ATENCIÓN AL PÚBLICO EN CAJA

Acerca de la atención el público en Caja debemos conocer lo relacionado el manejo del

dinero, comprobantes de pago, que son, importancia y los más importantes, IGV (El
IGV es el Impuesto General a las Ventas, su monto es del 19% y grava la venta de
todos los bienes y servicios),su cálculo, cálculo de descuentos, recargos por algún tipo
de servicio adicional, además es importante poder realizar estas operaciones tanto de
manera manual como en Hoja de Cálculo.

Comprobantes de Pago

El Comprobante de Pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la

entrega de un bien o la prestación de servicios.

Importancia:

- Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y no entrega comprobante

de pago se queda con el impuesto (IGV) que está incluido en el precio de dicho bien o
servicio. Por ejemplo:
Si nos venden una radio a S/.100.00.
La radio en realidad nos cuesta S/. 81 y pagamos adicionalmente S/.19 por concepto
de IGV que debe ser entregado al Estado. 
Si el vendedor no nos entrega comprobante, se estaría quedando con nuestros S/.19,
en vez de entregarlos al Estado. 

- Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y no da Comprobante de

Pago oculta sus operaciones, no anotándolas en sus libros contables y no pagando el
impuesto que le corresponde.

- El comprobante de pago prueba la posesión de un bien y puede servir de constancia

frente a terceros. Por ejemplo, si el bien es robado, al hacer la denuncia o reclamarlo
se presentará el comprobante de pago.

- En caso de que la mercadería tenga defectos o este malograda, con el comprobante

de pago se puede pedir el cambio

Requisitos generales:

-Datos de identificación del obligado:

 a) Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, los
contribuyentes que generen rentas de tercera categoría deberán consignar su
nombre comercial, si lo tuvieran.
b) Dirección de la Casa Matriz y del establecimiento donde esté localizado el
punto de emisión. Podrá consignarse la totalidad de direcciones de los diversos
establecimientos que posee el contribuyente.
c) Número de RUC.
- Denominación del comprobante: BOLETA DE VENTA, FACTURA , RECIBO POR
HONORARIOS, etc. según corresponda

- Numeración: serie y número correlativo.

- Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión:

a) Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, podrá

consignarse el nombre comercial.
b) Número de RUC.
c) Fecha de impresión.

- Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual se consignará

conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa gráfica.

- Destino del original y copia:

a) En el original : EMISOR
b) En la copia : ADQUIRENTE o USUARIO

- Descripción del bien vendido o tipo de servicio prestado.

- Importe de la venta, monto de los honorarios, según corresponda.

- En caso de los recibos por honorarios y facturas monto del tributo que grava la
operación, indicando la tasa de retención correspondiente, en su caso.

- Fecha de emisión.

*Los comprobantes que carezcan de uno de estos requisitos no serán

considerados comprobantes de pago.
Comprobantes de pago más usados

Factura

La factura es el comprobante de pago que, por lo general, es utilizado en transacciones

entre empresas o personas que necesitan sustentar el pago del IGV en sus
adquisiciones, las personas que solicitan Factura como comprobante de pago deben
tener RU (Registro Único del Contribuyente)

Recibo por Honorarios

Es el comprobante emitido por la prestación de servicios a través del ejercicio

individual de cualquier profesión, arte, ciencia u oficio, por ejemplo: médicos,

abogados, gasfiteros, artistas, albañiles.
Boleta de venta

Es el comprobante de pago que se emiten en operaciones con consumidores o usuarios

finales. Es obligatoria su emisión a partir de S/. 5.00, por montos inferiores a S/.5.00
se emitirán boletas en caso sean solicitadas por el comprador.

Tickets o Cintas de Máquinas Registradoras

El ticket es un comprobante de pago emitido por máquinas registradoras. Tiene las

mismas características que una Boleta de Venta.

Guía de Remisión del Transportista

Es el documento que emite el transportista para sustentar el traslado de bienes a

solicitud de otro.
 Recibo por Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles

Son comprobantes de pago que deben entregar las personas que alquilan bienes
inmuebles (casa, departamentos, tiendas, depósitos, etc.) o bienes muebles ( autos,
camiones, grúas, etc.) a sus arrendatarios.

Boleto de Viaje

Es el comprobante de pago que se emite a los usuarios o pasajeros por la prestación

de un servicio de transporte público nacional de pasajeros. Se entiende por:
 Usuario: Al contribuyente que asume el valor del pasaje .
 Pasajero : Al sujeto que realizará el viaje y será trasladado, pudiendo ser el
que asume el valor del pasaje.
CÁLCULOS IGV
Ejemplo práctico para obtener un Importe total para productos cuyos precios no
incluyen IGV.

Bodega "Mi Panchita"  

  BOLETA DE VENTA RUC 12345678909
  BOLETA Nº 003-00123
   
Nombre:………………………………………………… Fecha……………..…
DESCRIPCIÓN Precio Cantidad Total
Botella de agua 2 5 10
Caja de galletas 25 12 300
Caja de chocolate Sublime 12 35 420
Bolsas de caramelos 4 9 36
Bolsa de detergentes 5 20 100
      866
    164.54
TOTAL     1030.54

Ejemplo práctico para obtener el importe total para productos cuyos precios ya
incluyen el IGV

  Bodega "Mi Panchita" RUC 12345678909

  BOLETA DE VENTA BOLETA Nº 003-00124
   
Nombre:………………………………………………… Fecha……………..…
DESCRIPCIÓN Precio Cantidad Total
Botella de agua 2.38 5 11.90
Caja de galletas 29.75 12 357.00
Caja de chocolate Sublime 14.28 35 499.80
Bolsas de caramelos 4.76 9 42.84
Bolsa de detergentes 5.95 20 119.00
     
   
TOTAL     1030.54

CÁLCULO DESCUENTOS

Supongamos que tenemos un producto que se vende al público a un precio de S/. 40

(incluído IGV ), pero por compras iguales o suoeriores a 100 unidades se aplica un
descuento del 4%, sobre el precio del producto. Así tendríamos.
Por compra de 50 unidades

El precio se mantiene igual a S/.40

El importe total sería entonces: Precio x Cantidad

40 x 50 = S/. 2000

Por compra de 100 unidades

El precio varía de 40 a 40 x (100%-10%)= 40 x 90%= 40 x 0.9=36

El importe total sería entonces: Precio x Cantidad

36 x 100 = S/. 3600

CÁLCULO RECARGOS

Supongamos que tenemos un producto cuyo precio de venta es de S/. 50, y por
entregarlo a domicilio se cobra un recargo de 2% sobre el precio del producto, si se
compra menos de 100 unidades y partir de 100 unidades el traslado es gratis.

Por compra de 50 unidades

El precio varía de 50 a 50 x (100%+10%)= 50 x 110%=50x 1.10=55

El importe total sería entonces: Precio x Cantidad

55 x 50 = S/. 2750

Por compra de 100 unidades

El precio se mantiene igual a S/.50

El importe total sería entonces: Precio x Cantidad

50 x 100 = S/. 5000

LA LOGÍSTICA Y EL ALMACÈN

Antes de hablar del almacén propiamente dicho, nos referiremos a la Logística. puesto
que dentro de toda organización el área Logística juega un papel fundamental en el
correcto desarrollo de las actividades de la institución.
La función del área Logística consiste en planear, implementar y controlar de manera
eficiente el flujo y almacenamiento de bienes , servicios a través de los diferentes
departamentos de la empresa, desde los proveedores hasta el consumidor final.

La importancia de la Logística está en que contribuye a la óptima utilización de los

recursos en cuanto a su manipulación, movimiento y almacenamiento.

La función logística en un hotel, es la que proporciona los insumos, materiales y

servicios necesarios para su funcionamiento. Organizando, planificando, coordinando y
controlando el ciclo, desde que se produce la necesidad de adquisición, consumo o
utilización, hasta que ésta se satisface física y administrativamente.

Funciones de la Logística.

 Compras: es todo lo relacionado a la adquisición de insumos, bienes.

 Almacenamiento: Es la seguridad, cuidado de los insumos y productos
terminados, semiterminados, etc.
 Gestión del inventario: Consiste en pronósticos, costos de almacenamiento,
estrategias.
 Distribución: Lograr que los productos lleguen a los clientes de manera
oportuna y en óptimas condiciones.

EL ÁREA DE ALMACÉN

Dentro de muchas organizaciones el Almacén constituye un área olvidada, al

considerársele como el depósito en donde se guardan las existencias, el mismo que
debe estar a cargo de una persona con las cualidades y conocimientos específicos para
cumplir esa función.

En la actualidad se hace cada vez mas necesario tener un almacén organizado,

moderno por la importancia que tienen estos en cuanto a aspectos como financiero,
contable, técnico, conduciendo en el caso de agotamiento de las existencias a la
paralización de labores o a el incumplimiento en la entrega de pedidos.

Importancia del almacén.

Teniendo en cuenta que es el lugar donde se guardan materias primas, semi

terminados, artículos de consumo para proporcionarlo cuando se necesite el lógico que
su importancia radica en realizar operaciones y actividades necesarias para suministrar
estos artículos en las condiciones de uso con oportunidad. Para ello el almacén debe
tener su propio control acerca de que guarda con el fin de asumir la responsabilidad
por los materiales en stock, para poder hacer presente la falta de materiales o el
exceso de ellos .

 El conveniente almacenamiento permite periodos de entrega e pedidos cada vez

mas cortos.
 Constituyen dentro de la empresa verdaderos pulmones que permiten una marcha
adecuada del programa de producción.
 Permite mantener la continuidad de la producción.

 Reducción de los costos de producción-transporte con la disminución de

los transportes y producción se mejora la eficiencia de ambos procesos.
 Coordinación de la demanda y el suministro Las empresas que tienen una
producción de carácter estacional y una demanda razonablemente
constante suelen tener problemas de coordinación entre la demanda y el
suministro. Un claro ejemplo de ello son las empresas de alimentación, ya
que, para mantener su oferta de frutas y vegetales enlatados, deben
almacenar toda su producción en las épocas de recogida con el fin de
abastecer el mercado el resto del año.
Ciclo del almacenamiento

Son las actividades necesarias para el funcionamiento de todo almacén. Estas son.

1.RECEPCIÓN

Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que adquiere el
departamento de compras, ya sea a solicitud de del área de almacén o a solicitud
de otras áreas.

Es decir , efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar los artículos y
poderlos entregar a aquellos que deben guardarlos para su utilización

Su labor consiste en:

 Descarga
 Desembalaje
 Inspección, verificación
 Ingreso o entrega a los depósitos informando su llegada.
  Descarga: Es la labor de descargar los bultos en los cuales los artículos han
sido transportados, hasta el lugar en que serán recepcionados. Se puede
realizar manual o mecánicamente, es conveniente que el personal que
realice la descarga sepa con anticipación que productos están llegando ,
cómo llegan, su peso, embalaje, para que de esta manera tomen sus
previsiones para efectuar la descarga en el mínimo tiempo posible y con los
medios adecuados.

 Desembalaje: Es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en

los que llegaron, es decir quitar el embalaje a los artículos , para ello se
debe contar con el personal especializado en esta labor , por cuanto es en
ella que se producen mayores pérdidas por deterioro. Sobretodo cuando se
tarta de materiales frágiles.

Esto requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que

permita ir sacando cada artículo y colocándolo en el lugar donde se realizará
la verificación. Muchas veces la labor de verificación se realiza conforme se
va desembalando.

 Inspección o verificación: Consiste en determinar si se trata de los

artículos solicitados, esta evaluación debe ser cuantitativa y cualitativa, ya
que la cantidad debe concordar con el pedido realizado y la calidad con las
especificaciones exigidas en el pedido. Para ello debe guiarse por la orden
de compra

 Ingreso a los depósitos: Realizada la verificación hay que entregar los

materiales a los depósitos donde van a ser almacenados y comunicar la
llegada de los artículos, indicando los resultados de la verificación. Debe
hacerse un informe de recepción donde se detallen los artículos entregados
a los depósitos el cual debe contar la conformidad del que recibe los
artículos en el almacén.

2. ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO

Consiste en guardar los artículos ubicándolos de manera que puedan entregarse en
condiciones de ser utilizados cuando los necesiten. Para ello debe estudiarse el espacio
con el que se cuenta, los artículos a almacenar, para obtener la utilización mas
adecuada del espacio, para que los artículos puedan ser alcanzados fácilmente por los
despachadores .

La forma de almacenar depende del artículo en sí y de las disposiciones de la jefatura.

Los puntos a contemplar en cuanto al almacenamiento son:

 Ubicación de los artículos

 Distribución de los locales.
 Métodos o procedimientos del almacenaje.
 Control de los artículos
 Clasificación y codificación de los artículos.
 Reposición.

3. DESPACHO O ENTREGA

Consiste en entregar los artículos que se encuentran en el almacén a cambio de

una orden de salida, también denominada nota de entrega.

El despacho consiste en la última parte del almacenamiento, en esta etapa se

deben tener en cuenta los procedimientos que que faciliten y regulen la salida de
artículos.

En un almacén los artículos deben regirse por lo primero que entra lo primero que
sale para evitar el vencimiento de productos.

CLASIFICACIÓN DE LOS ALMACENES

 Por su naturaleza

Almacenes cerrados : son aquellos locales construídos de material noble o

estructuras metálicas que en su diseño incorporan condiciones de
ventilación, iluminación y seguridad.
La característica fundamental de estos almacenes es la seguridad que presta
a los artículos almacenados, generalmente sirven para almacenar artículos
 de poco peso y volumen. Su máxima utilización es para bienes pequeños
pero de gran valor.

Almacenes abiertos : son aquellos locales que sirven generalmente para

almacenar materiales o bienes de gran volumen y peso tales como
maquinaria pesada, materiales de construcción. Generalmente son
almacenes mas grandes que los almacenes cerrados, disponen de mucho
espacio para la manipulación y despacho.

Almacenes mixtos: Son aquellos almacenes donde una parte cuenta con las
características de almacén cerrado y otra de almacén abierto.
En la parte cerrada se almacenan los materiales de poco peso y volumen y
en la parte abierta los materiales de gran peso y volumen.

Casetas: es un tipo de almacén rotativo y transitorio. Puede ser totalmente

cerrado, abierto o los dos. Es el típico almacén utilizado por empresas
constructoras o empresas de servicios como Sedapal, Telefónica, etc.
También se utilizan en las ferias y exposiciones.
Su principal característica es que son prefabricados.

 Por la naturaleza de empresa

Almacenes para empresas industriales: son almacenes que pueden tener la
configuración de cerrados, abiertos, mixtos que se utilizan para almacenar
materias prima, insumos, productos en proceso productos terminados,
repuestos, etc-
Su objetivo es satisfacer las necesidades de producción y almacenamiento
de la propia producción.
Almacenes para empresas comerciales: So locales destinados
exclusivamente para el almacenamiento de materiales o bienes cuyo destino
final es la comercialización. Las existencias de las empresas comerciales son
llamadas mercaderías

Almacenes para empresas de servicios: las empresas de servicios puros no

necesitan mayormente de alamcenes, pero hay empresas de servicios que si
lo requieren como por ejemplo en un hotel, restaurante.
  Por su destino y movimiento
Almacén central: este tipo de almacén es utilizado por empresas que tienen
gran amplitud de operaciones a nivel nacional e internacional , para lo cual
necesita de la distribución de materiales o bienes de capital hacia las filiales

Almacén descentralizado: son los almacenes que las empresas tienen en sus
filiales y que les permiten llevar sus productos a diferentes zonas del país.

LAS EXISTENCIAS

Podemos considerar a las existencias como los bienes tangibles, con la posibilidad de
ser almacenables, que las empresas adquieren con la finalidad de utilizarlos en el
proceso productivo para la obtención de productos finales, o bien para el
mantenimiento de los equipos productivos.
De una manera más general, podríamos definirlas como los bienes de propiedad de la
empresa destinados a la venta o a su transformación e incorporación al proceso
productivo. Su característica principal es la movilidad o rotación a lo largo del ciclo
económico de la empresa.
CLASIFICACION DE LAS EXISTENCIAS

Según criterio contable:

Materias Primas.
Son los elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del
producto final de la empresa, objeto de actividad.
Elementos y conjuntos incorporables.
Son los que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final,
pero que no son la base de dicho producto; se añaden a la materia prima en una fase
posterior del proceso productivo. Se fabrican normalmente fuera de la empresa y se
obtienen para incorporarlos a la producción sin someterlos a transformación.
Materiales para el consumo y reposición.
Son los destinados a la estructura de la empresa, es decir, a mantener la capacidad
estructural de la misma. Tienen fines de reparación y prevención de roturas o
desgastes de los equipos.
Productos en proceso o en curso.
Son aquellos materiales que al finalizar el ejercicio económico se encuentran en
proceso de producción en algún centro de actividad de la empresa.
Productos Semi-terminados.
Son los que al finalizar el ejercicio económico se encuentran aún sin terminar y están
pendientes de pasar por algún proceso de terminación o acabado de la empresa.
Productos Terminados.
Son los productos finales del proceso productivo.
Mercaderías.
Son las existencias de las empresas comerciales, es decir, productos que se adquieren
en el exterior y son revendidos posteriormente sin sufrir transformaciones
Según criterio de imputación a la determinación del costo:
Materiales directos.
Son aquellos que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, que
pueden indentificarse de forma fácil con un producto determinado. Si fabricamos sillas,
la madera sería un ejemplo de este tipo de materiales.
Materiales Indirectos.
Son lo que se destinan y utilizan para la fabricación de los diferentes productos, pero
no pueden ser identificados directamente con ellos. Su imputación al costo de los
productos se realiza a través de diversos criterios de reparto. En el ejemplo de las
sillas, serían materiales de este tipo el pegamento o las lijas utilizadas.
Según criterio de capacidad de almacenamiento.
Materiales Almacenables.
Son aquellos que sufren un desfase temporal entre el momento de su recepción y su
utilización en el proceso productivo. Dentro de este grupo podemos incluir todos los
elementos, excepto los de suministro continuado.
Materiales No Almacenables.
Son los que no gozan de la característica de poder almacenarse en lugares físicos.
Dentro de este grupo incluimos todos los materiales energéticos, como son la
electricidad, el gas natural, etc., que se consideran contablemente como suministros.
Inventarios:
Es la lista detallada del contenido de un almacén, el mismo que se valora
periódicamente, para verificar, corregir, la información contenida en la tarjeta de stock
o control de existencia (KARDEX).
Modelo de kardex

KARDEX FISICO VALORADO

CODIGO R-00145                  
ARTICU REFRIGERADORA BLANCA MARCA SAMSUNG        
 L
UNIDAD DE MEDIDA:
UNIDADES                  
DO ENTRADAS SALIDAS SALDOS
DETAL
FECHA C. CAN P.UNI IMPOR CAN P.UNI IMPOR CAN IMPOR P.UNI
LE
Nº T. T. TE T. T. TE T. TE T.
26/12/20
09     55 46.00 2530.00     55 2530.00 46.00
03/01/20
10         40 46.00 1840.00 15 690.00 46.00
05/01/20
10     25 46.00 1150.00     40 1840.00 46.00
15/01/20
10         18 46.00 828.00 22 1012.00 46.00
18/02/20
10     26 46.00 1196.00     48 2208.00 46.00
05/03/20
10         10 46.00 460.00 38 1748.00 46.00
             
             
138.0 138.0
SUMAS 106 0 4876.00 68 0 3128.00 38 1748.00 46.00

Tipos de inventarios:
- Inventarios completos o generales: incluyen todos los artículos existentes en un
almacén.
- Inventarios parciales: se realizan cada vez que sea necesario verificar o
reajustar el registro de un artículo determinado.

Control físico de los inventarios:

Es la comprobación mediante recuento de que las existencias están de acuerdo con los
controles visibles y de contabilidad.
- Inventario rotativo permanente:
Este método implica la revisión contínua de las existencias. Este trabajo se
realiza sobre determinados materiales sin paralizar las actividades del almacén.
Puede ser :
Al barrer: se procede comenzando en un punto del depósito o estante y se
continua con toda la mercadería almacenada allí. Este procedimiento permite
ordenar los almacenes y encontrar productos mal ubicadas o mal clasificados,
también detectar malas condiciones de conservación.
Selectivo: se procede a escoger dentro de las existencias, sin tener en cuenta
su ubicación algunos artículos. Sirve para realizar inventarios parciales.
- Inventario masivo periódico:
 Es el método mas común. Se efectúa cerrando las operaciones de almacén por
varios días, generalmente se realiza dos veces al año y requiere un planificación
anticipada para evitar la prolongación excesiva del cierre. Este método se aplica
para inventarios de tipo general.

Codificación :
Es parte de la catalogación, consiste en asignar números, letras, símbolos o
combinaciones de estos a los materiales ya clasificados del almacén con la finalidad de
identificarlos correctamente en la recepción, almacenamiento y despacho
Zona de almacenaje:
Al realizarse el almacenaje debe hacerse un estudio del espacio disponilble, en función
a los artículos que se han de recibir, guardar, manipular y entregar, con el objetivo
que la empresa en las mejores condiciones.
Las consideraciones que debe tener en cuenta son:
1. Entidad a la que se va a servir:
Porque de acuerdo al tipo de institución que se va a servir serán las mercancías
que guardará el almacén
2. Espacio del que se dispone:
Este es muy importante debe verse su forma y dimensiones, las condiciones
ambientales que tiene, las garantías que ofrece para el almacenaje de los
materiales y si brindan las condiciones para que estos no se deterioren, la
temperatura, ventilación, etc.
La seguridad de los materiales está referida tanto al hurto como a lo referente a
deterioros por el ambiente o manipuleo.
3. Existencias por guardar:
 Debe considerarse en este aspecto:
- cantidad de artículos
- cantidad de cada clase
- dependencias que los usan
- manipulación que necesitan
- características que presentan
- condiciones ambientales que requieren
- seguridad
- control que necesitan
Estos aspectos determinan la distribución que debe tener la zona.
La determinación de las cantidades de artículos a guardar serán claves para decidir
cuál es la mejor forma de aprovechar el espacio disponible, el material de lo
locales,, los pisos , ventanas.
La manipulación y las dependencias que los requieren inciden sobre la ubicación y
distribución del área de almacenaje.
Las características de los artículos determinarán el acondicionamiento necesario
como temperatura, iluminación, grados de humedad, etc.

Medios de almacenaje:
Los medios de almacenaje se dividen en dos clases que son humanos y materiales.
- Humanos: es el personal que debe dedicarse a recibir, guardar, controlar y
despachar los artículos.
Debe ser personal idóneo para los trabajos que se realizan en un almacén y
deben ser personas de confianza, responsables, minuciosas, disciplinadas, con
capacidad de tomar decisiones .
- Materiales: son los que ayudan al personal a cumplir con sus funciones. Entre
estos tenemos:
Locales,:
Para ello debe tenerse en cuenta
Para los artículos de rápida rotación: lugares cercanos al despacho.
Para artículos de lenta rotación, lugares alejados al despacho.
Para artículos pesados y voluminosos,: lugares bajos y de fácil acceso.
Para artículos livianos y poco voluminosos, lugares altos.
Estanterías:
Son los medios que aumentan la capacidad y flexibilidad de los locales, pueden
ser de madera, metálicas o mixtas.
 También pueden ser estanterías desmontables, formadas por elementos
que se arman y desarman fácilmente, pueden ser trasladadas sin deteriorarse.
O pueden ser estanterías fijas constituídas por elementos armados con
anterioridad y que no se desarman.
Medios de transporte:
Considerados como medio de almacenaje por cuanto ayudan a la manipulación
o traslado de las existencias. Tenemos: camiones de plataforma alta, de
plataforma baja, grúas, carretillas, vagones, camionetas, trailers, etc.
- Equipos de almacenaje:
Mostradores, sirven para delimitar la zona del local, también para el despacho
de los artículos.
Balanzas, son utilizadas para pesar los materiales, hay de diferentes tipos
contadoras cuyo sistema permite al pesar saber cuántas unidades se han
colocado.
Escaleras, son necesarias para alcanzar los artículos colocados en la parte
superior de las estanterías.
Parihuelas, son utilizadas para el mejor almacenamiento y transporte de
artículos en bolsas , permiten el movimiento e grandes lotes e mercadería.
Equipo diverso, son winchas, metros, contadores, calibradores.

SEGURIDAD EN EL ALMACÉN

Debe realizarse teniendo en cuenta, el manejo de gran variedad de artículos, dándole

prioridad a la salud, seguridad del personal.
Debe tenerse en cuenta:
Asignación de trabajo: selección del personal, instrucciones.
Cuidado y limpieza de las bodegas: disposición, limpieza, alumbrado, rótulos de
identificación de zonas, pasillos.
Mecanismos de advertencia y protección, barandales de protección, ropas protectoras,
superficies a prueba de resbalones, rótulos de advertencia y claves de colores. Los
colores que se utiliza son.
Amarillo: indica precaución se usa donde hay peligro de tropezones, caídas.
Amarillo y negro para llamar la atención, como columnas, postes, zonas de mucho
tráfico.
Rojo indica peligro, ejemplo equipo contra incendios, líquidos inflamables.
Verde indica seguridad una cruz con fondo blanco significa primeros auxilios.
Negro y blanco indica zonas de limpieza y de tráfico.
Prácticas normales de seguridad: funcionamiento de los camiones, carretillas, uso de
escaleras.
Los riesgos mas comunes que atentan contra un almacén son:
- Accidentes de trabajo
- Acciones de sabotaje interno o externo.
- Apagones
- Derrumbes
Medidas de seguridad mas usadas.
- Archivo adecuado de la información.
- Bloqueadores telefónicos
- Casetas e seguridad.
- Colocación de puertas blindadas.
- Equipos contra incendios.
- Equipos electrónicos de seguridad.
- Instalación de alarmas.
- Instalación de circuitos cerrados de televisión.
- Instalación de torreones.
- Luces de emergencia.
- Porteros eléctricos.
- Puestos de vigilancia interna y externa.
- Uso de fotocheck.
Prevención de accidentes
- Caídas, constituyen la principal causa de accidentes, por lo que la instalación de
cables, líneas telefónicas, energía deben ser estudiadas y planificadas con
anticipación su uso.
- Uso de máquinas o equipos, un adecuado mantenimiento tiene gran
importancia en cuanto a la prevención de accidentes.
- Riesgos del equipo de oficina, tanto archivadores, asientos, sillas giratorias,
escritorios, lámparas y herramientas deben estar en perfecto estado y contar
con el equipo adecuado para su manipulación en cuanto a uniformes, guantes,
anteojos, máscaras, para que su uso no cause daños a la integridad de las
personas.
- Prevención de enfermedades profesionales: Debe tenerse en cuenta los riesgos
físicos a los que están expuestos lo trabajadores para ello debe tenerse una
buena iluminación, ventilación, medios para contrarrestar la vibración y ruido.
 Tipos de incendio:
Fuego tipo A: se produce en materias sólidas como telas, madera, basura, se
combate con agua o extintores de agua, espuma, polvos químicos.
Fuego tipo B:se produce en líquidos inflamables como gasolina, aceite, grasa,
pinturas, alcohol, se puede apagar con espuma , polvo químico seco, arena, tierra.
Nunca utilizar agua.
Fuego tipo C: se produce en equipos eléctricos, se puede apagar con extintores de
bióxido de carbono. Nunca utilizar agua o conductores de electricidad.
Fuego tipo D: se produce con productos químicos, se puede apagar con extintores
con agentes químicos especiales.
También es importante que en un almacén se cuente con los símbolos y
rotulaciones de seguridad, como afiches, señales, símbolos.

EL ÁREA DE COMPRAS

Los desembolsos económicos que realiza una empresa a través de àrea de

Compras tiene que ver no solo con satisfacer las necesidades de ésta, sino que
también es necesario tener en cuenta que beneficie a la empresa, previendo
las necesidades, cambios , avances .

Puede definirse como la adquisición de materiales, suministros , herramientas,

en la cantidad necesaria, calidad adecuada , en el momento y lugar preciso y al
precio mas conveniente.

Compras en términos de la administración de empresas supone el proceso de

localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias
primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el
precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso
para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas. 

Objetivos del área de compras

- Mantener continuidad en el abastecimiento.
- Mantener niveles de calidad que vayan de acuerdo con el uso que se dará a los
mismos.
- Obtener bajos costos que vayan de acuerdo a la calidad y servicio que se
requiera.
- Mantener la posición competitiva del negocio.
- Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para
alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.
- Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
- Localizar nuevos materiales y productos.
- Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad
adecuada de los artículos.
- Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
- Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
- Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras,
que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
- Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o
materiales que pudiesen afectar a la organización.
- Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y
potenciales.
- Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa,
que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de
producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer
sus necesidades.
- Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos,
producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.
- Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.
- Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos
que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener
muestras de los proveedores potenciales.
- Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos
establecidos.
- Puntualizar normas de conducta moral. 
- Obtener utilidades para la empresa. 

Actividades de la función Compras.

Determinación Qué, Cómo y  a quién se debe Comprar. El primer paso es

establecer normas para realizar las compras y bajo que criterios se organizó el
sistema, que pueden ser bajo aspectos de calidad,  cantidad,   oportunidad,
etc. es decir lograr determinar en qué momento hay que comprar, al precio
más conveniente y la cantidad necesaria.

La Normalización. Es la reglamentación que debe existir en la empresa, con la

finalidad de unificar criterios, optimizar la variedad de artículos, tomando en
consideración calidades, dimensiones, usos, etc. a fin de simplificar y reducir
los gastos de adquisición, almacenamiento, manipulación y merma.

Presupuesto y Plan de Compras - Cuánto - Cuándo. La importancia de un plan

de compras es evidente, presupone la existencia de un subsistema de
información y proyección incluido dentro del Sistema Logístico, organizado en
función de las actividades que les toca cumplir a cada uno de los
departamentos, y también agrupadas por similitud o afinidad, con la jerarquía
y autoridad adecuada a la responsabilidad por desempeñar en la función
planificación.

¿Verificar si existe un plan de compras?

¿Se conocen cuáles son las cantidades necesarias que se deben comprar en
insumos para la producción, según una estadística confiable y un presupuesto
profesional en concordancia a una estrategia empresarial de inversión y
seguridad?

¿Se analiza el presupuesto, tanto mensual como anual de las compras?

Análisis de Proveedores - A Quién, Directorio. Verificar si existe una lista de

proveedores, su finalidad es conocer a qué proveedores debe recurrirse para la
adquisición de determinados materiales, esta actividad abarca más la función
del comprador que la de vendedor. Debemos estar atentos a los cambios del
mercado, a las fluctuaciones de la oferta y a las mejoras tecnológicas de los
productos.

En esta lista, se archivan los datos correspondientes a las empresas que surten
nuestras necesidades, codificadas por razón social o por el artículo que
comercian, en este registro se incluyen adicionalmente los catálogos y
circulares que nos envían.

¿Existe un análisis de proveedores?

¿Las compras se realizan basándose en los análisis de los proveedores?

Registro Histórico de Cotizaciones - Costos - A Cuánto Hemos Comprado. 

Existe un registro histórico de compras en la empresa, tiene como finalidad
poder realizar una comparación por periodos, de las compras realizadas, sobre
determinado material o artículo.
 Verificar si existe registro de cotizaciones, en él se guarda la lista de precios,
descuentos, catálogos, etc. que los proveedores envían constantemente.
- Análisis de las variaciones de precios, plazos de entrega y calidad.

Por todo ello se deduce que el campo de las compras está relacionado con: la
CALIDAD, CANTIDAD, PRECIO Y TIEMPO.

En cuanto a la calidad de tenerse en cuenta:

- La calidad debe definirse en especificaciones técnicas de los materiales a

adquirir.
- La calidad no se mide por el precio debe tenerse en cuenta que los precios
varían de una fuente a otra.
- La calidad debe ser la conveniente , no siempre la mejor calidad será la
conveniente, pues depende de las especificaciones del pedido.
- La calidad debe estar siempre disponible, esto quiere decir que la
disponibilidad del articulo que se compra debe estar garantizada en varias
fuentes .

En cuanto a la cantidad debe tenerse en cuenta.

- La cantidad debe basarse en el control de existencias, debe hacerse las

compras de acuerdo al uso que se haga de los artículos para evitar tener un
exceso de mercaderías.
- La cantidad debe ser respaldada, de acuerdo con los pedidos que se hagan
de ella y el control de existencias .
- El transporte a elegir estará en función de la cantidad adquirida.

En cuanto al tiempo debe tenerse en cuenta

- Para este punto debe hacerse un estricto control de las existencias, lo que
determinará el punto exacto para hacer los pedidos.

En cuanto al tiempo debe tenerse en cuenta

- Para lograr precios competitivos es necesario adquirir los artículos a un

precio que permita a la empresa competir cuando venda sus productos los
consumidores.
- El precio debe buscarse en función de la calidad y cantidad

PASOS DE UN PROCESO DE COMPRAS.

1. SOLICITUD DE COMPRA
 1.1. ALMACENES controla el stock y detecta necesidad.

1.2. ALMACENES emite SOLICITUD DE COMPRA 

1.3. ALMACENES envía SOLICITUD DE COMPRA a COMPRAS.

1.4. ALMACENES archiva SOLICITUD DE COMPRA 

FLUJOGRAMA DE UNA SOLICITUD DE COMPRA

2.  SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

2.1. COMPRAS consulta ORIGEN DEL PRODUCTO.

2.2. COMPRAS consulta PROVEEDORES.

2.3. COMPRAS emite PEDIDO DE COTIZACIÓN 

2.4. COMPRAS envía PEDIDO DE COTIZACIÓN a PROVEEDORES.

 FLUJOGRAMA DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

3.  DECISIÓN DE COMPRA

3.1. COMPRAS recibe las COTIZACIONES de los PROVEEDORES.

3.2. COMPRAS controla las COTIZACIONES con MANUAL DE

ANTECEDENETES DE COMPRAS

 Reputación global del proveedor

 Términos financieros
 Flexibilidad del proveedor para ajustarse a las necesidades de su
empresa
 Experiencia con el proveedor en situaciones similares
 Servicio técnico ofrecido
 Confiabilidad en el vendedor
 Conveniencia en colocar la orden
 Datos sobre la confiabilidad del producto
 Precio
 Especificaciones técnicas
 Preferencias del usuario principal del producto
 Entrenamiento ofrecido por el proveedor
 Tiempo de entrenamiento requerido
 Confiabilidad en los datos de envío prometidos
 Facilidad en el mantenimiento.
 Servicio de ventas esperado después de la fecha de compra.

3.3. COMPRAS emite ORDEN DE COMPRA 

3.4. COMPRAS envía ORDEN DE COMPRA al PROVEEDOR.

3.5. COMPRAS envía ORDEN DE COMPRA a RECEPCIÓN.

FLUJOGRAMA DE SELECCIÓN DE LA DECISIÓN DE COMPRA

4. RECEPCIÓN DE LA MERCADERÍA

4.1. ALMACÉN controla la mercadería recibida con ORDEN DE

COMPRA 
 4.2. RECEPCIÓN emite PARTE DE RECEPCIÓN 

 Número de parte de recepción

 Número de orden de compra
 Nombre del proveedor
 Dirección del proveedor
 Fecha de recepción
 Mercadería recibida
 Unidad de medida
 Cantidad
 Nombre del producto
 Código del producto
 Precio
 Conformidad de recepción.

4.5. RECEPCIÓN envía PARTE DE RECEPCIÓN

4.6. ALMACENES controla la mercadería.

4.7. RECEPCIÓN envía PARTE DE RECEPCIÓN  a CUENTAS A

PAGAR.

FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE LA MERCADERÍA

5. ALMACENAJE DE LA MERCADERÍA

5.1. ALMACENES verifica PARTE DE RECEPCIÓN con SOLICITUD

DE COMPRA
5.1.1.  Si no hay coincidencia comunica a COMPRAS.

5.4. ALMACENES actualiza archivo de STOCK en base al PARTE DE

RECEPCIÓN.

5.4.2. Da Ingreso A LA MERCADERÍA

FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE ALMACENAJE DE LA MERCADERÍA

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS

CAJA CHICA
Es una herramienta para el control de gastos.

Es una planilla de cálculo muy simple que facilita llevar la contabilidad de la caja chica
durante el año. Está compuesta por trece hojas, cada una representa el estado de un
mes de la caja chica, desde enero hasta diciembre, y la última -anual- es un resumen
de los movimientos realizados durante todo el año.

La Caja Chica también puede ser diaria, de modo que el saldo final de un día aparece
como saldo inicial para el día siguiente.

CÓMO FUNCIONA
Lo primero que deberá hacer es definir un monto fijo con el que la caja chica deberá
operar cada mes o cada día . Se debe comenzar ingresando este monto en el aporte
inicial del mes o del día, sin importar en cuando efectivamente empezamos a usar esta
administración.

En febrero no se realizaron movimientos

Luego, simplemente se van ingresando los egresos y/o aportes que se realicen en el
mes que corresponde. Para hacer esto hay que completar la información de las
siguientes columnas:

 Fecha: fecha en que se realizó el cargo o aporte.

 Glosa: detalle o motivo del cargo o del aporte.
 Proveedor: nombre de la empresa o particular que provee el producto o
servicio. 
 Debe: en esta columna se ingresan solamente los montos de los aportes que se
hagan a la caja chica. Todo monto ingresado en esta columna será sumado al
saldo de la caja chica.
 Haber: en esta columna se ingresa el monto del cargo o egreso realizado. Todo
monto ingresado en esta columna será restado del saldo de la caja chica.
  Saldo: en esta columna la planilla indica el saldo parcial que va
resultando luego de ingresar un cargo o un aporte.
 Saldo Inicial Aquí se indica el saldo de la caja chica al comenzar el
mes. Si se trata del mes de enero, se muestra el monto ingresado en
Aporte Inicial. Si se trata de meses subsiguientes se muestra el monto
resultante en Saldo Final del mes anterior.
 Aportes Indica el monto total de aportes que se hicieron a la caja chica
durante el mes.
Se incluye el Aporte Inicial de cada mes excepto para el mes de enero, en
que el Aporte Inicial se considera como Saldo Inicial.
 Egresos Indica el monto total de egresos y cargos realizados durante el
mes.
 Saldo Final Indica el saldo final de la caja chica y corresponde a la
suma de los campos
 Saldo Inicial y Aportes menos Egresos. Representa el estado
absoluto de la caja chica en todo momento del mes, es decir, ese monto
debe coincidir con el dinero que realmente está en la caja chica.

Con cada mes nuevo que comienza, el monto del Saldo Final del mes
anterior es trasladado al campo Saldo Anterior de la hoja siguiente. Lo
único que usted tendrá que hacer es ingresar el Aporte Inicial del nuevo
mes y empezar a ingresar los cargos y los aportes. La costumbre o regla
general indica que el Aporte Inicial de cada mes reponga el dinero
gastado de la caja chica durante el mes pasado, de modo que esta
vuelva a tener el monto definido para su operación al empezar un nuevo
mes

RESUMEN ANUAL

En la última hoja de la planilla tenemos un resumen anual del flujo de la caja chica. Allí
podemos ver un cuadro con el resumen de todos los aportes y egresos mes a mes, un
saldo mensual y totales anuales para cada columna. Todo para estar al día, en cada
momento.
El cierre de caja

Es la actividad que consiste en verificar que el saldo diario que aparece en la pantalla
como resultado de las transacciones que se han realizado durante la jornada del día
coincida con el recuento del dinero que efectivamente hay en caja.

De tal manera que si el saldo en caja arroja que tenemos S/. 150, haciendo el
recuento del dinero que se tienen en caja se tendrá la misma cantidad o sea S/. 150
 TÉRMINOS RELACIONADOS A CAJA ALMACÉN Y COMPRAS

Stock: significa existencias, mercaderías, de esta palabra ha surgido “stockear” que

representa la idea de comprar hasta una cantidad límite que se considere conveniente.
El Inventario Inicial: Representa el valor de las existencias de mercancías en la
fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre y no vuelve a
tener movimiento hasta finalizar el período contable.
Compras: Se incluyen las mercancías compradas durante el período contable
con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del
objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la
compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc.
Devoluciones en compra: Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de
reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por
cualquier circunstancia; esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se
abonará a la cuenta compras.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por
la Empresa y que fueron compradas con éste fin. Por otro lado también
tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las
devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
El Inventario Final: Se realiza al finalizar el período contable y corresponde al
inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente
valoración.
Orden de compra: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los
términos de pago y de entrega.

Requisición o solicitud de compra. Una requisición de compra es una solicitud

escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras
acerca de una necesidad de materiales o suministros. Incluye:- Numero de
requisición- Nombre del departamento o persona que solicita- Cantidad de
artículos solicitados- Identificación del número de catálogo- Descripción del
artículo- Precio unitario- Precio total- Costo de embarque, de manejo, de
seguro y costos relacionados- Costo total de requisición- Fecha del pedido y
fecha de entrega requerida- Firma autorizada

Guía de Remisión: Documento que garantiza el envío o entrega de la

mercancía, cuando el proveedor no le manda la factura. Es el documento que
permite realizar el tralado de la mercadería de un lugar e otro, para los
controles de la SUNAT.

Kardex: El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener

el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en
inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las
mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la
empresa para la venta.
Informe de recepción: Se emite por el almacén receptor en Duplicado, una vez
verificados e inspeccionados los productos recibidos, utilizándose un modelo
por cada Factura o documento similar recibido.

Entradas al almacén. Es el documento que garantiza el ingreso de la mercancía

a la empresa; y con el se genera la creación de la tarjeta de kardex o
existencia de cada producto. Cuando ya existe la tarjeta de kardex, sirve para
asentar la entrada del articulo y sumarlo a las unidades ya existentes

Salidas del almacén: Este documento recopila toda la información de salidas de

almacén por líneas, grupos y productos de inventario, proporcionando el costo
diario de salidas de almacén por centros de producción. De la misma manera
lleva la sumatoria del mes y el comparativo de mes inmediatamente anterior.
Reporte de roturas y mercancías deterioradas. Documento que relaciona la
mercancía deteriorada en almacen, ya sea por mal manejo o por
descomposición normal del mismo, con esta nota, el almacenista registra la
salida del producto en el kardex correspondiente.
Empaque y etiquetado: El empaque y etiquetado constituye la envoltura o
protección que acompaña a un producto, pero al mismo tiempo forma parte de
sus características marca.

Picking: El Picking es un proceso básico en la preparación de pedidos en los

almacenes que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena
logística ya que en muchos casos es el cuello de botella de la misma
Normalmente es un proceso intensivo en mano de obra ( se emplea gran
cantidad de personas)y su optimización y mecanización una de las formas de
mejorar el rendimiento de la cadena de logística interna de las empresas.
Memorando de devolución: Documento que diligencia el almacenista cuando
toma la decisión de recibir principalmente la mercancía, o hace devoluciones
después de recibirla. Este documento demuestra la salida del producto de la
empresa, o el recibo principal, para corregir la factura del proveedor. Con el
memorando de devolución de mercancía, registra la salida de los productos en
el kardex.
Rotación de inventarios:  Entendemos como el número de veces que varias
partidas de activo, como materias primas, mercancías para venta, cuentas por
cobrar, etc., se reemplazan durante un período específico, por lo general un
año. 
  
Parihuelas: son estructuras fabricadas en madera dura y resistente, con
dimensiones estandarizadas y conformadas por tiras de madera, pueden ser
simples o dobles de acuerdo a las series de tiras con que cuenten.
Planchas: estructuras de soporte similares las parihuelas, salvo que no están
constituídas por tiras sino por una superficie continua, constituyen una forma
de piso.

Proveedor: persona natural o jurídica que se encarga de la comercialización de

bienes o servicios.
Arancel: Es un impuesto que se impone sobre un bien cuando cruza una
frontera nacional.
Bienes : elementos materiales suceptibles de medirse, intercambiar y que se
utilizan para el desarrollo de procesos productivos.