Manual de Contratación

INSTITUCIN EDUCATIVA RURAL SAN RAFAEL
NIT 800.030.044-4- DANE 263130000241

Creada y aprobada bajo El Decreto 0000363 10 03 - 2010
Sedes: Pensil Vista Hermosa Guayaquil Alto - Teresa Garca El Danubio El Tnel Planadas La Divisa
Santo Domingo La Pradera El Crucero Perpetuo Socorro - La Primavera La Zulia
Buenos Aires Bajo Quebradanegra Y San Rafael
ACUERDO No. 003

12 - 05 - 2014
Por medio del cual se actualiza el reglamento de contratacin de la Institucin
Educativa Rural San Rafael del Municipio de Calarc - Quindo
El Consejo Directivo de la Institucin Educativa Rural San Rafael, en uso de sus
facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 115 de 1994, la Ley 715 de
2001, el decreto 4791 de 2008 y decreto 4807 de 2008, y
CONSIDERANDO
a) Que el Artculo segundo del Decreto 4791 de 2008 define Los fondos de
servicios educativos como cuentas contables creadas por la ley, como un
mecanismo de gestin presupuestal y de ejecucin de los recursos de los
establecimientos educativos estatales para la adecuada administracin de sus
ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a
los de personal.
b) Que el pargrafo del artculo tercero del decreto 4791 de 2008, establece que
la Administracin del Fondo de Servicios Educativos, las acciones de
presupuestacin, recaudo, conservacin, inversin, compromiso, ejecucin de
sus recursos y rendicin de cuentas, entre otras, se ejercer con sujecin a la
reglamentacin pertinente y a lo dispuesto por el consejo directivo.
c) Que igualmente el Artculo cuarto del citado Decreto configura la ORDENACIN
DEL GASTO. Los fondos de servicios educativos carecen de personera jurdica.
El rector o director rural es el ordenador del gasto del Fondo de Servicios
Educativos y su ejercicio no implica representacin legal.
d) Que el Artculo 17 del Decreto 4791 de 2008, fija el RGIMEN DE
CONTRATACIN. La celebracin de contratos a que haya lugar con recursos del
Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujecin a lo
dispuesto en el estatuto contractual de la administracin pblica, cuando
supere la cuanta de veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Si la cuanta es inferior a los veinte (20) salarios mnimos legales mensuales
vigentes se deben seguir los procedimientos establecidos en el
reglamento expedido por el Consejo Directivo, de conformidad con lo
dispuesto en el artculo 13 de la Ley 715 de 2001, y en todo caso siguiendo los
principios de transparencia, economa, publicidad, y responsabilidad, de
conformidad con los postulados de la funcin administrativa.
Direccin: Vereda La Primavera, Barrio las Aguas Calarc, Quindo

Cel. 3217023153 Email: sanrafael530@yahoo.es www.iesanrafael.edu.co

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e) Que mediante acuerdo Nro. 00 del da del mes del ao, el Consejo Directivo
aprob el reglamento interno de contratacin del Fondo de Servicios Educativos
de la INSTITUCIN EDUCATIVA RURAL SAN RAFAEL de Calarc, Quindo.
f)
Que el mencionado Acuerdo tuvo en consideracin una serie de elementos

propios del Estatuto Orgnico de la Contratacin Estatal (Ley 80 de 1.993) y
normas que lo modifican y reglamenta; lo que alej dicho acuerdo del espritu
de lo reglado en el decreto 4791 de 2008.
g) Que de acuerdo con los considerandos anteriores el presente reglamento

definir las polticas y procedimientos para llevar a cabo los procesos de
contratacin para la adquisicin de bienes, ejecucin de obras, prestacin de
servicios y consultora de la INSTITUCIN EDUCATIVA RURAL SAN RAFAEL,
inferiores a veinte salarios mnimos legales mensuales vigentes (20)
SMLMV, as como las normas generales para la administracin y manejo de los
diferentes contratos que se celebren entre la Institucin Educativa contratante
y los particulares contratistas.
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO: Aprobar la actualizacin del acuerdo de contratacin vigente
hasta la fecha de la Institucin Educativa Rural San Rafael para la ejecucin de los
recursos del FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS, reemplazndolo totalmente por el
reglamento que se presenta en el documento completo (anexo1), y que hace parte
integral del presente acuerdo.
ARTICULO SEGUNDO:
El presente acuerdo rige a partir de su fecha de
expedicin y deroga las normas institucionales que le sean contrarias.
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE
Dado en la Institucin Educativa Rural San Rafael, a los (12) das del mes de mayo de
2014
CONSEJO DIRECTIVO
1 Rectora
Luz Mary Cubillos Vega
2 Representante de los padres
Claudia Milena Uribe
3 Secretaria Auxiliar Administrativo
Luz Mary Pinzn Lpez
4 Representante de los egresados
Maria Roselvia Bedoya Ospina
5 Representante sector productivo
Ana Maria Moreno Mora
6 Representante Docentes de Primaria
Diego Emilio Arroyave


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7 Representante Docentes de Secundaria
Ubeni Lotero Barrero
8 Representante de los estudiantes
John Alexis Serna


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ANEXO 1. MANUAL DE CONTRATACIN

REGLAMENTO DE CONTRATACIN DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA RURAL
SAN RAFAEL,
1. INTRODUCCIN
El presente Reglamento define las polticas y procedimientos para llevar a cabo el
proceso de adquisicin de bienes, ejecucin de obras, prestacin de servicios y
consultora de la institucin Educativa Rural San Fael, de Calarc, Quindo, las normas
generales para la administracin y manejo de los contratos, la definicin y asignacin
de responsabilidades de cada una de las reas que intervienen en las diferentes
etapas de contratacin.
En atencin a las nuevas regulaciones normativas y parmetros establecidos por el
Ministerio de Educacin Nacional, es pertinente que la Institucin Educativa, adecue y
aproveche de manera eficiente los recursos que conforman sus presupuestos
(propios, gratuidad y calidad del Sistema General de Participaciones, as como otros
provenientes de financiacin de convenios o proyectos que registren destinacin
especfica) con el fin de asumir con apego a los principios de la funcin pblica y en
especial de la contratacin Estatal, un esquema de trabajo organizacional a travs
del cual se genere eficiencia y transparencia en la escogencia de contratistas, pero
que a su vez logre identificar en las diferentes etapas indicadas los responsables de
cada actividad y los trminos con los que cuentan para desarrollarla.
Para lograr tal grado de eficiencia y de respeto por las disposiciones legales vigentes,
que faciliten al Consejo Directivo la toma de decisiones y aprobaciones para la
ejecucin de recursos del Fondo de Servicios Educativos, justifican la elaboracin de
un manual de Contratacin como herramienta que contenga de manera clara, precisa
y detallada cada uno de los pasos que debern ser adelantados para cada una de las
modalidades de seleccin, el cual ser la carta de navegacin bsica o bien una gua
prctica para quienes intervengan en la actividad contractual de la Institucin
educativa.
2. MARCO LEGAL
De acuerdo con lo establecido por el Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008,
Artculo 17 determina lo relativo al RGIMEN DE CONTRATACIN y que a la letra dice:
La celebracin de contratos a que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios
Educativos, debe realizarse con estricta sujecin a lo dispuesto en el estatuto

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contractual de la administracin pblica, cuando supere la cuanta de veinte (20)

salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Si la cuanta es inferior a los veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes
se deben seguir los procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el
consejo directivo, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 13 de la Ley 715 de
2001, y en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economa, publicidad,
y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la funcin administrativa.
Pargrafo. Cuando un particular destine bienes o servicios para provecho directo de
la comunidad educativa, debe realizarse un contrato entre ste y el rector o director
rural, previa autorizacin del consejo directivo, en el cual se seale la destinacin del
bien y la transferencia o no de la propiedad. Este contrato se regir por las normas
del Cdigo Civil. Si se adquieren obligaciones pecuniarias en virtud de tales
contratos, stas deben ser de tal clase que se puedan cumplir dentro de las reglas
propias de los gastos del Fondo.
De conformidad con lo sealado en el artculo 2 de la ley 80 de 1993, las entidades
territoriales en materia contractual se entienden como entidades estatales y dentro
de stas las Instituciones Educativas, que aunque no cuentan con personeras
Jurdicas, estn adscritas a la Secretara de Educacin Departamental.
El marco normativo principal para la actividad contractual de las Instituciones
Educativas es el siguiente:
CONSTITUCIN POLITICA:
Constitucin Poltica de Colombia de 1991, principalmente los artculos 1, 2, 29, 48,
49,50, 90, 121, 209 y 355.
CDIGOS
Cdigo de comercio.
Cdigo civil.
Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y
competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356, de la Constitucin
Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de
educacin y salud, entre otros. Arts 11, 12, 13
DECRETOS
Decreto 4791 de 2008. Por el cual se reglamenta parcialmente los artculos 11,
12, 13 y 14 de la ley 715 de 2001 en relacin con los fondos de servicios educativos
de los establecimientos educativos estatales.
Decreto 4807 de 2011. Por el cual se establecen las condiciones de aplicacin de
la gratuidad educativa para los estudiantes de educacin preescolar, primaria,

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secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras

disposiciones para su implementacin.
DIRECTIVAS MINISTERIALES
Directiva Ministerial nmero 23 de 2011. Procedimiento a seguir para la
implementacin del giro directo de los recursos de gratuidad educativa.
Directiva ministerial 22 de Julio 2010 Por medio de la cual se dan orientaciones
sobre el uso de los recursos de gratuidad.
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO I. OBJETO: El presente Reglamento de Contratacin tiene como objeto
disponer los principios, las competencias, los procedimientos para la elaboracin y
legalizacin del Contrato y en general las reglas que rigen la contratacin de la
Institucin Educativa Rural San Rafael, de Calarc, Quindo, para las cuantas
inferiores a 20 SMLMV.
ARTICULO 2. DEL CAMPO DE APLICACIN: El presente reglamento se aplica a la
contratacin que realice la Institucin Educativa Rural San Rafael , de Calarc,
Quindo, los contratos de obra, consultora, prestacin de servicios, suministros,
concesiones, convenios, y los dems que en el ejercicio del cumplimiento de sus
funciones se presenten.
ARTICULO 3. DE LOS PRINCIPIOS EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES:
Todos los actos y contratos que tengan por objeto la obtencin de bienes y servicios
que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativo, se
harn respetando los principios de transparencia, economa, publicidad, y
responsabilidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las
que hayan de celebrarse. Se harn con el propsito fundamental de proteger los
derechos de las nias, nios y jvenes, y de conseguir eficacia y celeridad en la
atencin del servicio educativo, y economa en el uso de los recursos pblicos.
ARTCULO 4. REGULACIN NORMATIVA DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL: Los
contratos que celebre la Institucin Educativa se regularn por lo dispuesto en el
artculo 13 de la ley 715 y por las disposiciones del Decreto 4791 de 2008 en
concordancia con lo estipulado en el presente manual de contratacin.
ARTCULO 5. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR:
Quienes deseen contratar con la Institucin Educativa se someten al rgimen de
inhabilidades e incompatibilidades consagrado en la legislacin vigente.

