MANUAL SOBRE

LA ORGANIZACIN DE
EVENTOS

INTRODUCCIN
La organizacin de un evento requiere una amplia planificacin y una serie de
preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la
celebracin del evento. En la mayora de las ocasiones, la organizacin parece que
funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo
con el programa. La planificacin anticipada es la clave para que un evento de un
Captulo sea todo un xito.
ESTABLECIMIENTO DE LA TEMTICA DEL EVENTO
Cada evento se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se basarn la
organizacin, el pblico objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de
marketing del evento. En trminos generales, un evento, como por ejemplo, una
conferencia regional para una comunidad tcnica en concreto, atraer a participantes
que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, as como a patrocinadores
que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.
Adems, la temtica del evento o del seminario tambin determinar el tipo de los
canales de marketing que se utilizarn con fines publicitarios. Esto tambin se aplica al
equipo de organizacin que necesitar la temtica del evento para identificar de forma
correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarn el evento.
SELECCIN DE UN LUGAR DE CELEBRACIN
La seleccin de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo
general, la envergadura se determina por el nmero de participantes, las actividades
realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de
exposicin.
La ubicacin y el estndar de calidad del lugar de celebracin son tambin aspectos
importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios
lugares de celebracin y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios
antes de tomar una decisin.
Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Es importante asegurarse de que
dicho lugar le permita incorporar promocin in situ de su evento. Se debe explicar las
limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles/sealizacin/seales de direccin

Cualquier tipo de restriccin para mostrar informacin sobre el evento.

Disponibilidad de conserjes/puntos de informacin.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebracin debe estar al tanto de todas
las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes
aspectos:

Capacidad y tamaos adecuados de la sala donde se celebrar el evento.

Flexibilidad para modificar la distribucin/mesas de la sala.

No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminacin interior (flexibilidad para

ajustar/oscurecer secciones).

Posibilidad de controlar la luz natural.

Distraccin sonora limitada en vestbulos/detrs de las paredes.

Acceso cercano a los aseos.

Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o ms
elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las
siguientes opciones:

Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalmbrico).

Micrfonos: sistema de solapa y pie de micro (n. necesarios).

Proyectores LCD y mandos a distancia porttiles.

Tamaos adecuados de pantallas y opciones de configuracin.

Monitores de pantalla plana, pantallas de televisin para opciones de vdeo.

Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.

Tomas de corriente (n. y ubicaciones en la sala).

Justifique su presupuesto. Realice una compilacin de todos los gastos, incluidos los que
se indican a continuacin:
1.

Gastos de las instalaciones donde se celebrar el evento.

2.

Gastos de los servicios de restauracin.

3.

Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.

4.

Gastos de servicios de oficina.

5.

Pliza de garanta.

6.

Servicios gratuitos.

7.

Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En funcin de
la envergadura del evento, lugares de celebracin pueden ser las oficinas de un colega,
un auditorio o clase de la universidad, o un saln para eventos de un restaurante.
Si est pensando servir comida durante el evento, los gastos podran aumentar
considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que sera
conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauracin en el
evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio ms elevado en lo que
respecta a servicios de restauracin, as que debe confirmar con el personal del hotel si
puede llevar comida a las instalaciones.
CREACIN DE UNA MAGNFICA AGENDA
Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es
importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse
en una nica temtica y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa
de muestra de un seminario de medio da tiene en cuenta las necesidades de los
asistentes:

8:00 a.m. Llegada y desayuno

8:45 a.m. Mensaje de bienvenida

9:00 a.m. Ponente de apertura

10:00 a.m. Descanso

10:15 a.m. Debates de paneles

11:30 a.m. ltimos comentarios

Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnfica agenda,
los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cundo desean asistir a
dichos programas y cundo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos
cuando establezca las fechas y las horas de su evento:
1.
2.

Los asistentes prefieren programas de maana para los seminarios.

Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente despus del
trabajo.

3.

Los martes y los jueves son los das predilectos para celebrar eventos.

4.

Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.

5.

Evite programar eventos en vacaciones y en vsperas de vacaciones.

6.

Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

Otras cuestiones importantes: frjese una reputacin por comenzar y finalizar con
puntualidad.
REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOS
Las reuniones exitosas cuentan con una temtica especfica y un pblico objetivo de
dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes
adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadores
realizarn una lista principal de posibles invitados e informarn del evento a los medios
de comunicacin. Esto funcionar si trata de completar el nmero de asistentes
maquillando las estadsticas.
Uno de los aspectos principales para lograr un xito de asistencia a su evento es invitar
a los posibles asistentes con antelacin, y recordarles el evento incluso si han
confirmado su asistencia. Es importante suscitar inters en torno al evento. Las
invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en da suele ser aceptable
confiar en la tecnologa para enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque:
1.

Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.

2.

Enve con antelacin un mensaje de reserve la fecha en el proceso de

planificacin (en papel o en formato electrnico).

3.

Enve una invitacin detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la

agenda (en papel o en formato electrnico).

4.

Vuelva a enviar la invitacin detallada con una nota personalizada (en formato
electrnico).

5.

Llame a los invitados e invteles formal y personalmente al evento.

MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO

El marketing del evento es la tarea ms importante y, con frecuencia, la ms desafiante

en la organizacin de eventos, y suele considerarse como el factor ms importante del
xito de un evento. Esto se debe a que el nmero de participantes en un seminario
depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad.
Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de
dicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adeucado del
seminario y la estrategia correcta de marketing para conseguir el nmero deseado de
asistentes al evento.
La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestos
holgados optan por opciones de marketing de pago, como los peridicos. Tambin
pueden enviarse comunicados de prensa a los principales peridicos, para dar a conocer

el prximo evento. Adems, tambin pueden adquirirse grandes pancartas y carteles

publicitarios para anunciar el evento en zonas muy transitadas.
Puede encontrar una opcin de impresin econmica en www.vistaprint.com.au.
Trabajan con 120 pases.
Si utiliza publicidad impresa, el peridico o revista concretos que utilice deben tener el
pblico objetivo de su evento como principal base de lectores. Adems, todos los
soportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar las grandes
ventajas de participar en el evento.
De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing de guerrilla tambin
puede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podra realizar un
envo masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envo masivo de mensajes de correo
electrnico se ha convertido en uno de los mtodos ms rentables para llegar a grandes
audiencias. Esto es realmente til si el organizador del evento ya cuenta con una base de
datos.
La Internet Society ha desarrollado una serie de merchandising que pueden ser
distribuidos en los eventos de los captulos. Leer ms
COLABORACIN CON PATROCINADORES
Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuir a
aumentar la credibilidad de dicho evento, adems de reducir costes. Los patrocinadores
tambin pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento,
adems, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden
contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad
para ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan adems que se comunique a los
participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento. Ms
informacin (PDF)
ORGANIZACIN DEL PERSONAL Y TRABAJO CON LOS PONENTES
Un seminario no tendra nunca xito sin las personas que lo organizan, o sin los
ponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento a
ponentes de prestigio y buena reputacin, que ofrezcan a los participantes informacin
importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y
trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, adems de informarlos con
antelacin sobre los procesos logsticos, el calendario y el pblico que se espera. Atienda
sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de un retroproyector o
de micrfonos adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas.
Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas
relacionadas con la acomodacin, el registro, la atencin al cliente y las finanzas.
Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminar
la posibilidad de que se produzca alguna confusin o algn error. Para garantizar una

ejecucin impecable, todos deben estar familiarizados con sus funciones concretas. Esto
puede garantizarse preparando una programacin detallada de los eventos, junto con la
descripcin de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es que un
jefe de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempee
sus obligaciones de forma eficiente. Adems, se delega en el jefe de proyecto la autoridad
necesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios del
local, los patrocinadores y los expositores que participen en el evento.
DA D: PREPARACIN, REGISTRO, ACOMODACIN, COMENTARIOS
Todos los preparativos y la planificacin del seminario, que constituyen el 80% del total
del trabajo necesario, producen en ltimo trmino el evento en s, que puede durar solo
unas horas o unos das. El da anterior al evento, visite el local para asegurarse de que
todo est conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los
micrfonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es
necesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del
evento al menos un da antes de su celebracin. Los organizadores del evento deben
comenzar a preparar el local, incluyendo la colocacin de adornos y carteles, el da antes
del evento.
El da del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del
comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora
antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para
garantizar que todas las personas que accedan al evento estn autorizadas a hacerlo. Las
etiquetas de identificacin, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas del
evento se entregarn en este punto, y los acomodadores mostrarn a los participantes
sus asientos.
El personal tambin ser responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a los
participantes durante el evento. Por ltimo, deben distribuirse entre los participantes los
formularios de comentarios y, a continuacin, recogerse, para determinar su nivel de
satisfaccin en todos los aspectos del evento. Esto se hace para recibir sugerencias,
ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro.
EJEMPLO: UN SEMINARIO
El seminario es quiz el evento que ms se suelen organizar. Y la mayor parte de los
seminarios tienen medio da o un da de duracin. Para los interesados en crear una
lista de control con el fin de planificar un seminario, a continuacin se ofrece una
estructura de alto nivel para planificar y llevar a cabo un seminario.
Y quienes estn planificando una conferencia de varias sesiones o varios das, pueden
adoptar un enfoque similar. Simplemente, la lista de control para la planificacin del
seminario ser ms larga.
1. Confirmar el propsito del evento

Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegrese de conocer los objetivos
bsicos del evento:
1.

Quin es el pblico?

2.

Cul es el tema del seminario?

3.

Dnde debe celebrarse?

4.

Por qu asistir la gente?

5.

Cul es la agenda del seminario?

El Convention Industry Council (Consejo de la industria de los congresos) ha establecido

una serie de herramientas que deben considerarse una excelente fuente de prcticas
recomendadas, que ayudar al planificador de la reunin o del evento a no pasar por alto
ningn detalle de la planificacin del evento. Con herramientas de descarga gratuita,
ayudar a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles importantes.
Entre estos detalles se incluyen:
1.

Perfil del evento (fecha, horario, ubicacin, contactos, etc.)

2.

Informacin de contacto del organizador/coordinador del evento

3.

Informacin de contacto de los proveedores

4.

Perfil de los asistentes

5.

Espacio necesario

6.

Comida y bebida

7.

Requisitos de equipos audiovisuales

8.

Organizacin de la recepcin/sala

2. Creacin de un perfil de evento

Una vez que el planificador conozca los aspectos bsicos del evento en cuestin, es el
momento de buscar posibles lugares de celebracin para la reunin. Es muy importante
trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo
de lugar de celebracin y el lugar ms cmodo para celebrar el seminario tanto para el
organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable):

Hotel local Centro de conferencias local Restaurante privado Club privado

Museo/galera de arte
3. Descripcin de las necesidades del seminario y solicitud de propuestas sobre el lugar
de celebracin.

La mayora de los encargados de los lugares de celebracin estarn encantados de

ofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de los
servicios de restauracin necesitar la siguiente informacin:

Posible(s) fecha(s) del evento

Nmero de asistentes

Estilo de la organizacin de la sala (aula, forma de u, etc.)

Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje)

Requisitos de comida y bebida

Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrfonos, etc.)

Organizacin de la sala
4. Confirmacin y/o desarrollo de la agenda
Es muy importante que la persona encargada de la planificacin del evento trabaje
estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiar
con frecuencia desde el momento de la conversacin inicial hasta el mismo da del
evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar
estrechamente con los encargados del lugar de celebracin para garantizar que todo
transcurre sin problemas.
5. Confirmacin del acuerdo con el responsable del lugar de celebracin
Una vez el planificador sepa el nmero de asistentes y los requisitos logsticos del
seminario, deber conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayora
de los acuerdos deberan ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los
requisitos de comida y bebida hasta un determinado nmero de das antes del evento.
Sin embargo, muchos acuerdos limitarn hasta qu punto podra reducir un grupo las
cantidades, de modo que debe hacer un clculo correcto.
6. Creacin de materiales y comunicaciones de evento
Se trata de un elemento en el que algunos planificadores estn involucrados y otros no.
Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones sern los responsables de lo
siguiente:

Crear invitaciones a eventos

Imprimir la agenda y otros materiales

Garantizar regalos/sorteos para los asistentes

Crear identificaciones

Enviar letreros y carteles para eventos

7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados
con la logstica
Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones
debe seguir. Se incluye la confirmacin de lo siguiente:

Oradores del evento

Requisitos de equipos audiovisuales del evento

Nmero de asistentes al evento

Funciones y responsabilidades del coordinador

Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias
veces)
8. Organizacin del evento
Asegrese de incluir en la programacin el tiempo necesario para la organizacin del
evento. Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento. Sugerencia:
si el seminario est programado por la maana, pregunte al contacto de ventas del lugar
de celebracin si su grupo podra organizar el evento la noche antes (pero no deje nada
de valor en un lugar pblico).
Todos los materiales, folletos, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripcin,
identificaciones, etc. deben estar listos para el evento.
Advertencia: a veces los oradores cambian las diapositivas la noche antes y proporcionan
nuevas presentaciones que deben aadirse al programa Power Point 10 minutos antes
del evento.
9. Realizacin del evento
Una vez preparado, ser el momento de celebrar el seminario. Tenga en cuenta lo
siguiente:

Algunos asistentes siempre llegan pronto.

Algunos asistentes siempre llegan tarde.

Suele surgir algn tipo de problema tcnico.

OTROS ASPECTOS DE INTERS: PATROCINIO

Cmo recaudar fondos para realizar eventos a travs del patrocinio
Celebrar un taller, un seminario, una conferencia o un evento especial puede ser una
tarea costosa.

Gastos en aspectos, tales como salones para eventos, servicios de

restauracin, viajes de los ponentes, conectividad, equipos y opciones de impresin

pueden superar fcilmente los ingresos obtenidos por las cuotas de registro de los
asistentes. Por ello, muchos organizadores buscan un apoyo financiero adicional para
sus eventos a travs del patrocinio. Esto se puede conseguir sin sacrificar la integridad
de su evento o de su Captulo.
Comprender por qu las empresas patrocinan eventos
Para conseguir un buen patrocinio, debe comprender en primer lugar el inters de una
empresa en su evento. Los eventos ofrecen a las empresas oportunidades nicas para
sacar provecho de sus intereses ante un pblico clave. Dado que estos eventos renen a
un gran nmero de personas de un sector, profesin o comunidad especficos, permiten
que las empresas patrocinadoras comuniquen mensajes importantes o entablen negocios
con numerosos clientes o posibles clientes, en un momento y una ubicacin
determinados.
Determine qu puede ofrecer a los patrocinadores y elabore una lista de posibilidades
Para atraer a posibles patrocinadores, deber determinar los elementos que su evento
ofrece, asignar valores a cada uno y enumerarlos de forma clara y concisa. Un evento
bien planificado le ofrecer una serie de elementos que pueden compilarse y venderse a
empresas interesadas como posibles patrocinadores. Plantese su evento como si fuera
una tienda y realice un inventario de todos los elementos que pueden ser valiosos para
los patrocinadores. Este inventario puede incluir artculos de obsequio tangibles y una
variedad de otras oportunidades de reconocimiento, antes y durante el transcurso del
evento. Dedique tiempo a realizar una lista exhaustiva. Esto permitir obtener mejores
resultados cuando pase a la fase de bsqueda de patrocinadores. Entre los posibles
elementos que podran patrocinarse asociados con su evento se pueden incluir:
Servicios de restauracin:
o Desayunos continentales
o Descansos con refrigerio
o Almuerzos
o Recepciones y cenas
Planifique el reconocimiento de cada patrocinador de servicios de restauracin desde el
estrado antes de la comida, o haga pblico el nombre de la empresa de la que se ha
recibido financiacin, e incluya su nombre o logotipo junto con el evento, en sus
programas impresos o en lnea. Tambin puede colocar un cartel que muestre el logotipo

del patrocinador en la entrada de la zona de restauracin o descanso. Si el evento es

una comida servida en mesas, contemple la opcin de invitar al patrocinador a un
asiento reservado en la mesa de la presidencia del evento.
Elementos del programa
o Ponentes de apertura
o Sesiones individuales
o Actividades de entretenimiento
Reconozca a las empresas que patrocinan a un ponente, una sesin o una actividad de
entretenimiento de la misma forma que patrocinara un evento con servicio de
restauracin, incluyendo el estrado y las menciones del programa y la sealizacin.
Asimismo, contemple la opcin de invitar a un representante de la empresa
patrocinadora a la presentacin del ponente o de la sesin desde el estrado.
Obsequios Identificaciones
o Bolsas del evento
o Portafolios
o Bloc de notas
o Bolgrafos
o Unidades
o Flash
o Concentradores de puertos
o Calculadoras
o Alfombrillas para ratn
Si cuenta con un gran nmero de asistentes, debe adquirir artculos de obsequio como
los anteriores en una tienda de saldos. Dichos artculos deben estar personalizados con
el logotipo de la empresa patrocinadora. Los artculos de mayor tamao podran incluir
dos logotipos; el de la empresa patrocinadora y el creado especialmente para su evento.
Los artculos de obsequio son una opcin muy conocida entre los patrocinadores, ya que
suelen contar con valor promocional que perdura despus de la celebracin del evento.
Asgneles un precio en consecuencia y lo suficientemente alto para pagar no solo el
artculo de obsequio, sino tambin para afrontar otros gastos del evento.
Otros elementos
o Conectividad de Internet
o Mesas de exposicin
o Pases o registros gratuitos
Si la conectividad de Internet es una opcin necesaria para su evento, desear contar
con un patrocinador que financie el coste u ofrezca acceso, como una contribucin "en
especie".

Las mesas o los stands de exposicin suelen ser muy populares entre los

patrocinadores, ya que permiten a las empresas conocer personalmente a los asistentes,

compartir informacin y desarrollar iniciativas empresariales.

Los patrocinadores

agradecern contar con uno o ms pases o registros gratuitos para asistir a su evento.

 Reconocimiento de medios
o Informacin promocional impresa (folletos, carteles, panfletos)
o pgina web del evento
o Boletines electrnicos
o Pginas de inicio
o Programa in situ
o Seales, carteles, telones de fondo
Los medios en lnea e impresos asociados con su evento ofrecen importantes
oportunidades para el reconocimiento de patrocinadores, mediante la visualizacin de
logotipos de los patrocinadores, antes y durante el evento. Estas oportunidades pueden
ofrecerse a patrocinadores como parte de su reconocimiento por patrocinar otros
elementos, o pueden compilarse o venderse por separado. (Por ejemplo, si cuenta con
un patrocinador de conectividad de Internet, puede contemplar la opcin de ofrecer al
patrocinador la pantalla de inicio de Internet.) Las oportunidades de reconocimiento
antes del evento, como por ejemplo folletos, sitios web y boletines para promocionar el
evento, tambin pueden utilizarse como incentivos para que las empresas se
comprometan a ofrecer su patrocinio de forma anticipada, por ejemplo, mediante una
fecha lmite de impresin.
Cada evento ofrece distintas oportunidades para el patrocinio.

Tenga en cuenta su

propio evento y pblico, y realice su propia lista exclusiva. Se recomienda que enumere
sus artculos de patrocinio en folletos de patrocinio de 1 o 2 pginas, que incluyan una
descripcin y el precio de cada artculo, as como informacin bsica sobre el evento, la
asistencia prevista y un punto de contacto del patrocinador. Puede ofrecer artculos de
forma individual o agruparlos en paquetes de patrocinadores a distintos precios (por
ejemplo, Oro, Plata y Bronce).
Realice su lista de posibles patrocinadores
Una vez que haya determinado los elementos que podran patrocinarse del evento,
asgneles un precio en consecuencia y descrbalos junto a su evento en un folleto; deber
realizar una lista de posibles patrocinadores. Sus mejores posibles patrocinadores sern
aquellas empresas y organizaciones que desean comunicar o entablar actividades
comerciales con sus asistentes. Redacte una lista exhaustiva de posibles patrocinadores
tras tener en cuenta los siguientes aspectos:
Qu tipos de productos y servicios adquieren o utilizan los asistentes de su
evento? (Cntrese en los intereses nicos de compra de su pblico.)
Qu empresas en su comunidad ofrecen productos o servicios relacionados con su
pblico?
Qu empresas en su comunidad dan empleo a personas con las habilidades y los
conocimientos

profesionales

de

su

pblico?

(Las

empresas

pueden

estar

interesadas en patrocinar su evento para apoyar sus programas de contratacin.)

Qu empresas en su comunidad patrocinan eventos similares con pblicos

parecidos?
Qu empresas les han apoyado anteriormente?
Las respuestas a estas preguntas le ayudarn a realizar una lista de empresas y
organizaciones con las que tratar el tema del patrocinio. Gracias a la red de contactos,
identifique una persona en cada empresa con la que tratar el tema del patrocinio del
evento.
concreto,

Si ningn miembro de su organizacin tiene contactos en una empresa en

plantese

la

opcin

de

dirigirse

los

directores

de

los

siguientes

departamentos: marketing, relaciones pblicas, gestin de marca, gestin de productos,

recursos humanos, publicidad, relaciones con la comunidad y aportaciones de empresa.
En las empresas de mayor tamao, es posible que haya distintos departamentos
interesados en su evento.

Si el director del primer departamento rechaza su oferta,

pngase en contacto con otro director.

Atraer a patrocinadores
El correo electrnico y los sitios web son inventos maravillosos, que utilizados de forma
independiente no le harn conseguir patrocinadores para su evento.

Conseguir

patrocinio para los eventos es ms fructfero cuando se realiza mediante llamadas

telefnicas personales y conversaciones cara a cara.
En su conversacin, recuerde que el mayor inters de la empresa en su evento es
probablemente llegar a su pblico.

Aunque su propuesta pueda ofrecer un men de

eventos con servicios de restauracin y obsequios, debe destacar que el patrocinio

ofrecer a la empresa la oportunidad de llegar a su pblico exclusivo. Incluso puede
ofrecer informacin demogrfica de apoyo sobre el pblico al que su evento espera
atraer: sus puestos de trabajo, los sectores que representan, su poder adquisitivo. Tras
su conversacin enve la propuesta de patrocinio y cualquier dato adicional que podra
influir en el posible patrocinador.
Una vez que haya convencido al patrocinador y acordado el nivel o elemento patrocinado,
se recomienda que enve un correo electrnico de confirmacin, una factura y un breve
acuerdo por escrito.
Seguimiento y reconocimiento final
Una vez que haya confirmado los patrocinadores de su evento y haya recibido el pago, es
importante ofrecer las ventajas que ha prometido. Puede incluir ponerse en contacto
con los patrocinadores para obtener logotipos de las empresas en diversos formatos de
archivo, suministrarles formularios de registro gratuito, aconsejarlos sobre lugares de
exposicin y programas, o coordinar su participacin en el estrado. Le recomendamos
que mantenga a los patrocinadores informados sobre el evento y haga todo lo que est en
sus manos para asegurase de que el evento les ser una experiencia gratificante. Y de
esta forma, crear un fuerte vnculo entre su organizacin y el patrocinador.

Esto

aumentar la posibilidad de que la empresa vuelva a actuar como patrocinadora en

futuros eventos.

Un ltimo paso debe incluir el envo de cartas formales de

agradecimiento a cada patrocinador.

FUENTE:
http://isoc.org/wp/chapter-events/primer-es/