PROCESO ADMINISTRATIVO

Proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas coordinadas para

poder llevar a cabo la administracin de una empresa y conducirla al xito
eficazmente.
Las etapas de este proceso son: planeacin, organizacin, direccin y control;
en cada una de estas etapas se debe hacer una pregunta, como se muestra en el
siguiente grfico.

PLANEACIN
La planeacin es el proceso por el cual se mira a futuro, que rumbos tomar, es
determinar las acciones que se van a ejecutar para conseguir las metas
planteadas y as llegar al xito.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Factibilidad: Se debe elaborar planes realistas que se ajusten al medio en que
crea la empresa, es decir crear planes no muy ambiciosos. Por lo tanto, lo
planeado se debe cumplir.
Objetividad y cuantificacin: Al elaborar un plan se debe trabajar con datos
reales y no guiarse por opiniones subjetivas, clculos arbitrarios, entre otras. Nos
ayuda a trabajar con estadsticas, estudios de mercado, anlisis financieros, etc.
La cuantificacin ayuda a ejecutar y evaluar los planes que estn en proceso.
Flexibilidad: Los planes deben ser amplios para afrontar situaciones imprevistas y
se ajusten fcilmente a las condiciones.
Unidad: Los planes especficos deben integrarse a los planes generales de la
empresa e interrelacionarse para que contribuyan al logro de propsitos y
objetivos.

Cambio de estrategias: Las estrategias se modifican cuando los planes se

extienden con relacin al tiempo, es decir se cambia elementos como polticas,
programas, procedimientos, etc.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIN
Misin: Es la razn de ser de la empresa.
Visin: Es el futuro deseado de una organizacin dentro de un determinado
tiempo,
para ello se realiza la siguiente pregunta Cmo se visualiza la empresa u
organizacin a futuro?
Premisas: Son factores que puedan influir en la realizacin de un plan. Los
factores internos, influyen en el logro de los objetivos y los externos, afectan al
desarrollo de las actividades.
Propsitos: Son las aspiraciones cualitativas que suelen ser de tipo econmicas
en una empresa y se establecen en forma permanente.
Objetivos: Son los fines, metas que persigue una empresa a travs de
actividades integradas y organizadas.
Estrategias: Es la determinacin del objetivo a largo plazo, as como la adopcin
de actividades que se deben seguir y recursos necesarios para su cumplimiento.
Polticas: Es una directriz verbal, escrita o implcita dentro de una empresa para
fijar lmites, de la cual se demuestra la accin administrativa.
Programas: Incluye el uso de diferentes recursos, acciones y planes; todos
integrados para alcanzar los objetivos estipulados.

Presupuesto: No es ms que el estado de ingreso, egreso o ambos que tiene la

empresa. Tambin es el dinero personal, artculos comprados, etc.
Procedimientos: Son todas las actividades y tareas que se van a realizar
secuencialmente y cronolgicamente.

ORGANIZACIN
La organizacin dentro de la administracin se refiere al acto de organizar, integrar
y estructurar los recursos involucrados; y a su vez establecer relaciones.
LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN SON:
1. Objetivo.- Todas las actividades deben relacionarse con los objetivos de la
empresa u organizacin.
2. Especializacin - Se refiere a la ejecucin y realizacin de una actividad en
concreto.
3. Jerarqua - Debe existir una sola autoridad, al igual que la responsabilidad para
que exista una comunicacin efectiva.
4. Autoridad.- Mientras mayor sea el grado de autoridad, mayor es el grado de
responsabilidad.
5.- Unidad de Mando.- Debe existir un solo jefe al cual los subordinados deben
reportarse.
6. Difusin.- Se designar por los integrantes de la organizacin las obligaciones
y responsabilidades de cada puesto.
7. Tramo de Control.- Segn Urwick el nmero lmite de subordinados para un
adecuado control est entre 5 6 personas.

8. Coordinacin.- Mantener un buen equilibro dentro de la organizacin es muy

factible.
9. Continuidad.- La empresa debe establecerse y mantenerse de acuerdo a los
cambios del medio ambiente.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN.
1. Divisin de trabajo.- Divide o separa las actividades de la empresa para
minimizar esfuerzo y maximizar la eficacia. Estas actividades pueden dividirse por
funciones, territorio o producto.
2. Asignacin de funciones.- Comprende en la especificacin de las tareas a
realizarse dentro de la empresa.
3. Coordinacin.- Es la sincronizacin de los recursos y esfuerzos para alcanzar
la mxima eficiencia en la empresa.
4. Tipologa de la organizacin.- La lineal o militar son estructuras sencillas en
las cuales se conserva un solo orden en donde se adquiere demasiada formalidad;
esta tipologa la utilizan las empresas pequeas. La funcional, exige mxima
especializacin de cargos, existe la comunicacin directa y separa las funciones
de planeacin y control. La organizacin Staff, se especializa en la asesora
manteniendo autoridad nica y pueden existir demasiados conflictos dentro de la
empresa. Y por ltimo la organizacin por comits, la toma de decisiones se las
ejecuta en forma grupal por lo cual se divide la responsabilidad de cada uno.
5. Concepto de autoridad.- Es el poder de decisin, la cual afecta a los
subordinados; constituye la base de la responsabilidad.
6. Concepto de poder.- Capacidad del individuo para imponer su voluntad sobre
otras personas mediante: amenazas, recompensas, cambiando la creencia o
educacin a lo que parece apropiado, por legitimidad, conocimiento y a travs del
carcter.

7. Centralizacin.- Las decisiones son tomadas por una sola persona, es decir
existe una sola autoridad.
8. Descentralizacin.decisiones.

Se determina y se distribuye la autoridad de toma de

9. Delegacin.- La autoridad y responsabilidad se la transfiere a grados inferiores

por causa de indisposicin o salidas del puesto de trabajo.
10. Tcnicas de organizacin.- El organigrama es la representacin de la
estructura de la empresa; en este organigrama presenta las diferentes jerarquas,
niveles de responsabilidad y relaciones entre los diferentes niveles.

DIRECCIN
Mediante la motivacin, comunicacin y supervisin se ejecuta los planes de acuerdo a la
estructura de la organizacin con la gua de los esfuerzos del grupo social.

PRINCIPIOS.
De la armona del objeto o coordinacin de intereses, aqu la direccin ser
eficiente mientras se encamine al logro de los objetivos generales de la empresa;
en la imparcialidad de mando, la autoridad surge con la necesidad de la
organizacin; en la supervisin directa, se refiere a la buena comunicacin e
interaccin del dirigente con los subordinados; la jerarqua, da ms importancia a
los canales de comunicacin respetando la organizacin formal; otro principio es la
resolucin del conflicto, que aparece con la necesidad de resolver los problemas a
partir del momento que stos aparezcan y por ltimo el aprovechamiento del
conflicto, es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas.
ETAPAS DE LA DIRECCIN
Se inicia con la toma de decisiones en donde se define el problema, se analiza el
problema, se evala alternativas, se elige entre las alternativas evaluadas y se
aplica la decisin; la siguiente etapa es la integracin y sus fases son :
reclutamiento, seleccin, introduccin o induccin y la capacitacin; a continuacin
la motivacin que es la tercer etapa, considerada la ms importante y compleja
porque a travs de ella se logra la ejecucin de trabajo para la obtencin de

objetivos y la ltima etapa es la comunicacin que no es ms que el proceso

mediante el cual se transmite y se recibe informacin de un grupo social.

CONTROL
DEFINICIN E IMPORTANCIA.
El control es el proceso mediante el cual se evala, mide o supervisa el trabajo
dentro de la empresa para determinar lo que se est llevando a cabo y aplicar
medios correctivos de manera que la realizacin de las tareas se hagan de
acuerdo a lo planeado.
Segn Henry Fayol es verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
aceptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos; tiene
como fin sealar las debilidades y errores para rectificarlos e impedir que ocurran
nuevamente.
El control es muy importante dentro del proceso administrativo porque permite
aplicar medidas correctivas para enmendar las desviaciones detectadas,
proporciona informacin precisa y oportuna acerca de los planes, reduce los
costos, controla y evala la eficacia de los trabajadores y detecta vacos en la
planeacin.
PRINCIPIOS
Equilibrio.- A cada cargo designado le corresponde un control adecuado, se debe
tener en cuenta que la autoridad delegada est debidamente ejercida.
De la declaracin de los objetivos.- El control se realiza de acuerdo a los
objetivos, es un medio por el cual se corrige errores para alcanzar los planes
trazados.
De la oportunidad.- El control se lo debe realizar antes de ocurrir los errores o su
vez minimizar el impacto que incurren en los costos.
De las desviaciones.- Todas las desviaciones deben ser analizadas para
corregirlas o evitarlas a futuro y conocer las causas.
De excepcin.- El control se lo realiza a tareas representativas en las cuales se
puede disminuir costos para lo cual se designar correctamente las funciones.
De responsabilidad.- Los responsables del control son los directivos de cada
empresa, los cuales deben verificar la ejecucin de los planes.

De control directo.- A mayor calidad de los gerentes y sus subordinados menor

necesidad de los controles indirectos.