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PROCESO ADMINISTRATIVO
CLAVE AD 02
NDICE
PROPSITO GENERAL PRESENTACIN MAPA CONCEPTUAL OBJETIVO GENERAL
6789
11
MAPA CONCEPTUAL
12
INTRODUCCIN
En esta unidad comprender principalmente el estudio del concepto de
empresa, los tipos de empresa que existen: de acuerdo a su formacin
legal, al origen de su capital, a su tamao, y a su giro o actividad. De la
misma manera se estudiarn las reas o funciones bsicas de la
empresa, as como los recursos con los que cuenta la empresa, y la
relacin que guarda la administracin con otras ciencias.
Al finalizar el anlisis de esta unidad el estudiante contar con las
herramientas necesarias para describir un concepto de administracin
y su relacin con otras ciencias.
INTRODUCCIN 1.1 CONCEPTO EMPRESA
El estudiante analizar el concepto de empresa.
Al referirse a la palabra empresa, es posible pensar un sinnmero de
lugares en donde alguna vez se ha tenido alguna relacin: comercial,
de trabajo, de salud de educacin, etc., pero difcilmente se analiza
qu es realmente la empresa, quin o quines la componen y por qu
o para qu las encuentran ah. El trmino empresa puede entenderse
de dos maneras: a) Literalmente, provienen de la palabra emprender,
de lo que entendemos que es el iniciar una serie de actividades que
son necesarias para lograr un resultado. b) Administrativamente,
representa una unidad socioeconmica que est estructurada
formalmente por medio de recursos humanos materiales, financieros y
humanos; y mediante un proceso productivo genera bienes y servicios
para satisfacer las necesidades del mercado.
Empresa es una unidad socioeconmica, organizacional y legal,
debidamente estructurada y conformada con recursos humanos,
materiales y tcnicos que estn coordinados para poder lograr sus
objetivos y satisfacer las necesidades de un mercado.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Basndose en la bibliografa sugerida,
realizar un cuadro sinptico en el que se expongan cinco definiciones
diferentes de empresa. Entregar de forma impresa la siguiente sesin.
transformarn en diversos servicios. Ingeniera industrial o de planta.es el departamento encargado de disear el producto analticamente,
tambin se dedica a determinar cules sern los sistemas productivos
que utilizarn y a definir cmo estar ubicada la maquinaria dentro de
la planta de acuerdo a los sistemas productivos.
Proceso.- es el departamento que va a transformar la materia prima,
de acuerdo a las especificaciones de los sistemas productivos.
Control de calidad.- es el responsable de analizar la calidad del
producto, desde la entrada de la materia prima, el producto de
transformacin o semiterminados como producto terminado. Realizar
estadstica de muestreo y comparacin de resultados.
Mantenimiento.- es el departamento encargado de realizar la
verificacin de las condiciones de la maquinaria, vigilar
constantemente y darle servicio.
Almacn.- es una de las reas que tiene gran importancia en la
empresa, controla las entradas, salidas y existencias de materias
primas, producto semiterminados o terminado; tiene por objeto el
cuidado, clasificacin y conservacin de los materiales.
Seguridad e higiene.- su objetivo es prevenir accidentes y conservar la
salud del empleado, en la prevencin de enfermedades profesionales y
accidentes profesionales.
Mercadotecnia Su objetivo es la comercializacin del producto o
servicio aplicando las tcnicas de mercado a travs de las siguientes
funciones: Investigacin de mercados.- se encarga de reunir
informacin para la gerencia sobre aspectos de mercado como son:
gustos, necesidades y preferencias del consumidor, actividades de la
competencia y sobre la existencia de sustitutos de materia prima y
maquinaria para la produccin.
Publicidad.- su funcin principal es dar a conocer el producto al
consumidor, informndole que ya existe en el mercado esos productos
y/o servicios que van a satisfacer una necesidad, utilizando los medios
de comunicacin masivos.
Ventas.- su principal funcin es la conquista y colocacin del producto
en un mercado potencial, a travs de la fuerza de ventas.
TIPO DE EMPRESA
ORGANIGRAMA
NOMBRE y GIRO
RECURSOS DE LA EMPRESA
OBSERVACIONES
INDUSTRIAL
COMERCIAL
DE SERVICIOS
CONCLUSIONES:_____________________________________________________
Basndose en la bibliografa sugerida, realizar una investigacin
documental acerca de los recursos que existen en una empresa, y con
la informacin obtenida realizar un cuadro sinptico. Se entregar de
manera impresa la prxima sesin.
CONCEPTO DE ADMINISTRACIN
El estudiante analizar el concepto de administracin y crear uno
propio.
Tiene su trmino etimolgico de los vocablos: Ad = Hacia, Ministratio =
Subordinacin. Es decir, significa estar bajo el mando de alguien.
Es un conjunto de fases para llegar a un objetivo que satisface
nuestras necesidades, pasando desde una planeacin y una
organizacin detallada de sta y empleando los recursos para producir
tal necesidad, habiendo pasado por un control o evaluacin.
