PRODUCIR UN

FES
FFE
ES
ES
TII
T
VAL
AL
Claves para el trabajo
colectivo y creativo

pro
duccin
f e s t i va l

de
un

1#HblameDeEstaCartilla
2#ElOrigendeTodo
3#CadaPiezaDelSistemaDeProduccin
4Infografa

10

5#InventaEnColectivo

29

++
++
++
++
++
++
++
++

4
7

DireccinGeneral 11
Produccin Ejecutiva
13
Produccin General
14
Comunicacin 16
DireccinTcnica 20
Produccin Artistica
22
rea de Logstica -Mensajera
24
Mantenimiento y prevencin
28

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

Cartilla
1
#HblameDeEsta

Este material ha sido elaborado con la intencin de recorrer paso

a paso las etapas para hacer un festival en distintas escalas, cada
paso recomendado puede y debe adaptarse al contexto, objetivo
y capacidades de lxs productorxs del evento. Es una gua que se
construy en funcin de orientar sobre la estructura de organizacin de equipos de trabajo para un festival o evento, as como
aportar datos y claves especficas para afrontar las tres etapas
bsicas de todo el proceso, en este caso: pre-festival (antes) |
festival (durante) | post-festival (despus).
Adems, para enriquecer este proceso, acompaaremos
estas claves de produccin con algunas herramientas
que den bases ms fuertes para impulsar un festival o proyecto,
que te permitan pensar y poner en prctica estrategias sencillas
de autogestin y cogestin. Te invitamos a ensayar formas
de organizacin y gestin de festivales desde una mirada que
combine conceptos, estrategias y herramientas diversas. Y que,
a su vez, coloque por encima de cualquier inters individual el
deseo y la conviccin de generar redes, trabajo y vida colectiva,
donde se practique el apoyo mutuo, la colaboracin, el trueke
o cualquier forma de intercambio solidario y cooperativo. Ser
la complementariedad y no la competencia la que permitir
potenciar nuestras ideas y acciones comunes en este mundo de
alto consumo cultural.

FEST
I
4
VA
:

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

CMO U SAR ESTE M ATER I AL

Te encontrars distintos smbolos con informacin que complementar cada una de las acciones del trabajo de produccin de
un festival o evento, por eso te sugerimos estar muy pendientes
porque te aseguramos que harn cada paso ms fcil.

+ + C digo s o Q RL:

Todos los que consigas en el texto contienen los formatos necesarios para planificar, ordenar y hacer seguimiento de cada proceso
de trabajo. La mayor parte de estos formatos son del Festival
Aniversario del Parque Cultural Tiuna El Fuerte. Tambin los
puedes buscar en la Seccin Multiteca de nuestro portal www.

comunalizarelpoder.com

+ + T ip s:

.
;

Son condiciones fundamentales para el desarrollo del festival.

Son alertas, el ojo pelao para el desarrollo pleno del proceso.

+ + H e rr ami e n t a:

Compartimos propuestas de trabajo colaborativo que facilitarn y ayudarn a garantizar que el festival sea posible. Proponemos maneras de financiarlo con y sin dinero, una manera que
potencie las capacidades propias y las que forjamos junto a otrxs.
Las herramientas que encontrars en distintas reas de trabajo
son para ponerlas en prctica de manera colectiva.

FEST
I
5
VA
:

#ElOrigende

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

Todo

E L P ROYE CTO
Te sugerimos una manera de estructurarlo, con los elementos
fundamentales que al inicio hay que definir, no como camisa de
fuerza pero s como brjula para el trabajo. Definir la naturaleza,
los objetivos y el espritu del festival, es enriquecedor y motivador cuando se hace en colectivo, para ello, con la ayuda de esta
gua de proyecto, pueden hacer una lluvia o tormenta de ideas. Se
trata de poner a volar la creatividad y aterrizar las ideas.

Definir la naturaleza nos permitir

establecer los productos y servicios
que ofrece el festival, que lo ubican en
un determinado punto del contexto o
mercado.

+ + Nombre del Festival:

Gua el carcter del proyecto de festival a realizar, conceptualiza su naturaleza y
objetivos. Un nombre claro, potente que identificar en adelante el proyecto.

+ + Naturaleza del Festival:

Podemos definirla determinando la o las disciplinas a expresarse (msica, teatro,
danza, cine, etc), los gneros, el pblico al que va dirigido (nixs, jvenes, adultxs,
familia), y los valores a comunicar, entre otros aspectos. No debe olvidarse el valor
distintivo, qu hace a nuestro evento diferente a otro contexto.

+ + Objetivos:

Qu se desea lograr a corto, mediano y largo plazo. La realizacin del festival

es en s mismo un objetivo, no obstante, debe ser una plataforma para posicionar las
luchas y los intereses del grupo que lo organiza y de quienes participan en l.

+ + Espritu:
Es el texto emotivo donde se expresa la naturaleza, objetivos y caractersticas del
festival. El espritu sirve para comunicar al equipo de produccin, equipo tcnico y
artistas, cules son las premisas del evento. Asimismo es empleado por el equipo de
comunicaciones y campaa grfica para extraer los mensajes que sern emitidos al
pblico.

+ + Pblico:
Cuando hablamos de pblico, ms all de las edades, debemos definir a qu sectores,
intereses, clase social nos interesa convocar al festival. Este paso es importante
porque define desde el cartel (artistas y disciplinas invitadas) hasta las estrategias de
promocin de nuestro evento.

FEST
I
6
VA
:

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

+ + Fecha y locacin:
Al momento de decidir la fecha de nuestro festival debemos tomar en cuenta: la
poca del ao, feriados, quincenas y eventos paralelos. En el caso de la locacin es
primordial considerar vas de acceso en carros particulares y transporte pblico, aforo,

estacionamiento, condiciones infraestructurales, otros.

