Gerencia de Proyectos

Crear un plan en Project en cuatro pasos sencillos

Ha creado alguna vez un plan preliminar en Project (tal vez para obtener la
aprobacin del proyecto) y ha descubierto que es impracticable cuando ha
empezado a realizar un seguimiento de su evolucin?. Con el punto de
partida correcto, podr estar seguro de que el plan creado al principio del
proyecto ser una herramienta de administracin eficaz durante todo el
proyecto.
Utilice el proceso de cuatro pasos descrito en este curso para estar seguro de que no elige el camino equivocado. En este proceso se
asume que ya ha definido la fecha de inicio del proyecto, ha aplicado el calendario base adecuado y ha definido el tipo de tarea. A
continuacin, realice los cuatro pasos siguientes:

Crear una lista de tareas y una estructura detallada del trabajo (EDT)
Aplicar o quitar las sangras de las tareas para terminar de crear la EDT
Especificar la duracin de las tareas y la estimacin del trabajo
Crear dependencias entre tareas

Puede realizar todas estas operaciones mediante la vista predeterminada de Project, el Diagrama de Gantt1.

Paso 1: Crear una lista de tareas y una estructura

detallada del trabajo (EDT)
El desconocimiento de la importancia de la estructura detallada del trabajo (EDT) es uno de los grandes errores que cometen las
personas que disean planes. La EDT es la lista jerrquica de las fases (fase: grupo de tareas relacionadas que completan el paso
principal de un proyecto.), las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) y
los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del
proyecto. Toda tarea con una duracin cero se muestra automticamente como hito. Tambin puede marcar cualquier otra tarea de
cualquier duracin como hito.) del proyecto. La EDT es esencial porque establece el alcance (alcance: combinacin de todos los
objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) del proyecto, y el alcance se traduce en tiempo y en
presupuesto (presupuesto: costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan de lnea base.). Dedicar algn
tiempo a disear la EDT significar despus un ahorro de tiempo considerable, ya que evitar tener que repetir el trabajo y eludir
puntos de partida incorrectos.
Para crear la EDT, empiece por descifrar los componentes principales (las tareas de
resumen) del proyecto y, a continuacin, establezca los componentes ms
pequeos (las tareas) dentro de cada componente principal. Descomponga cada
uno de los componentes hasta tener un nivel de detalle suficiente capaz de
sustentar el plan. Qu entendemos por un nivel de detalle suficiente? Considere
los factores siguientes:

Qu nivel de tarea desea controlar y sobre qu nivel de tarea desea

informar? Si descompone el trabajo en tareas de un da y su proyecto dura varios
meses, usted y su grupo dedicarn mucho tiempo a especificar y realizar un
seguimiento del estado del proyecto.

El diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin
previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no
indica las relaciones existentes entre actividades. La posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas
relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama.

Docente: Ing. Juan de la Torre Ostos

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Paso 2: Aplicar o quitar las sangras de las tareas

para terminar de crear la EDT
Una vez especificadas las tareas en el campo Nombre de tarea, ha llegado el momento de crear la jerarqua. Puede permanecer en el
campo Nombre de tarea y utilizar los botones Aplica sangra
y Anula sangra
de la lengeta Tarea para establecer los
niveles de esquema 2 correctos. El motivo de ello? Project distingue entre las fases principales del trabajo, llamadas tareas de
resumen y las fases de trabajo ms pequeas, llamadas subtareas, en funcin de la sangra. Las tareas de resumen contienen
subtareas con sangra debajo de ellas. Las subtareas representan el trabajo real que realizar un recurso, y no contienen subtareas
con sangra bajo ellas.
1.
2.

3.

Haga clic en la tarea a la que desea aplicar sangra.

Para aplicar sangra a una tarea y convertirla en una subtarea en el
esquema, seleccione la tarea y, a continuacin, haga clic en Aplica sangra
.
Para quitar la sangra de una tarea y convertirla en una tarea de resumen
en el esquema, seleccione la tarea y, a continuacin, haga clic en Anula
sangra

Observe cmo la tarea situada sobre la tarea con sangra se convierte en

una tarea de resumen (el texto y la barra de Gantt cambian
automticamente).
A continuacin, se incluye un ejemplo de un esquema completo, con los
nmeros de esquema mostrados.

Puede contraer o expandir fcilmente las tareas de resumen para ocultar o

mostrar diferentes niveles de detalle. Haga clic en Expandir
Contraer

junto a una tarea de resumen para mostrar u ocultar (respectivamente) sus subtareas.