Administracin, es una tcnica que busca lograr resultados de mxima
eficiencia en la coordinacin de las personas y cosas que integran una
empresa. La administracin se considera una ciencia, arte y tcnica, la
ciencia, es el conocimiento exacto y razonado de ciertas cosas
etc.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Temario: 2.1 2.2 2.3 CONCEPTO IMPORTANCIA ETAPAS
PLANEACIN 2.3.2 ORGANIZACIN 2.3.3 INTEGRACIN
DIRECCIN 2.3.5 CONTROL
2.3.1
2.3.4
conocer
aplicar
el
concepto
del
proceso
Integracin
Organizacin
Organizacin
Integracin
3.2.1
MISIN
3.2.2
VISIN
3.2.3
VALORES
3.2.4
OBJETIVOS
42
43
3.2.5
ESTRATEGIAS
Para su establecimiento se recomienda seguir tres etapas: 1.Determinacin de los puntos de accin o alternativas. Hay que buscar
el mayor nmero de alternativas. 2.- Evaluacin. Es la etapa en que
analiza y se pondera a cada una de las alternativas, tomando en
cuenta sus ventajas y desventajas, con apoyo en tcnicas de
investigacin. 3.- Seleccin de alternativas. Aqu se deben considerar
las alternativas ms idneas basndose en cuanto a factibilidad y
ventajas, seleccionando las que permitan lograr los objetivos de la
empresa.
44
45
- Las estrategias deben ser especficas para cada una de las reas
claves. - Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.
3.2.6
POLTICAS
46
3.2.7
PROGRAMAS
La elaboracin de un programa debe de seguir un procedimiento: 1.Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2.- Ordenar
cronolgicamente la realizacin de las actividades. 3.- Interrelacionar
las actividades definien
do cuales van primero, que actividades son simultneas y que
actividades se desarrollan despus.
47
Sobre sus reglas a cumplir: 1. Debe de contar con la autoridad del alto
grado administrativo y contener para su aprobacin: todos los
programas con sus detalles, fijar un tiempo mnimo para que se
produzcan resultados, presentarlos como una inversin. 2. Debe de
convencer a los jefes de lnea de su aplicacin. 3. Se debe estudiar en
el momento ms oportuno.
48
3.2.8
PRESUPUESTOS
49
3.2.9
PROCEDIMIENTOS
Establecen la secuencia de las actividades rutinarias y especificas. Los
procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de
actividades que deben seguir en la realizacin de un trabajo repetitivo.
El procedimiento determina el orden en que deben realizarse un
conjunto de actividades sin indicar la manera, ya que sta la define el
mtodo. Un mtodo detalla la forma exacta de como ejecutar una
actividad previamente establecida.
50
51
52
53
3.3
TIPOS DE PLANEACIN
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
Sirven de base a los dems planes y los disean y operan los niveles
directivos basndose en detectar las debilidades y potencialidades de
la empresa buscando alternativas que minimicen las primeras y
potencialicen las segundas.
54
55
1.
MENOS ERRORES).
1.
2.
3.
4.
5.
Los valores
operativos.
institucionales
pueden
ser
estratgicos,
tcticos
6.
7.
8.
9.
56
2.
3.
57
4.
ORGANIZACIN
4.3
4.4
empresa.
58
MAPA CONCEPTUAL
59
INTRODUCCIN
A lo largo de este libro ha sido posible comprobar la importancia que el
proceso administrativo tiene de manera directa con la actividad social,
tanto individual como colectivamente. La organizacin; segunda etapa
del proceso administrativo, involucra principalmente la divisin de
trabajo, la delegacin de autoridades y responsabilidades, entre otras
cosas. En esta etapa tambin, se desarrollar la habilidad de
implementar una reorganizacin dentro de una empresa.
60
4.
ORGANIZACIN
4.1
CONCEPTO
61
4.2
ETAPAS DE LA ORGANIZACIN
4.2.1
62
63
64
65
66
4.3.1
ORGANIZACI
N LINEAL
4.3.2
ORGANIZACIN FUNCIONAL
67
4.3.3
4.3.4
ORGANIZACIN STAFF
68
4.3.5
4.3.6
69
4.4
TCNICAS
4.4.1
LOS ORGANIGRAMAS
70
4.4.2
LOS MANUALES
4.4.3
DIAGRAMAS DE FLUJO
71
72
4.4.4
El anlisis de puestos contiene: 1.- Descripcin de puesto. 2.Definicin genrica y/o objetivo. 3.- Definicin especfica y/o objetivos.
4.- Especializacin del puesto. 5.- Requisitos: - Escolares y de
conocimientos. - Habilidades. - Destrezas. - Experiencia. - Requisitos
fsicos. - Esfuerzo. - Responsabilidad.
73
74
1.
INSTRUCCIONES:
LEA
DETENIDAMENTE
ANOTE
DENTRO
DEL
1.
2.
3.
4.
75
2.
INSTRUCCI
ONES: LEA DETENIDAMENTE LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y SUBRAYE
LA RESPUESTA A LA QUE CORRESPONDA DICHO CONCEPTO
A) departamentalizacin B) departamentalizacin
departamentalizacin por clientes
funcional
C)
A) Departamentalizacin B) Departamentalizacin
Departamentalizacin por clientes
funcional
C)
76
3.
77
1) ORGANIGRAMA_______________________
2) ORGANIGRAMA_______________________
3) ORGANIGRAMA_______________________
4) ORGANIGRAMA_______________________
78
5.
DIRECCIN
5.7
79
MAPA CONCEPTUAL
80
INTRODUCCIN
81
5.
est desarrollando.
Existen
varios conceptos sobre direccin, de los cuales se describirn algunos
de ellos: KOONTZ Y ODONNELL: Es la funcin ejecutiva de guiar y
vigilar a los subordinados. JOEL J. LERNER Y H.A. BAKER: Consiste en
dirigir las operaciones mediante la cooperacin del esfuerzo de los
subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la
motivacin y la supervisin. LEONARD J. KASMIER: La gua y
supervisin de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organizacin.
82
* Esfuerzo de los subordinados * Motivacin * Logro de metas
83
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Basndose en la bibliografa sugerida,
realizar un cuadro sinptico en el que se presente el concepto de
direccin as como sus principios. Se entregar de forma impresa la
siguiente sesin.
5.2
COMUNICACIN
PROCESO DE LA COMUNICACIN
El proceso de la comun
icacin est conformado por varios elementos: Emisor o fuente.- es
aquella persona o grupo que dirige un mensaje a una persona o a un
grupo. Por tal motivo, se debe preparar el mensaje para que la
comunicacin sea efectiva. Receptor.- Es aquel o aquellas personas
que reciben el mensaje, es decir, a quin va dirigido el mensaje.
84
5.3
TIPOS DE COMUNICACIN
5.3.1
VERTICAL
85
Canal descendente: Los administradores se sirven de canales
descendentes para transmitir mensajes a sus empleados. Barreras de
Comunicacin:
Pueden
ser:
fsicas,
fisiolgicas,
semnticas,
lingsticas, psicolgicas y administrativas.
5.3.2
HORIZONTAL
5.3.3
DIAGONAL
5.4
MOTIVACIN
86
la alta motivacin y la baja motivacin y depende mucho de la
direccin de la empresa para el logro cabal de los objetivos trazados.
87
Para que lo anterior se logre, dice Herzberg, debe haber la
combinacin de incentivos materiales y humanos; ya que se
complementan. Estos dos tipos de incentivos son:
C) Otro
s aspectos de la motivacin.- Es necesario conservar la motivacin
para que se d un trabajo adecuado y productivo, sin embargo, en
algunas ocasiones es necesario aplicar castigos y sanciones. Manejo
de castigos y sanciones: 1. Que no lesionen la dignidad de la persona.
2. Hay que ser impersonal. 3. Buscar un efecto preventivo. 4. Iniciar
con las sanciones ms leves hasta las ms graves, por ejemplo, en
caso de que un trabajador llegue constantemente tarde primero se le
amonesta y posteriormente se le descuenta. 5. Usarlos slo en medida
extrema. 6. Meditar la sancin antes de aplicarla porque una vez
aplicada no debe retractarse.
88
Otra forma de lograr la motivacin es reforzando los puntos dbiles y
mantener o incrementar los puntos fuertes por medio de las siguientes
tcnicas: 1. Calificacin de mritos 2. Sistemas de sugerencias 3.
Sistema de quejas
5.5
SUPERVISN
89
estilos de liderazgo que existan en la empresa, variar el grado de
eficiencia y productividad dentro de la misma.
90
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Conteste las siguientes preguntas de
manera individual: -Por qu es necesaria la existencia de una
supervisin en un grupo de trabajo? -Qu perfil crees que debe tener
una persona para ejercer el papel de supervisor? -Comenta tus
experiencias que has tenido como supervisor o bien con tu supervisor
dentro de tu trabajo.
5.6
AUTORIDAD
91
Instrucciones.- Son las normas que habrn de observarse en
situaciones de carcter repetitivo, los medios ms convenientes para
trasmitirlas son los instructivos y las circulares. Al emitirlas, es
necesario considerar los aspectos que se enunciaron en el caso de las
rdenes. Delegacin.- Es la concesin de autoridad y responsabilidad
para actuar, por parte de un superior hacia un subordinado. A)
Ventajas: 1. 2. 3. 4. Permite al directivo dedicarse a las actividades de
ms importancia, en tanto A travs de ella, la responsabilidad se
comparte, hacindose ms significativa, Motivar a los subordinados al
hacerlos participes del logro de los objetivos. Capacitar a los
subordinados, para tener responsabilidad en ciertas decisiones
2. 3. 4. 5. 6. 7.
5.6.2
LINEAL
La cual, a su vez puede ser lineal; se ejerce por un jefe sobre una
persona o grupo, y funcional.
5.6.3
FUNCIONAL
Ejercida por uno varios jefes que manden sobre funciones distintas.
TCNICA
Se da en razn del prestigio, la experiencia que una persona posee
sobre determinada materia.
PERSONAL
Es la que poseen las personas en base a sus atributos morales,
sociales y psicolgicos
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Basndose en la bibliografa sugerida,
realizar un cuadro sinptico que exponga qu es autoridad y su
importancia dentro de una organizacin. Se entregar de manera
impresa la siguiente sesin.
TOMA DE DECISIONES
El estudiante analizar el concepto de toma de decisiones, comparar
y aplicar los diferentes tipos liderazgo existente. Aplicando el que
mejor se adapte en el desarrollo de sus actividades laborales.
La toma de decisiones es como si fuera la llave final del Proceso
Administrativo, ya que si no se toman decisiones ningn plan, control,
sistema de organizacin, etc., tendra efecto. La responsabilidad ms
importante del administrador es la toma de decisiones, con frecuencia
se dice que las decisiones son el motor de los negocios. Esta etapa
forma parte de la direccin porque constituye una funcin que es
inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar lo largo de
todas las etapas del Proceso Administrativo. La dificultad de la toma de
decisiones radica en que la persona para llevar a cabo la decisin hay
que combinar elementos tangibles e intangibles, conocidos y
desconocidos, racionales y emocionales, con meras probabilidades y
cada decisin es irrepetible. Una decisin puede variar en
trascendencia y connotacin.
La toma de decisiones est vinculada a: v Definir el problema: Definir
cul es el problema que hay que resolver. v Asegurarse de contar con
toda la informacin.
Analizar el problema: Desglosar sus componentes para poder
determinar posibles alternativas de solucin. v Evaluar las alternativas:
Determinar el mayor nmero posible de alternativas de solucin,
INTRODUCCIN
Dentro de toda organizacin queda claro que el recurso humano es de
suma importancia para el desarrollo del trabajo y el logro de los
objetivos, es el medio por el cual se llevarn a cabo las tareas ms
significativas de la empresa.
En el proceso administrativo, la integracin es una etapa que
contempla los elementos y pasos necesarios para el correcto
funcionamiento del personal, desde el momento en el que se ofrece la
vacante hasta el momento en el que se integra de manera formal al
nuevo trabajador a la empresa, pasando por un proceso en el que se
selecciona de entre todos los prospectos a aquel que formar parte de
la organizacin.
INTEGRACIN 6.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIN.
El estudiante analizar, aplicar, y disear el reclutamiento y
seleccin de personal adaptndolo en el desarrollo de sus actividades
laborales.
Integracin se refiere a los medios de coordinacin y enlace de las
partes de la organizacin. Cuanto mayor sea la diferenciacin, ms
heterognea es la estructura de la empresa y mayor la necesidad de
coordinar las diferentes partes de la organizacin, con el fin de obtener
un funcionamiento coherente, armnico y sinrgico. La divisin del
trabajo provocada por la diferenciacin fragmenta las grandes tareas
en partes menores. Para evitar la dispersin, debe haber alguna
interrelacin e interconexin. Se realizan diferentes acciones para
poder integrar al personal que ayudarn a ejecutar lo que se haba
planeado e integrado.
La esencia del proceso de seleccin de personal es la prediccin, es
decir, encontrar al hombre adecuado para el puesto adecuado a un
mnimo costo organizacional, teniendo lugar la realizacin del
empleado o trabajador en el ejercicio de su puesto, desarrollando sus
habilidades y potenciales.
En cuanto ms se conozca de una persona, mejor se podr predecir su
xito o fracaso en el desempeo del puesto; para lo cual es esencial
conocer las actividades del puesto, as como la situacin en la que el
trabajo se realiza.
las predicciones hechas han sido acertadas o no, en este ltimo caso
se podrn introducir las modificaciones correspondientes en el proceso
de seleccin.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Basndose en la bibliografa sugerida,
realizar un mapa mental en el que se presenten las etapas del proceso
de reclutamiento y seleccin de personal. Se entregar de manera
impresa la siguiente sesin.
6.2 INDUCCIN
El estudiante, aplicar y disear un curso de induccin adaptndolo al
desarrollo de sus actividades laborales.
Una vez que ha sido contratado el candidato se procede a integrarlo al
organismo social lo ms pronto posible con la finalidad de lograr una
productividad casi inmediata y al 100%, as como una identificacin
con la empresa. Esto se puede lograr a travs del programa de
induccin de la empresa. Este programa de induccin cubre dos reas
bsicas para todo empleado de nuevo ingreso: Inters general.cubre historia de la empresa, misin, visin, valores, giro, productos,
polticas de la empresa, normas, prestaciones, ubicacin geogrfica de
sucursales o empresas del grupo y en general toda la informacin
correspondiente a la empresa. Esta parte de la induccin est a cargo
del departamento de recursos humanos y se hace por medio de
manuales de bienvenida, vdeos, discos compactos. Inters especfico.el jefe inmediato debe orientarlo y entrenarlo con respecto a las
labores que va a desempear en el puesto; as mismo debe
presentarlo con sus compaeros de trabajo del departamento y con
aquellos que tendr una relacin directa fuera de su departamento. Se
recomienda entregarle la descripcin del puesto para que conozca a
detalle el trabajo que debe ejecutar. Los beneficios del programa de
induccin son: Disminucin de la ansiedad del empleado.
El empleado de nuevo ingreso desempea en menor tiempo las
funciones y actividades correctamente. El empleado de nuevo
ingreso requerir menos supervisin. Pronto aprendizaje del ejercicio
del puesto.
A travs de la integracin el administrador elige y se allega de los
recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
est
____________. 2. Las
informacin para el
travs del cual se
grupo social. 4.
MEDICIN DE RESULTADOS
Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin
de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los
estndares Se ayuda de la informacin oportuna, exacta, vlida,
medible a travs de buenos canales de comunicacin. Una vez
efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario
comparar los resultados medidos en relacin con los estndares
preestablecidos, determinndose as las desviaciones, las cuales se
deben reportar inmediatamente. Acciones correctivas Es actuar
concretamente en corregir desviaciones segn estndares, se deben
de detectar causas reales y no sntomas.
RETROALIMENTACIN
El control implica la comparacin de lo planeado contra lo realizado y
por su forma de operar encontramos que puede darse por medio de la
retroalimentacin. La retroalimentacin consiste en un procedimiento
que ha sido establecido previamente en el cual se debe ir corrigiendo
la accin de manera constante, con base en los resultados que van
obteniendo sin necesidad de parar el proceso. Su informacin vincular
a nuevas medidas de la planeacin. Se debe tener una buena calidad
en la informacin.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Basndose en la bibliografa sugerida,
realizar un resumen de un mnimo de dos cuartillas en el que se
presenten las etapas de control. Se entregar de manera impresa la
siguiente sesin.
TCNICAS PARA EL CONTROL
El estudiante conocer, aplicar, diseara y evaluar las diferentes
tcnicas del control, para aplicarlas en su mbito laboral.
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar
a cabo el proceso de control. Muchas de las tcnicas de planeacin son
a su vez, de observacin y en esencia los controles son sistemas de
informacin; los principales son:
7.3.1
CONTABILIDAD
Se usa para registrar y clasificar los movimientos financieros de todo
114
2. Concentracin sobre las anomalas.- deben revelar indicadores
importantes, puntos dbiles y fuertes, ms que situaciones comunes.
3. Claridad y concisin.- los informes muy largos, detallados y
genricos originan confusin y desatencin por parte de quin lo
recibe. 4. Manejar presentaciones grficas, audiovisuales y verbales.evita con ello la monotona y enriquece la informacin. 5. La empresa
debe contar con una estructura bsica para que se elaboren los
informes. 6. Evaluar la utilidad de la informacin que generan los
informes.
7.3.4
GRFICAS DE GANTT
Recuerda que una grfica de Gantt es un diagrama de barras con el
factor tiempo como eje horizontal y las actividades a realizar en el eje
vertical.
7.3.5
DIAGRAMAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
NOTA: REFERIRSE A LA UNIDAD 3. (3.2.9).
115
7.3.6
RUTA CRTICA
Esta nace como la necesidad del control de proyectos, principalmente
en aspectos de tipo militar, posteriormente utilizados para la
administracin en general de proyectos, nos lleva a la consecucin
programada de los proyectos, separando las actividades crticas de las
triviales, ponindole tiempos para cumplir cada actividad programada,
asignndole un tiempo a cada actividad, que nos permitan el logro de
los objetivos parciales o totales, a un mnimo costo. Se puede decir que
es una tcnica que estima un tiempo probable y determina
el costo de la cada actividad de una red, con el fin de fijar tiempos ms
convenientes de acortamiento en la duracin de un proyecto, para
lograr el mnimo costo posible.
116
7.3.7
El PERT (Program Evaluation Review Technic) o Tcnica de revisin y
evaluacin de programas, nace como un programa de desarrollo del
proyectil polaris, de la marina de Estados Unidos, debido a que los
mtodos de direccin y control eran inadecuados para marcar el ritmo
que el programa sealaba, se manejo como un diagrama de flujo del
tipo de red con incertidumbre incorporada en lugar de un solo tiempo a
cada actividad, como se hace en la ruta crtica.
La grfica de metas intermedias de Gantt, es la antecesora de la
tcnica PERT, se representa el trabajo por realizar, con una escala de
tiempo, que representa las actividades o tareas especficas,
relacionadas con el proyecto total, muestra la relacin entre las metas
intermedias dentro de la misma actividad pero no las relaciones entre
las diferentes actividades con las diferentes tareas es hasta la
evolucin de PERT cuando se representan estas relaciones.
Esta tcnica es un sistema de anlisis de red de tiempo en el cual se
identifican los diversos acontecimientos en un programa proyecto, con
el tiempo planeado para cada uno y colocados en red que muestra las
relaciones de cada evento con otros; a partir de la secuencia de
eventos interrelacionados, la trayectoria de aquellos en que hay
tiempo de holgura en trminos de terminacin planeada es la ruta
crtica.
Diagrama PERT
117
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Basndose en la bibliografa sugerida,
realizar un mapa conceptual
en el que se expongan las tcnicas del control. Se entregar de
manera impresa la siguiente sesin. Elaborar una propuesta de
empresa en el que se establezcan las etapas del control. Se entregar
de forma impresa la siguiente sesin.
118
1.
INSTRUCCIONES: LEA DETENIDAMENTE Y ANOTE DENTRO DEL
PARNTESIS V SI EL ENUNCIADO ES VERDADERO Y F SI EN FALSO.
(RECUERDE QUE LA FORMA DE EVALUAR ESTA SECCIN ES ACIERTOS
MENOS ERRORES).
1.
Un estndar estadstico se elabora con base en el anlisis de datos de
experiencias presentes. La medicin de resultados consiste en medir la
ejecucin y los resultados mediante unidades de medida que son los
estndares. Blake y Mounton dentro de la teora gerencial, relativa a la
supervisin, crearon el modelo de Rejilla (Grid Gerencia) o Tablero de
Estilos Gerenciales. Son funciones del supervisor: realizar entrevistas,
reclutamiento, contratacin y capacitacin. Son ejemplos de autoridad:
lineal, funcional, tcnica y formal. El control administrativo se
considera como un sistema de retroalimentacin en donde se cuenta
con informacin en el momento oportuno (tiempo real), pero que
adems los administradores utilicen mtodos en donde puedan poner
en prctica la correccin anticipadamente.
INSTRUCCIONES: LEA DETENIDAMENTE LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y
SUBRAYE LA RESPUESTA A LA QUE CORRESPONDA DICHO CONCEPTO
1. Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con
los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir y
formular nuevos planes A) B) C) direccin control auditora
119
2. Es la revisin de un rea especfica de operacin de la empresa, se
lleva a cabo por un consultor independiente. A) B) C) auditora externa
auditora mixta auditora interna
3. El anlisis laboral y la valoracin del personal forma parte del
proceso de A) B) C) reclutamiento induccin seleccin
4. Graficas, contabilidad, auditoria, reportes, diagramas, son ejemplos
de A) B) C) tcnicas de direccin tcnicas de control tcnicas
administrativas
5. Es la tcnica de revisin y evaluacin de programas. A) B) C) PERT
ruta crtica informe de control
6. Es la revisin para saber si la empresa est trabajando ptimamente
en relacin con los objetivos fijados. A) B) C) auditora auditora
externa auditora mixta
7. Es la tcnica que estima un tiempo probable, y estima el costo
aproximado de cada actividad de una red. A) PERT B) Ruta crtica C)
Informe de control
120
8. Es usado para el control directo de las operaciones A) PERT B) Ruta
crtica C) Informe de control
9. Son utilizados para la planeacin y determinacin de normas. A) B)
C) reporte de informacin informe de control PERT
3.
INSTRUCCIONES: LEA DETENIDAMENTE Y CONTESTE EN LOS ESPACIOS
EN BLANCO LA RESPUESTA CORRECTA.
1. Un __________ es una unidad de medida que comnmente no sirve
como medida modelo. 2. El __________ consiste en cerciorarse de que
los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos y corregir.
3. Un ______________ es un plan expresado en trminos numricos en
donde se especifican las cantidades de ingreso y gastos previstos para
un perodo indeterminado.
121
ACTIVIDAD/TAREA: Trminos sinnimos, a
unque se acostumbra tratar a la tarea como una accin componente
de la actividad. En general son acciones humanas que consumen
tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un
plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas.
ANLISIS: Accin de dividir una cosa o problema en tantas partes como
sea posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones
entre stas y obtener conclusiones objetivas del todo.
CONTROL: Tipos: 1. control de calidad; 2. control de cantidad; 3.
control de costos; 4. control de tiempo. Es el acto de registrar la
medicin de resultados de las actividades ejecutadas por personas y
equipos en un tiempo y espacio determinado. Se ejerce Ex-ante,
Durante y Ex-post respecto a la ejecucin de las actividades.
CONTROL DE CALIDAD: El control de calidad se ocupa de garantizar el
logro de los objetivos de calidad del trabajo respecto a la realizacin
del nivel de calidad previsto para la produccin y sobre la reduccin de
los costos de la calidad.
CONTROLAR: Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por
un agente del sistema organizacional en un tiempo y espacio
determinados.
COORDINAR: Acto de intercambiar informacin entre las partes de un
todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo
armnico y sincronizado de todos los elementos que participan en el
trabajo.
122
DEPARTAMENTALIZACIN: Fase del anlisis administrativo que se ocupa
de analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los niveles
de especializacin y complejidad de todas las partes o componentes
del trabajo y dando figura al organigrama.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL: Accin de mantenimiento y actualizacin
permanente de los cambios aplicados a una organizacin y respecto a
su medio ambiente.
DIAGNSTICO: Identificacin y explicacin de las variables directas e
indirectas inmersas en un problema, ms sus antecedentes, medicin
y los efectos que se producen en su medio ambiente.
DIRIGIR: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de
objetivos y resultados, con determinados recursos. DIVISIN DEL
TRABAJO: Acto de segmentar el trabajo total de una organizacin, por
especializaciones y niveles de dificultad.
EFICACIA: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de
tiempo, respecto a lo planeado.
EFICIENCIA: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de
factor empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el
valor de los resultados respecto al costo de producir esos resultados.
ESTRATEGIA: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que
aseguran una decisin ptima en cada momento. Una estrategia por lo
general abarca los objetivos, las metas, los fines, la poltica y la
programacin de acciones de un todo organizacional o individual.
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EVALUAR: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un
momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo
momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e
introducir medidas correctivas oportunas.
FINES: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.
FLUXOGRAMA: Grfica que muestra el flujo y nmero de operaciones
secuenciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un
servicio. Pertenec
e a la ingeniera de sistemas y tambin se le conoce como algoritmo,
lgica o diagrama de flujo. La ingeniera industrial emplea otro
diagrama conocido como de "proceso, recorrido u hoja de ruta" con
una simbologa diferente a la de sistemas. Al igual que el primero, se
aplica al diseo de procesos y procedimientos.
FODA: Tcnica de valoracin de potencialidades y riesgos
organizacionales y personales, respecto a la toma de decisiones y al
medio que afecta. Significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas.
FORMULARIO: Documento impreso que contiene informacin
estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser
complementada con informacin "variable" segn cada aplicacin y
para satisfacer un objetivo especfico.
FUNCION: Mandato formal permanente
organizacin o de un puesto de trabajo.
impersonal
de
una
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LOGSTICA: 1. Explica el proceso de cmo se han de allegar los
recursos necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados. 2.
Alguien se preocupa de lo que requiere cada situacin y asegura
adems de que todos los recursos necesarios estarn disponibles en el
momento adecuado.
MACROANLISIS ADMINISTRATIVO: Estudio global de ms de una
institucin, vistas como unidades de un sistema total de
administracin general. Es el anlisis del "sistema del Estado"
constituido por la totalidad de instituciones y rganos que lo forman.
MANUAL: Documento que contiene informacin vlida y clasificada
sobre una determinada materia de la organizacin. Es un compendio,
una coleccin de textos seleccionados y fcilmente localizables.
MANUAL DE FUNCIONES: Documento similar al Manual
Organizacin. Contiene informacin vlida y clasificada sobre
funciones y productos departamentales de una organizacin.
contenido son y descripcin departamental, de funciones y
productos
de
las
Su
de
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MANUAL DE PUESTOS: Documento que contiene informacin vlida y
clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de
trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y valoracin, de una
determinada organizacin. Su contenido son los puestos de trabaj
o, que conllevan especificacin de su naturaleza y alcances,
valoracin, la descripcin de sus funciones y el perfil de los productos
de salida.
MANUAL TCNICO: Documento que contiene informacin vlida y
clasificada sobre la estructura y modo de operar un aparato. Su
contenido destina un porcentaje menor a la descripcin y uno mayor a
la grfica. Ejemplos Manuales de TV y Sonido, CPU, vehculos, etc.
META: Es la cuantificacin del objetivo especfico. Indica la cantidad y
unidad de medida del resultado deseado y el tiempo y lugar para
lograrlo.
Se
compone
de
Verbo+cantidad+unidad
de
medida+tiempo+localizacin.
MTODO: Sucesin lgica de pasos o etapas que conducen a lograr un
objetivo predeterminado.
MICROANLISIS ADMINISTRATIVO: Estudio minucioso de una institucin
o de un rgano, desde lo general hasta el menor detalle operativo.
Evala la naturaleza doctrinaria del ente, sus fines, estructura,
funciones, puestos, sistemas, formas, normas, recursos y planta, para
asegurar su congruencia con las funciones del Estado y con las
demandas de la poblacin.
MODELO: Conjunto de variables relacionadas entre s e interactuantes,
que en bloque dinmico conducen a obtener un resultado
predeterminado o a solucionar un problema.
OBJETIVO ESPECFICO: Es la especificacin de una parte del objetivo
general. El conjunto de objetivos especficos logran el objetivo general.
OBJETIVO GENERAL: Se define como "un deseo a lograr".
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ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinmica y racionalmente los
recursos de una organizacin o plan, para alcanzar resultados previstos
mediante la operacin.
ORGANIGRAMA: Es la represe
ntacin grfica de la estructura formal de una organizacin, segn
divisin especializada del trabajo y niveles jerrquicos de autoridad.
PLAN ANUAL OPERATIVO: Plan institucional de corto plazo pero
vinculado al plan de mediano y largo plazos. Es el conjunto armnico
de polticas, estrategias, objetivos, metas, actividades y el presupuesto
institucionales, programadas en el tiempo y conducentes a un objetivo
comn. Se ejecuta en un ao (corto plazo) y con determinados
recursos.
PLAN: Conjunto de programas y proyectos relacionados entre s y
conducentes a un objetivo comn. Tambin conjunto armnico de
actividades para lograr un resultado concreto.
PLANIFICACIN: Proceso racional y sistmico de preveer, organizar y
utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un
tiempo y espacio predeterminados.
PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA: Proceso racional de previsin,
estructuracin, diseo y asignacin ptima de recursos de las
organizaciones, para que alcancen resultados en un tiempo y espacio
dados.
PLANIFICACIN SOCIOECONMICA: Proceso racional y continuo de
previsin, organizacin y uso de recursos escasos, para alcanzar
objetivos y metas sociales y econmicas en un tiempo y espacio
predeterminados.
POLTICA: Conjunto de estrategias, normas y parmetros de una
organizacin, que orientan la actuacin de los funcionarios para
alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un marco
general de actuacin.
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PRESUPUESTO: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo
conformado por programas, proyectos y actividades a realizar por una
organizacin, presentndose en determinadas clasificaciones.
PROBLEMA: Situacin anormal respecto a las conductas o hechos
considerados "normales" en un momento histrico determinado y un
lugar dado.
PROCEDIMIENTO: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados
que trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el
tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para
producir un determinado bien o servicio.
PRODUCTO: Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible
o intangible, a que conduce una actividad realizada.
PROGNSIS: Juicio valorativo de costo/beneficio, respecto a la
informacin aportada por un diagnstico o situacin de problema
concreto, para definir distintas alternativas futuras de accin.
PROGRAMA: Conjunto armnico de objetivos, polticas, metas y
actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados
recursos. Sus resultados son "servicios".
PROYECTO: Conjunto armnico de objetivos, polticas, metas y
actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados
recursos. Sus resultados son "bienes de capital".
PUESTO: Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una
persona que posee determinados requisitos y a cambio de
remuneracin.
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RECURSOS: Son los medios que se emplean para realizar las
actividades. Por lo general son seis: humanos, financieros, materiales,
mobiliario y equipo, planta fsica y tiempo.
REINGENIERA: Trata de la reingeniera de procesos administrativos o
de produccin. Implica ingeniar con apoyo de las ciencias y la
tecnologa. Aplicada a las organizaciones significa redisear sus
estructuras, procesos, mtodos, formas, plan
ta y equipos, para hacerla ms eficiente y eficaz y acorde con las
exigencias futuras de los mercados. Su primer principio es ignorar los
modos actuales de hacer las cosas y empezar de nuevo, ingeniando
nuevas alternativas. El segundo es lograr resultados con menos
operaciones, en menor tiempo, menor costo, mayor calidad y obtener
mayor satisfaccin del cliente.
RESPONSABLES: Son los funcionarios que reciben rdenes de sus
superiores o las tienen en virtud del puesto que ocupan, sobre
actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades
organizativas o funcionarios.
SALUD OCUPACIONAL: Ciencia encargada del estudio interdisciplinario
de los accidentes y enfermedades del trabajo. El estudio se divide en
tres reas: Higiene Industrial, Seguridad Industrial y Medicina del
Trabajo.
SISTEMA: Proceso cclico que consiste en un conjunto de partes
relacionadas entre s, capaces de transformar insumos en productos
para satisfacer demandas de su ambiente. Consta de insumos-procesoproductos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados.
SISTEMA ABIERTO: Se caracteriza porque su estado original se modifica
constantemente por la accin retroalimentadora del ambiente, desde
su nacimiento hasta su extincin. Su vida til depende de su
adaptabilidad a las exigencias del ambiente (homeostasis).
SISTEMA CERRADO: Se caracteriza porque no tiene capacidad de
cambio por s mismo para adaptarse a las demandas del ambiente. Es
irreversible y su estado presente y final est determinado por su
estado original. Son perecederos por desgaste (entropa).
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SUPERVISAR: Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan
conforme a las no
rmas preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados.
TCTICA: Sistema especial que se emplea para disimular y hbilmente
para conseguir un fin.
TRABAJO: Accin humana, individual o colectiva, que conduce a la
obtencin de un producto o a la prestacin de un servicio en un tiempo
y espacio determinado y con el apoyo de otros recursos.
UNIDAD DE MEDIDA: Identificacin clara del medio u objeto (kilos,
casas, informes, visitas, dlares) con el cual se va a medir la cantidad
de bienes o servicios de la meta.
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