+ + Mapeo de nuestras capacidades:

Identificar con suficiente sensatez cules son nuestras capacidades
reales, con qu equipo humano, tcnico y de infraestructura contamos para desarrollar el festival. Saber cuntos somos y cules son nuestras capacidades nos ayudar
a saber qu perfiles necesitamos buscar para completar el equipo realizador del
festival; el mismo caso aplica para el aspecto tcnico y de infraestructura. Para ello les
proponemos como herramienta clave el uso del Inventario de riquezas, el cual identifica nuestras riquezas tangibles e intangibles potenciales, que nos permitirn hacer

intercambios y acuerdos de colaboracin con otrxs.

+ + Mapeo de aliados:
Hacer un listado de aliados para saber quines son, dnde estn y cules son sus
riquezas es fundamental para promover lgicas de intercambio distintas que superen
el aspecto netamente monetario. Adems de ser un paso clave para resolver requerimientos de servicios o insumos.

+ + Tiempos de ejecucin:
Las tareas y responsables deben estar claramente definidas, as como tambin las
fechas o los momentos en que deben estar resueltas esas tareas. Un cronograma
es una buena herramienta para identificar tiempos-tareas-responsabilidades.

FEST
I
7
VA
:

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

inventario de Riquezas
Un inventario es una lista de los bienes/recursos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad.
Este inventario que te proponemos tiene una caracterstica
muy importante que es clave para que las economas colaborativas sean ms all del dinero, para que la economas
colaborativas, ms all del dinero, Potentes: Mirar la diversidad de riquezas.
Casi siempre pensamos nicamente o ms rpidamente en
riquezas tangibles como son el dinero, materiales, infraestructura, sin embargo, existen tambin las intangibles;
- conocimiento, contactos, entre otros - que son tambin
importantes y estratgicas. Este cambio de mirada ser clave
para pensar un modelo no solo de financiacin y viabilidad sino
de sustentabilidad del festival. Pararnos desde la potencia que
tenemos y que podemos activar para mover una economa
potente colaborativa que va mucho Hagamos el ejercicio de
identificar e inventariar las riquezas que tenemos en cuatro (4)
dimensiones.
Ambiental
Espacios
Equipamiento
Transporte
Materiales
Sitios web

Financiera
Crditos
Financiamientos
Trabajo voluntario
Mercados
Trueque
Monedas solidarias

Cultural
Trayectoria
Saberes y hacer
Conocimiento
Cartillas, revistas,
materiales bibliogrficos
Social
Conexiones y contactos
Reputacin y visibilidad
Articulaciones y alianzas

FEST
I
8
VA
:

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

Sistema
3
#CadaPiezaDel

COMO O RGAN I ZAR EL F E STI VAL

Luego, veamos cada rea del sistema de produccin. Lograr hacer

un festival con xito depender del engranaje de cada una de las
piezas. Todas las personas, todos los procesos, todos los elementos, todas las decisiones que se tomen, son importantes y deben
compartirse para que haya conexin y sincrona. Entonces, hay
que definir los equipos de trabajo necesarios e indispensables y
las responsabilidades que cada uno tendr, as como la dinmica
de relaciones entre cada rea para garantizar funcionalidad y
operatividad. Esta es la etapa de ejecucin del proyecto; lo que
amerita un sistema de relacin que priorice las reuniones de todo
el equipo que ponga en valor la inteligencia colectiva generada
por la diversidad de miradas, conocimientos y experiencias, el
flujo de comunicacin permanente y sistemtico del trabajo,
manteniendo una dinmica como de acorden, que abre y cierra
al comps de la msica, al comps del proyecto.
Si durante la elaboracin del proyecto logramos vernos reflejadxs y estamos motivadxs dado que fuimos y somos parte de su
creacin, los procesos posteriores y las dinmicas de trabajo de
cada uno de los roles funcionales y operativos, respondern a los
criterios y orientaciones de lo que previamente se ha definido,
dando autonoma para avanzar y a la vez conexin para no perder
el rumbo.

FEST
I
9
VA
:

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

La colaboracin es una lgica potente y til a incorporar en

todas las reas de construccin y produccin del festival. Cada
uno de los procesos requiere gente a dedicacin exclusiva, por
eso se arman equipos, pero tambin se pueden abrir espacios de
participacin puntuales que puedan generar comunidad. Sumar
voluntarixs que puedan y quieran asumir tareas concretas, que
son importantes y tiles, porque el festival es una oportunidad
para aumentar las riquezas en relaciones sociales, polticas,
culturales, para tejer redes de trabajo y colaboracin, tambin
es un ambiente para la formacin y el aprendizaje de todxs.

Garantizar flujos como punto de partida

Te proponemos una serie de pequeas pero potentes herramientas de trabajo:
Para facilitar el flujo de informacin de manera permanente, se
pueden utilizar documentos compartidos, desde Google Drive
se pueden crear a partir de tu direccin de correo en Gmail. Estos
documentos pueden ser editables y vistos por todas las personas
que forman parte del colectivo de trabajo. Estn siempre en lnea,
por tanto, al ser editados se actualizan automticamente para
todxs. Depende del acceso a internet. Tambin existen herramientas libres que puedes explorar.
Si disponen de telfonos inteligentes se pueden utilizar aplicaciones como Telegram (que tambin se instala en el computador)
o WhatsApp. En ambas aplicaciones se pueden abrir grupos y
mantener conversaciones fluidas. Dependen del acceso a internet.

FEST
I
1
0A
V
:

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

Pasamos ahora a mencionar las tareas asociadas a las reas

fundamentales, as como la conexin entre stas:

#
!
(
"
$
?
&
$
)
%

Direccin General

Produccin Ejecutiva

Produccin General

Comunicacin

Direccin tcnica

Produccin Artstica

Area de Logstica-Mensajera

Actividades complementarias

Espacios socioproductivos

Mantenimiento y prevencin.

FEST
I
1
1
VA
:

SISTEMA DE

PRODUCCIN
DE UN
FESTIVAL
- Conceptualizar el festival
- Mapeo de potencialidades

Ejecutar un proyecto de
festival con xito depender de la sincrona y
conexin del equipo de
trabajo. Esta herramienta

- Plan de financiamiento
- Presupuesto
- Cronograma

- Contacto y contratacin
de proveedores

- Supervisin de gastos y caja

chica

- Supervisin de tareas y
detalles tcnicos
- Establece pautas de trabajo
para todo el equipo

- Diseo de campaa de
promocin
- Plan de cobertura de medios
- Construccin identidad
- Contratacin de talentos

- Diseo de montaje
- Diseo del programa

- Cronogramas
- Desglose y plan de
produccin

presenta una ruta bsica

que te permitir visualizar
los momentos clave en el
proceso de produccin y sus
articulaciones.

- Organizacin de equipos
- Supervisin de montaje
-Planifica estrategia de
prevencin

- Establece horarios de
pruebas de sonido

PREFESTIVAL
1

Direccin General: Tiene la

visin integral de todo el
evento y es responsable de la
toma de decisiones que
garantice la ejecucin del plan
de trabajo.

-G
-P

FESTIVAL

10

20

Produccin Ejecutiva: Su
tarea es obtener, generar y
administrar los recursos
tangibles e intangibles
necesarios para el desarrollo
del festival.

30

Produccin General: Hace

seguimiento a las reas
operativas del festival.

40

Comunicacin: Responsable
del diseo y ejecucin de la
estrategia de promocin del
festival.

Direccin Tcnica:
Tiene la tarea de prever
requerimientos tcnicos para
cada rea.

-Recepcin de invitadxs y
colaboradorxs

- Garantizar cumplimiento de
pautas

Atencin a los artistas

Entregar acreditaciones

- Desmontaje general
- Generar informes por
equipo de trabajo
- Finiquitar relacin con
proveedores

- Garantizar alimentacin de
todo el equipo
- Ejecutar la cobertura en
caliente

- Analizar los informes

econmicos
- Generar un balance de
recursos invertidos

- Convocar a todo el equipo

para hacer balance de
desempeo

- Agradecer participaciones
- Difundir los mejores
momentos del festival

- Atender requerimientos
diversos

Garantizar el registro
Pautar entrevistas

- Generar informes de
alcance de promocin

- Realizar balance de caja y

entrega de facturas

POSTFESTIVAL
50

60

Produccin Artstica: Vela por

todo lo relacionado a las
presentaciones artsticas del
festival.

70

rea de Logstica Mensajera:

El rea de la logstica es la
responsable de atender las
necesidades del equipo.
El rea de mensajera se
ocupa, en la preproduccin y
en la postproduccin, de
escribir y enviar todas las
comunicaciones necesarias.

80

Actividades
complementarias: Complementan nuestro evento ms
all de la actividad central,
pueden ser foros, talleres y
exposiciones.

90

Espacios
socioproductivos: S on
aquellos que pueden producir
un ingreso importante al
festival para la cobertura de
costos

100

Mantenimiento y
prevencin:
Equipo Mantenimiento y
Limpieza que acondiciona el
espacio.
Equipo de Prevencin y
Control que se encarga de
mantener el ambiente de
calma y tranquilidad.

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Direccin General
Tiene la visin integral de todo el evento y es responsable de
la toma de decisiones que garantice la ejecucin del plan de
trabajo, que ha de ser construido de manera participativa y en
equipo. Debe contar con un asistente.

PRE

(Antes)

FESTIVAL

(Durante)

Las decisiones se deberan

tomar en colectivo, sin embargo,
al calor de la produccin hay muchas
que hay que tomar de manera rpida
y sin posibilidad de consulta, es por
ello que si hay claridad en el proyecto,
habr un espritu y argumentos
comunes para tomar decisiones
desde la Direccin General.

POST

(Despues)

1. Genera las condiciones para

1. Acompaa el desarro-

1. Verifica que las tareas de

construir colectivamente el

llo del evento, verificando

esta etapa se cumplan, para

proyecto y la ejecucin del festival,

el normal progreso de los

ello se debe pensar en relevos

convocando a reuniones genera-

procesos en cada rea.

que acompaen desde el

les, por y entre reas de trabajo.

2. Ayuda a la resolucin de

desmontaje y cierre con provee-

2. Consolida el proyecto

los problemas o imprevistos

dores, hasta la redaccin de

del festival.

que puedan presentarse.

la nota de prensa final.

3. Propone responsabilidades, con

2. Prepara, junto a la produccin

base en las virtudes y aptitudes de

ejecutiva; informe de rendicin

cada integrante de la organizacin.

de los recursos invertidos,

4. Gerencia y coordina al equipo

las ganancias, las prdidas;

de trabajo, garantizando que las

generando un balance tcnico-ad-

decisiones tomadas por el grupo

ministrativo del evento.

organizador sean llevadas a cabo.

3. Convoca reunin general de

5. Coordina la planificacin,

los equipos para hacer balance

organizacin y desempeo

del desempeo de cada rea.

principalmente de la produccin

ejecutiva y la produccin general.

1
4

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Produccin Ejecutiva
Su tarea es obtener, generar y administrar los
recursos tangibles e intangibles necesarios para
el desarrollo del festival o generados por ste,
generando siempre mecanismos de transparencia del uso de recursos. Dentro de su equipo debe
contar con administrador y secretarix.

PRE

(Antes)

4. Contacta y lleva la relacin

POST

(Despues)

con los posibles patrocinan1. Realiza un dossier de patroci-

tes y colaboradores.

1. Enva cartas de agrade-

nio, para bsqueda de apoyo,

5. Analiza los presupuestos

cimiento a los patrocinan-

que contenga: descripcin del

solicitados por la produc-

tes y colaboradores.

festival, alcance, programa-

cin general para establecer

2. Realiza, junto a la Direccin

cin, fotos y lista de servicios

qu servicios se pueden

General, rendicin de los recursos

o intercambios a ofrecer a

o no contratar.

invertidos, las ganancias, las

patrocinantes, aliadxs, colabo-

6. Elabora presupuesto

prdidas; generando un balance

radorxs; esto ltimo es clave.

general del festival.

tcnico-administrativo del evento.

2. Disea formas de financia-

7. Es responsable de elaborar

miento con y sin dinero, buscando

y finiquitar los contratos,

alianzas, formas de intercambio

trueques, intercambios con

con otras organizaciones, adems

proveedorxs y talento.

de gestiones institucionales y
todo lo necesario para garanti-

FESTIVAL

(Durante)

zar los recursos indispensables

para el desarrollo del festival.

1. Acompaa el proceso en los

3. Cruza la informacin del

puntos socioproductivos del

mapeo de aliados del festival y

festival, desde la disponibili-

los requerimientos emanados

dad de productos o insumos

de cada rea, con el objeto de

hasta los cortes de caja.

establecer acuerdos segn las

2. Garantiza que cada rea

posibilidades del proveedor y

cuente con su caja chica.

las demandas del festival.

1
5

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Produccin General
Hace seguimiento a las reas operativas del festival. Debe
contar con apoyo de asistencia segn la magnitud del evento.

PRE

general; aqu debe verificar

(Antes)

la factibilidad de los requerimientos de las otras reas.

1. Solicita un proyecto por rea de

4. Solicita a la Produccin

trabajo, que incluya: cronograma

Artstica los ryder del talento y

de actividades, requerimientos

los analiza, junto a la Direccin

tcnicos, locaciones, equipo

Tcnica, para entregar

humano, gastos generales, plan

contra-ryder a los artistas.

de accin. Ejemplo de Proyecto:

5. Se rene con lxs proveedorxs,

https://docs.google.com/

aliadxs y colaboradorxs para

document/d/1AvMM5Pcqcdd-

establecer: fechas de montaje,

jtwp_8fPCM-bDeTWaU1y9h-

recibimiento de insumos, desmon-

Q3aPrxOzfw/edit?usp=sharing

taje y entrega de insumos.

2. Realiza un cronograma

6. Se rene con el equipo

general de actividades (utiliza

de seguridad interno para

la informacin de los proyec-

determinar el plan a aplicar.

tos entregados por cada rea).

7. Se rene con los cuerpos

Ejemplo de Cronograma de

policiales para establecer

Actividades https://docs.google.

dinmicas de trabajo.

com/spreadsheets/d/1nsjlIgws-

8. Hace un directorio con

kkSyD7pRrnFjGIOSF3_RpHqVE-

los contactos (telfonos y

h9T-54hRGs/edit#gid=295191190

correos) de los responsables del

3. Revisa junto al DirectorTcnico

festival: productores, provee-

las locaciones del festival y sus

dores, cuerpos de seguridad y

requerimienos para el montaje

atencin mdica, entre otros.

1
6

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Plan colaborativo
Una vez que hicimos nuestro Inventario de riquezas, y tenemos los
proyectos por rea de trabajo, toca ver qu necesitamos, qu de
eso tenemos y qu nos hace falta.
Qu necesitamos: Haz un
listado de requerimientos
donde se especifiquen con
detalle todas las necesidades
para la produccin del festival
o evento.
Qu tenemos: Esto se realiza
mucho mejor usando y
chequeando nuestro inventario de riquezas que para este
momento ya debemos tener
hecho.
Qu nos falta: Pensando
en todo esto que nos falta,
la cosa se pone ms interesante, porque es aqu donde
podemos desplegar la mayor
creatividad para pensar cmo
solventarlo, recuerda que la
clave aqu es que el problema
es una oportunidad, lo que
nos falta es una oportunidad
para conectarnos con otrxs
(aliadxs, colaboradorxs).

FESTIVAL

(Durante)

Un ejemplo de aplicacin esta

herramienta podra ser en
cuanto a Hospedaje, buscar
combinacin de soluciones:
Apoyos de hoteles locales a
cambio de patrocinio, activacin de una red de hospedaje
solidario que puede sumar
voluntarios en la ciudad para
albergar gente durante el
festival, o coordinar con algn
colectivo local que cuente con
hospedaje algn intercambio
donde algunas de las Riquezas
del colectivo les sirva a ellos.
Hospedaje por uso del sonido,
u hospedaje por apoyo en una
actividad de ellxs.
En resumen: Mapear las riquezas en 4 dimensiones, ayudar
a buscar soluciones tambin
en 4 dimensiones. No todo se
resuelve con dinero, nuestra
mayor divisa es la creatividad
en la bsqueda de soluciones.

POST

(Despues)

1. Establece la pauta de trabajo

1. Acompaa el proceso

del equipo de produccin.

de desmontaje.

Horas de llegadas, descansos,

2. Apoya en la realizacin del

cierre del evento diario.

informe de rendicin adminis-

2. Verifica que cada rea de trabajo

trativa y del balance general.

est cumpliendo sus tareas.

3. Alerta sobre cualquier dificul-

tad o imprevisto que afecte

el desarrollo del festival.

1
7

"

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Comunicacin
Responsable del diseo y ejecucin de la estrategia de promocin
del festival. Para esta rea existen muchas maneras de organizar al equipo, ac proponemos como mtodo til la Cobertura
colaborativa.

PRE

3. Planifica y ejecuta la rueda de

(Antes)

prensa, para ello debe contar con:

Si no disponen de los medios

o del conocimiento por ejemplo
en diseo grfico, tal vez a travs de
intercambio colaborativo lo puedan
producir. Siempre hay que revisar el
Inventario de riquezas y el Plan colaborativo para ver cmo gestionar
todo de la mejor y ms provechosa
manera.
Se recomienda realizar la rueda de
prensa uno o dos das antes del inicio
del festival, preferiblemente en horas
de la maana.

directorio de medios, voceros, kit

1. Disea la estrategia integral

de prensa (nota, dossier, fotos,

de comunicacin: el plan de

videos, programacin, otros),

medios, gira de medios, produc-

locacin, refrigerio.

tos a realizar, gneros, formatos,

plataformas de distribucin y
difusin, equipo humano, tiempos
y responsables de ejecucin.
2. Produce la identidad grfica y

discursiva del festival, atendiendo

a la naturaleza del mismo, para
luego producir piezas como: video
promocional, micro de radio, flyers,
afiches, backing, pendones, aviso
de prensa, otros.Elabora nota de
prensa y dossier de informacin
con datos generales y especficos del festival. Los cuales sern
utilizados para distintos fines,

"

por ejemplo; para los voceros

en la rueda de prensa, para los
periodistas, para los maestros
de ceremonia, otros.

1
8

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

dad de las redes sociales (define

etiquetas, influenciadores) y

informacin sobre el festival, la

esto va desde una transmisin

cobertura del evento y el agenda-

en vivo hasta las indicaciones

miento de entrevistas a voceros

para que los camargrafos y

y voceras.

fotgrafos se suban al escenario.

espacios de difusin propias del

festival. Ac es fundamental
un community manager que
conozca los formatos pertinentes para cada plataforma.

4. Establece comunicacin con

8. Coordina con la produccin

medios pblicos y privados

general las pautas y necesida-

para solicitarles: difusin de

des para la cobertura del evento,

,,

9. Solicita a produccin rtstica

5. Coordina con la produccin

la grilla definitiva de artistas, con

general las pautas y necesida-

el fin investigar sobre las bandas

des para la cobertura del evento,

y nutrir, as; el discurso generado

esto va desde una transmisin

sobre la programacin del festival.

en vivo hasta las indicaciones

10. Disea pautas para la movili-

para que los camargrafos y

dad de las redes sociales (define

fotgrafos se suban al escenario.

etiquetas, influenciadores) y

6. Solicita a produccin artstica

espacios de difusin propias del

la grilla definitiva de artistas, con

festival. Ac es fundamental

el fin investigar sobre las bandas

un community manager que

y nutrir, as; el discurso generado

conozca los formatos pertinentes

sobre la programacin del festival.

para cada plataforma.

7. Disea pautas para la movili-

"

Elagendamientodeentrevistas
constituye la Gira de Medios de la
cual se genera un cronograma cuyo
cumplimiento depende del equipo de
comunicacin, quien debe velar porque
los voceros designados cumplan con la
pauta.

Para la gira de medios es preferible establecer comunicacin

directa con los productores de los
programas, mientras que para la rueda
de prensa y difusin general de informacin sobre el festival, es preferible
hacerloatravsdelosdepartamentos
de prensa.

El inicio de la campaa
de promocin puede variar,
segn la estrategia que se disee
puede comenzar un mes antes; as
como tambin pudiera ser con slo dos
semanas de antelacin. La clave para
quetenga impactosonlas plataformas
de difusin utilizadas, la efectividad
de las piezas y la estrategia que las
acompae.

1
9

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Cobertura colaborativa
Elaborar el plan de medios y de cobertura de un festival o evento es una oportunidad para
sumar ms colaboradorxs y abrir espacios de participacin, as como para lograr una rica
y participativa frmula de registro/visibilizacin/difusin, que posibilite aprovechar
la diversidad creativa de quienes logremos sumar. El resultado de una buena cobertura
colaborativa se puede convertir en un portafolio-producto para futuras gestiones, para
compartir con los participantes del evento como parte de los estmulos, como una metodologa a compartir, entre otros.
Para armar una campaa de Cobertura Colaborativa, as como activar
una red de voluntarixs para otras reas de trabajo, son:
Una vez que se tiene el proyecto
diseogrfico,fotografa,asesora
del festival se elabora el plan de
de impresos, redaccin, audioviCobertura Colaborativa que ha de
sual, transmisin en vivo, redes
combinar distintas herramientas,
sociales; este ltimo rol es clave
que mezclen lo analgico y lo
sobre todo en espacios donde
digital, sobre todo en contextos
por primera vez se estar despledonde es necesario propagar esta
gando la campaa.
ideaytejer las confianzas pero hay
Todas las convocatorias de
limitaciones en el acceso y uso de
participacin previas al festival
internet.
(voluntariado,encuestas,publicaciones del proceso) son al mismo
Te recomendamos hacer un
tiempo estrategias de promocin
material corto, llamativo, claro
del propio festival, van calensobre la campaa y sobre por
tando motores, van sumando
qu, para qu y cmo ser parte de
gente,voluntades,vaninstalando
esta cobertura. Un material que
al festival en la ciudad,en las redes
pueda circular de manera digital
y en todos los espacios posibles.
y fsica. Se puede hacer un kit de
Recomendamos usar todas las
divulgacin online e impreso con
redes del propio festival: Facedistintosformatostiles(volante,
book, twitter; abrir un correo
cartilla y dems materiales motielectrnico especfico para la
vadores e informativos).
gestin de la red de cobertura
colaborativa.Ejemplo:cobertura El equipo de comunicacin
colaborativatiuna@gmail.com.
del festival deber coordinar al
voluntariado de los distintos
segmentos que se decidan hacer:

"

2
0

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Cobertura colaborativa
Convoquen asambleas, reuniones o
encuentros con medios alternativos
de la zona, con estudiantes o apasionadxs de la comunicacin y las artes,
redes o colectivos de comunicadores
para presentar la idea, agitar y registrar voluntarios. Para el registro se
puede abrir un formulario en Google
Form que permita que la gente se
postule de manera virtual y tambin,
tengan siempre a mano planillas
fsicas para el registro en lugares sin
conexin a internet. Ten presente que
debers hacer una reunin presencial
con lxs voluntarixs por lo menos dos
semanas antes del festival.

as como para refrescar objetivos

del proyecto de Festival, motivar
y crear condiciones de trabajo en
equipo. Tambin debera definirse
ah el #hashtag oficial (que puede ya
estar en uso), y las lneas generales
de la cobertura (Lnea editorial, foco
principal, qu no podemos olvidar en
el discurso, cul es el tono de lo que se
publica en redes).

