Admin Guide

Nombre de solucin
Gua para administracin de Workfl ow
Tabla de contenido
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1 Introduccin a OnBase
OnBase es un software integrado para administracin de documentos (IDM, por
sus siglas en ingls) de clase empresarial que combina tecnologas de Workflow,
administracin de documentos, digitalizacin, y de administracin de informes
empresariales en una sola aplicacin web. Al organizar y controlar la distribucin
de documentos de manera dinmica, y al administrar los procesos comerciales (en
donde se usan estos documentos) de manera interactiva, OnBase posibilita que
las organizaciones simplifiquen sus operaciones y compartan informacin entre sus
empleados, socios y clientes.
OnBase es un ofrecimiento premier dentro de una categora de software de rpido
crecimiento, llamado administracin de documentos integrada, o IDM. Los sistemas
IDM administran virtualmente cualquier clase de imgenes de documentos,
hospedan informes generados, archivos de aplicaciones, formularios HTML, correos
electrnicos, clips de vdeos, etc., as como cada etapa de la creacin e ingreso del
ciclo de vida del documento, almacenamiento, recuperacin, revisin y distribucin.
Otros sistemas IDM se orientan ms a un kit de herramientas, proporcionando un
conjunto de bloques de creacin que incluyen un entorno comn para la interfaz
con distintos paquetes de software por separado. OnBase, por el contrario, es una
aplicacin informtica unitaria que emplea una sola base de datos SQL, una sola
utilidad de configuracin y una sola interfaz de usuario personalizable para todas
las operaciones de procesamiento y recuperacin de documentos. Mediante este
nivel extenso de integracin, OnBase otorga una gran cantidad de funcionalidades
integradas, compatible con las soluciones ms sofisticadas para administracin de
documentos y flujos de trabajo.
OnBase est diseado en base a una arquitectura de clientes y servidores
altamente desarrollada, activada en la web, que obtiene el mayor provecho de la
apertura y escalabilidad de bases de datos como Oracle y Microsoft SQL Server y as
proporcionar soluciones de alto rendimiento para el departamento, divisin, o
empresa. OnBase le ofrece a los usuarios la flexibilidad de acceder al sistema
mediante clientes web, clientes tradicionales, Windows Explorer o inclusive
aplicaciones empresariales.
OnBase tambin puede configurarse interactivamente, haciendo posible la rpida
implementacin de soluciones sofisticadas sin la necesidad de programacin
costosa y larga. Usted puede seleccionar entre ms de 30 mdulos OnBase con
licencias por separado para el diseo de soluciones que cumplan con requisitos
nicos. Estos mdulos permiten entrada de datos, administracin y funcionalidad
especializada. Los clientes de OnBase son as alentados a invertir en la solucin
que necesitan hoy y luego progresivamente, expandindose de manera rentable
con mejoras en el sistema conforme sus exigencias crezcan.
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1.1 El cliente OnBase

El cliente OnBase es el nico punto de interaccin del usuario con el sistema
OnBase. Esta interfaz interactiva permite controlar cada etapa de un documento
desde su ingreso, administracin, recuperacin y distribucin. El cliente OnBase
presenta un entorno para interfaz de usuario grfica simple e intuitivo, para que el
usuario trabaje de manera eficiente y efectiva. El acceso a todos los documentos
almacenados en OnBase es rpido, consistente y seguro. La recuperacin de
documentos es casi inmediata mediante varios mtodos de bsqueda, incluyendo el
cuadro de dilogo de recuperacin de documentos, carpetas, bsquedas
personalizadas, bsquedas de texto, y referencias cruzadas. El cliente es la
ubicacin central para la importacin, organizacin, seguridad, recuperacin,
procesamiento, y distribucin de todos sus datos.
OnBase es el nico sistema completo de administracin de informacin creado para

tratar documentos de imgenes, de procesos COLD, de aplicaciones y Workflow, de
la misma forma como objetos de informacin. Esta uniformidad hace que el uso de
todo el sistema sea excepcionalmente sencillo. Proporciona ventajas funcionales
nicas como referencias cruzadas, la capacidad de que cualquier documento
permita visualizar toda la informacin relacionada, independientemente del tipo de
datos, haciendo doble clic. Como toda configuracin en OnBase, la referencia
cruzada puede ser creada con solamente hacer un par de clics, sin que nunca
necesite programacin adicional.
1.2 Workflow de OnBase

El mdulo Workflow de OnBase es un sistema de distribucin de documentos
electrnicos que le permite a sus usuarios procesar el trabajo de una manera ms
eficiente, rpida y precisa que el procesamiento tradicional con documentos
impresos. Workflow de OnBase resulta ventajoso toda vez que se necesiten puntos
sucesivos de entrada o de accin a fin de finalizar una tarea, proceso o
procedimiento. Desde el procesamiento de aplicaciones pasando por la aprobacin
de informes de gasto, hasta la administracin de procesamientos de remisin,
Workflow facilita la colaboracin entre usuarios y acelera la finalizacin de tareas
empresariales crticas. Adicionalmente, Workflow puede integrarse fcilmente y ser
el eje de soluciones de comercio electrnico, como tambin puede aliarse con
sistemas CRM y ERP de la organizacin.
Con Workflow, los usuarios o integradores definen y configuran los estados de
documentos, reglas, acciones, y ciclos de vidas con una interfaz cmoda de
Windows. Una vez configurado, Workflow distribuye instantneamente los
documentos a travs de procesos empresariales, donde los incrementos del usuario
o del trabajo de sistema son completados dentro de una cola. Workflow es tambin
compatible con funciones avanzadas tales como lgica de distribucin alterna,
clculo automtico de criterios, reuniones, notificacin simultnea, equilibrio de
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carga, generacin de informes, flujo de trabajo ad hoc, secuencias de comandos VB,

y funcionalidad API para integraciones con legado central o sistemas ERP/CRM.
Cuando se integra con el servidor web de OnBase, las ventajas de Workflow pueden
compartirse a travs del Internet con los usuarios en toda la compaa,
independientemente de su ubicacin.
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2 Administracin del tipo de documento

Un tipo de documento presenta un patrn nico para definir un documento de
acuerdo a su funcin empresarial. Los documentos que compartan ciertas
funciones empresariales son normalmente asignados a un grupo de tipo de
documentos. Cada documento importado al sistema debe ser asignado a un tipo de
documento y a un grupo de tipo de documentos.
Los siguientes grupos de tipo de documentos son configurados en esta solucin.
Nombre
IT - Financiamiento Externo
NIT - CREDITOS
Ventas
Para configurar tipos de documentos, srvase ver Configuracin de tipos de
documentos en los archivos de ayuda de administracin de sistemas.
3 Tipos de documentos
Los siguientes tipos de documento son configurados en esta solucin.
Nombre
DNI
FEX - IT - Solicitud de Credito - Caja Arequipa
FEX - IT - Solicitud de Credito - Caja Huancayo
FEX - IT - Solicitud de Credito - Caja Luren
FEX - IT - Solicitud de Credito - CrediScotia
FEX - IT - Solicitud de Credito - ScotiaBank
VTA Anexo Tecnico
VTA Informe Capacitacion Asesoria
VTA Proforma
VTA Solicitud de Capacitacion
VTA Solicitud de Entrega
VTA Solicitud Instalacion
VTA Solicitud Preinstalacion
Para configurar tipos de documentos, srvase ver Configuracin de tipos de
documentos en los archivos de ayuda de administracin de sistemas.
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4 Consultas personalizadas y filtros de Workflow

Las consultas personalizadas son formatos de recuperacin de documentos
configurados previamente, tiles para mostrar documentos (o grupos de
documentos) que son usados regularmente o con frecuencia. Definir los tipos de
documentos y palabras clave en una consult personalizada permite a los usuarios
recuperar solamente los documentos ms relevantes para un proceso empresarial.
Filtros de Workflow. Una consulta personalizada puede ser configurada para
funcionar exclusivamente como un filtro del documento en Workflow, y no estar
disponible mediante una recuperacin de documentos convencional. La opcin de
filtro de Workflow est disponible solamente cuando la opcin 'Usar formulario
HTML' tambin est seleccionada, o cuando ninguna de las opciones 'Editar
palabras clave' o 'Botn de bsqueda de texto' estn seleccionadas.
La opcin para mostrar columnas en un filtro de Workflow responde a palabras
clave del documento o propiedades del sistema configuradas como encabezados de
columna que muestren los valores de palabras clave ms relevantes en un
documento. La opcin para clasificar columnas especifica la manera en que el
sistema debe clasificar inicialmente los documentos.
Srvase ver Configuracin de consultas personalizadas en el archivo de ayuda de
administracin de sistemas para obtener ms detalles.
Las siguientes consultas personalizadas estn configuradas en esta solucin.
Nombre
WF - IT Solicitudes
WF - IT VENTAS Filter
Anexo Tecnico
Mostar columnas
Nro Proforma
Clasificar columnas
Nro Proforma
Cliente
Cliente
Institucion Financiera
Institucion Financiera
Workflow Queue
Estado Anexo Tecnico
Fecha de almacenamiento
Anexo Tecnico #
Plazo de Entrega
Contrato/Nota Pedido #
Codigo Cliente
Cliente
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- Equipo
Cantidad de Equipos
Alimentacion Electrica
User ID
Entrega
Document Date
Codigo Cliente
Cliente
Direccion
Estado Solicitud
Fecha Programada
Proforma
Arrival Time
Document Date
Forma de Pago
Nro Proforma
Codigo Cliente
Nro Proforma
Cliente
Estado Comercial
Estado Comercial
Estado USC
Estado Logistica
Estado ENova
User ID
Forma de Pago
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Workflow Queue
WF-Cartera Factura
Arrival Time
Codigo Cliente
Codigo Cliente
Nro Comprobante
Nro Comprobante
Cliente
Cliente
RUC/DNI
RUC/DNI
Fecha de documento
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5 Administracin de formulario electrnico

Los formularios electrnicos de OnBase son documentos en formato HTML usados
en conjunto con el mdulo Workflow de OnBase para implementar procesos
empresariales sin papel. Los formularios electrnicos son el reemplazo o
representacin de los documentos de papel que muestran los datos necesarios para
tomar decisiones en Workflow.
5.1 Modificaciones en los formularios electrnicos

No es inusual que con el pasar del tiempo se tengan modificaciones o
actualizaciones en un formulario electrnico. Cualquier cambio realizado en un
formulario electrnico debe ser siempre puesto rigurosamente a prueba en un
entorno no oficial antes de lanzarlo a produccin. Es importante recordar los
protocolos para palabras clave (OBKey_Keywordname_#) y botones de envo
(OBBtn_Yes) cuando se actualizan los formularios electrnicos. Adems, los
formularios electrnicos deben ser importados siempre como SIS Formularios
HTML y luego asignados al tipo de documento apropiado dentro del mdulo de
configuracin de OnBase.
Los siguientes formularios electrnicos estn configurados para esta solucin:
Nombre
VTA Compromiso
VTA Documentos Faltantes
VTA Solicitud Visita
VTA Anexo Tecnico
Ciclos de vida asignados

IT - Proceso de Ventas - Ventas
Ninguno
Ninguno
Ninguno
V.4
V.4
V.4
V.4
V.4
Para obtener una descripcin completa sobre formularios electrnicos, srvase ver la
gua de referencia de mdulos para formularios electrnicos.
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6 Administracin del formulario de usuario

Datos de solicitud de formularios del usuario desde el usuario en puntos especficos
del flujo de trabajo. Los formularios de usuario son desarrollados usando el formato
HTML, permitiendo que el formulario sea configurado especficamente para
controlar la apariencia, recopilacin de datos, validacin y envo.
6.1 Modificaciones al formulario de usuario

No es inusual que con el pasar del tiempo se tengan modificaciones o
actualizaciones en un formulario de usuario. Cualquier cambio realizado en un
formulario de usuario debe ser siempre puesto rigurosamente a prueba en un
entorno no oficial antes de lanzarlo a produccin. Es importante recordar los
protocolos para palabras clave (OBKey_Keywordname_#) y botones de envo
(OBBtn_Yes) cuando se actualizan los formularios de usuario. Los formularios de
usuario estn almacenados en esta ubicacin:
\\192.168.1.110\usuarios\TI
La tabla debajo enumera el nombre y descripciones de los formularios de usuario
empleados en esta solucin.
Nombre
Asignacion de Anexo Tecnico
Calificacion
Cierre de Anexo Tecnico
Programar entrega
Servicio
TecnicosPrueba
Tipo de Persona
Ciclo de vida asignado

V.4
V.4
V.4
V.4
V.4
V.4
V.4
ADVERTENCIA: Los usuarios finales deben tener acceso a lectura a la ubicacin

UNC de los formularios de usuario.
Para obtener una descripcin completa sobre el uso de formularios de usuario
consulte la gua de referencia de mdulos para Workflow.
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Administracin de palabras clave
7.1 Conjunto de palabras clave para autollenado

Un conjunto de palabras clave para autollenado es una configuracin de tipos de
palabras clave que incluye un tipo de palabra clave principal y uno o ms tipos
secundarios de palabras clave. Los conjuntos de palabras clave para autollenado
son usados para automatizar y estandarizar la entrada de datos. Los conjuntos de
palabras clave para autollenado, si son aplicados a los tipos de documentos,
aumentan la velocidad y la exactitud de la indexacin, en particular si se indexan
grandes volmenes de documentos.
Los siguientes conjuntos de palabras clave para autollenado estn configurados en
esta solucin.
Conjunto de palabras clave
para autollenado
IT VTA - Cliente Servicios
IT VTA - Contrato
Descripcin
Para obtener informacin detallada sobre la configuracin de conjuntos de palabras

clave para autollenado, srvase ver la gua de referencia de mdulos para conjuntos
de palabras clave para autollenado.
7.2 Conjuntos de datos de palabras clave

Un conjunto de datos de palabras clave es un conjunto discreto de valores de
palabras clave permisibles para una palabra clave. Estos valores aparecen en una
lista de seleccin desplegable en el campo de palabras clave. Solamente aquellos
valores configurados para el conjunto de datos son mostrados.
Las siguientes palabras clave usan un conjunto de datos de palabras clave.
Nombre
- Equipo
Asesor Tecnico
Calificacion
Contraentrega
Despacho
Deuda
Distrito/Lima
Distrito/Provincia
Estado
Estado Anexo Tecnico
Estado Comercial
Estado de Credito
Estado Funcionaria
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Estado Gerencia
Estado Solicitud
Estados Civil
Evaluacion
Forma de Pago
Pais
Requiere Prenda
servicio
Solicitante
Sucursal
Tecnico Informado
Tecnicos
Tipo de Anexo Tecnico
Tipo de Cliente
Tipo de Horno
Tipo de Persona
Tipo Proforma
Titular de Propiedad
Version de Equipo/Maquina
Voltaje
ADVERTENCIA: Cuando un usuario tiene el privilegio de usuario para Modificar
palabras clave, el usuario puede ingresar valores que no son parte del conjunto de
datos.
Para configurar conjuntos de datos de palabras clave, srvase consultar los
consultos de datos de palabras clave en los archivos de ayuda de administracin de
sistemas.
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8 Administracin de temporizador
Los temporizadores permiten a los administradores ejecutar sus trabajos a horas
especficas, y a descargar el procesamiento intensivo de recursos hacia un servidor
de Workflow. Esto se realiza usualmente para cumplir con los requisitos
empresariales y mejorar el rendimiento de los equipos del cliente durante el horario
habitual de oficina.
Las programaciones del temporizador y las asignaciones del servidor de Workflow
son los mayores elementos comunes que requieren administracin. Conforme los
usuarios se adaptan a los nuevos procesos y mtodos en curso, es posible que se
den cuenta que algunas opciones en la configuracin del temporizador son muy
cortas o muy largas y necesitan ajustes.
Los temporizadores son configurados desde la carpeta de temporizadores en la
configuracin de Workflow al nivel de la cola.
SUGERENCIA: Cuando cree o modifique los temporizadores tome atencin a la
asignacin de tipo de documento, y si es que se han configurado ventanas de
ejecucin. Un temporizador solamente procesa los tipos de documentos asignados.
Una ventana de ejecucin permite que el temporizador sea ejecutado solamente
durante los perodos de ejecucin configurados.
Los siguientes temporizadores estn configurados para darle soporte a este flujo de
trabajo.
Nombre
60 Dias Proforma
Formalizacion
Programacion
Colas
Gestion Ejecutivos
Gestion Ejecutivos
Gestion Logistica de
Salida v3
Programacin
Cada 1 das
Cada 3 das
Cada 27 horas
Para obtener descripciones completas de la configuracin del temporizador, srvase

consultar la gua de referencia de mdulos para Workflow.
14 de 13
9 Administracin de registros
9.1 Registro de actividades de Workflow
El registro de Workflow es una tabla en la base de datos de OnBase que registra las
actividades de transicin de documentos. El administrador de sistemas puede
determinar la existencia de un documento, la hora de transicin, y quin la ejecut.
Esta informacin se encuentra en la table 'wflog; y no necesita configuracin. El
administrador del sistema es el nico con privilegios para ver este registro de
actividad. Sin embargo, los usuarios pueden recibir autorizacin para purgar el
archivo del registro de actividad, total o parcialmente. Adicionalmente, el registro
puede ser desactivado a nivel de cola.
9.2 Registro de transacciones

El registro de transacciones le da seguimiento a cada accin que ocurra dentro del
sistema y puede proporcionarle rastros de auditora. Algunas de las acciones que
quedan registradas son, por ejemplo, las vistas a documentos, inicio y cierre de
sesin en el cliente, vistas de notas y eliminacin de documentos. Cada vez que el
registro de transacciones es abierto, usted tendr acceso a la informacin ms
reciente.
Se accede al registro de transacciones a travs del cliente, al seleccionar
Administracin | Registros de transacciones.
Entradas del registro de transacciones
Fecha
Fecha en que la accin ocurri
Horas
Hora del da en que ocurri la accin en base a un reloj de 24
horas
Nombre de
Nombre del usuario registrado en la estacin de trabajo cuando la
usuario
accin ocurri
Accin
Breve descripcin de la accin
Detalles
Un recuento detallado de todo lo ocurrido durante la accin. Esto
puede incluir el tipo de accin, el nmero de identificador de
documento, el nombre de documento y la fecha en que ocurri la
accin.
Para eliminar el registro de transacciones, seleccione el men de Administracin en
el cliente OnBase, dirjase a Registro de transacciones y haga clic en Eliminar todos
los mensajes El sistema le muestra un mensaje de advertencia para que usted
confirme su solicitud.
ADVERTENCIA: La eliminacin regular del registro de transacciones mantiene el
tiempo de procesamiento de la eliminacin al mnimo. Mientras ms tiempo pasa
15 de 13
entre eliminacin y eliminacin, ms tiempo toman los procesos de eliminacin

siguientes.
16 de 13
10 Seguridad y administracin de usuario

Los grupos de usuarios proporcionan una manera eficiente para asignar derechos a
productos y privilegios a grupos de usuarios en base a funciones empresariales.
SUGERENCIA: Para ver una lista de informacin de configuracin de seguridad de
grupo de usuarios, ejecute el informe Grupo / Derechos de usuario desde el mdulo
de configuracin de OnBase. El informe es recuperado como un tipo de documento
SIS - Informes de configuracin.
IMPORTANTE: Cuando un usuario pertenece a ms de un grupo de usuarios, el
grupo con derechos y privilegios menos restrictivos aplica los mismos al usuario.
Para obtener informacin detallada sobre la configuracin de seguridad y derechos
y privilegios de usuario, srvase consultar el archivo de ayuda para administracin
del sistema OnBase (System Administration.chm).
La tabla a continuacin enumera los grupos de usuario configurados en esta
solucin.
Nombre
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Ciclo de vida
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas V.4
IT - Proceso de
Ventas -
Cola
Caja Huancayo
Ventas -
Caja Sullana
Ventas -
Comite Creditos
Ventas -
En reserva
Ventas -
Gerencia General
Ventas -
Gestion de Creditos
Ventas -
Gestion Ejecutivos
Ventas -
Gestion Excepciones
Ventas -
Gestion Funcionaria
Ventas -
Gestion Gerencia
Comercial
Gestion Legal
Ventas Ventas Ventas -
Gestion Logistica de Salida

v3
Gestion USC
17 de 13
Gerencia
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
MANAGER
WF - IT Ventas
Ejecutivos
WF - IT Ventas
Ejecutivos
WF - IT Ventas
Ejecutivos
WF - IT Ventas
Ejecutivos
WF - IT Ventas
Funcionarias
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
IT - Proceso
Ventas V.4
de Ventas -
Produccion
de Ventas -
Caja Huancayo
de Ventas -
Caja Sullana
de Ventas -
Comite Creditos
de Ventas -
En reserva
de Ventas -
Gerencia General
de Ventas -
Gestion de Creditos
de Ventas -
Gestion Ejecutivos
de Ventas -
Gestion Excepciones
de Ventas -
Gestion Funcionaria
de Ventas -
Gestion Gerencia
Comercial
Gestion Legal
de Ventas de Ventas de Ventas -

v3
Gestion USC
de Ventas -
Produccion
de Ventas -
Gestion de Creditos
de Ventas -
Gestion Ejecutivos
de Ventas de Ventas -

v3
Gestion USC
de Ventas -
Gestion Funcionaria
18 de 13
11 CICLO DE VIDA: IT - Proceso de Ventas - Ventas V.4
11.1 Descripcin
11.2 Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
WF - IT Ventas - Ejecutivos
WF - IT Ventas - Funcionarias
11.3 Tipos de documentos

Nombre
DNI
FEX - IT - Solicitud de Credito - Caja Arequipa
FEX - IT - Solicitud de Credito - Caja Huancayo
FEX - IT - Solicitud de Credito - Caja Luren
FEX - IT - Solicitud de Credito - CrediScotia
FEX - IT - Solicitud de Credito - ScotiaBank
VTA Anexo Tecnico
VTA Informe Capacitacion Asesoria
VTA Proforma
19 de 13
11.4 Origen y destino de los documentos

11.4.1
Agregado desde
Ciclo de vida
IT - Proceso de Ventas - Ventas V.4
Cola
Gestion USC
11.4.2
Agrega a
Ciclo de vida
IT - Proceso de Ventas - Capacitaciones
IT - Proceso de Ventas - USC
IT -Venta Cartera Creditos NOVA
Caja Luren
Caja Huancayo
Caja CrediScotia
ScotiaBank
Caja Arequipa
Cola
Gestion de Capacitacion
Gestion de Instalacion/Preinstalacion
Cartera
Convenio Financiero Nova
Convenio Financiero
Produccion
11.5 COLA: Gestion Ejecutivos
11.5.1
Descripcin
11.5.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.5.3
Origen y destino de los documentos
11.5.3.1
Agregado desde
Ciclo de vida
Cola
11.5.3.2
Agrega a
Ciclo de vida
IT -Venta Cartera Creditos NOVA
Caja Luren
IT - Proceso de Ventas - Capacitaciones
Cola
Cartera
Gestion de Capacitacion
20 de 13
11.5.3.3
Cola
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Transiciona desde
Ejecutivos
de Creditos
Gerencia Comercial
Legal
USC
Excepciones
Funcionaria
11.5.3.4
Transiciona a
Cola
Gestion Gerencia Comercial
Gestion Legal
Gestion de Creditos
Gestion Logistica de Salida v3
Gestion Ejecutivos
Gestion Excepciones
Gestion USC
Gestion Funcionaria
Produccion
11.5.4
Tareas ad hoc
11.5.4.1
TAREA AD HOC: Iniciar Venta v.3
11.5.4.1.1 Grupos de usuarios

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
seguimiento directorio
WF - Ventas Banco
MANAGER
21 de 13
11.5.4.2
TAREA AD HOC: Sustentar v.3

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.5.4.3
TAREA AD HOC: Formalizar v.3

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.5.4.4
TAREA AD HOC: Solicitar Servicios v.3
11.5.4.4.1
Nombre
Grupos de usuarios
22 de 13
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.5.4.5
TAREA AD HOC: Crear Solicitud de Visita

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.5.4.6
TAREA AD HOC: Excepciones

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.5.4.7
TAREA AD HOC: Descartar Proforma
23 de 13

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.5.4.8
TAREA AD HOC: Liberar

Nombre
OB MANAGER
WF - IT Ventas - Administracion
MANAGER
11.5.4.9
TAREA AD HOC: Verificar Documentos Faltantes

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.5.4.10
TAREA AD HOC: Faltan

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
24 de 13
11.5.4.11
TAREA AD HOC: Crear Formulario de Credito

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.5.4.12
TAREA AD HOC: Enviar Solicitudes a Creditos

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.5.4.13
TAREA AD HOC: Rechazado Cliente

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.5.4.14
TAREA AD HOC: Aprobar Caja Luren
25 de 13

Nombre
MANAGER
11.5.4.15
TAREA AD HOC: remover

Nombre
OB MANAGER
WF - IT Ventas - USC
MANAGER
11.5.4.16
TAREA AD HOC: Solicitar Credito

Nombre
Ventas - Gerencia
Ventas - Usuarios
Accesos Usuarios
Asesoria Tecnica - Usuarios
MANAGER
11.5.4.17
TAREA AD HOC: Enviar Expediente

Nombre
Ventas - Usuarios
MANAGER
26 de 13
11.5.5
Temporizadores
11.5.5.1
TEMPORIZADOR: Formalizacion
11.5.5.1.1
Informacin general
11.5.5.1.2
Descripcin
11.5.5.1.3 Programacin
Cada 3 das
11.5.5.2
TEMPORIZADOR: 60 Dias Proforma
11.5.5.2.1
Informacin general
11.5.5.2.2
Descripcin
Cada 1 das
11.6 COLA: Gestion de Creditos
11.6.1
Descripcin
11.6.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.6.3
11.6.3.1
Agregado desde
Ciclo de vida
Cola
11.6.3.2
Agrega a
Ciclo de vida
Caja Arequipa
Cola
Convenio Financiero
27 de 13
Caja Huancayo
Caja Luren
Caja CrediScotia
ScotiaBank
Convenio
Convenio
Convenio
Convenio
Financiero
Financiero
Financiero
Financiero
Nova
Nova
Nova
Nova
11.6.3.3
Transiciona desde
Cola
Gestion Ejecutivos
Gestion de Creditos
Gestion Legal
Gestion Funcionaria
Caja Sullana
11.6.3.4
Cola
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Transiciona a
Gerencia Comercial
Legal
de Creditos
Ejecutivos
Funcionaria
11.6.4
Tareas ad hoc
11.6.4.1
TAREA AD HOC: Crear Solicitud de Credito Arequipa

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.2
TAREA AD HOC: Crear Solicitud Caja Huancayo

Nombre
OB MANAGER
WF - IT Ventas - Informacion Crediticia
28 de 13
MANAGER
11.6.4.3
TAREA AD HOC: Crear Solicitud Caja Luren

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.4
TAREA AD HOC: Crear Solicitud ScotiaBank

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.5
TAREA AD HOC: Crear Solicitud Credi Scotia

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
29 de 13
11.6.4.6
TAREA AD HOC: Enviar a todas Instituciones Financieras

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.7
TAREA AD HOC: Emitir Opinion Crediticia

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.8
TAREA AD HOC: Enviar Funcionaria

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.9
TAREA AD HOC: Sustentar Solicitud
30 de 13

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.10
TAREA AD HOC: Enviar Solicitud a Ejecutiva

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.11
TAREA AD HOC: Enviar a Caja Luren

Nombre
MANAGER
11.6.4.12
TAREA AD HOC: Enviar_Funcionaria

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
31 de 13
11.6.4.13
TAREA AD HOC: Enviar a Caja Huancayo

Nombre
MANAGER
11.6.4.14
TAREA AD HOC: Emitir Contrato / Pago Inicial / Factura Total

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.15
TAREA AD HOC: Validar Carta de Entrega

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.16
TAREA AD HOC: Validar Deposito

Nombre
OB MANAGER
32 de 13
MANAGER
11.6.4.17
TAREA AD HOC: Emitir Factura Cancelada

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.18
TAREA AD HOC: Noticar Factura Cancelada (Cliente)

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.19
TAREA AD HOC: Entrega de Maquina

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.6.4.20
TAREA AD HOC: Consulta Area Legal
33 de 13

Nombre
Legal
Gerencia
MANAGER
11.6.4.21
TAREA AD HOC: Aprobar Credito

Nombre
OB MANAGER
Gerencia
Ventas - Administracion
MANAGER
11.6.4.22
TAREA AD HOC: Informe de Rechazo

Nombre
Cred y Cobr Usr
MANAGER
11.6.4.23
TAREA AD HOC: Simulacin Credito

Nombre
Cred y Cobr Usr
MANAGER
34 de 13
11.6.5
Temporizadores
11.7 COLA: Gestion Gerencia Comercial
11.7.1
Descripcin
11.7.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.7.3
11.7.3.1
Agregado desde
Ciclo de vida
Cola
11.7.3.2
Agrega a
Ciclo de vida
Cola
11.7.3.3
Cola
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
11.7.3.4
Cola
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Transiciona desde
Ejecutivos
de Creditos
Legal
Funcionaria
Transiciona a
de Creditos
Ejecutivos
Funcionaria
Legal
35 de 13
11.7.4
Tareas ad hoc
11.7.4.1
TAREA AD HOC: Aprobar_Proforma

Nombre
OB MANAGER
WF - IT Ventas - Gerencia
WF - Seguimiento Gerencia
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.7.4.2
TAREA AD HOC: Enviar a Funcionaria

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - IT Ventas - Legal
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.7.4.3
TAREA AD HOC: Refrendar
36 de 13

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.7.4.4
TAREA AD HOC: Aprobar Credito

Nombre
OB MANAGER
Gerencia
Ventas - Administracion
MANAGER
11.7.4.5
TAREA AD HOC: Rechazar Proforma

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.7.4.6
TAREA AD HOC: Rechazar Credito
37 de 13

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.7.4.7
TAREA AD HOC: CS

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.7.4.8
TAREA AD HOC: Aprobado

Nombre
MANAGER
11.7.5
Temporizadores
11.8 COLA: Gestion Legal
11.8.1
Descripcin
11.8.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.8.3
11.8.3.1
Agregado desde
Ciclo de vida
Cola
38 de 13
11.8.3.2
Agrega a
Ciclo de vida
Cola
11.8.3.3
Transiciona desde
Cola
Gestion Ejecutivos
Gestion de Creditos
11.8.3.4
Cola
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Transiciona a
Gerencia Comercial
Ejecutivos
Funcionaria
de Creditos
USC
11.8.4
Tareas ad hoc
11.8.4.1
TAREA AD HOC: Legal OK

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.8.4.2
TAREA AD HOC: Devolver a Ejecutiva (Sustentar)
39 de 13

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.8.4.3
TAREA AD HOC: Devolver a Gerencia (Observado)

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.8.4.4
TAREA AD HOC: Solicitar Sustentos Asis. Legal

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.8.4.5
TAREA AD HOC: enviarcorreo
40 de 13

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.8.4.6
TAREA AD HOC: Enviar Funcionaria (Aprobado)

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.8.4.7
TAREA AD HOC: Visto Bueno Legal

Nombre
Legal
Gerencia
MANAGER
11.8.5
Temporizadores
11.9 COLA: Gestion Logistica de Salida v3
11.9.1
Descripcin
11.9.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
41 de 13
11.9.3
11.9.3.1
Agregado desde
Ciclo de vida
Cola
11.9.3.2
Agrega a
Ciclo de vida
Cola
11.9.3.3
Transiciona desde
Cola
Gestion Ejecutivos
Gestion USC
11.9.3.4
Transiciona a
Cola
Gestion USC
11.9.4
Tareas ad hoc
11.9.4.1
TAREA AD HOC: Programar Entrega

Nombre
OB MANAGER
WF - IT Ventas - Logistica de Salida
MANAGER
11.9.4.2
TAREA AD HOC: Reprogramar Entrega
42 de 13

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.9.4.3
TAREA AD HOC: Informar Entrega

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.9.4.4

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.9.5
Temporizadores
11.9.5.1
TEMPORIZADOR: Programacion
11.9.5.1.1
Informacin general
11.9.5.1.2
Descripcin
Cada 27 horas
43 de 13
11.10
COLA: Gestion USC
11.10.1
Descripcin
11.10.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.10.3
11.10.3.1 Agregado desde

Ciclo de vida
Cola
11.10.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
Cola
Produccion
11.10.3.3 Transiciona desde

Cola
Gestion Ejecutivos
Gestion Legal
Gestion Funcionaria
11.10.3.4 Transiciona a
Cola
Gestion Ejecutivos
11.10.4
Tareas ad hoc
11.10.4.1
TAREA AD HOC: Solicitar Entrega v.3
44 de 13

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
WF - IT Ventas - Post Ventas
MANAGER
11.10.4.2
TAREA AD HOC: Generar Anexo Tecnico

Nombre
WF - IT Ventas - Post Ventas
MANAGER
11.10.4.3
TAREA AD HOC: Remover Servicio

Nombre
MANAGER
11.10.5
Temporizadores
11.11
COLA: Gestion Excepciones
11.11.1
Descripcin
11.11.2
Nombre
Grupos de usuarios
45 de 13
Gerencia
MANAGER
11.11.3

Ciclo de vida
Cola
11.11.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
Cola

Cola
Gestion Ejecutivos
Cola
Gestion Ejecutivos
11.11.4
Tareas ad hoc
11.11.4.1
TAREA AD HOC: Aprobar Excepciones

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
46 de 13
11.11.4.2
TAREA AD HOC: Rechazar Excepciones

Nombre
OB MANAGER
WF VTA ADM
WF - Ventas Banco
MANAGER
11.11.5
Temporizadores
11.12
COLA: Caja Huancayo
11.12.1
Descripcin
11.12.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.12.3

Ciclo de vida
Cola
11.12.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
Cola
11.12.3.3
Cola
Transiciona desde
47 de 13
11.12.3.4
Cola
Transiciona a
11.12.4
Tareas ad hoc
11.12.5
Temporizadores
11.13
COLA: Gestion Funcionaria
11.13.1
Descripcin
11.13.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.13.3

Ciclo de vida
Cola
11.13.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
Cola

Cola
Gestion Ejecutivos
Gestion de Creditos
Gestion Legal
Gestion Funcionaria
48 de 13
Cola
Gestion de Creditos
Gestion Ejecutivos
Gestion Funcionaria
Gestion USC
11.13.4
Tareas ad hoc
11.13.4.1
TAREA AD HOC: Aprobar Proforma

Nombre
OB MANAGER
WF - Seguimiento Gerencia
WF - Ventas Banco
MANAGER
WF - IT Ventas - Funcionaria 4
11.13.4.2
TAREA AD HOC: Enviar Ejecutiva
( Sustentar )

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.13.4.3
TAREA AD HOC: Refrendar Proforma

Nombre
49 de 13
OB MANAGER
MANAGER
11.13.4.4
TAREA AD HOC: Enviar a Creditos

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.13.4.5
TAREA AD HOC: Enviar Ejecutiva

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.13.4.6
TAREA AD HOC: Reporte

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
50 de 13
11.13.5
Temporizadores
11.14
COLA: Caja Sullana
11.14.1
Descripcin
11.14.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.14.3

