Tugas Akhir

Sistem Informasi dan Pengendalian Internal

Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Penerimaan Kas
Kantor Pos Cabang Kocoran, Yogyakarta

KELOMPOK 1 (MINIONS)
Adhyatma Hasbi
Hesti Sri Budiastuti
Stefi

14/377031/EE/06964
14/377065/EE/06998
14/377103/EE/07036

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2015

DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN SAMPUL ......................................................................................... i
DAFTAR ISI......................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ iii
DAFTAR LAMPIRAN......................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1

Latar Belakang .............................................................................. 1

1.2

Rumusan Masalah ......................................................................... 2

1.3

Tujuan Penelitian........................................................................... 3

1.4

Manfaat Penelitian......................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN ..................................................................................... 4

2.1

Sejarah PT. Pos Indonesia ............................................................. 4

2.2

Visi, Misi, dan Moto PT Pos Indonesia ........................................ 4

2.3

Kantor Pos Cabang Kocoran ......................................................... 5

2.4

Struktur Organisasi PT Pos Indonesia, Wilayah DIY, dan

cabang Kocoran ............................................................................. 6

2.5

Software Pospay ............................................................................ 7

2.6

Manfaat Software .......................................................................... 12

2.7

Alur Transaksi di Loket................................................................. 13

2.8

Siklus Penerimaan Kas .................................................................. 17

2.9

Siklus Pengeluaran Kas ................................................................. 20

2.10 Rekomendasi Perbaikan dari Sistem Pengendalian ...................... 21

BAB III PENUTUP .............................................................................................. 23
3.1

Kesimpulan.................................................................................... 23

3.2

Saran .............................................................................................. 23

DAFTAR REFERENSI ........................................................................................ 25

ii

DAFTAR GAMBAR
Gambar

Halaman

2.1

Struktur Organisasi PT. POS Indonesia .............................................. 6

2.2

Struktur organisasi di PT Pos Indonesia wilayah

Daerah Istimewa Yogyakarta dan Kantor Pos cabang Kocoran ......... 7

2.3

Software Pospay .................................................................................. 8

2.4

Kolom Barcode Software Pospay ....................................................... 8

2.5

Kolom Volumetrik Software Pospay ................................................... 9

2.6

Kolom Informasi Penerima Software Pospay ..................................... 10

2.7

Kolom Informasi Pengirim Software Pospay...................................... 10

2.8

Kolom Informasi Bea.......................................................................... 11

2.9

Kolom Informasi Jenis Pelayanan Software Pospay........................... 11

2.10

Kolom Informasi Jumlah Transaksi dan Saldo Deposit Software

Pospay ................................................................................................. 12

2.11

DFD transaksi di loket PT. Pos Cabang Kocoran ............................... 14

2.12

Flowchart Sistem Pengiriman Barang PT. Pos Indoensia

Cabang Kocoran.................................................................................. 15

2.13

DFD Siklus Penerimaan Kas Kantor Pos Cabang Kocoran................ 18

2.14

Flowchart Siklus Penerimaan Kas ...................................................... 19

2.15

DFD Siklus Pengeluaran Kas Kantor Pos Cabang Kocoran ............... 21

iii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran

Halaman

Surat Keterangan Telah Meneliti ...................................................... 26

Dokumentasi ...................................................................................... 27

iv

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia pada saat ini ditandai dengan arus globalisasi disegala bidang yang
membawa dampak cukup pesat bagi perkembangan perekonomian Indonesia yang diiringi
tingginya tingkat mobilitas pertambahan penduduk. Disisi lain beban tugas pemerintah semakin
berat karena semakin tingginya tuntutan peningkatan kesejahteraan rakyat. Salah satu kebutuhan
hidup yang tidak kalah penting di era globalisasi adalah kebutuhan jasa pengiriman dokumen
(surat) dan barang. Banyaknya penduduk yang saling mengirim dokumen (surat) dan barang dari
tempat yang jauh membuat jasa pengiriman menjadi sangat penting bagi masyarakat.
PT Pos Indonesia mempunyai peranan yang penting dalam pengiriman dokumen-dokumen
ataupun barang ke tujuan yang dituju. Sebagai delivery atau penyedia jasa pengantar dokumen
ataupun barang yang diamanatkan pelanggan untuk dikirim ke tujuan,

PT. Pos Indonesia

menerapkan beberapa sistem atau prosedur pengiriman agar dalam pengirimannya dapat dicapai
sesuai target. Terkirim ketujuan masing-masing baik yang masuk ke kantor Pos untuk dikirim ke
daerahnya, maupun yang akan dikirim ke luar daerah, serta PT Pos Indonesia tidak hanya
mencakup kiriman yang tak hanya menjangkau satu negara, tetapi PT Pos Indonesia juga
melayani kiriman ke berbagai negara lain.
PT Pos Indonesia memiliki banyak program pengiriman dokumen maupun barang. Jenisjenis paket pengiriman dimana sistem dan prosedur yang digunakan tersusun dengan baik yang
melewati tahap-tahap prosedur dan dilaksanakan oleh berbagai sistem yang terkait, agar
memudahkan pihak manajemen untuk mengatur dan mengawasinya. Serta diharapkan dengan
prosedur dan sistem yang telah dibuat sedemikian rupa dapat terlaksana dan mencapai efisiensi
kinerja serta yang paling penting adalah memenuhi kepuasan pelanggan. Untuk itu perlu
diterapkan suatu sistem pengendalian internyang terkoordinisir. Tujuan pengendalian intern di
PT Pos Indonesia antara lain : menjaga aset milik perusahaan dan catatan perusahaan. Aset tetap
perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika aset
1

dilindungi dengan pengendalian yang terkoordinisir. Serta aset perusahaan yang tidak berwujud
seperti piutang dagang yang berpontensi kekurangan jika dokumen penting dan catatan tidak
dijaga. Dan yang paling penting tujuan dari pengendalian intern adalah mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen oleh karyawan-karyawan pada perusahaan.
Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur.
Pengendalian intern ini ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan
manajemen dipatuhi oleh karyawan. Untuk mencapai kegunaan dan tujuan pengendalian intern
maka diperlukan adanya sistem pengendalian informasi yang benar, hal ini dapat memberikan
bantuan terhadap aset perusahaan dengan cara penyelenggaraan pencatatan aktiva yang baik.
Apabila struktur pengendalian intern suatu perusahaan lemah, maka akan timbul kesalahan,
ketidakakuratan serta kerugian yang besar bagi perusahaan.
Pengendalian atau kontrol terhadap suatu kinerja sangat penting agar tercapai suatu
efisiensi dan efektivitas dalam mencapai tujuan. Karena pentingnya sistem dan prosedur
pengendalian intern pada suatu organisasi atau perusahaan, dan perlu adanya suatu pengawasan
yang lebih dalam suatu sistem pengendalian intern yang diterapkan. Maka dari itu, kelompok
kami mencoba untuk meneliti sitem pengendalian informasi dari salah satu cabang PT Pos
Indonesia cabang Koncoran yang dimulai dari pengiriman pelanggan ke loket salah satu Kantor
Pos Indonesia sampai penyetoran uang ke Kantor Pos Pusat.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dari penelitian ini adalah
sebagai berikut:
a. Bagaimana siklus pengiriman barang PT. POS Indonesia Cabang Kocoran ?
b. Bagaimana siklus penerimaan kas PT. Pos Indonesia Cabang Kocoran ?
c. Bagaimana software Paypos berperan dalam proses bisnis PT. Pos Indonesia Cabang
Kocoran?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah, berikut tujuan dari penelitian ini:
a. Untuk mengetahui siklus penerimaan barang PT. Pos Indoensia Cabang Kocoran.
b. Untuk mengetahui siklus penerimaan kas PT. Pos Indonesia Cabang Kocoran.
2

c. Untuk menegetahui peran software dalam proses bisnis PT. Pos Indoensia Cabang
Kocoran.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini, yaitu :
a. Bagi Peneliti.

Untuk menyelesaikan tugas akhir mata kuliah Sistem Informasi dan Pengendalian
Internal.

Untuk menambah wawasan dan pengetahuan mengenai siklus pengiriman barang

dan penerimaan kas serta peran software dalam siklus bisnis PT. Pos Indonesia
Cabang Kocoran.

b. Bagi PT. Pos Indoensia Cabang Kocoran.

Untuk mendapatkan rekomendasi dari hasil penelitian ini yang dapat digunakan
untuk meningkatkan pengendalian terhadap sistem yang digunakan dalam proses
bisnis.

c. Bagi Pihak Lain yang Berkepentingan

Untuk menambah wawasan dan pengetahuan mengenai siklus pengiriman barang

dan penerimaan kas serta peran software dalam siklus bisnis PT. Pos Indonesia
Cabang Kocoran.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Sejarah PT Pos Indonesia
Kantor pos pertama kali didirikan pada jaman penjajahan Belanda di Batavia (saat ini Jakarta)
oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron Van Imhoff pada 26 Agustus 1746. Kantor pos ini didirikan
dengan tujuan untuk menjamin keamanan surat-surat penduduk, khususnya para pedagang dari
kantor-kantor di luar Jawa dan bagi orang yang yang datang dan pergi ke Belanda. Dan pada
perkembangannya kantor pos menjalani peran dan fungsi pelayanan kepada publik dan melayani
masyarakat umum. Setelah kantorpos pertama dibuka di Batavia, kantor pos juga membuka
kantornya di Semarang dan sampai saat ini kantor pos telah menjangkau wilayah di seluruh
Indonesia.
Pada awalnya kantor pos berbentuk perusahaan Jawatan PTT (Post, Telegraph, Telephone).
Kantor pos jawatan tidak bersifat komersial dan hanya menjalani fungsinya untuk melayani
pelayanan publik. Kemudian status kantor pos berubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan
Telekomunikasi (PN Postel) pada saat pos dan telekomunikasi berkembang dengan pesat. Pada
1965 status kantor pos berubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro, pada 1967 berubah
menjadi Perum Pos dan Giro, dan sejak tahun 1995 sampai saat ini berstatus sebagai PT Pos
Indonesia (Persero).
Saat ini PT Pos Indonesia telah menjangkau seluruh wilayah Indonesia dengan 24.000 titik
layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi
transmigrasi terpencil di Indonesia. Dengan perkembangan teknologi, saat ini PT Pos Indonesia
saat in memiliki 3.700 Kantor pos online yang akan mempermudah processing kiriman pos
dimana kiriman akan dapat diidentifikasi dengan akurat.
2.2 Visi, Misi, dan Moto PT Pos Indonesia
Visi: Menjadi Perusahaan pos terpercaya

Misi:
1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai
terbaik
2. Berkomitmen kepada keayawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan
menghargai kontribusi
3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan
dan terus bertumbuh
4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat
5. Berkomitmen untuk berperilaku transaparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku
kepentingan
Kredo: Terus Bergerak Maju (Move On)
Move On yang dimaksud dijabarkan dalam:
Vision: to be a trusted postal services company
Action: Operational effectiveness, cost efficiency, overwhelming challenge, and increase
revenue
Passion: Champion Postal Company in the Region
Collaboration: merger and Acquisition
2.3. Kantor Pos Cabang Kocoran
Agen Pos Kocoran terletak di Jalan Kaliurang KM 4,5 Yogyakarta atau Jalan Kaliurang KM
Blok CT3 Nomor 17 Kecamatan Depok, Sleman, DIY 55281. Kantor pos cabang Kocoran telah
berdiri pada tahun 2013 dengan melihat potensi jalan kaliurang sebagai lokasi yang strategis,
sebagai salah satu pusat bisnis di Yogyakarta serta sebagai kawasan mahasiswa.
5

Kantor pos pada umumnya melayani berbagai jenis layanan termasuk layanan di luar kegiatan
utama pos yaitu pengiriman barang. Layanan di luar pengiriman antara lain: pembayaran tagihan
PLN, PDAM, telepon, dan pajak. Kantor pos cabang Kocoran ini hanya menerima jasa
pengiriman surat dan pengiriman logistik/barang. Bapak Agus Waskita adalah manajer kantor
pos cabang Kocoran yang bertugas memantau aktivitas operasional cabang.
2.4. Struktur Organisasi PT Pos Indonesia, Wilayah DIY, dan cabang Kocoran
Berikut adalah struktur organisasi PT Pos Indonesia secara keseluruhan:
Gambar 2.1
Struktur Organisasi PT. POS Indonesia

(sumber: www.posindonesia.co.id)

Struktur organisasi di PT Pos Indonesia wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta dan Kantor Pos
cabang Kocoran adalah sebagai berikut:
Gambar 2.2
Struktur organisasi di PT Pos Indonesia wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta dan
Kantor Pos cabang Kocoran
Kepala
kantor
Wakil Kepala
Kantor

SDM

Pelayanan

Keuangan

Akuntansi

IT

Jasa
Keuangan/
Keagenan

Unit
Pelayanan Luar

Pengembangan

Manajer
Cabang
Kocoran

2 Petugas
Loket

2 Asisten

(sumber: Hasil olahan dari wawancara)

2.5 Software Pospay
Software yang digunakan adalah Pospay. Sistem ini digunakan secara umum oleh seluruh kantor
pos online di Indonesia. Berikut adalah tampilan software Pospay:

Gambar 2.3
Software Pospay

Sumber: Hasil foto disalah satu loket Kantor Pos Cabang Kocoran
Berikut adalah penjelasan mengenai software pospay yang digunakan oleh seluruh cabang PT
Pos Indonesia:
1. Kolom Barcode
Gambar 2.4
Kolom Barcode Software Pospay

Sumber: Hasil foto disalah satu loket Kantor Pos Cabang Kocoran.
8

Pada Kolom Barcode berisi informasi jenis kiriman/produk, kode pos tujuan, berat kiriman, nilai
kiriman, pilihan layanan, dan isi kiriman. Nomor barcode adalah nomor resi pengiriman yang
terupdate dari sistem pusat. Berat kiriman akan terisi otomatis pada saat informasi pada kolom
volumetrik diisi. Informasi-informasi yang diisi pada kolom ini akan secara otomatis masuk pada
kolom bea dan jumlah yang harus dibayarkan pelanggan akan diproses secara otomatis.
2. Kolom Volumetrik
Gambar 2.5
Kolom Volumetrik Software Pospay

Sumber: Hasil foto disalah satu loket Kantor Pos Cabang Kocoran.
Pada kolom ini petugas loket mengisi informasi volume barang seperti panjang, lebar, tinggi, dan
berat,, sehingga berat actual akan terisi secara otomatis. Berat actual akan digunakan sebagai
salah satu perhitungan biaya kirim.

3. Kolom Informasi Penerima

Gambar 2.6
Kolom Informasi Penerima Software Pospay

Sumber: Hasil foto disalah satu loket Kantor Pos Cabang Kocoran.
Kolom penerima berisi mengenai informasi nama penerima, alamat penerima, nomor telepon,
email penerima, kota tujuan serta kode pos kota tujuan. Tombol reset digunakan untuk
menghapus informasi yang salah dimasukkan oleh petugas loket.
4. Kolom Informasi Pengirim
Gambar 2.7
Kolom Informasi Pengirim Software Pospay

Sumber: Hasil foto disalah satu loket Kantor Pos Cabang Kocoran.
Kolom pengirim berisi mengenai informasi pengirim seperti: Nama, Alamat, Nomor Telepon
dan email pengirim. Kota pengirim dank ode pos kantor pos sudah terisi secara otomatis. .
Tombol reset digunakan untuk menghapus informasi yang salah dimasukkan oleh petugas loket.

10

5. Kolom Informasi Bea

Gambar 2.8
Kolom Informasi Bea Pospay

Sumber: Hasil foto disalah satu loket Kantor Pos Cabang Kocoran.
Kolom Bea akan terisi secara otomatis yang datanya diambil dari kolom volumetrik dan kolom
barcode. Pada kolom ini terdapat informasi bea kirim, diskon, PPN1%, harga Tanggungan Nilai
barang (HTNB) dan jumlah total yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
6. Kolom Informasi Jenis Pelayanan
Gambar 2.9
Kolom Informasi Jenis Pelayanan Software Pospay

Sumber: Hasil foto disalah satu loket Kantor Pos Cabang Kocoran.
11

Kolom ini berisi jenis layanan yang digunakan. Mail dan logistic berisi tentang format yang akan
diisi oleh petugas loket atas pengiriman surat dan logistic. Remittance berisi tentang format yang
akan diisi oleh petugas loket atas pembayaran tagihan. Di Kantor Pos cabang Kocoran, layanan
yang disediakan hanya pengiriman surat dan logistik, sedangkan untuk pembayaran tagihan
belum tersedia di Kantor Pos Kocoran.
7. Kolom Informasi Jumlah Transaksi dan Saldo Deposit
Gambar 2.10
Kolom Informasi Jumlah Transaksi dan Saldo Deposit Software Pospay

Sumber: Hasil foto disalah satu loket Kantor Pos Cabang Kocoran.

Kolom ini berisi mengenai informasi jumlah transaksi yang terjadi di loket, jumlah kas tunai
yang didapatkan serta sisa deposit di loket.
2.6 Manfaat Software
Manfaat yang diperoleh dari penggunaan software Pospay antara lain:
-

Memproses penerimaan pengiriman dari pelanggan dengan lebih cepat.

Software menggantikan tugas perhitungan biaya kirim karena semua proses perhitungan
telah dilakukan secara otomatis.
12

Software digunakan untuk mencetak resi dan barcode. Kemudian barcode yang berisi
nomor resi tersebut digunakan untuk memverifikasi posisi atau keberadaan barang yang
dikirim.

Menghitung penerimaan kas yang terjadi selama sehari secara lebih akurat.

Software digunakan untuk memudahkan, baik pelanggan maupun petugas, untuk melacak
posisi barang yang dikirim.

Software juga membantu manajer untuk melakukan verifikasi terhadap penerimaan kas
berdasarkan backsheet yang dicetak oleh petugas loket

Sofware juga membantu kantor pusat Yogyakarta untuk melakukan verifikasi terhadap
aktivitas cabang khususnya ketersediaan saldo deposit.

2.7 Alur Transaksi di Loket

Pelanggan yang akan mengirimkan barang datang ke kantor pos. Barang diterima oleh petugas
loket kantor pos, kemudian barang ditimbang untuk mengetahui berat barang. Untuk barang yang
dikirim menggunakan dus, volume dus akan diukur oleh petugas loket. Petugas akan
menanyakan jenis layanan yang akan digunakan (pos biasa, kilat, atau express), jenis barang
yang dikirim serta kisaran harga barang untuk mementukan rupiah akan akan digunakan untuk
asuransi barang. Kemudian petugas loket akan meng-entri data pengirim dan penerima serta
informasi barang ke dalam software pospay. Apabila semua data sudah lengkap di-entri ke
software pospay, maka sistem akan secara otomatis mengolah data untuk menentukan tarif
pengiriman yang terdiri dari biaya kirim, PPN sebesar 1%, serta harga tanggungan nilai barang.
Petugas loket akan mencetak resi rangkap dua, putih dan kuning serta mencetak barcode.
Barcode ditempel pada resi putih dan resi putih akan direkatkan pada barang yang akan dikirim,
sedangkan resi kuning akan diserahkan kepada pengirim barang setelah pengirim membayar
ongkos kirim. Resi ini digunakan sebagai bukti pengiriman. pelanggan membayar dan menerima
resi kuning. Selanjutanya petugas loket akan menyerahkan barang kepada asisten untuk
dipisahkan berdasarkan jenis layanan.
13

Berikut adalah data flow diagram (DFD) mengenai alur transaksi di loket:
Gambar 2.11
DFD transaksi di loket PT. Pos Cabang Kocoran

Barang dan
pembayaran

Pelanggan

resi

Entri
Data
Petugas
Loket
Cetak
Resi dan
Barcode

Barang yang telah

ditempel resi putih
dan barcode
diserahkan kepada
asisten

Pemisahan
barang sesuai
jenis layanan

Asisten

Penjemputan
barang dari
pelanggan

Sumber: Hasil olahan wawancara

14

Berat barang, volume,

jenis layanan, jenis
barang, identitas
pengirim dan
penerima barang

2 ply, putih dan

kuning. Kuning untuk
pengirim, putih
ditempel pada barang,
dan barcode ditempel
pada resi putih