En las reuniones previas al festival

organicen el trabajo de acompaamiento de la cobertura distribuyendo
funciones y responsabilidades
segn la programacin prevista. Te
compartimos un Plan de Cobertura
Colaborativa.

Unavez iniciado el plan de cobertura,

se debe chequear el movimiento de
las redes sociales cada 30 minutos
como mnimo, para garantizar que
la lnea editorial no se ha desviado,
corregir o potenciar mensajes.

En el caso de la Cobertura Colaborativa es importante prever un espacio

de formacin para todo el equipo,

"

Es importante que el equipo de

Comunicacin plantee cules sern
los mecanismos de revisin de las
publicaciones a travs de redes y
otros soportes.

Convocar una reunin de evaluacin

luego del cierre del festival o evento,
donde se visibilice el esfuerzo colec-

Mostremos de manera
abierta los procesos, las
dinmicas en tiempo real, que la
gente pueda seguir el festival aun
no estando ah. Tambin se pueden
hacer productos que la gente pueda
apropiarse y personalizar, por ejemplo que puedan hacer sus propios
Avatar de facebook, entre otras
cosas que motiven a la creacin de comunidad.

tivo.

2
1

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

FESTIVAL

(Durante)

4. Genera productos sobre

POST

(Despues)

el desarrollo del festival:

1. Garantiza el registro del

galera de fotos, videos cortos,

1. Genera y difunde piezas

evento segn las capacidades

reseas, otros. Material

que den cuenta de los mejores

del festival. Lo ideal es que

que debe ser publicado en

momentos del festival:

haya un buen registro fotogr-

las distintas plataformas

videos, nota de prensa,

fico, audioviual y sonoro.

de difusin del festival.

crnicas, galeras, audios,

2. Establece comunicacin con

5. Actualiza permanente-

Resalta asistencia de pblico,

produccin artstica para pautar

ente las redes sociales, para lo

talentos destacados, otros.

entrevistas y/o fotografas a los

cual: programa actualizacio-

2. Genera informe sobre el

talentos, tambin para conocer

nes con herramientas como

alcance de la promocin y vacos

el orden de presentacin de

HootSuite, realiza cobertura en

encontrados. Debe contener.

artistas y el repertorio de las

caliente y postea contenidos

estadsticas de las plataformas

bandas (orden de temas).

ms trabajados. Un mtodo

digitales, ndice de productos,

3. Recibe, orienta y acredita a

til es mencionar o etiquetar

banco de imgenes, entre otros.

los periodistas y medios. Realiza,

a los artistas y actores claves

para redes sociales, la cobertura

relacionados con el festival.

en caliente de lo que ocurre,

tanto en el escenario, como en
su entorno (montaje, llegada
de artistas, pblico, backstage,
entrada, ferias, otros), para

"

ello utiliza herramientas

como telfonos con cmara,
smartphone o tabletas.

2
2

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

DireccinTcnica
Es una de las reas ms importantes del festival pues tiene la
tarea de prever requerimientos tcnicos para cada rea.

al equipo tcnico. Formato para

1. Coordina el desmontaje

pautas de trabajo del equipo

general: escenario, camerinos,

tcnico: https://docs.google.com/

cerramiento, stands, otros.

1. Realiza el diseo del montaje del

spreadsheets/d/1JlSJBM4Wica-

2. Entrega reporte de los inciden-

festival (debe conocer con detalle

QByHpoJ_2vNO5HUogiE6K9N-

tes, en caso de que hubiere.

la locacin, medidas y situacin del

ZOKpLlBZ4/edit?usp=sharing

terreno), estableciendo reas de

5. Supervisa el montaje del evento.

PRE

(Antes)

conciertos, foros y talleres, ferias y

reas de trabajo en un mapa 2D.

FESTIVAL

(Durante)

2. Construye un ryder tcnico de

todos los requerimientos para el

1. Acompaa a los responsables

montaje: estructras de soporte,

del rea tcnica en la ejecucin

tipo de tarima, iluminacin,

de sus tareas y est atento a los

sonido, puntos elctricos, toldos,

detalles tcnicos de ltima hora.

camerinos, mesas, sillas, baos

2. Vela porque el personal tcnico

porttiles, barricadas, etc.

est dispuesto en cada rea

3. Junto al productor general

sen los horarios establecidos

convoca y coordina el equipo

tcnico para el montaje, los
conciertos y/o espectculos.
4. Junto a la produccin general

determina las pautas de las presen-

taciones artsticas, foros, talleres

POST

y todas las actividades presentes

en el festival, las cuales comunica

(Despues)

2
3

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

EQ U I PO MI N I MO N E C ESAR I O:
Este equipo depender de la magnitud del festival. Nombramos
los roles en ingls para que puedan ser reconocidos en cualquier
mbito.

A. Stage Manager: Asistente de direccin tcnica. Es la

persona encargada del escenario.
B. Asistente de Stage manager.
C. Operador de Main (Operador de audio).
D. Operador de Monitores (Mezcla los sonidos para los
msicos).
E. Diseador de Iluminacin y escenario.
F. Operador de Video.
G. Master Riger (tramoyista).
H. Stage Hands (caleteros).
I. Electricista

2
4

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Produccin Artistica
Vela por todo lo relacionado a las presentaciones artsticas del
festival. Segn la cantidad de disciplinas presentes y la complejidad de las presentaciones, puede contar con un asistente por
rea: teatro, circo, conciertos, etc; adems de un encargado
para camerinos que suministre catering asignado por banda.

