Proyecto 2 Fases I-IV

1
EVALUCIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

APLICADO EN LA FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK, C.A
Proyecto Socio Integrador como requisito parcial para obtener la aprobacin del
Trayecto III en administracin
Equipo
Investigador
Berbec Nuvia
C.I. 14.188.467
Daz Roberto
C.I. 11.659.776
Lewis Pamela
C.I. 12.013.442
Marn Marianny
C.I. 19.143.679
Martnez Aurilis
C.I. 17.870.365
Montao Nohelis
C.I. 16.078.532
Tutor Metodolgico:
Tutor Tcnico:
Lic.
El Tigre, Marzo 2016

APLICADO EN LA FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK, C.A
Proyecto Socio Integrador como requisito parcial para obtener la aprobacin del
Trayecto III en administracin
Equipo
Investigador
Berbec Nuvia
C.I. 14.188.467
Daz Roberto
C.I. 11.659.776
Lewis Pamela
C.I. 12.013.442
Lista Carlaura
Tutor Tcnico:
Tutor
Metodolgico:
El Tigre, Marzo 2016
ACTA DE EVALUACIN DEL JURADO
En nuestro carcter de Jurado Evaluador del Proyecto Socio Integrador y/o Socio
Tecnolgico del Programa Nacional de Formacin en Administracin titulado:
APLICADO EN LA FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK, C.A,
presentado como requisito parcial para optar al Ttulo de Licenciado en
Administracin, obtuvo una calificacin aprobatoria de __________, presentado en la
ciudad de El Tigre, a los ______das del mes de _________del ao 2016.
Firman Conforme:
Jurado 1: Coordinador del Jurado:
______________ Firma: ____________
Jurado 2: Colectivo Docente del PNF__: ______________ Firma: ____________

Jurado 1: Colectivo Docente del PNF__:______________ Firma: ____________
DEDICATORIA
Para todos nosotros es un honor dedicar este proyecto, primeramente a Dios

Creador de los cielos y la Tierra quien nos di sabidura y entendimiento para
expresar todas nuestras ideas.
A nuestros padres, por su comprensin, apoyo en momentos buenos y malos, que
han sido nuestro ejemplo para atravesar todas esas dificultades que se nos presentan
en el camino perseverando siempre, inculcndonos desde nuestra primera etapa de
crecimiento, nuestros valores y principios con una gran dosis de amor, y sin pedir
nada a cambio.
A nuestros hermanos(as) que siempre estn ah directa e indirectamente
apoyndonos incondicionalmente haciendo cada uno de nuestros das ms sencillos.
A los TutoresVicenta Nardulli, Elizabeth Alfonzo y Leonardo Martnezque con sus
conocimientos nos prepararon para la realizacin de este Proyecto Socio-Integrador
por su comprensin, paciencia, y por todo su empeo, nunca podremos estar
suficientemente agradecidos.
A nuestros compaeros de clases, por esa unin que de alguna manera nos deja
mucho que aprender.
A todos nuestros dems familiares, que fueron tambin nuestro apoyo en esta etapa
importante de nuestra preparacin.
AGRADECIMIENTOS.
4
Al Todopoderoso DIOS DEL UNIVERSO por ensearnos el camino correcto de

la vida, guindonos y fortalecindonos cada da con su SANTO ESPIRITU.
A nuestros PADRES, HERMANOS, HERMANAS Y FAMILIARES por ser los
pilares fundamentales de una educacin correcta y llena de principios morales y
espirituales, los cuales siempre estuvieron a nuestro lado con grandes sacrificios y
humildad para brindarnos su apoyo incondicional y tener la gran satisfaccin de
vernos cumplir hoy por hoy nuestro sueo anhelado de ser personas con tica
profesional y de provecho para toda la sociedad.
En agradecimiento a nuestros tutores por su paciencia comprensin y motivacin,
en especial a las Licenciadas Vicenta Nardulli y Elizabeth Alfonzo, por ser las
personas claves en nuestro desarrollo acadmico, y al Licenciado Leonardo Martnez
por brindarnos su apoyo con sus conocimientos al momento de asesorarnos.
A la Universidad Politcnica Territorial Jos Antonio Anzotegui por ser nuestra
casa de estudio durante todos estos aos, y brindarnos esa oportunidad de
materializar este sueo bajo el lema de aprender haciendo.
A la FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK, C.A,por abrirnos las puertas de
su entidad y apoyarnos para culminar con un requisito de nuestra etapa acadmica,
brindndonos la mayor informacin del funcionamiento de sus departamentos en
especial al Sr Ernesto Ramrez y la Sra. Lisgleira Daz
Sin dejar atrs la participacin de todos nuestros amigos y compaeros de estudios
haciendo ms sencillo el camino al logro que hoy con mucha alegra compartimos
con todos ustedes
MUCHISIMAS GRACIAS.
EVALUCIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS APLICADO EN LA FERRETERIA Y MATERIALES
KODIAK, C.A
Equipo
Investigador:
Berbec Nuvia
C.I. 14.188.467
Daz Roberto
C.I. 11.659.776
Lewis Pamela
C.I. 12.013.442
Tutor Metodolgico: Nomar Torres
Tutor Tcnico:
Fecha: Marzo 2016
RESUMEN
El proyecto socio integrador describe la evaluacin de un Manual de Procedimientos
administrativos, siendo este el aporte brindado por el equipo investigador a la empresa
con el fin de que optimizaran el trabajo administrativo. El objetivo de este contexto de
investigacin, consiste en Evaluar el Manual de Procedimientos Administrativos
aplicados en la Ferreteria y Materiales Kodiak C.A, viendo as su cumplimiento y la
efectividad del manual aplicado dentro de la misma, y a su vez se llevara a cabo la
investigacin de accin participativa, para detectar las debilidades dentro del Manual
Diseado, y posteriormente aplicar las medidas y acciones que ayuden a fortalecer los
diferentes procedimiento administrativos. Para tal fin se utiliz como tcnica de
recoleccin de datos la elaboracin de una entrevista semi-estructurada y la
observacin directa. La entrevista fue aplicada al Coordinador de la Unidad y dems
funcionarios adscritos en dicha dependencia. En conclusin se infiere que el manual ha
sido una herramienta eficaz en la Ferretera, por ello se sugiere evaluar constantemente
el mismo y actualizarlo cuando sea necesario.
Descriptores: Evaluacin, Manual de Procedimientos Administrativos, Aplicacin.
ndice General
PORTADA.i
CONTRAPORTADA...
.ii
ACTA DE APROBACION DE JURADOS iii
DEDICATORIA
..
iv
AGRADECIMIENTO
....
..v
RESUMEN
....
..vi
INDICE GENERAL...............vii
INDICE DE TABLAS Y GRAFICAS ...........ix
INTRODUCCION
FASE I Diagnostico
Exploracin inicial...13
Diagnstico integral.17
Fase II El Problema
Planteamiento del problema........................................................................................22
Objetivos......................................................................................................................23
Justificacin.................................................................................................................24
Problemas vinculado con el plan de la patria y el PNFA ...25
Alcances y limitaciones...25
Fase III Marco Terico Referencial
Antecedentes................................................................................................................27
Fundamentacin terica...............................................................................................29
Fundamentacin legal..................................................................................................42
Definicin de trminos bsicos....................................................................................48

Fase IV Marco Metodolgico
Tipo de investigacin...................................................................................................49
Diseo de investigacin...............................................................................................50
Poblacin y muestra.....................................................................................................51
Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos........................................................51
Planificacin integral de los objetivos 54
Fase V Desarrollo De Los Objetivos
Resultados de la investigacin ....55
Fase VI Propuesta
Presentacin, justificacin, objetivos especficos, ventajas beneficios, y factibilidad
de la propuesta del manual .76
Manual de procedimientos...80
Conclusiones....92
Recomendaciones93
Anexos 94
ndice de tablas y grficos

Tablas
Tabla N1 caractersticas del personal KODIAK.CA.....16
Tabla N2 herramientas para priorizacin de problemas ....17
Tabla N3 matriz de criterios...18
Tabla N4 matriz FODA..20
Tabla N5 planificacin integral de los Objetivos...54
Tabla N6 descripcin de funciones del grupo ...57
Graficos
Grafico N1 Dimensiones demogrficas .... 15
Gafico N2 Caractersticas del Personal .....16
Grafico N3 Arbol del Problema 19
Grafico N4 Grupo de trabajo .56
INTRODUCCIN
Venezuela cuenta con una amplia diversidad de empresas ferreteras que estn
dedicadas a la comercializacin de materiales de construccin y de ferreteras en
general, siendo nuestra ciudad muy comercial se ha visto en la necesidad de darle un
aporte econmico, por lo que ser en benefici del ramo de la construccin.
Si se observa alrededor a medida que se avanza en el tiempo, las exigencias de los
clientes van aumentando. Por ello, el tiempo forma parte de una de las premisas con
ms importancia dentro de la gama de necesidades. Esto ha sido un punto
determinante de partida para desarrollar cualquier idea de negocio que se quiera
iniciar con xito en el futuro.
La empresa FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK C.A, se encarga de esta
actividad para el beneficio de la comunidad, ofreciendo un buen servicio de calidad y
precios accesibles, la meta de la compaa es posicionarse en mercado como empresa
lder en el ramo de la comercializacin y distribucin de materiales ferreteros y de
construccin.
La estructura organizativa de la Ferreteria y Materiales Kodiak en su momento de
su iniciacin en el mercado no haba logrado organizarse en la constitucin en su
departamento administrativo, realizando su trabajo manualmente debido a que no
posea sistema reglamentario que facilitara la labor administrativa tales como un
sistema automatizado para la facturacin, inventario, compras, ventas entre otros, no
posea una maquina fiscal como lo exige el Servicio Nacional Integrado de
Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) y tampoco contaba con el personal
calificado para asumir los cargos correspondiente a cada uno de los departamentos,
de all parti la idea de disear un Manual de Procedimiento Administrativo que
optimizara el trabajo dentro de la Ferreteria para lograr el xito empresarial.
10
El Objetivo General del presente proyecto es la Evaluacin del Manual de

Procedimientos administrativos aplicado en la Ferreteria y Materiales Kodiak, C.A,
El Tigre Edo. Anzotegui, para verificar el funcionamiento efectivo de los procesos
administrativos implementados en la empresa.
Actualmente la Ferretera y Materiales Kodiak C.A, cuenta con una estructura
organizativa que permite identificar, la misin, la visin y sus objetivos
organizacionales, al igual manejan informacin necesaria para cumplir con las
funciones para el desempeo de cada uno de los empleados en sus respectivos
departamentos.
La elaboracin del manual de procedimientos administrativos facilit la eficiencia
de los procedimientos administrativos en el mbito de la gestin de la organizacin, y
encamin el logro de los objetivos organizacionales enfocados hacia la rentabilidad y
la productividad de la Ferretera y Materiales Kodiak, CA.
La importancia de la investigacin es evaluar el cumplimiento de las
actividades de la organizacin permitindole lograr de una manera ms eficiente
y coordinada cada uno de los objetivos planteados.
El presente trabajo de investigacin se encuentra estructurado en cinco (5) Fases
que se detallan a continuacin:
Fase I. Diagnstico.
Se describe detalladamente las caractersticas de la Ferretera, sus dimensiones y
por ende su diagnstico integral, el cual le dar sentido a la investigacin.
Fase II. El Problema.
11
Contempla la motivacin por la cual se realiza la investigacin junto con los

objetivos a desarrollar, la justificacin e importancia, el alcance y las limitaciones del
trabajo.
Fase III. Marco Terico.
Proporciona toda la informacin relacionada con el tema propuesto: antecedentes,
nociones bsicas al tema, bases legales, bases tericas y definicin de trminos.
Fase IV. Marco Metodolgico.
Presenta la modalidad y tipo de investigacin, implementando estudios de
poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos y metodologa
aplicada.
Fase V. Desarrollo Integral de los Objetivos.
Se explica detalladamente el proceso de desarrollo integral describiendo que cada
uno de los objetivos vaya en pro de los resultados esperados u obtenidos.
Fase VI. Propuesta.
Conclusiones.
Recomendaciones.
Referencias Bibliogrficas
Anexos.
12
FASE I
DIAGNSTICO
Exploracin inicial
Resea histrica
En Diciembre del ao 1994 fue fundada la empresa LE CAR IMPORT CA, por su
propietario Ernesto Ramrez, como empresa familiar, laboraba todos los das para
cubrir las necesidades del cliente en el ramo automotriz, esta empresa se dedicaba a la
compra y venta de repuestos importados de Brasil, el cliente reciba cotizaciones
gratuitas, asesora del repuesto que necesitaba y contaba con ms de 50 distribuidores
a nivel nacional. El 10 de diciembre del ao 2004 deciden cambiar su nombre para
expandir su negocio y lo registran con el nombre de SERVICIOS TRANSPORTE Y
CONSTRUCCIONES KODIAK, siguiendo en el ramo de los repuestos pero
incorporaron ventas de materiales de construccin.
Luego de 10 aos la empresa decide cerrar debido a los problemas de las divisas
en el pas, motivado a esto les fue problemtico seguir comprando repuestos
importados, decidiendo cambiar totalmente de ramo, luego de ejercer 20 aos,
concluyen registrar el 21 de febrero del 2014, la FERRETERIA Y MATERIALES
KODIAK CA, la cual ofrece productos en el rea de ferretera y materiales de
construccin; siendo su objetivo principal consolidarse como empresa
comercializadora, brindndoles a su distinguida clientela asesoras, calidad y
productos accesibles en el mercado.
13
Nombre de la Empresa
FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK C.A.
Misin
Ofrecer productos de ferretera en general y material para la construccin, a
precios justos a clientes constructores en el mercado para su comodidad y en poco
tiempo.
Visin
Consolidarse como productora y comercializadora de nuestros productos a nivel
nacional, ofreciendo un servicio rpido y eficiente.
Dimensiones y Potencialidades
Dimensiones Fsico Espaciales
Esta empresa privada se encuentra ubicada, en la Carretera Vea, sector las Cuatro
Vas, El Tigre Estado Anzotegui.
Sus lmites son: Por el norte limita con la carretera nacional del Sector Vea, por el sur
Limita con la calle Menegrande, por el este limita con la calle Petra Manzanares y el
oeste limita con la calle Jess Subero del sector Oficina Uno
Punto de referencia (frente de la Ferretera PRECA).
Dimensiones Demogrficas
La ferretera posee un equipo de trabajo constituidos por (5) empleados los cuales
(4) representan el sexo masculino y 1 al sexo femenino.
27
Masculino
Femenino
Grafica N 1. Dimensiones demogrficas.

Dimensiones Polticas
Existen dos (2) consejos comunales en los sectores adyacentes como los son:
consejo comunal Oficina Uno y consejo comunal Las Vegas, una escuela Bolivariana;
E.B OFICINA UNO, un mdulo de seguridad de la Guardia Nacional.
Dimensiones Econmicas
En el rea se cuenta con empresas de actividades econmicas en la rama de;
ferretera, construccin, repuestos y servicios automotriz, automarcados, EPS
(Bloquera Comunal), transporte, distribuidores de licores, todas ellas, dirigidas a
satisfacer las diferentes necesidades que requiera la poblacin.
Dimensiones Culturales
Religiosa: Fiestas de la Virgen del Valle y Jos Gregorio Hernndez.

Festividades: Carnaval, semana santa, das feriados, y diciembre.
Dimensiones Ambientales
28
Actualmente, a pesar de que la Ferretera se encuentra en un rea comercial, no

cuenta con un servicio de aseo urbano fijo para la recoleccin de basura y desechos,
debilidad que tambin se refleja en las reas adyacentes, lo que trae como
consecuencia la proliferacin de quemas y por ende la contaminacin ambiental.
Dimensiones Potenciales
Existe un talento humano que fortaleciendo su potencial se integrara ms con el
compromiso, sentido de pertenencia con la ferretera, de manera que mejore su
funcionamiento administrativo y operacional y de esta forma crear un ambiente
laboral donde predomine el principio de justicia y de equidad, y de este modo
satisfacer las necesidades fundamentales de ambas partes.
Caractersticas del Personal:
Nmeros de
trabajadores
funcionales.
2 Obreros
3 trabajadores
Tabla N 1. Caractersticas del Personal.
Nmeros de
Total de Trabajadores
trabajadores Integrales
5 Empleados
29
Caractersticas Del personal.

3
2.5
2
1.5
1
Caractersticas Demogrficas
0.5
0
Grafica N 2. Caractersticas del Personal.
30
En la empresa segn los resultados arrojados por la presente grfica se obtuvo un

total de 5 trabajadores, conformando en 2 empleados integrales y 3 trabajadores
funcionales.
Diagnstico Integral
La permanencia con el entorno, es uno de los objetivos fundamentales de las
instituciones de educacin universitaria; los estudiantes, en la bsqueda de mantener
una participacin activa con la comunidad, empresas u otros entes, logr entablar
comunicacin con los trabajadores de la Ferretera y Materiales Kodiak, CA. Como
resultado de esta actividad se realizaron encuentros inciales de los participantes del
Programa Nacional de Formacin en Administracin (PNFA), detectando el ambiente
que rodea al proyecto.
Posteriormente se realiz un arqueo de informacin y entrevistas no estructuradas
al personal clave dentro de la ferretera, con la finalidad de detectar sus principales
necesidades e importancia que ellos le daban a las mismas.
Como resultado del diagnstico realizado se obtuvo que la Ferretera y Materiales
Kodiak, CA, no haba logrado organizarse en la constitucin de su departamento
administrativo, trayendo como consecuencia la realizacin manual de las operaciones
administrativas aunado a la falta de un sistema reglamentario que facilitara dicha
labor, de all parti la idea de disear un Manual de Procedimientos Administrativos
que optimizara el trabajo dentro de la Ferretera. Una vez elaborado, el mismo fue
revisado y aprobado por la Empresa objeto de estudio.
Ahora bien, el propsito del presente proyecto es evaluar el cumplimiento de las
normas y procedimientos del manual desarrollado, con el fin de conocer su
aplicabilidad, cumplimiento y su incidencia efectiva y productiva en la gestin
administrativa.
Para tal fin se utilizaron las tcnicas de recoleccin de datos: observacin directa y
entrevistas no estructuradas al personal clave, con el propsito de evaluar y detectar
31
las posibles desviaciones o incumplimiento y proporcionar los ajustes necesarios a

travs del control de gestin de procesos administrativos.
De lo anterior, se destaca que dicha informacin sirvi para apreciar la manera de
cmo se llevan a cabo los procedimientos de:
-
Venta, pago y entrega de mercancas.

Corte de caja y depsitos bancarios.
Recepcin de mercancas.
Preparacin, clculo y elaboracin de nomina.
Herramientas para la Priorizacin del
Descripcin
Problema
Arqueo de Informacin
Se realiz mediante la observacin de la

aplicacin de los procesos
administrativos por el personal calificado
donde se detalla el buen uso y la
eficiencia en la atencin al cliente y la
deficiencia en el manejo de la
facturacin de los diferentes materiales.
Entrevistas no estructuradas
Se realiz entrevistas no estructuradas al

personal que labora en la Ferretera
Kodiak, C.A. para determinar si el
manual cumple con el objetivo de
optimizar la gestin administrativa de la
misma.
Tabla N2 Herramientas de Priorizacin de Problemas
32
A lo largo de los planteamientos hechos en el diagnstico inicial en la Ferretera y

Materiales Kodiak, CA, fue posible identificar que las pautas y normativas del
manual de procedimientos se estn aplicando y ha logrado ser una gua para el
manejo de los procedimientos de ventas, cierre de caja, recepcin y entrega de
mercancas y clculo de nmina mejorando as su ejecucin.
Sin embargo se identificaron deficiencias en la elaboracin de facturas,
especficamente por desactualizacin de los precios de las mercancas, ya que algunos
rubros deben ser ajustados casi semanalmente, lo que conlleva a la anulacin de
facturas en el sistema. De igual manera se detect la incidencia de facturas devueltas
por desconocimiento del sistema al asignar la forma de pago (tarjeta de crdito,
debito, efectivo).
Finalmente, mediante la observacin y el contacto directo con el personal que
labora en la Ferretera se pudo identificar lo siguiente:
a) Falta de capacitacin del personal en el manejo del sistema administrativos de la
Ferretera, especficamente en los mdulos de facturacin e inventario.
b) No todo el personal conoce el organigrama de la empresa identificado en el manual.
c) Parte del personal desconoce las responsabilidades y funciones asignadas por cargo
descritas en el manual.
d) Clima organizacional positivo lo que conlleva a la colaboracin entre los
trabajadores.
Criterios para la Priorizacin de Problemas
Criteri
o1
Criterio 2
Valor Probabilid
del
ades de
proble enfrentarl
ma
o con
para la
xito
Empre
sa
33
Criterio Criterio
3
4
Apoyo Impact
de la
o sobre
comuni
otros
dad
proble
mas
Total
DDP
Falta de evaluacin del

Manual de Procedimientos
Administrativos aplicados
en la Ferreteria y
Materiales Kodiak C.A,
Falta de capacitacin del
personal en el rea
administrativa
Falta de personal
25%
20%
15%
20%
80%
15%
10%
10%
20%
55%
10%
5%
5%
20%
40%
DECISI
N
No Elegible
Medianamente no Elegible
Altamente
Elegible
DPP
Menor del 50%
Mayor e igual de 50% y menor de 75%
Mayor e igual de 75%
Tabla N3 Matriz de Criterio

Una vez seleccionado el problema se procede a jerarquizarlo en el rbol del
Problema.
rbol del Problema: Segn CHIAVENATO (2001) "es una herramienta de
anlisis estratgico, que permite analizar elementos internos o externos
de programas y proyectos" (pg. 14)
Sobrecarga de trabajo
y Duplicacin de
actividades en algunas
reas
Anulacin y
devolucin de facturas en
el sistema
Desconocimiento de
lneas de mando
Evaluacin del Manual de Procedimientos administrativo aplicado a la

Ferretera y Materiales Kodiak C.A,
34
El personal de nuevo
ingreso desconoce las
responsabilidades y
funciones asignadas por
cargo descritas en el
manual.
Falta de capacitacin
del personal en el manejo
del sistema
administrativos de la
Ferretera,
especficamente en los
mdulos de facturacin e
inventario.
No todo el personal
conoce el organigrama de
la empresa identificado
en el manual,
especficamente el
personal de nuevo
ingreso.
Grafica N3 rbol del problema

A travs de las herramientas para la Priorizacin de Problemas y el rbol del
problema, se pudo constatar que la problemtica con mayor prioridad es la necesidad
de evaluar la aplicacin del manual de procedimientos administrativos propuesto.
Para tal fin se deben realizar actividades de medicin, supervisin continua, y
evaluaciones peridicas de la aplicacin de las pautas definidas en el manual. De esta
manera se busca asegurar que el control interno contine funcionando
adecuadamente.
FASE II
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
El presente proyecto socio integrador de aprendizaje describe una experiencia de
integracin y de enseanza que emerge luego de aplicar un diagnstico participativo a
la Ferretera y Materiales Kodiak C.A. En una primera etapa se llev a cabo el
objetivo concerniente a la elaboracin de un Manual de procedimientos
administrativos en el cual se definieron las actividades y responsabilidades por cargo
35
en cada rea de trabajo, se diseo la estructura organizativa (organigrama) y se

describieron los flujos operacionales de los procesos neurlgicos de la Ferretera.
Todo ello con la finalidad de darle respuesta a la problemtica encontrada.
Con la aplicacin del manual de procedimientos propuesto se logr corregir
algunas debilidades y desviaciones en la organizacin y control de los procesos
neurlgicos de la Ferretera.
Sin embargo en el diagnostico integral realizado en esta segn da etapa se puedo
contactar que an persisten ciertas debilidades en cuanto a desconocimiento por parte
del personal ( de nuevo ingreso) del contenido del manual, de las lneas de mando y
de las normativas de la empresa, lo que ha trado como consecuencia la duplicidad y
el recargo de trabajo en ciertas reas, adems de toma de decisiones poco asertivas e
incidencia en errores administrativos en los procesos de facturacin, manifestados en
la anulacin y devolucin de facturas y en pocos casos en la devolucin de
mercancas.
En esta segunda etapa el presente proyecto tiene como objetivo general evaluar la
aplicacin de los procedimientos y pautas contenidos en el manual diseado.
La importancia del siguiente contexto de investigacin, es dar informacin sobre
cmo se estn llevando a cabo los procedimientos y pautas establecidos en el manual,
con la finalidad de conocer su aplicabilidad, cumplimiento y su incidencia efectiva y
productiva en la gestin administrativa.
De igual manera con la evaluacin de la aplicacin de los procedimientos
establecidos en el manual se pueden conocer los desvos, permitiendo hacer los
ajustes correspondientes, sealando correcciones anticipadas y reducir en lo posible el
impacto en la gestin administrativa y productiva de la Ferretera.
36
Es importante recordar que la calidad de la informacin generada por este manual,

afecta la capacidad de la direccin de tomar decisiones adecuadas al gestionar y
controlar las actividades. A causa de ello la calidad de informacin se refiere a su
contenido (datos necesarios), oportunidad (tiempo adecuado), actualidad (la ms
reciente), exactitud (correspondencia con la realidad) y accesibilidad (puede ser
obtenida por las personas adecuadas).
Objetivos del Proyecto
Objetivo General
Evaluar el Manual de Procedimientos Administrativos aplicado a la Ferretera y
Materiales Kodiak, C.A.
Objetivos especficos
Diagnosticar la implementacin y uso del Manual de Procedimientos
Administrativos.
Identificar las desviaciones en el cumplimiento de los procesos administrativos
contenidos en el Manual.
Describir los elementos para evaluar el rendimiento y la efectividad del Manual de
Procedimientos Administrativos.
Elaborar un taller de difusin y uso del manual de normas de procedimientos
administrativos para el personal de nuevo ingreso y para refrescar los
conocimientos en el personal permanente.
Justificacin
37
Una de las principales razones que conlleva a la realizacin de este proyecto, es

que luego de disear el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la
Ferretera y Materiales Kodiak, C.A.emergi la necesidad de evaluar el mismo para
observar y comprobar que se cumplen con los objetivos propuestos y facilitar una
herramienta que proporcione un mejor desenvolvimiento del personal que labora en la
Unidad.
El siguiente contexto de investigacin se justifica por las siguientes razones:
Porque ayuda a evaluar la aplicabilidad, cumplimiento y la incidencia efectiva y
productiva del Manual de Procedimientos Administrativos aplicados en la gestin
administrativa de la Ferretera y Materiales Kodiak, C.A., al desarrollar tcnicamente
la investigacin, se podr definir y resolver la problemtica encontrada, analizando
todos los aspectos que dan origen al mismo y a su vez proponer cual es la mejor
alternativa de solucin.
Al evaluar la propuesta se obtendrn medidas correctivas en donde se reorientes
los procesos administrativos, en concordancia con la evolucin de la organizacin,
minimizando as los errores y realizando constante monitoreo del cumplimiento de
las funciones y tareas realizadas.
Un Proyecto Socio integrador de Aprendizaje es una estrategia metodolgica que
partiendo de necesidades e intereses permite la construccin de un aprendizaje
significativo e integrador a partir de actividades didcticas que son construidas y
desarrolladas conjuntamente por docentes, participantes (estudiantes), miembros de
una comunidad, personal de una Empresa, permitiendo desarrollar los conocimientos
y habilidades adquiridas a lo largo de la carrera.
38
Por lo tanto, este proyecto socio integrador se justifica debido a que el mismo es
una herramienta administrativa que permite establecer los parmetros y normas
necesarias para mejorar la gestin administrativa, con participacin del personal
laboral, generando una visin integradora de todos los actores sociales. Adems
permite mejorar el desenvolvimiento de todas las personas que laboran en la
Ferretera y Materiales Kodiak, C.A.
De acuerdo con las lneas de investigacin establecidas, el proyecto est
enmarcado en la Lnea de investigacin N 1 que lleva por nombre: Participacin
social en la gestin de las organizaciones. Esta lnea de investigacin busca estimular
la participacin organizada para identificar nuevas formas de produccin y
mecanismos para la construccin de las polticas pblicas; esta trata de la
consolidacin del ser humano como pilar fundamental de las nuevas formas para la
satisfaccin de las necesidades, ya que pretende estimular la cooperacin de todos los
miembros de una organizacin en estudio, motivndolos a que participen de manera
organizada, y puedan desarrollar con mayor eficiencia las actividades dictaminadas.
Por otra parte se encuentra vinculado con el segundo Plan Socialista 2013-2019,
con el objetivo histrico nmero II y III ya que se pretende seguir contribuyendo el
Socialismo Bolivariano del Siglo XXI en Venezuela, y al mismo tiempo de construir
a Venezuela en un pas potencia en lo Social, en lo Econmico y en lo Poltico.
Finalmente el Programa Nacional de Formacin en Administracin (PNFA),
surgen en el contexto de una intensa reflexin y transformacin de una verdadera
Revolucin, constituyndose en una prioridad mxima para el Estado Venezolano, al
permitir la interaccin de los saberes populares y conocimientos adquiridos en la
carrera de Administracin, basados en una concepcin ms humanista e integral que
39
permita a las personas estar a la altura de nuevos retos y exigencias de una sociedad
en constante cambio.
Alcance y Limitaciones
Alcance
La elaboracin de este contexto de investigacin, permite estimar la evaluacin del
Manual de Procedimientos Administrativos que proporcione a la Ferretera y
Materiales Kodiak, CA., indicadores de cumplimiento de los procesos y pautas
administrativas plasmados en el manual con la finalidad de identificar desviaciones y
hacer los ajustes y correcciones pertinentes para optimizar los procesos medulares de
la Ferretera.
Esta propuesta busca extenderse, utilizando todos los recursos, bienes y servicios
que ofrece la Ferretera y Materiales Kodiak, CA, por medio de una va que permite
relacionar la organizacin con personas ajenas, aspirando un punto de encuentro con
otras organizaciones en el rea ferretera, que contribuyan a la produccin social para
la satisfaccin del cliente y cumplimiento de los objetivos requeridos por la
Ferretera.
De igual manera contribuye con la formacin prolongada, en el desarrollo
profesional de los estudiantes pertenecientes al Programa Nacional de Formacin en
Administracin (PNFA), en lo que respecta a los procesos de evaluacin, direccin y
control de la gestin administrativa en el rea laboral, elevando sus conocimientos y
razonamientos en el rea.
El tiempo invertido en evaluar el manual de procedimientos administrativos,
depende del compromiso de la alta direccin y del personal de la misma.
40
Limitaciones
La principal limitacin presentada durante el desarrollo del proyecto fue el acceso
a las instalaciones de la Ferretera ya que no existe una lnea urbana de transporte
pblico que funcione de manera fluida, esto aunado a que la zona donde est ubicada
la ferretera es considerada de alta peligrosidad. Lo anterior dificulto el acceso fcil y
oportuno a las instalaciones.
41
FASE III
MARCO REFERENCIAL.
Antecedentes
Luego de una revisin preliminar se pudo encontrar informacin sobre trabajos de
investigaciones donde diferentes autores han abordado el tema de los manuales de
normas y procedimientos, estos datos brindaron un aporte importante para la
realizacin de este contexto de investigacin, ya que guardan relacin con el tema, y
sirvieron para sustentar el desarrollo del mismo, entre los que se pueden mencionar:
Nezzdda Angulo, Barquisimeto (2012), Propuesta de un Manual de

Procedimientos Administrativos para el Consejo Comunal de La Pradera
sector II Municipio Cocorote del Estado Yaracuy: con el objetivo de Disear
un Manual de Procedimientos administrativos dirigido al Consejo Comunal de
La Pradera ubicado en el Municipio Cocorote del Estado Yaracuy, con el fin de
llevar a cabo los procesos administrativos adecuados a las bases legales en
conformidad de la ley. Determinando las debilidades administrativas del consejo
comunal, desde el rgano ejecutivo, financiero y contralora social, aplicando
una investigacin de tipo no experimental, que de acuerdo a la problemtica de
este contexto de investigacin se considera factible, ya que consiste en la
elaboracin y desarrollo de una propuesta, cuyomodelo operativo es viable para
solucionar problemas, requerimientos onecesidades de organizaciones o grupos
sociales y puede referirse a la formulacin de polticas, programas tecnolgicas,
mtodos o procesos. (Pag183).
42
Este proyecto aporta los lineamientos, para la elaboracin de un manual de

procedimientos administrativos dentro de una organizacin, la disponibilidad y
productividad de los mismo disminuyendo de esta manera, las eventualidades no
esperadas en una organizacin.
De cierta forma ayud a conocer las actividades administrativas se le pueden
realizar en una entidad, organizacin o comunidad.
Lozada, L. (2008), realiz un trabajo de grado titulado Diseo de un Manual
de Normas y Procedimientos Administrativos para el Registro y Control de
Constitucin, Liberacin y Ejecucin de Fianzas y Garantas otorgadas a la
Universidad de Oriente. Presentado como requisito parcial para optar al
ttulo de Licenciada en Administracin Comercial en la Universidad de
Oriente Ncleo de Sucre, el cual tuvo como objetivo general Disear un
Manual de Normas Procedimientos Administrativos para el Registro y Control
de la Constitucin, Liberacin y Ejecucin de Fianzas y Garantas Otorgadas a
la Universidad de Oriente, el autor lleg a varias conclusiones y se presentan
una de las ms resaltantes para el investigador: No existe un manual de normas
y procedimientos administrativos para el registro y control de fianzas y
garantas, que permitan al personal que labora en las unidades involucradas
conocer de manera escrita y ordenada las normas y procedimientos que deben
regirse para ejecutar de forma eficiente y sistemtica la constitucin, liberacin
y ejecucin de fianzas y garantas otorgadas a la Universidad de Oriente.Pg.
10)
Partiendo de lo anterior expuesto, este trabajo sirvi de gua permitiendo conocer

las actividades de forma organizativa y administrativas que se le pueden realizar
dentro de una organizacin a la hora de resolver los objetivos especficos planteados.
Prada, Y (2004), realiz un trabajo de grado titulado Propuesta de un Manual
de Normas y Procedimientos para la Coordinacin de Servicios Generales
del Rectorado de la Universidad de Oriente. Presentado como requisito
parcial para optar al ttulo de Licenciado en Administracin Comercial en
la Universidad de Oriente Ncleo de Sucre, el cual tuvo como objetivo
general: Proponer un manual de Normas y Procedimientos para la Coordinacin
de Servicios Generales del Rectorado de la Universidad de Oriente. Pag.103)
28
Figueroa, O (2004), realiz un trabajo de grado titulado Propuesta de un

Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Registro y
Estadsticas del Rectorado Universidad de Oriente. Presentado como
requisito parcial para optar al ttulo de Licenciado en Administracin
Comercial en la Universidad de Oriente Ncleo de Sucre, el cual tuvo como
objetivo general: Proponer un manual de normas y procedimientos para el
Departamento de Registro y Estadsticas del Rectorado de la Universidad de
Oriente. Es fundamental sealar que a pesar que el Departamento de Registro y
Estadsticas no cuenta con un manual, el personal tiene claro la secuencia lgica
de las actividades que realizan, lo que conlleva a no cometer errores en el
resguardo y tramitacin de la documentacin. Pag.13)
De esta forma aporto los lineamientos para el diseo de un manual de procedimientos

administrativos con el fin de hacer una organizacin practica y funcional dentro del
rea de la administracin pblica comunal y brindar bienestar en la gestin
econmica comunitaria y proporcionar seguridad en los procesos administrativos en
conformidad con todas y cada una de las bases fundamentales dentro de la
administracin pblica a travs del diseo de un manual de procedimientos
administrativos.
De cierta forma ayudan a llevar la informacin necesaria a los encargados de la
Ferretera y Materiales Kodiak, CA para su desarrollo y mayor destreza en el rea
administrativa
Fundamentacin Terica
La historia de los manuales como herramientas de administracin es prcticamente
reciente. Comenzaron a utilizarse durante el periodo de la Segunda Guerra Mundial,
aunque se tiene conocimiento de que ya existan algunas publicaciones en la que se
proporcionaba informacin e instrucciones al personal sobre ciertas formas de operar
de un organismo (por ejemplo: circulares, memorndum, instrucciones internas, etc.).
29
La necesidad de personal capacitado durante la guerra dio lugar a que se

formularan manuales detallados. Con la creacin de estos instrumentos fue posible
llevar un control tanto del personal de una organizacin como de sus polticas,
estructura funcional, procedimientos y otras prcticas del organismo de manera
sencilla, directa, uniforme y autorizada
Manuales
Segn Amador J (2007), Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin
Rodrguez, J. (2004) Los Manuales de Procedimientos, como instrumento
administrativo que apoyan al que hacer institucional, se consideran elementos bsicos
para la coordinacin, direccin y control administrativo, ya que facilita la adecuada
relacin entre las distintas unidades administrativas de la organizacin (Pag.100)
Gmez, (1997), Manual de procedimientos Son documentos que registran y
trasmiten, sin distorsiones, la informacin bsica referente al funcionamiento de las
unidades administrativas, adems facilitan la actuacin de los elementos humanos que
colaboran en la obtencin de los objetivos, y el desarrollo de sus funciones. Pag.11)
De acuerdo a las definiciones mencionadas, podemos enfatizar que, los manuales

de procedimientos administrativos son una herramienta que permiten el fcil
desarrollo de las actividades de una organizacin, permitindole lograr de una manera
ms eficiente y coordinada cada uno de los objetivos por los que fue formada y as
evitar la duplicidad de funciones.
30
Procedimientos
Melinkoff (1990), Los procedimientos son considerados como pasos sincronizados

en forma organizada que guardan relacin directas con la ejecucin dinmicas de las
tareas. Tambin dicen que los procedimientos son lineamientos operativos, diseado
para el bienestar practico del personal determinado estratgicamente por directivos u
operadores para el desarrollo general de la organizacin con el fin de ejecutar las
actividades armnicas y equilibrantes, esperando obtener los objetivos planificados
Pag.204)
Seala que los procedimientos son una serie de labores concatenadas que
constituye una consecucin cronolgica, y es modo de ejecutar un trabajo,
encaminado al logro de un fin determinado.
Objetivo de los Manuales Administrativos
Segn Amador J (2007), Los manuales administrativos constituyen un medio de

comunicacin de las decisiones administrativas, por lo tanto, su propsito es sealar
en forma sistemtica la informacin administrativa, Pag.07) adems de:
Instruir al personal acerca de aspectos como: objetivos, funciones, relaciones,

polticas, procedimientos y normas.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar publicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso,
facilitar su incorporacin a las distintas funciones de operacionales.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas

administrativas.
31
Ayudan en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal

ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Los objetivos de los manuales administrativos, segn amador significa que ayudan
a mantener la eficiencia en el desempeo de sus operaciones en el trabajo a realizar,
marcando pautas y procedimientos para el cumplimiento de sus metas trazadas a
corto, mediano o largo plazo.
Posibilidades y Limitaciones
Para Rodrguez, J. (2004), La importancia de los manuales administrativos radica
en la serie de posibilidades que ofrecen, sin embargo, tienen ciertas limitaciones, las
cuales de ninguna manera le restan importancia (Pag.58).
A continuacin se presentan las posibilidades y limitaciones de los manuales
administrativos:
Posibilidades:
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera

deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Funciona como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir Un instrumento que define con precisin cules son los actos
delegados.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
32
Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar

que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.
Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones
que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
Limitaciones
Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe

afrontarse.
Si se elaboran de forma deficiente se producen serios inconvenientes en el
desarrollo de operaciones.
Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que
sean tiles y suficientemente flexibles.
Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y
el volumen de tareas reducido.
Clasificacin de Los Manuales administrativos

Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin,
destacan lo relativo a los manuales administrativos. Existen diversas clasificaciones, a
los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente
manera:
Por su funcin especfica
Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro
de este apartado puede haber los siguientes manuales:
33
Manual de Produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta
solucin. La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin,
inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las
operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de Compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en

definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar
que afectan sus actividades.
Manual de Ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.)
.
Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas
instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el
manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de Contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la

contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en
esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica
del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera.
34
Manual de Crdito y Cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que
puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar

las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los
manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin,
administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales,
polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual Tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin

operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad
administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el
personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de
auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos
sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del
personal de asesora
.
Manual de Adiestramiento o Instructivo: Estos manuales explican, las labores, los
procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente ms detallados que
un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es
que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por
ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cmo debe ejecutarse el encendido de
la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual de
35
procedimientos omitir esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del
proceso.
El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje
o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del
contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos
se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de
aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.
General
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
Manuales Generales de Organizacin: Este es producto de la planeacin
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y
definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es
tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades
orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de
operar.
Manual General de Polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud
de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen
lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a
condiciones generales.
Especfico
Manual Especfico de Reclutamiento y Seleccin: Se refiere a una parte de una
rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al
reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
36
Manual Especfico de Auditoria Interna: Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se
refiere a la auditoria interna en forma particular.
Manual Especfico de Polticas de Personal: Este se enfoca a definir "polticas",
pero de un rea especfica de la organizacin, sealando las guas u orientacin
respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones,
prestaciones, etc.
Manual Especfico de Procedimientos de Tesorera: Consiste en elaborar los
procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar
las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos
a caja, pago a proveedores, etc.
Por su Contenido
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual.
Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del
organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva
al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.
Manual de Organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad
y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de Polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a
ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite
37
Agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitar la descentralizacin, al

suministrar lineamientos a niveles intermedios. Servir de base para una constante y
efectiva revisin. Puede elaborarse manuales de polticas para funciones
operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin
de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales.
Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y
organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan
en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede
combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos
administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es
muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este
manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manuales de Procedimientos Segn Rodrguez, J (2004), Los Manuales de
Procedimientos son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigna, en
forma metdica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las
funciones de una unidad administrativa (Pg.100)
Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias
que de los mismos se realizan. Complementando al manual de procedimientos, estn
las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se
utilizan para documentar procesos especficos.
Objetivo Segn, Rodrguez, J. (2004) Los Manuales de Procedimientos, como
instrumento administrativo que apoyan al quehacer institucional, se consideran
38
elementos bsicos para la coordinacin, direccin y control administrativo, ya que

facilita la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la
organizacin (Pg.100)
Entre los objetivos ms relevante de los Manuales de Procedimientos destacan:
Los Manuales de Procedimientos orientan a especificar ciertos detalles de las

actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar
criterios al interior de la empresa, a recuperar la informacin de la forma ms
adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la informacin
para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.
Presentar una Visin integral de cmo opera la organizacin.

Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se componen cada uno de los
procedimientos.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo.
Describir grficamente los flujos de las operaciones.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Importancia Para Rodrguez, J (2004) Los manuales administrativos son medios

valiosos para la comunicacin que permiten registrar y transmitir la informacin,
respecto a la organizacin y operacin de un organismo social (Pg.101)
La funcin de un manual de procedimientos consiste en describir la secuencia
lgica y cronolgica de las distintas operaciones y actividades concatenadas,
sealando quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse, Permitindoles a
las empresas u organizaciones desarrollar las funciones del proceso administrativo
como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz y a definir las
actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organizacin.
39
Rodrguez, J (2004) Los Manuales de Procedimientos deben reservarse para la

informacin de carcter estable relacionada con la estructura procedimental de la
organizacin (p.101).
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada
los procedimientos dentro de una organizacin y a travs de ellos logramos evitar
grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa,
detectando fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de
funciones, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de Manuales de Procedimientos
Los Manuales de Procedimientos presentan tcnicas especficas que sealan el
procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o
de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas.
Rodrguez, J (2004), Los manuales de procedimiento, por sus caractersticas

diversas, pueden clasificarse en: manuales de procedimiento de oficina y manuales de
procedimientos de fbrica (Pg.101).
Tambin puede referirse:
A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cmo operar una mquina de

contabilidad.
A prcticas departamentales en que se indican los procedimientos de
operacin de todo un departamento.
A prcticas generales en un rea determinada de actividad, como manuales
procedimiento comerciales, de produccin, financieras, etctera.
40
Tambin se clasifican de acuerdo a su mbito de aplicacin y alcance, en

manuales de:
Procedimiento General: es aquel que contiene informacin sobre los
procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organizacin o en ms de
un sector administrativo.
Procedimiento Especfico: son aquellos que contienen informacin sobre los
procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad
administrativas con el propsito de cumplir de cumplir de manera sistemtica con sus
funciones y objetivos.
Fundamentacin legal
Las bases legales de este contexto de investigacin sern las conformadas por los
fundamentos jurdico-legales que rigen los manuales de normas y procedimientos
administrativos.
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

Artculo 62.
Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen el derecho de participar libremente en los

asuntos pblicos, directamente o por medio de sus representantes elegidos o
41
elegidas. Se infiere de lo anterior que la participacin del pueblo en la formacin,

ejecucin y control de la gestin pblica es el medio necesario para lograr el
protagonismo que garantice su completo desarrollo, tanto individual como colectivo
Establece la participacin de los ciudadanos y ciudadanas de los asuntos pblicos

directa o indirectamente. Se puede acotar por lo precedente que la participacin
incide en mejoras a las condiciones de vidas; al igual que en mejoras a los servicios
pblicos y puedan desarrollar nueva forma de economa y lograr la convivencia social
en la comunidad.
Artculo 141, establece:
La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se

fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia,
eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la
funcin pblica, con sostenimiento pleno a la ley y al derecho
En tal sentido este artculo expresa que el apoyo que se pueda brindar a la sociedad
por parte de la administracin pblica est totalmente permitido y ayuda a promover
y agilizar procesos administrativos que brinden nuevas ideas que desarrollen y lleven
beneficios a la colectividad en general y por ende a la sociedad venezolana
.
Artculo 299, establece
El rgimen socioeconmico de la Repblica Bolivariana de Venezuela se
fundamenta en los principios de justicia social, democracia, eficiencia, libre
competencia, proteccin del ambiente, productividad y solidaridad, a los fines
42
de asegurar el desarrollo humano integral y una existencia digna y provechosa

para la colectividad. El Estado conjuntamente con la iniciativa privada
promover el desarrollo armnico de la economa nacional con el fin de
generar fuentes de trabajo, alto valor agregado nacional, elevar el nivel de vida
de la poblacin y fortalecer la soberana econmica del pas, garantizando la
seguridad jurdica, solidez, dinamismo, sustentabilidad, permanencia y equidad
del crecimiento de la economa, para lograr una justa distribucin de la riqueza
mediante una planificacin estratgica democrtica participativa y de consulta
abierta.
La ley nacional establecer las condiciones para la creacin de entidades
funcionalmente descentralizadas para la realizacin de actividades sociales o
empresariales, con el objeto de asegurar la razonable productividad econmica y
social de los recursos pblicos que en ellas se inviertan.
El Estado se reserva el uso de la poltica comercial para defender las actividades
econmicas de las empresas nacionales pblicas y privadas. No se podr otorgar a
personas, empresas u organismos extranjeros regmenes ms beneficiosos que los
establecidos para los nacionales. La inversin extranjera est sujeta a las mismas
condiciones que la inversin nacional. La ley requiere de normas para el buen
funcionamiento de las actividades sociales o empresariales, con el fin de lograr
bienestar colectivo tanto econmicamente como el desarrollo humano integral, para
as de esta manera lograr fortalecer la soberana econmica y social del pas, como
ciudadanos tenemos que tomar en cuenta los regmenes ms beneficiosos y
democrticos sustentados en la permaneca y equidad del crecimiento econmico.
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos.
43
Objeto de la ley
La actividad administrativa se desarrollar con arreglo a principios de economa,
eficacia, celeridad e imparcialidad. Las autoridades superiores de cada organismo
velarn por el cumplimiento de estos preceptos cuando deban resolver cuestiones
relativas a las normas de procedimiento.
De cada asunto se formar expediente y se mantendr la unidad de ste y de la
decisin respectiva, aunque deban intervenir en el procedimiento oficinas de distintos
ministerios o institutos autnomos.

Los documentos y expedientes administrativos debern ser uniformes de modo
que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales caractersticas. El administrado
podr adjuntar, en todo caso, al expediente, los escritos que estime necesarios para la
aclaracin del asunto. La administracin racionalizara sus sistemas y mtodos de
trabajo y vigilara su cumplimiento. A tales fines, adoptar las medidas y
procedimientos ms idneos.
En los siguientes artculos se vinculan ya que en la actividad administrativa las
autoridades se harn cargo de hacer valer las normas de los procedimientos. La
administracin vigilara su cumplimento con el fin que de que obtenga la medidas
necesarias para su cumplimiento y as obtener el proceso ms adecuado.
La Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica

44
Todos los organismos y entidades pblicas del pas estn sujetos al control de la
Contralora General de la Repblica, as como tambin los organismos particulares
que manejan bienes o fondos del Estado o realizan contratos con ste.
Artculo 37, establece:

Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas
Dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de
Procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos
Mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de control interno. La
Contralora General de la Repblica como rgano rector de los sistemas de control
interno y externo de la administracin pblica nacional, le compete dictar las normas
e instrucciones para el funcionamiento coordinado de dicho sistemas e incluir todo lo
relativo a la elaboracin y actualizacin de los manuales y as de esa forma ejercer
control interno y eficaz, por lo que se requiere que las entidades y organismos
pblicos faciliten el ejercicio de las potestades de orientacin, coordinacin,
ordenacin que sobre el mismo tienen.
El Artculo 92, establece

Las mximas autoridades, los directivos y gerenciales de los organismos
sealados en el artculo 9 de esta Ley, adems de estar sujetos a las responsabilidades
definidas en el Captulo II (de las responsabilidades) comprometen su responsabilidad
administrativa cuando no dicten las normas, manuales de procedimiento, mtodos y
dems instrumentos que constituyen el sistema de control interno
En este artculo se plantea las responsabilidades directas como consecuencias de la
falta de implementacin o la carencia de mtodos o procedimientos que conlleven o
faciliten la solucin de situaciones o eventos dentro de una entidad.
45
Normas Generales de Control Interno de la Contralora General de la Repblica

El artculo 8, de la presente normativa establece:
El sistema de control interno debe ser estructurado de acuerdo con las premisas
siguientes: ... (c) es responsabilidad del rgano de control interno del organismo o
entidad sin menoscabo de la que corresponde a la funcin administrativa, la revisin
y evaluacin del sistema y control interno para proponer a la mxima autoridad
jerrquica las recomendaciones tendentes a su optimizacin y al incremento de la
eficacia y efectividad de la gestin administrativa ()
Bsicamente este artculo establece responsabilidades con respecto a la
actualizacin, revisin de mtodos y procedimientos internos de la identidad de tal
forma se mejore o se optimice la gestin administrativa dentro de la organizacin.
El artculo 20, establece

En los organismos y entidades deben estar claramente definidas mediante normas
e instrucciones escritas, las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad y sus
relaciones jerrquicas dentro de la estructura organizativa (...)
En este artculo se puede concluir que las organizaciones deben precisar por
escrito los estatus de los cargos as mismo las responsabilidades inherentes, lneas de
mando, normas y procedimientos aunados a la relacin que presente el cargo con la
estructura organizacional.
El artculo 22, establece
Los manuales tcnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las mximas
autoridades jerrquicas de los organismos y entidades. Dichos manuales deben incluir
los diferentes pasos y 62 condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas,
revisadas y registradas, as como lo relativo al archivo de la documentacin
justificativa que le sirva de soporte.
46
La aprobacin del manual debe pasar por el nivel de jerarqua ms alto para su
estudio y anlisis en cumplimiento del artculo 8 y 37 y as evitar entrar en
concurrencia con el artculo 92, de esta manera se mantiene un adecuado control y
una eficacia fluidez en la realizacin de las actividades generales dentro de la
organizacin.
Por otra parte de acuerdo al Proyecto Nacional Simn Bolvar en un tercer
lineamiento llamado Democracia Protagnica Revolucionaria brinda una
referencia a consolidar la organizacin social, tal de transformar su debilidad
individual en fuerza colectiva, reforzando la independencia, libertada e informacin
dentro de las organizaciones comunitarias y su proyeccin hacia la sociedad.
47
Definicin De Trminos Bsicos

Procedimientos: segn Melinkoff (1990), Son considerados como pasos
sincronizados en forma organizada que guardan relacin directas con la ejecucin
dinmicas de las tareas. Tambin dicen que los procedimientos son lineamientos
operativos, diseado para el bienestar practico del personal determinado
estratgicamente por directivos u operadores para el desarrollo general de la
organizacin con el fin de ejecutar las actividades armnicas y equilibrantes,
esperando obtener los objetivos planificados.
Estructura organizacional, segn Gibson (2003), Es el patrn formal en que

estn agrupados las personas y los trabajos. La estructura, por lo general, se ilustra
con un organigrama.
Administracin, segn Lourdes Munh Galindo, (2001), Es un proceso a travs

del cual se coordinan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la mxima
eficiencia, calidad y productividad en el logro de sus objetivos
Organizacin, segn Chiavenato (2006) Es la funcin administrativa que se

encarga de agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la
empresa. Agrupar las actividades involucra la reunin de las personas y recursos
empresariales bajo la autoridad de un jefe. As, la organizacin necesita lidiar con
persona, organismos y relaciones de autoridad y responsabilidad. Para que los
objetivos sean alcanzados, los planes ejecutados, y las personas puedan trabajar
eficientemente, es necesario agrupar adecuadamente las actividades y distribuir
convenientemente la autoridad.
48
FASE IV
MARCO METODOLOGICO
En el presente captulo, se abordarn los aspectos metodolgicos utilizados con la
finalidad de alcanzar los objetivos planteados en este proyecto de investigacin, los
cuales se describen a continuacin:
Tipo de investigacin
Considerando que para realizar la investigacin, es fundamental que la comunidad,
empresas u otras entidades se involucren en la misma, el estudio es de accin
participativa, en relacin a ello Bru y Basagoiti, (2010), afirman que:
Todos son sujetos y objetos de investigacin, lo cual implica que la verdad ciencia
teora se va logrando en la accin participativa comunitaria. La teora va a ser
resultado del aporte popular, ledo, justificado, convalidado, orientado por los
mtodos cientficos ; desde ese punto de vista, todos aportan : el pueblo - miembros
de una comunidad, los tcnicos, los expertos. (pag.4)
De acuerdo con su propsito, la presente investigacin se enmarcar en una
modalidad aplicada, debido a que busca establecer una solucin al problema que
existe en el desfase que presenta la ferretera en cuanto manejo de los procedimientos
administrativos,, lo cual implica una aplicacin de conocimientos a problemas reales.
En tal sentido Tamayo y Tamayo, (2009), seala que la investigacin aplicada es
el estudio de problemas concretos, en circunstancias concretas, dirigido a su
aplicacin inmediata (p.58)
49
El autor Arias (2006)seala: Que se trata de una propuesta de accin para resolver
un problema practico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha
propuesta se acompae de una investigacin, que demuestre su factibilidad o
posibilidad de realizacin. (pag.134)
Se denota que es un proyecto factible debido a que los autores del mismo buscan
soluciones viables a las necesidades y problemticas presente en la Ferretera y
Materiales Kodiak, CA; mediante el diseo de un manual de procedimientos
administrativos, que se programara y ejecutara una vez obtenido los resultados del
proyecto.
Diseo de Investigacin
La presente investigacin est basada en la modalidad de campo ya que se

desarroll en la Ferretera y Materiales Kodiak, CA. En otras palabras, los datos se
obtuvieron directamente de la realidad, lo que permitir conocer ms a fondo el
problema, y manejar los datos con mayor seguridad, persiguiendo el fin de aplicacin
directa e inmediata.
Segn Fidias G. Arias (2012), define la investigacin de campo como aquella

que consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de
la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar
variables alguna, es decir, el investigador obtiene la informacin pero no altera las
condiciones existentes. De all su carcter de investigacin no experimental.(Pg. 31)
50
Poblacin y muestra.
Poblacin
Se refiere al conjunto para el cual ser vlida la conclusin que se obtenga. En una
investigacin pueden considerarse varias poblaciones.
Segn (Arias 2006) Se entiende por poblacin el conjunto finito o infinito de
elementos con caractersticas comunes, para los cuales sern extensivas las
conclusiones de la investigacin. Esta queda limitada por el problema y por los
objetivos del estudio" (pag.81).
En base a lo citado la poblacin de esta investigacin estuvo representada por 05
empleados que laboran la Ferretera y Materiales Kodiak, CA.
Muestra
Segn Balestrini (2006)una muestra es una parte representativa de una poblacin,
cuyas caractersticas deben producirse en ella, lo ms exactamente posible (p.141)
Para el efecto del contexto de investigacin la muestra corresponde a la Ferretera
y Materiales Kodiak, CA. En general, por presentar con mayor frecuencia fallas en
los procedimientos administrativos.
Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

La realizacin de la investigacin se llev a cabo a travs del empleo de tcnicas
metodolgicas que permitieron incrementar el anlisis de los datos y la informacin
necesaria para cumplir con los objetivos especficos y el objetivo general, que fue el
Disear un Manual de Procedimientos administrativos para optimizar el trabajo en la
Ferretera y Materiales Kodiak, CA
51
Entendiendo como tcnica; segn Arias (2006:67-68) El procedimiento o forma

particular de obtener datos o informacin; y por instrumentos de recoleccin de
datos cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel odigital), que se utiliza para
obtener, registrar o almacenar informaron. p. 206
Las tcnicas de recoleccin de datos y sus instrumentos empleados para el
desarrollo de este contexto de investigacin, fueron las siguientes:
Entrevista no Estructurada:
Segn del Rincn et (1995) el esquema de preguntas y secuencia no est

prefijada, las preguntas pueden ser de carcter abierto y el entrevistado tiene que
construir la respuesta; son flexibles y permiten mayor adaptacin a las necesidades
de la investigacin y a las caractersticas de los sujetos, aunque requiere de ms
preparacin por parte de la persona entrevistadora, la informacin es ms difcil de
analizar y requiere de ms tiempo. (P126)
Consultas bibliogrficas
Visitas Guiadas: se realiz visitas a ferretera y materiales Kodiak, CA. Para
conocer las condiciones actuales de los procedimientos administrativos de esta
organizacin.
Segn Morales (2000) es una estrategia o medio interpretativo personal que
consiste en atender al visitante a travs de una ruta preestablecida, donde el estilo de
presentacin y los contenidos pueden variar dependiendo del gua y del grupo. Pg.
(158)
52
Encuestas: se realizaron a las personas encargadas de la ferretera, se pudo

conocer las inquietudes y problemticas existentes en la misma.
Segn Robert Johnson (2005) es un estudio observacional en el cual el
investigador busca recaudar datos por medio de un cuestionario prediseado, y no
modificar el entorno ni controlar el proceso que est en observacin (como s lo hace
en un experimento) p. (91).
Entrevistas: se estructuraron entrevistas al personal especializado en el rea
administrativa para as conocer a fondo el funcionamiento de la misma.
Segn Arias Galicia (2004): Es una forma de comunicacin interpersonal que
tiene por objeto proporcionar o recibir informacin, y en virtud de las cuales se
toman determinadas decisiones p (24).
Validez de Contenido.
Una tcnica o instrumento sern vlidos, cuando mide lo que realmente se
desea medir, es su eficacia para producir el comportamiento de los fenmenos que
estudiamos y sern confiables cuando estn en relacin con factores tales como la
consistencia y exactitud de los resultados, y en caso de que esta se volviese a
aplicar los resultados deberan ser muy parecidos o similar.
Sampieri (2007) seala que toda medicin o instrumento de recoleccin de datos
debe reunir dos requisitos esenciales: confiabilidad y validez. (P.346).
La validez del contenido utilizado se determin mediante la tcnica de juicio de
un experto, el cual reviso detalladamente tanto el diseo y estructuracin como el
contenido de los tems.
53
Objetivo General: Disear un manual de procedimientos administrativos para que optimice el trabajo en la Ferreteria y
Materiales Kodiak, CA.
Objetivos especficos
Diagnosticar los
procedimientos
administrativos existentes
en la Ferretera y
Determinar las
condiciones en las que se
presentan los procesos
Metodologas
Reunin programada del
grupo de trabajo.
Visitas a la ferretera.
Anlisis situacional
Actividades
Conformar grupo de trabajo.
Inspeccin visual
Anlisis de criticidad
Revisin bibliogrficas
Realizar un historial de fallas

Establecer las fichas de
ponderaciones
Determinar las condiciones
de los procesos
administrativos.
funcionamiento
administrativo
dentro de la
administrativos existentes
en la Ferretera y

Efectuar la descripcin de Reunin programada
Diseo de formato de
descripcin.
Lluvias
de
ideas
los cargos, o se definan
Verificacin de documentos
las funciones y las
y formatos
responsabilidades
inherentes para cada uno.
Disear la estructura
organizacional para la
definicin de cargos,
orden jerrquico y flujo de
Producto
Conocer el
Reunin con grupo de

trabajo
Visitar la Ferretera y
Investigar sobre estructuras

organizativa
Conocer los pasos a seguir
para la elaboracin de un
organigrama.
Seleccin de informacin.
Evaluar los resultados de la
propuesta.
informacin.
Evaluar el impacto del
Reunin con grupo de

trabajo
manual de procedimientos
Visitar la Ferretera y
administrativos propuesto
en la Ferretera y
Ferretera.
Anlisis de criticidad
de las condiciones
ms frecuente los
procesos
administrativos.
Lograr un plan
organizativo para la
descripcin de los
cargos.
Conocer pasos a
seguir para la
elaboracin de una
estructura
organizacional.
Conocer El impacto
del manual de
procedimientos
administrativos
propuesto en la
Ferretera y
Materiales Kodiak,
CA.
Tabla n 4 Planificacin integral de los objetivos (PIO)
54
FASE V
Desarrollo Integral de los Objetivos
Objetivo 1: Diagnosticar Los Procedimientos Administrativos Existentes En La

Ferretera Y Materiales Kodiak, Ca.
Con fin de diagnosticar de la situacin actual de la ferretera se llev a cabo una
visita para as conocer las problemticas existentes; donde se observ que presenta
diferentes tipos de dificultades en cuanto a los procedimientos administrativos, falta
de procedimiento de trabajo, carencia de personal.
Actividad 1 Conformar El Grupo De Trabajo.
socio integrador, fue necesario agrupar a los a los siete (07) T.S.U, facilitadores:
tutor tcnico Profesora Elizabeth Alfonzo, Tutor metodolgico Profesora Vicenta
Nardulli, tutor empresarial, Sr Ernesto Ramrez, aprovechando sus conocimientos
para lograr alcanzar los objetivos planteados, lo cual es un plan de mantenimiento.
Actividad 2 Visitas A La Ferretera.
Se realiz una visita para verificar las falencias y virtudes de los sistemas
administrativos de la organizacin, se efectuaron anlisis comparativos con respecto
al sistema de administracin de otras ferreteras de mayor tamao empresarial y
finalmente se dise un sistema de acuerdo a las necesidades que integran todos los
procesos del establecimiento para un ptimo funcionamiento.
55
En el presente diagrama se ilustra la conformacin del grupo de trabajo, que

tendr la finalidad de llevar a cabo el desarrollo del proyecto socio integrador del
Diseo de un manual de procedimientos administrativos por el estudiantado para la
Ferretera y Materiales Kodiak, CA. En la siguiente tabla n 5 se describe las
funciones de cada integrante del grupo de trabajo.
Grupo de Trabajo
Tutor Tcnico Profesora

Elizabeth Alfonzo
Tutor Metodolgico Profesora

Vicenta Nardulli
Tutor Empresarial, Presidente
Sr. Ernesto Ramrez.
T.S.U
Funcin
Orienta a los T.S.U en todas las fases del proyecto
para el desarrollo del mismo, enfocndose en la parte
de la factibilidad tcnica.
Orienta a los T.S.U en todas las fases del
proyecto, brindndole las tcnicas necesarias para la
presentacin y fundamentacin terica del mismo.
Encargado de llevar a cabo la planificacin y
ejecucin de las Actividades administrativas y
organizativas dentro de la Ferretera y Materiales
Kodiak, CA.
Encargado de la bsqueda de la informacin para
el desarrollo del proyecto y as presentar a la
Ferretera y Materiales Kodiak, CA. Un manual de
procedimientos administrativos que optimice el
trabajo dentro de la misma.
Tabla n 5 Descripcin de las funciones del grupo de trabajo.
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DISEO DE UN
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS QUE
OPTIMICE EL TRABAJO EN
LA FERRETERIA Y
Berbec Nuvia
Daz Roberto
Lewis Pamela
Lista
Carlaura
Marn Marianny
Aurilis
GraficoMartnez
3 Grupo de
trabajo
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Actividad 3 Anlisis Situacional

Matriz del Anlisis Externo
A. Polticos: Se evalu la necesidad de Certificarse en alguna norma regulatoria y
que esto brindar una mejor imagen y generara fiabilidad al cliente.
B. Econmicos: La empresa ofrece servicio de garanta de productos para ganar
clientes; el cual en ocasiones resulta costosa y no necesariamente sostenible.
C. Tecnolgicos: Error y discrepancias en informacin: El uso de software en la
empresa es crucial y de gran importancia para llevar a cabo las diferentes
actividades en el proceso. Adems la empresa necesita invertir en Invertir en
Tics Para facilitar el flujo de informacin que se hace de las sucursales a la
matriz y viceversa.
D. Competencia (Rivalidad): Creciente competencia: Las Empresas como EPA
son amenazas a corto plazo, por lo que se deben establecer medidas para
elevar el servicio al cliente: Ya que la competencia lo primero que asemeja
son los tipos de productos y el precio.
E. Nuevos Competidores: Creciente competencia: El segmento de comercio en
este tipo de negocio evoluciona ligeramente y cada vez ms; altamente
competitivo, ya que se forman pequeas asociaciones o empresas familiares.
F. Proveedores: Falta de accesibilidad a los posibles cambios de demanda de los
clientes. Adicional deben solicitar capacitacin sobre usos y manejos de
nuevos producto para as crear confiabilidad y seguridad al cliente, al saber
y/o proporcionar informacin especfica sobre algn producto.
G. Compradores: Prdida de clientes potenciales debido a exigencias y
requerimientos del cliente, asimismo deben identificar y segmentar la base de
datos de los clientes y discriminar de acuerdo con el tipo de cliente, en base
al margen de utilidad que genere a la empresa.
Matriz Del Anlisis Interno
Procesos
A. Diversificacin: La variedad de productos que vende y de mercados
potenciales que atiende (industrial, domstico y otros) le confiere una gran
estabilidad.
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B. Calidad de producto: Implica presentacin, disponibilidad, sobrepasar

expectativas del cliente (servicio al cliente).
C. Facilidades de pago: Tarjeta crditos, contado, cheques conformables, las
establecen los agentes de venta segn el cliente.
D. Complejidad del negocio: Al aumentar la variedad de productos y el alcance
geogrfico (sucursales), se hace ms compleja la distribucin y el flujo de
mercanca, as como tambin de informacin.
E. Desorganizacin en almacn: Los productos necesitan acomodarse de
manera adecuada, as como tambin la desorganizacin en los registros de
salida de los productos nos dice que tenemos un mal control de nuestro
inventario.
F. Organizacin: Cuenta con una estructura organizacional especifica. Existen
niveles jerrquicos para la toma de decisiones.
G. Evolucin del negocio: Durante los ltimos aos, se ha reinventado
continuamente, mejorando constantemente su propuesta de valor y generando
aceptacin de los clientes debido a su antigedad en el mercado.
H. Personal capacitado: Especficamente en el rea de ventas, ya que cuenta
con varios agentes, los cuales tienen contacto directo con los clientes.
I. Ofrece capacitacin a clientes: Brinda cursos de capacitacin a clientes
sobre usos y manejo de productos que vende la empresa.
J. Auditora interna: Se realiza anualmente y se hace con datos pocos
confiables, ya que muchas veces no se presentan libros contables llevados
minuciosamente, por lo que dicha auditora carece de informacin confiable.
K. Publicidad y Promociones: Existen por plazos muy cortos y no exponen
cuando expiran.
Objetivo 2: Determinar Las Condiciones En Las Que Se Presentan Los Procesos

Administrativos Existentes En La Ferretera Y Materiales Kodiak, Ca.
Actividad 1 Realizar Un Historial De Fallas.
A continuacin se detallarn los principales problemas presentes en el proceso de
Ferretera y materiales Kodiak, y el impacto que genera tal falla dentro del rea y
dentro de toda la entidad.
Falla 1: No actualizacin de la base de datos de los precios de la mercadera.
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Impacto 1: Al no actualizar los datos puede que se entreguen productos con

precios antiguos a los clientes, lo que traera muchos problemas, como perder buenos
clientes en caso de cobrar precios antiguos muy altos, o, prdidas en ventas al cobrar
precios muy bajos.
Falla 2: Se observaron del libro de reclamos muchos malos tratos del personal
Impacto 2: Esto juega muy en contra en la empresa, los clientes no querrn ser
atendidos mediocremente, por lo que ser molesto hacer pedidos a la empresa y tener
la incertidumbre del trato que recibirn. Esto podra influir significativamente
Falla 3: Se observ una gran suma de dinero en la cuenta mermas de mercadera
producto de devoluciones de accesorios en mal estado, esto por averas de
accesorios en la fbrica.
Impacto 3: El tener que reponer Stock por prdidas debido a averas afecta los
ingresos de la ferretera, as como la credibilidad y confianza en el cliente.
Falla 4: Existencia de manual de procedimientos muy general.

Impacto 4: La no existencia de un manual de procedimientos especfico, lleva a
muchas fallas en el control interno y en los procesos normales de la empresa. Por
ejemplo, si se presenta alguna dificultad, los empleados no sabrn cmo responder a
esta y seguirn sus instintos donde podran fallar
Falla 5: Lneas telefnicas estaban constantemente ocupadas.
Impacto 5: Esto repercute en ventas, ya que se dejan pasar oportunidades de
vender grandes cantidades de mercaderas o que esos posibles clientes prefieran
comunicarse con otras empresas de la competencia.
Falla 6: Subestimacin o Sobreestimacin de la demanda.
60
Impacto 6: Esto repercute fuertemente en el rea de compras de la empresa, ya

que comercializacin debe hacer estimaciones de la demanda esperada y en cuanto a
eso, compras debe requerir las unidades solicitadas, si esta se subestima, se podran
perder importantes ventas o hacer descuentos a los clientes por los retrasos lo que
implicara una menor entrada de caja, si se sobreestima, podra generarse mucho
inventario, lo cual es caro de mantener.
Actividad 2 Establecer Las Fichas De Ponderaciones.

La Ficha de ponderacin es considerada como juicios cuantitativos sobre el grado
de la presencia de la conducta y como se muestra stas: Son medidas destinadas a
cuantificar las impresiones que se obtienen a partir de la observacin . (Los
Autores).
Esta es el modelo de escala ms popular de entre estos cinco tipos. Est
caracterizada por ser una lnea recta, horizontal o vertical, con rayas divisorias a lo
largo de la misma para ayuda a los evaluados- investigadores a decidir donde registrar
un juicio. La disposicin de las lneas en horizontal es ms frecuente que su
distribucin en vertical, a pesar de ello las verticales tienen la ventaja de permitir al
observador - investigador hacer una descripcin completa del criterio evaluado.
Para la establecer la ficha de ponderacin sobre el proceso administrativo de la
organizacin utilizamos la escala de estimacin grfica ya que este tipo de escala de
estimacin no requiere nmeros y permite un registro rpido en una escala visual de
alto a bajo.
La ficha de ponderacin debe ser un instrumento vlido, fiable y fcil de utilizar

y para ello, se siguieron dos premisas de hacerla:
61
1. Antes de la utilizacin de ste instrumento hay que comprobar su elaboracin

para ver si cumple las expectativas que se buscan en la observacin. Es decir
cuestionar la ficha para ver si hay defectos patentes.
2. Probar el instrumento por varios observadores para ver si es vlido en el
objetivo en el que se va a emplear.
Actividad 3 Determinar las condiciones de los procesos administrativos
Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso
administrativo de la ferretera Kodiak son: planeacin, organizacin, direccin y
control.
Planeacin.
La funcin de la planeacin en la Ferretera y Materiales Kodiak busca influir
en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lgicas en el presente, por lo que
representan la esencia de una operacin efectiva. Las actividades bsicas que
involucra la planeacin son.
a) Elaboracin de la planeacin prospectiva.
b) Determinacin de objetivos y metas generales y particulares para cada
rea.
c) Preparacin de mtodos, estrategia.
d) Opciones, polticas y procedimientos.
e) Formulacin de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los
objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo.
El proceso de planeacin prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco
metodolgico que son:
Normativa.
En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la
definicin de la situacin de la empresa si se continuase en la misma direccin actual.
Definicional.
62
Conocimiento de la situacin actual de la empresa, sus principales caractersticas y

sus interacciones internas y externas.
Confrontacin estratgica y factibilidad.
Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificacin de la trayectoria
construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el
objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
Convergencia.
Determinacin de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situacin
actual, y definicin de la orientacin global para que el futuro de la empresa sea
alcanzable.
Organizacin.
La organizacin contribuye a ordenar los medios para hacer que empleados
trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y
especficos de la empresa. La organizacin conlleva una estructura que debe
considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la
empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden.
La planeacin y la organizacin son funciones mediante las cuales no se logra
materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la
estructura adecuada y la posicin relativa a las actividades que la empresa habr de
desarrollar. La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias y asigna
responsabilidades a quienes deben desempearlas.
Direccin
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La funcin de Direccin tiene como propsito fundamental impulsar, coordinar y

vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de
que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes
establecidos. Esta funcin comprende las siguientes etapas:
Autoridad.
Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las
actividades y bsqueda de los objetivos y metas planeadas.
Comunicacin.
Forma en que se establecen los canales de comunicacin y fluye la comunicacin
al interior y exterior de la empresa.
Supervisin.
Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se plane.
Control
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los
plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la
medida de la desviacin que los resultados puedan tener respecto a lo planeado.
Dicho proceso de control consta de cuatro pasos bsicos:
A. Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
produccin de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de produccin
para los operarios y ventas para los vendedores.
B. Verificar el desempeo a intervalos regulares (da, semana, mes).
Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios reales respecto a los
establecidos.
64
A. Si existiera una variacin, tomar medidas correctivas, tales como un

entrenamiento o mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar
con la actividad.
Las actividades bsicas que comprende el proceso de control son:

1. Establecimiento de indicadores y estndares de control (ventas, costos,
productividad, competitividad, calidad).
2. Medir y juzgar lo que se ha realizado (anlisis de datos estadsticos, informes
contables, informes de produccin).
3. Comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias
(evaluacin del funcionamiento, inspeccin y localizacin de fallas).
4. Establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).
Algunas de las herramientas que estn utilizando las empresas para mejorar su
desempeo son:
a) Administracin de la Calidad Total
b) Reingeniera de Procesos de Negocios
Estas dos herramientas contienen una fuerte orientacin hacia los procesos, ello
implica la bsqueda por:
1. Mejorar la calidad del producto.
2. Reducir el tiempo del ciclo de produccin
3. Reducir los costos.
La administracin de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear: Un clima
armnico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.
a) Prevenir la generacin de errores en lugar de su correccin.
b) Crear una cultura de servicio al cliente.
c) Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevencin y
evaluacin) y por incumplimiento (por fallas internas y externas).
La reingeniera de procesos de negocios, es un enfoque sistemtico para mejorar
radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se
65
refieren a los de naturaleza estratgica que son importantes e indispensables para el

cumplimiento de los objetivos, metas y niveles.
La reingeniera de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr

cambios radicales en su desempeo, en los mtodos de trabajo, medido en costos,
tiempo de servicio y calidad, mediante el anlisis de diagramas de flujo de proceso y
otros mtodos aplicados en la ingeniera industrial.
Esta tcnica comprende cinco etapas bsicas que son:

Preparacin. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se
pretenden alcanzar.
Identificacin. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los
procesos fundamentales de valor estratgico.
Visin. Bsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos.
Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantacin de las percepciones
por medio del diseo social que organiza y estructura los recursos humanos
necesarios que tendrn a su cargo el proceso rediseado.
Transformacin. Ejecucin de las visiones del proceso, implantando versiones piloto
y de plena produccin.
Objetivo 3 Efectuar La Descripcin De Cargos Que Definan Las

Responsabilidades De Cada Elemento De La Empresa
Actividad nica: Establecer descripcin de cargos.

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Luego de una reunin sostenida de lluvia de ideas se procedi a efectuar el diseo

de formato para los cargos o puestos de trabajo ofrecidos en la empresa. Teniendo
cada uno las siguientes descripciones.
1. Perfil del Cargo: Asesor comercial (Vendedor)

Dependencia o rea: Atencin al cliente
Descripcin general del cargo: Brindar una excelente atencin, un claro
entendimiento y un eficiente manejo de las necesidades de sus clientes para as
proyectar en ellos un alto nivel de satisfaccin que asegure la compre y/o cierre
exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como
representante de la empresa.
2. Perfil del cargo: Administrador(a) de la ferretera (Presidente)
Dependencia o rea: Presidencia
Descripcin general del cargo:
Ejercer la representacin legal de la empresa.
Presidir las sesiones de la junta directiva.
Cumplir y hacer cumplir las decisiones tomadas en asamblea de junta
directiva.
Apoyar las actividades de la empresa.
Firmar cheques en calidad de apoderado econmico de la organizacin
Ejercer las dems atribuciones descritas en el reglamento y estatuto, adems
de las que considere necesarias en calidad de Presidente de la empresa
3. Perfil del cargo: Almacenista

Dependencia: Operativo
Perfil del cargo:
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1. Dirigir, controlar y responder por la adquisicin, manejo, almacenamiento,

entradas, salidas, existencia y seguridad de los bienes o servicios que se
adquirieran en la seccin de comercializacin y suministro.
2. Inspeccionar las distintas reas del Almacn verificando que los bienes
muebles y devolutivos estn bien ubicados y organizados de acuerdo con las
normas establecidas.
3. Programar y velar por el correcto despacho de mercanca a las dependencias.
4. Cumplir y hacer cumplir las normas legales en materia de proveedores,
impuestos tributarios, facturaciones, retenciones y aquellas que impartan los
organismos competentes.
5. Realizar o coordinar inventarios cuando se considere como velar porque las
existencias de elementos se mantengan en los niveles adecuados y
organizados de acuerdo a las normas establecidas.
6. Efectuar la entrega de inservibles o de artculos que considere no necesarios
para el servicio funcionamiento de la seccin a su cargo.
Perfil del cargo: Secretaria

Dependencia o rea Administrativa
Descripcin de funciones: Es responsable de proporcionar un alto nivel de apoyo
administrativo a su jefe ayudando con las tareas administrativas, la organizacin de
teleconferencias, la programacin de reuniones y la preparacin de la
correspondencia de la empresa. As mismo, debe ayudar a los visitantes de la oficina,
darles indicaciones y ayudarlos a cumplir con sus citas programadas.
Objetivo 4 Disear La Estructura organizacional
Actividad 1: Investigar sobre la estructura organizativa.
En esta empresa existe el rol organizacional, porque tienen unos objetivos claros
como lo es la comodidad y satisfaccin del cliente, se tienen proyectos concisos para
aumentar las ventas con mrgenes muy superiores a los presentes.
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Esta ferretera tiene una organizacin formal, es cierto con pocas divisiones pues
es una pequea empresa, est debidamente categorizada por departamentos y con
tramos estrechos como lo son gerencia, atencin al cliente, compras y ventas.
La comunicacin y el control de esta organizacin es perfecta entre los superiores
e inferiores no hay ningn tipo de inconveniente.
La departamentalizacin por funcin de la empresa es utilizada en la ferretera
siguiendo el principio de la especializacin ocupacional, y dado el caso que la
amplitud de la organizacin es tan reducida, no hay mayor distancia entre las partes.
El objetivo general es claro que es: cumplir con la actividad propuesta, siempre
ofreciendo una ptima calidad y que la respuesta del cliente sea satisfactoria frente
al desempeo realizado.
El poder tambin es utilizado en esta empresa, no solo el gerente opina, tambin
los dems, los mismos empleados aportan ideas y se encargan de ellas.
Este es un claro ejemplo de que existe el empoderamiento o EMPOWERMENT
desde que la persona tenga las capacidades se le brinda esta funcin, hacerse cargo de
la idea planteada, sea una estrategia de venta o un mecanismo de desempeo
remunerado y la idea es plasmada en el funcionamiento empresarial.
Adems la comunicacin y el buen contexto es algo que prima en las labores
diarias demostrando esto un mejor funcionamiento de la misma, mejores y ms
satisfactorios resultados.
Actividad 2: Conocer los pasos a seguir para la elaboracin de un

organigrama.
69
Un organigrama representa en forma grfica las principales funciones y lneas de

autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el
nombre con que se designan las grficas en las que se representa la estructura interna
y como debe adaptarse un organismo social.
En la fase de investigacin los autores fueron minuciosos en seguir los pasos para
elaborar un organigrama:
a) Elaborar una lista de funciones y sub funciones probables.
b) Compararla con una lista de comprobacin.
c) Preparar cuadros o plantillas
d) Disear el organigrama.
Todo organigrama debe contener los siguientes datos: ttulo o descripcin condensada
de las actividades, fecha de formulacin, nombre del responsable de elaboracin,
aprobacin, explicacin de lneas y smbolos especiales.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:
Estructurales. Tiene por objeto la representacin de

los rganos que integran el organismo social.
a) Contenido
Funcionales. Indican en el cuerpo de la grfica,

adems de los rganos, las funciones principales que
stos realizan.
De integracin de puestos. Sealan en cada rgano,
los diferentes puestos establecidos, as como el nmero
de puestos existentes y requeridos.
b) mbito de
Generales. Representan slo a los rganos
70
principales de la empresa y sus interrelaciones.

aplicacin
Especficos. Ofrecen mayor detalle sobre

determinados aspectos de la organizacin de una unidad
o rea de la empresa.
Vertical. Es el que muestra la jerarqua orgnica en
sus diferentes niveles desde el ms alto hasta el ms
bajo.
Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a
derecha ms bien que de arriba hacia abajo.
Mixtos. Se representa la estructura de una empresa

c) Presentacin utilizando combinaciones verticales y horizontales.
De bloque. Tienen la particularidad de representar
un mayor nmero de unidades en espacios reducidos.
Circular. Se sita al ejecutivo en el centro de un
crculo con lneas horizontales de la grfica vertical,
formando una serie de crculos concntricos alrededor
del ejecutivo jefe.
Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:

a) Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje
los objetivos que se pretenden alcanzar.
b) Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales
de la empresa.
El diseo de la organizacin de la micro y pequea empresa es proyectada en la

mayora de los casos por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios
pueden solicitar ayuda de expertos, stos por lo general deben tomar las principales
decisiones a partir de la estructuracin de la empresa.
71
El diseo de la organizacin tiene como principal finalidad la eficiencia y

humanizacin de las relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad,
factibilidad, sentido del orden y flexibilidad para los propietarios.
Como resultado de la interaccin de diversas fuerzas, algunas empresas sufren
cambios estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras
dinmicas y flexibles es una tendencia en las empresas de hoy en da.
Actividad 3 Seleccin De La Informacin Pertinente Para Desarrollar El

Organigrama.
Se recogieron los siguientes datos respecto a la estructura organizativa de la
empresa y al conocimiento que tienen los empleados de la visin, misin y
organizacin de la empresa, realizando un sondeo aplicado a los empleados de la
ferretera.
B. Conocimiento de la Misin, Visin y Valores de la Empresa.

Anlisis: En cuanto al conocimiento de la Misin, Visin y Valores de la empresa
podemos observar que la persona que trabaja como gerente de la empresa tiene
conocimientos acerca de la base de la empresa, ya que toda empresa debe tener
definido estos 3 trminos en su presentacin general y debe ser de absoluto
conocimiento a los trabajadores de la empresa y estar en un lugar visible a los cliente
que visitan las instalaciones de la empresa.
2 La comunicacin entre la gerencia y el resto de la organizacin.
Anlisis: La comunicacin entre la presidencia y el personal que labora dentro de

la organizacin es efectiva ya que el gerente percibe un ambiente de trabajo en el que
72
todos se llevan bien y cumplen con las rdenes pautadas. Sin embargo existen otras
debilidades internas lo cual no es positivo para la comunicacin que es llevada a
cabo entre el resto del personal de la empresa. lo que ocasiona el aumento de
conflictos y la falta de informacin acerca de los problemas de la empresa.
3. El control de las actividades.
Anlisis: Segn la encuesta aplicada al personal de la empresa al tener un control
de actividades asignadas cada trabajador puede cumplir con los objetivos y metas
planteados por la empresa a la hora de ofrecer un buen servicio. Las empresas deben
presentar un plan de actividades con la finalidad de poder determinar posibles
debilidades en su gestin.
4. El ambiente de trabajo (espacio, implementacin, trato, dotacin,

iluminacin).
Anlisis: El presidente de la empresa afirma que si existe un buen ambiente de
trabajo adecuado en cuanto a espacio, implementacin de tcnicas de almacn e
iluminacin. Este aspecto es de mucha importancia y se debe tomar en cuenta al
momento de realizar las estrategias del plan estratgico ya que con el mtodo de la
observacin podemos concluir que el espacio del almacn es un poco reducido para la
capacidad de materia prima que requiere la empresta tener en el Stock.
4. La empresa cumple con la legislacin laboral actual.

Anlisis: Actualmente la empresa en estudio cumple con la legislacin laboral, lo
cual indica que los trabajadores gozan de los beneficios propuestos por la LOTTT
tales como Seguro Social, Pago de Cesta ticket, pago de nmina al da, pago de horas
extras, pago de bono vacacional, Ley de poltica habitacional, INCES entre otros.
73
6. Estrategia de motivacin para los trabajadores.

Anlisis: No, actualmente la empresa no emplea alguna estrategia para mantener
motivado a sus trabajadores ms que el pago al da de su salario y beneficios de la
ley. Es muy importante que la empresa realice algn tipo de evento mensual para
motivar al personal, tales como rifas, compartir, obsequios de cursos de capacitacin,
premios a la asistencia perfecta, premio al desempeo, comisiones.
7. Estrategia de captacin de clientes.
Anlisis: Segn las respuestas obtenidas aplicadas a los empleados de la empresa
no se emplean una estrategia de ventas para atraer nuevos clientes, solamente cuenta
con la publicidad impresa y publicidad radial. Existen una serie de tcnicas de
mercadeo las cuales las empresas deben emplear para atraer un mayor nmero de
clientes y mantenerlos tales como telemarketing, promociones, descuentos por
fidelidad a los productos de la empresa, marketing 2.0.
8. Salarios y la remuneracin asignados a los trabajadores estn acorde con los

trabajos realizados.
Anlisis: Esta observacin es muy importante en el momento de optimizar el
funcionamiento del proceso de la empresa, ya que segn el pago que se realiza a cada
trabajador ayuda a que este se mantenga contento y realice su trabajo adecuadamente
con las normas y polticas de la empresa.
Objetivo 5 Evaluar El Impacto Del Manual De Procedimientos Sugerido A La

Empresa Materiales Y Ferretera Kodiak.
Actividad nica: Evaluar los resultados de la propuesta
74
Fase VI
Propuesta
La presente propuesta es la elaboracin de un manual de procedimientos para la
optimizacin del servicio a travs de una serie de herramientas de Administracin que
permitan direccionar efectivamente alcanzar la meta planteada por empresa en
estudio en cuanto a funcionamiento efectivo de todas las reas. La misma se inicia
con su presentacin, seguido por la justificacin, objetivos generales y especficos,
beneficios, ventajas, factibilidad tcnica, factibilidad econmica, factibilidad
operativa y su estructura.
Presentacin de la Propuesta:
La propuesta tiene como objetivo principal el diseo de un manual de
procedimientos administrativos que optimice el trabajo en la ferretera y materiales
Kodiak CA.
La propuesta consiste bsicamente en plantear estrategias y mtodos conformados
por actividades que debe implementar la gerencia de la ferretera, tomando en cuenta
todas las herramientas diagnosticadas adems con la consiguiente propuesta se
abarcara la situacin interna y externa de la misma.
Justificacin de la Propuesta:
La clave fundamental para que toda empresa tenga xito debe enfocarse
directamente en las necesidades de los clientes, toda organizacin debe estar
orientada hacia una meta que involucre la satisfaccin del cliente, razn por la cual se
presenta esta propuesta basada en orientar a los trabajadores de la Ferretera a travs
de procedimientos administrativos ya que es una necesidad para muchos conocer el
trato a los clientes y mejorar su calidad de vida.
75
Objetivos de la Propuesta.
Objetivo General:
Optimizar el Funcionamiento de la Ferretera y Materiales Kodiak C.A.
Objetivos Especficos:
Realizar un manual de procedimientos Administrativo involucrando todas las

reas de la Ferretera.
Implementacin del manual de procedimientos, realizando las diferentes
actividades a donde se involucren los trabajadores, los gerentes, los
proveedores y el pblico en general.
Realizar un seguimiento de los resultados obtenidos despus de realizar el
manual en todas las reas.
Ventajas de la Propuesta:
La presente propuesta del manual de procedimientos le permitir al departamento
de administracin de la ferretera:
Estandarizar los procesos y convertirlos en acciones de forma creativa las

cuales las realizara el personal que labora dentro de las instalaciones de la
ferretera.
Capacitar al personal que labora en las oficinas de la ferretera para ofrecer un
servicio de calidad a todos los clientes de la empresa.
Dar a los clientes un servicio ajustado a sus necesidades.
Inversin publicitaria.
Conocimiento la competencia alrededor.
Beneficios de la Propuesta:
Mejorar la comunicacin entre el personal y los clientes.
76
Clara orientacin para los trabajadores de los objetivos y la misin propuestos

por el gerente de la ferretera.
Sentido de pertenencia del personal que labora en las instalaciones.
Disminucin de errores cometidos con frecuencia en cuanto a la informacin
de los cursos.
Factibilidad Tcnica:
Tcnicamente la propuesta se considera factible debido a que la ferretera cuenta
con los equipos tecnolgicos bsicos y necesarios para su implementacin; sin
embargo los recursos tecnolgicos para hacer la nueva publicidad y difundir el
mensaje de los cursos son de agencias publicitarias externas.
Adems de que la ferretera puede adquirir nuevos mobiliarios y nuevos equipos
tecnolgicos para el personal administrativo.
Factibilidad Econmica:
La ferretera debe disponer del capital econmico necesario para proceder a la
realizacin de la propuesta, la empresa debe considerar el uso de la publicidad y la
promocin de sus productos como una inversin y no un gasto, ya que se podr
aumentar el nmero ventas al ao y as recuperar la inversin en publicidad, dndole
publicidad promocional a la ferretera y a los sitios donde se encuentra ubicada,
ventajas competitivas en cuanto a tcnicas de captacin de nuevos clientes as como
herramientas modernas de promocin.
Factibilidad Operativa:
77
La propuesta es operativamente factible en cuanto a su implementacin se refiere

nicamente a una pequea inversin monetaria y en capital humano para que lleven
correctamente las relaciones laborales dentro de la organizacin.
Estructura de la Propuesta:
La estructura de la propuesta para disear implementar y evaluar estrategias del
plan de accin y se divide en 3 puntos importantes:
1. La planificacin estratgica: bsqueda de la mejor estrategia utilizando los
aspectos internos y externos de la empresa.
2. La implementacin de las estrategias: costos, recursos humanos, recursos
materiales y agentes externos.
3. Seguimiento: realizar seguimiento del cumplimiento de todas las metas
propuestas dentro del presente plan estratgico para la optimizacin de
servicios.
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Conclusiones
La revisin bibliogrfica en torno al tema central de esta investigacin, fue de gran
importancia debido a que est relacionada directamente con el objetivo general de
este proyecto basado en disear un manual de procedimientos administrativos que
permita optimizar el trabajo en la Ferretera y Materiales Kodiak, CA, diagnosticando
as la situacin actual que presenta la Antes mencionada.
A travs de la aplicacin de los instrumentos seleccionados en este caso Encuestas,
y visitas guiadas se utilizaron para reforzar los conocimientos previos del tema
tratado; donde se pudo probar que los empleados de la ferretera, posean escaza
informacin sobre el manejo de procedimientos administrativos, y como debe llevarse
a cabo en una organizacin. Una vez identificadas las estrategias se procedi a
Disear un manual de procedimientos administrativos que optimice el trabajo en la
misma, todo esto con la finalidad de lograr a futuro los objetivos estratgicos
propuestos y as cumplir la visin de la Ferretera y las expectativas de la del grupo
integrador.
Se identificaron las fortalezas y las debilidades de la comuna donde se utiliz
como instrumento una matriz FODA que permiti analizar la informacin y elaborar
estrategias para solventar las debilidades y afrontar las amenazas que afectan al
colectivo. Cabe destacar que para afrontar las debilidades y amenazas a las que est
expuesta la Ferretera de que no llevan un buen control y manejo administrativo, es
necesario poner en prctica las estrategias extradas de la matriz FODA debido a que
es de gran importancia mejorar los procesos; para la construccin de la sociedad
socialista respondiendo a las lneas del plan nacional simn bolvar.
Es de vital importancia recalcar que un manual de procedimientos administrativos
produce beneficios con la capacidad de realizar una gestin de las necesidades
bsicas dentro de las organizaciones sin perder de vista el objetivo general de la
misma, teniendo como resultado ganancias y no un gasto en lugar de una inversin.
92
Recomendaciones
Cuando se logra involucrar a grupos y organizaciones locales es posible llegar a la
poblacin de forma ms rpida y efectiva, estas organizaciones tambin aportan
credibilidad al proceso de desarrollo social.
El empoderamiento de las comunidades, organizaciones u otras entidades y la
creacin de conciencia con respecto de sus derechos los habita para participar en el
dialogo y la negociacin con los entes gubernamentales dndole importancia al
desarrollo de programas alternativos de solucin.
Analizada y sistematizada la informacin permite considerar y emitir algunas
recomendaciones a la Ferretera y Materiales Kodiak, CA en las cuales cabe
mencionar las siguientes:
Instruir a los empleados y empleadas acerca de una buena Administracin que

se requiere en las organizaciones.
Reformar y actualizar las funciones y tareas que deben ejecutar los empleados
y (as) que all laboran con la finalidad de que tengan un mejor manejo y
desenvolvimiento en sus espacios de trabajo.
Capacitar a los encargados de la Ferretera y Materiales Kodiak. CA en
cuanto a la implantacin de manual de procedimientos administrativos para
que optimicen el trabajo dentro de la misma.
Realizar actividades que conduzcan a la superacin y crecimiento del personal
de la ferretera.
93
Anexos
Visitas del equipo con el Tecnlogo
94
Grupo Expositor con Tutor Industrial y Acadmico.
95
La presente srvase para hacer de conocimientos de las visitas programas por

los cursantes del trayecto III, para optar por el Titulo de licenciados en
administracin, en acuerdo con el asesor industrial, llevando as sello de la ferretera
y materiales Kodiak CA, donde se llevara a cabo el proyecto que lleva como Ttulo:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________,
agradeciendo de su valiosa colaboracin.
CEDULA
N
DE
APELLIDO Y
DESCRIPCIN DE LA
ASISTENCIA
DD/MM/AA
IDENTIDA
NOMBRES
ACTIVIDAD
FIRMA
D
1
2
3
4
5
6
7
Sello y Firma del representante industrial
96

Proyecto 2 Fases I-IV

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1

EVALUCIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

El Tigre, Marzo 2016

EVALUCIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

El Tigre, Marzo 2016

ACTA DE EVALUACIN DEL JURADO

Jurado 1: Coordinador del Jurado:

______________ Firma: ____________

Jurado 2: Colectivo Docente del PNF__: ______________ Firma: ____________

Para todos nosotros es un honor dedicar este proyecto, primeramente a Dios

Al Todopoderoso DIOS DEL UNIVERSO por ensearnos el camino correcto de

EVALUCIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Definicin de trminos bsicos....................................................................................48

ndice de tablas y grficos

El Objetivo General del presente proyecto es la Evaluacin del Manual de

Contempla la motivacin por la cual se realiza la investigacin junto con los

Grafica N 1. Dimensiones demogrficas.

Religiosa: Fiestas de la Virgen del Valle y Jos Gregorio Hernndez.

Actualmente, a pesar de que la Ferretera se encuentra en un rea comercial, no

Caractersticas Del personal.

Grafica N 2. Caractersticas del Personal.

En la empresa segn los resultados arrojados por la presente grfica se obtuvo un

las posibles desviaciones o incumplimiento y proporcionar los ajustes necesarios a

Venta, pago y entrega de mercancas.

Herramientas para la Priorizacin del

Se realiz mediante la observacin de la

Se realiz entrevistas no estructuradas al

A lo largo de los planteamientos hechos en el diagnstico inicial en la Ferretera y

Falta de evaluacin del

Tabla N3 Matriz de Criterio

Evaluacin del Manual de Procedimientos administrativo aplicado a la

Grafica N3 rbol del problema

en cada rea de trabajo, se diseo la estructura organizativa (organigrama) y se

Es importante recordar que la calidad de la informacin generada por este manual,

Diagnosticar la implementacin y uso del Manual de Procedimientos

Una de las principales razones que conlleva a la realizacin de este proyecto, es

Nezzdda Angulo, Barquisimeto (2012), Propuesta de un Manual de

Este proyecto aporta los lineamientos, para la elaboracin de un manual de

Partiendo de lo anterior expuesto, este trabajo sirvi de gua permitiendo conocer

Figueroa, O (2004), realiz un trabajo de grado titulado Propuesta de un

De esta forma aporto los lineamientos para el diseo de un manual de procedimientos

La necesidad de personal capacitado durante la guerra dio lugar a que se

De acuerdo a las definiciones mencionadas, podemos enfatizar que, los manuales

Melinkoff (1990), Los procedimientos son considerados como pasos sincronizados

Objetivo de los Manuales Administrativos

Segn Amador J (2007), Los manuales administrativos constituyen un medio de

Instruir al personal acerca de aspectos como: objetivos, funciones, relaciones,

Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas

Ayudan en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal

Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera

Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar

Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe

Clasificacin de Los Manuales administrativos

Manual de Produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

Manual de Compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en

Manual de Contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la

Manual de Crdito y Cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de

Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar

Manual Tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin

Manual Especfico de Auditoria Interna: Consiste en agrupar lineamientos,

Agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitar la descentralizacin, al

elementos bsicos para la coordinacin, direccin y control administrativo, ya que

Entre los objetivos ms relevante de los Manuales de Procedimientos destacan:

Los Manuales de Procedimientos orientan a especificar ciertos detalles de las

__ Firma:

Jurado 2: Colectivo Docente del PNF: Firma: