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EXCEL AVANZADO
MANUAL DEL PARTICIPANTE
EXCEL AVANZADO
Objetivo general:
Al finalizar el curso, los participantes operaran las herramientas avanzadas de Excel de
acuerdo a los criterios que marca la NTCL Elaboracin de documentos y comunicacin
mediante el empleo de las caractersticas avanzadas de aplicaciones de cmputo en la
unidad UINF0949.01.
EXCEL AVANZADO
NDICE
Unidad I
Personalizando elementos
1.1.- Introduccin............................................................................................................... 8
1.2.- Pantalla de Excel ........................................................................................................ 8
1.3.- Tipos de objetos ........................................................................................................ 8
1.3.1.- Mostrar slo los comandos y botones que se utilizan ............................................. 8
1.3.2.- Mostrar todos los comandos de un men .............................................................. 8
1.3.3.- Situar barras de herramientas en la misma fila ...................................................... 9
1.3.4.- Ver todos los botones de la barra de herramientas ................................................ 9
1.3.5.- Personalizar mens y barras de herramientas ....................................................... 9
1.4.- Crear una barra de herramientas personalizada............................................................. 9
1.4.1.- Agregar un botn a la barra de herramientas ...................................................... 10
1.4.2.- Agregar un men integrado a la barra de herramientas ....................................... 10
1.5.- Tipos de archivos ..................................................................................................... 11
1.6.- Aspectos de estilo ..................................................................................................... 13
1.6.1.- Formatos de nmero ........................................................................................ 14
1.6.2.- Cuadro de dialogo formato de celdas ................................................................. 25
1.7.- Edicin en mltiples hojas ......................................................................................... 20
1.8.- Trabajo con mltiples hojas y libros ........................................................................... 20
1.9.- Prueba evaluativa .................................................................................................... 21
1.10.- Conclusin ............................................................................................................ 22
Unidad II
Configuracin del entorno
2.1.2.2.2.3.2.4.2.5.2.6.2.7.-
Introduccin ........................................................................................................... 25
Opcin general ........................................................................................................ 26
Opcin calcular ........................................................................................................ 27
Opcin modificar ..................................................................................................... 28
Opcin ver ............................................................................................................... 30
Prueba evaluativa ..................................................................................................... 32
Conclusin ............................................................................................................... 33
EXCEL AVANZADO
Unidad III
Herramientas avanzadas
3.1.- Introduccin............................................................................................................. 35
3.2.- Operaciones automticas .......................................................................................... 35
3.3.- Hipervnculos ........................................................................................................... 36
3.3.1.- Creacion de hipervinculos al mismo archivo ........................................................ 37
3.3.2.- Creacin de hipervnculos a otro archivo ............................................................. 38
3.4.- Proteccin ................................................................................................................ 39
3.4.1.- Proteger celdas. ............................................................................................... 39
3.4.2.- Proteger libros de trabajo .................................................................................. 40
3.5.- Escenarios ............................................................................................................... 41
3.5.1.- Crear un escenario ........................................................................................... 42
3.5.2.- Mostrar un escenario ........................................................................................ 42
3.5.3.- Modificar un escenario ...................................................................................... 42
3.5.4.- Eliminar un escenario ....................................................................................... 43
3.5.5.- Crear un informe de resumen de escenario ......................................................... 43
3.6.- Validacin ................................................................................................................ 43
3.6.1.- Definicin de validacin de datos?...................................................................... 43
3.6.2.- Tipos de datos que se pueden validar................................................................. 44
3.6.3.- Tipos de mensajes que se pueden mostrar ......................................................... 44
3.6.4.- Introducir datos en celdas validadas................................................................... 46
3.6.5.- Comprobar si hay entradas no vlidas en una hoja de clculo .............................. 46
3.6.6.- Cambiar la configuracin de validacin de datos ................................................. 47
3.6.7.- Copiar la configuracin de validacin de datos .................................................... 47
3.7.- Macros .................................................................................................................... 49
3.7.1.- Crear una macro .............................................................................................. 49
3.7.2.- Ejecutar una macro .......................................................................................... 51
3.7.3.- Detener una macro ........................................................................................... 52
3.8.- Prueba evaluativa ..................................................................................................... 54
3.9.- Conclusin ............................................................................................................... 56
Unidad IV
Grficos combinados
4.1.- Introduccin............................................................................................................. 59
4.2.- Grficos combinados ................................................................................................. 59
4.3.- Grficos de uso especfico ......................................................................................... 60
4.3.1.- Cotizacin o burstil.......................................................................................... 60
4.3.2.- Para un grfico de columnas, barras, lneas, de rea, de superficie o radial ........... 61
4.3.3.- Dispersin o burbujas ...................................................................................... 62
4.4.- Herramientas de graficas ......................................................................................... 62
4.5.- Prueba evaluativa ..................................................................................................... 69
4.6.- Conclusin ............................................................................................................... 71
EXCEL AVANZADO
Unidad V
Listas y bases de datos
5.1.- Introduccin............................................................................................................. 73
5.2.- Niveles de detalle ..................................................................................................... 73
5.2.1.- Preparar los datos para el esquema ................................................................... 74
5.2.2.- Mostrar u ocultar datos en un esquema .............................................................. 74
5.2.3.- Trazado manual y trazado automtico de un esquema ......................................... 74
5.2.4.- Creacin .......................................................................................................... 75
5.3.- Formularios y filtros .................................................................................................. 76
5.3.1.- Uso de filtros.................................................................................................... 76
5.3.2.- Uso de formularios ........................................................................................... 81
5.4.- Tablas dinmicas ...................................................................................................... 86
5.4.1.- Explicacin de la terminologa de tablas dinmicas .............................................. 86
5.4.2.- Crear una tabla dinmica .................................................................................. 90
5.4.3.- Aplicar filtros a la tabla ..................................................................................... 94
5.4.4.- Cambiar el diseo de la tabla ............................................................................. 95
5.4.5.- Aplicar filtros a la tabla ..................................................................................... 95
5.4.6.- Cambiar el diseo de la tabla ........................................................................... 100
5.4.7.- Tablas dinmicas de tres dimensiones .............................................................. 103
5.4.8.- Como graficar una tabla dinmica. ................................................................... 108
5.4.9.- Eliminar una tabla dinmica ............................................................................. 110
5.5.- Prueba evaluativa ................................................................................................... 110
5.6.- Conclusin ............................................................................................................. 112
Conclusin General ......................................................................................................... 113
Glosario ..................................................................................................................... 114
Bibliografa ..................................................................................................................... 123
EXCEL AVANZADO
INTRODUCCIN
EXCEL AVANZADO
UNIDAD I
PERSONALIZANDO ELEMENTOS
EXCEL AVANZADO
1.1.- INTRODUCCIN
Como toda herramienta informtica que trabaja bajo el entorno Windows, Excel, en su pantalla
normal de trabajo, se conforma de tres secciones: LAS BARRAS, LOS MENES DESPLEGABLES Y
LA PANTALLA DE EDICIN. Las primeras, son conjuntos de herramientas con las que se pueden
ejecutar acciones y, se componen de botones con pequeos dibujos o signos, llamados iconos, que
representan esas acciones y se activan al hacer CLICK con el botn izquierdo del mouse. Los iconos,
sirven para abreviar la bsqueda de opciones de trabajo, por lo que siempre estn a disposicin los
ms utilizados, ya que son aptos para ejecutar las acciones ms comunes.
Pero esto, usted ya lo sabe, as que en esta unidad nos adentraremos mas all de lo inesperado y
observar que puede personalizar sus propios mens y barras y esto lo llevara a manipular Excel
hasta donde usted nunca se habra imaginado de las maravillas que se pueden hacer explotando sus
habilidades y conocimientos, para ello le pediremos hacer algunos cambios a su entorno familiar
practicando con los ejercicios que en esta unidad le presentamos.
1.2.- PANTALLA DE EXCEL
La pantalla esta conformada por:
Barra de Titulo
Barra de Mens
Barras de Herramientas
Barra de Formulas
rea de Trabajo (Hojas de calculo)
Barra de Estado
1.3.- TIPOS DE OBJETOS (barra de herramientas, mens y teclas)
1.3.1.-
Microsoft Office personaliza automticamente los mens y las barras de herramientas segn la
frecuencia con que se utilizan los comandos. La primera vez que inicia un programa de Office, slo
aparecen los comandos ms bsicos. Despus, segn trabaja, los mens y barras de herramientas se
ajustan de forma que slo aparezcan los botones de la barra de herramientas y comandos que ms
utiliza.
1.3.2.-
Para buscar un comando que no utiliza con frecuencia o que no ha utilizado nunca, haga clic en las
flechas situadas en la parte inferior del men para mostrar todos los comandos. Tambin puede hacer
doble clic en el men para expandirlo. Al expandir un men, se expanden todos hasta que seleccione
un comando o realice otra accin. Al hacer clic en un comando del men expandido, el comando se
agrega inmediatamente a la versin abreviada del men. Si no utiliza el comando con frecuencia, se
quita de la versin abreviada del men.
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1.3.3.-
Las barras de herramientas pueden situarse juntas en la misma fila. Por ejemplo, la barra de
herramientas Estndar se encuentra junto a la barra de herramientas Formato la primera vez que
inicia un programa de Microsoft Office. Al colocar varias barras de herramientas en la misma fila,
puede que no haya espacio suficiente para mostrar todos los botones. Si no hubiera espacio
suficiente, se mostrarn los ltimos botones que ha utilizado.
1.3.4.-
Puede cambiarla de tamao para mostrar ms botones, o puede mostrar todos los botones de una
barra de herramientas. Para ver la lista de botones que no se ajustan en una barra de herramientas
acoplada e integrada, haga clic en Opciones de las barras de herramientas al final de la barra de
herramientas. Si utiliza un botn que no se aparece en la barra de herramientas, el botn se desplaza
hasta la barra de herramientas, y si el botn no se ha utilizado recientemente se coloca en la lista de
Opciones de las barras de herramientas.
1.3.5.-
Es posible personalizar los mens y las barras de herramientas, agregar o eliminar botones y mens
de las barras de herramientas, crear sus propias barras personalizadas, ocultarlas o mostrarlas y
moverlas. Puede personalizar la barra de mens de la misma manera que cualquier barra de
herramientas integrada, por ejemplo, puede agregar y quitar rpidamente los botones y mens de la
barra de mens, pero no puede ocultarla.
Existen comandos que pueden ser activados mediante combinaciones de teclas, las cuales se
encuentran a la izquierda del comando en cuestin. Esto para ahorrar tiempo en su localizacin y, por
tanto, en su ejecucin.
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1.4.1.-
1.4.2.-
EJERCICIO 1
BARRA DE HERRAMIENTAS
Cree una nueva barra de herramientas con el nombre de PER1. Agregue los siguientes
botones a la barra:
Macros
Grabar nueva macro
Imgenes prediseadas
Insertar grafico
Insertar objeto
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Plantilla y documentos
Para crear libros nuevos que tengan de antemano el formato deseado, puede basarlos en una
plantilla. Las plantillas pueden incluir formato, estilos, texto estndar como encabezados de
pgina, rtulos de fila y columnas, frmulas, macros de Visual Basic para Aplicaciones y barras
de herramientas personalizadas.
Puede crear una plantilla de libro predeterminada. Esta plantilla define el formato o contenido
de los nuevos libros que se abren al iniciar Microsoft Excel. Los libros creados haciendo clic en
Nuevo o seleccionando la plantilla de libro en el cuadro de dilogo Plantillas (Plantillas
generales..., panel de tareas Nuevo libro) se basan en la plantilla de libro predeterminada.
La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt.
Puede crear plantillas de libro adicionales personalizadas, diseadas para tareas y proyectos
especficos.
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Compartir plantillas
Formatos de celdas y hojas. Establecidos utilizando los comandos del men Formato.
Formatos de pgina y configuracin del rea de impresin de cada hoja.
Estilos de celda.
Nmero y tipo de hojas.
reas protegidas y ocultas del libro. Puede ocultar hojas, filas y columnas y evitar que
se realicen cambios en las celdas de una hoja de clculo.
EJERCICIO 2
PLANTILLAS
Abra la plantilla TABLA DE AMORTIZACION y aplique la informacin que se muestra en la
imagen. Observe los resultados automticos al terminar de capturar los datos de la parte
superior. Pruebe con otros datos.
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Agregar bordes, colores y tramas: Para distinguir entre los diferentes tipos de informacin
de una hoja de clculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de
fondo o sombrear celdas con una trama con color.
1.6.1.-
Formatos de nmero
Puede utilizar los formatos de nmero para cambiar el aspecto de los nmeros, incluidas las
fechas y las horas, sin que cambie el nmero. El formato de nmero no afecta al valor real de la
celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de
frmulas.
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1.6.2.-
Excel contiene numerosos formatos. Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el men
Formato y despus en la ficha adecuada:
Descripcion de la Ficha
Presentacion de la Ficha
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f) En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los
elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.
Haga clic en Aceptar y, si se solicita, vuelva a escribir la contrasea.
Ejercicio 3
Carrera.
1 Empezar un nuevo libro de trabajo.
El club "Rapidito" organiza una carrera de bicicletas. Los participantes tienen distintos tipos de
bicicletas, por lo que el tiempo que utilizan para cubrir la carrera se multiplica por un factor de
compensacin para que el resultado sea justo. Los organizadores de la carrera desean realizar un
modelo que les permita calcular el tiempo de carrera y poder elaborar una lista de clasificaciones.
2 El modelo tendr el aspecto que aparece a continuacin, teniendo en cuenta que los recuadros
con fondo Azul claro sern frmulas:
3 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados con el nombre de Carrera en la carpeta
Mis documentos del disco duro.
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Aqu podemos usar tambin las referencias, aunque en este caso tridimensionales, las cuales incluyen
el nombre de la hoja unido a travs del smbolo (!) e incluso las referencia de cuatro dimensiones
como: [libro1.xls]hoja1!b3.
En todas ellas podemos trabajar conjuntamente con los hipervnculos para relacionar la informacin
que se localiza en otro lugar.
Verdadero (
Falso (
NO CUMPLE
2 El botn
de la barra de herramientas nos sirve para poner en cursiva el contenido de las
celdas seleccionadas.
CUMPLE
Verdadero (
Falso (
NO CUMPLE
3 El botn
de la barra de herramientas nos sirve para quitar la cursiva del contenido de las
celdas seleccionadas.
CUMPLE
Verdadero (
Falso (
NO CUMPLE
4 El contenido de una celda o est en cursiva o en negrita, no puede estar con las dos opciones
simultneamente.
