicios terminados. El control de calidad es un sistema eficiente para el
creciente trabajo dedicado al desarrollo, mantenimiento y mejoramiento de la calidad de los distintos grupos
dentro de una organizacin, para permitir que la produccin y los servicios se realizan en los niveles mas
econmicos que lleven a la satisfaccin completa del cliente. Tres aspectos de la calidad son importantes.
Calidad del diseo
Calidad del cumplimiento
Calidad del desempeo
CALIDAD DEL DISEO
Se establece mediante la especificacin del nivel o grado o estndar de la calidad. Depende del uso que se
pretende dar al producto o servicio, no todos los productos o servicios se disean con un alto nivel de calidad
debido al trueque que debe hacerse entre los costos y el valor. A un nivel de calidad cero y al nivel de calidad
mximo ocurren dos extremos respecto a la satisfaccin del cliente y a los costos de produccin. En el nivel
ptimo de calidad el beneficio es mximo tanto para el cliente como para el fabricante.
LA CALIDAD DEL CUMPLIMIENTO
Se refiere al grado en que se satisfacen las especificaciones de la calidad del diseo al fabricar el producto o al
proporcionar el servicio.
Considrese un ejemplo, el de una organizacin de servicios como la de un hospital, si uno de los servicios
que el hospital ofrece es digamos el servicio de urgencia para pacientes, supongamos que la calidad del diseo
se establecido como alta si se cumple con las siguientes especificaciones
Debe atenderse todo tipo de urgencia la acumulacin del hospital debe responder a un llamado de emergencia
durante los primeros tres minutos, los primeros procedimientos de urgencia deben ser administrados dentro del
primer minuto en que se recibe al paciente.
Si el hospital estudia el desempeo de esta sala de urgencias durante un mes y descubre que las tres
especificaciones anteriores se cumplen al 95 % del tiempo, esto debe aplicarse un cumplimiento de la calidad
relativamente bueno.

LA CALIDA DEL DESEMPEO

Se controla mediante pruebas de vida til sobre una muestra de la produccin. El equipo de defensa como
msiles, cohetes y vehculos espaciales son los artculos que mas son sometidos a pruebas exhaustivas de vida
til. Los motores de automviles y aviones son otros ejemplos.
Para tener acceso a la calidad del cumplimiento es necesario medirla. Esto se logra por inspeccin .
La inspeccin puede ser de dos formas bsicas: Inspeccin del 100 % e inspeccin por muestreo.
muestreo de inspeccin por atributos en general se hace primero diseando un plan de muestreo.

El

Alguno de los planes de muestreo mas comunes en los libros son los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.

Plan de muestreo sencillo

Plan de muestreo doble.
Plan de muestreo mltiple
plan de muestreo secuencial
plan de muestreo continuo

En el muestreo de aceptacin por variable, como ya se menciono se lleva a cabo la medicin real de las
caractersticas y con base en ellas se aceptan o rechazan de los lotes.
El control de calidad estadsticas es una tcnica comprobada para controlar la calidad de los atributos .
Las cartas de control son un medio importante para lograr el control estadstico de la calidad.
Una carta de control es una herramienta grfica que se usa como ayuda para alcanzar un estado de control
estadstico al identificar cuando una causa asignable produce una variabilidad excesiva ya sea muy alta o muy
baja. Una vez que se detecta las causas asignables y se toman medidas para eliminarlas, la carta de control se
usa para detectar cualquier variacin poco usual que casi siempre es el resultado de una causa asignable
recin introducida.
El control de calidad debe ser una parte esencial de toda organizacin. La administracin y los empleados en
todos los niveles deben tener conciencia, adquirir un compromiso y poner en prctica da a da no solo cuando
llegan las quejas de los clientes o cuando la competencia se vuelve dura. La continuidad de este compromiso
con la calidad dar beneficios a la larga.
MEJORAMIENTOS EN LOS SISTEMA EN LOS MANEJOS DE MATERIALES
El objetivo primordial de un sistema eficiente de manejo de materiales es el movimiento de materia prima,
componentes compradas, componentes de manufactura interna, subensambles y productos terminados hacia
el sitio apropiado en el momento apropiado.
Para muchos productos y servicios, el costo de manejo de materiales constituye una parte sustancia de los
costos totales. Dicho de otra manera la productividad total de una unidad operacional puede quedar afectada
por la forma que esta diseado, instalado y en que se mantiene el sistema de manejo de materiales.
Las tres M del manejo de materiales son. Material, movimiento y mtodo. El manejo de materiales implica el
movimiento del material utilizando algn mtodo.
MATERIALES REUSABLES Y RECICLABLES
Segn el producto o servicio, el insumo de materia de 5 a 60 %. Cada vez es un reto mayor reducir este
insumo cuando ya exista un buen sistema de control de calidad para los componentes que llegan, la materia
prima y los subensambles. En muchos casos, una buena parte del costo directo de materiales se puede reducir

usando la tcnica de ingeniera del valor. Sin embargo mas all de tales acciones, existe una oportunidad que
con frecuencia se pasa por alto. El rehso o reciclado de la materia prima.

Material Recopilado solo para uso docente por el Lic. Juan Carlos Delgado Lujn