Paso 3: Especificar la duracin de las tareas y la

estimacin del trabajo
Puede especificar el tiempo que calcula que llevar realizar cada tarea indicando el trabajo o la duracin. El trabajo es la cantidad de
esfuerzo o las personas-horas necesarias para realizar una tarea. La duracin es la cantidad de tiempo real que transcurrir hasta que
la tarea est finalizada. Por tanto, si una tarea requiere 16 horas de trabajo y una persona realiza el trabajo, su duracin es de dos das
(asumiendo una jornada laboral de ocho horas). Si dos personas realizan el trabajo, su duracin es de un da. Sin embargo, la
cantidad de trabajo es la misma en ambos casos. Especificar el trabajo o la duracin es muy sencillo. El trabajo o la duracin de la
tarea se puede especificar directamente en el campo Duracin en cualquier tabla o cuadro de dilogo que contenga esos campos. Es
importante entender que el trabajo y la duracin se miden en das laborables. Por ejemplo, de forma predeterminada, 1 da = 8
horas, 5 das = 1 semana, 20 das = 1 mes. Esto significa que si especifica 30 das en el campo Duracin, este valor se calcula como
seis semanas y no como un mes. Por tanto, realice las conversiones correctas cuando especifique valores.

Puede cambiar la duracin de una tarea en muchas vistas, tablas y cuadros de dilogo diferentes de Project. Si cambia la duracin en
un lugar, cambiar en las dems ubicaciones automticamente.

Para marcar una tarea como un hito, escriba 0 en la columna Duracin.

Esquema: estructura jerrquica de un proyecto que muestra cmo algunas tareas se ajustan en agrupaciones ms amplias. En Project, las
subtareas se sitan con una sangra en tareas de resumen.
Docente: Ing. Juan de la Torre Ostos

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Paso 4: Crear dependencias entre tareas

Uno de los pasos ms importantes de la programacin es crear dependencias de tareas o vnculos3 . Este paso es el que marca la
diferencia entre un plan que se pueda utilizar como herramienta de administracin eficaz y uno que slo se pueda utilizar como
herramienta de presentacin.
Una dependencia se produce cuando el comienzo o la finalizacin de una tarea depende del comienzo o la finalizacin de otra. La
mayora de las tareas dependen de otras tareas. Una vez definidas las dependencias, es posible identificar fcilmente la ruta crtica4 y
comprender los factores esenciales para la fecha de finalizacin del proyecto. Puede realizar tambin cambios fcilmente en una de
las tareas y ver de inmediato el efecto expansivo que tendr en el resto del plan. Ah es donde Project demuestra su eficacia como
herramienta para administrar proyectos.
El desafo al que tienen que hacer frente los diseadores de planes es asegurarse de que todas las tareas se encuentran en la cadena
de dependencias. Una buena regla general es que cada tarea debe tener un predecesor (predecesora: tarea que debe comenzar o
finalizar antes de que otra tarea comience o finalice.) a menos que est controlada por la fecha de inicio del proyecto, y un sucesor
(sucesora: tarea que no puede comenzar ni finalizar hasta que no comience o finalice otra tarea.) a menos que se trate de la ltima
tarea o hito del proyecto.
1.

En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular en el orden en que desee vincularlas.

2.

Para seleccionar tareas que no estn contiguas, presione CTRL y haga clic en las tareas que desea vincular.
Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYS y haga clic en la primera y en la ltima tarea que desea vincular.

Haga clic en Vincular tareas

Cuando defina las dependencias, Project ajustar la programacin, aunque an no haya asignado recursos.

Para mostrar la ruta crtica

A continuacin, tal vez desee mostrar la
ruta crtica, que identifica la ruta en la
que no se puede producir ninguna
posposicin sin que la fecha de
finalizacin resulte afectada.
En la zona del diagrama de Gantt active
el men contextual y elija Mostrar u
ocultar estilos de barra y luego clic en
Tareas Criticas de las tareas situadas en
la ruta crtica aparecen en rojo.

Vincular: en un proyecto, establecer una dependencia entre tareas. La vinculacin de tareas define una dependencia entre sus fechas de
comienzo y de fin.
4

Ruta crtica: serie de tareas que deben completarse segn la programacin para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas
de la ruta crtica es una tarea crtica.
Docente: Ing. Juan de la Torre Ostos