INSTRUCTIVO DE NOMINA OFIMATICA

A principio de ao se debe validar el calendario, sub transporte, smlv, esto se

puede modificar por maestros, recordar que el calendario se debe modificar
por cada grupo.
1. Ingresar al empleado Colocar siempre turno 0 si es salario bsico, si
es salario integral colocar 2
2. Salarios y Aumentos Por el libro de aumentos
3. Ingresar ausentismos
4. Ingresar incapacidades / prestamos
Maestro / libros/ incapacidad

5. Ingresar automticos (descuentos de una cuota fija quincenal como

libranzas, plizas, etc.)
6. Generar Nomina la nmina se debe generar por cada grupo
Nmina, generar Nomina, cambiar las fechas de las incapacidades,

7. Ingresar Novedades (he, vac, cesantas, validar si quedo la retencin en

la fuente, las afc, etc.) por:
Nomina / Novedades / por empleado
8. Liquidar Nomina

PASAR PAGO A TESORERIA RECORDAR QUE PRIMERO SE DEBE VALIDAR

LA NOMINA
Primero configurar impresora

Informes / nomina actual / formato de pago / cheque / se deja todo en blanco

menos en consecutivo CNM y enter

En la segunda quincena el sistema calcula la retencin, as que se debe

devolver la retencin descontada en la primera quincena por el concepto
DEVRT, si se presenta en caso que la retencin es mayor, este valor se puede
modificar en el concepto.
9. Generar Reportes
9.1Prenmina: Informes, otros informes, detallados, nomina actual, por
grupo al finalizar el cuadro se coloca no y enter
Alt + I para ver la configuracin de la impresora la cual debe quedar
as
9.2Validar Nomina: imprimir la prenmina en Excel
9.3Informe Planilla de Pago: informes, nomina actual, formato de pago,
planilla de pago se debe cambiar la orientacin de papel y dejar el carta,
horizontal, debe quedar el resto de cuadro vaco y click en activos, por
grupo, por impresora.
9.4 Para revisar los valores a pagar se sigue esta ruta:

10.

APROXIMAR DECIMALES

NOMINA / OTROS / APROXIMACION

Archivo Plano de Nomina a tesorera:

Proceso / Transferencia electrnica / mas / Bancolombia 2 /
Bancolombia,
El archivo queda guardado en la siguiente ruta
C:\Ofimatica\Ofima2013-01\Usuarios\SuperUsr
Nota: Si el archivo queda mal se debe borrar primero de la ruta y luego
se puede volver a generar.
Archivo Plano de Nomina a tesorera: Proceso
electrnica / mas / Bancolombia 2 / Bancolombia,

Transferencia

El archivo queda guardado en la siguiente ruta

C:\Ofimatica\Ofima2013-01\Usuarios\SuperUsr
Nota: Si el archivo queda mal se debe borrar primero de la ruta y luego
se puede volver a generar.

CAMBIO DE IMPRESORA

NUMERACION
Informes, numerar empleados
INFOMES/ NOMINA ACTUAL/ FORMATO DE PAGO/ CHEQUE

Formato de pago y cheque.. dejar grupo en blanco todo en blanco consecutivo:

cnm, banco: 01 fecha de pago: colocar la quincena ejemplo 20140115, desean
reemplazar consecutivo: si

VALIDAR NUMERACION

Siguiente y finalizar.
NOTA: CUANDO ENUMERO LA NOMINA NO SE PUEDE MODIFICAR LAS
NOVEDADES DEL EMPLEADO PQ SE BORRA LA NUMERACION.

INTEGRACION A BANCOS
Integracin a bancos, para realizar esta tarea se debe tener la nmina
abierta, luego se debe configurar la impresora Microsoft xps doc.
Procesos/ Integracion / abancos,
formato de pago y cheque.. dejar grupo en blanco todo en blanco
consecutivo: cnm, banco: 01 fecha de pago: colocar la quincena ejemplo
20140115, desean reemplazar consecutivo: si
Luego nos vamos a procesos, integracin a bancos y debe quedar as:
Grupo: en blanco
Banco: 01
Cta bancaria: xxx
Cod Integracion: 580
Tipo de Mov: tnm
Fecha de Pago: se coloca la quincena ejemplo 2014/01/15
Numero de cheque: 0
No se debe seleccionar compactar
Luego aceptar

11. INTERFAZ A CONTABILIDAD: en la primera quincena se pasa la interfaz

de nmina y en la segunda Nomina, Seguridad Social y Provisiones.
Procesos
Integracin
A contabilidad
Grupo: se deja en blanco
Cd. Comprobante: 22
Pasar: 2
Cd. Cta.: 250505
Desea integracin por: C
Fecha final de nmina: 2
Nmina Cerrada: A
Nit: se deja en blanco
Colocar la fecha de la quincena
Repetir: S
Integrar: S

Revisar la integracin por buscar (error)

CERRAR NOMINA ANTES DE GENERAR PROVISIONES Y PLANILLA

PROVISIONES

Revisar movimientos y saldos.

Planilla nica
Ingresar al mdulo de planilla nica

Planilla nica

Se debe ingresar por la opcin :

Incapacidades
Vacaciones
Otros

Hacer lo mismo para las otras opciones.

Ingresar a la opcin planilla nica

cerrar y aceptar.

12.Desprendibles de pago, primero se debe dejar configurada la impresora,

genrica, impresin punto, genrica, horizontal continuo uso
estndar, hojas sueltas, aceptar luego informes, nmina actual, formato
de pago, se deja en blanco todo, ordenado por: 2 Pantalla ;no PENDIENTE
LA EXPLICACION DE COMO ENVIARLOS POR EMAIL

13.Cierre de Nomina: Procesos, Cierre, cierre de nmina, por grupo,

administrar produccin, aceptar, luego se debe validar en la prenmina
que no haya quedado ningn empleado

RETIRO DE EMPLEADOS:
Se debe realizar primero el retiro por el libro de aumentos
Luego retirarlo por maestros
CREAR UN CONCEPTO DE NOMINA
Maestros
Conceptos
INGRESO DE VACACIONES
Para ingresar vacaciones la nmina debe estar generada
Informes
Prestacionales
Vacaciones
Pago vacaciones
Grupo se debe dejar en blanco
Cod: digitar la CC del empleado
C Das hbiles: VACAH
No hbiles: VACA I

COMO REVERSAR VACACIONES

Ir al libro de vacaciones y reversar la nomina
COMO CREAR UN CARGO
Maestros
Empleados
Cargos
COMO CREAR UN CONCEPTO
Maestro / Conceptos / Matricula de Conceptos
COMO REVERSAR UNA NOMINA GENERADA
Vamos a la siguiente ruta:
Nomina/ Novedades/ Retiro / Novedad por empleado, Buscamos al empleados
y reversamos la nomina

LIQUIDACION DE CONTRATO
Si deseamos liquidar a un empleado no debemos haber abierto o generado
nmina de ningn empleado, luego procedemos a irnos por la siguiente ruta
Vamos al maestro de empleados y colocamos la fecha de retiro, OJO NO
DESACTIVARLO
Archivo / Nomina / Generar Nomina / Por empleado / Escogemos al empleado /
Aceptar
Luego vamos a Maestros buscamos al empleado y colocamos en 1 (retirado)
Despus de esto podemos agregar las novedades del empleado, Ejemplo:
horas extras, bonificaciones, comisiones, etc)
Generamos seguridad social liquidando la nmina. Es el mismo procedimiento
de liquidacin de nomina
Ruta: Informes / Liquidacin por grupo, se escoge al empleado

Luego validar por las novedades del empleado que el sistema calcule las
prestaciones sociales:

Luego consultar el maestro del empleado para verificar que este inactiva la
persona

En la ventana de clasificacin cambiar el grupo de nmina al empleado y

dejarlo en retirados.

Luego generar archivo a tesorera e interfaz a contabilidad.

APROXIMAR DECIMALES
NOMINA / OTROS / APROXIMACION
Archivo Plano de Nomina a tesorera: Proceso / Transferencia electrnica / mas /
Bancolombia 2 / Bancolombia,
El archivo queda guardado en la siguiente ruta
C:\Ofimatica\Ofima2013-01\Usuarios\SuperUsr
Nota: Si el archivo queda mal se debe borrar primero de la ruta y luego
se puede volver a generar.
NUMERACION
Informes, numerar empleados
INFOMES/ NOMINA ACTUAL/ FORMATO DE PAGO/ CHEQUE

Formato de pago y cheque.. dejar grupo en blanco todo en blanco

consecutivo: cnm, banco: 01 fecha de pago: colocar la quincena ejemplo
20140115, desean reemplazar consecutivo: si

INTEGRACION A BANCOS
Integracin a bancos, para realizar esta tarea se debe tener la nmina abierta,
luego se debe configurar la impresora Microsoft xps doc.
Procesos/ Integracion / abancos,
Luego nos vamos a procesos, integracin a bancos y debe quedar as:
Grupo: en blanco
Banco: 01
Cta bancaria: xxx
Cod Integracion: 580
Tipo de Mov: tnm
Fecha de Pago: se coloca la quincena ejemplo 2014/01/15
Numero de cheque: 0
No se debe seleccionar compactar
Luego aceptar

CERRAR NOMINA: