1.20160829 MR ConsolidadoMinCultura

PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Falta de seguimiento y control por parte de las

dependencias para dar cumplimiento a los
trminos de Ley
R1
Incumplimiento en los
trminos legales para la
respuesta a las PQRSD de
los ciudadanos, radicadas
ante el Ministerio de
cultura
CONTROL
Generacin de alertas automaticas de las

solicitudes prximas a vencer
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R1
ID_RIESGO
Incumplimiento en los
trminos legales para la
respuesta a las PQRSD de
los ciudadanos, radicadas
ante el Ministerio de
cultura
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
Asignacin errnea del rea que debe resolver la

solicitud
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Verificacin de PQRS radicados
Generacin de correos electronicos tres das antes

No lectura de las alertas automticas enviadas por
de vencer la solicitud y semanalmente a los
correo electrnico, por parte del servidor pblico
responsables del PQRSD y los Jefes y secretarios
asignado.
con las solicitudes prximas a vencer
Intermitencia en la disponibilidad de la plataforma
No existe
(conexin y aplicativo)
EXTREMA 76%
R2
Lineamientos para la aplicacin de la poltica de

tratamiento de datos personales no documentados No existe
Uso indebido de los datos y socializados
sensibles suministrados
por el ciudadano con
intencin de beneficiar a
un particular
ID_RIESGO
R2
Lineamientos para la aplicacin de la poltica de

tratamiento de datos personales no documentados No existe
Uso indebido de los datos y socializados
sensibles suministrados
RIESGO
CAUSAS
por el ciudadano
con
intencin de beneficiar a
un particular
PLAN DE MANEJO
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
No identificacin de mecanismos de recoleccin de

No existe
datos sensibles
ALTO 64%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Falta de capacitacin sobre servicio al ciudadano
R3
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Capacitaciones peridicas
Insatisfaccin del
ciudadano o usuario que
solicita informacin en el
Debilidad en las competencias relacionadas con el
punto de atencin e
servicio al usuario, del personal que atiende
No existe
instalaciones de Ministerio
beneficiarios.
Falta lineamientos y protocolos documentados
No existe
Falta de incentivos para los servidores que

atienden pblico.
No existe
ALTO 60%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Identificacin y marcado de material audiovisual

Falta de infraestructura tecnolgica para realizar el
producido por el Grupo de Divulgacin y Prensa, e
almacenamiento, proteccin y catalogacin de
incluir en un disco duro provisional en los
archivo audiovisual.
computadores de la oficina de audiovisuales.
R1
Daos en los Discos duros extrables
Almacenamiento adecuado de discos duros donde

se archiva el material.
Daos en los Discos duros extraibles
Garantizar el buen almacenamiento de discos

duros-
Prdida de archivo digital:

Audiovisual y fotogrfico
del Ministerio de Cultura
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R1
Prdida de archivo digital:

Audiovisual y fotogrfico
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Daos en los Discos duros extraibles
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Garantizar el buen almacenamiento de discos

duros-
EXTREMA 80%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Envo de informacin incompleta o errnea por

parte del rea a la oficina de prensa.
R2
Publicacin de
Envo de informacin incompleta o errnea por
informacin errnea e parte del rea a la oficina de prensa.
incompleta en medios de
comunicacin externos y
en los canales de
informacin del Ministerio
de Cultura
Publicacin de informacin en medios sin previa
autorizacin de la oficina de prensa del Ministerio
del Cultura.
CONTROL
Reuniones peridicas con los responsables y

enlaces de prensa de las reas y entidades
adscritas.
Reuniones editoriales con el equipo de prensa.
Socializar el procedimiento de la oficina de prensa

al igual que el manual de comunicaciones y el de
identificacin visual
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R2
ID_RIESGO
Publicacin de
informacin errnea e
incompleta en medios de
comunicacin externos y
en los canales de
de Cultura
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Envo de un mensaje de prueba de cmo queda el

Falta de revisin por parte del jefe de redaccin de contenido del boletn de prensa antes de salir a
la oficina de prensa de las publicaciones del
medios. Se enviar al editor, al periodista
Ministerio.
encargado y a la coordinadora del grupo de
prensa.
ALTO 56%
Fallas en el funcionamiento de la plataforma web

del Ministerio.
R3
Fallas en la oportunidad
de divulgacin de
de Cultura a travs de la
pgina web del ministerio
Reporte de fallas formales de la pgina Web

(Magic).
Fallas en la oportunidad
de divulgacin de
R3
de Cultura a travs de la
ID_RIESGO pgina web
RIESGO
del ministerio
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
Fallas en el funcionamiento de la plataforma de

envos dentro y fuera del Ministerio.
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
No existe control
EXTREMA 72%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
No pertinencia de los objetivos y alcance de las

auditorias.
CONTROL
Procedimiento y Manual de auditoria interna
Destinacin escasa de tiempo para la preparacin

Programa Anual de auditorias
de la auditora.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Baja competencia tcnica de los auditores.
R1
CONTROL
Actualizacin anual de los conocimientos de los

auditores internos de calidad.
Inadecuada identificacin
y reporte de riesgos
detectados, en el ejercicio
de la auditoria, que
afecten el desarrollo de la
gestin en el Ministerio
Evidencias presentadas en los informes de

auditoria no sustentables.
Reuniones periodicas con el grupo de auditores,

validacin y aprobacin de planes de auditoria y
listas de chequeo por parte del auditor lider,
antes de realizar la auditoria.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R1
Inadecuada identificacin
y reporte de riesgos
detectados, en el ejercicio
de la auditoria, que
afecten el desarrollo de la
gestin en el Ministerio
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Evidencias presentadas en los informes de

auditoria no sustentables.
Falta de conocimiento del hacer de los procesos

por parte los auditores
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Reuniones periodicas con el grupo de auditores,

validacin y aprobacin de planes de auditoria y
listas de chequeo por parte del auditor lider,
antes de realizar la auditoria.
Evaluacin de los auditores luego de cada

auditoria interna
BAJO 16%
Falta de conocimiento del hacer de los procesos

por parte los auditores
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Evaluacin de los auditores luego de cada

auditoria interna
CONTROL
PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 16%
R2
Incumplir con los trminos

y la integridad de la
informacin reportada a
los entes de control
Desconocimiento de las normas y de los trminos.
Seguimiento a la paginas web de los organismos

de control, DAFP y CGN
Falta de controles y seguimiento
Seguimiento al cronograma de presentacin de

informes.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
R2
Incumplir con los trminos

y la integridad de la
informacin reportada a
los entes de control
Falta de controles y seguimiento
CONTROL
Seguimiento al cronograma
de presentacin de
informes.
Retrazos en el reporte de la Informacin por parte

de las reas.
Procedimiento plan de mejoramiento
CAUSAS
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Alto volumen de informes requeridos a la oficina de

Distribucin de responsables de la elaboracin de
control interno por parte de los entes de control y
los informes establecidos.
del gobierno nacional .
Constantes requerimientos por parte de los

organismos de control y el gobierno nacional.
0
MODERADO 32%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Participar de manera activa en la toma de

decisiones administrativas.
CONTROL
Responsabilidades y autoridades definidas para el

equipo de la Oficina de Control Interno
Ejecucin de actividades administrativas que sean Responsabilidades y autoridades definidas para el

evaluadas por la OCI .
equipo de la Oficina de Control Interno
R3
Incurrir en actividades que

obstaculicen la
objetividad, neutralidad e
independencia de la OCI
en la evaluacin de la Falta de claridad en la asignacin de funciones a la Contar con la normatividad actualizada en lo
Oficina de Control Interno establecidas en las
referente a las funciones de la Oficina de Control
gestin.
normas.
Interno.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Incurrir en actividades que

obstaculicen la
objetividad, neutralidad e
R3
independencia de la OCI
ID_RIESGO
RIESGO
CONTROL
asignacin de funciones a la Contar con la normatividad
actualizada en lo
en la evaluacin
de la Falta de claridad en la CAUSAS
Oficina
de
Control
Interno
establecidas
en
las
referente
a
las
funciones
de
la Oficina de Control
gestin.
normas.
Interno.
Evaluacin del desempeo y de conocimientos

realizada por el DAFP al Jefe de la Oficina de
Control Interno.
Autocapacitacin entre los profesionales de la

Oficina de Control Interno.
PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 16%
Falta de elaboracin de Instrumentos archivisticos

No existe
(Decreto 1080)
Perdida de la informacin
institucional en el
Ministerio de Cultura
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Falta de elaboracin de Instrumentos archivisticos

No existe
(Decreto 1080)
R1
Perdida de la informacin
institucional en el
debido a falta de
implementacin de los
procesos de Gestion
Documental
Falta de aplicacin de la TRD
Verificion de aplicacin de la TRD una vez al ao
Falta de Cultura en el manejo de las buenas

practicas de la Gestin Documental en las
dependencias del Ministerio
No existe
La apertura de sobres recibidos en la ventanilla

nica para su radicacion.
R2
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Ocultar o desaparecer
informacin/ y/o
documentacin en el
momento de la radicacion
de las comunicaciones Permitir acceso de personal no autorizado al rea
oficiales de entrada
de gestin documental.
ALTO 64%
Vigilancia por medio de las camaras ubicadas en
ventanilla. Los sobres provenientes de Control
Interno Disciplinario o Confidenciales no se abren
Mantener el pasador en la puerta de entrada y

letrero de "Prohibido el ingreso a personal no
autorizado"
EXTREMA 80%
Ocultar o desaparecer
informacin/ y/o
documentacin en el
R2
momento de la radicacion
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
de las comunicaciones
Permitir acceso de personal no autorizado al rea
oficiales de entrada
de gestin documental.
PLAN DE MANEJO
Mantener el pasador CONTROL

en la puerta de entrada y
letrero de "Prohibido el ingreso a personal no
autorizado"
ZONA RIESGO
RESIDUAL
EXTREMA 80%
R3
Perdida y deterioro de los

documentos que hacen
Falta de presupuesto la elaboracion de TVD e
parte de la memoria
intervencin del fondo acumulado de Colcultura
institucional del
Ministerio.
Interrupciones en el Gestor Documental
R4
Entrega tardia de la
distribucion de las
comunicaciones oficiales Falta de recurso humano para la distribucion de la
de entrada a los
correspondencia
destinatarios del
Traspapeleo o confusion de entrega del documento
No existe
EXTREMA 76%
Acudir a la Mesa de ayuda interna y dependiendo

el caso acudir a la empresa Contratista
Comunicar a las dependencias el retraso
Verificar destinatario al momento de imprimir

rotulo
R4
ID_RIESGO
Entrega tardia de la
distribucion de las
comunicaciones oficiales
de entrada a los
destinatarios
RIESGO del
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
CONTROL
Traspapeleo o confusion de entrega del documento
Verificar destinatario al momento de imprimir

rotulo
Error en el direccionamiento del destinatario
Verificar con la Planilla de mensajeria
ZONA RIESGO
RESIDUAL
ALTO 52%
Retraso de la Implementacion de la Hoja de Control
No existe
por difusin tarda
R5
Incumplimiento de las
reas en el Cronograma
Rotacin de personal encargado del archivo
de transferencias
Falta de aplicacin de la TRD
No existe
Verificion de aplicacin de la TRD una vez al ao

BAJO 20%
Reduccin del Presupuesto Anual para la Ejecucin Revisin y ajuste de ficha de proyecto para
de los Proyectos
priorizando las necesidades de en regin.
R1
Disminucin de proyectos
que aporten a la creacin
de contenidos culturales
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Reduccin del Presupuesto Anual para la Ejecucin Revisin y ajuste de ficha de proyecto para
de los Proyectos
priorizando las necesidades de en regin.
R1
Disminucin de proyectos
que aporten a la creacin
de contenidos culturales
mediticos, pertinentes,
incluyentes y de calidad
Baja participacin de los colectivos de
comunicacin en los proyectos que promueven la Definir estrategas de trabajo basados en los
creacin de contenidos comunicativos con enfoque diagnsticos de Comunicacin
cultural
BAJO 8%
R2
Deterioro o prdida del

acervo audiovisual y
sonoro a cargo de la
direccin de
comunicaciones
Almacenamiento inadecuado del acervo

audiovisual y sonoro.
Verificacin del Estado de los contenidos

mediticos culturales para garantizar su
conservacin
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R2
RIESGO
Deterioro o prdida del

acervo audiovisual y
sonoro a cargo de la
direccin de
comunicaciones
CAUSAS
Almacenamiento inadecuado del acervo

audiovisual y sonoro.
CONTROL
Verificacin del Estado de los contenidos

mediticos culturales para garantizar su
conservacin
Contratar con entidades que dispongan de

Falta de infraestructura tecnolgica que permita la espacios adecuados para la conservacin y
preservacin y conservacin de los archivos.
preservacin de los archivos Audiovisuales y
Sonoros
El espacio limitado destinado al almacenamiento

de las colecciones en el edificio, sumado al
incremento en el volumen de materiales recibidos
por depsito legal, donaciones y compras
patrimoniales, ha alcanzado el lmite para
organizar correctamente las colecciones
bibliogrficas y documentales
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Control de Inventario
Informe Tcnico de Espacios
Convenio AGN
BAJO 8%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
El espacio limitado destinado al almacenamiento

de las colecciones en el edificio, sumado al
incremento en el volumen de materiales recibidos
por depsito legal, donaciones y compras
patrimoniales, ha alcanzado el lmite para
organizar correctamente las colecciones
bibliogrficas y documentales
CONTROL
Control de Inventario
Informe Tcnico de Espacios
Convenio AGN
No se cuenta con un protocolo de gestin y

Seguimiento y control a minutas de vigilancia
seguridad actualizado para garantizar la proteccin
Seguimiento a correos electrnicos
de las colecciones de la Biblioteca Nacional
dispuestas al servicio del pblico.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
No se cuenta con un protocolo de gestin y

Seguimiento y control a minutas de vigilancia
seguridad actualizado para garantizar la proteccin
Seguimiento a correos electrnicos
de las colecciones de la Biblioteca Nacional
dispuestas al servicio del pblico.
R1
Prdida del control sobre

mecanismos de
recuparacin,
almacenamiento,
conservacin y bsqueda Las publicaciones Bibligraficas y documetales que
se producen en el pas no llegan en su totalidad a
del patrimonio
bibliogrfico y documental la Biblioteca Nacional
del pas.
Realizar seguimiento al cumplimiento de depsito

legal de obras monogrficas y seriadas
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R1
ID_RIESGO
Prdida del control sobre

mecanismos de
recuparacin,
almacenamiento,
conservacin y bsqueda
del patrimonio
bibliogrfico y documental
del pas.
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
CONTROL
La reduccin presupuestal en el rea puede

impactar el cumplimiento de la Ley de Depsito
Legal y la catalogacin de obras adquiridas por
conceptos de compra, canje, donacin y depsito
digital voluntario para el pas frente a la
recuperacin del patrimonio colombiano.
Realizar la acciones necesarias que garanticen el

cumplimiento de la Ley de Depsito Legal
optimizando los recursos necesarios
Patologias del edifico que impactan microclima en

reservas tcnicas y la conservacin de sus
colecciones, y dems espacios administrativos y
tcnicos del mismo.
Realizar acciones de monitoreo ambiental y

biocontaminacin,de inspeccin y diagnstico en
espacios fsicos; desodorizacin, limpieza y
saneamiento en colecciones y espacios fsicos; y
desarrollar campaas de sensibilizacin y
formacin acerca de la importancia de la calidad
del Aire en el edificio.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Patologias del edifico que
impactan microclima en
reservas tcnicas y la conservacin de sus
colecciones, y dems espacios administrativos y
tcnicos del mismo.
Realizar acciones de monitoreo ambiental y

biocontaminacin,de CONTROL
inspeccin y diagnstico en
espacios fsicos; desodorizacin, limpieza y
saneamiento en colecciones y espacios fsicos; y
desarrollar campaas de sensibilizacin y
formacin acerca de la importancia de la calidad
del Aire en el edificio.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
ALTO 64%
Debilidad en la capacidad operativa para hacer

seguimiento al cumplimiento de los compromisos
adquiridos por los municipios y departamentos con
el Plan Nacional de Lectura y Biblioteca - PNLB, as
como el cumplimiento de los trminos
Seguimiento y control de la informacin de

validacin de condiciones y compromisos locales
a travs del SIISE (Sistema Integrado de
Informacin de seguimiento y evaluacin).
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Debilidad en la capacidad operativa para hacer

seguimiento al cumplimiento de los compromisos
adquiridos por los municipios y departamentos con
el Plan Nacional de Lectura y Biblioteca - PNLB, as
como el cumplimiento de los trminos
contemplados en la Ley.
R2
Insuficiente cobertura en
el seguimiento al uso de
las dotaciones entregadas
por la Biblioteca Nacional,
en la totalidad de
Bibliotecas Publicas
adscritas a la Red
Nacional
CONTROL
Seguimiento y control de la informacin de

validacin de condiciones y compromisos locales
a travs del SIISE (Sistema Integrado de
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Insuficiente cobertura en
el seguimiento al uso de
ID_RIESGO las dotaciones
RIESGO
entregadas
por la Biblioteca Nacional,
R2
en la totalidad de
Bibliotecas Publicas
adscritas a la Red
Nacional
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
Dificultades en la actualizacin de la informacin

de las Bibliotecas Pblicas - BP, adscritas a la Red
CONTROL
Seguimiento y control del Formulario nico de

Registro a travs del SIISE (Sistema Integrado de
ZONA RIESGO
RESIDUAL
ID_RIESGO
RIESGO
Dificultades en la actualizacin de la informacin

de las Bibliotecas Pblicas - BP, adscritas a la Red
CAUSAS
PLAN DE MANEJO
Seguimiento y control del Formulario nico de

Registro a travs del CONTROL
SIISE (Sistema Integrado de
ZONA RIESGO
RESIDUAL
ALTO 64%
Desarticulacin entre las reas involucradas en las
estrategias para aumentar el indicador de lectura
dentro del Ministerio de Cultura y sus entidades
adscritas
Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos

al interior del Ministerio de Cultura, involucrando
las entidades adscritas de tal forma que se
garantice el cumplimiento de las estrategias
encaminadas a aumentar el ndice de lectura.
Incapacidad para desarrollar un nuevo sistema de Gestionar alianzas a nivel nacional y regional que
medicin que refleje los comportamientos lectores permita la definicion y aplicacion de un
de los colombianos.
instrumento para medir comportamiento lector.
Baja competitividad del
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Incapacidad para desarrollar un nuevo sistema de Gestionar alianzas a nivel nacional y regional que
medicin que refleje los comportamientos lectores permita la definicion y aplicacion de un
de los colombianos.
instrumento para medir comportamiento lector.
R3
Baja competitividad del

pais en el proceso de
acceso al conocimiento y
participacion a nivel
internacional.
Desarticulacin en el accionar con las entidades

involucradas en el aumento del Indice de Lectura
Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos

al interior de la mesa de trabajo con el Ministerio
de Educacion de tal forma que se garantice el
cumplimiento de las estrategias encaminadas a
aumentar el ndice de lectura.
La encuesta de consumo cultural realizada por el

Hacer seguimiento a la implementacion del nuevo
DANE no refleja las acciones desarrolladas por el
sistema de medicin del comportamiento lector.
Ministerio de Cultura para el aumento del ndice de
lectura de los Colombianos.
ALTO 64%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R1
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Falta de seguimiento a compromisos de AIC.
Seguimiento a las relaciones de cooperacin por

parte de los profesionales.
Falta de personal a fines y principios de ao para

continuar con el desarrollo y seguimiento de los
compromisos del rea y reduccin de los tiempos
para ejecutar las actividades.
Contratacin oportuna de profesionales

competentes, con experiencia.
Reduccin del presupuesto
No existe
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Interrupcin de las
relaciones de
cooperacincon
organismos bilaterales,
multilaterales y privadas.
MODERADO 28%
R1
Interrupcin de las
relaciones de
cooperacincon
organismos bilaterales,
multilaterales y privadas.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Reduccin del presupuesto
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
No existe
MODERADO 28%
R2
Prdida de la trazabilidad
Alimentacin inoportuna del Sistema de
de los proyectos y de los
Informacin.
temas internacionales
Registro en el Sistema de la informacin de

cooperacin, para lo cual se contrata a un
profesional con funcion especficas
MODERADO 28%
Desconocimiento de las actividades que desarrolla

Cronograma de seguimiento de actividades y
AIC por parte de algunas reas del Ministerio y de
proyectos de cooperacin
las entidades adscritas
R3
Falta de articulacin
interna para abordar los
tema internacionales y
deinterlocucin con los
cooperantes
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Desconocimiento de las actividades que desarrolla

Cronograma de seguimiento de actividades y
AIC por parte de algunas reas del Ministerio y de
proyectos de cooperacin
las entidades adscritas
R3
Falta de articulacin
interna para abordar los
tema internacionales y
deinterlocucin con los
cooperantes
Falta de conocimiento en AIC sobre las actividades Elaboracin de Actas de Articulacin de oferta y
que desarrollan las reas y entidades adscritas
demanda de cooperacin en los comits de AIC.
Registro incompleto o
Los cooperantes en ocasiones realizan el contacto

directo con las reas, sin la asesora y
acompaamiento de AIC
Ausencia de soporte para el mantenimiento y los

desarrollos requeridos
Contratacin personal capacitado en el manejo

del SIREC.
BAJO 8%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R1
RIESGO
CAUSAS
Ausencia de soporte para
el mantenimiento y los
desarrollos requeridos
CONTROL
Contratacin personal
capacitado en el manejo
del SIREC.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Registro incompleto o
deficiente del Sistema de
Informacin
Cinematogrfico SIREC Desactualizacin de la informacin registrada en el Contratacin personal capacitado para cargar la
SIREC
informacin en el SIREC.
Errores de digitacin
Revisin en el uso del aplicativo.

MODERADO 32%
R2
Vulneracin a la
integridad de los menores
Inoperancia del Comit de Clasificacin de
de edad que acceden a
pelculas
una pelcula mal
clasificada
Comit de Clasificacin de Pelculas.

Procedimiento de Clasificacin de Pelculas
Resolucin 1021 de 2016
Contar con el examen mdico ocupacional y

Tener un estado fsico no adecuado para practicar
peridico que autoriza al participante a practicar
deportes de contacto)
un deporte
ALTO 52%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Contar con el examen
mdico ocupacional y
Tener un estado fsico no adecuado para practicar
peridico que autoriza al participante a practicar
deportes de contacto)
un deporte
No contar con jueces idoneos que impartan

oportunamente la norma del cuidado corporal en
los deportes de contacto
R1
Exigir un colegiado arbitral registrado y

capacitado tcnicamente
Ambiente propicio para la

Acatar las indicaciones de los veedores deportivos
Practicas de entrenaminento calixtenia no acatadas
ocurrencia de accidentes
y practicar el autocuidado antes, durante y
por los participantes
en torneos deportivos
despues de la actividad deportiva
institucionales del Plan de
Bienestar
No contar con jueces idoneos que impartan
Exigir un colegiado arbitral registrado y
oportunamente la norma del cuidado corporal en
capacitado tcnicamente
los deportes de contacto
MODERADO 32%
Errores en el pago de
nmina
R2
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Demoras en el reporte de novedades por parte de

las reas.
Circular polticas de gestin para liquidacin

novedades de nomina.
MODERADO 32%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Demoras en el reporte de novedades por parte de

las reas.
R2
CONTROL
Circular polticas de gestin para liquidacin

novedades de nomina.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
MODERADO 32%
R3
Vacantes sin cubrir

oportunamente
Vacantes abiertas y sin ser cubiertas dentro de la

planta de personal.
Seguimiento permanente a las vacantes (archivo

en Excel)
ALTO 60%
R5
NO Incluir el Sistema de
Gestin de Seguridad y
Salud en el Trabajo SGSST dentro del Sistema
Integrado de Gestin del
Ministerio
Desconocimiento de la legislacin actual en riesgos Presentacin de los contenidos del decreto 1072
laborales
de 2015 en SG-SST
Los nuevos requerimientos legislativos y

normativos.
Actualizar matriz de requisitos legales o

Normograma.
ID_RIESGO
R5
NO Incluir el Sistema de
Gestin de Seguridad y
Salud enRIESGO
el Trabajo SGSST dentro del Sistema
Integrado de Gestin del
Ministerio
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
Los nuevos requerimientos legislativos y

normativos.
Falta institucionalizacin del SG-SST.
R1
CONTROL
Actualizar matriz de requisitos legales o

Normograma.
Divulgacin de la politica de SG-SST.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
EXTREMA 76%
Revisar el diligenciamiento del Registro

Generado por error en el numero del CDp sealado
Presupuestal y en caso de no contar con la
en los documentos que solicitan el registro
informacin o estar errada, solicitar aclaracin
presupuestal.
respectiva.
Inadecuada imputacin
presupuestal en el
momento de elaborar el
compromiso
Deficiente revisin en el momento de la
elaboracin por el alto volumen de informacin.
Efectuar una doble verificacin en el documento

elaborado.
BAJO 4%
R2
Deficiente revisin en el momento de la

Inadecuada elaboracin elaboracion de la resolucin.
del acto administrativo de
modificaciones
presupuestales en los
rubros de funcionamiento. Tramite dispendioso por la complejidad de la
informacion .

elaborado

elaborado
BAJO 16%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Falta de documentacin soporte (no existen, no son

Elaborar lista de chequeo y contar con Personal
adecuados, no estn completos y/o no son
Capacitado.
legibles).
R3
Desconocimiento de las normas presupuestales,

contractuales y tributarias por parte de los
Pago de obligaciones sin supervisores.
el cumplimiento total de
requisitos establecidos.
Solicitar capacitacin para los supervisores
Cambios constantes en la funcionalidad del SIIF
Revisar los cambios emitidos en materia de

funcionalidad y requisitos legales
Clculo errado de las deducciones tributarias
Revisar las obligaciones elaboradas

BAJO 16%
Los Supervisores de los contratos no remiten de

manera oportuna los documentos para el tramite
de pago.
R4
Incumplimiento en las
fechas de programacin
de acuerdo con el
calendario del PAC
establecido por el
Efectuar una coordinacin permanente con los

supervisores de los contratos en relacin con la
solicitud del PAC
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R4
RIESGO
CAUSAS
Incumplimiento en las
fechas de programacin
de acuerdo con el
Fallas y/o caidas de plataforma del sistema
calendario del PAC
establecido por el
Ministerio de Hacienda
Solicitud extemporanea de los recursos para el
cumplimiento de las obligaciones a tramitar.
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Llevar registros de las fallas y/o cadas del

sistema.
Realizar seguimiento y monitoreo permanente a

la ejecucin del PAC.
MODERADO 36%
Baja participacin institucional en los mercados y

Generar una base de datos con nuevos espacios
las distintas dinmicas para orientar las estrategias
de circulacin
de circulacin.
Designar las tareas pertinentes al equipo

Falta de recurso humano disponible para participar
disponible que permita el cumplimiento de estos
en los espacios de trabajo de las redes.
objetivos
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL

Falta de recurso humano disponible para participar
disponible que permita el cumplimiento de estos
en los espacios de trabajo de las redes.
objetivos
R1
Disminucin en la
participacin de
Mincultura en espacios de
circulacin para los
emprendedores culturales.
Insuficiente formacin de los emprendedores que

asisten a los espacios de circulacin
Generacin de espacios de formacin previos a

los mercados que permitan una buena
participacin de los emprendedores en estos
espacios
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R1
ID_RIESGO
Disminucin en la
participacin de
Mincultura en espacios de
circulacin para los
emprendedores culturales.
RIESGO
Insuficiente formacin de los emprendedores que

asisten a los espacios de circulacin
Generacin de espacios de formacin previos a

los mercados que permitan una buena
participacin de los emprendedores en estos
CONTROL
espacios
Insuficiente articulacin entre los encargados de

generar las estrategias de circulacin de bienes y
servicios culturales.
Creacin de una agenda que incentive el

desarrollo de espacios de encuentro y de dilogo
entre los gestores de los mercados culturales.
CAUSAS
PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 8%
Baja cobertura en la difusin de la informacin

para los emprendedores
Desconocimiento
de las lneas de
Monitorear los reportes peridicos enviados por

Bancldex y el Fondo Nacional de Garantas.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R2
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Baja cobertura en la difusin de la informacin

para los emprendedores
Monitorear los reportes peridicos enviados por

Bancldex y el Fondo Nacional de Garantas.
Falta de recurso humano para la generacin de

espacios de socializacin y divulgacin de la
informacin
Divulgacin de las lneas de financiacin

gestionadas en los territorios en los que har
presencia el Grupo de Emprendimiento.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Desconocimiento
de las lneas de
financiacin gestionadas
por el Grupo de
Emprendimiento
Los trminos y condiciones exigidos para acceder a Lista detallada de requisitos para el acceso a las
los recursos son difciles de cumplir por parte de la lneas de financiacin desagregado por sector y
poblacin objetivo
regin.
BAJO 20%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Falta de articulacin con otras direcciones del

Ministerio e instituciones locales que suministran
informacin para el diseo de los programas.
Insuficiente recurso humano disponible para

disear los programas de formacin en
emprendimiento cultural
R3
CONTROL
Generacin y seguimiento de una agenda

interna que permita articular las estrategias de
formacin con otras direcciones del Ministerio y
entidades de los territorios atendidos.
Articulacin con instituciones locales y con

capacidad de atender diferentes segementos
culturales.
Los programas de
formacin en
no responden a las
dinmicas y contenidos
que requiere el sector
cultural.
Falta de articulacin con instituciones aliadas para

Creacin y divulgacin de herramientas y
generar contenidos y procesos de formacin que
metodologas de emprendimiento cultural a
sean coherentes con los lineamientos del Grupo de
instituciones locales
Emprendimiento.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R3
ID_RIESGO
Los programas de
formacin en
no responden a las
dinmicas y contenidos
que requiere el sector
cultural.
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Falta de articulacin con instituciones aliadas para

Creacin y divulgacin de herramientas y
generar contenidos y procesos de formacin que
metodologas de emprendimiento cultural a
sean coherentes con los lineamientos del Grupo de
instituciones locales
Emprendimiento.
BAJO 16%
insuficiente presupuesto para generar

investigacin y sistematizacin de las mismas
Compilacin de investigaciones adelantadas

alrededor de temas de emprendimiento e
industrias culturales para ser difundidas en las
regiones.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Poco uso de los resultados de las investigaciones

para la formulacin y evaluacin de polticas
pblicas.
R4
CONTROL
socializacin de los resultados de las

investigaciones realizadas.
Bajo crecimiento de las

industrias culturales y
creativas del pais
Insuficiente recurso humano disponible para
participar en los espacios de trabajo de las redes y disponible que permita el cumplimiento de estos
elaboracin de investigaciones.
objetivos
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R4
Bajo crecimiento de las

industrias culturales y
creativas del pais
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Dificultades para acceder a la informacin.
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Recopilacin y consecusin de informacin

pertinente a temas de emprendimiento
BAJO 8%
(I) Incumplimiento de ciclo completo del proceso de Revisar en la base de control de proyectos, el
viabilizacion.
estado de avance de los mismos.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R1
RIESGO
Insuficientes proyectos
habilitados para priorizar
en el plan de accion
CAUSAS
CONTROL
( E ) Incumplimiento en la entrega del listado de

requerimientos de acuerdo al procedimiento de
viabilizacion.
Realizar la correcta socializacion y asesoria a las

Entidades Territoriales sobre el diligenciamiento y
consecusin de los formatos
( E ) Doble postulacion de los predios aportados y

comprometidos para la ejecucion de los proyectos
en diferentes Entidades.
Estudio de Titulos
(I) Bajo compromiso en el cumplimiento de los

indicadores de la meta.
Realizar comites de control de avance y

actualizacion de la base de control de proyectos
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 20%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
(I) Inexistencia del control de tiempos minimos

Disear el instrucmento para controlar los
establecidos internos para cumplir con los procesos
tiempos internos
dentro de los procedimientos
(E )Demora en la obtencin oportuna de licencias,

Seguimiento a la ejecucion del procedimiento con
permisos y/o certifiacines necesarias para el inicio
las entidades territoriales
de los procesos de contratacion
R2
Incumplimiento en la
ejecucion de los proyectos (I) Procesos contractuales declarados desiertos y/o
priorizados a intervenirse variacion en la modalidad de los procesos de
dentro del plan de accin. contratacion y/o modificaciones dentro del proceso
de contratacion (adendas).
Solicitar apoyo para la elaboracion de los pliegos

de condiciones de acuerdo a la naturaleza y
objeto del proyecto y Realizar verificacion previa
del proceso, hacer seguimiento y apoyo tecnico al
proceso
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R2
Incumplimiento en la
ejecucion de los proyectos
priorizados a intervenirse
dentro del plan de accin.
ID_RIESGO
RIESGO
R3
Insuficiente cobertura del

territorio
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
CONTROL
(E) Demora en la ejecucin de los contratos, por

incumplimiento de compromisos previos y finales
del municipio y/o de las obligaciones del
contratista
Requerir apoyo al grupo de contratos y convenios

de la entidad para imponer las medidas jurdicas
para el cumplimiento de las garantias propias de
los contratos y Solicitud de apoyo en la
elaboracin de los pliegos de condiciones en
cuanto a determinacion de garantias y posibles
obligaciones.
(I)Incumplimiento u omision de las obligaciones

como supervisor
Seguimiento por parte de la Coordinacion del

Grupo al cumplimiento de las obligaciones de los
profesionales designados a la funcion de
supervison
(I) Cambio de variables para la priorizacion de

proyectos dentro de las politicas de estado.
Apoyo para la gestion del recurso ante otras

entidades
(E ) Desinteres en la ampliacion de la
infraestructura cultural en los territorios
Apoyo en asesoria, socializacion y formulacion de

los proyectos
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 16%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R3
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
(E ) Desinteres en la ampliacion de la
infraestructura cultural en los territorios
Apoyo en asesoria, socializacion y formulacion de

los proyectos
(I) Recorte presupuestal proyectado a la Entidad
Seguimiento al plan de accion
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Insuficiente cobertura del

territorio
BAJO 16%
(I)Desconocimiento de la normatividad vigente
aplicable
R4
(I) Equipo poco calficado para desarrollar la

Errores u omisiones en la supervision de los proyectos
seguimiento y supervision
de los contratos
Capacitacion y Actualizacion del personal

designado para la funcion de supervision
Disear el instrumento de evaluacion de

conocimientos y medir su efectividad
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R4
RIESGO
CAUSAS
(I) Equipo poco calficado para desarrollar la

Errores u omisiones en la supervision de los proyectos
seguimiento y supervision
de los contratos
(I) Desequilibrio de cargas laborales
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Disear el instrumento de evaluacion de

conocimientos y medir su efectividad
Comites tecnico y de seguimiento en el avance de

proyectos .
BAJO 20%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Los proyectos de intervencin a bienes de inters

Comit de coordinacin de la direccin de
cultural de la nacin, autorizados por el Ministerio
patrimonio para seguimiento a ejecucin
de Cultura, no cuentan con un plan de seguimiento
contractual y presupuesta
en su fase de ejecucin, ni posterior a ella.
R1
Desaparicin y/o deterioro

de los valores de los
bienes de inters cultural
del mbito nacional
mueble e inmueble y/o de
las manifestaciones del
ZONA RIESGO
RESIDUAL
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
R1
Desaparicin y/o deterioro

de los valores de los
del mbito nacional
patrimonio cultural
inmaterial
CAUSAS
CONTROL
El Plan de seguimiento al estado de conservacin

de los BICNAL, no se ha consolidado como una
herramienta de anlisis para la toma de decisiones
en la administracin del Patrimonio cultural de la
nacin.
Revisin jurdica de la Oficina Asesora Jurdica a

las resoluciones de declaratoria de BIC Nal,
aprobacin de planes especiales de manejo y
proteccin, aprobacin de inclusiones de las
manifestaciones a la lista representativa del
patrimonio cultural inmaterial y aprobacin de los
proyectos de intervencin en BIC Nal.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R1

del mbito nacional
patrimonio cultural
inmaterial
El Plan de seguimiento al estado de conservacin

de los BICNAL, no se ha consolidado como una
herramienta de anlisis para la toma de decisiones
en la administracin del Patrimonio cultural de la
nacin.
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Revisin jurdica de la Oficina Asesora Jurdica a

las resoluciones de declaratoria de BIC Nal,
aprobacin de planes especiales de manejo y
proteccin, aprobacin de inclusiones de las
manifestaciones a la lista representativa del
patrimonio cultural inmaterial y aprobacin de los
proyectos de intervencin
en BIC Nal.
CONTROL
PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Comits tcnicos de presentacin de planes

Los inventarios de los bienes de inters cultural del
especiales de manejo y proteccin, planes
mbito nacional y de las manifestaciones del
especiales de salvaguardia y algunos proyectos
patrimonio cultural inmaterial se encuentran
de intervencin a presentar ante el Consejo
conformados parcialmente
Nacional de Patrimonio.
ALTO 64%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
R2
Atencin inoportuna de
las demandas y
solicitudes sobre
patrimonio a nivel pas.
CAUSAS
CONTROL
Los procedimientos de la Direccin de Patrimonio,

no detallan las actividades y responsables respecto Monitoreo a los procedimientos de la direccin de
a las tareas administrativas, jurdicas y
patrimonio
contractuales.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R2
las demandas
y
RIESGO
solicitudes sobre
patrimonio a nivel pas.
Los procedimientos de la Direccin de Patrimonio,

no detallan las actividades
y responsables respecto Monitoreo a los procedimientos
de la direccin de
CAUSAS
CONTROL
a las tareas administrativas, jurdicas y
patrimonio
contractuales.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
MODERADO 36%
Falta seguimiento permanente al trmite de los

procedimientos
Documentacin formal de fichas de etapas

procesales.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R1
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Falta seguimiento permanente al trmite de los

procedimientos
Documentacin formal de fichas de etapas

procesales.
Cambios Normativos
Monitoreo de la normatividad vigente
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Incumplimiento de
trminos en el trmite de
los procesos disciplinarios
BAJO 16%
R1
Incumplimiento de
trminos en el trmite de
los procesos disciplinarios
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
Cambios Normativos CAUSAS
CONTROL vigente
Monitoreo de la normatividad
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 16%
R2
Violacin de la reserva
legal de los procesos
disciplinarios
Confusin al incorporar documentacin en los

expedientes o destinario de la misma.
Contar con personal idoneo para la incorporacin

de la documentacin en el expediente
disciplinario
Apertura de sobres por parte de los responsables

de la administracin de la correspondencia.
Garantizar la privacidad en la prctica de las

diligencias.
Bajo nivel de confidencialidad en el uso de los

medios electrnicos dispuestos en el Ministerio.
Fallas en la Gestin de accesos en el computador.
Establer clave de seguridad de acceso a medios

electrnicos (correo electrnico) para asegurar la
confidencialidad de la informacin.
Asegurar la privacidad en el manejo de la
informacin contenida en el equipos de computo
del Grupo de Control Interno Discipinario.
R2
Violacin de la reserva
legal de los procesos
disciplinarios
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Fallas en la seguridad en el acceso a los

expedientes fsicos de los procesos disciplinarios.
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Asegurar el manejo de expedientes fsicos.

ALTO 52%
Recorte del Presupuesto para el PNE y para las

diferentes direcciones del Ministerio
Informacin en el Sistema de Informacin de

Gestin
Disminucin de socios vinculados a la convocatoria Convenios firmados y vigentes

R1
Bajar la oferta
institucional de entrega
de estmulos
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R1
Bajar
la oferta
RIESGO
institucional de entrega
de estmulos
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Desinformacin y comunicacin inadecuada entre Realizacin de reuniones peridicas con los

los lderes de los procesos
encargados de cada convocatoria
Modificacin en la Ley General de Cultura (artculo

0
18)
Disminucin del presupuesto por parte del

Ministerio de Hacienda
0
BAJO 20%
Falta de publicaciones impresas de la convocatoria Informacin en el Sistema de Informacin de

de estmulos
Gestin
Restriccin del acceso a la

participacin en el
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R2
RIESGO
CAUSAS
Restriccin del acceso a la

Falta de divulgacin de la convocatoria en lugares
participacin en el
Programa Nacional de apartados del territorio Colombiano
Estmulos
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Comisin de socializacin de la convocatoria en

todo el territorio
Residir en lugares apartados del territorio

colombiano
Acceso ilimitado a servicios tecnolgicos, para

acceeder a la informacin en tiempo real
Errores en la radicacin y cargue de la informacin

Revisin del sistema de radicacin
en el aplicativo
BAJO 4%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R6
RIESGO
Apoyar proyectos que no

cumplan con la totalidad
de los requisitos
establecidos en la
convocatoria
CAUSAS
CONTROL
Errores en la radicacin
y cargue de la informacin
Revisin del sistema de radicacin
en el aplicativo
Apoyar ms de dos proyectos cuando la

convocatoria lo prohibe
Revisin de inhabilidades
Falta de revisin adecuada de documentos

administrativos y para el jurado
Listas de chequeo
ZONA RIESGO
RESIDUAL
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
R6
Apoyar proyectos que no

cumplan con la totalidad
de los requisitos
establecidos en la
convocatoria
CAUSAS
Falta de revisin adecuada
de documentos
administrativos y para el jurado
Listas de chequeo
CONTROL
Incumplimiento de las condiciones establecidas en

Revisin de requisitos
las convocatorias
Adjuntar documentos que no respaldan la

trayectoria presentada por el participante
Cumplimiento de deberes del ganador
ZONA RIESGO
RESIDUAL
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Adjuntar documentos que no respaldan la

trayectoria presentada por el participante
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Cumplimiento de deberes del ganador
BAJO 4%
Dificultades para encontrar la informacin de los
Correos electronicos y oficios solicitando
conceptos en las condiciones de calidad y tiempo
informacin a las reas.
que se requiere, por parte de las reas.
Existe una planilla de radicados (cuadro de

La respuesta a las solicitudes son priorizadas
juridica de solicitudes), que permite clasificar la
dependiendo de la importancia de los temas, lo
naturaleza de la consulta y los tiempos de
que conduce a que algunas solicitudes se dejen en
respuesta y alertas tempranas de vencimiento en
un segundo plano
cabeza de la secretaria de la oficina.
R1
respuestas
extemporneas de
consultas, derechos de
peticin, quejas y
reclamos
Existe una planilla de radicados (cuadro de

La respuesta a las solicitudes son priorizadas
juridica de solicitudes), que permite clasificar la
dependiendo de la importancia de los temas, lo
naturaleza de la consulta y los tiempos de
que conduce a que algunas solicitudes se dejen en
respuesta y alertas tempranas de vencimiento en
un segundo plano
cabeza de la secretaria de la oficina.
ID_RIESGO
R1
respuestas
RIESGO
extemporneas de
consultas, derechos de
peticin, quejas y
reclamos
CAUSAS
Atencin de consultas verbales y correos

electrnicos sin utilizar el conducto oficial (jefe
Oficina)
CONTROL
PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Seguimiento constante del Coordinador del Grupo

de Asesoria legal, derechos de peticion y consulta
de la Oficina juridica del cumplimiento de los
tiempos de respuesta a travs de la planilla de
radicados.
Requerimiento de conceptos que necesitan mayor

estudio y anlisis por la complejidad del asunto y Reparto de los temas por abogado segn su
las implicaciones que pueda tener la respuesta
especialidad
emitida.
R2
Proferir actos
administrativos con
violacin de las
disposiciones
constitucionales o legales
Incremento de solicitudes de la ciudadana con el

fin de conocer los planes , programas y proyectos
del Ministerio de Cultura dado por el
fortalecimiento institucional del sector
Planilla de reparto de las solicitudes
revisin del proyecto de acto administrativo con

respecto a las disposiciones de la ley
Designar como responsable a un abogado de la

revision del acto administrativo
BAJO 4%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
revisin del proyecto de acto administrativo con

respecto a las disposiciones de la ley
R2
Proferir actos
administrativos con
violacin de las
disposiciones
constitucionales o legales
referentes a las funciones
Vencimiento de trminos
establecidos en la ley
para contestarlas
demandas
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Designar como responsable a un abogado de la

revision del acto administrativo
seguimiento a la firma, numeracion y publicacion
archivo digial de los actos adminisstrativos

revisados o proyectados por la oficina juridica
Falta de apoyo de las areas en la justificacion

tecnica del proyecto de acto administrativo
Correos electronicos y oficios solicitando

informacin a las reas.
seguimiento en el Suministro de informacin la

cual llega incompleta, deficiente, falsa o tarda
sobre los hechos objeto de las demandas.
Requerir mediante oficio a las reas, estipulando

el tiempo mximo de respuesta para cada caso.
ID_RIESGO
R3
RIESGO
seguimiento en el Suministro de informacin la

cual llega incompleta, deficiente, falsa o tarda
sobre los hechos objeto
de las demandas.
CAUSAS
Vencimiento de trminos
establecidos en la ley
para contestarlas
Falta de diligencia del profesional encargado para
demandas
atender los asuntos asociados con el proceso
y dems actuaciones en
los procesos que se
tramitan ante la justicia Dificultad para tener acceso a la informacin de los
ordinaria, o contenciosa BICNal por temas presupuestales, de
en contra del Ministerio de desplazamiento peridico.
Cultura
Falta de accin oportuna
PLAN DE MANEJO
Requerir mediante oficio a las reas, estipulando

el tiempo mximo de respuesta para cada caso.
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
hacer seguimiento de las actuaciones del

abogado responsable
Solicitar informacion mediante correos

electronicos y oficios al area responsable
Imposibilidad de atender en forma directa los

procesos en todo territorio nacional
Mantener vigilancia judicial permanente
directorio de los despachos judiciales actualizado

con los telefonos, numeros de fax y correos
electronicos -
Mantener actualizado un directorio de despachos

judiciales
Falta de Gestin por parte del Ministerio en el

desarrollo de los proyectos de ley que vinculan al
sector cultura.
cuadro de seguimiento a los proyectos de ley
BAJO 16%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R4
RIESGO
Falta de Gestin por parte

del Ministerio en el
CAUSAS
desarrollo de los proyectos de ley que vinculan al
sector cultura.
Falta de accin oportuna

del Ministerio frente a
Proyectos de Ley que
contengan medidas
inconvenientes para el Falta de respuesta oportuna y suficiente de las
reas tcnicas a la solicitud de informacin sobre
sector cultural.
los proyectos de ley que afectan al Ministerio.
personal dedicado al seguimiento de la agenda

legislativa en el Ministerio de Cultura
R5
desconocimiento de la normatividad procesal

Realizar una inadecuada vigente
defensa, afectando los
intereses de la entidad,
con fallos condenatorios.
CONTROL
cuadro de seguimiento a los proyectos de ley
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Oficios o correos electronicos a las areas

solicitando informacion
Mantener a una persona responsable de la

agenda legislativa
BAJO 4%
Capacitacion del personal de la oficina Juridica
BAJO 16%
R5
ID_RIESGO
Realizar una inadecuada

defensa, afectando los
interesesRIESGO
de la entidad,
con fallos condenatorios.
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
Desconocimiento del marco normativo del Sector

Cultura
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Capacitacion del personal de la oficina Juridica

BAJO 16%
Enviar correos electronicos a los responsables de

Desinteres de las areas del Ministerio de Cultura en
las areas solicitando la actualizacion del
la actualizacion del normograma
normograma
R6
Desactualizacin del
normograma
0
publicacion en la pagina web del Ministerio del
normograma desactualizado
Solicitar mediante correo electronico la

publicacion del normograma actualizado
Falta d mecanismos externos para alimentar la

informacion sobre las nuevas normas
Mantener vigente el contrato de noticias

normativas y juridicas
R6
Desactualizacin del
normograma
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS para alimentar la

Falta d mecanismos externos
informacion sobre las nuevas normas
CONTROL de noticias
Mantener vigente el contrato
normativas y juridicas
Designar abogado por area para el

Falta de acompaamiento y asesoria en las areas
acompaamiento de la revision y actualizacion
en la conformacion y actualizacion del normograma
del normograma
R1
Fallas, daos y deterioro

en equipos de
iluminacin, sonido y
dems requeridos en
escenario y
presentaciones.
Falta de mantenimientos correctivos
Aplicacin de mantenimiento correctivo
Falta de definicin de criterios y especificaciones

tcnicas y de calidad en procesos de contratacin
para compraventas.
Definicin de especificaciones tcnicas dentro de

estudios previos de elementos a adquirir por
parte del rea tcnica del teatro.
Daos ocasionados por terceros a quienes se les

alquilaron las instalaciones del teatro.
Aplicacin de formato de entrega y recibo del

teatro y establecimiento de condiciones
contractuales
ZONA RIESGO
RESIDUAL
R1
Fallas, daos y deterioro

en equipos de
iluminacin, sonido y
dems requeridos en
escenario y
presentaciones.
ID_RIESGO
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
Daos ocasionados por terceros a quienes se les

alquilaron las instalaciones del teatro.
Aplicacin de formatoCONTROL
de entrega y recibo del
teatro y establecimiento de condiciones
contractuales
Falta de mantenimientos preventivos
ZONA RIESGO
RESIDUAL
MODERADO 28%
Falla en la estandarizacin de especificaciones
tcnicas con que cuenta el teatro.
Establecimiento de un Rider tcnico del teatro

permanente actualizado
Falta de comunicacin de especificaciones desde y Remisin y validacin de rider tcnico en

hacia el teatro.
actividades de negociacin de la contratacin.
R2
No disponibilidad de
especificaciones tcnicas Permitir que personal no autorizado o idneo valide Determinacin de canales de comunicacin y
(Iluminacin, sonido,
requerimientos tcnicos necesarios.
definicin de roles
vestuarios, escenografas,
etc) por parte del Teatro o
el cliente, arrendatario,
productor, coproductor.
Desconocimiento de programaciones de
actividades dentro de los espacios del Teatro.
Comunicacin del cronograma general de

actividades del teatro
R2
ID_RIESGO
No disponibilidad de
especificaciones tcnicas
(Iluminacin, sonido,
vestuarios, escenografas,
etc) por parte del Teatro o
el cliente, arrendatario,
productor, coproductor.
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
Desconocimiento de programaciones de
actividades dentro de los espacios del Teatro.
CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 16%
No comunicacin de necesidad a proveedor del

servicio
R3
Demoras en la emisin y
venta de boletera
Inexistencia y/o vencimiento de un contrato de
operacin de boletera
Envo de formato de lanzamiento boletera
Realizacin de la supervisin del contrato de

operacin de boletera
MODERADO 28%
R3
Demoras en la emisin y
venta de boletera
ID_RIESGO
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Errores en la activacin de venta de boletera en la Verficacin de la informacin cargada en

plataforma del operador segn informacin
plataforma de venta de boletera de acuerdo con
comunicada por el teatro.
informacin comunicada en formato definido
MODERADO 28%
R4
No realizacin de procesos
pedaggicos a los
asistentes al teatro
Desconocimiento de trminos propios del tipo de

espectculo en idiomas extranjeros.
Aplicacin de formulario de propuesta artstica
No establecer obligaciones contractuales para

realizar actividades pedaggicas los artistas,
compaias, productores, coproductores
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R4
No realizacin de procesos
RIESGO a los
pedaggicos
asistentes al teatro
CAUSAS
CONTROL
No establecer obligaciones contractuales para

realizar actividades pedaggicas los artistas,
compaias, productores, coproductores
No disponibilidad de espacios para realizar visitas

guiadas por deficiente comunicacin de todas las
actividades del teatro.

ZONA RIESGO
RESIDUAL
MODERADO 28%
R5
No obtencin de permisos Desconocimiento de la normatividad aplicable.

para aglomeraciones de
pblico en espectculos a
presentar en el Teatro
Coln
Actualizacin y comunicacin del normograma
No obtencin de permisos Desconocimiento de la normatividad aplicable.

para aglomeraciones de
R5
pblico en espectculos a
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
presentar en el Teatro
Coln
No suministro de recursos requeridos por las

entidades tcnicas que otorgan concepto tcnico.
Actualizacin y comunicacin del normograma

CONTROL
PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL
0
MODERADO 28%
Sobre oferta de programacin en actividades del

teatro.
R6
Falta de verificacin de formulario de propuesta

Deficiencias en la
artstica previo a la entrega al rea de
divulgacin y/o
comunicaciones.
comunicacin de las
acciones, actividades y
programaciones del Teatro
Coln.
Fallas en la comunicacin interna entre
responsables de programacin y definicin de
actividades y el equipo de comunicaciones
Realizacin de programacin estructurada y

peridica del Teatro Coln.
0
BAJO 16%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Desarticulacin de la planeacin y coordinacin de Participacin en la reuniones en el Plan de Manejo

las necesidades de contratacin de todas las reas Presupuestal lideradas por la Secretaria General
en diferentes momentos
(Plan Anual de Adquisiciones y Contratacin).
R1
Incurrir en
fraccionamiento de
contratos
Desconocimiento de la Normatividad vigente
Contar con el personal con perfiles y

competencias adecuadas. Realizacin de
capacitaciones y/o actualizaciones peridicas.
Falta de Planeacin en las necesidades de

contratacin de la Entidad.
Verificacin de que la contratacin planeada se

ejecute de acuerdo con lo visto en PAA. Bitcora
de Procesos de Contratacin
Inoportunidad y/o entrega incompleta de la

documentacin soporte necesaria para la
suscripcin de contratos y legalizacin de
liquidaciones.
Incumplimiento de los
tiempos establecidos para
Planilla de reparto de procesos, firmada por el

abogado responsable del proceso.
ALTO 68%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Envo de Correos electrnicos a las reas, son

Altos volmenes de solicitudes de contratacin en
solicitud de documentacin e informacin
algunos periodos del ao
necesaria para realizar los trmites.
R2
tiempos establecidos para
adelantar las diferentes
modalidades de
0
contratacin y
liquidaciones, de acuerdo
con lo establecido en el
Plan Anual de
Adquisiciones.
0
Revisin por parte del abogado liquidador de la

completitud de los documentos requeridos. (Visto
Bueno)
Contar con el personal con perfiles y
competencias adecuadas. Realizacin de
capacitaciones y/o actualizaciones peridicas.
Verificacin de la lista de chequeo de los
documentos que hacen parte del proceso de
contratacin respectivo
ALTO 60%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
No realizar revisiones durante el proceso

precontractual y contractual de los documentos a
publicar
R3
plazos establecidos para
la publicacin de actos o
documentos (etapa
precontractual o
contractual)
Intermitencia de los sistemas de Informacin

internos y externos
CONTROL
Verificacin de pantallazos en el SECOP de la

publicacin
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Verificacin de pantallazos en el SECOP de la

publicacin
R3
ID_RIESGO
plazos establecidos para
la publicacin de actos o
documentos (etapa
precontractual o
contractual)
PLAN DE MANEJO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Intermitencia de los sistemas de Informacin

internos y externos
Certificados de indisponibilidad - Colombia

Compra Eficiente
Seguimiento al cumplimiento del cronograma de

los procesos contractuales
ZONA RIESGO
RESIDUAL
ALTO 60%
R4
Prstamo de expedientes sin registro (No

diligenciamiento del formato de control de
prstamo)
Diligenciamiento del formato de control de

prestamos controlando la cantidad de folios que
contiene el expediente
Alto nivel de rotacin de cada uno de los

expedientes contractuales.
Seguimiento a los tiempo de devolucin de

expedientes
Prdida de la
No contar con las condiciones para la custodia y
disponibilidad o la
conservacin de expedientes.
integridad de los
expedientes contractuales
Realizar peridicamente las Transferencias al

Archivo Central
Prdida de la
disponibilidad o la
R4
ID_RIESGO
RIESGO
integridad
de los
expedientes contractuales
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
No actualizacin peridica del inventario

documental
Actualizacin permanente del inventario

documental
No realizacin de las transferencias documentales

en los periodos establecidos en la TRD
Realizacin de las transferencias documentales en

los periodos establecidos en la TRD
Falta de pluralidad de cotizaciones .
R5
CONTROL
Aprobacin estudios
previos que no obedezcan
Cotizaciones incompletas
a estudios de mercado
comparables
Productos cotizados diferentes a las necesidades
identificadas.
Amiguismo / Clientelismo
Verificacin de los Estudios de Mercado

comparables antes de la expedicin del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal por
cada uno de los responsables en las diferentes
modalidades del proceso contractual
Elaboracin de pliegos de condiciones que
garanticen la pluralidad de ofertas
ZONA RIESGO
RESIDUAL
ALTO 60%
BAJO 16%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
R6
CONTROL

Pliego de Condiciones
manipulados o
direccionados a favor de 0
un proponente o un
tercero
Elaboracin de modelos de pliegos de acuerdo a

cada modalidad de contratacin
Revisin y acompaamiento de los abogados del

Grupo de Contratos y Convenios, para que los
Pliegos de Condiciones se ajusten a los modelos
establecidos.
Falta de control sobre la calidad de los documentos Verificacin de la claridad en los pliegos de
previos.
Condiciones .
R7
Adendas manipuladas o
direccionadas a favor de
un proponente o un
tercero

ZONA RIESGO
RESIDUAL
ALTO 68%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R7
Adendas manipuladas o
direccionadas
a favor de
RIESGO
CAUSAS
un proponente o un
tercero
CONTROL
Elaboracin de pliegos
de condiciones que
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Desconocimiento de las caractersticas del bien y/o

servicio que se pretende contratar.
ALTO 68%
Revisar y verificar el cumplimiento de los

Interpretacin erronea de la informacin registrada
requisitos segn los criterios establecidos en las
en los proyectos presentados.
covocatorias de la Direccin de Artes.
R1
Inadecuada verificacin
de los requisitos para la
participacin en las
convocatorias de la
Direccin de Artes.
Subsanar las fallas presentadas por errores en la

aplicacin de los lineamientos de las
convocatorias de la Direccin de Artes.
BAJO 20%
R1
participacin en las
convocatorias de la
Direccin de Artes.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Recargo de funciones y responsabilidades
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
N.A.
BAJO 20%
Fallas en la edicin y produccin de publicaciones y Verificar el contenido, el diseo y la produccin de

material audiovisual de la Direccin de Artes.
las publicaciones programadas.
R2
Errores en la elaboracin y
distribucin de
publicaciones y material
audiovisual de la
Direccin de Artes.
Realizar seguimiento a los envios de las

publicaciones programadas.
Fallas en la distribucin de publicaciones y material
Corregir o negociar subsanaciones con los
audiovisual de la Direccin de Artes.
proveedores encargados de producir las
BAJO 16%
R2
Errores en la elaboracin y
distribucin de
publicaciones y material
audiovisual de la
Direccin de Artes.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R3
RIESGO
tramites de registro de
productores y/o
autorizacin de
operadores de boletera
en lnea para
espectaculos publicos de
las artes escnicas
CAUSAS
Fallas en la distribucin
de publicaciones y material
audiovisual de la Direccin de Artes.
Atencin de solicitudes sin parmetros de

priorizacin de orden de atencin definidos.
CONTROL
proveedores encargados de producir las

publicaciones y envios, ante imprecisiones en el
cumplimiento de los terminos de referencia
establecidos.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 16%
Priorizar la atencin de tramites a partir del

reporte de tiempos extraido del PULEP
MODERADO 32%
R1
Incumplimiento de la
atencin oportuna de
sentencias a nivel
nacional y/u otras
ordenes judiciales, por
Realizacin de reuniones periodicas en las que se

Inconsistencia en el anlisis de los riesgos para la
haga seguimiento oportuno a las sentencias con
atencin de las sentencias
la participacion de la Oficina Asesora Juridica
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
R1
Incumplimiento de la
atencin oportuna de
sentencias a nivel
nacional y/u otras
ordenes judiciales, por
falta de recursos.
CAUSAS
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Realizacin de reuniones periodicas en las que se

Inconsistencia en el anlisis de los riesgos para la
haga seguimiento oportuno a las sentencias con
atencin de las sentencias
la participacion de la Oficina Asesora Juridica
Aumento del nmero de sentencias que se ha

planificado atender en un mismo periodo
Realizacin del Comit de Conciliacin

(coordinado por la Oficina Asesora Jurdica del
Ministerio, en el cual participa la Direccin de
Poblaciones) para anlisis de los riesgos de las
sentencias.
ALTO 64%
Mantener actualizados los inventarios asignados a

Falta de responsabilidad y cuidado de los
los funcionarios e informar a estos de su
funcionarios sobre los bienes que tienen a su cargo
responsabilidad con ellos.
Fallas en el control de acceso del personal
(visitantes, contratistas y funcionarios).
R1
Sustraccin y /o extravo
de los bienes del
Fallas en la identificacin de los funcionarios del
Fallas en el monitoreo de las sedes para evitar

situacione adversas
Realizar reuniones peridicas con vigilancia,

verificando los controles en el ingreso y salida de
funcionarios, contratistas y visitantes
Expedir oportunamente los carns por parte del
Grupo de Sistemas.
Realizar rondas de vigilancia.

BAJO 20%
R1
Sustraccin y /o extravo
de los bienes del
ID_RIESGO
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSAS
Fallas en el monitoreo de las sedes para evitar

situacione adversas
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Realizar rondas de vigilancia.

BAJO 20%
R2
Retrasos o
incumplimientos en la
entrega de los insumos
que requieren los
procesos para el
cumplimiento de su
gestin.
Deficiente identificacin y planeacin de los

insumos requeridos para el funcionamiento de las
dependencias
Anlisis de Histrico de consumo de las reas

Plan de Necesidades y verificaciones de este
Programacin de entrega de insumos en
diferentes fechas del ao
Falta de poltica de ahorro de insumos.
Dar cumplimiento a lo establecido en la

Resolucin No 004 de 2015 de Austeridad del
Gasto.
Inoportunidad en la entrega de los insumos a la

entidad
Falta de acceso a los medios informticos por parte

0
de los usuarios del Ministerio
BAJO 8%
Falta de reporte de las reas de los elementos
descontinuados
Diligenciar con el formato de Reintegro de Bienes

Devolutivos.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R3
RIESGO
Falta de reporte de lasCAUSAS

reas de los elementos
descontinuados
CONTROL
Diligenciar con el formato
de Reintegro de Bienes
Devolutivos.
Falta de depuracin de Inventarios
Registrar las novedades en el aplicativo destinado

para el control de inventarios.
Desactualizacin de
inventarios de bienes e Desconocimiento del estado y ubicacin de los
inmuebles propiedad del elementos del inventario
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Convocar a sesiones del Comit de Desarrollo

Administrativo para toma de decisiones frente al
manejo de inventarios
Falta de unificacin de inventario reportado en

Conceptos tcnicos para dar de baja elementos
Colecciones Colombianas con el Aplicativo Sapiens de los inventarios
Falta de personal para hacer inspeccin fsica a

todo el inventario de bienes devolutivos
0
BAJO 20%
R4
Deterioro de la
Infraestructura del
Falta de Mantenimientos correctivo y preventivo.
Contrato de aseo y mantenimiento en todas la

sedes.Reporte por solicitud de reparaciones
utilizando la herramienta - Magic
Falta de recursos presupuestales para las

adecuaciones necesarias de todas las sedes.
0
ALTO 44%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R4
Deterioro
de la
RIESGO
Infraestructura del
CAUSAS
Falta de recursos presupuestales para las

adecuaciones necesarias de todas las sedes.
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
0
ALTO 44%
Revisar y verificar el cumplimiento de los

Interpretacin erronea de la informacin registrada
requisitos segn listas de chequeo especficas
en los proyectos presentados
para cada tipo de entidad participante.
R1
Aplicacin inadecuada de los Manuales para la
participacin en el
presentacin de proyectos al Programa
Programa Nacional de
Concertacin
Disear y aplicar estrategias de verificacin a los

proyectos revisados
Interpretacin errnea por parte de los

proponentes de los trminos de cada una de las
convocatorias
Manuales para la presentacin de proyectos a las

convocatorias del Programa Nacional de
Concertacin Cultural incluyendo condiciones
generales de participacin, requisitos y formulario
Indebida utilizacin de las herramientas

informticas disponibles.
Socializacin sobre el uso de la herramientas

informticas disponibles
Tecnologa obsoleta hardware y software

(cumplimiento de vida til, perdida de garanta)
Diagnstico Infraestructura Tecnolgica
BAJO 16%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R1
RIESGO
Dao y prdida de los

recursos tecnolgicos
CAUSAS
CONTROL
Tecnologa obsoleta hardware y software

(cumplimiento de vida til, perdida de garanta)
Diagnstico Infraestructura Tecnolgica
Fallas en la administracin de las instalaciones

fsicas (elctricas - hidrulicas)
Compra de equipos con garanta. - Inclusin de

los elementos tecnolgico en la pliza global de
los seguros
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Deficiencias econmicas para el cubrimiento de los

costos requeridos para el mantenimiento y nuevos Priorizacin y optimizacin de recursos
proyectos
Fallas en la continuidad y cumplimiento de los

contratos de mantenimiento y soporte tcnico
Planes de Mantenimiento
MODERADO 28%
Alteracin, perdida y fuga

de informacin en los
Peligros de seguridad por el acceso fsico y lgico

no autorizado a terceros
Las aplicaciones cuentan con usuario de conexin

a la base de datos
Fallas en la ejecucin de la poltica de backups
Estrategia de Backup implementada
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Fallas en la ejecucin de la poltica de backups
R2
Alteracin, perdida y fuga

de informacin en los
Ausencia en el Ministerio de lineamientos y
sitemas de informacin
polticas sobre la seguridad de la informacin
internos que afecten las
operaciones.
Seleccin de proveedores no adecuados, como
resultados de los procesos contractuales
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Estrategia de Backup implementada
Definicin e implementacin de equipos y

polticas informticas de seguridad
Definicin de trminos de referencia especficos
Errores en el cargue y validacin de la informacin Lineamientos de estandarizacin en el desarrollo

por base de datos.
de software
BAJO 20%
R3
Incumplimiento en
oportunidad y calidad de
los requerimientos de
desarrollo de software y
Incumplimiento de proveedores externos de

desarrollo de software
Seguimiento a la ejecucin de contratos
Personal escaso para atender las necesidades del

Ministerio
Definicin de roles y planeacin del personal

requerido equipo de trabajo PETIC
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R3
RIESGO
CAUSAS
Incumplimiento en
oportunidad y calidad de Incumplimiento de los lineamientos del
los requerimientos de procedimiento de desarrollo de software
desarrollo de software y establecido
soporte.
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
El Procedimiento de desarrollo, adquisiscin y

mantenimiento de Software detalla en sus
artefactos los requisitos de documentacin y
cumplimiento
Deficiencia en la documentacin sobre los sistemas

Inventario de sistemas de informacin
de informacin.
Seleccin de proveedores no adecuados, como

resultados de los procesos contractuales
Definicin de trminos de referencia especficos

BAJO 8%
R1
R2
Dao, deterioro, o
Fallas en los factores antropognicos
alteracion de las
colecciones de los Museos
durante la exhibicin o Fallas en los factores medioambientales y
dentro de las reservas biolgicos
Aplicacin y ejecucin de las instrucciones del

manual de conservacin preventiva.
Verificacin de las mediciones de los factores

medioambientales de forma peridica para
determinar acciones de conservacin.
Debilidad en la planeacin articulada e integral de

Desarrollo de comits interdisciplinarios.
Dificultades y retrasos en los proyectos.
la ejecucin de proyectos
estructurales de gran
impacto.
BAJO 16%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
R2
Debilidad en la planeacin articulada e integral de

Desarrollo de comits interdisciplinarios.
Dificultades y retrasos en los proyectos.
la ejecucin de proyectos
estructurales de gran
impacto.
Proyeccin a los contratistas de tiempos de
Incumplimiento por parte de terceros.
entrega anteriores al momento real requerido.
R3
solicitudes de servicios
de asesoras sobre temas
Disponibilidad limitada de recurso humano y
Ejecucin del presupuesto asignado a garantizar
museolgicos que
logstico para atender las asesoras oportunamente el recurso para los contratistas
demanden
desplazamientos fuera de
R4
Extravio (ubicacin
errada) de las colecciones
durante la exhibicin o en
las reservas.
Fallas en el registro
Seguimiento estricto a los procedimientos de

registro, conservacin y protocolos para el
movimiento de obras
Fallas en el almacenamiento en reservas
Ejecucin revisin mensual del inventario de

obras.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 8%
BAJO 12%
BAJO 16%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Insuficiencia de vigilancia y tecnologa
R5
Incumplimiento del procedimiento de registro de

Robo, prdida o hurto de colecciones
las colecciones exhibidas
o en las reservas.
Fallas en el montaje de obras
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Contratacin de recursos de seguridad suficiente

y actualizacin tecnolgica
Manejo de consignas, protocolos de ingreso /

salida de obras, niveles de autorizacin
Seguimiento estricto al cumplimiento del
procedimiento de montaje y desmontaje
museografico y al protocolo de anclajes.
Delincuencia
Orden pblico
Control de ingreso y aprovechamiento de la

relacin con la Asociacin San Diego
MODERADO 32%
R6
Compra de obras para las

colecciones de los Museo
del Ministerio con precios
por fuera del mercado.
Corrupcin al interior de la entidad
A travs de la determinacin del precio de

mercado para las obras a adquirir.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R6
RIESGO
Compra de obras para las

colecciones de los Museo
del Ministerio con precios
por fuera del mercado.
CAUSAS
CONTROL
Corrupcin al interior de la entidad
A travs de la determinacin del precio de

mercado para las obras a adquirir.
Decisin de compra por una sola persona.
Mediante el desarrollo del comit de

adquisiciones
ZONA RIESGO
RESIDUAL
MODERADO 32%
R7
Presentacin inadecuada
de los contenidos de las
Errores en la etapa de correccin de estilo
exposiciones durante las
exhibiciones.
Retrasos en la entrega de la informacin
R8
Divulgacin insuficiente o
imprecisa de los servicios
Errores en los detalles de las programaciones
que presta el Museo en la
programacin mensual
Verificacin de los textos recibidos antes de su

disposicin para el pblico.
BAJO 12%
Establecer fechas lmite para la entrega de la
programacin cultural por parte de los
responsables.
Revisin previa a la impresin o publicacin
Ausencia de recurso humano en pocas puntuales Proceso de contratacin que garantice personal
del ao
en enero.
BAJO 8%
R8
ID_RIESGO
Divulgacin insuficiente o
imprecisa de los servicios
que presta el Museo en la
programacin mensual
RIESGO
PLAN DE MANEJO
CAUSASen pocas puntuales Proceso de contratacin

CONTROL
Ausencia de recurso humano
que garantice personal
del ao
en enero.
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 8%
Falta de una poltica integral de colecciones para
todos los museos del Ministerio.
R9
Falta de espacios adecuados para el

Limitaciones para adquirir almacenamiento de obras
nuevas piezas para las
colecciones de los museos
por medio de compras,
legados, o donaciones Carencia de recursos econmicos para la
adquisicin de nuevas piezas.
Carencia de incentivos legales que beneficien el

mecenazgo, con miras a aumentar el incremento
de las colecciones.
R10
Robo, prdida o hurto del Establecimiento de un procedimiento que considere la

necesidad de mover efectivo por el recaudo en taquilla hasta
dinero recaudado por las los bancos.
taquillas o tiendas de los Seguimiento estricto al procedimiento establecido para el
Museos
manejo de dinero
Implementacin de una poltica integral de

colecciones para los museo del Ministerio de
Cultura
Contrato de arrendamiento de espacios con

control medioambiental
BAJO 4%
Aplicar el procedimiento de traslado de efectivo
recaudado en las taquillas o tiendas de los
Museos hasta los bancos autorizados
MODERADO 28%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R1
RIESGO
CAUSAS
CONTROL
Falta de directrices claras y oportunas e

instrucciones erradas (interna)
Aplicacin del Protocolo de asesora en las

entidades territoriales.
Desconocimiento de la oferta institucional y de la

normativa del Sector en el desarrollo de las
asesoras (interna)
Desarrollo de reuniones de actualizacin y/o

capacitacin sobre las directrices de las asesorias
territoriales.
Bajo inters de la institucionalidad cultural

territorial, para atender las asesoras y/o brindar
informacin a los asesores departamentales y
municipales (externa)
La alta rotacin de los responsables de cultura en

las entidades territoriales (externa)
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Inapropiado desarrollo de
las asesoras tcnicas en
las entidades territoriales Desconocimiento del contexto y operacin del
Conocimiento del contexto a travs de la revisin
Sistema Nacional de Cultura (SNCu) en el territorio de informacin primaria y secundaria sobre las
(interna)
entidades territoriales.
BAJO 4%
R1
Inapropiado desarrollo de
las asesoras tcnicas en
las entidades territoriales
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
La alta rotacin de los responsables de cultura en

las entidades territoriales (externa)
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
0
BAJO 4%
R2
Brindar informacin
imprecisa sobre los
procesos culturales en las
entidades territoriales
Errores en la recoleccin y sistematizacin de la

informacin recopilada en las entidades
territoriales (interna)
Implementacin de la Gua de diligenciamiento de

la ficha municipal y el estado situacional
Falta de verificacin de la informacin registrada

en el sistema de informacin de la Direccin de
Fomento Regional (interna)
Revisin y validacin de las fichas municipales y

de los estados situacionales departamentales.
Imprecisiones en la informacin entregada por

parte de la entidad territorial (externa)
0
BAJO 4%
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Falta de pertinencia de los contenidos de la oferta

de formacin, respecto a la Gestin Cultural
(interna)
R3
Alta desercin (igual o

superior al 20% de los
participantes) en los
procesos de formacin en
Gestin Cultural.
CONTROL
Revisar y seleccionar la propuesta ms idnea

para satisfacer las necesidades de formacin en
gestin cultural en las entidades territoriales
ZONA RIESGO
RESIDUAL
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
R3
RIESGO
CAUSAS
Alta desercin (igual o

superior al 20% de los
Falta de acompaamiento y seguimiento a los
procesos de formacin en participantes de los procesos de formacin por
Gestin Cultural.
parte del socio estratgico (interna)
Inadecuada seleccin de los participantes de la

oferta en gestin cultural por parte del Ministerio
de Cultura y/o su socio estratgico (interna)
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
Acciones de seguimiento y control al desarrollo de

las actividades acadmicas
Verificacin de requisitos mnimos de los

aspirantes a la oferta de formacin en gestin
cultural.
Desinteres y falta de compromiso de los asistentes

0
(externa)
BAJO 8%
R3
procesos de formacin en
Gestin Cultural.
PLAN DE MANEJO
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
Desinteres y falta de compromiso de los asistentes

0
(externa)
CONTROL
ZONA RIESGO
RESIDUAL
BAJO 8%
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Actualizar documentacin
ISOlucin
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Actualizacin procedimiento P-GAC-008

ATENCIN DE PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS
agregando correos semanal y memorando
interno
20%
1/1/2016
12/30/2016
ISOlucin
Envo de correo por parte del responsable del

aplicativo PQRSD de la Oficina de Atencin al
Ciudadano, 3 das antes del vencimiento de
la solicitud.
15%
1/1/2016
12/30/2016
Correo electrnico
Realizar llamadas al rea responsable de dar

respuesta.
15%
1/1/2016
12/30/2016
Reporte de
llamadas
Realizar desplazamiento al rea responsable

de dar respuesta en caso de ser necesario.
10%
1/1/2016
12/30/2016
Registro de
Cmaras
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
de Atencin al
Ciudadano
MAPA DE RIESGOS
Coordinador Grupo
de Atencin al
Ciudadano
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Estrategias para disminuir

asignacin erronea
Estrategia de prevencin
ISOlucin
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Consultar telefonicamente con las reas

involucradas en la peticin
5%
1/1/2016
12/30/2016
Reporte de
llamadas
Consultar por correo electrnico con las reas

involucradas en la peticin
5%
1/1/2016
12/30/2016
Correo electrnico
Devolver en el menor tiempo posible la

solicitud y asignarla a la dependencia que
corresponde
5%
1/1/2016
12/30/2016
Aplicativo PQRSD
10%
1/1/2016
12/30/2016
5%
1/1/2016
12/30/2016
Reporte de
llamadas
Correo electrnico
Envio de la respuesta al correo electronico

del peticionario
10%
1/1/2016
12/30/2016
Correo electrnico
Actualizacin M-GAC-001 MANUAL PARA

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
PERSONAL LEY DE HABEAS DATA
20%
5/1/2016
12/30/2016
ISOlucin
Realizar capacitaciones con las personas

responsables del manejo de datos
20%
5/1/2016
12/30/2016
listado de
asistencia
Campaa divulgacin e instrumentos de

socializacin:Publicacin de artculo en
ENLACE para conocer ms de Poltica
20%
5/1/2016
12/30/2016
ENLACE
Realizar llamadas recordando el vencimiento

Envio de correo a la Oficina de sistemas
reportando fallas
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
de Atencin al
Ciudadano
MAPA DE RIESGOS
ISOlucin
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Correo masivo al Ministerio
10%
5/1/2016
12/30/2016
Correo electrnico
Identificacin de reas y formatos
10%
5/1/2016
12/30/2016
Inventario de
formatos de
recolecin
20%
5/1/2016
12/30/2016
ISOlucin
Diagnstico de que reas

manejan informacin sensible
con algn fin
Actualizacin de formatos de acuerdo con
plan de trabajo SIGI
Coordinador Grupo
RESPONSABLE
de
Atencin al
SEGUIMIENTO
Ciudadano
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Documentar protocolo de atencin al

ciudadano
Implementar Protocolo de
atencin al ciudadano
Realizar capacitaciones con las personas
incluyendo los aspectos
responsables de atencin al pblico
relacionados con la poblacin
con discapacidad
Campaa divulgacin e instrumentos de
socializacin:Publicacin de artculo en
ENLACE para conocer ms del Manual de
Atencin al Ciudadano
Correo masivo al Ministerio
Recomendar a la Alta Direccin
realizar un plan de incentivos Diseo y propuesta de incentivos presentar a
para las personas que atienden Secretaria General
pblico
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
30%
5/1/2016
12/30/2016
ISOlucin
20%
5/1/2016
12/30/2016
Listado de
asistencia
20%
5/1/2016
12/30/2016
ENLACE, Intranet
20%
5/1/2016
12/30/2016
Correo electrnico
10%
5/1/2016
12/30/2016
Acta de reunin
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
de Atencin al
Ciudadano
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Disposicin del lugar para

almacenamiento de los discos
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
10%
8/1/2016
8/31/2016
10%
10%
10%
8/1/2016
8/1/2016
8/1/2016
9/30/2016
12/31/2016
12/31/2016
Creacin del instructivo Identificacin y

marcado de material audiovisual producido
por el Grupo de Divulgacin y Prensa
10%
8/1/2016
8/31/2016
Instructivo
Aprobacin del instructivo de Identificacin y

marcado de material audiovisual producido
por el Grupo de Divulgacin y Prensa. Jefe
Oficina de Divulgacin y Prensa
10%
8/16/2016
8/31/2016
Correo electrnico
Solicitar reunin
Generacin y coordinacin del
plan de trabajo entre las
oficinas de prensa y Sistemas. Mesa de trabajo
Establecer compromisos
Seguimientos a los compromisos
Creacin del instructivo y su

socializacin
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Correo electrnico
Acta
Acta
Acta
Socializar instructivo de Identificacin y

marcado de material audiovisual al Grupo
de Divulgacin y Prensa.
10%
9/1/2016
9/30/2016
Correo electrnico
Solicitud de nuevos estantes o mejoramiento

de los existentes al Grupo de Gestin
Administrativa y Servicios
10%
8/1/2016
8/31/2016
Correo electrnico
Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa
MAPA DE RIESGOS
Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Disposicin del lugar para

almacenamiento de los discos
duros
TAREAS
Archivo de los discos duros
Verificacin permanente del estado de los

discos
10%
10%
FECHA INICIO
1/18/2016
8/1/2016
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
11/30/2016
computadores de
la oficina de
audiovisuales.
11/30/2016
se usa un
muestreo. La
evidencia queda
registrada en el
historial de los
discos consultados.
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
5%
1/18/2016
12/31/2016
Agenda Outlook
Realizar la reunin por lo menos 5 veces al

ao
10%
1/18/2016
12/31/2016
Acta de
compromisos
Llevar acta de asistencia
10%
1/18/2016
12/31/2016
Acta firma de
asistencia
12/31/2016
Formato de
asistencia
diligenciado
Enviar la convocatoria para la reunin
Establecer compromisos
Realizar las reuniones por lo menos 2 en la

semana
10%
1/18/2016
socializacin de temas
internamente
programacin de acciones
Elaborar correo
Dar a conocer internamente lo
establecido
Enviar un correo a todos MinCultura con el
procedimiento actualizado.
10%
1/18/2016
12/31/2016
Estrategias de
prensa, boletines y
cubrimiento
periodstico.
10%
10/1/2016
10/31/2016
Correo electrnico
10%
10/1/2016
10/31/2016
Correo electrnico
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa
MAPA DE RIESGOS
Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Documentar en el
procedimiento este control
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Solicitar la viabilidad de la inclusin de una

actividad en el procedimiento a la persona
encargada en el equipo SIGI
10%
8/1/2016
8/31/2016
Aprobacin de la inclusin en el
procedimiento por parte del equipo SIGI
10%
9/1/2016
11/15/2016
Procedimiento
actualizado en
ISOlucin
Socializar el procedimiento a todos

MinCultura
15%
10/1/2016
10/31/2016
Correo electrnico
Envo de Magic al Grupo de Gestin de

Sistemas e Informtica
25%
1/18/2016
12/31/2016
Magic
Envo de Correos electrnicos al Grupo de

Gestin de Sostemas e Informatica
25%
1/18/2016
12/31/2016
Correo electrnico
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Correo electrnico
Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Realizar actividades de apoyo en otros

canales de comunicacin fuera del Ministerio
de Cultura
50%
FECHA INICIO
1/18/2016
FECHA
FINALIZACION
12/31/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
Grupos de chat y
envos de cuentas
personales o
institucionales de
los periodistas
Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Modificacin del procedimiento de auditorias

internas
Seguimientos a los tiempos

establecidos en el
Procedimiento de Auditoria
Interna.
Actualizacin del manual de auditoria
Control a la ejecucin de las auditorias de

calidad de acuerdo a los planes de calidad
presentados.
Divulgacin y seguimiento a
las polticas de operacin
relacionados con el programa
anual de auditorias.
100%
75%
0%
FECHA INICIO
1/15/2016
2/15/2016
3/15/2016
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
3/15/2016
Procedimiento
actualizado en
ISOLUCION
4/8/2016
Manual de
auditoria a
ctualizado en
ISOLUCION
11/30/2016
Informes de
auditorias
realizadas
Divulgacin del programa anual de auditorias

como minimo 30 das antes de la primera
auditoria a reslizar.
100%
2/15/2016
Programa anual de
auditorias
3/30/2016 divulgado antes del
28 de febrero de
2016.
Acompaamiento a loa auditores de calidad

en la preparacin de las listas de verificacin.
75%
2/15/2016
Actas de reunion
4/15/2016 semanal de
auditores.
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Realizar terminos de referencia para

contratar capacitacin de auditores.
Realizar proceso de Minima cuantia para

contratacin de curso de actualizacin
Capacitacin a los auditores en
la version 2015 de la norma
ISO 9001
Programar fechas de curso con el ganador de

la oferta.
Realizacin de curso de actualizacin al

equipo auditor.
100%
2/15/2016
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
100%
3/1/2016
0%
4/1/2016
Programacin y
4/15/2016 citacin al curso al
equipo auditor
0%
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Terminos de
referencia
3/15/2016
cumpliendo los
requisitos
Proceso
3/30/2016 publicadoen la
pagina del SECOP II
Programar reuniones periodicas con el equipo

100%
de auditores
Capacitacin a los auditores en

aspectos relacionados con la
realizacin de la auditoria
FECHA INICIO
4/15/2016
certificados de
capacitacin
5/15/2016
expedidos al
equipo auditor.
2/15/2016
Divulgacin de la
2/28/2016 Programacin de
reuniones
JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION
JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Preparar presentaciones para la reunion de

Capacitacin a los auditores en auditores
aspectos relacionados con la
realizacin de la auditoria
Realizacion de reuniones semanales para

aclarar conceptos de auditoria.
Validacin de planes de auditoria antes de

ser enviados por los auditores.
Validacin de los planes de
auditoria y las listas de
verificacin presentadas por
los auditores antes de la
realizacin de la auditoria.
Validacin de las listas de verificacin antes

de realizarse la auditoria.
100%
75%
50%
0%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
2/20/2016
Presentaciones
presentadas al
3/15/2016
equipo auditor
como capacitacin
2/20/2016
Lista de asistencia
y comprtomisos
4/15/2016
adquiridos en cada
reunin.
3/1/2016
Aprobacin por
parte del auditor
5/30/2016
lider de los planes
de auditoria
3/15/2016
Aprobacin de las
listas de
6/30/2016 verificacin por
parte del auditor
lider
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
Validacin de los planes de
y las listas de
verificacin presentadas por
los auditores antes de la
ACCION
realizacin
de la auditoria.
DE MANEJO
auditoria
EJECUCION TAREAS
TAREAS
FECHA INICIO
MEDIO DE
VERIFICACION
100%
Definir el responsable de realizar el

seguimiento.
100%
1/15/2016
2/15/2016
Responsable
signado
Definir la periodicidad y las fechas para

realizar el seguimiento
100%
1/15/2016
2/15/2016
cronograma de
seguyimiento
definido
30/02/2016
registro validado
por el jefe de la
Oficina
12/15/2016
Registros del
segiomiento
realizado de
acuerdo al
cronograma.
Registrar el seguimiento realizado con la

periodicidad definida.
Definir el responsable de realizar el
Definir un responsable y
seguimiento.
Realizar un cuadro de control y
seguimiento de los informes de Elaborar la matriz de control y seguimiento
ley a presentar por parte de la
Oficina.
100%
0%
2/15/2016
2/1/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Lista de asistencia
3/30/2016 de la reunin
efectuada.
Reunion con planeacin equipo SIGI
Determinar Responsable y
periodicidad para realizar el Definir la manera de registrar el seguimiento
seguimiento a las paginas Web realizado.
de los organismos de control
3/1/2016
FECHA
FINALIZACION
100%
1/15/2016
2/1/2016
100%
2/1/2016
2/15/2016
Responsable
asignado
Matriz elaborada y
validada
JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Definir un responsable y
Realizar un cuadro
de control y
ACCION
TAREAS
seguimiento de los informes de
ley a presentar por parte de la
Enviar las alertas a los responsables de los
Oficina.
informes encaso de ser necesario.
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
0%
2/15/2016
100%
1/15/2016
2/15/2016
Procedimiento
aprobado
100%
1/15/2016
3/15/2015
Procedimiento
aprobado
0%
1/15/2016
3/15/2016
Procedimiento
aprobado
Divulgar e implementar el procedimiento
0%
3/15/2016
4/30/2016
Procedimiento
aprobado
listar los informes que se deben presentar
100%
1/15/2016
2/15/2016
Cuadro de informes
a presentar
De acuerdo al perfil y competencias del

equipo de la Oficina asignar la
responsabilidad de la elaboracin de los
diferentes informes
100%
2/1/2016
2/28/2016
Asignacin de
responsables
Definir las actividades a realizar

Elaborar el procedimiento de Definir los responsables y los tiempos
plan de mejhoramiento,
incluyendo controles, tiempos
Definir los controles y herramientas a utilizar
y responsables
Definir los responsables de

elaborar los diferentes
informes
EJECUCION TAREAS
%
12/15/2016 Alertas enviadas.
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Reuniones mensuales del equipo que incluya

Divulgar al equipo de la Oficina la revisin de las normas inherentes al
de Control Interno el alcance ejercicio del control interno.
de las actividades que tiene la
Oficina de Control Interno.
Seguimiento a las actividades realizadas por
el equipo de la Oficina
Seguimiento a las actividades realizadas por
el equipo de la Oficina
Reporte de alta direccin

cuando se consideren temas
Oficiar a la alta direccin en caso de
que no so parte de las
presentarse conflicto de intererses en las
funciones de la OCI.
actividades que realiza la Oficina de Control
Interno.
Asistir a los diferentes cursos de capacitacin

Estar en permanente contacto citados por la Funcin Pblica.
con la Funcin pblica y los
Jefes de Oficina de Control
Interno de Entidades de orden
Central
20%
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
1/15/2016
12/15/2016
Actas de reunin
20%
1/15/2016
12/15/2016
Actas de reunin /
correos
electronicos.
20%
1/15/2016
12/15/2016
Actas de reunin /
correos
electronicos.
12/15/2016
Oficio y resolucin
sobre cambio de
responsabilidades
de la Oficina
0%
20%
1/15/2016
1/15/2016
12/15/2016
Correos
electronicos de
asignacin de
asistencia a los
cursos
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Estar en permanente contacto

ACCION
TAREAS
con la Funcin
pblica y los
Jefes de Oficina de Control
Interno de Entidades de orden Establecer diferentes mecanismos de
Central
contacto y compartir experiencias con los
diferentes Jefes de Oficina de otras
entidades.
Notificar a los evaluadores
Presentar la evaluacin de
Ingresar al aplicativo y diligenciar las
conocimientos y la evaluacin
evaluaciones por parte de los evaluadores
del desempeo en el DAFP.
Presentar la prueba de conocimientos y
competencias
acordar los temas
Programacin en las reuniones establecer las fechas
mensuales
presentar la informacin
seguimiento al aprendizaje
Actualizacion de el Cuadro de Clasificacion
Documental CCD
Segn Cronograma de Plan de

trabajo 2016 Actualizacin PGD
Actualizacion de la Tabla de Retencin

Documental TRD
EJECUCION TAREAS
%
100%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
1/15/2016
12/15/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
Mensajes y correos
electrnicos.
100%
3/15/2016
3/23/2016 correos electrnico
100%
3/15/2016
3/23/2016
0%
40%
100%
0%
0%
30/03/206
2/20/2016
2/20/2016
2/20/2016
2/20/2016
JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO
A LA
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
GESTION
aplicativo
diligenciado
3/30/2016 prueba presentada

11/20/2016 acta de reunin
11/20/2016 acta de reunin
11/20/2016 presentacin
11/20/2016 evaluacin
13%
7/8/2016
8/31/2016
Seguimiento a la
convalidacin AGN
13%
7/8/2016
8/31/2016
Seguimiento a la
convalidacin AGN
Coordinador Grupo
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Aplicacin de la Lista de
Chequeo
Articulacion con el PIC de

Gestion Humana
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Actualizacion del Programa de Gestin

Documental PGD
13%
9/1/2016
10/28/2016
avances en las
mesas de trabajo
Actualizacion de el Inventario Documental

Fondo acumulado Colcultura
13%
9/1/2016
12/31/2016
segumiento al
contrato de
elaboracin TVD
Verificacin a la aplicacin de la TRD en las

dependencias, segn Cronograma de Plan de
trabajo actualizacin PGD
13%
11/1/2016
11/18/2016
actas y listas de
cuequeo
Informe de Verificacion
13%
11/21/2016
11/25/2016
Medicin de indicador de transferencias
13%
Programar capacitacion segn lo establecido

en Gestin Humana
13%
Solicitud
Solicitud al Grupo de
Administrativa para puerta con
mayor seguridad
30%
12/1/2016
10/19/2016
8/12/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
de Gestin
Documental
informe
analisis de
12/30/2016
indicador
10/21/2016
8/12/2016
aprobacin Gestin
Humana
Correo electronico
Coordinador Grupo
de Gestin
Documental
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Solicitud
al Grupo de
Administrativa para puerta con
mayor seguridad
Cotizacin
Compra
Propuesta economica para

intervencion del fondo
Difusin de los 3
Procedimientos de
Comunicaciones oficiales y
Seguimiento de su aplicacin
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Coordinador Grupo
de Gestin
RESPONSABLE
Documental
SEGUIMIENTO
30%
40%
Documento en
Secretaria General Coordinador Grupo
de Gestin
Documental
Contrato
Estudios previos
50%
7/1/2016
7/30/2016
Contratacion de personal profesional para la

elaboracion de la TVD (ejecucin de tres
meses)
50%
9/1/2016
11/30/2016
Difusion por Enlace
35%
8/16/2016
8/31/2016
Publicacion
Difusion por correo electronico
35%
8/16/2016
8/31/2016
Publicacion
Publicacin en Isolucin
35%
8/16/2016
8/31/2016
Publicacion
Coordinador Grupo
de Gestin
Documental
MAPA DE RIESGOS
Difusin de los 3
Procedimientos de
Comunicaciones oficiales y
Seguimiento
de su aplicacin
ACCION
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
TAREAS
Campaa de Divulgacion y Elaboracion del Instructivo Aplicacin TRD

publicacion en Enlace del
Instructivo de Aplicacin de la
Medicin de indicador de transferencias
TRD
Articulacion con el PIC de
Gestion Humana
Programar capacitacin relacionada con:

Organizacin de archivos y aplicacin de la
TRD
Verificacin a la aplicacin de la TRD en las

dependencias, segn Cronograma de Plan de
trabajo actualizacin PGD
Visita a territorio
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
25%
11/1/2016
11/30/2016
Publicacion
25%
12/1/2016
12/31/2016
analisis de
indicador
25%
10/19/2016
10/21/2016
25%
11/1/2016
11/18/2016
20%
2/2/2016
31/12/216
Coordinador Grupo
de Gestin
Documental
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
de Gestin
aprobacin Gestin
Documental
Humana
actas y listas de
cuequeo
Memorias
Identificacin dela estrategia a

implementar en los proyectos
Director
Coordinadores
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
20%
2/28/2016
31/12/216
Ficha de Proyecto
10%
2/28/2016
31/12/216
Ficha de Proyecto
Ajustada
Reuniones periodicas con Lideres de

Proyectos
25%
4/1/2016
31/12/216
Memorias de
Reunin
Informe semestral presentado por lderes de

proyecto
25%
6/30/2016
31/12/216
Informe semestral
6/30/2016
Formato de
verificacin del
archivo audiovisual
y sonoro
Reuniones con Lideres de Proyectos para

Identificacin dela estrategia a definir los Ajustes a los Proyectos
implementar en los proyectos
Modificar Ficha de Proyecto y aprobacin de
Ajuste si hay lugar a modificaciones
Realizar seguimiento de
avances de Proyectos de
Comunicacin
Verificacin aletoria (1%) Semestral del

estado del Archivo Audiovisual y Sonoro
25%
6/29/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Director
Coordinadores
y Lideres de
Proyecto
Verificacin del estado de los

contenidos .
Director de
comunicaciones
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Verificacin del estado de los

contenidos .
Suscribir contrato y/o

Convenios
TAREAS
Revisar de acuerdo con las tcnicas y

recomendaciones dadas por el AGN
10%
Responsables de Archivo diligencia Ficha de

Verificacin
10%
Gestionar con entidades idneas los espacios

que garanticen la conservacin y
preservacin de los Archivos
55%
Se actualiza el formato de crecimiento y

control de las colecciones.
Definir Lineamientos para el

almacenamiento y seguridad
de colecciones
30%
FECHA INICIO
6/29/2016
3/2/2016
1/15/2016
FECHA
FINALIZACION
6/30/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
Formato de
verificacin del
archivo audiovisual
y sonoro
12/31/2016 Fisico
F-BNA-168 Formato
de Planificacion
8/31/2016
anual de espacios
y colecciones
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Director de
comunicaciones
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Diligenciar formato de crecimiento de

Definir Lineamientos para el crecimiento y control de las colecciones
almacenamiento y seguridad
de colecciones
Definir lineamientos del plan

de seguridad y proteccin
30%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
8/31/2016
F-BNA-168 Formato
de Planificacion
9/30/2016
anual de espacios
y colecciones
Planificar movimientos o ajustes segn las

necesidades de espacio o seguridad.
30%
7/4/2016
F-BNA-168 Formato
de Planificacion
11/30/2016
anual de espacios
y colecciones
Informe de ejecucin anual.
10%
9/29/2016
12/15/2016 Informe de gestin
Elaboracin de un protocolo de seguridad de

la Biblioteca Nacional.
40%
2/15/2016
Protocolo y otros
6/30/2016 documentos
relacionados
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Definir lineamientos del plan

de seguridad y proteccin
Planificacin de las colecciones dependiendo
de los nieveles de seguridad exigidos
Informe de ejecucin anual.
Iniciar el seguimiento del depsito legal de

recurso continuados a los cuales se asign
ISSN en la Biblioteca Nacional.
Fortalecimiento de acciones
para la recuperacin del
patrimonio bibliogrfico y
documental
Seguimiento personalizado a grandes

editoriales que tiene envos pendientes por
depsito legal.
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
40%
4/4/2016
F-BNA-168 Formato
de Planificacion
11/30/2016
anual de espacios
y colecciones
10%
9/29/2016
12/15/2016 Informe de gestin
40%
60%
3/1/2016
1/4/2016
12/31/2016
12/31/2016
Cartas de
reclamacin a
proveedores y de
seguimiento.
Cartas de
reclamacin a
proveedores y de
seguimiento FBNC075
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Director Biblioteca
Nacional
MAPA DE RIESGOS
Director Biblioteca
Nacional
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Seguimiento a los indicadores del rea
Seguimiento mensual a los

indicadores de ingreso de
colecciones
Prcticas de sanemiento
documental y ambiental
30%
FECHA INICIO
4/1/2016
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Informes y
evidencias del
4/30/2016 rea.
Sistemas de
informaci SPI.
Informe trimestral
Sistema de
12/31/2016
informacin
ISOLUCIN
Control y seguimiento del indicador en

ISOLUCIN
20%
5/1/2016
Garantizar la continuidad de los minimos

requeridos de acuerdo al nmero de obras
ingresadas a la Biblioteca Nacional.
25%
5/1/2016
Desodorizacin de espacios
35%
2/15/2016
12/15/2016
Cronograma de
trabajo
Saneamiento de documentos
35%
1/1/2016
12/31/2016
Historias clnicas
de procesos de
conservacin.
7/30/2016
Ante proyecto plan

de accin
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Prcticas de sanemiento
documental y ambiental
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Saneamiento de espacios fsicos
10%
2/15/2016
12/15/2016
Cronograma de
trabajo
Anlisis de biocontaminacin
20%
2/15/2016
12/15/2016
Informes tcnicos
Definir la priorizacin de municipios y

bibliotecas con seguimiento durante la
vigencia.
Seguimiento a muestra
representativa de las
bibliotecas adscritas a la RNBP
a travs de los funcionarios,
contratistas y las estrategias
de tutores departamentales y
promotores de lectura
regionales que permita
identificar situaciones de
FECHA INICIO
20%
2/1/2016
3/15/2016
Documento de
priorizacin de
bibliotecas
(Estrategia Tutores,
Estrategia
Promotores,
Asistencia Tcnica)
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Seguimiento a muestra
representativa de las
bibliotecas adscritas a la RNBP
a travs de los funcionarios,
contratistas y las estrategias
de tutores departamentales y
promotores de lectura
Establecer el plan de trabajo y cronograma
regionales que permita
de visitas.
identificar situaciones de
alarma sobre el uso de las
dotaciones y controlarlas.
Notificar a entes territoriales
sobre las acciones a seguir
para el adecuado uso de las
dotaciones
Realizar las visitas de seguimiento.
Elaborar los reportes de visita y

compromisos.
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
10%
2/1/2016
3/31/2016
Documento de
protocolo de visitas
y cronograma de
rutas o visitas
Estrategia
Promotores,
Asistencia Tcnica)
40%
3/1/2016
12/31/2016
Informes de visita y
de comisin
12/31/2016
Modulo de
reportes,
formulario de
verificacin en el
Sistema de
informacin SIISE
30%
3/1/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Director Biblioteca
Nacional
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Definir la priorizacin de municipios y

bibliotecas con seguimiento durante la
vigencia.
Recoleccin de la informacin
por parte de personal
calificado en campo.
Establecer el plan de trabajo y cronograma

de visitas.
20%
10%
FECHA INICIO
2/1/2016
2/1/2016
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
3/15/2016
Documento de
priorizacin de
bibliotecas
Asistencia Tcnica)
3/31/2016
Documento de
protocolo de visitas
y cronograma de
rutas o visitas
Asistencia Tcnica)
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Director Biblioteca
Nacional
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Recoleccin de la informacin
por parte de personal
calificado enACCION
campo.
EJECUCION TAREAS
TAREAS
Recolectar la informacin en campo
Realizar una convocatoria de

los asistentes que garanticen
que los delegados de cada
entidad son personas idoneas
para la toma de decisiones que
se requiere.
Incluir en el plan de accin de

2017 el recurso
40%
FECHA INICIO
3/1/2016
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
12/15/2016
Modulo de
diligenciamiento o
actualizacin del
FUR en el sistema
de informacin
SIISE
Verificacin de la informacin
30%
3/1/2016
12/31/2016
Modulo de reportes
FUR - dentro de
sistema de
informacin SIISE
Establecer un cronograma de reuniones

Definir los asistentes a dichas reuniones y
citar a reuniones.
Realizar la reunin
10%
4/1/2016
8/30/2016
Cronograma
10%
4/1/2016
8/30/2016
Citaciones
40%
5/1/2016
8/31/2016
Hacer seguimiento a los compromisos
40%
5/1/2016
8/31/2016
Estructuracin del plan de trabajo del equipo

de sistema de Gestin de la informacin
20%
4/1/2016
8/30/2016
Acta de reunin
Reporte de
seguimiento
Plan de trabajo
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Incluir en el plan de accin de

2017 el recurso
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Seguimiento y reporte del plan de trabajo
80%
5/1/2016
8/31/2016
Reporte de
seguimiento
Establecer un cronograma de reuniones

Realizar una convocatoria de Definir los asistentes a dichas reuniones y
los asistentes que garanticen citar a reuniones.
que los delegados de cada
Realizar la reunin
entidad son personas idoneas
para la toma de decisiones que
Hacer seguimiento a los compromisos
se requiere.
20%
5/1/2016
8/1/2016
cronograma
30%
5/1/2016
8/1/2016
Citaciones
20%
7/6/2016
8/6/2016
Acta de reunin
Revisin de la actual encuesta de consumo

Realizacin de mesas
cultural
peridicas para la revisin de
las actuales preguntas que Establecer un cronograma de reuniones
hacen parte de la Encuestas de Definir los asistentes a dichas reuniones y
Consumo cultural y la creacin citar a reuniones.
de un nuevo instrumento de Realizar la reunin - Hacer seguimiento a los
medicin
compromisos
Reporte de
seguimiento
/convenio
30%
7/7/2016
12/24/2016
10%
4/1/2016
8/1/2016
10%
8/1/2016
8/31/2016
cronograma
30%
8/1/2016
8/31/2016
Citaciones
30%
10/20/2016
12/20/2016
nueva encuesta
Acta de reunin
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Director Biblioteca
Nacional
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Cumplir el plan de trabajo
50%
FECHA INICIO
3/29/2016
FECHA
FINALIZACION
12/31/2016
Actas de reuniones.
Cronograma de
actividades
Agenda de trabajo
(Outlook)
12/31/2016
Actas de reuniones.
Cronograma de
actividades
Agenda de trabajo
(Outlook)
Mantener y mejorar los

controles existentes
Hacer seguimiento a la agenda de trabajo
50%
3/29/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinadora de
Asuntos
Internacionales
Coordinadora de
Asuntos
Internacionales
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Mantener actualizado el Sistema de

Informacin.
50%
3/29/2016
12/31/2016
Sistema de
informacin
actualizado
Coordinadora de
Asuntos
Internacionales
Terminar la construccin del Sistema de

Informacin
50%
3/29/2016
12/31/2016
Construccin del
Sistema de
Informacin
Coordinadora de
Asuntos
Internacionales
12/31/2016
Sistema de
informacin
actualizado
Coordinadora de
Asuntos
Internacionales
Definir prioridades anuales con las reas en

temas de cooperacin nacional e
internacional

50%
3/29/2016
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinadora de
Asuntos
Internacionales
Desarrollar y hacer seguimiento al

cumplimiento de las actividades
programadas
50%
3/29/2016
12/31/2016
Actas de reuniones.
Cronograma de
actividades
Agenda de trabajo
(Outlook)
Acordar desarrollos
10%
1/1/2016
12/31/2016
Team foundation
40%
1/1/2016
12/31/2016
Team foundation
Realizar Plan de Desarrollo Ejecutar desarrollos y mantenimientos

coordinado con Sistemas para
el mantenimiento del SIREC.
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Realizar Plan
de Desarrollo
ACCION
coordinado con Sistemas para
el mantenimiento del SIREC.
EJECUCION TAREAS
TAREAS
Hacer seguimiento a los desarrollos y

mantenimientos
Cargue de la informacin en los mdulos del

Actualizacin permanente de la sistema
informacin en la medida en
que se vaya generando.
Incluir hallazgos en el informe y corregirlos.
FECHA
FINALIZACION
20%
1/1/2016
12/31/2016
Team foundation
20%
1/1/2016
12/31/2016
Mdulos Sirec
10%
1/1/2016
12/31/2016
Informe de
hallazgos
100%
1/14/2016
12/22/2016
SIREC
Reportar hallazgos y darles

correccin
Coordinar sesiones ordinarias

del Comit de Clasificacin de
Pelculas
Realizar sesiones del Comit
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Director de
cinematografa
Director de
cinematografa
Elaboracin, implementacin y seguimiento

al plan de mejoramiento para el clima
Cronograma con
porcentajes de
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Ejecutar el plan de Bienestar,

Capacitacin y seguridad y
salud en el trabajo
TAREAS
Elaboracin, implementacin y seguimiento

al plan de mejoramiento para el clima
laboral a travs de los planes de
capacitacin, bienestar, SST de 2016
70%
FECHA INICIO
30/06/2016
FECHA
FINALIZACION
6/30/2016
6/27/2016
Aplicar la encuesta de satisfaccin
30%
MEDIO DE
VERIFICACION
Cronograma con
porcentajes de
avance con aval de
Coordinador de
Gestin Humana
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador(a)
Grupo Gestion
Humana y
Profesional de
Bienestar.
CORREO
ELECTRONICO
01/01/2016
6/30/2016
Verificar y validar la informacin en la

prenmina
Producir una prenmina
80%
01/01/2016
12/31/2016
APLICATIVO
HUMANO
Coordinador(a)
Grupo Gestion
Humana y
Profesional
Especializado
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
Producir una prenmina
MEDIO DE
VERIFICACION
Recordarle a las dependencias los plazos

establecidos para el reporte de novedades
20%
01/01/2016
12/31/2016
CORREO
ELECTRONICO
Seguimiento permanente a las vacantes que

presenta la planta de personal
20%
01/01/2016
12/31/2016
Planta de personal
Realizar requerimientos a las

reas que presenten los
respectivos candidatos y
efectuar con las reas la
gestin del cubrimiento de la Realizar el proceso para cubrir la vacante
vacante.
1. Convocar a reunin a la
oficina de planeacin y grupo
de servicios y atencin para
socializar contenidos del
decreto 1072 de 2015.
1.Capacitacin decreto 1072 de 2015.
2. actualizar Normograma
2. Incluir las nuenvas normas en materia de

seguridad y Salud en el Trabajo en la matriz
de requsitos legales .
80%
01/01/2016
12/31/2016
Resolucin de
nombramiento y
acta de posesin,
notificaciones de
derecho
prefenrencial ,
correos
electronicos.
40%
19/07/2016
7/19/2016
Registro de
asistencia
30%
06/06/2016
6/6/2016
RESPONSABLE
Coordinador(a)
SEGUIMIENTO
Grupo
Gestion
Humana y
Profesional
Especializado
Coordinador(a)
Grupo Gestion
Humana y
Profesional
Especializado
Coordinador(a)
Grupo Gestion
Matriz de requisitos Humana y Lider de
SG-SST.
legales
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
Coordinador(a)
RESPONSABLE
Grupo
Gestion
SEGUIMIENTO
Matriz de requisitos Humana y Lider de
SG-SST.
legales
MEDIO DE
VERIFICACION
2. actualizar Normograma
2. Incluir las nuenvas normas en materia de

seguridad y Salud en el Trabajo en la matriz
de requsitos legales .
30%
06/06/2016
3. Socializar Politica del SGSST.
Socializar Politica de SG-SST.
30%
01/11/2016
12/1/2016
Registro de
asistencia
50%
4/1/2016
12/31/2016
Correo y
documento
subsanado.
50%
4/1/2016
12/31/2016
Actas de reunin
50%
4/1/2016
12/31/2016
Actas de reunin
50%
4/1/2016
12/31/2016
Revisar que las causas de devolucin fueron

subsanadas.
Enviar correo con la novedad al
solicitante
Definir los responsables de la
verificacin
Definir los responsables de la

verificacin
Socializar con el grupo el impacto y la

importancia del riesgo y actualizar a nuevos
integrantes
Socializar con el grupo el impacto y la

integrantes
Definir los responsables de la Socializar con el grupo el impacto y la

verificacin
integrantes
6/6/2016
Actas de reunin
Coordinador(a)
Grupo Gestin
Financiera y
Contable y
Asesores.
Coordinador(a)
Grupo Gestin
Financiera y
Contable y
Asesores.
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Seleccionar muestra de obligaciones

Verificar la aplicacin de la lista
elaboradas y determinar si cumplen con los
de chequeo
requisitos de la lista de chequeo
Programar capacitaciones
25%
FECHA INICIO
4/1/2016
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
12/31/2016
100% de la
muestra
cumpliendo con los
requisitos
Formato de
asistencia a
capacitaciones
programadas
cuando se
requiere.
25%
4/1/2016
12/31/2016
25%
4/1/2016
12/31/2016
Ejecutar capacitacin
Mantener actualizado al grupo
de Gestin Financiera en los Compartir las novedades al grupo de
cambios y novedades surgidas Financiera
Verificar la correcta aplicacin
de las deducciones y de los
anexos que determinan el
perfil tributario
Informar a los supervisores y
personal que desempean
temas administrativos en cada
rea a cerca del
incumplimiento.
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador(a)
Grupo de Gestin
Financiera y
Contable.
Correos
electrnicos
Conservar las obligaciones objeto de

correccin y determinar si cumplen con el
calculo de base gravable y la practica de
deducciones.
25%
4/1/2016
12/31/2016
100% de la
muestra
cumpliendo con los
requisitos
Enviar correos electronicos a las areas

competentes.
35%
4/1/2016
12/31/2016
Correos enviados a
la areas
competentes
Coordinador(a)
Grupo de Gestin
Financiera y
Contable.
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Informar al area competente

Enviar correos electronicos a las areas
de la entidad las fallas y/o
competentes.
caidas del sistema
30%
FECHA INICIO
4/1/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
12/31/2016
Correos enviados a
la areas
competentes
Coordinador(a)
Grupo de Gestin
Financiera y
Contable.
FECHA
FINALIZACION
Informar cuando se considere Enviar correos electronicos a las areas

la ejecucin del PAC
competentes.
35%
4/1/2016
12/31/2016
Correos enviados a
la areas
competentes
Reuniones estrategicas entre las reas
25%
3/1/2016
11/1/2016
Agenda de
reuniones
50%
3/1/2016
11/1/2016
Bases de datos
25%
3/1/2016
11/1/2016
Plan de accin
50%
3/1/2016
11/1/2016
Generar articulacin
institucional entre las reas del
ministerio para identificar sus Levantamiento de una base de datos con la
necesidades y alcances en informacin de los mercados culturales del
pas.
espacios de circulacin.
Revisin de asignacin de recursos en el
diseo del plan de accin.
Hacer los reportes de seguimiento y pago con
los mercados que se tiene convenio
actualmente.
Desginar un asesor del Grupo
de Emprendimiento para que
acompae los mercados con
los que se tiene convenio
actualmente, as como otros
espacios de circulacin con los
que se acuerden espacios de
Informes de
convenios
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Desginar un asesor del Grupo

de Emprendimiento para que
acompae los mercados con
los que se tiene convenio
actualmente, as como otros
espacios de circulacin con los Divulgar las convocatorias y fechas de los
que se acuerden espacios de mercados en las redes sociales del grupo.
acercamiento.
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
25%
3/1/2016
11/1/2016
Asistir a los espacios acadmicos, reuniones,

ruedas de negocios y dems franjas de la
programacin de los mercados.
25%
3/1/2016
11/1/2016
Participar con charlas sobre el trabajo de las

lneas de accin del GEC en la programacin
acadmica de los mercados.
20%
3/1/2016
11/1/2016
40%
3/1/2016
11/1/2016
Participar en la planeacin
Asesorar los contenidos de las franjas
previa de los mercados,
asesorando los contenidos de acadmicas, proponiendo invitados que
la programacin acadmica. puedan fortalecer el proceso de aprendizaje y
desarrollo de los emprendedores.
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Contenido
difundido en redes
socilaes del grupo
y de los mercaos,
comunicados de
prensa
Informes de
comisiones
Informes de
comisiones
Actas de reuniones
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Participar
en la planeacin
previa de los mercados,
asesorando los contenidos de
ACCION
la programacin
acadmica.
EJECUCION TAREAS
TAREAS
Promover e incentivar que los mercados

desarrollen estrategias de formacin entorno
al emprendimiento cultural a lo largo del ao.
Promover e incentivar reuniones de
encuentro durante el desarrollo de los
mercados culturales.
Generar un espacio fsico o

vitual que permita la discusin
y articulacin entre los
Asesorar unas lneas de accin de
gestores de los mercados
articulacin nacional que promuevan la
culturales del pas
creacin de espacios de intercambio de
bienes y servicios culturales, para diversos
sectores de este campo.
Coordinar estrategias de difusin en redes

sociales.
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
40%
3/1/2016
11/1/2016
40%
3/1/2016
11/1/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Programacin
acadmica
mercados
Actas de reuniones
60%
3/1/2016
11/1/2016
Actas de reuniones
60%
2/1/2016
12/1/2016
Contenidos
difundidos en las
redes sociales y
medios de
comunicacin
Realizar estrategia de
comunicacin a travs de los
diferentes medios de
comunicacin.
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Realizar estrategia de
comunicacin a travs de los
diferentes medios de
Coordinar con oficinas de prensa de FNG y
comunicacin.
Bancldex estrategias de difusin de las
lneas a travs de las pginas web
20%
FECHA INICIO
2/1/2016
FECHA
FINALIZACION
12/1/2016
Aprovechar todos los espacios de

participacin del grupo para socializar las
fuentes de financiacin
20%
2/1/2016
12/1/2016
Visitas a 7 nodos a nivel

nacional de Emprendimiento
Cultural para difundir las lneas
de financiacin con entes
gubernamentales y
emprendedores.
Desarrollar una presentacin detallada de los

mecanismos para acceder a las lneas de
crdito.
10%
2/1/2016
12/1/2016
Realizar una convocatoria local de la mano

de las secretaras de cultura
correspondientes.
90%
A partir de la informacin
obtenida en los informes llevar
a cabo reuniones con los
directivos del FNG y Bancldex
para mejorar las condiciones
de las lneas de crdito.
Preparar un informe que justifique la

necesidad de mejorar las condiciones de las
lneas.
40%
2/1/2016
12/1/2016
60%
2/1/2016
12/1/2016
Llevar a cabo las reuniones correspondientes

para monitorear la accin.
MEDIO DE
VERIFICACION
Contenidos
difundidos en las
redes sociales y
medios de
comunicacin
Informe de
comisiones
N/A
2/1/2016
12/1/2016
N/A
Informe de
comisiones
Actas de reuniones
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Socializacin
Metas tcnicas de trabajo
TAREAS
Programar una reunin semestral para

segumiento de avances.
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
100%
3/1/2016
11/1/2016
20%
3/1/2016
11/1/2016
Particiapacin en las reuniones de las

entidades.
Talleres de identificacin de necesidades.
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Acta de reuniones
Informe de
comisiones
Convocatorias
Talleres
Diseo de herramientas
particulares para las regiones.
50%
3/1/2016
11/1/2016
30%
3/1/2016
11/1/2016
50%
3/1/2016
11/1/2016
Informe de
comisiones
Actas de reuniones
Actas de reuniones
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.
MAPA DE RIESGOS
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Implementacin de la herramienta.
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
50%
3/1/2016
11/1/2016
Informe de
comisiones
50%
2/1/2016
12/1/2016
Bases de datos y
documento de
diagnostico
12/1/2016
Documentos que
reposan en la
pgina del
Observatorio
Diseo de herramientas
particulares para las regiones.
Rastreo de investigaciones
Publicacin y socializacin de
investigaciones.
Divulgacin de las investigaciones
50%
2/1/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
50%
Dar a conocer los resultados de
las investigaciones
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
2/1/2016
12/1/2016
Convocar a reuniones.
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Actas de reuniones
50%
2/1/2016
12/1/2016
Difundir a travs de la web.
50%
2/1/2016
12/1/2016
50%
2/1/2016
12/1/2016
Gestionar alizanzas estrategias Convocar a reuniones con universidades y

para el apoyo de las
agentes del sector.
investigaciones.
Socializacin de los proyectos.
MEDIO DE
VERIFICACION
Contenidos
difundidos en las
redes sociales y
medios de
comunicacin
Actas de reuniones
e informes de
comisin
Informes de
comisin
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
50%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
2/1/2016
12/1/2016
Sensibilizar al sector pblico y

Visitar a la institucionalidad poseedora de la
privado sobre la importancia
informacin
de compartir informacin
relevante
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Actas de reuniones
Contenidos
difundidos en las
redes sociales y
medios de
comunicacin
50%
2/1/2016
12/1/2016
33%
1/1/2016
12/31/2016
Base de proyectos
Revisar y determinar calificacin del estado

de los proyectos y elaborar plan de
contingencia.
33%
1/1/2016
12/31/2016
Semforo de alerta
Solicitar a las dependencias del Ministerio el

concepto de prefactibilidad del Proyecto.
33%
1/1/2016
12/31/2016
Respuesta del rea

correspondiente
Adelantar reuniones de sensibilizacin

Mantener actualizada semanalmente la base
de control de proyectos.
Revisar semanalmente el
estado de avance de las
solicitudes de los proyectos
MEDIO DE
VERIFICACION
Coordinador(a)
Grupo
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Verificacin de la documentacion por fases en

las carpetas
33%
Verificacion de cumplimiento y Revision con el profesional designado a la

calidad de los requisitos el
viabilizacion del cumplimiento del
procedimiento de viabilizacion procedimiento
Elaboracion y aprobacion del acta de
Verificacion de Estudios y Diseos
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
1/1/2016
12/31/2016
1/1/2016
12/31/2016
33%
1/1/2016
12/31/2016
Carpeta de
viabiliacion del
proyecto
12/31/2016
Procedimiento
ISOLUCION Carpetas de
Viabilizacion
1/1/2016
12/31/2016
Procedimiento
ISOLUCION Carpetas de
Viabilizacion
1/1/2016
12/31/2016
1/1/2016
Incluir dentro del listado de Elaborar formato de estudio de titulos

requisitos el Formato para
Estudio de Titulos de propiedad
Seguimiento y control a las

alertas determinadas para
cada uno de los proyectos
50%
Verificacion de cumplimiento de los planes de 100%

contingencia
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Carpeta de
Viabilizacin
33%
50%
Actualizar el procedimiento y el listado

maestro de registros
MEDIO DE
VERIFICACION
Acta de reunin
Acta de reunin
Coordinador(a)
Grupo
Infraestructura
Cultual y
Profesional
designado del
proyecto.
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Seguimiento al cumplimiento
de los tiempos para cada
Elaborar matriz para el control de tiempos de
proceso dentro del
acuerdo a la naturaleza y objeto del proyecto
procedimiento
Revisar y determinar calificacion del estado
de los proyectos y elaborar plan de
contingencia
Verificar el estado de avance
de elaboracion y consecucin Realizar recordatorios (comunicaciones
fisicas, telefonicas y via mail) a las entidades
de documentos del
para la entrega oportuna de los documentos
procedimiento
Solicitar apoyo a las dependencias del
Ministerio para la consecucion del
cumplimiento de los requisitos
Elaboracion de los
requerimientos tecnicos
En conjunto con el abogado asignado, revisar
habilitantes y criterios de
y ajustar los requerimientos tecnicos
escogencia de los proponentes habilitantes y criterios de escogencia de los
proponentes
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
100%
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Matriz de tiempos
1/1/2016
12/31/2016
1/1/2016
12/31/2016 Semaforo de alerta
1/1/2016
12/31/2016 Base de proyectos
1/1/2016
Respuesta del area

12/31/2016 correspondiente
1/1/2016
Proyecto de pliego
de condiciones y
pliego de
condiciones
12/31/2016 definitivo
33%
33%
33%
100%
Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
Cultural Profesional
designado para el
desarrollo del
procedimiento de
viabilizacion y
construccion .
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Revisin y evaluacin de
mejoras en los pliegos
Requerir al profesional
designado a la funcin de
supervisin informacin al
cumplimiento de sus
obligaciones
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
1/1/2016
Proyecto de pliego
de condiciones y
pliego de
condiciones
12/31/2016 definitivo
1/1/2016
1/1/2016
Informe de
12/31/2016 actividades
12/31/2016
Actas de reunin
100%
Coordinar con el grupo de contratos revisin
de los pliegos de condiciones
100%
Solicitud de informes y Verificacin de

informacin
Identificar las posibles fuentes
Gestin ante posibles entidades
de financiacin
Acompaamiento a los entes y

entidades territoriales,
privados, de cooperacin y
organizaciones no
gubernamentales para la
formulacin de proyectos
FECHA INICIO
Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
designado para el
desarrollo del
RESPONSABLEde
procedimiento
SEGUIMIENTOy
viabilizacion
construccion .
Mantener actualizados los formatos para la

presentacin y formulacin de proyectos
100%
50%
1/1/2016
12/31/2016 ISOLUCION
Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
designado para el
desarrollo del
procedimiento de
viabilizacin y
construccin .
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Acompaamiento a los entes y

entidades territoriales,
privados, de cooperacin y
organizaciones no
gubernamentales para la
formulacin de proyectos
FECHA INICIO
50%
Entregar informacin a los entes

Modificacin del plan de accin
Revisin de los proyectos
priorizados y su asignacin de
recurso
Actualizacin de cuadro de ejecucin del plan
de accin
Asistencia obligatoria a las capacitaciones
Solicitar a quien corresponda la programadas
actualizacin y capacitacin de
Aplicacin de la informacin a la ejecucin de
los profesionales
los proyectos
Elaboracin de Evaluacin de Realizar evaluacin de desempeo
Desempeo de acuerdo a los
criterios y obligaciones del
profesional
1/1/2016
50%
1/1/2016
50%
1/1/2016
50%
1/1/2016
50%
1/1/2016
50%
1/1/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA
FINALIZACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador(a)
Grupo de
Acta de reunin y/o
Infraestructura
comunicaciones de
Cultural respuesta y/o
Profesional
formato de
designado para el
encuesta de
desarrollo del
satisfaccin al
procedimiento de
12/31/2016 cliente
viabilizacin y
construccin .
12/31/2016 SIG
Cuadro de
seguimiento
12/31/2016 interno
Control de
12/31/2016
Asistencia
12/31/2016
Plan de
mejoramiento
Formato de
Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
Cultural
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Elaboracin de Evaluacin de
Desempeo de acuerdo a los
criterios y obligaciones del
profesional
50%
Elaborar plan de mejoramiento continuo
Revisin de asignacin de
proyectos y verificar el
cumplimiento del avance en
los mismos
Evaluacin de cargas laborales por

profesional
33%
Identificacin de tipologa de proyectos, zona

de intervencin y avance de proyecto en
ejecucin
33%
Asignacin de proyectos
Evaluar la viabilidad de incluir en el Decreto
1080 de 2015, un paragrafo donde se
establezca que en el acto administrativo por
medio del cual se autoricen las
intervenciones se deber contener la
obligacin que tiene el autorizado junto con
el encargado del proyecto de informar al
ministerio la fecha de inicio de obras, el
cronograma de ejecucin y la entrega de un
Actualizar el procedimiento de informe final
"Autorizacin de intervencin
en bienes de inters cultural
del mbito nacional"
En 2015 se entrego a Sistemas
FECHA INICIO
33%
20%
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
1/1/2016
Formato de
1/1/2016
Matriz de
12/31/2016 profesionales
1/1/2016
Matriz de
1/1/2016
Matriz de
3/1/2016
12/16/2016
Decreto 1080
actualizado
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
Cultural
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
elACCION
procedimiento
Actualizar
de
"Autorizacin de intervencin
en bienes de inters cultural
del mbito nacional"
TAREAS
En 2015 se entrego a Sistemas

el requerimiento para el diseo Incluir dentro del procedimiento de
de un aplicativo Web para la "Autorizacin de intervencin en bienes de
autorizacin de proyectos de inters cultural del mbito nacional" la
intervencin,donde el trmite obligacin de establecer en la resolucin de
se realiza en lnea y se registre autorizacin del proyecto de intervencin, la
el seguimiento a los proyectos presentacin de un informe final al Ministerio
a 2016 Sistemas se encuentra de Cultura, de la ejecucin del proyecto
en fase de diseo y
aprobado por parte del solicitante una vez
construccin on un avance del desarrollado el proyecto
40%
Realizar seguimiento (tcnico)a la

implementacin del aplicativo Web para la
autorizacin de proyectos de intervencin,
donde el trmite se realiza en lnea y se
registre el seguimiento a los proyectos.
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
40%
3/1/2016
12/16/2016
Procedimiento
actualizado en el
apllicativo
40%
3/1/2016
12/16/2016
Actas de reunin
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Direccin de
Patrimonio
Coordinadores de
Grupo
Profesionales y/o
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Desarrollar herramientas para la ejecucin

del programa (instructivos, fichas y
aplicativos)
25%
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
3/1/2016
12/16/2016
Matriz de BIC
Realizar un documento que de lineamientos

para realizar seguimiento al estado de
Formular un Plan de gestin conservacin de BIC.
de riesgo y seguimiento de BIC
25%
3/1/2016
12/16/2016
Documento "Plan
de gestin de
riesgo y
seguimiento de
BIC"
Revisar la gereferenciacin de los Bienes de

Inters Cutural del mbito nacional.
30%
3/1/2016
12/16/2016
Mapa Cultural del

ministerio
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Direccin de
Patrimonio
Coordinadores de
Grupo
Profesionales y/o
Contratistas segn
los temas
Coordinadores de
Grupo
Profesionales y/o
Contratistas segn
los temas
MAPA DE RIESGOS
Formular un Plan de gestin
y seguimiento de BIC
de riesgo
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Actas de reunin
Participacin en comites sectoriales
encaminados la prevencin del la posible
afectacin del fenomeno la nia en
infraestructura patimonial y cultural
Disear un documento de requerimientos

para el ingreso de informacin de inventario
de reas afectadas y zonas de influencia en
Actualizar el procedimiento de centros urbanos
Declaratoria de bienes de
inters cultural del mbito
Nacional
Actualizar el procedimiento de Declaratoria
de bienes de inters cultural del mbito
Nacional
Cartas enviadas a
los municipios
donde hay
inversin de
Ministerio
20%
3/1/2016
12/16/2016
40%
3/1/2016
12/16/2016
Documento
elaborado
60%
3/1/2016
12/16/2016
Procedimiento
actualizado en el
apllicativo
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Realizar mesas de trabajo para actualizacion

de los procedimientos de la Direccin
Documentar los
procedimientos de la Direccin
de Patrimonio asociados al
subproceso de gestin del
patrimonio.
50%
FECHA INICIO
3/1/2016
FECHA
FINALIZACION
12/16/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Procedimientos
documentos
publicados en
ISOLUCION
Direccin de
Patrimonio
Coordinadores de
Grupo
Profesionales y/o
Contratistas segn
los temas
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Documentar los
procedimientos de la Direccin
ACCION
de Patrimonio
asociados al
subproceso de gestin del
patrimonio.
Dilegenciar las fichas de las

etapas procesales.
EJECUCION TAREAS
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Direccin de
Patrimonio
Coordinadores de
RESPONSABLE
Grupo
SEGUIMIENTO
Profesionales y/o
Contratistas segn
los temas
Subir los procedimientos en el aplicativo

Isolucion
40%
3/1/2016
12/16/2016
Procedimientos
documentos
publicados en
ISOLUCION
Divulgar la actualizacin de los

procedimientos
10%
3/1/2016
12/16/2016
Procedimientos
divulgados
Verificar que se diligencien cronologicamente

las fichas de acuerdo con la apertura de
expedientes.
50%
3/31/2016
12/31/2016
Ficha diligenciada
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Dilegenciar las fichas de las

etapas procesales.
Realizar las actividades de

actualizacin requeridas de
acuerdo con la normtividad
vigente.
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Determinar la etapa procesal en la que se

encuentra el proceso
50%
3/31/2016
12/31/2016
Verificar la informacin que esta en la

documentacin antes de incorporarla al
expediente
50%
1/1/2016
12/31/2016
Hoja de Control
expedientes
Diligenciada
Relacionar la documentacin que compone el

expediente
50%
1/1/2016
12/31/2016
Hoja de Control de
expedientes
diligenciada
Participar en actividades de actualizacin en

las normas.
40%
1/1/2016
12/31/2016
25%
1/1/2016
12/31/2016
Replicar al interior del proceso los cambios

normativos y jurisprudenciales.
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Ficha diligenciada
Certificado de
asistencia
Informe de
retroalimentacin
de las actividades
de actualizacin.
Coordinador (a)
Grupo Control
Interno Disciplinario
Coordinador (a)
Grupo Control
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Realizar las actividades de

actualizacin
requeridas de
ACCION
acuerdo con la normtividad
vigente.
EJECUCION TAREAS
TAREAS
FECHA
FINALIZACION
35%
1/1/2016
12/31/2016
Definir el perfil del personal a contratar
50%
1/1/2016
12/31/2016
Contrato prestacin
de servicios
Solicitar el proceso de contratacin

correspondiente
50%
1/1/2016
12/31/2016
Contrato prestacin
de servicios
50%
1/1/2016
12/31/2016
50%
1/1/2016
12/31/2016
100%
1/1/2016
12/31/2016
Replicar a la Secretara General los cambios

normativos y jurisprudenciales.
Contratar personal idneo para

el manejo de la informacin.
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
Informar respecto de la importancia de la

Adelantar la diligencia
reserva legal.
cumpliento con las normas de
reserva legal.
Solicitar el diligenciamiento del formato de
reserva. Legal.
Asegurar la confidencialidad de
la informacin de medios
Disponer de back up de la informacin
electrnicos.
contenida en medios electrnicos
Asegurar la privacidad en el
ingreso a los equipos de
Cambio de contrasea periodicamente
computo.
Informe de
retroalimentacin
de las actividades
de actualizacin.
Formato de reserva
legal diligenciado.
Coordinador (a)
Grupo Control
Formato de reserva
legal diligenciado. Interno Disciplinario
Disco local privado

100%
1/1/2016
6/30/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
No aplica.
MAPA DE RIESGOS
Coordinador (a)
Grupo Control
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Disponer de elementos de
seguridad para garantizar la
privacidad del manejo de los
expedientes.
Ajuste al plan de accin
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
Disponer de gavetas con llave para la

proteccin de expedientes.
50%
1/1/2016
6/30/2016
Disponer de guardas de seguridad en las

instalaciones de las oficinas.
50%
1/1/2016
6/30/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
Gavetas dispuestas
No aplica.
Revisin de las convocatorias a ofertar
35%
10/1/2016
12/30/2016
aprobacin de las
reas de las
convocatorias a
ofertar
revisin del nmero de estmulos por

convocatoria
35%
11/1/2016
12/30/2016
ajuste en el
nmero de
estmulos
revisin de gastos de logstica y tiquetes
30%
11/1/2016
12/30/2016
ajuste en los costos

de logstica y
tiquetes
reunin de seguimiento a cada convenio

vigente
50%
seguimiento a los convenios y

relacionamiento con nuevos Liquidacin de los convenios que no
participen en la convocatoria 2016
socios
firma de convenios con nuevos socios que
participan en la convocatoria 2016
25%
25%
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
10/1/2016
Acta de
10/31/2016 seguimineto
10/1/2016
10/31/2016 Acta de liquidacin
10/1/2016
12/30/2016 Convenio nuevo
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
consolidacin y entrega de informe a cada

Reunin de entrega de balance rea de las convocatorias ofertadas
de convocatorias 2015 y
convocatorias propuestas por retroalimentacin con el rea de los
resultados de cada convocatoria
las reas para el 2016
propuesta de convocatorias para la siguiente
vigencia
imprimir la convocatoria en papel y en cds
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
50%
20%
30%
20%
MEDIO DE
VERIFICACION
informe de cada
convocatoria
9/1/2016
9/30/2016
10/1/2016
10/30/2016
11/1/2016
textos de
12/30/2016 convocatorias
1/1/2016
1/31/2016
Coordinador(a)
RESPONSABLE
Grupo
Programa
SEGUIMIENTO
Nacional de
Estmulos
acta de reunin
contrato de
imprenta nacional
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
realizar en el mes de febrero la presentacin

de la convocatoria en todos los
departamentos
entregar a los asistentes en CD la

convocatoria
asistir a eventos en donde requieran de

informacin sobre la convocatoria
8%
Aumenta el nmero de bibliotecas que

cuentan con TIC
Seleccin de digitadores
capacitacin de digitadores
10%
MEDIO DE
VERIFICACION
2/1/2016
2/1/2016
Listado de
asistentes a la
jornada de
2/28/2016 socializacin
5%
5%
FECHA
FINALIZACION
comisiones de los
asesores y
coordinadora del
2/28/2016 programa
40%
participar en emisoras locales y nacionales

promocionando la convocatoria
Envo a bibliotecas, y casas de cultura de la

convocatoria
FECHA INICIO
registro en prensa
o emisoras locales
2/1/2016
3/30/2016
2/1/2016
invitaciones al
6/30/2016 programa
2/1/2016
2/28/2016 Relacin de envios
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
Informe de geston
MINTIC
2%
10%
2/1/2016
2/15/2016
5%
2/15/2016
2/28/2016
contrato de
prestacin de
servicios
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Supervisin en la cantidad y la informacin

cargada
solicitud de certificacin de inhabilidades a

las entidades adscritas y vinculadas del
Ministerio
revisin de las bases de datos de
funcionarios y contratistas del Ministerio
revisin de la base de datos de los
ganadores de los dos aos anteriores de
convocatorias
Diligenciar la formato de revisin de
documentos administrativos
Diligenciar formato de requisitos para jurado
5%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
2/1/2016
8/30/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
4/1/2016
comunicacin
escrita remitida a
las entidades
adscritas y
vinculadas del
10/31/2016 Mincultura
4/1/2016
10/31/2016
20%
10%
bases de datos
10%
Coordinador(a)
RESPONSABLE
Grupo
Programa
SEGUIMIENTO
Nacional de
Estmulos
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
bases de datos
4/1/2016
10/31/2016
4/1/2016
formato de
documentos
10/31/2016 administrativos
4/1/2016
formato de
documentos para
10/31/2016 jurados
8%
8%
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
si no cumple revisa la jurdica para rechazar y

actualizar en el aplicativo de participantes.
Los encargados en cada rea de
convocatorias revisan los documentos que
entregan los ganadores terminada la
ejecucin del estmulo
FECHA INICIO
4/1/2016
Aplicativo de
estado de
proyectos
10/31/2016 participantes
6/1/2016
remisin al rea de
informes y
documentos de
12/30/2016 ganadores
6/1/2016
Concepto del rea

de la cumplimiento
de deberes del
12/30/2016 ganador
4%
3%
los encargados del rea por convocatoria

elaboran concepto de cumplimiento
2%
En caso de incumplimiento se inicia el

trmite con oficina jurdica para su
declaratoria
2%
Oficina jurdica emite la resolucin de

incumplimiento
3%
El encargado del rea revisa los requisitos

para jurado que estn completos
8%
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
6/1/2016
12/30/2016
6/1/2016
12/30/2016
6/1/2016
12/30/2016
Coordinador(a)
RESPONSABLE
Grupo
Programa
SEGUIMIENTO
Nacional de
Estmulos
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
concepto de
incumplimiento
resolucin
formato
diligenciado
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Si el programa recibe de un ciudadano una

denuncia sobre los documentos presentados
por un participante, el programa con el apoyo
de la oficina jurdica inicia el trmite de
comprobacin o veracidad de documento
denunciado
enviar comunicacin a todas Proyectar la comunicacin
revisar la comunciacion por parte del Jefe de
las dependencias, para
recordarles el manejo de la la Oficina Juridica
entrega de informacin y los Firma y envio de la comunicacin
tiempo de respuesta.
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
denuncia de
ciudadano
2%
25%
6/1/2016
4/15/2016
12/30/2016
4/20/2016
comunicacin
25%
4/21/2016
4/26/2016
comunicacin
50%
4/29/2016
5/2/2016
comunicacin
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos
25%
Radicar la solicitud en la planilla de reparto
Realizar seguimiento a la
respuesta oportuna de los
derechos de peticin
entregar al abogado responsable de darle

tramite
Revisar la planilla verificando la salida de las

solicitudes
1/1/2016
12/31/2016 planilla de reparto
1/1/2016
1/1/2016
25%
50%
Coordinador Grupo
de Asesoria Legal,
Consultas, Derechos
de Peticion
MAPA DE RIESGOS
Realizar seguimiento a la
respuesta oportuna de los
DE MANEJO
derechos de peticin
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
realizar charlas de capacitacion programar las charlas de capacitacion

del marco normativo de los
derechos de peticion
25%
5/5/2016
75%
relizar las capacitaciones
Hacer reuniones de trabajo para la revision

del acto administrativo
Solicitar mediante correo
electronico el acompaamiento
del area tecnica en la revision
FECHA INICIO
6/5/2016
25%
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
Cuadro de
programacion de
5/20/2106 charlas
RESPONSABLE
Coordinador
Grupo
SEGUIMIENTO
de Asesoria Legal,
Consultas, Derechos
de Peticion
registro de
asistentes a la
11/15/2016 charla
registro de
asistentes a la
reunion
Coordinador del
Grupo de Asesoria
Legal, Conceptos,
derechos de
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Solicitar mediante correo

electronico el acompaamiento
del area tecnica en la revision
proyectar el acto administrativo
solicitar el visto bueno del area responsable
mantener una base de datos

con la inforamcion de los actos
administrativo apoyados por la
Oficina juridica
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
30%
acto administrativo
45%
Coordinador del
Grupo de Asesoria
acto administrativo Legal, Conceptos,
derechos de
peticion
50%
cuadro en excel de los actos administrativos
correos electronicos
Enviar correos electronicos a
las areas solicitando la
informacion para sustentar las
actuaciones judiciales
requerimiento del correo
cuadro
25%
correo electronico
25%
correo electronico
Coordinador del
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Enviar
correos electronicos a
las areas solicitando la
informacion para sustentar las
ACCION
actuaciones
judiciales
EJECUCION TAREAS
TAREAS
respuestas a los correos

Mantener cuadro actualizado
de los procesos judiciales
50%
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
contrato vigente
Correo electonico
Correros electronicos a las
areas solicitando informacion
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
correo electronico
100%
Cuadro actualziado de procesos
procurar mantener vigente el

contrato de vigilancia judicial
FECHA INICIO
cuadro
100%
contrato
25%
correo electronico
25%
correo electronico
Coordinador del
Grupo de Defensa
Juridica de la Oficina
Juridica
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
electronicos
Correros
a las
areas solicitando informacion
TAREAS
correo de respuesta
50%
solicitar mediante correos electonicos la

respuesta a los requerimientos
25%
Enviar mediante oficios la solicitud de

Dar respuesta oportuna a los informacion solicitada
requerimientos del Congreso
mantener el az de respuestas actualziado
Cuadro actualziado de la
Agenda Legislativa
FECHA INICIO
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA
FINALIZACION
correo electronico
correo electronico
50%
25%
50%
50%
hacer plan de capacitacion
25%
plan de
capacitacion
25%
comunicacin de
envio del plan
50%
certificaciones
Certificado de asistencia a las capacitaciones
Asesor de Agenda
Legislativa
az
Elaborar un cuadro de seguimiento

mantener el cuadro actualizado
Solicitar a Gestion del Talento

Humano capacitacion del
enviar el plan al grupo de gestion del talento
personal de la oficina juridica humano
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
cuadro
cuadro
Coordinador del
Grupo de Defensa
Juridica de la Oficina
Juridica
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Mantener vigente el contrato

de vigilancia judicial
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
100%
contrato vigente
Envio del correo electronio
contrato
20%
correo electronico
10%
correo electronico
20%
correo electronico
normograma actualziado
50%
elaboracion del cuadro de responsables
30%
Correo electronico del Jefe de

la Oficina a los responsables
verificacion de lectura del correo
solicitando la actualizacion del
normograma
Cuadro de designacion de
correo electronio a cada abogado
abogado por area para el
responsable del normograma
acompaamiento de la
actualziacion del normogrma verificacion de la concertacion del abogado
con el area
Contrato vigente de
actualizacion normativa
Coordinador del
Grupo de Defensa
RESPONSABLE
Juridica
de la Oficina
SEGUIMIENTO
Juridica
copia contrato
30%
40%
100%
cuadro del
normograma
cuadro
correo electronico
correo electronico
contrato
abogado
responsable del
normograma
MAPA DE RIESGOS
abogado
responsable del
normograma
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Contrato vigente de
actualizacion normativa
copia contrato
100%
Documentacin, aprobacin,
codificacin y comunicacin Documentar del procedimiento
del procedimiento de
mantenimientos preventivos y Diseo de formatos para programacin y
control de mantenimientos.
correctivos.
Fortalecer mediante
socializaciones las condiciones
generales y responsabilidades Socializar procedimiento de contratacin y
para definir especificaciones elaboracin de estudios previos
tcnicas dentro de procesos de
contratacin
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
contrato
50%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
50%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
12/29/2016
Correo electrnico,
listado de
asistencia o el que
se defina segn
conveniencia
identificada
100%
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
8/22/2016
Director Teatro
Coln
Documentacin, aprobacin, Documentar el procedimiento
codificacin y comunicacin
del procedimiento de de
alquiler del Teatro Coln
50%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
MAPA DE RIESGOS
Director Teatro
Coln
DE MANEJO
Documentacin,
ACCIONaprobacin,
TAREAS
Disear formato(s) para entrega y recibo de
espacios del Teatro Coln
mantenimientos preventivos y
correctivos.
codificacin y comunicacin de
los procedimientos de alquiler,
producciones y coproducciones
del Teatro Coln que incluya
punto de control
Creacin de un calendario
general de actividades de
todos los espacios del teatro
EJECUCION TAREAS
%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
50%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Documentar el procedimiento
50%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Disear formatos para programacin y

control de mantenimientos.
50%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Documentar responsabilidad y periodicidad

en la actualizacin de rider tcnico
Definir responsable de comunicar interna y
externamente el rider tcnico
100%
8/22/2016
12/29/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Publicacin en
Isolucion
Publicacin en
Isolucion
100%
8/22/2016
12/29/2016
Comunicar a todos los servidores del teatro

los roles de cada uno dentro de los procesos
50%
8/22/2016
12/29/2016 Correo electrnico
Comunicar los procedimientos que se

documenten.
50%
8/22/2016
Definir y documentar responsables de

actualizacin de programaciones
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Director Teatro
Coln
MAPA DE RIESGOS
Director Teatro
Coln
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
todos los espacios del teatro Cargar la informacin
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
En herramienta
creada
33%
8/22/2016
12/29/2016
Comunicar a todos los servidores el lugar y

disponibilidad del calendario
34%
8/22/2016
Incluir el formato de lanzamiento de boletera

como registro externo.
25%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
25%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
25%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
25%
8/22/2016
Documentacin, aprobacin, Caracterizar el procedimiento

Cargar en isolucion
Comunicar procedimiento a servidores
pblicos del subproceso
Remitir va correo electrnico a los servidores

Comunicar el procedimiento. pblicos del suproceso, la documentacin
referente al procedimiento P-GCC-004
100%
8/22/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Director Teatro
Coln
MAPA DE RIESGOS
Director Teatro
Coln
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
los procedimientos de alquiler, Incluir actividad de verificacin de activacin
producciones y coproducciones de boletera en procedimiento documentado
del Teatro Coln que incluya la
actividad de verificacin
Revisar, ajustar, codificar, aprobar, cargar
formato de propuesta artstica
100%
FECHA INICIO
8/22/2016
FECHA
FINALIZACION
12/29/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
25%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
25%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Comunicar documentacin vinculada a

procedimiento a servidores pblicos del
subproceso
25%
8/22/2016
12/29/2016
Correo electrnico
Revisar y ajustar formato de propuesta

artstica
25%
8/22/2016
12/29/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Publicacin en
Isolucion
25%
Revisin, ajuste, aprobacin,

Elaboracin de gua para presentacin de
codificacin y cargue de
Formato de propuesta artstica, propuesta artstica
gua y lista de chequeo
Elaboracin de lista de chequeo de
asociados.
verificacin de propuesta artstica

Formato de propuesta artstica,
asociados.
Publicacin en
Isolucion
Director Teatro
Coln
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS

Elaborar gua para presentacin de propuesta
Formato de propuesta artstica,
artstica
Elaborar lista de chequeo de verificacin de
asociados.
propuesta artstica
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
25%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
25%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Comunicar documentacin a servidores

25%
8/22/2016

33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
34%
8/22/2016
Cargar la informacin
Comunicar procedimiento a servidores
Comunicar procedimiento,
verificar versin actual de
normograma, realizar
seguimiento a la actualizacin Verficar y actualizar la versin vigente del
normograma para el subproceso
del normograma
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Director
RESPONSABLE
Teatro
SEGUIMIENTO
Coln
Director Teatro
Coln
MAPA DE RIESGOS
Comunicar procedimiento,
verificar versin actual de
normograma, realizar
DE MANEJO
seguimiento a la actualizacin
del normograma
ACCION
EJECUCION TAREAS
TAREAS
Comunicar programacin mensual de

actualizacin del normograma
Remitir va correo electrnico a los servidores
pblicos del suproceso, la documentacin
Comunicar el procedimiento.
referente a los procedimientos P-GCC-014 y
P-GCC-015
Caracterizar el procedimiento
programacin de espectculos
Cargar la informacin
Formato de propuesta
acadmica, gua y lista de
chequeo asociados.
34%
100%
100%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
8/22/2016
12/29/2016
8/22/2016
8/22/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
Director Teatro
RESPONSABLE
Coln
SEGUIMIENTO
Correo electrnico
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Revisar y ajustar formato de propuesta

artstica
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Elaborar gua para presentacin de propuesta

artstica
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Elaborar lista de chequeo de verificacin de

propuesta artstica
33%
8/22/2016
12/29/2016
Publicacin en
Isolucion
Director Teatro
Coln
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Participacin en la reuniones en el Plan de

Manejo Presupuestal lideradas por la
Mantener el control existente
Secretaria General (Plan Anual de
Adquisiciones y Contratacin).
Realizar capacitaciones
trimestrales al equipo de
trabajo
67%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
1/4/2016
12/30/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
Actas de Reuniones
y/o Control de
Asistencia
Programar capacitacin SECOP II
5%
1/4/2016
12/30/2016
Agenda Outlook
Gestionar logistica sesiones de capacitacin
5%
1/4/2016
12/30/2016
Agenda Outlook
23%
1/4/2016
12/30/2016
Listados de
Asistencia
67%
1/4/2016
12/30/2016
Actas de Reuniones
y/o Control de
Asistencia
50%
1/4/2016
12/30/2016
Cuadro de Control
Realizar Capacitacin
proceso de convocatoria
pblica verificar en la base de Documentar en el procedimiento la
procesos (Bitcora) que no se asignacin de nmero de proceso de
haya adelantado uno
seleccin.
anteriormente con el mismo
Revisin sobre el nmero de contratos,
Disponer de un archivo fsico
convenios y contratos producto de los
donde se evidencia la
diferentes procesos de contratacin, se
recepcin de cada solicitud.
liquiden en los tiempos definidos.
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador
Contratos y
Convenios
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
profesionales de otras reas

para que apoyen el proceso
contractual en los ciclos de
contratacin que presentan
Generar reunines con jefes y cordinadores

de rea
Establecer flujo de trabajo
Mantener aplicacin del control
N.A.
50%
N.A.
N.A.
FECHA INICIO
4/1/2016
FECHA
FINALIZACION
12/30/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
Cuadro control en
excel
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador
Contratos y
Convenios
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Establecer puntos de control

para evidenciar la publicacin
oportuna en el SECOP
TAREAS
Enviar el enlace de SECOP cada vez que se

registre el proceso de contratacin
respectivo,al abogado responsable para su
verificacin
Publicacin de Adendas dentro del trmino

establecido por Colombia Compra Eficiente y
remitir al responsable el enlace e imprimir el
pantallazo como evidencia de su publicacion
Disponer del archivo de indisponibilidad del

Sistema Electrnico de Contratacin Pblica
SECOP I Y II
Seguimiento al cronograma de cada proceso
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
25%
1/4/2016
12/30/2016
25%
1/4/2016
12/30/2016
25%
1/4/2016
12/30/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Correos enviados
Pantallazo de
publicacion en el
SECOP
Certificado
de
Indisponibilidad
Bitcora
Coordinador
Contratos y
Convenios
MAPA DE RIESGOS
Establecer puntos de control
para evidenciar la publicacin
oportuna en el SECOP
Coordinador
Contratos y
Convenios
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Seguimiento al cronograma de cada proceso

(Bitacora)
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
25%
1/4/2016
12/30/2016
Bitcora
actualizada
Generar un control de alertas para llevar a

cabo el control de prestamo de los
expedientes fisicos contractuales
20%
4/1/2016
12/30/2016
Matriz
Correos mensuales enviados para recordar la

entrega de expedientes
20%
4/1/2016
12/30/2016
Correos
12/30/2016
Tranferencias con
el Formato nico
de gestin
documental
Implementar la propuesta y las

polticas de operacin al
interior del grupo de convenios Realizar las transferencias programadas en el
ao por el Grupo de Archivo y
y contratos de acuerdo con el
Correspondencia
alcance y los recursos
disponibles del grupo. *
Depuracin ao 2013 - 2014
20%
4/1/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador
Contratos y
Convenios
MAPA DE RIESGOS
Implementar la propuesta y las
de operacin al
interior del grupo de convenios
y contratos de acuerdo con el
ACCION
alcance y los recursos
disponibles del grupo. *
Depuracin ao 2013 - 2014
DE MANEJO
polticas
EJECUCION TAREAS
TAREAS
Actualizacin diaria del inventario

documental
Realizar las transferencias programadas en el

ao por el Grupo de Archivo y
Correspondencia
20%
20%
Verificar los estudos del mercado que hayan

sido radicados por el (SIG)
Asignar a los profesionales del
Grupo la revisin de cada una
de las solicitudes de EP para
que se verifique los estudios
de mercado realizado por las
dependendencias del
Ministerio.
condiciones, requisitos tcnicos
y financieros proporcionales al
objeto a contratar, as como
cada uno de los responsables del proceso,

solicita y/o recuerda a las diferentes
dependencias (Solicitante) del Ministerio,
100%
100%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
12/30/2016
Inventario
documental
actualizado
4/1/2016
12/30/2016
Transferencias en
los tiempos
establecidos por el
Grupo de Archivo y
Correspondencia.
4/1/2016
12/30/2016
4/1/2016
12/30/2016
4/1/2016
12/30/2016
4/1/2016
12/30/2016
4/1/2016
Alertas del SIG a

traves de correos
electrnicos.
Pliegos de
Condiciones
Coordinador
Contratos y
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Convenios
Coordinador
Contratos y
Convenios
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
objeto a contratar, as como

pluralidad de metodologias
para la escogencias y
dependencias (Solicitante) del Ministerio,

para que se adelanten los ajustes
correspondientes, dentro de trminos
Gestionar por parte del responsable de cada
proceso ante la respectiva dependencia, para
Elaborar los modelos de pliego que se realicen los ajustes tanto sobre
de condiciones por cada
especificaciones tcnicas de bien y/o servicio
modalidad de seleccin
a adquirir.
(Licitacin, seleccin
Abreviada, Concurso de
mritos, Contratacin Directa y
Mnima cuanta) observando lo Todos las aprobaciones de pliegos, incluir el
exigido en las normas que
con el Vo.Bo. Del Coordinador del Grupo de
regulan la materia as como la
Contratos y Convenios
plataforma SECOP II.
Solicitar al rea la informacin de la persona

Alertas SIG a traves de correo el
encargada de realizar la supervisin
Inclusin del Visto Bueno del

Coordinador del Grupo de
Contratos y Convenios en
todas Adendas que afecten los
diferentes procesos de
contratacin
Incluir en los pliegos de condiciones,

requisitos tcnicos y financieros
proporcionales al objeto a contratar, as como
pluralidad de metodologias para la
escogencias y calificacin de las ofertas.
100%
MEDIO DE
VERIFICACION
12/30/2016
Pliegos de
Condiciones
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador
Contratos y
Convenios
4/1/2016
12/30/2016
Pliego de
Condiciones
ajustados a cada
uno de los
procesos de
contratacin
existentes
4/1/2016
12/30/2016
Alertas del SIG a

traves de correos
electrnicos.
FECHA INICIO
4/1/2016
FECHA
FINALIZACION
50%
50%
50%
50%
4/1/2016
12/30/2016
Adendas con Vo.Bo.

Por el Coordinador
de Contratos y
Convenios
Coordinador
Contratos y
Convenios
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
ACCION
Incluir en los pliegos de condiciones,

requisitos tcnicos
y financieros
TAREAS
proporcionales al objeto a contratar, as como
pluralidad de metodologias para la
escogencias y calificacin de las ofertas.
Inclusin del Visto Bueno del

Coordinador del Grupo de
Contratos y Convenios en
todas Adendas que afecten los
diferentes procesos de
contratacin
Implementar los controles identificados
EJECUCION TAREAS
%
50%
40%
Documentar/estandarizar los controles para

las convocatorias para la entrega del material
Fortalece el control de impacto.
bibliogrfico y audiovisual a tiempo; y demas
40%
20%
Coordinador
RESPONSABLE
Contratos y
SEGUIMIENTO
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
4/1/2016
12/30/2016
Adendas con Vo.Bo.

Por el Coordinador
de Contratos y
Convenios
12/31/2016
Registros definidos
en los
procedimientos
mencionados
12/31/2016
Resultados de
auditorias internas
o seguimientro
directo registrado
en este documento Directora de Artes
12/31/2016
Registros definidos
en los
procedimientos
existentes
3/29/2016
Mantener y monitorear la
ejecucin de los controles
identificados
Monitorear el cumplimiento de la
implementacin
MEDIO DE
VERIFICACION
3/29/2016
3/29/2016
Convenios
MAPA DE RIESGOS
Directora de Artes
DE MANEJO

TAREAS
las convocatorias para
la entrega del material
bibliogrfico y audiovisual a tiempo; y demas
ACCION
EJECUCION TAREAS
%
20%
33%
FECHA
INICIO
3/29/2016
3/29/2016
FECHA
12/31/2016
FINALIZACION
Registros
definidos
MEDIO DE
en
los
VERIFICACION
procedimientos
existentes
12/31/2016
Registros definidos
en los
procedimientos
mencionados
12/31/2016
Resultados de
auditorias internas
o seguimientro
directo registrado Directora de Artes
en este documento
12/31/2016
Registros definidos
en los
procedimientos
existentes
identificados
implementacin

producciones o envios con fallas menores.
33%
33%
3/29/2016
9/29/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
MAPA DE RIESGOS
Directora de Artes
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS los
Documentar/estandarizar
controles para
producciones o envios con fallas menores.
33%
50%
FECHA
INICIO
9/29/2016
3/29/2016
FECHA
12/31/2016
FINALIZACION
Registros
definidos
MEDIO DE
en
los
VERIFICACION
procedimientos
existentes
12/31/2016
Registros definidos
en los
procedimientos
mencionados
identificados
Directora de Artes
implementacin
Participar en los Comites de Conciliacin

programados.
Mantener la implementacin
del control vigente
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
50%
3/29/2016
12/31/2016
Resultados de
auditorias internas
o seguimientro
directo registrado
en este documento
25
6/1/2016
12/31/2016
Actas del Comit

archivadas por
Jurdica
Director de
Poblaciones
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
del control vigente
Fortalecer el control vigente
Revisar protocolo de vigilancia

de cada una de las sedes con
el fin de realizar mejoras en el
acceso.
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
6/1/2016
12/31/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
Hacer seguimiento a la programacin

acordada con la Oficina Jurdica.
25
Generar una mesa de trabajo periodica para

documentar actividades y responsables del
Comit.
25
9/5/2016
12/31/2016
Solicitud a Juridica
Hacer seguimiento a la publicacin de los

estndares acordados en la mesa de trabajo
periodica, si aplica.
25
11/1/2016
12/31/2016
Segn aplique
registro del
documento.
Revisar protocolo de vigilancia
Bloqueo de agenda
Director de
Poblaciones
50%
1/1/2016
12/30/2016
Actas de reunin
Priorizar ubicacin de las

cmaras en las sedes del
Ministerio de Cultura.
Mantener las acciones
adelantadas con la empresa de
vigilancia, tanto en el control
de acceso como en los
elementos dejados en el
Centro de Monitoreo.
Monitoreo de camaras permanentes
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
50%
1/1/2016
12/30/2016
Registro camaras
Coordinador Grupo
de Gestin
Administratriva y de
Servicios
MAPA DE RIESGOS
Priorizar ubicacin de las
cmaras en las sedes del
Ministerio de Cultura.
DE MANEJO
Mantener las acciones

adelantadas con la empresa de
ACCION
vigilancia, tanto
en el control
de acceso como en los
elementos dejados en el
Centro de Monitoreo.
Monitoreo de camaras permanentes
50%
TAREAS
Seguimiento de entrega de
insumos segn planes de
necesidades
Soporte de entregas de Sapiens
Revisin y actualizacin de
procedimientos de manejo de
inventarios.
Aplicar procedimientos de manejo de

invetarios
100%
33%
EJECUCION TAREAS
1/1/2016
12/30/2016
FECHA INICIO
1/1/2016
1/1/2016
FECHA
FINALIZACION
12/30/2016
12/30/2016
Registro camaras
MEDIO DE
VERIFICACION
Coordinador Grupo
de Gestin
Servicios
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
Planillas de entrega
de Gestin
firmadas
Servicios
Procedimiento
actualizado en
Isolucion
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
ACCION
TAREAS
Revisin y actualizacin de
procedimientos de manejo de
inventarios.
Aplicar procedimientos de manejo de

invetarios
33%
Replicar ejercicio realizado en

museos de Bogot para los
Museos fuera de Bogot.
Plan de actualizacin de inventario de

museos
33%
6/1/2016
12/30/2016
Coordinador Grupo
de Gestin
Correo electrnico
Servicios
Plan de actualizacin de inventario de

museos
33%
6/1/2016
12/30/2016
Correo electrnico
12/30/2016
Coordinador Grupo
Certificaciones de
de Gestin
cumplimiento
Servicios
Replicar ejercicio realizado en

museos de Bogot para los
Museos fuera de Bogot.
Supervisin y Seguimiento al
Seguimiento al cumplimiento de los contratos
cumplimiento de los contratos
de mantenimiento
de mantenimiento
36%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
1/1/2016
12/30/2016
1/1/2016
Procedimiento
actualizado en
Isolucion
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
SupervisinACCION
y Seguimiento al
TAREAS
Seguimiento al cumplimiento
de los contratos
cumplimiento de los contratos
de mantenimiento
de mantenimiento
Capacitar a las personas que

laboran en el Programa
Nacional de Concertacin en
Realizar dos talleres de capacitacin para
cada una de las etapas del
todas las personas que laboran en el PNCC
proceso segn las
convocatorias.
Realizar segunda revisin a la Verificar, por un evaluador diferente al inicial,
totalidad de los proyectos
la revisin adelantada a los proyectos
recibidos en las convocatorias
presentados
participacin, tablas de
Elaborar cronograma general
requisitos de acuerdo con la
Analizar y actualizar el marco legal
naturaleza jurdica del
Revisar insumos de otras reas del Ministerio
proponente y formulario con
de Cultura y del Programa Nacional de
orientaciones para el
Concertacin
diligenciamiento de cada uno
Definir el indicador de disponibilidad
Implementar un indicador de
Medir peridicamente el indicador de
disponibilidad de los servicios
disponibilidad
tecnolgicos del Ministerio
Evaluar los resultados de las mediciones del
indicador
Identificar las funciones del comit
Implementar un comit interno
EJECUCION TAREAS
%
Coordinador
Grupo
MEDIO DE
RESPONSABLE
Certificaciones
de
de
Gestin
VERIFICACION
SEGUIMIENTO
cumplimiento
Servicios
36%
FECHA
INICIO
1/1/2016
FECHA
12/30/2016
FINALIZACION
35%
7/1/2016
8/30/2016
Listados de
asistencia
40%
10/1/2016
12/30/2016
Formatos de
verificacin de
documentos
25%
5/15/2106
9/30/2016
Cronograma
Cuadro de anlisis
Cuadro de insumos
40%
4/1/2016
4/29/2016
Hoja de Vida del

Indicador
30%
4/1/2016
12/30/2016
Informe
30%
4/1/2016
12/30/2016
Acta de Reunin
40%
4/1/2016
4/15/2016
Acta de Reunin
Coordinadora del
Grupo Programa
Nacional de
Concertacin
Coordinador Grupo
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Definir la periodicidad
Socializar
20%
20%
FECHA
FINALIZACION
4/18/2016
5/10/2016
5/6/2016
5/20/2016
Acta de Reunin
Acta de Reunin
Implementar un comit interno

tecnolgico
20%
5/23/2016
5/31/2016
Documento
implementado en
Isolucin
40%
4/4/2016
4/15/2016
Acta de Reunin
20%
20%
4/4/2016
4/18/2016
4/15/2016
12/30/2016
Acta de Reunin
Informe
Evaluar los resultados
20%
4/18/2016
12/30/2016
Acta de Reunin
Revisar la efectividad de los controles

implementados.
30%
4/1/2016
12/30/2016
Informe
Revisar periodicidad de ejecucin
30%
4/1/2016
12/30/2016
Informe
Implementar en Isolucin
Revisar la mejora de los

MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
Identificar que controles pueden

Automatizarse
Revisar la periodicidad de ejecucin.
Medir la efectividad de los cambios
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
de Gestin de
Sistemas e
Informtica
Coordinador Grupo
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
de Gestin de
Sistemas e
Informtica
30%
4/1/2016
12/30/2016
Informe
40%
4/1/2016
12/30/2016
Acta de Reunin
Revisar la efectividad de los controles

implementados.
30%
4/1/2016
12/30/2016
Informe
Monitoreo de Controles
30%
4/1/2016
12/30/2016
Informe
Coordinador Grupo
de Gestin de
Sistemas e
Informtica
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
de los controles actuales
TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Coordinador Grupo
de Gestin de
Sistemas e
Informtica
30%
4/1/2016
12/30/2016
Informe
40%
4/1/2016
12/30/2016
Acta de Reunin
Implementar el manual de conservacin

preventiva
50%
1/1/2016
12/30/2016
Planillas de
conservacin
preventiva
Ejecutar las actividades medioambientales

del SIC
Continuar desarrollando comits

interdisciplinarios para controlar la
desarticulacin de las reas.
50%
1/1/2016
12/30/2016
Directores Museos /
Informes de
Delegados
condiciones
medioambientales
en Colecciones
Colombianas.
50%
1/1/2016
12/30/2016
Actas de comit en
direccin
Directores Museos /
Delegados
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Continuar desarrollando comits

interdisciplinarios para controlar la
desarticulacin de las reas.
Continuar solicitando a los supervisores de
apoyo la exigencia de entregas previas a la
fecha de necesidad real.
Mantener la implementacin Garantizar la contratacin de los asesores en

la vigencia.
Implementar el procedimiento de registro
50%
FECHA INICIO
1/1/2016
FECHA
FINALIZACION
12/30/2016
Actas de comit en
direccin
50%
1/1/2016
12/30/2016
Actas de comit de
exposiciones
temporales.
100%
1/1/2016
12/30/2016
Cumplidos de los
contratos
50%
1/1/2016
12/30/2016
Registro en
Colecciones
colombianas
Seguir supervisando los resultados a travs
de a revisin independiente mensualmente.
MEDIO DE
VERIFICACION
50%
1/1/2016
12/30/2016
Informe de
verificacin
mensual de piezas
inventario
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Directores Museos /
Delegados
Directores Museos /
Delegados
Directores Museos /
Delegados
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Garantizar la contratacin del equipo de

vigilancia
25%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
1/1/2016
12/30/2016
Supervisar la implementacin de
procedimientos, protocolos y consignas
Fortalecer las acciones

correctivas ante una
materializacin, que puedan
disminuir el impacto para
identificar controles que
reduzcan la zona de riesgo
residual.
25%
1/1/2016
12/30/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Cumplidos de los
contratos
Actas de reunin
donde
retraolimentamos
al personal de
vigilancia
Convocar a una mesa de trabajo para

determinar actividades a desarrollar.
25%
1/1/2016
8/30/2016
Cronograma de
actividades
Desarrollar las actividades planificadas
25%
9/1/2016
12/30/2016
Por definir
Continuar con la determinacin justa del

precio de las obras a adquirir
25%
1/1/2016
12/30/2016
Actas de comit de
adquisiciones
Directores Museos /
Delegados
Directores Museos /
Delegados
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Tomar las decisiones de compra a travs del

comit de adquisiciones.
Validar la aplicacin de los controles
existentes en los museos del Ministerio de
Deteminar posibles acciones
Culturalas actividades que
para mitigar la probabilidad de Determinar y documentar
ocurrencia del riesgo
se evaluen como viables para reducir la
probabilidad de materializacin del riesgo.
Implementar las verificaciones establecidas
en el procedimiento de investigacin y
curaduria de las colecciones.
Validar el cumplimiento de los tiempos lmite

para publicacin
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
25%
1/1/2016
12/30/2016
25%
1/1/2016
8/30/2016
25%
9/1/2016
12/30/2016
Documentos del
proceso ajustados
100%
1/1/2016
12/30/2016
Colecciones
colombianas
12/30/2016
Correo electrnico
determinando
fechas lmite para
la entrega
30%
1/1/2016
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Actas de comit de
adquisiciones
Directores Museos /
Delegados
Acta reunin
museos
Directores Museos /
Delegados
Continuar con las revisiones por parte del

responsable en el rea de comunicaciones.
30%
1/1/2016
12/30/2016
Soportes de la
revisin de la
Directores Museos /
programacin
Delegados
antes de imprimir.
Garantizar la contratacin de personal de

comunicaciones que garantice la divulgacin
de los servicios de los museos.
40%
1/1/2016
12/30/2016
Cumplidos de los
contratos
MAPA DE RIESGOS
Directores Museos /
Delegados
DE MANEJO
ACCION
EJECUCION TAREAS
Garantizar la contratacin
TAREAS de personal de
comunicaciones que garantice la divulgacin
de los servicios de los museos.
40%
FECHA
INICIO
1/1/2016
12/30/2016
FINALIZACION
FECHA
Cumplidos
de los
VERIFICACION
contratos
Generar mesas de trabajo para la articulacin

de una poltica integral de colecciones.
25%
8/1/2016
8/30/2016
Actas de reunin
Consolidar una poltica integral y publicarla.
25%
9/1/2016
9/30/2016
Poltica integral
publicada
MEDIO DE
de los controles propuestos
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Directores Museos /
Delegados
Implementar la poltica y hacerle
seguimiento.
25%
10/1/2016
12/30/2016
Por definir
Mantener el contrato de arrendamiento de

las bodegas en el AGN
25%
1/1/2016
12/30/2016
Cumplidos de los
contratos
Implementar y mantener las acciones

formuladas en el procedimiento
100%
10/20/2016
12/30/2016
Por definir
Dirtectores Museos /
Delegados
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS
Mantener los controles

existentes
Elaborar protocolos de asesoras municipales

y departamentales
Realizar una reunin de capacitacin para

asesores territoriales

existentes
MEDIO DE
VERIFICACION
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
50%
1/1/2016
6/30/2016
Dos Protocolos de
Asesora
elaborados
20%
1/1/2016
1/31/2016
Listados de
asistencia
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Director de Fomento
Regional

existentes
Elaborar las fichas de los municipios y

estados situacionales
30%
1/1/2016
12/31/2016
1.000 Fichas
muniicpales y 63
estados
situacionales
elaborados
Director de Fomento
Regional
MAPA DE RIESGOS
existentes
Elaborar las fichas de los municipios y

estados situacionales
30%
ACCION
TAREAS

existentes
Elaborar las guas de diligenciamiento de las

fichas municipales y de los estados
situacionales
40%
DE MANEJO
1/1/2016
12/31/2016
EJECUCION TAREAS
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
1/1/2016
6/30/2016
1.000 Fichas
muniicpales y 63
estados
situacionales
elaborados
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Dos guas
elaboradas
Director de Fomento
Regional

existentes
Revisar las fichas municipales
60%
1/1/2016
12/31/2016
1.000 fichas
municipales
elaboradas
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS

existentes
Fijar con el socio estratgico los contenidos,

metodologa y modalidad de la oferta de
formacin
33%
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
1/1/2016
6/30/2016
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Un Brochure de la
oferta de formacin
Director de Fomento
Regional
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
TAREAS

existentes
Implementar acciones de seguimiento y

acompaamiento a los participantes
33%
7/1/2016
12/31/2016

existentes
Seleccionar a los participantes de acuerdo

con las variables definidas
33%
1/1/2016
6/30/2016
FECHA INICIO
FECHA
FINALIZACION
MEDIO DE
VERIFICACION
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Un entorno virtual Director de Fomento

Regional
de desarrollo del
curso
implementado
Ficha tcnica de
seleccin de
admitidos
Regional
MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

ACCION
existentes
Seleccionar a los participantes de acuerdo

TAREAS definidas
con las variables
33%
%
EJECUCION TAREAS
1/1/2016
FECHA INICIO
6/30/2016
FECHA
FINALIZACION
Ficha tcnica de
seleccin
de
MEDIO DE
VERIFICACION
admitidos
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
DESCRIPCION DEL AVANCE
Se publico en isolucion el dia 25 de julio de 2016
Se enviaron correos diariamente de acuerdo a las

alertas recibidas.
40%
SI
1,6 % de las
peticiones recibidas
1. Describa el evento
en el primer
presentado 2. Genere una accin
semestre se
correctiva en isolucion 3. Realice
resolvieron fuera del
nuevamente el proceso de
trmino legal,
analisis de riesgo
materializndose el
riesgo
Se realizaron llamadas como recordatorio de las

solicitudes prximas a vencer, cuando no fue
efectivo el correo electrnico enviado.
Se realiz visita al Despacho de la Viceministra y
la Direccin de Patrimonio como alarma de las
solicitudes prximas a vencer, por no haber sido
efectivos los correos electrnicos enviados, ni las
llamadas realizadas.
Pgina 4 de 6
SI
SE PRESENTO EL
EVENTO
Cdigo: F-OPL-026
Versin:
1,6 %3de las
Fecha:
01/Mar/2016
peticiones
recibidas
en el primer
semestre se
resolvieron
fuera del
SEGUIMIENTO
1
trmino legal,
analisis de riesgo
MATERIALIZACIN
RIESGO
materializndose el
riesgo
AVISO ALERTA
DESCRIPCION EVENTO
PLAN MANEJO
% AVANCE
Se hicieron varias consultas con algunas

dependencias.
5%
Se hicieron varias consultas con algunas

dependencias.
5%
Se devolvio y se asigno a la dependencia

correspondiente en el menor tiempo posible
Se realizo comunicacin telefonica con la
Direccin de Artes, Patrimonio, Oficina Juridica y
Gestin
Humana, intermitencias durante este
No se presentaron
periodo
No se presentaron intermitencias durante este
periodo
Se publico en isolucion el dia 25 de julio de 2016
40%
NO
Se realizo la capacitacion el 16 de junio de 2016

Se envio el correo para la publicacion de la
politica para ser divulgado a travs de enlace el
dia 5 de agosto
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
40%
NO
SE PRESENTO
EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se envio correo el dia 17 de junio de 2016
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se esta actualizando el Manual del servicio al

ciudadano con los ltimos parametros dados por
el DNP
2%
Presentacin de la Metodologia del PNSC Marzo1

2016 12 personas, Herremientas de medicin de
la percepcin, 30 personas marzo1 de 2016,
Capacitacin de centro de relevos 10 personas
20 de abril 2016
NO
0%
0%
0%
Esta en consideracin de este Grupo la propuesta

para los incentivos y presentacin al Secretario
General.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
10%
Se envi la solicitud al Grupo de Gestin de

Sistemas e Informtica a travs de correo
electrnico el 03/08/2016
Se envo el correo 08/08/2016
10%
NO
N.A.
Se envi un magic a la seccin administrativa el

29/07/2016. Estn arreglando las chapas de los
estantes.
30%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
N.A.
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
30%
El archivo de los discos duros se realiza

constantemente cada vez que hay registros
fotogrficos o audiovisuales
Constantemente se realiza este trabajo cada vez

que hay registros.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se convoc a 3 reuniones: 29 de febrero; 13 de

junio y 26 de julio.
25%
Se realizaron 3 reuniones: 16 de marzo; 16 de

junio y 28 de julio.
Existen actas y registro de asistencia y se
encuentran en la carpeta de reuniones ubicada
en el escritorio de la secretraia ejecutiva de la
Oficina de prensa.
Se han realizado alrededor de 50 reuniones. La
periodicidad de estas reuniones se realizan de
acerdo con la coyuntura periodstica.
20%
Se desarrollaron estrategias y se escribieron
boletines de prensa: Dia de la Danza, Da del
Teatro, Celebra la Danza, 20 de julio,, entre otros.
NO
0%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
0%
Se enviaron 10 magic reportando fallas con

radicados 82.356-88.111-88.166-84.850-85.71384.013-89.044-87.53387.536-90.73550%
SI
Se presentaron fallas
tcnicas
analisis de riesgo
Se enviaron 21 correos reportando fallas 25

enero, 28 enero, 1 febrero, 8 febrero, 9 febrero,
10 febrero, 17 febrero, 18, ferbnrero, 18 de
febrero, 19 de febrero, 3 marzo, 30 marzo, 30
marzo, 3 de mayo, 6 mayo, 6 mayo, 10 mayo, 1
junio, 11 julio, 10 agosto, 11 agosto,.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SI
SE PRESENTO EL
EVENTO
SEGUIMIENTO 1
Se presentaron fallas
tcnicas
analisis
riesgo
AVISO de
ALERTA
DESCRIPCION EVENTO
PLAN MANEJO
% AVANCE
50%
Creacin Chat WhatsApp. Envos desde las

cuentas personales o institucionales de los
periodistas.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se adelant la actualizacin del procedimiento en

el Aplicativo ISOLUCION
70%
El manual se remiti en su borrador final para la

revisin y aprobacin de Secretara General
Los informes de Auditora se vienen elaborando
de acuerdo a lo programado. Sin embargo, se
presentaron demoras en la entrega de los
informes de Contratos, Concertacin,
Emprendimiento y Fomento
El Plan Se divulg mediante correo electrnicoa

toda la Entidad.
100%
Se vienen adelantando reuniones de seguimiento
y realimentacin con el grupo auditor.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se elaboraron los trminos de referencia para la

contratacin de una firma encargada de capacitar
y actualizar en ISO:2015 y NTCGP:1000 a los
Auditores
El proceso de Contratacin sigui la norma de
contratacin y los pliegos se publicaron en SECOP
100%
NO
La firma ganadora dentro del proceso de

contratacin para capacitar en la actualizacin de
la ISO:2015 y la NTCGP:1000 fue SGS. El curso se
program para el primer trimestre de 2016
El curso se adelant el 4 y 5 de Mayo.
Capacitacin de actualizacin en ISO.2015 y
NTCGP:1000
Se adelantan reuniones de seguimiento y
divulgacin de actividades al grupo de auditores
100%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
100%
Se adelant capacitacin en ISO.2015, as como

en las modificaciones y ajsutes a los
procedimeintos de mejora continua
Se adelantan seguimientos a las tareas y

compromisos
Todos los planes de auditora son revisados por el

auditor lider
100%
La revisin de listas de chequeo se adelanta

como ejercicio previo a la reunin de apertura de
las auditoras. Los soportes se encuentran en
correo electrnico del audtor lder
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
100%
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
PLAN MANEJO
Se adelantan reuniones de fortalecimiento y

articulacin con el equpo SIGI.
Se realizo la designacion de la persona como
consta en el acta.
Se establecieron las fechas de seguimiento los
ultimos viernes de cada mes.
50%
hoja excell en el archivo compartido.
debido a licencia de maternidad no se siguieron

realizando los seguimientos. Pero la abogada
realizo una actualizacin normativa.
Se designo a la abogada de la oficina
100%
NO
la OCI cuenta con un cuadro al que se la hace

seguimiento mensual
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% 100%
AVANCE
se notifican las alertas en cada reunin.

NO
se elaboro procedimiento
100%
Procedimiento publicado
elaborado y divulgado
100%
por cambios del personal, fue actualizado.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Actualizacion de la TRD en virtud de la

convalidacin con el AGN
30%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
30%
Ultima Acta de Comit de Desarrollo
Administrativo
Envio de Hojas de vida para contratacin de
personal
NO

0%
5%
NO
30%
Capacitacion en Septiembre a cargo del Grupo de

Gestion Documental
Correo electonico al la Coordinacion del Grupo de

Administrativa y Servicios con fecha 17/ago/2016
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
NO
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
30%
Se envio Propuesta de Estudios previos correo

electronico de 01/julio/2016
NO
50%
Correo de Solicitud a Marcela Barreto publicacion

Enlace
5%
NO
Correo electronico del Coordinador de Gestion

Documental con fecha
Aprobacion de Procedemiento de Recepcion.
Envio a flujo de aprobacion de Procedimiento de
tamite
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
NO
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Instructivo en construccion
15%
Medicion del indicador a Junio 2016
NO
5%
Capacitacion en Septiembre a cargo del Grupo de

Gestion Documental
0%
A espera de la Actualizacion de la TRD

Los lderes de cada proyecto visitaron territorio
25%
NO
N.A
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
25%
Se realiz reunin con todo el equipo de la

Direccin para socializar las Fichas de Proyectos
para identificar los ajustes requeridos
No se Requiri Ajustes a las Fichas de Proyecto
Primer Semestre
N.A
25%
Se han realizado 2 Reuniones con Lideres de

Proyecto y Coordinadores para determinar
avances y seguimiento de Proyectos
Se reaiz en las instalaciones de la Fundacin

Patrimonio Filmico la verificacin del estado y
Conservacin de los Archivos
23%
NO
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
23%
Se tomo como base el instructivo para la gestin
de los Archivos sonoros y multimediales
NO
Se registro la informacin en la Ficha de

Verificacn primer semestre
55%
Se suscribi el Contrato de Prstacin de Servicios

con la Fundacin Patrimonio Filmico
Se modific el formato de Planificacin anual de

espacios y colecciones para ajustarlo a los nuevos
espacios y movimientos realizados durante 2015.
60%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
60%
Periodicamente se documentaron los movimientos

establecidos para el ao 2016
Se inici la programacin de movimientos para el 2017
Se realiz la revisin y ajustes al manual de vigilancia

actual de la BNC
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se incluy en el nuevo formato un apartado que

contemple el nievle de seguridad dependiedo del tipo
de coleccin y su ubicacin en el edificio.
SI
Espacios ubicados en
stanos del edificio
presentan
condiciones
oscilantes de
humedad relativa y
temperatura en
analisis de riesgo
especial en
temporadas de
invierno.
Se han enviado 36 cartas a editoriales y/o

autores/editores con las cuales se estn reclamando
48 ttulos de recursos continuados. Como resultado de
esta reclamacin una editorial entreg un ttulo de la
revista Makinaria Pesada del cual se recibieron 45
ediciones.
Se realiz la seleccin de las seis (6) editoriales que
ms ttulos adeudan a la Biblioteca Nacional, se
verific contra el sistema el estado del cumplimiento
del Depsito Legal y se establecieron los contactos
para enviar comunicaciones personalizadas. Las
comunicaciones an no se han generado por lo tanto
est pendiente el envo de las mismas.}
SI
Espacios ubicados en
stanos del edificio
presentan
condiciones
presentado 2. Genere una accin Cdigo: F-OPL-026
oscilantes
de
correctiva en isolucion 3. Realice Versin: 3
humedad
relativa
y
Fecha: 01/Mar/2016
temperatura en
analisis de riesgo
especial en
temporadas de
SEGUIMIENTO 1
invierno.
Pgina 4 de 6
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se han realizado los respectivos avances

mensuales con relacin a las obras ingresadas a
la biblioteca nacional de Colombia por medio del
reposte en el SPI (indicador Cadena de valor).
30%
186 Acciones de desodorizacin en las reservas

para la limpieza de aire y olores en las mismas.
1593 Acciones de saneamiento individual y

masivo sobre documentos con indicador de vio
deterioro
50%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
50%
2 Acciones de saneamiento en la reas de la

Biblioteca que presentan niveles de vio
contaminacin
83 Anlisis de vio contaminacin en los espacios
y documentos para determinar su nivel de vio
contaminacin
Se realiz la regionalizacin de las Estrategias de

Tutores Departamentales y Promotores de Lectura. En
el caso de la estrategia de tutores departamentales se
consolid el documento de priorizacin donde se
determin realizar la verificacin de las condiciones de
las dotaciones entregadas a 572 bibliotecas en 529
municipios del pas. La estrategia de promotores de
lectura realiz el plan de cobertura para los 300
Municipios que seran visitados durante el 2016. En el
mes de marzo se realiz la jornada de induccin de
ambas estrategias.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se elaboraron los cronogramas de trabajo de ambas

estrategias y se definieron las rutas para la visita a
529 municipios que cubrir la estrategia de Tutores
Departamentales, y el plan de visitas para los 300
municipios que cubrir la estrategia de promotores en
el ao 2016. Asi mismo, se elabor el protocolo de
visita de amabas estrategias y los documentos soporte
de cada intervencin.
A la fecha de corte del 30 de junio de 2016, la

estrategia de Tutores Departamentales ha realizado
visitas a 337 bibliotecas en 309 municipios

estrategia de Tutores Departamentales ha diligenciado
la informacin de 337 bibliotecas en el formulario de
verificacin. Adicionalmente se han firmado 337 actas
de compromiso con las administraciones municipales.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Las estrategias definieron la priorizacin de las

bibliotecas a visitar con base en los planes y
programas nacionales (Conpes eje cafetero, Plan
Pazifco, Resguardos indgenas y comunidades negras),
bibliotecas beneficiadas por el Proyecto de uso y
apropiacin de TIC, bibliotecas con beneficio de
conectividad a cierre de 2015, bibliotecas vinculadas
al PNFO de MINTIC, y bibliotecas priorizadas en el
marco de atencin al posconflicto.
Se defini el protocolo de visitas para las estrategias

de Tutores Departamentales y Promotores de Lectura,
de acuerdo a las prioridades de intervencin y
seguimiento para el 2016. Se elaboraron los
cronogramas se definieron las rutas para la visita a
529 municipios desde la estrategia de Tutores
Departamentales y 300 municipios para la estrategia
de Promotores de Lectura para el 2016.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE

estrategia de Tutores Departamentales ha actualizado
la informacin de 337 bibliotecas en el FUR, en el
modulo de diligenciamiento del SIISE
A la fecha de corte del 30 de junio de 2016, se ha

realizado la verificacicn de la informacin actualizada
en el FUR, a traves del modulo de reportes.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
100%
Permanentemente se est monitoreando la

agenda de trabajo con las reas, se hacen
reuniones peridicas y se deja en actas
NO
100%
En el mes de enero de 2016 se contrataron los

profesionales idneos para adelantar esta
actividad
100%
A pesar de que tuvimos una reduccin

presupuestal, esta no afect la contratacin del
personal
Pgina 4 de 6
NO
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
100%
DEL AVANCE
A pesarDESCRIPCION
de que tuvimos
una reduccin
presupuestal, esta no afect la contratacin del
personal
El Sistema de Informacin est actualizado
NO
50%
La terminacin del Sistema de Informacin se ha

solicitado en varias oportunidades al Grupo de
Sistemas ( 4 de marzo, el 8 de junio y el 16 de
agosto) sin que a la fecha haya sido atendido
por falta de personal en esa rea
Se definieron las prioridades de cooperacin con

las reas
100%
NO
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
100%
Se hace seguimeinto al cumplimiento de las

actividades con las reas y se lleva un
cronograma al cual se le hacen ajustes
permanentemente
NO
100%
Se discuten los temas de articulacin de oferta y

demanda en reuniojes de rea y se dejan
consignados los temas en actas
100%
Se informa a las reas y a los cooperantes que

somos el punto de contacto
Se acordaron los desarrollos
60%
Se trata de errores
menores de
digitacin (una tilde
presentado 2. Genere una accin en un ttulo, y un
Se han ejecutado los desarrollos proyectados

para el perodo y se han realizado los
mantenimientos requeridos
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
SI
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
Se trata de errores
menores de
digitacin (una tilde
presentado 2. Genere una accin en un ttulo, y un
nmero en una
cdula) registrados
analisis de riesgo
en el Informe de
hallazgos, as como
su tratamiento.
% AVANCE
60%
Se ha realizado el seguimiento ha desarrollos y

mantenimientos.
Se ha cargado la informacin generada.
50%
Se han registrado y corregido los errores

presentados.
50%
NO
Sesiones del Comit

de Clasificacin de
Pelculas
49%
35%
De las 96 sesiones programadas del Comit de

Clasificacin de Pelculas se realizaron a junio 30,
47
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
35%
Se realiza el respectivo seguimiento periodico al
plan de mejoramiento para el clima laboral a
travs de los planes de capacitacin bienestar y
SST 2016
NO
15%
40%
NO
Se han venido apicando la encuesta de

satisfaccin en las diferentes actividades de
Gestin Humana
Mensulamente se verific y valid la informacin

en la prenmina correspondiente al primer
semestre del ao.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
10%
Peridicamente se enviaron un Recordatorio a las

dependencias con respecto los plazos
establecidos para el reporte de novedades
10%
Se realiz seguimiento permanente a las

vacantes que presenta la planta de personal
40%
Gestin Humana realiz el cubrimiento opertuno

de las vacantes en las diferentes dependencias
en el primer semestre del ao.
40%
Se realiz la capacitacin del decreto 1072 de

2015.
NO
NO
NO
30%
Se incluyeron las nuenvas normas en materia de

seguridad y Salud en el Trabajo en la matriz de
requsitos legales .
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
NO
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
30%
Se incluyeron las nuenvas normas en materia de

seguridad y Salud en el Trabajo en la matriz de
requsitos legales .
0%
Se ejecutara en el segundo semestre de 2016
15%
Se reunin el grupo de personas que laboran en

presupuesto para acordar la doble verificacin en
la elaboracin de los documentos objeto de
riesgo .
15%

riesgo
15%

riesgo
15%

riesgo
NO
NO
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
8%
Se verificaron 10 contratos/convenios en los

cuales se encontr la documentacin completa
20%
Se capacit al GFGC en temas de ICA y

Retefuente.
NO
8%
8%
11%
NO
Se envi al GGFC 20 correos de actualizacin de

novedades relacionadas con el SIIF
Se detectaron 68 obligaciones objeto de ajustes

tributarios las cuales fueron corregidas.
Se enviaron durante el primer semestre de
2016, 6 correos a las dependencias recordando
fechas y plazos.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
9%
11%
Se evidenciaron fallas en el sistema las cuales

fueron subsanadas posteriormente.
Se envi un correo al GGFC con el animo de

informar el estado del PAC para su agotamiento.
Se han realizado reuniones con las distintas reas
con el objetivo de socializar MICSUR
30%
Se tienen identificados los distintos mercados en

el pas.
Se han realizado reuniones estrategicas de
planificacin del plan de accin.
Se ha realizado el respectivo seguimiento a los
convenios vigentes
30%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
30%
Se ha llevado a cabo una estrategia de difusin

de los distintos mercados que se han realizado a
la fecha
Se ha hecho presencia en los distintos mercados

que se han realizado a la fecha
NO
Se ha socializado las lineass y acciones del GEC

en diferentes espacios de los mercados
30%
Se ha mantenido una comunicacin con los

distintos mercados para realizar asesorias y
propuestas de expertos
Pgina 4 de 6
NO
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
30%
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
PLAN MANEJO
Se ha garantizado una oferta acadmica en todos

los mercados culturales
Se han promovido distintos espacios de
networking en los mercados en particular con los
asistentes del proyecto LASO
30%
La asesora est encaminada al fortalecimiento
de la lnea de ciruclacin del GEC
Se publicaron piezas informativas en todas las

redes sociales del GEC
15%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
15%
Se llevo a cabo una reunin con las diferentes

oficinas de prensa para generar una estrategia de
difusin
En los diferentes escenarios de socializacin del

GEC se han dado a conocer las diferentes fuentes
de financiacin
NO
0%
Se planea hacer las visitas de socializacin en

noviembre
Se planea hacer las visitas de socializacin en
noviembre
100%
Se realiz informe detallado de la mano del FNG

y Bancoldex
Se han llevado a cabo ls reuniones
correspondientes con Bancoldex y FNG
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
30%
Se generan reuniones con las entidades y

agentes presentes en los Nodos de
Emprendimiento Cultural en las regiones en las
que opera la estrategia y se invitaron
instituciones acadmicas y/o encargadas de lso
procesos de formacin en los territorios.
60%
Se implementa en la actualidad la estrategia de

Nodos de Emprendimiento cultural en el que
participan diferentes instituciones y agentes que
atienden segmenos culturales en cada territorio
Se agenda reunin con las delegaciones de San
Andrs y Choco para brindar informacin
respecto a las acciones que incluyen el
componente de formacin en estos territorios
NO
Se defini en taller previo de planeacin las

necesidades y aspectos de inters para la
formacin en emprendimiento cultural en los
territorios en los que se tenia implementada la
estrategia
60%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
60%
Se estructura e implementa agenda de formacin

con herramientas culturales que se llevan a los
territorios en los que esta presente la estrategia
de Nodos
Se genera un diagnstico por cada una de las
ciudades atendidas con la estrategia de nodos
En la actualidad se acompaa el diseo de un
proyecto propio en cada una de las ciudades en
los que se encuentra presente Nodo de
Emprendimiento Cultural
Se han examinado diferentes bases de datos de
universidades y sitios web especializados sobre
industrias culturales y creativas
60%
Se han publicado las investigaciones referentes a

las relaciones entre cultura y economa, a travs
de la pgina web del Oservatorio de Cultura y
Economa
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se han realizado diversas reuniones con el

Departamento Administrativo Nacional de
Estadstica con el objetivo de socializar los
avances de los resultados de las mediciones
econmicas
60%
Se han publicado las investigaciones referentes a
las relaciones entre cultura y economa, a travs
de la pgina web del Oservatorio de Cultura y
Economa
NO
60%
A travs del proyecto NODOS, se ha podido

definir agendar con las distinas instituciones
pblicas y privadas con el propsito de aunar
esfuerzos en la consecucin de informacin
secundaria
A travs del proyecto Nodos se ha realizado un
proceso de socializacin de las investigaciones
enfatizando los resultados de la Cuenta Sat lite
de Cultura.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
70%
Adems de las reuiniones periodicas con el DANE,

la lnea de investigacin adelanta un proceso de
articulacin con diferentes las direcciones de
MinCultura, con el fin de acceder a las fuentes de
informacin necesarias para la elaboracin de la
Cuenta Satlite de Cultura
16.5%
Nos encontramos desarrollando una estrategia de

divulgacin sobre los beneficios econmicos y
sociales de las industrias culturales y creativas.
Se actualiza la base de control de proyectos de
acuerdo a las asesoras brindadas
16.5%
No se han presentado casos que requieran

atencin inmediata
16.5%
En las carpetas de los proyectos, se encuentra el

concepto requerido a las dependencias
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
16.5%
Se ha realizado la verificacion de la
documentacion de acuerdo al procedimiento y
formatos actualizados
16.5%
Se han revisado las carpetas de viabilizacion de

acuerdo al estado. Evidenciando el uso de los
formatos
16.5%
Los profesionales han estado diligenciando el

formato enunciado, como etapa final de las
viabilizaciones
NO
10%
45%
0%
Se encuentra en revisin por parte del grupo la

elaboracion de este formato
Se encuentra en revisin y actualizacion el

procedimiento y el listado maestro
No ha sido necesaria la revisin de estos planes
por no haberse materializado un evento que lo
requiera
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
0%
Se encuentra en revisin por parte del grupo la

elaboracion de este formato
No ha sido necesaria la revisin de estos planes
0% por no haberse materializado un evento que lo
requiera
25%
En los casos que se requiera el supervisor envia

los recordatorios a las entidades.
25% Se mantiene comunicacin permanente cuando

es el caso con la Direccin de fomento, quienes
en regin tienen contacto con los municipios
NO
50%
Para cada proceso, el abogado designado revisa

en su totalidad el pliego en conjunto con el
profesional.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
50%
50%
0%
45%
NO
Para cada proceso, el abogado designado revisa

en su totalidad en pliego en conjunto con el
profesional
Mensualmente los profesionales envan sus
informes con informacin detallada del avance de
sus metas. De igual forma cada vez que la
coordinadora requiera les solicita un estado de
las obras y/o proyectos
No se ha presentado el evento
Se encuentra en actualizacin el procedimiento y
los formatos para su correcto uso
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
25%
Se realiza asesora continua a los municipios para
el diligenciamiento de los formatos que se
requieren para la presentacin de proyectos
20%
Se han realizado dos solicitudes de modificacin

del plan de accin
25%
Diariamente se actualiza el cuadro de ejecucin o

de acuerdo a la necesidad
No se han programado capacitaciones para los
supervisores
0%
0%
0%
NO
Se aplica la informacin de la capacitacin

recibida
No se han adelantado actividades relacionadas.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
50%
16.5%
Se estn actualizando: el mapa de riesgos, los

procedimientos, formatos y se actualizar el
producto y/o servicio no conforme
Se ha documentado la verificacin de cargas.
16.5%
Se cuenta con una matriz de distribucin de

proyectos por zona de intervencin.
16.5%
Se cuenta con una matriz de distribucin de

proyectos por zona de intervencin.
Se han realizado mesas de trabajo con los cinco

grupos de la Direccin de Patrimonio con el fin de
revisar el Decreto 1080 de 2015, con el fin de
armonizar el lenguaje del patrimonio cultura.
Dicho revisin esta en proceso de ajuste por
parte de los Coordinadores de cada grupo para
posterior socializacin con la Oficina Asesora
Juridica.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
40%
Se ha realizado actualizacin al procedimiento

de "Autorizacin en intervencin en bienes de
inters cultural del mbito nacional Cdigo PDPA-004, en el cual se incluyo en la actividad 3,2
la obligacin que tiene el autorizado junto con el
encargado del proyecto de informar al ministerio
la fecha de inicio de obras, el cronograma de
ejecucin y la entrega de un informe final.
Sin embargo esta pendiente la revisin por parte
de la Oficina Asesora de Planeacin desde el 25
de mayo
Se han realizado mesas de trabajo tcnicas en

conjunto con Sistemas, con el fin de realizar
seguimiento a la implementacin del aplicativo
Web para la autorizacin de proyectos de
intervencin,
NO
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se diseo una matriz donde se cruzo informacin

de los BIC nacionales actuales con los proyectos
aprobados en el Ministerio con sus recursos y el
riesgo establecido en las consultorias contratadas
para obtener la priorizacin de intervencin
NO
50%
El documento de "Plan de gestin de riesgo y

seguimiento de BIC" se encuentra en proceso de
elaboracin.
Se ha adelantado el proceso de gereferenciacin

de los BIC.
NO
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
50%
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se ha participado en el comite sectorial para

gestin del riesgo para el fenomeno "La nia"
Se elabora el documento gua Requerimientos

para el ingreso de la informacin de inventario de
reas afectadas y zonas de influencia en centros
urbanos , el cual es entregado al grupo de
proteccin para su implementacin
60%

de "Autorizacin en intervencin en bienes de
inters cultural del mbito nacional Cdigo PDPA-022.
Sin embargo esta pendiente la revisin por parte
de la Oficina Asesora de Planeacin desde el 25
de mayo
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE

de los procedimientos de:
*Aprobacin de los planes especiales de manejo y
proteccin (pemp)
*Autorizacin de intervencin en bienes de
inters cultural del mbito nacional.
*Declaratoria de bienes de inters cultural del
mbito nacional
*Exportacin de bienes culturales muebles.
Dichos documentos se encuentran subidos en el
aplicativo Isolucion, en espera de revisin por
parte de la Oficina Asesora de Planeacin
NO
50%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
NO
SE PRESENTO
EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
50%
% AVANCE
Se han subido los cinco procedimientos de la

direccin de patrimonio as:
*Aprobacin de los planes especiales de manejo y
proteccin (pemp)
*Autorizacin de intervencin en bienes de
inters cultural del mbito nacional.
*Declaratoria de bienes de inters cultural del
mbito nacional
*Exportacin de bienes culturales muebles.
No se ha realizado esta actividad

Se diligenciaron 9 fichas de correpondientes a la
apertura de 9 procesos disciplinarios para el
primer semestre de la vigencia.
50%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
50%
Se diligenciaron 9 fichas de correpondientes a la
apertura de 9 procesos disciplinarios para el
primer semestre de la vigencia.
50%
NO
Se diligenciaron 35 Hojas de control

correspondientes a 35 procesos activos de
vigencias 2015-2016.
Participacin sexto congreso nacional de derecho
disciplinario.25,26 y 27 de Mayo de 2016.
50%
Se realiz retroalimentacin interna al proceso.

(Informe de retroalimentacin)
Pgina 4 de 6
NO
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
50%
% AVANCE
Se realiz retroalimentacin a la Secretara

General. (Informe de retroalimentacin)
Se realiz la contratacin de dos (2) personas
para el Grupo de Control Interno Disciplinario
100%
Se solicit el proceso de contatacin de personal
para el Grupo de Control Interno Disciplinario.
50%
NO
Se diligenciaron 53 Formatos de reserva Legal de

los procesos disciplinarios.
Se diligenciaron 53 Formatos de reserva Legal de
los procesos disciplinarios.
50%
Se realiz back up de informacin del Grupo y se

sugirio compra de un (1) disco duro.
100% Se realiza el cambio de contrasea

peridicamente.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
Para la vigencia 2016

el Ministerio de
Hacienda hace un
recorte presupuestal
al Ministerio de
Cultura del 43%; lo
que refleja una
disminucin en: la
asignacin de
recursos al Programa
Nacional de
Estmulos en un
43% y en el aporte
de las reas para la
convocatoria en un
31,4%.
Disminuyendo de
esta manera la
oferta de estmulos a
otorgar en un 20%
en relacin al ao
anterior; en
referencia a los
% AVANCE
100%
Se dispone de gavetas aseguradas con llave.
0%
El avance a esta tarea se dar en el segundo

semestre, teniendo en cuenta que es el periodo
en el cual se otorgan los estmulos y se proyecta
la convocatoria de la siguiente vigencia.
0%

SE PRESENTO EL
NO
EVENTO
AVISO ALERTA
Para la vigencia 2016

el Ministerio de
Hacienda hace un
recorte presupuestal
al Ministerio de
Pgina 4 de 6
Cultura del 43%; lo
que refleja una
disminucin en: la
Cdigo: F-OPL-026
asignacin de
Versin: 3
recursos al Programa
Fecha: 01/Mar/2016
Nacional de
Estmulos en un
43% y en el aporte
de lasSEGUIMIENTO
reas para la1
convocatoria en un
PLAN MANEJO
31,4%.
DESCRIPCION
EVENTO
% AVANCE
Disminuyendo
de
esta manera la
oferta de estmulos a
otorgar en un 20%
en relacin al ao
anterior; en
referencia a los
socios aunque se
liquidaron 3
convenios, de igual
0%
forma se
establecieron
relaciones con
nuevos socios
indicando una leve
disminucin del
0.7%.
increment en un
8.4% con relacin al
2015 en el nmero
de proyectos
presentados; la
30%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
presentados; la
estrategia de
divulgacin se
mantuvo con la
socializacin de la
convocatoria en los
32 departamentos, y
en referencia al
material impreso
aunque bajo en un
36% la cantidad de
material impreso,
logr distribuirse en
las entidades
territoriales
culturales del pas, a
los participantes de
la jornada de
socializacin y a los
visitantes al
Ministerio que
% AVANCE
58%
10%
2%
20%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
20%
40%
NO
Es necesario definir
el plan operativo del
Programa con la
inclusin de los
formatos revisin de
documentos
administrativos y
para el jurado, para
un mayor control en
20%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
Es necesario definir
el
plan operativo del
DESCRIPCION EVENTO
Programa con la
inclusin de los
formatos revisin de
documentos
administrativos y
para el jurado, para
un mayor control en
el cumplimiento de
los requisitos.
PLAN MANEJO
% AVANCE
20%
10%
10%
los requisitos.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
10%
20%
Proyecto de comunicacin en revision
Las solicitudes que llegan a la oficina asesora

Juridica son radicadas a en AZ Digial
60%
NO
Las solicitudes que llegan a la oficina asesora

Juridica son repartidas a traves de AZ Digital
El Coordinador de Asesoria Legal, Derechos de
Peticion y consultas revisa que la respuesta este
dada cumpliendo los erminos legales
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
60%
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
NO
25%
Cuadro de charlas elaborado en donde se

especifica la Direccion, grupo u oficina a
capacitar y el abogado capacitador-
Una vez asignada la tarea de revision de la

resolucion o axto administrativo mediante AZ
Digital el Abogado programa la reunion de
revision
NO
60%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Para la elaboracin, revisin y aprobacin de las

resoluciones los abogados citan ( por telfono )
al rea tcnica para el estudio del documento
NO
60%
Resoluciones con Visto Bueno del rea tcnica
Cuadro en Excel que lleva la secretaria de la

oficina jurdica
20%
Cuando llega un proceso judicial inmediatamente

el Coordinador de Defensa o el abogado que se le
asigna el caso se pone en contacto con el rea
tcnica para que le envi informacin.
solicitudes de inofrmacion enviadas por correo
electronico si se requiere
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
20%
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
PLAN MANEJO
Respuetas r recibidas oportunamente
100%
Cuadro Actualizado de procesos vigentes
100%
contrato de prestacion de servicios No. 1660 de

2016
NO
correso enviados solicitando informacion si se

requiere
60%
correos recibidos con la respuesta a la asesora

en Agenda Legislativa
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
60%
Respuestas enviadas por correo electronico o en

Fisico
Correos electronicos o via telefonica solicitando
informacion cuando se recibe una peticion de
congresistas
NO
60%
50%
60%
NO

Fisico
Fisico
Respueastas a los congresistas enviadas
oportunamente, las copias estan en el archivo de
la oficina juridica
Cuadro elaborado
cuadro actualizado a la fecha
plan de capacitacion planeado en los planes de
mejoramiento de los funcionarios
Gestion Humana envio programacion de cursos,
diplomados de la ESAP Y la agencia nacional de
defensa Juridica derl Estado esta dictando un
diplomado para los Jefes, coordinadores de
defensa sobre actualizacion en la defensa del
Estadoacitacion para los aboagdos
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
NO
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
199%
contrato de prestacion de servicios vigente con la

empresa LITIGANDO .COM No. 1660 de 2016
correo electronico enviado por el jefe en donde
relaciona las reas del ministerio y designa el
abogado responsable de cada una de ellas
100%
correo electronico de los abogados enviado al

asesor responsable de la consolidacion
normgorama consolidado
normograma actualizado v8 y subido a iisolucion
NO
100%
Contarato de presatacion de servicios con la

empresa NUEVA LEGISLACION
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Contarato de presatacion de servicios con la

empresa NUEVA LEGISLACION
10%
0%
NO
NO APLICA
Conceptualizacin e identificacin de la
necesidad de crear el procedimiento
Se identificaron los formatos que se requieren
disear
No hay avance
NO APLICA
25%
Se revisan bosquejos de procedimiento, se

ajustan a guia para elaboracin de documentos,
se define documentacin inicial para comenzar
flujo en isolucion
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
NO APLICA
NO APLICA
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
25%
Se disearon todos los formatos para vincular en

procedimiento e iniciar flujo en isolucion
10%
NO APLICA
Se identificaron los formatos que se requieren

disear
20%
Se identific la actividad en que procedmientos a

documentar es necesario documentar como
control
50%
Se idenficaron los roles de comunicar el rider

para incluir la documentacin de procedimientos
0%
NO
Conceptualizacin e identificacin de la
necesidad de crear el procedimiento
NO APLICA
10%
An no se tiene avance, dependen de etapas

previas de documentacin, aprobacin y cargue
en isolucion
Se identifican las metodologas actuales para la
comunicacin de la informacin sobre la
programacin artstica y de espacios en el Teatro
Coln
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
NO APLICA
NO APLICA
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
10%
No hay avance, depende de actividades previas.
No hay avance, depende de actividades previas.
Se revis bosquejo previo, se verifica con
respecto a estndares de gua para la creacin de
documentacin
0%
Depende de actividades previas de validacin.
Depende de actividades previas de aprobacin y
cargue en isolucion
NO
NO APLICA
NO APLICA
50%
Se remiti solicitud a los servidores pblicos la

solicitud de identificacin de normativa conforme
est planteado en procedimiento indicando los
formatos necesarios y las indicaciones
necesarias. En espera de que stos remitan la
informacin correspondiente
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
NO APLICA
NO APLICA
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
50%
Se identific la necesidad, en que procedimientos

se debe incluri y en que punto de desarrollo de
los procedimientos se debe documentar el punto
de control. Igualmente se identific quien es el
responsable.
Se revis propuesta previa para el diseo del
formato. Se adecu a requisitos de
documentacin, pasa a validacin con equipos de
trabajo.
33%
Se inici la elaboracin de la gua

Se dise la lista de chequeo a aplicar, se tiene
propuesta previa.
Depende de la finalizacin de actividades previas
NO
NO APLICA
Se revis propuesta previa para el diseo del

formato. Se adecu a requisitos de
documentacin, pasa a validacin con equipos de
trabajo.
NO APLICA
45%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
NO
SE PRESENTO
EL
EVENTO
NO APLICA
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
NO APLICA
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
45%
Se inici la elaboracin de la gua

Se dise la lista de chequeo a aplicar, se tiene
propuesta previa.
Depende de la finalizacin de actividades previas
Se identific el rol responsable de la actualizacin
de programacin artstica
20%
Depende de actividades previas

Depende de actividades previas
Se comunic mediante correo electrnico el
cdigo y condiciones generales del procedimiento
a los servidores pblicos dentro del Teatro Coln
0%
NO
NO APLICA
NO APLICA
Se verific e identific necesidad de actualizar la

identificacin de normativa de acuerdo con
procedimiento, y se comunic requerimiento a
servidores pblicos vinculados para en el
subproceso para el Teatro Coln
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
NO
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO APLICA
NO APLICA
AVISO ALERTA
DESCRIPCION EVENTO
0%
PLAN MANEJO
% AVANCE
No se ha realizado
0%
No se ha realizado
0%
0%
NO
NO APLICA
NO APLICA
No se ha realizado
0%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
34%
Se realizaron ocho (8) reuniones de Plan de

Ejecucin y de Contratacin as: Direccin de
Artes : Grupo Musica y Danza (18/01/2016);
Grupo Teatro (20/02/2016); Direccin de Artes
(10/06/2016); Direccin de Cinematografia:
(01/06/2016); Museo Nacional: 27/0672016 y
(27/06/2016); Grupo de Estimulos: 16/0672016;
Direccin de Fomento Regional: 21/0672016.
17%
Se realizaron Once (11) Capacitaciones al total de

los abogados del Grupo de Contratos y
administrador del Sistema SECOP II.
NO
5%
25%
Se realizo el circulo de mejora del SIGI para

establecer el plan de trabajo para ajustar el
procedimiento
liquidados 126 contratos discriminados as: Un (1)
Comodato; siete (7) Compra; Un (1) Obra; cinco
(5) Prestacin de Servicios con persona Jurdica;
Nueve (9) Prestacin de Servicios Persona
Natural; Noventa y Seis (96) Convenios de apoyo
a actividades artsticas y culturales y siete (7)
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
NO
25%
Se gestion con el personal del Programa

Nacional de Concertacin y la Direccin de Artes
la suscripcin de Convenios de Apoyo a
Actividades Artsticas y Culturales y Salas
Concertadas
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
13%
Durante el primer semestre fueron enviados los

enlaces en el Secop I y creacin del equipo de
trabajos a cada uno de los abogado responsable ,
cuyo registro gener registros en Secop I y SEcop
II as: Tres (3) Licitaciones Pblicas, Diez y Ocho
(18) Selecciones Abreviadas, Cuarenta y Ocho
(48) Invitaciones de mnima cuanta y cuatro (4)
Concurso de Mritos.
13%
Dentro de los procesos publicados en el Secop I,

fueron publicadas 23 Adendas en los diez y nueve
(19) procesos de Invitacin de Minima
Cuanta; Nueve (9) Adendas publicadas en 4
procesos de Seleccin Abreviada por Subasta
Inversa;
13%
Se mantiene el Certificado de Indisponibilidad

expedido por Colombia Compra Eficiente.
NO
Se mantiene actualizada a diario la Bitacora de
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
13%
Se mantiene actualizada a diario la Bitacora de

Procesos; la cual puede ser consultada por cada
uno de los integrantes del Grupo de Contratos.
10%
Se encuentra en diseo para ser elaborada e

implementada en el segundo semestre del 2016
10%
Copia de archivo de correos enviados
10%
Se realizaron gestiones para la Transferencia

documental sobre la vigencia 2013 y se
encuentra en proceso la transferencia del 2014
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
NO
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
10%
Inventario actualizado diariamente
10%
Se encuentran en desarrollo las transferencias

programadas pro el Grupo de Archivo y
Correspondencia
25%
Alertas del SIG mediante correos electrnicos a

cada profesional responsable de cada uno de los
diferentes procesos
25%
Verificacin preliminar por los responsables de

cada proceso de los estudios de mercado
existentes en el SIG
50%
Pliego de condiciones ajustados
NO
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
50%
Pliego de condiciones ajustados
25%
Correos solicitando ajustes .
25%
Pliego de Condiciones se encuentran ajustados a

los procesos con el respectivo Vo.Bo. Por parte del
Coordinador de Contratos celebrados durante el
primer semestre de 2016.
25%
Se cuenta con los respectivas alertas generadas

po el SIG a travs de correos electrnicos a cada
responsable de los diferentes procesos durante el
primer semestre de 2016
NO
NO
25%
Todas las adendas publicadas en cada procesos

incluyen l Vo.Bo. Del Coordinador del Grupo de
Contratos en los procesos tramitados durante el
primer semestre de 2016, as: cuatro (4)
Licitaciones Pblicas, Diez y ocho (18)
Selecciones Abreviadas, Setenta y nueve (79)
Procesos de Invitacin de Minima Cuanta y
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
NO
SE PRESENTO
EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
Todas las adendas publicadas en cada procesos

Del Coordinador
del Grupo de
% AVANCE incluyen l Vo.Bo.
DESCRIPCION
DEL AVANCE
Contratos en los procesos tramitados durante el
primer semestre de 2016, as: cuatro (4)
25%
Licitaciones Pblicas, Diez y ocho (18)
Selecciones Abreviadas, Setenta y nueve (79)
Procesos de Invitacin de Minima Cuanta y
cuatro (4) Concurso de Mritos.
25%
En los procedimietnos y manuales de cada una

de cada una de las convocatorias de la Direccin
se encuentran definidos e implementados los
controles de las mismas.
25%
Las convocatorias de la Direccin de Artes han

sido monitoriadas mediante el manual de cada
una de estas. Asi mismo en la auditoria inetrna
de gestin realizada este ao a la dirteccin no
se encontraron obesrvaciones frente a las
convocatorias.
10%
Los controles de las convocatorias de la Direccin

de Artes se encuentran estandarizados en los
manuales de las convocatorias y estos son
revisados y actualizados cada ao.
NO APLICA
Pgina 4 de 6
NO
NO APLICA
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
NO01/Mar/2016
APLICA
Fecha:
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
DESCRIPCION EVENTO
MANEJO
Los controlesPLAN
de las
convocatorias de la Direccin
de
Artes
se
encuentran
estandarizados en los
% AVANCE
10%
manuales de las convocatorias y estos son
revisados y actualizados cada ao.
25%
los controles de la elaboracin y distribucin de

pblicaciones y/o material audiovisual de la
Direccin de Artes se encuentran establecidos en
el procedimiento y en los terninos de referencia
del contrato o convenio.
25%
El cumplimiento de los controles para la

elaboracin y distribucin de pblicaciones y/o
material audiovisual han sido monitoriadas
mediante el manual de cada una de estas. Asi
mismo en la auditoria inetrna de gestin
realizada este ao a la dirteccin no se
encontraron obesrvaciones frente a las
convocatorias.
25%
En el procedimiento y en la minuta del contrato o

convenio se encuentran definidos y
estandarizados los controles para la elaboracin
y distribucin de pblicaciones y/o material
audiovisua
NO APLICA
Pgina 4 de 6
NO
NO APLICA
Cdigo:
F-OPL-026
NO APLICA
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
% AVANCE
25%
En el procedimiento
y en la minuta del contrato o
PLAN MANEJO
convenio se encuentran definidos y
DESCRIPCION
DEL AVANCE
estandarizados
los controles
para la elaboracin
y distribucin de pblicaciones y/o material
audiovisua
40%
Los tramites de registro de productores y/o

autorizacin de productores de boletea en linea
solicitados, han sido tramitados de acuerdo con lo
estabelcido en la Resolucin 313 de 2016 en el
Articulo 3, numeral 4.
40%
Mediante el reporte de tiempos del PULEP, se ha

tramitado oportunamente el registro de
productores y/o autorizacin de operadores de
boletea en linea. Asi mismo en la auditoria
inetrna de gestin realizada este ao a la
dirteccin no se encontraron obesrvaciones
frente al registro de productores y/o operadores.
12.5
Se ha participado en los comits a los que la

Direccin de Poblaciones ha sido invitada por la
Oficina Asesora Juridica.
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
NO APLICA
DESCRIPCION EVENTO
NO APLICA
NO APLICA
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
12.5
NO
NO APLICA
NO APLICA
Se informa a los funcionarios que participarn en

el comit previamente para confirmar asistencia
al espacio la Direccin de Poblaciones
Oficina Asesora jurdica, el desarrollo de

reuniones peridicas para seguimiento de las
sentencias. Se tiene previsto realizar la primer
N.A.
25%
Se realizaron 12 reuniones de seguimiento con la

empresa de vigilancia y los administrativos en las
diferentes sedes.
Se ajust el protocolo del Teatro Coln.
NO
NO APLICA
NO APLICA
25%
Esta actividad ha tenido un desarrollo normal
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
NO APLICA
NO APLICA
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
DESCRIPCION EVENTO
NO APLICA
25%
PLANha
MANEJO
Esta actividad
tenido un desarrollo normal
% AVANCE
30%
Se han entregado los elementos segn los

requerimientos a travs del magic y dando
cumplimiento a la Resolucin de Austeridad.
18%
Se ha dado cumplimiento a los procedimientos

establecidos
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
NO APLICA
% AVANCE
18%
Se ha dado cumplimiento a los procedimientos

establecidos
5%
5%
Se present el tema de aprobacin de bajas de

inventarios en Comit de Desarrollo
Administrativo del 30 de junio.
Se enviaron los inventarios para actualizacin de
la informacin por parte de los 9 museos de fuera
de Bogot.
El Museo Guillermo Len Valencia ya actualiz la
informacin del inventario y se aline con
Sapiens.
Se contrataron dos supernumerarios para apoyar
las actividades de inventarios.
Se realizaron contratos de mantenimiento para
cinco de las sedes fuera de Bogot.
NO
NO APLICA
NO APLICA
18%
Se atendieron los magic requeridos de

mantenimientos en las sedes de Bogot,
correspondientes a reparaciones locativas
cubiertas con el personal de mantenimiento y el
contrato de ferretera.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
Se realizaron contratos de mantenimiento para
cinco de las sedes fuera de Bogot.
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
NO
EVENTO
NO
AVISO
ALERTA
NO APLICA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION
EVENTO
NO APLICA
NO APLICA
% AVANCE
18%
Se atendieron
los magic requeridos de
mantenimientos en las sedes de Bogot,
correspondientes a reparaciones locativas
cubiertas con el personal de mantenimiento y el
contrato de ferretera.
35%
Se realizaron dos jornadas de capacitacin a las

personas que laboran en el programa.
1. Julio 1 de 2016.
2. Julio 25 de 2016
0%
Esta accin se realiza en el segundo semestre

del presente ao
25%
Se revisaron insumos de otras reas, se elabor

cronograma general convocatoria 2017, se
actualizaron y expidireon manuales para la
participacin en la convocatoria 2017.
70
Se cuenta con el indicador "Disponibilidad de la

Plataforma Tecnologica" el cual es medido y
analizado mensualmente
80
Los ajustes del Manual de TIC's incluyen la

implementacin del comit interno el cual esta
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
80
Los ajustes del Manual de TIC's incluyen la

implementacin del comit interno el cual esta
pendiente de publicar.
60
Se han ido implementando algunos de los

controles definidos y se has ido evaluando los
resultados
15
Se revis la efectividad de los controles

implementados
15
Se revis la periodicidad de los controles

implementados
NO APLICA
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
15

implementados
20
Se evaluaron los resultados
15
Se revis la efectividad de los controles

implementados
15

implementados
NO APLICA
NO APLICA
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
PLAN MANEJO
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
NO
NO APLICA
NO APLICA
15

implementados
20
Se evaluaron los resultados
50%
NO
NO APLICA
NO APLICA
0%
50%
NO
NO APLICA
Se cuenta con las planillas de conservacin

preventIva y los informes de condicions
medioambientales
NO APLICA
No se avanza a la fecha
Se tienen las actas de los comits
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
NO
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
50%
NO
NO APLICA
NO APLICA
Se tienen las actas de los comits
NO APLICA
0%
NO
NO APLICA
50%
Se utiliza AZ Digital y Siempre, para llevar el

registro de los cumplidos.
50%
Se ha realizado el registro en Colecciones

Colombianas y se cumple con la verificacin
independiente de algunas piezas.
NO APLICA
0%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
50%
Se llevan a cabo los controles definidos para lo

cual se tienen cumplidos de contratos en Siempre
y AZ Digital: Se tienen las actas de reunin con
seguridad; Se cumplen las consignas.
0%
0%
0%
NO APLICA
50%
NO
NO APLICA
NO APLICA
Se cumple con los requisitos para la adquisicin

de obras de arte.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
PLAN MANEJO
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
DESCRIPCION EVENTO
NO
NO APLICA
NO APLICA
% AVANCE
0%
NO
NO
NO APLICA
NO APLICA
NO APLICA
NO APLICA
50%
Se llevaron a cabo las investigaciones con sus

respectivos ajustes
50%
Se efectuaron las programaciones oportunamente

y el personal responsable se ecuentra contratado.
0%
0%
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
NO APLICA
NO APLICA
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
0%
50%
NO
NO
NO APLICA
NO APLICA
DESCRIPCION
No se avanzaDEL
a laAVANCE
fecha
Este proceso se llevar a cabo en el segundo

semestre de 2016, de acuerdo con el plan.
0%
0%
0%
0%
NO APLICA
NO APLICA
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
100%
El equipo de la Direccin de Fomento Regional

elabor los protocolos para la asesora y
asistencia tcnica a las entidades territoriales
(departamentos, ciudades capitales y
municipios). Los protocolos estn controlados
mediante los documentos F-DFR-034 y F-DFR035.
100%
Entre el 27 y el 29 de enero de 2016 se realiz el

Encuentro de Asesores Departamentales y
Municipales en el que se definieron los
lineamientos para las asesoras a las entidades
territoriales.
NO APLICA
53%
A 30 de junio de 2016, los Asesores Municipales

han elaborado 564 fichas correspondientes a los
municipios visitados a esa fecha. En el segundo
semestre se tendrn las fichas completas con la
informacin sobre los componentes del Sistema
Nacional de Cultura en las entidades territoriales
visitadas.
Adicionalmente, los estados situacionales
departamentales y de ciudades capitales se
encuentran en proceso de elaboracin. Se cierran
a 31 de diciembre de 2016.
NO
NO APLICA
Pgina 4 de 6
NO APLICA
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
53%
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
A 30 de junio de 2016, los Asesores Municipales

han elaborado 564 fichas correspondientes a los
municipios visitados a esa fecha. En el segundo
semestre se tendrn las fichas completas con la
informacin sobre los componentes del Sistema
Nacional de Cultura en las entidades territoriales
visitadas.
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Adicionalmente, los estados situacionales

DESCRIPCION
DEL AVANCE
departamentales
y de ciudades
capitales se
encuentran en proceso de elaboracin. Se cierran
a 31 de diciembre de 2016.
100%
Como documento de orientacin para el registro

de la informacin recopilada en las asesoras a
municipios y departamentos, el equipo de la
Direccin de Fomento Regional elabor la "Gua
para el diligenciamiento de preguntas de los
formularios del Sistema" y la "Gua de
diligenciamiento Anlisis Situacional",
controladas por los cdigos G-DFR-002 y G-DFR003
53%
Luego de realizar las visitas de asesora a los

muniicpios priorizados, los asesores municipales
deben elaborar en un sistema de informacin
unas "fichas" con la informacin recolectada y
enviarla a una revisin del Asesor Departamental.
Las fichas de los municipios visitados a 30 de
junio de 2016, fueron revisadas.
NO APLICA
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
NO APLICA
% AVANCE
100%
La Direccin de Fomento Regional recibi

propuesta de la Universidad EAN para desarrollar
el diplomado en diseo y formulacin de
proyectos para la gestin cultural. DE acuerdo
con la experiencia de la Universidad y con la
evaluacin realizada durante el ao anterior, se
definieron los contenidos, metodologa y
modalidad de la oferta de formacin, los cuales
se incluyeron en el Brochure elaborado.
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
NO
AVISO ALERTA
NO APLICA
PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
NO APLICA
50%
La Universidad EAN implement el Aula Virtual

para los inscritos al Diplomado. Desde la
Direcccin de Fomento REgional se solicitaron
usuarios para el Aula Virtual, con el propsito de
revisar los contenidos y hacer pruebas de las
actividades. El Aula permite Foros y Chats entre
los estudiantes y profesores. Se cre un usuario
para un supervisor del Ministerio de Cultura, con
el prosito de verificar su adecuado
funcionamiento.
Adicionalmente, se realizarn durante el segundo
semestre reuniones de seguimiento al desarrollo
de las clases y rendimiento de los participantes.
100%
Se elabor una ficha tcnica de seleccin que

permitiera, mediante la ponderacin de las
preguntas incluidas en el formulario de
inscripcin y la validacin de los criterios
identificados como parte del perfil de los
aspirantes, realizar la depuracin de la base e
seleccionar a los 35 aspirantes admitidos por
sede.
NO
NO APLICA
NO APLICA
Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
SEGUIMIENTO 1
SE PRESENTO EL
EVENTO
AVISO ALERTA
100%
DESCRIPCION EVENTO
% AVANCE
Se elabor una ficha tcnica de seleccin que

permitiera, mediante la ponderacin de las
preguntas incluidas en el formulario de
PLAN
MANEJO
inscripcin
y la
validacin de los criterios
identificados como parte del perfil de los
DEL AVANCE
aspirantes,DESCRIPCION
realizar la depuracin
de la base e
seleccionar a los 35 aspirantes admitidos por
sede.

1.20160829 MR ConsolidadoMinCultura

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PLAN DE MANEJO

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Incurrir en actividades que

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