Ciclo de vida
Cola
11.14.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
Caja Arequipa
Caja Huancayo
Caja Luren
Caja CrediScotia
ScotiaBank
Cola
Convenio
Convenio
Convenio
Convenio
Convenio
11.14.3.3
Cola
Financiero
Financiero
Financiero
Financiero
Financiero
Nova
Nova
Nova
Nova
Transiciona desde
Cola
Gestion de Creditos
11.14.4
Tareas ad hoc
11.14.4.1
TAREA AD HOC: Solicitar Informacion
51 de 13

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.14.4.2
TAREA AD HOC: Enviar Carta de Aprobacion

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.14.4.3
TAREA AD HOC: Envi de Deposito

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.14.4.4
TAREA AD HOC: Confirmacion de Entrega

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.14.4.5
TAREA AD HOC: Aprobacion de Credito
52 de 13

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.14.4.6
TAREA AD HOC: Desaprobar Credito

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.14.5
Temporizadores
11.15
COLA: Produccion
11.15.1
Descripcin
11.15.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.15.3

Ciclo de vida
Cola
Gestion USC
11.15.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
Cola

Cola
Gestion Ejecutivos
53 de 13
En reserva
Cola
En reserva
11.15.4
Tareas ad hoc
11.15.4.1
TAREA AD HOC: ATENDIDO

Nombre
MANAGER
IT - PRODUCCION
11.15.4.2

Nombre
OB MANAGER
MANAGER
11.15.5
Temporizadores
11.16
COLA: En reserva
11.16.1
Descripcin
11.16.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
54 de 13
11.16.3

Ciclo de vida
Cola
11.16.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
Cola

Cola
Produccion
Cola
Produccion
11.16.4
Tareas ad hoc
11.16.4.1
TAREA AD HOC: Asignar Anexo Tecnico

Nombre
MANAGER
11.16.5
Temporizadores
11.17
COLA: Gerencia General
11.17.1
Descripcin
11.17.2
Nombre
Gerencia
Grupos de usuarios
55 de 13
MANAGER
11.17.3

Ciclo de vida
Cola
11.17.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
Cola
11.17.3.3
Cola
Transiciona desde
11.17.3.4
Cola
Transiciona a
11.17.4
Tareas ad hoc
11.17.5
Temporizadores
11.18
COLA: Comite Creditos
11.18.1
Descripcin
11.18.2
Grupos de usuarios
Nombre
Gerencia
MANAGER
11.18.3

Ciclo de vida
Cola
56 de 13
11.18.3.2 Agrega a
Ciclo de vida
11.18.3.3
Cola
Transiciona desde
11.18.3.4
Cola
Transiciona a
11.18.4
Tareas ad hoc
11.18.5
Temporizadores
Cola
57 de 13

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Nombre de solucin

Gua para administracin de Workfl ow

1.1 El cliente OnBase

OnBase es el nico sistema completo de administracin de informacin creado para

1.2 Workflow de OnBase

carga, generacin de informes, flujo de trabajo ad hoc, secuencias de comandos VB,

2 Administracin del tipo de documento

4 Consultas personalizadas y filtros de Workflow

5 Administracin de formulario electrnico

5.1 Modificaciones en los formularios electrnicos

Ciclos de vida asignados

6 Administracin del formulario de usuario

6.1 Modificaciones al formulario de usuario

Ciclo de vida asignado

ADVERTENCIA: Los usuarios finales deben tener acceso a lectura a la ubicacin

Administracin de palabras clave

7.1 Conjunto de palabras clave para autollenado

Para obtener informacin detallada sobre la configuracin de conjuntos de palabras

7.2 Conjuntos de datos de palabras clave

Para obtener descripciones completas de la configuracin del temporizador, srvase

9.2 Registro de transacciones

entre eliminacin y eliminacin, ms tiempo toman los procesos de eliminacin

10 Seguridad y administracin de usuario

Ventas Ventas Ventas -

Gestion Logistica de Salida

de Ventas de Ventas de Ventas -

Gestion Logistica de Salida

Gestion Logistica de Salida

11 CICLO DE VIDA: IT - Proceso de Ventas - Ventas V.4

11.3 Tipos de documentos

11.4 Origen y destino de los documentos

11.5 COLA: Gestion Ejecutivos

Origen y destino de los documentos

TAREA AD HOC: Iniciar Venta v.3

11.5.4.1.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Sustentar v.3

11.5.4.2.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Formalizar v.3

11.5.4.3.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Solicitar Servicios v.3

TAREA AD HOC: Crear Solicitud de Visita

11.5.4.5.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Excepciones

11.5.4.6.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Descartar Proforma

11.5.4.7.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Liberar

11.5.4.8.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Verificar Documentos Faltantes

11.5.4.9.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Faltan

11.5.4.10.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Crear Formulario de Credito

11.5.4.11.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Enviar Solicitudes a Creditos

11.5.4.12.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Rechazado Cliente

11.5.4.13.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Aprobar Caja Luren

11.5.4.14.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: remover

11.5.4.15.1 Grupos de usuarios

TAREA AD HOC: Solicitar Credito

11.5.4.16.1 Grupos de usuarios