Documentacin de Cierre de un Proyecto

Como respuesta a un lector que me presentaba unas dudas, voy a tratar de indicar qu es
necesario al cierre de un proyecto y para qu sirve (o al revs: dadas las necesidades,
ver qu documentos aplicaran en cada caso). Las metodologas suelen centrarse en el
primer caso. Las guas, o las adaptaciones de una metodologa, prefiero centrarlas en el
segundo. Porque no se trata de hacer documentos (primer caso), sino de resolver
necesidades (segundo caso).
En primer lugar, decir que esta documentacin que voy a nombrar, trata de cubrir
objetivos. Si los objetivos no aplican en el proyecto, o estn cubiertos de alguna otra
forma, se puede obviar cada documento. Adems, el alcance de cada documento debe
ser acorde al tamao del proyecto, o de los riesgos asociados. Estoy harto de repetir por
activa y por pasiva, una y otra vez, que las prcticas y los procesos, estn al servicio del
proyecto. Y no al revs. Y que si no aplica una prctica a un proyecto, y requiere de
adaptacin, pues se hace: se adapta, y se busca cmo cubrir los objetivos y la esencia
del proceso.
Los documentos que haran falta seran:
1. Informe de cierre. Este documento suele estar en realidad compuesto por una
serie de apartados o subdocumentos como:
o 1.1. Estado final del proyecto
o 1.2. Buenas prcticas
o 1.3. Lecciones aprendidas
2. Aceptacin del cliente
3. Encuesta de satisfaccin

1. Informe de Cierre.
1.1. Documento de Estado Final del Proyecto.
En respuesta a lo que el lector me preguntaba, este documento contendra la foto final:

dnde dejamos la documentacin y qu documentacin dejamos

qu objetivos se tenan, cules se han cumplido y cules no

cumplimiento de estimaciones (esfuerzo, fechas, costes), incluyendo

razonamientos y demostraciones de porqu hubo alguna variacin.

mtricas de cierre: demostracin de que los objetivos de calidad y de cierre se

cumplen. Si es un desarrollo, podemos aqu demostrar cmo el nmero de
defectos encontrados por perodo de tiempo ha disminuido drsticamente (esta
podra ser una mtrica vlida). Estos criterios objetivos (mtricas), podran
suponer el punto de arranque al equipo de soporte que recoja el testigo y
arranque la fase de mantenimiento.

etc.

1.2. Documento de Buenas Prcticas.

Este documento o apartado recogera la experiencia del proyecto en cuanto a buenas
prcticas que se han seguido, y que han tenido xito demostrado en el proyecto.

1.3. Documento de Lecciones Aprendidas

En este apartado recopilaramos todas las experiencias recopiladas durante el proyecto a
todos los niveles:

Tcnico

Funcional

Comunicaciones

Gestin de equipos

Gestin de riesgos

Organizacin de entregas

etc.

2. Aceptacin del cliente.

Este documento, recopila una descripcin del proyecto, nuestra labor y papel en el
mismo, y en l el cliente reconoce que acepta los servicios prestados, que son adecuados

en alcance y calidad. Es un documento que enviamos al cliente, y ste nos lo devolver

firmado, sirviendo como referencia y credencial para futuros proyectos.

3. Encuesta de satisfaccin.
Sobre ste ya habl en un anterior post "La eficacia de las encuestas de satisfaccin".
Como me he extendido un poco, creo que habis cogido la idea. Dejaremos para un post
posterior el detallar estos documentos y el cmo adaptarlos a la situacin real del
proyecto.