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ARTICULO 6. PROHIBICIONES
El rector(a) no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo
de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorera, ni puede contraer
obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos
sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.
ARTICULO 7.- APLICACIN DEL CDIGO DE TICA: En todas las actuaciones de
los funcionarios de la Institucin, los proponentes y/o contratistas primaran los
principio y valores contemplados en el cdigo de tica de la Institucin Educativa
Rural San Rafael de Calarc, Quindo.
CAPITULO II
DE LA COMPETENCIA, DELEGACION Y CAPACIDAD PARA CONTRATAR
ARTICULO 8. COMPETENCIA CONTRACTUAL: El Rector(a) de la Institucin
Educativa Rural San Rafael, en su condicin de ordenador del gasto de la Entidad, es
el responsable y competente para llevar a cabo todos los procesos contractuales de
la Institucin.
PARAGRAFO 1.- No obstante, de conformidad con el presente reglamento, el
Rector(a) requiere autorizacin expresa del Consejo directivo en los siguientes casos:
1. Contratacin de servicios tcnicos y profesionales prestados para una gestin
especfica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas,
cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirn la
autorizacin del consejo directivo. En ningn caso podrn celebrarse contratos
de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales
como subordinacin, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En
todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrn destinarse
al pago de acreencias laborales de ningn orden.
2. Para entregar en concesin a particulares los bienes muebles e inmuebles para
el servicio de tienda escolar o fotocopias a los educadores y educandos de la
Institucin Educativa, o para jornadas de Educacin formal o no formal
ARTICULO 9. AUTORIZACIN PARA CONTRATAR
El Consejo Directivo en uso de sus facultades legales autoriza mediante ACTA DE
REUNIN ORDINARIA al Rector (a) de la Institucin Educativa Rural San Rafael a
celebrar cualquier tipo de contratos, a excepcin de los establecidos en el pargrafo

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1 del artculo 8 del presente manual. El Consejo Directivo deber ser informado de los
contratos que suscriba el ordenador del gasto.
ARTICULO 10. CAPACIDAD PARA CONTRATAR: Podrn celebrar contratos con la
Institucin Educativa Rural San Rafael, todas las personas naturales o jurdicas
consideradas como capaces, conforme a las disposiciones legales vigentes. Tambin
podrn celebrar contratos los consorcios y las uniones temporales.
PARAGRAFO.- Las personas jurdicas nacionales o extranjeras debern acreditar que
su duracin no es inferior a la del plazo del contrato y un ao ms. Las personas
jurdicas de derecho privado y personas naturales que ejerzan una actividad
comercial, conforme a las normas del cdigo de comercio debern demostrar su
constitucin e inscripcin en la Cmara de Comercio de sus respectivos domicilios a
la fecha de suscripcin del contrato y su matrcula renovada al momento de
contratar, demostrando as su idoneidad
CAPITULO III
DE LA FORMA DE CONTRATACIN, DE LOS REQUISITOS Y DE LA SELECCIN
DEL CONTRATISTA
ARTICULO 11 ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL: En la actividad
contractual adelantada por la Institucin Educativa se distinguen las fases; (i) Precontractual, (ii) contractual y (iii) postcontractual.
ARTCULO 12. ETAPA PRE-CONTRACTUAL. Corresponde a la fase de planificacin
y preparacin de la actividad contractual. Esta etapa inicia con las actuaciones
preliminares y termina con la ADJUDICACIN del contrato, orden de servicio o
compra. (ESTUDIOS PREVIOS, CDP, INVITACIN, RECEPCION DE OFERTAS,
EVALUACIN Y ADJUDICACIN)
ARTCULO 13. ETAPA CONTRACTUAL. Hace referencia a la etapa dentro de la cual
las partes ejecutan las obligaciones a las que se comprometen. Comprende desde la
SUSCRIPCIN DEL CONTRATO, REGISTRO DEL CONTRATO EN EL PRESUPUESTO,
VERIFICACIN DE LOS REQUISITOS DE LEGALIZACIN suscripcin del acta de
iniciacin, hasta la entrega final del objeto del contrato o el vencimiento del plazo de
ejecucin.
ARTCULO 14 ETAPA POST-CONTRACTUAL: Hace referencia a la etapa en la cual
se da el espacio para las RECLAMACIONES y GARANTIAS suscritas en la etapa
contractual. LIQUIDACIN DEL CONTRATO.

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ARTICULO 15. DE LA FORMA DE CONTRATACIN Y SELECCIN DE

OFERENTES:
La forma de suscribir un contrato de servicio, de compra o suministro y obras, para
cuantas inferiores a 20 S.M.L.M.V. la dividimos en tres modalidades
1.1
1.2
1.3
Contratacin inferior o iguales a 7 S.M.L.M.V (incluido)

Contratacin mayor a 7 y hasta 12 S.M.L.M.V (incluido)
.Contratacin superior a 12 y hasta 20 S.M.L.M.V (incluido)
En la aplicacin de los criterios y procedimientos que garanticen el

cumplimiento del principio de seleccin objetiva del contratista procede la
seleccin objetiva por convocatoria directa en la modalidad de contratos
intuito persona, esto es que se celebran en consideracin a las calidades
personales del contratista, circunstancia que constar en el acto
administrativo que sustenta la contratacin.
En todo caso la invitacin a los posibles proponentes se har mediante
convocatoria de proponentes, cumpliendo los requisitos sealados en el
artculo 94 de la ley 1474 de 2011, as-,.
a) Se publicarn las invitaciones, por un trmino no inferior a un da hbil, en la
cual se sealar el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, as
como las condiciones tcnicas exigidas;
b) El trmino previsto en la invitacin para presentar la oferta no podr ser
inferior a un da hbil;
c) La entidad seleccionar, mediante comunicacin de aceptacin de la oferta,
la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones
exigidas;
d) La comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los
efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuar el respectivo
registro presupuestal. Sin embargo para efectos de este estatuto se deber
suscribir la orden de prestacin de servicio, compra o suministro o contrato de
acuerdo a lo reglamentado
PARAGRAFO: Los contratos superiores a 20 S.M.L.M.V. no se contemplan en ste
manual y por lo tanto su manejo se debe realizar segn lo dispuesto en el estatuto
general de contratacin de la administracin pblica, ley 80 del 1993.y dems
normas que lo modifiquen y reglamenten
ARTICULO 16. CONTRATO U ORDEN DE SERVICIO, DE COMPRA O SUMINISTRO
INFERIORES O IGUALES A 7 S.M.L.M.V


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Cuando la cuanta del gasto o inversin requerida sea inferior o igual, a 7 S.M.L.M.V.,
la Institucin Educativa podr comprar o adquirir bienes o servicios mediante la
suscripcin de una orden de compra, suministro o servicio. En todo caso el valor del
objeto de la orden o contrato atender los precios del mercado y en consecuencia se
solicitar una cotizacin o propuesta
A). ETAPA PRE-CONTRACTUAL ORDEN O CONTRATO DE SERVICIO, DE
COMPRA O SUMINISTRO INFERIORES O IGUALES A 7 S.M.L.M.V
1. Elaboracin, ajuste y entrega del Plan de adquisiciones de la Institucin
Educativa.
2. Especificacin de la necesidad descrita en el plan de compras, indicando la
clase de producto o servicio que se requiere con el mayor detalle posible.
3. Consecucin y/o aprobacin de permisos, licencias o autorizaciones, en
aquellos eventos en que el objeto del contrato, o regulaciones especiales as lo
exijan.
4. Aviso de convocatoria. Se requiere mnimo una cotizacin o propuesta del bien
o servicio.
Nombre e identificacin del convocado
Objeto del bien o servicio a contratar
Tiempo de ejecucin del objeto a contratar
Criterios de evaluacin
Requisitos exigidos
5. Publicacin
6. Cotizaciones o propuesta tcnica
7. Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.
8. certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).
9. Estudio previo y justificacin del gasto
10.
Acta de cierre y recibo de ofertas.
11.
Acta de evaluacin de propuestas.
12.
Oficio de adjudicacin.
13.
Certificado de la tesorera (CDT).
14.
Registro nico tributario (RUT)
15.
Documentos que acreditan idoneidad.
Profesional: Tarjeta profesional. Tcnico: Acta de grado y/o certificado del
SENA
Hoja de vida de la funcin publica
Declaracin de bienes y rentas
Documentos que acreditan experiencia (certificado laboral)
Copia de Cedula de ciudadana
Copia de libreta militar para menores de 55 aos
Certificado de antecedentes fiscales
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de cmara de comercio si se va a contratar con persona Jurdica
Certificado de pago de seguridad social: EPS, Salud y ARL

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Pliza de cumplimiento en los casos contemplados en el captulo V del

presente manual.
16.
Suscripcin, perfeccionamiento y legalizacin de la orden de compra,
suministro o servicio.
17.
Solicitud del registro
18.
Registro presupuestal de compromiso (RP).
B). ETAPA CONTRACTUAL ORDEN O CONTRATO DE SERVICIO, DE COMPRA O
SUMINISTRO INFERIORES O IGUALES A 7 S.M.L.M.V
1. Contrato firmado con fecha de legalizacin.
2. Designacin de la(s) persona(s) idneas que ejercer(n) la actividad de control y
la vigilancia de la orden de compra, adquisicin, servicio u obra (supervisin).
3. Acta de inicio.
4. Ejecucin del contrato, esto es, cumplimiento de las obligaciones de cada una
de las partes.
5. Modificaciones a las condiciones del contrato (suspensin, reiniciacin,
adicional, prorrogas, entre otras).
6. Informe de actividades del contratista.
7. Informe de supervisin y recibido a satisfaccin.
8. Evidencias de cumplimiento de objeto contractual.
9. Recibo a satisfaccin.
10. Acta parcial y/o de terminacin del contrato
11. Orden de pago
12. Comprobante de egresos
13. Afectacin de garantas en aquellos eventos en los que se presenten los
siniestros amparados.
C) ETAPA POST-CONTRACTUAL: ORDEN O CONTRATO DE SERVICIO, DE
COMPRA O SUMINISTRO INFERIORES O IGUALES A 7 S.M.L.M.V
1. Reclamaciones.
2. Aplicacin de multas y de clusula penal pecuniaria por incumplimientos
contractuales a que hubiere lugar
3. Acta de liquidacin del contrato, donde se deje constancia que las partes se
encuentran a paz y salvo por todo concepto
ARTICULO 17. CONTRATOS DE SERVICIO, DE COMPRA O SUMINISTRO
SUPERIORES A 7 S.M.L.M.V. E INFERIORES O IGUALES A 12 SMLMV.
Cuando la cuanta a contrato sea superior a 7 hasta 12 S.M.L.M.V. la Institucin
Educativa, tendr que contratar directamente mediante la suscripcin de una orden
de compra, adquisicin, servicio u obra, para lo cual deber decepcionar por lo

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menos dos propuestas. La Institucin realizar la adjudicacin del contrato aplicando

el concepto de favorabilidad para la Institucin.
A) ETAPA PRE-CONTRACTUAL CONTRATO DE SERVICIO, DE COMPRA O
SUMINISTRO SUPERIOR A 7 S.M.L.M.V E INFERIORES O IGUALES A 12
SMLMV.
Educativa.
exijan.
o servicio.
Requisitos exigidos
5. Publicacin
6. Mnimo 2 Cotizaciones o propuestas tcnicas
10.
11.
12.
13.
14.
15.
SENA
presente manual.

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16.
17.
18.
B). ETAPA CONTRACTUAL CONTRATO DE SERVICIO, DE COMPRA O
SUMINISTRO SUPERIOR A 7 S.M.L.M.V E INFERIOR O IGUAL A 12 S.M.L.M.V
3. Acta de inicio.
de las partes.
11. Orden de pago
C). ETAPA POST-CONTRACTUAL: CONTRATO DE SERVICIO, DE COMPRA O
SUMINISTRO SUPERIORES A 7 S.M.L.M.V Y HASTA 12 S.M.L.M.
1. Reclamaciones.
ARTICULO 18. CONTRATO DE SERVICIO, DE
SUPERIORES 12 S.M.L.M. Y HASTA 20 SMLMV.
COMPRA
SUMINISTRO
Cuando la cuanta del contrato sea superior a 12 S.M.L.M.V e inferior a 20 S.M.L.M.V.

la Institucin Educativa Rural San Rafael, tendr que contratar directamente
mediante la suscripcin de un contrato, para lo cual deber recepcionar por lo menos
tres Propuestas. La Institucin realizar la adjudicacin del contrato aplicando el
concepto de favorabilidad para la Institucin.
A). ETAPA PRE-CONTRACTUAL CONTRATO DE SERVICIO, DE COMPRA O
SUMINISTRO SUPERIOR A 12 S.M.L.M. E INFERIOR A 20 S.M.L.M.V

NIT 800.030.044-4- DANE 263130000241

Educativa.
exijan.
o servicio.
Requisitos exigidos
5. Publicacin
6. Tres cotizaciones o propuestas tcnicas
10.
11.
12.
13.
14.
15.
SENA
presente manual.
16.
17.
18.