PRE

6. Coordina la atencin a lxs

(Antes)

artistas en camerino.
7. Tiene un rea de Atencin a

1. Propone el cartel artstico

artistas o invitadxs: En los casos

vinculado al proyecto del festival.

en que el festival reciba artistas

Contacta a lxs artistas y programa

o invitadxs nacionales o interna-

las presentaciones durante los

cionales, ser necesario una

das que durar el evento.

persona encargada que se ocupe

2. Establece horarios y orden

de: contactarlxs va telefnica y/o

de presentaciones junto a

correo electrnico y solicitar su

la Direccin Tcnica.

itinerario de vuelo, programar sus

3. Solicita presupuesto del

hospedajes y transporte, recibir-

talento artstico y los entrega

lxs en el aeropuerto, ubicarlxs

a la Produccin Ejecutiva.

en el hotel, acompaarlxs en sus

4. Solicita ryder tcnico a

procesos de cambio de moneda,

los talentos y se los entrega

entre otros. Todos los costos de

con antelacin al Produc-

lo requerido deben ser comuni-

tor Tcnico, Director Tcnico

cados a la Produccin Ejecutiva.

y al Stage Manager.
5. Realiza un manual informativo

del evento para entregar a los

artistas. Ejemplo de manual para

artistas: https://docs.google.com/
document/d/1wspA6NsLIqgmDeFKb0Jo2pJWBKj1n_z07AlEpsdpCt4/edit?usp=sharing

FESTIVAL

(Durante)

2
5

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

1.Re-confirma con lxs artistas

1. Enva correo o carta a los artistas

los horarios de prueba de sonido,

y managers, agradeciendo su

llegada e inicio del show. Realiza

participacin en el festival.

seguimiento a estos horarios

de forma permanente.
2. Recibe a lxs artistas y los gua a

camerino, garantizando que se les

proporcione la atencin prevista.
Del mismo modo verifica que
los horarios de entrada y salida,
a este espacio, se cumplan.
3. Presta apoyo al equipo de
comunicacin para cobertura en
vivo, entrevistas y fotografas a lxs
artistas. Tambin comparte con
esta rea el orden de presentacin
y los cambios de ltimo momento.

POST

(Despues)

Eleccin participativa del cartel de artistas (Curadura)

Cada vez es ms importante involucrar al pblico, para que desde
los inicios sientan que son parte una comunidad que piensa y
participa del festival. Se puede experimentar la curadura colectiva que puede hacerse de diversas maneras: una campaa virtual
pre-festival en la que se motive al pblico a opinar sobre el cartel en
funcin de criterios que permitan ordenar y tomar decisiones, otra
va es plantear, a travs de redes sociales, a quin les gustara ver
en el festival, siempre a partir de las orientaciones y objetivos del
proyecto, tambin se puede convocar una actividad pre-festival
con diversidad de actores tales como organizaciones culturales,
polticas, pblico general, posibles patrocinantes pblicos y privados, y hacer una dinmica que permita recoger insumos para el
armado del cartel.

2
6

&

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

rea de Logistica -Mensajeria

El rea de la logstica es la responsable de atender al equipo de
produccin, equipo tcnico (en caso de que sea directamente
contratado por nosotros y no por el proveedor) y artistas, con
respecto a: Alimentacin e hidratacin, Catering y Hospedaje.
El rea de mensajera se ocupa en la preproduccin y en la
postproduccin de escribir y enviar, va correo electrnico
y en fsico, las cartas solicitadas por: la Produccin Ejecutiva
(bsqueda de patrocinio), Logstica (solicitud de donaciones),
Comunicaciones (Invitaciones), Actividades Complementarias
(Invitaciones). Debe contar con apoyo motorizado que agilice
las entregas personalizadas.

&

Es importante que el encargado de

logstica revise peridicamente su
listado, ya que, el equipo puede modificarse, aumentar o disminuir.

2
7

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

PRE

requerimientos de hospedaje
(Antes)

POST

(cantidades, datos, fechas).

(Despues)

5. Conforma un equipo de

1. Calcula cantidades de alimen-

trabajo para la atencin

1. Finiquita relacin con

tacin e hidratacin en funcin de

diaria, por reas, durante el

los hospedajes y provee-

un listado del equipo implicado

festival.Tambin designa a un

dores en general.

en la produccin del festival

encargado para la entrega de

2. Entrega facturas y rendicin de

(contemplando das de preproduc-

acreditaciones al personal

gastos, en caso de haber financiado

cin arduos, montaje, produccin

del festival y desmontaje).
2. Contacta a proveedores que

requerimientos imprevistos.

FESTIVAL

(Durante)

puedan prestar el servicio de la

alimentacin, en caso de que

1.. Recibe y organiza todos

el grupo organizador no posea

los insumos (alimentacin,

una unidad de cocina a la que

hidratacin, otros)

se pueda integrar un equipo

2. Garantiza que cada persona del

que realice tales alimentos.

equipo se alimente portunamente.

3. Entrega presupuestos o costos

3. Entrega acreditaciones.

de lo requerido a la produccin

4. Atiende requerimientos como:

ejecutiva. Se comunica con la

movilizacin, compras mnimas

produccin artstica para estable-

imprevistas de materiales como:

cer la propuesta de catering que

bateras, cables, bombillos, otros.

se les puede ofrecer a los artistas.

4. Solicita al resto de las

reas informacin sobre los

&

2
8

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Actividades
complementarias
(Formacin, intercambio de experiencias,
reuniones, exposiciones)
Son aquellas que complementan nuestro evento ms all
de la actividad central.1 Pueden ser foros, talleres y exposiciones; cada una de estas actividades deben ser coordinadas por una persona responsable que establezca junto a la
Produccin General los requerimientos generales.

PRE

(Antes)

FESTIVAL

1. La actividad central de cualquier evento

la decide la produccin (el grupo
organizador del evento, el colectivo u
organizacin promotor del evento), en
funcin de la naturaleza de su proyecto de festival.

