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  • Balanced Scoredcard

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    Danny Rodriguez
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    7. ANÁLISIS DE LA EMPRESA: BALANCED SCORECARD “BSC” Debido a que la Comercializadora el “JERARCA S.A.” no cuenta con una estructura organizacional bien definida, se procedió a realizar un análisis mediante la utilización del Balanced Scoredcard de aquellos procesos administrativos que empíricamente se han adoptado para el direccionamiento estratégico de la empresa. Para lograr ese fin, fue necesario adoptar una metodología que permitiera medir adecuadamente el comportamiento interno y externo de la organización y saber con claridad, cuáles son las variables que al interior de la compañía, afectan su desempeño externo y producen los más altos resultados financieros. Por esto, el proceso de planeación estratégica de la compañía involucro un sistema de medición adecuado, que permita evaluar las características particulares de la empresa, sobre las perspectivas a usar para la utilización del BSC al interior de la organización. Dicha metodología se presenta a continuación. 7.1 METODOLOGÍA PROPUESTA PARA LA APLICACIÓN DEL BALANCED SCORECARD. 7.1.1 Conocimiento de la empresa. Sobre su misión, visión y proceso de planeación estratégica. Para el caso de la Comercializadora se trabajo una estructura organizacional que virtualmente ha sido configurada de forma empírica, por tal motivo el análisis que se hace a través del BSC´; es de carácter subjetivo, es decir básicamente contextualizado en la experiencia y conocimiento empresarial del personal administrativo de la empresa. 7.1.2 Planeación del Proceso. Se da a conocer a la organización el proceso de implantación del BSC. 7.1.3 Entrevistas personales. Se desarrollan con los directores de cada una de las áreas. El objetivo es recolectar información acerca de los principales aspectos que afectan el desempeño de la organización, cómo son medidos estos aspectos e identificar las oportunidades y obstáculos existentes en la compañía para el mejoramiento de su posición competitiva. Se discute sobre los objetivos estratégicos de la organización y el sistema de indicadores. 7.1.4 Diagnóstico inicial. Se realiza un diagnóstico de la situación inicial de la compañía frente a la evaluación de su gestión y el proceso de planeación estratégica. Cada uno de los indicadores se revisa y clasifica en una de las cuatro perspectivas del BSC y se elabora un modelo preliminar. En esta fase del proceso es importante evaluar las características particulares de la empresa, sobre las perspectivas a usar para el BSC. Podría ser que no se utilizaran todas o que se cambiaran por otras más acordes con el caso de estudio. 7.1.5 Segunda ronda de entrevistas personales. Se realizan con cada uno de los gerentes entrevistados previamente. El objetivo es que cada uno presente su opinión como experto frente a la relación que existe entre cada par de indicadores. 7.1.6 Análisis Estructural. Se realiza el Análisis Estructural con los datos obtenidos en el paso (6). El objetivo es determinar la congruencia existente entre los datos históricos y la opinión de los expertos. 7.1.7 Determinación del modelo final. En reunión del grupo directivo y teniendo los resultados de los dos análisis como base, se definen los indicadores que se usarán en el modelo definitivo del BSC. Se determina el tipo de información que debe ser recolectada de cada gerencia, su periodicidad, se define el proceso a seguir y los recursos necesarios para su medición. 7.1.8 Plan de acción. Se define el plan de acción a seguir para comunicar el Scorecard a todos los empleados. 7.1.9 Revisiones periódicas. Se definen políticas y planes a seguir para la revisión periódica del BSC. De la misma forma, se determinan acciones a tomar para la corrección de las medidas inicialmente planteadas, cada vez que sea necesario.

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    7. ANÁLISIS DE LA EMPRESA: BALANCED SCORECARD “BSC” Debido a que la Comercializadora el “JERARCA S.A.” no cuenta con una estructura organizacional bien definida, se procedió a realizar un análisis mediante la utilización del Balanced Scoredcard de aquellos procesos administrativos que empíricamente se han adoptado para el direccionamiento estratégico de la empresa. Para lograr ese fin, fue necesario adoptar una metodología que permitiera medir adecuadamente el comportamiento interno y externo de la organización y saber con claridad, cuáles son las variables que al interior de la compañía, afectan su desempeño externo y producen los más altos resultados financieros. Por esto, el proceso de planeación estratégica de la compañía involucro un sistema de medición adecuado, que permita evaluar las características particulares de la empresa, sobre las perspectivas a usar para la utilización del BSC al interior de la organización. Dicha metodología se presenta a continuación. 7.1 METODOLOGÍA PROPUESTA PARA LA APLICACIÓN DEL BALANCED SCORECARD. 7.1.1 Conocimiento de la empresa. Sobre su misión, visión y proceso de planeación estratégica. Para el caso de la Comercializadora se trabajo una estructura organizacional que virtualmente ha sido configurada de forma empírica, por tal motivo el análisis que se hace a través del BSC´; es de carácter subjetivo, es decir básicamente contextualizado en la experiencia y conocimiento empresarial del personal administrativo de la empresa. 7.1.2 Planeación del Proceso. Se da a conocer a la organización el proceso de implantación del BSC. 7.1.3 Entrevistas personales. Se desarrollan con los directores de cada una de las áreas. El objetivo es recolectar información acerca de los principales aspectos que afectan el desempeño de la organización, cómo son medidos estos aspectos e identificar las oportunidades y obstáculos existentes en la compañía para el mejoramiento de su posición competitiva. Se discute sobre los objetivos estratégicos de la organización y el sistema de indicadores. 7.1.4 Diagnóstico inicial. Se realiza un diagnóstico de la situación inicial de la compañía frente a la evaluación de su gestión y el proceso de planeación estratégica. Cada uno de los indicadores se revisa y clasifica en una de las cuatro perspectivas del BSC y se elabora un modelo preliminar. En esta fase del proceso es importante evaluar las características particulares de la empresa, sobre las perspectivas a usar para el BSC. Podría ser que no se utilizaran todas o que se cambiaran por otras más acordes con el caso de estudio. 7.1.5 Segunda ronda de entrevistas personales. Se realizan con cada uno de los gerentes entrevistados previamente. El objetivo es que cada uno presente su opinión como experto frente a la relación que existe entre cada par de indicadores. 7.1.6 Análisis Estructural. Se realiza el Análisis Estructural con los datos obtenidos en el paso (6). El objetivo es determinar la congruencia existente entre los datos históricos y la opinión de los expertos. 7.1.7 Determinación del modelo final. En reunión del grupo directivo y teniendo los resultados de los dos análisis como base, se definen los indicadores que se usarán en el modelo definitivo del BSC. Se determina el tipo de información que debe ser recolectada de cada gerencia, su periodicidad, se define el proceso a seguir y los recursos necesarios para su medición. 7.1.8 Plan de acción. Se define el plan de acción a seguir para comunicar el Scorecard a todos los empleados. 7.1.9 Revisiones periódicas. Se definen políticas y planes a seguir para la revisión periódica del BSC. De la misma forma, se determinan acciones a tomar para la corrección de las medidas inicialmente planteadas, cada vez que sea necesario.

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    of 8

    COMERCIALIZADORA "EL JERAR

    FIJACIN DE PARMETROS PARA EL BALANCED S


    FACTORES

    FINANCIERO

    OBJETIVOS

    INICIATIVAS Y
    MEDICIONES

    Mejorar las Ganancias


    Anuales a travs de una
    mayor
    cobertura
    de
    Incrementar las Utilidades mercado.
    de la Empresa
    Reduccin
    de
    Costos
    Administrativos
    y
    de
    Ventas.
    Fidelidad del Cliente como
    Efecto de una mejor
    atencin al Cliente.

    CLIENTES

    Mejorar
    Cliente

    el

    Servicio

    al Incremento
    en
    Satisfaccin del Cliente a
    travs de una mayor
    eficacia en el suministro
    de Pedidos.

    PROCESOS
    INTERNOS

    Optimizar los procesos


    Proveedores
    Obtener
    una
    mayor con
    reduciendo
    al
    mximo el
    eficiencia en los procesos
    de
    compra
    y tiempo de espera / Pedido.
    administracin
    de
    Optimizar el Stock de
    Inventarios.
    Inventarios / Tipo de
    Producto.

    APRENDIZAJE

    Desarrollar competencias Desarrollar Competencias


    en el ambiente laboral, Cruzadas.
    orientadas al continuo
    mejoramiento del Recurso
    Mejorar las Condiciones
    Humano.
    Laborales.

    "EL JERARCA S.A."


    EL BALANCED SCOREDCARD.
    METAS

    PROYECTOS

    + 15%

    Contratar Impulsadoras de
    Ventas.

    - 10%

    Ejecutar un Programa de
    Reestructuracin
    de
    Costos y Gastos.

    + 10%

    Capacitar el Personal de
    Ventas en Servicio al
    Cliente.

    + 20%

    Sectorizar y Planificar
    adecuadamente las Zonas
    de
    Distribucin
    del
    Producto.

    < Tiempo de Espera

    Ejecutar un
    Compras
    estructurado.

    Plan de
    mejor

    > Rotacin

    Aplicacin de un Modelo
    de
    Inventario
    de
    Seguridad.

    95%

    Adoptar un Programa de
    Compensaciones al RH
    Competitivo.

    90%

    Ejecutar un Plan de
    Mejora continua en el
    Ambiente Laboral.

    COMERCIALIZADORA

    REPORTE MENSUAL DEL B

    FACTORES

    FINANCIERO

    OBJETIVOS

    Mejorar las Ganancias Anuales a travs de


    una mayor cobertura de mercado.
    Reduccin de Costos Administrativos y de
    Ventas.
    Fidelidad del Cliente como Efecto de una
    mejor atencin al Cliente.

    CLIENTES

    PROCESOS
    INTERNOS

    Incremento en Satisfaccin del Cliente a


    travs de una mayor eficacia en el suministro
    de Pedidos.
    Optimizar los procesos con Proveedores
    reduciendo al mximo el tiempo de espera /
    Pedido.
    Optimizar el Stock de Inventarios / Tipo de
    Producto.
    Desarrollar Competencias Cruzadas.

    APRENDIZAJE
    Mejorar las Condiciones Laborales.

    LIZADORA "EL JERARCA S.A."

    ENSUAL DEL BALANCED SCOREDCARD.

    TCNICAS DE
    MEDICIN

    BASE
    SEPTIEMBRE
    2007

    MES
    OCTUBRE

    META
    OCTUBRE

    RESULTADOS ACTUALES

    Crecimiento en
    Ventas

    0.68%

    1.10%

    1.67%

    EBITDA
    (MILES DE $ COL)

    27,227 $

    30,970 $

    24,504

    Desercin de
    Clientes / Ciclo de
    Ventas

    Quejas y Reclamos
    por demora en
    Pedidos

    Hrs. Promed. /
    Pedido

    130.00

    125.00

    120.00

    Dias de Inventario

    24.00

    33.00

    30.00

    Desarrollo de
    Nuevas
    Competencias

    70%

    79%

    95%

    ndice de Clima
    Laboral

    82%

    73%

    90%

    "

    AO
    ACTUAL

    META DEL
    AO

    LTADOS ACTUALES

    9.27%

    20.00%

    $ 326,718 $ 435,624
    14

    12

    27

    22

    36.00

    24.00

    29.00

    30.00

    65%

    95%

    78%

    90%

    COMERCIALIZADORA "E

    TIPO

    REPORTE DEL SCORE FINAL PONDERADO


    MEDICIN

    UNIDAD DE
    MEDICIN

    Mejorar las Ganancias Anuales a travs


    de una mayor cobertura de mercado.

    Reduccin de Costos Administrativos y


    de Ventas.

    Fidelidad del Cliente como Efecto de una


    Clientes
    mejor Atencin al Cliente.
    Desertados

    Incremento en Satisfaccin del Cliente a Quejas y


    travs de una mayor eficacia en el Reclamos /
    suministro de Pedidos.
    Pedido
    Optimizar los procesos con Proveedores
    reduciendo al mximo el tiempo de
    espera / Pedido.

    Hrs. /
    Pedido

    Optimizar el Stock de Inventarios / Tipo


    de Producto.

    Das de
    Inventario

    Desarrollar Competencias Cruzadas.

    Mejorar las Condiciones Laborales.

    PONDERACIN POR TIPO DE FACTOR:


    FINANCIERO
    CLIENTES
    PROCESOS INTERNOS
    APRENDIZAJE
    =

    45%
    25%
    20%
    10%
    100%

    ADORA "EL JERARCA S.A."

    L PONDERADO DEL BALANCED SCOREDCARD.


    RESULTADO

    META

    NDICE

    1.10%

    1.67%

    66.00%

    30,970

    24,504

    79.12%

    40.00%

    57.14%

    125.00

    120.00

    96.00%

    33.00

    30.00

    90.91%

    79.00%

    95.00%

    83.16%

    73.00%

    90.00%

    81.11%

    ESTATUS

    SCORE FINAL PONDERADO =

    < = 60
    < =80
    < = 100
    > = 101

    ESCALA DE COLORES:
    Nivel no aceptable del Indicador.
    Nivel aceptable del Indicador.
    Nivel que cumple las expectativas.
    Nivel que supera las expectativas.

    RD.
    SCORE %

    72.56%

    48.57%

    93.45%

    82.13%

    71.70%

    ORES:
    del Indicador.
    Indicador.
    s expectativas.
    s expectativas.

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