NIT 800.030.044-4- DANE 263130000241
B). ETAPA CONTRACTUAL CONTRATO DE SERVICIO, DE COMPRA


3. Acta de inicio.
de las partes.
11. Orden de pago
C). ETAPA POST-CONTRACTUAL: CONTRATO DE SERVICIO, DE COMPRA O
1. Reclamaciones.
ARTCULO
19CONTRATOS
O
CONVENIOS
QUE
NO
REQUIEREN
COTIZACIONES O PROPUESTAS: Los siguientes contratos no requieren
cotizaciones o propuestas:
1. Cuando se deban celebrar convenios interinstitucionales con entidades de derecho
pblico o privado.
2. Cuando la necesidad inminente o la urgencia o motivo del servicio no permita
solicitar ofertas o cotizaciones. En este caso se conformar un Comit accidental
constituido por el rector, un representante de los docentes, y el Auxiliar
administrativo en funciones de tesorero que actuar como secretario y levantar
el acta respectiva de la sesin. Esta acta deber ser presentada al Consejo
Directivo en la reunin inmediatamente siguiente
3. Cuando en el mercado local, exista un nico proveedor del bien o servicio a
contratar.

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ARTCULO 20- CONTRATO (formalidades plenas): Cuando la cuanta del contrato

sea superior a 20 S.M.L.M.V., la Institucin Educativa Rural San Rafael, deber aplicar
las disposiciones legales que rigen directamente la contratacin pblica., segn lo
dispuesto en la Ley 80 de 1986 y dems normas que lo modifican y regulan
CAPITULO V
ARTCULO 21. GARANTA NICA: De modo particular, se considera que los
reglamentos de los Consejos Directivos, proferidos para la orientacin contractual en
instituciones educativas, tienen vigencia normativa siempre que se garantice el
cumplimiento de los principios: transparencia, economa, publicidad, y
responsabilidad. Los procesos de seleccin de bienes y servicios, adelantados segn
criterios del reglamento contractual hasta los 20 SMLMV, tendrn como propsitos
fundamental, proteger los derechos de los nios y de los jvenes, y conseguir eficacia
y celeridad en la atencin del servicio educativa, economa en el uso de los recursos
pblicos. Fundamentado en esta consideracin; as mismo a que la seleccin de los
proponentes u oferentes se decide intuito persona, en cuanto el contratista es
elegido en consideracin a que sus condiciones objetivas ( hbitos de cumplimiento,
experiencia, organizacin, equipos, plazos y precios ofrecidos), son los ms
favorables a la administracin y por lo tanto es su obligacin asegurarse de que
dichas condiciones se mantengan. (CONSEJO DE ESTADO, SALA DE LO
CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCIN TERCERA, CONSEJERO PONENTE:
ALIER EDUARDO HERNNDEZ ENRQUEZ, BOGOT, D.C., SIETE (7) DE
FEBRERO DE DOS MIL DOS (2002), RADICACIN NMERO: 11001-03-26-0002001-0062-01921845); corresponde al Rector(a) de la Institucin Educativa decidir
cundo es procedente exigir la contribucin de la pliza nica de garantas y la
cobertura de riesgos a amparar, segn el tipo de contrato
El Rector de la Institucin Educativa de acuerdo con la tipologa contractual, con la
forma de pago, con las obligaciones pactadas y en general con las condiciones de
ejecucin del contrato, determinar las coberturas y los niveles de amparos de los
contratos, cuando a su criterio se requiera la pliza, teniendo en cuenta los
siguientes parmetros:
a) De cumplimiento del contrato: Para precaver los perjuicios que se deriven del
incumplimiento de las obligaciones contractuales, incluidas las multas y la
clusula penal pecuniaria que se pacten en el contrato. Su cuanta no ser inferior
al 10% del valor total del contrato y su vigencia mnimo ser igual a la establecida
para la liquidacin del contrato.
b. De buen manejo y correcta inversin del anticipo: Para proteger la
Institucin Educativa de la apropiacin o la destinacin indebida de los dineros
entregados al contratista como anticipo del contrato. En cualquier tipo de
contraccin.


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Su cuanta deber corresponder al ciento por ciento (100%) de la suma entregada a

ttulo de anticipo y su vigencia ser igual a la establecida para la liquidacin del
contrato. Su aprobacin ser requisito previo para el desembolso del anticipo al
contratista.
c. Devolucin del pago anticipado: Para proteger a la Institucin Educativa por los
perjuicios causados por la no devolucin total o parcial de parte del contratista del
dinero pagado anticipadamente cuando a ello hubiere lugar. Su cuanta deber
corresponder al ciento por ciento (100%) de la suma entregada a ttulo de anticipo y
su vigencia ser igual a la establecida para la liquidacin del contrato.
PARAGRAFO Cuando hubiere lugar a anticipo en cualquiera de las modalidades de
contratacin, se suscribir una pliza de cumplimiento.
d. De calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios: Para
precaver las eventualidades en que uno o varios bienes de los contratados no renan
las especificaciones o calidades exigidas o que no sean aptos para los fines para los
cuales fueron adquiridos, as como para precaver tambin los vicios de fabricacin y
la calidad de los materiales o componentes. Su cuanta se determinar en cada
contrato, teniendo en cuenta el objeto, valor, naturaleza y obligaciones del mismo y
su vigencia se establecer en relacin con los trminos del contrato, cubriendo por lo
menos el lapso que segn la legislacin civil o comercial, el contratista debe
responder por la garanta mnima presunta y por vicios ocultos.
e. De estabilidad y calidad de la obra: Para precaver que durante el perodo
acordado, la obra contratada, en condiciones normales de uso, no sufrir deterioros
imputables al contratista. Su cuanta no ser inferior al 10% del valor total del
contrato y su vigencia ser de cinco (5) aos contados a partir del recibo final de la
obra, salvo que la Institucin justifique tcnicamente la necesidad de una vigencia
inferior.
f. De calidad del servicio: Para cubrir a la Institucin Educativa de los perjuicios
imputables al contratista, evidenciados con posterioridad a la terminacin del
contrato y derivados de la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados,
con ocasin de un contrato de consultora o de la mala calidad del servicio prestado.
El valor y la vigencia de esta cobertura se determinar por la Institucin en cada
caso, teniendo en cuenta el objeto, valor, naturaleza y obligaciones contenidas en el
respectivo contrato.
g. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Para
precaver los eventos en que el contratista no cumpla con el pago de obligaciones
laborales respecto del personal utilizado en desarrollo del respectivo contrato. Su
cuanta no ser inferior al 5% del valor total del contrato y su vigencia ser igual a la
del plazo total del contrato y tres (3) aos ms.


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h. Garanta anexa de responsabilidad civil extracontractual: Para asegurar el

pago de los perjuicios que el contratista ocasione a terceros por razn de la ejecucin
del contrato. Su cuanta no ser inferior al 5% del valor total del contrato, sin que en
ningn caso sea menos de 20 SMMLV y su vigencia corresponder al plazo del
contrato y dos (2) aos ms.
PARAGRAFO. Las garantas no sern obligatorias en:
En los contratos interadministrativos.
En los contratos de emprstito.
En los contratos de seguro.
No obstante lo anterior, la Institucin Educativa en los estudios previos deber hacer
un anlisis de la necesidad de exigir o no la constitucin de tal garanta y de las
coberturas respectivas, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la
forma de pago.
En cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su
vigencia deber ampliarse o prorrogarse la correspondiente garanta.
CAPITULO VI
DEL CONTROL Y VIGILANCIA DE LOS CONTRATOS
ARTICULO 22: OBLIGACIN DE DESIGNAR SUPERVISOR. A los contratos que
celebre la Institucin Educativa deber designrsele un Supervisor; para tal efecto,
previo al inicio del contrato, la Institucin Educativa notificar a travs de oficio al
servidor o contratista que haya sido designado para adelantar el control y vigilancia
del respectivo acuerdo contractual.
Con la notificacin se har entrega al Supervisor de una copia del contrato sobre el
cual ejecutara las actividades de control y vigilancia
PARGRAFO: El Supervisor designado para cada contrato deber indicarse al
momento de solicitar la elaboracin del contrato o del inicio del procedimiento
precontractual, segn el caso. Tal designacin la har El Rector de la Institucin. y
que para efectos de este estatuto el Supervisor se denominara SUPERVISOR
ARTCULO 23. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES: De conformidad con
lo establecido en el estatuto general de la contratacin Estatal, los servidores
pblicos, Supervisores, y contratistas respondern civil y fiscalmente por los
perjuicios causados a la Institucin Educativa , cuando se celebren, ejecuten,
terminen o liquiden contratos sin el cumplimiento de los requisitos y formalidades
consignados en el reglamento de contratacin.


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Esta responsabilidad tambin cobija a las personas que hubieren cesado en el

ejercicio de los cargos, siempre que se deduzca de hechos u omisiones en el
desempeo de los mismos.
La responsabilidad sealada se deducir exclusivamente de la culpa grave o dolo
conforme con las disposiciones del Cdigo Civil.
ARTCULO 24. DE LAS PERSONAS APTAS PARA REALIZAR SUPERVISORA:
Podrn ser designados como Supervisores para realizar control y vigilancia de los
contratos, los servidores pblicos con vinculacin legal y reglamentaria y los
contratistas.
La persona designada deber tener el perfil profesional o tcnico adecuado para
controlar y vigilar el desarrollo del respectivo contrato y en el caso de contratista se
requiere adicionalmente que las obligaciones de control y vigilancia se desprendan
del objeto y/o las obligaciones del respectivo contrato.
ARTICULO 25. HERRAMIENTAS QUE SE DEBEN FACILITAR A LOS
SUPERVISORES. El Supervisor del contrato cuando sea funcionario de la Institucin
Educativa contar con los recursos logsticos mnimos para la correcta ejecucin de
su funcin, los cuales sern suministrados por la dependencia a la que pertenece y
en tratndose de contratista se sujetaran a las condiciones sealadas en su
respectivo contrato.
ARTICULO 26. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES GENERALES DEL SUPERVISOR.
Son funciones y atribuciones generales del Supervisor las indicadas en el contrato,
as como las estipuladas en el artculo 4 de la Ley 80 de 1993 las que en su mayora
deber informar, por escrito
ARTICULO
27.
FUNCIONES
Y
ATRIBUCIONES
PARTICULARES
DEL
SUPERVISOR. Las funciones, controles y atribuciones particulares del Supervisor se
ejercern primordialmente en tres aspectos, (a) administrativos, (b) tcnicos y (c)
financieros:
A. DE CARCTER ADMINISTRATIVO
1. Exigir al contratista una vez se cumplan las condiciones establecidas en el
contrato.
2. Suscribir conjuntamente con el contratista las actas que se deriven de la
ejecucin del contrato, tales como; actas de suspensin, actas de
reiniciacin, actas de pago parcial y acta de recibo final.
3. Llevar y mantener actualizado el archivo documental del respectivo
contrato, en el cual debern constar todos los documentos y
correspondencia producida durante la vigencia del contrato.
4. Velar y exigir en los trminos y plazos pactados el cumplimiento de las
obligaciones a cargo del contratista, tales como: entrega de informes,

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documentos, que permitan verificar la correcta ejecucin del objeto

contratado y efectuar las observaciones que considere pertinentes a efectos
de lograr el cabal cumplimiento del contrato.
5. Verificar que las coberturas de la garanta nica permanezcan vigentes
dentro del plazo de ejecucin del contrato y en caso de que se encuentre
vencidas, deber exigir al contratista su correspondiente actualizacin,
actividad que deber realizar igualmente al momento de la liquidacin del
contrato.
6. Verificar que el contratista cumpla durante el desarrollo del contrato con los
aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a
las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA de conformidad con la
normatividad que se encuentre vigente.
7. Informar al Rector(a) sobre el incumplimiento total o parcial de parte del
contratista de las obligaciones del contrato.
8. Velar porque la Institucin Educativa de cumplimiento a las obligaciones
adquiridas.
9. Todas las solicitudes hechas por el Supervisor al contratista debern hacerse
por escrito y se enmarcaran dentro de los trminos del respectivo contrato.
10. Estudiar las sugerencias, reclamos y consultas del contratista, resolver
oportunamente aquellas que sean de su competencia y tramitar aquellas
que no lo fueren, a la dependencia competente para que se d la solucin
pertinente.
11. Proyectar para la firma de las partes el acta de liquidacin del contrato
dentro del trmino convencional o en su defecto el legal, para lo cual deber
tener en cuenta lo sealado en el artculo 92 del presente manual de
contratacin.
12. Suscribir el recibido a satisfaccin del objeto contratado de los bienes,
obras o servicios el cual servir de soporte para efectuar los pagos al
contratista y para verificar el cumplimiento del contrato.
.B) DE CARCTER TCNICO.
1. Verificar que el contratista haga entrega de los bienes, obras o servicios
contratados dando cumplimiento a las condiciones tcnicas, de calidad y
cantidad mnimas requeridas en el proceso de seleccin.
2. En caso de que los bienes, obras o servicios entregados por el contratista
no cumplan con las condiciones tcnicas mnimas requeridas, deber
rechazarlos y exigirle al contratista el cumplimiento ptimo y de persistir
tal incumplimiento informar al Rector(a) a fin de que se adelanten las
actuaciones jurdicas pertinentes.
3. Emitir concepto tcnico sobre la viabilidad y pertinencia de hacer
modificaciones al contrato consistentes en adiciones en valor,
incrementos en el plazo de ejecucin, condiciones tcnicas, etc, teniendo
en cuenta para ello lo establecido en este manual de contratacin. En el
caso de adiciones al contrato la Supervisora deber conceptuar y

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4.
5.
6.
7.
aprobar sobre los valores que justifican el valor total de la adicin,

verificando que dichos precios se encuentren acordes con los precios del
mercado.
Comprobar el cumplimiento de las normas tcnicas, profesionales o
especficas sobre la materia objeto de contrato.
Reportar los daos prematuros que aparezcan en las obras o equipos,
sealando sus causas y presentando las soluciones que se puedan
adoptar y solicitar la suspensin de los trabajos que se estn ejecutando
de manera similar, hasta tanto el contratista cumpla con las
especificaciones convenidas.
En caso que los daos no sean reparados oportunamente, deber
informar de tal situacin al Rector(a) a fin de que se adelanten las
actuaciones necesarias para hacer efectivas las garantas o se tomen las
dems acciones contractuales a que hubiere lugar.
Controlar el avance del contrato de acuerdo con los proyectos y plazos
del contrato. En el evento de incumplimientos parciales o totales, si se
considera pertinente, solicitar al con la debida antelacin y debidamente
sustentadas, la aplicacin de las sanciones a que hubiere lugar.
C) DE CARCTER FINANCIERO
1. Velar por la correcta inversin del anticipo y realizar la correspondiente
amortizacin del mismo cuando el contrato lo establezca, as como velar
porque los rendimientos financieros originados en dicho anticipo sean
reconocidos a favor de la Institucin Educativa.
2. Verificar que la Institucin Educativa realice los pagos de conformidad con
lo establecido en el contrato.
3. Evitar que se presenten dentro del desarrollo del contrato situaciones que
afecten el equilibrio econmico contractual y en caso de que ello ocurra
tomar las medidas oportunas tendientes a minimizar sus efectos.
4. verificar la viabilidad de revisin de precios determinando en todo caso
las causales que a ello dan lugar y la correspondiente justificacin.
ARTCULO 28. PROHIBICIONES DE LOS SUPERVISORES: A Los Supervisores
designados por la Institucin Educativa, aunque representan a la entidad frente al
Contratista, les queda expresamente prohibido autorizar modificaciones o
condiciones del contrato que impliquen actos de disposicin, por lo tanto no podrn:
1. Exonerar al contratista del cumplimiento de alguna de sus obligaciones.
2. Autorizar modificaciones al contrato consistentes en suspensiones,
adicionales o prorrogas.
3. Ordenar modificaciones en las caractersticas tcnicas de las obras,
bienes o servicios principales o que impliquen un cambio sustancial en el
mismo.
4. En los contratos de suministro o compraventa, el Supervisor no podr
aceptar la entrega parcial de los bienes o servicios contratados, a menos
que as se haya pactado en el contrato, no podr recibir bienes o

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servicios diferentes a los que se hayan estipulado en el contrato, ni en

calidad, cantidad, marca o cualquier cambio en las especificaciones
contenida en el contrato y en la oferta del contratista.
ARTCULO 29. CAMBIO DE SUPERVISOR DURANTE LA EJECUCIN DE UN
CONTRATO. En el evento que durante la ejecucin de un contrato sea necesario el
cambio del Supervisor, se deber proceder de la siguiente manera:
1. El Rector(a) de la Institucin deber designar la persona que continuar
ejecutando la actividad de control y vigilancia, a quien notificar de tal
designacin mediante oficio.
2. Sobre tal situacin deber informarse al contratista, indicndole sobre la
persona que en adelante continuar ejecutando tal actividad.
3. El Supervisor que abandona la labor deber conjuntamente con el
contratista, hacer un balance del estado administrativo, tcnico y
financiero del contrato a la fecha de abandono de tal labor, para lo cual
realizar la respectiva acta, la cual deber contar con la aprobacin del
nuevo Supervisor designado.


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CAPITULO VII
DE LA LIQUIDACIN DEL CONTRATO
ARTCULO 30. LIQUIDACIN: Para efectos de la actividad contractual la Institucin
Educativa, entindase la liquidacin como la etapa en la cual las partes entrabadas
en la relacin contractual le ponen fin al vnculo contractual, estableciendo el estado
de cuentas y determinando que saldos existen a favor o a cargo de cada una de las
partes.
El acta de liquidacin deber ser proyectada por el Supervisor, contar con su visto
bueno y ser suscrita por El Rector o por la persona en quien este delegue y por el
contratista.
ARTCULO 31. DEL CONTENIDO DE LA LIQUIDACIN: El acta de liquidacin se
debe constituir un fiel reflejo del desarrollo del contrato y en tal sentido indicar lo
siguiente:
1. Contendr la informacin financiera del contrato.
2. Indicar sobre el cumplimiento de obligaciones.
3. Expresar de manera clara sobre los saldos existen a favor o a cargo de cada
una de las partes.
4. Establecer cules asuntos no fueron finiquitados y, por tanto, pueden quedar
pendientes para ser complementados posteriormente, en los precisos trminos
que se deben consignar en la misma acta.
5. El contratista en el caso de la liquidacin bilateral, podr dejar consignado sus
inconformidades o salvedades frente a cualquier reclamacin que considere se
debe hacer constar.
6. Se dejar constancia de los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya
lugar, al igual que los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren
las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poderse declararse a
paz y salvo.
7. Se dejar constancia de las nuevas obligaciones adquiridas por las partes, tales
como la reparacin, el ajuste de obras, bienes o servicios que han sufrido
deterioro por fuera de lo normal entre el recibo de la obra y la suscripcin del
acta de liquidacin.
8. Se dejar constancia de las obligaciones post-venta a cargo del contratista,
tales como mantenimientos preventivos de equipos, extensin de los riesgos
amparados, etc.
9. Cuando sea pertinente las partes se declararan a paz y salvo de las
obligaciones surgidas por el contrato respectivo.
ARTCULO 32. LIQUIDACIN DE MUTUO ACUERDO: El procedimiento de
liquidacin se realizar de mutuo acuerdo entre las partes contratantes. El trmino
para llevar a cabo este procedimiento ser el indicado en el respectivo contrato y en
el caso que no se haya establecido dicho trmino se entender que es de cuatro (04)

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meses contados a partir de la entrega del objeto del contrato, del vencimiento del
plazo de ejecucin o del acto que declare la terminacin unilateral.
ARTCULO 33. LIQUIDACIN UNILATERAL: En el evento que las partes no hayan
suscrito de mutuo acuerdo el acta de liquidacin o que vencido el trmino contractual
o legal no se haya llevado a cabo la liquidacin de mutuo acuerdo, la Institucin
Educativa, mediante acto motivado, susceptible del recurso de reposicin liquidar
unilateralmente el respectivo contrato. El trmino para liquidar de manera unilateral
el contrato es el mismo que opera para la caducidad de la accin, esto es:
1. Vencido el trmino legal o contractual para liquidar de mutuo acuerdo el
contrato, la Institucin Educativa tendr dos (02) meses ms para proceder a la
liquidacin de manera unilateral.
2. Vencidos los dos (02) meses anteriores la Institucin, tendr hasta dos (02)
aos ms para liquidar unilateralmente el contrato, siempre y cuando dentro de
este periodo el contratista no acuda a sede judicial a solicitar la liquidacin.
ARTCULO 34. LIQUIDACIN JUDICIAL. Si dentro del plazo sealado en este
Reglamento de contratacin, el contratista acude a sede judicial a solicitar la
liquidacin del contrato, la Institucin educativa pierde competencia para llevar a
cabo la liquidacin unilateral, y en consecuencia, ser la jurisdiccin contenciosa
administrativa la competente para liquidar el contrato y establece el estado de
cuentas de las partes.
Calarc, a los das 14 del mes Mayo de 2014


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ACUERDO No. 003

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Que el mencionado Acuerdo tuvo en consideracin una serie de elementos

g) Que de acuerdo con los considerandos anteriores el presente reglamento

Luz Mary Cubillos Vega

2 Representante de los padres

Claudia Milena Uribe

3 Secretaria Auxiliar Administrativo

Luz Mary Pinzn Lpez

4 Representante de los egresados

Maria Roselvia Bedoya Ospina

5 Representante sector productivo

Ana Maria Moreno Mora

6 Representante Docentes de Primaria

Diego Emilio Arroyave

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7 Representante Docentes de Secundaria

Ubeni Lotero Barrero

8 Representante de los estudiantes

John Alexis Serna

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ANEXO 1. MANUAL DE CONTRATACIN

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contractual de la administracin pblica, cuando supere la cuanta de veinte (20)

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secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras

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ARTICULO 15. DE LA FORMA DE CONTRATACIN Y SELECCIN DE

Contratacin inferior o iguales a 7 S.M.L.M.V (incluido)

En la aplicacin de los criterios y procedimientos que garanticen el

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Pliza de cumplimiento en los casos contemplados en el captulo V del

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menos dos propuestas. La Institucin realizar la adjudicacin del contrato aplicando

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Cuando la cuanta del contrato sea superior a 12 S.M.L.M.V e inferior a 20 S.M.L.M.V.

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1. Elaboracin, ajuste y entrega del Plan de adquisiciones de la Institucin

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B). ETAPA CONTRACTUAL CONTRATO DE SERVICIO, DE COMPRA

1. Contrato firmado con fecha de legalizacin.

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ARTCULO 20- CONTRATO (formalidades plenas): Cuando la cuanta del contrato

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Su cuanta deber corresponder al ciento por ciento (100%) de la suma entregada a

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h. Garanta anexa de responsabilidad civil extracontractual: Para asegurar el

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Esta responsabilidad tambin cobija a las personas que hubieren cesado en el

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documentos, que permitan verificar la correcta ejecucin del objeto