(Durante)

1. Cada actividad debe entregar

1. Recibir a los invitados/

a la Produccin General su

colaboradores y al pblico

plan de produccin, especifi-

2. Acompaar el desarro-

cando: horarios de sus activi-

llo de la actividad, garanti-

dades, espacio, necesidades

zando el cumpliento de las

tcnicas; y al rea de Logstica:

pautas de horario y objetivo

necesidades extraordinarias

de la actividad se cumplan

de refrigerios e hidratacin y
hospedaje si fuera necesario.
2. Cada actividad debe concebir

lo que suceder en su espacio,

los temas a tratar, quienes sern
los ponentes y/o talleristas, la
metodologa de discusin, el
contenido de las invitaciones

(entregado con antelacin a

mensajera) para la convocatoria.
3. Entrega al rea de Comunica-

cin la informacin necesaria para

hacer promocin a la actividad.

2
9

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Espacios Socioproductivos
(Ferias de comida, diseo, entre otros)
Los espacios socioproductivos son aquellos que pueden
producir un ingreso importante al festival para la cobertura de
costos; en consecuencia, deben ser planificados en funcin de
su ptima productividad.

PRE

(Antes)

5. Debe comunicarse con

FESTIVAL

(Durante)

la produccin ejecutiva y
1. Coordina con proveedo-

la produccin general para

1. Garantiza el cumplimiento

res la entrega de productos

coordinar requerimientos

de horarios de apertura y

o instalacin de servicios.

tcnicos, ubicacin, horarios

cierre de los espacios

2. Planifica la metodologa para

de apertura y cierre.

2. Vela porque siempre haya

la atencin del pblico, los cortes

6. Coordina con produccin

disponibilidad productos .

de cuenta, el cierre de caja, etc.

ejecutiva la instalacin del

3. Cumple metodologa para

3. Coordina con produccin

punto de venta si lo hubiera.

el control de ingresos.

ejecutiva la instalacin del

Hay que hacer el esfuerzo por

punto de venta si lo hubiera.

tenerlo, muchas veces no se

Hay que hacer el esfuerzo

logra el resultado ado econmico

por tenerlo, muchas veces

deseado porque no se dispone

1. Realiza balance de caja

no se logra el resultRealiza

del punto, que facilita las ventas.

que especifique: productos

POST

(Despues)

propuesta de los servicios y

vendidos, posibles devoluciones

productos a ofrecer en funcin

o prdidas y los ingresos netos.

de la naturaleza del festival.

2. Compara la meta establecida

4. Planifica la inversin a realizar

con las ganancias obtenidas.

y las ganancias que puedan

3. Entrega cuentas al rea de

ingresar por las ventas hechas.

administracin, asociada a

la produccin ejecutiva.

3
0

MANUALPARA LA PRODUCCIN
DE UNFESTIVAL

Mantenimiento y prevencin
Para todo festival es necesario conformar un equipo de
Mantenimiento y Limpieza que acondicione el espacio antes,
durante y despus del evento. Igualmente importante es el
equipo de Prevencin y Control que se encarga de mantener el
ambiente de calma y tranquilidad ofrecido al pblico durante
el festival.

PRE

planificar desde modos de

(Antes)

prevencin hasta cantidad de

POST

(Despues)

personal que se requerir.

1. Debe reunirse con la Produc-

4. Se rene con produccin general

1. Verifica que las tareas de

cin General para realizar un plan

para tener informacin sobre los

esta etapa se cumplan, para

de trabajo para establecer sus

tipos de acceso para el personal

ello se debe pensar en relevos

dinmicas durante el evento, as

a las distintas reas. General-

que acompaen desde el

como informar a los cuerpos de

mente se establecen brazaletes

desmontaje y cierre con provee-

seguridad de la actividad. Tomar

cuyos colores definen liberta-

dores, hasta la redaccin de

en cuenta que lxs participantes

des o restricciones de acceso.

la nota de prensa final.

y organizadorxs del festival son

corresponsables de mantener un

FESTIVAL

2. Prepara, junto a la produccin

(Durante)

clima de seguridad y disfrute.

ejecutiva; informe de rendicin

de los recursos invertidos,

2. Realiza jornada de recono-

1. Ejecuta la estrategia de

las ganancias, las prdidas;

cimiento del espacio con el

prevencin diseada.

generando un balance tcnico-ad-

objetivo de trazar estrategias de

2. En caso de ser necesario, ejecuta

ministrativo del evento.

seguridad acordes al entorno.

el plan de control en coordina-

3. Convoca reunin general de

3. Solicita informacin sobre

cin con la direccin general.

los equipos para hacer balance

la cantidad y tipo de pblico

del desempeo de cada rea.

esperado y sobre el cartel

del evento, esto con el fin de

3
1

MANUALPARA LA PRODUCCION
DE UNFESTIVAL

Colectivo
5
#InventaEn

Un festival es un portal de comunicacin y vnculos, una ocasin,

un acontecimiento, una puesta en escena donde todxs participan y su participacin expresa, relata o posiciona maneras de
pensar, mensajes y sentidos que pueden contribuir a reproducir
o transformar gustos, maneras de ser y hacer, formas de habitar
el mundo.
La intencin de elaborar un material para socializar informacin
sobre cmo producir festivales, si bien tiene que ver con el nimo
de compartir claves basadas en la experiencia y practicar la
colaboracin y el cdigo abierto, se vincula ms con la necesidad
de que se multipliquen las personas y grupos que hacen festivales de manera autogestionada, creando circuitos propios y en red
de produccin cultural. Tiene que ver ms con la necesidad de
reconocer en este campo productivo una potencia fundamental para crear sentidos en torno a una vida donde desear, disfrutar, entretenerse y producir no se reduzcan a las frmulas de
los negocios y el dinero, a la explotacin y subestimacin del
valor del trabajo, a la manipulacin para dominar y generar
dependencia y consumo desmovilizador. Detrs de cada festival
autogestionado que emerge de experiencias culturales colectivas hay una ruptura con la dependencia y la lgica del capital
que slo contrata, extrae y utiliza, hay un mensaje, unas luchas,
una necesidad de hacer un mundo menos egosta y desigual,
hay premura y propuesta para que cada vez sean ms quienes
puedan producir, compartir y disfrutar de lo que amamos hacer,
hay una apuesta por hacernos comunes, por comunalizar la vida.

FEST
I
3
2A
V
: