URAIAN JABATAN

1.
2.
3.

Nama Jabatan
Kode Jabatan
Unit Kerja
Eselon IV
Eselon III
Eselon II
4. IKHTISAR JABATAN

: Agendaris dan Pramu Tamu

:
: UPT Puskesmas
: UPT Puskesmas
:
:
:

Melaksanakan administrasi surat masuk dan

keluar sesuai standar agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar dan memberikan pelayanan kepada setiap
tamu yang berurusan dengan pimpinan baik secara langsung maupun tidak langsung
sesuai aturan yang berlaku.
5. URAIAN TUGAS :
1) Mempelajari tugas dan petunjuk kerja yang diberikan atasan secara seksama
agar terhindar dari kesalahan dan kekeliruan dalam pelaksanaannya;
2) Menghimpun serta mempelajari semua ketentuan tentang tata cara pelayanan
terhadap tamu pimpinan;
3) Menerima dan mengarahkan tamu sesuai keperluan lewat buku tamu sesuai
prosedur yang berlaku;
4) Menerima telepon masuk dan mencatat informasi yang penting dan dilanjutkan
atau dilaporkan ke pimpinan;
5) Membuat laporan pelaksanaan dan hasil kegiatan secara tertulis dan lisan
kepada atasan untuk memberikan gambaran akhir pelaksanaan kegiatan;
6) Mempelajari tugas dan petunjuk kerja yang diberikan atasan secara seksama
agar terhindar dari kesalahan dan kekeliruan dalam pelaksanaannya;
7) Menerima, meneliti dan mengagendakan surat masuk dan diserahkan kepada
pimpinan;
8) Mendistribusikan semua surat masuk setelah didisposisi oleh pimpinan;
9) Meneliti surat-surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan sebelum dikirim;
10)Mengarsipkan setiap surat keluar ke setiap file sesuai jenis dan sifatnya;

11) Membuat laporan pelaksanaan dan hasil kegiatan secara tertulis dan lisan
kepada atasan untuk memberikan gambaran akhir pelaksanaan kegiatan;
12)Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik
secara lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
6. HASIL KERJA
1) Ketelitian atas pengecekan petunjuk kerja agar terhindar dari kesalahan agenda;
2) pelayanan terhadap tamu pimpinan
3) Catatan Daftar Tamu dalam buku tamu;
4) Catatan informasi yang penting dan dilanjutkan atau dilaporkan ke pimpinan;
5) Agenda surat masuk diserahkan kepada pimpinan;
6) Distribusi Surat masuk yang didisposisi oleh pimpinan;
7) Pengecekan surat yang ditandatangi pimpinan;
8) Buku laporan kegiatan;
9) Terlaksananya dengan baik tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan
maupun tertulis.
7. BAHAN KERJA
No
Bahan Kerja
a) Standar, pedoman, prosedur kerja dan
peraturan perundang-undangan yang berkait
dengan tugas penerimaaan tamu dan
pencatatan surat masuk;
b) Buku/Daftar
Alamat
instansi
pemerintah/instansi swasta/perusahaan ;
c) Uraian tugas Jabatan Pramu Tamu dan
agendaris;
d) Surat-surat, naskah, dokumen yang masuk
dan didistribusikan.
e) Buku Tamu

Penggunaan dalam tugas

Sebagai dasar Pelaksanaan
kegiatan
Sebagai dasar
kegiatan
Sebagai dasar
kegiatan
Sebagai dasar
kegiatan
Sebagai pedoman
kegiatan

Pelaksanaan
Pelaksanaan
Pelaksanaan
pelaksanaan

8. PERANGKAT / ALAT KERJA

No
Perangkat
Penggunaan dalam tugas
1. Alat tulis kantor;
Alat untuk menulis memeriksa dan mengoreksi
2. Komputer
Alat Input Data
3. Printer
Alat output data
4. Faximile
Alat untuk mengirim dan menerima surat kawat
5. Telepon
Alat untuk komunikasi
6. Meja kerja
Alat bantu operasional
7. Lemari/Rak
Alat untuk menyimpan data dan berkas
9. KORELASI JABATAN/HUBUNGAN KERJA :
No

Jabatan
Unit kerja
Ka UPT Puskesmas UPT Puskesmas
Kepala Subbagian UPT Puskesmas
TU UPT Puskesmas
Pengendali surat

Dinas Kesehatan

10. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

Hubungan dalam tugas

Laporan
Atasan Langsung (Menerima tugas,
konsultasi,
melaporkan
hasil
pelaksanaan tugas, menyampaikan
usul, saran dan pendapat
Koordinasi

No
Aspek
1. Suhu ruangan
2. Pencahayaan

Indikator
22 -24C
Terang (dibutuhkan pencahayaan yang terang baik
siang hari maupun malam hari sehingga
memberikan kejelasan penglihatan.
3. Ketenangan
Jauh dari kebisingan apapun untuk memudahkan
tingkat konsentrasi kerja
4. Kebersihan
Ruangan yang bersih dan bebas asap rokok serta
debu-debu
5. Keleluasaan Ruangan
Ruangan
yang
luas
untuk
memudahkan
pergerakan dan penyimpanan barang
6. Pertukaran Udara
Ventilasi yang baik sehingga memberikan
transformasi udara yang baik
11. KEMUNGKINAN RESIKO BAHAYA :
No
1.

Jenis Resiko
Cacat/meninggal dunia

Penyebab
Kecelakaan lalu lintas
3

12. SYARAT JABATAN :

NO SYARAT JABATAN
a) Pendidikan
b) Pangkat
c) Pelatihan
d)

Pengetahuan Kerja

e)
f)
g)

Ketrampilan
Pengalaman Kerja
Kondisi Fisik

URAIAN
SMU sederajat
Pengatur Muda (II/a)
- Kursus penerima tamu
- Kursus kilat teknis melayanani pimpinan
- Mengetahui Tata Krama Menerima Tamu
- Mampu menjaga rahasia pimpinan
- Mampu berkomunikasi secara baik dan sopan
- Pria dan Wanita
- Berpenampilan menarik
- Tingkat respek dan loyalitas yang tinggi
- Sehat Jasmani dan rohani
- Usia 18 55 tahun