AGENCIAS

I. DEFINICIN:
Una agencia o un agente es un vendedor independiente que ejerce
sus actividades con independencia econmica y administrativa de la
casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales.
Su funcin consiste en distribuir los productos de un intermediario, al
cual se conoce como casa matriz.
Las agencias no estn obligadas a llevar un registro contable al igual
que lleva la casa central o casa matriz, esta ltima si debe llevar un
control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como
nmero de agencias posea.

II.

Casa matriz
Se define como CASA MATRIZ, a la empresa que tiene, una
inversin en otra empresa llamada SUBSIDIARIA, dicha
inversin deber ser del 51% o ms de las acciones de la
misma, esto para mantener el dominio administrativo, dado el
inters mayoritario que posee. Las clases de acciones que
pueden manejarse

CARACTERSTICAS

Tiene personalidad jurdica propia.

Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fbricas.

Cobran comisin por las mercaderas vendidas.

No mantienen inventario. Colocan pedidos, adems de efectuar

cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas

realizadas.

Reciben de la empresa a la que le sirven, un fondo de trabajo para

gastos menores.

Obtiene pedidos y los remiten a la empresa que sirven para que sea
aprobado el crdito, enviada la mercanca y facturada.

Algunas veces efectan la cobranza a los clientes y la envan a la

empresa a la que sirven.

Atienden su territorio capturando mercado y procuran maximizar su

participacin.

Reciben de la empresa a la que le sirven, un fondo de trabajo para

gastos menores.

III.

Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas

realizadas.
DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y SUCURSAL

AGENCIAS
Tienen un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero no
mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los
pedidos se envan a la casa central y esta la que los sirve.
Los crditos son concebidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar
se llevan en los libros de la casa matriz, sta efecta los cobros.
El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la
cuan lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningn
otro efectivo.
SUCURSALES
Mantiene existencias de mercancas, la mayor parte de las cuales son
obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales pueden haber
comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las
existencias de la sucursal.
Los crditos son concebidos por la sucursal, las cuentas a cobrar se
llevan en los libros de la sucursal, esta efecta los cobros.
Los cobros efectuados por la sucursal son depositados por el banco
local para que los acredite a la misma, el gerente de la sucursal
extiende los cheques para pagar los gastos.
Una agencia ejerce las mismas funciones, pero ms o menos, que un
viajante, en tanto la sucursal desempea la mayor parte de sus
funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la
inspeccin y al control de la casa matriz.
Si una agencia desempea alguna de las funciones de una sucursal o
si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que
generalmente se aplica a las agencias, se modifica necesariamente
su sistema de contabilidad para adatarse a la situacin.

IV.

SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA UNA AGENCIA

El sistema de contabilidad se encuentra centrado en la casa matriz,
tanto los libros auxiliares como los libros principales, ya que las
ventas, cobros y pagos de cualquier naturaleza los efecta la matriz.
A las agencias se les dota de un fondo en efectivo para gastos
mensuales, el cual se les reintegra peridicamente y funciona como
un fondo de caja chica.
Es recomendable que la agencia tenga un control de los pedidos de
sus clientes mediante un registro auxiliar, con la finalidad de verificar
el suministro oportuno de los pedidos por parte de casa matriz.

V.

CUENTAS DE LAS AGENCIAS

Una agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida
doble. Lo nico que se necesita es llevar un libro de caja en el cual

anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y los

pagos hechos en el mismo para sus gastos, cuando el fondo
disminuye y se hace necesario su reposicin, se enva a la casa
central una copia de la hoja de pagos con los correspondientes
justificantes, como evidencia de la clase y correccin de los
desembolsos realizados.
Los asientos a realizar por la casa control dependern de si la
gerencia desea determinar las utilidades netas de la agencia.
VI.

CUENTAS UTILIZADAS PARA EL CONTROL DE AGENCIAS

MUESTRAS DE LA AGENCIA: Esta cuenta pertenece al activo
circulante y est constituida por toda aquella mercanca en
exhibicin que tiene la agencia.
EMBARQUES PARA LA AGENCIA: Es una cuenta de resultados.
Se acredita por el valor de la mercanca que se enva a la
Agencia, cuando la casa central usa inventario fsico. Se
sustituye por la cuenta Inventario, cuando se tiene el sistema
de inventario permanente.
FONDO FIJO DE LA AGENCIA: Es una cuenta de activo
circulante. En ella se registra el dinero en efectivo que la
Agencia recibe de la casa central para su financiamiento.
GASTOS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. En ella se
registran todos los gastos en que se incurre por parte de la
agencia.
VENTAS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. Se registran
aqu todas las ventas realizadas por la casa central a travs de
la agencia.
PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA AGENCIA: Cuenta puente de
Resultados. Se utiliza para cerrar los Gastos e Ingresos de la
agencia.

VII.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA AGENCIA

VENTAJAS
No representa una cantidad significativa de gastos fijos, ni costos
adicionales por la inversin en instalaciones o construcciones.
La comisin representa un costo variable de ventas para la casa
matriz.
DESVENTAJAS
No es posible utilizarlo para todos los tipos de productos en el
mercado.
Gran cantidad de cartera.
Costos de control y mantenimiento.
La poca fidelidad de los agentes.

VIII.

TIPOS DE AGENCIAS
AGENCIA DE VIAJES
Una agencia de viajes es una empresa asociada al turismo, cuyo oficio es
la intermediacin, organizacin y realizacin de proyectos, planes e
itinerarios, elaboracin y venta de productos tursticos entre sus clientes
y determinados proveedores de viajes, como por ejemplo: transportistas
(aerolneas, cruceros), servicio de alojamiento (hoteles), con el objetivo
de poner los bienes y servicios tursticos a disposicin de quienes deseen
y puedan utilizarlos.
AGENCIA DE MEDIOS
Las agencias o centrales de medios son empresas que gestionan para
sus clientes la planificacin y la compra de espacios publicitarios en los
distintos medios de comunicacin. Hasta hace unos aos, el
departamento de medios se encontraba siempre dentro de la agencia de
publicidad o la empresa anunciante (en el caso que ameritara). Hoy en
da es comn ver centrales independientes que slo se dedican a la
compra de medios.
AGENCIA DE PUBLICIDAD
Una agencia de publicidad es una organizacin comercial independiente,
compuesta de personas creativas y de negocios, que desarrolla, prepara
y coloca la publicidad, por cuenta de un anunciante que busca
encontrar consumidores para sus bienes y servicios o difundir sus ideas.
Estas agencias estn especializadas en la comunicacin y ofrecen a sus
clientes, de forma directa o subcontratada, los siguientes servicios:

Asesoramiento en marketing

Asesoramiento en comunicacin

Creacin y produccin de los elementos tcnicos de difusin

Planificacin de medios (negociacin, compra y control de espacios

publicitarios)
Control de la evolucin de la campaa

IX.

CONTROL
La casa matriz deber llevar un control contable de las ventas, costos y
en su caso los gastos de cada agente, con el fin de calcular las
comisiones de cada uno de ellos.
Este control puede ser llevado mediante las cuentas costos de ventas de
agentes, gastos de ventas de agentes y venta de agentes.
En el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento
analtico o el de inventario perpetuo.

El importe de los fletes, seguros y dems gastos que origines el envo de

las mercancas a los agentes deber ser contabilizado por la casa matriz
como un gasto de venta.