CUMPLE
Verdadero (
Falso (
NO CUMPLE
5 A los nmeros o frmulas cuyo resultado es un nmero se les puede definir el nmero de
decimales entre 0 y 3.
CUMPLE
Verdadero (
Falso (
NO CUMPLE
Verdadero (
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Falso (
NO CUMPLE
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Instrucciones:
NO CUMPLE
2 Lo primero que hay que hacer para modificar el tipo de letra del rango A1:A4 es:
A) Ir al men Formato, opcin Celdas... y ficha Fuente.
B) Hacer clic sobre el botn de tipo de fuente de la barra de herramientas.
C) Cualquiera de las dos primeras opciones.
D) Ninguna de las opciones anteriores.
CUMPLE
NO CUMPLE
3 Si en una celda con valor numrico queremos que aparezca el smbolo monetario Pts:
A) Ir al men Formato, opcin Celdas... y ficha Nmero una vez introducido el valor en
la celda.
B) Se puede escribir directamente en la celda.
C) Cualquiera de las dos primeras opciones.
D) Ninguna de las opciones anteriores.
CUMPLE
NO CUMPLE
4 Para acceder al dilogo para personalizar una barra de herramientas usted debera.
A.) Hacer doble clic en la barra de herramientas que quiere editar.
B.) Seleccionar desde el men Herramientas | Personalizar
C.) Hacer clic derecho en cualquier barra de herramientas y elegir Personalizar desde
el men que aparece
D.) Todo lo anterior
CUMPLE
NO CUMPLE
CONCLUSION
Como ha podido observar la flexibilidad de los objetos con que cuenta Excel nos permite hacer que el
trabajo sea mas placentero y facil, ya que las barras y menus los podemos personalizar de tal manera
que coloquemos mas cerca las herramientas con las que cuenta Excel, asi como tambien pudo
observar que el formato a las celdad es muy facil por el entorno familiar que maneja.
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La interfaz de usuario de Excel es muy flexible, pudiendo adaptarse a las preferencias, gustos y
necesidades de cada usuario. Las barras de herramientas y el propio men de opciones pueden ser
dispuestos en cualquier margen de la ventana de aplicacin, tanto horizontal como verticalmente.
Tambin puede separarse de esa ventana, quedando como paletas flotantes.
Tanto los botones existentes en cada paleta como las opciones de los mens pueden cambiarse de
posicin, aadirse y eliminarse. Incluso podemos crear nuevos mens y opciones, as como los mens
flotantes de botones o herramientas que no existen inicialmente en Excel.
Y que tal las plantillas con las que cuenta Excel, ha podido observar que el trabajo se simplifica
utilizando stas, adems, que se puede trabajar con mltiples hojas al mismo tiempo.
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UNIDAD II
CONFIGURACIN DEL ENTORNO
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2.1.- INTRODUCCIN
Ms all de los botones y opciones de men, existen muchos otros aspectos de Excel que podemos
adaptar a nuestros intereses.
Muchas veces al utilizar un programa creemos que as lo observaremos siempre, pero esto no es as,
ya que en Excel, usted podr personalizar los elementos que desea o no ver, as como algunas
configuraciones generales y ms, se asombrar de lo que a continuacin veremos.
Para ello le pedimos que ponga toda su atencin en las descripciones que en esta unidad observara,
para lograr esos cambios utilizaremos las distintas fichas con que cuenta la ventana mostrada a la que
se accede mediante el men Herramientas>opciones.
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Fuente estndar
Para establecer la fuente estndar (predeterminada) de las nuevas hojas y libros haga
clic en la fuente del cuadro Fuente estndar. La nueva fuente estndar se utilizar la
prxima vez que se inicie Microsoft Excel y se cree una nueva hoja de clculo o libro.
Ubicacin predeterminada del archivo
Para establecer la carpeta de trabajo predeterminada, escriba la ruta en el cuadro
Ubicacin predeterminada del archivo. Si desea escribir una ruta a un servidor de red
como ubicacin predeterminada del archivo, escrbala utilizando la sintaxis UNC:
\\nombreservidor\nombrecarpeta. Debe reiniciar Microsoft Excel para cambiar la
ubicacin de la carpeta de trabajo predeterminada a un servidor de red.
Al inicio, abrir todos los archivos en:
Al iniciar Microsoft Excel, se abrirn automticamente los archivos de la carpeta que se
especifique aqu. Escriba la ruta completa de la carpeta en el cuadro de texto para
indicar la ubicacin de los archivos.
Nombre de usuario:
Para cambiar el nombre de usuario, escriba el nuevo nombre en el cuadro Nombre de
usuario.
2.3.- OPCION CALCULAR
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Calcula todas las frmulas dependientes cada vez que se modifica algn valor, frmula
o nombre. Este es el modo de clculo predeterminado.
o
Manual
Calcula los libros abiertos slo al hacer clic en Calcular ahora en la ficha Calcular. Al
hacer clic en Manual, Microsoft Excel XP activa automticamente la casilla de
verificacin Recalcular antes de guardar. Si guardar un libro lleva mucho tiempo,
desactive la opcin Recalcular antes de guardar.
o
Calcula todas las frmulas dependientes, excepto las tablas de datos. Para calcular las
tablas de datos, haga clic en Calcular ahora en la ficha Clculo.
2.4.- OPCION MODIFICAR
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controlador de relleno para copiar datos y rellenar las celdas adyacentes con una serie
de datos.
o
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30
o
o
Lneas de divisin.- Muestra las lneas de divisin de las celdas. Para imprimir las lneas
de divisin, compruebe que est activada la casilla de verificacin de lneas de divisin
en la ficha Hoja del cuadro de dilogo Configurar pgina.
Encabezados de fila y columna.- Muestra nmeros de las filas en el lado izquierdo de la
hoja y las letras de las columnas en la parte superior.
Smbolos del esquema.- Muestra los smbolos de esquema. Microsoft Excel no muestra
los smbolos del esquema a menos que la hoja de clculo contenga un esquema creado
previamente.
Valores cero.- Muestra un 0 (cero) en las celdas que contengan valores cero.
Barras de desplazamiento vertical y horizontal.- Muestra la barra de desplazamiento horizontal
en la parte inferior de la hoja.
Etiquetas de hojas.- Muestra las etiquetas de hojas para poder moverse y seleccionar hojas del
libro. Las etiquetas de hojas aparecen en la parte inferior de la ventana de la hoja.
Color de lneas de divisin.- Establece el color de las lneas de divisin. Si hace clic en
Automtico, el color se basar en el color de texto definido en el Panel de control de Windows.
Ejemplo:
Despliegue el men Herramientas, elija la el comando Opciones, se desplegara una ventana con
varias fichas, configure las siguientes caractersticas.
En la opcin de Numero de hojas (en la ficha de General) por defaul tiene el valor de
3, usted modifiquelo por un 5.
(Ya sabemos que por defaul un libro nuevo siempre se abre con 3 hojas de calculo, pero con
este cambio usted esta indicando que cada vez que quiera un libro nuevo este se generara
con 5 hojas, para comprobarlo genere un libro nuevo despus del cambio hecho y observe)
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a) Ver
b) Mostrar botones
de opcin de
pegado
c) Valores cero
d) Direccin
e) Numero de hojas
en nuevo libro
f) Modificar
NO
CUMPLE
g) Ubicacin
predeterminada
del archivo
h) Calcular
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2.7.- CONCLUSIN
Hasta este momento ha observado que puede hacer cambios al entorno al que esta acostumbrado a
trabajar, esto para no hacer montono su trabajo y adems esto tambin le permite agilizar algunas
tareas, como el guardado, la forma en que desea editar en la hoja de calculo y porque no, quitar
elemento que no requiera en ese momento, pero apenas empezamos lo mas interesante.
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UNIDAD III
HERRAMIENTAS AVANZADAS
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3.1.- INTRODUCCIN
Excel es un programa que tiene un gran potencial, pero la mayora de la gente lo maneja de una
forma muy simple, utilizando solo opciones bsicas, pero hay algo muy importante que tengo que
decirles. Excel cuenta con herramientas para analizar y resumir informacin as como para
determinar los datos que se van aceptar en la hoja de calculo, esto para que no se introduzca
cualquier valor y que decir de la proteccin de nuestra informacin para cuando esta es muy
importante y no queremos que cualquier persona accese a ella, pero eso no es todo, Excel tambin
cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, este es solo una parte del lenguaje,
que permite hacer o resolver los problemas mas fcilmente, esto es fcil de aprender ya que se
manejarn trminos sencillos, a mi me gusta hablar con palabras que todo el mundo entienda y eso lo
hace mas fcil.
En esta unidad usted aprender a manejar las herramientas que anteriormente se mencionaron y para
lograr el aprendizaje le pedimos no perder de vista los pasos de los procedimientos y resolver todos
los ejercicios y ejemplos as como la evaluacin que se presenta al final de la unidad.
3.2.- OPERACIONES AUTOMTICAS
La barra de estado de Excel proporciona informacin inmediata en relacin a las operaciones:
Siempre que tengamos seleccionado un rango de celdas con informacin, podemos dar clic
derecho sobre la barra de estado y seleccionar que dato automtico deseamos:
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3.3.- HIPERVNCULOS
Un hipervnculo es un vnculo de un documento que abre otra pgina al hacer clic en l. El destino
suele ser otra pgina Web, pero tambin puede ser una imagen, una direccin de correo electrnico o
un programa. El hipervnculo puede ser texto o una imagen.
Cuando un usuario que visita un sitio hace clic en el hipervnculo, el destino se muestra en un
explorador Web, se abre o se ejecuta, dependiendo del tipo de destino. Por ejemplo, un hipervnculo
a una pgina muestra la pgina en el explorador Web y un hipervnculo a un archivo AVI abre el
archivo en un reproductor multimedia.
Cmo se utilizan los hipervnculos
Cuando se crea un hipervnculo, su destino se codifica como una direccin URL (localizador de
recursos uniforme), como:
http://ejemplo@microsoft.com/news.htm
o bien
file://Nombre_del_equipo/Carpeta_compartida/Nombre_de_archivo.htm
Una direccin URL contiene un protocolo, como HTTP, FTP o FILE, un servidor Web o una ubicacin
de red y una ruta de acceso y nombre de archivo. La siguiente explicacin define las partes de la
direccin URL:
http://
www.microsoft.com/
Office/producinfo
default.htm
1
2
3
4
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3 Ruta de acceso
4 Nombre de archivo
Hipervnculos absolutos y relativos
Una direccin URL absoluta contiene una direccin completa, incluidos el protocolo, el servidor Web,
la ruta de acceso y el nombre de archivo.
En una direccin URL relativa faltan una o varias partes. La informacin que falta se toma de la
pgina que contiene la direccin URL. Por ejemplo, si falta el protocolo y el servidor Web, el
explorador Web utiliza el protocolo y el dominio, por ejemplo, .com, .org o .edu, de la pgina actual.
Es frecuente que las pginas de un sitio Web utilicen direcciones URL relativas que contienen
solamente una ruta de acceso parcial y un nombre de archivo.Si los archivos se mueven a otro
servidor, los hipervnculos seguirn funcionando siempre que las posiciones relativas de las pginas
permanezcan invariables. Por ejemplo, el hipervnculo Productos.htm lleva a una pgina denominada
manzana.htm de una carpeta con el nombre Alimentos; si las dos pginas se mueven a una carpeta
denominada Alimentos de un servidor diferente, la direccin URL del hipervnculo seguir siendo
correcta.
En un libro de Microsoft Excel, las rutas de acceso no especificadas a archivos de destino de
hipervnculos son relativas a la ubicacin del libro activo de forma predeterminada. Puede establecer
una direccin base para utilizarla como predeterminada de modo que siempre que cree un
hipervnculo a un archivo en esa ubicacin, slo tenga que especificar el nombre del archivo, y no la
ruta de acceso, en el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo.
3.3.1.-
Para vincular a una ubicacin en el libro actual u en otro libro, puede definir un nombre para las
celdas de destino o utilizar una referencia de celda.
1. Para utilizar un nombre, asigne uno a las celdas de destino en el libro de destino.
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desee
asignar un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de
frmulas.
3. Escriba el nombre de las celdas.
4. Presione ENTRAR.
Nota No se puede asignar un nombre a una celda mientras se est cambiando el contenido de la
misma.
2. En el libro de origen, haga clic con el botn secundario del Mouse en el texto o grfico que
desee que represente el hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men
contextual.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o Dentro de las opciones de vincular a, y para vincular a una ubicacin en el actual
libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a.
EXCEL AVANZADO
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Dentro de las opciones de vincular a, y para vincular a una ubicacin en otro libro,
haga clic en Archivo o pgina Web existente en Vincular a.
4. Si elige Archivo o pgina Web existente, busque y seleccione el libro al que desee
vincular y, a continuacin, haga clic en el botn Marcador.
5. Siga uno de estos procedimientos:
o En la lista bajo Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular
y, a continuacin, escriba la referencia de celda en el cuadro Escriba la
referencia de celda. Haga clic en Aceptar.
o En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente las
celdas a las que desee vincular. Haga clic en Aceptar.
6. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervnculo, haga
clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en
Aceptar.
o
3.3.2.-
1. Haga clic con el botn secundario del Mouse en el texto o grfico que desea utilizar para
representar el hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men
contextual.
2. En Vin
cular a en el lado izquierdo del cuadro de dilogo, haga clic en Archivo o
pgina Web existente.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y en
el archivo con el que desea crear el vnculo.
o Para seleccionar la pgina Web de una lista de pginas examinadas, haga clic en
Pginas consultadas y en la pgina Web con la que desea crear el vnculo.
o Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados recientemente, haga
clic en Archivos recientes y en el archivo con el que desea crear el vnculo.
o Si sabe el nombre y la ubicacin del archivo o la pgina Web con los que desea
crear el vnculo, puede escribir esa informacin en el cuadro Direccin.
o Para seleccionar la pgina Web abriendo el explorador y buscando la pgina, haga
clic en Explorar el Web, abra la pgina Web a la que desee vincular y vuelva a
Microsoft Excel sin cerrar el explorador.
4. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervnculo, haga
clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en
Aceptar.
EJERCICIO 5
HIPERVNCULOS
Genere una hoja que contenga un men de vnculos a cada hoja de trabajo desarrollada hasta el
momento. Se deben separar estas hojas en dos libros y establecer de esta forma los vnculos. Cada
hoja debe contener, a su vez, un vnculo que permita regresar al men principal.
EXCEL AVANZADO
38
3.4.- PROTECCIN
3.4.1.-
Proteger celdas.
Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2000 ofrece varias
rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la
primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda
que consiste en proteger la hoja.
Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto todas
las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya
que la hoja no est protegida. Por lo tanto, lo que se debe hacer es desbloquear las celdas que
queremos variar en algn momento. Para ello:
1 Seleccionar el rango de celdas que queremos
desbloquear para poder realizar variaciones.
2 Seleccionar el men Formato.
3 Elegir la opcin Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaa Proteger.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha:
5 Desactivar la casilla Bloqueada.
6 Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es
que la frmula o el valor de la celda no se pueda
visualizar en la barra de frmulas.
Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si
no protegemos la hoja de clculo, por lo tanto a
continuacin tendremos que realizar los siguientes
pasos:
39
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la proteccin, es
decir:
1 Seleccionar el men Herramientas.
2 Elegir la opcin Proteger.
3 Seleccionar la opcin Desproteger hoja....
4 Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que escribirla y hacer
clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada, automticamente la desprotege.
3.4.2.-
EXCEL AVANZADO
40
3.5.- ESCENARIOS
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis Y
si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un
modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo
y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.
Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus
ingresos. En este caso, podr definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar
de un escenario a otro para realizar un anlisis Y si.
Este escenario, aplicado como peor opcin, tiene el valor de la celda B1 en 50.000 y el de B2
en 13,200.
EXCEL AVANZADO
41
Al segundo escenario podra denominarlo Mejor opcin y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de
B2 a 26.000 $.
Informes de resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un informe
que los resuma en la misma pgina. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o
resumirlos en un informe de tabla dinmica.
3.5.1.-
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Crear un escenario
3.5.2.-
Mostrar un escenario
Cuando se muestra un escenario, se cambian los valores de las celdas guardadas como parte de ese
escenario.
1. En el men Herramientas, elija Escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desee presentar.
3. Haga clic en Mostrar.
3.5.3.-
Modificar un escenario
Si se mantiene el nombre original de un escenario despus de haber hecho cambios en el mismo, los
nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirn a los valores del escenario original.
1. En el men Herramientas, elija Escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuacin, haga clic en
Modificar.
3. Haga los cambios que desee.
EXCEL AVANZADO
42
4. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las
celdas cambiantes.
5. Siga uno de estos procedimientos:
o Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
o Para regresar al cuadro de dilogo Administrador de escenarios sin cambiar el
escenario actual, haga clic
3.5.4.-
Eliminar un escenario
1.
2.
3.
4.
3.6.- VALIDACIN
3.6.1.-
Qu es la validacin de datos?
43
3.6.2.-
Excel permite designar los siguientes tipos de datos vlidos para una celda:
Nmeros Especifique que la entrada en una celda debe ser un nmero entero o un nmero
decimal. Puede establecer un mnimo o mximo, excluir un nmero o intervalo determinado, o utilizar
una frmula para calcular la validez de un nmero.
Fechas y horas Establezca un mnimo o mximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice
una frmula para calcular la validez de una fecha u hora.
Longitud Limite el nmero de caracteres que se pueden escribir en una celda o exija un nmero
mnimo de caracteres.
Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeo,
mediano, grande, y admita slo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista
desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la seleccin de una opcin de la
lista.
3.6.3.-
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de
que el usuario introduzca los datos y otro que aparece despus de que el usuario intente introducir los
datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, ste
mostrar los mensajes.
Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada.
Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de
introducir en la celda.
Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece slo cuando el usuario escribe datos no vlidos y
presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Mensaje de informacin Este mensaje no impide la entrada de datos no vlidos. Adems
del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de informacin, un botn Aceptar, que
introduce los datos no vlidos en la celda, y un botn Cancelar, que restaura el valor anterior
de la celda.
Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no vlidos. Incluye el
texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: S introduce los
datos no vlidos en la celda, No regresa a la celda para ms modificaciones y Cancelar
restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de detencin Este mensaje no permite la entrada de datos no vlidos. Incluye el
texto que proporciona el usuario, un icono de detencin y dos botones: Reintentar regresa a
la celda para ms modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe
que este mensaje no est concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no
pueden introducir datos no vlidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la
validacin copiando y pegando o rellenando datos en la celda.
EXCEL AVANZADO
44
Si no se especifica ningn mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son vlidos de
modo que se pueden comprobar ms adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es
vlida.
PASOS
EXCEL AVANZADO
45
3.6.4.-
A continuacin se describe cmo es el proceso de introduccin de datos para los usuarios. Se pueden
utilizar mensajes de entrada y de error para facilitar las instrucciones que los usuarios necesitan para
comprender cmo se ha configurado la hoja de clculo con el propsito de asegurar que los datos son
correctos. Para verlo, descargue el libro de ejemplo que acompaa a este artculo y vea los ejemplos
en la hoja Mensajes.
Ver el mensaje entrante Cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza las teclas de
direccin para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el globo del Ayudante o en un
cuadro de mensaje independiente. Si proporcion una lista desplegable para la celda, la flecha de lista
desplegable aparecer a la derecha de la celda.
Escribir datos Cuando el usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista desplegable para
seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la pantalla (la lista desplegable
puede tapar parte del mensaje).
Introducir datos vlidos Si el usuario escribe datos vlidos y presiona la tecla ENTRAR, los datos
quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial.
Escribir datos no vlidos Si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y se especific
un mensaje de error para los datos no vlidos, dicho mensaje aparecer en un globo del Ayudante o
en una ventana independiente de mensajes. A continuacin, el usuario podr leer el mensaje y decidir
qu va a hacer.
En caso de un mensaje de informacin, el usuario puede hacer clic en Aceptar para introducir
los datos no vlidos o hacer clic en Cancelar para empezar de nuevo.
En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede hacer clic en S para introducir los
datos no vlidos, en No para seguir modificando la celda o en Cancelar para empezar de
nuevo.
En caso de un mensaje de detencin, el usuario no puede introducir los datos no vlidos y
puede hacer clic en Reintentar para modificar la celda o en Cancelar para empezar de
nuevo.
Si no se proporcionan mensajes, la introduccin de datos en celdas validadas es igual a la
introduccin normal de datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdas con entradas no
vlidas de modo que sean fciles de encontrar.
3.6.5.-
Al recibir hojas de clculo de usuarios que pueden haber introducido datos no vlidos, puede
configurar Excel de modo que muestre crculos rojos alrededor de los datos que no
cumplan los criterios, facilitando as la bsqueda de errores en las hojas de clculo.
Utilice los botones Rodear con un crculo datos no vlidos y Borrar crculos
de validacin en la barra de herramientas Auditoria.
EXCEL AVANZADO
46
El valor de esta celda est rodeado con un crculo porque no cumple una regla de validacin.
El crculo desaparecer cuando corrija los datos de la celda.
3.6.6.-
Haga clic en la celda que tenga la configuracin que desee copiar y haga clic en Copiar.
Seleccione las celdas para las que desee duplicar la configuracin.
En el men Edicin, haga clic en Pegado especial.
Haga clic en Validacin.
EXCEL AVANZADO
47
EJERCICIO 6
VALIDACIN Y PROTECCIN
Elabore el formato de la hoja VALIDACION y aplique la siguiente validacin y siga los Comentarios,
como se muestra en la pgina 2 de la hoja VALIDACION.
HOJA VALIDACIN
HOJA 2
En F24 solo permita valores entre el 2% y el 10%, con un mensaje de entrada que indique los valores
permitidos, mensaje de error tipo lmite indicando que su porcentaje esta fuera del rango permitido.
En H23:H26 que solo permita nmeros enteros de 7 dgitos mximo y mayores que 0 (cero), con
mensajes de entrada: PRIMER TARJETA, SEGUNDA TARJETA, TERCERA TARJETA Y CUARTA
TARJETA. Mensajes de error tipo advertencia indicando que no es un nmero de tarjeta valido.
Proteja la hoja permitiendo tan solo la edicin de las celdas de datos de entrada.
EXCEL AVANZADO
48
3.7.- MACROS
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una
macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un
mdulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la
tarea.
Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro
para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto.
Grabar macros Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita
los comandos. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se graban las
correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo mdulo adjunto
a un libro.
Ejecutar fcilmente una macro Se puede ejecutar una macro seleccionndola de una lista
en el cuadro de dilogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un
botn determinado o presione una combinacin de teclas especfica, asigne la macro a un
botn de la barra de herramientas, a un mtodo abreviado de teclado o a un objeto grfico de
una hoja de clculo.
Administrar macros Tras grabar una macro, se puede ver el cdigo de macro con el Editor
de Visual Basic para corregir errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro
de ajuste de texto tambin tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar
otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuacin, copiar las
instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto.
Seguridad de macros Excel incluye protecciones contra virus susceptibles de ser
transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas
macros con una firma digital de modo que los dems usuarios pueden comprobar que
proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar
su origen antes de habilitarlas.
3.7.1.-
EXCEL AVANZADO
49
2.- En el men Herramientas, elija Macro y haga clic en Grabar nueva macro.
3.- En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
Notas
o
El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems caracteres
pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en
blanco en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como
separador de palabras.
No utilice un nombre de macro que tambin sea una referencia de celda; de lo
contrario puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es
vlido.
4.- Si desea ejecutar la macro presionando un mtodo abreviado, escriba una letra en el cuadro
Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minsculas) o CTRL+
MAYS + letra (para letras maysculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de
mtodo abreviado que se utilice no puede ser ni un nmero ni un carcter especial como @ o #.
Nota La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado
predeterminada equivalente en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que contiene la
macro.
5.- En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea almacenar la
macro.
Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal.
6.- Si desea incluir una descripcin de la macro, escrbala en el cuadro Descripcin.
7.- Haga clic en Aceptar.
8.- Si desea que la macro se ejecute con relacin a la posicin de la celda activa, grbela
utilizando referencias de celda relativas. En la barra de herramientas Detener grabacin,
haga clic en la opcin Referencias relativas para seleccionarla. Excel continuar grabando
macros con referencias relativas hasta que termine la sesin con Excel o hasta que haga clic
otra vez en la opcin Referencias relativas para que no est seleccionada.
9.- Ejecute las acciones que desee grabar. En seguida se mostrara sobre la pantalla la barra
Detener grabacin. En este momento se ejecutan las acciones que desee grabar sobre la
hoja activa.
10.- En la barra de herramientas tenemos el botn Detener grabacin, para terminar
nuestra macro.
EXCEL AVANZADO
50
3.7.2.-
Desde menu
1. Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo.
1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones.
2. Haga clic en la ficha Seguridad.
3. En Seguridad de macros, haga clic en Seguridad de macros.
4. Haga clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuacin, seleccione el nivel de
seguridad que desea utilizar.
2. Abra el libro que contiene la macro.
3. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en Macros.
4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que desea ejecutar.
5. Siga uno de estos procedimientos:
Ejecutar una macro en un libro de Microsoft Excel
1. Haga clic en el botn o el control grfico para que aparezcan los controladores de tamao.
2. Con el objeto grfico seleccionado, haga clic con el botn secundario del Mouse (ratn) en un
controlador de tamao del botn o del objeto grfico para mostrar el men contextual.
3. En el men contextual, haga clic en Asignar macro.
4. Siga uno de estos procedimientos:
o Para asignar una macro al botn u objeto grfico, escriba el nombre de la macro en el
cuadro Nombre de la macro y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
o Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto grfico seleccionado, haga clic en
Grabar. Cuando finalice de grabar la macro, haga clic en Detener grabacin en la
barra de herramientas Grabar macro.
o Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic, haga clic en Nueva. Para modificar
una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro Nombre de la
macro y, a continuacin, haga clic en Modificar.
Nota Si asigna una macro a un botn o a otro objeto que ya est en uso como, por ejemplo,
un hipervnculo, se eliminar la informacin del hipervnculo. A partir de entonces, al hacer clic
en el botn o en el objeto, se ejecutar la macro.
Iniciar una macro desde un botn de la barra de herramientas
EXCEL AVANZADO
51
Si el botn que desea utilizar para ejecutar la macro no aparece en una barra de
herramientas, haga clic en la ficha Comandos y, a continuacin, elija Macros en la
lista Categoras. En la lista Comandos, arrastre el botn Personalizar botn a una
barra de herramientas.
3. Haga clic con el botn secundario en el botn de la barra de herramientas y, a continuacin,
elija Asignar Macro en el men contextual.
4. Escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.
o
3.7.3.-
EXCEL AVANZADO
52
Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro en este caso Macro1.
si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que as lo deje.
En la opcin Mtodo Abreviado aparece que se activara con la tecla Control (CTRL) + la letra
que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por ejemplo ponga la letra a (en
minsculas). La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + a
De clic en el Botn Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en la Macro1.y el botn
de la ruedita azul cambiara de forma ahora ser un cuadrito Azul, se llamara Detener grabacin. Lo
utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la grabacin.
Cambie el Tipo de Letra en el Botn Fuente de la barra de herramientas Formato
Cambie el tamao de la letra en el Botn Tamao de Fuente de la barra de herramientas Formato
Presione el Botn Negrita de la barra de herramientas Formato
Cambie el color de la letra en el Botn Color de Fuente de la barra de herramientas Formato.
Recuerde que todos estos pasos estn siendo almacenados en la macro que estamos grabando y
tambin recuerde que estos pasos se estn
efectuando en la celda A1.
Presione el Botn Detener Grabacin de la
barra de Herramientas de Visual Basic. El que
tiene el cuadrito azul presionado
Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla Control + a
Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, despus regresa a la celda C1.
Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto
quiere decir que el nombre que esta en C1 tendr las caractersticas del que esta en A1. Tipo de
letra, tamao, negrita y el color que indicaste al grabar la macro.
Nota. Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los pasos en la celda
que te encuentres. Puedes grabar todas las macros que desees.
Ahora te recomiendo que domines estos pasos antes de pasar a la siguiente fase. Trata de crear
macros que almacenen pasos como estos, recuerda los pasos los vas a indicar tu, que no se te olvide
detener la grabacin despus de que indicaste los pasos, repite este ejercicio las veces que sea
necesario para aprendrtelo bien.
EJERCICIO 7
Genera las siguientes Macros:
Graba una Macro que se active con Control + sift + b y que esta macro permita
abrir un archivo
EXCEL AVANZADO
53
Graba una Macro que se active con Control +sift + c y que esta macro permita
insertar un WordArt
EJERCICIO 8
MACROS
A) Grabe una macro a teclado (combinacin ctrl.+shift+l), que incluya los siguientes pasos:
Encabezado: numero de ejercicio, nombre de ejercicio, nombre del programa usado,
Pie de pgina: etiqueta de la hoja, numero de pgina.
3.8.- PRUEBA EVALUATIVA
La siguiente evaluacin es para verificar el avance de los temas que se vieron en esta unidad para
determinar los temas en los que se requiera retroalimentacin o mas ejercicios en su defecto.
Cada uno tiene un valor determinado dependiendo de la complejidad de esta: el No 1 = 30%, el No 2
= 40%, el No 3 = 15% y el No 4 = 15%, en el cual puedes obtener como calificacin final un 100%.
1.- ESCENARIOS
Prepare la informacin mostrada en la hoja ESCENARIOS para el primer supuesto y genere los
distintos escenarios con la informacin que se muestra en la imagen (mejor opcin, opcin media y
peor opcin con 20%, 15% y 10% respectivamente). Genere el resumen de escenario.
Hoja Escenarios
CRECIMIENTO
10,00%
AFRICA
766621
843283,1
AMERICA
818445
900289,5
ASIA
3634280
3997708
EUROPA
739508
813458,8
OCEANIA
30015
33016,5
CUMPLE
EXCEL AVANZADO
NO CUMPLE
54
2.- MACROS
A) Grabe una macro a teclado (combinacin ctrl.+shift+x), que incluya los siguientes pasos (teniendo
la informacin que se muestra en la imagen de abajo):
Coloque bordes simples internos y externos en cinco filas y 12 columnas,
Combine el primer rengln y justifique a la izquierda con sombreado gris,
En negritas el primer rengln y todo en ARIAL a 12 puntos.
B) Grabe una macro a teclado (combinacin ctrl.+shift+w), que incluya los siguientes pasos (teniendo
la imagen de abajo):
Coloque bordes gruesos,
Modifique el alto y ancho,
Justifique el texto a la izquierda y centrado superior.
Todo en la misma celda; Y el primer rengln con sombreado gris, letra blanca y centrada horizontal y
vertical. Esto ultimo fuera de la macro.
EXCEL AVANZADO
55
No olvide bajar el nivel de seguridad a medio para poder ejecutarlo y grabe sus macros para disponer
de ellos en todos los libros.
CUMPLE
NO CUMPLE
3.- HIPERVNCULOS
Genera un libro en el cual habr un men principal con los siguientes hipervnculos:
1.- Informacin Escenarios: el cual te debe llevar a la hoja don de se encuentra la
informacin para generar el escenario anterior.
2.- Escenario: te debe llevar a la hoja donde se genero el escenario.
3.- Macro uno: el cual te llevara a la macro generara por el inciso A)
4.- Macro dos: el cual te llevara a la macro generara por el inciso B)
EXCEL AVANZADO
56
5.- Cada hoja antes generada debe tener un hipervnculo de regreso a la goja del mennu
principal
CUMPLE
NO CUMPLE
4.- PROTECCIN
Cada hoja generada en esta evaluacin debe estar protegida con la contrasea UNIDAD 2
CUMPLE
NO CUMPLE
3.9.- CONCLUSIN
Como ha podido observar Excel es un excelente programa, no solo para realizar clculos y formatos,
ya que con las herramientas como los escenarios es muy fcil realizar comparaciones y determinar la
mejor opcin hasta optimizar tareas mediante el uso de macros protegiendo su informacin y todo
esto es posible gracias al sin fin de herramientas con que cuenta Excel, solo queda de usted seguir
practicando y aprender mas de este mundo maravilloso como es la computacin.
EXCEL AVANZADO
57
UNIDAD IV
GRFICOS COMBINADOS
EXCEL AVANZADO
58
4.1.-
INTRODUCCIN
Con Microsoft Excel se pueden crear grficos entre un amplio rango de tipos de grficos estndar,
cada uno de ellos con su correspondiente Subtipo. Se pueden usar imgenes graficas para representar
los valores en lugar de Barras o Lneas, se pueden usar Lneas y Barras superpuestas.
Toda esta gama de grficos con la inclusin personalizada de los mismos, proporciona un sin nmero
de posibilidades graficas.
Pero eso no es todo lo que Excel permite ya que con sus herramientas bsicas tambin podemos
crear un grafico combinado, es cierto, no se asombre y usted lo podr comprobar en esta unidad.
Para poder lograr el objetivo de esta unidad le pedimos que siga paso a paso los procedimientos que
usted aprender en esta unidad y si ya tiene usted algn grafico creado este puede ser til para
practicar lo que a continuacin aprender.
4.2.-
GRFICOS COMBINADOS
EXCEL AVANZADO
59
COTIZACIN O BURSTIL
Organice los datos en este orden: valores mximos, valores mnimos y valores de cierre. Utilice
nombres y fechas como rtulos, de la siguiente manera:
echa
1
/1/2002
EXCEL AVANZADO
ximo
6,125
M
4
nimo
2
M
4
ierre
4,063
C
4
60
EXCEL AVANZADO
61
Ipsum 2
4.3.3.-
Dispersin o burbujas
Burbujas
Donde:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
e f
EXCEL AVANZADO
62
1
2
Total trimestral
Unidades vendidas
1
108
2
72
3
99
4
81
Total Anual
360
3
4
5
6
7
8
Modelo 1
49
Modelo 2
38
Modelo 3
21
Ingreso por ventas 1.451.516,02
Costo de las ventas 1.079.303,83
Margen bruto
372.212,19
162
32
44
37
126
25
35
28
72
15
20
16
967.677,35 1.330.556,35 1.088.637,02 4.838.386,74
719.535,89 989.361,85 809.477,88 3.597.679,45
248.141,46 341.194,50 279.159,14 1.240.707,29
Personal ventas
comisin venta
Publicidad
Cotos fijos
Costo total
10.000,00
10.000,00
10.000,00
10.000,00
3.628,79
22.000,00
2.419,19
22.000,00
3.326,39
22.000,00
2.721,59
22.000,00
261.272,88
296.901,67
174.181,92 239.500,14
208.601,12 274.826,53
195.954,66
230.676,26
40.000,00
12.095,97
88.000,00
870.909,61
1.011.005,58
Beneficio
Margen beneficio
75.310,52
5,19%
48.482,88
4,45%
229.701,71
4,75%
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
39.540,34
4,09%
66.367,97
4,99%
EXCEL AVANZADO
63
Paso 3
Configure el la apariencia de ejes, ttulos, lneas, leyenda, rtulos y tablas de datos
Ttulos
Ttulos del grafico
Margen Bruto
Leyenda
Activar Mostrar leyenda (Excel la activa)
Activar Abajo
Rtulos de datos
Activar Mostrar valor
Eje
Activar Eje de categoras (x) Trimestres
Activar Eje de categoras (y)
<<siguiente>>
Paso 4
Elija la opcin en una hoja nueva cuyo nombre debe ser COMBINADO <<Finalizar>>
Paso 5
Una ves ubicado el grafico y terminado en tamao, escala etc, se efecta una correccin.
Sobre la serie MARGEN BRUTO de clic derecho y elija la opcin TIPO DE GRAFICO esta
operacin mostrar la ventana de los tipos de grficos, seleccione el de COLUMNAS subtipo
AGRUPADA observe como el grafico estndar se convierte en un combinado.
El hecho de activar en Rtulos de datosMostrar valor, hace que se complique con los valores el
grafico, por lo tanto el inters es tener el valor de Margen Bruto, por lo tanto, dando doble clic con el
sealador del mouse y luego con la tecla Supr, se van eliminando el resto de los valores,
obtenindose el siguiente grafico.
EXCEL AVANZADO
64
Ejercicio 9
Genere la hoja de datos DATOS DE GRFICOS, relativos a la evolucin de la poblacin mundial en el
ltimo milenio.
HOJA DATOS DE GRFICOS
Ao
1000
1650
1750
1800
1850
1900
1950
1955
1960
1965
1970
1975
1980
1985
1990
1995
2000
Poblacin
mundial
410
545
791
981
1,262
1,650
2,516
2,751
3,018
3,335
3,697
4,077
4,446
4,854
5,259
5,759
6,228
410
545
791
981
1,262
1,650
2,516
2,751
3,018
3,335
3,697
4,077
4,446
4,854
5,259
5,759
6,228
Cree el primer grafico y posteriormente modifique sus elementos para personalizarlo y quede
como se muestra en las hojas siguientes.
EXCEL AVANZADO
65
Poblacin m undial
7000
6,228
6000
5,759
Habitantes (millones)
5,259
5000
4,854
4,446
4,077
4000
3,697
3,335
3000
3,018
2,751
2,516
2000
1,650
1,262
1000
981
791
545
410
0
Pobl aci n mundi al
1000
1650
1750
1800
1850
1900
1950
1955
1960
1965
1970
1975
1980
1985
1990
1995
2000
410
545
791
981
1,262
1,650
2,516
2,751
3,018
3,335
3,697
4,077
4,446
4,854
5,259
5,759
6,228
Ao
EXCEL AVANZADO
66
7000
6,228
6000
5,759
Habitantes (millones)
5,259
5000
4,854
4,446
4,077
4000
3,697
3,335
3000
3,018
2,751
2,516
2000
1,650
1,262
1000
981
791
545
410
0
P obl aci n mundi al
1000
1650
1750
1800
1850
1900
1950
1955
1960
1965
1970
1975
1980
1985
1990
1995
2000
410
545
791
981
1, 262
1, 650
2, 516
2, 751
3, 018
3, 335
3, 697
4, 077
4, 446
4, 854
5, 259
5, 759
6, 228
410
545
791
981
1, 262
1, 650
2, 516
2, 751
3, 018
3, 335
3, 697
4, 077
4, 446
4, 854
5, 259
5, 759
6, 228
Ao
Ejercicio 10
Capture los siguientes datos y genere los grficos que se muestran en las imgenes
ZONA
MORELOS
IGUALA
ACAPULCO
ZIHUATANEJO
VALLE DE
BRAVO
TOLUCA
CHILPANCINGO
ALTAMIRANO
EXCEL AVANZADO
7000
6000
5000
5000
3000
2000
1000
1000
5000
4000
3000
3000
PRESUPUESTO POR
PERSONA
11589
11458
13458
10457
14256
12589
13458
12589
67
COTIZACIONES
9000
MILES DE PESOS
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
JUAN CARLOS
XOCHITL
WENDY
LUIS ELEAZAR
MARYEL
ANGEL
MARIA ELENA
YOLANDA
ENELIDA
MORELOS
IGUALA
ACAPULCO
ZIHUATANEJO
VALLE DE
BRAVO
TOLUCA
CHILPANCINGO
ALTAMIRANO
PERSONA/ZONA
MAXIMO
MINIMO
PROMEDIO
COTIZACIONES
16000
MILES DE PESOS
14000
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
JUAN CARLOS
MORELOS
ACAPULCO
MARYEL
ANGEL
MARIA ELENA
YOLANDA
ENELIDA
ZIHUATANEJO
VALLE DE
BRAVO
TOLUCA
CHILPANCINGO
ALTAMIRANO
PERSONA/ZONA
PRESUPUESTO POR PERSONA
MAXIMO
MINIMO
PROMEDIO
Ejercicio 11
EXCEL AVANZADO
68
Capture los siguientes datos y genere el siguiente grafico de dispersin como se muestra en la
imagen.
ZONA
MORELOS
IGUALA
ACAPULCO
ZIHUATANEJO
VALLE DE
BRAVO
TOLUCA
CHILPANCINGO
ALTAMIRANO
VECES
1
5
4
2
GANADOR
1
3
1
2
5
8
9
6
3
5
7
6
LOGROS
9, 7
6, 6
5, 3
2, 2
1, 1
2
8, 5
4, 1
4
10
PARTICIPACIONES
MORELOS
IGUALA
ACAPULCO
ZIHUATANEJO
VALLE DE BRAVO
TOLUCA
CHILPANCINGO
ALTAMIRANO
EXCEL AVANZADO
69
Verdadero (
Falso (
NO CUMPLE
2. Para cambiar de posicin un grfico bastar con tenerlo seleccionado y estando situados sobre
ste arrastrar el botn del ratn hasta donde queremos moverlo.
CUMPLE
Verdadero (
Falso (
NO CUMPLE
3. El asistente para grficos tiene 4 pasos obligados a pasar para crear un grfico.
CUMPLE
Verdadero (
Falso (
NO CUMPLE
4. Uno de los pasos ms importantes a la hora de crear un grfico es seleccionar bien los datos a
representar.
Verdadero (
Falso (
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
Falso (
de la barra de herramientas.
EXCEL AVANZADO
70
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
3. Un grfico se crea:
A) Junto con los datos de la hoja de clculo.
B) En una hoja independiente.
C) Cualquiera de las dos primeras opciones.
D) Ninguna de las opciones anteriores.
Verdadero (
Falso (
4.6.- CONCLUSIN
EXCEL AVANZADO
71
Para concluir esta unidad le puedo decir que Excel es un excelente programa para poder generar
grficos y como lo pudo observar no solo grficos sencillos y tradicionales sino que tambin podes
crear una extensa gama de grficos combinados con las herramientas que este cuenta as como
grficos de uso especifico y con esto concluimos la unidad de Grficos invitandolo a que aplique lo
aprendido en la unidad.
EXCEL AVANZADO
72
UNIDAD V
LISTAS Y BASES DE DATOS
EXCEL AVANZADO
73
5.1.- INTRODUCCIN
Tener todos sus datos de negocios importantes almacenados con cuidado en listas de Excel es un
aspecto importante de la administracin de datos, pero en realidad solo se trata de la mitad de una
batalla. Hacer que los datos especficos salgan de las listas (y hacerlo de una manera rpida y
eficiente), es el campo donde las guerras de administracin de datos se ganan o se pierden. De
hecho, la innovadora caracterstica Filtro automtico fue el resultado directo de una investigacin
realizada por Microsoft entre sus clientes, la cual revel que muchos usuarios de Excel malgastaban
tiempo de manera innecesaria al ordenar y desplazarse por las listas o agrupar (Niveles de detalle) la
informacin en las hojas de clculo porque no saban cmo utilizar las caractersticas ms avanzadas
del producto.
Filtro automtico y otras caractersticas relacionadas lograron su propsito de una manera ms
exhaustiva que la que Microsoft pudo haber esperado. Sin embargo. Excel tambin incluye maneras
ms complejas (y ms poderosas) para extraer y analizar (Formularios, Tablas dinmicas) informacin
de una lista. Hay ocasiones en que es mejor extraer los datos en vez de filtrar una lista en su lugar.
An ms, Excel le ofrece varias funciones que regresan datos de una lista, como entradas de celda
individuales o estadsticas, sin alterar la lista. Esta unidad indica cmo y cundo usar estas
caractersticas avanzadas de lista.
Esta a un paso de llegar al final del curso y con ello usted podr consolidarse como un usuario
avanzado de Excel, para ello se le pide en esta unidad que capture listas grandes o si ya cuenta con
ellas mucho mejor, adems que realice los ejercicios y cuestionarios para reforzar los temas que a
continuacin se explicaran.
EXCEL AVANZADO
74
5.2.1.-
Los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en formato de lista, en que cada columna
tenga un rtulo en la primera fila y contenga informacin similar, y de modo que la lista no contenga
filas ni columnas en blanco.
Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente ordenar los datos de modo que las filas que
deban agruparse estn juntas. En la ilustracin anterior, la lista se ha ordenado por regin y luego por
mes, de modo que las filas detalladas de marzo y abril de la regin Este quedan juntas, y las filas de
cada mes de la regin Oeste estn tambin juntas.
Incluya filas de resumen, bien encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Para obtener los
mejores resultados, las filas de resumen debern contener frmulas que hagan referencia a las celdas
de cada una de las filas de detalle. En la ilustracin, existe una fila de totales debajo del detalle de
cada mes y regin. Por ejemplo, las ventas de las filas de la 11 a la 13 se totalizan en la fila 14.
Tambin puede trazar el esquema cuando las filas de resumen contengan texto descriptivo u otros
datos.
Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegrese de que la lista tenga rtulos en la
primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas
de detalle.
5.2.2.-
Un esquema puede tener un mximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona
datos sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustracin, la fila de todas las ventas, que
contiene el total de todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el
nivel 2 y las filas detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar slo las filas de un nivel
determinado, puede hacer clic en el nmero del nivel que desee ver. En la ilustracin, las filas de
detalle de la regin Este y de abril en la regin Oeste estn ocultas, pero puede hacer clic en los
smbolos para mostrarlas.
5.2.3.-
Trazado automtico de un esquema Si ha resumido los datos con frmulas que contienen
funciones, como una SUMA, Excel puede trazar automticamente el esquema de los datos, como en la
ilustracin. Los datos resumidos deben estar junto a los datos detallados.
Si inserta subtotales automticos en una lista organizada por filas, Excel trazar automticamente un
esquema de la hoja de clculo al mismo tiempo, para que pueda mostrar y ocultar la cantidad de
detalle deseada.
Trazado manual de un esquema Si los datos no estn organizados de forma que Excel pueda
trazar su esquema automticamente, puede crearlo manualmente. Por ejemplo, tendr que trazar
manualmente el esquema de los datos si las filas o columnas de los datos resumidos contienen
valores o texto descriptivo, en lugar de frmulas.
EXCEL AVANZADO
75
5.2.4.-
CREACIN
EXCEL AVANZADO
76
5.3.1.1.2.3.4.-
USO DE FILTROS
EXCEL AVANZADO
77
Proceda a captura la informacin, oprimiendo el botn nuevo cada vez que inicie un nuevo registro.
Al final deber tener una apariencia similar a la siguiente. Para terminar solo presione cerrar
Para filtrar solo deber presionar la flecha del campo y escoger la opcin deseada. De esta forma solo
apareara la informacin filtrada y la flecha tendr un tono azul, como se muestra
EXCEL AVANZADO
78
El comando Dato>Filtro>Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir
los criterios segn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado
sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios ms complejos.
Varias condiciones en una sola columna
Si incluye dos o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las
filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.
Vendedor
Davolio
Buchanan
Suyama
EXCEL AVANZADO
79
Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca todos los
criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra
todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y
valores de ventas superiores a 1.000 $.
Escriba
Vendedor
Ventas
Generar
Davolio
>1000
Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna
Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.
Escriba
Vendedor
Ventas
Generar
Davolio
>1000
Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto
incluye condiciones para ms de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna
Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y tambin muestra las filas del vendedor Buchanan
con valores de ventas superiores a 1.500 $.
Vendedor
Ventas
Davolio
>3000
Buchanan
>1500
Para buscar filas que cumplan ms de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas
mltiples con el mismo ttulo. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas
comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.
EXCEL AVANZADO
80
Ventas
Ventas
>5000
<8000
<500
Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una frmula. Si emplea
una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de criterios; conserve
este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna de la lista. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que promedio de las
celdas C7:C10.
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
Notas
La frmula que utilice con el fin de generar una condicin debe utilizar una referencia relativa
para hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente
del primer registro. Todas las dems referencias de la frmula deben ser referencias absolutas
y la frmula debe evaluarse contra VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia
al campo (columna C) del primer registro (fila 7) de la lista.
En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o
un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #NOMBRE? en la celda que contiene
el criterio, puede no tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra la lista.
Cuando evala datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula.
Los resultados sern mostrados en donde antes estaban los datos originales.
EJERCICIO 12
BSQUEDA CON AUTOFILTROS
Con la informacin de la hoja FORMULARIOS active la opcin de formularios y realice las
siguientes consultas:
Importe de la venta de freno del 16-05-1999
Poblacin en la que realizo Prez la venta de un freno en $230.00 pesos
Que vendi Hernndez en Puerto Cceres Extremadura el 12/09/1999?
EJERCICIO 13
FILTROS AVANZADOS
Tome la informacin de la hoja DATOS GENERALES y obtenga la informacin resultante de las
siguientes condiciones:
EXCEL AVANZADO
81
Registros de todos los pases de Europa con poblacin total mayor a 50,000 y de cualquier pas con
poblacin total menor a 10,000
Usando patrn de texto
Registros de todos los pases que su nombre termina con NIA
Filtre los datos estableciendo el rea de criterios al final de la propia tabla de datos y copiando los
resultados obtenidos debajo del filtro; despus traslade la informacin a otra hoja con el nombre
RESULTADOS DE FILTROS.
5.3.2.-
USO DE FORMULARIOS
Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios que se
proporcionan con Excel para escribir datos en listas de Excel o en otras bases de datos. Se pueden
disear formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, as como para abrirlos en Excel o
incluirlos en pginas Web. Para capturar y organizar los datos en los formularios en pantalla, se puede
utilizar un libro de Excel u otro programa o base de datos.
Formularios integrados para listas de Excel Para las listas en hojas de clculo de Excel, puede
mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscar filas basndose en el
contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas de la lista.
Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes Excel proporciona Soluciones de
hoja de clculo: plantillas predefinidas que le ayudarn a crear informes de gastos, facturas y pedidos.
Estas plantillas tambin permiten almacenar la informacin que se escribe en los formularios de una
base de datos.
Disear un formulario propio en Excel Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o
utilizarlos en pantalla. Los formularios en pantalla pueden incluir controles, como botones de opcin y
listas despegables. Puede proteger un formulario en pantalla de modo que slo estn disponibles
ciertas celdas para la entrada de datos, y tambin puede validar los datos para asegurarse de que los
usuarios slo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse
desde Excel, en pginas Web o desde programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Crear un formulario de Microsoft Access para utilizarlo con datos de Excel Para mantener
una lista en una hoja de clculo de Excel, puede utilizar el programa de complemento AccessLinks
para ejecutar el Asistente para formularios de Access. El Asistente permite disear un formulario de
entrada de datos propio utilizando las posibilidades de diseo de formularios de Access, y coloca un
botn en la hoja de clculo que se puede utilizar para mostrar el formulario y escribir y mantener los
datos de la lista.
Para capturar y almacenar los datos de un formulario en pantalla, puede utilizar Excel, una base de
datos u otro programa como puede ser una secuencia de comandos del servidor Web.
EXCEL AVANZADO
82
Utilizar el Asistente para plantillas de Excel Este asistente vincula las celdas de la plantilla de
formulario con los campos de una base de datos, de modo que los datos que se escriban en el
formulario puedan almacenarse automticamente como registros de la base de datos cuando los
usuarios guarden las copias del formulario. La base de datos puede ser una lista en una hoja de
clculo de Excel, una base de datos de Microsoft Access o cualquiera de los distintos tipos de bases de
datos admitidos.
Formularios de ejemplo
EXCEL AVANZADO
83
Este ejemplo muestra cmo reproducir fcilmente en Excel los formularios impresos de su
organizacin. Puede hacer que la versin en pantalla tenga el mismo aspecto que la versin
impresa y configurarla para que el aspecto al imprimirla sea bueno. Aunque se han
introducido datos en el ejemplo, podra crear un formulario como ste pero vaco y para
duplicarlo slo tendra que imprimir copias o guardarlo como plantilla.
Cuando se crea un formulario de este tipo, se trabaja ante todo con el formato. Esto es lo
que hicimos.
Lneas de divisin
En esta hoja, se desactivaron las lneas de divisin. En el men Herramientas, haga clic en
Opciones, despus en la ficha Ver y, a continuacin, desactive la casilla de verificacin Lneas
de divisin en Opciones de ventana.
Elementos grficos
EXCEL AVANZADO
84
en Cuadro de texto del men Formato. Puede definir el color de relleno y el grosor y el estilo
de lnea en la ficha Colores y lneas, ajustar el tamao, la fuente y el color del texto en la
ficha Fuente y ajustar el espaciado entre el texto y los bordes en la ficha Mrgenes.
Rayas La raya azul gruesa y la raya fina debajo son bordes de celda. En primer lugar, se
aplic formato a las celdas C11:J11 con un borde inferior grueso de color azul marino. A
continuacin, se aplic formato a las celdas D13:J13 con un borde superior fino azul marino
y el alto de fila de la fila 12 se redujo a 4 pxeles para que las dos barras quedaran juntas.
Para agregar bordes a las celdas, seleccinelas, haga clic en Celdas del men Formato y, a
continuacin, haga clic en la ficha Bordes. Las palabras "PRESUPUESTO DE VENTA" estn
dentro de un cuadro de texto con un fondo blanco. Al poner este cuadro de texto encima de
las celdas con bordes, parece que las rayas se interrumpen.
Espacios en blanco para rellenar Las lneas finas negras en el cuerpo del formulario, las
lneas de la direccin y el resto de informacin de los rectngulos redondeados azules
tambin son bordes de celda. Si desea que el formulario se rellene a mano, puede utilizar
lneas como stas para crear espacios en blanco.
Celdas combinadas En el cuerpo del formulario, las celdas de la columna Descripcin, que
abarca las columnas D y E, son celdas combinadas. Para combinar celdas, seleccinelas,
haga clic en Celdas del men Formato, a continuacin haga clic en la ficha Alineacin y,
finalmente, active la casilla de verificacin Combinar celdas.
Fuentes y colores El formulario utiliza distintos colores y tamaos de fuente, como en el
nmero de presupuesto en negrita y rojo. Para cambiar la fuente de una celda, haga clic en
la misma, haga clic en Celdas del men Formato y, a continuacin, haga clic en la ficha
Fuente.
Ejercicio 14
Disea el siguiente formulario:
EXCEL AVANZADO
85
EJERCICIO 15
Formulario
Capture los ttulos de las columnas como se muestra en la hoja FORMULARIOS.
HOJA FORMULARIOS
Artculo
Fecha
Venta
Comercial
Y aplique formularios para realizar la captura de la informacin de tal manera que genere la siguiente
tabla:
Artculo
Freno
Direccin
Fecha
Venta Comercial
25/05/1998 A. Prez
31/08/1999 A. Prez
J.
Hidrulica 12/10/1998 Hernndez
Freno
25/01/1999 P. Martnez
Freno
16/05/1999 A. Prez
J.
Direccin 14/06/1999 Hernndez
Hidrulica 25/08/1999 P. Martnez
Hidrulica 23/07/1999 P. Martnez
J.
Direccin 23/06/1999 Hernndez
Freno
12/09/1999 A. Prez
EXCEL AVANZADO
Badajoz
Badajoz
Extremadura
Extremadura
1000
5000
$9.03
$18.06
Algeciras
Cdiz
Montehermoso Cceres
Huelva
Huelva
Andaluca
Extremadura
Andaluca
10
250
1000
$43.35
$13.33
$54.18
Conil
Zafra
Don Benito
Granada
Badajoz
Badajoz
Andaluca
Extremadura
Extremadura
300
100
250
$14.99
$9.21
$13.18
San Fernando
Moraleja
Cdiz
Cceres
Andaluca
Extremadura
1000
230
$20.95
$4.52
86
Direccin
Hidrulica
Freno
Direccin
Hidrulica
Freno
Freno
Direccin
Hidrulica
Hidrulica
Direccin
Freno
Direccin
Freno
Direccin
20/09/1999 P. Martnez
J.
12/09/1999 Hernndez
25/05/1998 A. Prez
31/08/1999 A. Prez
J.
12/10/1998 Hernndez
24/01/1999 P. Martnez
16/05/1999 A. Prez
J.
14/06/1999 Hernndez
25/08/1999 P. Martnez
23/07/1999 P. Martnez
J.
23/06/1999 Hernndez
12/09/1999 A. Prez
20/09/1999 P. Martnez
J.
13/08/1999 Hernndez
03/09/1999 P. Martnez
Caos
Granada
Andaluca
110
$12.71
Puerto
Montijo
Badajoz
Cceres
Badajoz
Badajoz
Extremadura
Extremadura
Extremadura
500
1000
5000
$24.56
$9.03
$18.06
Algeciras
Cdiz
Montehermoso Cceres
Huelva
Huelva
Andaluca
Extremadura
Andaluca
10
250
1000
$43.35
$13.33
$54.18
Conil
Zafra
Don Benito
Granada
Badajoz
Badajoz
Andaluca
Extremadura
Extremadura
300
100
250
$14.99
$9.21
$13.18
San Fernando
Moraleja
Caos
Cdiz
Cceres
Granada
Andaluca
Extremadura
Andaluca
1000
220
110
$20.95
$4.52
$12.71
Puerto
Badajoz
Cceres
Badajoz
Extremadura
Extremadura
500
1000
$24.56
$13.18
5.4.1.-
Datos
Datos de origen
Datos de origen para las ilustraciones de este tema.
Registros de filas o bases de datos subyacentes que
proporcionan los datos para un informe de tabla
dinmica. Puede crear un informe de tabla dinmica a
partir de una lista de Microsoft Excel, una base de
datos externa, varias hojas de clculo de Excel u otro
informe de tabla dinmica.
EXCEL AVANZADO
87
Campo
Elemento
Golf, Trim1, Trim2 y (Todas) son elementos.
Subcategora o integrante de un campo. Los
elementos representan las entradas nicas
del campo en los datos de origen. Por
ejemplo, el elemento Golf representa a todas
las filas de datos en la lista de origen en las
que el campo Deporte contiene la entrada
Golf.
Funcin de resumen
Tipo de clculo utilizado para combinar los valores en un campo de datos. Los informes de tabla
dinmica utilizan Suma para los campos de datos que contienen nmeros y Contar para los que
contienen texto. Puede seleccionar otras funciones de resumen, por ejemplo, Media, Mn, Mx y
Producto.
Actualizar
Actualizar un informe de tabla dinmica con los datos ms recientes de una lista o una base de datos
de origen. Por ejemplo, si un informe de tabla dinmica se basa en datos provenientes de una base
de datos, al actualizar el informe se ejecutar la consulta que recuperar datos para el mismo. En los
informes basados en datos de una hoja de clculo, al cambiar los datos de la hoja, se puede hacer clic
en un botn para actualizar el informe con los cambios.
Tipos de campos
Campo de fila
El campo en azul es un campo de fila.
EXCEL AVANZADO
88
Un informe de tabla dinmica que contenga ms de un campo de fila tiene un campo de fila interior
(Deporte, en el ejemplo a continuacin) que es el ms prximo al rea de datos. El resto de los
campos de fila son exteriores (Regin, en el ejemplo). Los elementos situados en la parte ms
exterior del campo de fila se muestran slo una vez, pero los elementos del resto de los campos de
fila se repiten tantas veces como sea necesario.
Los campos de pgina permiten filtrar un informe completo de tabla dinmica para mostrar los datos
de un nico elemento o de todos los elementos.
Campo de datos
El campo en azul es un campo de
datos.
Los campos de datos proporcionan
los valores de los datos que van a
resumirse.
Habitualmente,
los
campos de datos contienen nmeros
que se combinan mediante la funcin
de resumen Suma, pero tambin
pueden contener texto, en cuyo caso
el informe de tabla dinmica utiliza la
funcin de resumen Contar.
Si un informe tiene ms de un campo
de datos, en el informe de acceso a
todos los campos de datos aparece
un
nico
botn
de
campo,
denominado Datos.
Diseo
reas de colocacin
89
Lista de campos
Ventana que muestra todos los campos disponibles en los datos de origen para utilizarlos en el
informe de tabla dinmica. Si un campo est organizado en niveles de detalle, puede hacer clic en + o
en - para mostrar u ocultar los niveles inferiores. Para mostrar los datos de un campo en un informe
de tabla dinmica, arrastre el campo desde la lista de campos hasta una de las reas de colocacin.
rea de datos
Una tabla dinmica Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan
aspectos concretos de una informacin global.
EXCEL AVANZADO
90
Es decir con una Tabla Dinmica se pueden hacer resmenes de una Base de Datos, utilizndose
para, promediar, o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de informacin a manejar para que el uso de la tabla dinmica
se justifique.
Para su utilizacin, se debe recurrir a Men- Datos- Informe de Tablas y grficos dinmicos
Partiendo de una Plantilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulacin de vehculos a travs
de una estacin de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a travs de
una herramienta de Excel, Tablas Dinmicas
A
Auto
3 Enero 1
Camin
1.050
4 Enero 1
mnibus
1.575
5 Enero 1
Camioneta
2.100
6 Enero 1
Moto
583
7 Enero 2
Auto
120.750
8 Enero 2
Camin
1.208
9 Enero 2
mnibus
1.411
10 Enero 2
Camioneta
2.015
11 Enero 2
Moto
485
12 Enero 3
Auto
122.350
13 Enero 3
Camin
1.124
14 Enero 3
mnibus
1.685
15 Enero 3
Camioneta
2.247
16 Enero 3
Moto
630
17 Enero 4
Auto
99.000
18 Enero 4
Camin
19 Enero 4
mnibus
1.485
20 Enero 4
Camioneta
1.980
5.4.2.-
105.000
990
La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs del asistente y en varios pasos.
1- Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla
2- Tomar la opcin Men-Datos- Informe de tablas y grficos dinmicos
Aparece el cuadro
EXCEL AVANZADO
91
1 Paso
a) Dnde estn los datos que desea analizar?
Marcar opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel
b) Que tipo de informe desea crear?
Marcar la opcin: Tabla dinmica
c) clic en Siguiente
2 Paso Rango de Datos
a) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo
b) Siguiente
EXCEL AVANZADO
92
3 Paso
Ubicacin de la Tabla
EXCEL AVANZADO
93
a)
b)
c)
d)
Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una barra de herramientas especial que permite
filtrar datos por despliegue de las mismas.
Suma
de Semana
Cantidad
Vehculo
1
Auto
105.000
Camin
1.050
Camioneta
2.100
Moto
583
mnibus
1.575
Total general
110.308
EXCEL AVANZADO
2
120.750
1.208
2.015
485
1.411
125.869
3
122.350
1.124
2.247
630
1.685
128.036
4 Total general
99.000
447.100
990
4.371
1.980
8.342
544
2.242
1.485
6.157
103.999
468.212
94
5.4.3.-
EXCEL AVANZADO
95
4 Total general
99.000
221.350
1.485
3.170
100.485
224.520
5.4.5.-
Vehculo
Auto
Camin
Total general
1
105000
1050
106050
3
122350
1123,5
123473,5
227350
2173,5
229523,5
96
Obtencin de Subtablas
Asiendo doble clic sobre una celda , en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde figura la
cantidad 122350, Excel XP automticamente produce un detalle en hoja aparte segn lo siguiente.
Mes Semana VehculoCantidad
Enero
3Auto
122350
Aplicacin de Tablas Dinmicas en una Base de Datos ms amplia
B
RECAUDACION
3
Mes
Semana Auto
Camin
mnibus
Camioneta
Moto
Total
Recaudado Total Beneficios
Enero
252.000
5.565
9.765
8.190
641
276.161,30
158.575,91
Enero
289.800
6.400
8.750
7.859
534
313.341,50
180.028,15
Enero
293.640
5.955
10.449
8.763
693
319.499,40
183.516,42
Enero
237.600
5.247
9.207
7.722
598
260.374,40
145.708,02
Febrero
258.984
5.719
10.036
8.417
661
283.816,94
162.971,92
Febrero
297.480
5.509
9.667
8.108
634
321.398,40
184.661,77
10
Febrero
279.703
6.177
10.838
9.090
394
306.202,11
175.821,01
11
Febrero
252.000
5.035
8.835
7.410
570
273.849,80
157.303,49
12
Marzo
277.113
6.120
10.738
9.006
716
303.692,85
174.385,09
13
Marzo
10
251.975
5.564
9.764
8.189
640
276.132,65
158.559,44
14
Marzo
11
232.560
5.136
9.012
7.558
473
254.738,60
140.215,85
15
Marzo
12
219.600
4.850
8.510
7.137
545
240.640,50
126.482,85
16
Abril
13
245.952
5.431
9.531
7.993
623
269.530,12
154.627,71
17
Abril
14
239.364
5.286
9.275
7.779
603
262.307,44
147.591,22
18
Abril
15
230.580
5.092
8.935
7.494
576
252.677,20
138.209,24
19
Abril
16
216.480
4.781
8.389
7.024
535
237.207,70
123.138,68
20
Mayo
17
244.622
5.402
9.479
7.950
592
268.045,62
153.181,08
21
Mayo
18
231.634
4.765
8.976
7.528
580
253.481,89
139.002,34
22
Mayo
19
225.139
4.972
8.724
7.317
561
246.713,19
132.398,99
23
Mayo
20
216.240
4.775
8.379
7.028
535
236.957,00
122.894,31
24
Junio
21
259.702
5.205
7.688
7.660
592
280.846,78
161.371,74
25
Junio
22
231.377
5.110
8.966
7.520
580
253.551,67
139.061,18
26
Junio
23
224.890
4.966
8.714
7.309
600
246.478,80
132.171,22
27
Junio
24
218.402
4.998
8.463
7.098
541
239.502,67
125.369,79
EXCEL AVANZADO
97
Como se puede apreciar se incluye en la presente plantilla, la recaudacin que produce cada vehculo
en forma semanal, sus totales en recaudacin y beneficios.
Crear la Tabla Dinmica
Se sigue el mismo procedimiento que fue especificada en la planilla anterior para crear la Tabla
Dinmica aplicada a esta planilla ms amplia. En la misma se aplicaran otras opciones a partir de las
ya conocidas.
Ejecucin:
1- Seleccionar la tabla incluyendo la fila de ttulos (Rango B3:J27)
2- Tomar la opcin Men-Datos- Informe de tablas y grficos dinmicos
1 Paso
a) Dnde estn los datos que desea analizar?
Marcar opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel
b) Que tipo de informe desea crear?
Marcar la opcin: Tabla dinmica
c) clic en Siguiente
2 Paso Rango de Datos
Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo
Siguiente
3 Paso Ubicacin de la Tabla
Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de clculo, determinando la celda de comienzo de
ejecucin de la misma
Se indica, clic en Diseo, comienza el momento de disear la tabla
1-Arrastrar el cuadrito de Mes
a Columna
2-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camin-mnibus-Camioneta-Moto Recaudacin
Beneficios a Datos
3-Aceptar.
Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una barra de herramientas especial que
permite filtrar datos por despliegue de las mismas
Mes
Datos
Enero
Suma de Auto
1.073.040,00 1.088.166,72
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
981.247,68 932.376,00
917.635,20
Junio
Total general
934.370,40 5.926.836,00
Suma de Camin
23.166,30
22.440,35
21.669,22 20.589,97
19.913,90
20.278,86
128.058,60
Suma de mnibus
38.170,30
39.376,46
38.023,35 36.129,57
35.558,36
33.831,42
221.089,46
Suma de Camioneta
Suma de Moto
Suma de Total
Recaudado
Suma de Total
Beneficios
32.533,80
2.466,20
33.025,42
2.258,30
31.890,55 30.290,52
2.373,80
2.336,40
29.823,14
2.267,10
29.587,04
2.312,20
187.150,47
14.014,00
EXCEL AVANZADO
680.758,18
599.643,23 563.566,84
547.476,71
557.973,93 3.617.247,39
98
Se puede observar como se a podido agrupar en forma mensual la recaudacin por cada vehculo, el
total recaudado y total Beneficios, como tambin el total general a travs del semestre
Obtencin de Subtablas
Haciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de marzo, que
contiene el valor 981.247,68 se obtiene en forma automtica, en otra hoja el siguiente detalle
Mes
Sema
na
Auto
Camin
Total
Recaudado
Total
Beneficios
Marzo 12
219.600,0
0
4.849,50 8.509,50
126.482,85
Marzo 11
232.560,0
0
5.135,70 9.011,70
140.215,85
Marzo 10
251.974,8
0
5.564,44 9.764,02
158.559,44
Marzo 9
277.112,8
8
6.119,58 10.738,12
174.385,09
Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo sobre la lista desplegable de Mes, dejando
activado solamente los meses Enero- Marzo- Mayo, obteniendo el siguiente resultado:
Mes
Enero
Marzo
Mayo
Total general
1.073.040,00 981.247,68 917.635,20 2.971.922,88
23.166,30
21.669,22
19.913,90
64.749,42
38.170,30
38.023,35
35.558,36 111.752,01
32.533,80
31.890,55
29.823,14
94.247,49
2.466,20
2.373,80
2.267,10
7.107,10
1.169.376,60 1.075.204,60 1.005.197,71 3.249.778,91
667.828,50 599.643,23 547.476,71 1.814.948,44
Obtener Promedios
Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas Dinmicas, en este caso vamos a obtener de la
tabla sin filtrar el promedio de recaudacin por mes de cada vehculo
1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botn derecho del Mouse,
obtenindose la siguiente imagen de pantalla
EXCEL AVANZADO
99
EXCEL AVANZADO
100
Enero
Febrero
Promedio de Auto
268.260,00
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Total general
246.951,50
Promedio de Camin
5.791,58
5.610,09 5.417,30
5.147,49
4.978,48
5.069,72
5.335,78
Promedio de mnibus
9.542,58
9.844,12 9.505,84
9.032,39
8.889,59
8.457,85
9.212,06
Promedio de
Promedio de
Promedio de
Recaudado
Promedio de
Beneficios
8.133,45
616,55
8.256,35 7.972,64
564,58
593,45
7.572,63
584,10
7.455,79
566,78
7.396,76
578,05
7.797,94
583,92
Camioneta
Moto
Total
Total
292.344,15
269.881,19
166.957,13
150.718,64
Como en el caso anterior se pueden realizar los filtros sobre los meses o sobre los promedios de
vehculos determinados que se deseen
5.4.6.-
Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseo de la tabla, por ejemplo, en este caso
se cambian Filas por Columnas. Se reproduce la operacin a los efectos de seguir paso a paso su
ejecucin.
1-Seleccionar la tabla incluyendo la fila de ttulos (Rango B3:J27)
2-Tomar la opcin Men-Datos- Informe de tablas y grficos dinmicos
1 Paso
a) Dnde estn los datos que desea analizar?
Marcar opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel
b) Que tipo de informe desea crear?
Marcar la opcin: Tabla dinmica
c) clic en Siguiente
2 Paso Rango de Datos
Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo
Siguiente
3 Paso Ubicacin de la Tabla
Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de clculo, determinando la celda de comienzo de
ejecucin de la misma
Se indica, clic en Diseo, comienza el momento de disear la tabla
EXCEL AVANZADO
101
EXCEL AVANZADO
102
Suma de mnibus
Suma de Camioneta
Suma de Moto
Suma de Total
Recaudado
Suma de Total Beneficios
Total Suma
Total Suma
Total Suma
Total Suma
Total Suma
Total Suma
Recaudado
Total Suma
de
de
de
de
de
de
Auto
Camin
mnibus
Camioneta
Moto
Total
de Total Beneficios
33.831,42
29.587,04
2.312,20
1.020.379,91
557.973,93
5.926.836,00
128.058,60
221.089,46
187.150,47
14.014,00
6.477.148,53
3.617.247,39
Se pueden aplicar filtros, por ejemplo en la lista desplegable de Mes dejando activado, abril y
junio obtenindose el siguiente resultado
Mes
Abril
Junio
Total Suma
Total Suma
Total Suma
Total Suma
Total Suma
Total Suma
Recaudado
de
de
de
de
de
de
Auto
Camin
mnibus
Camioneta
Moto
Total
EXCEL AVANZADO
Datos
Total
Suma de Auto
932.376,00
Suma de Camin
20.589,97
Suma de mnibus
36.129,57
Suma de Camioneta
30.290,52
Suma de Moto
2.336,40
Suma de Total
Recaudado
1.021.722,46
Suma de Total Beneficios
563.566,84
Suma de Auto
934.370,40
Suma de Camin
20.278,86
Suma de mnibus
33.831,42
Suma de Camioneta
29.587,04
Suma de Moto
2.312,20
Suma de Total
Recaudado
1.020.379,91
Suma de Total Beneficios
557.973,93
1.866.746,40
40.868,83
69.960,99
59.877,56
4.648,60
2.042.102,37
1.121.540,77
103
5.4.7.-
En este caso se presentara una tabla mas compleja que la anterior. Permite analizar no solo la
Recaudacin por Mes segn el tipo de vehculo, sino tambin por Semana. Es una tabla de tres
dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando solamente el diseo
Ejecucin
1-Seleccionar la tabla incluyendo la fila de ttulos (Rango B3:J27)
2-Tomar la opcin Men-Datos- Informe de tablas y grficos dinmicos
Es posible que aparezca un cuadro como la imagen, sugiriendo que se ejecute una nueva tabla a
travs de la anterior. Se debe contestar que no.
1 Paso
a) Dnde estn los datos que desea analizar?
Marcar opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel
b) Que tipo de informe desea crear?
Marcar la opcin: Tabla dinmica
c) clic en Siguiente
EXCEL AVANZADO
104
4 Aceptar
La tabla que se obtiene es la siguiente
Semana
(Todas)
Mes
Datos
Enero
1.073.040,
Suma de Auto
00
Suma de Camin 23.166,30
Suma de mnibus 38.170,30
Suma de Camioneta 32.533,80
Suma de Moto
2.466,20
Suma de Total 1.169.376,
EXCEL AVANZADO
Febrero
1.088.166,
72
22.440,35
39.376,46
33.025,42
2.258,30
1.185.267,
Marzo
Abril
Mayo
Junio
917.635,2
981.247,68 932.376,00
0
934.370,40
21.669,22 20.589,97 19.913,90 20.278,86
38.023,35 36.129,57 35.558,36 33.831,42
31.890,55 30.290,52 29.823,14 29.587,04
2.373,80 2.336,40 2.267,10 2.312,20
1.075.204, 1.021.722, 1.005.197 1.020.379,
Total
general
5.926.836,0
0
128.058,60
221.089,46
187.150,47
14.014,00
6.477.148,5
105
Recaudado
Suma de Total
Beneficios
60
25
60
46
,71
91
3
547.476,7
3.617.247,3
667.828,50 680.758,18 599.643,23 563.566,84
1
557.973,93
9
Se despliega la lista de Semana y se activa por ejemplo la semana 14. (Esta dentro del mes de abril)
Hacer clic en Aceptar
Semana
14
Datos
Suma de Auto
Suma de Camin
Suma de mnibus
Suma de Camioneta
Suma de Moto
Suma de Total
Recaudado
Suma de Total Beneficios
EXCEL AVANZADO
Mes
Abril
Total general
239.364,00 239.364,00
5.285,96
5.285,96
9.275,36
9.275,36
7.779,33
7.779,33
602,80
602,80
262.307,44
147.591,22
262.307,44
147.591,22
106
Subtablas
107
Mes
Semana
Febrero
8,00
Febrero
7,00
Febrero
6,00
Febrero
5,00
Auto
252.000,0
0
279.702,7
2
297.480,0
0
258.984,0
0
Total
Recaudado
Total Beneficios
569,80
273.849,80
157.303,49
9.090,34
393,80
306.202,11
175.821,01
9.667,35
8.108,10
633,60
321.398,40
184.661,77
10.035,63
8.416,98
661,10
283.816,94
162.971,92
Camin
5.035,00
8.835,00
7.410,00
6.176,77
10.838,48
5.509,35
5.719,23
Otras aplicaciones
Aparte del filtro que se empleo en los ejemplos, al mismo tiempo se puede filtrar tambin aplicando
sobre los botones de control del resto, es decir respecto al ltimo caso, se puede aplicar sobre los
datos y meses
Recaudacin Mxima
1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botn derecho del Mouse
2)-Hacer clic sobre Configuracin de campo
3)-Seleccionar al opcin Max
4)-Hacer clic en Aceptar
Esta operacin se realiza en una celda de cada tipo de vehculo obtenindose la recaudacin mxima
en cada vehculo, producida en cada mes, como tambin la mxima recaudacin y beneficios
Semana
(Todas)
Datos
Mes
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Total general
Mx de Auto
Mx de Camin
6.399,75
5.431,44
5.402,08
5.205,08
6.399,75
Mx de mnibus
9.479,12
8.965,85
10.838,48
Mx de Camioneta
8.763,30
7.950,23
7.660,30
9.090,34
599,50
716,10
321.398,40
184.661,77
Mx de Moto
Mx de Total
Recaudado
Mx de Total
Beneficios
EXCEL AVANZADO
693,00
6.176,77
9.090,34
661,10
6.119,58
9.006,17
716,10
7.993,44
622,60
591,80
297.480,00
108
5.4.8.-
Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la tabla Dinmica, donde figura el total recaudado, es
decir el punto de partida de Tablas de tres dimensiones, sobre la misma como ya conocemos filtramos
la misma, en principio en Datos, desactivando Suma total Recaudado, y Suma Total Beneficios, y en
Mes dejamos activado solamente los meses de Enero, Marzo y Mayo, obtenindose :
Semana
(Todas)
Datos
Suma de
Suma de
Suma de
Suma de
Suma de
Mes
Enero
Marzo
Mayo
Total general
Auto
1.073.040,00 981.247,68 917.635,20 2.971.922,88
Camin
23.166,30
21.669,22
19.913,90
64.749,42
mnibus
38.170,30
38.023,35
35.558,36 111.752,01
Camioneta
32.533,80
31.890,55
29.823,14
94.247,49
Moto
2.466,20
2.373,80
2.267,10
7.107,10
Hacer clic con el botn derecho del Mouse obtenindose la siguiente imagen en Pantalla
Accionando sobre Grafico Dinmico: Produce por inercia un grafico en columna, haciendo clic
sobre una columna con el botn derecho, se produce la siguiente imagen
EXCEL AVANZADO
109
Accionando sobre Tipo de grafico: Podemos elegir el tipo de grafico, y optamos por
Tipo estndar
Tipo de grafico AREAS, obteniendo la siguiente imagen
EXCEL AVANZADO
110
En el grafico se observan 3 listas desplegables, en Semana, Mes, y Datos que permiten filtrar como lo
hace en la tabla en este caso el grafico.
5.4.9.-
seccin
responsable
Administracin Juan Robles
Produccin
Miguel Rondis
Alejandra
Publicidad
Mitchel
Administracin Juan Robles
Administracin Mara Iriban
Administracin Julia Torres
Produccin
Miguel Rondis
Alejandra
Publicidad
Mitchel
Toms
Publicidad
Mercante
Gerencia
Luca Lighnam
Gerencia
Matas Alonso
Carlos
Produccin
Gonzlez
Produccin
Jorge Uliach
Administracin Julia Torres
Produccin
Miguel Rondis
Produccin
Jorge Uliach
Administracin Juan Robles
Administracin Mara Iriban
Administracin Julia Torres
Produccin
Miguel Rondis
Alejandra
Publicidad
Mitchel
Toms
Publicidad
Mercante
Gerencia
Luca Lighnam
EXCEL AVANZADO
concepto
maquinaria
servicios
monto
12000
2500
campaa TV
salario
salario
salario
salario
26800
2500
1200
850
2200
salario
1800
salario
salario
salario
1500
1300
2800
salario
salario
librera
insumos
insumos
salario
salario
salario
salario
850
1100
650
2640
5300
2500
1200
850
2200
salario
1800
salario
salario
1500
1300
111
febrero
Gerencia
febrero
febrero
Produccin
Produccin
febrero
febrero
Publicidad
Gerencia
febrero
febrero
febrero
febrero
marzo
marzo
marzo
marzo
Publicidad
Produccin
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
Produccin
marzo
Publicidad
marzo
marzo
marzo
Publicidad
Gerencia
Gerencia
marzo
marzo
marzo
Produccin
Produccin
Produccin
marzo
Publicidad
marzo
Publicidad
marzo
Publicidad
marzo
marzo
marzo
abril
abril
abril
abril
Produccin
Produccin
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
Produccin
abril
Publicidad
abril
abril
abril
Publicidad
Gerencia
Gerencia
abril
abril
abril
abril
abril
Produccin
Produccin
Produccin
Gerencia
Gerencia
EXCEL AVANZADO
Matas Alonso
Carlos
Gonzlez
Jorge Uliach
Toms
Mercante
Matas Alonso
Toms
Mercante
Jorge Uliach
Julia Torres
Mara Iriban
Juan Robles
Mara Iriban
Julia Torres
Miguel Rondis
Alejandra
Mitchel
Toms
Mercante
Luca Lighnam
Matas Alonso
Carlos
Gonzlez
Jorge Uliach
Jorge Uliach
Toms
Mercante
Toms
Mercante
Toms
Mercante
Carlos
Gonzlez
Jorge Uliach
Juan Robles
Juan Robles
Mara Iriban
Julia Torres
Miguel Rondis
Alejandra
Mitchel
Toms
Mercante
Luca Lighnam
Matas Alonso
Carlos
Gonzlez
Jorge Uliach
Jorge Uliach
Matas Alonso
Matas Alonso
salario
2800
salario
salario
850
1100
servicios
consultora
estudio de
mercado
insumos
librera
insumos
salario
salario
salario
salario
3600
5100
salario
1800
salario
salario
salario
1500
1300
2800
salario
salario
insumos
850
1100
5400
servicios
2500
campaa TV
27800
capacitacin
3450
mantenimiento
insumos
librera
salario
salario
salario
salario
1400
8700
1100
2500
1200
850
2200
salario
1800
salario
salario
salario
1500
1300
2800
salario
salario
insumos
capacitacin
viajes
850
1100
7600
5000
3200
14000
3640
540
320
2500
1200
850
2200
112
abril
Publicidad
abril
abril
Publicidad
Gerencia
Alejandra
Mitchel
Toms
Mercante
Matas Alonso
capacitacin
2100
campaa TV
insumos
42000
1100
Actividades:
a) Realice 3 filtros con las siguientes condiciones:
Copie los registros cuyo mes sea Abril o Enero (10%)
Busque aquellos elementos y copielos a otro lugar donde el responsable sea Juan Robles
y el monto sobrepase los 10000 (10%)
Filtre los registros cuyas condiciones sean que la seccin sea GERENCIA y concepto sea
SALARIO o el monto sobrepase los 2000 (10%)
b) Genere la tabla dinmica con la siguiente estructura: MES = PAGINA, COLUMNA = SECCIN, FILA
= RESPONSABLE Y CONCEPTO calculando el promedio del monto (30%)
c) Genere el grafico dinmico de la tabla anterior (10%)
d) Utilizando la herramienta de FORMULARIOS busque aquellos registros cuyo responsable sea Julia
torres y agregue 10 registros ms. (30%)
TOTAL DE PORCENTAJE: ____________________
NOTA: El valor asignado en cada una de las evaluaciones anteriores no son significativas, es decir lo
aprendido solo usted lo podr determinar.
5.6.- Conclusin
Como hemos podido observar, la informacin es un elemento esencial para el desarrollo de
cualquier actividad profesional. Ya sea a nivel tctico o estratgico, el buen resultado de una decisin
depender en gran parte del grado de anlisis de la informacin de un entorno cada vez ms
complejo. Pero usted pudo comprobar en esta unidad que Excel cuenta con las herramientas
necesarias para satisfacer esta necesidad como usuario.
Aunque existan diferentes herramientas en el mercado, Microsoft Excel es el estndar en un gran
porcentaje de empresas y rene las aplicaciones necesarias para procesar, analizar, y comunicar
diversos tipos de informacin.
EXCEL AVANZADO
113
Conclusin
Desde la pasada dcada se ha ido intensificando notablemente la aplicacin de la Informtica en las
diferentes esferas del quehacer econmico - social, lo que ha estado influenciado por el marcado
desarrollo de la computacin y de las nuevas tecnologas de la informacin. Un papel relevante en
ese sentido le ha correspondido al perfeccionamiento de los programas asistentes matemticos, entre
los que EXCEL ocupa un lugar importante.
En este curso se presentaron las potencialidades del EXCEL como herramienta asistente, tanto para
la enseanza como para la prctica de de sus herramientas.
En el EXCEL no es comn tener activado .Anlisis de datos dentro del Men de Herramientas de
la barra de Mens. Tal recurso debe estar presente cuando se va a utilizar dicho software para
aplicaciones de la Estadstica. Precisamente en Anlisis de datos est la opcin Estadstica
descriptiva; al utilizar esta ltima slo hay que indicar la ubicacin del conjunto de datos que se
est procesando y se obtiene de inmediato una tabla con los resultados
Para complementar el tipo de procesamiento usual que se hace de los datos en Excel, se dispone en
del Asistente para grficos. Numerosas opciones pueden seleccionarse, segn el tipo de
comportamiento que se est explorando en los datos en cuestin. Esta informacin cualitativa
enriquece de modo satisfactorio los resultados de los estadgrafos que se hayan obtenido antes,
escudriando de un modo ms completo la naturaleza del conjunto de valores que se est estudiando.
A lo anterior debe aadirse que con EXCEL, al igual que con los dems programas profesionales
orientados a aplicaciones de la Estadstica, resulta sencillo trabajar con muestras de datos grandes, lo
que realza la utilidad de datos abundantes.
As pues solo me queda exhortarlo a seguirse preparando ms en este maravilloso software, que si
seguimos explorando en l, ya que todava queda mucho por aprender de ste.
EXCEL AVANZADO
114
Glosario
A
alternar datos
Cuando se copia y se pega, puede ser preguntado si quiere cambiar los datos hacia abajo o
hacia la derecha. Los datos son movidos sobre una cantidad suficiente de celdas para que las
celdas a pegar encajen justo.
Altura de fila
La altura de las celdas en la fila. Todas las celdas de la misma fila deben tener la misma
altura.
ancho de columna
El tamao horizontal de una columna de celdas.
ancho estndar
El ancho de una columna por defecto.
rea de grfico
El rea que contiene todas las partes del grfico, inclusive los ttulos y leyendas.
rea de Impresin
La parte de la hoja que realmente se va a imprimir.
rea del mensaje
La seccin de la Barra de Estado para mostrar mensajes, sobre qu es lo que est pasando.
Asistente de Grfico
Un conjunto de dilogos que lo guan a travs el proceso de crear un grfico basado en sus
datos.
Autocalcular
Una caracterstica especial de Excel que muestra un clculo en la barra de estado. Se puede
elegir entre varias, incluyendo SUMA y CONTAR.
Autocompletar
Una caracterstica de Excel mediante la que se completan automticamente ciertas palabras o
frases.
Autollenar
Una caracterstica de Excel mediante la que una celda se copia automticamente dentro de
otras sobre las que se arrastra y se pasa por encima, o que continan con un patrn
automtico de valores en las celdas por las que atraviesa.
Autoajustar
Haciendo clic en el borde del encabezamiento de una columna o de una fila y hacindolos as
tan anchas o altas como sea necesario, para poder mostrar los contenidos de la celda que
requiera el espacio ms grande.
Autoformato
un conjunto de opciones de formato que puede ser aplicada todo de una sola vez.
Autosuma
un botn de la barra de herramientas que establece una frmula para sumar celdas, bien sea
en una fila o en una columna. Excel estima cuales son las que usted desea.
EXCEL AVANZADO
115
B
Barra de Frmula
Una barra de texto al tope de la pgina. Muestra que contienen las celdas actualmente
seleccionadas. Si la seleccin contiene varias celdas, la barra Frmula muestra que hay en la
celda superior izquierda. Si el valor de una celda es calculado con una frmula, la barra
Frmula muestra a la misma pero la celda muestra el valor, a menos que se encuentre en la
modalidad de Edicin.
bloque o regin de datos
Un conjunto de celdas que contienen datos de algn tipo y que estn rodeadas por celdas en
blanco por todos sus lados.
Botn de Colapsar Dilogo
Un botn con el que se hace colapsar al dilogo para mostrar solo un cuadro de texto para celdas de
referencia. Haciendo clic o arrastrando en la hoja de clculo, pone a esas celdas de referencia en ese
cuadro de texto.
C
celda
EXCEL AVANZADO
116
convertir
Cambiar el tipo de objeto o archivo. Podra convertir una hoja de trabajo Lotus 1-2-3 en otra
de Microsoft Excel o en un dibujo.
Cuadro de Nombre
Un cuadro de texto arriba a la izquierda de la hoja que muestra la referencia de celda de la misma
actualmente seleccionada o su nombre si es que tiene alguno.
D
Dar Formato a celdas
Un comando que abre un dilogo donde se puede aplicar formato en celdas seleccionadas
para fuentes y nmeros.
desagrupar (hojas)
Separar hojas agrupadas. Clic en una hoja que no est en el grupo, o hacer un clic derecho en
el grupo y seleccionar Desagrupar desde el men que aparece
Descombinar
Hacer que las celdas combinadas retornen a su configuracin anterior. Los Datos que se
perdieron en una combinacin, an estn perdidos.
Descongelar Paneles
Es un comando en el men Window que hace que toda la hoja se desplace junta.
Dilogo de Impresin
Un dilogo con el que puede administrar el proceso de impresin que se desea: elegir la
impresora, acceder a las opciones de impresin, elegir que pginas va a imprimir y elegir
cuantas copias quiere.
Dilogo ordenar
Es un dilogo que ofrece ms opciones que los botones Ordenar. Puede ordenar en 3
columnas diferentes. Puede elegir para cada una, orden ascendente o descendente. o usar
una lista personalizada.
Disminuir Decimales
Un botn en la barra de herramientas que cambia el formato de un nmero, para mostrar un
dgito menos a la derecha del punto decimal.
dividir celda
Dividir una celda que fue formada por la combinacin de otras.
Dividir vista
Una vista que permite ver 2 o 4 partes de la hoja al mismo tiempo
E
editar datos
Cambiar datos existentes
editar en el lugar
Editar un objeto, sin necesidad de cambiar por otro programa.
La barra de herramientas del programa fuente en la ventana
existente.
Eliminar
Un comando que abre un men de opciones o lo que se quiere
eliminar: Todo, Formatos, Contenidos, o Comentarios.
EXCEL AVANZADO
117
eliminar datos
Borrar datos desde una celda. El formato queda todava asignado a la celda y ser usado para
cualquier nuevo dato. Eliminar los datos no elimina a la celda misma, sino solamente a sus
contenidos.
eliminar formatos
Devuelve a las celdas seleccionadas el formato que tenan por defecto.
Ejes
bordes de un grfico que se hallan marcados con divisiones parejas
encabezamiento de columna
Un botn que muestra la letra de la columna
encabezamiento de fila
Un botn que muestra el nmero de fila
encadenamiento
Combinar texto y valores dentro de una cadena de texto. Si la frmula en la celda D10 es
="Total Final es " + C4 + " ." y el valor de la celda C4 es 560, entonces lo que ve en la celda
D10 es: El Final Total es 560.
entrar datos
Para cambiar los datos existentes
estilo de celda
Una combinacin de elecciones de formatos al que se le da un nombre y se puede usar otra
vez para otras celdas
etiqueta de columna
Un ttulo que entra en una celda para una columna de celdas de las mismas.
etiquetas de datos
Palabras o nmeros que se encuentran en un grfico cerca de un
punto,
con
datos
explicativos.
Escribir y despus pulsar la tecla ENTRAR hace que la celda recuerde
que es lo que escribi. Para hacer cambios despus de haber entrado
los datos, deber editar o de otra manera su nueva escritura
reemplazar lo que contena la celda.
etiqueta de fila
Un ttulo que se ingresa para la fila, con frecuencia en la primer celda
de la misma
expandir grupo
En una hoja subtotal haciendo clic en el botn
Expandir, trae a la vista ese nivel de la
hoja.
explotar (grfico circular)
Mover los sectores que integran el crculo, alejndolos uno del otro.
F
ficha de hoja
Un rea al fondo de la hoja que muestra su nombre.
fila
Un conjunto de celdas que funcionan a travs de la pgina, hasta la ltima columna.
EXCEL AVANZADO
118
formato condicional
Formato que cambia basado en una prueba lgica y Fuentes, bordes, y patrones pueden ser
cambiados todos. Para una celda pueden establecerse hasta tres condiciones diferentes.
frmula
Una expresin que calcula algo, usualmente basada en los valores contenidos en las celdas. La
frmula = SUMA(A1, B1, C1) suma los valores en las tres celdas. La frmula =D2/G4 divide los
valores contenidos en D2 por el valor que tiene la celda G4.
funcin
una expresin matemtica. En el caso de una hoja de clculos, una funcin siempre comienza
con el signo igual, =
Ejemplos: =SUMA(e12:h22) =CONTAR(b14:g36) =PROMEDIO(A4,A6,A12,A42)
G
grfico circular
Un
grfico
que
despliega
los
datos
como
un
conjunto
de
columnas.
grilla
Las lneas grises del contorno de las filas y columnas en una hoja de clculo.
grupo (datos)
Para recoger y juntar datos parecidos, como ser filas mviles con el mismo valor en una cierta
columna, vecina a otra.
grupo (hojas)
Seleccionando varias hojas de clculo se agrupan las mismas, mostradas por sus etiquetas que
se vuelven blancas. Las acciones que se le hagan a una hoja se le harn a todas las de un
grupo.
grupo de colapso
En una hoja de subtotales, clic en el botn
nivel de la hoja.
H
hoja
EXCEL AVANZADO
119
hoja de trabajo
Una sola pgina de hoja de clculo. Puede insumir varias hojas de papel para imprimir, ya que
una hoja de clculo puede llegar a tener 256 columnas y una altura de hasta 65,536 filas.
Hoja Y si
Una hoja de clculo que es usada para tratar varias combinaciones de nmeros y ver como cambian
los resultados
I
Imprimir
Un botn que har que se imprima toda la hoja, incluyendo las celdas que no contengan
datos, pero que tuvieron aplicado algn formato.
Imprimir como se muestra
Cuando se han elegido en la ficha Configurar Pgina para Excel, los comentarios son impresos
exactamente como se muestran en pantalla.
Imprimir al final
Opcin en la Ficha Configurar Pgina para Excel. Se aplica a los comentarios de las celdas.
Cuando se seleccionan los comentarios se imprimirn todos juntos al final de las pginas de la
hoja de clculo.
Imprimir frmulas
Mostrar las frmulas dentro de las celdas con, Herramientas | Opciones | Mostrar barra de
frmulas. Despus imprimir.
indicador de comentario
Un pequeo tringulo rojo en el ngulo de arriba a la derecha de una celda, indicar que
existe un comentario adjunto a la misma
indicadores de modo
Smbolo o abreviatura que muestra que modo est activado actualmente.
Inmovilizar Paneles
Un comando en el men Window que hace que las filas y columnas arriba y a la izquierda de
la celda seleccionada "se paralicen" en su sitio, cuando despliega la ventana.
insertar
Para agregar filas, columnas o celdas entre todas las dems, apartando los datos existentes.
L
leyenda
Una lista de los colores o smbolos para diferentes series en un grfico
libro de trabajo
El archivo que es un documento Excel. Usualmente contiene varias hojas de trabajo
lista personalizada
Una lista ordenada que ha creado usted mismo.
EXCEL AVANZADO
120
M
manija de llenar
un cuadrado negro pequeo, en el ngulo derecho inferior de una seleccin.
modo
En modos diferentes, las teclas ejecutan acciones diferentes
Modo Cierre de Barra de Desplazamiento
Cuando se pulsa la tecla Bloq Despl, algunas teclas inician distintos procedimientos.
modo Edicin
Cuando se encuentre en el modo Editar, puede escribir directamente en la celda, en lugar de
tener que usar la barra Frmula. Cambiar hacia el modo Editin, mediante doble clic en la
celda que quiere editar.
Modo Fin
Pulsando la tecla Fin se vuelve al modo Final, el que cambia la accin de ciertas teclas.
Moneda
Un botn en la barra de herramientas que se aplica a dar formato de moneda a los nmeros
de las celdas seleccionadas. En este formato de nmeros tiene un smbolo para la moneda
particular elegida como por ejemplo $ o . Dos dgitos son mostrados a la derecha del punto
decimal.
mover
Mover datos hacia otra rea de la hoja o a otra hoja diferente.
N
nombre
Una celda puede tener nombre, como tambin una referencia a celda.
no-adyacente
Que no est una junto a la otra.
O
objeto imagen
Un objeto insertado dentro de un documento que es exactamente la imagen del documento
fuente. Puede ser editado solo como una imagen.
Objeto incrustado
Un documento o parte de el, desde un programa que aparece dentro del documento desde
otro programa. El objeto incrustado no muestra cambios en el documento fuente, a menos
que usted lo actualice a mano.
objeto vinculado
Un objeto que se despliega y se imprime en un documento, pero que realmente es solo un
vnculo con otro documento. Un objeto vinculado siempre muestra la ltima versin de la
fuente. No obstante eso, esta debe estar disponible, para que suceda eso.
ordenar
Reordenar las filas de datos en un orden. Este puede ser alfabtico, numrico, o basado en
una lista personalizada.
EXCEL AVANZADO
121
Ordenar Ascendente
Un botn que ordenar las celdas seleccionadas en una columna en un orden alfabtico o
numrico. Si en cada fila se seleccionan mltiples celdas o se seleccionan filas enteras, el
orden estar basado en la primer celda de cada fila de la seleccin.
Ordenar Descendente
Un botn que ordenar las celdas seleccionadas en una columna, en orden alfabtico o
numrico inverso. Si se seleccionan en cada fila o filas enteras mltiples celdas, el
ordenamiento se basar en la primer celda de cada fila de la seleccin.
P
Pantalla completa
Una vista que maximiza el rea de pantalla disponible
para la hoja, al esconder las barras de herramientas,
barras de estado, etc.
Pegar Vnculo
Un comando que pega datos copiados como un
vnculo. Cuando las celdas originales cambian, tambin
cambiarn las pegadas.
Pegado especial
Un comando que abre un conjunto de opciones sobre
como quiere pegar lo que ha copiado. Por ejemplo,
puede pegar solamente los valores o solo los
formatos.
personalizar una barra de herramienta
Agregar o remover los tems de una barra de
herramientas.
porcentaje
Un formato de nmero que muestra al seleccionado, como un porcentaje. De manera que un
nmero 3 se ver como 300%.
punto de datos
Un solo valor en un grfico, representado por un punto, barra, rea o sector circular.
R
rango
EXCEL AVANZADO
122
referencia relativa
Usar una referencia de celda normal (como C3) es una referencia relativa. Cuando los
contenidos de la celda son movidos, cualquier frmula que se refiera a esa celda son
cambiados para usar la nueva ubicacin.
Restaurar el botn de Dilogo
Restablece el dilogo que cay con el comando Colapsar Dilogo.
S
seleccin
La celda o celdas que van a recibir las acciones de teclas y comandos. La seleccin est
rodeada por un borde oscuro y ancho.
series
Dos o ms celdas cuyos contenidos forman un patrn. Autorellenar puede continuar las
series.
Subtotal
Un total parcial de una cantidad mayor de datos, usualmente de un cierto grupo de ellos.
T
tipo de grfico
Tipo de grfico, como de columnas, circular, de reas, anular, etc.
ttulo
EXCEL AVANZADO
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Vista Preliminar
Una vista que muestra como se ver la hoja despus de ser impresa.
Vista Preliminar de Salto de Pgina
Una vista que muestra claramente que partes de una hoja se van a imprimir juntas en una sola hoja
de papel. Puede arrastrar su contorno para impedir que se impriman del todo algunas reas.
X
.xls
La extensin de archivo usada por las hojas de clculo de Excel.
EXCEL AVANZADO
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Bibliografa
Manual imprescindible de Excel 2000 Editorial: Anaya Multimedia; Autor: Surez, Joaqun M; Pas: Mxico
Ao: 2000
El libro de Excel 2000 Editorial: Anaya Multimedia; Coleccin: EL LIBRO DE; Autor: Walkenbach, John; ;
Pas: Mxico Ao: 2000
Domine Excel 2000 Editorial: RA-MA; Autor: Perez, C Pas: Mxico Ao: 2000
Referencia rpida de Microsoft Excel XP Editorial: McGraw Hill; Autor: Stephen L. Nelson Pas: Mxico
Ao: 2002
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